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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

Facultad de Ciencias Econmicas y Negocios


Escuela de Ingeniera en Finanzas y Auditora, C.P.A.
TESIS PREVIA LA OBTENCIN DEL TITULO DE INGENIERO EN FINANZAS
Y AUDITORA, C.P.A.

Tema:
Propuesta de Implementacin de un Sistema Contable Informtico para el
Almacn Electrhogar

Autor:
Santiago Andrs Arias Saavedra

Director de Tesis:
CPA. DR. Jorge Guerrero M.C.A.

QUITO, OCTUBRE DEL 2010


1

INDICE

1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.9.1
1.9.2
1.9.3
1.9.4
1.9.5
1.10
1.10.1
1.10.2

2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
2.16
2.17

Informe Ejecutivo
CAPTULO I: 1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN
Planteamiento del problema
Formulacin del problema
Objetivo General
Objetivos Especficos
Justificacin
Limitaciones
Idea a defender o Hiptesis
Variables de Investigacin
Mtodos de la investigacin
Mtodo de observacin cientfica
Mtodo Inductivo
Mtodo Deductivo
Mtodo de Sntesis
Mtodo de Anlisis
Tipo y diseo de la investigacin
Explorativa
Descriptiva
CAPITULO
II:
MARCO
REFERENCIAL-TERICOCONCEPTUAL
Antecedentes
La Empresa
Concepto
Importancia de la empresa
Clasificacin de las empresas
La contabilidad
Objetivos de la contabilidad
Importancia de la contabilidad
La Contabilidad tambin sirve para
La contabilidad es interdependiente
Naturaleza, funciones y principios del sistema contable
Funciones bsicas de la contabilidad
La cuenta
Clasificacin de las cuentas contables
Cuentas que conforman el balance general
El Plan de cuentas (diseo)
La Transaccin
Transacciones Comerciales
Importancia de la transaccin
El Proceso contable

5
7
7
8
12
12
12
16
17
18
19
19
23
24
25
26
27
27
27
30
30
33
33
34
35
41
41
42
42
43
44
45
46
46
51
61
68
68
69
69
2

2.18
2.19
2.19.1
2.19.2
2.20
2.20.1
2.20.2
2.20.3
2.20.4
2.20.5
2.20.6
2.20.7
2.21
2.22
2.23
2.24
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.9.1
4.9.2
4.9.3
4.9.4
4.9.5
4.9.6
4.10
4.10.1
4.10.2

Estados Financieros Bsicos


Marco legal
Principios y procedimientos contables
Los Principios de Contabilidad
Las NEC: 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
NEC 1: Presentacin de Estados Financieros
NEC 3: Estados de Flujos de Efectivo
NEC7: Efectos de las Variaciones en Moneda Extranjera
NEC 9: Ingresos
NEC11: Inventarios
NEC 12: Propiedad, Planta y Equipo
NEC 13: Contabilizacin de la depreciacin
Ley de Rgimen Tributario Interno
Retencin en la Fuente
La sistematizacin de la informacin contable financiera
Las ventajas de la sistematizacin de la informacin
CAPITULO III
Diagnstico de la empresa en la parte contable y tributaria
Anlisis FODA
Diagnstico FODA
Anlisis FODA
Otros Factores
Implementacin del sistema contable en pasos
CAPTULO IV
Introduccin
Objetivos: General y Especficos
mbito de Aplicacin
Polticas de la empresa
Organigrama estructural
Control interno
Plan de cuentas
Proceso Contable
Proceso de compras
Procedimientos
Flujo grama de proceso de compras
Documentos a utilizar
Forma de llenar los documentos
Contabilizacin
Devolucin en compras
Proceso de Ventas
Procedimientos
Flujo grama

72
76
76
79
83
83
92
95
96
100
104
108
114
123
129
130
133
133
147
147
149
151
155
188
188
189
190
190
193
196
200
207
212
213
214
215
216
219
228
229
229
236
3

4.10.3
4.10.4
4.10.5
4.11
4.11.1
4.11.2
4.11.3
4.11.4
4.11.5
4.11.6
4.11.7
4.11.8
4.11.9
4.11.10
4.11.11
5.1
5.2
5.3
5.4

Documentos a utilizar
Forma de llenar los documentos
Devolucin en Ventas
Proceso Contable
Proceso de compras
Documentos a utilizar
Orden de compra
Cotizacin
Forma de llenar los documentos
Contabilizacin
Devolucin en compras
Proceso de Ventas
Documentos a utilizar
Forma de llenar los documentos
Devolucin en Ventas
CAPITULO V
Concluciones
Recomendaciones
Bibliografa
Glosario de trminos

237
238
244
245
258
259
260
264
265
269
273
277
278
278
284
286
286
286
288
290

Informe Ejecutivo
La implementacin de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es
fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las
negociaciones mercantiles y financieras y adems de satisfacer la imperante
necesidad

de

informacin

para

as

obtendr

mayor

productividad

aprovechamiento de los recursos.


La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos que
obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, tambin planifica y
recopila los procedimientos a seguir en funcin del control y del cumplimiento
de los objetivos empresariales, adems registra y clasifica las operaciones de la
empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente,
permitiendo ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos bajo
control y supervisin del contador.
"El capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratgicas con
proveedores y clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de
calidad, los medios tecnolgicos, las cualidades humanas etc., como elementos
generadores de valor han de ser tomados en consideracin en el anlisis, lo
que requiere evaluarlos adecuadamente e integrarlos en la planificacin
estratgica de la empresa."
Un efecto que produce estos nuevos cambios en la presentacin de la
informacin es que hace que sobresalga en medio de otras empresas.
Los sistemas de informacin han desempeado un importante lugar en el
mercado como elemento de control y organizacin; sin embargo, no debe
limitarse solo a esa funcin, dado que nos encontramos en la necesidad de
buscar

el

poder

explicativo

de

los

sistemas de

informacin

en

el

comportamiento de los usuarios de la informacin empresarial, as no solo se


busca un manejo tcnico en la empresa sino que se tomen todos los

componentes tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un


entorno que cada vez es ms fuerte y ms agresivo.
Una de las consecuencias en la desorganizacin del manejo financiero del
almacn es no tener en cuenta cuanto inventario tienen en stock en el da o al
da. Tambin que los ingresos percibidos tanto diarios como semanales o
mensuales, no son del todo correctos porque al momento de no tener una
facturacin sistemtica la transaccin suele demorarse y puede que haya algn
error humano y por ende una mala facturacin que causa una prdida a la
empresa.

CAPTULO I

1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN

1.1 Planteamiento del problema

En el Ecuador existe la necesidad de que las organizaciones como,


microempresa, locales comerciales entre otras, cuenten con sistemas contables
contemporneas, que les permitan llevar a cabo una contabilidad ms detallada
mejor organizada ms rpida y eficiente.
La implementacin de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es
fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las
negociaciones mercantiles y financieras y adems de satisfacer la imperante
necesidad

de

informacin

para

as

obtendr

mayor

productividad

aprovechamiento de los recursos.


Muchas personas todava creen que la contabilidad es una tcnica de
recopilacin de informacin y solo basa sus fundamentos en un proceso
rutinario de registrar, clasificar y resumir la informacin de cada una de las
transacciones efectuadas por la empresa.
Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho ms que eso, se constituye
en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de
las organizaciones.
La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos que
obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, tambin planifica y
recopila los procedimientos a seguir en funcin del control y el cumplimiento de
los objetivos empresariales, adems registra y clasifica las operaciones de la
7
1

Vctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeas

empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente,


permitiendo ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos todo
bajo control y supervisin del contador es parte esencial de las organizaciones.
El departamento de contabilidad es el rea de la empresa donde se clasifican,
se registran e interpreta toda la informacin financiera, para la toma de
decisiones
En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad
econmica de las empresas, es por ello que su correcta implementacin dentro
de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en
todo lo referente a su actividad productiva2.
En este contexto la creacin de un buen sistema contable surge de la
necesidad de informacin por parte de todos los actores que componen el todo
empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para
clasificar todos los hechos econmicos que ocurren en el negocio.
Es as que, la implementacin de sistemas en contabilidad, se constituye en la
base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la
obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una
empresa.

1.2 Formulacin del problema


La desorganizacin contable en el almacn genera la falta de rapidez en la
verificacin de stock de mercaderas, la falta de eficiencia y eficacia en el
manejo del rea contable por ende la falta de crecimiento de la empresa que
causa una falta de competitividad.

8
2

Vctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeas

Hacer que un negocio sobreviva no es tarea sencilla hoy en da, y seguramente


ser an ms difcil en el futuro prximo. Esta parece ser una verdad
incontrovertible.
La

mayora

de

los

estudiosos

de

estas

cuestiones

aseguran

que,

aproximadamente, de cada 100 empresas que se forman, 80 desaparecern en


los dos aos siguientes.
Aunque la suerte sin duda est presente, como en cualquier otra actividad de
nuestra vida, los errores y fallas de las empresas que dejan de operar, parecen
repetirse en la mayora de los casos y tienen que ver con una mala
administracin.
Factores adversos3
A) Recursos financieros insuficientes
B) Productos sin calidad
C) Mercados muy competidos por empresas mejor organizadas
D) Desorganizacin contable
E) Inconstancia impuntualidad o falta de inters del empresario
De todos estos factores interesa destacar la limitada capacidad administrativa y
la falta aguda de capital. Son pocos los que emprenden un negocio, sabiendo, a
ciencia cierta, cunto dinero va a necesitar para cubrir las operaciones
indispensables por lo menos en un periodo de seis meses o un ao3. Pero el
tiempo corre desde el primer da de operaciones y, habr que pagar la renta, la
luz y los sueldos en una fecha fija. Por si esto fuera poco, al principio es natural
que se presenten gastos extra, por descomposturas de la maquinaria, porque la
produccin es baja debido a la falta de experiencia y muchos otros problemas.
La empresa es la unin de personas, objetos fsicos y recursos econmicos con
el propsito de producir artculos o prestar servicios para obtener utilidades.

9
3

Vctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeas

La palabra empresa se identifica con el esfuerzo y el riesgo. Con el esfuerzo


porque el hecho de montar un negocio requiere de intenso trabajo y con
frecuencia de muchas ms horas de lo que las normas dictan. Y con el riesgo
porque para poner en marcha una idea se arriesgan los recursos con que se
cuenta y en ocasiones el patrimonio familiar. La empresa representa por
naturaleza un riesgo permanente de perder la inversin. Mientras ms grandes
son las empresas, mayores son los riesgos de una mala decisin y las
consecuencias de mayor amplitud.
Qu distingue a las empresas
Las caractersticas que la distinguen de entre otras cosas son:
El giro

Actividad a que se dedica.

La ubicacin

Lugar donde se localiza.

El tamao

Consideracin de medida.

Giro Comercial
Las empresas cuyo giro es el comercial se dedican a la compra y venta de
productos4. Se denominan de venta al pblico cuando los artculos van
directamente a los consumidores. El revendedor es aquel que compra en
grandes cantidades y vende a otros comerciantes. Se dice que vende al
mayoreo cuando por la cantidad de piezas vendidas se justifica dar un precio
ms bajo y al menudeo cuando se vende pieza por pieza al consumidor.
La utilidad del comerciante se logra cuando compra al mayoreo y vende al
menudeo aumentando a su precio de compra sus gastos y algo de utilidad.
Una vez conocida la empresa se puede incorporar la funcin administrativa.
Todas sus etapas estn interrelacionadas y cada una de ellas es importante en
cuanto a su participacin para el logro de los objetivos.
Planeacin: las actividades de planeacin fijan los propsitos de la empresa, as
como

los

recursos

materiales

humanos

para

lograrlos
10

Arregui M. Jorge: Anlisis para el desarrollo empresarial

Control: Las actividades de control examinan si est siendo eficaz y eficiente en


el logro de los propsitos fijados en la planeacin
Organizacin: Las actividades de organizacin establecen el orden de los
recursos y las funciones que deben realizar los miembros de la empresa para
lograr los propsitos.
Direccin: Las actividades de direccin consisten en hacer que el personal
trabaje para que se logren los propsitos de la empresa.
Elementos indispensables para la promocin de la microempresa
Capacitacin y asistencia tcnica5
En la prctica, los empresarios de pequeos negocios requieren del
conocimiento de los factores que afectan el destino de la empresa.
La delicada situacin econmica que vivimos, exige de los empresarios una
administracin actualizada y realista. Para lograrla es necesario que se capacite
en los temas relacionados con la planeacin, organizacin y control de las
actividades internas de la empresa. En lo externo, requiere del conocimiento del
mercado, de las caractersticas y de los requerimientos locales para fortalecer
las ventas.
Asimismo, requiere de un seguimiento a travs del cual se brinde asistencia
tcnica que permita asegurar el sano desarrollo de la microindustria.

11
5

Arregui M. Jorge: Anlisis para el desarrollo empresarial

Objetivos:
1.3 General
Proponer la implementacin de un sistema contable que genere orden y apoyo
a las personas que atienden en el almacn, adoptando el sistema llamado
Mnica 8.5, con el propsito de dar un tratamiento ptimo a la contabilidad que
se lleva en dicho almacn.

1.4 Especficos
Examinar la contabilidad llevada anteriormente, analizando todas las cuentas
que fueron usadas antes para volver a utilizarlas y las que no se consideren
necesarias desecharlas.
Estudiar al sistema contable, ver todas sus funciones y operaciones para
conocer mejor su funcionamiento y aplicacin.
Dar orden a la contabilidad para eliminar las fallas de facturacin.
Tener proyecciones ms competentes por la facilidad de la informacin.
Dar a conocer de forma ms detallada
Conocer con absoluta precisin cmo se maneja las cuentas por pagar y
cuentas por cobrar de la empresa.

1.5 Justificacin
Es conveniente proponer esta investigacin del sistema contable, sirve para dar
ms control al almacn de manera que pueda desenvolverse de manera ms
eficiente y sea ms competitivo.
Mejor competitividad para los dueos y propietario del almacn comercial.

12

En este caso la competitividad es un trmino importante por lo cual en esta tesis


muy utilizado en los medios empresariales, polticos y socioeconmicos en
general. A ello se debe la ampliacin del marco de referencia de nuestros
agentes econmicos que han pasado de una actitud auto protectora a un
planteamiento ms abierto, expansivo y proactivo.
La competitividad tiene incidencia en la forma de plantear y desarrollar cualquier
iniciativa de negocios, lo que est provocando obviamente una evolucin en el
modelo de empresa y empresario.
La ventaja comparativa de una empresa estara en su habilidad, recursos,
conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos
de los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida que
hace posible la obtencin de unos rendimientos superiores a los de aquellos.
El uso de estos conceptos supone una continua orientacin hacia el entorno y
una actitud estratgica por parte de las empresas grandes como en las
pequeas, en las de reciente creacin o en las maduras y en general en
cualquier clase de organizacin. Por otra parte, el concepto de competitividad
nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea, con caractersticas de eficiencia
y eficacia de la organizacin.
a) La competitividad y la estrategia empresarial
La competitividad no es producto de una casualidad ni surge espontneamente;
se crea y se logra a travs de un largo proceso de aprendizaje y negociacin
por grupos colectivos representativos que configuran la dinmica de conducta
organizativa, como los accionistas, directivos, empleados, acreedores, clientes,
por la competencia y el mercado, y por ltimo, el gobierno y la sociedad en
general.
Una organizacin, cualquiera que sea la actividad que realiza, si desea
mantener un nivel adecuado de competitividad a largo plazo, debe utilizar antes
o despus, unos procedimientos de anlisis y decisiones formales, encuadrados

13

en el marco del proceso de "planificacin estratgica". La funcin de dicho


proceso es sistematizar y coordinar todos los esfuerzos de las unidades que
integran la organizacin encaminados a maximizar la eficiencia global.
Para

explicar

mejor

dicha

eficiencia,

consideremos

los

niveles

de

competitividad, la competitividad interna y la competitividad externa. La


competitividad interna se refiere a la capacidad de organizacin para lograr el
mximo rendimiento de los recursos disponibles, como personal, capital,
materiales, ideas, etc., y los procesos de transformacin. Al hablar de la
competitividad interna nos viene la idea de que la empresa ha de competir
contra s misma, con expresin de su continuo esfuerzo de superacin.
La competitividad externa est orientada a la elaboracin de los logros de la
organizacin en el contexto del mercado, o el sector a que pertenece. Como el
sistema de referencia o modelo es ajeno a la empresa, sta debe considerar
variables exgenas, como el grado de innovacin, el dinamismo de la industria,
la estabilidad econmica, para estimar su competitividad a largo plazo. La
empresa, una vez ha alcanzado un nivel de competitividad externa, deber
disponerse a mantener su competitividad futura, basado en generar nuevas
ideas y productos y de buscar nuevas oportunidades de mercado.
Y

tambin porque sirve para dar ms estabilidad contable y financiera al

almacn de modo que pueda tener ms control del mismo, la estabilidad y


solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las
ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda
conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice tambin que la
contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definicin
universalmente aceptada.
Dar el servicio de venta de tecnologa para la gente lo compre y tener una
ganancia moderada.

14

Como se trata acerca de venta de artculos tecnolgicos se puede decir que la


tecnologa se propone mejorar u optimizar nuestro control del mundo real, para
que responda de manera rpida y predecible a la voluntad o el capricho de la
sociedad, aunque no siempre sea en su beneficio. La tecnologa es tambin la
provincia de la industria y de la empresa comercial; para nada sirve si sus
productos no responden a las necesidades de los consumidores.
Tradicionalmente la tecnologa ha progresado por el mtodo emprico del
tanteo. La tecnologa ha estado a la vanguardia en muchos campos que
posteriormente adquirieron una slida base cientfica. Se dice que los efectos la
tecnologa constituyen un "impacto". La tecnologa derrama sobre la sociedad
sus efectos ramificadores sobre las prcticas sociales de la humanidad, as
como sobre las nuevas cualidades del conocimiento humano.
Podemos definir tecnologa como el conjunto de reglas instrumentales que
prescriben un rumbo racional de actuacin para lograr una meta previamente
determinada y que debe evaluarse en funcin de su utilidad y de su eficacia
practica.
La tecnologa es creada por el hombre con el fin de satisfacer una necesidad,
esta necesidad es la causa de la evolucin de la tecnologa. La tecnologa se
encuentra en una constante evolucin y los objetos que no se adaptan
simplemente desaparecen, es decir, a medida que las necesidades son
mayores o digamos ms complicadas se necesita crear un objeto que pueda
llenar el vaci, el cual llega a reemplazar el anterior.
Como lo antes mencionado se trata de un local comercial en que vende
aparatos electrnicos y no tienen un sistema contable que los pueda ayudar a
manejar sus ingresos y egresos para tener una mejor utilidad y ser competitivo
en el mercado.

15

1.6 Limitaciones
La empresa que llevara a cabo el estudio y la colocacin del sistema contable.
La empresa est ubicada en Carceln se dedica a la compra y venta de
electrodomsticos, y tambin audio y video.
Una limitacin puede ser el tiempo que se demorara en venir el programa a ser
instalado y verificado de ms o menos de 15 a 20 das
Tambin sera el precio que cuesta un programa desde 90 hasta 15000 y va a
niveles superiores, pero que el dueo est dispuesto a pagar para no tener algo
pirata y que rindiera para siempre y que pueda actualizado o cambiado a uno
mejor por menos precio.
El tiempo que tomara realizar la investigacin y la implementacin puede variar
de 3 meses a 4 meses.
Limitaciones De La Informacin Contable:
Primero que nada las limitaciones de la informacin contable van a depender
del tipo de informacin que se est utilizando, ya que la informacin depende
del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las
limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos sera muy
difcil. Nos centraremos principalmente en la informacin que afecta al control,
relacin con los costos de la empresa y con la toma de decisin de la empresa.
Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra
persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qu punto la
informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y
exactas.

16

1.7 Idea a defender o Hiptesis


La implementacin del sistema contable Mnica 8.5 permitir mejorar el manejo
contable de la empresa.
Un proyecto de computarizacin como Mnica 8.5 debera contar con la
participacin de una participacin de integrantes del personal y debera afectar
a los departamentos y niveles diferentes dentro de la organizacin. Se debe
formar un equipo del proyecto, determinar los objetivos, celebrar reuniones
regularmente, establecer los requisitos de rendicin de informes, llevar a cabo
una evaluacin (incluyendo un anlisis de costos), elaborar un presupuesto
realista y desarrollar un cronograma susceptible de logro. La formacin de un
equipo, integrado por miembros de todas las reas de la organizacin, es
crucial para el xito del proyecto. Esto reconoce el impacto que tendr el
proyecto sobre toda la organizacin y aumenta el grado de compromiso del
personal con respecto al suministro de datos exactos y la utilizacin de los
informes que generar el nuevo sistema.
Los siguientes pasos para implementar el proyecto de computarizacin:
Formar el equipo del proyecto;
Preparar los documentos que servirn de gua;
Examinar el sistema actual;
Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;
Seleccionar y comprar el software;
Instalar los equipos de computacin, los dispositivos y el software, e ingresar la
informacin preliminar requerida;
Preparar y capacitar al personal;

17

Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.El momento en que se tomen estos


pasos depender del tamao y complejidad de su organizacin.
Posteriores secciones de este suplemento tratan con mayor detalle dos
aspectos importantes referentes a la seleccin y compra del software para su
proyecto de computarizacin: la definicin de las necesidades de software y la
evaluacin del software y de los vendedores.

1.8 Variables de Investigacin


Implementacin del Sistema, para mejor aprovechamiento de tiempo, rapidez,
eficiencia, eficacia.
Controlar y elaborar la facturacin para ventas e ingreso a inventario.
Controlar y elaborar facturas para devoluciones de ventas e ingresos a
inventario
Reportar los estados de inventarios, ventas, compras, Clientes, proveedores y
existencias.
Acezar rpidamente la informacin sobre los productos, proveedores, cliente,
ventas y compras.
Manejo del precio en funcin de mrgenes de utilidad o valores absolutos.
Manejo de porcentajes de descuentos independientes en cada producto a
facturar.
Manejo del impuesto cargado a la facturacin tanto de compras como de
ventas.
Control de cdigos de productos, manteniendo la unicidad de los mismos.

18

Mantenimiento de la base de datos directamente por parte del usuario.


Modificacin y edicin de los registros de la base de datos.
Manejo del sistema tanto con el teclado como con el Mouse.
Soluciones para el manejo Contable
Facturas Ventas
Compras Cobranzas
Pagos Inventarios
Contabilidad Sueldos
Estadsticas Informes de gestin
Entre otros beneficios

1.9 Mtodos de la investigacin6


1.9.1

Mtodo de observacin cientfica: porque con el mtodo

de la

observacin han aparecido nuevas ideas para ponerlos en prctica como es la


metodologa de una adaptacin de un sistema contable para el almacn.
Llamamos mtodo a una serie ordenada de procedimientos de que hace uso la
investigacin cientfica para observar la extensin de nuestros conocimientos.
Podemos concebir el mtodo cientfico como una estructura, un armazn
formado por reglas y principios coherentemente concatenados.
El mtodo cientfico es quizs uno de los ms til o adecuado, capaz de
proporcionarnos respuesta a nuestras interrogantes. Respuestas que no se
obtienen de inmediato de forma verdadera, pura y completa, sin antes haber
19
6

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

pasado por el error. Esto significa que el mtodo cientfico llega a nosotros
como un proceso, no como un acto donde se pasa de inmediato de la
ignorancia a la verdad. Este es quizs el mtodo ms til o adecuado, ya que
es el nico que posee las caractersticas y la capacidad para auto corregirse y
superarse, pero no el nico.
El mtodo cientfico es la conquista mxima obtenida por el intelecto para
descifrar y ordenar los conocimientos. Consta de 5 pasos fundamentales que
han sido desarrollados a travs de muchas generaciones y con el concurso de
muchos sabios.
Cinco pasos del mtodo cientfico7
Observacin:
Consiste en la recopilacin de hechos acerca de un problema o fenmeno
natural que despierta nuestra curiosidad. Las observaciones deben ser lo ms
claras y numerosas posible, porque han de servir como base de partida para la
solucin.
Hiptesis:
Es la explicacin que nos damos ante el hecho observado. Su utilidad consiste
en que nos proporciona una interpretacin de los hechos de que disponemos,
interpretacin que debe ser puesta a prueba por observaciones y experimentos
posteriores. Las hiptesis no deben ser tomadas nunca como verdaderas,
debido a que un mismo hecho observado puede explicarse mediante
numerosas hiptesis. El objeto de una buena hiptesis consiste solamente en
darnos una explicacin para estimularnos a hacer ms experimentos y
observaciones.

20
7

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

Experimentacin:
Consiste en la verificacin o comprobacin de la hiptesis. La experimentacin
determina la validez de las posibles explicaciones que nos hemos dado y
decide el que una hiptesis se acepte o se deseche8.
Teora:
Es una hiptesis en cual se han relacionado una gran cantidad de hechos
acerca del mismo fenmeno que nos intriga. Algunos autores consideran que la
teora no es otra cosa ms que una hiptesis en la cual se consideran mayor
nmero de hechos y en la cual la explicacin que nos hemos forjado tiene
mayor probabilidad de ser comprobada positivamente.
Ley:
Consiste en un conjunto de hechos derivados de observaciones y experimentos
debidamente reunidos, clasificados e interpretados que se consideran
demostrados. En otras palabras la ley no es otra cosa que una hiptesis que ha
sido demostrada mediante el experimento. La ley nos permite predecir el
desarrollo y evolucin de cualquier fenmeno natural.
Objetividad:
Se intenta obtener un conocimiento que concuerde con la realidad del objeto,
que lo describa o explique tal cual es y no como desearamos que fuese. Se
deja a un lado lo subjetivo, lo que se siente o presiente.
Racionalidad:
La ciencia utiliza la razn como arma esencial para llegar a sus resultados. Los
cientficos trabajan en lo posible con conceptos, juicios y razonamientos, y no
con las sensaciones, imgenes o impresiones. La racionalidad aleja a la ciencia
de la religin y de todos los sistemas donde aparecen elementos no racionales
o donde se apela a principios explicativos extras o sobrenaturales; y la separa
21
8

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

del arte donde cumple un papel secundario subordinado a los sentimientos y


sensaciones.
Inventividad:
Es inventivo porque requiere poner en juego la creatividad y la imaginacin,
para plantear problemas, establecer hiptesis, resolverlas y comprobarlas.
Significa que para extender nuestros conocimientos se requiere descubrir
nuevas verdades. En cierto sentido, el mtodo nos da reglas y orientaciones,
pero no son infalibles9.
Sistematicidad:
La ciencia es sistemtica, organizada en sus bsquedas y en sus resultados.
Se preocupa por construir sistemas de ideas organizadas coherentemente y de
incluir todo conocimiento parcial en conjuntos ms amplios.
Para lograr esta coherencia en las diversas ciencias se acude a operaciones
lgicas que garanticen este orden o sistematicidad. Estas operaciones lgicas
son: definicin, divisin y clasificacin, que nos proporcionan los lineamientos
para determinar con exactitud el contenido y la extensin de los conocimientos
cientficos.
Generalidad:
La preocupacin cientfica no es tanto ahondar y completar el conocimiento de
un solo objeto individual, sino lograr que cada conocimiento parcial sirva como
puente para alcanzar una comprensin de mayor alcance.
Falibilidad:
La ciencia es uno de los pocos sistemas elaborados por el hombre donde se
reconoce explcitamente la propia posibilidad de equivocacin, de cometer
errores. En esta conciencia de sus limitaciones, en donde reside la verdadera
capacidad

para

auto

corregirse

superarse.
22

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

Verificabilidad:
Es la confirmacin o rechazo de la hiptesis. Se verifican o rechazan las
hiptesis por medio del mtodo experimental. Se plantean hiptesis o
supuestas respuestas a nuestros problemas y esta confirma o se reestructura
de acuerdo a los resultados presentados durante la experimentacin.
Perfectibilidad: significa que el mtodo es susceptible de ser modificado,
mejorado o perfeccionado.

Normatividad:
Significa que el mtodo es un procedimiento, es una gua y en cuanto tal nos
proporciona principios y tcnicas para la investigacin. La Tcnica es un
conjunto de procedimientos de que se sirve una ciencia o arte.
No es un recetario: significa que el mtodo no es una lista de recetas para dar
con las respuestas correctas a las preguntas que el cientfico se formula. Lejos
de esto, el mtodo es el conjunto de procedimientos por los cuales:
- se plantean los problemas cientficos y
- se ponen a prueba las hiptesis cientficas.

1.9.2

Mtodo Inductivo10: Se inicia con la observacin de fenmenos

particulares con el propsito de llegar al conocimiento.


Un fenmeno puede ser cualquier cosa que cambia, aquello por lo que se ven
afectados los sentidos, y cualquier acontecimiento que produzca una
consecuencia.

23
10

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

Son ejemplos de fenmenos:


Si dejamos un cuerpo en el aire sin soporte alguno, cae al suelo.
Si sacamos aire de un globo sus paredes se hacen flcidas.
Al poner un plato de agua al sol, se observa que sta desaparece.
Este mtodo fue utilizado preferentemente por Aristteles, y se basa en la
observacin de los fenmenos. Pero observar no quiere decir mirar de forma
pasiva, sino hacerse preguntas, tomar notas, intentar explicar lo sucedido...
El mtodo inductivo es pues, la observacin del mundo exterior y los fenmenos
que en l se llevan a cabo, con el fin de formular reglas, leyes y teoras que
expliquen dichos fenmenos y nos permitan preverlos, tanto sos como
similares.

1.9.3

Mtodo Deductivo11: Se inicia con el anlisis del conocimiento para

llegar a hechos particulares.


El mtodo deductivo es un mtodo cientfico que considera que la conclusin
est implcita en las premisas. Por lo tanto, supone que las conclusiones sigue
necesariamente a las premisas: si el razonamiento deductivo es vlido y las
premisas son verdaderas, la conclusin slo puede ser verdadera.
El mtodo deductivo infiere los hechos observados basndose en la ley general
(a diferencia del inductivo, en el cual se formulan leyes a partir de hechos
observados).
El mtodo deductivo puede dividirse en mtodo deductivo directo de conclusin
inmediata (cuando se obtiene el juicio de una sola premisa, sin intermediarios) y
mtodo deductivo indirecto o de conclusin mediata (cuando la premisa mayor
contiene la proposicin universal y la premisa menor contiene la proposicin
particular,

la

conclusin

resulta

de

su

comparacin).
24

11

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

En todos los casos, los investigadores que siguen el mtodo deductivo


comienzan con el planteamiento del conjunto axiomtico de partida (donde los
supuestos deben incorporar slo las caractersticas ms importantes de los
fenmenos, con coherencia entre los postulados) y continan con el proceso de
deduccin lgica (partiendo siempre de los postulados iniciales). As, pueden
enunciar leyes de carcter general, a las que se llegan partiendo del conjunto
axiomtico y a travs del proceso de deduccin.

1.9.4

Mtodo de Sntesis12: Proceso de conocimiento que procede de lo

simple a lo complejo, de la causa a los efectos, de la parte al todo, de los


principios a las consecuencias.
Implica la sntesis (del griego sntesis, que significa reunin), esto es, unin de
elementos para formar un todo.
El juicio analtico implica la descomposicin del fenmeno, en sus partes
constitutivas. Es una operacin mental por la que se divide la representacin
totalizadora

de

un

fenmeno

en

sus

partes.

El juicio sinttico, por lo contrario, consiste en unir sistemticamente los


elementos heterogneos de un fenmeno con el fin de reencontrar la
individualidad de la cosa observada. La sntesis significa la actividad unificante
de las partes dispersas de un fenmeno. Sin embargo, la sntesis no es la suma
de contenidos parciales de una realidad, la sntesis aade a las partes del
fenmeno algo que slo se puede adquirir en el conjunto, en la singularidad.
El mtodo sinttico es el utilizado en todas las ciencias experimentales ya que
mediante sta se extraen las leyes generalizadoras, y lo analtico es el proceso
derivado del conocimiento a partir de las leyes. La sntesis genera un saber
superior al aadir un nuevo conocimiento que no estaba en los conceptos
anteriores, pero el juicio sinttico es algo difcil de adquirir al estar basado en la

25
12

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

intuicin reflexiva y en el sentido comn, componentes de la personalidad y que


no permiten gran cambio temporal.

1.9.5 Mtodo de Anlisis13: Es aquel que se preocupa de dividir el todo en


partes y revisar cuidadosamente cada una de las partes, identificando las partes
de inters.
El Mtodo analtico es aquel mtodo de investigacin que consiste en la
desmembracin de un todo, descomponindolo en sus partes o elementos para
observar las causas, la naturaleza y los efectos. El anlisis es la observacin y
examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del
fenmeno y objeto que se estudia para comprender su esencia. Este mtodo
nos permite conocer ms del objeto de estudio, con lo cual se puede: explicar,
hacer analogas, comprender mejor su comportamiento y establecer nuevas
teoras.
Analizar significa desintegrar, descomponer un todo en sus partes para estudiar
en forma intensiva cada uno de sus elementos, as como las relaciones entre s
y con el todo. La importancia del anlisis reside en que para comprender la
esencia de un todo hay que conocer la naturaleza de sus partes. El todo puede
ser de diferente ndole
El todo puede ser tambin racional, por ejemplo, los productos de la mente: las
hiptesis, leyes y teoras. Descomponemos una teora segn las leyes que la
integran; una ley o hiptesis, segn las variables o fenmenos que vinculan y el
tipo de relaciones que establecen, por lo tanto, puede hablarse de anlisis
emprico y anlisis racional. El primer tipo de anlisis conduce necesariamente
a la utilizacin del segundo tipo; por ello se le considera como un procedimiento
auxiliar del anlisis racional.
El anlisis va de Io concreto a lo abstracto ya que mantiene el recurso de la
abstraccin puede separarse las partes (aislarse) del todo as como sus
26
13

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

relaciones bsicas que interesan para su estudio intensivo (una hiptesis no es


un producto material, pero expresa relaciones entre fenmenos materiales;
luego, es un concreto de pensamiento).

1.10 Tipo y diseo de la investigacin14


De acuerdo a la profundidad del estudio he escogido los mtodos
1.10.1 Explorativa:
Porque el objetivo es examinar un problema del local comercial mediante la
investigacin y adems de eso ha sido poco estudiado, y del cual se tiene
dudas cual o posiblemente no se ha estudiado antes.
Si no existen investigaciones previas sobre nuestro objeto de estudio, y por lo
tanto se requiere explorar e indagar, con el fin de alcanzar el objetivo planteado,
se utilizar el tipo investigacin exploratoria. Segn esto se puede definir este
tipo de exploracin de la siguiente manera:
Explorar significa incursionar en un territorio desconocido. Por lo tanto,
emprenderemos una investigacin exploratoria cuando no conocemos el tema
por investigar, o cuando nuestro conocimiento es tan vago e impreciso que nos
impide sacar las ms provisorias conclusiones sobre qu aspectos son
relevantes y cules no.
Se puede tener una gran voluntad y entusiasmo para estudiar o investigar
cualquier tema, pero si se desconoce el mismo se debe iniciar un estudio
exploratorio para empezar a conocerlo y familiarizarse con l, para precisar
mejor el problema que interesa resolver o para comenzar a dar forma a alguna
hiptesis

previa

que

sobre

la

cuestin

tengamos.

Para explorar un tema relativamente desconocido disponemos de un amplio


espectro de medios para recolectar datos en diferentes ciencias: bibliografa
especializada, entrevistas y cuestionarios hacia personas, observacin
27
14

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

participante (y no participante) y seguimiento de casos. La investigacin


exploratoria terminar cuando, a partir de los datos recolectados, adquirimos el
suficiente conocimiento como para saber qu factores son relevantes al
problema y cules no. Hasta ese momento, se est ya en condiciones de
encarar un anlisis de los datos obtenidos de donde surgen las conclusiones y
recomendaciones sobre la investigacin.

1.10.2 Descriptiva15:
Analizar la situacin actual del sistema contable que tiene el almacn.
El objetivo de la investigacin descriptiva consiste en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a
la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones
que existen entre dos o ms variables. Los investigadores no son meros
tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hiptesis o teora,
exponen y resumen la informacin de manera cuidadosa y luego analizan
minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas
que contribuyan al conocimiento.

28
15

Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

Encuesta:
Es un conjunto de preguntas que se prepara y puede ser aplicado a muchas
personas: tiene cuestionario.
Encuesta a 2 personas
Muy
tems

Excelente Bueno Bueno Regular Malo

1 Como es el Trabajo en la empresa


Un

computador podra

ser de

2 ayuda a la empresa
Sera la empresa ms solvente con
3 un sistema contable
La implementacin de un sistema
contable ayudara en el trabajo
4 diario
Se podra ser ms competitivo este
5 local con un sistema contable
El Software
contener

a instalar debera
especificaciones

6 manuales

29

CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL-TERICO-CONCEPTUAL
2.1 Antecedentes
La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invencin de los
primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el
registro de aquellos datos de la vida econmica que le era preciso recordar.
Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la
manera de dejar constancia de determinados hechos con proyeccin aritmtica,
que se producan con demasiada frecuencia y era demasiado complejo para
poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular
la reparticin de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La
organizacin de los ejrcitos tambin requera un clculo cuidadoso de las
armas, pagas y raciones alimenticias, as como de altas y bajas en sus filas.
Algunas sociedades que carecan de escritura en sentido escrito utilizaron, sin
embargo, registros contables; es el caso de los Incas, que empleaba los quipus,
agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un
cordel, y cuya finalidad, an no desvelada totalmente era, sin duda, la de
efectuar algn tipo de registro numrico.
En Mesopotamia el cdigo de Hammurabi, promulgado aproximadamente en el
ao 1700 a de J.C. contena, a la vez que leyes penales, normas civiles y de
comercio. Regulaba contratos como los de prstamo, venta, arrendamiento,
comisin, depsito y otras figuras propias del derecho civil y mercantil. La
propia organizacin del estado, as como en adecuado funcionamiento de los
templos, exigan el registro de sus actividades econmicas en cuentas
detalladas. Los templos llegaron a ser verdaderas instituciones bancarias, que
realizaban prestamos -el inters estaba cuidadosamente regulados y contratos
de depsito.

30

En Egipto la contabilidad entre los pueblos de Mesopotamia aun ms necesario


fue su uso en una sociedad tan rgidamente centralizada como la del Egipto
faranico. El instrumento material utilizado habitualmente por los egipcios para
realizar la escritura era el papiro. Las anotaciones de tipo contable, por su
carcter repetitivo, llegaron a conformar un tipo de escritura hiertica que ha
resultado muy difcil de descifrar para los estudiosos. De cualquier forma, y
pese al papel decisivo que la contabilidad desempeo en el antiguo Egipto, no
puede decirse que la civilizacin faranica haya contribuido a la historia de la
contabilidad con innovaciones o procedimientos que no hubieran sido ya
utilizados por los poderosos comerciantes caldeos.
En Grecia paso algo similar, en Roma se, presento en todos los aspectos de la
vida pblica, se manifest tambin en la minuciosidad con la que particulares,
altos cargos del estado, banqueros y comerciantes llevaban sus cuentas. Ya en
el siglo I antes de Cristo se menospreciaba a una persona que fuera incapaz de
controlar contablemente su patrimonio. El libro mas empleado era el de
ingresos y gastos (codees accepti et expensi). Los grandes negociantes
llegaron a perfeccionar sus libros de contabilidad de tal manera que algunos
historiadores han credo ver en ellos un primer desarrollo del principio de la
partida doble. Aunque hay algunas citas de grandes autores, como Ciceron que
parecen sustentar tal hecho, son demasiado confusas como para establecer la
tesis de que el mtodo de la partida doble era conocido en la antigedad.
El surgimiento de una nueva ciencia:
En los primeros decenios del siglo XIX se advirti la tendencia, ms evidente en
los pases nrdicos y del rea anglosajona, a enfocar los problemas contables
como instrumental y terminologa prestados por la floreciente ciencia de la
microeconoma. Se produjo una invasin reciproca entre el rea econmica y
del rea contable: el clculo microeconmico precisaba de una contabilidad
ms perfecta que pudiera aportar los datos necesarios para el anlisis
econmico de la empresa. Y a su vez la contabilidad procuro perfeccionar la
31

obtencin y manejo de los datos empleando tcnicas propias de la


microeconoma. El desarrollo de las tcnicas de contabilidad de costos,
constituye el ms claro ejemplo de la penetracin de los conceptos
microeconmicos en el campo contable. Por la misma razn, cuanto ms se
perfecciona la contabilidad interna de la empresa ms estrecha va quedando el
viejo cors de la partida doble, que amenazaba en la primera mitad del siglo
quedar obsoleta sin haber encontrado una tcnica capaz de sustituirlo con
ventaja.
Presente y perspectivas de la contabilidad
Desde mediados del siglo, la contabilidad parece haber perdido identidad propia
penetrada como esta hasta la medula de conceptos tomados en prstamo del
anlisis econmico.
La aparicin del ordenador electrnico ha reforzado el papel de la contabilidad
matricial, desarrollada rpidamente en los aos transcurridos desde mediada la
dcada de los cincuenta, hasta hace pocos aos. La contabilidad entendida en
su sentido tradicional constitua la nica fuente de datos de que se dispona en
la empresa, fuente por otra parte muy limitada a causa de la imposibilidad de
llevar a cabo manualmente un nmero muy elevado de operaciones aritmticas.
El empleo del ordenador electrnico abre nuevos horizontes a la ciencia y a la
tcnica contable, en pocos aos van a transformarse radicalmente tanto en sus
objetivos como en sus procedimientos.
La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos
econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el
eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la
obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una
empresa determinada.

32

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos


econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el
eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la
obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una
empresa determinada.

2.2 La Empresa
2.2.1 Concepto16:
La empresa es la unidad econmico-social con fines de lucro, en la que el
capital, el trabajo y la direccin se coordinan para llevar a cabo una produccin
socialmente til, de acuerdo con las exigencias del bien comn. Los elementos
necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales.
En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por
elementos humanos, tcnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la
obtencin de utilidades, o bien, la prestacin de servicios a la comunidad,
coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para
la consecucin de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con
este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.
En Administracin la empresa es el grupo social en el que a travs de la
Administracin de capital y el trabajo se producen bienes y servicios, tendientes
a la satisfaccin de las necesidades de la sociedad.
En Derecho es una entidad jurdica creada con nimo de lucro y est sujeta al
Derecho mercantil.
En Economa, la empresa es la unidad econmica bsica encargada de
satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilizacin de recursos

33
16

Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organizacin de los factores


de produccin, capital y trabajo.
2.2.2 Importancia de la empresa17:
Aspecto Econmico
Unidad generadora de empleos
Unidad generadora de ingresos o recursos financieros para un individuo, la
empresa y para un pas.
Unidad productiva y que desplaza bienes y/o servicios a un mercado.
Unidad transformadora de productos y/o servicios nuevos
Unidad de crecimiento empresarial
Unidad de generacin y aplicacin tecnolgica
Unidad distribuida de las riquezas
Aspecto Social
Unidad generadora de Empleos
Unidad satisfactoria de necesidades sociales.
Unidad que permite alcanzar objetivos empresariales, grupales e individuales
Unidad de agrupacin de rganos e individuos que permite darle fuerza en la
toma de decisiones
Unidad que genera estatus
Aspecto Poltico
Unidad de progreso nacional al trabajar en forma conjunta o grupal, para aspirar
entrar a un mercado competitivo
34
17

Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

Unidad generadora de divisas par aun pas


Unidad generadora de estabilidad econmica de todo pas
Unidad de intercambio comercial, al exportar e importar productos y/o servicios
Unidad de intercambio monetario
Unidad de intercambio de relaciones pblicas y diplomticas (relaciones
internacionales)
Unidad generadora de expansin empresarial

2.2.3 Clasificacin de las empresas18


Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo,
segn en qu aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas.
Dichas empresas, adems cuentan con funciones, funcionarios y aspectos
dismiles, a continuacin se presentan los tipos de empresas segn sus mbitos
y su produccin.
Segn la actividad o giro
Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen,
en:
Empresa Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la
produccin de bienes mediante la transformacin de la materia o extraccin de
materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
Extractivas. Cuando se dedican a la explotacin de recursos naturales, ya sea
renovable o no renovable. Ejemplos de este tipo de empresas son las
pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

35
18

Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos


terminados, y pueden ser:
De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las
necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles,
alimentos, aparatos elctricos, etc.
De produccin. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria
ligera, productos qumicos, etc.
Empresa Comerciales19. Son intermediarias entre productor y consumidor; su
funcin primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden
clasificarse en:
Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignacin.
Servicios. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se
clasifican en:
Transporte
Turismo
Instituciones financieras
Servicios pblicos (energa, agua, comunicaciones)
Servicios privados (asesora, ventas, publicidad, contable, administrativo)
Educacin
Finanzas
Salubridad
36
19

Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

Segn la forma jurdica


Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus
propietarios. Podemos distinguir:
Empresas individuales20: si slo pertenece a una persona. Esta puede
responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad
ilimitada, o slo hasta el monto del aporte para su constitucin, en el caso de
las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma ms
sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeas o de
carcter familiar.
Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas.
Dentro de esta clasificacin estn: la sociedad annima, la sociedad colectiva,
la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada
Las cooperativas u otras organizaciones de economa social.
Segn su dimensin
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qu es una
empresa grande o pequea, puesto que no existe un criterio nico para medir el
tamao de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas,
el capital propio, nmero de trabajadores, beneficios, etc. El ms utilizado suele
ser segn el nmero de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las
empresas de la forma mostrada a continuacin:
Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.
Pequea empresa: si tiene un nmero entre 11 y 50 trabajadores.
Mediana empresa: si tiene un nmero entre 51 y 250 trabajadores.
Gran empresa: si posee ms de 250 trabajadores.
Mega empresa: si posee ventas internacionales.
37
20

Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

Segn su mbito de actuacin


En funcin del mbito geogrfico en el que las empresas realizan su actividad,
se pueden distinguir
Empresas locales
Regionales
Nacionales
Multinacionales
Transnacionales
Mundial
Segn la titularidad del capital
Empresa privada21: si el capital est en manos de accionistas particulares
(empresa familiar si es la familia, empresa auto gestionada si son los
trabajadores, etc.)
Empresa pblica: si el capital y el control est en manos del Estado
Empresa mixta: si la propiedad es compartida
Segn la cuota de mercado que poseen las empresas
Empresa aspirante: aqulla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota
frente al lder y dems empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos
que se plantee, actuar de una forma u otra en su planificacin estratgica.
Empresa especialista: aqulla que responde a necesidades muy concretas,
dentro de un segmento de mercado, fcilmente defendible frente a los
competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este

38
21

Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

segmento debe tener un tamao lo suficientemente grande como para que sea
rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas lderes.
Empresa lder: aqulla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones,
publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el
mercado.
Empresa seguidora: aqulla que no dispone de una cuota suficientemente
grande como para inquietar a la empresa lder.
Elementos de la empresa22
Factores activos: empleados, propietarios, sindicatos, bancos, etc.
Factores pasivos: materias primas, transporte, tecnologa, conocimiento,
contratos financieros, etc.
Organizacin: coordinacin y orden entre todos los factores y las reas.
Factores activos
Personas fsicas y/o jurdicas (entre otras entidades mercantiles, cooperativa,
fundaciones, etc.) que constituyen una empresa realizando, entre otras,
aportacin de capital (sea puramente monetario, sea de tipo intelectual,
patentes, etc.). Estas "personas" se convierten en accionistas de la empresa.
Participan, en sentido amplio, en el desarrollo de la empresa:
Administradores.
Clientes.
Colaboradores y compaeros.
Fuente financiera.
Accionistas.
39
22

Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

Suministradores y proveedores.
Trabajadores.
Factores pasivos
Todos los que son usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los
objetivos de la empresa. Como la tecnologa, las materias primas utilizadas, los
contratos financieros de los que dispone, etc.
reas funcionales

Organizacin jerrquica y departamental de una empresa


Dentro de una empresa hay varios departamentos o reas funcionales. Una
posible divisin es:
Produccin y logstica
Direccin y recursos humanos
Comercial (marketing)
Finanzas y administracin
Sistemas de informacin

40

Ventas
Pueden estar juntas o separadas en funcin del tamao y modelo de empresa.

2.3 La contabilidad23
Definicin
La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las
operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.
Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn
orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos
y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad
financiera de la empresa.

2.4 Objetivos de la contabilidad


Proporcionar informacin a: Dueos, accionistas, bancos y gerentes, con
relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la
cosas posedas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es
suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.

23

Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

38

Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada.


Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y
control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y
futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la
empresa.
Financiero: proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se
le denomina contabilidad histrica.

2.5 Importancia de la contabilidad24


La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra
parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para
obtener informacin de carcter legal.

2.6 La Contabilidad tambin sirve para:


Los clculos y estados numricos que se llevan en una organizacin para
registrar y controlar los valores patrimoniales de la organizacin. Sirve para:
Proporcionar una imagen numrica de lo que sucede en la vida y en la actividad
organizacional.

42
24

Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

Registrar y controlar las transacciones de la organizacin con exactitud y


rapidez.
Fuente variada, actualizada y confiable de informacin para la toma de
decisiones.
Proteger los activos de la organizacin mediante mecanismos que evidencien
en forma automtica y oportuna la malversacin de fondos o sustraccin de
activos.
Explicar y justificar la gestin de los recursos.
Preparar estados financieros.

2.7 La contabilidad es interdependiente y est interrelacionada con toda


la organizacin.
Existe una estrecha relacin entre:
La operacin de la organizacin
La contabilidad
La toma de decisiones

43

La actividad de la organizacin origina las operaciones administrativas.

Las operaciones tienen un reflejo documental.

Los documentos son la base de las inscripciones contables.

La contabilidad ofrece resmenes de la situacin actual y peridica.

El anlisis de los datos contables orienta las decisiones de la gerencia.

Las decisiones de la gerencia determinan la actividad de la organizacin.

2.8 Naturaleza, funciones y principios del sistema contable


El sistema contable en la administracin
Es un conjunto especfico de procedimientos y mtodos aplicables a las
transacciones de una organizacin y relacionados entre s por una serie de
principios generales que le dan la fisonoma de sistema para hacer contabilidad.
Entindase para ello "mtodo" como la normal o regla, es decir, como un
enunciado breve y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer
algo para lograr un propsito.

44

El "procedimiento" contempla uno o ms mtodos. Cuando las normas o reglas


se complementan con la accin de las personas en espacio y tiempo se
construye un procedimiento concreto.
Sistema uniforme de contabilidad
Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite
las comparaciones de resultados y de los estados financieros. No obstante,
resulta bastante difcil considerando que existen tantos sistemas de contabilidad
como actividades, servicios y administradores existan.
Partes fundamentales del sistema de contabilidad
Clasificacin de cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su
contenido
Registros y formularios de contabilidad
Normas y procedimientos
Estados y Reportes

2.9 Funciones bsicas de la contabilidad25


La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las
transacciones de una organizacin, necesita realizar las siguientes funciones
fundamentales:
Ordenar y archivar la documentacin que respalda las operaciones contables.
Clasificar la informacin, para determinar en qu parte del balance de aplicarn
las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.
Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, segn lo
determinan las leyes de cada pas.
45
25

Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organizacin,


en un perodo determinado.

2.10 La cuenta26
Concepto:
La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y
comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto
del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones
realizadas por la entidad.

2.11 Clasificacin de las cuentas contables:


Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a
su significado econmico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su
naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que
desempean en contabilidad. As tendremos:
Reales o de valores de valuacin transitorias de orden nominales o de
resultados de patrimonio.
Cuentas reales o de valores.
Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su
patrimonio.
Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como
tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles:
Mercancas, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes,
Concesiones, etc. Crditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos
por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo
46
26

Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones


contradas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos:
Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben
tener saldo acreedor.
Cuentas de valuacin27.
Representan una disminucin al saldo de las cuentas de activo a las cuales
valan. Las cuentas de valuacin se utilizan para reflejar el valor de realizacin
de algn activo o para mostrar el valor segn libros o la distribucin del costo
histrico. Algunas cuentas de valuacin o complementarias de activo son:
Provisin para cuentas incobrables
Depreciacin acumulada
Amortizacin acumulada
Cuentas transitorias.
Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a
contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las
cuentas correspondientes que reflejaran la operacin comercial efectuada.
Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad
que lo motiv, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son:
Mercancas en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso;
Diferencia en Caja, etc.
Ejemplo:
Supongamos que falta una cantidad de US $ 50 en caja, hasta que
descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia
en Caja, por lo que el asiento sera el siguiente:

47
27

Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

Diferencia en Caja 50,


Caja 50,
Cuentas de orden28.
Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la
naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras
al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General
pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
Ejemplos:
Depsitos en prenda.
Cuando una entidad efecta ventas a crdito, puede darse la situacin de exigir
al cliente la entrega de algn bien que garantice, en caso de falta de pago, el
crdito otorgado. Esta situacin da lugar al uso de cuentas de orden para el
control de este tipo de informacin.
Mercancas en comisin.
Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir
de otra entidad mercancas para ser vendidas, obteniendo un premio
denominado comisin. En estas operaciones quien remite las mercancas es
llamado comitente. Quien recibe las mercancas para venderlas y obtener una
comisin, es conocido con el nombre de comisionista.
En estas circunstancias, al recibir mercancas el comisionista, no puede
registrarlas en cuentas de balance en tanto que no constituyen recursos
propios, sino del comitente.

48
28

Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

Documentos descontados y endosados.


El otorgar crdito es una prctica comn en las operaciones comerciales. Este
crdito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o
pagars, los cuales se controlan a travs de la cuenta, documentos por cobrar.
De la misma manera como se concede crdito, las entidades llegan a colocarse
en situaciones tales, que tambin requieren de unos financiamientos para
cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes
fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institucin bancaria los
derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas
posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisin cobrada
por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los
documentos recibidos29.
Avales otorgados.
Al comentar los depsitos en prenda, se comentaba que esta situacin se
presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y ms directa el
cumplimiento de algn crdito concedido, existe otra manera la cual consiste en
una tercera persona que se compromete a pagar la obligacin contrada por el
deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una
responsabilidad inmediata.

49
29

Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

Juicios pendientes
Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algn
empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso,
normalmente se sujeta a un trmite para estudia si carece de fundamento o
procede total o parcialmente. Ante esta situacin, la contabilidad no puede
permanecer a la expectativa hasta su resolucin final.
Seguros contratados.
El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como
finalidad de protegerlos, as como procurar que su reposicin por causar de
algn siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La
suma asegurada no representa un valor que modifique la situacin financiera y
resultados de la entidad.
Activo depreciable.
El clculo de la depreciacin implica un asiento que se refleja por una parte en
cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o
incrementa las perdidas y por otra, una aplicacin en la cuenta complementaria
correspondiente.
Cuentas nominales o de resultados30.
Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los
ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un perodo
determinado.
Cuentas de patrimonio.
Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las
ganancias o prdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado

50
30

Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor
frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:
Capital social
Supervit
Reservas

2.12 Cuentas que conforman el balance general31.


Activo
Activo Circulante
Caja
En esta cuenta se registrar el dinero en efectivo, en cheque y boletos de
tarjetas de crdito que entren en la empresa. Se abonar al depositar en el
banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se
emplea para registrar los pequeos desembolsos en efectivo.
Bancos
Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las
denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar
diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que
controle esa operacin deber complementarse con un apellido.
Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.
Efectos por cobrar

51
31

Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente


formalizados que representen crditos a favor de la empresa. Los documentos
negociables ms importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta
son las denominadas letras de cambio o giros y los pagars. Para que sean
registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto
significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o
a la vista.
Cuentas por cobrar
Para controlar los crditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de
la aceptacin de letras de cambio o pagars sino por medio de facturas
emplearemos Cuentas por Cobrar32.
Inventario mercaderas
Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancas o simplemente
Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancas propiedad
de la empresa adquirida o producida con la intencin de venderlas.
Gastos pagados por anticipado
El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar
todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de
futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a
emplear esta cuenta. Por ejemplo las plizas de seguros se suelen pagar por
adelantado y no ser justo que carguemos como gastos del mes los
desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses
sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:
Seguros Pagados por Anticipado
Intereses Pagados por Anticipado
Impuestos Pagados por Anticipado
52
32

Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

Activos largo plazo


Inversiones largo plazo
Estn constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de
carcter permanente, en ttulos valores, bienes inmuebles (no usados por la
empresa) cuentas de participacin, prstamos y, en todo caso, las acciones en
empresas filiales o afiliadas.
Activo Fijo
Est constituido por cuentas que representan activos de carcter permanente
destinados a la produccin de bienes y servicios. Sus componentes ms
importantes deben separarse por rubros, tales como33:
Terrenos
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde
tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones
(Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).
La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el
valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para
rentarlos o bien con fines de especulacin a corto o a largo plazo.
Edificios
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construccin
de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados
por la empresa para la produccin de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los
edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de
especular a corto o largo plazo.

53
33

Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

Maquinaria
En las empresas de tipo industrial (fabricacin de productos) y en determinadas
empresas de servicios, como por ejemplo: produccin de energa elctrica, etc.,
empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de mquinas
empleadas en la produccin de bienes y servicios34.
Muebles y enseres
La cuenta Muebles y Enseres, tambin denominada Mobiliario, la emplearemos
para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas
de la empresa.
Equipos de oficina
Debido, primero a la mecanizacin y actualmente a la computarizacin de los
sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos
equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computacin,
tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rpidos en su
tecnologa) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que
controlar la inversin en computadoras, calculadoras, procesadores de
palabras, mquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.
Activo intangible
Patentes
Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o
jurdica, a nivel nacional o internacional, con carcter de exclusividad, para su
explotacin o venta.
Marcas de fbrica
Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los
productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de
exclusividad

para

el

uso,

explotacin

venta

de

la

marca.
54

34

Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

Cargos diferidos
Gastos constitucin diferidos35
En la constitucin y legalizacin de una empresa se suelen incurrir en una serie
de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relacin a los
ingresos de esa empresa, no debern cargarse al primer perodo, sino diferirlos
para ser repartidos en varios perodos futuros. Los gastos de constitucin se
realizan con la intencin de que la causa que los motiv la creacin de la
empresa, generara ingresos.
Cuentas de orden
Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas
que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos
u obligaciones de un ente. Entre las ms comunes se encuentran:
Acreedoras
Giros al cobro bancos
Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efecte
su cobro, pero que an no han sido cobrados.
Pasivo
Pasivo Circulante
Efectos y cuentas por cobrar
Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por
supuesto, en lugar de controlar los crditos a favor de la empresa, estas
cuentas controlarn deudas de la empresa.

55
35

Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

Gastos acumulados
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas
por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades
Impuestos pendientes de pago
Sueldos devengados por pagar
Gastos diversos por pagar
Pasivo largo plazo
Hipoteca por pagar
Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien
inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el
bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarn por
intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian
hipotecas por cobrar, pero en este caso, y est de ms decirlo, no se
presentar en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una
Hipoteca por pagar (porcin circulante), esta se colocar no en el pasivo a largo
plazo sino en el pasivo circulante.
Crditos diferidos
Todas las cuentas que representan los crditos diferidos, como lo son los
Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las
utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y
cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios36.

56
36

Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

Patrimonio37
Capital social
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede
formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se
le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.
Supervit
El trmino supervit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte
sobrante despus de satisfacer un uso o necesidad.
El supervit es el trmino ms apropiado para las utilidades no distribuidas,
pero que por supuesto estn sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones
normales - supervit operacional-; b) operaciones relacionadas con los
aumentos del capital ganancias en la emisin de acciones supervit de
capital-; c) por donaciones supervit por donacin-; d) por revalorizaciones de
activos supervit por revalorizacin de activos.
Reservas
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento econmico
de la empresa o bien para un fin determinado como podra ser:
Reservas Legales
Las leyes de una nacin pueden establecer que determinados entes, si
obtienen utilidades, debern apartar una determinada cantidad de esas
ganancias para la creacin de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de
esas utilidades.
Reservas Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que
regulan la vida de la sociedad.
57
37

Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

Reservas Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte
de las ganancias para reservas con distintos fines.
Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Prdidas.
En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer estn de ms
describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales
como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen
una mayor complejidad.
Gasto de ventas
Controlar todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios
realizados por la empresa.
Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos
deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viticos.
La propaganda a su vez se desglosa en Televisin, Radio, Cine y Prensa.
Gastos de administracin
Los gastos de administracin son de la misma naturaleza que la cuenta
anterior, pero en este caso controlar los costos ocasionados por concepto de
administracin. Tambin se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas
como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de
administracin, de alquileres, de limpieza, de depreciacin, etc.
Gastos e ingresos diversos
En estas cuentas registraremos ciertos gastos e ingresos provenientes de
operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con
carcter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa.

58

No sera correcto cargrselos a Gastos de Ventas o Administracin, ni


abonrselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras
tendremos: Gastos Emprstitos; Ganancia en Emisin Acciones; Rentas de
edificios; beneficios o prdidas en ventas de activos fijos.
Teora del Cargo y del Abono o Partida Doble
Ecuacin del Patrimonio (Ecuacin Bsica de la Contabilidad)
Activo

Pasivo

(Bienes y derechos)

Capital

(Derechos de terceras personas)

(Derecho del

propietario)
Esta ecuacin siempre est en equilibrio.
Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones.
Su base es la ecuacin del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuacin est en
equilibrio es necesario:
- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)
- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)
- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)
Toda operacin comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de
valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo
menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y
debe ser analizada en sus elementos de Dbitos (DEBE) y Crditos (HABER).
El monto total de estos elementos en cada transaccin es el mismo.
Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la
ecuacin
Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la
ecuacin

59

El activo aumenta cargndole (Debe).


El activo disminuye abonndole (Haber).
El pasivo y el Capital aumentan abonndolos (Haber)
El pasivo y el Capital disminuyen cargndolos (Debe)
Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor.
Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor.
Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operacin en sus
elementos contables, Dbitos y Crditos.
Cmo se representa una cuenta La forma habitual de representar una cuenta
cuando se estudia contabilidad es por medio de una T mayscula.
La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es
el Haber.
A las anotaciones en el Debe se las denomina cargos, mientras que las
anotaciones en el Haber son abonos.

60

2.13 El Plan de cuentas (diseo)


Es un medio auxiliar del sistema de informacin contable del ente que indica las
cuentas que sern utilizadas.
Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar:
Debe ser ordenado, es decir que contemple un criterio racional planificado.
Debe ser completo, que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar
todos los posibles hechos econmicos a producirse, ya sean stos de
naturaleza patrimonial ( de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuacin y
de Patrimonio Neto), de Resultados ( Positivos y Negativos), de Orden
(Activas y Pasivas).
Debe ser claro, que su terminologa sea comprensible para cualquier persona
interesada en el funcionamiento del sistema de informacin contable del ente.
Para codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada
cuenta por smbolos, ya sean stos, letras, nmeros o ambos combinados.
El objetivo de la codificacin es economizar tiempo y trabajo, ya que el smbolo
utilizado facilitar la memorizacin de la cuenta, su ordenamiento y su
identificacin

localizacin

dentro

del

plan

de

cuentas.

Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber:


Debe ser sencillo, que permita memorizar y recordar fcilmente los smbolos.
Debe ser preciso, cada smbolo debe representar un nico significado, evitando
ambigedades

por

semejanza

con

otros

smbolos.

Debe ser flexible de manera que posibilite la insercin de nuevas cuentas a


medida que las circunstancias lo exijan.

61

1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIMONIO
4 INGRESOS
5 GASTOS
La codificacin que normalmente se utiliza en la elaboracin del plan de
cuentas

contable

puede

ser:

Numrico,

Alfabtico

Alfanumrico.

El plan de cuentas con codificacin numrica que puede ser aplicado sin
dificultad alguna en el ejercicio prctico.
1

Activo.

1er nivel

11

Activo corriente

2do nivel

111

Disponible

3er nivel

11101

Caja

4to nivel

11102

Bancos

4to nivel

1110201 Banco Pichincha

5to nivel

1110202 Banco Pacifico

5to nivel

1110203

....................
PLAN DE CUENTAS

EMPRESA:

SUCURSAL:

N CUENTA
1

DESCRIPCION
ACTIVOS

ACTIVO CORRIENTE
01

DISPONIBLE

62

01

01

CAJAS

01

01

01

02

01

02

001

Pacifico

01

02

002

Banco del Pichincha

02

02

01

CUENTAS POR COBRAR CLIENTES LOCALES

02

02

DOCUMENTOS POR COBRAR

02

03

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

02

03

02

04

02

04

001

12% Iva por Compras

02

04

002

12% Iva por Servicios

02

05

02

05

001

1% Impuesto retenido

02

05

002

2% Impuesto retenido

02

05

003

8% Impuesto retenido

02

05

004

10% Impuesto retenido

03

03

04

04

001

Caja Chica
BANCOS

EXIGIBLE

001

Anticipos Sueldos
Pago Impuestos

Anticipo Impuesto Renta

REALIZABLE
01

Inventario
TRANSITORIO

01

Anticipo Proveedores
ACTIVO FIJO

01

ACTIVO FIJO TANGIBLE

63

01

01

ACTIVO FIJO DEPRECIABLE

01

01

001

Muebles y Enseres

01

01

002

Equipos de Oficina

01

01

003

Equipos de Computacin

01

01

004

Vehculos

02

02

01

02

01

001

Deprec. Acumuladas Muebles y Enseres

02

01

002

Deprec. Acumuladas Equipos de Oficina

02

01

003

Deprec. Acumuladas Equipos de Computacin

02

01

004

Depreac. Acumuladas Vehculos

01

01

01

01

01

02

02

01

02

01

DEPRECIACIONES
DEPRECIACIONES ACUMULADAS

OTROS ACTIVOS
PAGOS ANTICIPADOS
GARANTIAS
002

Arriendo Almacn
CARGOS DIFERIDOS

GASTOS CONSTITUCION
001

Gastos Constitucin
PASIVOS

PASIVO CORRIENTE

01

01

01

Cuentas por pagar

01

02

Documentos por pagar

01

03

Proveedores

CUENTAS POR PAGAR

64

02

01

Iva por Ventas

02

01

001

12% Iva por Bienes

02

01

002

12% Iva por Servicios

03

01

03

01

001

1% Retencin en la Fuente

03

01

002

2% Retencin en la Fuente

03

01

003

8% Retencin en la Fuente

03

01

004

10% Retencin en la Fuente

04

01

04

01

05

05

01

05

01

001

Rol Mensual

05

01

002

Decimo Tercer sueldo

05

01

003

Decimo Cuarto sueldo

05

01

004

Aportes IESS

05

01

005

Fondo Reserva Legal

05

01

006

Sri por pagar

01

01

01

01

01

RETENCIONES EN LA FUENTE

OTROS IMPUESTOS
001

Impuesto Renta Ca.


SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
SUELDOS Y BENEFICIOS POR PAGAR

PASIVOS A LARGO PLAZO


CUENTAS POR PAGAR
PRESTAMOS BANCARIOS
001

Produbanco
PROVISIONES

01

PROVISIONES VARIAS

65

01

01

001

Provisiones cuentas incobrables


PATRIMONIO

CAPITAL Y RESERVAS

01

01

01

01

01

02

02

01

02

01

001

Utilidades aos anteriores

02

01

002

Perdidas Aos Anteriores

02

02

02

02

001

Utilidades del ao

02

02

002

Utilidad del Ejercicio

02

02

003

Utilidad Neta del Ejercicio

02

02

002

Prdidas del ejercicio

CAPITAL SOCIAL
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
001

Capital Suscrito
UTILIDADES

UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS

UTILIDADES DEL EJERCICIO

INGRESOS

01

01

02

Devoluciones

01

04

VENTAS VARIOS CLIENTES

5
5

INGRESOS OPERACIONALES
Comercio al por mayor y menor

Intereses
01

Intereses Ganados
GASTOS

Operacionales de administracin

66

01

Gastos de personal

01

02

01

02

001

Horas Suplementarias

01

02

002

Horas extras y recargos

01

02

003

Bonos

01

02

004

13 Sueldo

01

02

005

14 Sueldo

01

02

006

Fondos de Reserva

01

02

007

Aporte Patronal

01

02

008

Vacaciones

02

02

01

02

01

001

Arriendo

02

01

002

Energa elctrica

02

01

003

Agua

02

01

003

Telfono

02

01

004

Honorarios

02

01

005

Suministros de oficina

02

01

006

Bancario

COSTOS DE PRODUCCION

COSTO DE VENTAS

Salario Bsico Unificado

GENERALES
GENERALES DE ADMINISTRACION

GASTOS DE VENTAS
02

01

01

PUBLICIDAD

Costo de ventas

67

2.14 La Transaccin
Concepto
La voz transaccin de latn "transactio", designa dos operaciones distintas. En
sentido corriente o vulgar esta expresin significa todo acuerdo de voluntades
sobre un objeto cualquiera, o ms concretamente, una operacin mercantil o
burstil. Se dice as, que se realiza una transaccin, para referirse, por ejemplo,
a la venta o compra-venta de un bien, a operaciones efectuadas por una bolsa
de comercio etc.
Segn el Novsimo Diccionario de la Lengua Castellana. En sentido gramatical,
en cambio "Acomodamiento amistoso sobre cualquier diferencia entre partes".
Segn el cdigo civil francs, Colin y Capitn "es un contrato por el que las
partes ponen trmino a un litigio ya nacido o previenen un litigio por nacer.

2.15 Transacciones Comerciales


Se entiende por transaccin comercial todo acto que implique la adquisicin de
bienes o servicios de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma,
dicho de otra forma, una transaccin comercial es todo aquello que ocurre
cuando hay un intercambio financiero correspondiente a la compra o venta de
un bien o servicio.
Las transacciones financieras producen documentos fuentes de informacin, los
cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe
destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas.
La informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros
contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las
transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan
las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo,
caja, bancos, clientes, proveedores, etctera; esto es lo que llamamos asientos

68

contables, por medio del cual registramos todas las operaciones mercantiles en
los comprobantes y libros de contabilidad.
Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas,
pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms
cuentas deudoras y una acreedora.

2.16 Importancia de la transaccin


La importancia de la transaccin se basa en que la contabilidad se sostiene en
este parmetro de hecho no hay contabilidad sin transaccin y por ende es
fundamental que la transaccin sea hecha en base a informacin valedera y por
una persona entendida, o si no podra dar mala informacin contable a la
empresa y podra ocasionar mala toma de decisiones.

2.17 El Proceso contable38


La contabilidad es una tcnica utilizada para registrar, clasificar y resumir en
trminos monetarios las transacciones que realiza una empresa.
El Proceso Contable
Objetivos:
Informar sobre la situacin financiera, el resultado de sus operaciones y los
cambios en su situacin financiera.
Satisfacer a los usuarios de la misma.
til para la toma de decisiones (inversin y crdito): medir solvencia, liquidez y
capacidad de generacin de recursos
69
38

Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson

Evaluar el trabajo de la administracin.


El Proceso Contable
Principios:
Confiabilidad: creble y fiable.
Equidad: justa y equitativa.
Comprensibilidad: fcil de entender
Utilidad: debe ser til al usuario.
El Proceso Contable
Estados Financieros Bsicos
Los Estados Financieros Bsicos son el producto final del sistema contable y
estn preparados con base en los principios de la contabilidad 39.
Cada uno constituye un reporte especializado sobre ciertos aspectos de la
empresa.
Balance General o Est. de Situacin Financiera
Estado de Resultados o de Rendimientos Econmicos.
Estado de Cambios en la Posicin Financiera.
Estado de Flujos de Efectivo.
Estado de Cambios al Patrimonio.
El Proceso Contable
Estados Financieros Bsicos

70
39

Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson

1.

Balance General

Informe contable que presenta en forma ordenada la situacin financiera de una


empresa en un momento en el tiempo (esttico)40.
Muestra la naturaleza y el valor de los recursos, bienes y derechos de la
empresa (activos).
Muestra el valor y la naturaleza de las deudas y obligaciones que gravan esos
activos y los derechos de los acreedores (pasivos).
El Proceso Contable
Estados Financieros Bsicos
Muestra el valor y la naturaleza de los aportes y derechos de los accionistas o
propietarios.
Muestra el valor excedente o deficiente de la empresa en sus operaciones
(utilidad).
Su presentacin se basa en el principio contable:
ACTIVO TOTAL= PASIVOS + PATRIMONIO
Estado de Resultados
Presenta los resultados econmicos del ejercicio en un lapso de tiempo,
relacionando los ingresos con los egresos (utilidad o prdida).
Da una visin ms real sobre la operacin y accin de la empresa en su objeto
social a travs del tiempo.
Complemento al Balance General.
El resultado se obtiene al compara los valores de ventas, ingresos con costos y
gastos, es decir, las cuentas de resultado.
71
40

Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson

2.18 Estados Financieros Bsicos


Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al
terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los
resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo
de un perodo.
La

informacin

presentada

en

los

estados

financieros

interesa

a:

La administracin, para la toma de decisiones, despus de conocer el


rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo
determinado41.
Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la
rentabilidad de sus aportes.
Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garanta de
cumplimiento de sus obligaciones.
El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta
correctamente liquidado.
Clasificacin
Los estados financieros bsicos son:
El balance general
El estado de resultados
El estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en la situacin financiera
El estado de flujos de efectivo
Responsabilidad
Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su
elaboracin, revisin y elaboracin

72
41

Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson

Balance General
Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situacin
financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus
propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados
de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben
corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros
auxiliares.
El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a
31 de diciembre, firmado por los responsables:
Contador y Gerente.
Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.
Su estructura se presenta a continuacin:

73

BALANCE GENERAL (Esquema)


ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
DEUDORES
INVENTARIOS
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
INTANGIBLES
DIFERIDOS
VALORIZACIONES
TOTAL ACTIVO
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS
PROVEEDORES
CUENTAS POR PAGAR
IMPUESTOS GRAVMENES Y TASAS
OBLIGACIONES LABORALES
DIFERIDOS
PASIVOS NO CORRIENTE
OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
SUPERVIT DE CAPITAL
RESERVAS
REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO
UTILIDAD DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO

Estado de Prdidas y Ganancias


Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente
como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

74

El estado de resultados est compuesto por las cuentas nominales, transitorias


o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores
deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor
y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la seccin de ganancias y
prdidas de la hoja de trabajo.
ESTADO DE RESULTADOS (Esquema)
VENTAS
(-) Devoluciones y descuentos
INGRESOS OPERACIONALES
(-) Costo de ventas
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL
(-) Gastos operacionales de ventas
(-) Gastos Operacionales de administracin
UTILIDAD OPERACIONAL
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS
(-) Impuesto de renta y complementarios
UTILIDAD LQUIDA
(-) Reservas
UTILIDAD DEL EJERCICIO

75

Los estados financieros son los informes sobre la situacin financiera y


econmica de una empresa en un periodo.

2.19 MARCO LEGAL


2.19.1 Principios y procedimientos contables
Principios Contables:
Los principios contables se refieren a conceptos bsicos o conjuntos de
proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior.
Su misin es la de establecer delimitaciones en los entes econmicos, las
bases de la cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la
informacin financiera.
Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la
denominada contabilidad financiera y, por extensin, se suelen aplicar tambin
a la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se planear de
acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podr

76

imponer sus propias regulaciones. La contabilidad financiera deber planearse


para proporcionar informacin cuantitativa, comparativa y confiable a sus
usuarios externos.
Principios bsicos de Contabilidad
En contabilidad hay que respetar ciertos principios bsicos, que sustentan las
operaciones contables, comnmente llamados principios de contabilidad y
generalmente aceptados, de los cuales se presentan los siguientes:
Moneda de denominador comn: Por moneda de denominador comn, se
conoce a la unidad monetaria en la que se llevar la contabilidad, pues todas
las operaciones comerciales tiene que demostrarse a travs de una unidad
monetaria (en ecuador es el dlar); por tanto, los resultados de la contabilidad
representan el movimiento monetario de la organizacin.
La entidad: En contabilidad, las organizaciones deben tratarse como entidades
separadas y distintas de los socios y directivos, ya que deben guardar su propia
identidad jurdica y comercial.
Partida doble: La partida doble indica que una operacin causa efectos en dos
sectores del balance (debe-haber). Es decir, que no hay deudor sin acreedor, ni
acreedor sin deudor.
Costo histrico-original: Todo recurso adquirido por la organizacin se
registrar al valor de compra. Esto indica que la contabilidad refleja diferencia
entre el valor en libros y el valor real de un bien a una fecha dada.
Instrumentos bsicos
Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le
permitan llevar el control econmico de las organizaciones, a estos
instrumentos se les llama instrumentos bsicos.

77

Procedimientos Contables:
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.
El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante,
toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende
en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.
De acuerdo con H.A. Finney (1982, p.13-24) expresa en su libro "Curso de
Contabilidad" que los procedimientos contables son:
- Cuentas
- Dbitos y crditos
- Cargos y crditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los dbitos y crditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinacin de los saldos de las cuentas
- La balanza de comprobacin
Relacin de la contabilidad con otras disciplinas
La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa
los cuales son:

78

Diario
Inventario
Mayor

2.19.2 Los Principios de Contabilidad que identifican y delimitan al ente


econmico:
Los principios de contabilidad son conceptos bsicos que establecen la
delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de
las operaciones y la presentacin de la informacin financiera cuantitativa por
medio

de

los

estados

financieros.

Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente econmico y a


sus aspectos financieros son:

* Entidad.
* Realizacin.
* Perodo Contable.

Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las


operaciones del ente econmico y su presentacin son:

* El valor histrico original.


* El negocio en marcha.
* Dualidad econmica.

El principio que se refiere a la informacin es el de:


* Revelacin suficiente.

79

Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos


generales del sistema son:

* Importancia relativa.
* Consistencia.

Veamos cada uno de ellos:


Entidad: La actividad econmica es realizada por entidades identificables las
que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y
capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la
consecucin de los fines de la entidad.
A la contabilidad, le interesa identificar la entidad que persigue fines
econmicos particulares y que es independiente de otras entidades.
Se

utilizan

para

identificar

una

entidad

dos

criterios:

Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con


estructura y operacin propias.
Centro de decisiones independientes con respecto al logro de fines especficos,
es decir, a la satisfaccin de una necesidad social.
Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de las de sus
accionistas o propietarios y en sus estados financieros slo deben incluirse los
bienes,

valores,

derechos

obligaciones

de

este

ente

econmico

independiente. La entidad puede ser una persona fsica o una persona moral o
una combinacin de varias de ellas.
Realizacin: La contabilidad cuantifica en trminos monetarios las operaciones
que realiza una entidad con otros participantes en la actividad econmica y
ciertos

eventos

econmicos

que

la

afectan.

80

Las operaciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica, se


consideran por ella realizados:
*

Cuando

ha

efectuado

transacciones

con

otros

entes

econmicos.

* Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la


estructura

de

recursos

de

sus

fuentes.

* Cuando han ocurrido eventos econmicos externos a la entidad o derivados


de las operaciones de sta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente
en trminos monetarios.
Perodo contable: La necesidad de conocer los resultados de operacin y la
situacin financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a
dividir

su

vida

en

perodos

convencionales.

Las operaciones y eventos as como sus efectos derivados, susceptibles de ser


cuantificados, se identifican con el perodo en que ocurren, por tanto cualquier
informacin contable debe indicar claramente el perodo a que se refiere.
En trminos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso
que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen.
Valor histrico original: Las transacciones y eventos econmicos que la
contabilidad cuantifica se registran segn las cantidades de efectivo que se
afecten o su equivalente o la estimacin razonable que de ellos se haga al
momento

en

que

se

consideren

realizados

contablemente.

Estas cifras debern ser modificadas en el caso de que ocurran eventos


posteriores que les hagan perder su significado, aplicando mtodos de ajuste
en forma sistemtica que preserven la imparcialidad y objetividad de la
informacin contable.
Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios y se aplican a
todos los conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados
financieros, se considerar que no ha habido violacin de este principio, sin
embargo, esta situacin debe quedar debidamente aclarada en la informacin
que se produzca.

81

Negocio en marcha: La entidad se presume en existencia permanente salvo


especificacin en contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros
representarn valores histricos o modificaciones de ellos, sistemticamente
obtenidos.
Cuando las cifras representen valores estimados de liquidacin, esto deber
especificarse claramente y solamente sern aceptables para informacin
general

cuando

la

entidad

est

en

liquidacin.

Dualidad econmica: Se constituye de los recursos de los que dispone la


entidad para realizacin de sus fines y, las fuentes de dichos recursos, que a su
vez, son la especificacin de los derechos que sobre los mismos existen,
considerados en sus conjuntos.
La doble dimensin de la representacin contable de la entidad es fundamental
para una adecuada comprensin de su estructura y relacin con otras
entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan
eliminar la necesidad aritmtica de mantener la igualdad de cargos y abonos,
no afecta al aspecto dual del ente econmico, considerado en su conjunto.
Revelacin suficiente: La informacin contable presentada en los estados
financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para
juzgar los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad.
Importancia relativa: La informacin que aparece en los estados financieros
debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser
cuantificados en trminos monetarios. Tanto para efectos de los datos que
entran al sistema de informacin contable como para la informacin resultante
de su operacin, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los
requisitos

de

utilidad

finalidad

de

la

informacin.

Consistencia: los usos de la informacin contable requieren que se sigan


procedimientos

de

cuantificacin

que

permanezcan

en

el

tiempo.

82

2.20 Las NEC: 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13


2.20.1 NEC 1
Presentacin de Estados Financieros42
Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir las bases de presentacin de los
estados financieros de propsito general, para asegurar la comparabilidad con
los estados financieros de perodos anteriores de la misma empresa y con los
estados financieros de otras empresas. Para lograr este objetivo, esta Norma
establece consideraciones generales para la presentacin de los estados
financieros, orientacin para su estructura y requerimientos mnimos para el
contenido de los estados financieros. El reconocimiento, medicin y revelacin
de transacciones y eventos especficos son tratados en otras Normas
Ecuatorianas de Contabilidad.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada en la presentacin de todos los estados
financieros de propsito general preparados y presentados de acuerdo con las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Los estados financieros de propsito general son aquellos que tienen el objetivo
de cumplir las necesidades de los usuarios que no estn en posicin de requerir
informes a la medida para cumplir sus necesidades de informacin especficas.
Los estados financieros de propsito general incluyen aquellos que son
presentados por separado o dentro de otro documento pblico tales como un
informe anual o un prospecto. Esta Norma no aplica a informacin financiera
interina condensada.

Esta Norma aplica igualmente a los estados financieros

de una empresa individual y estados financieros consolidados para un grupo de


empresas.

83
42

Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

Esta Norma aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y


compaas de seguro. Requerimientos adicionales para bancos e instituciones
financieras similares, consistentes con los requerimientos de esta Norma, estn
establecidos en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a
Revelacin en los Estados Financieros de Bancos y Otras Instituciones
Financieras Similares.
Esta Norma utiliza terminologa apropiada para una empresa con un objetivo de
lucro. Las empresas comerciales del sector pblico pudieran por lo tanto aplicar
los requerimientos de esta Norma. Las entidades sin fines de lucro, del
gobierno y otras del sector pblico que procuren aplicar esta Norma pueden
necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los
estados financieros y para los estados financieros en s mismos. Tales
entidades tambin pudieran presentar componentes adicionales de los estados
financieros.
Propsito de los Estados Financieros
Los estados financieros son una representacin financiera estructurada de la
posicin financiera y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo
de los estados financieros de propsito general es proveer informacin sobre la
posicin financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una
empresa que ser de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de
sus decisiones econmicas. Los estados financieros tambin presentan los
resultados de la administracin de los recursos confiados a la gerencia. Para
cumplir con este objetivo, los estados financieros proveen informacin
relacionada a la empresa sobre:
a)

activos;

b)

pasivos;

c)

patrimonio;

84

d)

ingresos y gastos, incluyendo ganancias y prdidas; y

e)

flujos de efectivo.

Esta informacin, junto con otra informacin en las notas a los estados
financieros, ayuda a los usuarios a pronosticar los flujos de efectivo futuros de
la empresa y en particular la oportunidad y certeza de la generacin de efectivo
y equivalentes de efectivo.
Responsabilidad de los Estados Financieros
La Junta de Directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa es
responsable de la preparacin y presentacin de sus estados financieros.
Componentes de los Estados Financieros
Un juego completo de estados financieros expresados en dlares ecuatorianos
incluye los siguientes componentes:
a)

balance general;

b)

estado de resultados;

c)

un estado que presente todos los cambios en el patrimonio;

d)

estado de flujos de efectivo; y

e)

polticas contables y notas explicativas.

Se incentiva a las empresas a presentar, independiente de los estados


financieros, una revisin financiera realizada por la gerencia que describa y
explique las principales caractersticas del resultado financiero y posicin
financiera de la empresa y las principales incertidumbres que sta enfrenta. Tal
reporte pudiera incluir una revisin de:
a)

los principales factores e influencias que determinan el resultado financiero,

incluyendo cambios en el ambiente en que la empresa opera, la respuesta de la

85

empresa a aquellos cambios y sus efectos, y la poltica de inversin de la


empresa para mantener y mejorar el desempeo, incluyendo su poltica de
dividendos.
b)

las fuentes de financiamiento de la empresa, sus polticas de

apalancamiento y polticas de administracin de riesgo; y


c)

las fortalezas y recursos de la empresa cuyo valor no se refleja en el

balance general bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.


Consistencia de Presentacin
La presentacin y clasificacin de las partidas en los estados financieros deben
mantenerse de un perodo al siguiente a menos que:
a)

un cambio importante en la naturaleza de las operaciones de la empresa o

una revisin de la presentacin de sus estados financieros demuestre que el


cambio resultar en una presentacin ms apropiada de los eventos o
transacciones; o
b)

un cambio en presentacin es requerido por una Norma Ecuatoriana de

Contabilidad o una interpretacin del Comit de Pronunciamientos del Instituto


de Investigaciones Contables del Ecuador.
Una adquisicin o venta importante, o una revisin de la presentacin de los
estados financieros, pudiera sugerir que los estados financieros deben ser
presentados en forma diferente. nicamente si es probable que la estructura
revisada contine, o si el beneficio de una presentacin alternativa es claro, una
empresa debe cambiar la presentacin de sus estados financieros. Cuando se
hacen tales cambios en la presentacin, una empresa reclasifica su
informacin.

86

Informacin a ser presentada en el Balance General


Como mnimo, el balance general debe incluir las partidas que presenten los
siguientes montos:
a)

efectivo y equivalentes de efectivo;

b)

inversiones temporales;

c)

cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar debidamente

identificadas;
d)

inventarios;

e)

inversiones contabilizadas utilizando el mtodo patrimonial;

f)

activos financieros (excluyendo los montos presentados bajo (e), (c), (b) y

(a));
g)

propiedad, planta y equipo;

h)

activos intangibles;

i)

prstamos a corto plazo;

j)

cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por pagar;

k)

pasivos y activos de impuestos;

l)

provisiones;

m) pasivos no corrientes que devengan intereses;


n)

inters minoritario; y

o)

capital emitido y reservas.

Las partidas adicionales, encabezamientos y sub-totales deben ser presentadas


en el balance general cuando una Norma Ecuatoriana de Contabilidad as lo

87

requiera,

cuando

tal

presentacin

sea

necesaria

para

presentar

razonablemente la posicin financiera de la empresa.


Esta Norma no prescribe el orden o formato en que las partidas deben ser
presentadas. Se provee una lista de las partidas que son bastante diferentes
en naturaleza o funcin y que ameritan una presentacin por separado en el
balance general. Formatos ilustrativos se presentan en el apndice a esta
Norma. Las modificaciones a las lneas de partidas antes indicadas incluyen lo
siguiente:
las partidas son agregadas cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad
requiere presentacin por separado en el balance general, o cuando el tamao,
naturaleza o funcin de una partida es tal que la presentacin por separado
ayudara a la presentacin razonable de la posicin financiera de la empresa; y
las descripciones utilizadas y el orden de las partidas pudieran ser modificadas
de acuerdo a la naturaleza de la empresa y sus transacciones, para proveer
informacin que es necesaria para un entendimiento general de la posicin
financiera de la empresa. Por ejemplo, un banco modificar las descripciones
anteriores para aplicar los requerimientos ms especficos de la Norma
Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a Revelaciones en los
Estados Financieros de Bancos e Instituciones Financieras Similares.
Las partidas indicadas son amplias en naturaleza y no necesitan ser limitadas a
las partidas que aplican dentro del alcance de otras Normas. Por ejemplo, la
lnea de partida activos intangibles incluye plusvala mercantil y activos que
resultan de gastos de desarrollo.
El juicio sobre si las partidas adicionales son presentadas por separado se basa
en una evaluacin de:
a)

la naturaleza y liquidez de los activos y su materialidad llevan en muchos

casos a la presentacin por separado de la plusvala mercantil y activos que

88

resultan de gastos de desarrollo, activos monetarios y no monetarios y activos


corrientes y no corrientes.
b)

su funcin dentro de la empresa, lleva, por ejemplo, a la presentacin por

separado de los activos operativos y financieros, inventarios, cuentas por cobrar


y efectivo y equivalentes de efectivo; y
c)

los montos, naturaleza y tiempo de los pasivos, llevan, por ejemplo, a la

presentacin por separado de los pasivos que devengan intereses y de aquellos


que no devengan intereses y provisiones, clasificados como corriente y no
corriente segn sea apropiado.
Los activos y pasivos que difieren en naturaleza o funcin estn algunas veces
sujetos a diferentes bases de medicin. El uso de diferentes bases de medicin
para diferentes clases de activos sugiere que su naturaleza o funcin difiera y
por lo tanto que estos deban ser presentados como partidas separadas.
Estado de Resultados
Informacin a ser presentada en el Estado de Resultados:
Como un mnimo, el cuerpo del estado de resultados debe incluir las partidas
que presentan los siguientes montos:
a)

ingresos;

b)

los resultados de las actividades operativas;

c)

costos financieros;

d)

participacin en las utilidades y prdidas de las asociadas y negocios

conjuntos contabilizados utilizando el mtodo patrimonial;


e)

gasto de impuesto;

f)

utilidad o prdida de actividades ordinarias;

89

g)

partidas extraordinarias;

h)

inters minoritario; y

i)

utilidad o prdida neta del perodo.

Las partidas adicionales, encabezamientos y sub-totales deben ser presentados


en el estado de resultados cuando sea requerido por una Norma Ecuatoriana de
Contabilidad, o cuando tal presentacin sea necesaria para presentar
razonablemente los resultados de operaciones de la empresa.
Los efectos de las varias actividades, transacciones y eventos de una empresa,
difieren en estabilidad, riesgo y previsibilidad, y la revelacin de los elementos
del desempeo ayudan al entendimiento del resultado logrado y determinacin
de resultados futuros. Las partidas adicionales son incluidas en el estado de
resultados y las descripciones utilizadas y el orden de las partidas son
modificadas cuando es necesario explicar los elementos de desempeo. Los
factores a ser considerados incluyen la materialidad y la naturaleza y funcin de
los varios componentes de ingresos y gastos. Por ejemplo, un banco modifica
las descripciones para aplicar los requerimientos ms especficos de la Norma
Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a Revelacin en los Estados
Financieros de Bancos y Otras Instituciones Financieras Similares. Las partidas
de ingreso y gasto son compensadas nicamente cuando se cumple el criterio.
Informacin a ser Presentada en el Estado de Resultados o en las Notas
Los gastos son presentados en el estado de resultados de acuerdo con su
naturaleza (por ejemplo, depreciacin, compras de materiales, costos de
transporte, sueldos y salarios, costos de publicidad), y no son distribuidos entre
las varias funciones dentro de la empresa. Este mtodo es simple de aplicar en
muchas de las compaas ms pequeas ya que no son necesarias las
distribuciones de gastos operativos entre clasificaciones funcionales.

Un

ejemplo de una clasificacin utilizando el mtodo de la naturaleza del gasto es


como sigue:

90

Ventas

Otros ingresos operativos

Materias primas y materiales utilizados

(x)

Variacin en inventarios de productos terminados y en proceso

(x)

Costos de personal

(x)

Gastos de depreciacin y amortizacin

(x)

Otros gastos operativos

(x)

Utilidad de actividades operativas

La variacin en productos terminados y en proceso durante el perodo


representa un ajuste al costo de produccin para reflejar el hecho que la
produccin ha incrementado los niveles de inventario o que las ventas en
exceso de produccin han reducido los niveles de inventario.

Algunas

empresas presentan un incremento en productos terminados y en proceso


durante el perodo inmediatamente a continuacin del ingreso en el anlisis
antes indicado. Sin embargo, la presentacin utilizada no debe implicar que
tales montos representan ingresos.
El segundo anlisis se refiere a la funcin del gasto o costo de ventas y
clasifica los gastos de acuerdo a su funcin como parte del costo de ventas,
distribucin o actividades administrativas. Esta presentacin a menudo provee
informacin ms relevante a los usuarios que la clasificacin de gastos por
naturaleza, pero la distribucin de costos a funciones puede ser arbitraria e
involucra juicio considerable. Un ejemplo de una clasificacin utilizando el
mtodo de funcin del gasto es como sigue:

91

Ventas

Costo de ventas

(x)

Utilidad bruta

Costos de distribucin

(x)

Gastos administrativos

(x)

Otros ingresos operativos

Otros gastos operativos


Utilidad de actividades operativas

(x)
X

Las empresas que clasifican gastos por funcin deben revelar informacin
adicional sobre la naturaleza de gastos, incluyendo gastos de depreciacin y
amortizacin.
La eleccin entre el mtodo de funcin del gasto y la naturaleza del gasto
depende de factores tanto histricos como de la industria y la naturaleza de la
organizacin. Ambos mtodos proveen una indicacin de aquellos costos que
podra esperarse varen, directa o indirectamente, con el nivel de ventas o
produccin de la empresa. Debido a que cada mtodo de presentacin aplica a
diferentes tipos de empresa, esta Norma requiere elegir el mtodo que ms
razonablemente presente los elementos de los resultados de operaciones de la
empresa.

2.20.2 NEC 3
Estados de Flujos de Efectivo43
Objetivo
La informacin sobre los flujos de efectivo de una empresa es til para
proporcionar a los:
92
43

Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

Usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la


empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la
empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo. Las decisiones
econmicas que toman los usuarios requieren una evaluacin de la habilidad de
una empresa para generar efectivo y sus equivalentes, as como la oportunidad
y certidumbre de su generacin.
El objetivo de esta norma es requerir la presentacin de informacin acerca de
los cambios histricos en el efectivo y sus equivalentes de una empresa, por
medio de un estado de flujos de efectivo que clasifica los flujos de efectivo por
las actividades operativas, de inversin y de financiamiento durante el perodo.
Alcance
Una empresa debe preparar un estado de flujos de efectivo de acuerdo con los
requisitos de esta Norma y debe presentarlo como parte integral de sus estados
financieros.
Los usuarios de estos estados financieros de unas empresas estn interesados
en cmo la empresa genera y utiliza el efectivo y sus equivalentes. Las
empresas necesitan efectivo esencialmente para las mismas razones, a pesar
de lo diversas que pueden ser sus principales actividades que producen
ingresos. Necesitan efectivo para dirigir sus operaciones, pagar sus
obligaciones, y proporcionar rendimientos a sus inversiones. Por
consiguiente esta Norma requiere que todas las empresas pretenden un estado
de flujos de efectivo.
Beneficios de la informacin de Flujos de Efectivo
Cuando se usa conjuntamente con los dems estados financieros, un estado de
flujos de efectivo proporciona informacin que permite a los usuarios evaluar los
cambios en los activos netos de una empresa, su estructura financiera

93

(incluyendo su liquidez y solvencia) y su habilidad para generar efectivo y sus


equivalentes.
Tambin acrecienta la comparabilidad de los informes sobre la actuacin
operativas por diferentes empresas porque elimina los efectos de usar
diferentes tratamientos contables para las mismas transacciones y eventos.
La informacin histrica de flujos de efectivo se usa con frecuencia como
indicador del monto, oportunidad y certidumbre de los flujos futuros de efectivo.
Tambin es til para verificar la exactitud de las proyecciones pasadas de flujos
de efectivo y examinar la relacin entre las utilidades y el flujo de efectivo neto y
el impacto de los precios cambiantes.
Presentacin de un Estado de Flujos de Efectivo.
El estado de flujos de efectivo debe informar los flujos de efectivo durante el
periodo clasificado por las actividades operativas, de inversin y de
financiamiento.
Una empresa presenta sus flujos de efectivo por actividades operativas, de
inversin y de financiamiento de manera ms apropiada para su negocio. La
clasificacin por actividades proporciona informacin que permite a los usuarios
evaluar el impacto de esas actividades sobre la situacin financiera de la
empresa y el monto de su efectivo y de los equivalentes de efectivo. Esta
informacin tambin puede usarse para evaluar las relaciones entre dichas
actividades.
Una sola transaccin puede incluir flujos de efectivo que estn clasificados de
manera diferente. Por ejemplo, cuando el reembolso de efectivo de un prstamo
incluye tanto intereses como capital, el elemento del capital se clasifica como
una actividad de financiamiento y los intereses como una actividad operativa.

94

2.20.3 NEC7
Efectos de las Variaciones en Tipo de
Cambios de Moneda Extranjera44
Objetivos
Una empresa puede llevar a cabo actividades extranjeras en dos formas.
Pueden tener transacciones en moneda extranjera o puede tener operaciones
extranjeras. Para incluir las transacciones en moneda extranjeras en los
estados financieros de una empresa, las transacciones deben ser expresadas
en la moneda en que informa la empresa y los estados financieros de las
operaciones extranjeras deben ser traducidos a la moneda en que informa la
empresa.
Los temas principales en la contabilidad de transaccin en moneda extranjera y
de operaciones extranjeras son decidir que tasa de cambio usar y cmo
reconocer en los estados financieros el efecto de los cambios en las tasas de
cambio.
Alcance
Esta norma debe aplicarse:
a)al contabilizar las transacciones en monedas extranjeras, y
b) al traducir los estados financieros de operaciones extranjeras que se incluyen
en los estados financieros de la empresa por consolidacin, consolidacin
proporcional.
Esta Norma no trata de la contabilidad de coberturas para partidas en moneda
extranjera que no sean la clasificacin de diferencias originados en un pasivo
en moneda extranjera contabilizado como una cobertura de una inversin neta
95
44

Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

en una entidad extranjera. Otros aspectos de la contabilidad de coberturas, se


tratarn en una Norma referente a Instrumentos Financieros.
Esta Norma no especifica la moneda en que una empresa presenta sus estados
financieros. Sin embargo, una empresa normalmente usa la moneda del pas en
que este su domicilio. Si usa una moneda diferente,
esta Norma requiere la revelacin de la razn para usar esa moneda. Esta
Norma tambin requiere revelacin de la razn para usar esta moneda. Esta
Norma tambin requiere revelacin de la razn para cualquier cambio en la
moneda en que se informa Esta norma trata del restablecimiento de los estados
financieros de una empresa de la moneda en que se informa hacia otra moneda
para comodidad de los usuarios acostumbrados a esa moneda o por propsitos
similares.
Esta Norma no trata de la presentacin en los estados de flujos de efectivo, de
los flujos de efectivo originados de transacciones en una operacin extranjera
(vera Norma Ecuatoriana de Contabilidad Estado de Flujos de Efectivos).

2.20.4 NEC 9
Ingresos45
Objetivo
La utilidad se define en el Marco de Conceptos para la Preparacin y
Presentacin de los Estados Financieros como aumentos en los beneficios
econmicos durante el perodo contable en la forma de entradas o incrementos
de activos o disminuciones de pasivos que resultan en aumentos de capital,
distintos a aquellos que se refieren a contribuciones de los participantes en el
capital. La utilidad abarca tanto a los ingresos como a las ganancias. Ingreso es
la utilidad que se origina en el curso de las actividades ordinarias de una
96
45

Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

empresa y es llamado con una variedad de nombres diferentes incluyendo


ventas, comisiones, intereses, dividendos y regalas. El
objetivo de esta Norma es prescribir o sealar el tratamiento contable del
ingreso que se origina de ciertos tipos de transacciones y eventos.
El tema primordial en la contabilidad de ingresos es determinar cundo
reconocer el ingreso. El ingreso es reconocido cuando es probable que habr
un flujo de beneficios econmicos futuros hacia la empresa y que estos
beneficios econmicos puedan ser cuantificados confiablemente. Esta Norma
identifica las circunstancias en las que estos criterios se cumplirn, y por lo
tanto se reconocer el ingreso. Tambin proporciona guas prcticas para la
aplicacin de estos criterios.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en el reconocimiento del
ingreso que se origina de las transacciones y eventos siguientes:
a)La venta de bienes o mercancas;
b)La prestacin de servicios; y
c)El uso por parte de otros de los activos de la empresa que rinden inters,
regalas y dividendos.
Los bienes incluyen bienes producidos por la empresa con un propsito de
venta y bienes comprados para revender, tales como mercanca comprada por
un detallista o terrenos u otra propiedad que se tiene para su venta.
La presentacin de servicios implica tpicamente el desarrollo por parte de la
empresa de una tarea convenida contractualmente durante un perodo de
tiempo tambin convenido. Los servicios pueden ser prestados dentro de un
perodo nico o durante ms de un perodo. Algunos contratos para la
97

prestacin de servicios estn directamente relacionados con contratos de


construccin, por ejemplo los de servicios de administracin de proyectos y
arquitectnicos. El ingreso que se origina por estos contratos no se trata en esta
Norma sino de acuerdo con los requisitos para los contratos de construccin
segn se especifica en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 15 que
trata sobre Contratos de Construccin.
El uso por parte de otros de los activos de una empresa da lugar a
ingresos en la forma de:
a)inters-cargos por el uso de efectivo o equivalentes de efectivos por
cantidades adeudadas a la empresa;
b)regalas-cargos por el uso de activos a largo plazo de la empresa, por
ejemplo patentes, marcas registradas, derechos de autor y programas de
computacin; y
c)dividendos distribuciones de utilidades a los propietarios de inversiones de
capital en proporcin a su tenencia en una clase particular de capital.
Intereses, Regalas y Dividendos
El ingreso originado por el uso por parte de terceros de activos de la empresa
que rinden intereses, regalas y dividendos
a)Es probable que los beneficios econmicas asociados con la transaccin
fluyan hacia la empresa; y
b)La cantidad del ingreso puede ser cuantificada confiablemente el ingreso
debe ser reconocido sobre las bases siguientes:
Los intereses deben ser reconocidos sobre una base de proporcin de
98

tiempo que toma en cuenta el reconocimiento efectivo sobre el activo;


Las regalas deben ser reconocidas sobre una base de acumulacin de
acuerdo con la sustancia del convenio pertinente; y
Los dividendos deben ser reconocidos cuando es reconocido el derecho
del accionista al recibir el pago.
El rendimiento efectivo sobre un activo es la tasa de inters que se requiere
descontar al flujo de entradas de efectivos futuras esperadas durante la vida del
activo para hacerlo equivalente a la cantidad inicial en libros del activo. El
ingreso por inters incluye la cantidad de amortizacin de cualquier descuento,
sobreprecio u otra diferencia entre la cantidad inicial en libros de una obligacin
o bono y su cantidad al vencimiento.
Cuando el inters no pagado se ha acumulado antes de la adquisicin de una
inversin sujeta a inters, la subsecuente entrada de inters se asigna entre
periodos de pre-adquisicin; solo la porcin de post-adquisicin es reconocida
como ingreso. Cuando son declarados dividendos sobre valores patrimoniales
por la utilidad neta de pre-adquisicin, esos dividendos son deducidos del costo
de los valores. Si es difcil hacer dicha asignacin excepto sobre una base
arbitraria, los dividendos son reconocidos como ingreso a menos que
claramente representen una recuperacin de parte del costo de los valores
patrimoniales.
Las regalas se acumulan de acuerdo con los trminos del acuerdo pertinente y
son generalmente reconocidas sobre esa base, a no ser que al referirse a la
sustancia del convenio sea ms apropiado reconocer el ingreso sobre alguna
otra base sistemtica y racional.

99

El ingreso es reconocido slo cuando es probable que los beneficios


econmicos asociados con la transaccin fluyan hacia la empresa. Sin embargo
cuando surge una incertidumbre sobre la posibilidad de cobro de una cantidad
ya incluida en el ingreso, la cantidad incobrable o la cantidad cuya recuperacin
ha dejado de ser probable, es reconocida como un gasto y no como un ajuste
de la cantidad de ingreso originalmente reconocida

2.20.5 NEC11
Inventarios46
Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir o sealar el tratamiento contable para
inventarios bajo el sistema de costo histrico. Un tema primordial en la
contabilidad de inventarios es la cantidad de costo que ha de ser reconocida
como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos
relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guas prcticas sobre
la determinacin del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto,
incluyendo cualquier disminucin a su valor neto de realizacin.
Tambin brinda lineamientos sobre las frmulas de costeo que se usan para
asignar costos a inventarios.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados
financieros preparados en el contexto del sistema de costo histrico en la
contabilidad de inventarios que no sean:
a)

el trabajo en proceso que se origina bajo los contratos de construccin

incluyendo contratos de servicios directamente relacionados (los que sern


tratados en una Norma especfica sobre contratos de construccin);
100
46

Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

b)

instrumentos financieros.

Inventarios de productores de ganado, de productos forestales y de agricultura,


y depsitos de mineral en la medida que son cuantificados a su valor neto de
realizacin de acuerdo con prcticas bien establecidas en ciertas industrias.
Los inventarios son cuantificados a su valor neto de realizacin en ciertas
etapas de produccin. Esto ocurre, por ejemplo, cuando las cosechas en la
agricultura ya han sido levantadas o los depsitos de mineral han sido extrados
y la venta est asegurada bajo un contrato a futuro o una garanta del gobierno,
o cuando existe un mercado homogneo y hay un riesgo insignificante de dejar
de vender. Estos inventarios se excluyen del alcance de esta Norma.
Cuantificacin de Inventarios
Los inventarios deben ser cuantificados al ms bajo de su costo y su valor neto
de realizacin.

Costo de Inventarios
El costo de inventarios debe comprender todos los costos de compra, costos de
conversin y otros costos incurridos para traer los inventarios a su presente
ubicacin y condicin.
Costo de Compra
Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de compra,
derechos de importacin y otros impuestos (distintos de los que son
recuperables por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y transporte,
manejo y otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de productos
terminados, materiales y servicios. Los descuentos por pronto pago,
bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la determinacin de los
costos de compra.
101

Frmulas de Costeo
El costo de inventarios de partidas que no son ordinariamente intercambiables y
de bienes o servicios producidos y segregados para proyectos especficos debe
ser asignado usando la identificacin especfica de los costos individuales.
La identificacin especfica de costos significa que se atribuyen costos
especficos a partidas identificadas de inventario. Este es el tratamiento
apropiado para partidas que son segregadas para un proyecto especfico,
independientemente de si han sido compradas o producidas. Sin embargo
cuando hay grandes nmeros de partidas de inventario que son ordinariamente
intercambiables, la identificacin especfica no es apropiada porque la seleccin
de partidas podra ser hecha para obtener efectos predeterminados sobre la
utilidad neta o prdida por el perodo.
El costo de inventarios debe ser asignado usando la frmula PEPS, (primeras
entradas, primeras salidas), la de costo promedio ponderado y UEPS, (ltimas
entradas, primeras salidas).
La frmula PEPS asume que las partidas del inventario que fueron compradas
primero son vendidas primero, y consecuentemente las partidas remanentes en
inventario al final del perodo son aquellas compradas o producidas ms
recientemente.
Bajo la frmula de costo promedio ponderado, el costo de cada partida es
determinado a partir del promedio ponderado del costo de partidas similares al
principio de un perodo y el costo de partidas similares compradas o producidas
durante el perodo. El promedio puede ser calculado en una base peridica, o al
ser recibido cada embarque adicional, dependiendo de las circunstancias de la
empresa.
La frmula UEPS, (ltimas entradas, primeras salidas) asume que las partidas
de inventario que fueron compradas o producidas al ltimo son vendidas
102

primero, y consecuentemente las partidas remanentes en inventario al final del


perodo son aquellas compradas o producidas primero.
Valor Neto Realizable
El costo de inventarios puede no ser recuperable si dichos inventarios estn
daados, si se han vuelto total o parcialmente obsoletos, o si sus precios de
venta han bajado. El costo de inventarios puede tambin no ser recuperable si
han aumentado los costos estimados de terminacin o los costos estimados a
ser incurridos para efectuar la venta. La prctica de rebajar los inventarios por
debajo del costo al valor neto realizable, consistente con el punto de vista de
que los activos no deben ser asentados en libros en exceso de las cantidades
que se espera sea liquidada por su venta y uso.
Los inventarios generalmente son rebajados al valor neto realizable en una
base de partida por partida. En algunas circunstancias sin embargo puede ser
apropiado agrupar partidas similares o relacionadas. Este puede ser el caso con
partidas de inventario que se relacionen con la misma lnea de productos que
tienen propsitos similares o usos finales parecidos, que son producidos y
mercadeados en la misma rea geogrfica, y no pueden ser evaluados en una
forma prctica por separado de otras partidas en esa lnea de productos. No es
apropiado rebajar inventarios basados en una clasificacin de inventario, por
ejemplo productos terminados o todos los inventarios en una industria particular
o en un segmento geogrfico. Los proveedores de servicios generalmente
acumulan costos respecto de cada servicio por el que ser cargado un precio
de venta separado. Por lo tanto cada uno de estos servicios es tratado como
una partida aparte.
Los estimados del valor neto realizable son basados en la evidencia ms
confiable disponible al momento de hacer los estimados en cuanto a la cantidad
que se espera liquiden los inventarios. Estos estimados toman en consideracin
las fluctuaciones de precio o costo relacionadas directamente con eventos que
103

ocurren despus del final del perodo al grado en que tales eventos confirmen
las condiciones existentes al final del perodo.
Los estimados de valor neto realizable tambin toman en consideracin el
propsito para el que se mantiene el inventario. Por ejemplo, el valor neto
realizable de la cantidad de inventario mantenido para satisfacer ventas firmes o
contratos de servicios, se basa en el precio del contrato. Si los contratos de
ventas son por menos que las cantidades mantenidas en inventario, el valor
neto realizable del exceso se basa en precios generales de venta. Las prdidas
contingentes sobre contratos de ventas firmes en exceso de las cantidades
mantenidas en inventario y las prdidas contingentes en contratos de compra
firmes son tratadas de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC
No. 4 referente a Contingencias y Sucesos que Ocurren despus de la Fecha
del Balance.
Las cantidades normales de materiales y otros suministros mantenidas para uso
en la produccin de inventarios no son rebajadas por debajo del costo si los
productos terminados en los que sern incorporados se espera sean vendidos
al costo o por encima de l. No obstante cuando una baja en el precio de
materiales es una indicacin de que el costo de los productos terminados
exceder al valor neto realizable, los inventarios de materiales se rebajan. En
este caso el costo de reemplazo puede ser la mejor cuantificacin disponible del
valor neto realizable de esos materiales.

2.20.6 NEC 12
Propiedad, Planta y Equipo47
Objetivo
El objetivo de esta Norma es sealar el tratamiento contable para las
propiedades, planta y equipo (tambin llamados activos fijos). Los temas
104
47

Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

principales en la contabilidad de propiedades, planta y equipo, son: el momento


indicado de reconocimiento de los activos, la determinacin de sus valores en
libros y los cargos por depreciacin que deben ser reconocidos en relacin con
ellos, y la determinacin y tratamiento contable de otras disminuciones en los
valores en libros.
El tratamiento en esta Norma requiere que una partida del tratamiento en esta
Norma requiere que una partida de propiedades, planta y equipo sea registrada
en libros a su costo de adquisicin menos su depreciacin, o la cantidad de
recuperacin, cuando haya evidencia de un deterioro del valor.
Un tratamiento permitido en esta norma es la reevaluacin al valor justo de
propiedades, planta y equipo, y el uso de esta cantidad revaluada como la base
para determinar el cargo por depreciacin.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada en la contabilizacin de propiedades, planta y
Equipo, excepto cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad exija o permita
un tratamiento contable diferente.
Esta Norma no aplica a:
a) bosques y recursos naturales renovables similares; y
b) derechos sobre minerales, la exploracin y extraccin de minerales,
petrleo, gas natural y recursos no renovables similares.
Sin embargo esta Norma s aplica a las propiedades, planta y equipo usados
para desarrollar o mantener las actividades o los activos cubiertos en (a) o (b),
cuando son separables de esas actividades o activos.

105

Definiciones
Los siguientes trminos se usan en esta Norma con el significado que se indica
en cada caso:
Propiedades, Planta y Equipo son activos tangibles que: son retenidos por
una empresa para ser usados en la produccin o abastecimiento de bienes o
servicios, para rentar a terceros o para propsitos administrativos; y (b) se
espera sean usados durante ms de un perodo.
Depreciacin es la distribucin sistemtica de la cantidad depreciable de un
activo durante su vida til.
Cantidad depreciable es el costo de un activo, u otra cantidad que sustituye al
costo en los estados financieros, menos el valor residual.
Vida til es:
a) el perodo de tiempo durante el cual espera una empresa usar un activo; o
b) el nmero de unidades de produccin o similares que una empresa espera
obtener de un activo.
Costo es la cantidad de efectivo o equivalentes de efectivo pagados o el valor
justo de otra compensacin entregada para adquirir un activo en el momento de
su adquisicin o construccin.
Valor residual es la cantidad neta que la empresa espera obtener por un activo
al final de su vida til, despus de deducir los costos esperados en su
disposicin.
Valor justo es la cantidad por la que un activo podra ser intercambiado entre un
comprador informado y dispuesto y un vendedor informado y dispuesto, en una
transaccin en libre competencia.
106

Valor en libros es la cantidad con la que un activo es incluido en el balance


general, despus de la depreciacin acumulada en ese momento.
Cantidad recuperable es la cantidad que la empresa espera recuperar del uso
futuro de un activo, incluyendo su valor residual en su disposicin.
Reconocimiento de Propiedades, Planta y Equipo una partida de propiedades,
planta y equipo debe ser reconocida como un activo cuanto:
a) es probable que fluyan hacia la empresa beneficios econmicos futuros
asociados con el activo; y
b) el costo del activo para la empresa puede ser cuantificado confiablemente.
Las propiedades, planta y equipo son a menudo una porcin importante de los
activos totales de una empresa, y por lo tanto son significativos en la
presentacin de su posicin financiera. An ms, la determinacin de si una
erogacin representa un activo o un gasto, puede tener un efecto importante en
los resultados de operacin informados por una empresa similarmente si las
refacciones y el equipo de mantenimiento pueden ser usados solo con relacin
a una partida de propiedades, planta y equipo y su uso se espera sea irregular,
son contabilizados como propiedades, planta y equipo y son depreciados
durante un perodo de tiempo que no exceda la vida til del activo relacionado.
En ciertas circunstancias, es apropiado asignar la erogacin total de un activo a
sus partes componentes y contabilizar cada componente por separado. Este es
el caso cuando los activos componentes tienen diferentes vidas tiles o dan
beneficios a la empresa en modo diferente, y por lo tanto se necesita el uso de
diferentes tasas y mtodos de depreciacin. Por ejemplo, una aeronave y sus
motores necesitan ser tratados como activos depreciables por separado, si
tienen diferentes vidas tiles.
107

Una clase de propiedades, planta y equipo es un agrupamiento de activos de


naturaleza y uso similares en las operaciones de una empresa. Los siguientes
son ejemplos de clases separadas:
a) terreno,
b) terreno y edificios,
c) maquinarias y equipos
d) embarcaciones
e) aeronaves
f) vehculos de motor
g) muebles y enseres y
h) equipo de oficina

2.20.7 NEC 13:


Contabilizacin de la depreciacin48
Alcance
Esta Norma debe aplicarse en la contabilizacin de la depreciacin.
Esta Norma se aplica a todos los activos depreciables exceptuando:
a)

propiedades, planta y equipo (ver Norma Ecuatoriana de Contabilidad


NEC No. 12 referente a Propiedades, Planta y Equipo);

b)

bosques

recursos

naturales

renovables

similares;

108
48

Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13

c)

gastos de exploracin y extraccin de minerales, petrleo, gas natural


y recursos no renovables similares;

d)

gastos de investigacin y desarrollo (ver Norma Ecuatoriana de


Contabilidad NEC No. 14 referente a Costos de Investigacin y
Desarrollo).

e)

crdito mercantil (ver Norma referente a Combinaciones de


Negocios).

Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de


muchas empresas. Por consiguiente, la depreciacin puede tener un efecto
significativo al determinar y presentar la situacin financiera y los resultados de
las operaciones de esas empresas.
Definiciones
Los siguientes trminos se usan en esta Norma con el significado que se indica
en cada caso:
Depreciacin.- Es la distribucin del importe depreciable de un activo durante su
vida til estimada.

La depreciacin en el perodo contable se carga a

resultados ya sea directa o indirectamente.


Activos depreciables.- Son los que:
a)

se espera que sern usados durante ms de un perodo contable;

b)

tienen una vida til limitada; y

c)

los posee una empresa para usarlos en la produccin o prestacin de


bienes y servicios, para arrendarlos a otros para fines administrativos.

Vida til.- Es:


a)

el perodo durante el cual se espera que un activo depreciable sea


usado por la empresa; o
109

b)

el nmero de unidades de produccin u otras similares que la


empresa espera obtener del activo.

Importe depreciable.- De un activo depreciable es su costo histrico, y otra


suma que sustituya al costo histrico en los estados financieros, menos el valor
estimado residual.
(Esta Norma no trata sobre las diferencias que resultan cuando se sustituye el
costo histrico por devaluaciones).
Depreciacin
El monto de la depreciacin de un activo depreciable deber ser asignado,
sobre una base sistemtica, a cada uno de los perodos contables que alcance
la vida til del activo.
Algunas veces se expresa el parecer de que si el valor de un activo se ha
incrementado por encima del importe al cual se lleva en los estados financieros,
no es necesario hacer provisin para su depreciacin. Sin embargo se
considera que debe cargarse depreciacin en cada perodo contable sobre la
base del importe depreciable independientemente de que el valor del activo
haya aumentado.
Vida Util
La vida til de un activo depreciable debe estimarse despus de considerar los
siguientes factores:
a)

uso y desgaste fsico esperado;

b)

obsolescencia; y

c)

lmites legales o de otro tipo para el uso de un activo

Las vidas tiles de los principales activos depreciables, o de las clasificaciones


de los activos depreciables, deben revisarse peridicamente y las tasas de
110

depreciacin deben ajustarse para el perodo en curso y para los futuros si las
expectativas son significativamente diferentes de las estimaciones anteriores.
El efecto del cambio debe revelarse en el perodo contable en el que ocurra.
La vida til de un activo depreciable para una empresa puede ser ms corta que
su vida fsica. Adems del uso y desgaste fsico, que depende de factores
operativos tales como el nmero de turnos en los cuales ha de usarse el activo
y el programa de reparaciones y mantenimiento de la empresa, es necesario
tomar otros factores en consideracin. Estos incluyen la obsolescencia
originada por cambios tecnolgicos o mejoras en la produccin, la
obsolescencia resultante de un cambio en la demanda en el mercado para los
artculos o servicios que producen el activo, y lmites legales tales como la
terminacin de las fechas de arrendamientos relativos.
Valor Residual
El valor residual de un activo generalmente es insignificante y puede pasarse
por alto el calcular el importe depreciable. Si hay probabilidad de que el valor
residual sea importante, ste se estima a la fecha de adquisicin del activo o la
fecha de cualquier revaluacin posterior del activo, sobre la base del valor
realizable que prevalezca en esa fecha para activos similares que hayan
llegado al fin de sus vidas tiles habiendo operado en condiciones semejantes a
aquellas en las cuales el activo ser usado.

En todos los casos, del valor

residual total, se deducen los costos en que se espera incurrir al disponerse del
activo al fin de su vida til.
Mtodos de Depreciacin
El mtodo de depreciacin elegido debe aplicarse consistentemente de un
perodo al otro a menos que circunstancias modificadas justifiquen un cambio.
En el perodo contable en el cual se modifique el mtodo, el efecto del cambio
debe cuantificarse y revelarse y las razones para ello deben exponerse.
111

Hay varios mtodos sistemticos para distribuir los importes depreciables a


cada perodo contable durante la vida til del activo. Cualquiera que sea el
mtodo

de

depreciacin

independientemente

del

elegido
nivel

de

es

necesario

rentabilidad

de

su
la

uso

consistente,

empresa

de

consideraciones fiscales, para proporcionar comparabilidad en los resultados de


las operaciones de la empresa de un perodo a otro.
Mtodos de Depreciacin
Cuando analicemos los mtodos de depreciacin contables vamos a encontrar
los siguientes:
Mtodo uniforme o de lnea recta
Mtodo de depreciacin por unidad de produccin
Mtodo fondo de amortizacin
Mtodo de la suma de los enteros que corresponden a los aos de duracin
del bien o de la suma de dgitos decreciente.
Mtodo de depreciacin por porcentaje fijo, o ms conocido como mtodo
legal.
De estos mtodos los de uso comn son los mtodos uniforme o de lnea recta
y el mtodo por porcentaje fijo o mtodo legal.
Mtodo Legal
Tambin conocido con el nombre de mtodo del porcentaje fijo del valor en
libros bajo este mtodo el gasto por depreciacin del primer ao es igual al
doble del gasto calculado segn el mtodo de la lnea recta, y en aos
posteriores se aplicar este mismo porcentaje al valor restante en libros.

112

Mtodo de lnea recta


En el mtodo de depreciacin en lnea recta se supone que el activo se
desgasta por igual durante cada periodo contable. Este mtodo se usa con
frecuencia por ser sencillo y fcil de calcular. EL mtodo de la lnea recta se
basa en el nmero de aos de vida til del activo.
Mtodo de las unidades producidas
El mtodo de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el
nmero total de unidades que se usarn, o las unidades que puede producir el
activo, o el nmero de horas que trabajar el activo, o el nmero de kilmetros
que recorrer.
Mtodo de la suma de los dgitos de los aos
En el mtodo de depreciacin de la suma de los dgitos de los aos se rebaja el
valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una
fraccin, con cuyo numerador representa el nmero de los aos de vida til que
an tiene el activo y el denominador que es el total de los dgitos para el
nmero de aos de vida del activo.
Mtodo del Fondo de Amortizacin
Este mtodo considera los importes de depreciacin se colocan en un fondo
que gana una tasa de inters y durante aos con el objetivo de amortizar el
costo inicial del activo que se depreciar durante su vida til.

113

2.21 Ley de Rgimen Tributario Interno


DEL IMPUESTO A LA RENTA49
NORMAS GENERALES
Cuantificacin de los ingresos.- Para efectos de la aplicacin de la ley, los
ingresos obtenidos a ttulo gratuito o a ttulo oneroso, tanto de fuente
ecuatoriana como los obtenidos en el exterior por personas naturales residentes
en el pas o por sociedades, se registrarn por el precio del bien transferido o
del servicio prestado o por el valor bruto de los ingresos generados por
rendimientos financieros o inversiones en sociedades. En el caso de ingresos
en especie o servicios, su valor se determinar sobre la base del valor de
mercado

del

bien

del

servicio

recibido.

La Administracin Tributaria podr establecer ajustes como resultado de la


aplicacin de los principios del sistema de precios de transferencia establecidos
en la ley, este reglamento y las resoluciones que se dicten para el efecto.
Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta en calidad de
contribuyentes: las personas naturales, las sucesiones indivisas, las sociedades
definidas como tales por la Ley de Rgimen Tributario Interno y sucursales o
establecimientos permanentes de sociedades extranjeras, que obtengan
ingresos gravados.
Son sujetos pasivos del impuesto a la renta en calidad de agentes de retencin:
las personas naturales y las sucesiones indivisas obligadas a llevar
contabilidad, las sociedades definidas como tales por la Ley de Rgimen
Tributario Interno, las instituciones del Estado y las empresas pblicas
reguladas por la Ley Orgnica de Empresas Pblicas y las sucursales o
establecimientos permanentes de sociedades extranjeras, que realicen pagos o
acrediten en cuenta valores que constituyan ingresos gravados para quienes lo
reciban.

114
49

Fuente: http://www.sri.gob.ec/web/guest/169@public y www.derechoecuador.com: Retencin en la Fuente

DE LA CONTABILIDAD
CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.- Todas las sucursales y
establecimientos permanentes de compaas extranjeras y las sociedades
definidas como tales en la Ley de Rgimen Tributario Interno, estn obligadas a
llevar contabilidad.
Igualmente, estn obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las
sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con
un capital propio que al inicio de sus actividades econmicas o al 1o. de enero
de cada ejercicio impositivo hayan superado los USD 60.000 o cuyos ingresos
brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan
sido superiores a USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a
la actividad empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido
superiores a USD 80.000. Se entiende como capital propio, la totalidad de los
activos menos pasivos que posea el contribuyente, relacionados con la
generacin de la renta gravada.
En el caso de personas naturales que tengan como actividad econmica
habitual la de exportacin de bienes debern obligatoriamente llevar
contabilidad, independientemente de los lmites establecidos en el inciso
anterior.
La contabilidad deber ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un
contador legalmente autorizado.
Los documentos sustenta torios de la contabilidad debern conservarse durante
el plazo mnimo de siete aos de acuerdo a lo establecido en el Cdigo
Tributario como plazo mximo para la prescripcin de la obligacin tributaria, sin
perjuicio

de

los

plazos

establecidos

en

otras

disposiciones

legales.

Contribuyentes obligados a llevar cuentas de ingresos y egresos.- Las personas


naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital,
115

obtengan ingresos y efecten gastos inferiores a los previstos en el artculo


anterior, as como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes,
representantes y dems trabajadores autnomos debern llevar una cuenta de
ingresos

egresos

para

determinar

su

renta

imponible.

BASE IMPONIBLE
Conciliacin tributaria.- Para establecer la base imponible sobre la que se
aplicar la tarifa del impuesto a la renta, las sociedades y las personas
naturales obligadas a llevar contabilidad, procedern a realizar los ajustes
pertinentes dentro de la conciliacin tributaria y que fundamentalmente
consistirn en que la utilidad o prdida lquida del ejercicio ser modificada con
las siguientes operaciones:
1. Se restar la participacin laboral en las utilidades de las empresas, que
corresponda a los trabajadores de conformidad con lo previsto en el Cdigo del
Trabajo.
2.

Se

restar

el valor

total

de

ingresos

exentos

no

gravados;

3. Se sumarn los gastos no deducibles de conformidad con la Ley de Rgimen


Tributario Interno y este Reglamento, tanto aquellos efectuados en el pas como
en el exterior.
4. Se sumar el ajuste a los gastos incurridos para la generacin de ingresos
exentos,

en

la

proporcin

prevista

en

este

Reglamento.

5. Se sumar tambin el porcentaje de participacin laboral en las utilidades de


las empresas atribuibles a los ingresos exentos; esto es, el 15% de tales
ingresos.
6. Se restar la amortizacin de las prdidas establecidas con la conciliacin
tributaria de aos anteriores, de conformidad con lo previsto en la Ley de
Rgimen

Tributario

Interno

este

Reglamento.

7. Se restar cualquier otra deduccin establecida por ley a la que tenga


derecho el contribuyente.
116

8. Se sumar, de haber lugar, el valor del ajuste practicado por la aplicacin del
principio de plena competencia conforme a la metodologa de precios de
transferencia,
9.

Se

establecida
restar

en

el

el

presente

incremento

neto

Reglamento.
de

empleos.

10. Se restar el pago a trabajadores discapacitados o que tengan cnyuge o


hijos con discapacidad.- El valor a deducir para el caso de pagos a trabajadores
discapacitados o que tengan cnyuge o hijos con discapacidad, corresponde al
resultado de multiplicar el valor de las remuneraciones y beneficios sociales de
estos trabajadores sobre los que se aporte al Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social por el 150%. Este beneficio ser aplicable para el caso de trabajadores
discapacitados existentes y nuevos, durante el tiempo que dure la relacin
laboral.
En el caso de trabajadores nuevos y que sean discapacitados o tengan
cnyuge o hijos con discapacidad, el empleador podr hacer uso nicamente
del
11.

beneficio
Los

establecido

gastos

personales

en

el

el

caso

en

prrafo
de

precedente.

personas

naturales.

El resultado que se obtenga luego de las operaciones antes mencionado


constituye la utilidad gravable.
Si la sociedad hubiere decidido reinvertir parte de estas utilidades, deber
sealar este hecho, en el respectivo formulario de la declaracin para efectos
de

la

aplicacin

DECLARACIN

PAGO

de
DEL

la

correspondiente

IMPUESTO

LA

tarifa.
RENTA

Presentacin de la Declaracin.- La declaracin del Impuesto a la Renta deber


efectuarse en la forma y contenido que, mediante resolucin de carcter
general, defina el Director General del Servicio de Rentas Internas.
Declaraciones de los cnyuges.- Para la declaracin de los ingresos de la
sociedad

conyugal,

se

observarn

las

siguientes

normas:

1. Cuando cada uno de los cnyuges obtiene ingresos independientes,


presentarn

las

correspondientes

declaraciones

por

separado.

2. Cuando un cnyuge administre una actividad empresarial y el otro obtenga


117

ingresos fruto de una actividad profesional, artesanal u otra, por la actividad


empresarial presentar la declaracin el cnyuge que la administre y el otro
presentar

su

declaracin

por

sus

propios

ingresos;

y,

3. Si la sociedad obtiene ingresos exclusivamente de una sola actividad


empresarial, se presentar la declaracin por parte del cnyuge que lo
administre y con su propio nmero de RUC, pero antes de determinar la base
imponible se deducir la porcin de la utilidad que corresponde al otro cnyuge
quien a su vez presentar su declaracin exclusivamente por esa participacin
en la utilidad.
RETENCIONES EN LA FUENTE
DISPOSICIONES GENERALES
Agentes de Retencin.- Sern agentes de retencin del Impuesto a la Renta:
a) Las entidades del sector pblico, segn la definicin de la Constitucin
Poltica del Ecuador, las sociedades, las personas naturales y las sucesiones
indivisas obligadas a llevar contabilidad, que realicen pagos o acrediten en
cuenta valores que constituyan ingresos gravados para quien los perciba;
Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad solamente realizarn
retenciones en la fuente de Impuesto a la Renta por los pagos o acreditaciones
en cuenta que realicen por sus adquisiciones de bienes y servicios que sean
relacionados

con

la

actividad

generadora

de

renta.

b) Todos los empleadores, personas naturales o sociedades, por los pagos que
realicen en concepto de remuneraciones, bonificaciones, comisiones y ms
emolumentos a favor de los contribuyentes en relacin de dependencia; y,
c) Los contribuyentes dedicados a actividades de exportacin por todos los
pagos que efecten a sus proveedores de cualquier bien o producto exportable,
incluso aquellos de origen agropecuario. Siempre que dichos valores
constituyan

renta

gravada

para

quien

los

perciba.

d) Los contribuyentes que realicen pagos al exterior a travs de la figura de


reembolso de gastos.
118

Obligacin de llevar registros de retencin.- Los agentes de retencin estn


obligadas a llevar los correspondientes registros contables por las retenciones
en la fuente realizadas y de los pagos por tales retenciones, adems
mantendrn un archivo cronolgico, de los comprobantes de retencin emitidos
por

ellos

de

las

respectivas

declaraciones.

Declaraciones de las retenciones en la fuente.- Las declaraciones mensuales


de retenciones en la fuente se efectuarn en los formularios u otros medios, en
la forma y condiciones que, mediante Resolucin defina el Director General del
Servicio de Rentas Internas.
RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGOS REALIZADOS DENTRO DEL
PAS
Pagos por transferencias gravadas con impuestos indirectos.- En los pagos por
transferencias de bienes o servicios gravados con tributos tales como el IVA o
el ICE, la retencin debe hacerse exclusivamente sobre el valor del bien o
servicio, sin considerar tales tributos, siempre que se encuentren discriminados
o separados en la respectiva factura.
Pagos a profesionales.- En los pagos efectuados por honorarios y otros
emolumentos a profesionales sin relacin de dependencia, la retencin se har
sobre el total pagado o acreditado en cuenta. No proceder retencin sobre los
reembolsos de gastos directos realizados en razn del servicio prestado.
Pagos sujetos a diferentes porcentajes de retencin.- Cuando un contribuyente
proveyere bienes o servicios sujetos a diferentes porcentajes de retencin, la
retencin se realizar sobre el valor del bien o servicio en el porcentaje que
corresponde a cada uno de ellos segn la Resolucin expedida por el Servicio
de Rentas Internas, aunque tales bienes o servicios se incluyan en una misma
factura. De no encontrarse separados los respectivos valores, se aplicar el
porcentaje de retencin ms alto.
Pagos por compras con tarjetas de crdito.- Los pagos que realicen los tarjetahabientes no estn sujetos a retencin en la fuente; tampoco lo estarn los
119

descuentos que por concepto de su comisin efecten las empresas emisoras


de tarjetas de crdito de los pagos que realicen a sus establecimientos afiliados.
Las empresas emisoras de dichas tarjetas retendrn el impuesto en el
porcentaje que seale el Servicio de Rentas Internas, sobre los pagos o
crditos en cuenta que realicen a sus establecimientos afiliados. Los
comprobantes de retencin podrn emitirse por cada pago o mensualmente por
todos

los

pagos

parciales

efectuados

en

el

mismo

perodo.

CRDITO TRIBUTARIO
Crdito tributario por retenciones en la fuente.- Las retenciones en la fuente dan
lugar a crdito tributario que ser aplicado por el contribuyente a quien se le
practicaron tales retenciones en su declaracin de Impuesto a la Renta.
Crdito tributario.- Para ejercer el derecho al crdito tributario por las
importaciones o adquisiciones locales de bienes, materias primas, insumos o
servicios, establecidos en la Ley de Rgimen Tributario Interno y cumplidos los
dems requisitos establecidos en la misma ley, sern vlidos exclusivamente
los documentos aduaneros de importacin y dems comprobantes de venta
recibidos en las operaciones de importacin con su respectivo comprobante de
pago del impuesto y aquellos comprobantes de venta expresamente
autorizados para el efecto por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de
Retencin, en los cuales conste por separado el valor del Impuesto al Valor
Agregado pagado y que se refieran a costos y gastos que de acuerdo con la
Ley de Rgimen Tributario Interno son deducibles hasta por los lmites
establecidos para el efecto en dicha ley.
a) Darn derecho a crdito tributario total:
El IVA pagado en la adquisicin local o importacin de: bienes, materias primas,
insumos o servicios y bienes que pasen a formar parte del activo fijo, cuando
nicamente:
1. Se transfiera bienes o preste servicios, en su totalidad gravados con tarifa
doce por ciento.
120

2. Se empleen en la fabricacin o comercializacin de bienes que se exporten.


3. Se efecten transferencias directas a exportadores gravadas con tarifa cero
por ciento.
4. Se comercialicen paquetes de turismo receptivo, facturados dentro o fuera
del pas, brindados a personas naturales no residentes en el Ecuador.

DECLARACIN, LIQUIDACIN Y PAGO DEL IVA


Declaracin del impuesto.- Los sujetos pasivos del Impuesto al Valor Agregado
que efecten transferencias de bienes o presten servicios gravados con tarifa
12% del Impuesto al Valor Agregado, y aquellos que realicen compras o pagos
por las que deban efectuar la retencin en la fuente del Impuesto al Valor
Agregado, estn obligados a presentar una declaracin mensual de las
operaciones gravadas con este tributo, realizadas en el mes inmediato anterior
y a liquidar y pagar el Impuesto al Valor Agregado causado, en la forma y
dentro

de

los

plazos

que

establece

el

presente

reglamento.

Quienes transfieran bienes o presten servicios gravados nicamente con tarifa


0%, as como aquellos que estn sujetos a la retencin total del IVA causado,
presentarn declaraciones semestrales; sin embargo, si tales sujetos pasivos
deben actuar tambin como agentes de retencin del IVA, obligatoriamente sus
declaraciones sern mensuales.
Las declaraciones se efectuarn en los formularios o en los medios que
establezca el Servicio de Rentas Internas y se los presentar con el pago del
impuesto

hasta

las

fechas

previstas

en

este

reglamento.

Los sujetos pasivos del IVA declararn el impuesto de las operaciones que
realicen mensualmente y pagarn los valores correspondientes a su liquidacin
en el siguiente mes, hasta las fechas que se indican a continuacin, atendiendo
al noveno dgito del nmero del Registro nico de Contribuyentes.

121

CASOS ESPECIALES DE DETERMINACIN, LIQUIDACIN Y PAGO DEL IVA


Permuta y otros contratos.- En los casos de permutas o de otros contratos por
los cuales las partes se obligan a transferirse recprocamente el dominio de
bienes corporales muebles, se considerar que cada parte que efecta la
transferencia, realiza una venta gravada con el Impuesto al Valor Agregado,
tenindose como base imponible de la transaccin el valor de los bienes
permutados a los precios comerciales. Lo dispuesto en este inciso ser
igualmente aplicable a las ventas en las que parte del precio consista en un
bien corporal mueble.
Cuando se dieren en pago de un servicio bienes corporales muebles, se tendr
como precio del servicio para los fines del Impuesto al Valor Agregado, el valor
de los bienes transferidos a precios comerciales. A efectos de la aplicacin del
Impuesto al Valor Agregado, el beneficiario del servicio ser considerado como
vendedor de los bienes. Igual tratamiento se aplicar en los casos de
transferencia de bienes corporales muebles que se paguen con servicios.
DEVOLUCIN DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Devolucin del impuesto al valor agregado a exportadores de bienes.- Para que
los exportadores de bienes obtengan la devolucin del Impuesto al Valor
Agregado pagado, y retenido en los casos previstos en la Ley de Rgimen
Tributario Interno y este reglamento, en la importacin o adquisicin local de
bienes, materias primas, insumos, servicios y activos fijos, empleados en la
fabricacin y comercializacin de bienes que se exporten, que no haya sido
utilizado como crdito tributario o que no haya sido reembolsado de cualquier
forma, debern estar inscritos previamente en el Registro nico de
Contribuyentes.
El valor que se devuelva por concepto de IVA a los exportadores en un perodo,
no podr exceder del 12% del valor FOB de las exportaciones efectuadas en
ese perodo. El saldo al que tenga derecho y que no haya sido objeto de
devolucin, ser recuperado por el exportador en base a exportaciones futura.
122

2.22 Retencin en la Fuente


Que es la retencin en la fuente50
La retencin en la fuente es un mecanismo de cobro anticipado del impuesto a
la renta, mediante el cual la Administracin Tributaria obliga a retener una parte
del impuesto a la renta causado por el contribuyente, con cargo a los ingresos
que perciba por ventas de bienes y prestacin de servicios, segn corresponda.
Dicha retencin hacen las entidades pblicas, privadas, sociedades y personas
naturales obligadas a llevar Contabilidad, en cada pago al beneficiario cuyo
ingreso est gravado con el impuesto a la renta. El impuesto retenido debe
declararse y pagarse mensualmente por parte de los compradores de bienes o
usuarios de servicios quienes asumen la funcin de agentes de retencin.
La retencin en la fuente funciona en forma independiente del Impuesto al Valor
Agregado -IVA-; no tiene relacin, y se aplica obligatoriamente durante el ao
calendario.
Agentes de retencin
Son agentes de retencin en la fuente todas las entidades jurdicas o privadas
con o sin fines de lucro, las empresas o sociedades constituidas o de hecho, y
las personas naturales que ejerzan actividades empresariales y estn obligados
a llevar Contabilidad.
Estos agentes tiene la obligacin de retener un porcentaje sobre el pago o
crdito en cuenta (cuentas por pagar) - lo que ocurra primero. Asimismo, los
agentes de retencin, en forma obligatoria deben entregar el comprobante de
retencin a la persona o entidad a las que tuvieron el impuesto.
La retencin del Impuesto a la Renta es la obligacin que tiene el empleador o
quien adquiere bienes o servicios de no entregar todo el valor convenido (que

123
50

Fuente: http://www.sri.gob.ec/web/guest/169@public y www.derechoecuador.com: Retencin en la Fuente

es el ingreso o la renta para quien recibe), sino que debe descontar por
Impuesto a la Renta, los porcentajes que determinen las normas vigentes.
Quin debe retener este impuesto?
Debe retener la persona natural, sucesiones indivisas, sociedad pblica o
privada, que entregue rentas gravadas y que por disposicin legal,
reglamentaria o por orden administrativa tenga la calidad de agente de
retencin del Impuesto a la Renta.
En qu casos se retiene este impuesto?
Se retiene en los casos establecidos en las normas vigentes adjuntas. A
manera de ejemplos generales algunos casos de retencin son:
1. Los empleadores cuando pagan las remuneraciones.
2. Toda persona cuando enve rentas al exterior.
3. Las sociedades que paguen rendimientos financieros.
4. Las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad
cuando paguen rentas gravadas.
Sobre qu se retiene?
Se retiene sobre el monto total de rentas pagadas, enviadas o acreditadas,
siempre que se trate de rentas gravadas. Para la retencin no se considerar
los valores de IVA ni ICE.
Cules son los porcentajes de retencin de este impuesto?
Los porcentajes de Retencin de Impuesto a la Renta varan de acuerdo a la
transaccin realizada, por compra de bienes o adquisicin de servicios. Para
ver el detalle de porcentajes a retener revise el documento adjunto

124

125

Cundo se debe declarar?


Los agentes de retencin del Impuesto a la Renta deben declarar los valores
retenidos desde el primer da hbil del mes siguiente al que corresponde la
informacin hasta las fechas que se detallan a continuacin:

126

Noveno Dgito

Fecha

mxima

de

declaracin
1

10 del mes siguiente

12 del mes siguiente

14 del mes siguiente

16 del mes siguiente

18 del mes siguiente

20 del mes siguiente

22 del mes siguiente

24 del mes siguiente

26 del mes siguiente

28 del mes siguiente

Qu debo hacer con los impuestos que me han retenido?


Las retenciones del Impuesto a la Renta que los agentes de retencin me han
efectuado son consideradas como pago anticipado de mi propio impuesto, por
lo cual, dichos valores debern constar mi declaracin de Impuesto a la Renta
anual como crdito tributario, en el formulario 101 para sociedades o en el 102
102A para el caso de personas naturales.
Cmo declara un agente de retencin los impuestos que ha retenido?
En el formulario 103 se presentan las declaraciones de las retenciones
efectuadas. Para la declaracin podrn utilizar las siguientes alternativas:
En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios pre
impresos.
En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a
pagar, utilizando los formularios pre impresos.
En las oficinas del SRI en medio magntico, solo en el caso de
Contribuyentes Especiales.
127

A travs de Internet, utilizando el DIMM para elaborar la declaracin.


Cmo se debe pagar el impuesto retenido?
El total de los valores retenidos deben ser pagados en en efectivo,
cheque, Notas de Crdito y/o Compensaciones, a travs de:
Ventanillas Instituciones Financieras (IFIs)
Convenio de Dbito en las declaraciones presentadas a travs de
Internet o en las Ventanillas del SRI
Otras Formas de Pago; en las declaraciones presentadas a travs de
Internet
Debern presentar anexos todos los contribuyentes que efecten retenciones
en la fuente del impuesto a la renta en los plazos y condiciones especificadas
en el documento adjunto.
Casos especiales
Entre los casos especiales tenemos: En permutas y trueques, la retencin la
realizan simultneamente los dos contratantes de acuerdo al producto o servicio
en cuestin. En seguros y reaseguros se retiene el 1% del 10% de la prima, es
decir el uno por mil. En arrendamientos mercantiles la retencin es el 1% de
cada cuota.
Infracciones y Sanciones
El retraso en la declaracin se sanciona con el 3% mensual del impuesto
causado; la no retencin o depsito, con el 100% del total que deba retener; la

128

no entrega del comprobante con el 5% del impuesto causado. Adems son


aplicables las sanciones detalladas en el documento adjunto.

2.23 La sistematizacin de la informacin contable financiera 51 y 52


La sistematizacin de la informacin financiera consiste en identificar y ordenar
todos los tems de inversiones, costos e ingresos que pueden deducirse de los
estudios previos. Sin embargo, y debido a que no se ha proporcionado toda la
informacin necesaria para la evaluacin, en esta etapa deben definirse todos
aquellos elementos que debe suministrar el propio estudio financiero. El caso
clsico es el clculo del monto que debe invertirse en capital de trabajo o el
valor de desecho del proyecto.
Las inversiones del proyecto pueden clasificarse en funcin de los factores que
queramos considerar. Las ms habituales son:
Fsicas(Proyectos)

Expansin(aumento de demanda)
Innovacin(nuevos productos)
Reemplazo(en bienes productivos)
Estratgicas(posicin

futura

de

la

empresa)
Financieras(Derechos

Obligaciones)
Los ingresos de operacin se deducen de la informacin de precios y demanda
proyectada, calculados en el estudio de mercado, de las condiciones de ventas,
de las estimaciones de ventas de residuos y del clculo de los ingresos por
venta de equipos cuyo reemplazo est previsto durante el periodo de
129
51

Lic. Yuliesky Cristo Devora: Sistematizacin de la Informacin, www.monografias.com

52

Vctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeas , Ecuador, Segunda Edicin

evaluacin del proyecto, segn antecedentes que pudieran derivarse de los


estudios tcnicos (para el equipo de fbrica), organizacional (para el equipo de
oficinas) y de mercado (para el equipo de ventas).
Los costos de operacin se calculan por informacin de prcticamente todos los
estudios anteriores. Existe, sin embargo un tem de costo que debe calcularse
en esta etapa: el impuesto a las ganancias, porque este desembolso es
consecuencia directa de los resultados contables de la empresa, que pueden
ser diferentes de los resultados obtenidos de la proyeccin de los estados
contables de la empresa responsable del proyecto.
La evaluacin del proyecto se realiza sobre la estimacin del flujo de caja de los
costos y beneficios. El resultado de la evaluacin se mide a travs de distintos
criterios que ms que independientes son complementarios entre s. La
improbabilidad de tener certeza de la ocurrencia de los acontecimientos
considerados en la preparacin del proyecto hace necesario considerar el
riesgo de invertir en l.
El estudio financiero hace referencia a la estimacin de los costos, a las
inversiones y a los beneficios del proyecto, lo cual sin duda ayudar a la
sistematizacin de la informacin.

2.24 Las ventajas de la sistematizacin de la informacin 53 y 54


La tecnologa nos ayud en este caso a sistematizar la informacin del
reglamento generando una propuesta reflejada en un nuevo formato.
La informacin se obtiene desde cualquier lugar a travs de una computadora
con conexin a internet, adems de la gran ventaja que ofrecen las PDAS,
pues podrs traer esa informacin en la palma de tu mano, en cualquier lugar, a
cualquier hora, otra de las virtudes de sistematizar la informacin, es el tiempo
130
53

Lic. Yuliesky Cristo Devora: Sistematizacin de la Informacin, www.monografias.com

54

Vctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeas , Ecuador, Segunda Edicin

que se ahorra al momento de actualizar o modificar cualquier norma, sin


cambiar la lgica de la presentacin, el usuario podr actualizarse
prcticamente al da siguiente de su modificacin.
No ms informacin obsoleta o sin vigencia, traspapelada en montones de
hojas archivadas en tu oficina, con la sistematizacin no tendrs necesidad de
archivar nada, adems tendrs garanta que lo que ests consultando son las
normas vigentes.
Una de las grandes ventajas de sistematizar la informacin, es la posibilidad de
mejorar

la

informacin

con

los

datos

obtenidos.

Adems, la sistematizacin abarca el aprovechamiento al mximo exponente de


todos los recursos administrativos que pueda tener la empresa, reduciendo los
costos de los mismos, ya que por ejemplo, al tener un ordenamiento sistemtico
de los datos, simplifica la tarea administrativa, pudiendo aprovechar el recurso
humano para otras necesidades, y el ahorro del abastecimiento de sus insumos
bsicos.

Por otro lado, y como dato importante, cabe destacar que una empresa ya sea
pequea o mediana, ingresa con ventaja al mercado, superando a aquellas
organizaciones que no poseen su propia sistematizacin, ya que estas no
encuentran sus datos ordenados y al alcance de cualquier necesidad.
Paquetes en el mercado.
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes
contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El
Software contable registra y procesa las transacciones histricas que se
generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras,
ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances,
produccin de artculos, nminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la
informacin requerida, como las plizas contables, ingresos y egresos, y hacer
que el programa realice los clculos necesarios.
131

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compaa o la


organizacin que lo est utilizando o puede ser adquirido a un tercero,
existiendo tambin una combinacin de ambas alternativas, es decir, un
paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

132

CAPITULO III
3.1 Diagnstico general de la empresa en la parte contable y tributaria
El almacn se dedica a la compra y venta de electrodomsticos, la cual lleva la
contabilidad de una manera bsica y normal, no muy diferente con la que se
hara en el sistema contable, utiliza el sistema de permaneca en inventarios
para las transacciones y el mtodo promedio ponderado para valorar
mercadera, lleva un sistema de clientes y proveedores como tambin de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar, as mismo la contabilidad la lleva en
libros o cuadernos u hojas volantes, lleva alrededor de 70 cuentas, tambin
emite facturas y notas de venta, y no compra al mayoreo sino a distribuidores o
mayoristas.
Se manejar la parte contable de la siguiente manera:
No fue tarea fcil organizar cientos de documentos que representan hechos
contables no muy claros, y confusos, para iniciar la contabilidad, se requiere
elaborar un balance inicial, el cual estar conformado por los bienes y derechos
del empresario o dueo y sus obligaciones, el patrimonio saldr por diferencia.
Este tipo de empresario o el dueo opera como persona natural, por lo que es
conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes
dedicados al negocio del almacn, lo mismo los gastos y los ingresos. Si el
dueo o empresario lleva varios aos trabajando, ser casi imposible armar un
balance inicial de hace cinco o ms aos que existe el almacn, por lo que este
se deber hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos
los bienes, derechos y obligaciones del almacn.
Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificacin y
clasificacin de todas las actividades realizadas por el almacn, como compras
de mercadera, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y
cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad.
133

En este punto se debi tener especial cuidado, puesto que por la


desorganizacin y por la misma cultura de nuestro dueo y del almacn, no es
fcil poder identificar con precisin las actividades desarrolladas por el dueo
del almacn.
Se debe lograr identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y actividades
del almacn, porque la contabilidad resultante ser tambin incompleta y de
poca utilidad.
Una vez identificado lo necesario para iniciar la contabilidad, hay que disear
los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el
empresario deben de seguir.
Los aspectos relacionados con el manejo del efectivo son muy importantes,
debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren, no se debe
mezclar los gastos personales con los del negocio, se debe informar todos y
cada uno de los gastos e ingresos que se realice, se debe tener soportes de
absolutamente todo lo que haga relacionado con el negocio.
Y por ltimo, se deben fijar tambin procedimientos y polticas sobre compras,
manejo de cartera, seleccin de proveedores y clientes.
La organizacin de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la identificacin
y clasificacin de los bienes, obligaciones y actividades del almacn, lo dems
son procedimientos de control.
Los movimientos de la empresa, se hacen por estas cuentas que las creo el
dueo del almacn y estas cuentas se adhieren a la perspectiva del almacn,
las cuales son:
Activo: aqu se dispone de cuentas hechas para dar un movimiento adecuado al
almacn en el caso de ingreso o salida de dinero, y para ver las cuentas por
cobrar que tiene el almacn.
134

Activo Disponible
Caja Chica
Bancos Pacifico Cta Cte # 478628
Documento por Cobrar o L/c
Cuentas por Cobrar
Propiedades planta y equipo: son los bienes que tiene la empresa y los usa
para su beneficio.
Equipo de Oficina
Depreciacin acumulada Equipo Oficina
Muebles y enseres
Depreciacin acumulada Muebles y Enseres
Vehculos
Depreciacin acumulada Vehculo
Inventario Mercadera: estas cuentas son hechas para dar mayor referencia de
el inventario que posee el almacn y se adhieren a la perspectiva del almacn,
y son cuentas que se usaran cada vez que ingrese mercadera y estarn
abiertas por todo el ao.
Inventario Mercadera Mando Play station 2
Inv Mercadera Refrigeradora Indurama
Inv Mercadera Lavadora Samsung
Inv Mercadera Secadora Gen Electric
Inv Mercadera Grabadora Sony
135

Inv Mercadera Tv Sony Vega 29


Inv Mercadera Calculadora Casio
Inv Mercadera Mini Componente Hi Fi
Inv Mercadera Dvd Player Portable
Inv Mercadera Control Remoto
Inv Mercadera Soporte de Pared
Inv Mercadera Cable Hdmi
Inv Mercadera Adaptador Hdmi a Hdmi
Inv Mercadera Adaptador A/V
Inv Mercadera Adaptador cable RCA
Inv Mercadera Conector Americano
Inv Mercadera Conector Coaxial
Inv Mercadera Disecq Switch
Inv Mercadera Cable Video Componente
Inv Mercadera Cable Coaxial Rg6
Inv Mercadera Modulador Para Televiocio
Inv Mercadera Parlantes Plegables Ipod
Inv Mercaderas Audfonos foxmart Para I
Inv Mercadera Audfonos Profesionales G
Inv Mercadera Imation 16x DVD-R Media D
Inv Mercaderas MEMORIAS DE 4GB MICRO SD
136

Inv Mercaderia Flash Memory Pen Drive Me


Inv Mercadera Puntero laser
Inv Mercadera Cmara Fotogrfica Olympuz
Inv Mercadera Pilas AAA SONY
Inv Mercadera Mp4 Titn De 4gb
Inv Mercadera Cargadores Universales Us
Inventario Mercadera General

Iva Pagado en Bienes y Servicios: son los impuestos que el almacn paga a fin
de mes en el formulario 104.
12% Iva Pagado Bienes
12% Iva Pagado Servicios
Pasivos: estas cuentas son para identificar las obligaciones financieras que
posee el almacn.
Obligaciones financieras
Cuentas por Pagar
Documento por Pagar
SRI por Pagar (IVA por Pagar)
Iva Cobrado bienes:
12% Iva Cobrado bienes

137

Retenciones: las retencin en la fuente se uso la de compras de bienes


muebles de naturaleza corporal del 1%, que es un Pasivo y se declara
mensualmente, sin compensaciones, osea hay que enviar a cancelar todos los
valores retenidos a los proveedores de bienes y servicios. Para pagar este
impuesto se utiliza el formulario 103
1% Retencin en la Fuente
Patrimonio:
Capital social
Capital autorizado
Resultados del ejercicio
Resultado total del ejercicio
Utilidad Neta del Ejercicio
Ingresos: aqu se hizo cuentas que demuestren ms claramente como se
vendi cada uno de los productos del almacn.
Venta Bateras AAA
Ventas Mando Inalmbrico Play Station 2
Venta Refrigeradora Indurama
Ventas Lavadoras Samsung
Venta Secadora General Electric
Venta Grabadora Sony
Venta Cargadores Universales USB Sabrent

138

Intereses
Intereses Ganados
Costos de Ventas
Devoluciones
Devoluciones en ventas
Como se maneja la parte tributaria:
Segn la ley de rgimen tributario interno dice que el almacn debe cumplir con
ciertas disposiciones legales y tributarias en las cuales se encuentran.
Base imponible.- En general, la base imponible est constituida por la totalidad
de los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos
las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales
ingresos.
La base imponible de los ingresos del trabajo en relacin de dependencia est
constituida por el ingreso ordinario o extraordinario que se encuentre sometido
al impuesto, menos el valor de los aportes personales al IESS, excepto cuando
stos sean pagados por el empleador, sin que pueda disminuirse con rebaja o
deduccin alguna; en el caso de los miembros de la Fuerza Pblica se
reducirn los aportes personales a las cajas Militar o Policial, para fines de retiro
o cesanta.
Retenciones en la fuente de ingresos del trabajo con relacin de dependencia.Los pagos que hagan los empleadores, personas naturales o sociedades, a los
contribuyentes que trabajan con relacin de dependencia, originados en dicha
relacin, se sujetan a retencin en la fuente con base en las tarifas
establecidas.

139

Retenciones en la fuente sobre rendimientos financieros.- Las instituciones,


entidades bancarias, financieras, de intermediacin financiera y, en general las
sociedades que paguen o acrediten en cuentas intereses o cualquier tipo de
rendimientos financieros, actuarn como agentes de retencin del impuesto a la
renta sobre los mismos.
Cuando se trate de intereses de cualquier tipo de rendimientos financieros,
generados por operaciones de mutuo y, en general, toda clase de colocaciones
de dinero, realizadas por personas que no sean bancos, compaas financieras
u otros intermediarios financieros, sujetos al control de la Superintendencia de
Bancos y Seguros, la entidad pagadora efectuar la retencin sobre el valor
pagado o acreditado en cuenta. Los intereses y rendimientos financieros
pagados a instituciones bancarias o compaas financieras y otras entidades
sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Bancos y Seguros no estn
sujetos a la retencin prevista en los incisos anteriores.
Hecho generador.- El IVA se causa en el momento en que se realiza el acto o
se celebra el contrato que tenga por objeto transferir el dominio de los bienes o
la prestacin de los servicios, hecho por el cual se debe emitir obligatoriamente
la respectiva factura, nota o boleta de venta.
En el caso de los contratos en que se realice la transferencia de bienes o la
prestacin de servicios por etapas, avance de obras o trabajos y en general
aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el impuesto al valor agregado
-IVA- se causar al cumplirse las condiciones para cada perodo, fase o etapa,
momento en el cual debe emitirse el correspondiente comprobante de venta.
La tarifa del impuesto al valor agregado es del 12%.
Los sujetos pasivos del IVA que se dediquen a la produccin, comercializacin
de bienes o a la prestacin de servicios que en parte estn gravados con tarifa
cero por ciento (0%) y en parte con tarifa doce por ciento (12%) tendrn
derecho a un crdito tributario.
140

En el almacn se manejara la parte tributaria de esta manera: en este caso el


almacn est obligado a pagar el 12% del iva mensualmente, mediante el
formulario 104 a para personas naturales sin contabilidad, se marcara con una
X el casillero del mes al que corresponde la declaracin, se escribir el ao del
periodo.
Se escribe la razn social los nombres completos de la misma forma como
constan en el documento del RUC otorgado por el SRI.
Despus se suma las ventas netas gravadas con tarifa 12%, y este resultado se
divide para el total de ventas netas y el saldo del crdito tributario del mes
anterior corresponde al saldo de crdito tributario consignado en la declaracin
del perodo anterior.
Tambin se registra el valor del crdito tributario total cuando se tiene
identificado claramente en los registros contables gravados con tarifa 0% y
12%.
El formulario a utilizar ser este:

141

Se sigue las instrucciones de cmo llenar este formulario:


Se registra el mes del perodo al que corresponde la declaracin, el ao del
perodo al que corresponde la declaracin, la razn social, o apellidos y
142

nombres completos de la misma forma como constan en el documento del RUC


otorgado por el SRI, el trabajo en relacin de dependencia es el valor
correspondiente a la base imponible y a la a la retencin sobre las
remuneraciones efectuadas a sus trabajadores, en el trabajo por pagos a
honorarios, comisiones y dietas a personas naturales, se incluye las retenciones
efectuadas a profesionales, y as sucesivamente.
Para pagar el impuesto del 1% retencin en la fuente se usa el formulario 103, y
se llenara todo el formulario de acuerdo a sus instrucciones.
Ejemplo de formulario 103:

143

144

Manejo de la parte patronal:

Segn las polticas y normas de trabajo y empleo del ministerio de trabajo se


refiere a:
Poltica 1: alcanzar un salario digno con remuneraciones justas para los
trabajadores.
Realizar anualmente la fijacin y revisin del salario bsico con carcter
progresivo tendiente a alcanzar el salario digno, considerando las realidades
sectoriales y los componentes adicionales a la remuneracin.
Verificar el cumplimiento del pago de horas extraordinarias y suplementarias a
los trabajadores por parte de los empleadores.
Reagrupar el nmero, la estructura y el funcionamiento de las comisiones
sectoriales y fomentar la asociatividad sindical por rama de trabajo
Prorratear y pagar mensualmente el dcimo tercero y cuarto sueldos,
manteniendo el concepto de remuneraciones adicionales.

145

Poltica dos: combatir las malas prcticas empresariales en el mbito laboral y


la seguridad social as como precautelar la seguridad y salud en el trabajo:
Emitir la normativa jurdica y automatizar este proceso para controlar y evitar
que se genere la firma de una renuncia de manera anticipada o previa a que el
trabajador sea contratado.
Elaborar un manual de procedimientos entre el SRI para agilitar las demandas
de los trabajadores, de ser el caso.
Emitir la normativa jurdica que permita incrementar las indemnizaciones ante el
despido de trabajadores.
Penalizar el incumplimiento de la afiliacin al IESS de los trabajadores, as
como combatir las prcticas fraudulentas en el pago de los aportes y
remuneraciones a los trabajadores.
La adaptacin de entorno laboral accesible y en condicin seguras y saludables
para los trabajadores.
Difundir informacin de los derechos y deberes de trabajadores y empleadores
para evitar el incumplimiento de la normativa por su desconocimiento.
Controlar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores y las relaciones
laborales.
Poltica tres: Fomentar el mbito laboral en el cumplimiento de los derechos del
buen vivir
Impulsar el control para garantizar el derecho al trabajo, a la libre eleccin de
trabajo, a condiciones equitativas y satisfactorias de trabajo, sin distincin de
etnia, sexo, condicin socio econmico, condicin migratoria, estado de salud,
discapacidad, etc.
146

La implementacin de acciones que faciliten la inclusin laboral.


El manejo de la parte patronal en el almacn se lo har mediante la utilizacin
del rol de pagos en el cual estar detallado que solo usara a una sola persona
como ayudante del almacn, el formato del rol de pagos que se utilizara ser:
Y se le entregara un rol individual en el cual contendr la informacin muy
parecida al rol de pagos.

3.2 Anlisis FODA55


Se estableci la toda con la idea de que en la organizacin reconocer en
principio los elementos internos y externos que afecta tanto de manera positiva
como negativa al almacn que puede ayudarnos a definir los elementos que
pueden ayudar o retrasar el cumplimiento de metas.

3.3 Diagnstico FODA


Con el diagnstico FODA se identifica la situacin actual del almacn que est
constituida por dos niveles; la situacin interna y la situacin externa.
La situacin interna son elementos que forman parte de la misma organizacin
como son en este caso: Aumentar el rendimiento de los cada vez ms escasos
recursos econmicos, motivar al personal, un equipo de cmputo nuevo, la
fluidez de la informacin contable, y obviamente las decisiones correctas,
rpidas y eficientes tomadas por el gerente.
En tanto la parte externa se refiere a los elementos o factores que estn fuera
de la organizacin; pero que se interrelacionan con ella y la afectan ya sea de
manera positiva o negativa, como por ejemplo en este caso son: estar a la

147
55

PYME: Enciclopedia Practica de la Pequea y Mediana Empresa

altura de la competencia, agilidad en la atencin al cliente, confianza reforzada


entre los actuales y potenciales clientes, mejorar el contacto con comerciantes y
proveedores, reducir tiempo en los trmites de compra y venta de proveedores
y con el cliente.
En el diagnstico FODA, en l se analiza la situacin interna y aqu se
desarrollan dos elementos principales que la conforman y se refiera a las
fortalezas y las debilidades, aspectos que detallaremos a continuacin:
Las fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organizacin, estos
constituyen los recursos para la consecucin de sus objetivos56.
Las debilidades: Son los factores negativos que posee la persona y que son
internos constituyndose en barreras u obstculos para la obtencin de las
metas u objetivos propuestos.
Dado que puede haber una lista muy larga se prioriza las situaciones y se
anotar aquellas que estn actuando en este momento y que afectan nuestra
situacin actual.
La situacin externa: es el ambiente que rodea a la organizacin y que le
afecta. En este caso tambin se debe considerar dos elementos principales: las
oportunidades y las amenazas.
Las oportunidades: sirve para el logro efectivo de las metas y objetivos que son
de tipo social, econmico, poltico, tecnolgico.
Las amenazas: son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un
peligro para el logro de los objetivos.
Se contara con elementos positivos y elementos negativos, hay un elemento
positivo

uno

negativo

en

cada

una

de

las

situaciones.

148
56

PYME: Enciclopedia Practica de la Pequea y Mediana Empresa

ASPECTOS POSITIVOS

ASPECTOS NEGATIVOS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES DEBILIDADES

AMENAZAS

INTERNAS

EXTERNAS

INTERNAS

EXTERNAS

El almacn se dedica a la compra y venta de electrodomsticos, el cual no tiene


mucha competencia en el sector, pero se espera estar a la par de la
competencia y tiene la posibilidad de seguir creciendo como negocio ya que se
tiene actualmente clientes antiguos y clientes potenciales que estn ubicados
cerca del sector.

3.4 Anlisis FODA:


Positivas

Negativas

Oportunidades

Amenazas

La empresa puede estar a la altura de La rpida obsolencia del hardware y


la competencia.
La empresa se vuelve gil en la
atencin al cliente.

software,

debido

depreciacin

a
a

su

rpida

que

algn

competidor puede utilizar programas


ms actuales y sofisticados para

Tendr confianza reforzada entre los obtener beneficios mayores y en


actuales y potenciales clientes.

menor tiempo.

Exterior Mejorar el contacto con comerciantes Existen


y proveedores.

muchas

otras

empresas

competitivas del mismo gnero.

Reducir tiempo en los trmites de Competencia agresiva.


compra y venta de proveedores y con
el cliente.

Consumidores pocos conscientes de


la nueva atencin.

Aprovechar las cercanas que tienen

149

los clientes hacia la tecnologa siendo Haber escogido una tecnologa poco
que

estn

familiarizados

con

la apropiada para la estructura de la

rapidez y eficiencia con facturas, empresa.


notas de venta etc.

Que un competidor se adelante a los

Poseer una gran variedad de clientes. movimientos


Debido a las nuevas incursiones de
productos en el mercado se lograra la
consolidacin.
Fortalezas

realizados

por

la

empresa integrando mejor y mayor


tecnologa para el acercamiento al
cliente.

Debilidades

Aumentar el rendimiento de los cada Falta o mala capacitacin profesional


vez

ms

escasos

recursos del personal.

econmicos.

Errores en el uso del programa

Personal motivado.

contable.

Equipo de cmputo nuevo.

La empresa esta propensa a fallos


tecnolgicos provocando la prdida

Ningn costo de alquiler.

de la informacin.

Fluidez de la informacin contable


Decisiones
Interior

correctas,

rpidas

Puede haber fuga de la informacin


y sea

vender

informacin

la

competencia.

eficientes tomadas por el gerente.

Utilizar bases de datos otorgadas por Se requiere de gran esfuerzo y


otras empresas, para ejemplificar su tiempo para lograr el objetivo.
uso en esta empresa.

Se necesitan suficientes recursos.

Es una tecnologa avanzada en el


manejo de la contabilidad.
Produce

un

mejoramiento

en

la

motivacin y el trabajo en equipo del


personal ya que ella es la resultante

Es costoso.
Enfrentar problemas de flujo de caja,
malgastar su dinero y desperdiciar
oportunidades de ampliacin.

150

del esfuerzo colectivo de la empresa. No poseer empleados capacitados


que sepan manejar o utilizar los
medios tecnolgicos.
La

empresa

no

se

encuentra

preparada para adquirir un sistema


contable, ya que est acostumbrada
a estar sin el mismo.
No saber con claridad las funciones
del sistema contable.

Se puede observar que puede estar a la altura de la competencia y seguir


aumentando las expectativas del negocio a fin de hacerlo ms competitivo con
continuo crecimiento y lo ms importante cada vez ms atractivo para el cliente.

3.5 Otros Factores


Es necesario revisar otro tipo de factores necesarios para la implementacin del
sistema contable Mnica 8.5 como fueron, la seleccin del sistema contable, el
tipo de computador a usar, formacin del equipo, los documentos que servirn
de gua, etc.
Para iniciar la sistematizacin del sistema contable fue necesario escogerlo de
algunos programas contables y de todos se escogi el programa contable
Mnica 8.5 por la razn de que este programa est diseado en ventanas tipo
Windows y no en DOS como son la mayora de programas contables,

tambin se eligi por los procedimientos y mtodos que recuerdo con las
circunstancias del almacn

resulten ms adecuadas. Para seleccionar con

acierto el sistema contable fue necesario conocer la naturaleza y caractersticas

151

del almacn como en este caso se dedica a la compra y venta


electrodomsticas.
Ahora para adecuar el sistema contable para el almacn se necesitara en
primer lugar un computador que contenga especificaciones como:
Descripcin: Core 2 Duo E7400 Processor
Fabricante:Intel
Clase de Procesador: Intel Core 2 Duo
Procesador Dual Core: 2
Velocidad de Bus: 1066 MHz
Y despus se instalara el sistema contable Mnica.

152

Ahora el vendedor cotizo a Mnica 8.5 de esta


manera:

Ahora Mnica tambin dispone de ayudas o documentos fuente que posee


Mnica que es el instrumento fsico de carcter administrativo que capta,
comprueba, justifica y controla transacciones efectuadas por el almacn,
aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad.

153

Ejemplos:

154

3.6 Ahora para implementar el sistema contable debemos seguir los


siguientes pasos:
Formacin del Equipo del Proyecto
Se debera seleccionar un administrador del proyecto para que supervise todo
el proceso: la coordinacin de las reuniones con los proveedores de equipos,
los asesores y el personal, y el seguimiento y el informe al personal gerencial
de mayor jerarqua con respecto al avance logrado. El equipo del proyecto
debera incluir un miembro clave del departamento de contabilidad, as como
personal y administradores del programa de otros departamentos que
emplearn los informes producidos por el nuevo sistema. Asegurndonos de
incluir al personal financiero que trabajar con el sistema en forma cotidiana. Si
la

organizacin

ya

cuenta

con

un

departamento

de

computacin,

asegurndonos de incluir al administrador del sistema.


Preparacin de los Documentos que Servirn de Gua
Invirtiendo tiempo al inicio del proyecto para preparar documentos formales
destinados a guiar el proceso de computarizacin. Tener estos documentos
listos para que sean usados por el equipo al seguir los pasos de la
implementacin har que el proceso sea ms fluido en las etapas posteriores.
Los documentos que servirn de gua deberan incluir:
Justificacin de la necesidad de la compra;
Definicin de objetivos;
Marco referencial para la revisin de los sistemas existentes;
Presupuesto;
Trminos de referencia para el proveedor y los asesores, si se requiriese;
Cronograma, detallando al personal responsable de las diferentes tareas;

155

Plan de control y evaluacin, incluyendo el seguimiento de los puntos de


referencia y los indicadores de xito.
Presupuesto. Nos asegrenos que el presupuesto sea comprensivo e incluya
los recursos para la capacitacin, suministros y reimpresin de formularios.
Cronograma. Al desarrollar el cronograma, fijaremos plazos de tiempo
susceptibles de cumplimiento, poniendo atencin especial a ciertas tareas que
dependen de la conclusin previa de otras tareas. Incluiremos el tiempo
suficiente para realizar pruebas y modificar el sistema. La falta de cumplimiento
de los plazos establecidos irreales podra afectar negativamente la moral del
personal. Siempre que sea posible, evitaremos implementar el proyecto en
pocas de mucho trabajo, como el cierre de fin de ao, para amortiguar el
impacto del tiempo necesario para transferir los datos del sistema manual al
computarizado.
Examen del Sistema Actual 57
Antes de tomar cualquier decisin con respecto a la implementacin de un
sistema nuevo, el equipo del proyecto debe realizar un examen exhaustivo de
los procedimientos internos y la documentacin actual de la organizacin, sobre
los que se apoya el sistema contable computarizado. Usted se debe asegurar
que los libros del sistema manual estn conciliados y que la informacin sea
exacta. El equipo debe examinar:
Las necesidades del personal y de todos los usuarios finales;
Los procedimientos en todos los puntos de servicio y de ingreso de datos;
La lista de cuentas, la clasificacin de las cuentas y los centros de costos;
Los diseos de informes y presupuestos;
Las estructuras de codificacin para los diferentes tems como medicamentos,
suministros

para

la

planificacin

familiar

actividades

del

proyecto;
156

57

Fuente: http://www.monografias.com/sistema-informacion-contable.

Archivos maestros, como cuentas, costos, proveedores, vendedores y


expedientes de los pacientes;
Mecanismos de control para el ingreso de datos, como formularios y listas de
verificacin.
Desarrollo de Propuestas para Efectuar Modificaciones58
Basndose en los resultados del examen del sistema, el equipo del proyecto
debe identificar las necesidades que no estn cubiertas por el sistema actual y
desarrollar propuestas para efectuar modificaciones que ayudarn a la
organizacin

cubrir

esas

necesidades.

Es

importante

documentar

procedimientos y requerimientos antes de seleccionar un software nuevo. Como


se indic previamente, todos los miembros del personal cuyo trabajo estar
afectado por el nuevo sistema deberan participar en la formulacin de estas
modificaciones.

Es

posible

que

tenga

que

repetir

varias

veces

los

procedimientos antes de quedar satisfecho, pero ste es un tiempo muy bien


invertido. Considere la celebracin de una serie de reuniones ya sea de medio
da o de un da completo en las cuales los representantes de todas las partes
interesadas examinarn las modificaciones propuestas. Para este paso, el
equipo debera:
Modificar los procedimientos y formularios financieros, de acuerdo a necesidad;
Examinar la lista de cuentas y el esquema de codificacin relacionado con el
mismo;
Disear los informes administrativos.
Seleccin y Compra del Software
Este paso incluye la determinacin de sus necesidades de software, la
evaluacin de los mdulos de software contable y la evaluacin de los paquetes
de software y de los vendedores.
157
58

Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.

Determinar las necesidades de software. Las necesidades de software


dependen de factores como el tamao de la organizacin, el nmero y tipo de
transacciones que deben ser ingresadas, y sus requisitos de rendicin de
informes. Un buen vendedor debera estar en condiciones de ayudarlo en la
determinacin de estas necesidades. Por nuestra propia cuenta o con la ayuda
del vendedor, realizaremos una investigacin preliminar a travs del Internet y
en las revistas del rubro y otras publicaciones. Nos entrevistamos con
organizaciones y empresas de auditora que han implementado un proyecto de
computarizacin, y consultamos con respecto a los nombres de los posibles
vendedores. Cuando se defina las necesidades de software, debera:
Desarrollar especificaciones para el software y el apoyo tcnico;
Evaluar si usted necesita software especializado para organizaciones sin fines
de lucro.
Evaluar mdulos de software contable. Los mdulos de software contable
siguen los mdulos de un sistema contable tpico. El software simple contiene
todos los mdulos en un solo paquete, en tanto que los paquetes ms
complejos los vende por separado, y usted compra e instala solamente los
mdulos que usted necesita. Al evaluar los mdulos de software contable, usted
debera59:
Determinar que mdulos de software contable cubren mejor nuestras
necesidades;
Determinar si necesitamos un paquete simple o complejo.
Examen del software y de los vendedores disponibles. Solicitamos que los
vendedores nos hagan una demostracin de los paquetes de software.
Solicitndoles que solamente hagan las demostraciones de cuatro a seis
paquetes en total. Efectuamos un examen tcnico de los paquetes de software,

158
59

Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.

negociamos los trminos con el vendedor y compramos el software. Cuando se


realice la evaluacin del software y de los vendedores, deber:
Desarrollar criterios de evaluacin tanto para el software como para los
vendedores;
Preparar una lista de preguntas a ser planteadas al vendedor;
Solicitar cotizaciones de los vendedores de software o de los asesores;
Seleccionar a los mejores candidatos para realizar un examen adicional;
Solicitar a los vendedores que hagan una demostracin del software para el
personal;
Efectuar una revisin tcnica del software seleccionado, empleando criterios de
evaluacin;
Ponerse en contacto con las firmas y/o personas indicadas en las referencias y
con los clientes actuales de los vendedores potenciales;
Seleccionar el software basndose en los criterios de evaluacin;
Negociar los trminos con el vendedor;
Comprar el software.
Instalacin de los Equipos y del Software e Ingreso de la Informacin
Preliminar
La implementacin de un proyecto de computarizacin puede llevar un ao o
ms desde la instalacin inicial hasta la transicin gradual de los sistemas
manuales o computarizados obsoletos. El vendedor del software puede
prestarle asistencia en varios de los siguientes pasos:
Instalar los equipos, los dispositivos y otras mejoras tecnolgicas de
informtica, si fuere necesario;
159

Instalar software adicional como el software para red de usuarios;


Instalar el software contable;
Ingresar los balances de apertura y otra informacin preliminar requerida, como
la informacin referente a la organizacin, el vendedor y los clientes;
Hacer funcionar el sistema de computacin en forma paralela con los sistemas
existentes (como el sistema manual);
Corregir cualquier problema que pudiera existir con el software o los
procedimientos de administracin financiera;
Reducir el uso del sistema manual;
Eliminar gradualmente el sistema manual.
Instalar los equipos, los dispositivos y el software requiere de una preparacin
constante de los recursos humanos, incluyendo la capacitacin del personal
existente y, posiblemente, la contratacin de personal nuevo. No esperar hasta
que el software est instalado para iniciar la capacitacin del personal que
utilizar el software. La eliminacin gradual de los sistemas antiguos podra
funcionar mejor y con ms celeridad si el personal adquiere confianza en el
sistema computarizado nuevo antes de concluir la instalacin del mismo. Es
posible que desee evaluar el avance y reajustar peridicamente los
cronogramas.
Preparacin y Capacitacin del Personal
A menudo, una organizacin se concentra en el sistema en s (equipos,
dispositivos y software) durante la computarizacin y deja de lado la
preparacin y capacitacin del personal que utilizar los resultados del sistema
para la toma de decisiones. Es crucial que su personal comprenda el sistema.
Las sesiones de orientacin iniciales y peridicas les ayudarn a utilizar el
sistema en forma efectiva y reducir su nivel de ansiedad con respecto a los
160

cambios que trae consigo el sistema nuevo. La capacitacin se puede clasificar


en las siguientes categoras amplias: capacitacin general en computacin,
como el uso de procesadores de palabras, el uso del teclado, las hojas de
clculo;

capacitacin

en

el

sistema

contable

especfico;

informes,

interpretacin y toma de decisiones a nivel gerencial. Para este paso, la


organizacin debera:
Proporcionar una sesin de capacitacin u orientacin preliminar con respecto
al software antes de la implementacin;
Contratar personal nuevo, como personal temporal para crear las bases de
datos y para ingresar las transacciones previas;
Capacitar al personal existente;
Examinar los tipos de cargos, las descripciones, roles y responsabilidades de
cada uno de ellos si fuere necesario;
Capacitar a un administrador de sistema en el mantenimiento del software,
incluyendo mejoras, cambios en el sistema y archivos de respaldo;
Capacitar al personal contable en el uso de los mdulos del sistema;
Capacitar al personal administrativo y del programa en la interpretacin de los
informes.
Control y Evaluacin
Peridicamente comparemos el avance del proyecto con los puntos de
referencia establecidos al inicio del proyecto para mantener al equipo del
proyecto adecuadamente encaminado y mantener al personal informado y
entusiasta con respecto a los cambios que se estn implementando. Las
reuniones peridicas proporcionarn una oportunidad para que el personal
plantee cualquier duda sobre los aspectos relativos a la implementacin,

161

identificamos los obstculos y soluciones, y reasignamos el tiempo y otros


recursos de acuerdo la necesidad.
Est consciente de que es posible que se tenga que modificar el cronograma a
medida que las condiciones cambian y que se familiariza ms con lo que
marcha bien y lo que marcha mal. Suministrar a todos los interesados
actualizaciones regulares para evitar sorpresas desagradables y para ayudar
desarrollar entusiasmo con respecto a los logros y avances. Durante la
evaluacin final, examinar los indicadores originales de xito para ver si se
lograron, y si no hubiera sido as, determinar la razn por la que no se lograron
y tomar nota de cualquier cambio que se hubiera hecho en el diseo original y
por qu.
Cronograma Ilustrativo para un Proyecto de Computarizacin Contable
Seleccin y Compra del Software
La seleccin y compra del software que se utilizar para computarizar el
sistema contable es la decisin ms importante en el proceso de
computarizacin. Se necesita considerar cuidadosamente las caractersticas y
la capacidad del software en relacin con las necesidades de computarizacin
de la organizacin. Se necesita evaluar los mdulos del software contable y
determinar cules deber instalar y utilizar. La evaluacin de las opciones de
software y de vendedores constituye otra parte importante de este proceso.
Ser cuidadosos y metdicos en esta etapa mejorar las posibilidades de
conseguir un sistema contable computarizado eficaz y que cubra sus
necesidades. Muchas organizaciones compran software ms poderosos y
complicados de lo que la organizacin requiere y puede manejar o solventar.
Recuerde que es posible que el sistema no pueda hacer todo lo que los
usuarios requieren sin que esto se torne demasiado complicado, requiera de
mucho trabajo, o sea demasiado caro. Cuidadosamente sopese los deseos

162

expresados por sus colegas y lo que su organizacin puede realmente


implementar, utilizar y solventar.
Determinacin de las Necesidades de Software
Las necesidades de software dependen de diversos factores, como la cantidad
de monedas de curso legal que la organizacin debe manejar y su necesidad
de un sistema que pueda adecuar a la medida de las necesidades. Los
programas ms simples estn diseados para los negocios pequeos. Estn
generalmente diseados para un solo usuario, como el administrador o el
contador. Los programas ms complejos estn diseados para las empresas de
mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los
programas ms avanzados pueden tener mltiples usuarios a travs de una red
local de gran magnitud, o pueden conectar mltiples sitios a travs de una red
amplia. El nmero de empleados que trabajan en una organizacin no es un
factor importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida de la
necesidad es la complejidad de las actividades de la organizacin, como el
nmero de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, la
cantidad de monedas de curso legal que se manejan y los mtodos de
adquisicin. Algunos ejemplos de software simple incluyen Quickbooks,
DacEasy, Pegasus, Capital Lite, y Peachtree. Los ejemplos de software ms
complejo incluyen a Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA y SAP.
Una gua para decidir si se debe comprar e instalar un paquete de software
simple o complejo consiste en escoger el paquete ms simple que cubra
nuestras necesidades. Evitar usar un sistema ms grande o complicado que el
requerido para cubrir nuestras necesidades. Cuando se tome la decisin, se
debera considerar lo siguiente:
El nmero de transacciones o asientos contables que deben registrarse;
El nmero de personas que ingresarn y utilizarn los datos;
El nmero de monedas de curso legal;
163

Consideraciones referentes a la seguridad;


Mtodos de adquisicin y costos;
Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de lucro.
Nmero de transacciones. A pesar de que los sistemas contables modernos
generalmente no establecen lmites con respecto al nmero de transacciones
permitidas, los sistemas simples generalmente se volvern ms lentos si tienen
que manejar grandes volmenes de datos. Estos funcionan mejor cuando
manejan solamente unos cuantos centenares de transacciones al mes. (El
trmino transacciones se refiere a cheques, recibos, cargos y asientos
contables. Se puede determinar el nmero actual de transacciones de su
organizacin a partir del sistema manual existente.) Se tomara en cuenta los
incrementos futuros provenientes de expansin o nuevo financiamiento, que
podra aumentar su necesidad de estar informado de la nueva informacin.
Tambin tomar en cuenta la complejidad de las transacciones que est
registrando. Por ejemplo, carga una misma factura a varios proyectos,
donantes, o cuentas del libro mayor? Un sistema complejo, desarrollado para
bases de datos grandes, como Oracle, Informix o SQL Server, puede procesar
miles de transacciones por da sin volverse ms lento.
Nmero de monedas de curso legal. Los programas simples generalmente
pueden manejar solamente una moneda. Los programas ms complejos
normalmente permiten procesar transacciones en mltiples tipos de monedas.
Estos incluyen una tabla de conversin de monedas que permite efectuar
actualizaciones cada vez que ocurren cambios en las tasas de cambio, y
pueden cambiar a una sola moneda, a opcin del usuario, para la rendicin de
informes. Otra caracterstica relacionada con el tipo de moneda podra ser
asignaciones automticas a "Ganancias (y Prdidas) en base a la tasa de
cambio". Algunos programas diseados para manejar mltiples monedas en
realidad solamente le permiten mantener una sola tasa de cambio para las
164

diferentes monedas, y esto no es de mucha utilidad para la mayora de las


organizaciones.
Seguridad. Los programas simples pueden tener una contrasea para restringir
el acceso al mismo, pero generalmente permitirn que el usuario modifique
datos ingresados previamente. Aunque esto hace que estos programas sean
tiles para las organizaciones que no estn preocupadas por cuestiones de
seguridad, podra constituir una gran desventaja para las organizaciones ms
grandes con personal contable mltiple. Los programas ms complejos tienen
ms mecanismos de seguridad. El administrador puede restringir las tareas que
cada usuario puede realizar. Por ejemplo, los empleados que ingresan datos y
los asistentes financieros podran estar autorizados para ingresar comprobantes
y recibos, pero no para aumentar cdigos nuevos o modificar los registros. En
los sistemas ms complejos, el ingreso y registro de datos normalmente es un
proceso que se realiza en dos pasos, con controles en cada una de las etapas.
Una vez registradas, las transacciones no pueden modificarse, excepto si se
realizan ajustes en los diferentes asientos contables y el sistema crea extensas
pistas de auditora que muestran que usuario ingres un asiento contable en
particular y las modificaciones subsecuentes del mismo.
Mtodos de compra y costos. Los programas simples normalmente se
venden como un solo producto, y es posible que usted tenga que comprar un
paquete separado para cada usuario. Los programas ms complejos
normalmente se venden por mdulos, y el precio podra variar de acuerdo al
nmero planificado de usuarios. Por ejemplo, un paquete para cinco usuarios
que contiene los mdulos del libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por
cobrar podra costar cuatro veces ms que el mismo paquete para un solo
usuario. Un paquete para diez usuarios, con mdulos para mltiples tipos de
monedas, control de inventarios, adquisiciones y registro de activos fijos podra
costar 20 veces ms que un producto simple. Los mdulos de software contable

165

se presentan con mayor detalle en la siguiente seccin denominada


"Comprensin de los Mdulos de Software Contable".
Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de
lucro. Algunos programas de software fueron desarrollados especficamente
para las organizaciones sin fines de lucro. El punto fuerte de estos paquetes
generalmente tiene que ver con la recepcin de donativos, la contabilidad de
fondos, y la rendicin de informes a los donantes y generalmente permiten
muchos niveles de subclasificaciones de cuentas. Por ejemplo, el software para
organizaciones sin fines de lucro puede asignar un cierto cheque al cdigo de
cuenta para vehculos, al cdigo de la subcuenta para un cierto tipo de vehculo,
a una sucursal, y al donante que paga los vehculos.
La mayora del software disponible en la actualidad fue desarrollado para
empresas comerciales, pero los mejores programas pueden adaptarse a las
necesidades de las organizaciones sin fines de lucro, no gubernamentales o de
salud. Si su organizacin posee varias cuentas de donantes con requisitos
especficos y usted debe realizar un seguimiento de los gastos por fuente de
financiamiento o utilizar varios tipos de monedas, el software sin fines de lucro
podra ser apropiado para sus necesidades.

Comprensin de los Mdulos de Software Contable


Los mdulos de software contable son similares a los mdulos de un sistema
contable tpico. Los mdulos ms importantes del software contable son el
administrador del sistema, el libro mayor, las cuentas por cobrar, las cuentas
por pagar, el inventario, la planilla de sueldos y los activos fijos. La mayor parte
de los softwares de nivel medio o complejo cuenta con estos mdulos
separados, y usted puede comprar solamente los mdulos que se adecuan a
sus necesidades de computarizacin. La mayora de los paquetes simples

166

contienen todos los mdulos que usted requiere en un solo paquete, y usted
puede escoger los mdulos que desea instalar y utilizar en su sistema.
Los mdulos que usted instale dependern de factores como el tamao y la
complejidad de su organizacin, el sistema financiero existente y la experiencia
de su personal contable. Por ejemplo, muchas organizaciones contratan con
firmas externas ciertas funciones contables como el pago de sueldos. Si usted
decide contratar esta funcin con una empresa, probablemente no necesite el
mdulo de software para planillas de sueldos. Organizaciones pequeas que
tienen pocas transacciones para registrar puede que decidan ingresar
manualmente las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en libros diarios y
registrar solamente los resultados resumidos en un mdulo de libro mayor cada
mes. Para este fin solamente sera necesario instalar el mdulo de software del
libro mayor pero no los mdulos de las cuentas por pagar o cuentas por cobrar.
Y el equipo deber consultar con el personal del departamento de contabilidad y
los auditores y examinar las normas legales cuando decidan qu mdulos se
computarizarn.
La instalacin de mdulos innecesarios aumenta el costo y la complejidad de un
sistema financiero computarizado. Piense en buscar asesora de expertos para
identificar sus necesidades con respecto a los diferentes mdulos. Asegrese
de tomar en consideracin el crecimiento futuro, y evale si estar en
condiciones de modificar un paquete de software simplemente aumentando
mdulos adicionales en el futuro, si la organizacin crece o si usted necesita
ampliar el sistema.
La tabla a continuacin describe las funciones que realizan los mdulos de
software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Tome en cuenta que los
nombres de los mdulos podran variar de un vendedor a otro, o que algunas
funciones relacionadas podran estar vinculadas en el mismo mdulo.

167

Mdulos de Software Contable y Sus Funciones


Administrador de sistema
Controla el sistema contable computarizado
Podra

definir

los

archivos

maestros,

tablas

de

referencia,

equipos,

componentes instalados y descripciones de los departamentos y sus


ubicaciones.
Podra controlar la creacin de informes:
Libro mayor
Es el centro del sistema contable computarizado
Recibe informacin de otros mdulos, como las cuentas por pagar, las cuentas
por cobrar y las planillas de sueldos, sobre una base diaria, semanal o
mensualmente.
Crea documentos financieros clave, incluyendo el balance de comprobacin, el
balance general y los estados de ganancias y prdidas.
Permite que los usuarios enmienden la informacin registrada previamente.
Registra transacciones financieras que no estn registradas en otros mdulos.
Crea presupuestos, que permiten que la organizacin se mantenga informada
de las diferencias entre los resultados financieros planeados y los reales.
Crea pistas de auditora detalladas.
Lista de cuentas
A travs del uso de una serie de cdigos, identifica y describe los activos,
ingresos, gastos y patrimonio que estn siendo controlados por el sistema.
Influye sobre la calidad y complejidad de los informes generados por el sistema.
168

Debe ser capaz de crear cdigos del tamao necesario para las diferentes
cuentas y manejar la subcodificacin a nivel departamental, de cada lugar, del
proyecto, de cada fuente de financiamiento o actividad, si fuera necesario.
Balance general
Informa sobre la relacin entre los activos, los pasivos y el patrimonio.
Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de caja y los
presupuestos.
Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los requerimientos legales y
cubran las necesidades de las fuentes de financiamiento y de los
administradores.
Balance de comprobacin
Informa con respecto a los saldos de cada cuenta, generalmente una vez por
mes y proporciona pruebas para hacer saber a los usuarios si la informacin
que se ingresa est siendo registrada correctamente.
En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles, refleja los activos y
los gastos como nmeros positivos (dbitos) y el patrimonio, los ingresos y los
pasivos.
Cuentas por cobrar
Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una organizacin
provenientes de las ventas a crdito, prstamos o donaciones prometidas.
Generalmente es responsable de la facturacin a los clientes.
Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depsitos en las cuentas
bancarias.
Por lo general mantiene los archivos maestros correspondientes a los clientes,
incluyendo sus nombres y direcciones.
169

Podra tener la capacidad de imprimir una lista de todo el dinero adeudado,


identificar la fuente y hacer notar durante cunto tiempo no se ha cobrado la
deuda.
Cuentas por pagar
Maneja la informacin referente al dinero adeudado a otros (compras a crdito o
amortizacin de la deuda).
Podra tener la capacidad de imprimir cheques generados por computadora a
favor de los vendedores.
Mantiene registros maestros, como la informacin de los vendedores.
Debera ser capaz de registrar facturas de acuerdo con su fecha de vencimiento
y reconocer las condiciones de pago especiales, como descuentos por pago
anticipado.
Debera permitir el registro de los pagos inmediatos (cheques girados
manualmente) que no hubieran sido ingresados en las C/P anteriormente.
Permite que una organizacin reconozca los gastos y actualice los
presupuestos en la etapa de la orden de compra (costos de los gravmenes).
Reconoce los costos cuando se registran las facturas (no solamente cuando se
desembolsa el dinero en efectivo).
Ordenes de compras
Permite que la organizacin reconozca los productos que fueron pedidos, el
precio acordado y su efecto sobre el presupuesto.
Permite que la organizacin reconozca los costos cuando se emite una orden
de compra y concilia las facturas con las rdenes de compra.

170

Podra proporcionar las tasas de utilizacin de los suministros y bienes de


consumo, indicar cundo se deben colocar los pedidos de los diferentes
productos y establecer las cantidades de los pedidos mnimos y mximos.
Podra actualizar automticamente los archivos del inventario cuando se
reciben los productos
Cuentas bancarias
Se puede usar para preparar conciliaciones bancarias
Imprime una lista de los cheques girados por una organizacin y reconoce los
cheques que han sido cobrados (Nota: menos til cuando se utilizan
transferencias de dinero en efectivo o transferencias cablegrficas para la
mayora de las transacciones)

Inventario
Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se reciben los
productos.
Reduce los inventarios en el momento de la venta.
Podra vincularse con el sistema de rdenes de compra para mostrar los
productos que fueron pedidos.
Debera permitir el registro de las fechas de expiracin de los bienes de
consumo o las fechas en las que deben descartarse los productos.
Podra permitir actualizaciones del inventario en base a los inventarios fsicos o
cuando ya no se pueden vender los productos, debido a los daos sufridos o a
su fecha de expiracin.
Podra tener la capacidad de alertar al personal cuando se requiere volver a
pedir

los

productos,

en

base

al

anlisis

de

su

utilizacin.
171

Consideraciones finales con respecto a los mdulos. Los nombres de los


mdulos de software contable individuales no son importantes. Algunos tipos de
software podran reunir las funciones de diversos mdulos en uno solo. Su
preocupacin primordial es asegurarse que el sistema financiero de su
organizacin est manejando todas sus funciones. En su evaluacin de los
mdulos de software, debera analizar la funcionalidad, el costo, la complejidad
y la velocidad del software. Esto le ayudar a comparar los beneficios y costos
de las diferentes opciones de software. Su meta es mantener su sistema lo ms
simple posible y al mismo tiempo cubrir sus necesidades actuales y potenciales.
Los sistemas ms complejos pueden aumentar el costo tanto de los equipos
como de la capacitacin, y a su vez aumentar el potencial de corrupcin de los
datos.
Herramienta de Evaluacin del Software y del Vendedor60
Esta herramienta es para evaluar el sistema contable, que debe ser contestado
por el administrador o el dueo de la empresa, con el fin de verificar antes de la
compra si el sistema contable se adecua o no a las exigencias de la empresa.

172
60

Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.

Nombre del Software __________________________


Nombre del Vendedor __________________________
Disponibilidad
Capacidades

del

Paquete Bsico

Sistema

Adiciones del Adiciones

Modifica

Vendedor

de

Terceros

Software

el

Capacidad General

1.

Cuenta

con

la

capacidad suficiente para


mltiples

usuarios,

incluyendo

acceso

simultneo?

2.

Est

programado

realmente
para

varios

tipos de monedas?

3. Se puede ampliar para


cubrir

las

necesidades

futuras de la organizacin?

4.

Puede

manejar

el

nmero de transacciones
de la organizacin?

5.

Su

velocidad

de

ingreso y procesamiento
de datos es aceptable?

6. Es adaptable a los
escenarios
ejemplo,

locales

(por

formatos

de

fecha/moneda)?

173

7.

Se

pueden

aadir

mdulos con el transcurso


del tiempo?

8.

Funciona

software

con

el

de

la

bsico

organizacin?

Identificacin de Cuentas

9.

Puede

aceptar

la

estructura de codificacin de
su lista de cuentas?

10.

Puede

aceptar

las

subclasificaciones/los anlisis
de sus cuentas?

11. Nmero de cuentas y de


subclasificaciones

de

las

cuentas?

Metodologas del Sistema

12. Se registran los asientos


contables inmediatamente en los
libros

de

seguridad),

cuentas
o

se

(menos
registran

temporalmente en otro lugar y


posteriormente se registran en
grupos

despus

de

haberlas

verificado (mayor seguridad)?

13. Requiere que los asientos


contables

previos

sean

modificados a travs de asientos


contables de ajuste?

174

14. Cuenta con una integridad


referencial (es decir, si se modifica
o elimina un asiento contable, esto
afecta a todos los dems asientos
contables

relacionados

con

el

mismo)?

15. Cuenta con una herramienta


para volver al paso anterior (es
decir, si el sistema no logra
completar

una

compuesta, con

transaccin
ms de una

accin, la operacin se revierte a


la etapa en la que se encontraba
antes de iniciar la transaccin
compuesta)?

16.

El

sistema

"cierra"

los

perodos contables y no permite


modificaciones en los perodos
cerrados

excepto

cuando

se

ajustan los asientos contables en


el mes actual, o se mantiene
"abierto"

para

cualquier

modificacin?

Integracin con Otros Sistemas

17. Puede importar datos contables


de otros programas?

18. Puede exportar datos contables


a otros sistemas?

19.

Puede

importar

listas

(por

ejemplo, la lista de cuentas, las listas


de los vendedores)?

20.

Puede

exportar

listas

(por

175

ejemplo, la lista de cuentas?)

21. Puede vincularse con hojas de


clculo?

Interfaz del Usuario

22. La interfaz es de fcil uso y


amable para el usuario, tanto para
contadores

como

para

no

contadores?

23. Se puede programar la interfaz a


la medida del usuario?

24.

Los

mens

son

lgicos

intuitivos?

25. Hay ayuda en el Internet?

26.

La

ayuda

es

sensible

al

contexto?

27. Tutor interactivo?

28. Manual del sistema?

Rendicin de Informes

29. Se pueden ver los informes en


pantalla?

30. Se pueden imprimir los informes en


archivos para exportar?

31. Se puede ver el detalle de los


diferentes tems?

176

32. Los informes estandarizados son


tiles?

33. Se pueden adecuar los informes a la


medida del usuario (por ejemplo, cambiar
las

fechas

del

informe,

divisiones,

columnas)?

34.

Los

informes

pueden

ser

programados por el usuario?

35. Se pueden suministrar informes


basados en ciertas variables o criterios ?

36. Se puede hacer una presentacin


grfica de ciertos informes, empleando
grficas

de

barras

grficas

de

secciones?

37. Se pueden adecuar los informes


impresos a la medida de las necesidades
(por ejemplo, estados de cuentas y
facturas)?

Seguridad

38. Cuenta con proteccin de acceso al


sistema general a travs del uso de
contraseas?

39.

Hay

restricciones

al

uso

de

contraseas para funciones especficas


del sistema?

40. Se crean pistas de auditora?

Capacitacin

177

41. Se incluye suficiente capacitacin en


el costo del sistema?

42.

Hay

capacitacin

un

costo

una

vez

adicional

de

terminada

la

instalacin?

43. La capacitacin se adecua a la


medida de sus necesidades para ser
implementada en la organizacin?

44. Se ofrece capacitacin al personal


administrativo para la interpretacin de
los informes?

Apoyo

45. La documentacin suministrada es


suficiente y comprensible?

46.

Hay

apoyo

tcnico

inmediato

disponible a travs del telfono?

47.

Hay

apoyo

tcnico

inmediato

disponible en el sitio?

48. Hay apoyo tcnico disponible va


Internet?

49. Se cobra una tarifa adicional por el


apoyo?

Reputacin del Vendedor y del Producto

50. El sistema se usa actualmente en


organizaciones similares?

51. Si es as, las organizaciones estn

178

satisfechas?

52. El producto sali al mercado hace


por lo menos seis meses?

53. Es probable que el vendedor se


mantenga en el negocio durante los
prximos cinco aos?

54. El representante del vendedor est


familiarizado con el software?

55.

El

vendedor tiene una buena

reputacin?

56.

Responde

el

vendedor

las

preguntas y solicitudes de informacin o


demostraciones?

57. Posee el vendedor la capacidad y el


personal necesarios para proporcionar
apoyo tcnico?

Licencias

58. Est usted adquiriendo la titularidad


del sistema (incluyendo la habilidad para
modificar el cdigo de origen y distribuir
el

sistema

otros

sitios

en

su

organizacin), o est usted comprando


solamente un permiso para usar el
sistema en una sola computadora?

59. El proveedor est dispuesto a


nombrar un agente o custodio para que
mantenga el cdigo de origen?

60. Tiene que pagar usted una tarifa


anual por la licencia para seguir usando

179

el software?

Hacer que el Software Trabaje para Usted


Una vez que haya analizado sus necesidades de computarizacin actuales y
futuras, usted podr identificar con mayor precisin los beneficios que busca y
en qu forma la implementacin de un proyecto de computarizacin puede
ayudarle a lograr estas metas. El tratamiento de la computarizacin como un
proyecto mediante la formacin de un equipo del proyecto, la conduccin de
una evaluacin comprensiva, la identificacin de sus objetivos y actividades, la
fijacin de plazos de tiempo realistas, la produccin de informes regulares, el
desarrollo de un presupuesto completo y el establecimiento de indicadores de
logros sensibles le permitir lograr los resultados deseados con mayor facilidad.
Si se desea que el proyecto de computarizacin nos brinde los beneficios
esperados, se deber:
Ser realista con respecto a lo que se desea que el sistema haga. No
exagerar con la ingeniera del sistema. Un sistema que tiene una combinacin
de mdulos manuales y computarizados podra cubrir mejor las necesidades
que un sistema totalmente computarizado. Similarmente, podra ser ms fcil
mantener algunos mdulos contables computarizados separados, en lugar de
crear un sistema automatizado que est conectado ininterrumpidamente. Divida
las tareas entre las computadoras y los seres humanos de acuerdo a lo que
cada uno de ellos sepa o pueda hacer mejor.
Asegurarse que el sistema financiero bsico est en orden antes de
computarizarlo. Automatizar un sistema de administracin financiera deficiente
no ofrece ningn beneficio y trae consigo muchas frustraciones. Preste atencin

180

a la documentacin y los procedimientos de apoyo para asegurarse que los


datos no procesados que ingresa a su sistema contable sean de alta calidad.
Solamente ingresar la informacin que necesita. Si las sucursales y clnicas
mantienen sus propios registros contables, considere la posibilidad de ingresar
solamente informacin resumida a nivel central. Solicitar que el personal
recolecte e ingrese datos que usted no utilizar constituye una prdida de
tiempo y dinero y puede afectar negativamente la moral del personal.
En cada paso y punto de toma de decisiones, pensar en los recursos
humanos las personas que utilizarn el sistema. Hacer que el personal
participe en el proceso de computarizacin y proporcionar la capacitacin
necesaria a medida que sta se requiera le ayudar a garantizar la existencia
de una mano de obra motivada y un sistema que funcione de manera eficiente.
Logre la participacin de todas las partes involucradas en este proceso no
solamente de los contadores. Logre que todos se interesen en la administracin
y asuman responsabilidad por el xito de la misma.
Un sistema de administracin financiera eficaz se basa en la disponibilidad de
datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos
son suministrados por el sistema contable de una organizacin. En respuesta a
factores como expansin, nuevos requerimientos de rendicin de informes, la
necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la
disponibilidad de una tecnologa de costo relativamente bajo, un nmero cada
vez mayor de organizaciones estn adoptando sistemas de contabilidad
computarizados que les suministrarn los datos que necesitan, en el momento
que

los

necesitan.

Planificar e

adoptar

un

sistema

de

contabilidad

computarizado eficiente podra parecer una tarea muy difcil y compleja para
cualquier administrador. La intencin de esta Gua es ayudarle a considerar
algunos de los factores relevantes para tomar la decisin de computarizar o
modernizar un sistema contable.

181

Los administradores requieren informacin oportuna y exacta para tomar


decisiones.
El sistema verifica automticamente los nmeros de las cuentas y rechaza los
datos que no se adecuan a los criterios establecidos.
Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente.
Los procesos tediosos de registro se automatizan.
Se pueden generar diferentes informes rpidamente cuando se solicitan.
Los administradores pueden consultar el sistema para obtener informacin.
El procesamiento y anlisis de datos son ms rpidos y ms exactos.
Los administradores deben identificar y resolver problemas.
Permite que los administradores reconozcan los problemas con mayor facilidad,
como la recaudacin lenta de las cuentas por cobrar, la disminucin de las
ventas o las necesidades de dinero en efectivo.
Elimina la necesidad de una investigacin manual de las cuentas por cobrar,
que puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo,
especialmente cuando ocurren cambios en el personal.
Los administradores deben observar los datos a partir de una diversidad de
perspectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones administrativas.
Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de
diferentes maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por
proveedor, por tem comprado, por unidad, o por perodo de tiempo.
El sistema puede generar informes que comparen los datos por perodo, como
por ejemplo ao actual vs. ao anterior, y proporcionar informacin referente a
las tendencias, como el crecimiento o las bajas.
182

La mejor capacidad para la preparacin de informes permite a los


administradores

controlar

los

gastos

en

comparacin

con

los

tems

presupuestados, seguir con atencin los saldos de las cuentas y pronosticar las
necesidades futuras de flujos de caja.
Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los
administradores financieros como los administradores del programa.
Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad.
Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestacin de
servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera ms
coordinada y ms consistente y pueden compartir la informacin entre los
diversos centros de costos.
Los administradores deben cumplir con ciertos requisitos de rendicin de
informes y proporcionar informacin financiera en los formatos solicitados por
sus entidades rectoras, fuentes de financiamiento o administradores de mayor
jerarqua.
Los formatos para la rendicin de informes pueden ser modificados
simplemente presionando un botn o haciendo clic con un ratn.
Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayora de los
informes pueden ser impresos cuando se solicitan.
El personal puede hacer consultas a travs del Internet referentes a los datos
en la medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia
rpida y fcilmente.
Los requisitos de rendicin de informes son satisfechos ms rpidamente, con
menor esfuerzo.
Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las
transacciones, como el nmero de un cheque, el monto del mismo, el nombre
183

del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para


suministrar este tipo de informacin y documentacin durante una auditora.
Los administradores deben ser ms eficientes, es decir que deben hacer ms
con menos recursos.
Permite que una organizacin maneje un mayor volumen de trabajo o satisfaga
las necesidades de rendiciones de informes ms complejas con menor cantidad
de personal.
Utiliza las caractersticas y funcionalidad de la tecnologa basada en el sistema
Windows, que permite que una diversidad de programas de software sean
compatibles y utilizados para varias aplicaciones.
Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos, permitiendo que los
administradores mejoren los sistemas existentes o satisfagan nuevas
necesidades de la empresa o de la gerencia de manera eficiente en relacin
con los costos.

Lmites y Peligros Latentes Potenciales


A pesar de que se pueden derivar muchos beneficios de la computarizacin de
un sistema contable, se debera considerar cuidadosamente qu es lo que un
sistema computarizado puede hacer por usted y cmo le podra ayudar a
procesar los datos para tomar decisiones. Considerar lo siguiente:
Un sistema computarizado requiere de datos exactos y actualizados.
Simplemente por el hecho que su sistema est computarizado esto no significa
que est actualizado y libre de errores. Usted debera actualizar y verificar sus
datos regularmente.
Las computadoras no pueden resolver los problemas del sistema contable. Un
sistema computarizado, por s solo, no puede conciliar sus libros, mejorar la
184

estructura de la organizacin, mejorar su eficiencia financiera, o mejorar la


administracin de su programa. No resolver problemas como el del personal
carente de aptitudes o de motivacin, una capacidad administrativa deficiente,
polticas operativas inapropiadas, o condiciones externas desfavorables. La
computarizacin no mejorar un sistema contable problemtico, pero s puede
mejorar un sistema que funciona bien.
Computarizar el sistema contable podra requerir de nuevas aptitudes a nivel de
la organizacin. Es posible que necesite contratar personal nuevo o capacitar al
personal existente. Podra ser necesario que reorganice el departamento
contable. Es muy probable que el personal se resista a estos cambios. Se debe
invertir tiempo y recursos para orientar al personal y explicarle la necesidad y
los beneficios del nuevo sistema con el objeto de evitar retrasos o fallas en la
implementacin.
La computarizacin implica riesgos. El personal debe mantenerse alerta ante
los ataques de virus y otras amenazas que podran afectar la integridad de los
datos. La confidencialidad de cierta informacin podra constituir un problema
que debe considerar y el acceso a cierta informacin quizs deba limitarse a
algunas personas especficas. Errores de ingreso de datos podran dar como
resultado clculos inexactos y una representacin inexacta de la posicin
financiera de su organizacin. Estar consciente de estos tipos de riesgos le
ayudar a minimizarlos.
La computarizacin podra tener costos ocultos. Estos costos incluyen los
gastos de adquisicin de equipo perifrico (lectores de discos "Zip", impresoras
adicionales) y los suministros necesarios (tner, tinta, papel). Los costos futuros
incluyen la modernizacin del sistema, la obtencin de apoyo tcnico y el
almacenamiento de datos.
Computarizar todo su sistema de golpe podra ser ineficiente. Intentar
automatizar todo de golpe podra dar como resultado un sistema difcil de
185

manejar, no confiable, ineficiente y con un efecto desmoralizador sobre el


personal. Un enfoque gradual podra funcionar mejor.
Tomar el tiempo y cuidado necesarios para considerar estos aspectos es una
parte importante de la decisin de computarizar el sistema contable por primera
vez o de modernizar su sistema actual. Una vez que haya tomado la decisin
de computarizar o modernizar su sistema, podr prepararse para este proceso.
Una preparacin cuidadosa puede reducir significativamente su necesidad de
asistencia tcnica externa y los costos generales de la computarizacin.
Tambin mejorar su habilidad para realizar cierto trabajo bsico preparatorio a
nivel interno y le ayudar a limitar las intervenciones de vendedores o
contratistas a ocasiones en las que su intervencin es crucial.
Es necesario implementar el sistema contable en esta empresa porque es muy
necesario una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose
de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la
gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras.
Un sistema de contabilidad no es ms que normas, pautas, procedimientos etc.
para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una
empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las
informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su
estructura-configuracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que integre de tal manera el
esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier
actividad importante de la misma.
Para implementar un sistema contable es muy necesario saber varias cosas
necesarias acerca de la empresa tales como:
Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
186

Preparar una lista de chequeo.


Elaborar informes.
Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
Disear formularios para todas las operaciones.
Disear reportes
Preparar los libros. Balance inicial

187

CAPTULO IV
La propuesta de implementacin de un sistema contable como Mnica 8.5
deber contar con la participacin de integrantes del personal. Se debe formar
un equipo del proyecto, determinar los objetivos, hacer reuniones regularmente,
establecer los requisitos de rendicin de informes, llevar a cabo una evaluacin
(incluyendo un anlisis de costos), elaborar un presupuesto y desarrollar un
cronograma susceptible de logro.

4.1 Introduccin
Esta empresa o almacn implementara un sistema contable llamado Mnica
8.5, el cual trabajara con la empresa en el rea de la contabilidad, la
importancia que tiene el implementar un sistema contable en el almacn ser
vital, para tener rapidez y agilidad en el manejo diario de la contabilidad, el
almacn podr saber ms rpidamente sus estados financieros, podr agilitar
su cobro a clientes o proveedores, tambin podr ver si tiene cuentas o
documentos por pagar de manera ms rpida y efectiva, y podr verificar en el
inventario si hay stock o desabastecimiento de productos con mucha rapidez y
agilidad.
Lo cual significa que la empresa podr ir de manera ms rpida en el manejo
interno de sus actividades diarias, por ende ser ms competitiva, dar mejor
atencin al cliente y ser ms accesible con nuevas tecnologas, para su mejor
desempeo en el amito comercial.

188

4.2 Objetivos: General y Especficos


General
Implementar un sistema contable llamado Mnica 8.5, haciendo ms rpido y
eficiente el uso de la contabilidad en la empresa, con el fin de que genere un
tratamiento ordenado y optimo en la contabilidad de la empresa, el cual se
manejaran actividades de comercializacin, que sern llevadas a cabo con
mayor rapidez y agilidad y menos fallos en dicho almacn, y que tambin se
dar a conocer y familiarizar a los integrantes del almacn del este sistema
contable.
Especficos
Formar el equipo del proyecto;
Preparar los documentos que servirn de gua;
Examinar el sistema actual;
Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;
Seleccionar y comprar el software;
Instalar los equipos de computacin, los dispositivos y el software, e ingresar la
informacin preliminar requerida;
Preparar y capacitar al personal;
Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.
El momento en que se tomen estos pasos depender del tamao y complejidad
de la organizacin.
Posteriores secciones de este suplemento tratan con mayor detalle dos
aspectos importantes referentes a la seleccin y compra del software para su
proyecto de computarizacin.
189

4.3 mbito de Aplicacin:


En la empresa se utilizar el paquete contable Mnica 8.5, en el cual se llevar
la contabilidad de la empresa, fin de mantener una informacin, optima,
confiable y oportuna.

4.4 Polticas de la empresa


Se mantendr el plan de cuentas acorde giro del negocio.
El almacn tiene como polticas contables aplicar el sistema de permaneca en
inventarios.
Aplicar un diagrama estructural acorde al negocio.
Los estados financieros deben ser hechos por el contador y firmados por el
mismo.
Para valorar mercaderas se usa el mtodo promedio ponderado.
Polticas de compras:
Se elegir el mejor proveedor para el almacn, todas las alternativas de
proveedores debern ser evaluadas con dos meses de anticipacin.
Las compras se hacen mediante un pedido por solicitud de compra de
mercadera, al proveedor por lo menos con 2 das de anticipacin.
Comprar el producto con referencias del mercado.
Comprar por marca comercial.

190

Habr requisitos para homologar o evaluar a los proveedores de mercadera,


por medio de un formulario, que valorar al proveedor en diferentes reas como
financiera, de calidad y gama de producto.
Se pedir reduccin de precio de compra
Se determinara la cantidad y calidad y el tipo de producto a solicitarse.
Se controlara el presupuesto asignado para las compras.
Requisitos para recibir un producto en garanta:
-Boleta o factura canceladas
-Todos los accesorios, drivers, embalaje, etc. en original.
-Sellos intactos
Obligatoriamente se documentara todas las operaciones de compras para
satisfacer las necesidades fiscales y de auditora.
Polticas de ventas:
Productos de buena calidad.
Precios razonables.
Servicio cordial con buena capacidad de respuesta.
Todos los precios incluyen IVA.
Los precios estn sujetos a cambios sin previo aviso.
Los trminos de la garanta estn estipulados en la pliza de garanta del
producto.
Se aceptan devoluciones hasta 10 Das de la compra del producto. En donde se
puede cambiar por otros productos.
Para cualquier cambio o devolucin es necesario mostrar la nota de compra
En ambos casos el cliente debe revisar el buen estado, orden y totalidad de los
productos en el momento de su recepcin.

191

Despacho del producto con o sin recargo por flete segn la promocin y
expreso en la factura de venta.
Proporcionar satisfaccin al cliente
Igualarn o superarn la calidad de la competencia
Los descuentos pueden ser en efectivo o en unidades de compra.
Si el cliente desea un producto que no est en exhibicin y es posible traerlo se
lo manda a pedir al proveedor con cargos extra bajo una orden de compra
especial.
El pago de la venta de los electrodomsticos se lo hace mediante efectivo y
solo se acepta cheques o cuentas por cobrar y documentos por cobrar a
clientes conocidos por el dueo o que sean de larga trayectoria como clientes.
En la venta de los mismos no se hace descuentos a menos que el artefacto
este ms de 4 meses en el almacn sin haber sido vendido, lo cual raramente
pasa.
El precio de venta se obtiene agregando desde un 10% a un 100%
dependiendo del producto y como este su demanda en el mercado porque hay
productos que la competencia no tiene y nosotros lo mandamos a traer.

192

4.5 Organigrama estructural:


Puestos y funciones

193

Junta de Accionistas: La junta de accionistas del almacn es un rgano de


administracin y fiscalizacin dentro de esta empresa, donde se toman las
decisiones clave para la marcha y funcionamiento del almacn.
Gerencia Administrativa: se encarga, planear, ejecutar y dirigir la gestin
administrativa de la empresa, del manejo con los diferentes proveedores y
desarrolla las estrategias de compras con desarrollo de proyecciones a nuevos
productos y coordinar la actividad de produccin de la empresa.
rea de Personal: ah trata de aplicar correctamente las disposiciones
establecidas en relacin con el cdigo laboral, la contratacin y capacitacin del
personal, todo problema de carcter laboral, y registra los movimientos de
personal y la deteccin de incompatibilidades salariales.
Cumplir con el procedimiento establecido para el pago de la nomina.
rea de Investigacin de Nuevos Productos: Este departamento trata de
investigas nuevos productos o electrodomsticos que tengan aceptacin
mercado y por ende se puedan vender sin problemas, este departamento es de
mucha importancia ya que sin l la empresa podra comprar nuevos productos
sin seguridad de que se vendan, pero an as los nuevos productos son
cruciales para la supervivencia de la empresas, la introduccin de nuevos
productos se ven limitados al principio porque la gente no los conoce y por
estas razones es indispensable el uso de la publicidad.
rea de Marketing: este departamento es creado para satisfacer las
necesidades de los clientes y obtener ganancias al mismo tiempo. El marketing
involucra

estrategias

de

mercado,

de

ventas,

estudio

de

mercado,

posicionamiento de mercado, etc.


rea de Ventas: el vendedor es un impulsor de los productos del almacn,
preparado para resolver problemas de sus clientes, vinculando la empresa en el
mercado.
194

rea de Contabilidad: las funciones de finanzas o contabilidad comprenden


decisiones de: la de inversin, de financiamiento y la decisin de dividendos.
Se determina el anlisis de las razones financieras. Como las reas funcionales
de la empresa estn relacionadas en forma tan estrecha, las razones
financieras pueden sealar fuerzas y debilidades en las actividades en las reas
de administracin, marketing, investigacin y desarrollo, as como de sistemas
de informacin computarizada.
rea de Tesorera: constituye un rea importante en la empresa al financiar
todo el ciclo productivo empresarial, entre sus funciones estn la revisar y
supervisar caja, negociacin con proveedores, manejo de opciones crediticias,
lneas de financiamiento y de auditora a la documentacin utilizando la
informacin y control, se pueden establecer polticas coherentes respecto a sus
funciones administrativas.
rea de Cobranzas: esta debe ser puntual debe enviar recibos y
documentacin necesaria para llevar el control de pagos de cada cliente,
tomando

en

cuenta

las

fechas

de

expedicin.

Se puede hacer mediante va telefnica, elaboracin de cheques, Boucher, etc.


Mediante recordatorios de pago tanto telefnicamente como por escrito, con la
anticipacin necesaria.
rea de Compras: se trata de obtener el producto de calidad correcta, al precio
correcto, en el tiempo correcto y en el lugar indicado, est conectado
directamente con bodega, y trata del aprovisionamiento de materiales, en fin
comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, luego
negociar sobre el precio y condiciones de pago.
rea Bodega: aqu se almacenan los productos en venta del almacn, esta
rea trata el anlisis de control de existencias con los movimientos de los
productos del almacn, utilizando bases de datos, para tratar de evitar la
prdida por hurto o mal manejo del producto.
195

4.6 Control interno


El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de
una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables,
frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
El sistema de control interno comprende el plan de la empresa y todos los
mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
Control interno del efectivo
Lo constituye una serie de procedimientos establecidos, con el propsito de
monitorear todas las actividades, que puedan afectar el manejo del efectivo:
Ejemplo:
En la empresa el efectivo es el dinero de la cuenta caja, o depositando en un
banco comercial.
La receptara el efectivo:
Por ventas u operaciones en el mostrador
Ingresos ejecutados por cobradores
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores que
no requieren uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:
Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por
caja chica. Los que excedan el lmite en efectivo, se debern pagar con
cheques.
196

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.


La reposicin del fondo se har mediante cheque.
Control Interno Sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante porque se debera hacer
mediante un conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez cada mes, no
importando cual sistema se utilice para valorarlos.
Mantenimiento eficiente de compras y recepcin.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin
Permitir el acceso al inventario solamente al personal autorizado.
Mantener registros de inventarios para las mercaderas de todo costo.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo
cual conduce a prdidas en ventas.
Utilizar el mtodo Promedio ponderado para valorar mercaderas.
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
El total de las cuentas por cobrar debe ser conciliado peridicamente.
La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los
deudores.
Se debe contar con la aprobacin de especfica del gerente para:
197

1. Otorgar descuentos especiales


2. Pagar saldos acreedores
Control interno de documentos por cobrar
Estos documentos deben ser revisados antes de aceptarlos, renovarlos o darlos
de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez al mes.
Revisar peridicamente los pagos vencidos.
Revisar el control de los pedidos de los clientes.
Revisar la aprobacin del crdito.
Revisar el manejo de los libros mayores de los clientes.
Control interno propiedad planta y equipos
Uso de un archivo para los activos fijos.
Controles fsicos sobre activos que puedan moverse con facilidad.
Conteo peridico de los activos fijos y su conciliacin con contabilidad.
Control interno de cuentas por pagar y documentos por pagar
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, y los
documentos relativos a cada operacin osea el original de cada factura.
Las cuentas y documentos por pagar deben controlarse por tarjetas de control.
Estos documentos por pagar deben ser registrados detalladamente.
198

Conciliar, cuando menos una vez al mes.


Revisar el control de los pagos para evitar confusiones.
Control interno de compras
Con el objeto obtener informacin segura, oportuna y confiable, as como
promover la eficiencia de adquisiciones o compras.
La funcin de compras ser exclusiva del gerente con contabilidad.
Control y revisin en las funciones de adquisicin, pago y registro de compra.
Prevenir

fraudes

en

compras

por

favoritismo.

Localizar errores administrativos, contable y financieros en este proceso.

La auditoria:
La Auditora Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus
objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control
interno.

199

4.7 Plan de cuentas:


PLAN DE CUENTAS
EMPRESA:

SUCURSAL:

N CUENTA

DESCRIPCION

ACTIVOS

ACTIVO CORRIENTE

01

01

01

01

01

01

02

01

02

001

Banco Pacifico

01

02

002

Banco del Pichincha

02

02

DISPONIBLE
CAJAS
001

Caja
BANCOS

EXIGIBLE
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
01
LOCALES

02

02

DOCUMENTOS POR COBRAR

02

03

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

200

02

03

001

Anticipos Sueldos

02

04

02

04

001

12% Iva por Bienes

02

04

002

12% Iva por Servicios

02

05

02

05

001

1% Impuesto retenido

02

05

002

2% Impuesto retenido

02

05

003

8% Impuesto retenido

02

05

004

10% Impuesto retenido

03

03

04

04

01

01

01

01

01

001

Muebles y Enseres

01

01

002

Equipos de Oficina

01

01

003

Equipos de Computacin

01

01

004

Vehculos

Pago Impuestos

Anticipo Impuesto Renta

REALIZABLE
01

Inventario Mercadera
TRANSITORIO

01

Anticipo Proveedores
ACTIVO FIJO
ACTIVO FIJO TANGIBLE
ACTIVO FIJO DEPRECIABLE

201

02

DEPRECIACIONES

02

01

02

01

001

Deprec. Acumuladas Muebles y Enseres

02

01

002

Deprec. Acumuladas Equipos de Oficina

02

01

003

DEPRECIACIONES ACUMULADAS

Deprec. Acumuladas Equipos de


Computacin
1

02

01

01

01

01

01

01

02

02

01

02

01

004

Depreac. Acumuladas Vehculos


OTROS ACTIVOS
PAGOS ANTICIPADOS
GARANTIAS

002

Arriendo Almacn
CARGOS DIFERIDOS

GASTOS CONSTITUCION
001

Gastos Constitucin
PASIVOS

PASIVO CORRIENTE

01

01

01

Proveedores

01

02

Letra o Documento por Pagar

02

01

Impuestos

CUENTAS O DOCUMENTOS POR PAGAR

202

02

01

001

12% Iva en Bienes

02

01

002

12% Iva en Servicios

03

01

03

01

001

1% Retencin en la Fuente

03

01

002

2% Retencin en la Fuente

03

01

003

8% Retencin en la Fuente

03

01

004

10% Retencin en la Fuente

04

01

04

01

05

05

01

05

01

001

Rol Mensual por pagar

05

01

002

Decimo Tercer sueldo por pagar

05

01

003

Decimo Cuarto sueldo por pagar

05

01

004

Aportes IESS por pagar

05

01

005

Fondo Reserva Legal por pagar

05

01

006

SRI por pagar

06

01

06

01

001

30% Retencin Iva Bienes

06

01

002

70% Retencin Iva Servicios

RETENCIONES EN LA FUENTE

OTROS IMPUESTOS
001

Impuesto Renta Ca.


SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
SUELDOS Y BENEFICIOS POR PAGAR

Retencin Iva Fuente

203

06

01

01

01

01

01

01

01

01

003

100% Retencin Iva


PASIVOS A LARGO PLAZO
CUENTAS POR PAGAR
PRESTAMOS BANCARIOS

001

Produbanco
PROVISIONES
PROVISIONES VARIAS

01

001

Provisiones cuentas incobrables


PATRIMONIO

CAPITAL Y RESERVAS

01

01

01

01

01

02

02

01

Reserva Legal

02

02

Reserva Facultativa

02

03

Reserva de Estatutaria

03

03

01

03

01

CAPITAL SOCIAL
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
001

Capital Suscrito

RESERVAS

UTILIDADES
UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS
001

Utilidades aos anteriores

204

03

01

002

Perdidas Aos Anteriores

03

02

03

02

001

Utilidades del ao del ejercicio

03

02

002

Prdidas del ejercicio

03

02

005

Utilidad Neta del Ejercicio

UTILIDADES DEL EJERCICIO

INGRESOS

INGRESOS OPERACIONALES

01

01

04

VENTAS VARIAS

01

07

Devolucin en Ventas

Comercio al por mayor y menor

Intereses
01

Intereses Ganados

GASTOS

Operacionales de administracin

01

01

02

01

02

001

Horas Suplementarias

01

02

002

Horas extras y recargos

01

02

003

Bonos

01

02

004

13 Sueldo

Gastos de personal
Salario Bsico Unificado

205

01

02

005

14 Sueldo

01

02

006

Fondos de Reserva

01

02

007

Aporte Patronal

01

02

008

Vacaciones

02

02

01

02

01

001

Arriendo

02

01

002

Energa elctrica

02

01

003

Agua

02

01

003

Telfono

02

01

004

Honorarios

02

01

005

Suministros de oficina

02

01

006

Gasto Bancario

COSTOS DE PRODUCCION

COSTO DE VENTAS

01

01

GENERALES
GENERALES DE ADMINISTRACION

GASTOS DE VENTAS
02

01

Publicidad

Costo de Ventas General


01

Costo de Ventas por Mercadera

206

4.8 Proceso Contable


Documentos fuente: los documentos fuentes a utilizar son el libro diario,
mayores, kardex, rol de pagos, balance comprobacin ajustado, balance
general, estado de resultados.

Libro Diario: aqu se registran las transacciones diarias del almacn.

207

Mayores:

A doble folio:

208

Control de inventarios
Kardex: para el mejor control de ingreso y salida de mercadera del almacn.

Rol de pagos: para pagar remuneraciones al personal y provisiones a los


empleados.

Rol de provisiones

209

Rol de pagos individual: para entregar a cada uno de los empleados un rol
individual.

Balance de comprobacin ajustado:

210

Estado de resultados:

211

Balance general:

4.9 Proceso de compras:


Toda compra debe estar asociada a una Orden de Compra, bajo ninguna
circunstancia debe ejecutar trabajos y/o servicios o despachar material sin tener
una Orden de
Compra previa.

212

Cada uno de los elementos por comprar debe estar adecuadamente definido en
el presupuesto para que su precio sea real y pueda adquirirse en el local, con
especificaciones como las siguientes:
Materiales: nombre, referencia, color, unidad de medida, descuento, IVA,
proveedor, etc.
Conjuntos: Diseo, calidad de componentes, cantidad, valor unitario.

4.9.1 Procedimientos: son las etapas y actividades necesarias para adquirir


nuevos productos del almacn, donde estn:
Pedido de adquisicin o cotizacin
Recepcin y anlisis del pedido de adquisicin o cotizacin
Evaluacin del presupuesto del producto
Recepcin y evaluacin del producto
Verificacin presupuestaria y la recepcin de ingreso del producto

213

4.9.2 Para un mejor entendimiento el flujo grama de proceso de compras:

214

4.9.3 Documentos a utilizar


Orden de compra:
La orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por algn o
determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica
los trminos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos
y presentar una factura.
Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las
rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de obtener control
sobre su uso.
Orden de compra en Mnica61:

215
61

Fuente: www.monica-ecuador.blogspot.com: SOFTWARE DE CONTABILIDAD

Cotizacin62:
Es prcticamente muy parecida a la orden de compra, pero esta permite realizar
estimacin de precios sobre mercadera al proveedor.

4.9.4 Forma de llenar los documentos:


Orden de compra y o cotizacin
Nombre y direccin: del almacn de Electrhogar.
Nmero de orden de compra: este es un numero pre impreso secuencial.
Compra nro.: cada compra tiene un nmero asignado por el computador
sin embargo ya presenta un nro. el cual es consecutivo.
Ordenado a.- En este campo ingresar el nombre del suplidor, tambin el cdigo
del proveedor y luego presionar enter, si el cdigo del cliente no se encuentra
216
62

Fuente: www.monica-ecuador.blogspot.com: SOFTWARE DE CONTABILIDAD

se presiona buscar lo cual muestra una serie de selecciones, entre ellas la de


crear un nuevo cliente63.
Enviar a .- se ingresar otra direccin diferente a la de su proveedor, por si la
entrega de la mercadera se va a realizar en otra direccin se puede utilizar el
botn buscar para localizar una direccin en particular.
Ruc .- se ingresar el registro tributario del proveedor. Normalmente este se
extrae del registro del proveedor cuando fue creado.
Enviar.- Indica la forma de envi de la mercadera.
Pago.- es para ver las diferentes formas de pago que tiene el cliente para
cancelar la factura.
Vend.- es el vendedor que est realizando la venta de la mercadera, a veces
es necesario especificar el vendedor.
Su refer.- si el proveedor hizo un requerimiento por escrito y viene con una
referencia.
Fecha .- La fecha en que se realizo la orden o cotizacin.
Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro , es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no
salve la factura, sta no se encuentra en el sistema (solamente est en
pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta informacin se pierde).
Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el mdulo
de cuentas por cobrar.
Guardar .- se debe utilizarlo solamente para grabar la informacin en el
computador y posteriormente se desee imprimir.

217
63

Fuente: www.monica-ecuador.blogspot.com: SOFTWARE DE CONTABILIDAD

Retornar .- permite salir de esta pantalla es cuando se desea retornar al men


general de facturacin.
Botones de orden de compra o cotizacin .- se muestra la columna de
botones en el lado izquierdo que nos pueden ayudar en la elaboracin del
documento.
Crear producto .- Tambin se activa presionando F2, permite crear un
producto en el inventario.
Ver producto.- Se activa presionando F3. Para seleccionar previamente un
producto que permite ver y comparar precios.
Lista de productos. - Se activa con F4 muestra una lista de productos la cual
es ordenada en forma alfabtica o por cdigo.
Descuento .- Seleccionando un producto de los productos ingresados y luego
se presiona este botn para aplicar un descuento porcentual.
Comentario.- es el recuadro es para ingresar hasta 4 lneas de comentarios.
Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan tambin con F8 y F9 se
usan para eliminar las lneas (o productos) que por error se han ingresado.
Nro. de serie.- permite ingresar el nmero de serie de algn producto.
Cliente.- Tambin se activa presionando tecla F12
Creacin rpida de productos .- Cuando no tiene el producto en su inventario,
solamente se ingresar el cdigo del producto y luego "enter", si el producto no
se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el producto en
forma rpida.
Columnas de orden.- es para ordenar los productos por alguna columna, por
ejemplo

por

cdigo,

por

descripcin

por

cantidad.
218

Fecha del pedido y fecha de entrega requerida: fecha de la elaboracin del


pedido,

la

fecha

en

la

que

se

va

llegar

bodega.

Trminos de entrega del producto y trminos de pago: de que manera, y en qu


tiempo va a llegar el producto, con los trminos de pago del producto.
Cantidad de artculos solicitados: la informacin de cuantos productos van a
llagar a bodega.
Descripcin:

descripcin

detallada

minuciosa

del

producto.

- Precio unitario y total


- Costo total de la orden
- Costo de envo, o de seguro si existe: costo de la orden si el costo es con
envi o no.
El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento
de contabilidad.
4.9.5 Contabilizacin:
Ejemplos de transacciones a utilizar en el sistema contable:
Transaccin de pago servicios profesionales:
Pago de servicios profesionales a Huber Arend persona natural sin contabilidad
por 150$

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

Parcial

Debe

510201004

Gasto Honorarios Profesionales

150

110204002

12% Iva Pagado Servicios

18

Haber

110102002

Bancos

153

210301004

10% Rte fte

15

P/r pago honorarios profesionales


Suman

168

168

219

Transaccin de compra de mercadera:


La empresa adquiere 8 unidades de Flash Memory Pen Drive Memoria Usb Kingston
Dt Mini Slim 4gb
en 18 c/u y 6 unidades del articulo Puntero laser a 14$ c/u se paga con cheque.
Almacenes LaserGlow y Coys SA Fact N 1456

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

Parcial

110301

Inventario Mercadera

Debe

Haber

29/07/2010
228

Flash Memory Pen

144

Puntero laser

84

110204001 12% Iva Pagado Bienes

27,36

110102002

Bancos

253,08

210301001

1% Ret Fte

2,28

P/r Adquisicin de mercadera


Suman

255,36

255,36

La empresa compra 2 unidades del articulo Cmara Fotogrfica Olympus Modelo Fe-5010 - 12 Mega Pixels en 220 $ paga el 50 % con cheque N 001
y la diferencia y nos conceden crdito personal Almacenes la Ganga, SA Factura N 457

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

110301

Inventario Mercadera

Parcial Debe Haber

29/07/2010
440

Cmara Fotogrfica Olympus


11020401

12% Iva pagado Bienes

440
52,8

110102002

Bancos

268,4

210102

Doc por Pag

220

210301001

1% Ret en la Fte

4,4

P/r Adquisicin de mercadera


Suman 492,8 492,8

220

Transaccin de venta de mercadera:


Se vende 2 unidades del Articulo Palanca Play Statiom 2, a 15$ c/u, nos pagan con cheque

Descripcin
Fecha

Cdigo

Cuenta

Parcial Debe Haber

29/07/2010
110205002 2% Impuesto Retenido

0,6

110101001 Caja

33

410104

Ventas
Palanca Play Statiom 2

210201001

30
30

12% IvaCobrado bienes

3,6

P/r venta de mercaderas


Suman 33,6

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

540101

Costo de Ventas

33,6

Parcial Debe Haber

29/07/2010

110301

26
Inventario mercaderas

26

26

Suman 26

26

2 Palanca Play Stat 2

P/r venta al costo

221

Transaccin de depsito de efectivo recibido:


Depositamos en la cuenta de la compaa todo el efectivo recibido hasta ahora

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

Parcial

Debe

Haber

29/07/2010
110102002 Banco

718,48

110101001

Caja

718,48

P/r deposito en cta cte


Suman

718,48

718,48

Transaccin de cancelacin de documentos por cobrar:

Nos cancelan la totalidad de documentos por cobrar presentados en el estado de


situacin inicial mediante un depsito bancario.

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

110101001

Caja

Parcial Debe Haber

29/07/2010

110202

444
Doct por Cobrar

444

P/r: cancelacin de documentos por


cobrar
Suman 444

444

222

Al siguiente da se deposita en bancos el efectivo de la transaccin anterior

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

110102002

Bancos

Parcial Debe Haber

29/07/2010
444

110101001

Caja

444

P/r:deposito en bancos
Suman 444

444

Cancelamos por telfono 13$, pagamos mediante un cheque.


Ejemplo de transaccin de cancelacin de telfono:
Cancelamos por telfono 13$, pagamos mediante un cheque.

Descripcin
Fecha

Cdigo

Cuenta

Parcial Debe

Haber

29/07/2010
510201003 Gasto Telfono

13

11020402

1,56

12% Iva Pagado servicios

110102002

Bancos

14,3

210301002

2% Ret Fte

0,26

P/r: telfono del mes


Suman 14,56

14,56

223

Ejemplo transaccin de cancelacin de cuentas por cobrar:


Nos cancelan cuentas por cobrar correspondientes a la venta del 23 de mayo
del 2010, mediante un depsito bancario.

Descripcin
Fecha

Cdigo

Cuenta

Parcial Debe Haber

29/07/2010
110102002 Bancos

87,36

110202

Documentos por Cobrar

87,36

P/r: cancelacin de documentos por


cobrar
Suman 87,36 87,36

Ejemplo transaccin de deudas a proveedores:


Cancelamos 30% deuda a proveedores con cheque

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

210101

Proveedores

Parcial

Debe

Haber

29/07/2010

110102002

135
Bancos

P/r:

Cancela

deuda

135

proveedores
Suman

135

135

224

Ejemplo transaccin de extracto bancario:


Nos llega el extracto bancario donde encontramos que nos
debitaron 2 $ por concepto de certificacin de cheque 5 $ por emisin de chequera y
nos acreditaron $ 12 por concepto de intereses.

Fecha

Codigo

Descripcin
Cuenta

Parcial Debe

Haber

29/07/2010
110102 Bancos

12

51020106 Gasto Bancario


4201
110102

7
Intereses
Ganados

12

Bancos

P/r extracto bancario


Suman

19

19

225

Ejemplo transaccin de la liquidacin del IVA:

Registramos la liquidacin del IVA en el mes de julio

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

Parcial Debe

Haber

29/07/2010

210201001 12% IVA Cobrado Bienes


12%
110204001

Pagado

Bienes
12%

110204002

IVA

115,44

93,36
IVA

Pagado

Servicios

1,56

SRI por Pagar (IVA


210501006

por Pagar)

20,52

P/r liquidacin del IVA de julio

Suman 115,44

115,44

226

Ejemplo de transaccin para liquidar retencin en la fuente:


Se liquida la retencin en la fuente del mes de julio

Descripcin
Fecha

Cdigo

Cuenta

Parcial

Debe

Haber

29/07/2010
210301001 1% Retencin en la Fuente
SRI
210501006

por

7,78

Pagar

(Rte por Pagar)

7,78

P/r liquidacin de Retencin en


la Fuente
Suman

7,78

7,78

Ejemplo transaccin de cierre de cuentas:


Cerramos las cuentas de ingresos y gastos y establecemos la utilidad del ejercicio

Descripcin
Fecha

Cdigo

Cuenta

Parcial

Debe

410104

Ventas

1537

4201

Intereses Ganados

12

Haber

29/07/2010

540101

Costo de Ventas

848

510201006

Gasto Bancario

410107

Devolucin en Vts

590

510201003

Gasto Telfono

13

3103020012

Utilidad del Ejercicio

91

P/cerrar las cuentas de ingresos y


gastos
y establecer la utilidad del ejercicio
Suman

1549

1549

227

Y el sistema contable cierra automticamente los libros y hace la ultima


transaccin sea de la la utilidad del ejercicio y establecer la utilidad neta.

Descripcin
Fecha

Cdigo

Cuenta

Parcial

Debe Haber

29/07/2010
310302001 Utilidad del Ejercicio

91

Utilidad Neta del


310302005

Ejercicio

91

P/cerrar la utilidad del ejercicio y


y establecer la utilidad neta
Suman

91

91

4.9.6 Devolucin en compras


Transaccin de devolucin de la compra de mercadera:
De la compra anterior de las cmaras fotogrficas Olympus se devuelve 1 cmara Olympus
con cheque Factura N 484

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

Parcial

Debe Haber

210301001

1% Retencin en la Fuente

2,2

210102

Doc por Pag

244,2

29/07/2010

110301

Devoluc Compras
12%

110204001

Bienes

Iva

220

Pagado
26,4

P/r: devolucin en compras


Suman 246,4 246,4

228

4.10 Proceso de Ventas


En el proceso de ventas hay pautas que se debe de seguir antes de vender el
producto, y son muy importantes ya que sin estas el almacn podra caer en el
comprar un producto que no se vendera, o adquirir pocas unidades de algn
producto que no alcanzara a abastecer a los consumidores o compradores del
almacn.

4.10.1 Procedimientos
Pasos en el proceso de ventas:
Pre acercamiento.
Es el proceso de investigacin y de recoleccin de informacin sobre el cliente
que precede a la presentacin de ventas. Apariencia, Actitud y conociendo del
producto y cliente.
Cmo iniciar una venta:
Los primeros momentos en que un vendedor pasa con un posible cliente son
los ms importantes de toda la presentacin. Se tiene que lograr que ponga
atencin en el producto -"captar al posible cliente"-. Debe transformar la
atencin del cliente en inters positivo. Aqu estn los pasos a seguir para
adquirir la atencin y para pasar a la etapa de inters.
La entrevista comienza con un buen acercamiento, la cual el vendedor debe
preparar con mucho cuidado. Para tal objetivo debe hacer un estudio al detalle
del posible cliente, de modo que conozca:

229

Cules son sus necesidades, deseos, capacidad financiera y rasgos especficos


de carcter o de personalidad. Tambin efectuando preguntas de averiguacin
o escuchando sus comentarios.
Conocer el producto al detalle y el producto de la competencia.
Cmo lograr una buena impresin inicial:
El posible cliente debe convencerse de que el vendedor es una persona
inteligente, sincera y amigable. El vendedor debe venderse a si mismo antes de
esperar vender el producto.
Los factores bsicos que ayudan a causar una buena impresin son:
- Apariencia: buen vestir, arreglado...
- Actitud: positiva, amigable, inters por el problema, deseo de servirle.
- Conocimiento del producto: ventajas, completa, precisa, responder a cualquier
pregunta, de la competencia -ventajas y desventajas-, saber comunicarlos.
El cliente empieza consciente o inconscientemente a juzgar al vendedor en el
momento en que aparece ante l. Los tres factores son para que el cliente
decida dedicarle unos minutos al vendedor, es decir, para que pueda presentar
en forma efectiva su presentacin de ventas.
Es importante que el cliente vea que el vendedor cree en su producto, en su
compaa y en s mismo.
Acercamiento
Tener un propsito, un ambiente cordial, una slida declaracin inicial, interesar
los 5 sentidos del cliente, escuchar con atencin al cliente, determinar las
necesidades del cliente.
230

Pasos necesarios para lograr un buen acercamiento:


La visita debe tener un propsito: a los clientes les molesta perder su tiempo,
para eso tenemos que prepararnos y debemos visitar a los clientes y no esperar
que ellos vengan a nosotros.
Crear un ambiente cordial: que se inicie en forma amigable, as el cliente se
sentir en predisposicin a escuchar la presentacin. Para esto debe tener:
- Sonrisa franca y amistosa.
- Una actitud alentadora y considera.
- Hablar con claridad y seguridad -apretn de manos-.
- Debe conocer los nombres de sus clientes.
Preparar una slida declaracin o discurso inicial: Las primeras 25 palabras
que el vendedor da son las ms importantes de toda la presentacin. Se tiene
que planear, dando declaraciones especficas, para lograr la atencin y se tiene
que dar tiempo necesario para decir algo que capte el inters del cliente, como
son:
- Con una pregunta.
- Por la curiosidad.
- Por un inters especial.
- Con un obsequio.
- Con un servicio.
- Con una recomendacin.
- Con una exhibicin.
- Con algo sobre el producto.

231

Cmo preparar un acercamiento adecuado.


Esta es la etapa ms importante en las ventas, por que el cliente ve si es que el
producto hace lo que el vendedor dice.
El objetivo o lo que vendedor precisa es poner en la mente del consumidor,
para eso el tiene que transformar el inters que se form en la etapa de
acercamiento en deseo de adquirir el producto.
Presentacin de ventas
Hay que hablar de ventas y demostracin de las cualidades, prestaciones y
ventajas del producto.
Hay que hablar de ventas, presenta la proposicin de ventas al odo del cliente.
En una demostracin, presenta la proposicin de ventas a la vista, al tacto, al
olfato y al gusto. Esta puede convencer al cliente del valor que puede tener su
compra.
Manejo de objeciones
Del punto mximo, de un tercero, de la explicacin, de la demostracin, del
boomerang, de preguntas, de la negacin directa.
Ambas presentan obstculos que pueden impedir al vendedor realizar la venta.
Las objeciones son puntos de diferencia honestos, son razones vlidas para no
comprar. Las objeciones deben ser bien recibidas, pues estas nos dan la pauta
de que el cliente se est comprometiendo con la presentacin de ventas.
Las excusas son falsas razones que no desea comprometerse con la compra.
Hay que anticiparse a las objeciones, as se intercalan las respuestas a esas
objeciones. Generalmente se utiliza el anlisis de objeciones, en donde el
vendedor examinara el producto desde el punto de vista del cliente.
232

Cierre
Hacer un anlisis de venta completa, relacionar las caractersticas de ventas
con los beneficios para el cliente, poner en relieve el beneficio clave, lograr
compromisos a lo largo de la presentacin, estar atento a cualquier seal de
compras.
Hacer una conversacin de venta completa. Hacer todos los pasos descritos
para una venta exitosa.
Relacionar las caractersticas de ventas con los beneficios para el cliente.
Poner en relieve el beneficio clave.
Lograr compromisos a lo largo de la presentacin.
Estar atento a cualquier seal de compras.
Tcnicas especficas para cerrar una venta.
Revisar los puntos de ventas -concentrar todas las caractersticas importantes
al cierre.
Comparar las ventajas con las desventajas -hacer una dualidad.
Asumir el cierre -estar convencido y tener una actitud de haber cerrado.
No ofrecer otra opcin -decisin de compra favorable, no darle de decidir entre
comprar o no.
Sugerir la posesin como si ya fuese suyo.
Hacer un cierre con un obsequio -darle algo gratis.

233

Hacer un cierre de ltima oportunidad -deseo de ganar, aprovechar la


oportunidad y el miedo de perder la ocasin.
Hacer un cierre de "es lo ltimo que tenemos" -tener lo mismo que los dems,
deseo de poseer algo y que est prohibido.
Hacer un cierre con narracin se basa en el xito del producto en otra persona.
Reducir las opciones -disminuyendo las opciones.
Hacer un cierre condicionado -mantener la factura, hoja de pedidos desde el
principio
Seguimiento
Comportamiento post-compra del cliente. Evaluacin del grado de satisfaccin
que mantiene. Valoracin del producto y de la marca por parte del consumidor.

Pasos a seguir a la hora de hacer una venta


Primeramente tenemos que tener una imagen correcta.
Establecer un leve contacto fsico es decir tratando de darle la mano al cliente
para predisponerlo a nuestro favor.
Utilizar el nombre del cliente pero no abusar de ello.
234

Tenemos que tener una actitud positiva frente al cliente.


Tener preparadas las "herramientas" para vender (folletos, carpetas, ofertas,
mapas, etc.).
Saber escuchar/ preguntar/ por el mismo orden.
Apoyarse en los compaeros si hay alguna duda.
El vendedor debe tener empata (ponerse en el lugar del cliente).
Forzar el cierre, intentar que el cliente no salga sin haber hecho una reserva,
quedan pocas plazas, reserva condicional (se le guarda por 4 das y si no lo
quiere se le anula) facilidades de pago.
Despedirse amablemente.
Seguimiento de la venta
Dejar lo que se est haciendo cuando un cliente nos requiere si suena el
telfono no contestar o contestarlo brevemente.
Actitud servicial incluso superando las propias competencias, es decir hacer
ms de lo que nos toca aunque no nos corresponda.
Valorar la personalidad del cliente, dependiendo de la personalidad del cliente
lo trataremos de una manera o de otra.
Usar un lenguaje comprensible para el cliente no utilizar el argot de agencias.

235

4.10.2 Flujo grama

O tambin:

236

4.10.3 Documentos a utilizar:


Facturas:

237

4.10.4 Forma de llenar los documentos:


Facturas:
- Se puede llenar las facturas con impuesto, sin impuesto, o aplicar diferentes
impuestos para diferentes productos.
- Nombre y direccin del almacn de Electrhogar
Factura nro. . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya
le presenta un nro. el cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se
puede cambiar ya que ha sido deshabilitada la funcin de reenumerar facturas,
en opcin de Parmetros esta opcin puede ser nuevamente activada)
Vendido a.- En este campo ingresar el cdigo de su cliente y luego presionar
ENTER, si el cdigo del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo
238

cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente,
seleccionar la opcin correspondiente y hacer un doble click sobre esta opcin
presionar ENTER.
Enviado a .- En este campo puede ingresar otra direccin diferente a la de su
cliente, por ejemplo si la entrega de la mercadera se va a realizar en otra
direccin. Ud. puede utilizar el botn de Buscar que se encuentra en dicho
recuadro para localizar una direccin en particular que pudiera pertenecer a otra
empresa (un embarcador por ejemplo).
Reg. Tribut.- Aqu puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente
este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el
RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Per, etc.). De acuerdo al pas que
haya elegido en lugar de Reg. Tribut. puede aparecer el equivalente (por
ejemplo RIF en Espaa). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el
nro. de Registro Tribut. sin necesidad de ingresar el cdigo del cliente, vea la
opcin de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parmetros.
Enviar.- Indicar la forma de envi de la mercadera. Aqu Ud. puede poner por
ejemplo Por Correo, Almacn, Su Almacn, etc.
Pago.- Hacer un click en la flecha que marca hacia abajo para ver las
diferentes formas de pago que tiene el cliente para cancelar la factura,
normalmente la transaccin es en efectivo, pero puede ser cambiada a
cualquier otro tipo.
Vend.- Se refiere al vendedor que est realizando la venta de la mercadera, en
algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede
dejarlo en blanco.
Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el
requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco.
Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de
239

compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en
este campo.
Fecha .- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a
10 das de la fecha del computador (la fecha de hoy), as mismo no puede ser
una fecha anterior a un perodo de cierre.
La mayora de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos
merecen algn comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del
producto este basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opcin de
Parmetros) entonces ste se mostrara sobre la columna de % el cual le indica
el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.
Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cd.
artculo y tipear el cdigo del item, si el producto es encontrado en el archivo del
inventario, entonces se le mostrara la descripcin. Si el artculo es nuevo, Ud.
puede crear este nuevo item sin salir del proceso de realizar una factura,
simplemente presionar el botn de Crea prod. (Crea producto) y llenar los
campos que se muestran en el computador.
Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior
izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad
a cancelar, si es al crdito dejar en cero este campo) , la referencia (una breve
descripcin del pago, ejemplo Pago cheque nro. xxxx) , y la fecha de
vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).
Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de
estos botones
Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro , es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no
salve la factura, sta no se encuentra en el sistema (solamente est en
pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta informacin se pierde).
240

Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el mdulo


de cuentas por cobrar.
Guardar .- Es igual que el botn descrito anteriormente pero no imprime la
factura, utilizar este caso cuando solamente desea grabar la informacin en el
computador y posteriormente quiera imprimir.
Retornar .- Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea
ingresar ms facturas y desea retornar al men general de facturacin.
Botones en facturacin .- cuando est realizando una factura, se muestran la
columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla, que le pueden ayudar
en la elaboracin del documento. Algunos de estos botones pueden ser
bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones
tienen el siguiente uso:
Crear producto .- Tambin se activa presionando F2 en su teclado. Le permite
crear un producto en el inventario, esta funcin es til si no desea salir del
proceso de facturacin. Esta funcin solamente puede estar activa si el
programa no tiene clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta
detallado en el captulo de inventarios
Ver producto.- Se activa tambin presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta funcin. Le permite ver y comparar
precios. Por ejemplo si desea saber cul fue el ltimo precio que le ofreci a un
cliente en dicho producto.
Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la
cual puede ser ordenada en forma alfabtica o por cdigo.
Descuento .- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y
luego presione este botn para aplicar un descuento porcentual. El descuento
solamente se aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser
impreso en la factura.
241

Comentario.- Seleccione una lnea en blanco en la factura (simplemente haga


un clic en una lnea en blanco) y luego presione el botn de comentario. Debe
mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 lneas de comentarios. Tiene la
opcin de crear comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un
comentario como Repuesto original despus de cada lnea, es preferible crear
el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.
Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan tambin con F8 y F9
respectivamente se usan para eliminar lneas (o productos) que por error se han
ingresado. O si desea ingresar una lnea de comentario un nuevo producto.
Nro. de serie.- Este botn permite ingresar el nmero de serie de algn
producto. Por ejemplo si Ud. est vendiendo 5 unidades de un modelo de
telfono celular, presione este botn para incluir una lista de los nmeros de
serie de dichos productos. Esta funcin es til para identificar ms adelante si
un producto ha sido vendido por su empresa. Por ejemplo si el cliente desea
retornar un telfono celular algunas semanas despus y no tiene la factura, con
el nmero de serie Ud. puede identificar la factura y realizar los ajustes
necesarios. Para ubicar el producto por nmero de serie simplemente usar el
botn de buscar ( ver)
Cliente.- Tambin se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de
facturas para el cliente que se ha seleccionado.
Pagos previos.- Este botn le muestra una relacin de pagos que se hayan
realizado para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que
estn abiertos. Por ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente
en cuatro pagos y al trmino de dichos pagos Ud. entrega la computadora y
hace la factura. Cada vez que su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en
Cuentas por cobrar. Al registrar el ltimo pago, Ud. retorna a crear una factura
y al presionar este botn se muestran todos los pagos. De all seleccionar el

242

pago ( pagos) que desea aplicar a dicha factura. Tambin puede usar este
botn para aplicar crditos o devoluciones que haya realizado para su cliente.
Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura,
estos procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboracin de la factura
y pueden ser deshabilitados ya que en algunos casos no son necesarios. Estos
procedimientos son:
Creacin rpida de productos .- Cuando se est facturando y Ud. no tiene el
producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el cdigo del producto y
luego "Entre", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una
pantalla para crear el producto en forma rpida (se ingresa solamente
descripcin, precio y costo).
Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por
alguna columna, por ejemplo por cdigo, por descripcin por cantidad.
bsqueda incremental.- Cuando est ingresando un producto se muestra
inmediatamente una tabla de cdigos cercanos de productos, Ud. puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el smbolo --->| ) y
luego usa las flechas de subir y bajar puede utilizar el ratn.
En Facturacin tenemos los reportes de ventas en los cuales se encuentran:
ventas por fechas, ventas por vendedor, ventas por clientes, ventas por ruc,
ventas por productos, ventas por trminos, etc.

243

4.10.5 Devolucin en Ventas

Transaccin de devolucin en venta de mercadera:


De la venta anterior nos devuelven una Palanca Play Statiom 2, por defecto de
fabricacin.
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
29/07/2010
410107 Devolucin en Ventas
Palanca Play Station 2
210201001 12% Iva Cobrado bienes
110102002
Bancos

Parcial Debe Haber


15
1,8
16,8

P/r: Devolucin en venta


Suman

16,8

16,8

Y registramos la venta al costo:


Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
29/07/2010
110301 Inventario Mercaderas
1 Palanca Play Station 2
540101
Costo Ventas

Parcial Debe Haber


13
13
13

P/r venta al costo


Suman

13

13

244

4.11 Proceso Contable


En el sistema contable la contabilidad se puede planificar, analizar e interpretar
las actividades financieras para este negocio.
Mdulo de contabilidad general en Mnica 8.5

245

Se ingresa en el modulo de contabilidad y tenemos las siguientes opciones


graficas:

Tenemos:
Plan de cuentas
Transacciones
Consultas
Reportes
Plan de cuentas
Diario general
Mayor general
Procesos
246

Memorizacin

Libro diario: aqu se ingresa las transacciones de la empresa

247

Lista de cuentas por cdigo

Libro Mayor

248

Kardex

249

Creacin de productos:

250

Ingresar mercaderia al
almacen:

251

Proceso de cierre de periodo

El Ciclo de la Contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el


ingreso de informacin en los libros y culmina con la emisin de los reportes
financieros.

252

En la emisin de reportes escogemos los reportes colocamos de que queremos


admitir el reporte , colocamos los meses que queremos de reporte y elegimos
porque medio queremos que sea admitida el reporte puede ser:
Pantalla
Impresora
Disco
Integracin Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Contabilidad. (Todos,
Egresos, Ingresos, Diarios).

Se pueden dar informes a todo momento en contabilidad (Estados Financieros),


diarios, mayores, balances, centro de Costos.

253

Balance general

254

Balance de Comprobacin

255

256

Estado de Resultados
Presenta los resultados econmicos del ejercicio en un lapso de tiempo,
relacionando los ingresos con los egresos (utilidad o prdida).

257

4.11.1 Proceso de compras:


Las rdenes de compra son documentos que se envan al suplidor en la cual se
confirma la compra de los productos.
Una orden de compra es un procedimiento donde se realiza una lista de
productos a comprar y se lo enva al suplidor.
Ahora lo primero que hace el almacn es buscar un distribuidor conocido el cual
dar a un precio razonable el electrodomstico que deseamos adquirir para la
venta en el almacn, en este caso es Samsung:
Primero lo localizamos en su pgina web

258

Luego de escoger el producto contactamos al distribuidor para hacer el


respectivo intercambio:

4.11.2 Documentos a utilizar:


Primero se ingresa al inventario, despus se escoge la opcin de compras, se
hace clic en la opcin crear, donde aparece la ventana de crear orden de
compra.

259

4.11.3 Orden de compra:


En esta ventana tenemos varias opciones como crear producto, listar producto,
descuentos, ordenado a, enviar a, y opcin de ayuda:

260

261

Hay la opcin de crear un nuevo producto en caso de que no exista

Y hay opcin de agregar nuevo proveedor o nuevo cliente de ser necesario

En este caso aremos un ejercicio para probar lo supuesto:

262

Se escoge o se cree un producto que no hay en el almacn, como calculadora


casio fx 570, se puede crear, modificar eliminar la orden de compra, las
ordenes de compras no afectan al inventario, a menos que se haga el
procedimiento de recibir la mercadera, es decir despus de haber enviado la
orden de compra al proveedor, ste nos enviar el pedido con su respectiva
factura.
Al presionar el botn recibir, se recibe la compra y se verifica las cantidades y
precios recibidos, luego se presionar el botn de aceptar y tambin procesa
automticamente los artculos del inventario.

Luego de hacer el pedido se presiona el botn recibir, y con eso la compra


estar ingresada al sistema y al almacn, esto afectara al inventario.

263

Este proceso siempre afectara al inventario:

4.11.4 Cotizacin:
La cotizacin es un mtodo que permite realizar requerimientos al proveedor
para que estimen precios sobre mercadera que se intenta comprar.
264

La forma de llenar la cotizacin es la misma manera que orden de compra, se


pone el nombre y direccin del almacn de Electrhogar, el nmero de orden de
compra, nombre y direccin del proveedor, fecha del pedido y fecha de entrega
requerida, trminos de entrega del producto y trminos de pago, cantidad de
artculos solicitados, descripcin, precio unitario y total, costo total de la orden,
costo

de

envo,

de

seguro

si

existe,

firma

autorizada,

y si se quiere hacer de esta una orden de compra simplemente se da clic en


convertir y ya est.

4.11.5 Forma de llenar los documentos:


El significado de las funciones son:
Cotizacin u orden de compra numero: el numero, el cual es consecutivo
Requerido a: en este campo ingresar el cdigo del proveedor y luego presionar
ENTER, si el cdigo del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo
cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente,
265

seleccionar la opcin correspondiente y hacer un doble click sobre esta opcin


presionar ENTER.
Enviado a: en este campo puede ingresar otra direccin diferente a la del
proveedor en Buscar que se encuentra en dicho recuadro para localizar una
direccin en particular que pudiera pertenecer a otro almacn.
Registro Tributario: Aqu puede ingresar el registro tributario del proveedor
Fecha: la fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a 10
das de la fecha del computador (la fecha de hoy), as mismo no puede ser una
fecha anterior a un perodo de cierre.
La mayora de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos
merecen algn comentario, por ejemplo si ha especificado que el precio del
producto este basado en un porcentaje sobre su costo entonces ste se
mostrara sobre la columna de % el cual le indica el porcentaje de incremento
sobre el costo que se ha aplicado.
Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cdigo
artculo y tipear el cdigo del item, si el producto es encontrado en el archivo del
inventario, entonces se le mostrara la descripcin. Si el artculo es nuevo,
puede crear este nuevo tem sin salir del proceso de realizar una factura,
simplemente presionar el botn de Crea prod y llenar los campos que se
muestran en el computador.
Guarda, imprime: le permite salvar la factura en el disco duro, es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Cuando la factura ha sido salvada se
genera al menos un registro en el mdulo de cuentas por cobrar.
Guardar: es igual que el botn descrito anteriormente pero no imprime la
factura, utilizar este caso cuando solamente desea grabar la informacin en el
computador y posteriormente quiera imprimir.

266

Retornar : le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea


ingresar ms ordenes y desea retornar al men
Crear producto: tambin se activa presionando F2 en su teclado. Le permite
crear un producto en el inventario, esta funcin es til si no desea salir del
proceso de facturacin. Esta funcin solamente puede estar activa si el
programa no tiene clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta
detallado en el captulo de inventarios
Ver producto: se activa tambin presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta funcin. Le permite ver y comparar
precios. Por ejemplo si desea saber cul fue el ltimo precio que le ofreci a un
cliente en dicho producto.
Lista de productos: se activa con F4. Le muestra una lista de productos la
cual puede ser ordenada en forma alfabtica o por cdigo.
Descuento: seleccione un producto de los productos que ha ingresado y luego
presione este botn para aplicar un descuento porcentual. El descuento
solamente se aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser
impreso en la factura.
Comentario: seleccione una lnea en blanco en la factura (simplemente haga
un clic en una lnea en blanco) y luego presione el botn de comentario. Debe
mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 lneas de comentarios.
Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan tambin con F8 y F9
respectivamente se usan para eliminar lneas (o productos) que por error se han
ingresado. O si desea ingresar una lnea de comentario un nuevo producto.
Numero de serie: este botn permite ingresar el nmero de serie de algn
producto. Por ejemplo si est vendiendo 5 unidades de un modelo de telfono
celular, presione este botn para incluir una lista de los nmeros de serie de
dichos productos. Esta funcin es til para identificar ms adelante si un
267

producto ha sido vendido. Por ejemplo si el cliente desea retornar un telfono


celular algunas semanas despus y no tiene la factura, con el nmero de serie
puede identificar la factura y realizar los ajustes necesarios. Para ubicar el
producto por nmero de serie simplemente usar el botn de buscar ( ver)
Creacin rpida de productos: Cuando se est facturando y

no tiene el

producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el cdigo del producto y


luego "Entre", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una
pantalla para crear el producto en forma rpida (se ingresa solamente
descripcin, precio y costo).
Columnas de orden: en algunos casos es necesario ordenar los productos por
alguna columna, por ejemplo por cdigo, por descripcin por cantidad.
Bsqueda incremental: Cuando se est ingresando un producto se muestra
inmediatamente una tabla de cdigos cercanos de productos,

puede elegir

productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el smbolo --->| ) y
luego usa las flechas de subir y bajar puede utilizar el ratn.

268

4.11.6 Contabilizacin:
Ejemplos de transacciones a utilizar en el sistema contable:
Transaccin de compra de mercadera:
La empresa adquiere 8 unidades de Flash Memory Pen Drive Memoria Usb Kingston Dt
Mini Slim 4gb
en 18 c/u y 6 unidades del articulo Puntero laser a 14$ c/u se paga con cheque.
Almacenes LaserGlow y Coys SA Fact N 1456

Fecha

Cdigo

Descripcin Cuenta

110301

Inventario Mercadera

Parcial Debe

Haber

29/07/2010
228

Flash Memory Pen

144

Puntero laser

84

110204001 12% Iva Pagado Bienes

27,36

110102002

Bancos

253,08

210301001

1% Ret en la Fte

2,28

P/r Adquisicin de mercadera


Suman 255,36 255,36

269

Primero ingreso al modulo de contabilidad, ingreso a los asientos contables doy


clic,

270

Ahora en el libro diario general doy clic en cerrar asiento en la cual aparece otra
ventana,

271

Sale otra ventana que muestra una lista de cuentas por cdigo las cuales toca
escoger cuales cuentas van hacer el asiento contable.

Y una vez acabado de hacer el asiento contable se aplasta al diario que


significa que guarda la transaccin.

272

Y el mismo proceso se hace para todas las transacciones

4.11.7 Devolucin en compras


Ejemplo de una transaccin de devolucin en compras en el sistema Mnica:
Transaccin de devolucin de la compra de mercadera:

De la compra anterior de las cmaras fotogrficas Olympus se devuelve 1 cmara Olympus


con cheque Factura N 484

Descripcin
Fecha

Cdigo

Cuenta

Parcial Debe Haber

29/07/2010
210301001 1% Retencin en la Fuente

2,2

210102

244,2

Documento por Pagar

110301

Devoluc Compras

220

110204001

12% Iva Pag Bienes

26,4

P/r: devolucin en compras


Suman 246,4 246,4

273

Primero ingreso al modulo de contabilidad, ingreso a los asientos contables doy


clic,

274

Ahora en el libro diario general doy clic en cerrar asiento en la cual aparece otra
ventana,

275

Sale otra ventana que muestra una lista de cuentas por cdigo las cuales toca
escoger cuales cuentas van hacer el asiento contable.

Esta es la transaccin de la devolucin en compra y se adiciona al libro diario.

276

4.11.8 Proceso de Ventas


Despus de seguimiento al cliente y la investigacin y de recoleccin de
informacin, cuando el cliente desea adquirir el producto se procede a hacer la
facturacin de esta manera:
En Mnica accedemos a Facturacin en lo cual se encuentra:
Registro e Impresin de Facturas, Notas de Crdito y Cotizaciones (Bienes y
Servicios con/sin IVA).
Definicin de Plazos de Crdito por cada Factura.
Control de Inventarios Multibodega en lnea.
Definicin de Mltiples Formas de Pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito,
Afiliados, etc.)
Diferentes Diseos de Facturas.
Contabilizacin Automtica Ventas y Caja.
Integracin Inventarios, Cuentas por Cobrar, Tesorera.

277

4.11.9 Documentos a utilizar:

4.11.10 Forma de llenar los documentos:


Factura nro. . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya
le presenta un nro. el cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se
puede cambiar ya que ha sido deshabilitada la funcin de reenumerar facturas,
en opcin de Parmetros esta opcin puede ser nuevamente activada)
Vendido a.- En este campo ingresar el cdigo de su cliente y luego presionar
ENTER, si el cdigo del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo
cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente,
seleccionar la opcin correspondiente y hacer un doble click sobre esta opcin
presionar ENTER.
Enviado a .- En este campo puede ingresar otra direccin diferente a la de su
cliente, por ejemplo si la entrega de la mercadera se va a realizar en otra
278

direccin. Ud. puede utilizar el botn de Buscar que se encuentra en dicho


recuadro para localizar una direccin en particular que pudiera pertenecer a otra
empresa (un embarcador por ejemplo).
Reg. Tribut.- Aqu puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente
este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el
RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Per, etc.). De acuerdo al pas que
haya elegido en lugar de Reg. Tribut. puede aparecer el equivalente (por
ejemplo RIF en Espaa). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el
nro. de Registro Tribut. sin necesidad de ingresar el cdigo del cliente, vea la
opcin de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parmetros.
Enviar.- Indicar la forma de envi de la mercadera. Aqu Ud. puede poner por
ejemplo Por Correo, Almacn, Su Almacn, etc.
Pago.- Hacer un click en la flecha que marca hacia abajo para ver las
diferentes formas de pago que tiene el cliente para cancelar la factura,
normalmente la transaccin es en efectivo, pero puede ser cambiada a
cualquier otro tipo.
Vend.- Se refiere al vendedor que est realizando la venta de la mercadera, en
algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede
dejarlo en blanco.
Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el
requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco.
Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de
compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en
este campo.
Fecha .- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a
10 das de la fecha del computador (la fecha de hoy), as mismo no puede ser
una fecha anterior a un perodo de cierre.
279

La mayora de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos


merecen algn comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del
producto este basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opcin de
Parmetros) entonces ste se mostrara sobre la columna de % el cual le indica
el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.
Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cd.
artculo y tipear el cdigo del item, si el producto es encontrado en el archivo del
inventario, entonces se le mostrara la descripcin. Si el artculo es nuevo, Ud.
puede crear este nuevo item sin salir del proceso de realizar una factura,
simplemente presionar el botn de Crea prod. (Crea producto) y llenar los
campos que se muestran en el computador.
Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior
izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad
a cancelar, si es al crdito dejar en cero este campo) , la referencia (una breve
descripcin del pago, ejemplo Pago cheque nro. xxxx) , y la fecha de
vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).
Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de
estos botones
Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro , es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no
salve la factura, sta no se encuentra en el sistema (solamente est en
pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta informacin se pierde).
Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el mdulo
de cuentas por cobrar.
Guardar .- Es igual que el botn descrito anteriormente pero no imprime la
factura, utilizar este caso cuando solamente desea grabar la informacin en el
computador y posteriormente quiera imprimir.

280

Retornar .- Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea


ingresar ms facturas y desea retornar al men general de facturacin.
Botones en facturacin .- cuando est realizando una factura, se muestran la
columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla, que le pueden ayudar
en la elaboracin del documento. Algunos de estos botones pueden ser
bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones
tienen el siguiente uso:
Crear producto .- Tambin se activa presionando F2 en su teclado. Le permite
crear un producto en el inventario, esta funcin es til si no desea salir del
proceso de facturacin. Esta funcin solamente puede estar activa si el
programa no tiene clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta
detallado en el captulo de inventarios
Ver producto.- Se activa tambin presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta funcin. Le permite ver y comparar
precios. Por ejemplo si desea saber cul fue el ltimo precio que le ofreci a un
cliente en dicho producto.
Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la
cual puede ser ordenada en forma alfabtica o por cdigo.
Descuento .- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y
luego presione este botn para aplicar un descuento porcentual. El descuento
solamente se aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser
impreso en la factura.
Comentario.- Seleccione una lnea en blanco en la factura (simplemente haga
un clic en una lnea en blanco) y luego presione el botn de comentario. Debe
mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 lneas de comentarios. Tiene la
opcin de crear comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un
comentario como Repuesto original despus de cada lnea, es preferible crear
el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.
281

Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan tambin con F8 y F9


respectivamente se usan para eliminar lneas (o productos) que por error se han
ingresado. O si desea ingresar una lnea de comentario un nuevo producto.
Nro. de serie.- Este botn permite ingresar el nmero de serie de algn
producto. Por ejemplo si Ud. est vendiendo 5 unidades de un modelo de
telfono celular, presione este botn para incluir una lista de los nmeros de
serie de dichos productos. Esta funcin es til para identificar ms adelante si
un producto ha sido vendido por su empresa. Por ejemplo si el cliente desea
retornar un telfono celular algunas semanas despus y no tiene la factura, con
el nmero de serie Ud. puede identificar la factura y realizar los ajustes
necesarios. Para ubicar el producto por nmero de serie simplemente usar el
botn de buscar ( ver)
Cliente.- Tambin se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de
facturas para el cliente que se ha seleccionado.
Pagos previos.- Este botn le muestra una relacin de pagos que se hayan
realizado para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que
estn abiertos. Por ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente
en cuatro pagos y al trmino de dichos pagos Ud. entrega la computadora y
hace la factura. Cada vez que su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en
Cuentas por cobrar. Al registrar el ltimo pago, Ud. retorna a crear una factura
y al presionar este botn se muestran todos los pagos. De all seleccionar el
pago ( pagos) que desea aplicar a dicha factura. Tambin puede usar este
botn para aplicar crditos o devoluciones que haya realizado para su cliente.
Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura,
estos procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboracin de la factura
y pueden ser deshabilitados ya que en algunos casos no son necesarios. Estos
procedimientos son:

282

Creacin rpida de productos .- Cuando se est facturando y Ud. no tiene el


producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el cdigo del producto y
luego "Entre", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una
pantalla para crear el producto en forma rpida (se ingresa solamente
descripcin, precio y costo).
Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por
alguna columna, por ejemplo por cdigo, por descripcin por cantidad.
bsqueda incremental.- Cuando est ingresando un producto se muestra
inmediatamente una tabla de cdigos cercanos de productos, Ud. puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el smbolo --->| ) y
luego usa las flechas de subir y bajar puede utilizar el ratn.
En Facturacin tenemos los reportes de ventas en los cuales se encuentran:
ventas por fechas, ventas por vendedor, ventas por clientes, ventas por ruc,
ventas por productos, ventas por trminos, etc.

283

4.11.11 Devolucin en Ventas


Cuando un cliente realiza una devolucin de un producto, por alguna razn:
producto daado, producto incompleto entonces se puede realizar una
devolucin de mercadera.
Para ello simplemente hacer un click sobre la pestaa de Devoluciones en la
pantalla general de la facturacin y se muestra la pantalla con la lista de
devoluciones. El procedimiento para crear, modificar y/o eliminar una
devolucin es similar a realizar una factura.
Los productos pueden ser regresados al inventario MONICA pregunta si desea
retornar los productos a su almacn.

284

285

CAPITULO V
5.1 CONCLUSIONES
Analizando y examinando el sistema contable actual, se determina que el
mismo no es utilizado en toda su capacidad, porque el mismo no se adapta a la
operatividad de la empresa.
Revisando el plan de cuentas que la empresa usa para la jornalizacin, es decir
en el proceso contable, existen varias cuentas que no son utilizadas y otras que
no demuestran en realidad lo que sucedi en la transaccin, porque su
denominacin est mal realizada.
El sistema de facturacin presenta muchas fallas de carcter tcnico, en
algunos casos las ventas no fueron registradas, en otras hay confusin con la
codificacin.
Las cuentas por cobrar presenta en su anlisis, que existe un porcentaje muy
alto de cartera vencida que el sistema contable no lo detecta.
Del anlisis de cuentas por pagar se demuestra que la empresa demora mas
del tiempo lmite permitido por el proveedor para realizar los pagos.

5.2 RECOMENDACIONES
Se implementar el sistema contable Mnica 8.5 para el mejor manejo de la
contabilidad en el almacn.
Se capacitar al personal del rea de contabilidad para que conozcan de mejor
manera el uso del sistema.
Formar un equipo de trabajo para actualizar la informacin del almacn y
procesarla al da.

286

Se prepararn documentos que servirn de gua para un manejo ms rpido de


la informacin contable y financiera del almacn.
Se evaluar la implementacin del sistema contable se evaluara el proyecto y
se lo seguir paso a paso.
Se tomar en cuenta la complejidad y el tamao del almacn para seguir estos
pasos.
Este sistema contable nos dar la oportunidad de ver cuentas claras y exactas,
para ello es imperativo contar con herramientas informticas que desarrollen
efectivamente cuentas necesarias, inventarios y que la facturacin siempre est
canalizada dentro de la misma contabilidad.

287

5.3 Bibliografa
1. VILA Baray Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de
la investigacin
2.

ACOSTA Altamirano F.: Anlisis e


interpretacin de la administracin financiera, Ecuador, Primera Edicin
ao 2001

3. ARREGUI M. Jorge. Anlisis para el desarrollo empresarial, Per,


Primera Edicin, Ao 1988
4. ARREGUI M Patricia: Indicadores Comparativos, Per, Primera Edicin,
Ao 1994
5. DEVORA Yuliesky Cristo: Sistematizacin de la Informacin,
www.monografias.com
6. GMEZ V . Giovanny: Administracin Financiera, Ecuador, Segunda
Edicin, Ao 2003
7. EDITORIAL OCANO: Enciclopedia de Indicadores Financieros, 2004 I
edicin.
8. GERENCIE.COM: Contabilizacin y presupuestos.
9. GITMAN Laurense P.: Fundamentos para la administracin financiera,
Ecuador Primera Edicin Ao 1994
10. HANNINGTON Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su
empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
11. LOPEZ Arturo Elizondo: Proceso Contable, Editorial: Thomson
12. MONOGRAFIAS.COM: Sistemas de informacin contable.
13. PYME: Enciclopedia Practica de la Pequea y Mediana Empresa
14. POMBO Jos Rey: Contabilidad General, Ao (2004)
15. SANDOVAL R. Marco: Economa para empresa, Colombia, Primera
Edicin, Ao 2003
16. SEGOVIA J. Marlon Fabin .: Administracin y direccin de empresas,
Ecuador, Segunda Edicin, Ao 2001.

288

17. VCTOR Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas,


y pequeas , Ecuador, Primera Edicin , Ao 1999
18. VCTOR Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas,
y pequeas , Ecuador , Segunda Edicin , Ao 2004
19. WALS C. Sergio: Contabilidad General, Colombia, Primera. Segunda, y
Tercera Edicin.
20. WEBCACHE.GOOGLEUSERCONTENT.COM: anticipo impuesto renta
21. WWW.DERECHOECUADOR.COM: Retencin en la Fuente
22. WWW.SRI.GOB.EC/web/guest/169@public y
www.derechoecuador.com: Retencin en la Fuente
23. WWW.MONICA-ECUADOR.BLOGSPOT.COM: SOFTWARE DE
CONTABILIDAD
24. WWW.CCPP.ORG.EC y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
25. ZAPATA Pedro Sanchez: Contabilidad general, Sexta Edicin, ao 2008.

289

5.4 Glosario de trminos


Abono. Anotacin registrada en el Haber de una cuenta.
Actividad de intercambio. Denominacin genrica que se utiliza para englobar
en una definicin todas las actividades objeto de regulacin en el presente
procedimiento.
Actividades de Control. Son procedimientos que ayudan a asegurar que las
polticas de la direccin se lleven a cabo, y deben estar relacionadas con los
riesgos que ha determinado y asume la direccin. Las actividades de control se
ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de
la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos, conociendo los
riesgos se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.
Activo. Un recurso econmico propiedad del negocio que se espera produzca
beneficios en el futuro.
Activos a largo plazo. Un activo diferente al activo circulante. Cuentas cuyo
trmino se vence en un plazo mayor de 12 meses.
Activos Circulantes o corrientes. Un activo que se espera ser convertido en
efectivo, vendido o consumido, durante los prximos doce meses, o dentro del
ciclo normal del negocio si este es mayor de un ao, sin interferir la operacin
normal del negocio..
Activos Intangibles. Aquellos activos usados en la operacin de una empresa
pero que no tienen sustancia fsica y no son corrientes, Marcas, patentes,
software, etc. Un activo que no tiene forma fsica, un derecho especial sobre los
beneficios actuales y los que se esperan en el futuro.
Amortizacin. Un gasto que se aplica a los activos intangibles (y a los Activos
Diferidos llamados Gastos Diferidos) en la misma forma que se aplica la
depreciacin a los activos de planta y el agotamiento a los recursos naturales.
El clculo y registro contable de la amortizacin se efectuar mensualmente

290

como cancelacin sistemtica del costo de un activo intangible sobre el perodo


de su vida til. Tambin es la parte del valor de los gastos diferidos a largo
plazo o de los gastos de organizacin que pasa a formar parte del costo o gasto
de los ejercicios corrientes por concepto de la liquidacin peridica de estos
importes. La amortizacin de estos gastos se efectuar en el trmino que
establezca la Ley Fiscal del ecuador donde radica la agencia, y cuando esto no
est regulado por la Ley o ella conceda la potestad de fijar el plazo a la agencia.
Anlisis DAFO. Caracterizacin del entorno y la empresa que analiza de
manera conjunta: amenazas, oportunidades, fortalezas y oportunidades.
rea de Responsabilidad. Se define como un centro de actividad que
desarrolla un conjunto de funciones, al frente de la cual se encuentra un
responsable facultado para desplegar acciones de control encaminadas a que
las tareas asignadas al rea se desarrollen de forma eficiente. El rea de
responsabilidad constituye la base del esquema de direccin de las empresas,
por lo cual deben estar bien definidas en cada entidad. Una premisa bsica
para la determinacin de un rea de responsabilidad es que su jefe pueda
controlar y accionar sobre los gastos que en la misma se originan y
consecuentemente responder por su comportamiento.
Balance de comprobacin o de prueba. Una relacin de todas las cuentas del
mayor con sus saldos. Cuadro de dos columnas donde aparecen los nombres y
los saldos dbito y crdito de todas las cuentas del mayor.
Balance de comprobacin o de prueba ajustado. Una relacin de todas las
cuentas del mayor con sus saldos, despus de que los valores se han
modificado para incluir los asientos de ajuste hechos al final del perodo.
Balance de comprobacin o de prueba posterior al cierre. Relacin de las
cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, despus de asentar en el
diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el ltimo paso del ciclo
contable, posterior al cierre del perodo (cierre de las cuentas nominales),

291

asegura que el mayor est balanceado para el inicio del siguiente periodo
contable, consta nicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital.
Balance General o Estado de Situacin. Estado detallado, conocido tambin
como Estado Financiero, Estado de Activos y Pasivos, Estado de Recursos y
Obligaciones, Estado de Situacin o simplemente Estado, que muestra la
naturaleza e importe de los Activos, Pasivos, y Capital (activo neto) de un
negocio, en una fecha dada. Desde un punto de vista contable, el balance
general es una relacin de los saldos de las cuentas reales tomadas del libro
mayor despus del cierre de las cuentas nominales. Es una fotografa
instantnea de las operaciones de un negocio, que muestra los beneficios que
corresponden a las distintas clases de propietarios en el valor del activo neto o
lquido. Es un documento que muestra la situacin financiera de una entidad del
Sector Pblico o Privado, en una fecha determinada.
Balanceo de los Mayores. Establecer la igualdad de: a)-los dbitos totales y
los crditos totales en el mayor general, b)-el saldo de la cuenta de control de
las cuentas por cobrar en el mayor general y las sumas de las cuentas
individuales de clientes en el mayor auxiliar (Sub mayores) de cuentas por
cobrar y c)-el saldo de la cuenta de control de cuentas por pagar en el mayor
general y la suma de las cuentas individuales de acreedores en el mayor
auxiliar de cuentas por pagar.
Beneficio. Ganancia realizada por una empresa y que corresponde a la
diferencia entre los gastos requeridos para la produccin de un bien o de un
servicio y los ingresos correspondientes a la venta de los bienes producidos en
el mercado. Es la diferencia entre el Margen Bruto y el Costo Fijo.
Caja Chica. Un fondo que contiene una pequea cantidad de efectivo que se
utiliza para pagar los gastos menores.
Costo de facturacin

292

Es ms de facturacin que se basa en costos ms una cantidad adicional,


tambin conocido como el marcado.
Capital. En el sentido econmico equivale a los bienes de capital, es decir, al
conjunto de bienes de produccin (cantidad fsica ms bien que valor
monetario) acumulados, o riqueza representada por el excedente de la
produccin sobre el consumo. En otras palabras, es una abreviatura de los
bienes de capital o valor de capital, especialmente aquella porcin de los
recursos que se ha separado con el fin de asegurar la continuidad de las
actividades productivas. En el sentido contable, el capital es sinnimo de valor
neto, y se mide por el exceso de los activos sobre los pasivos. Esto es cierto,
prescindiendo de la forma de organizacin del negocio. En los casos de
propiedad nica, el capital est representado por la cuenta o cuentas que
sealan la responsabilidad del propietario hacia el negocio; en una sociedad,
por la suma de las cuentas de los socios; y en una corporacin, por la suma de
las distintas cuentas de capital, supervit y utilidades no distribuidas. En los
negocios, se hace una distincin entre el capital circulante y el capital fijo. El
capital circulante tambin es conocido como activo lquido que en el curso usual
del negocio se convierte en dinero, es decir, mercancas, cuentas por cobrar,
etc. En cambio, el capital fijo corresponde ms o menos al concepto de los
economistas en relacin con los bienes de produccin, y consiste en activos
que no se convierten en dinero en el curso usual del negocio, sino que se
utilizan para ocuparse del negocio. Est "inmovilizado" o "invertido" en activos
fijos, es decir, terrenos, edificios, maquinaria, equipos, etc. Derechos que tiene
el dueo del negocio sobre los activos (dinero o bienes), una vez cancelados
los pasivos.
Cartera. Conjunto de valores, efectos comerciales o pedidos de que dispone
una sociedad mercantil o industrial. Sociedad de cartera es una sociedad que
posee participaciones en valores mobiliarios. La Casa Matriz y las sociedades
de inversin son sociedades de cartera.

293

Cheque. Un cheque es una letra de cambio girada contra un banco, pagadera


a la vista. Usualmente, los cheques se clasifican bajo el ttulo general de letras
de cambio, pero stos difieren de aquellas en que adicionalmente implican que
han sido girados contra un depsito, y que siempre son pagaderos a la vista. Un
cheque es Un giro u orden contra un banco o establecimiento bancario que
significa que ha sido girado contra fondos depositados para el pago definitivo de
una cantidad determinada de dinero a la orden de una persona que aparece
mencionada en el mismo, a l o a su orden, o al portador, y pagadero a la
vista. Documento mercantil que representa una obligacin de pago para quien
lo emite a favor de un beneficiario. Un documento que le ordena al banco pagar
a la persona o negocio sealado el importe de dinero especificado. Orden de
pago que sirve a una persona (librador) para retirar, en su provecho o en
provecho de un tercero (tomador, tenedor o beneficiario), todos o parte de los
fondos disponibles de su cuenta.
Ciclo Contable. La secuencia de procedimientos contables aplicados al
registro, clasificacin y resumen de la informacin contable. El ciclo comienza
con el surgimiento de las transacciones comerciales y concluye con la
preparacin de los estados financieros. La secuencia de procedimientos
contables, incluyen el registro de las transacciones en el diario, la
memorizacin, la preparacin de una hoja de trabajo y Estados Financieros, el
ajuste y cierre de las cuentas y la preparacin del Balance de Comprobacin
despus del cierre. En resumen, es el proceso mediante el cual los contadores
elaboran los estados financieros de una entidad para un periodo especfico.
Clientes. Se le denomina en una entidad dada a una persona, establecimiento
comercial o entidad, que utiliza sus servicios, son los consumidores finales
Cobranza mediante el banco. Cobro de dinero realizado por el banco por
cuenta de un depositante.
Compras. El costo de las mercancas que compra una empresa para
revenderlas a los clientes en el curso normal de los negocios.

294

Compras netas. Las compras menos los descuentos y las devoluciones en


ventas.
Comprobantes. Modelos utilizados por las diferentes reas de la Sociedad,
como evidencia del cobro de los servicios vendidos y de los depsitos de
valores efectuados en la Caja Central o en las territoriales.
Comprobantes de Venta. Comprobantes que se emiten al concluir la venta de
servicios a clientes como evidencia del cobro de stos.
Consumo final. Representa el valor de los bienes y servicios destinados a la
satisfaccin directa de las necesidades individuales y colectivas.
Contrato. Instrumento jurdico que ampara y regula las obligaciones que deben
cumplirse entre las personas jurdicas o naturales que lo suscriben. Acuerdo
entre dos o ms personas que puede exigirse legalmente y mediante el cual las
partes adquieren derechos para determinadas acciones. Un contrato puede ser
escrito, oral o implcito, pero el contrato escrito no puede ser cambiado ni
impugnado por prueba verbal. Los elementos legales que se requieren para que
sea vlido son: (1) oferta y aceptacin; (2) consideracin (causa), si la ley lo
exigiere; (3) capacidad legal de las partes para contratar; (4) legalidad del
propsito; (5) existencia del consentimiento y (6) formalidades requeridas por la
ley. Un contrato puede ser un documento formal bajo sello, como por ejemplo,
una escritura o ttulo; un documento informal por escrito sin sello, por ejemplo,
un contrato simple, un pagar o un cheque. Instrumento jurdico que ampara y
regula las obligaciones que deben cumplirse entre las personas jurdicas o
naturales que lo suscriben.
Control Administrativo. Procedimiento de Control Interno que no tiene relacin
directa con la confiabilidad de los registros contables. Plan de organizacin,
mtodos y procedimientos que ayudan a los gerentes a lograr la eficiencia
operacional y el cumplimiento de las polticas de la compaa.

295

Costo de las mercancas vendidas o Costo de ventas. El costo del inventario


que el negocio ha vendido a los clientes; en la mayor parte de los negocios
comercializadores es el mayor gasto individual. Clculo que aparece de forma
separada en el estado de resultados para mostrar el costo de las mercancas
vendidas durante el perodo. Un mtodo sencillo para calcularlo es sumar al
costo neto de las compras el inventario inicial obteniendo el costo de las
mercancas disponibles para la venta y luego deducir de ste el valor del
inventario final.
Crdito. Trmino derivado de la palabra latina credo, que significa creo, y que
generalmente se define como la posibilidad de comprar con una promesa de
pago, o la posibilidad de obtener la propiedad de y recibir mercancas para el
disfrute en el presente aun cuando el pago se difiera a una fecha futura. Por
consiguiente, constituye una transferencia real y entrega de mercancas a
cambio de una promesa de pago en el futuro.
Cuentas por cobrar. Un activo, una promesa de recibir efectivo de los clientes
a quienes el negocio les ha vendido mercancas o prestado un servicio,
documentado por escrito mediante una factura emitida.
Cuentas por Pagar. Un pasivo, una obligacin de enviar efectivo por la compra
de una mercanca o el uso de un servicio, documentadas por escrito mediante
una factura recibida.
Dato. Es la personificacin material de la informacin, su base y es el resultado
de la observacin, representado en un lenguaje determinado y que es
independiente de la idea o efecto que pueda producir en utilizarlo.
Deber. Obligacin que afecta a cada persona de obrar segn los principios de
la moral, la justicia o su propia conciencia. Cuando en el texto de las normas se
utilicen las expresiones debe o deber para referirse a la responsabilidad del
auditor o de la unidad de auditora, deber entenderse que estn obligados a
observar las normas que sean aplicables a la auditora y necesarias para

296

alcanzar sus objetivos. Cuando se hayan cumplido esas normas, el hecho


deber revelarse en el informe de auditora.
Dbito. Un valor asentado en el lado izquierdo de una cuenta llamado Debe.
Trmino contable que significa un aumento del activo o una disminucin del
pasivo o patrimonio. En la contabilidad de la balanza de pagos, un dbito es
una partida de importacin (o equivalente).
Declaracin del impuesto estimado. Las personas independientes y otras
rentas no sujetas a retencin deben elaborar cada ao una declaracin del
impuesto estimado para el ao corriente y deben hacer pagos trimestrales del
mismo.
Depsitos. Saldos debidos a los depositantes de un banco; los fondos
acreditados a las cuentas de los depositantes. Los depsitos pueden
clasificarse de manera amplia en generales, especficos y especiales. Los
depsitos generales se componen de dinero o cheques y crditos bancarios.
Siempre que los depsitos sean de esta naturaleza, la relacin entre el banco y
el depositante es la de deudor y acreedor. El banco se convierte en propietario
del depsito. El depositante tiene un crdito contra el banco por el importe
depositado. Los depsitos especficos son aquellos que se efectan con un
propsito definido y por los cuales el banco acta en calidad de depositario,
como por ejemplo, dinero dejado para cubrir un pagar, o para adquirir valores.
Los depsitos especiales consisten en propiedades, excluido el dinero, por
ejemplo, bonos, acciones, pagars, plizas de seguro de vida y otros
documentos de valor, joyas, artculos de plata, vajillas, etc., que se entregan en
al establecer la relacin.
Depreciacin. Trmino contable que denota la disminucin en el valor de un
Activo Fijo Tangible debido a (1) deterioro fsico o desgaste natural; (2) el propio
tiempo desgasta gradualmente un bien de capital, independientemente de que
se utilice o no; y (3) las mejoras en la tcnica pueden reducir el valor de las
existentes al quedar stas obsoletas. El trmino tambin se refiere a un gasto

297

operativo efectuado para la reposicin final de un Activo a la terminacin de su


vida til, o para compensar la disminucin de su valor si no ha de reponerse.
Generalmente, la reduccin del valor de un activo. Tanto en la contabilidad de
las empresas como en la nacional, la depreciacin es la estimacin en valor
monetario del grado en que se ha "agotado" o gastado el equipo de capital en
un perodo dado. En esencia, es la parte del valor de los activos fijos que pasa
a formar parte del costo o gasto del ejercicio corriente por concepto del uso a
que son sometidos, por su obsolescencia fsica y moral. La distribucin
sistemtica del costo de un activo como gasto durante los aos de su vida til
estimada.
Depreciacin Acumulada. Contra cuenta o cuenta reguladora de activo que se
muestra como una deduccin de la cuenta del Activo Fijo Tangible
correspondiente, en el Balance General. La depreciacin que se hace a lo largo
de la vida til de un activo se acumula en esta cuenta.
Devoluciones y descuentos en ventas. La disminucin en el importe a recibir
por el vendedor por la devolucin de mercancas por el cliente o por haber
concedido al mismo un descuento sobre el importe que le debe al vendedor. Es
una contra cuenta de ingresos por ventas.
Diario, Libro de Diario. Un registro contable cronolgico de transacciones, que
muestra para cada transaccin los dbitos y crditos que se van a asentar en
las cuentas especficas del mayor. El tipo de diario ms sencillo se denomina
diario general. Aquel en que se van asentando da por da y por su orden todas
las transacciones y operaciones de la empresa o negocio. Constituye el punto
de partida del sistema contable de doble entrada. Las cantidades reflejadas en
el libro diario se copian en el libro mayor.
Documento por cobrar. Un activo demostrado por la promesa por escrito de
otra parte que da el derecho de recibir efectivo en el futuro (Letras de Cambio
emitida o Pagar recibido)

298

Documento por pagar a corto plazo. Un documento por pagar que vence en
el transcurso de un ao, una forma normal de financiamiento.
Documento por pagar. Un pasivo demostrado, una obligacin evidenciada por
la emisin de una promesa escrita formal para pagar una cierta cantidad de
dinero, usualmente con intereses, en una fecha futura (Letras de Cambio
aceptada o Pagar emitido).
Eficacia. Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos,
metas y otros efectos que se haba propuesto. Este aspecto tiene que ver con
los resultados del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe
comprobarse que la produccin o el servicio se cumplimente con la cantidad y
calidad esperadas; y que sea socialmente til el producto obtenido o el servicio
prestado.
Eficiencia. Se refiere a la relacin entre los recursos consumidos (insumos) y la
produccin de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje,
comparando la relacin insumo produccin con un estndar aceptable
(norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor nmero de
unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos. Trabajar con
eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades
siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado
o minimiza el insumo de un resultado dado.
Facturacin. Accin y efecto de facturar. Conjunto de operaciones contables
que comprenden desde el simple registro de pedidos hasta la contabilizacin y
control estadstico de los elementos de la factura.
Formularios. Forma ms usual de captar informacin, cuyo objetivo es
asegurar la transmisin efectiva de la informacin
Ganancia. Un aumento en el capital del propietario que no es resultado de un
ingreso o una inversin que realice el propietario de negocio.

299

Ganancia o prdida de capital. La diferencia entre el costo de un bien capital y


el valor recibido de su venta.
Gasto: Representan el monto total, en trminos monetarios, de los recursos
materiales, laborales y financieros utilizados durante un perodo cualquiera, en
el conjunto de la actividad empresarial. Por ejemplo: ocurre un gasto, en la
medida que utilizo el inventario almacenado, el pago del salario, depreciacin
de activos fijos, etc. Refleja el consumo de cualquier recurso durante un
perodo de tiempo, con independencia de su destino dentro de la empresa, por
ello comnmente se afirma que el costo antes de ser costo fue gasto.
Mayor. El libro de las cuentas. Ver definicin de Libro mayor
Mayor Auxiliar o Sub Mayor. Libro de cuentas que proporciona detalles que
respaldan los saldos individuales, el total de los cuales aparece en una cuenta
en el Mayor general. El total de las cuentas de un mayor auxiliar es igual al
saldo de la cuenta de control respectiva del mayor general o Libro Mayor.
Pagar. Una promesa escrita formal de pagar un valor prestado ms los
intereses en una fecha determinada. Documento por el cual una persona
(natural o Jurdica) se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha
a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden,
es decir, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.
Una promesa por escrito de pagar un importe de dinero especificado en una
fecha futura en particular.
Proceso de negocio de largo plazo
Se refiere a un conjunto de actividades necesarias para lograr un resultado
comercial. Each business process will have inputs, methods and outputs. Cada
proceso de negocio tendr insumos, mtodos y resultados.

300

Seguridad de la aplicacin
Es el proceso de proteccin de la informacin y sus aplicaciones de datos
accidental o intencional de la modificacin no autorizada, destruccin o
divulgacin. La proteccin incluye la confidencialidad, integridad y disponibilidad
de estas aplicaciones y sus datos.
Pasivos corrientes y a largo plazo. Los Pasivos corrientes y a largo plazo son
las deudas u obligaciones financieras de una entidad, cuyos compromisos de
pago excedan o no los doce meses, respectivamente. Pueden estar
constituidos

por

los

siguientes

conceptos:

1)-Obligaciones

simples

documentadas provenientes de la adquisicin de bienes y servicios vinculados


con la actividad de la entidad, adquiridos para su consumo o venta sin
transformacin, o para su procesamiento y posterior consumo o venta, 2)Prstamos recibidos de entidades financieras locales o extranjeras, de
organismos

internacionales

bilaterales

multilaterales

de

crditos,

documentados o no, que se emplean en la actividad de la entidad, ya sea con


fines especficos o para la adquisicin de bienes, conforme lo determinen las
respectivas

clusulas

contractuales

para

cada

caso,

3)-Operaciones

provenientes de obligaciones laborales, provisionales, fiscales o de otra


naturaleza como son sueldos, comisiones, premios, impuestos, etc., 4)-Ingresos
anticipados por futuras ventas de bienes o servicios.
Patrimonio. El exceso de los activos sobre los pasivos. El valor de la inversin
neta del propietario en una empresa ms las utilidades provenientes de
operaciones exitosas que se han retenido.
Sistema de contabilidad
El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para
identificar,

reunir,

analizar,

clasificar,

registrar

informar

sobre

las

transacciones de una entidad, as como mantener el registro del activo y pasivo


que le son relativos. El auditor debe obtener un entendimiento del sistema

301

contable de la entidad (incluyendo mtodos y registros) para procesar y


elaborar informacin financiera, debiendo considerar, entre otros, lo siguiente:
Las transacciones incluidas en las operaciones de la entidad que son
significativas para los estudios financieros; El procesamiento contable, desde el
inicio de una transaccin hasta su inclusin en los estados financieros; y,
El proceso de informacin financiera empleado para preparar los estados
financieros de la entidad, incluyendo las estimaciones contables y revelaciones
ms importantes.

302

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