FORMATO 4

FORMATO DE DILIGENCIAMIENTO DE PROPUESTA TCNICA

Prestacin de los servicios de impresin y logstica requeridos para la realizacin de los
Exmenes de Estado y de las dems pruebas que el ICFES aplique en desarrollo de su
objeto misional durante el ao 2012.
El presente formato deber ser diligenciado por el proponente para presentar su oferta
tcnica. El proponente deber tener en cuenta las condiciones establecidas en el anexo
tcnico, el cual contiene los requisitos tcnicos mnimos de habilitacin dentro de la
presente convocatoria pblica.
EQUIPO DE TRABAJO
El equipo de trabajo propuesto para el proyecto ser el siguiente:
GERENTE DE PROYECTO
Perfil y responsabilidades:

COORDINADOR DE TECNOLOGA
Perfil y responsabilidades:

COORDINADOR DE SEGURIDAD
Perfil y responsabilidades:

COORDINADOR DE TRANSPORTES
Perfil y responsabilidades:

OTRO PERSONAL (adicione filas de ser necesario)

Cargo, perfil y responsabilidades:

Nmero total de profesionales dedicados al proyecto:

Nmero total de tcnicos o tecnlogos dedicados al proyecto:
La organizacin del equipo de trabajo durante el proyecto ser la siguiente (Puede utilizar
organigramas)

GRUPO I
IMPRESIN Y EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN
E IMPRESIN Y EMPAQUE DEL MATERIAL DE KITS DE APLICACIN
DIVISIN DE PROCESOS DE IMPRESIN
1. IMPRESIN DE CUADERNILLOS
Para el proceso de recepcin de archivos explique en el siguiente espacio los recursos,
cantidades y condiciones que dispondr:
RECEPCIN DE ARCHIVOS
Describa ac el tipo de vehculo de seguridad que destinar para el proceso de recepcin
de archivos: (comunicaciones, ubicacin satelital, comunicacin satelital, etc):

Cuantos transportistas de seguridad sern destinados para el proceso de recepcin de

archivos?

Los transportistas de seguridad de que tipo de recursos dispondrn, destinados para el

proceso de recepcin de archivos? (comunicaciones, armamento, etc):

Describa en el siguiente espacio las consideraciones tecnolgicas que dispondr para los
procesos de impresin de cuadernillos:
TEGNOLOGIA
Describa el tipo de instalacin tecnolgica destinada para los procesos de impresin de
cuadernillos:

Como mnimo la instalacin tecnolgica del contratista deber contar con un software que
controle sus procedimientos de recepcin de archivos y preparacin del material
(Cuadernillos) y de impresin y personalizacin del material (Cuadernillos). El software
debe generar reportes estadsticos del avance de los procesos de impresin de
cuadernillos cada 6 horas. Describa el tipo de software destinado para los procesos de
impresin de cuadernillos:

Especifique el numero de operarios destinados para los procesos de impresin de

cuadernillos:

Describa el tipo de instalacin tecnolgica destinada para los procesos de

personalizacin de cuadernillos:

Como mnimo la instalacin tecnolgica del contratista deber contar con un software que
controle sus procedimientos de recepcin de archivos y preparacin del material
(Cuadernillos) y de impresin y personalizacin del material (Cuadernillos). El software
debe generar reportes estadsticos del avance de los procesos de personalizacin de
cuadernillos cada 6 horas. Describa el tipo de software destinado para los procesos de
personalizacin de cuadernillos:

Especifique el numero de operarios destinados para los procesos de personalizacin de

cuadernillos:

Describa en el siguiente espacio las consideraciones de seguridad que dispondr para los
procesos de impresin de cuadernillos:
SEGURIDAD
Mencione las dimensiones del espacio fsico destinado para los procesos de impresin:

El rea de impresin debe estar aislada fsica y visualmente, de piso a techo, del resto
del rea de produccin del contratista. Especifique la forma de aislamiento que realizara
para el rea de impresin:

El material con que se asle el rea deber ser lo suficientemente duro y grueso para
evitar hendiduras, agujeros o cualquier oportunidad de extraer material o informacin. No
se podr realizar el aislamiento con mallas plsticas o telas. Especifique los materiales de
aislamiento que utilizara para el aislamiento del rea de impresin:

Se debe contar con personal de vigilancia privada necesario durante el proceso, se

debern vigilar las entradas del rea y las entradas entre reas. Cuantos vigilantes de
seguridad privada sern destinados para resguardar el rea de procesos de impresin y

personalizacin del material de examen?

Se debe contar con cmaras de seguridad que cubran todos los ngulos de las reas de
pre-prensa, imposicin, impresin y personalizacin. Cuantas cmaras de seguridad
sern destinadas para cubrir el rea de procesos de pre-prensa, imposicin, impresin y
personalizacin del material de examen?

Es necesario disponer de una caja fuerte para el almacenamiento del cuadernillo original
y los CDs con los archivos magnticos para futuros posibles usos, adicionalmente se
deben guardar las pruebas de impresin, hasta la fecha que el ICFES determine.
10

Especifique la oficina, dependencia, rea o lugar donde se situar la caja fuerte que
almacenar los cuadernillos originales, los CDs con los archivos magnticos y las
pruebas de impresin:

Es necesario disponer de un espacio seguro para el almacenamiento de las placas para

futuros posibles usos, hasta la fecha que el ICFES determine. Especifique la oficina,
dependencia, rea o lugar donde se resguardarn las placas de impresin:

Los operarios de impresin del material de examen deben utilizar uniformes de color
diferente a los operarios del resto de la planta, de tipo overol de una sola pieza, sin
bolsillos, marcado con un nmero especfico para cada operario en la espalda, que
permita su identificacin por las cmaras de seguridad. Debern llevar el overol
correctamente puesto y con la cremallera completamente cerrada durante toda la jornada
laboral. Especifique el color de los uniformes de los operarios destinados para los
procesos de impresin y logstica, asi como el color y dimensiones del nmero que los
identificar.

Un guardia de seguridad deber llevar el control de las personas que ingresan y salen de
las reas de pre-prensa, imposicin, impresin y personalizacin. Mencione los tipos de
control que llevar el guarda de seguridad de las personas que ingresan y salen de las
11

reas de pre-prensa, imposicin, impresin y personalizacin del material de examen:

Las personas que ingresan al rea de impresin autorizadas por el ICFES deben ser
relacionadas por escrito y portar una ficha con numeracin visible para las cmaras de
seguridad. Especifique el color y las dimensiones de las fichas para personas que deben
ingresar al rea de impresin autorizadas por el ICFES:

Para el proceso de impresin de cuadernillos y planos de arquitectura explique en el

siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
IMPRESIN DE CUADERNILLOS Y PLANOS DE ARQUITECTURA
12

Para la impresin de cuadernillos el ICFES requiere como mnimo maquinaria plana de 2

colores o rotativa. Adicionalmente, el oferente podr presentar tecnologa adicional para
este proceso. Describa aca las especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas a
los procesos de impresin de cuadernillos y planos de arquitectura:

Especifique el nmero de maquinas destinadas a los procesos de impresin de

cuadernillos y planos de arquitectura:

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos periodicos preventivos y correctivos de

13

la maquinaria:

Para el proceso de plegado de cuadernillos y planos de arquitectura explique en el

siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
PLEGADO DE CUADERNILLOS Y PLANOS DE ARQUITECTURA
Si en el proceso anterior el contratista usa mquina plana de 2 colores, deber utilizar
una mquina plegadora de pliego. Si en el proceso anterior el contratista usa maquina
rotativa, los cuadernillos deben salir plegados de acuerdo a los requisitos tcnicos
establecidos. Describa aca las especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas al
proceso de plegado de cuadernillos y planos de arquitectura:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de plegado de cuadernillos y

planos de arquitectura:

Indique los rendimientos esperados de plegado de la maquinaria:

14

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos periodicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

Para el proceso de cosido de cuadernillos explique en el siguiente espacio los recursos,

cantidades y condiciones que dispondr:
COSIDO DE CUADERNILLOS Y PLANOS DE ARQUITECTURA
El proceso de cosido de cuadernillos al lomo (cuando son hojas unitarias que se alzan y
se colocan bajo una cabeza cosedora que coloca hasta 2 grapas laterales en el borde del
lomo) o al caballete (cuando se colocan las hojas en cuartillas abiertas y con cosido de
hasta 2 grapas a travs del centro y con posterior doblaje al centro). Describa aca las
especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas al proceso de cosido de
cuadernillos:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de cosido de cuadernillos:

15

Indique los rendimientos esperados de cosido de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos periodicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

El proveedor deber garantizar que el compaginado de la totalidad de los cuadernillos es

correcto. Para esto el proveedor deber realizar un control 1 a 1 equivalente al 100% de
los cuadernillos. Describa el tipo de control y los recursos destinados para verificar el
compaginado de la totalidad de cuadernillos:

16

Para los procesos de ensamble y corte de cuadernillos de respuesta abierta explique en

el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
IMPRESIN Y CORTE DE CUADERNILLOS DE RESPUESTA ABIERTA
El proceso de ensamble de cuadernillos de respuesta abierta (consiste en engomar las
hojas sueltas ya impresas sobre el borde lateral, engomando el cuadernillo al lomo).
Describa aca las especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas al proceso de
ensamble de cuadernillos de respuesta abierta:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de ensamble de cuadernillos

de respuesta abierta:

Indique los rendimientos esperados de cosido de la maquinaria:

17

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos periodicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

Posterior a la aplicacin, la divisin de procesos de impresin del contratista debe realizar

el corte de las hojas de los cuadernillos. La divisin logstica transporta el material para el
proceso de corte y posterior envo al ICFES. Describa aca las especificaciones tcnicas
de las maquinas destinadas al proceso de corte de cuadernillos de respuesta abierta:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de corte de cuadernillos de

respuesta abierta.

Indique los rendimientos esperados de corte de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

18

El proveedor deber garantizar que el compaginado de la totalidad de los cuadernillos es

correcto. Para esto el proveedor deber realizar un control 1 a 1 equivalente al 100% de
los cuadernillos. Describa el tipo de control y los recursos destinados para verificar el
compaginado de la totalidad de cuadernillos:

Para el proceso de personalizacin de cuadernillos explique en el siguiente espacio los

recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
PERSONALIZACIN DE CUADERNILLOS
Describa las especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas al proceso de
personalizacin de cuadernillos:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de personalizacin de

cuadernillos:

19

Indique los rendimientos esperados de personalizacin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos periodicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

Para el proceso de destruccin de placas de impresin explique en el siguiente espacio

los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:

20

DESTRUCCIN DE PLACAS DE IMPRESIN

La destruccin de las placas se debe hacer mediante aplicacin de disolventes y/o
fundicin. El contratista deber mostrar en su propuesta el procedimiento que utilizar
para la destruccin de las placas y cualquier otro material utilizado para su elaboracin.
Especifique el procedimiento que utilizar para la destruccin de placas de impresin,
aplicacin de disolventes o fundicin:

Describa aca las especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas al proceso de

destruccin de placas de impresin:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de destruccin de placas de

impresin:

21

Indique los rendimientos esperados de destruccin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

El proceso de destruccin deber ser grabado con cmaras de video que evidencien la
transparencia del proceso sin grabar algn contenido que pueda contener la placa.
Cuntas cmaras de seguridad sern destinadas para cubrir el rea de procesos
destruccin de placas de impresin?

Para el proceso de destruccin de producto no conforme y sobrante explique en el

siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:

22

DESTRUCCIN DE PRODUCTO NO CONFORME Y SOBRANTE

El contratista deber realizar la destruccin del producto no conforme mediante
trituradora de papel en tiras no superiores a 0.5 cm de ancho. Describa las
especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas al proceso de destruccin de
producto no conforme y sobrante:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de destruccin de producto no

conforme y sobrante:

Indique los rendimientos esperados de destruccin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

23

El proceso de destruccin deber ser grabado con cmaras de video que evidencien la
transparencia del proceso sin grabar algn contenido que pueda contener el material
destruido. Cuntas cmaras de seguridad sern destinadas para cubrir el rea de
procesos destruccin de producto no conforme y sobrante?

2. IMPRESIN DE HOJAS DE RESPUESTAS

24

Para el proceso de impresin de hojas de respuestas explique en el siguiente espacio los

recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
TECNOLOGIA
Describa el tipo de instalacin tecnolgica destinada para los procesos de impresin de
hojas de respuestas:

Como mnimo la instalacin tecnolgica del contratista deber contar con un software que
controle sus procedimientos de recepcin de archivos y preparacin del material (Hojas
de Respuestas) y de impresin y personalizacin del material (Hojas de Respuestas). El
software debe generar reportes estadsticos del avance de los procesos de impresin de
hojas de respuestas cada 6 horas.Describa el tipo de software destinado para los
procesos de impresin de hojas de respuestas:

Especifique el numero de operarios destinados para los procesos de impresin de hojas

de respuestas:

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Describa el tipo de instalacin tecnolgica destinada para los procesos de

personalizacin de hojas de respuestas:

Como mnimo la instalacin tecnolgica del contratista deber contar con un software que
controle sus procedimientos de recepcin de archivos y preparacin del material (Hojas
de Respuestas) y de impresin y personalizacin del material (Hojas de Respuestas). El
software debe generar reportes estadsticos del avance de los procesos de
personalizacin de hojas de respuestas cada 6 horas. Describa el tipo de software
destinado para los procesos de personalizacin de hojas de respuestas:

Especifique el numero de operarios destinados para los procesos de personalizacin de

hojas de respuestas:

26

Para el proceso de impresin de impresin de hojas de respuestas y rejilla de calificacin

examen de arquitectura explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y
condiciones que dispondr:
IMPRESIN DE HOJAS DE RESPUESTAS Y REJILLA DE CALIFICACIN EXAMEN
DE ARQUITECTURA
Para la impresin de hojas de respuestas el ICFES requiere como mnimo maquinaria
para formas continuas y variables o impresoras de matriz, se exige que el contratista
presente una tecnologa adicional para este proceso. Describa aca las especificaciones
tcnicas de las maquinas destinadas a los procesos de impresin de hojas de respuestas
y rejillas de calificacin examen de arquitectura:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de impresin de hojas de

respuestas y rejillas de calificacin examen de arquitectura:

27

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

Para el proceso de personalizacin de hojas de respuestas y rejilla de calificacin examen

de arquitectura explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones
que dispondr:
PERSONALIZACION DE HOJAS DE RESPUESTAS Y REJILLA DE CALIFICACIN
EXAMEN DE ARQUITECTURA
La personalizacin deber realizarse en impresin digital. No se podr realizar impresin
Inkjet. Todos los impresos destinados a lectura ptica debern contar con un Timing
Mark. El Timing Mark es una secuencia de rectngulos negros (Timing Marks) que
indican a la mquina de lectura el avance de las hojas de respuestas. El Timing Mark se
imprimir en el anverso segn la informacin suministrada por el ICFES. El contratista
deber garantizar que los Timing Marks se encuentran perfectamente alineados con el
centro de los crculos donde el usuario anota su respuesta. Describa aca las
especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas a los procesos de personalizacin
de hojas de respuestas y rejillas de calificacin examen de arquitectura:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de personalizacin de hojas

de respuestas y rejillas de calificacin examen de arquitectura:

28

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos periodicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

Para el proceso de corte de hojas de respuestas y rejilla de calificacin examen de

arquitectura explique en el siguiente espacio los recursos, cantidades y condiciones que
dispondr:
CORTE DE HOJAS DE RESPUESTAS Y REJILLA DE CALIFICACIN EXAMEN DE
ARQUITECTURA
El corte de todos los impresos destinados a lectura ptica deber garantizar un corte
perfecto entre las guas de corte, para evitar asimetras que afectan la correcta lectura
ptica del material. El contratista deber garantizar que despus del corte, la alineacin
del Timing Mark y el borde de la hoja sean perfectamente perpendiculares. Para verificar
esta condicin la distancia entre el Timing Mark y la lnea de corte deber ser igual en
toda la extensin de la hoja de respuestas. Las condiciones de corte y personalizacin
anteriormente nombradas debern ser verificadas con ayuda de una regleta de
verificacin. El contratista deber adquirir una regleta de verificacin de lectura ptica en
sextos de pulgada y realizar una verificacin de la personalizacin de cualquier
documento destinado a lectura ptica antes de traerlas al ICFES para aprobacin.
Describa las especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas a los procesos de
29

corte de hojas de respuestas y rejillas de calificacin examen de arquitectura:

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de corte de hojas de

respuestas y rejillas de calificacin examen de arquitectura:

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

30

Para el proceso de impresin y corte de hojas para operaciones explique en el siguiente

espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
IMPRESIN Y CORTE DE HOJAS PARA OPERACIONES
Se puede considerar impresin offset o digital. Describa las especificaciones tcnicas de
las maquinas destinadas a los procesos de impresin y corte de hojas para operaciones:

Especifique el nmero de maquinas destinadas a los procesos de impresin y corte de

hojas para operaciones:

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

31

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

3. IMPRESIN ACTA DE SESIN Y CERTIFICADO DE ASISTENCIA

Para el proceso de impresin y corte de actas de sesin explique en el siguiente espacio
los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
IMPRESIN Y CORTE DE ACTAS DE SESION
Se puede considerar impresin offset o digital. Describa las especificaciones tcnicas de
las maquinas destinadas a los procesos de impresin y corte de actas de sesin:

32

Especifique el nmero de maquinas destinadas a los procesos de impresin y corte de

actas de sesin:

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

Para el proceso de impresin y corte de certificados de asistencia explique en el siguiente

espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
IMPRESIN Y CORTE DE CERTIFICADOS DE ASISTENCIA
Se puede considerar impresin offset o digital. Describa las especificaciones tcnicas de
las maquinas destinadas a los procesos de impresin y corte de certificados de
asistencia:

33

Especifique el nmero de maquinas destinadas a los procesos de impresin y corte de

certificados de asistencia:

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

Para el proceso de personalizacin de certificados de asistencia explique en el siguiente

espacio los recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
PERSONALIZACIN DE CERTIFICADOS DE ASISTENCIA
Describa las especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas al proceso de
personalizacin de certificados de asistencia:

34

Especifique el nmero de maquinas destinadas al proceso de personalizacin de

certificados de asistencia:

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

4. EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

DESCRIPCIN DEL PROCESO DE EMPAQUE
A continuacin el nmero de operarios que dedicar a cada lnea de empaque por prueba:
SABER 11

35

SABER PRO
PISA
A continuacin el nmero de lneas que se dispondrn en el proceso por cada 100.000
usuarios a empacar para cada prueba:
SABER 11
SABER PRO
PISA
A continuacin el rendimiento esperado de la lnea (Nmero de usuarios empacados por
hora):
SABER 11
SABER PRO
PISA
Dedicar operarios adicionales a los de la lnea, dedicados a la verificacin manual del
proceso de empaque? (NO/SI, Nmero de operarios por lnea)
SABER 11
SABER PRO
PISA
A continuacin el nmero de operarios de apoyo al proceso (armado de cajas,
almacenamiento de cajas, inventariado de cajas entregadas, cargue de cajas al camin,
etc.) pro prueba:
SABER 11
SABER PRO
PISA
A continuacin la metodologa que se utilizar para ensamblar los materiales de cada
usuario para cada saln de acuerdo al listado del acta de sesin, teniendo en cuenta el
tipo de prueba, los cambios, la sesin y la coincidencia del cdigo del cuadernillo con el
cdigo de la hoja de respuesta y (si aplica) el cuadernillo de respuesta abierta:
Para SABER PRO:

Para SABER 11:

Para PISA:

36

A continuacin las actividades que realizar cada uno de los operarios destinados a cada
lnea de empaque y el nmero de operarios dedicados a dicha actividad (adicione filas de
ser necesario):
ACTIVIDADES PARA EMPAQUE DE
SABER PRO

RESPONSABLE
DIRECTO

DIVISIN
RESPONSABLE

No DE
OPERARIOS
ASIGNADOS A
LA ACTIVIDAD

Total:
ACTIVIDADES PARA EMPAQUE DE
SABER 11

RESPONSABLE
DIRECTO

DIVISIN
RESPONSABLE

No DE
OPERARIOS
ASIGNADOS A
LA ACTIVIDAD

Total:
ACTIVIDADES PARA EMPAQUE DE PISA

RESPONSABLE
DIRECTO

DIVISIN
RESPONSABLE

No DE
OPERARIOS
ASIGNADOS A
LA ACTIVIDAD

37

Describa cmo realizar el empaque de la prueba de arquitectura. Incluya una ilustracin

de los rtulos utilizados en esta prueba:
Para el empaque de la prueba de arquitectura el contratista deber imprimir los rtulos
adhesivos para cada plano y uno igual para el sobre respectivo. Este rtulo deber
contener como mnimo la siguiente informacin:

Un rtulo se pega a la zona del plano destinada para ello y el otro en el sobre destinado a
ese plano.

38

Se introduce el plano ya con rtulo en el sobre correspondiente ya rotulado y se cierra el

sobre

Se arma cada saln agrupando los sobres con planos correspondientes y se empaca en
bolsa plstica.

Cada paquete de planos se asegura con una banda de caucho.

39

Los salones de cada institucin, es decir, los paquetes de planos, se empacan tula
plstica.

La tula se cierra con precinto de seguridad.

40

Finalmente, la tula se empaca en la caja de cartn correctamente rotulada. Las

caractersticas de los rtulos de la tula y la caja son las iguales a las anteriormente
descritas.
REJILLAS DE CALIFICACIN
Las rejillas de calificacin para humanidades y lengua castellana, rejilla de calificacin
para arquitectura y planillas de control sern empacados de acuerdo a la informacin
entregada por el ICFES.
SEGURIDAD
A continuacin las adecuaciones de seguridad que se realizarn en las siguiente reas:
REA DE EMPAQUE:
Para llevar a cabo el proceso de empaque se adecuar un rea de empaque de material
de examen, aislada del resto de la planta y directamente conectada con el rea de
impresin y con la bodega destinada para el proceso logstico como se muestra a
continuacin:

41

El rea de empaque de material de examen se adecuar con todas las medidas de

seguridad exigidas por el ICFES para garantizar la seguridad de la informacin. Como
mnimo deber:

Ser un rea dedicada exclusivamente para el empaque de materiales del ICFES,

aislada fsica y visualmente, de piso a techo, del resto del rea de produccin del
contratista.
El material con que se asle el rea deber ser lo suficientemente duro y grueso
para evitar hendiduras, agujeros o cualquier oportunidad de extraer material o
informacin. No se podr realizar el aislamiento con mallas plsticas o telas.
Contar con personal de vigilancia privada necesario durante el proceso, se
debern vigilar las entradas y salidas del rea y de las divisiones por reas que se
dispongan en el diseo de planta.
Se deber vigilar el manejo que los operarios dan a los materiales durante
proceso.
Contar con cmaras de seguridad que cubran todos los ngulos del rea de
empaque de material del examen de aplicacin.
Condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin adecuadas.
Tener en cuenta que cualquier diseo del proceso no podr obstruir la visibilidad
de las cmaras.
El personal que trabaja en esta rea, debe someterse a pruebas de polgrafo y sus
hojas de vida deben ser revisadas exhaustivamente por el contratista.
BODEGA DE MATERIAL YA EMPACADO:

A continuacin se describen los protocolos de seguridad que se implementarn en las

siguientes reas durante el desarrollo del proceso y el responsable del cumplimiento de
estos protocolos:
REA DE EMPAQUE:

Los operarios de empaque del material de examen de las divisiones de procesos

de impresin y procesos logsticos debern utilizar uniformes de color diferente
entre divisiones, incluso de operarios del resto de la planta, de tipo overol de una
sola pieza, sin bolsillos, marcado con un nmero especfico para cada operario en
la espalda, que permita su identificacin por las cmaras de seguridad. Debern
llevar el overol correctamente puesto y con la cremallera completamente cerrada
durante toda la jornada laboral.
Si la persona que ingresa al rea no hace parte del personal de empaque deber
ser autorizada por escrito y deber portar una ficha con numeracin visible para
las cmaras de seguridad.
Toda persona que entre a esta rea deber someterse a una requisa exhaustiva
con el fin de evitar el ingreso de cualquier elemento prohibido.
No se podr ingresar ningn tipo de elemento electrnico o mecnico que facilite la

42

sustraccin de informacin tales como telfonos celulares, cmaras fotogrficas,

memorias USB, MP3 o cualquier otro reproductor electrnico.
No se podrn ingresar elementos metlicos como aretes, collares, manillas, joyas
ni armas de ningn tipo. Tampoco se permitir ingresar con ningn tipo de gorra o
sombrero.
Slo se permitir el ingreso de bebidas a manera de refrigerio a las reas seguras,
sin embargo, estas bebidas debern estar ubicadas en un espacio separado de las
mesas de trabajo. Los operarios debern desplazarse de su mesa de trabajo para
refrescarse y en ningn momento podr haber alimentos o bebidas sobre las
mesas de trabajo.
Ningn operario podr trabajar en estado de embriaguez o bajo el estado de
sustancias prohibidas.
El personal de vigilancia deber llevar minuta de la entrada y salida de todas las
personas que ingresen al rea.
Cualquier otra medida de seguridad que establezca el ICFES que sea necesaria
para garantizar la confidencialidad de la informacin.
BODEGA DE MATERIAL YA EMPACADO:

5. IMPRESIN KITS DE APLICACIN

Para el proceso de impresin de kits de aplicacin explique en el siguiente espacio los
recursos, cantidades y condiciones que dispondr:
IMPRESIN DE KITS DE APLICACION
Describa las especificaciones tcnicas de las maquinas destinadas a los procesos de
impresin de kits de aplicacin:

Especifique el nmero de maquinas destinadas a los procesos de impresin de kits de

aplicacin:

43

Indique los rendimientos esperados de impresin de la maquinaria:

Adjunte los ltimos 2 registros de mantenimientos peridicos preventivos y correctivos de

la maquinaria:

6. EMPAQUE DE KITS DE APLICACIN

DESCRIPCIN DEL PROCESO
El rendimiento esperado del proceso ser de (Nmero de kits empacados
por hora):
Describa a continuacin el mtodo que se utilizar para empacar los materiales del kit de
aplicacin (kit del delegado). Agregue ms espacio de ser necesario:

En caso de disponer de lneas de empaque describa las actividades que realizar cada
uno de los operarios destinados a cada lnea de empaque y el nmero de operarios
dedicados a dicha actividad (adicione filas de ser necesario):
ACTIVIDAD

RESPONSABLE
DIRECTO

DIVISIN
RESPONSABLE

No DE
OPERARIOS
ASIGNADOS
A LA
ACTIVIDAD

Total:

44

45

A continuacin un modelo del rtulo que utilizar para la carpeta del delegado:

A continuacin el rtulo que utilizar como rtulo del kit:

GRUPO II
DISTRIBUCIN, RECOLECCIN, DESEMPAQUE, DESTRUCCIN Y
CUSTODIA DEL MATERIAL DE EXAMEN DISTRIBUCIN Y RECOLECCIN DEL MATERIAL DE KITS DE
APLICACIN
DIVISIN DE PROCESOS LOGSTICOS
7. SUPERVISIN DEL EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN
DESCRIPCIN DEL PROCESO
A continuacin se describe de qu manera realizar el ordenamiento de los paquetes de
salones en tulas y cajas:

46

Las codificaciones que utilizar para paquetes, tulas, cajas, el nmero de cuadernillos que
empacar por tula y la codificacin que dar a las tulas y cajas vacas sern las
siguientes. (Incluya los prefijos que utilizar, dgitos de verificacin, etc.)

A continuacin la descripcin de cmo ser el funcionamiento del sistema de supervisin

del correcto empaque del material de examen de acuerdo con la informacin entregada
por el ICFES en las biblias:

47

Describa cuntos operarios dedicar por lnea y sus actividades dentro de la lnea de
empaque:

De acuerdo con la anterior respuesta, describa en qu momento del proceso y de qu

manera realizar la verificacin de las siguientes condiciones (adicione filas si su sistema
realiza verificaciones adicionales a las nombradas a continuacin):
Que para cada uno de los usuarios el cdigo
del cuadernillo coincida con el cdigo de la
hoja de respuesta y del cuadernillo de
respuesta abierta.
Que
los
paquetes
de
cuadernillos
correspondan a los listados en el acta de
sesin y a los listados en la biblia entregada
por el ICFES.
Que los paquetes de cuadernillos se
encuentran empacados en el orden que
describe el acta de sesin
Que el acta de sesin se encuentra
empacada con el paquete de cuadernillos
correspondiente
48

Que los certificados de asistencia estn

empacados con el saln correspondiente.
Que los paquetes de cuadernillos estn
empacados
en
las
tulas
y
cajas
correspondientes
Que el registro y control del nmero del
precinto utilizado para cerrar cada tula. Es
decir, debe llevar una relacin del nmero de
precinto con que se cerr cada tula.
Que las cantidades empacadas de precintos
y tulas y cajas vacas adicionales para el
correcto retorno de los materiales son las
correctas
Que la lectura de material de examen se
pueda continuar en caso de encontrarse
alguna inconformidad en la verificacin del
empaque y as no parar el funcionamiento de
toda la lnea mientras se corrige el error
Dedicar operarios a la auditoria manual del proceso de empaque?
(NO/SI, Nmero de operarios por lnea)
Describa cmo realizar la verificacin del correcto empaque de la prueba de arquitectura:

MEDIOS DE EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

Los elementos utilizados para empacar el material de examen contar con las siguientes
caractersticas:
5 cm de ancho
Las bandas de caucho tendrn las siguientes caractersticas:
y 9 cm de largo
Las TULAS tendrn las siguientes especificaciones:
De acuerdo a las necesidades de empaque.
Otras caractersticas:
Dimensiones:

Material:
Diseo:

Vinilo transparente calibre 8

- Impermeable
- Transparente
- Que se pueda cerrar con precintos de seguridad con mnimo 2
agujeros por cara, protegidos con aro metlico.

49

- Bolsillo interno ubicado en la cara de mayor longitud donde se pueda

introducir el rtulo con la identificacin del contenido de la misma. Este
bolsillo deber tener como mnimo 2 cm de holgura a lo largo y a lo
ancho respecto al rtulo que contenga
Rtulo:
El rtulo utilizado en las tulas ser el siguiente:
Las CAJAS tendrn las siguientes especificaciones:
De acuerdo a las necesidades de empaque.
Otras caractersticas:
Dimensiones:

Cajas de dimensiones menores a Caja pequea

32 cm x 26
cm x 34 cm (largo, ancho, alto) en cartn corrugado de calibre C540K
segn norma Icontec NTC 452.
Material:
Cajas en dimensiones mayores a 32 cm x 26 cm x 34 cm (largo,
ancho, alto) en cartn corrugado de doble pared de designacin 1050
(tipo D7K) segn norma Icontec NTC 452.
Rtulo
El rtulo utilizado en las cajas ser el siguiente:
El PRECINTO de seguridad tendr las siguientes especificaciones:
Dimensiones
Correa de 27 cm de fcil aplicacin y remocin
Material
Polipropileno de alta densidad
Rtulo
- Correa dentada
- Sin lnea de ruptura fcil
Numeracin
- 7 caracteres alfanumricos
- Numeracin estampada al calor en la etiqueta
- Adhesivo con numeracin y cdigo de barras correspondiente
Se mostrar que el fabricante del precinto cumple con la norma de
Calidad
calidad ISO PAS 17172.
El cerrado de la caja ser con cinta adhesiva de 48 mm de ancho y no obstruir la
visibilidad de los rtulos.
REPORTE DEL PROCESO DE SUPERVISIN DE EMPAQUE DEL MATERIAL DE
EXAMEN
Describa cmo su sistema de verificacin generar un reporte del avance del proceso, en
qu consistir este informe, regularidad con que se generar y cmo ser enviado al
ICFES:

50

SEGURIDAD
Describa como funcionar el soporte tcnico a su sistema en caso de ocurrir alguna
eventualidad en el desarrollo del proceso:

Describa cmo va a garantizar la integridad de las informacin entregada por el ICFES:

Describa la infraestructura con que contar el proceso para responder a contingencias

diferentes a la relativas al sistema, durante el desarrollo del proceso:

BODEGAJE DEL MATERIAL YA EMPACADO

Describa cmo ser su proceso de almacenaje y despacho en la bodega de material ya
empacado. Si aplica describa las herramientas tecnolgicas que utilizar:

51

8. DISTRIBUCIN, RECOLECCIN Y DESEMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

DESCRIPCIN DEL PROCESO
Describa detalladamente cmo realizar la distribucin de examen en todo el territorio
nacional. Incluya cmo controlar las novedades que ocurran durante el proceso. Incluya
sistemas de gestin de transporte que soporten su operacin:

El siguiente ser el procedimiento que se establecer para responder a requerimientos

52

extraordinarios del ICFES a poco tiempo antes de la prueba y de obligatorio cumplimiento

(tutelas, derechos de peticin, etc.):

Describa cmo realizar la distribucin y recoleccin de la prueba de Arquitectura:

Un da hbil despus de terminada la aplicacin se transportar de forma segura al ICFES

5 ejemplares del original de cada uno de los instrumentos de evaluacin, correctamente
empacados, en tula plstica, sellada con precinto de seguridad y en caja vinipelada.
Las ciudades dispondrn de coordinadores zonales que liderar y gestionar la operacin
en su respectivo territorio.
Ciudad
Marque con una x
MEDELLN
X
MANIZALES
X
BARRANQUILLA
X
CARTAGENA
X
VALLEDUPAR
X
MONTERIA
X
NEIVA
X
VILLAVICENCIO
X
TUNJA
X
CALI
X
POPAYN
X
PASTO
X
BUCARAMANGA
X
CCUTA
X
BOGOT
X
Otras ciudades en las cuales dispondr de coordinadores zonales que liderar y
gestionar la operacin en su respectivo territorio (adicione filas de ser necesario).

REPORTE DE AVANCE DEL PROCESO DE DISTRIBUCIN Y RECOLECCIN

Describa cmo realizar la trazabilidad del proceso de distribucin y recoleccin del

53

material de examen, cmo generar un reporte del avance del proceso, en qu consistir
este informe, regularidad con que se generar y cmo ser enviado al ICFES. Recuerde
que como mnimo deber presentar reportes del xito de cada entrega a travs de
mensaje de texto una vez el material sea entregado en el sitio de aplicacin.

Describa en qu momento de su sistema de trazabilidad permite realizar las siguientes

validaciones (Adicione ms filas si su sistema permite verificaciones adicionales):
Que para los envos terrestres, los
conductores informen su posicin y el
estado de la mercanca en puntos de
control a lo largo del trayecto.
Que el conductor del contratista o el
representante en cada sitio informe el
estado de la entrega del material: Cumplido
o novedad. El reporte del cumplido de
entrega podr ser cmo mnimo por
mensaje de texto o similar.
COBERTURA
Describa a continuacin la informacin de la bodega principal en donde se almacenar el
material de examen por 4 meses.
Espacio de bodega destinado exclusivamente al
Direccin y telfono
almacenaje de material del ICFES (metros cbicos)

Describa en la siguiente tabla las sucursales u oficinas con que cuente a nivel nacional
para el presente proyecto (adicione filas de ser necesario):
Marcar con
Marcar con una x
una x
Direccin
Ciudad o
No
Departamento
y
Ser utilizada
municipio
Telfono Sucursal Oficina como bodega
nodo?
1
2
3

54

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
DESCRIPCIN DEL PARQUE AUTOMOTOR
CARROS PROPIOS
ITEM

CAMIONES

MULAS

FURGONES

OTROS

CANTIDAD
GPS
CELULARES
AVANTELES
PERIODICIDAD
DEL
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO

TOTAL

CARROS SUBCONTRATADOS

ITEM

CAMIONES

MULAS

FURGONES

OTROS

TOTAL

CANTIDAD
GPS
CELULARES
AVANTELES
PERIODICIDAD
DEL
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO

Describa los tipos de vehculos que se

utilizarn para la distribucin en zonas de
difcil acceso:
Describa lo vehculos que se utilizarn para
la distribucin en zonas con problemas de
orden pblico:
Describa los protocolos de seguridad que implementar para el proceso de distribucin y
recoleccin del material de examen:

Idealmente, los vehculos en que se transporte el material de examen slo lo

podrn hacer en horas del da. De 6:00 am a 6:00 pm
55

Para los envos en que el vehculo deba pernoctar slo lo podr hacer en sitios
previamente establecidos por el contratista y que garanticen la seguridad del
material.
Los conductores debern reportar su posicin y el estado de la mercanca en los
puntos de control establecidos por el contratista

Describa las adecuaciones de seguridad que se realizarn en la bodega principal

enunciada en el anterior numeral COBERTURA. (Incluya planos, esquemas de seguridad,
y cualquier otra informacin relevante):

rea de bodegaje para uso exclusivo de material del ICFES, aislada fsica y
visualmente, de piso a techo, de los dems materiales que se encuentren en la
bodega.
El material con que se asle el rea deber ser lo suficientemente duro y grueso
para evitar agujeros, huecos o cualquier oportunidad de extraer material o
informacin. No se podr realizar el aislamiento con mallas plsticas o telas.
El acceso a esta bodega ser con candado y clave.
Circuito cerrado de TV
El rea de recepcin de material deber estar aislada fsicamente, al menos por
una malla metlica de cualquier material de otros clientes del contratista.
Condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin adecuadas.
El ordenamiento se har en RACKS.
Se dispondr de 1 montacarguista para atender el cargue y descargue del material
del ICFES.
Los racks sern divididos por zonas geogrficas del pas.

El contratista deber contar en bodega principal con el personal necesario para garantizar
los tiempos del proceso. Como mnimo deber contar con:

Un montacarguista que atienda exclusivamente las rutinas del ICFES durante los
procesos de cargue y descargue de material en los racks.
4 operarios para el cargue del material.
1 guardia de seguridad que vigile el cargue y descargue de materiales al vehculo
de transporte y 1 en la puerta de la bodega que se dedic a materiales ICFES
mientras se realiza este proceso.
Siempre que se abra la bodega del ICFES deber haber un 1 guardia de seguridad
vigilando el proceso.

Describa las adecuaciones de seguridad que se realizarn en todas sucursales que

seleccion como bodegas nodo en el anterior numeral COBERTURA. (Incluya planos,
esquemas de seguridad, y cualquier otra informacin relevante):

rea de bodegaje para uso exclusivo de material del ICFES, aislada fsicamente,
de piso a techo, de los dems materiales que se encuentren en la bodega ya sea
con malla de acero o con enrejado.
El acceso a esta bodega deber ser como mnimo con candado.

56

Condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin adecuadas.

Describa los protocolos de seguridad que se implementarn en la bodega principal y en

las bodegas nodo para el manejo de materiales del ICFES:

Siempre deber haber un guardia de seguridad vigilando el flujo de cajas desde la

bodega del ICFES hasta el vehculo de transporte.
Los materiales nunca deber ser dejados desatendidos durante el cargue y
descargue
Durante el cargue y descargue los materiales del ICFES no podrn ser dejados
junto a materiales de otros clientes del contratista.
Ya sea en bodega principal o en bodega nodo el material de examen del ICFES no
podr almacenarse, en ningn momento, junto a materiales de otros clientes del
contratista. Siempre tendr que estar almacenado en su totalidad en bodegas con
las condiciones anteriormente descritas. De igual manera, el material del ICFES
nunca podr ser almacenado directamente en el piso. Siempre deber ser ubicado
sobre estibas o una estructura similar.
REPRESENTANTE DE LA DIVISIN DE PROCESOS LOGSTICOS PARA LA
APLICACIN DE LAS PRUEBAS

Para las pruebas SABER PRO y SABER 11, en cada sitio de aplicacin
se suministrar la siguiente cantidad de representantes de la divisin de
procesos logsticos. Este representante cumplir con las funciones
descritas en el Manual del representante del operador logstico del
ICFES

1 por cada 650

alumnos que
presenten el
examen en la
institucin

Se ofrecer personal adicional para la aplicacin de las pruebas SABER PRO y SABER
11? (NO/SI)
Descripcin

CAPACITACIN DEL REPRESENTANTE DE LA DIVISIN DE PROCESOS

LOGSTICOS
Describa la metodologa con la cual seleccionar y capacitar a los representantes de la
divisin de procesos logsticos a nivel nacional en cuanto a los siguientes conocimientos:

Procedimientos de entrega y recoleccin del material de examen.

Protocolos de seguridad para custodia y manipulacin del material.
Procedimientos para el pago de nmina.
Manejo de contingencias.

57

Describa los recursos utilizados para tal fin y la metodologa de evaluacin empleada en el
proceso:

RECIBOS DE CONTROL PARA LA DISTRIBUCINY RECOLECCIN DEL MATERIAL

DE EXAMEN
Ilustre o adjunte una muestra del recibo de entrega y recoleccin del material de examen

Ilustre o adjunte una muestra del formato para el control de hojas de respuesta

Ilustre o adjunte una muestra del formato para el control de cuadernillos de ausentes

Ilustre o adjunte una muestra de la planilla de control

Describa la estrategia que se implementar para el retorno del recibo de entrega y

recoleccin del material de examen diligenciado en el sitio de aplicacin, para el momento
en que el delegado del ICFES se dispone a abrir las cajas y tulas con hojas de respuesta
en la bodega principal de la divisin de procesos logsticos.

58

9. DISTRIBUCIN Y RETORNO DEL MATERIAL DE KITS

SUPERVISIN DEL EMPAQUE DE KITS DE APLICACIN
Describa la metodologa que utilizar para garantizar que los kits se encuentran
correctamente armados de acuerdo a la informacin entregada por el ICFES. Describa
procedimientos, personal asignado, esquemas de trabajo, etc.

DISTRIBUCIN DEL MATERIAL DE KITS

Describa como distribuir los kits de aplicacin en la cantidad, ciudad, sitio, da y hora
establecidos por el ICFES.
KIT

ENTREGA

En el Nodo ICFES
correspondiente*
En un solo grupo en las
Kit para Coordinadores de Nodo
instalaciones del ICFES en
Bogot.
En un solo grupo en las
Kit para Coordinadores de
instalaciones del ICFES en
Municipio
Bogot.
A el Nodo ICFES
Material adicional para cada Nodo
correspondiente
*El nodo AGUADEDIOS se entrega en Bogot
Describa el procedimiento que implementar para la recoleccin y retorno del KIT PARA
DACTILOSCOPISTA y el KIT PARA EL LECTOR O KIT TIFLOLGICO. Describa cmo
estos materiales sern integrados al proceso de empaque de los kits para su
reutilizacin.
Kit de delegado

59

Ilustre o adjunte una muestra del Formato de devolucin del kit tiflolgico y dactiloscpico

10. DESEMPAQUE, LECTURA Y ALMACENAJE DE HOJAS DE RESPUESTA,

CUADERNILLOS DE RESPUESTA ABIERTA Y LISTADOS DE ASISTENCIA.
DESCRIPCIN DEL PROCESO
Describa el procedimiento que implementar para el procesamiento de las cajas con
material de examen que llegan desde los sitios de aplicacin
Una vez llegue el material de examen a la bodega principal del contratista en Bogot, se
separarn las cajas de cuadernillos de las de hojas de respuesta. Las cajas con hojas de
respuesta y las cajas con cuadernillos de hojas de respuesta sern enviadas a un rea de
conteo que el contratista deber adecuar como se muestra a continuacin:

Dentro de esta rea y en presencia de un delegado del ICFES, se proceder a la apertura

y conteo de hojas de respuesta para posterior entrega en las instalaciones del ICFES.

60

El contratista deber mostrar en su propuesta un proceso que garantice el retorno de la

totalidad de las hojas de respuesta y de cuadernillos de respuesta abierta. Este proceso
de verificacin en el rea de conteo se organizar de la siguiente manera:

Una vez ingresan las cajas, se procede a la apertura de cajas y tulas en presencia y bajo
autorizacin de un delegado del ICFES. Para poder autorizar la apertura de las tulas, el
delegado del ICFES confrontar el RECIBO DE ENTREGA Y RECEPCIN DEL
MATERIAL DE EXAMEN con el nmero de precinto que tenga la tula correspondiente.
Para esto, el contratista deber contar con un procedimiento de retorno de sus recibos
que permita entregar el RECIBO DE ENTREGA Y RECEPCIN DEL MATERIAL DE
EXAMEN al delegado del ICFES en el momento de apertura de la tula. En cualquier caso,
los precintos solo podrn ser abiertos previa autorizacin del funcionario del ICFES.
Se implementar un cuadro que tenga como mnimo los siguientes campos: sitio de
aplicacin, municipio, departamento y cdigo del sitio y observaciones. En este cuadro el
delegado del ICFES y el contratista debern llevar el control del desempaque de cada uno
de los sitios que se aplicaron y las observaciones que se encuentren en la tula.
Una vez abiertas las tulas, los operarios tomarn de a 1 tula, es decir, de a 1 institucin y
verificarn si en ella se presentaron novedades. El operario podr verlo a simple vista ya
que las hojas de respuesta vienen empacadas en grupos de presentes, ausentes y
novedades, en torre uno sobre otro como se muestra a continuacin:

61

Si la institucin no presenta novedades, la torre completa se pasar de forma ordenada al

rea de lectura. Si la institucin presenta novedad, el operario deber pasar al funcionario
del ICFES el grupo hojas de respuesta con novedad para que haga la respectiva
anotacin. Una vez hecha la anotacin, el operario pasar el paquete completo a otro
operario dedicado exclusivamente a empacar las hojas de respuesta.
Las hojas de respuestas, los cuadernillos de respuesta abierta, los listados de asistencia y
las actas de sesin debern ser entregados en su totalidad, empacados y ordenados
como lo especifica el ICFES y en las instalaciones del ICFES a ms tardar el viernes
siguiente a la aplicacin.
En caso de ser necesario, el contratista proveer de personal de apoyo al momento de
hacer la lectura de las hojas de respuesta, para corregir errores durante el proceso de
impresin, distribucin, recoleccin o desempaque para garantizar que los documentos
sean ledos dentro de los tiempos establecidos por el cronograma de trabajo del ICFES.
Las cajas, cintas, rellenos y dems materiales de empaque debern ser suministrados por
el contratista.
En caso de extraviar alguna hoja de respuestas o cuadernillo de preguntas abiertas el
operador dispondr de los medios, la logstica y los recursos para aplicar nuevamente la
prueba a los usuarios que falten, en los 10 das siguientes a la aplicacin, para garantizar
que sus resultados se entreguen a tiempo.
VERIFICACIN HOJAS RE RESPUESTA
Describa la metodologa que utilizar para verificar la devolucin de la totalidad de las
hojas de respuesta y los cuadernillos de respuesta abierta enviados a cada uno de los
sitios.

62

Describa cmo se generarn los reportes del el retorno de las hojas de respuesta.
Explique cmo inventariar la totalidad de las hojas, qu tipo de reportes generar, con
qu regularidad, que informacin incluir, como lo har llegar al ICFES, etc.

DESEMPAQUE, CORTE Y RETORNO DE CUADERNILLOS DE RESPUESTA ABIERTA

Describa el procedimiento que implementar para el desempaque, corte y retorno de
cuadernillos de respuesta abierta:
Los cuadernillos de respuesta abierta se entregarn en hojas sueltas listas para pasar por
la mquina de lectura ptica. Para esto, se abrirn los precintos de las tulas que los
contienen bajo el mismo procedimiento utilizado para las hojas de respuesta, bajo
autorizacin del delegado del ICFES.
Se transportarn de forma segura los cuadernillos a un rea de corte antes de
transportarlos a instalaciones del ICFES. El corte de los cuadernillos se realizar por las
lneas de corte que se indican en cada uno de ellos.
El corte de estos cuadernillos garantizar una correcta lectura ptica de cada una de las
hojas que lo conforman. Es decir, que el corte se encuentra exactamente sobre las lneas
de corte y que es un corte uniforme y liso, sin pelusas o imperfecciones.
Las hojas sueltas de los cuadernillos de respuesta abierta ya cortados sern enviadas al
ICFES durante la semana de desempaque en envos diarios, a las 8:00 y 14:00 horas, en
la oficina de lectura ubicada en las instalaciones del ICFES.

En cada caja se empacarn las hojas apilndolas en 2 torres, una institucin tras
63

otra, hasta completar la torre.

Se debern agregar cartones del tamao de la hoja de respuesta sobre cada torre
indicando (Torre1, Torre 2) segn el orden que siga el empaque.
No se podrn empacar instituciones en cajas diferentes ni en torres diferentes.
El empaque de los cuadernillos de respuesta abierta debe ser ajustado pero
garantizando que las hojas no se maltraten durante el transporte. El contratista
podr agregar un material de relleno para los espacios vacos de las cajas y
garantizar el ajuste.
En el exterior la caja deber pegar un letrero con su contenido indicando un
nmero consecutivo de cajas e indicando prueba y sesin. Adicionalmente deber
indicar la cara por la cual se debe abrir la caja para encontrar las hojas de
respuesta mirando hacia arriba.
La caja deber ser sellada con cinta y envuelta en Vinipel.

EMPAQUE Y RETORNO DE HOJAS DE RESPUESTA

Las hojas de respuestas sern entregadas durante la semana de desempaque en dos
envos diarios, a las 8:00 y 14:00 horas, en la oficina de lectura ubicada en las
instalaciones del ICFES.
El empaque deber ser en cajas de cartn as:

Empacados en una caja por sesin y por tipo de prueba.

En cada caja se empacarn las hojas de respuesta apilndolas en tres (3) torres
una institucin tras otra hasta completar la torre.
Se debern agregar cartones del tamao de la hoja de respuesta sobre cada torre
indicando (Torre1, Torre 2, Torre3) segn el orden que siga el empaque.
No se podr empacar una institucin en torres diferentes ni en cajas diferentes.
El empaque de las hojas de respuesta debe ser ajustado pero garantizando que
las hojas no se maltraten durante el transporte. El contratista podr agregar un
material de relleno para los espacios vacos de las cajas y garantizar el ajuste.
En el exterior la caja deber pegar un letrero con su contenido indicando un
nmero consecutivo de cajas e indicando prueba y sesin. Adicionalmente deber
indicar la cara por la cual se debe abrir la caja para encontrar las hojas de
respuesta mirando hacia arriba.
La caja deber ser de doble pared, de designacin 1050 (tipo D7K) segn norma
Icontec NTC 452.
La caja deber ser sellada con cinta y envuelta en Vinipel.
El contratista deber disponer del personal necesario para el traslado de las cajas
a las dependencias dentro del Instituto a la hora de la entrega del material.
EMPAQUE Y RETORNO LISTADOS DE ASISTENCIA

Los listados de asistencia debern ser enviados al ICFES empacados de la siguiente

manera:

Las listas debern estar cosidas por sitio de aplicacin y ordenadas

64

consecutivamente por cdigo de sitio. El cdigo de sitio se encuentra en la parte

superior de la hoja, despus del nombre de la institucin.
Cuadro Listados de Asistencia

Debern venir empacados en cajas de cartn en dos torres apilando una

institucin tras otra hasta completar la torre, despus se apilar la segunda torre.
Las dos torres debern venir enfrentadas por el encabezado as:
Cuadro Empaque Listados de Asistencia

La caja deber estar marcada diciendo su contenido y una numeracin

consecutiva segn el orden en que se enven al ICFES.

SEGURIDAD
Describa las adecuaciones de seguridad que se realizarn para el rea que dedique a la
verificacin del retorno de hojas de respuestas:

Deber ser un rea aislada fsicamente, de piso a techo del resto de la bodega.
El cerramiento deber impedir que se hagan hendiduras, agujeros o cualquier
ruptura que permita la extraccin de material.
El acceso a esta bodega deber ser como mnimo con candado.

65

Deber tener las condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin

adecuadas.
Deber contar con un diseo de planta que permita el flujo adecuado de
materiales.
Circuito cerrado de TV. Las cmaras debern cubrir todos los ngulos del rea
Guardia de seguridad en cada puerta.

Describa los protocolos de seguridad que se implementarn en el rea de procesamiento

de cajas de hoja de respuesta:

Los operarios de empaque del material de examen debern llevar un overol sin
bolsillos, marcado con un nmero nico en la espalda que permita su identificacin
por las cmaras de seguridad. Debern llevar el overol correctamente puesto y con
la cremallera completamente cerrada durante toda la jornada laboral.
Los operarios debern portar el carnet de identificacin de empleado del
contratista durante toda la jornada laboral.
Si la persona que ingresa al rea no hace parte del personal de empaque deber
ser autorizada por escrito y deber portar una ficha con numeracin visible para
las cmaras de seguridad.
Toda persona que entre a esta rea deber someterse a una requisa exhaustiva
con el fin de evitar el ingreso de cualquier elemento prohibido.
No se podr ingresar ningn tipo de elemento electrnico o mecnico que facilite la
sustraccin de informacin tales como telfonos celulares, cmaras, memorias
USB, MP3 o cualquier otro reproductor de msica, etc.
No se podrn ingresar elementos metlicos como aretes, collares, manillas, joyas
ni armas de ningn tipo. Tampoco se permitir ingresar con ningn tipo de gorra o
sombrero.
Slo se permitir el ingreso de bebidas a manera de refrigerio a las reas seguras,
sin embargo, estas bebidas debern estar ubicadas en un espacio separado de las
mesas de trabajo. Los operarios debern desplazarse de su mesa de trabajo para
refrescarse y en ningn momento podr haber alimentos o bebidas sobre las
mesas de trabajo.
Ningn operario podr trabajar en estado de embriaguez o bajo el estado de
sustancias prohibidas.
El personal de vigilancia deber llevar minuta de la entrada y salida de todas las
personas que ingresen al rea.
Cualquier otra medida de seguridad necesaria para garantizar la confidencialidad
de la informacin.

CUSTODIA DEL MATERIAL DE EXAMEN

Describa las condiciones de custodia del material de examen:
La divisin de procesos logsticos del mantendr custodiado el material en sus
instalaciones durante 4 meses el material de examen, sin embargo podr permanecer
tiempo adicional sin que sobrepase el plazo de duracin del contrato, incluyendo sus
prorrogas, de acuerdo a las necesidades del ICFES.

66

En cualquier momento del proceso, el ICFES podr solicitar al contratista localizar uno o
varios cuadernillos en particular para ser entregados en el ICFES. Por lo tanto, el material
de examen del ICFES se mantendr almacenado en completo orden y conocer la
ubicacin exacta de cada caja, tula y paquete.
11. DESTRUCCIN DEL MATERIAL DE EXAMEN
DESCRIPCIN DEL PROCESO
Especifique el procedimiento que utilizar para la destruccin de material de examen

Las tiras de papel del material destruido tendrn como mximo un ancho de 0.5 cm
Cuantas cmaras de seguridad sern destinadas para cubrir el rea de procesos de
destruccin de material de examen?

67