Program Ekstensi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana 2013
PEMBAHASAN
Berkomunikasi Melalui Laporan dan Proposal
I. Pengertian laporan dan proposal bisnis
Laporan bisnis adalah dokumen factual dan objectif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu ( bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari suatu institusi / lembaga ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah Sementara itu, Herta A Murphy dan Herbert W Hildebrant dalam bukunya Effective Business communication mendefinisikan tentang laporan bisnis (business report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Atas dasar 2 definisi diatas, dapat diambil keputusan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak, objektif, menyangkut informasi baik intern maupun ekstern , biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi memiliki tujuan yang lebih jelas semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa dan sosial dihadapkan pada berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Semua level organisasi mulai dari level bawah, menengah, hingga puncak memewrlukan berbagai macam informasi dalam proses pengambilan keputusan. Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu kegiatan tertentu. Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha, mendapatkan dana dan lainsebagainya. Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited proposal adalah proposal yang ditunjukkan kepada pihak luar perusahaankarena pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kepatuhannya terhadap produk atau rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak diluar perusahaan atas
inisiatif perusahaan ata adanya pengumuman adat pemberitahuan dari pihak luar. Proposal tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk bekerjasama. Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasi kan dalam bentuk laporan. Dalam penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk salah satu jenis lapoarn anlitikal. Oleh karenan itu penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkahblangkah yang relative sama. II.
Jenis jenis laporan bisnis
Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut. 1.
Laporan menurut Fungsinya
Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.
Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi. Sedangkan, laporan
analitis
adalah
laporan
yang
menyajikan
fakta,
menganalisis
dan
mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh
dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya. 2.
Laporan menurut Subjeknya
Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau
unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya. 3.
Laporan menurut Formalitasnya
Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada
umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. 4.
Laporan menurut Keasliannya
Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan
publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang
dibuat
oleh
organisasi/perusahaan
swasta;
dan
laporan
lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.
5.
Laporan menurut Frekuensinya
publik
disusun
oleh
Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan. 6.
Laporan menurut Jenisnya
Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk
cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).
7.
Laporan menurut Kegiatan Projek
Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan
akhir. 8.
Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan
Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan
pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting. III.
Perencanaan laporan dan proposal
Perencanaan Laporan dan Proposal Persiapan merupakan hal yang sangat penting dalam setiap aspek,termasuk membuat laporan. Persiapan yang diperlukan untuk menulis laporan dan proposal mencakup enam tahapan, sebagai berikut : 1. Definisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup. Tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah yang mencakup tujuan penysunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang dinnginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup keterbatasan ( dana dan waktu ) dan judul suatu laporan.
2. Analisis audiens Analisis terhadap penerima atau audiens merupakan tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Seseorang yang bertugas menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa sajayang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun emosionalnya. Hal tersebut bertujuan agar laporan bisnis yang disampaikan dapat mengenai sasaran. 3. Menentukan ide atau gagasan Dalam tahap ini semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian, laporan dibuat berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumusan hipotesis dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan informasi yang diperlukan. 4. Mengumpulkan data Tahap keempat dalam mempersiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data-data tambahan bisa diperoleh dengan melakukan penelitian sekunder ( mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen pemerintah, dan ensiklopedia, ) dan penelitian primer ( mencari data dari catatan organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara dan daftar pertanyaan) 5. Menganalisis dan menafsirkan data Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasari pada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu lebih lama, analisis atau penafsiran harus obyektif, jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan 6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir Setelah menganalisis dan menafsirkan secara berhati-hati, hasil temuan diorganisasikan dan dibuatkan outline akhir. Sebelum menyiapkan outline, perlu mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian.
IV.
Bagian pokok laporan dan proposal
Pendahuluan Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni: a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan; b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis; c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan; d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis; e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi; g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan; i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan. j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia. Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul Pendahuluan. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya. 2.
Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. 3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
a.
Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi
poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian; b.
Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c.
Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan
yang telah dibuat;
d.
Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan. V.
Pengorganisasian laporan dan proposal
Banyak penyusunan laporan suatu laporan atau proposal memiliki daya terik tertentu yang akan memengaruhi pembacanya.oleh karena itu, selain maksud dan subjek, kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih rencana orgnaisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal ( body report)
Cara menyusun tubuh laporan dan proposal
Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan proposal dapat menggunakan pendekatan deduktif dan induktif. Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif kaena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan. a. Pendekatan deduktif Pendekatandedukitif atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
Secara umum, kita dapat
menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk;
Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera; Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral; Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan
dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan;
Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.
b. Pendekatan induktif
Pendekatan induktif atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan
dan rekomendasinya; Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (berita buruk); Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya; Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.
Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah memutuskan cara-cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan. Teks dapat disusun dengan cara berikut:
Membuat topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal umum dalam pembuatan laporan, judul utama mungkin menggunakan kriteria standar, faktor faktor pemecah masalah, manfaat atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perushaan harus membeli atau memproduksi maka keputusan pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.
Menyusun urutan suatu peristiwa
Dalam pembuatan agenda, program konversi atau laporan perkembangan, aturan agenda secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok bahasannya.
Mendiskripsikan lokasi atau tempat
Tidak bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi dan tempat apakah dirumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode itu menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
Menyusun urutan kepentingan secara alfabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian atau topik yang paling penting, selanjutya kurang penting atau tidak penting.
Menyusun urutan tingkat familaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau familiar terlebih dahulu, kemudian menningkat ke yang lebih kompleks atau yang kurang familiar. Sseorang cenderung lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada tidak atau belum diketahui.
Menyusun sumber sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik dengan sumber informasinya. Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini perlu dilakukan konfirmasi terhadap berbagai nara sumber yang berkaitan dengan materi laporan
Pemecahan masalah Cara populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara pemecahan masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk mengorganisasikan suatu presentasi yang bersifat persuasi
Metode Outline Setelah mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang paling penting untuk menghemat waktu
dan memberi tuntutan dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panjang, outline akan juga menjadi daftar isi yang panjang. Dalam maenyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal yaitu: a. Tempatkan ide ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan panjang laporan, subyek, dan pembaca. b. Keseimbangan masing masing bagian dijaga dengan baik. c. Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.
DAFTAR PUSTAKA
Dewi, Sutrisna. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
http://gegthya.blogspot.com/13/12/2013/apalah arti sebuah Judul Penulisan Laporan dan Proposal.htm http://amiraazzahra.blogspot.com/13/12/2013/duNia Idea LAPORAN BISNIS.htm http://yosephlaporan.blogspot.com/13/12/2013/Penulisan Laporan Bisnis.htm
Dokumen Serupa dengan Komunikasi Bisnis ( Rmk Laporan Dan Proposal Bisnis )( Kelompok 5)
