III unidad: Anlisis de cuentas por cobrar

Presentacin de la tercera unidad

Cuando visitamos un centro comercial, observamos la televisin o leemos un diario, vemos a
menudo como las empresas se empean en incrementar sus ventas y los clientes a la vez,
esperamos adquirir productos o servicios de excelente calidad y a buen precio. Es por ello, que
regularmente todos los empresarios nos ofrecen descuentos, rebajas, promociones muy
atractivas, crditos flexibles que facilitan la adquisicin de dichos bienes o servicios.
Normalmente las empresas emplean modalidades de crdito a clientes que asegure al negocio
un resultado financiero positivo.
En la actualidad encontramos empresas con altos volmenes de ingresos provenientes de
crditos brindados a los clientes, esto les ha permitido mejorar notablemente sus ingresos y por
tanto la rentabilidad del negocio. Existen negocios que mantienen una cartera de 2,500 clientes
aproximadamente. Sin embargo, mantener una cartera activa de clientes exige al negocio un
exhaustivo control y requieren de personal capacitado para desempear la funcin especfica
relacionada con el manejo de esta cuenta de activo
Lo importante, de una empresa cuando vende al crdito, es obtener ingresos adicionales
considerables. Por tanto, el vender al crdito da lugar a cierta incertidumbre, por el riesgo
asumido al tomar la decisin de colocar su dinero en cuentas de clientes. El administrador
financiero debe auxiliarse de la informacin contable a travs del uso de los auxiliares de
clientes, mediante los cuales, podr obtener la informacin necesaria para tomar decisiones
con las inversiones en cuentas por cobrar.
Al referirnos al riesgo asociado con la cuenta de clientes, estamos considerando la posibilidad
de prdida ocasionadas por aquellos clientes que no podrn cancelar las deudas a favor de la
empresa. En este caso, la empresa tendr prdidas por el hecho de no recuperar las cuentas
pendientes, lo que disminuye la rentabilidad de dicha inversin.
En la presente unidad, estudiaremos un concepto muy importante relacionado con el anlisis
de cuentas por cobrar, como es la prdida por cuentas incobrables. Estudiaremos su concepto,
forma de clculo, el registro contable, as como los ajustes que producen en el ciclo contable
de la empresa. El dominio de los conocimientos adquiridos en esta unidad sern necesarios
para abordar la cuarta unidad.

No estudiaremos el efecto financiero de una cuenta por cobrar, ya que no es el objetivo de

nuestra asignatura; sin embargo, estaremos haciendo referencia a la importancia de este tema
en la tarea de la administracin financiera.

Objetivos de la tercera unidad

1. Valoro la importancia que posee el manejo de las cuentas por cobrar sobre todo para la
medicin y registro de las prdidas por cuentas incobrables.
2. Aplico los distintos mtodos utilizados para la determinacin de las cuentas incobrable que
permitan medir el riesgo asociado a las cuentas por cobrar.

Contenido de la tercera unidad

A.

Las cuentas por cobrar

1. Concepto
2. Tipos bsicos de cuentas a clientes
3. Importancia del manejo contable de las cuentas por cobrar

B.

Mtodos de clculo de las cuentas incobrables

1. Mtodo de Cancelacin Directa
a.

Caractersticas

b.

Registro contable de una cuenta incobrable

c.

Calculo de la incobrabilidad de la cuenta por cobrar.

2.

Mtodo de las Provisiones

a.
b.
c.
d.
e.

Concepto e importancia del mtodo de las provisiones

Registro contable de la provisin de cuentas incobrables
Clculo de la provisin para prdidas en cuentas incobrables
Ajustes por la provisin para cuentas incobrables.
Presentacin en el balance general de la provisin para cuentas incobrables

A.
1

Las cuentas por cobrar

Concepto

Las cuentas por cobrar, se originan de las ventas al crdito y representan diversos derechos
contra los clientes y, otros que surgen de la operacin de la empresa. Esta cuenta forma parte
del activo circulante.
De forma sencilla, se define como:
La suma de dinero que corresponde a la venta de mercanca o la prestacin de servicios al
crdito a un cliente.
Generalmente las empresas, para lograr mayores niveles de ingresos utilizan el sistema de
ventas a crdito, ya que de esta manera logran un mayor nmero de clientes y por tanto mayor
niveles de ventas. Cuando la empresa ha seleccionado a sus clientes, realiza la venta e
inmediatamente pasa a la contabilizacin de dicha operacin, en ese momento se crea una
cuenta por cobrar, cuando la empresa entrega el producto o el servicio al cliente y el cliente
adquiere el compromiso de pago, es decir se crea un derecho de la empresa a recibir
determinada cantidad de efectivo proveniente del cliente cuando esta cuenta llegue a su
vencimiento.

1. Tipos bsicos de cuentas a clientes

Al momento que la empresa realiza una venta al crdito, puede utilizar como comprobante la
factura comercial o ya sea un documento de carcter legal que permita una recuperacin
directa y formal, distinta a la que ofrece al propietario del negocio una factura comercial.
Analicemos
Existen dos tipos bsicos de cuentas a clientes, una es la cuenta por cobrar y la otra son los
documentos por cobrar y se ubican dentro del grupo de los activos circulantes por tener un
vencimiento en el corto plazo.
Para establecer sus diferencias, explicaremos el concepto de cada una:
Cuenta por cobrar:
Las cuentas por cobrar se crean a partir de las operaciones diarias de la empresa, es decir la
venta de productos o la prestacin de un servicio brindadas a los clientes, bajo determinadas
condiciones normales de crdito que la empresa establece. El plazo depender del tipo de
producto o servicio ofrecido. Es decir, son derechos exigibles originados de la ventas al crdito.
Para efectos contables, se requiere de un documento fuente o comprobante que permita al
contador realizar el registro correspondiente. En este caso, requerir de una factura como
fuente de informacin para la contabilidad.

Definamos ahora un documento por cobrar:

De carcter formal, ya que el cliente al momento de adquirir el compromiso, firma un
documento (pagar o una letra de cambio). Con ello, el cliente se compromete a pagar a la
empresa la cantidad definida en el documento ms los intereses establecidos o cualquier otro
elemento que proteja el financiamiento brindado. Si existe el caso de incumplimiento del
cliente, la empresa podra afectar los activos del deudor hasta recuperar el importe de la
deuda.
En ambos casos se trata de una venta al crdito, pero existe una diferencia fundamental y es la
facultad conferida por un pagar al dueo del negocio, mediante el cual la empresa puede
recuperar el valor de la deuda, utilizando medios distintos al ofrecido por una factura comercial.

2. Importancia del manejo contable de las cuentas por cobrar

Las empresas para proteger su inversin, aplican un sistema de crdito que asegure una
adecuada recuperacin. Esto significa una buena administracin y manejo de la cartera de
clientes, que incluye, la seleccin de los clientes, estableciendo parmetros que permitan
reconocer un buen cliente, un registro detallado de las ventas al crdito realizadas y el proceso
de recuperacin de las cuentas.
Cuando la empresa utiliza una poltica de ventas al crdito, a la vez adquiere ciertas
responsabilidades en cuanto a la correcta administracin de su cartera, es decir tratar de
recuperar el monto total de sus ventas al crdito, sin embargo, el hecho de utilizar esta poltica
crea cierto riesgo a las empresas. Cuando las cuentas por cobrar son numerosas, el propietario
del negocio sabe que algunas nunca podrn cobrarse. No conoce su importe exacto, ni cules
cuentas especficas carecern de valor. Pero toda cuenta por cobrar implica una prdida
potencial, ya que, por mala situacin financiera o por falta de honradez, algunos deudores no
pagarn lo que deben.
Las cuentas por cobrar a clientes, no siempre se cobran, a pesar de las medidas de seguridad
y proteccin establecidas al otorgar el crdito y por muy controlada que est la cobranza, existe
el riesgo de que algunos deudores no liquiden sus adeudos.
Atendiendo al principio de realizacin, se debe determinar una provisin que cubra las prdidas
que se van a producir, para as poder enfrentar correctamente en el estado de resultados los
ingresos contra los gastos y costos que le son relativos.
Lo antes expuesto nos introduce a un nuevo trmino muy relacionado a las cuentas por cobrar,
como son las cuentas incobrables.
Qu es una cuenta incobrable?
Es una deuda de uno o varios clientes de la empresa, consideradas imposible de recuperar,
por tanto, el negocio asumir la prdida ocasionada por dicha cuenta.
Si la empresa asume la prdida de una cuenta incobrable, entonces, cmo recuperar este
valor?
Toda prdida ocasionada por una cuenta incobrable, podr ser recuperada a travs de los
ingresos obtenidos en el periodo correspondiente, es decir, cuando sucedi la prdida.

B.

Mtodos de clculo de las cuentas incobrable

Por lo general es difcil identificar cules sern los clientes que no pagarn sus cuentas. Por
ello, si deseamos que el importe que aparece en el balance general sea correcto, es necesario
obtener una estimacin de las cuentas que con el tiempo se volvern incobrables.
Para el registro contable de una cuenta incobrable existen dos mtodos:
1. Mtodo de cancelacin directa
2. Mtodo de las provisiones

Mtodo de cancelacin directa

a Caracterstica
Este mtodo supone que para la contabilizacin de las cuentas incobrables deber hacerse
en el momento que la empresa haya reconocido una cuenta como incobrable y no cuando
se realiza la venta al crdito. Cuando la empresa esta convencida de que uno o varios
clientes no podrn hacer efectiva su deuda, proceder al reconocimiento y contabilizacin de
la cuenta como prdida en cuentas incobrables.
Analice el ejemplo siguiente:
Una empresa en el mes de junio realiz una venta al crdito por C$ 20,000.0, el registro de diario es
el siguiente:
Cuentas por cobrar 20,000.0
Ventas
20,000.0
Luego en el mes de diciembre, la empresa ha identificado una cuenta por valor de C$ 5,000.0, que no
podr ser cobrada, y el cliente no podr asumir el valor de dicha cuenta. La empresa hizo hasta lo
imposible por recuperarla; sin embargo, su gestin no fue efectiva y ha decidido reconocerla como
prdida. En ese momento, es decir en el mes de diciembre, registrar el valor de la prdida ocurrida
por una cuenta incobrable.
Con este mtodo existen dos momentos: uno cuando se realiza la venta, en el mes de junio y otro
cuando sucede el reconocimiento de la prdida por la existencia de una cuenta incobrable en el mes
de diciembre.

a. Registro contable de una cuenta incobrable

Con este mtodo, las cuentas bsicas utilizadas para el registro contable son las siguientes:
1) Gastos por prdidas en cuentas incobrables: Esta es una cuenta de origen
deudora, del estado de prdidas y ganancias, perteneciente al grupo de otros gastos.
Cuando sucede una prdida por cuenta incobrable, aumenta su valor, por tanto deber
debitarse.
2) Cuenta de clientes: Es una cuenta de balance general, del grupo de activos
circulantes, de origen deudora. El valor de una cuenta incobrable disminuye su valor,
por tanto deber acreditarse. Esta cuenta har referencia al cliente en particular, quien
ha generado dicha prdida por falta de cobro.

Gastos por perdidas en cuentas

incobrables

Cuentas por cobrar

Debitamos

Acreditamos

Veamos el ejemplo:
Al 31 de Diciembre del 2003, la Empresa La Casual S.A., recibi la noticia de que el cliente Martha
lvarez y Ca., se haba declarado en bancarrota, en el mayor de cuenta por cobrar de La Casual S.A.
dicho cliente, tiene un saldo deudor de C$ 7,000.00.
Luego que la empresa realiz todas las gestiones posibles de cobro, sin ningn resultado positivo,
procedi a realizar el asiento de ajuste para la cuenta incobrable, de la siguiente manera:
Gastos por perdidas en cuentas
incobrables

Cuentas por cobrar

(Cliente Martha lvarez y Ca.)

C$ 7,000.00

C$ 7,000.00

b. Calculo de la incobrabilidad de la cuenta por cobrar

Las empresas, sobretodo las pequeas, que poseen muchos clientes tal vez desean esperar
hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta especfica de un cliente, antes de hacer
cualquier ajuste en relacin con las prdidas por cuentas incobrables. Cuando es evidente
que una cuenta es incobrable, se utiliza el mtodo de cancelacin directa. En ste caso se
procede de la siguiente manera:
Gastos de venta

Cuentas por cobrar (clientes)

Debitamos

Acreditamos

La prdida se carga a la cuenta gastos de ventas, porque la decisin de otorgar crditos,

depende del departamento de ventas de la empresa.
Tambin puede darse el caso, que en fechas posteriores puede cobrarse en forma parcial o
total una cuenta que se haba cancelado por incobrable. Cuando se recibe el pago se debe
revertir el asiento de la cancelacin, volviendo a llevar la cuenta a los registros para poder
hacer asientos en la cuenta del cliente. Una vez registrado el asiento revertido y el cobro
recibido a la cuenta, los libros mostrarn que la cuenta fue cancelada y recuperada ms
tarde.
Para comprender el clculo veamos el siguiente ejemplo:
a. En el mes de Enero la empresa Calipso realiz ventas al crdito a los siguientes clientes:
1)
Cliente Sr. Lpez C$
5,200.00
2)
Cliente Sr. Prez C$
12,000.00
3)
Cliente Sr. Snchez
C$
75,000.00
Iniciemos el asiento de diario con la venta:
Cuenta
Cuentas por cobrar Sr. Lpez
Cuenta por cobrar Sr. Prez
Cuenta por cobrar Sr. Snchez
Ingresos por ventas
IGV por pagar

C$
C$
C$

Debe
5,200.00
12,000.00
75,000.00

Haber

C$
C$

80,173.91
12,026.09

Al momento de la venta, debitamos a la cuenta o auxiliar que cada cliente tiene en la empresa. El
total de ingreso se registro en la cuenta correspondiente.
La presentacin en el balance general, luego de la venta es el siguiente:
EMPRESA CALIPSO
BALANCE GENERAL
AL MES DE ENERO

ACTIVO
Circulante
Cuenta por cobrar................................................C$ 92.200.00

En el balance general no se requiere que se presente la informacin para cada uno de los clientes,
sera complicado, ya que existen empresas con un gran numero de clientes y el balance general
seria un documento muy extenso.
b. Suponga ahora que en el mes de febrero se cobraron C$ 65,000.00 en concepto de cuentas por
cobrar al Sr. Snchez. El asiento de diario sera el siguiente:
Cuenta
Caja
Cuenta por cobrar Sr. Snchez

C$

Debe
65,000.00

Haber
C$

65,000.00

Al disminuir la cuenta del Sr. Snchez por el valor de C$ 65.000.00, se ver reducido tambin el
saldo de las cuentas por cobrar, presentado en el Balance general del mes de Enero (C$ 92,200 C$ 65,000) y en el balance general correspondiente al mes de febrero se presentar de la manera
siguiente:
EMPRESA CALIPSO
BALANCE GENERAL
AL MES DE FEBRERO

ACTIVO
Circulante
Cuenta por cobrar..................................................C$ 27.200.00

c.

Ahora supongamos que dos meses despus, en el mes de abril, se determina que las cuentas por
cobrar Lpez y Prez, se considerarn incobrables. El asiento de diario es el siguiente:
Cuenta
Gasto por perdida en cuenta incobrable
Cuentas por cobrar Sr. Lpez
Cuenta por cobrar Sr. Prez

Debe
C$ 17,200.00

Haber
C$ 5,200.00
C$ 12,000.00

En el asiento, hemos registrado una prdida por cuenta incobrable, el valor no recuperable se
contabiliza en la cuenta de gastos y se disminuye el saldo de la cuenta de clientes, debido a que
hemos dado de baja a dos clientes por considerarlos de difcil recuperacin. El gasto registrado
incluye el Impuesto General al Valor correspondiente.
Al cierre del mes de abril la presentacin en el balance general es la siguiente:
EMPRESA CALIPSO
BALANCE GENERAL
AL MES DE ABRIL

ACTIVO
Circulante
Cuenta por cobrar..................................................C$ 10.000.00

Al darle de baja a los clientes, el saldo final de la cuenta de clientes disminuye a C$ 10.000 (C$
27,200 C$ 17,200).
d. Supongamos ahora que luego de haber considerado incobrable al Sr. Lpez, llega a la empresa y
cancela el saldo adeudado ms un 5% de inters moratorio.
Para ello tendremos que hacer un asiento de ajuste. El asiento de diario es el siguiente:
Cuenta
-1Cuenta por cobrar Sr. Lpez
Gasto por perdida en cuenta incobrable
-2Caja
Cuenta por cobrar Sr. Lpez
Otros ingresos

Debe
C$ 5,200.00
C$ 5,460.00

Haber
C$ 5,200.00
C$ 5,200.00
C$
260.00

Como podr observar al registrar el valor de la cuenta incobrable, se realizaron dos asientos:
1)

El primero, se realiz para reconocer nuevamente al Sr. Lpez como cliente, pues
con anterioridad le habamos dado de baja y por tanto no exista en nuestros registros.
2)
El segundo, registra la entrada de dinero en concepto de cobro de la cuenta ms los
intereses por mora y el crdito se hace a la cuenta del Sr. Lpez y la cuenta de ingresos.
Hemos trasladado los registros del libro diario al mayor, saldando las cuentas respectivas. Observe
que la cuenta de gastos por prdidas en cuentas incobrables ha disminuido, ya que hemos realizado
un ajuste producto de un cliente que ha llegado a cancelar su deuda una vez que el negocio lo haba
considerado incobrable.

Analicemos
Como podemos observar el uso de ste mtodo es muy sencillo para las empresas, sin
embargo tiene la desventaja de crear un efecto relevante en los resultados econmicos en
aquellos perodos que presenten altos valores en cuentas incobrables.
Esta afirmacin se fundamenta en lo siguiente:
Debido a que las prdidas por incobrables son reconocidas como gastos, stos debern
compararse, basados en los principios contables, con los ingresos del mismo perodo. En
este caso los gastos son comparados con los ingresos del perodo en que son
reconocidas estas cuentas de clientes como incobrables. Debido a esto, los estados
financieros no se presentan de manera correcta, ni reflejan la situacin real de la
empresa en el perodo, ya que violan el principio contable de reconocimiento de gastos.
Ahora bien, si el monto del gasto por incobrables es alto, el efecto sobre las utilidades del
perodo sera grande ya que consumira una gran parte de los ingresos generados por la
empresa.
El valor de las cuentas por cobrar en el Balance General tampoco reflejara el valor real,
ya que el monto de las cuentas por cobrar no es en realidad el correcto, es decir, aquel
monto de las cuentas que sern recuperables.

A continuacin se muestra un ejemplo prctico donde se muestra la aplicacin del

mtodo de cancelacin directa:
La Empresa "El Redentor" presenta un saldo al 31 de julio de 2003 en las cuentas por cobrar con un
monto de C$ 182,000.00, mismo que se encuentra distribuido entre cuatro clientes:
CLIENTE
Vctor Gonzlez
Braulio Montenegro
Marlene Snchez
Socorro Martnez

C$
C$
C$
C$

SALDO
25,500.00
52,000.00
80,000.00
24,500.00

VENCIMIENTO
16 de junio
12 de julio
1 de julio
28 de julio

Las operaciones que se realizaron con la cuenta de clientes durante el mes de agosto fueron las
siguientes:
VENTAS DEL MES DE AGOSTO DE 2003
1/08:

Venta al crdito por un monto total de C$ 45,500, distribuidos entre los siguientes clientes:

CLIENTE
Socorro Martnez
Vctor Gonzlez
Braulio Montenegro

5/08:

SALDO
C$ 12,500.00
C$ 15,000.00
C$ 18,000.00

Venta al Crdito por un monto total de C$ 72,100, distribuido entre los siguientes clientes:

CLIENTE
Marlene Snchez
Vctor Gonzlez
Socorro Martnez

20/08:

SALDO
C$ 35,000.00
C$ 12,600.00
C$ 24,500.00

VENCIMIENTO
13 de Agosto
13 de Agosto
13 de Agosto

Venta al Crdito por un monto total de C$ 39,800, distribuido entre los siguientes clientes:

CLIENTE
Braulio Montenegro
Vctor Gonzlez

29/08:

VENCIMIENTO
09 de Agosto
09 de Agosto
09 de Agosto

SALDO
C$ 15,600.00
C$ 24,200.00

VENCIMIENTO
28 de Agosto
28 de Agosto

Venta al Crdito por un monto total de C$ 33,900, distribuido entre los siguientes clientes:

CLIENTE
Socorro Martnez
Marlene Snchez

SALDO
C$ 15,000.00
C$ 18,900.00

VENCIMIENTO
07 de Septiembre
07 de Septiembre

COBROS EN EL MES DE AGOSTO 2003

06/08:

Cobramos un monto total de C$ 82,500, proveniente de los siguientes clientes:

CLIENTE

Vctor Gonzlez
Braulio Montenegro
Socorro Martnez

10/08:

MONTO
C$ 10,500.00
C$ 60,000.00
C$ 12,000.00

Cobramos un monto total de C$ 83,000, proveniente de los siguientes clientes:

CLIENTE

Marlene Snchez
Socorro Martnez
Vctor Gonzlez

MONTO
C$ 50,000.00
C$ 15,000.00
C$ 18,000.00

18/08:

Cobramos un monto total de C$ 45,000, proveniente de los siguientes clientes:

CLIENTE

Marlene Snchez
Vctor Gonzlez

30/08:

MONTO
C$
C$

35,000.00
10,000.00

Cobramos un monto total de C$ 25,500, proveniente de los siguientes clientes:

CLIENTE

Marlene Snchez
Vctor Gonzlez

MONTO
C$
C$

15,500.00
10,000.00

A continuacin se presentan los auxiliares para cada uno de los clientes:

FECHA
01/8/03
01/8/03
05/8/03
06/8/03
10/8/03
18/8/03
20/8/03
30/8/03

CONCEPTO
Saldo Inicial
Venta
Venta
Caja
Caja
Caja
Venta
Caja

CLIENTE: VCTOR GONZLEZ

VENCIMIENTO DEBE
HABER
16 Junio
09 agosto
15,000.0
13 agosto
12,600.0
10,500.0
18,000.0
10,000.0
28 agosto
24,200.0
10,000.0

SALDO
C$ 25,500.0
40,500.0
53,100.0
42,600.0
24,600.0
14,600.0
38,800.0
28,800.0

FECHA
01/8/03
01/8/03
06/8/03
22/08/03

CONCEPTO
Saldo Inicial
Venta
Caja
Venta

CLIENTE: BRAULIO MONTENEGRO

VENCIMIENTO
DEBE
HABER
12 Julio
--------09 agosto
18,000.0
60,000.0
28 agosto
15,600.0

SALDO
C$ 52,000.0
70,000.0
10,000.0
25,600.0

FECHA
01/8/03
05/8/03
10/8/03
18/8/03
29/8/03
30/8/03

CONCEPTO
Saldo Inicial
Venta
Caja
Caja
Venta
Caja

CLIENTE: MARLENE SNCHEZ

VENCIMIENTO
DEBE
HABER
1 Julio
------13 agosto
35,000.0
50,000.0
35,000.0
7 septiembre
18,900.0
15,500.0

SALDO
C$ 80,000.0
115,000.0
65,000.0
30,000.0
48,900.0
33,400.0

FECHA
01/8/03
01/8/03
05/8/03
06/8/03
10/8/03
29/8/03

CONCEPTO
Saldo Inicial
Venta
Venta
Caja
Caja
Venta

CLIENTE: SOCORRO MARTNEZ

VENCIMIENTO
DEBE
HABER
28 Julio
------09 Agosto
12,500.0
13 agosto
24,500.0
12,000.0
15,000.0
7 septiembre
15,000.0

SALDO
C$ 24,500.0
37,000.0
61,500.0
49,500.0
34,500.0
49,500.0

Expliquemos el procedimiento utilizado en la elaboracin de los auxiliares:

Como podr observar en cada uno de los auxiliares se registra tanto las ventas a crdito
como los pagos realizados por los clientes. En la columna de saldo se refleja el valor de la
deuda pendiente a la fecha para cada uno de los clientes.

Veamos como al 1 de agosto, los clientes tenan un saldo pendiente, denominado, saldo
inicial, la fecha de vencimiento y el valor del mismo. Tomando como referencia al Sr. Vctor
Gonzlez al 1 de agosto, tena un saldo inicial de C$ 25,500 con vencimiento al 16 de junio.
Luego de realizar los asientos de las operaciones en el auxiliar de clientes, utilizaremos
algunos supuestos a fin de realizar los registros correspondientes utilizando el mtodo de
cancelacin directa.
Cul sera el asiento de diario si al 30 de agosto el saldo pendiente de Vctor Gonzlez y
Marlene Snchez, se considera incobrable?
Continuando con el ejemplo, el asiento de diario es el siguiente:
Cuenta
Gasto por perdida en cuenta incobrable
Cuentas por cobrar Sr. Gonzlez
Cuenta por cobrar Sra. Snchez

Debe
C$ 62,200.00

Haber
C$ 28,800.00
C$ 33,400.00

El valor de las cuentas incobrables se ha registrado directamente a la cuenta de gastos por prdidas
en cuentas incobrables con un crdito a la cuenta de ambos clientes. Con este registro se ha dado de
baja a los clientes considerados como incobrables.

Cul es el asiento de diario, si el Sr. Gonzlez llega a un arreglo de cancelar el 50% de su

adeudo pendiente ms un 3% de recargo por el saldo en mora y el resto queda pendiente
de pago?
Continuando con el ejemplo, en este caso el asiento de diario es el siguiente:
Cuenta
Cuenta por cobrar Sr. Gonzlez
Caja
Gasto por perdida en cuenta incobrable
Cuenta por cobrar Sr. Gonzlez
Otros ingresos

Debe
C$ 28,800.00
C$ 15,264.00

Haber
C$ 28,800.00
C$ 14,400.00
C$
864.00

Debido a que el Sr. Gonzlez se haba dado de baja o eliminado de los registros de la empresa,
debemos activar nuevamente la cuenta, haciendo un dbito al auxiliar del Sr. Gonzlez y acreditando
dicho valor a la cuenta de gastos por prdidas en cuentas incobrables y anular el registro anterior.
Luego, registramos el valor recibido y colocado en caja y el saldo pendiente de pago del Sr. Gonzlez,
as como los intereses ganados en concepto de mora.
Suponiendo que el Sr. Gonzlez, previamente, haba anticipado el 50% del monto y el 50% de la
mora por incumplimiento en sus pagos y que hoy decide cancelar su deuda, el asiento de diario sera:
Cuenta
Caja
Cuenta por cobrar Sr. Gonzlez
Otros ingresos

Debe
C$ 14,832.00

Haber
C$ 14,400.00
C$
432.00

Cul seria el asiento de diario si el Sr. Montenegro cancela la mitad de la deuda pendiente
a la fecha del 24 de Agosto y por ello le concedemos un descuento del 2% por el monto
cancelado?

Tomando los datos del ejemplo:

Recordemos que el saldo del Sr. Montenegro, al 22 de Agosto, ascenda a C$ 25,600, el 50%
correspondera a C$ 12,800
Cuenta
Caja
Gastos financieros
Cuenta por cobrar Sr. Montenegro

Debe
C$ 12,544.00
C$
256.00

Haber
C$ 12,800.00

En el asiento de diario registramos el pago realizado por el Sr. Montenegro y debitamos a la cuenta
de gastos financieros el descuento por pronto pago a favor del cliente y un crdito a la cuenta del Sr.
Montenegro por el valor pagado, incluyendo el descuento ofrecido.

Concluyamos
Hemos estudiado el concepto de una cuenta incobrable y explicbamos como los negocios
que venden al crdito estn expuestos a perdidas al no recuperar las deudas de algunos
clientes, ya sea total o parcialmente. Para solventar esta perdida, la ley de impuesto sobre la
renta, permite que sea recuperado de los ingresos del periodo y por tanto sea deducible de
impuestos, estudiamos tambin el mtodo de cancelacin directa en la contabilizacin de
las perdidas por cuentas incobrables.
Este mtodo reconoce una cuenta como incobrable hasta el momento que la empresa
decide que una cuenta en particular es imposible de recuperar y debe ser deducida de los
ingresos corrientes.

3. Mtodo de las provisiones

En el tema anterior explicbamos el efecto de una cuenta incobrable en los registros contables
del negocio. Cuando se utiliza la cancelacin directa como mtodo de calculo y registro de las
perdidas por cuentas incobrables, enfrenta ciertas desventajas que afectan tanto en el aspecto
contable, legal como financiero.
Esta desventaja es fundamentalmente por el hecho de reconocer una prdida incobrable hasta
el momento que estamos seguros de no ser recuperada dicha deuda, esto lgicamente viola el
principio de contabilidad generalmente aceptados sobre el perodo contable y por tanto,
disminuye el valor de las utilidades en aquellos periodos que sucede dicha perdida.
Con el propsito de evitar estos efectos negativos, un negocio utiliza el mtodo de las
provisiones, el cual permite registrar el gasto en el perodo que se causa y reflejar
adecuadamente las utilidades.
a Concepto e importancia del mtodo de las provisiones
Es un procedimiento mediante el cual, las empresas determinan de forma anticipada las
prdidas por cuentas incobrables que tendrn en un periodo especfico.
Analicemos la importancia que tiene una provisin en un negocio:

Cuando la empresa considera la posibilidad de ocurrencia de cuentas incobrables, existen

dos objeciones por el hecho de esperar que las cuentas dudosas se juzguen finalmente
incobrables, despus de muchos meses y posteriormente darles de bajas en los libros:
1)

Es preferible cargar las cuentas dudosas a prdidas y Ganancias en el ejercicio en que

se considera como ingreso por ventas.

2)

La estimacin sobre el valor realizable de las cuentas por cobrar es el valor correcto que
debe figurar en el Activo del Balance General y en el estado de resultados se reflejar el
gasto correspondiente al periodo en que sucede el ingreso.

c. Registro contable de la provisin de cuentas incobrables

Cuando utilizamos el mtodo de las provisiones, las cuentas bsicas son:
1)

Provisiones por prdidas en cuentas incobrables: Esta es una cuenta de naturaleza

acreedora y registra todas las provisiones que durante el perodo se hayan determinado,
incluyendo los ajustes necesarios a dicha cuenta.

2)

Gastos por prdidas en cuentas incobrables: Es una cuenta de naturaleza deudora y

representa el valor de la provisin inicialmente calculada y acreditada en la cuenta de
provisiones, as como los ajustes correspondientes.
Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
Se debita

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
Se acredita

Veamos un ejemplo:
Supongan que una empresa ha determinado que la provisin por cuentas incobrables es de $
5,000.00. El registro de diario sera el siguiente:
Cuenta
Debe
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
C$ 5,000.00
Provisiones para prdidas por cuentas incobrables

Haber
C$ 5,000.00

Ahora bien, el traslado al mayor es el siguiente:

Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
C$ 5.000.00

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 5,000.00

Cada vez, que la empresa tenga cobros pendientes a clientes y registre la provisin correspondiente,
deber realizar el asiento anterior.

d. Clculo de la provisin para prdidas en cuentas incobrables

1 Como porcentaje de las cuentas por cobrar
Expliquemos a que se refiere:
Estima el importe de las prdidas por cuentas malas tomando como porcentaje del saldo
existente en las Cuentas por cobrar.
Claro est, que para llegar a un porcentaje razonable, es necesario analizar los cobros
realizados durante un perodo considerable. La tasa o porcentaje determinado se aplica
al saldo de los clientes para obtener el importe del ajuste por cuentas incobrables y a la
estimacin de cuentas incobrables.
Veamos el ejemplo siguiente:
El saldo de clientes al finalizar el ao ascenda a C$ 150,000.0 y se estim que el 1% sera
incobrable, el asiento de diario es el siguiente:
El valor de la provisin sera:

(C$ 150.000) (1%) = $1,500.0

Cuenta
Debe
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
C$ 1,500.00
Provisiones para prdidas por cuentas incobrables

Haber
C$ 1,500.00

Ahora bien, el traslado al mayor es el siguiente:

Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
C$ 1.500.00

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 1,500.00

Observe que al registrar la provisin para cuentas incobrables, hemos debitado a gastos y
acreditado a la cuenta de provisiones.

Observemos otro ejemplo:

La empresa Distribuidora del Sur S.A., realizo durante el ao 2003, ventas al crdito por un monto
de C$ 25,786,000. Se presentaron devoluciones sobre las ventas equivalentes al 7% y rebajas
sobre ventas con un importe de C$ 50,000.00. Despus de una revisin exhaustiva, se estima que
el 1% de las ventas netas a crdito registradas pueden resultar ser incobrables. El calculo es el
siguiente:
Ventas netas = C$ 25,786,000 C$ 1,805,020 C$ 50,000 = 23,930,980
Cuentas incobrables = 23,930,980 (1%) = 239,309.80
La estimacin por cuenta incobrables tena un saldo acreedor de C$ 87,767.00, antes del ajuste de
fin de ao. Este saldo de C$ 87,767.00 se suma al saldo de C$ 239,309.80 resultante del 2003. El
asiento de ajuste es:
Cuenta
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
C$
Provisiones para prdidas por cuentas incobrables

Debe
239,309.80

Ahora bien, al trasladar al mayor tenemos el siguiente ajuste:

Haber
C$ 239,309.80

Gastos por prdidas en cuentas

incobrables
S) C$ 87,767.00
A) C$ 239,309.80
C$ 327,076.80

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 87,767.00 (S
C$ 239,309.80 (A
C$
327,076.80

Note que realizamos un ajuste a ambas cuentas y que el saldo de cuentas incobrables aumento a
C$ 327,076.80.
La presentacin en el balance general seria la siguiente:
DISTRIBUIDORA DEL SUR S.A.
BALANCE GENERAL
AL MES DE DICIEMBRE 2003
ACTIVO
Circulante
Cuenta por cobrar...........................................................C$ 25,786,000.00
(-) Provisin por perdidas en cuentas incobrables C$
327,076.80
C$ 25,458,923.20

Examinemos la ley:
En nuestro pas la Ley de Impuestos sobre la renta en el Arto. 16 inciso e) establece que
para Instituciones Bancarias se reconoce un porcentaje anual del 0.25% sobre el saldo
de su cartera final del ao gravable como reserva para cuentas incobrables. Para las
personas jurdicas en general. El fisco maneja como norma administrativa el 1% sobre el
saldo de su cartera. Mayores porcentajes deben ser autorizados por la Direccin General
de Ingresos.1
Adems de lo establecido por la ley, es importante estudiar otros mtodos utilizados para
el clculo de la provisin para cuentas incobrables. Otro aspecto relevante es, que
independientemente del mtodo utilizado, el registro contable es similar.
1) Clculo de la provisin por cuentas incobrables mediante la antigedad de
saldos
Este mtodo supone que es necesario calcular la provisin para incobrables en
dependencia de los diferentes clientes que tiene la empresa, ya que cada cliente tiene
particularidades y circunstancias diferentes por las cuales no pueda en determinado
momento cancelar sus deudas con la empresa.
Para llevar a cabo este mtodo de provisin se necesita llevar un auxiliar por cada uno de
los clientes que tiene la empresa y se basa en el clculo de los das de vencimiento que
tienen las cuentas por cobrar, a partir del conocimiento de la antigedad de las cuentas,
se procede a determinar un porcentaje de incobrable, tomando como criterio que una
cuenta que tiene mayor tiempo de vencida tiene ms posibilidad de ser incobrable o tener
un alto porcentaje de incobrable.

1Ley de Impuestos sobre la Renta. Texto Todo sobre Impuestos Segunda edicin Pg. 61

Veamos el ejemplo siguiente:

En el siguiente cuadro se presentan los clientes que la empresa CVG posee, as como el saldo
de cada uno de ellos y su grado de antigedad:

Cliente
Elena Snchez
Carlos Tllez
Marlon Amador
Rosa Cardoza
Martha Gmez
Otros Clientes
Totales
Porcentajes

AUXILIAR DE CLIENTES
Al 3O DE ABRIL
No vencida
1-30 das
31-60 das
C$ 500.00
150.00
800.00

Total
61-90 das
+ de 90 das
500.00
150.00
800.00
900.00
800.00
100.00
400.00
400.00
32,250.00
16,300.00
10,000.00
4,200.00
200.00
1,550.00
C$ 35,000.00 C$ 18,000.00 C$ 10,000.00 C$ 4,350.00 C$ 1,000.00 C$ 1,650.00
100%
51%
29%
12%
3%
5%
C$

Las categoras que ha establecido la empresa, son creadas a partir de diversos criterios que el
mismo negocio identifica como relevantes para el anlisis de sus cuentas por cobrar.
Se puede observar que el cliente Rosa Cardoza tiene el saldo con ms antigedad, es decir entre
61 y 90 das. Luego est el cliente Carlos Tllez con una antigedad de saldos de 31 a 60 das.

El cuadro anterior fue elaborado a partir de los auxiliares de cada cliente que la empresa
lleva, con el objetivo de conocer el nivel de vencimiento, as como el monto de las
cuentas por cobrar. Con este mtodo se considera que, una cuenta por cobrar cuando
tiene mayor tiempo de vencimiento, existe menor posibilidad de recuperacin y por lo
tanto el porcentaje de incobrables es mayor.
Cmo determinaremos la provisin para cuentas incobrables utilizando dicho
mtodo?
Para el clculo de las cuentas incobrables debemos determinar un porcentaje que
multiplicado por el valor de la cuenta correspondiente dar como resultado el monto de
las cuentas incobrables en el perodo.
Continuando con el ejemplo:
CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES
POR GRUPOS DE EDADES
GRUPO
No vencidas
1 - 30 da
31 - 60 das
61 - 90 das
90 das y ms
T O TAL

VALOR
C$

C$

18,000.0
10,000.0
4,350.0
1,000.0
1,650.0
35,000.0

% QUE SE CONSIDERA
INCOBRABLE
1%
3%
10%
20%
50%

PROVISIN DE
CUENTAS
INCOBRABLES
C$ 180.0
300.0
435.0
200.0
825.0
C$ 1,940.0

En el cuadro se presenta cada uno de los clientes y la antigedad de cada uno de los saldos.
Observe que a los clientes con saldos de mayor antigedad se les ha asignado un porcentaje
mayor de prdida por incobrable.

Por tanto, el valor de la provisin para cuentas incobrables es de C$ 1.940.0 y su registro contable
sera:
Cuenta
Debe
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
C$ 1,940.00
Provisiones para prdidas por cuentas incobrables

Haber
C$ 1,940.00

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
C$ 1.940.00

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 1,940.00

Veamos ahora un ejemplo para explicar el clculo de la antigedad de saldos

Utilizaremos el mismo ejemplo que se present en el tema del mtodo de cancelacin directa,
donde se elaboraron los auxiliares de clientes para la empresa El Redentor
A continuacin se presentan los auxiliares para cada uno de los clientes:
FECHA
01/8/03
01/8/03
05/8/03
06/8/03
10/8/03
18/8/03
20/8/03
30/8/03

CONCEPTO
Saldo Inicial
Venta
Venta
Caja
Caja
Caja
Venta
Caja

CLIENTE: VCTOR GONZLEZ

VENCIMIENTO DEBE
HABER
16 Junio
09 agosto
15,000.0
13 agosto
12,600.0
10,500.0
18,000.0
10,000.0
28 agosto
24,200.0
10,000.0

SALDO
C$ 25,500.0
40,500.0
53,100.0
42,600.0
24,600.0
14,600.0
38,800.0
28,800.0

FECHA
01/8/03
01/8/03
06/8/03
22/08/03

CONCEPTO
Saldo Inicial
Venta
Caja
Venta

CLIENTE: BRAULIO MONTENEGRO

VENCIMIENTO
DEBE
HABER
12 Julio
--------09 agosto
18,000.0
60,000.0
28 agosto
15,600.0

SALDO
C$ 52,000.0
70,000.0
10,000.0
25,600.0

FECHA
01/8/03
05/8/03
10/8/03
18/8/03
29/8/03
30/8/03

CONCEPTO
Saldo Inicial
Venta
Caja
Caja
Venta
Caja

CLIENTE: MARLENE SNCHEZ

VENCIMIENTO
DEBE
HABER
1 Julio
------13 agosto
35,000.0
50,000.0
35,000.0
7 septiembre
18,900.0
15,500.0

SALDO
C$ 80,000.0
115,000.0
65,000.0
30,000.0
48,900.0
33,400.0

FECHA
01/8/03
01/8/03
05/8/03
06/8/03
10/8/03
29/8/03

CONCEPTO
Saldo Inicial
Venta
Venta
Caja
Caja
Venta

CLIENTE: SOCORRO MARTNEZ

VENCIMIENTO
DEBE
HABER
28 Julio
------09 Agosto
12,500.0
13 agosto
24,500.0
12,000.0
15,000.0
7 septiembre
15,000.0

SALDO
C$ 24,500.0
37,000.0
61,500.0
49,500.0
34,500.0
49,500.0

Luego de elaborado los auxiliares, calcularemos la antigedad de saldos para cada uno de los
clientes al 30 de agosto:

Iniciemos con el Cliente: Vctor Gonzlez

El saldo que tiene pendiente es de C$ 28.800.0. Veamos como se calcula la antigedad de saldos.
Del saldo al 30 de agosto:
C$ 24,200.0 pertenecen a la venta del da 20 de agosto, con vencimiento el da 28 de Agosto, por
tanto tiene una antigedad de 2 das.
C$ 4,600.0 que pertenecen a la venta de da 5 de agosto y convencimiento el 13 de agosto, por
tanto tiene una antigedad de 17das.
De tal forma:
C$ 24,200.0 con 2 das de vencida
4,600.0 con 17 das de vencida
28,800.0 Saldo total del cliente

Continuemos ahora con el cliente: Braulio Montenegro

El saldo pendiente del cliente es de C$ 25,600.0. Analizando su auxiliar podemos ver que an no
se ha pagado un saldo de C$ 10,000.0 de la venta del 1 de agosto con vencimiento el da 9 de
agosto y por tanto tiene una antigedad de 21 das.
As mismo la venta realizada el da 20 de agosto que venca el 28 de agosto tampoco ha sido
cancelada, por tanto el saldo tendr una antigedad de 2 das.

Analicemos ahora la antigedad de saldos del cliente: Marlene Snchez

El saldo pendiente a la fecha es de C$ 33,400.0, de los cuales C$ 18,900.0 pertenecen a la venta
del da 29 de agosto y cuyo vencimiento es el 7 de septiembre. Este saldo no es una cuenta
vencida, ya que estamos haciendo cierre al 30 de agosto.
Luego tenemos un saldo de C$ 14,500.0 de la venta del da 5 de agosto y que venca el da 13 de
agosto. Este saldo se encuentra vencido y con una antigedad de 17 das.

Pasemos ahora a la cliente: Socorro Martnez.

El saldo de la Sra. Martnez es de C$ 49,500.0, de los cuales C$ 15,000.0 an no est vencido, ya
que tiene fecha de pago el 7 de septiembre. Luego tiene un saldo de C$ 24,500.0 de la venta con
fecha 5 de agosto y que venca el da 13 de agosto. Este saldo tiene una antigedad de 17 das.
Otro saldo que tiene vencido la Sra. Martnez es de C$ 10,000.0, correspondiente a la venta de da
1 de agosto con vencimiento el 9 de agosto. Por tanto el saldo tiene una antigedad de 21 das.

Recordemos:
Para el clculo de la antigedad de saldos es necesario utilizar el auxiliar para cada uno
de los clientes, ya que ste contiene la informacin relacionada con el valor de las ventas
realizadas, la fecha en que se efectu la venta, as como la fecha de vencimiento. Esto
nos ayudar a determinar el valor del saldo vencido.
Ahora determinaremos el valor de la provisin para cuentas incobrables a travs del
mtodo de antigedad de saldos, tema que nos ocupa en esta unidad.

Continuando con el ejemplo anterior:

Para la determinacin de la provisin para cuentas incobrables, se deben conocer los porcentajes
que la empresa considera como incobrabilidad de acuerdo al nivel de antigedad de los mismos.
La empresa Redentor, ha considerado los siguientes porcentajes:
No vencidas:
5%
De 1 a 10 das de vencimiento:
15%
De 11 a 20 das de vencimiento: 25%
De 21 a 30 das de vencimiento: 30%
De 31 das a ms:
40%

Cliente
Vctor Gonzlez
Braulio Montenegro
Marlene Snchez
Socorro Martnez
Totales
Porcentajes

Total
C$ 28,800
25,600
33,400
49,500
C$ 137,300
100%

AUXILIAR DE CLIENTES
Al 3O DE AGOSTO
No vencida
1-10 das
11-20 das
21-30 das
+ de 31 das
C$ 24,200
C$ 4,600
15,600
C$ 10,000
C$ 18,900
14,500
15,000
24,500
C$ 10,000
C$ 33,900
C$ 39,800
C$ 43,600
C$ 20,000
25%
29%
32%
14%
-

Conocida estas tasas, procedemos a elaborar el siguiente cuadro:

CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES POR GRUPOS DE EDADES
% QUE SE CONSIDERA PROVISIN DE CUENTAS
GRUPO
VALOR
INCOBRABLE
INCOBRABLES

No vencida
De 1 a 10 das
De 11 a 20 das
De 21 a 30 das
De 31 a ms

33,900.0
39,800.0
43,600.0
20,000.0
-

5%
15%
25%
30%
40%

1,695.0
5,970.0
10,900.0
6,000.0
24,565.0

Cmo hemos calculado el valor en cada uno de los rangos?

Para ello, hemos aglutinado los saldos de cada uno de los clientes de acuerdo con su
grado de antigedad.
En el caso del ejemplo anterior, tenemos:
En el primer rango de no vencidas:
Saldo de C$ 15.000 Cliente Socorro Martnez
Saldo de C$ 18.900 Cliente Marlene Snchez
Total.......C$ 33.900

En el rango de 1 a 10 das:
Saldo de C$ 24.200 Cliente Vctor Gonzlez
Saldo de C$ 15.600 Cliente Braulio Montenegro
Total.......C$ 39.800

En el rango de 11 a 20 das:
Saldo de C$ 4.600 Cliente Vctor Gonzlez
Saldo de C$ 14.500 Cliente Marlene Snchez
Saldo de C$ 24.500 Cliente Socorro Martnez
Total.......C$ 43.600

En el rango de 21 a 30 das:
Saldo de C$ 10.000 Cliente Socorro Martnez
Saldo de C$ 10.000 Cliente Braulio Montenegro
Total.......C$ 20.000

Ahora bien, en el rango de 31 das a ms no aparece ningn valor, ya que el saldo de los clientes
no ha alcanzado ese nivel de antigedad.

Cuando hemos determinado el valor de las cuentas incobrables mediante ste mtodo,
procedemos al registro contable:
Cuenta
Debe
Haber
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
C$ 24,565.00
Provisiones para prdidas por cuentas incobrables
C$ 24,565.00

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
C$ 24,565.00

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 24,565.00

Concluyamos:
Con el mtodo de las antigedades, podemos calcular la provisin para cuentas
incobrables. Los pasos para la determinacin de la provisin son:
(1)
(2)
(3)

Elaboramos el auxiliar para cada cliente

Calculamos la antigedad de los saldos para cada cliente
Establecemos categoras considerando el nivel de antigedad de cada saldo de
clientes.
(4) Aplicamos el porcentaje que el negocio ha considerado como incobrable al saldo
en cada una de las categoras para determinar la provisin para cuentas incobrables.
(5) Registramos la provisin para cuentas incobrables en las cuentas respectivas.
2) Clculo de la provisin por cuentas incobrables considerando el valor de las
ventas al crdito
Qu nos indica este mtodo?
Este mtodo nos permite el clculo de la provisin para cuentas incobrables a partir del
monto total de las ventas al crdito que tiene la empresa en un perodo.
Este mtodo a diferencia de los anteriores, utiliza como referencia para el clculo de la
provisin para cuentas incobrables, el valor de las ventas a crdito facturadas.
Cul es el procedimiento para la aplicacin de este mtodo?

En primer lugar debemos conocer el nivel de ventas a crdito que han sido
facturadas en el perodo.
Posteriormente, se determina un porcentaje de incobrable.
Usted se preguntar: Y cmo determino este porcentaje?
Pues bien, para la determinacin de este porcentaje se pueden tomar algunos
criterios, tales como, el criterio del departamento de ventas, provisiones para perodos
anteriores o ya sea el que determinan las leyes fiscales. Si optamos por utilizar
provisiones para periodos anteriores podremos apoyarnos de la siguiente ecuacin:

Porcentaje cobro dudoso

Cuentas incobrable s
Saldo de clientes

Despus se aplica este porcentaje al valor total de las ventas al crdito. El

resultado ser la provisin para cuentas incobrables, valor con el cual haremos el
registro contable.

Veamos el siguiente ejemplo:

Las ventas al crdito de una empresa son de C$ 245,000.0 y se ha considerado, de acuerdo al
porcentaje de las provisiones de aos anteriores un porcentaje de 1,5% de las ventas al crdito.
El clculo de las cuenta incobrables es: (C$ 245,000) (1.5%) = C$ 3,675.00
Recuerde que este porcentaje tomado como referencia para el clculo de la provisin es a partir
de una serie de criterios que han sido explicados anteriormente.
Veamos el registro de diario para este ejemplo:
Cuenta
Debe
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
C$ 3,675.00
Provisiones para prdidas por cuentas incobrables

Haber
C$ 3,675.00

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
C$ 3,675.00

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 3,675.00

Veamos otro ejemplo:

En el ao 2003, el libro mayor de la empresa El Caimn S.A., mostr un saldo de la cuenta de
clientes por C$ 2,200,000.
La experiencia de aos anteriores nos indica lo siguiente:
Ao
1999
2000
2001
2002
Total

Saldo de clientes
C$ 1,000,000.00
C$ 1,200,000.00
C$ 1,750,000.00
C$ 1,900,000.00
C$ 5,850,000.00

Porcentaje cobro dudoso

Porcentaje cobro dudoso

Cuentas incobrables
C$ 30,000.00
C$ 25,000.00
C$ 32,000.00
C$ 35,000.00
C$ 122,000.00

Cuentas incobrable s
Saldo de clientes

122,000.00
0.0208547 2.08%
5,850,000. 00

La provisin de la perdida para cuentas incobrables se obtendr al multiplicar el saldo de la cuenta

por cobrar del ao 2003 por el porcentajes resultante de aos anteriores, en la forma siguiente:
Provisin = (C$ 2,200.00.00) (2.08%) = C$ 45,760.00

Si la provisin de la perdida por cuenta incobrables, tenia un saldo acreedor de C$ 7,500.00, dicho
monto se deber restar a la provisin resultante, as: C$ 45,760.00 C$ 7,500.00 = C$ 38,260.00
Veamos el registro de diario para este ejemplo:
Cuenta
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
Provisiones para prdidas por cuentas incobrables

Debe
C$ 38,260.00

Haber
C$ 38,260.00

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
C$ 38,260.00

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 38,260.00

Si la provisin de perdidas para la cuenta incobrable hubiese tenido un saldo deudor de C$

7,500.00, dicho monto se debe sumar a la provisin resultantes, as: C$ 45,760.00 + C$ 7,500.00
= C$ 53,260.00
Veamos el registro de diario para este ejemplo:
Cuenta
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
Provisiones para prdidas por cuentas incobrables

Debe
C$ 53,260.00

Haber
C$ 53,260.00

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
C$ 53,260.00

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 53,260.00

e. Ajustes por la provisin para cuentas incobrables

Cuando estamos utilizando el mtodo de las provisiones para el registro de cuentas
incobrables, puede existir cierta variacin con la prdida real en cuentas por cobrar, ya que
dicha provisin es una proyeccin a fin de mantener los registros contables acordes con los
principios generales de contabilidad es decir acumular los gastos en el perodo
correspondiente a los ingresos devengados.
Analicemos:
Cuando la empresa estima el valor de las cuentas incobrables, generalmente va a tener
diferencias con el valor real de la prdida por mermas en las cuentas incobrables ocurrida
en el perodo.
Esto significa que pueden ocurrir dos situaciones:
1)
2)

Que la prdida real sea mayor que la provisin para cuentas incobrables.
Que la prdida real sea menor que la provisin para cuentas incobrables.

Debido a estas variaciones, habr que hacer algunos asientos de ajuste al cierre del perodo
contable.
Qu tipo de ajustes se utilizan?

Estos ajustes sern de acuerdo al saldo de la cuenta de provisiones por incobrables.

Tendremos dos tipos de ajustes:
1) Cuando la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor. Esto significa que la prdida real
es mayor que la provisin registrada.
2) Cuando la Cuenta de Provisiones tiene un saldo acreedor. En este caso, la prdida real
es menor que la provisin registrada.
Veamos el siguiente ejemplo:
El saldo de las Cuentas por cobrar al finalizar el ao era de C$ 200,000.00 y se estim un 1% como
cuentas incobrables que dio como resultado un valor de C$ 2,000 (C$ 200,000.00 * 1%).
Veamos el registro:
Cuenta
Gastos por prdidas en cuentas incobrables
Provisiones para prdidas en cuentas incobrables

C$

Debe
2,000.00

Haber
C$ 2,000.00

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por prdidas en cuentas
incobrables
C$ 2.000.00

Provisiones por prdidas en cuentas

incobrables
C$ 2,000.00

Ahora bien, Qu quiere decir, que la cuenta de provisiones tenga un saldo deudor?
Significa que al registrar la prdida real, debitndola en la cuenta de provisiones y saldando
la cuenta nos queda un saldo deudor.
Continuando con el ejemplo anterior:
Veamos ahora cmo se realizar el ajuste.
Consideremos que al final del perodo contable, la cuenta de Provisiones para cuentas incobrables
tena un saldo deudor de C$ 500.00. El asiento de ajuste en este caso sera:
Gastos por prdidas en
cuentas incobrables
1) 2,000
A1) 500
2,500

Provisiones por prdidas

en cuentas incobrables
2) 2,500
2,000 (1
500 (A1
2,500
2,500

Cuentas por cobrar

S) 2,000
2,500 (2

Analicemos los registros anteriores:

Recordemos que habamos dicho que la cuenta de provisiones tena un saldo deudor de C$ 500 y
esto quera decir que la prdida real era mayor. Observe el asiento No. 2, si la cuenta de provisiones
tiene un saldo deudor de C$ 500, quiere decir que la prdida real es de C$ 2,500, de manera que al
restar los dbitos de los crditos en la cuenta nos quedar un saldo deudor de C$ 500.
En este caso, el asiento de ajuste es un cargo a gastos, ya que debemos aumentar el valor del gasto
por prdidas en cuentas incobrables.

En cunto deber aumentar la cuenta de gastos?

El aumento debe ser de C$ 500, para alcanzar el valor de la prdida real que asciende a C$ 2.500.
El crdito lo haremos a la cuenta de provisiones y de esta forma la cuenta quedar cerrada, que es el
objetivo de los asientos de ajuste al cierre contable en dicha cuenta.

Qu pasar ahora, si la cuenta de Provisiones tiene un saldo acreedor de C$ 500.00?

El asiento de ajuste sera el siguiente:
Esto significa que la prdida real es menor que la provisin registrada y por tanto la cuenta
de provisiones conservar su saldo acreedor, ya que los dbitos sern menores que los
crditos registrados en la cuenta:
A partir del ejemplo anterior veremos que:
Gastos por prdidas en
cuentas incobrables
1) 2,000
500 (A1
1,500

Provisiones por prdidas

en cuentas incobrables
A1) 500 2,000 (1
2) 1,500
2,000 2,000

Cuentas por cobrar

S) 200,000
1,500 (2

Para que la cuenta de provisiones tenga un saldo acreedor, la prdida real ascendi a C$ 1,500. De
esta forma, al restar los crditos de los dbitos correspondientes, la cuenta conserva su saldo
acreedor de C$ 500.
Observe el asiento de ajuste (A1)
Este asiento se realiz haciendo un cargo a la cuenta de provisiones y un crdito a la cuenta de
gastos.
Porqu un crdito a la cuenta de gastos?
Veamos la lgica de este registro.
Esto significa un crdito a la cuenta de gastos, ya que como la prdida real es menor, es decir de C$
1,500.0 y cuando registramos la provisin lo hicimos con un valor de C$ 2,000.0, debemos ajustar
este gasto a su valor real, a C$ 1.500, es por ello que disminuimos la cuenta de gastos en C$ 500 y
esa disminucin se representa por un crdito.
Ahora, el dbito a este asiento de ajuste, se ha realizado a la cuenta de provisiones. En primer lugar,
para ajustar la provisin registrada al valor de la prdida real. En segundo lugar, para cerrar la cuenta
de provisiones al final del ejercicio contable.

Recuerde:
Es importante aclarar que al decir que la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor significa que
la cuenta de provisiones al calcular su saldo, se hace a travs de una comparacin con la prdida
real. Es decir que la prdida real tendr que debitarse a la cuenta de provisiones, de manera que, al

restar el total de crditos con los dbitos de la cuenta nos dar un saldo deudor, ya que los dbitos
son mayores a los crditos.

f.

Presentacin en el balance general de la provisin para cuentas

incobrables

Para finalizar, el estudio del tema, expliquemos como es la presentacin de la cuenta

llamada clientes o cuentas por cobrar, cuando utilizamos el mtodo de las provisiones.
BALANCE GENERAL
ACTIVO

Circulante
Caja
Bancos
Cuentas por cobrar
(-) incobrables
Inventarios

10,000.00
50,000.00
200,000.00
( 10,000.00)

190,000.00
20,000.00

270,000.00

Observe que las cuentas por cobrar se mantienen siempre a su valor histrico y se colocan
debajo de este valor, la provisin para cuentas incobrables. Esta operacin se hace en la
primera columna del balance general y el resultado de esta operacin se registra en la
segunda columna.
Concluyamos:
A diferencia de mtodo de cancelacin directa, se utiliza una cuenta llamada Provisiones
para cuentas incobrables, donde se van acumulando las provisiones cada vez que la
empresa tiene saldo en la cuenta de clientes.
Otra diferencia es el momento del registro contable. Cuando una empresa utiliza este
mtodo lo hace cumpliendo con el principio de contabilidad generalmente aceptado llamado
de acumulacin, lo que permite que los gastos sean registrados en el perodo que
corresponde.
As mismo, el clculo de esta provisin se hace mediante 3 formas, ya sea como porcentaje
del saldo de cuentas por cobrar, de las ventas a crdito o mediante la antigedad de saldos.
Ahora bien, independiente de la forma utilizada para el clculo, el registro es el mismo. Es
decir que para el registro de la provisin se hace un cargo a la cuenta de gastos por
prdidas en cuentas incobrables y un crdito a la cuenta de provisiones para cuentas
incobrables.

Ejercicios
1.

Todas las ventas de la Compaa Cole S.A. se hacen a crdito y no otorga descuentos por pronto
pago. A continuacin se presenta un resumen de los cobros a clientes y las cancelaciones
incobrables(son clientes que no podrn pagar sus adeudos con la empresa) en un perodo de dos
aos:

Ao
1

Ventas
C$ 40,000.0

Cobro de cuentas por cobrar

C$ 28,000.0

Prdidas por cuentas por cobrar

C$ 1,500.0

50,000.00

45,000.0

1,200.0

La Compaa Cole utiliza el mtodo de cancelacin directa para registrar las prdidas por cuentas
incobrables.
Determine:
a. Qu importe de prdidas en cuentas incobrables se registrar cada ao? Cul es el asiento
de diario?
b. Cul ser el monto total de cuentas por cobrar en el Balance General al fin de cada ao?
2.

La empresa La mercantil, tiene en la cuenta de mayor de clientes los siguientes saldos al 31 de

julio de 2003:

CLIENTE
Mara Lpez
Ruth Galeano
Juan Soza
Pedro Prez

SALDO

VENCIMIENTO
C$ 25,530.0
13,560.0
56,505.0
89,789.0

30 de julio
28 de junio
25 de julio
7 de agosto

A partir de los datos anteriores, registre en el libro diario las operaciones siguientes:
Mara Lpez paga 30% de su deuda pendiente, ms un 2% de intereses moratorios por el valor
total de su deuda a la fecha.
Se ha considerado que el saldo del cliente Juan Soza, se considera incobrable.
Pedro Prez cancela deuda pendiente a la fecha, la empresa le descuenta 2% por pronto pago.
Juan Soza paga el 80% de la deuda pendiente que inicialmente se crea incobrable. La empresa
cobra al Sr. Soza un inters moratorio del 3% del saldo a la fecha ms C$ 500 por gastos
legales.
Dos meses despus se considera que el saldo pendiente del Sr. Soza es totalmente incobrable.
3.

La empresa Confort, realiz durante el ao 2001, ventas al crdito por un monto de C$ 1,200,00. Se
presentaron devoluciones sobre las ventas equivalentes al 5% y rebajas sobre ventas con un
importe de C$ 5,000. Despus de una revisin exhaustiva, se estima que el 1% de las ventas netas
a crdito registradas pueden resultar ser incobrables.
Determine el calculo de las provisiones para perdidas en cuentas incobrables, considerando que se
tenia un saldo acreedor de C$ 8,000 en cuentas incobrables antes del ajuste de fin de ao. As
mismo efectu los asientos de ajustes y del mayor general. Tambin indique como deber ser
presentado en el balance general.

4.

La Empresa "El Buen Gusto" presenta un saldo en las cuentas por cobrar de C$ 122,500 al 31 de
Marzo del 2004, mismo que se encuentra distribuido entre cuatro clientes:
CLIENTE
Manuel Aguirre
Leonel Garca
Coralia Lpez
Isidro Paz

C$
C$
C$
C$

SALDO
35,000.00
22,000.00
42,000.00
23,500.00

VENCIMIENTO
15 Marzo
15 de Marzo
30 de Marzo
05 de Abril

Las operaciones que se realizaron con la cuenta de clientes durante el mes de Abril fueron las
siguientes:
VENTAS DEL MES DE ABRIL DE 2004
Cliente

Saldo

Vence

Manuel
Leonel
Coralia
Isidro
Totales

35,000
22,000
42,000
23,500
122,500

15/03
15/03
30/03
05/04

03 Abril
Saldo
Vence
10,000 13/04
7,500 13/04
17,500

10 Abril
Saldo
Vence
30,000 20/04
5,000 20/04
35,000

15 Abril
Saldo
Vence
15,000 25/04
5,000 25/04
20,000 25/04
40,000

23 Abril
Saldo
Vence
20,000 02/05
20,000

29 Abril
Saldo
Vence
10,000 8/05
15,000 8/05
25,000

COBROS EN EL MES DE ABRIL 2004

Cliente
Manuel
Leonel
Coralia
Isidro
Totales

05 Abril
20,000
20,000
35,000
15,000
90,000

15 Abril

25 Abril
15,000

15,000
10,000
25,000

25,000
5,000
45,000

30 Abril

Total pagado

10,000
15,000

45,000
50,000
60,000
35,000
190,000

5,000
30,000

La empresa El Buen Gusto ha considerado los siguientes porcentajes de provisin por perdida en las
cuentas incobrables:
No vencidas
1 a 10 das
11 a 20 das
21 a 30 das
Mas de 30 das

5%
10%
15%
20%
25%

Se pide considerando la antigedad de saldos que:

a. Presente los auxiliares para cada uno de los clientes
b. Calcule la antigedad de saldos
c. Elabore el auxiliar de clientes al 30 de Abril 2004
d. Calcule las cuentas incobrables por grupo de edades
e. Presente los registros contables correspondientes (diario y Mayor general) y la forma en que se
presentaran en el balance general.
5.

En el ao 2002, el libro mayor de la distribuidora El Facilito mostr un saldo de la cuenta de

clientes por C$ 7,800,000.00.
Tiene la siguiente informacin de periodos anteriores:

Ao
1998
1999
2000
2001
Total

Saldo de clientes
C$ 2,000,000.00
C$ 1,500,000.00
C$ 950,000.00
C$ 1,300,000.00
C$ 5,750,000.00

Cuentas incobrables
C$
C$
C$
C$
C$

50,000.00
15,000.00
12,000.00
15,000.00
92,000.00

Se solicita:
a.
Encuentre el porcentaje de cobro dudoso
b.
Cul ser la provisin de la perdida para cuentas incobrables?
c.
Cul ser la perdida en cuenta incobrable si la provisin de la
perdida por cuenta incobrables, tuviera un saldo acreedor de C$ 10,000.00? Registre en el
diario y traslade al mayor
d.
Cul ser la perdida en cuenta incobrable si la provisin de la
perdida por cuenta incobrables, tuviera un saldo deudor de C$ 10,000.00? Registre en el diario
y traslade al mayor