Mecanismo digital

V 2.0

Bogot, Noviembre 2011

Modelo Unico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Contenido

1. Introduccin ...................................................................................................................................................... 1
2. Ingreso / Salida de los servicios informticos ................................................................................................... 3
3. Emisin del mecanismo digital realizada por la DIAN ...................................................................................... 5
4. Activacin del mecanismo digital por parte del suscriptor ................................................................................ 7
4.1 Descargar mecanismo digital ..................................................................................................................... 7
4.2. Guardar Certificado digital ....................................................................................................................... 10
4.3. Ejemplo de firma con certificado digital emitido por la DIAN ................................................................... 14
5. Revocacin del mecanismo digital expedido por la DIAN. ............................................................................. 16
6. Renovacin del mecanismo digital ................................................................................................................. 17
7. Procedimiento renovacin del mecanismo digital para contribuyentes .......................................................... 17

1. Introduccin
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en su proceso de redireccionamiento hacia
el servicio, est empeada en facilitar los medios de presentacin de la informacin a las organizaciones
y personas que estn obligados, as como el optimizar tiempos y recursos para una gil obtencin de
la informacin.
Es as como ponemos a su disposicin esta gua con la cual esperamos lo siguiente:
Darle a conocer los procedimientos y mecanismos a travs de los cuales las personas podrn
acceder al recurso de firma electrnica amparada por certificado digital.
Facilitarle cumplir con sus obligaciones ante la DIAN, en un entorno seguro empleando servicios
informticos electrnicos que han sido desarrollados para este fin.
Finalmente, debe recordar que el uso de los mecanismos de acceso para autenticacin y/o para la
firma digital emitido por la DIAN, debe circunscribirse exclusivamente para la utilizacin de los servicios
informticos electrnicos que disponga la entidad.

Diagrama Proceso de mecanismo de certificacin y firma digital

2. Ingreso / Salida de los servicios informticos

Para ingresar al portal de la DIAN, coloque la siguiente direccin en su navegador:

http://www.dian.gov.co/
Una vez ingrese al portal de la DIAN, haga clic sobre el enlace llamado Capacitacin, a travs del
cual podr acceder a los diferentes medios que le ayudarn de una manera sencilla y cmoda, a
conocer y familiarizarse con los servicios electrnicos que la DIAN pone a su disposicin.
All encontrar, entre otras, la opcin Cartillas servicios informticos electrnicos que le permite
consultar y descargar las siguientes:
Cartilla Induccin a los servicios informticos electrnicos. Le ilustrar entre otros sobre los
siguientes temas:
- Servicios informticos electrnicos ofrecidos por la DIAN.
- Acceso a los servicios informticos electrnicos.
Habilitar su cuenta de usuario.
Recuperacin de contrasea.
Cambiar su contrasea o actualizar preguntas de recuperacin de la contrasea de su cuenta
de usuario.
- Ingresar a los servicios informticos de la DIAN en el mbito privado.
- Requerimientos tecnolgicos para utilizar los servicios informticos de la DIAN.
- Glosario
Cartilla de Diligenciamiento y presentacin virtual de documentos. Este documento le indica
paso a paso cmo realizar este proceso.
Cartilla de Presentacin de informacin por envo de archivos. Este documento le indica paso
a paso cmo realizar este proceso.

Advertencia
Si usted tiene certificado digital emitido por la DIAN y aun no lo ha activado, NO PODRA FIRMAR
DIGITALMENTE y desde luego NO PODR REALIZAR LA PRESENTACIN VIRTUAL de sus archivos
o documentos. Active su mecanismo digital y aproveche las ventajas de este servicio.

Com

Para activar su mecanismo digital consistente en el certificado digital y clave privada, usted debe
hacer lo siguiente:
1. Ingrese al portal de la DIAN, seleccione la opcin Servicios Informticos Electrnicos.
2. Haga clic en la opcin Verificar su sistema para firma (Ver cartilla Induccin a los servicios
informticos electrnicos).
3. Haga clic en la opcin Habilitar cuenta (Ver cartilla Induccin a los servicios informticos
electrnicos).
4. Haga clic sobre la opcin Iniciar Sesin para identificarse y poder ingresar a los servicios
informticos electrnicos. (Ver cartilla Induccin a los servicios informticos electrnicos).
Como el mecanismo digital es personal, el interesado debe escoger en la organizacin el tem
A Nombre Propio. A continuacin debe colocar su cdigo de usuario y contrasea y hacer clic
sobre el botn Ingresar. Una explicacin ms detallada de este paso la encuentra la cartilla
Induccin a los servicios informticos electrnicos, en el tema Ingresar a los servicios informticos
del MUISCA en el mbito privado.
5. Siga las instrucciones del punto 4. Activacin del mecanismo digital por parte del suscriptor
que se explica ms adelante.

Nota
Como el mecanismo digital es personal, el interesado debe ingresar a los servicios informticos
electrnicos, A Nombre Propio para poderlo descargar y activar.

3. Emisin del mecanismo digital realizada por la DIAN

El mecanismo digital consistente en el certificado digital y la clave privada es el mecanismo electrnico
dispuesto por la DIAN para firmar digitalmente los documentos inherentes a los trmites realizados a
travs de tales mecanismos por personas naturales que acten a nombre propio y/o que representen
a otra persona natural o jurdica o acten para la misma, quienes para este efecto se denominarn
suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes que intervienen.
La firma digital respaldada en un certificado digital sustituye para todos los efectos la firma autgrafa
lo cual facilita la presentacin electrnica de documentos.
El procedimiento descrito a continuacin se realiza si la emisin del mecanismo digital se lleva a cabo
por primera vez o si se ha surtido el trmite de revocacin.
Inicia cuando la DIAN, con base en la informacin que reposa en el RUT, diligencia el formato dispuesto
para este fin. Una vez diligenciado el formato, la DIAN pone en conocimiento del suscriptor, las
condiciones para otorgar este mecanismo y el suscriptor a su vez, acepta las obligaciones y
responsabilidades en el uso de este mecanismo mediante firma.
Durante este proceso, los servicios informticos electrnicos que atienden la emisin del mecanismo
digital comunicarn va correo certificado o enviarn al correo electrnico informado en el RUT, un
conjunto de letras y nmeros que se denomina Cdigo de autorizacin y adicionalmente colocan en
su Bandeja de Tareas, una actividad pendiente para la generacin y activacin de su certificado
digital, actividad que debe realizarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha de emisin (Este
periodo est sujeto a cambio por la DIAN), despus del cual deber surtirse otra vez el trmite.

El documento que se diligencia es el presentado a continuacin.

Nota
El certificado digital emitido por la DIAN no tiene NINGN costo para el suscriptor.

Si el trmite de emisin del mecanismo digital se realiza de forma presencial en los Puntos de Contacto
de la DIAN, se har entrega del formulario 10036 y por medio del correo electrnico que figura en el
RUT, recibir los cdigos de autorizacin para la posterior descarga de su mecanismo.
Cuando se trate de contribuyentes a los cuales la DIAN les emiti el mecanismo digital de forma
automtica, los datos del formulario 10036 y sus respectivos cdigos de autorizacin sern enviados
por correo certificado, para posterior descarga del mecanismo de firma digital.

4. Activacin del mecanismo digital por parte del suscriptor

Corresponde a la autogestin que realiza el usuario suscriptor a travs de los servicios informticos
electrnicos permitindole, a partir de los cdigos de activacin, generar su mecanismo digital
consistente en certificado digital y clave privada que le permitirn acceder y presentar con firma
digital los documentos inherentes a sus trmites.
Este paso le permite al suscriptor generar, descargar y activar su certificado digital.

4.1. Descargar mecanismo digital

Como resultado de la presentacin realizada por el funcionario en el paso anterior, se ha colocado en
su bandeja de tareas en la DIAN una actividad que le permitir generar el mecanismo digital consistente
en un certificado digital.
Una vez ingresa al portal de la DIAN, por la opcin Servicios Informticos Electrnicos y ha iniciado
sesin A nombre propio, haga clic en el vnculo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla
llamado Tareas.

De inmediato se abre la Bandeja de Tareas.

Seleccione el tipo de tarea para activar el mecanismo digital.

De inmediato se despliega la siguiente ventana:

Diligencie de la siguiente forma los datos solicitados:

No. del Formulario. Digite el Nmero del Formulario 10036 Mecanismo digital para servicios
electrnicos DIAN - 10036 y a continuacin, con el botn Consultar, podr obtener automticamente
el respectivo Nmero de Referencia.

Cdigo de Autorizacin. Coloque el Cdigo de Autorizacin que fue enviado por la DIAN al correo
electrnico que figura en el RUT, o por medio de correo certificado. El texto del correo es el siguiente.

Nota
El Cdigo de Autorizacin se enva al correo electrnico que figura en el RUT, si la entrega del
mecanismo fue presencial. Si la emisin del mecanismo fue realizado de forma automtica, estos
cdigos se entregan por medio de correo certificado.

4.2. Guardar certificado digital

Finalmente, haga clic sobre el botn Generar Certificado y de inmediato se desplegar la siguiente
ventana:
Para confirmar, haga clic sobre el botn SI y la siguiente ventana le permitir guardar en su computador
su certificado digital.

Haga clic sobre el botn que se encuentra a la derecha de la casilla Ubicacin, con lo cual se
despliega la siguiente.

Esta ventana le permite:- Escoger

la carpeta donde quiere guardar
su archivo con el certificado
digital.- Colocarle un nombre
personal a dicho archivo.- No
coloque la extensin .epf, ya que
esta se coloca automticamente.

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Hecho lo anterior, haga clic sobre el botn Guardar para que los datos sean colocados en la ventana
de Descargar Certificado.

A continuacin complete los

datos de la Contrasea y
confirmacin contrasea.
Estas casillas le permiten escribir
una contrasea o clave personal,
con la cual proteger el uso o
utilizacin de su certificado digital

Lo anterior significa que cada vez que usted utilice su certificado digital, los servicios informticos le
pedirn esta contrasea.

Nota
Para que no olvide su contrasea, le sugerimos que la escriba en un papel o en un editor de texto
antes de registrarla. Esta contrasea es diferente a la que utiliza para ingresar a los servicios
informticos y aplica nicamente para su certificado digital.

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Antes de digitar su contrasea o clave personal, tenga en cuenta lo siguiente:

Su clave personal debe contener obligatoriamente un mnimo de ocho (8) caracteres.

Por lo menos uno debe ser una letra mayscula.

Por lo menos uno debe ser una letra minscula.

Por lo menos uno debe ser un dgito.

Opcionalmente puede colocar caracteres imprimibles especiales como el guin, subrayado, etc.

No debe utilizar su nombre total o parcialmente, ni su nmero de cdula y en lo posible no utilizar

datos personales.

En caso que la contrasea no sea vlida de acuerdo con los criterios anteriores, el sistema no la
aceptar.

Nota
El mecanismo digital consistente en el certificado digital y la firma privada, lo identifican ante la DIAN
como suscriptor del mismo. No permita que nadie aparte de usted lo manipule.

Ejemplos:
Contraseas no vlidas.
RATON. No es vlida porque tiene menos de ocho caracteres, no tiene minsculas y no tiene dgitos.
RatoN. No es vlida porque tiene menos de ocho caracteres y no tiene dgitos.
RatoN5. No es vlida porque tiene menos de ocho (8) caracteres.
Contraseas vlidas.
Cualquier Cosa 1999
Cualquier COSA1999
CUALQUIER_cosa_1999
CuAlQuIeR-cOsA-1999

Nota
Recuerde que las contraseas son sensibles a maysculas y minsculas, es decir, la palabra RATON
y ratn son completamente diferentes, al igual que cada una de sus combinaciones.

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Finalmente, haga clic sobre el botn Guardar Certificado con lo cual se desplegar un mensaje
similar al siguiente que le indica que el certificado ha sido guardado en su computadora.

Nota
El archivo fsico que acaba de recibir NO debe ser alterado ni en su contenido ni en su extensin
(.epf). Es decir, sin importar el nombre que le haya colocado, siempre debe finalizar con .epf. Dicha
extensin se coloca automticamente, por tanto usted no la debe colocar.

A partir de este momento:

Usted podr utilizar su certificado digital para firmar y cumplir virtualmente sus obligaciones ante
la DIAN.
Si usted olvida o escribe en forma incorrecta su contrasea, no podr utilizar su certificado
digital.
La contrasea as como el certificado digital son de su propiedad y estn bajo su
responsabilidad.
Su certificado tendr una vigencia de tres (3) aos.

Nota
Por favor, tenga en cuenta lo siguiente: Al momento de utilizar su certificado digital, es decir, al
momento de firmar un documento o archivo, se le pedir la contrasea que acaba de digitar, la cual
debe ser escrita EXACTAMENTE como fue registrada. Por tanto, le sugerimos que la escriba y guarde
en un lugar seguro, evitndose las molestias que su prdida le pueda ocasionar.

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4.3. Ejemplo de firma con certificado digital emitido por la DIAN

Supongamos que la DIAN le ha solicitado cierta informacin la cual usted ha preparado y est listo
para enviar utilizando el servicio de presentacin de informacin por envo de archivos.
Supongamos tambin que usted ingres a los servicios informticos y ha seleccionado su archivo
para remitirlo usando las opciones que tiene a su disposicin.
Debido a que usted tiene certificado digital emitido por la DIAN, le aparece el botn Firma el cual le
permite firmar electrnicamente su archivo antes de enviarlo.
Al hacer clic sobre este botn, se despliega la siguiente ventana:

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El botn Examinar le permite buscar en su computador el archivo correspondiente a su certificado

digital.
A continuacin haga clic sobre el botn Contrasea y se mostrar el teclado virtual.

Utilice el ratn para colocar la

contrasea y finalice haciendo clic en
el botn Aceptar.
Recuerde que la contrasea es
sensible a maysculas, es decir, las
palabras HOLA y Hola son diferentes.

Haga clic en el botn Aceptar para colocar la contrasea y finalice haciendo clic sobre el botn
Firmar.
Hecho este paso, su archivo ha quedado firmado electrnicamente y usted puede continuar los dems
pasos del proceso.

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5. Revocacin del mecanismo digital expedido por la DIAN

El mecanismo de la DIAN para firma amparado por certificado digital perder su validez en las siguientes
circunstancias.
Causales de revocacin.
Por prdida de la clave privada.
La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le d un uso indebido.
Por muerte del suscriptor.
Por liquidacin de las personas jurdicas, cuando la persona natural que la representa o que acta
para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a
nombre propio.
Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculacin como representante, contador o revisor fiscal
en relacin con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre
propio.
Por la confirmacin de que alguna informacin o hecho contenido en el certificado digital es falso.
Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera
material que afecte la confiabilidad del certificado digital.
Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
Por vencimiento del perodo de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.
En las dos primeras circunstancias sealadas, el suscriptor est obligado a solicitar la revocacin del
certificado digital.
En las dems circunstancias proceder la revocacin a peticin de parte o de oficio, segn el caso.
Para la revocacin a solicitud de parte, el suscriptor se debe acercarse a un Punto de Contacto de la
DIAN a realizar el proceso de forma presencial en la entidad.
Para la revocacin por parte de la DIAN cuando establezca una circunstancia que permita revocar de
oficio los mecanismos digitales, proceder de conformidad y le comunicar al suscriptor dentro de las
24 horas siguientes.

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6. Renovacin del mecanismo digital

El mecanismo de la DIAN para firma digital amparado por certificado digital extender su vigencia
en las siguientes circunstancias:
Por proximidad de la fecha de vencimiento del perodo de validez del mecanismo, que ser con
treinta das de antelacin.
Por disposicin de la DIAN.
En estos eventos, la DIAN diligenciar el formato dispuesto para registrar la informacin del suscriptor
proveniente del RUT y su presentacin, procedimiento por el cual la DIAN pone en conocimiento las
condiciones para otorgar el mecanismo y el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades
inherentes a ste; as como el servicio informtico electrnico soporte de esta funcin que permite
generar automticamente los cdigos para activacin del mecanismo para su posterior uso.

7. Procedimiento renovacin del mecanismo digital para contribuyentes

Situaciones que se deben tener en cuenta:
1. La renovacin del mecanismo digital se debe realizar nicamente dentro de los 30 das anteriores
al vencimiento del mismo.
2. Los tres aos de vigencia del mecanismo digital se cuentan a partir del da de la descarga del
mismo.
3. Para renovar el mecanismo digital SOLO se deber ingresar por la opcin de Renovacin de
mecanismo digital ubicada en el portal de la DIAN el cual ser visible para todos los contribuyentes
y funcionarios, independiente si tiene o no vencimiento del mecanismo digital.
4. Al darle clic en la opcin Renovacin de mecanismo digital al contribuyente le aparecer la
opcin para que ingrese como tipo de organizacin a nombre propio, ya que esta es la nica forma
en la que deber ingresar para que le permita renovar el mecanismo digital. Si no se encuentra
dentro de los 30 das establecidos en la Resolucin 12717 del 2005, le aparecer el siguiente
mensaje:

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5. Si el contribuyente ingresa por la opcin de Servicios Informticos Electrnicos dentro del trmino
de los 30 das citados, le aparecer el siguiente mensaje, que especificar el da en que se vence
su certificado digital y la ruta que deber seguir para renovarlo.

6. Si el contribuyente en el momento no desea renovar su certificado digital podr cerrar el mensaje

y continuar con la presentacin de las declaraciones y/o presentacin de informacin, ya que el
mensaje saldr durante los 30 das anteriores del vencimiento hasta el da en que se renueve el
certificado digital.
7. Si pasada la fecha de vencimiento no se renov el certificado digital, deber ir a un Punto de
Contacto de la DIAN, para que un funcionario autorizado efectu la renovacin del certificado
digital.

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Procedimiento para renovar su mecanismo digital

Ingrese al portal de la DIAN www.dian.gov.co y en DIAN Virtual ingrese por la opcin Renovacin
de mecanismo digital.

Despus de dar clic en vnculo Renovacin de mecanismo digital, deber ingresar en Organizacin
A nombre propio, utilizando la misma clave que usa para acceder a los Servicios Informticos
Electrnicos.

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Al ingresar, se deber dar clic en el botn Renovar Certificado. Es importante que el usuario
revise la informacin que se carg de manera automtica: cdula, nombres o correo electrnico, ya
que de ello depende la correcta ejecucin del proceso de renovacin y el envo de los cdigos; si el
usuario se da cuenta de que hay un error en la informacin, deber actualizar su RUT antes de
renovar el mecanismo digital.

Al darle clic en el botn Renovar Certificado, le aparece al usuario la ventana para firmar la
renovacin de su mecanismo de firma con certificado digital.

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Despus de firmar digitalmente, se genera el acuse de recibo de la operacin, con el cual se entender
que el certificado digital ha sido renovado con xito.

Despus de firmar y generar el acuse de recibo, el usuario podr visualizar el archivo PDF del formulario
10036 cuyo nmero de formulario ser requerido para descargar el mecanismo digital.

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Despus de generar el PDF, deber ingresar por la opcin Tareas para comenzar el procedimiento
de descargue del mecanismo digital.

Seguidamente, deber dar clic en el Tipo de Tarea para continuar con el proceso.

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En la Bandeja de Tareas aparece la descripcin de la tarea, la cual debe seleccionar.

A continuacin, para activar el mecanismo digital, ingrese en la primera casilla el nmero del formulario
10036, que aparece en el archivo PDF o en el acuse de recibo; luego haga clic en el botn Consultar
para que se genere de manera automtica el No de referencia. Ingrese luego los cdigos de
autorizacin que recibi por el correo electrnico que registr en el RUT. Finalmente, d clic en el
botn Generar certificado. Un mensaje le confirma si desea generar el certificado digital, caso en
cual debe dar clic en el botn S.

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La ventana Descargar certificado le permitir guardar la renovacin de la firma digital, hecho lo

anterior deber generar la contrasea la cual utilizar para firmar virtualmente sus obligaciones ante
la DIAN.
Para la contrasea, deber tener en cuenta los siguientes puntos:
Su clave personal debe contener obligatoriamente un mnimo de ocho caracteres.
Por lo menos uno debe ser una letra mayscula.
Por lo menos uno debe ser una letra minscula.
Por lo menos uno debe ser un dgito numrico.
No debe utilizar su nombre total o parcialmente, ni su nmero de cdula y en lo posible no
utilizar datos personales.
En caso de que la contrasea no sea vlida de acuerdo con los criterios anteriores, el sistema
no la aceptar.
Para la letra mayscula se recomienda utilizar la tecla de Bloqueo de Mayscula ya que si
utiliza la tecla Shift puede ocurrir que el sistema no le reconozca la letra mayscula y no podr
utilizar el certificado digital.
Finalmente, haga clic sobre el botn Guardar certificado con lo cual se desplegar el siguiente
mensaje que le indica que el certificado ha sido guardado correctamente y que la contrasea se
registr segn los parmetros establecidos, ya con ello podr hacer uso de su firma digital.

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