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TAREA UNIDAD 3.
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

DUMAR GUTIRREZ PREZ

LYDA CONSUELO HERNNDEZ ALBARRN
SANDRO SALAZAR PINEDA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
GESTIN DOCUMENTAL II
CUARTO SEMESTRE G3
BOGOT BUCARAMANGA - SOACHA
2015

TAREA UNIDAD 3.
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

DUMAR GUTIRREZ PREZ

LYDA CONSUELO HERNNDEZ ALBARRN
SANDRO SALAZAR PINEDA

Profesora
LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
GESTIN DOCUMENTAL II
CUARTO SEMESTRE G3
BOGOT BUCARAMANGA - SOACHA
2015

CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. TAREA 3. UNIDAD 3
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

CONCLUSIONES

35

BIBLIOGRAFA

36

INTRODUCCIN
Con este trabajo se pretende abordar acerca del ciclo vital de los documentos,
cada uno de los procesos de Gestin Documental y todo lo relacionado con
estos temas; tambin se citan decretos y parte de la normatividad de la Gestin
Documental; de igual forma describiendo los procesos de clasificacin,
ordenacin y descripcin documental, as mismo afianzando conocimientos
sobre los valores primarios y secundarios de los documentos de acuerdo a sus
etapas.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
- Conocer a fondo todo lo relacionado con las diferentes etapas del ciclo de vida
del documento.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
- Definir el ciclo vital de los documentos, fases y/o etapas.
- Citar decretos de la normatividad de Gestin Documental como es el caso de
los Acuerdos No. 03, 04 y 05 de 2013 en lo relacionado con el comit interno de
archivo y la tabla de retencin documental.
- Identificar los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin documental.

1. TAREA 3 UNIDAD 3.
ETAPAS CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
1.1 CUESTIONARIO
1.1.1 Qu son las Agrupaciones Documentales?

QU SON LAS
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES?

Conjunto de documentos concebidos

por una unidad administrativa, en el
ejercicio de sus funciones, y de
acuerdo a su jerarqua ilustrada en el
organigrama
origina
fondos,
secciones, subsecciones, series y
subseries
documentales
respectivamente. Ejemplo: Alcalda de
Bogot.

FONDO DOCUMENTAL

Es la mayor agrupacin documental,

que existe en un archivo y pertenece al
"conjunto de documentos que est en
cualquier formato o soporte, que se
produce orgnicamente y que son
reunidos y utilizados por una persona
natural o jurdica en el ejercicio de sus
actividades".

SECCIN DOCUMENTAL

Unidad Administrativa que produce

documentos.
Ejemplo:
Direccin,
Secretaria
General,
Tesorera,
Contabilidad, Recurso Humano, etc.
(Acuerdo No. 027 de 2006. Consejo
directivo del A.G.N.).

SUBSECCIN DOCUMENTAL

Subdivisin de la seccin documental

(divisin administrativa) en algunos
casos la subseccin recibe el nombre
de Oficina, Divisin o Seccin. Es as
que la subseccin tiene a su cargo
funciones y actividades especficas
dentro
de
esa
seccin
respectivamente.
.

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

UNIDAD DOCUMENTAL

SIMPLE

COMPLEJA

Compuesto por un
solo tipo
documental,
ejemplo: formatos
de hojas de vida.

Compuesto por
varios tipos
documentales.
Ejemplo: Historia
Laboral

Es el conjunto de documentos que son

producidos por un rgano competente
en el desarrollo de sus funciones
regulado por una misma norma legal.
Nace como producto llevada a cabo
por personas naturales o jurdicas,
siendo el testimonio material de sus
funciones. Ejemplo: ACTAS

Conjunto
de
unidades
documentales que forman parte de
una serie y su jerarquizacin,
identificadas de forma separada de
sta por su contenido y sus
caractersticas
especficas.
Ejemplo:
Actas de la Junta directiva.

Elemento indivisible y fundamental de

una serie documental, que puede estar
constituida por un solo Documento
(simple), o por un conjunto de ellos
(compuesta) que conforman un
expediente. Resultado fsico llevada a
cabo en unidades administrativas por
funciones previamente asignada.

1.1.2 Defina clasificacin, ordenacin archivstica y descripcin:

Clasificacin
Labor en la cual se
identifica y establecen
las series que compone
una
agrupacin
documental
(fondo,
seccin,
subseccin)
basado
en
el
organigrama
o
estructura
organizacional.
Para
hacer una clasificacin
hay que identificar y
tener en cuenta: 1) la
procedencia,
2)
la
estructura y 3) las
funciones.
De
igual
forma
tiene
como
fundamento basarse en
los
principios
de
procedencia y principio
de orden original.

Ordenacin
Archivstica
Es la actividad a travs
de la cual se da la
respectiva
disposicin
fsica a los documentos.
En
otras
palabras
identifica qu documento
va primero y cul va
despus.
Se le conoce tambin
como el testimonio de la
gestin de los trmites
que dieron origen a tales
documentos
Se tiene en cuenta la
ecuacin organizacin =
clasificacin
+
ordenacin
+
descripcin.

Descripcin
Se le conoce como proceso
o actividad de anlisis de la
documentacin
de
un
archivo, as mismo por
ende las agrupaciones pero
materializado
en
representaciones
para
poder identificar, localizar y
recuperar la informacin de
esos documentos que son
utilizados en un futuro para
la gestin y la investigacin
respectiva de un tema
especfico.

Fuente: Todas las imgenes son tomadas de los vdeos,

mediante la captura de pantallazos y adaptadas posteriormente.

1.1.3 Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

a. Ordenacin: es el paso consecutivo y complementario inmediatamente
despus de la clasificacin, labor archivstica en la cual se establece fsicamente
la secuencia natural de la produccin de los documentos al interior de las series
y stas a su vez al interior de las secciones.

b. Organizacin de Archivos: son las diferentes maneras en las que puede ser
organizada la informacin de los archivos, as mismo las diferentes formas en
dicha informacin puede tener acceso en un momento dado. Se contempla dos
niveles de visin de los archivos (el nivel fsico y el nivel lgico), por lo cual se
puede hablar tambin de dos aspectos de organizacin importantes de archivos:
organizacin de archivos lgicos y de archivos fsicos.
1.1.4 Qu se refleja con la Clasificacin?
La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal forma que las
agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que
conforman la institucin, por ejemplo: el fondo documental ser la entidad, las
secciones son las dependencias de mayor jerarqua y las subsecciones son los
grupos de trabajo. A su vez todos los documentos e informacin, siguen
procedimientos administrativos y misionales los cuales se vern reflejados en
una clasificacin documental la cual permite detectar la produccin documental
empleada en la Institucin y de esta manera, facilita la codificacin de las series
y subseries documentales producidas en los archivos en desarrollo de funciones
especficas asignadas a cada dependencia.
De igual forma por medio del Cuadro de Clasificacin Documental (CCD) a
cada documento se le establece un cdigo numrico que lo distinguir, por lo
cual permite su vinculacin con los otros documentos relativos a un mismo
asunto en un expediente o una serie, para que posteriormente surja de una
exacta localizacin dentro del sistema de archivo.
En su defecto la finalidad de la clasificacin dentro de una entidad ser
recuperar los expedientes de una manera organizada, rpida, segura, codificada
y que corresponda a la solicitud que genere mediante un trmite administrativo,
igualmente de acuerdo a los tiempos de retencin asignados en la Tabla de
Retencin Documental (T.R.D.) debe corresponder a que la documentacin est
en alguna de las tres instancias que se pueden encontrar dentro del Archivo
Institucional (archivo de gestin, archivo central y archivo histrico).
Por lo tanto la clasificacin no determinar cmo deber arreglarse la
documentacin dentro de cada una de las agrupaciones documentales,
sencillamente se describe cules son los de cada unidad administrativa, a qu
funcin corresponde y cual serie pertenece.
1.1.5 Qu implica la clasificacin?
Como proceso archivstico, el proceso de la clasificacin permite la identificar y
agrupar sistemticamente los documentos semejantes pero con caractersticas
comunes, y tiene como base la estructura orgnico-funcional (estructura

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organizacional) de las instituciones as como los trmites administrativos que

adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones a travs del tiempo.

PROCEDENCIA

CLASIFICAR

IDENTIFICAR

ESTRUCTURA

FUNCIONES

1.1.6 En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada

uno de ellos?
La clasificacin se basa en dos principios, el principio de procedencia y en el
principio de orden original.
a. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: en este principio se permite identificar los
productores, las personas que crearon los documentos que pueden ser
institucionales que ataen a cualquier institucin o entidad (alcaldas, colegios,
clnicas, hospitales, etc.) y administrativos (seccin, subseccin, unidades
administrativas, dependencias, gerencia, direccin, tesorera, etc.) pero con base
a la estructura orgnica. En conclusin este principio debe aplicarse a toda
entidad, inclusive a cualquier unidad por ms pequea que sea pero a la vez que
cumpla funciones definidas y determinadas que tengan una responsabilidad
directa.
PROCEDENCIA
Municipio de Bucaramanga
Secretara de Salud
Grupo Copasst (Comit Paritario
Salud y Seguridad en el trabajo)
Recurso Humano

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo Documental Alcalda de Bucaramanga
Seccin Documental
Subseccin Documental
Subseccin Documental

b. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: este principio se emplea a partir del

conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en
que fue producido o generado ese documento para el posterior desarrollo de su
trmite. De igual forma se le conoce como secuencia administrativa de la

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produccin de los documentos los cuales tienen relacin con las unidades
documentales plasmadas en actividades para resolucin de los asuntos. Para que
se cumpla debe preservar las interrelaciones documentales innatos o sea respetar
el estatus al lugar que ocupe en cualquier trmite. O sea casa carpeta o unidad
documental deber tener la documentacin que le compete a ese asunto.

Fuente: Imgenes tomadas de las diapositivas del material que tiene la empresa
Archivsticos Gestin Documental S.A.S., utilizada en sus capacitaciones.

1.1.7 Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?
Las funciones bsicamente entran a determinar las series que corresponden a
cada agrupacin de documentos, ya que son el resultado de actuaciones
reguladas por normas de procedimiento en cumplimiento de los objetivos
encomendados en cada seccin o dependencia. Se resalta que las funciones
comunes son funciones administrativas que apoyan el ejercicio de las
competencias de una entidad; en cambio las funciones especficas son las
encargadas de desarrollar la misin de la institucin, y algo muy importante es que
se constituye en la razn de ser, y pueden ser delegadas en las reas tcnicas.

12

1.1.8 Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Se dan los pasos cuando se clasifican debidamente los documentos, ya que
stos deben reflejar la misin, objetivos y funcionamientos de la institucin que
los produjo (productor), para realizar efectivamente esta labor es necesario
adelantar las siguientes actividades en forma consecutiva o secuencial:
a. IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES: en este proceso de identifica
Agrupaciones Documentales, como es el caso de los Fondos documentales,
Secciones, y subsecciones, a partir de la informacin relacionada en los actos
administrativos de creacin y reconstrucciones del organismo productor y de las
estructuras organizaciones u organigramas. Se debe recopilar cierta informacin
como:

Fecha de creacin.
Fecha de supresin (si es el caso).
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad.
Organismos que la han precedido en el desempeo de las funciones
anlogas.
Organismos que heredan competencias.

b. ESTRUCTURA ORGNICA: aqu se identifican Secciones y Subsecciones

documentales las cuales estn relacionadas con la documentacin producida
por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo
en que estos se subdividen por lo tanto es necesario recopilar los actos
administrativos a travs de los cuales se legalizan los cambios estructurales de
la entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de
ellas son de nivel directivo y cules del subalterno. A travs del organigrama se
puede codificar todas las secciones y subsecciones que entran a jugar una
dinmica en la documentacin contenida en la T.R.D., hay que tener en cuenta:

Organigramas.
Creacin y supresin de dependencias.
Manuales de funciones.
Manuales de procedimientos.
Reglamentos internos.

c. SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: las series documentales y los

asuntos, son identificadas a travs de las funciones y actividades desarrolladas
por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Al
momento de desarrollar sus funciones, cada entidad establece trmites y
procedimientos que se reflejan en la produccin documental necesaria en la
cual juega un papel muy importante el inicio y fin de la accin administrativa. Los
documentos generados en el desarrollo de esta actividad da origen a una

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unidad documental que en su defecto reunidas con otras de estructura y

contenidos homogneos, conforman la serie documental. Hay funciones
especficas que identifican un asunto principal. Por otra parte los procedimientos
establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo que hace que
surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el ttulo o
denominacin del asunto principal se conoce como SERIE- y podra
subdividirse en ciertos nmeros de asuntos relacionados los cuales quedarn
indicados como subseries. Se debe tener presente que los asuntos hacen
referencia al contenido especfico de cada unidad documental que materializan
los trmites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para
resolverlos.
1.1.9 Qu son unidades documentales?
Unidades documentales son la unin de documentos que buscan generar una
accin administrativa que de acuerdo al trmite posterior realice la funcin
determinada con motivo de su creacin. La unidad documental divide en simple
(compuesta por una tipologa documental extensa de diferente clase) y
compuesta (puede tener varias tipologas de la misma clase), pero eso depende
de los documentos que hagan parte de esta unin. De igual forma se debe
conocer la definicin del concepto de tipologa documental siendo una pieza
documental, ya que es la unidad archivstica mnima que se conforma por un
solo documento completo .Ejemplo: carta, recibo de caja, formato de hoja de
vida, ley, resolucin, decreto, documento de identidad, etc.
1.1.10 Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.
a. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: es la que est conformada por una sola
tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva. Ejemplo: ACTAS.
Actas de Consejo Directivo, Actas de Consejo Acadmico, Actas de Evaluacin
y Promocin, las cuales poseen un consecutivo y un orden cronolgico de
produccin (la tipologa ser actas de reunin) con el fin de solucionar y realizar
ciertas labores administracin de esa junta directiva. Ejemplo:

Fuente: Imagen tomada de la cartilla de Ordenacin documental (captura de imgenes).

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b. UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: es la que est compuesta por una

variedad de tipologas documentales que van relacionadas con algo en comn.
Ejemplo: la unidad documental de la HISTORIA ACADMICA de Martha
Martnez Mrquez, la cual posee la ficha de matrcula, la fotocopia del
documento de identidad (registro civil de nacimiento y tarjeta de identidad),
certificados de estudio o boletines de calificaciones de otros colegios, fotocopia
del documento de salud, fotocopia del sisben, recibo de un servicio pblico.
Muchos documentos que se relacionan con un individuo, en este caso Martha
Martnez Mrquez, en funcin de ejecutar un programa acadmico de bachiller.
Ejemplo:

Fuente: Imagen tomada de la cartilla de Ordenacin documental (captura de imgenes).

1.1.11 Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos:

Tipo documental son las unidades de informacin contenidas en los documentos
y se clasifican en simples y complejos; de igual forma es toda aquella
informacin registrada y contenida sobre cualquier soporte material y que es
producido y conservado por las instituciones o personas, durante el desarrollo
de sus actividades a lo largo del tiempo de existencia de dicha entidad siendo
un testimonio de la actividad humana.
Por otra parte, los documentos pueden segn la finalidad que persiga
(dispositivos o imperativos, testimoniales o probatorios, informativos o
noticiosos, sustantivos o caractersticos, comunes o facilitativos), segn su clase
textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconogrficos (mapas,
planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.), autor o ente productor (pblicos y
privados), sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), segn su
funcin en el tiempo (documentos vitales como importantes, tiles no
esenciales), audiovisuales (cintas de video, pelculas cinematogrficas), segn
su tramitacin (corrientes, semicorrientes y no corrientes), electrnicos
(disquetes, CD-ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), soporte
(papel y cinta) y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera
plantear en el futuro.

15

1.1.12 Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas?

Fuente: Imgenes tomadas de las diapositivas del material que tiene la empresa
Archivsticos Gestin Documental S.A.S., utilizada en sus capacitaciones.

El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasan los
documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final (los ocho
pasos del PGD), siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente,
teniendo en cuenta los criterios establecidos desde su creacin por la entidad o
los valores adquiridos con el transcurso del tiempo de vida til del documento,
por lo tanto aqu se tiene en cuenta los valores primarios y secundarios de cada
documento (valores primarios como el valor administrativo, legal, fiscal, contable
y tcnico, o sea es cuando el documento es de utilidad para la administracin y
valores secundarios como el valor cultural, histrico y cientfico, o sea para la
ciencia y la investigacin futura).
A manera de conocimiento un poco ms all de lo que conocemos, la teora del
ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 por una comisin
Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de informacin que
posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los documentos no
solo en su organizacin sino tambin en la mayora de las entidades tanto
pblicas como privadas alrededor del mundo y que el desorden en todas las
instituciones ha sido el mnimo comn denominador.
Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los
documentos de archivo dentro de una organizacin (en la siguiente imagen se
muestra el ciclo vital de los documentos y los tipos de archivos, extractada de la
informacin dada por la docente):

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Fuente: Imgenes tomadas del material bajado de la bibliografa de la Unidad 3 (captura).

PRIMERA EDAD

Va desde la creacin del documento y el

trmite de la informacin que contiene. Su
consulta es permanente (documento de
gestin).

SEGUNDA EDAD

Informacin que no es consultada

frecuentemente pero que todava tiene un
valor primario o secundario por lo cual
deben conservarse como objeto de consulta
precaucionalmente.

TERCERA EDAD

Documentos que tienen valor secundario o

permanente, que se puede utilizar como
documento investigativo y para la ciencia.

Se destaca que cada etapa del ciclo vital del documento tiene relacin estrecha
con su permanencia en cada uno de los tres tipos o fases del archivo como son:
Archivo de Gestin (AG), Archivo Central (AC) y Archivo Histrico (AH) acorde
con la Tabla de Retencin Documental y la Tabla de Valoracin Documental.

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Los documentos de la primera fase forman parte del Archivo de Gestin pues su
consulta es permanente los cuales estn durante cinco aos en cada rea de
trabajo. Por el contrario la documentacin del Archivo Central, su uso es poco
recuente y su conservacin es inferior a 50 aos. Los documentos del Archivo
Histrico se conservan definitivamente por testimonio e historia de la institucin.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE TRAMITE
(FASE ACTIVA)

ARCHIVO DE CONCENTRACION
(FASE SEMIACTIVA)

1ETAPA
SELECCIN
DOCUMENTALPRELIMINAR

2ETAPA
SELECCIN DOCUMENTAL
FINAL

ARCHIVO HISTORICO
(FASE INACTIVA)

3ETAPA
GUARDA DEFINITIVA

VALORES SECUNDARIOS

VALORES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVO

LEGAL

EVIDENCIAL
TESTIMONIAL
INFORMATIVO

FISCAL
Fuente: Imagen hecha por la compaera Lyda Consuelo Hernndez A.

1.1.13 Segn el Artculo No. 9 del Decreto 2609 de 2012, los Procesos de la
gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y Trmite,
Organizacin, Transferencia, Disposicin de Documentos, Preservacin a
Largo Plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una

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entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que se
realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.
ALCALDA DE SUCRE - SANTANDER
PROCESO
EVIDENCIA

Planeacin: de acuerdo a la
informacin que se tiene, la
secretara va redactando el
documento a presentar.

Produccin: una vez tiene todos

los datos procede a elaborarlo en
un formato editor de texto. Y se
entrega a la persona encargada.

Gestin y Trmite: una vez es

entregado se procede a enviar
para darle el trmite
correspondiente.

Organizacin: a nivel de oficinas

van organizando la
documentacin, y aparte se est
terminando de organizar el fondo
documental acumulado de la
alcalda para cumplir la norma.
Transferencia: de acuerdo a las
polticas que se estn
implementando la informacin es
transferida al archivo central
previa acta e inventario nico
documental en formato digital.

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Disposicin de Documentos:
una vez se est arreglando la
informacin se procede a
ponerse en cajas y llevarse al
archivo central a los estantes
respectivos.

Preservacin a Largo Plazo: se

adecuada la informacin y en
caso de ser posible se le hace un
pequeo proceso de
conservacin de la informacin.

Valoracin: por ltimo, se entra

a determinar por los jefes de
rea la importancia de los
mismos para proceder a mirar la
opcin de conservacin total o
eliminacin de los mismos.
Fuente: Imgenes tomadas en el proceso archivstico que se est llevando a cabo en la Alcalda
Municipal de Sucre Santander, a cargo de la empresa Archivsticos Gestin Documental S.A.S.

1.1.14 identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental
que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico).
a. ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA: comprende toda la documentacin
de uso continuo por la misma oficina productora o quien lo solicite en un
momento dado. Su trmite se realiza para dar respuesta o solucin a algunos
asuntos. Aqu se desarrollan los procesos de: 1) Planeacin, 2) Produccin, 3)
Gestin y Trmite.
b. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: aqu se agrupan documentos
trasferidos por el archivo de gestin de una entidad u organizacin, su consulta
no es tan frecuente pero sigue con vigencia de acuerdo a los valores que
conserva an. Aqu se dan los procesos de: 4) Organizacin, 5) Transferencia,
6) Disposicin de Documentos.
c. ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE: es el trasferido desde el archivo
central, son documentos de valor informativo, histrico, testimonial y/o cultural

20

que se conserva en condiciones que garanticen su integridad y transmisin a las

generaciones futuras, por esto forma parte de patrimonio histrico. Aqu se dan
los procesos de: 7) Preservacin a largo plazo y 8) Valoracin.
1.1.15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin.
Dumar Gutirrez Prez Documento: CARTA COMERCIAL
ARCHIVO DE GESTIN
CARTA COMERCIAL (comunicacin oficial): documento privado, escrito y
formal, que tiene uso en el trfico comercial cuyo objetivo es mantener
comunicacin interempresarial con otros comercios, por ejemplo campaas
conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores,
para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o
elevar una queja por retardo de cumplimiento o algn defecto en la entrega; con la
clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles
vencimientos; con el pblico en general, para que conozcan la calidad de sus
productos o su buena atencin, o sus ofertas o sus servicios de postventa.
CARACTERSTICAS: las mrgenes deben ser as: superior entre 3 cm e inferior 3
cm; Lateral izquierdo entre 4 cm y 2 cm de Lateral derecho. Preferiblemente en
tamao carta para estandarizar los documentos que se producen.

PRESENTACIN DE LA CARTA: la carta se escribir en estilo Bloque extremo,

que consiste en iniciar todas las lneas en el margen izquierdo de las hojas.
ELEMENTOS O CAMPOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:
Cdigo: se debe dejar una interlnea despus del logotipo de la empresa, se
consigna el cdigo numrico de la dependencia, la serie y subseries que se asigna
en la Tabla de Retencin Documental.
Cdigo de la dependencia: Direccin Administrativa
1510.08.01
Cdigo de la serie: Contratos
Cdigo de subseries: Contratos Interadministrativos

21

Lugar de origen y fecha de elaboracin: se deja una o dos interlneas debajo

del cdigo, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de
una coma (,). La fecha de elaboracin se asigna en el Centro de Administracin
Documental, en el momento en que se radica la comunicacin.
Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas despus del lugar de
origen y consignar los siguientes datos en lneas independientes:
Santa Marta,
1. Ttulo acadmico en mayscula inicial.
2. Nombre del destinatario debe ir en mayscula sostenida
3. Cargo en mayscula inicial.
4. Nombre de la entidad u organizacin, ste debe ir en mayscula inicial y su acrnimo
o sigla en mayscula sostenida.
5. Direccin: se escribe sin abreviaturas, si contiene informacin complementaria como
bloque, apartamento, se debe escribir la palabra completa.
6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y seguido de una coma (,) el
departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe identificarse el pas en la misma
interlnea.

Ingeniero
JAVIER LEON HERNANDEZ
GERENTE GENERAL
Sonido Ltda.
Calle 9 No. 3-54, Santa Clara
BOGOT
Asunto: es quizs el dato ms importante dentro de una comunicacin oficial
(carta u oficio), se colocar a dos interlneas de los datos del destinatario la
palabra Asunto con mayscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar.
Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben
omitir artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido
de la frase. Se recomienda producir una comunicacin para cada asunto. En
ningn momento debe anotarse como asunto el nmero que trae la
comunicacin a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta
informacin se puede hacer en el primer prrafo del texto. Para una mejor
visualizacin en muchas partes se acostumbra a escribir ajustado al lado
derecho de la hoja. Ejemplo:
Asunto: Respuesta solicitud prstamo auditorio.
Saludo: se inicia dos interlneas abajo del asunto. Para las damas se
acostumbra el nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos.
Estimado o Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden
utilizar como saludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:

22

Cordial saludo doctor lvaro:

Alegra y complacencia lo saludamos y confirmamos
Texto: comienza a dos interlneas del asunto o del saludo independiente, si existe.
El prrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlnea libre separando cada
prrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensin del contenido y tener en
cuenta los siguientes puntos.

Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.
Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.
Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mnimo, un
prrafo de tres renglones.
No debe contener errores ortogrficos, gramaticales o de puntuacin.

Despedida: se utiliza a dos interlneas del ltimo prrafo del texto de la

comunicacin. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras
sencillas.
Despedidas terminadas en coma,
Atentamente, Cordialmente, sinceramente,
Remitente: se dispone a cuatro interlneas de la despedida. Nombre completo de
quien va a firmar la carta en mayscula sostenida, y en el siguiente rengln el
cargo que ocupa, en mayscula inicial.
Anexos: se debern detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas de
los datos del remitente; se enunciar la cantidad, y entre parntesis se relaciona el
nmero de folios y el tipo de anexo. Ejemplo:
Anexos: uno (20 folios).
Anexos: tres (8 folios, un CD y un audio).
Anexos: cinco (tres informes en 25 folios, un CD y un plegable).

Copias: se escribe la palabra copia seguida de dos puntos, a dos interlneas de

los datos del remitente o de la relacin de anexos, si existe. Deben relacionarse
los datos en este orden: tratamiento de cortesa o ttulo, nombre y apellidos, cargo
y nombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se
registra el nombre de sta. Ejemplo:

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Copia: Ingeniero Diego Santana, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A.

Seor Mario Ruiz Jefe de seguridad, ASEPECOL
Vicky Gonzlez, Directora Administrativa

Identificacin del transcriptor: se debe poner a dos interlneas del remitente o a

una de anexos o copias. Se escribir el nombre y apellido del o la trascriptora,
seguido de la palabra transcriptor en mayscula inicial. Se utiliza letra Arial,
tamao 8. Si hay ms participantes en la elaboracin del documento se debe
aclarar el papel desempeado por cada uno. Ejemplo:
Ejemplo 1:

Transcriptor: lucia nieves

Ejemplo 2:

Transcriptor: patricia Lpez

Revisor: Francy Mayorga

Archivar: todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio,

debe indicar en la parte final, a una interlnea del transcriptor, en letra arial
tamao 8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el nmero de ste y
el ao en el que se suscribi, de la siguiente manera: Escribir la frase Archivar
en: y luego de los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, segn sea
el caso, seguido, el nmero que identifica a cada uno, y luego el ao de
suscripcin.
Archivar en: Convenio 0523 de 2010
Archivar en: Contrato 0142 de 2009

NOTA: la carta original debe ir con la rbrica del remitente y las copias pueden ir
con facsmil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo
relacionado en el Decreto 2150 de 1995 Artculo 12. FIRMA MECNICA. Los
jefes de las entidades que integran la Administracin Pblica podrn hacer uso,
bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algn medio mecnico, en
tratndose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto
administrativo de carcter general, deber informar sobre el particular y sobre
las caractersticas del medio mecnico. No se remplazar las copias por
fotocopias.
Identificacin de pginas subsiguientes: la calidad, color y tamao del papel
debern ser los mismos en todas las hojas. Ubicado a 4 cm del borde superior

24

del papel, de las siguientes hojas, se identificar, con el tratamiento y el nombre

del destinatario del documento y el cdigo del rea. Al frente contra el margen
derecho se escribe el nmero de la pgina. Tres renglones despus se
continan con el texto. Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe
utilizar segundas hojas para la despedida y el remitente y cargo. Ejemplo de la
carta:

Fuente: Imgenes tomadas por captura de una comunicacin oficial llegada

a la oficina previa solicitud prstamo de un auditorio.

25

26

Lyda Consuelo Hernndez Albarrn Documento: MEMORANDO

ARCHIVO DE GESTIN:
Es el documento utilizado para la comunicacin que se da entre las dependencias
de la Institucin, este se realiza a travs del Software de Administracin de
Documentos.

Fuente: Imagen de www.google.com (imgenes)

27

PROCEDIMIENTO:
Elaborar memorando: a travs del software Administrador de Documentos, el
jefe de rea o funcionario que requiera enviar un memorando deber seguir los
siguientes pasos:
Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar
con un nombre de fcil recordacin, con el fin de recuperarlo posteriormente.
Abrir la plantilla de memorando del software QFDocument y seleccionar la opcin
completar datos del memorando:
Diligenciar PARA y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a enviar
con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No
utilizar la opcin CCO.
ASUNTO es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se
deben omitir artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el
sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.
EXAMINAR en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta
y guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultneamente pegar a la
plantilla del texto del memorando que va a enviar.
RADICAR una vez lista la informacin, en la parte superior de la plantilla
seleccionar la opcin radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el nmero
del radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envi el memorando, lo
integra al sistema como consecutivo y lo enva electrnicamente al destinatario
seleccionado.
VISTO BUENO: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:
DISTRIBUCIN:
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
del Instituto, de modo que stos lleguen a su destinatario de una forma correcta y
eficiente.
SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:
- Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no
siempre se envan para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas
relacionadas con el trmite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente y la
copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la dependencia.

28

- Cuando se reciba una comunicacin oficial o un documento que no corresponda

a las actividades de la unidad administrativa, se devolver al Centro de
Administracin Documental para que sea reenviado a la dependencia que se debe
encargar del trmite.
- Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser
remitidas a ms tardar en el recorrido de la 01:30 p.m. La empresa de mensajera,
solo recibe los paquetes que sern enviados, hasta las 03:00 p.m.
- Las comunicaciones que se envan por servicio al da (se entregan al destinatario
el mismo da), deben ser entregadas en el Centro de Administracin Documental
antes de las 09:00 a.m.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS:
Para la distribucin de los documentos en las diferentes unidades administrativas,
se presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben
ser enviados a cada una para realizar el trmite correspondiente:


DIRECCIN
ADMINISTRATIVA





Solicitudes prstamo de espacios.

Documentos relacionados con la administracin del Centro
Cvico Plaza de la Libertad.
Documentos relacionados con la contratacin, en su fase
precontractual.
Documentos relacionados con la administracin de bienes
inmuebles.
Ejecucin contractual de los contratos de administracin de la
empresa Archivsticos Gestin Documental S.A.S.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS:

Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben
diligenciar la planilla Registro de documentos para recorridos internos, y en la
ventanilla nica, se verificar el contenido de las carpetas de distribucin, y
nuevamente relacionar el documento para la dependencia correspondiente.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS:
- En Archivsticos Gestin Documental S.A.S. se tienen establecidos dos medios
de distribucin, para los documentos que pasan por el Centro de Administracin
Documental: por mensajera del Instituto y por mensajera especializada.
- El Tcnico Operativo del Centro de Administracin Documental revisa los
paquetes, sobres y dems envos y decide por qu medio se distribuyen.

29

- Mensajera del Instituto: Distribucin de algunas comunicaciones dirigidas a

personas y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el rea
Metropolitana cercana.
- Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 08:30 a.m. y a la 02:00
p.m.
- El mensajero diligencia la planilla Registro de documentos para recorridos
externos, con los siguientes datos: nmero de radicado, destinatario (Nombre
entidad), descripcin tipo documental, fecha hora, nombre de quien recibe, firma
y sello, observaciones.
- La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el mensajero
la devuelve al Centro de Administracin Documental para realizar los controles
necesarios.
- Cuando no es posible entregar la comunicacin, el mensajero la entrega a la
persona encargada de la recepcin y numeracin de las comunicaciones
enviadas, para que sean devueltas a la dependencia correspondiente, con la
justificacin de por qu no se hizo la entrega.
Mensajera Especializada:
- Por la empresa de mensajera con la que suscriba contrato el Instituto, se envan
los documentos que el mensajero interno no alcanza a distribuir en el rea
Metropolitana y los documentos enviados a otras ciudades y municipios. Cuando
se reciben los envos (sobres, paquetes, documentos) por parte del Tcnico del
CAD, quien decide que se va por este medio, se seleccionan los que se van por
correo certificado 2, por postexpres 3 o correo al da 4.
- Se diligencia una planilla electrnica en Excel, establecida por la empresa de
mensajera especializada, con los siguientes campos: nombre, direccin, ciudad,
departamento y descripcin y cuando se haya registrado los envos del da, se
remite esta informacin por correo electrnico, se debe diferenciar en qu tipo de
servicio es: certificado, postexpress o correo al da.
TRMITE:
- Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el
cumplimiento de su funcin administrativa. El trmite de una comunicacin puede
estar relacionado con una respuesta escrita, con la atencin personal o telefnica
de una solicitud y con enterarse del asunto.

30

- Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible despus de

que el Centro de Administracin Documental haya distribuido la informacin a
todas las dependencias.
- De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trmite
oportuno de las comunicaciones oficiales ser el siguiente:
 Manifestaciones, quejas y reclamos
15 das hbiles
 Solicitudes de Informacin
10 das hbiles
 Consultas
30 das calendario
 Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se
atendern en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.
- Los Derechos de Peticin, en Archivsticos Gestin Documental S.A.S., estn
regulados por acto administrativo, donde se estipula que Toda solicitud o derecho
de peticin que se radique en el AGD-, se debe direccionar, de manera inmediata
a la Oficina Asesora Jurdica, dicha oficina analizar la solicitud o peticin
presentada a la materia y objeto de consulta e informacin y remitir al rea
respectiva para que proyecte su respuesta
FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:
- La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento entregado si
corresponda a sus funciones.
- Se verifica si se debe iniciar un trmite, en caso afirmativo darle inicio, en caso
contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al Centro de
Administracin Documental para que sea archivado en el asunto adecuado, esto
se debe hacer en los dos das siguientes a la entrega del documento en la
dependencia.
- Dependiendo del trmite iniciado, el funcionario proyectar la respuesta o el
documento que contine, por ejemplo, la solicitud de crdito que llega a la
Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe verificar
que la informacin anexa sea completa y adecuada, en caso de no estar completa,
enva comunicacin a la entidad solicitando los documentos faltantes, si los
documentos estn completos, pasan al Comit de Crdito para su estudio y
aprobacin.
- Si es una solicitud de vinculacin a un evento y es aprobada, contina en trmite
para contratacin, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta y se enva al
solicitante.
- Se enva la respuesta al Centro de Administracin Documental, en el caso que
sea necesario radicar y enviar.

31

ARCHIVO CENTRAL:
ORGANIZACIN DOCUMENTAL:
La organizacin se implementa en cada fase, Archivo de Gestin, Archivo Central
y Archivo Histrico, y deben implementarse la Tabla de Retencin Documental o
Tabla de Valoracin Documental. Para ello, el Centro de Administracin
Documental es la unidad administrativa encargada de asesorar en los
lineamientos y polticas que para el caso se divulguen. En este caso las
comunicaciones oficiales memorandos, esta tipologa se identifica el asunto, si
tiene que ver con la serie documental de contratos, se identifica la subserie
contratos de prestacin de servicios, el nombre de la unidad documental, Contrato
120-2010 Custodia y Manejo Tcnico de Informacin Thomas MTI, se ubica en el
expediente de acuerdo al orden cronolgico y reflejando el trmite. Una vez
recibida las transferencias primarias de las oficinas de gestin y sus respectivos
inventarios, se confronta el inventario con los documentos fsicos recibidos, se
clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace la descripcin y ubicacin
topogrfica en el acervo central donde se almacenara de acuerdo a los tiempos de
retencin segn la Tabla de Retencin Documental.
ARCHIVO HISTRICO
Una vez cumplido el tiempo de retencin, se hace valoracin documental (segn
objeto del contrato) y se deja una seleccin de muestra aleatoria del 10% para su
conservacin total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos
inventarios al archivo histrico de la entidad.
Sandro Salazar Pineda Documento: HISTORIA LABORAL
ARCHIVO DE GESTIN
Una vez llega la persona a solicitud trabajo se le dice que por favor traiga toda la
informacin pertinente a la historia laboral, un formato de hoja de vida ya sea tipo
Minerva, o el normal que se hace en computador, con su respectiva foto y firma.
De igual forma se le exige el diligenciamiento del formato de hoja de vida de la
funcin pblica a todos y cada uno de los miembros de la Alcalda Municipal de
Sucre Santander. Adems se le solicita anexar los documentos de identificacin,
as como los soportes documentales de estudio y experiencia laboral.
Una vez es contratada la persona se le lleva su correspondiente carpeta la cual
est marcada en forma onomstica, al estilo referencia bibliogrfica, nombres
totalmente en maysculas sostenidas, y la inicial del nombre o nombres en
mayscula sostenida. A dicha documentacin, se le anexa las respectivas
afiliaciones a salud, caja de compensacin familiar, afiliacin a un fondo de
pensiones y afiliacin de un fondo de cesantas. Durante su estara en la empresa

32

esta historia laboral permanecer siempre en la oficina del jefe de personal

encargado.
ARCHIVO CENTRAL
Una vez la persona se ha retirado de la empresa por cualquier motivo, se procede
a dejar como mnimo de uno a dos aos en gestin y posteriormente se hace la
transferencia al archivo central, tiempo en el cual permanecer hasta nueva orden,
todo basado en la Tabla de Retencin Documental. De igual forma de llegar a
pensionarse dicha persona, se tendr en forma permanente la carpeta en esta
fase de archivo para conservarla como testimonio de los empleados que pasaron
por la alcalda. Ejemplo:

Fuente: Imagen de www.google.com (copia de imgenes)

1.1.16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de
estas fases o etapas.
a. FASE ARCHIVO DE GESTIN Y CENTRAL: en esta etapa se identifican y
determinan los plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de las
instituciones que los conservan y producen. Contiene los valores primarios
(cuando un documento es til para la administracin) a saber valor administrativo
(documentacin producida o recibida por cualquier institucin pero con la salvedad
que sirve de testimonio de procedimientos y actividades), legal (plazo de
conservacin de los documentos para certificar derechos y obligaciones), fiscal (al
servir de testimonio dan cumplimiento de obligaciones tributarias), contable y
tcnico.

Fuente: Imagen de www.google.com (copia de imgenes)

33

b. FASE ARCHIVO HISTRICO: en esta fase de identifica y se aplica los usos

que los documentos tienen para la investigacin cientfica y social en todos sus
campos, as mismo la utilidad como fuente de informacin permanente o nica.
Contiene los valores secundarios (cuando es utilizado para la investigacin), a
saber valor cultural, histrico y cientfico para la ciencia y la investigacin.

Fuente: Imgenes de www.google.com (copia de imgenes)

1.1.17 Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
a. En el Acuerdo No. 03 del 15 de marzo de 2013: por el cual se reglamenta
parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit
Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras
disposiciones. Basado en el acuerdo en mencin lo ms relevante para nosotros
es lo pertinente a:
- Aprobacin de la Tabla de Retencin Documental por parte del Comit Interno de
Archivo de cada entidad y a los consejos departamentales y distritales la
competencia para la evaluacin, emitir el concepto sobre dicha evaluacin y
solicitar los ajustes necesarios del caso.
b. En el Acuerdo No. 04 del 15 de marzo de 2013: por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de la
Tabla de Retencin Documental y la Tabla de Valoracin Documental. Teniendo
en cuenta este acuerdo, nos pareci importante lo siguiente:
- Que de acuerdo al Decreto 2578 de 2012 se da las competencias asignadas al
comit interno de archivo, as mismo a los consejos departamentales y distritales
en lo relacionado con la aprobacin de la tabla de retencin documental y la tabla
de valoracin documental.

34

- Que el AGN puede evaluar las TRD y las TVD de las gobernaciones y distritos de
las entidades centralizadas y descentralizadas, autnomas y de entidades
privadas que cumplan funciones pblicas.
- Se garantiza el procedimiento para la eliminacin de documentos de archivo
garantizando el principio de transparencia y mxima divulgacin.
- La TRD se deben evaluar y aplicar tanto para la organizacin y disposicin de los
documentos fsicos como electrnicos y que las TVD se aplicarn a la
organizacin de los fondos documentales acumulados.
- Tener en cuenta criterios para la elaboracin como la idoneidad, anlisis
contextual, trazabilidad.
- La TRD y la TVD deben ser aprobadas mediante un acto administrativo expedido
por el Representante Legal previo concepto emitido por el Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo para el orden nacional y por el Comit Interno de Archivo
para entidades de orden territorial.
- Tanto la TRD como la TVD deben publicarse en la pgina web de dicha
empresa, adems se deben implementar y actualizar cuando sea necesario.
- En el artculo 19 habla de la obligatoriedad de las entidades privadas el
cumplimiento de dicha norma, siendo responsabilidad de las superintendencias y
ministerios.
c. En el Acuerdo No. 05 del 15 de marzo de 2013: por el cual se establecen los
criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en
las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras
disposiciones. Lo que ms resaltamos de este acuerdo es lo siguiente:
- La norma aplica a todas las entidades del Estado en sus diversos niveles como
son nacional, departamental, distrital, municipal, as como de las entidades
indgenas y dems entidades territoriales que sean creadas por ley.
- Todas las entidades del Estado estn obligadas a organizar sus archivos
manejando procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin.
- Todas las entidades deben clasificar los archivos de gestin fundamentndose
en los cuadros de clasificacin y la Tabla de Retencin Documental.
- De igual forma se deber llevar el proceso de descripcin documental en forma
obligatoria para estas entidades.

35

- En caso que haya archivos histricos en poder de entidades privadas, el AGN

establecer convenios llevando a cabo procesos y logrando su recuperacin y
consulta.
- En caso de transferir archivos histricos de igual forma hay que levantar el
inventario documental y subirlo a la pgina web de dicha entidad.
- Se deber implementar medios automatizados tecnolgicos en cuanto a la
descripcin documental.
NOTA 1:

El archivo en power point Gestin Documental Importancia de los

Archivos, en cuanto a los 8 procesos del PGD, no compagina, ya que
tiene la informacin vieja o sea los 8 pasos que todo mundo conoca.
No est actualizado.

NOTA 2:

Nosotros bajamos todos los archivos sugeridos en la bibliografa de

la gua, por lo tanto la bibliografa consignada en este trabajo es la
misma.

36

CONCLUSIONES
El tema en mencin fue de gran agrado, importancia e inters para nosotros como
estudiantes CIDBA, y ms an para reforzar y socializar los temas prcticos que
muchos vemos en nuestro trabajo diario como es la organizacin de un archivo de
cualquier entidad, por lo cual se ha logrado hacer una retroalimentacin de las
diferentes etapas del ciclo vital del documento, aunado a ello lo referente a la
clasificacin, ordenacin y descripcin documental.

37

BIBLIOGRAFA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Consejo Directivo.
Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013, Por medio del cual se reglamenta
parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit
Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras
disposiciones. [En lnea]. Bogot D. C., 15 de marzo de 2013. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_03_DE_2013.pdf [Consultado: 5 de enero de 2015].
--------. Acuerdo 004, Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin,
evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental
y las Tablas de Valoracin Documental. [En lnea]. Bogot D. C., 15 de marzo de
2013.
Disponible
en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_04%20DE%202013.pdf [Consultado: 5 de enero de 2015]
--------. Acuerdo 005, Por el cual se establecen los criterios bsicos paro la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y
privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones. [En
lnea]. Bogot D. C., 15 de marzo de 2013. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_05_DE_2013.pdf. [Consultado: 5 de enero de 2015]
--------.Acuerdo 060, por medio del cual se establecen pautas para la
administracin de las comunicaciones oficiales de las entidades pblicas y de las
privadas que cumplen funciones pblicas. [En lnea]. Bogot D.C. 30 de octubre
de
2001.
Disponible
en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
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--------. Importancia de los Archivos. [En lnea]. Disponible en:
http://www.slideshare.net/aracelosa/gestin-documental-1113021 [Consultado: 25
de enero de 2015]
Ciclo
Vital
de
los
Documentos.
Disponible
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http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-documentos.html.
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Teora del Ciclo vital del Documento. En lnea. Disponible en:
http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.p
df [Consultado: 22 de enero de 2015]

38

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. [En lnea]. Disponible en:

https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:ZNXVwiBclAJ:xa.yimg.com/kq/groups/18700013/1788609551/name/05.EL+ciclo+vital+de+l
os+documentos&hl=es419&gl=co&pid=bl&srcid=ADGEESgLVp2sSR_pD8EVu390aZlwO5ErjoOM_aenh3
NjuJztaQWK4OesTLdLs4CczRAj4y0RATGUzU70gXckN9IRtgW0SmHY_vBS9ga0pMiRAt8Ug_wN_MktYky
FvUaybbOfFg9DA7l&sig=AHIEtbR_8lgeJ9N4dQ7Uf8VYicTD0ANV2w
.
[Consultado: 3 de enero de 2015]
Ciclo Vital del Documento y los tipos de Archivos. [En lnea]. Disponible en:
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FERNNDEZ VALDERRAMA, Lus David. Gestin Documental. [En lnea].
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MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Decreto 2150, Por el cual se
suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios
existentes en la Administracin Pblica. Bogot D.C. 5 de diciembre de 1995.
Teora del Ciclo vital del Documento. En lnea. Disponible en:
http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.p
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Imagen
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la
Lupa.
Disponible
en:
https://www.google.com.co/search?q=lupa&biw=1366&bih=667&source=lnms&tbm
=isch&sa=X&ei=KBIGVZ_IEIuZgwS1_4GYCA&ved=0CAYQ_AUoAQ#imgdii=_&im
grc=BfQmlyRK6aDviM%253A%3Bs8_kY3FSAU8msM%3Bhttp%253A%252F%252
Fexploramercadotecnia.com%252Fwpcontent%252Fuploads%252F2014%252F04%252FLupa.jpg%3Bhttp%253A%252F
%252Fexploramercadotecnia.com%252F%253Fattachment_id%253D18%3B2961
%3B2702
Imagen
de
los
valores
secundarios:
https://www.google.com.co/search?q=lupa&biw=1366&bih=667&source=lnms&tbm
=isch&sa=X&ei=KBIGVZ_IEIuZgwS1_4GYCA&ved=0CAYQ_AUoAQ&dpr=1#tbm=
isch&q=valores&imgdii=_&imgrc=Fq40ocQAjdNq3M%253A%3B7Akox9PHOfduM%3Bhttp%253A%252F%252Fseccion-educativaenshn.bligoo.com.mx%252Fmedia%252Fusers%252F31%252F1573909%252Fim
ages%252Fpublic%252F575877%252FTOLERANCIAACTIVA.jpg%253Fv%253D1385482393887%3Bhttp%253A%252F%252Fseccioneducativa-enshn.bligoo.com.mx%252Fcreciendo-en-valores%3B288%3B288

39

Imagen del libro sobre puesta en la imagen de los valores secundarios. Disponible
en:
https://www.google.com.co/search?hl=es419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=667&q=libro&oq=libro&gs_
l=img.3..0l10.397.873.0.1156.5.5.0.0.0.0.164.466.0j3.3.0.msedr...0...1ac.1.62.img..
2.3.466.Nc0ksxygDds#imgdii=_&imgrc=vlTlay3Nhh3x7M%253A%3BxoKc5shR1fUTM%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.sanblasatempa.com.mx%252Fpagina2
%252FIMAGENES%252Flibro.gif%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.sanblasatem
pa.com.mx%252Fpagina2%252Fpagina2.html%3B808%3B420
Imagen del expediente de Historia Laboral. Disponible en:
https://www.google.com.co/search?hl=es419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=667&q=imagen+de+una+h
istoria+laboral&oq=imagen+de+una+historia+laboral&gs_l=img.3...4228.7286.0.75
80.30.11.0.13.13.0.238.1380.0j6j2.8.0.msedr...0...1ac.1.62.img..16.14.1424.cFfbsB
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divifolderes%252F%3B770%3B571
Imagen del memorando. Disponible en: https://www.google.com.co/search?hl=es419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1366&bih=667&q=memorando&oq=m
emorando&gs_l=img.3..0l10.1846.2601.0.2852.9.7.0.0.0.0.218.566.0j1j2.3.0.msedr
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VDEOS:
El proceso archivstico. Disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=8S6WbeqZnYw
Gestin Documental. Procesos de organizacin de los archivos. Disponible en:
http://www.youtube.com/watch?v=veJkzshzxU8 [Consultado: 2 de enero 2015]
Proceso archivstico. Disponible en: http://www.youtube.com/watch?feature=