Anda di halaman 1dari 11

KOMUNIKASI BISNIS

Oleh :
KELOMPOK 5
I Putu Eka Adi Putra

(1215351037)

Ni Made Dwi Ari Murti

(1215351040)

Desak Putu Dwi Puspaningsih

(1215351042)

Program Ekstensi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana
2013

PEMBAHASAN

Berkomunikasi Melalui Laporan dan Proposal

I. Pengertian laporan dan proposal bisnis


Laporan bisnis adalah dokumen factual dan objectif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis
tertentu ( bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis sebagai
suatu pesan yang objektif dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi
dari suatu bagian organisasi atau dari suatu institusi / lembaga ke lembaga yang lainnya untuk
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah
Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W Hildebrant dalam bukunya Effective
Business communication mendefinisikan tentang laporan bisnis (business report) sebagai suatu
laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana
penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar 2 definisi diatas, dapat diambil keputusan bahwa suatu laporan bisnis
mempunyai berbagai karakteristik seperti
netral,
tidak memihak,
objektif,
menyangkut informasi baik intern maupun ekstern ,
biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi
memiliki tujuan yang lebih jelas
semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa dan sosial dihadapkan pada berbagai
macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Semua level
organisasi mulai dari level bawah, menengah, hingga puncak memewrlukan berbagai macam
informasi dalam proses pengambilan keputusan.
Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan
suatu kegiatan tertentu. Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha, mendapatkan dana
dan lainsebagainya.
Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited proposal
adalah proposal yang ditunjukkan kepada pihak luar perusahaankarena pihak tersebut
mengumumkan atau memberitahukan kepatuhannya terhadap produk atau rencana bisnis
tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak diluar perusahaan atas

inisiatif perusahaan ata adanya pengumuman adat pemberitahuan dari pihak luar. Proposal
tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk bekerjasama.
Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasi kan dalam bentuk laporan. Dalam
penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk salah satu jenis lapoarn anlitikal. Oleh
karenan itu penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkahblangkah yang relative sama.
II.

Jenis jenis laporan bisnis


Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.
1.

Laporan menurut Fungsinya


Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.

Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi. Sedangkan,
laporan

analitis

adalah

laporan

yang

menyajikan

fakta,

menganalisis

dan

mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh


dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan
sebagainya.
2.

Laporan menurut Subjeknya


Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau

unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan
personalia, laporan produksi dan sebagainya.
3.

Laporan menurut Formalitasnya


Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada

umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.
4.

Laporan menurut Keasliannya


Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan

publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain; laporan
sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan
yang

dibuat

oleh

organisasi/perusahaan

swasta;

dan

laporan

lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.


5.

Laporan menurut Frekuensinya

publik

disusun

oleh

Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun
secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan harian;
sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti
munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
6.

Laporan menurut Jenisnya


Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk

cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).


7.

Laporan menurut Kegiatan Projek


Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan

akhir.
8.

Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan


Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan

pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung,
dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan
sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan
singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen
adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal
yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang
mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.
III.

Perencanaan laporan dan proposal


Perencanaan Laporan dan Proposal
Persiapan merupakan hal yang sangat penting dalam setiap aspek,termasuk membuat laporan.
Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal mencakup enam tahapan, sebagai
berikut :
1. Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup.
Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah yang mencakup tujuan penysunan
laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang dinnginkan, berapa
banyak, mengapa, dan kapan akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang
lingkup keterbatasan ( dana dan waktu ) dan judul suatu laporan.

2. Analisis audiens
Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam
mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis perlu
memperhatikan siapa sajayang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi
pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar
laporan bisnis yang disampaikan dapat mengenai sasaran.
3. Menentukan ide atau gagasan
Dalam tahap ini semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan dibuat
berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan hipotesis dapat
dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan.
4. Mengumpulkan data
Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan bisa diperoleh
dengan melakukan penelitian sekunder ( mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen
pemerintah, dan ensiklopedia, ) dan penelitian primer ( mencari data dari catatan
organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara dan daftar pertanyaan)
5. Menganalisis dan menafsirkan data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun,
untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasari pada fakta yang diperoleh
dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu lebih lama, analisis atau penafsiran
harus obyektif, jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan secara berhati-hati, hasil temuan diorganisasikan
dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline, perlu mempertimbangkan
berbagai metode pengorganisasian.

IV.

Bagian pokok laporan dan proposal

Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam
laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam
sebuah laporan bisnis
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka
kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua
paragraf dengan ataupun tanpa judul Pendahuluan. Bahkan dalam laporan berkala, judul
pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2.

Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas
dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat
membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik,
harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3.

Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam
Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan
Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian
penutup adalah sebagai berikut:

a.

Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi

poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
b.

Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan

pendapat pribadi kita sebagai penulis;


c.

Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan

yang telah dibuat;


d.

Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan

program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap
program/projek yang akan dilaksanakan.
V.

Pengorganisasian laporan dan proposal


Banyak penyusunan laporan suatu laporan atau proposal memiliki daya terik tertentu yang
akan memengaruhi pembacanya.oleh karena itu, selain maksud dan subjek, kebutuhan calon
pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana orgnaisasional untuk
seluruh tubuh laporan dan proposal ( body report)

Cara menyusun tubuh laporan dan proposal


Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan proposal dapat
menggunakan pendekatan deduktif dan induktif. Kebanyakan laporan bisnis disusun secara
deduktif kaena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan.
a. Pendekatan deduktif
Pendekatandedukitif atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

Secara umum, kita dapat

menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:

Eksekutif yang sibuk;


Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera;
Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral;
Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan

dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan;


Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.

b. Pendekatan induktif

Pendekatan induktif atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada
terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Pada
prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai
berikut:

Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan

dan rekomendasinya;
Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (berita buruk);
Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya;
Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.

Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal


Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-cara
terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan. Teks
dapat disusun dengan cara berikut:

Membuat topik atau kriteria


Cara ini merupakan hal umum dalam pembuatan laporan, judul utama mungkin
menggunakan kriteria standar, faktor faktor pemecah masalah, manfaat atau
karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perushaan
harus membeli atau memproduksi maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria
yang paling penting.

Menyusun urutan suatu peristiwa


Dalam pembuatan agenda, program konversi atau laporan perkembangan, aturan agenda
secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau
musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya.

Mendiskripsikan lokasi atau tempat


Tidak bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi dan tempat apakah dirumah,
pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya
yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.

Menjelaskan suatu proses atau prosedur


Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode itu
menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.

Menyusun urutan kepentingan secara alfabet


Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian atau topik yang paling penting,
selanjutya kurang penting atau tidak penting.

Menyusun urutan tingkat familaritas


Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau
familiar terlebih dahulu, kemudian menningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang
familiar. Sseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui
sebelumnya daripada tidak atau belum diketahui.

Menyusun sumber sumber yang digunakan


Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik dengan sumber informasinya.
Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini perlu dilakukan konfirmasi
terhadap berbagai nara sumber yang berkaitan dengan materi laporan

Pemecahan masalah
Cara populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara pemecahan
masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu presentasi
yang bersifat persuasi

Metode Outline
Setelah mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul dapat disusun
dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang paling penting untuk menghemat waktu

dan memberi tuntutan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panjang, outline akan juga
menjadi daftar isi yang panjang.
Dalam maenyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal yaitu:
a. Tempatkan ide ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan panjang
laporan, subyek, dan pembaca.
b. Keseimbangan masing masing bagian dijaga dengan baik.
c. Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset


http://gegthya.blogspot.com/13/12/2013/apalah arti sebuah Judul Penulisan Laporan dan
Proposal.htm
http://amiraazzahra.blogspot.com/13/12/2013/duNia Idea LAPORAN BISNIS.htm
http://yosephlaporan.blogspot.com/13/12/2013/Penulisan Laporan Bisnis.htm