Anda di halaman 1dari 30

BAB VII

MANAJEMEN DISTRIBUSI

A. Manajemen Persediaan
Persediaan merupakan aset yang sangat mahal yang dapat digantikan oleh
aset yang lebih murah yaitu informasi. Untuk menggantikannya, informasi
haruslah tepat waktu, akurat, andal dan konsisten. Jika ini terjadi, maka akan
tersimpan lebih sedikit persediaan, mengurangi biaya dan mengirimkan
produk lebih cepat ke pelanggan.
Sasaran manajemen persediaan adalah menggantikan asset yang sangat
mahal yang disebut persediaan menjadi asset yang lebih murah yang disebut
informasi. Manajemen persediaan menjawab pertanyaan berapa banyak
persediaan yang perlu dicadangkan untuk mengatasi fluktuasi peramalan,
permintaan pelanggan dan pengiriman pemasok.
Alasan utama perlunya manajemen persediaan adalah untuk:
1. Memaksimalkan pelayanan pada pelanggan
Semakin akurat peramalan penjualan setiap produk, maka akan semakin
kecil kesalahan peramalan, dan sedikit persediaan yang diperlukan untuk
mempertahankan tingkat pelayanan tertentu. Dengan menyimpan lebih
sedikit persediaan, kapasitas mesin yang diperlukan untuk menghasilkan
produk akan terpakai lebih baik. Persediaan tidak diadakan sebelum
dibutuhkan, sehingga mencegah kesalahan menentukan kapasitas mesin
terlalu cepat.
2. Memaksimalkan efisiensi pembelian dan produksi
Berbagai barang dapat saja dibeli dalam jumlah yang lebih besar
ketimbang yang dibutuhkan untuk mencapai efisiensi pembelian atau
tranportasi. Jika barang dibeli dengan alasan ini maka akan timbul
persediaan. Meskipun demikian, bisa ditetapkan kesepakatan yang disebut
“order pembelian berdasarkan volume” Dengan kesepakatan ini, diskon
VII-2

akan meningkat seiring dengan meningkatnya volume dan pada saat yang
sama ditetapkan kapan pengiriman perlu dilakukan.
3. Memaksimalkan profit
Profit dapat dimaksimalkan dengan meningkatkan pendapatan atau
menurunkan biaya. Salah satu cara adalah melakukan manajemen
persediaan yang tepat.
4. Meminimalkan investasi persediaan
Persediaan akan mengikat uang yang seharusnya dapat digunakan
perusahaan untuk berbagai hal lain dalam bisnis. Persediaan yang
berlebihan dapat menciptakan aliran kas negatif, dan hal ini harus
dihindarkan. Hal ini menyebabkan bagian keuangan berusaha menjaga
persediaan serendah mungkin.
Persediaan dapat dikategorikan menjadi lima tipe dasar, yaitu:
1. Bahan baku
Bahan baku mencakup semua komponen dan bahan yang dibeli untuk
menghasilkan produk akhir. Persediaan jenis ini menambah nilai produk
saat diproses menjadi subrakit, rakitan dan akhirnya menjadi produk yang
siap dikirimkan.
2. Barang setengah jadi
Barang setengah jadi merupakan persediaan dalam proses dirakit menjadi
produk akhir. Bahan baku dikeluarkan dari gudang dan berpindah ke
tempat kerja. Karyawan (tenaga kerja langsung) dan atau mesin digunakan
untuk menambah nilainya dengan cara memproses seluruh komponen
menjadi subrakit, rakitan dan kemudian menjadi produk akhir. Komponen
– komponen ini dapat disimpan kembali sementara waktu hingga diambil
untuk kegunaan lebih lanjut dalam proses produksi. Dalam kondisi ini,
komponen tersebut dikatakan sebagai rakitan semi jadi (Barang setengah
jadi).
3. Barang jadi
Barang jadi merupakan persediaan yang siap dikirim ke pusat distribusi,
pengecer, distributor, atau langsung ke pelanggan.
VII-3

4. Persediaan distribusi
Persediaan distribusi disimpan pada titik atau lokasi yang sedekat mungkin
dengan pelanggan. Titik distribusi bisa saja dimiliki dan dioperasikan
secara terpisah.
5. Barang pemeliharaan, perbaikan dan operasi.
Sebagian besar perusahaan menyimpan barang pemeliharaan, perbaikan
dan operasi. Persediaan ini seringkali berbiaya rendah dan termasuk alat
tulis kantor serta barang – barang untuk operasional dan pelayanan.
Persediaan dilakukan karena adanya permintaan, dimana permintaan ada
dua macam yaitu permintaan independen (independent demand) dan
permintaan dependen (dependent demand). Permintaan independen
merupakan metode untuk mengelola produk yang permintaannya dipengaruhi
oleh permintaan pelanggan atau permintaan pihak diluar kendali perusahaan
atau bisa juga diartikan sebagai permintaan untuk semua item yang terjadi
secara terpisah tanpa terkait dengan permintaan untuk item lain. Metode ini
digunakan untuk perusahaan pengecer, distributor dan manufaktur. Sebagai
contoh independent demand adalah permintaan untuk produk akhir, parts atau
produk yang digunakan untuk pengujian produk itu, dan suku cadang (spare
parts) untuk pemeliharaan. Sedangkan permintaan dependen adalah
permintaan atas semua komponen yang dibutuhkan untuk memenuhi
permintaan independen atau diartikan sebagai permintaan untuk suatu item
yang terkait dengan permintaan untuk item yang lain. Sebagai contoh item –
item yang ada dalam struktur produk (Bill of Material/BOM) untuk
membentuk produk akhir.

B. Manajemen Persediaan Distribusi


Manajemen persediaan logistik meliputi kegiatan memperoleh material
(pengadaan), memindahkan material melalui lingkungan manufaktur
(manufaktur produk) dan distribusi. Logistik dapat dikelompokan sebagai
berikut:
VII-4

1. Perencanaan kebutuhan distribusi (Distribution Requirements


Planning)
Serangkaian kegiatan untuk memenuhi pelanggan serta menerima dan
menyimpan barang dengan biaya serendah mungkin.
2. Perencanaan sumber daya distribusi (Distribution Resource
Planning)
Melanjutkan perencanaan kebutuhan distribusi ke arah perencanaan
sumber daya penting yang terkandung dalam sistem distribusi: ruang
gudang, tenaga kerja, biaya angkutan. Diagram alir logika dari
perencanaan sumber daya distribusi (Distribution Resource Planning)
dapat dilihat pada gambar 7.1 berikut ini.
3. Persediaan distribusi meliputi semua persediaan di manapun dalam
sistem distribusi.
VII-5

Gambar 7.1. Diagram alir logika Distribution Resource Planning

Obyek dari manajemen distribusi adalah menempatkan persediaan pada


waktu dan tempat yang tepat dengan biaya yang sesuai. Dengan kata lain,
obyek manajemen adalah mencapai tingkat yang diinginkan oleh konsumen.
VII-6

Suatu perusahaan memutuskan untuk mendistribusikan produknya dengan


mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:
1. Fasilitas
2. Transportasi
3. Modal yang ditanam pada perusahaan
4. Frekuensi kehilangan penjualan
5. Komunikasi dan pemrosesan kata
Strategi dan kebijakan perusahaan adalah bagian yang terintegrasi dengan
perusahaan yang mencakup semua area fungsional seperti pemasaran,
teknologi, keuangan dan manufaktur. Pada sistem DRP telah dijelaskan
berkaitan erat dengan penyaluran fisik atau distribusi fisik (phisical
distribution) yang tepat. Distribusi fisik mempunyai sifat mencakup
perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan arus bahan dan produk final dari
tempat asal ke tempat pemakai untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan
memperoleh keuntungan. Sedangkan tujuannya adalah membawa barang yang
tepat ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah
mungkin. Tak ada sistem distribusi fisik yang bisa secara serentak
meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mengurangi sebanyak
mungkin biaya distribusi. Pelayanan yang maksimal kepada pembeli berarti
barang banyak, angkutan mahal dan banyak gudang, yang semuanya
menambah biaya distribusi.
Sistem distribusi itu sendiri, secara bebas dapat diklasifikasikan menjadi
dua, yaitu:
1. Sistem Tarik (Pull system)
Prinsip dari sistem ini adalah setiap pusat distribusi mengelola persediaan
produk yang dimilikinya. Persediaan berada di gudang pusat atau di pusat
produksi. Setiap pusat distribusi pada tingkat yang lebih rendah
menghitung kebutuhan dan kemudian memesan kepada pusat distribusi
pada tingkat yang lebih tinggi. Dengan demikian produk ditarik dari
pabrik melalui struktur jaringan distribusi, dipesan melalui pesanan
pengisian kembali dari lokasi stok yang secara langsung memasok
VII-7

kebutuhan pelanggan. Model – model persediaan termasuk dalam sistem


tarik ini adalah:
a. Sistem titik pemesanan kembali (Re-Order Point)
Merupakan cara pemesanan yang dilakukan bila persediaan yang ada
telah mencapai titik tertentu. Pusat distribusi pada tingkat yang lebih
rendah menghitung kebutuhannya dan kemudian memesan pada pusat
distribusi yang lebih tinggi apabila persediaan telah mencapai titik
pemesanan kembali atau Re-Order Point (ROP). Gudang cabang
meminta barang ke gudang pusat bila jumlah persediaan di gudang
cabang mencapai jumlah tertentu (gudang pusat menyimpan banyak
inventory). Order point didasarkan kepada demand normal selama
lead time ditambah safety.
b. Sistem pemesanan secara periodik (periodic review system)
Merupakan salah satu pemesanan dengan interval waktu antara
pemesanan tetap, misalnya mingguan, bulanan atau tahunan. Jumlah
pemesanan bervariasi tergantung pada permintaan, sehingga tidak
memperhatikan kondisi persediaan yang ada. Fixed order interval dari
gudang cabang, safety stock di gudang cabang lebih banyak karena
adanya fluktuasi demand pada periode yang fixed.
c. Sistem titik pemesanan ganda
Pada sistem ini gudang pusat menerima laporan kapan persediaan
gudang daerah mencapai titik pemesanan kembali ditambah
permintaan normal selama waktu tenggang.
d. Sistem pengganti penjualan (the sales replacement system)
Pada sistem ini gudang menentukan persediaan setiap item secara
periodik berdasarkan permintaan lokal. Setiap produk terjual
dilaporkan ke gudang pusat. Gudang pusat mengirim barang ke
gudang cabang sejumlah yang terjual.
Gambaran aliran informasi dalam penyediaan stock/order melalui sistem tarik
dapat dilihat pada gambar 7.2 di bawah ini.
VII-8

Gambar 7.2. Aliran sistem persediaan dasar dari data penjualan,


pesanan, dan inventory

2. Sistem Dorong (Push System)


Sistem ini mendorong persediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan
penambahan kembali persediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari
sistem dorong adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat,
seperti pabrik. Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi
kebutuhan pelanggan lokal. Menentukan kebutuhan total (gudang-gudang
dan penjualan langsung), persediaan yang ada di gudang pusat dan cabang,
barang dalam perjalanan dan rencana penerimaan dari sumber (pabrik atau
VII-9

pemasok). Menentukan jumlah yang tersedia untuk setiap gudang dan


penjualan langsung, dimana gudang pusat menentukan apa yang akan
dikirim (to push) ke gudang cabang.
Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan
distribusi (Distribution Requirement Planning/DRP). Seperti halnya proses
MRP, DRP menggunakan teknik titik pemesanan kembali berbasis waktu
untuk mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di
semua tingkatan sistem distribusi. Perencanaan dan pengendalian persediaan
distribusi dengan sistem dorong, titik kendali pusat seperti pabrik menetapkan
jumlah persediaan yang akan diterima setiap pusat distribusi.
Berikut ini diberikan contoh perhitungan pendistribusian kebutuhan
(alokasi persediaan) menggunakan sistem dorong (dari gudang pusat ke 4
gudang cabang).

Tabel 7.1. Warehouse Distribution Requirement


Gudang On Pemakaian
Hand 1 2 3 4 5 harian
Minneapolis 10 25 25 25 25 25 5
Atlanta 20 30 30 30 30 30 6
Denver 18 20 20 20 20 20 4
Pittsburgh 10 15 15 15 15 15 3
Total 58 90 90 90 90 90 18

Formulasi yang digunakan:

TS =
∑I i

∑d i

R i = TS x d i

Qi = R i - Ii

Keterangan:
TS = time supply
Ii = persediaan di gudang i
di = pemakaian (demand) per hari di gudang i
Ri = kebutuhan di gudang i selama periode run out
VII-10

Qi = kuantitas pengiriman ke gudang i


Perhitungan untuk masing-masing gudang adalah:
10 + 20 +18 +10 +140
TS = =11 hari
18
R i (Minneapol is) =11 x 5 = 55

Q i = 55 - 10 = 45

R i (Atlanta) =11 x 6 = 66

Q i = 66 - 20 = 46

R i (Denver) =11 x 4 = 44

Q i = 44 - 18 = 26

R i (Pittsburg h) =11 x 3 = 33

Q i = 33 - 10 = 23

Tabel 7.2. Daftar jumlah alokasi demand ke masing-masing gudang


Gudang Jumlah Alokasi
Minneapolis 45
Atlanta 46
Denver 26
Pittsburgh 23
Total 140
DRP yang menyangkut distribusi fisik produk, dimana dapat digambarkan
suatu diagram yang menunjukkan distribusi fisik dan manajemen material
yang saling sesuai membentuk aliran barang yang logis.
Aliran Fisik

Manajemen Material Manajemen Distribusi

Pelanggan
Pemasok Pabrikan
Pusat Distribusi Pelanggan

Material Barang Setengah jadi Barang jadi

LOGISTIK
VII-11

Gambar 7.3. Sistem aliran Fisik Aktual Barang


C. Perencanaan Kebutuhan Distribusi
Persediaan produk oleh banyak perusahaan dianggap sangat perlu, hal ini
dikarenakan adanya fluktuasi permintaan sehingga menyebabkan kehilangan
penjualan. Salah satu cara yang dapat menyelesaikan masalah pengendalian
persediaan adalah perencanaan kebutuhan distribusi atau biasa dikenal dengan
Distribution Requirement Planning (DRP). Dalam hal ini DRP menyediakan
informasi yang dibutuhkan distribusi dan manajemen manufaktur untuk
mengefektifkan alokasi persediaan dan kapasitas produksi sehingga pelayanan
konsumen dapat ditingkatkan dan investasi persediaan (biaya penyimpanan
persediaan) dapat dikurangi. Gambaran mengenai integrasi distribusi dan
manufaktur dapat dilihat pada gambar 7.4.
Sistem DRP dimaksudkan untuk mengaitkan proses produksi (atau tingkat
peluang penjualan dari persediaan) kepada tingkatan persediaan yang lain,
kemudian turun dalam saluran distribusi. Konsep DRP merupakan turunan
dari konsep sistem MRP yang diterapkan untuk permasalahan distribusi,
dimana perhitungan-perhitungan dalam DRP juga menggunakan metode
perhitungan Time Phased sebagaimana MRP (untuk manufaktur). Penggunaan
DRP ini dapat dilakukan tanpa harus memperhitungkan sampai tahap
manufakturnya.
Proses DRP memerlukan; hasil ramalan, permintaan konsumen,
persediaan yang ada, barang yang sedang dalam perjalanan, rencana
pengangkutan, dan luas lantai gudang. DRP adalah metode penanganan
material dalam distribusi multi eselon. DRP mempunyai logika sama dengan
Material Requirement Planning (MRP), dimana Bill of Material diganti oleh
Bill of Distribution (DRP).
DRP terdiri dari; netting, explosion, time phasing, lotting, dan time bucket
pada DRP mirip seperti pada MRP. Namun demikian konsep DRP ini dapat
digabungkan dengan konsep MRP untuk tahap manufakturnya. Di mana
keluaran (hasil akhir) kebutuhan dari sistem distribusi secara keseluruhan,
yang tercermin pada kebutuhan produk dari pusat distribusi (Central
VII-12

Distribution Center) akan menjadi masukan, yaitu berupa MPS, kepada sistem
MRP yang digunakan oleh sistem manufakturnya (gambar 7.5).

Gambar 7.4. Integrasi distribusi dan manufaktur

Gambar 7.5. Aliran informasi dalam perencanaan produksi dan distribusi


VII-13

Kunci keberhasilan sistem DRP ini terletak pada kemampuan perusahaan


untuk melakukan peramalan yang akurat terhadap kebutuhan barang dagangan
(yang mempunyai kebutuhan independen), penentuan lead time yang tepat
dari pusat distribusi, dan penentuan jumlah barang yang dipesan sebagai
rencana kebutuhan di masa datang, pada akhirnya akan menekan persediaan
barang dagangan secara total dan menjaga tingkat service level dari jaringan
distribusi secara menyeluruh.
1. Struktur Perencanaan Kebutuhan Distribusi
Konsep DRP (Distribution Requirement Planning) mengikuti konsep
MRP (Material Requirement Planning) sehingga perhitungannya pun
analog sama dengan perhitungan MRP. Hubungan ketergantungan antara
setiap mata rantai distribusi bersifat hirarkis, dimana jadwal induk
pengadaan barang tidak hanya mensyaratkan adanya pasokan dari setiap
titik distribusi tetapi juga memperhitungkan waktu tenggang untuk semua
titik distribusi tersebut.
Proses distribusi dapat diilustrasikan dimana pengecer memesan dari
sub distributor, dan sub distributor mengirimkan pesanan dari distributor
(analog dengan gambar 7.2).
Distributor

Sub Distributor Sub Distributor

Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer


Outlet Outlet Outlet Outlet Outlet Outlet

Gambar 7.6. Struktur Jaringan Distribusi


Di dalam sistem distribusi ini terdapat alur keterkaitan antara
distributor, sub distributor dan cabang (pengecer), sehingga masing-
masing diberikan kebebasan untuk melakukan peramalan tentang
kebutuhan barang dagangannya. Dengan ramalan yang disusun masing-
VII-14

masing cabang diharapkan mampu menyusun rencana kebutuhan untuk


beberapa periode mendatang selanjutnya rencana kebutuhan masing-
masing cabang akan dikirimkan ke sub distributor untuk selanjutnya akan
dikirimkan ke distributor, distributor selanjutnya akan merealisasikan
rencana kebutuhan barang dagangannya tersebut dengan melakukan
negosiasi dengan pihak produsen.
2. Tahapan Perencanaan Kebutuhan Distribusi
Tahapan perencanaan kebutuhan distribusi adalah :
a. Tahap peramalan penjualan
Pada tahap ini perusahaan mencoba untuk meramalkan atau
memprediksi rencana penjualan di setiap pengecer untuk beberapa
periode mendatang dengan menggunakan metode peramalan.
b. Tahap penentuan rencana induk penjualan
Pada tahap ini perusahaan membuat rencana induk penjualan untuk
beberapa periode tertentu misalnya mingguan, dimana setiap periode
telah diketahui berapa produk yang akan dijual.
c. Tahap rencana pemenuhan kebutuhan
Pada tahap ini ditentukan kapan barang dagangan yang dibutuhkan
harus disiapkan dan berapa banyaknya.
d. Tahap rencana pemesanan
Pada tahap ini distributor akan memesan kebutuhan sesuai dengan
kebutuhannya kepada produsen.

D. Peramalan
Peramalan adalah prediksi, proyeksi atau estimasi tingkat kejadian yang
tidak pasti di masa yang akan datang. Ketepatan secara mutlak dalam
memprediksi peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan datang adalah tidak
mungkin dicapai, oleh karena itu ketika perusahaan tidak dapat melihat
kejadian yang akan datang secara pasti, diperlukan waktu dan tenaga yang
besar agar mereka dapat memiliki kekuatan untuk menarik kesimpulan
terhadap kejadian yang akan datang. Peramalan pada umumnya digunakan
VII-15

untuk memprediksi pendapatan, biaya, keuntungan, harga, perubahan


teknologi dan berbagai variabel lainnya, dalam lingkungan perusahaan,
peramalan kebanyakan digunakan untuk memprediksi atau mengestimasi
permintaan yang akan datang.
1. Karakteristik peramalan
Karakteristik peramalan yang baik adalah:
a. Keakuratan
Tujuan utamanya adalah menghasilkan prediksi yang akurat.
Peramalan yang terlalu rendah mengakibatkan kekurangan persediaan,
back order, kehilangan penjualan, atau kehilangan pelanggan.
b. Biaya.
Biaya untuk mengembangkan model peramalan dan melakukan
signifikasi jika produk atau data lainnya semakin besar.
c. Penyederhanaan.
Keuntungan utama menggunakan peramalan yang sederhana adalah
kemudahan untuk melakukan peramalan dan analisisnya.
2. Prinsip-prinsip peramalan
Prinsip-prinsip peramalan yang perlu dipertimbangkan adalah:
a. Peramalan melibatkan kesalahan (error).
b. Peramalan sebaiknya memakai tolok ukur kesalahan peramalan.
c. Peramalan famili produk lebih akurat dari pada peramalan produk
individu (item).
d. Peramalan jangka pendek lebih akurat dari pada jangka panjang.
e. Jika dimungkinkan, hitung permintaan dari pada meramal
permintaan.
Teknik peramalan dibagi menjadi dua bagian, yaitu metode kuantitatif dan
metode kualitatif. Metode kuantitatif dibagi menjadi metode deret berkala
(time series) dan metode kausal. Metode time series memprediksi masa yang
akan datang berdasarkan data masa lalu. Tujuan peramalan deret waktu adalah
untuk menentukan pola data masa lalu dan mengextrapolasi pola tersebut
untuk masa yang akan datang. Tujuan metode kausal adalah menentukan
VII-16

hubungan antar faktor dan menggunakan hubungan tersebut untuk


meramalkan nilai-nilai variabel independent.
Peramalan kuantitatif dapat diterapkan dengan syarat:
a. Tersedianya informasi masa lalu
b. Informasi ini dapat dikualifikasikan dalam bentuk data
numerik
c. Diasumsikan data masa lalu akan berlaku sama untuk masa
yang akan datang.
Langkah penting dalam menentukan metode deret waktu yaitu
menentukan pola data masa lalu untuk menentukan deret waktu yang sesuai.
Empat jenis pola data yaitu horisontal, musiman, sikis, dan trend.

Gambar 7.7. Pola data Horisontal Gambar 7.8. Pola data Musiman

Gambar 7.9. Pola data Siklis Gambar 7.10. Pola data

Trend

Pola data horisontal timbul jika data berfluktuasi konstan pada nilai
tertentu. Pola data musiman timbul jika sekumpulan data dipengaruhi faktor
musiman (mingguan, bulanan, atau perempat tahunan). Pola data siklis timbul
VII-17

jika data-data dipengaruhi fluktuasi ekonomis jangka panjang. Pola trend


timbul jika ada kenaikan / penurunan data dalam jangka waktu panjang.
3. Teknik-teknik peramlan
Teknik-teknik peramalan :
a. Metode Rata-rata.
Persamaan metode rata-rata :
F (t) = A F (t+ τ ) = F (t)
b. Weight moving Average
Persamaannya adalah :
(T) = ΣW(I).A(I)/ Σ(I)
I = (t-m+1) ke-t
f(1+ τ ) = F(t)
c. Moving Average with linier trend
Persamaannya adalah :
F(t) = Σ A(I)/m dimana i = (t-m+1) ke t
T(t) = 12 Σ(I A(t-(m-1)/2+1)/m/(m2-1))
Dimana : i = -(m-1)/2 ke-(m-1)/2
F(t+ι) = F(t) + T(t)(t+ι)
d. Single Exponential smoothing.
Persamaanya adalah :
F(0) = A(I)
F (t) = 0
F(t) = αA(t) + (1-α)F(t-1)
F(t+ ι) = F(t) + ι T (t)
e. Single Exponential smoothing with linier trend.
Persamaan metodenya :
F(0) = A(1)
T(0) = 0
F(t) = α A(t) + (1-α) F(t-1) +T(t-1)
T(t) = β (F(t)-F(t-1)) + (1- β) T(t-1)
VII-18

f(t+ ι) = F(t) + ι T(t)

f. Double Exponential smoothing.


Persamaan metodenya :
F(0) = F’ (0) = A(1)
F(t) = α A(t) + (1-α) F(t-1)

F’(t) = α F(t) + (1-α) F’(t-1)

F(T+ ι) = f’(t)
g. Double Exponential smoothing with linier trend.
Persamaan metodenya :
F(0) = F’(0) = A(1)
F(t) = α A(t) + (1-α) F(t-1)

F’(t) = α F(t) + (1- α) F’(t-1)


γ = ι α/β

f(t+ ι) = (2+ γ ) F(t) – (1+ γ ) F’(t)


h. Adaptive Exponential smoothing.
Persamaan metodenya :
F(0) = A(1)
F(t) = α A(t) + (1- α) F(t-1)
i. Linear Regression
Persamaan metodenya :
B = [Σi A(i)i-n A (n+1)/2] [Σi i2 – n (n+1)2 / 4]
Keterangan: i = 1 ke – n
a = A – b (n+1)/2
f(t) = a + bt
j. Winter’s Model
Persamaan metodenya :
F(0) = A(1)
T(0) = 0
VII-19

F(t) = α A(t) / I(t-m) + (1- α) F(t-1) + T(t-1))


T(t) = β (F(t) – F(t-1)) + (1-β) T(t-1)
I(t) = γ A(t)/ F(t) + (1- γ ) I(t-m)
f(t+ ι) = (F(t) + ι T(t) I(t+ ι-m)
Notasi TSFC:
t : Periode waktu, t = 1,2,...,n
ι : Waktu dari t
m : Periode rata-rata bergerak atau panjang perputaran seasional
α : Parameter smoothing pertama
β : Parameter trend smoothing
γ : Parameter seasional smoothing
A(t) : Data aktual dalam periode t
f(t) : Peramalan untuk periode t
T(t) : Trend untuk periode t
F(t) : Nilai smoothed untuk periode t
W(t) : Weight untuk periode t
I(t) : Indeks seasional untuk periode t
E(t) : Kesalahan (deviasi) untuk periode t, yaitu f(t) – A(t)
A : Rata-rata dari dataaktual
V : Variansi dari data aktual untuk periode N
N : Nomor periode dimana e(t) dapat dicari; i,e mempunyai kedua f(t)
dan A(t)

Jika beberapa model peramalan cocok untuk kondisi tertentu maka perlu
ditentukan model nama yang baik (tidak bias) atau jika hanya terdapat satu
model yang cocok, maka perlu model lain sebagai pembanding untuk melihat
keefektifan model tersebut. Proses ini disebut kesalahan peramalan. Kesalahan
peramalan pada periode t adalah selisih dari data aktual A(t) dan hasil
peramalan f(t).
Perhitungan kesalahan peramalan dalam TSFC adalah :
MAD = Mean absolut error (deviasi)
VII-20

MAD = Σ t | e(t) |/N


MSD = Mean square error (deviasi)
MSD = Σ t e(t) / N
Bias = Mean error (deviasi)
Bias = Σ t e(t) / N
R = Multiple correlation coefficient
R2= 1-N*MSD/((N-1)V)
4. Verifikasi Peramalan
Peramalan dapat dimonitori dengan menggunakan Tracking Signal.
Tracking Signal adalah suatu ukuran yang menunjukkan bagaimana
baiknya suatu ramalan memperkirakan nilai-nilai actual. Tracking Signal
untuk setiap periode dihitung dengan persamaan (chase,R.B. 1998).

Tracking Signal = RSFE


MAD

Apabila Tracking Signal telah dihitung, kemudian dipetakan dalam peta


control Tracking Signal. Beberapa ahli dalam peramalan seperti George
Ploss dan Oliver Wight menyarankan untuk menggunakan nilai Tracking
Signal maksimum ± 4 sebagai batas-batas pengendali Tracking Signal
(Heizer.I, 1996).

E. Kebijakan ukuran lot


Begitu tingkat persediaan telah ditentukan, maka langkah selanjutnya
adalah menghitung berapa jumlah persediaan yang akan digantikan. Ini
disebut penentuan ukuran lot. Ukuran lot merupakan jumlah barang yang
dipesan dari pemasok atau diproduksi secara internal untuk memenuhi
permintaan.
1. Ukuran lot
Ukuran pemesanan dapat ditentukan dengan kebijakan ukuran lot, beberapa
teknik untuk menetapkan lot yang biasanya digunakan antara lain:
a. Metode Lot For Lot
VII-21

Teknik penerapan ukuran lot dilakukan atas dasar pesanan diskrit.


Disamping itu teknik ini merupakan cara paling sederhana dari semua
teknik ukuran lot yang ada. Teknik ini selalu melakukan perhitungan
kembali (bersifat dinamis) terutama apabila terjadi perubahan pada
kebutuhan bersih. Penggunaan teknik ini bertujuan untuk
meminimumkan ongkos simpan, sehingga dengan teknik ini ongkos
simpan menjadi nol. Oleh karena itu, sering sekali digunakan untuk
item-item yang mempunyai biaya simpan per unit sangat mahal.
Apabila dilihat dari pola kebutuhan yang mempunyai sifat diskontinu
atau tidak teratur, maka teknik L-4-L ini memiliki kemampuan yang
baik.
b. Metode Economic Order Quantity
Teknik EOQ ini berdasarkan pada asumsi bahwa kebutuhan bersifat
kontinyu, dengan pola permintaan yang stabil. Dalam teknik lot lizing
ini besarnya lot size adalah sama, keefektifan ini akan terlihat apabila
kebutuhan bersifat kontinyu dan tingkat kebutuhan bersifat diskrit.
Dalam EOQ jumlah pemesanan bertujuan untuk meminimumkan biaya
total dari biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kekurangan
atau biaya pengendalian. Penentuan jumlah yang dipesan mengikuti
rumus:
2 DOc
EOQ =
H

Keterangan :
EOQ = jumlah pesanan ekonomis
D = demand atau kebutuhan rata-rata per peroode
Oc = biaya pemesanan per order (ordering cost)
H = biaya penyimpanan (holding cost)
c. Metode Fixed Order Quantity
Dalam metode FOQ ukuran lot ditentukan secara subjektif. Berapa
besarnya dapat ditentukan berdasarkan pengalaman produksi atau
intuisi. Tidak ada teknik yang dapat dikemukakan untuk menentukan
VII-22

berapa ukuran lot ini. Kapasitas produksi selama lead time produksi
dalam hal ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan
besarnya lot. Sekali ukuran lot ditetapkan, maka lot ini dapat digunakan
untuk seluruh periode selanjutnya dalam perencanaan. Berapapun
kebutuhan bersihnya, rencana pesan akan tetap sebesar lot yang telah
ditentukan tersebut. Metode ini dapat ditempuh untuk item-item yang
biaya pemesanannya (ondering cost) sangat mahal. Persediaan
pengaman atau penyangga (safety stock) merupakan selisih permintaan
antara titik pemesanan kembali dengan permintaan waktu tenggang.
2. Biaya-Biaya dalam Kebijakan Ukuran Lot
Dalam sistem pemesanan maupun sistem persediaan, semua pengeluaran
dan kerugian yang timbul akibat adanya persediaan. Biaya sistem
persediaan ini terdiri dari biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya
simpan, dan biaya kekurangan persediaan. Berikut ini diuraikan secara
singkat masing-masing komponen biaya tersebut:
a. Biaya Pembelian (Purchasing Cost = Cm)
Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli
barang, dimana besarnya biaya ini tergantung pada jumlah dan harga
barang yang akan dibeli dan harga satuan barang. Biaya pembelian
menjadi faktor pada saat harga satuan barang yang dibeli tergantung
pada ukuran pembelian atau dinamakan quantity discount.
b. Biaya Persiapan (Preparation = Pc )
Biaya persiapan adalah biaya yang dikeluarkan untuk semua aktivitas
dalam masalah pembelian atau pemesanan barang. Biaya ini dibedakan
menjadi dua yakni : biaya pemesanan (ordering cost) jika barang yang
diperlukan dipesan dari luar dan biaya pembuatan (set-up cost) jika
barang yang diperlukan diproduksi sendiri.
1) Biaya Pemesanan (Oc)
Yaitu biaya yang timbul akibat mendatangkan barang dari luar,
biaya ini meliputi biaya untuk menganalisa pemasok, biaya
VII-23

pengiriman pemesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan


lain-lain.

2) Biaya Pembuatan (Sc)


Yaitu biaya yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu
barang. Biaya ini muncul didalam pabrik yang meliputi biaya
persiapan peralatan produksi, biaya penyetelan mesin dan
sebagainya.
c. Biaya Penyimpanan (h)
Biaya penyimpanan merupakan biaya yang dikeluarkan karena
menyimpan barang. Biaya ini meliputi biaya memiliki persediaan,
biaya gudang, biaya kerusakan, biaya administrasi, pajak dan
sebagainya.
d. Biaya kekurangan Persediaan (p)
Biaya kekurangan persediaan akan terjadi jika perusahaan kehabisan
barang pada saat ada permintaan. Biaya ini merupakan suatu bentuk
kerugian perusahaan karena kehilangan kesempatan penjualan atau
kesempatan mendapatkan keuntungan atau dapat dikatakan kehilangan
konsumen. Biaya kekurangan ini dapat diukur dari kuantitas barang
yang tidak dapat dipenuhi, waktu pemenuhan, maupun biaya
pengadaan darurat. Biaya persediaan yang digunakan dalam
menentukan persediaan adalah biaya-biaya yang bersifat variabel tidak
diperhitungkan karena akan mempengaruhi hasil optimal yang akan
diperoleh.

F. Prosedur Perhitungan DRP


Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi (Tersine, 1994) dimulai dari
peramalan permintaan tingkat pengecer, dari hasil peramalan penjualan yang
diperoleh kemudian dihitung kebutuhan bersih untuk tingkat pengecer dimana
kebutuhan bersih ini akan menjadi Planned Order Release, sampai penentuan
VII-24

perencanaan pesanan dikirim. Planned Order Release adalah selisih hasil


peramalan dengan persediaan ditangan periode sebelumnya. Planned oder
release pada tingkat pengecer akan menjadi kebutuhan kotor pada tingkat
distribusi diatasnya. Menurut Vollman (1988), untuk menyelesaikan
perhitungan tersebut langkah – langkah yang perlu dilakukan adalah:
1. Menentukan kebutuhan bersih adalah selisih kebutuhan
kotor dengan persediaan yang ada di tangan.
2. Menentukan jumlah pesanan (ukuran lot)
3. Penentuan jumlah pesanan pada setiap jaringan distribusi,
didasarkan pada kebutuhan bersih. Sistem penentuan jumlah pesanan yang
dapat digunakan antara lain LFL, EOQ dan FOQ
4. Menentukan Bill of Distribution (BOD) dan kebutuhan
kotor di setiap jaringan distribusi BOD ditentukan berdasarkan struktur
jaringan distribusi, sedangkan kebutuhan kotor untuk setiap jaringan
distribusi ditentukan berdasarkan Planned Order Release jaringan distribusi.
5. Menentukan tanggal pemesanan adalah dengan
menentukan saat yang tepat untuk melakukan pemesanan, dipengaruhi oleh
rencana penerimaan (Planned Order Receipt) dan tenggang waktu
pemesanan kembali (Lead Time)
Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi dimulai dari peramalan
permintaan kemudian dihitung kebutuhan bersih, sampai penentuan
perencanaan pesanan dikirim.

Logika dasar DRP adalah:


1. Dari hasil ramalan di gudang cabang dihitung net
requirement (NR) dengan cara:
VII-25

 G r  o S s c P s h r eo d j e u c l te e d
  
N =  R Rt+ S e S  q−a R t fu-o O eH i(c tcr  Pn kyae On mi pd H e t s n )
 ( G  R p ) s e e  r b i o e dl u e m n y a
  
NR terjadi bila tingkat stock (TS) lebih kecil dari safety stock
TS = Scheduled receipts + POH – GR
2. Dari perhitungan pada no 1 diperoleh planned order
receipts untuk memenuhi NR pada periode yang bersangkutan.
3. Langkah 2 di atas akan menentukan saat planned
order release (hari/saat pengiriman) dengan menggunakan informasi lead
time.
4. Projected on hand pada akhir setiap periode dapat
dihitung dengan rumusan:
POH t = ( POH t -1 + Scheduled receipts + planned order release ) − GR

5. Planned order release akan menjadi GR pada


periode yang sama untuk pusat pengiriman (level gudang lebih tinggi).

1. Asumsi Perencanaan Kebutuhan Distribusi


Menurut Fogarty dkk (1991), asumsi yang dapat digunakan dalam
mengoperasikan metode perencanaan kebutuhan produk adalah sebagai
berikut:
VII-26

a. Mengetahui lama waktu pemesanan (Lead Time) untuk setiap mata


rantai distribusi.
b. Jumlah persediaan, persediaan pada setiap mata rantai harus selalu
dikontrol dalam arti setiap transaksi yang terjadi harus selalu dacatat
karena dapat menyebabkan perubahan pada jumlah persediaan.
c. Pada saat penjualan berjalan, semua barang dagangan harus
tersedia.
d. Pengadaan dan pemakaian persediaan bersifat diskrit artinya
pengadaan barang mampu memenuhi rencana penjualan pada periode
penjualan.
2. Masukan Perencanaan Kebutuhan Distribusi
Menurut Tersine (1994), masukan untuk kebutuhan distribusi antara lain:
a. Catatan Persediaan
Catatan persediaan merupakan catatan mengenai informasi tentang
persediaan yang dimiliki, lead time, rencana kedatangan barang,
ukuran pemesanan dan sebagainya. Catatan persediaan harus selalu
diperbaharui sesuai dengan kondisi persediaan, seluruh transaksi yang
terjadi harus dicatat karena dapat menyebabkan perubahan status
persediaan.
b. Struktur Jaringan Pemasaran
Struktur jaringan pemasaran merupakan gambaran tentang kondisi
jaringan usaha eceran. Dari struktur jaringan pemasaran ini dapat
diketahui berapa banyak pengecer dan sub distributor yang dimiliki,
tingkatan dan hubungan keterkaitan antara pengecer, sub distributor
dan distributor.
c. Rencana Induk Penjualan
Rencana induk penjualan merupakan pernyataan tentang berapa
banyak barang yang akan dijual dalam satu periode. Penentuan
penjualan didasarkan pada hasil peramalan yang telah dilakukan.
3. Proses Perencanaan Kebutuhan Distribusi
VII-27

Analognya perhitungan DRP dengan MRP menyebabkan samanya


langkah-langkah perhitrungan dan asumsi yang digunakan di antara
keduanya. Secara garis besar proses perhitungan DRP menurut Vollman,
1988, adalah sebagai berikut:
a. Perhitungan Kebutuhan Bersih (Netting)
Merupakan proses perhitungan kebutuhan bersih (net requirement)
yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor (gross
requirement) dengan jadwal penerimaan barang (planned receipts) dan
persediaan awal yang tersedia (beginning inventory). Data yang
dibutuhkan dalam perhitungan kebutuhan bersih adalah:
1) Kebutuhan kotor untuk setiap periode
2) Persediaan yang dimiliki pada awal perencanaan
3) Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan
Rumus yang berhubungan dengan proses netting ini dijelaskan
sebagai berikut
POHT = (On-Hand)T-1 – (GRT-1) + (SR)T-1
(NR)T = (GR)T – (SR)T - POHT
Keterangan:
POHT = Planned on-hand (persediaan ditangan) pada periode T
GRT = Gross requirement (kebutuhan kotor) pada periode T
SRT = Schedule receipt (jadwal kedatangan) pada periode T
NRT = Net requirement (kebutuhan bersih) pada periode T
Kebutuhan bersih (net requirement) akan ditujukan sebagai nilai
positif yang sesuai dengan pertambahan negatif dari persediaan di
tangan dalam periode yang sama. Apabila lot sizing dipakai,
kebutuhan bersih adalah prediksi kekurangan material, sehingga
perlu dimasukkan dalam perhitungan rencana penerimaan pesanan
(planned order receipt), dan tidak hanya menghitung kenaikan
dalam nilai negatif yang ditunjukkan dalam baris persediaan di
tangan.
b. Lotting
VII-28

Lotting merupakan proses untuk menentukan besarnya pesanan di


setiap mata rantai berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari
proses netting. Terdapat banyak alternatif untuk menghitung ukuran
lot.
c. Offsetting
Offsetting merupakan proses yang bertujuan untuk menentukan saat
yang tepat untuk merencanakan pemesanan dalam rangka memenuhi
kebutuhan bersih. Rencana pemesanan diperoleh dengan cara
mengurangkan saat awal tersedianya kebutuhan bersih yang diinginkan
dengan lead time yang dibutuhkan.
d. Explosion
Proses explosion merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk
tingkat mata rantai di bawahnya (sub distributor, distributor) yang
didasarkan atas rencana pemesanan. Dalam proses ini struktur jaringan
inilah proses Explosion akan berjalan dan dapat menentukan ke arah
mata rantai mana harus dilakukan explosion.

Berikut ini diberikan contoh perhitungan pendistribusian kebutuhan (DRP


chart) menggunakan sistem tarik (dari 3 gudang cabang ke pusat).

Tabel 7.3. Pendistribusian kebutuhan menggunakan sistem tarik


Center A: Safety stock 30 Periode
Lot size 120: Lead time 1 PD 1 2 3 4 5 6 7 8
Gross requirements 30 30 30 30 30 30 30 30
Scheduled receipts
Projected on hand 70 40 130 100 70 40 130 100 70
VII-29

Net requirements 20 20
Planned order receipts 120 120
Planned order releases 120 120

Center B: Safety stock 10 Periode


Lot size 100: Lead time 1 PD 1 2 3 4 5 6 7 8
Gross requirements 20 20 20 40 20 20 20 50
Scheduled receipts
Projected on hand 50 30 10 90 50 30 10 90 40
Net requirements 20 20
Planned order receipts 100 100
Planned order releases 100 100

Center C: Safety stock 5 Periode


Lot size 70: Lead time 2 PD 1 2 3 4 5 6 7 8
Gross requirements 40 15 20 30 10 5 30 10
Scheduled receipts 70
Projected on hand 15 45 30 10 50 40 35 5 65
Net requirements 25 10
Planned order receipts 70 70
Planned order releases 70 70

Center Central: Safety stock 0 Periode


Lot size 400: Lead time 3 PD 1 2 3 4 5 6 7 8
Gross requirements 120 170 0 0 120 170 0 0
Scheduled receipts
Projected on hand 300 180 10 10 10 290 120 120 120
Net requirements 110
Planned order receipts 400
Planned order releases 400

G. Rangkuman
1. Persediaan merupakan aset yang sangat mahal yang dapat
digantikan oleh aset yang lebih murah yaitu informasi. Untuk
menggantikannya, informasi haruslah tepat waktu, akurat, andal dan
konsisten. Jika ini terjadi, maka akan tersimpan lebih sedikit persediaan,
mengurangi biaya dan mengirimkan produk lebih cepat ke pelanggan.
VII-30

2. Alasan utama perlunya manajemen persediaan adalah untuk:


memaksimalkan pelayanan pada pelanggan, memaksimalkan efisiensi
pembelian dan produksi, memaksimalkan profit, dan meminimalkan
investasi persediaan.
3. Persediaan dapat dikategorikan menjadi lima tipe dasar, yaitu:
bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, persediaan distribusi, dan
barang pemeliharaan, perbaikan dan operasi.
4. Manajemen persediaan logistik meliputi kegiatan memperoleh
material (pengadaan), memindahkan material melalui lingkungan
manufaktur (manufaktur produk) dan distribusi.
5. Sistem distribusi dapat diklasifikasikan menjadi dua, yaitu: Sistem
Tarik (Pull system), dan Sistem Dorong (Push System).
6. Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi dimulai dari
peramalan permintaan tingkat pengecer, dari hasil peramalan penjualan
yang diperoleh kemudian dihitung kebutuhan bersih untuk tingkat
pengecer dimana kebutuhan bersih ini akan menjadi Planned Order
Release, sampai penentuan perencanaan pesanan dikirim.

H. Bahan Acuan
1. Fogarty, Donald W., Blackstone Jr., John H.;Hoffmann, Thomas R., 1991,
Production & Inventory Management, 2nd Edition., South-Western
Publishing Co.
2. Heizer, Jay and Barry Render, 1996, Production and Operations
Management; Strategic and Tactical Decisions, 4 th edition, Prentice-
Hall Inc, New Jersey.
3. Tersine, Richard J., 1994, Principle of Inventory and Materials
Management, 4th Edition, Prentice Hall.
4. Vollmann et al, 1994, Manufacturing Planning and Control System,
Dow John Irwin.
5. Waters, C.D.J., 2003, Inventory Control and Management, 2nd Edition,
John Wiley & Sons.