Enterprise Resource Planning (ERP) and

Product selection
in Small and Medium Enterprise (SME)
organizations
Pemilihan Enterprise Resource Planning
(ERP) dan Produk
pada Organisasi Usaha Kecil dan Menengah
(UKM)
diterjemahkan oleh
Shafira Karamina Alifah
1206201731
Teknik Industri Universitas Indonesia
Abstrak: Dalam makalah ini kami mengeksplor aspek manajemen proyek dan
proses seleksi spesifikasi produk ERP dalam organisasi kecil dan menengah
dibandingkan organisasi besar. Dalam lingkungan bisnis saat ini, persaingan antara
perusahaan dan kompleksitas jaringan pasar berkembang secara cepat. Oleh
karena itu efisiensi penggunaan sumber daya, integrasi dari berbagai departemen
dalam perencanaan dan eksekusi menjadi semakin strategis. Oleh karena itu ERP
diimplementasikan pada berbagai tingkatan di perusahaan dengan skala yang
berbeda. Mengingat ketersediaan teknologi dan peralatan yang relatif murah, lebih
banyak bisnis kecil dan menengah yang menggunakan aplikasi ERP. Banyak sekali
bermacam produk ERP yang tersedia. Dengan demikian, proses desain dan
pelaksanaan seleksi produk yang optimal dan efisien sangat penting. Dalam
makalah ini, kami membahas proses seleksi ini sebagai sebuah proyek dan
mengidentifikasi karakteristik kunci yang melekat dalam pengelolaan proyek ini.
Kami menganalisis proses seleksi produk dari karakteristik ERP pada perusahaan
dan skala yang berbeda untuk menentukan perbedaan dan persamaan cara untuk
mengatasi masalah ini dalam manajemen proyek.
Kata kunci: pemilihan ERP, manajemen proyek, pemilihan produk, ukuran
perusahaan

I. PENDAHULUAN
Desain kinerja yang optimal dan efisien pada proses pemilihan produk ERP
merupakan manajemen proyek yang semakin banyak perusahaan hadapi setiap
hari. Persaingan dalam dunia bisnis hari ini mencoba untuk membuat penggunaan

sumber daya lebih efisien, mengintegrasikan layanan dan rantai pasokan dan
bertindak dalam dan cara tercepat dan paling optimal untuk memaksimalkan
keuntungan mereka. Akibatnya, lebih banyak perusahaan yang menggunakan ERP
dalam organisasi mereka. Ketersediaan teknologi dan peralatan yang relatif murah
memungkinkan lebih banyak perusahaan kecil dan menengah untuk menggunakan
aplikasi ini. Dengan demikian, semakin banyak perusahaan kecil dan menengah
serta besar yang membeli produk ERP. Langkah pertama dan mungkin langkah yang
paling penting bagi suatu perusahaan untuk mengadopsi aplikasi ERP adalah untuk
memilih produk yang akan digunakan. Pemilihan produk ERP adalah proses dinamis
yang lebih mempengaruhi tahap akhir bukannya langkah optimasi statis. Proses ini
dalam hal manajemen proyek, menyediakan wawasan untuk memahami pentingnya
karakteristik proses ini dan mengidentifikasi langkah-langkah yang harus diambil
untuk mencapai hasil yang optimal dan efisien. Kami mempelajari kerangka proyek
manajemen proses pemilihan produk ERP dalam makalah. Kami mengidentifikasi
karakteristik penting dan sifat. Kami kemudian membandingkan hasil kami pada
perusahaan dari berbagai ukuran dan melihat apakah ada persamaan dan
perbedaan yang mendasar.

II. SURVEY LITERATUR

Sebuah sistem ERP dapat didefinisikan sebagai: "Sebuah manajemen sistem
perangkat lunak yang memungkinkan otonom organisasi mengotomatisasi dan
mengintegrasikan sebagian besar proses bisnis, data saham dan praktek umum di
perusahaan dan memproduksi dan mengakses informasi di lingkungan langsung.
Tujuan utama dari sistem ERP adalah bahwa informasi harus dimasukkan sekali.
"(Marnewick, C. dan L. Labuschagne 2005). Oleh karena itu, sebuah sistem ERP
lebih dari produk atau perangkat lunak. Sistem ERP menghubungkan strategi,
struktur organisasi dan proses bisnis dengan sistem komputer (Gibson, N., Belanda,
CP dan Light, B. 1999). Pasar ERP menjadi proses penting sebagai misi strategis
untuk organisasi mempertimbangkan adopsi aplikasi ERP (X. Franch, Rev. JA).
Ada pendekatan yang berbeda untuk proses pemilihan produk ERP untuk
memecahkan seleksi masalah. Aplikasi ERP dapat dianggap sebagai paket COTS
(Commercial rak). Penelitian menunjukkan bahwa ada metode yang digunakan
secara luas untuk memilih COTS (Navarrete, F., Botella, F., Franch F., 2005). Metode
rancangan dapat ditingkatkan dengan kelincahan untuk menghasilkan pendekatan
baru manajemen proyek ERP. Pendekatan ini memerlukan alat-alat analisis untuk
membuat keputusan yang tidak dapat dibatalkan dalam menghadapi ketidakpastian
ERP (Alleman, GB 2002). SCARLET (Maiden, N., Kim, H., Ncube, sekitar tahun 2002),
Otso (Kontio, J. 1996),) CARE (Chung, L. Cooper, K., Courtney, S. 2004, PECA (Dorda,
C. Dean, C, Morris, E., Oberndorf, P. 2002), CRE (Alves, C. Castro, J. 2001), STACE
(Kunda, D. 2003), Skor (dipan Morris, A. 2000), SALT (Mr. Morisio, Reaman CB, VR
Basili, AT Parra, SE Kraft, SE Condon. 2002) adalah beberapa metode tangkas yang

diterapkan secara luas untuk penentuan proses seleksi perangkat lunak komersial
dan juga dapat diimplementasikan pada paket ERP.
PLA adalah proses lain dari analisis keputusan yang dapat digunakan untuk
memfasilitasi evaluasi sistem ERP yang cocok. Ini adalah atribut dari penilaian
metode yang terdiri dari tiga tahap: dekomposisi, penilaian perbandingan, dan
sintesa prioritas (Saaty, TL, Alexander JM, 1989).
Persyaratan dalam proses seleksi yang diidentifikasi dalam karya Bernroider & Koch
(2000) mempertimbangkan empat dimensi utama dalam proses seleksi: organisasi,
pengambilan keputusan, psikososial dan sistem informasi (Bernroider, E., S Koch,
1999). Hasil penelitian mengidentifikasi kunci dimensi dari perusahaan kecil dan
menengah. Investigasi terkait dengan bidang manajemen proyek yang lebih luas
telah memungkinkan kita untuk mengembangkan kerangka kerja untuk pendekatan
sistematis pada masalah pemilihan produk ERP di mana kami bisa menerapkan
metodologi kami untuk mendapatkan hasil yang unik.

III. BAGIAN I MODEL KONSEPTUAL

Proses seleksi adalah rancangan keputusan sumber daya manusia dan sumber daya
finansial yang akan digunakan dalam skala tertentu. Dengan demikian, hal itu harus
direncanakan dan dikelola secara efektif untuk mencapai hasil yang baik. Pemicu
utama proyek harus diidentifikasi lebih awal dan mereka harus sejalan dengan misi
dan strategi. Sistem baru harus berkontribusi langsung pada tujuan bisnis.
Pemilihan proyek produk ERP dan tim pada bidang yang berbeda harus dilatih.
Departemen ini memiliki fungsi dan oleh karena itu tidak perlu diwakili dalam tim.
Pemimpin tim juga harus menjadi salah satu bagian fungsional. Durasi dan
anggaran proses seleksi harus dievaluasi. Tujuan dan pendorong utama proyek ini
harus jelas dinyatakan sejak awal. Hal ini penting untuk proyek revaluasi.
Pengkajian ulang harus dilakukan dalam tujuan dan potensi masalah karena
keberhasilan dan kegagalan menentukan pencapaian. Perlu dicatat bahwa produk
ERP adalah investasi penting untuk perusahaan daripada aplikasi komputer
sederhana. Konsultan dapat digunakan selama proses ini, tetapi hati-hatilah karena
mereka memiliki kepentingan yang bertentangan. Penasihat harus memberikan
pengetahuan khusus dan keahlian daripada mengkoordinasikan keputusan.
Menentukan kebutuhan fungsional yang berkaitan dengan persyaratan tersebut
merupakan langkah penting dalam menyempurnakan vendor perangkat lunak yang
akan dipelajari mendalam. Metodologi yang berbeda dapat digunakan untuk
mengevaluasi paket. Beberapa metode ini seperti analisis biaya, pengujian skenario
yang berbeda dan kompatibilitas paket untuk seleksi kriteria. Vendor ERP juga dapat
membantu dalam proses seleksi dengan menyediakan rincian produk tertentu dan
demonstrasi produk. Kunjungan ke lokasi menggunakan aplikasi ERP yang menarik
adalah metode yang dapat memberikan informasi berharga. Total biaya kepemilikan

juga merupakan kriteria penting. Ini tidak hanya mencakup biaya lisensi, tapi segala
macam biaya adopsi dan penggunaan sistem ERP jangka panjang seperti biaya
pelatihan, atau biaya pemeliharaan yang digunakan dalam sistem.
Sebagai hasil dari langkah-langkah di atas dan penilaian proposal akan diberikan
kepada beberapa pemasok untuk keputusan akhir. Keputusan dapat diambil oleh
manajemen perusahaan, namun perlu diingat bahwa pengetahuan dan pengalaman
pemimpin tim adalah yang paling berharga.
Tahapan proses seleksi memang telah diidentifikasi di atas, namun perlu diingat
bahwa ada proses teknis, budaya, isu politik dan psikologis dalam hal ini. Budaya
perusahaan, politik dan isu-isu kekuatan pemangku kepentingan juga sangat
penting untuk menentukan hasil dan keberhasilan proses pengambilan keputusan.
Apakah ini merupakan pilihan yang tepat atau tidak, dapat ditentukan dalam jangka
panjang dan hasilnya merupakan kombinasi keahlian manajemen proyek yang baik.
Kuesioner disusun mengikuti kerangka yang dijelaskan di atas. Hal ini menjelaskan
dan menggambarkan jalan yang harus diikuti untuk memaksimalkan proses seleksi
produk ERP. Hasil dari kuesioner dibahas dan dievaluasi pada bagian berikutnya.

IV. HASIL DAN KESIMPULAN

Pada bagian ini kami menyajikan kesimpulan berdasarkan wawancara dan
kuesioner. Pada kuesioner, terdapat 47 isu dari 7 kategori yang berbeda. Terdapat 7
pertanyaan tambahan untuk mengumpulkan informasi latar belakang tentang
responden dan kabinetnya. Ketujuh kategori tersebut adalah: perencanaan,
penetapan tujuan, manajemen, dokumentasi fungsional, evaluasi dan kategori
subjektif. Kategori subjektif ditambahkan untuk meningkatkan pertanyaan yang
jawabannya terkait dan tergantung pada karakteristik perusahaan. Pertanyaan
dalam kategori ini diperiksa secara rinci untuk mengidentifikasi perbedaan atau
persamaan tergantung pada ukuran perusahaan. Kategori penilaian termasuk
pertanyaan di mana responden mengevaluasi proses seleksi. Lima kategori lainnya
diperiksa untuk melihat apakah ada perbedaan yang nyata.

Gambar 1 Perbedaan karakteristik berdasarkan kategori

Kami menemukan bahwa sifat fungsional dari proses seleksi bervariasi tergantung
pada ukuran skala perusahaan. Seperti terlihat pada grafik di atas, jumlah respon
yang berbeda dalam kategori fungsional memiliki nilai terbesar. Kita melihat bahwa
arah fungsional pada perusahaan dengan skala yang berbeda tidak sama.
Alasannya perbedaan ini adalah tingkat kegiatan. Kegiatan yang berlangsung di
evaluasi dan kelompok sasaran pelaksanaan tidak terdapat pada grafik di atas,
karena mereka memiliki hasil yang sama untuk ketiga perusahaan.

Gambar 2 perbedaan ukuran keberhasilan

Keberhasilan pemilihan proyek dapat dievaluasi berdasarkan beberapa kriteria.
Penyimpangan perkiraan durasi dan biaya adalah salah satu kriteria ini. Karena kita
tidak memiliki akses terhadap data ini kita memilih persentase selisih biaya dan
durasi pada kinerja proyek yang ditinjau. Penyimpangan parameter keberhasilan
proyek bervariasi sesuai dengan tingkat perusahaan. Kesenjangan dari biaya proyek
untuk usaha kecil dan menengah sangatlah kecil, karena mereka menghabiskan

anggaran yang terbatas untuk proses ini. Mereka dapat mentolerir perbedaan pada
kedua durasi atau ruang lingkup proyek, tetapi mereka mengamati perkiraan biaya
proyek dengan ketat. Perubahan perilaku ini meningkatkan ukuran perusahaan.
Penyimpangan biaya dapat lebih ditahan sedangkan perbedaan waktu kurang dapat
ditoleransi. Perbedaan terbesar dari waktu ke waktu yang diamati yaitu pada SONY;
sebuah perusahaan media menengah-besar terkait dengan perusahaan
multinasional di luar negeri. Alasan ini muncul untuk transfer pengetahuan dari luar
negeri. Ini jenis perilaku perusahaan yang unik dan umum terkait dengan
perusahaan global dari perangkat lunak ERP yang digunakan di sekitar dunia (IFS
dalam kasus Sony). Bagi perusahaan-perusahaan ini, masalah pemilihan produk ERP
bisnis menentukan modul terkait dan mengadaptasi modul ini pada lingkungan
bisnis Turki. Durasi proyek untuk seleksi dan adaptasi modul membutuhkan waktu
yang lebih sedikit. Jadi, walaupun deviasi persentase tampak besar, skala menjadi
jauh lebih kecil. Terlebih lagi, usaha menengah di seluruh produk ERP harus
melakukan semua spesifikasi yang diusulkan dan anggaran harus dijaga relatif
konstan. Selain itu, karena pekerja yang bekerja dalam proses seleksi kerja ERP
bekerjapada proyek lain pada saat yang sama, proyek ini terbuka terhadap
penyimpangan. Kami telah menyertakan perusahaan ini karena perilakunya yang
merupakan contoh prototipe perusahaan kecil di Turki.
Sekarang kita akan memeriksa karakteristik ERP pemilihan produk dalam berbagai
kategori lebih rinci dalam perspektif komparatif. Yang pertama kategori berencana.
Kategori ini termasuk kegiatan seperti pemantauan proyek, antisipasi dampak pada
masa depan dan checklist penentuan persyaratan. Rata-rata di semua bisnis, kita
telah dianggap memenuhi persyaratan kategori ini. Kategori kedua adalah
dokumentasi. Kategori ini mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan
dokumentasi proses yang tepat. Sekali lagi, ketiga perusahaan menyatakan bahwa
mereka memiliki dokumentasi yang tepat untuk referensi di masa mendatang.
Kategori ketiga adalah nilai target. Bagi sebuah proyek agar berhasil diselesaikan,
beberapa tujuan harus diidentifikasi dan proses terhadap tujuan tersebut harus
dinilai pada interval tertentu untuk memastikan keberhasilan. Ketiga jenis
perusahaan telah menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas untuk mencapai
tujuan akhir pemilihan produk yang tepat. Kategori keempat adalah kategori
manajemen. Manajemen harus eksplisit mendukung proyek untuk memastikan
kesuksesan. Manajemen telah mengusulkan untuk memberikan promosi untuk
mengurangi durasi proyek. Dalam dua kasus pertama, manajemen telah
mendukung proyek. Kategori kelima adalah fungsional. Kategori fungsional meliputi
kegiatan yang berkaitan dengan posisi individu, metode dan peran bisnis dan
dampak dari semua pemangku kepentingan dalam proses seleksi. Total biaya
kepemilikan telah dipelajari oleh masing-masing perusahaan.
Di kelas kami mengumpulkan isu subjektif yang dapat memiliki lebih dari satu
jawaban "benar" dalam konteks. Kita melihat bahwa masalah teknis dan politik
memang penting.

Semua perusahaan telah mengevaluasi proyek-proyek mereka dan menyarankan

cara yang efektif untuk memperbaiki proses. Mereka menekankan pentingnya prasurvei pada produk.
V. KESIMPULAN
Proses seleksi ERP secara langsung mempengaruhi proses organisasi dan
keberhasilan/efektivitas bisnis. Menurut Statistik Institut Pemerintahan di Turki,
terdapat 196.000 bisnis di bidang manufaktur, ritel bisnis dan 617.000 perusahaan
grosir dan 14.252 perusahaan penyimpanan serta 1.075.000perusahaan
transportasi. Daerah ini mencakup banyak industri dengan pengguna software ERP.
Jika seleksi ERP berhasil diselesaikan, GNP Turki akan diperkuat secara alami.
Kita dapat menyimpulkan bahwa perusahaan-perusahaan Turki tidak mengikuti
metodologi tertentu untuk proses seleksi ERP yang memiliki struktur informal.
Mereka mempertimbangkan proses seleksi sebagai proyek. Dokumentasi,
perencanaan dan proses dalam segala kategori tampaknya merupakan proses yang
cukup terstruktur. Tapi kesenjangan pada baik waktu maupun anggaran tampaknya
menyatakan bahwa efektivitas proyek sebaiknya dapat ditingkatkan. Jadi, meskipun
proses tampak terstruktur, tapi juga harus dikelola secara lebih efisien. Skala yang
berbeda untuk perusahaan dari berbagai sektor, menimbulkan perbedaan melekat
dalam ukuran dan dampak langsung pada pemilihan produk ERP mereka. Usaha
kecil membutuhkan solusi yang lebih sederhana dan lebih murah untuk
mengembangkan proses seleksi yang berfokus pada aspek ini. Perusahaan
multinasional lebih memilih menggunakan solusi yang sama untuk perusahaan di
sektor ini dan mengusulkan solusi untuk adaptasi dan integrasi. Untuk perusahaan
asal Turki yang lebih besar, membutuhkan pemilihan ERP produk, pilihan paket
COTS dan proyek dengan skala yang lebih besar. Perusahaan akan menghadapi
tantangan serupa dalam mengelola proses seleksi produk ERP dan harus banyak
belajar dari pengalaman dan penelitian dalam bidang ini.

REFERENSI
[1] Alleman, GB (2002). Methods Agile project management for ERP: How to Apply
Agile Processes to Complex COTS Projects and Live to Tell about it. In Extreme
Programming and agile methods: XP / Agile Universe (pp. 70-88)
[2] X. Franch, J. Pastor, On the formalization of ERP purchases. Universitat de
Catalunya Polictcnica Polictcnica Universitat de Catalunya c / Jordi Girona 1-3
[3] Gibson, N., Holland, CP and Light, B. (1999). Enterprise Resource Planning: A
business approach to systems development. Proceedings of the 32 nd Hawaii
International Conference on System Science
[4] Marnewick, C. and L. Labuschagne (2005). A conceptual model for enterprise
resource planning (ERP). RAU Standard Bank Academy for Information Technology,
Rand Afrikaans University, Auckland Park, South Africa, information management
and information security, (vol. 13 No. 2, p. 144-155)

[5] Navarrete, F., Botella, F., Franch, F. (2005). How Agile COTS selection methods
are (and maybe)?. Proceedings of the Conference on EUROMICRO the31st software
engineering and advanced applications
[6] Saaty, TL, Alexander JM (1989). The analytic hierarchy process, Paris, Praeger. (P.
252)
[7] Chung, L. Cooper, K., Courtney, S. (2004). COTS-Aware Requirements
Engineering and Software Architecture, Proceedings of the RSR
[8] Kontio, J. (1995). OTSO: A systematic process for reusable software component
selection, University of Maryland Technical Report CS-TR-3478, College Park, MD
[9] Chung, L. Cooper, K. (2004). Matching, ranking and selection of components:
COTS Aware Requirements Engineering and Software Architecture Approach-A,
Proceedings 1st Workshop MPEC
[10] Wei, C., Chien, C., Wang, JJ, (2005). An approach based on AHP to the selection
of the ERP system, Int. J. Production Economics (Pp. 47-62)
[11] Maiden, N., Kim, H., Ncube, C. (2002). Rethinking process, information for
selecting software components, Proceedings of the 1st ICCBSS, LNCS 2255
[12] Ward, J., Griffiths, P. (1996), Strategic Planning of Information Systems, John
Wiley, 2nd edition.
[13] Eisenhardt, KM (1989), "Building theories from case study research", Academy
of Management Review, 14 (4), pp.532-550.
[14] Martin, MH "An ERP strategy", (1998), Fortune, February 2, p. 95-97.
[15] Avison, DE (1995), Fitzgerald, G. Information Systems Development
Methodologies, tools and techniques, McGraw-Hill, 2nd edition.
[16] Chung, L. Cooper, K., Courtney, S. (2004). COTS-Aware Requirements
Engineering and Software Architecture, Proceedings of the RSR
[17] Kontio, J. (1996), Case study of applying a systematic method for COTS
selection, In Proceedings of 18th Intl 'ICSE
[18] Chung, L. Cooper, K., Courtney, S. (2004). COTS-Aware Requirements
Engineering and Software Architecture, Proceedings of the RSR
[19] Dorda, C., Dean, C., Morris, E., Oberndorf, P. (2002). A process for the
evaluation software COTS
products. ICCBSS Acts 1, LNCS 2255
[20] Alves, C. Castro, J. (2001). CRE: A systematic method for COTS selection, XV
Brazilian Symposium on Software Engineering, Rio de Janeiro, Brazil
[21] Kunda, D. (2003). STACE: Social Technical Approach to the evaluation of
commercial software in component-Based Software Quality - Methods and
Techniques, LNCS 2693
[22] Morris, A. (2000). COTS Score: A Methodology for acceptance of COTS software,
Proceedings of the 19th DASC Philadelphia, PA
[23] Mr. Morisio, Reaman CB, VR Basili, AT Parra, SE Kraft, SE Condon. (2002). Based
COTS-software development: processes and outstanding issues, Journal of Systems
and Software 61 (p. 189-199)
[24] Kontio, J. (1995). OTSO: A systematic process for reusable software component
selection, University of Maryland Technical Report CS-TR-3478, College Park, MD

[25] Chung, L. Cooper, K. (2004). Matching, ranking and selection of components:

COTS Aware
Requirements Engineering and Software Architecture Approach-A, Proceedings 1 st
Workshop MPEC
[26] Niederman, F., Brancheau, JC, Witherbe, JC (1991), System of information
management for the 1990s, MIS Quarterly, December, (pp. 475-500) Recent
Researches in Applied Economics
ISBN: 978-1-61804-009-1 173
[27] Ncube, C., Maiden, N. (1999). PORE: Procurement requirements engineering
method for engineering-oriented development paradigm based system
components. In Proceedings of the Second
CBSE
[28] Bernroider, E., S. Koch (2000), differences in the characteristics of the ERP
system selection process between small or medium-sized and large organizations.
Proc. Americas Sixth Conference on Information Systems (pp. 1022-1028)
[29] Bernroider, E., S Koch, (1999). selection process in the ERP and large sized
companies. Business Process Management Journal, (vol. 7 ISS - 3. P. 251 257)
[30] http://www.die.gov.tr