SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

MANAJEMEN DATA DAN PENGOLAHAN

TRANSAKSI

Oleh :
Kelompok 3
Cok Istri Ratna Sari Dewi (1491661026)
Lindira Sukma Dewi (1491661027)
Lusi Setyandarini Surya (1491661036)
Ni Nyoman Sri Paramita (1491661037)

Program Magister Akuntansi

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Udayana
2015

MANAJEMEN DATA
Data harus diorganisir secara umum dengan menggunakan model data. Bahkan, data

dapat

didefinisikan secara luas dalam 2 komponen yang saling terkait:

1. Model Data, suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara
logis, terdiri dari :
a.
Model Data Berbasis Objek
Merupakan himpunan data dan relasi yang menjelaskan hubungan logis antar data dalam
suatu basis data berdasarkan objek datanya. Terdiri dari 2 jenis, yaitu :
Entity Relationship Model
Merupakan model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data
berdasarkan persepsi bahwa real world (dunia nyata) terdiri dari objek-objek dasar
yang mempunyai hubungan / relasi antara objek tersebut.
Semantic Model
Relasi antar objek dinyatakan dengan kata-kata (semantic).
b. Model Data Berbasis Record
Model ini mendasarkan pada record untuk menjelaskan kepada user tentang hubungan
logis antar data dalam basis data. Ada 3 jenis :
Relational Model
Menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam basis data dengan
memvisualisasikan ke dalam bentuk tabel-tabel yang terdiri dari sejumlah baris dan
kolom yang menunjukkan atribut tertentu. Lebih mudah dipahami dibandingkan
model-model lainnya.
Hirarchycal Model
Menjelaskan tentang hubungan logis antar data dalam basis data dalam bentuk
hubungan bertingkat (hirarki). Elemen penyusunnya disebut node, yang berupa rinci
data, agregat data, atau record.
Network Model
Hampir sama dengan model hirarki, dan digambarkan sedemikian rupa sehingga child
pasti berada pada level yang lebih rendah daripada parent. Sebuah child dapat
c.

mempunyai lebih dari satu parent.

Model Data Berbasis Fisik
Digunakan untuk menjelaskan kepada pemakai bagaimana data-data dalam basis data

disimpan dalam media penyimpanan secara fisik, yang lebih berorientasi pada mesin.
2. Nilai Data, data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data.
HUBUNGAN DATA
Data Entitas
Entitas adalah sebuah benda, orang, atau peristiwa dimana perusahaan ingin mengumpulkan dan
memelihara data. Karakteristik entitas disebut atribut. Sebagai contoh, perusahaan tidak bisa
mencatat jumlah beton yang digunakan dalam sebuah bangunan yang dimilikinya (entitas), tetapi

biaya konstruksi atau harga pembelian hampir selalu dicatat. Setiap atribut yang disimpan dalam
sistem disebut elemen data.
Model Data
Data yang timbul dari transaksi dan sumber lainnya harus disimpan dan dipelihara dalam suatu
tempat atau semacam gudang. Basis data yang disimpan ini meliputi identifikasi data, tanggal,
kuantiitas, jumlah dolar, penjelasan dan sebagainya. Ketika disimpan secara elektronik, gudang
dapat mengambil salah satu dari beberapa bentuk. Dalam perkembangan saat ini, perusahaan
mengakui data sebagai sumber yang sangat berharga, dan memilih untuk menyimpannya dalam
suatu data base.
HIRARKI DATA DALAM SISTEM FILE-ORIENTED
Elemen Data
Setiap atribut yang tercatat dalam suatu entitas disebut elemen data. Contohnya: termasuk nama
pelanggan entitas, nomor item persediaan untuk persediaan entitas dan kode lokasi untuk bangunan
entitas.
Field Length
Merupakan jumlah posisi yang diperlukan untuk menyimpan sebuah elemen data. Contohnya,
sebuah perusahaan multinasional yang beroperasi di 170 negara akan membutuhkan tiga-posisi
field untuk merekam elemen data kode negara yang merupakan atribut dari unit bisnis perusahaan.
Catatan
Catatan adalah serangkaian elemen data terkait yang ada pada suatu entitas, misalnya, catatan
persediaan mungkin berisi elemen data sebagai berikut : nomor item, deskripsi item, dan unit
pengukuran.
File
File adalah kumpulan elemen data yang telah diatur ke dalam catatan.
SISTEM FILE-ORIENTED
Dalam sistem file-oriented, setiap aplikasi memiliki sejumlah pengguna yang terbatas yang terlibat
dalam pengolahan data jenis tertentu dan menggunakan output untuk kebutuhan khusus mereka.
Kebanyakan file yang ada digunakan untuk tujuan menyimpan data. Berikut ini adalah 4 jenis
umum dari file data:
1. Master file, yang berisi catatan yang berkaitan dengan entitas, seperti : pelanggan,
departemen, dan produk. Sebuah file master akuntansi yang berhubungan dengan buku besar.
2. Transaksi file, yang berisi catatan yang berkaitan dengan peristiwa yang saat ini sedang
diproses, seperti penjualan dan penerimaan barang.

3. Sejarah file, juga disebut arsip file, yang berisi catatan yang berkaitan dengan transaksi
selesai, seperti penjualan masa lalu.
4. Referensi file, yang berisi tabel atau daftar data yang diperlukan untuk melakukan perhitungan
atau memeriksa akurasi data input, tabel harga produk tersebut dan daftar pelanggan.
Record Key
Bidang tertentu dalam catatan ditetapkan sebagai kunci, yang dapat berfungsi sebagai cara untuk
mengidentifikasi catatan dalam sebuah file. Dua jenis kunci yang paling umum digunakan adalah :
1. Primary Key
Merupakan suatu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasi
secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
Primary key dipilih berdasarkan kemampuan atribute dalam mewakili data secara
menyeluiruh terhadap entitas yang ada.
2. Foreign Key
Foriegn Key merupakan suatu atribute (atau satu set atribute) yang melengkapi satu relasi
(relationship) yang menunjukkan atau mengacu kepada suatu data atau Entitas utama
(primer). Foreign Key ditempatkan sebagai Entitas Anak dan sama dengan Primary Key
pada Entitas Utama. Hubungan antara kedua Entitas tersebut (Entitas Utama dan Entitas
Anak disebut dengan istilah relasi).
Flag
Flag adalah jenis elemen data yang menekankan pada sistem monitor. Sebagai contoh, sebuah
program komputer dapat menetapkan flag untuk menunjukkan catatan yang akan dibersihkan atau
diarsipkan pada tanggal tertentu.
Pandangan Logis vs Catatan Penyimpanan Fisik
Tujuan utama pandangan logis adalah untuk melayani kebutuhan pengguna, tujuan utama dari
tampilan fisik adalah untuk menyimpan catatan dengan cara tertentu. Dalam sistem informasi
manual, kedua pandangan ini digunakan bersama-sama.

Pertimbangan Desain untuk Catatan dan Files

Dalam merancang file dan catatan, beberapa pertanyaan dari manajemen tentang data, perlu diatasi.
Misalnya, yang menggunakan file tersebut, untuk tujuan apa file harus diatur dan diakses?, untuk
berapa lama isi dari file tersebut harus disimpan? Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini
tergantung pada persyaratan dari aplikasi tertentu yang dirancang. Desain juga dipengaruhi oleh
kebutuhan kapasitas penyimpanan, efisiensi pengelolaan file dan kemudahan akses data yang
tersimpan.

Mendokumentasikan Data Dalam Sistem File-Oriented

Tingkat catatan dokumentasi data disediakan melalui tata letak (layout) catatan. Sebuah layout
catatan menunjukkan bidang masing-masing, yang membuat catatan dan urutan di mana mereka
muncul dalam catatan. Ia juga menetapkan jumlah posisi diperbolehkan dalam setiap bidang, seperti
lima (atau +4) posisi karakter untuk kode ZIP.
Manfaat Dan Pembatasan Sistem File-Oriented
Jika koleksi data perusahaan dan kebutuhan informasi pelaporan yang terbatas, beberapa file data
dapat memberikan informasi yang diperlukan. Sistem ini sangat sederhana dan mudah digunakan.
Sistem file juga mampu mengatasi volume transaksi yang sejenis dengan efisien. Namun, seiring
dengan perkembangan perusahaan, system file menjadi tidak praktis. Karena file terpisah dalam
setiap aplikasi, maka akan timbul kelebihan dan inkonsistensi data.
Dalam system file, suatu program yang menggunakan data harus memproses struktur datanya
sampai selesai. Sehingga data dan pengolahan logic berkaitan erat. Adanya perubahan dalam
karakteristik data atau struktur data, akan mengakibatkan perubahan pada seluruh program. Sistem
data-base memungkinkan perusahaan untuk mengatasi keterbatasan system file-oriented.
HIRARKI DATA DALAM SISTEM DATA-BASE
Hirarki sistem data-base dimulai dengan elemen data. Data base merupakan totalitas dari struktur
data yang terdiri dari kedua set data dan hubungan di antara mereka.
SISTEM DATA-BASE
Dalam sistem data-base, data dianggap sebagai sumber daya, sumber utama untuk semua pengguna
yang bersangkutan dan aplikasi mereka. Data disimpan dalam basis data pendukung dan digunakan
oleh beberapa aplikasi. Oleh karena itu pendekatan ini sering disebut pendekatan data-baseoriented. Dalam lingkungan data, pengelolaan data dilakukan dengan menggunakan data base
administrator (DBA). DBA bertanggung jawab penuh atas sumber daya data dan untuk menjaga
data base management system (DBMS). Diantaranya fungsi yang dilakukan oleh DBA adalah
definisi kebutuhan data, pembentukan struktur data, dan penegakan aturan-data dasar seperti elemen
data standar. Sebuah data base pada rentang seluruh perusahaan sering disebut sebagai gudang data
dan didirikan untuk melayani kebutuhan para pengambil keputusan di seluruh organisasi.
Mendokumentasikan Data di Data-Base
Sistem elemen data dikelompokkan dalam data base untuk mewakili suatu entitas. Seperti yang
dijelaskan sebelumnya, suatu entitas adalah seluruh peristiwa yang dialami oleh perusahaan, sumber
daya yang mempekerjakan, dan agen dengan siapa ia berurusan. Sebagai contoh, konsultan adalah

salah satu perusahaan dalam sebuah perusahaan konsultan. Elemen datanya meliputi nama
konsultan, alamat. nomor telepon, tanggal lahir, dan nomor karyawan.
ER Diagram
Sebagai tambahan kamus data, data organisasi didapat dengan membangun hubungan atau asosiasi
antar entitas. Hubungan ini menentukan bagaimana entitas berinteraksi satu sama lain. Sebuah
diagram entity-relationship (ER) merupakan model data konseptual dari suatu grafis yang
menggambarkan hubungan antara mereka.
Manfaat Dan Risiko Dari Sistem Data-Base
Salah satu keuntungan terbesar dari pendekatan data-base adalah kemampuan untuk menyediakan
berbagai informasi yang dibutuhkan bagi manajer. Sebagai contoh, seorang wakil presiden mungkin
perlu analisis data yang mengacu pada produksi, pemasaran, dan data akuntansi. Dengan
menyimpan data dalam sebuah database, maka pandangan logis data yang sesuai akan dapat
dikembangkan untuk menyertakan data yang diperlukan, untuk mendukung kebutuhan wakil
presiden. Beberapa perusahaan memilih untuk mengimbangi biaya pendekatan data-base dengan
migrasi dari komputer mainframe ke mikrokomputer (baik berdiri sendiri atau jaringan) atau ke
lingkungan klien/server. Ketika perusahaan bermigrasi, biaya hardware dan software biasanya lebih
rendah. Sebagai contoh, sebuah DBMS yang cocok untuk jaringan komputer mikro, biayanya hanya
beberapa ratus dolar dan dapat diakses oleh banyak pengguna.
Memilih Antara File-Oriented dan Sistem Data-Base
Beberapa faktor harus dipertimbangkan ketika memilih antara file-oriented dan sistem data-base.
Sistem file menawarkan kesederhanaan dan dalam beberapa kasus mengunggulkan keuntungan
biaya lebih rendah. Kelemahannya yakni, sistem tersebut membatasi akses ke data, pembatasan
pembagian data, membuat redundansi data, dan membatasi fleksibilitas. Sistem data-base
cenderung untuk meningkatkan kompleksitas, menambah biaya operasional awal dan berkelanjutan,
dan menciptakan kerentanan yang lebih besar. Secara keseluruhan, keuntungan yang ditawarkan
oleh sistem basis data yang cenderung lebih besar daripada biaya yang terkait, terutama mengingat
penurunan biaya dan peningkatan fleksibilitas dan daya proses komputer.
PEMROSESAN TRANSAKSI BERBASIS KOMPUTER
Dua aspek fundamental dari suatu sistem informasi adalah organisasi data dan pengolahan data.
Tugas utama dari sistem informasi akuntansi adalah mengolah transaksi yang mempengaruhi
perusahaan dengan langkah-langkah seperti mengolah masukan, mengolah data yang sudah
tersedia, dan mengolah output.
Makna Pengolahan Data

Pengolahan data dilakukan dengan beberapa prosedur. Serangkaian pekerjaan yang diselesaikan
dengan menggunakan komputer disebut dengan computer-based system, sedangkan program yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut disebut dengan application program. Program
aplikasi dapat dirancang untuk menyimpan data, mengolah masukan, mengolah data untuk
diperbarui maupun diubah, dan mengolah data untuk menghasilkan output.
Data dapat dimasukkan ke dalam sistem informasi dengan berbagai cara, baik dengan cara bentuk
hard copy atau soft-copy. Data juga bisa langsung dimasukkan dari sistem komputer lain yang
sudah ada (on-line data entry) maupun melalui perangkat yang tidak secara langsung terhubung ke
komputer (off-line data entry).
Dokumen Masukan
Dokumen Masukan dapat berupa formulir atau dokumen sumber. Dokumen masukan biasanya
berisi hal-hal sebagai berikut :
1. Otorisasi transaksi berikutnya. Misalnya perintah dari pelanggan, kewenangan transaksi yang
melibatkan pengiriman barang dagangan pesanan, dan tagihan untuk barang dagangan.
2. Menggerakkan faktur penjualan untuk memulai pembayaran tunai oleh klien.
3. Merefleksikan akuntabilitas. Misalnya faktur pemasok diparaf oleh seorang staf akuntansi yang
memeriksa faktur untuk akurasi.
4. Menyediakan dokumen masukan data untuk output dan penjualan. Referensi faktur disimpan
dalam gudang sehingga dapat menyiapkan analisis penjualan atau untuk mengkaji historis
penjualan yang dirancang dengan baik, sehingga mereka dapat ditelusuri melalui jejak audit.
Merancang Dokumen Masukan
Terlepas dari sumber yang digunakan, data masukan bisa menjadi tugas yang penuh ketelitian dan
rawan kesalahan bagi manusia. Oleh karena itu, proses input seharusnya dirancang untuk
meminimalisir proses manual guna mengurangi tingkat kesalahan.
Hard Copy Dokumen dan Formulir
Dokumen, catatan akuntansi dan dokumen sumber yang dirancang dengan baik akan membantu
dalam memperoleh data transaksi. Langkah-langkah dalam merancang formulir yaitu :
Menidentifikasi tujuan penggunaan dan menetapkan judul formulir
Mengidentifikasi elemen data dan sumber
Menyusun elemen data dalam formulir
Mengontrol penggunaan
Preformatted Data-Entry Screens
Transaksi dimasukkan ke dalam sistem komputerisasi melalui terminal video layar on-line dan
monitor komputer. Di banyak transaksi yang terkunci langsung pada preformatted data-entry

screens, biasanya mengacu pada sumber dokumen hard copy. Rancangan preformatted data-entry
screens yang baik harus:
Mengizinkan masuknya data standar langsung dari sistem (misalnya data transaksi).
Melakukan perhitungan yang diperlukan (misalnya menghitung total)
Menanggapi klarifikasi data (misalnya nama pelanggan yang sesuai dengan jumlah
pelanggan masuk)
Perpindahan kursor secara otomatis ke tempat-tempat elemen data yang harus dimasukkan.
Menonjolkan area khusus, peringatan kesalahan dan sebagainya.
Menyarankan pengguna dengan pertanyaan (misalnya, " deposit lainnya?").
Menyediakan fungsi bantuan
Untuk mengurangi beban kerja, meningkatkan akurasi, dan membantu menyediakan memori saat
memasukkan data ke komputer, perancangan data entry screen dilakukan dengan empat
pendekatan, yaitu :
1. Menu, fitur ini mengacu pada daftar pilihan di mana pengguna dapat dengan cepat
mengidentifikasi dan secara jelas menentukan tindakan yang diinginkan.
2. Graphical user interface (GUI) membantu pengguna untuk membuat pilihan dengan
menunjuk ke tampilan bergambar (icon) dengan perangkat seperti mouse.
3. Dialog Prompt, kotak dialog berisi pertanyaan atau saran yang muncul untuk memberikan
informasi.
4. Preformatted screens, menunjukkan format isian yang harus diisi oleh pengguna.
Perolehan Data Tanpa Kertas
Data diperoleh dari sumber yang tidak menggunakan bentuk kertas. Sebagai contoh, transaksi bank
tertentu dilakukan dengan menggunakan mesin ATM. Cara ini membuat transaksi dilakukan dengan
lebih cepat tetapi memiliki risiko data diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.
Pengolahan Data Pengumpulan Data
Terlepas dari apakah data yang tersimpan disusun dalam bentuk file atau data base, setiap sistem
informasi akuntansi perlu untuk menangkap input yang timbul dari peristiwa bisnis secara
berkelanjutan. Seperti yang kita ketahui, sebuah perusahaan yang memiliki sistem berbasis
komputer menggunakan pendekatan off-line, pendekatan entri data on-line, atau campuran dari
keduanya. Dalam pendekatan Off-line untuk pengolahan masukan, data transaksi yang pertama
ditangkap pada dokumen sumber. Dalam beberapa kasus, data transaksi tidak perlu dicatat secara
terpisah pada dokumen sumber.

Perolehan data On-Line memungkinkan pengolahan segera untuk mengedit data, membetulkan
kesalahan, dan mengumpulkan catatan transaksi. On-line data entry memungkinkan variasi tertentu
dalam prosedur yang baru saja dijelaskan :
1. Sumber dokumen tidak selalu siap sebelum data transaksi dimasukkan.
2. Data dapat dimasukkan dengan cara selain keying. Secara manual, data bisa dimasukkan
melalui perangkat masukan suara atau pena.
3. Data dapat dimasukkan secara langsung dari transaksi oleh pihak luar perusahaan.
4. Data dapat menangkap dan masuk dari situs remote di situs mana komputer utama berada.
Pengolahan untuk Pemeliharaan Update Atau Mengubah Data-Data yang Ada
Data dikumpulkan melalui pengolahan masukan untuk pemeliharaan data. Di sini, aplikasi
komputer menggunakan masukan untuk membuat data yang disimpan sampai dengan data. Data
pemeliharaan termasuk memperbarui tugas (misalnya penjualan kredit, posting ke buku piutang
anak perusahaan) dan memodifikasi tugas (misalnya, meningkatkan jumlah kredit pelanggan). Pada
tahap perawatan data, masukan dapat diproses: secara berkala atau segera dan secara berurutan atau
langsung. Selanjutnya, output mungkin diberikan secara berkala atau segera.
Pengolahan Hasil-Informasi Generasi
Aplikasi dirancang sebagai output dari suatu proses, sama seperti mereka dirancang untuk
memproses masukan atau memperbarui catatan yang ada. Misalnya, aplikasi analisis umur piutang,
file master piutang dan menghasilkan aging schedule.
Hal yang paling menarik untuk akuntan adalah sistem flowchart-diagram yang menggambarkan
arus fisik data melalui prosedur berurutan. Melalui gambar sistem pengolahan transaksi (TPS) atau
subsistem utama, akuntan dapat menyoroti hubungan antara unsur-unsur dalam TPS, sehingga dapat
memberikan jawaban atas pertanyaan seperti:
1. Masukan apa yang diterima, dan dari siapa?
2. Output apa yang dihasilkan, dan dalam bentuk apa?
3. Apa langkah berikutnya dalam urutan pemrosesan?
4. Apa file dan catatan akuntansi yang dilakukan?
5. Akuntansi dan pengendalian organisasi apa yang bekerja (dengan asumsi bahwa mereka
dapat ditampilkan)?
Untuk menggambarkan penyusunan flowchart ini, kita membagi tugas kita menjadi tiga segmen
utama, yaitu:
1. Konversi dan mengedit permintaan lembaran saja. Segmen flowchart dimulai di lokasi
pendaftaran dengan simbol terminal berlabel.

2. Mengolah file permintaan. Segmen ini tentu saja terletak di bagian pengolahan data dan
dilakukan oleh operator komputer.
3. Mencetak jadwal kursus. Dalam segmen, jadwal siswa juga dicetak pada tugas kursus
harian.
Konversi dari DFD Logis untuk Komputer Flowchart Sistem
Logical DFDs dapat membantu dalam menyiapkan flowchart sistem.
Bagan Struktur
Flowchart secara tradisional telah dirinci dengan menggunakan satu atau lebih diagram alur
program. Program flowchart berisi instruksi rinci yang diperlukan untuk menerapkan sistem, seperti
mencetak dokumen-dokumen output atau memperbarui file master tertentu.
Pendekatan Alternatif Pengolahan
1. Periodic Processing Approach
Periodic processing, yang juga sering disebut delayed/batch processing, melibatkan proses
data dari grup atas transaksi dalam periode interval. Pendekatan ini digunakan secara
tradisional oleh perusahaan yang memiliki computer yang minim, maupun oleh perusahaan
yang memiliki system berbasis computer. Terlebih, pendekatan ini dapat digabungkan baik
entri data off-line ataupun on-line.
2. Immediate Processing Approach
Immediate processing, yang juga sering disebut real-time processing, yakni pemrosesan setiap
transaksi pada saat terjadinya. Data dari setiap transaksi dimasukkan melalui perangkat on-line
dan diposting segera.
3. Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP merupakan suatu software dengan sebuah set terintegrasi untuk penggunaan perusahaan di
area fungsional seperti bagian accounting dan keuangan, bagian personalia, bagian manufaktur
dan logistic.
MENGORGANISIR FILE DAN MEMPROSES DATA
Karena kedekatan hubungan dengan proses transaksi, akuntan harus menyadari pentingnya
memanajemen file. Oleh karena itu, mereka harus memahami dasar-dasar yang berhubungan
dengan penyimpanan data dalam file, memelihara file, dan mengambil data dari file.
Media Penyimpaan File
Ketika system informasi tidak terkomputerisasi, penyimpanan data dilakukan dalam folder, tubs,
in/out basket, dan file drawers. Sebagian besar data diduplikasi dalam multi rangkap formulir dan
dokumen, dan disimpan dalam beberapa tempat yang berbeda.

Pengelolaan File
Pengelolaan file mencakup aktivitas update dan tiga aktivitas lainnya, yaitu: menambah catatan
baru dalam file, mengubah nilai yang tercatat, dan menghapus yang sudah tercatat dalam file.
DATA PROCESSING APPROACHES
User seperti akuntan perlu untuk mendapatkan data dari penyimpanan untuk melaksanakan
tanggung jawabnya. Istilah akses data merujuk pada metode untuk mengalokasikan dan
mengambil data dari file. Akses data terdiri dari 2 jenis utama, yaitu:
1. Sequential access
Metode sequential-access membutuhkan setiap catatan dalam sebuah file untuk discan. Metode
sequential-access tidak efisien untuk mencari catatan individual. Namun sebaliknya, sangat
efektif ketika banyak catatan yang terlibat.
2. Akses Langsung
Kita menggunakan akses langsung untuk metode yang melibatkan akses terhadap catatan
melalui seluruh file. Terdapat 2 metode signifikan dalam mengakses langsung catatan :
a. Indexed sequential file,
Menggabungkan sekuel catatan dalam bentuk index yang menghubungkan dengan kunci
primer catatan.
b. Randomizing
Prosedur akses dimana komputasi dilakukan untuk menghasilkan alamat dari catatan
individual.
KLASIFIKASI DAN PENGKODEAN ATAS DATA TRANSAKSI
Klasifikasi dan Pengkodean
Klasifikasi merupakan tindakan grup menjadi kelas. Rencana klasifikasi dibuat untuk mencapai
tujuan tertentu. Contohnya, chart of account

merupakan sebuah rencana yang mengklasifikasi

akun keuangan suatu perusahaan.

Pengkodean merupakan symbol penugasan, seperti huruf dan angka, sejalan dengan rencana
pengklasifikasian. Kode yang efektif menyediakan identitas yang unik bagi perusahaan dan yang
terjadi dalam suatu transaksi.
Atribut Pengkodean
Untuk memuaskan kebutuhan pengguna akan informasi, system pengkodean yang mendukung
pengklasifikasian suatu perusahaan seharusnya:
1. Mampu mengidentifikasi keunikan objek, seperti pelanggan dan penjualan tertentu.

2. Bisa dimengerti sesederhana mungkin, dengan tujuan untuk membantu user mengingat dan
mengurangi biaya pemeliharaannya.
3. Memungkinkan adanya perkembangan yang diharapkan, sehingga tidak perlu melakukan
perubahan besar di masa mendatang.
4. Membuat standarisasi ke seluruh fungsi dan level dalam suatu perusahaan, sehingga system
pendukung dapat terintegrasi.
RANCANGAN DAN APLIKASI DATA-BASE
Dalam lingkungan bisnis seperti sekarang ini, manajemen data dapat menjadi faktor yang
mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan perusahaan. Ketika data tidak didapatkan, hilang, atau
tidak dapat diakses, maka sebuah perusahaan mungkin mengalami konsekuensi ekonomi sama
besarnya dengan kesuksesan yang mungkin diraih ketika perusahaan berhasil mengorganisir sumber
data secara efisien. Manajemen data mencakup 3 fungsi utama:
Menciptakan pencatatan dan menyimpan data mana yang akan disimpan
Mengelola data melalui aktivitas seperti update catatan yang sudah ada maupun menambah
catatan baru, dan
Mengambil data yang tersimpan.
KARAKTERISTIK PENDEKATAN DATA-BASE
Kebanyakan perusahaan mengembangkan system baru dan aplikasi, digunakan dalam memilih
pendekatan data-base untuk manajemen datanya. Karakteristik pendekatan data-base, yaitu:
1. Data Independence
Fitur khusus dalam pendekatan data-base adalah pemisahan data dari aplikasi yang beragam
yang mengakses dan mengolah data. Independensi data dicapai dengan interposting pada
software data-base management system (DBMS).
2. Data Consistency
Setiap elemen data dalam data base memiliki definisi standar, sehingga konsisten dengan
aplikasi yang digunakan elemen data.

3. One-time data entry and storage

Dalam pendekatan data base, data diinput sekali dalam data base, disimpan di lokasi tertentu,
dan dapat dipakai oleh multi aplikasi dan user.
4. Data Integration
Data integration adalah penggabungan data menjadi sebuah repository.

5. Shared Data Ownership

Seluruh data yang ada dalam data base disebut dengan shared to public dan dapat diakses oleh
seluruh user. Dengan demikian, user dari accounting dan user dari produksi dapat menarik data
base yang sama.
6. Data Manajemen Tersentral
DBMS mengelola dan mengawasi akses data pada system setiap saat. Orang yang mengelola
dan mengawasi disebut dengan Data Base Administrator (DBA).
7. Penyederhanaan Data Manajemen dan Aksesnya
PENGEMBANGAN DATA-BASE
Tahapan Pengembangan Data-base :
1. Perencanaan
Merupakan usaha untuk mendefinisikan lingkup proyek dan meyakinkan fisibilitas data base.
Ruang lingkup proyek bisa jadi termasuk seluruh aktivitas perusahaan.
2. Analisis
Dengan

menggunakan

rencana

organisasi

sebagai

langkah

pertama,

Analis

dapat

mempersiapkam diagram aktivitas operasional perusahaan. Hal ini disebut enterprise diagram.
Dalam tahap analisis juga diperlukan data: untuk mencerminkan operasi dan hubungan
perusahaan, dan untuk menyediakan informasi kepada user dalam jumlah banyak.
3. Perincian Design
Dalam tahap ini, desain dibuat berdasarkan analisis. Spesifikasi teknis didokumentasikan ke
system, termasuk layout laporan, aliran data, dan layout layar.
4. Implementasi
Setelah memutuskan aspek fisik data base, data base kemudian diimplementasikan. Proses ini
termasuk proses data dari data lainnya, mengembangkan struktur data pendukung, dan
pengembangan lainnya. Setelah implementasi selesai, data base kemudian siap untuk ditesting.
5. Testing
Selama tahap testing, data base diuji berdasarkan ketentuan yang sudah ditetapkan dalam tahap
analisis. Pengujian terakhir biasanya dilakukan kepada user.
6. Pengelolaan
Ketika system sudah siap digunakan, mungkin saja ada perubahan data base akibat perubahan
lingkungan bisnis. Oleh karena itu dibutuhkan administrator untuk mengelola data base.
PEMODELAN MELALUI DIAGRAM ENTITY-RELATIONSHIP

Membangun Entitas dan Hubungannya

Untuk membangun diagram E-R, kita harus membangun ruang lingkup atas proses dan membuat
sebuah daftar entitas yang dikenai dampaknya. Entitas merupakan seluruh kejadian yang dialami
oleh perusahaan, sumber yang dipekerjakan dan agen yang bertransaksi. Untuk mengembangkan
sebuah diagram E-R yang utuh, dibutuhkan sekumpulan segmen E-R. Setiap segmen dari diagram
E-R harus memuat entitas yang memiliki hubungan langsung satu sama lain.
Mengintegrasi Entitas dan Hubungannya
Segmen individu, atau user view, perlu diintegrasi untuk membentuk struktur diagram E-R.
Integrasi terdiri dari memasukkan entitas yang sejenis ke dalam segmen dan menempatkannya.
Menentukan Kardinalitas Suatu Hubungan
Kardinalitas merupakan hubungan numeric antara entitas didalam diagram E-R. Kardinalitas sangat
penting dalam merancang suatu data-base. Peran mereka dibutuhkan dalam menentukan hubungan
antar file atau table yang membentuk data base. Kardinalitas suatu hubungan tergantung pada
situasi tertentu, seperti batasan dan peraturan organsasi. 3 jenis kardinalitas, yaitu:
1. One-to-one (1 : 1) relationship
2. One-to-many (1 : N) relationship
3. Many-to-many (N : N) relationship
Merinci Atribut Data
Elemen data tertentu, atau karakteristiknya, dihubungkan dengan setiap entitas dalam diagram E-R.
Elemen data tersebut adalah atribut bagi entitas, seperti yang ditentukan oleh informasi yang
dibutuhkan oleh user. Pemahaman atas perencanaan data untuk system data-base memungkinkan
kita untuk menerapkan pendekatan perencanaan data menggunakan diagram E-R dalam mencapai
alternative struktur data yang beragam. Alternatif tradisional diantaranya adalah struktur relational,
struktur pohon, dan struktur jaringan.
STRUKTUR DATA RELATIONAL
Metode struktur data relational dalam mendesain data base menggunakan table untuk mewakili
pandangan logis keseluruhan dari data base. Salah satu kelebihan pendekatan ini adalah struktur
indipenden antara perwakilan logis dari data dengan cara actual (fisik) nya.
STRUKTUR DATA LAINNYA
1. Struktur Tree (Pohon)
Struktur pohon, atau disebut struktur hirarki, menunjukkan hubungan hirarki diantara data yang
tersimpan. Sebuah struktur pohon yang penuh tampak seperti pohon terbalik. Seperti ranting,
sebuah struktur pohon memuat simpul dan jalur data.

2. Struktur Network (Jaringan)

Seperti halnya struktur pohon, struktur jaringan menimbulkan akses jalur atau hubungan antara
data simpul. Sebaliknya dari struktur pohon, struktur jaringan :
a. Memungkinkan data simpul untuk dihubungkan dengan simpul lainnya.
b. Mengijinkan entri pada banyak pohon dari sebuah akar simpul.
c. Membutuhkan paling tidak sebuah data simpul subordinat (member simpul) untuk dapat
memiliki dua atau lebih simpul. Konsekuensinya, struktur jaringan menawarkan struktur
yang lebih realistis atas hubungan yang kompleks dalam perusahaan dan membuka akses
lebih cepat atas informasi dalam jumlah besar. Sayangnya, data base jaringan itu sulit untuk
didesain dan digunakan.
3. Struktur Data-Base Object-Oriented
Struktur data tradisional hanya mengakomodir data text dan data pasif. Mereka didesain untuk
menyimpan data yang dimanipulasi oleh prosedur. Sehingga pemisahan data dari prosedur,
normalnya adalah menggunakan struktur data-base tradisional.
NORMALISASI DATA
Model data-base orientation memungkinkan seseorang untuk mengontrol data redundancy. Untuk
mencapai tujuan ini, data harus diatur dalam suatu data base dengan aturan normalisasi.