CAPTULO I
ASPECTOS GENERALES
CAPTULO II
VENTANILLA DE RECEPCIN Y MANEJO DE LA
CORRESPONDENCIA (V.R.M.C.)
Artculo 8.- De la Ventanilla de Recepcin y Manejo de la
Correspondencia.
Instancia administrativa de reciente creacin o denominacin, es responsable de
recepcionar, registrar y encaminar la correspondencia en la Institucin, denominada
Ventanilla de Recepcin y Manejo de la Correspondencia (V.R.M.C.), dependiente
de la Direccin Nacional Administrativa Financiera y a Nivel Desconcentrado de las
Jefaturas Administrativas Financieras.
CAPTULO III
DE LA CORRESPONDENCIA
Artculo 12.- Concepto.
La correspondencia es un medio de comunicacin escrita importante para la
Institucin, que permite comunicarse a Nivel Nacional tanto intrainstitucional como
interinstitucional.
2.
Zonales y Sub-
b) Segundo Destinatario.
Nivel Nacional:
Direcciones Nacionales, cuando el primer destinatario sea la Direccin
General Ejecutiva.
Jefaturas de Departamentos
Unidades Operativas.
Directores de Hospitales y Clnicas.
Responsables de Policonsultorios.
Nivel Desconcentrado:
Jefaturas Administrativas Financieras.
Directores de Hospitales y Clnicas.
Responsables de Policonsultorios.
Unidades Operativas.
b.
Urgente.-
d.
g.
i.
Establecido
para
la
Atencin
de
la
PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO DE
CORRESPONDENCIA
10
CORRESPONDENCIA EXTERNA
PASO
UNIDAD
01
DESCRIPCION
Revisa la correspondencia a ser recepcionada y verifica lo siguiente:
1.
V.R.M.C.
02
2.
V.R.M.C.
11
3.
4.
03
V.R.M.C.
V.R.M.C...
destinatario
05
PRIMER
DESTINATARIO
06
SEGUNDO
DESTINATARIO
1.
2.
12
07
TERCER
DESTINATARIO
1.
2.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
08
V.R.M.C.
09
SECRETARA DE
PRIMER, SEGUNDO O
TERCER
DESTINATARIO.
b.
c.
13
Libros de Registro.
e.
Otros documentos.
Restricciones de la V.R.M.C.
10
h.
Recepcionar
correspondencia
u
otra
documentacin
estrictamente personal.
Remitir documentacin Institucional en calidad de personal.
Recepcionar documentacin que no est clara y correctamente
identificada.
Reservar nmeros en el correlativo del FORM HR-001 Hoja de
Ruta y Libro de Registro.
Repetir nmeros en el FORM.- (H.R.- 001) Hoja de Ruta y Libro
de Registro.
Recepcionar y asignar Hoja de Ruta a la correspondencia con el
rtulo de confidencial y/o personal.
Enviar correspondencia particular de los funcionarios, a las
Administraciones Desconcentradas u otros destinos.
Hacer abandono de sus funciones.
i.
a.
b.
c.
V.R.M.C
d.
e.
f.
g.
14
CORRESPONDENCIA INTERNA
PASO
NIVEL, AREA O
UNIDAD
PROCEDIMIENTO
1.
2.
a) Original al destinatario.
01
ORIGEN
02
Direcciones, Jefaturas de
Departamento, Unidades,
Divisiones y Personal
Operativo.
1.
2.
los siguientes
ADMINISTRACION NACIONAL
a) Registrar la sigla que identifique a Administracin Nacional.
b) A continuacin y separado con barra inclinada y/o guin,
15
D Direccin
General
Ejecutiva
OFN
DGE
0001
2009
Correlativo
Numrico
Identificacin
Particular
Identificacin de la
Administracin
Gestin
Guin
Barra
Inclinada
Barra Inclinada
Direccin N
Nacional
Administrativa
Financiera
CITE:
OFN
DNAF
0001
2009
Jefaturas de Departamentos.
Los Departamentos Nacionales, para determinar su sigla, tomarn
cinco letras de las cuales las tres primeras debern ser relacionadas
con el cargo JDN Jefatura de Departamento Nacional y las dos
siguientes las que identifiquen al Departamento en si.
Ejemplificacin del procedimiento
Sigla:
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin
16
Jefatura D
Humanos
JDNRH
Departamento
Nacional
Recursos
CITE: OFN
DNAF
/ JDNRH
0001
2009.
Unidad
Nacional
GP
Gestin y Planificacin
CITE: OFN /
DNGC
UNGP
0001
/ 2009
Divisiones
Las Divisiones Nacionales de igual forma conformarn su sigla con
cuatro letras, siendo las dos primeras letras DV necesariamente y
las restantes identificarn el nombre de la Divisin, anteponiendo la
sigla de la Direccin de rea de la cual dependen.
Otras Dependencias
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin
17
a.
b.
c.
d.
Administracin
Departamental
LP
La Paz
AD
ADM. DEPTAL..
LP
Identificacin
Departamental
Barra Inclinada
ADM
0001
2009
Gestin
Guin
Barra
Inclinada
18
Administraciones Regionales
Las Administraciones Regionales contarn con una sigla de cuatro
letras que identifique la regin, las dos primeras ser AR y las
otras dos restantes identificara la localidad, para posteriormente
hacer referencia la sigla del rea, Unidad, Encargado o
Responsable de la que depende.
Administracin
Regional
CM
Camiri
ADM
- 0001
2009
ARTJ
ARSR
Administraciones Zonales.
Las Administraciones Zonales contarn con una sigla de cuatro
letras, de las cuales las dos primeras debe ser AZ que la
identifique como Zonal, presidida de las siguientes que harn
referencia a la localidad, para posteriormente insertar la sigla del
rea, Unidad, Encargado o Responsable de la que depende.
Ejemplificacin del procedimiento:
Sigla:
A
Administracin
Zonal
OR
Oruro
CITE: AZOR
ADM -
0001
2009
AZTD.
19
Ejemplo:
Sigla:
A
Administracin
Sub-zonal
BJ
Bermejo
ASBJ
Sub-zonales
ASVM
AZPT
ASYC
ASRB
1.
20
03
2.
Secretara de primer 3.
destinatario
4.
5.
6.
7.
8.
21
MANUAL DE FUNCIONES
1.
CODIGO
AN-02
N de PAG.
1-2
22
23
8. ELABORADO POR: ..
9. REVISADO POR:
OFICINA CENTRAL
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin
24
FECHA
. N DE FOJAS .
HORA ADJUNTOS
DE
A:
..
.. .
INSTRUCCIONES
SECRETARA
PROYECTAR RESPUESTA
DAR CURSO
ARCHIVO
FECHA DE SALIDA
FECHA
././............
FIRMA Y SELLO
. N DE FOJAS .
HORA ADJUNTOS
DE
.....................................................
A:
..
.. .
INSTRUCCIONES
SECRETARA
PROYECTAR RESPUESTA
DAR CURSO
ARCHIVO
FECHA DE SALIDA
././............
FIRMA Y SELLO
.....................................................
SEGUNDO DESTINATARIO
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin
25
. N DE FOJAS .
HORA ADJUNTOS
..
INSTRUCCIONES
DIRECCIN NAL. DE SALUD
DEPARTAMENTOS NACIONALES
FECHA DE SALIDA
././............
FIRMA Y SELLO
.....................................................
TERCER DESTINATARIO
FECHA
. N DE FOJAS .
HORA ADJUNTOS
..
INSTRUCCIONES
DEPARTAMENTOS NACIONALES
FECHA DE SALIDA
././............
FIRMA Y SELLO
.....................................................
CUARTO DESTINATARIO
Direccin Nacional de Gestin de Calidad
Unidad de Gestin y Planificacin
26
FECHA
. N DE FOJAS .
HORA ADJUNTOS
..
INSTRUCCIONES
..
FECHA DE SALIDA
././............
FIRMA Y SELLO
.....................................................
HOJA DE RUTA
27
DATOS DE RECEPCIN
N DE CITE DEL DOC.
N DE FOJAS.
FECHA DE INGRESO
ADJUNTOS
..
HORA DE RECEPCIN
REMITENTE
REFERENCIA
FECHA DE SALIDA
././............
FIRMA Y SELLO
.....................................................
PRIMER DESTINATARIO
FECHA
N DE FOJAS .
HORA
ADJUNTOS
..
INSTRUCCIONES
DIRECTORIO
..
DIRECCIN EJECUTIVA
..
DIRECCIN DE SALUD
..
.....
FECHA DE SALIDA
././............
FIRMA Y SELLO
.....................................................
28
N DE FOJAS .
HORA
ADJUNTOS
..
..
INSTRUCCIONES
SECRETARIA
..
PROYECTAR RESPUESTA
..
DAR CURSO
..
ARCHIVO
.....
FECHA DE SALIDA
././............
FIRMA Y SELLO
.....................................................
FECHA
N DE FOJAS .
HORA
ADJUNTOS
A
..
..
INSTRUCCIONES
SECRETARIA
..
PROYECTAR RESPUESTA
..
DAR CURSO
..
ARCHIVO
.....
FECHA DE SALIDA
././............
FIRMA Y SELLO
.....................................................
29
30
31