Anda di halaman 1dari 6

Tugas dan Job Deskripsi Sekretaris

Tugas dan Job Deskripsi - Kali ini kami akan mengulas tentang pekerjaan yang tidak jauh dari pimpinan
perusahaan, yaitu sekretaris. Sekretaris adalah fungsi pekerjaan dalam suatu perusahaan ataupun
organisasi yang bertugas membantu pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam menjalankan
roda perusahaan ataupun organisasi.
Tugas Sekretaris Perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian,
baik yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari yang biasa dikerjakan
oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari pimpinan. Sedangkan tugas khusus adalah tugas yang
diperintahkan oleh pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan
menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang sekretaris.

URAIAN TUGAS SEKRETARIS


Seorang sekretaris merupakan fungsi pekerjaan yang memiliki multi tugas. Tugas seorang sekretaris
sangat bervariasi dan bermacam-macam. Berikut ini uraian tugas sekretaris :
1. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi
dan tanggungjawabnya.
2. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
4. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
5. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
6. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
Uraian Tugas Sekretaris di atas merupakan tugas secara umum seorang sekretaris kepada pimpinannya.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEORANG SEKRETARIS


Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :
1. Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon,
telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
2. Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan
teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.
3. Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan
pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.

KRITERIA SEORANG SEKRETARIS


Seorang sekretaris perusahaan merupakan salah satu cerminan citra perusahaan. Menjadi seorang
sekretaris paling tidak harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Memiliki kemampuan komunikasi baik


Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya
Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
Harus bisa berbahasa asing
Mengikuti kemajuan teknologi
Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk, makan dll
Bisa berbicara di depan umum
Biasanya cantik dan seksi

Setelah membaca artikel ini, minatkah Anda untuk menjadi seorang sekretaris ? Sekretaris dengan
berbagai macam pekerjaan dan keahlian yang harus dimiliki untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
Terimakasih telah berkunjung situs Jobdesc semoga tulisan di atas bisa dijadikan referensi dan
tambahan wawasan bagi anda semua

tugas dan peranan sekretaris

Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan.
Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata secretum yang berarti rahasia, atau
seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.
Dalam Websters New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :
Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task
etc, for an organization or individual.
Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus
warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau
seseorang.
Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang
pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat
penting atau suatu organisasi .
Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di
sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis
atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau
perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
B. Peranan dan Tugas Sekretaris
Peranan Sekretaris
Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan,
instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat
menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya
dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau
rahasia dari pimpinannya.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat
pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi
yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan
segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu
dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas
manajemennya.
Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus
menerus meluas. Dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang
pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai
manajer , maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya
pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah
satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai
oleh seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.
Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan
organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris
Jenderal).
C. Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk
menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas
yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga,
maupun kantor.
C.1. Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram

bagi sekretaris pribadi).


3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan
dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal
perusahaan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Sekretariat dan Kesekretariatan
A. Pengertian Sekretariat
Seperti halnya yang sudah diterangkan secara singkat pada point di atas mengenai awal terjadinya
sekretariat, maka pada bagian ini akan dijelaskan beberapa hal tentang kesekretariatan.
Menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang
melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut
sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur :
a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.
c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para
bawahannya.
Selanjutnya pengertian kantor pada dasarnya dapat kita pahami sebagai berikut :
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan
sampai menyalurkan informasi.
Sekretariat atau kantor tentunya dalam kegiatannya menerapkan tata cara pelaksanaan kantor atau
sekretariatnya masing-masing
B. Pengertian Kesekretariatan.
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau
proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam
kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari
seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan
sekretaris.
Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari perusahaanperusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh mengenai
masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :
a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
b. Penyelenggaraan surat-menyurat.
c. Pengaturan hubungan keluar.
d. Penganggaran belanja
e. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.
f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang
saham.
g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor,
tanggal, wilayah dan sebagainya.
i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi
aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.
C. Fungsi Kesekretariatan
Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam
administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi
kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti
sempit yang meliputi :
1. adanya orang-orang yang bekerja,
2. penerimaan dan pengiriman surat,
3. penerimaan dan pengiriman telepon,
4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.
Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi kegiatan
sebagai berikut :
1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan
organisasi.
2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang
bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau
memerlukan.
3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara

perorangan maupun organisasi.


4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.
5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :
a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun
eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi
manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.
Administrasi dan Tata Usaha
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata
usaha sebagai kegiatan pencatatan-pencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses
tersebut (Wowaruntu, 1991).
Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, dapat digolongkan
menjadi 4 (empat) macam, yaitu segala macam pekerjaan yang bersifat :
1. KOMUNIKASI
2. REGISTRASI
3. KOMPUTASI, dan
4. INFORMASI
Pada zaman modern sekarang dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu
perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan
tugas surat menyurat dan penyimpanan dokumen-dokumen serta pelayanan tamu maupun urusan
rapat yang dinamakan sekretaris (buku The Liang Gie).
Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat
Pada pokoknya sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam
bidang tata usaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas
sebuah sekretriat juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian,
keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.
Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer
tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut secretaryship atau kesekretriatan
merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada
semua tingkat jenjang organisasi.