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Seminario PM Office @ SFIC’08

Gestión de proyectos
0. Introducción y contenidos para Pymes
Soluciones y herramientas ágiles que funcionan

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Contenidos

1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos

Las pymes tienen un contexto específico que requiere de soluciones sencillas y ágiles, tanto
en lo referente a las personas, a los procesos y en las herramientas.

2. ¿Cómo aportar soluciones efectivas de manera ágil?

Las soluciones deben mejorar el rendimiento de los proyectos y de la organización, con una
visión global más allá de instalar herramientas y sin usar métodos ni estándares aplicables a
organizaciones grandes con más recursos.

3. Como Cynertia puede ayudarle

Podemos escuchar su caso, realizar unas recomendaciones de alto nivel sin compromiso y
si lo cuentra adecuado, realizar un estudio más detallado para poder ofrecerle una propuesta
totalmente personalizada que detalle cómo podríamos ayudarle.

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1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos

Existe una problemática más o menos habitual en la manera que las Pymes suelen
realizar la gestión de los proyectos. Algunos problemas están centrados en la gestión:

La coordinación entre proyectos y la gestión financiera son costosos y difíciles


Los recursos no pueden dedicarse en exclusiva a un único proyecto.
Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes
que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturación.
No existe una visión objetiva que permita balancear los recursos entre los proyectos “que
van bien” y los “que van mal”, y se dificulta la anticipación de nuevas oportunidades o la
toma de decisiones comerciales en función de la rentabilidad de proyectos existentes o
disponibilidad de recursos.

Procesos y herramientas poco uniformes y excesivamente manuales


En una proporción relativamente alta, no existen unos procesos (sencillos o complejos) que
se sigan de manera común a nivel de actividades o entregables, por falta de definición,
formació o control.
Aunque no es necesario disponer de herramientas muy sofísticadas, las que esten en uso
deben ser efectivas para evitar la dispersión de la información (p.e. Múltiples carpetas y
hojas de cálculo inconexas)

El control de los proyectos y la administración se vuelven complicados


Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes
que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturación.
El informe puntual de las dedicaciones puede ser irregular e inexacto.

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1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos (2)

... Y otros en las personas:

Competencias de los project managers


Muchos gestores de proyecto son autodidactas y no han recibido formación completa en
las técnicas (estimación de esfuerzo y plazos, realización de un plan de proyecto) o en los
procesos habituales en la gestión de proyectos.

Los proyectos se vuelven poco predecibles y minan la moral de los equipos


Tener proyectos poco predecibles obliga a los equipos a hacer un excesivo esfuerzo de
manera repetitiva, hecho que reduce la motivación del personal y aumenta la tasa de
rotación.
El hecho de atender excesivamente a problemas dificulta un trabajo estable que produzca
entregables de calidad para el cliente y que sean reaprovechables para siguientes
proyectos.

No existe una responsabilidad y liderazgo claros para mejorar el método de trabajo


La falta de una oficina de proyectos, que tenga una interlocución efectiva con la dirección
y la responsabilidad de optimizar el método de trabajo puede hacer muy difícil que se
produzcan mejoras

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1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos (3)

El siguiente diagrama explica cómo una organización con una gestión poco madura de
sus proyectos, tanto a nivel individual como organizativo, sufre de una problemática
habitual por la interconexión de los factores implicados.

La complejidad de los entornos multiproyecto

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2. ¿Cómo aportar soluciones efectivas de manera ágil?

• Definir los roles de la organización, unos procesos y herramientas sencillos pero efectivas.
• Los procesos pueden ser sencillos, pero todos deben conocerlos y cumplirlos.
• Instaurar plantillas, bien pensadas, para la documentación entregable al cliente y la documentación
interna de gestión.

• Dar formación efectiva a los project managers y a los equipos de proyecto


• Explicar claramente cuales son los procesos y las actividades de cada rol en ellos.
• Estar muy ligada a las actividades, herramientas y plantillas que usarán los roles.
• Justificar el porqué de las actividades, plantillas y herramientas mediante las mejores prácticas de
gestión de proyectos (PMBOK, CMMI, Prince2, Métrica 3, etc.)
• No suele funcionar la formación genérica que no puede ponerse en práctica.

• Dejarse guiar por un experto con conocimientos sólidos pero que:


• Entienda profundamente las necesidades y el contexto de la organización.
• Que sepa encontrar la combinación más efectiva de proceso y herramientas y adaptarlas
totalmente al uso habitual en la organización.
• Que no aplique “a rajatabla” sus experiencias en otras organizaciones o lo que dicen los
estándares de gestión de proyecto.

• Estar preparado para el cambio gradual


• No se puede pretender dedicar un esfuerzo muy importante en recursos internos y externos para
una organización reducida.
• La mejora debe producir mejoras tangibles desde el primer momento.

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Como Cynertia puede ayudarle
Ayudamos a gestionar los proyectos de manera más efectiva

Nuestros servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos incluyen:

• Formación
• Formación en los estándares PMBOK y Prince2
• Formación a medida sobre los procesos estándares

• Auditoría
• Revisión de los procesos y sistemas de información
• Identificación de oportunidades de mejora

• Proyectos de mejora de procesos y certificación


• Auditoría, planificación del programa de mejora
• Certificación en CMMI (desarrollo de producto, adquisición o gestión del servicio)

• Coaching a Project Managers


• Identificación de oportunidades de mejora para Project Managers
• Desarrollo de las habilidades del profesional para hacer más efectiva su función

• Despliegue de oficinas de proyectos


• Identificación, diseño y despliegue de la organización, procesos y herramientas

• Implantaciones de software de soporte a la gestión de proyectos


• Software que distribuimos (Metafuse e IBM) o mejoras en el existente en la organización.

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Para más información...
Estaremos encantados de informarle sin ningún compromiso.

Alex Ballarin
Cynertia Consulting
Valencia 63, CN Agora. Barcelona.
www.cynertiaconsulting.com

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