TALLER GRUPAL

GLORIA ELENA SNCHEZ RUIZ

MARTHA PATRICIA NIO MENDEZ
EDGAR MAURICIO MORENO MORENO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA

GESTIN DOCUMENTAL II

2015

TALLER GRUPAL

GLORIA ELENA SNCHEZ RUIZ

MARTHA PATRICIA NIO MENDEZ
EDGAR MAURICIO MORENO MORENO

TUTORA
ALBA L. ALCARAZ GALLEGO
PROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN, DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA
GESTIN DOCUMENTAL II
2015

TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO

INTRODUCCION ............................................................................................................ 5
1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ................................................ 6
2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. ....................................... 6
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos. ...................... 7
4. Qu se refleja con la Clasificacin? .......................................................................... 7
5. Qu implica la clasificacin? .................................................................................... 8
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada
uno de ellos? ................................................................................................................... 9
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la Clasificacin? ................................................................................. 10
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? ....................................... 10
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES? .............................................................. 11
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una............................................................................................. 12
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos .......................................................... 13
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o
etapas? ......................................................................................................................... 14
13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de
la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,
Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a
largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una
entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que se
realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas. ........................................... 16

14 identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de

los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico). ................ 25
15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin..................................................................................................................... 27
16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas. ............................................................................................................. 29
17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los
Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. .................................................................. 31
Conclusiones................................................................................................................. 34
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................. 35

INTRODUCCION

El ciclo vital de los documentos se divide en tres fases y en cada una de ellas los
documentos tienen un funcin especfica que abarca desde su creacin hasta su
destino final, teniendo en cuenta los procesos que integran el Programa de
Gestin Documental.
Se analizara diferentes conceptos que nos ayudaran a comprender ms
fcilmente algunos trminos tales como: agrupaciones documentales, unidades
documentales simples y compuestas, identificacin de cada una de las fases de
que se componen el ciclo vital de los documentos, adems se har la visita a una
unidad publica para indagar sobre cmo se desarrolla el PDG y nos apropiaremos
de los aspectos normativos de varios decretos que nos servirn como base para
desarrollar el trabajo.
En conclusin con el desarrollo de este trabajo podemos enriquecer nuestro lxico
el cual nos dar herramientas suficientes para identificar e interactuar ms
fcilmente con otras personas que tengan el mismo nivel de conocimiento,
adems nos ayudara a formarnos ms profesionalmente como futuros
profesionales en CIDBA.

TALLER
1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos que se renen de acuerdo a unos criterios

definidos u rdenes de procedencia para as crear las series, subseries
documentales de un fondo documental.
2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN.
CLASIFICACION: consiste en establecer las categoras y grupos que reflejan la

estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacin

dentro de la fase del proceso archivstico denominada identificacin.
De esta manera toda entidad pblica debe desarrollar procesos de gestin
documental, en el cuadro de clasificacin de documentos representado en los
niveles y subniveles:

Fondo
Subfondo
Seccin
Subseccin
serie
subserie
unidad documental compuesta
unidad documental simple

ORDENACION ARCHIVISTICA: esta operacin se realiza mediante el proceso de

organizacin, estableciendo las secuencias cronolgicas y/o alfabticas. Dentro de
las categoras y grupos definidos en la clasificacin, garantizando la adecuacin y
control de los documentos.
DESCRIPCION ARCHIVSTICA: Es el proceso de anlisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, plasmando en representaciones que permitan la
identificacin, localizacin y recuperacin de la informacin para la gestin y la
investigacin.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE

ARCHIVOS.

Aunque en las definiciones tradicionales el ordenar y clasificar son sinnimos en

archivstica hay una diferencia sustancial donde la ordenacin es un proceso
donde se establecen secuencias naturales alfabticas y/o cronolgicas dentro de
las categoras establecidas en la clasificacin para as producir la organizacin
como un proceso en el cual abarca los dos anteriores (ordenacin y clasificacin)
para as establecer las caractersticas de un fondo documental.

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

La clasificacin refleja la estructura de la entidad, es decir, como esta compuesta y

sus dependencias donde se producen los documentos.
Agrupacin documental
Fondo Documental
Seccin Documental
Subseccin documental

Estructura de la Entidad
Entidad
Dependencias de mayor jerarqua
Grupos de Trabajo

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

La clasificacin implica identificar claramente de donde proceden los documentos

en la entidad de acuerdo a su estructura orgnica y funciones de cada una de las
dependencias a lo largo de la gestin de la misma

Estructura

Clasificar identifica la procedencia de

los documentos de acuerdo a:

La direccin fijas las polticas de la empresa

mediante, acuerdos, resoluciones, comunicados

Las dependencias elaboran

contrataciones, pagos, licitaciones por
medio de licitaciones, contratos, hojas
de vida

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU

CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

Se basa en el principio de Procedencia y orden original

Principio de Procedencia: Identifica los creadores del documento, es decir que
de acuerdo a su organigrama se establece la procedencia de los documentos
desde su dependencia de mas alto nivel hasta la mas pequea de las oficinas

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

PROCEDENCIA

Orden Original: Este principio es el orden o secuencia en que son producidos los
documentos en una dependencia en cumplimiento de sus funciones y/o tramites
que en ella se manejen y siempre respetando la interrelacin que en ellos hay.

RESPUESTA SOLICITUD
HOMOLOGACIN ASIGNATURAS

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA

ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?

Estas funciones permitirn determinar qu tipo de documentacin es la que se

produce en cada rea o dependencia de la organizacin y su respectiva tipologa
documental; lo que conllevara a identificar el tipo de series y subseries
documentales que se generan en cada dependencia y si estas son misionales o
transversales.
8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN?

1- identificar las agrupaciones documentales: fondo, seccin, subseccin

2- identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la
documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por
los grupos de trabajo en que estos se subdividen.
3-identifcar cada serie documental con las actividades y funciones desarrolladas
por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos expuestos.

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Es la unin de documentos, que pueda estar constituido por un solo documento

(unidad documental simple) o por varios (unidad documental compleja). Y que han
sido generados por cualquiera de estas razones:
- Por el productor para su uso diario.
- Durante el proceso de organizacin archivstica (porque se refiere a un mismo
tema, actividad o asunto).
Para la identificacin de las unidades documentales debemos tener en cuenta los
datos como: Fondo, seccin, subseccion, serie, subseries, titulo de la unidad de
conservacin fecha inicial y final, nmero de folios y la signatura topogrfica.
NOTA: La identificacin de las unidades documentales se base en el cuadro de
clasificacin Documental y los lineamientos internos establecidos por la entidad.
Ejemplo.

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL

COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA.

Unidad Documental Simple: Son series conformadas por tipos documentales

simples, donde cada uno es independiente de las otras unidades documentales
simples de la misma serie. Estas son suficientes en si mismas en cuanto a
contenido, aunque comparten entres si los mismos rasgos estructurales.
Ejemplos
Actas de reunin

Informes

Unidad Documental Compleja: Son series conformadas por tipos documentales

complejas comnmente llamadas expedientes. Cada uno de estos diferentes entre
s pero que estn relacionados en razn de un trmite determinado.

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Una tipologa documental es el anlisis y estudio de los distintos tipos o clases de

documentos generados por una funcin o trabajo determinado por una oficina. Son
documentos de la misma naturaleza, tienen el mismo modo de transmitir la
informacin y idntica configuracin fsica; es decir, tiene el mismo soporte,
formato y forma.

Ejemplos
Tipologa N 1

Tipologa N 2

Tipologa N 3

12. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS

FASES O ETAPAS?

El ciclo vital de los documentos son etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal,
hasta determinar su eliminacin o su conservacin total de forma permanente.
Las etapas del ciclo vital de los documentos son la etapa activa, semi-activa e inactiva.

FASE ACTIVA

ARCHIVO DE
GESTION

FASE SEMI-ACTIVA

FASE INACTIVA

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO
HISTORICO

VALORES PRIMARIOS
VALORES PRIMARIOS

TRANSFERENCIA PRIMARIA

VALORES SECUNDARIOS

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

FASE ACTIVA: Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el

desarrollo de las funciones administrativas y termina cuando el trmite ha
concluido. Los documentos son objeto de consulta por parte del personal interno y
usuarios externos de la entidad, a su vez estos documentos son custodiados en el
archivo de gestin.
FASE SEMI-ACTIVA: Inicia cuando los documentos han terminado su periodo de
trmite en el archivo de gestin, el tiempo de permanencia en el archivo central
depende de los valores primarios tales como: administrativo, legal, fiscal o
contable y del tiempo establecido por las tablas de retencin y valoracin
documental. Es esta fase se realiza la valoracin secundaria para determinar si los
documentos ameritan su conservacin para la historia.
FASE INACTIVA: Empieza cuando los documentos dejan de ser utilizados por la
dependencia y adquiere un valor social, por ende cualquier persona puede
consultarlo y utilizarlo como fuente de informacin. Es esta fase se reciben las
transferencias secundarias que provienen del archivo central cuya informacin
posee valores culturales, investigativos y cientficos que ameritan ser custodiados
en el archivo histrico permanentemente.

VALORACION: Labor intelectual donde se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital de los documentos.

13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 LOS PROCESOS DE

LA GESTIN DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y
TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE DOCUMENTOS,
PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA
ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A PASO
CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E
ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS.

ENTIDAD PBLICA VISITADA:

SECRETARIA DE EDUCACION DE BOGOTA

Las actividades que se realizan en el proceso de la gestin documental de esta

entidad son:

PLANEACION
Est compuesta por un grupo de profesionales como:

Abogado
Profesional en calidad
archivista
historiador
ingeniero industrial

Hacen la programacin de los procesos valoracin de los documentos y los flujos

documentales. La planeacin de la Secretaria de Educacin se encuentra
normalizada a travs de los siguientes documentos:

Poltica de gestin documental

Programa de gestin documental- PGD y
Reglament interno de gestin documental
Plan de institucin de archivos- PINAR

Los lineamientos definidos en estos documentos permiten que la entidad

desarrolle actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de
los documentos de la entidad, en cumplimento con el contexto legal, funcional y
tcnico.

PRODUCCION
El proceso de la produccin documental comprende los procesos de origen,
creacin, diseos y formatos de documentos, conforme al desarrollo de la misin
de la Secretaria de Educacin de Distrito, se encuentra normalizado a travs de
los siguientes documentos

Manual de produccin documental

Metodologa para la elaboracin de documentos
Listado maestro de registros
Procedimiento e instructivos actualizados

Estos documentos tienen el propsito de normalizar y unificar los criterios de

elaboracin y presentacin de documentos, comunicaciones oficiales y formatos
de uso en comn.

OFICINA DEL GRUPO DE ARCHIVO DE LA SED

Existen los documentos que

se generan o se producen
desde la misma entidad SED.

La produccin de registros de uso comn se debe realizar en los formatos

que para tal fin se producen, tales como resoluciones, oficios, circulares,
memorando, actas.
VENTANILLA DE ATENCION AL CIUDADANO DE LA SED

En esta rea Las solicitudes o

requerimientos ingresan a la
SED para su respectivo
trmite.

GESTION Y TRMITE
En la SED el proceso de gestin y trmite se desarrolla y normaliza a travs de los
siguientes procedimientos:
Gestin de correspondencia de entrada

OFICINA DE
CORRESPONDENCIA DE LA
SED
Los documentos se organizan y
ubican segn su trmite, para ser
posteriormente entregados a las
diferentes dependencias
encargadas de gestionarlo

Personal encargado del

outsoursing de la entidad
realizando el reparto de la
correspondencia al
funcionario de la SED para su
respectivo tramite.

Gestin y solicitudes del seguimiento del ciudadano

Gestin de correspondencia de salida
Administracin de archivos de consulta de gestin
Administracin de consulta de expedientes y/o reprografa de documentos
Solicitud de prstamo de carpetas de expedientes.
Digitalizacin de documentos

ORGANIZACIN
La SED cuenta con el instructivo de organizacin y manipulacin de archivos de
gestin el cual garantiza que los documentos y expedientes generados en el
desarrollo de las funciones de la entidad estn organizados y controlados desde el
origen de acuerdo con la entidad de acuerdo con la normatividad archivstica
vigente.
El proceso de organizacin define los lineamientos tcnicos para la clasificacin,
ordenacin, depuracin, descripcin, almacenamiento y correcta en el nivel de
archivo adecuado, teniendo en cuenta la gestin de los activos de informacin que
posee la entidad.

FUNCIONARIOS DEL GRUPO DE

ARCHIVO DE LA SED
Realizando el proceso de seleccin
y organizacin de los documentos

TRANSFERENCIA

Las transferencias primarias de la SED obedecen a un cronograma previamente

establecido de manera conjunta entre el grupo de archivo y las reas de la
Secretaria de Educacin del Distrito. Este proceso se encuentra normalizado a
travs del procedimiento de transferencias primarias.
Este proceso hace referencia a los lineamientos para las actividades encaminadas
a transferir los documentos durante las diferentes fases de archivo (Gestin,
central e histrico) verificando la correcta aplicacin de las TRD y TVD.

ARCHIVO SECRETARIA DE
EDUACACION

FORMATO NICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL

DISPOSICION FINAL
La disposicin final de los documentos es el producto del proceso de valoracin
el cual determina la conservacin temporal, permanente o la eliminacin de los
documentos de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental
o en las tablas de valoracin documental TRD-TVD. Para este proceso la SED
cuenta con los siguientes documentos.
Proceso de eliminacin documental
Procedimiento de transferencia secundaria
Procedimiento de microfilmacin

DISPOSICION FINAL:
ELIMINACION

Aqu se muestra la
organizacin de los
documentos de la SED para
su custodia y consulta
posterior ante algn
requerimiento o peticin.

PRESERVACION A LARGO PLAZO

Este proceso se realiza a travs del sistema integrado de conservacin por
medio del cual busca garantizar la debida conservacin y preservacin a largo
plazo de los documentos.

El sistema integrado de conservacin SIC, aplica para todos los expedientes

generados por los funcionarios de la SED, en cumplimiento de sus funciones, en
cualquiera de las etapas del ciclo vital de los documentales, independientemente
de su soporte, este sistema busca tener en cuenta todos los procesos por los que
pasan los documentos de archivo, desde que se crean o reciben, cuando se
tramitan o hasta su disposicin final, bien sea que se conserve en el archivo
central, se trasfiera al archivo de Bogot o que se eliminen segn las lo
establecido por las TRD-TVD.es por esto que los programas estn dirigidos a
todos los tipos de soporte: papel, digital, medios magnticos, fotografa, etc.,
El SIC est dirigido a todos los funcionarios y contratistas de la Secretaria de
Educacin que elaboren, reciban, tramiten, manipulen y tengan a su cargo
documentos del acervo documental que se encuentren en las oficinas del nivel
central, local e institucional.

DIGITALIZACION
DOCUMENTOS

DE

LOS

VALORACION
El proceso de valoracin documental se realiza a travs del procedimiento de
actualizacin de tablas de retencin documental, el cual permite determinar los
valores primarios y secundarios de las series misionales, transversales con
caracteres misionales, transversales y comunes de la entidad.

En este proceso se incorpora las polticas operativas relativas a:

La elaboracin actualizacin y aplicacin de tablas de retencin y/o
valoracin
La clasificacin documental basada en procesos
La revisin peridica de la produccin documental de la entidad y de las
series, subseries y tipos documentales
en funcin de la rendicin de
cuentas, las responsabilidades y las polticas de la entidad, as como los
tiempos de retencin de las TRD
La aplicacin de las tablas de valoracin documental y la disposicin final
de los documentos en el fondo documental acumulado

14 IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS PROCESOS DE
LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO
DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO).

Los archivos se clasifican en:

Archivo de trmite o gestin:
Es donde reposan los documentos que se producen en cumplimiento de una
funcin o trmite de la dependencia van hasta que son utilizados para el mismo,
una vez terminado este proceso y baja su frecuencia de consulta es enva a la
siguiente etapa.
Los procesos en esta etapa son

 Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final de documentos
Archivo de Concentracin
Es la instancia donde se resguarda o deposita el archivo (documentos) donde la
consulta es espordica por parte de las unidades o dependencias de la institucin,
hasta que pierda sus valores primarios y se realizara una segunda evaluacin para
determinar si se guardara en el archivo histrico o ser dado de baja o
eliminacin.
Se realiza
Muestreo
Baja documental
Transferencia traslado archivo histrico.

Archivo Histrico
En este reposan los documentos que por lo menos tienen uno de los valores
secundarios (evidencial, testimonial o informativo) para su conservacin y/o
preservacin.
Conservacin total
Eliminacin documental
Microfilmacin
Digitalizacin

15 CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN

DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS
DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN.

PASO A PASO EJEMPLO DOCUMENTO ELABORADO POR GLORIA ELENA

SANCHEZ RUIZ
1. Buscar la plantilla establecida por la entidad.
2. Redacto el oficio.
3. Ingreso al aplicativo de la entidad.
4. Radico el documento diligenciando los siguientes campos como mnimo: datos
del remitente, cdigo del asunto, tipo de documento, enviar a, observaciones,
nmero de anexos, numero de folios.
5. Una vez ingresados estos datos le doy guardar.
6. Elijo la opcin crear, indexar imagen diligenciando los campos que fueron
establecidos previamente para poder generar la carta.
7. Guardo y se genera la carta quedando en formato Doc.x
8. El sistema automticamente le enva al destinatario la carta y le avisa que tiene
una comunicacin en la bandeja de entrada.
9. El destinatario que recibe la carta es la persona de darle gestin y tramite al
asunto de que es objeto la carta.
10. Una vez le haya dado tramite emite la respuesta.
11. La respuesta se enva por medio electrnico o fsico al destinatario, cuando es
en medio fsico se utilizan los canales de distribucin con los que dispone la
entidad que puede ser la distribucin interna se refiere cuando las
comunicaciones son entregadas en cada una de las dependencias de la entidad
personalmente y si son comunicaciones externas estas son entregas por los
mensajeros o por correo certificado.
12. La comunicacin es estrega al archivo de gestin para ser objeto de
seleccin, clasificacin, ordenacin, descripcin y sea guardado y custodiado en
las unidades documentales correspondientes, segn lo establecido por la
normatividad archivstica y los lineamientos establecidos por la entidad.
13. La documentacin se custodia en al archivo de gestin hasta que haya
cumplido el tiempo de retencin indicado en las tablas de retencin documental.
Una vez haya terminado esta fase se procede a preparar la informacin que va a
ser transferida, en este caso se debe proceder de la siguiente manera:
empezamos con la preparacin fsica que consiste en la limpiar la
documentacin, eliminar el material metlico, identificar la documentacin que
esta afecta por biodeterioro, revisin, expurgo y foliacin, identificar las unidades
de documentacin (rotulacin), contar con las unidades de conservacin
necesarias, diligenciar el Formato nico de Inventario Documental (FUID), amarre
y embalaje segn sea el caso.
14. Redactar el oficio de entrega de la informacin y se radica.
15. Se entrega al archivo central la Transferencia Primaria.
16. En el archivo central revisan la informacin y devuelven una copia del oficio
con firma de recibido y da la ubicacin fsica de donde quedo ubicada la
documentacin.

17. El archivo central custodia la informacin el tiempo precausional estimado en

las tablas de retencin o valoracin documental, una vez este haya finalizado se
hace la valoracin y se determina qu tipo de documentacin pasa al archivo
histrico para ser custodiada permanentemente.
18. Al momento de hacer la transferencia secundaria del archivo central al archivo
histrico se oficializa por medio de un oficio y es devuelto con firma de recibido
por parte del funcionario quien recibe la transferencia.
19. Por ltimo, en el archivo histrico la documentacin es dispuesta para efectos
de consulta por parte de los usuarios, claro est garantizando su conservacin y
preservacin a travs del tiempo.
PASO A PASO EJEMPLO DOCUMENTO ELABORADO POR EDGAR
MAURICIO MORENO MORENO
Se recibe la solicitud de homologacin de asignaturas por parte de la escuela de
educacin Mdica.
1) Se redacta un oficio con nmero de consecutivo al profesor(a)
coordinadora de la asignatura adjuntado el programa acadmico a
homologar.
2) Se recibe respuesta del profesor(a) con su respectiva valoracin sea
positiva o negativa para el asunto.
3) Se elabora una nueva comunicacin dirigida al director(a) de la escuela de
educacin medica informando la respuesta y con los soportes(respuesta
coordinador asignatura, carta remitiendo caso al coordinador asignatura y
programa acadmico a evaluar)
4) Es firmada por el director de departamento y es enviada a travs del correo
interno de la facultad con su respectiva copia del oficio.
5) Se recibe la copia del documento con si firma (nombre legible) y fechad de
recibido en la otra dependencia.
6) Es archivada en su respectiva carpeta de correspondencia enviada
escuela de educacin medica respetando el orden de procedencia y orden
original
7) La carpeta es guardada en su respectiva caja identificada con el nombre
del fondo, la seccin, las series y subseries respectivas, fechas externas,
numero de caja y numero de carpetas que en ella hay.
8) La dependencia (departamento de Salud Publica) es la encargada de
custodiar el archivo de Gestin de la misma durante las fechas
establecidas por la tabla de Retencin que dictamina la Divisin de Gestin
Documental de la Universidad.
9) Pasado el tiempo establecido por la TRD y una vez valorado los valores
son transferidos al archivo de concentracin de la Facultad.
10)En el archivo de concentracin reposaran y sern custodiados por el
personal que all labora resguardndolos y facilitando a los funcionarios
que deseen consultarlos.
11)Pasado el tiempo establecido por la TRD y luego de ser valorados los
documentos y si no tiene valores secundarios se proceder a darlos de
baja o eliminacin la Divisin de Gestin documental de la Universidad

12)Si poseen alguno de los valores secundarios se transferirn al archivo

Histrico para su posterior conservacin, digitalizacin y/o microfilmacin
segn sea el caso.
PASO A PASO EJEMPLO DOCUMENTO ELABORADO POR MARTHA
PATRICIA NIO MENDEZ
informes de ejecucin contractual para generar rdenes de pago de los
contratistas de la Secretaria de Educacin.
1. El contratista hace el informe, en este documento se ingresa cada
actividad realizada durante el mes laborado y se diligencia el formato nico
de cuentas (FURC)
2. El funcionario de la SED se encarga de verificar cada informe para
posteriormente enviarlo con visto bueno a la Direccin de Servicios
Administrativos de la SED, para que all se firmen los documentos por el
director.
3. Estos documentos se radican a la oficina de tesorera de la SED, esta
dependencia enva una copia del formato nico de cuentas (FURC) a la
Secretaria de Hacienda para que haga el desembolso a cada cuenta
bancaria de los contratistas de la SED
4. Luego estos documentos van a nutrir el expediente del contratista
5. Una vez termina el vnculo contractual con la persona, esta documentacin
cumple un tiempo de retencin en la dependencia para ser posteriormente
enviada al archivo central donde cumple su disposicin final.
16 IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA
DE ESTAS FASES O ETAPAS.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO
DE GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

VALORES
PRIMARIOS
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico

ARCHIVO
HISTRICO
O

VALORES
SECUNDARIOS
Cultural
Histrico
Cientfico

Valor primario: es la cualidad inmediata que adquieren los documentos desde

que se producen o se reciben, hasta que cumple sus fines administrativos,
fiscales, contables y legales.
Valor administrativo: es la cualidad que para la administracin posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor legal: es el valor del cual provienen derechos y obligaciones legales,
valor permanente o secundario: es la cualidad atribuida a aquellos
documentos que por su importancia histrica, cultural y cientfica deben ser
conservados en un archivo.
Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienes los documentos para el tesoro
o hacienda pblica.
Valor contable: es la aptitud o cualidad que soportan el conjunto de cuentas
y registros de los movimientos econmicos de la entidad pblica o privada,
ya sean egresos o ingresos.
Valor tcnico: es el carcter de los documentos producidos y recibidos por
una institucin en virtud de su aspecto misional.
VALOR SECUNDARIO
Valor cultural: es la cualidad del documento que por su evidencia
muestra hechos, vivencias, tradiciones, hbitos, modos de vida o
desarrollos sociales, econmicos, polticos, religiosos y tiles para el
conocimiento de la identidad.
Valor histrico: es la cualidad atribuida a aquellos documentos que
deben conservasen permanentemente ya que son fuentes de
informacin primaria, son de gran utilidad para reconstruir la memoria de
una comunidad.
Valor cientfico: es la cualidad de los documentos que registran
informacin relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier
rea del saber.

17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN

LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013

Artculo 1. El comit evaluador de documentos del Archivo General de la Nacin
es la instancia responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los
documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas y
propender por su conservacin permanente.
ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013
ARTCULO 1. mbito De Aplicacin: Las entidades del Estado del orden
nacional. departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas, debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y
actualizar sus tablas de retencin documental y sus tablas de valoracin
documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y dems
normas que expida el Archivo General de la Nacin.
PARGRAFO 1. En virtud de la autonoma constitucional y legal de la Rama
Judicial, los procedimientos aqu indicados podrn ser utilizados para la adopcin
de las polticas archivsticas judiciales.
PARGRAFO 2. El Archivo General de la Nacin definir procedimientos
especiales en concordancia con lo establecido en el presente acuerdo para las
notaras, personeras, curaduras urbanas, grupos tnicos y dems entes pblicos
que no cuenten con una estructura organizacional definida
ARTCULO 6. Criterios Para La Elaboracin: En el proceso de elaboracin de
las tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental se debern
tener en cuenta los siguientes criterios:

a) Idoneidad. Las tablas de retencin documental y tablas de valoracin

documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idneo y
altamente calificado;
b) Anlisis contextual. El proceso de evaluacin de documentos debe considerar
las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto
legal) y el contexto institucional e histrico, que permita establecer su relevancia
para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro;
c) Trazabilidad y control. Las entidades de que trata el artculo primero del
presente acuerdo, debern conservar de manera permanente todos los soportes e
informacin que sirvieron de base para la elaboracin de las tablas de retencin
documental y las tablas de valoracin documental.
ARTCULO 16. Inspeccin Y Vigilancia: El Archivo General de la Nacin,
cuando as lo considere, podr revisar las TRD o TVD en cualquier momento, an
despus de aprobadas por el Comit Interno de Archivo y convalidadas por el
Consejo Departamental o Distrital de Archivos, cuando a su juicio existan errores
que puedan afectar el patrimonio documental del pas, solicitar ajustes a las
mismas y asimismo, realizar inspeccin sobre su plan de implementacin.
ARTCULO 18. Uso De Tecnologas De Informacin: Las entidades pblicas
debern implementar mecanismos tecnolgicos que permitan la automatizacin de
la elaboracin, consulta y actualizacin de sus tablas de retencin documental, de
forma que se facilite su interoperabilidad con el Registro nico de Series
Documentales y otros sistemas de informacin de cada entidad. PARGRAFO. El
Archivo General de la Nacin determinar la estructura que debern reunir los
sistemas automatizados de que trata el presente artculo.
ACUERDO 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013
Artculo 6. Clasificacin documental en los archivos de gestin. Las
diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de
Clasificacin Documental y la Tabla de Retencin Documental (TRD), deben velar
por la clasificacin de los documentos que conforman los archivos de gestin,
mediante la identificacin de los tipos documentales producidos en desarrollo de la
gestin administrativa, la agrupacin de los mismos en expedientes, subseries y
series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y dems
requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo
General de la Nacin.
Artculo 9. Ordenacin documental. Las entidades pblicas deben desarrollar
procesos de ordenacin documental, garantizando la adecuada disposicin y
control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su

disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de

Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental.
Artculo 15. Descripcin documental de actos administrativos, contratos, y
otras series documentales y expedientes compuestos. Las diferentes
entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripcin para la consulta
en lnea de sus actos administrativos, contratos, licencias y dems tipos de
expedientes siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado
conforme a la Constitucin o a la ley.
Artculo 19. Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripcin
documental. Para el desarrollo de proyectos de descripcin documental es
necesario realizar como mnimo las siguientes actividades:
a) Identificacin de la unidad de descripcin (fondo, seccin, subseccin,
serie, subserie o agrupacin documental a describir): Nombre (cuando se trate
de fondos o dependencias) o Ttulo, volumen, fechas Extremas, ubicacin
topogrfica.
b) Verificacin del estado general de organizacin y conservacin
documental: Estado ce organizacin: (clasificacin, ordenacin, foliacin, sellado,
resea histrica institucional, nivel de descripcin, condiciones de al
macenamiento, reproduccin en otros soportes), estado de conservacin:
(identificacin de los niveles de deterioro: fsicos, biolgicos o qumicos y
verificacin de procesas de conservacin realizados).
c) Definicin del plan de trabajo a seguir sobre la documentacin
previamente identificada: Elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones
tendientes a subsanar los hallazgos, resultado de la verificacin del estado de
organizacin y conservacin, diligenciar la ficha de descripcin documental, de
acuerdo con el nivel de descripcin establecido (fondo, seccin, subseccin,
serie, subserie, unidad documental), validacin de la informacin y generacin de
instrumentas de descripcin, a travs de medios tecnolgicos, divulgacin de los
instrumentos de descripcin. Acceso a la informacin.

CONCLUSIONES

En las definiciones clsicas de muchos trminos unos conceptos son

sinnimos de otros como el de ordenar, organizar y clasificar, pero en
archivstica no lo son ya que cada uno cumple una funcin diferente o
complementa desde un rea especifica.
El clasificar implica conocer a cabalidad la estructura orgnica de la
institucin junto a sus funciones para as identificar que tipo de documentos
se producen en cumplimiento de sus funciones y as poder clasificarlos
adecuadamente.
Que el estudio de la unidad nos posibilito aumentar nuestro conocimiento
con respecto al desarrollo de la Gestin Documental.

BIBLIOGRAFIA

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http://lema.rae.es/drae/?val=ordenacion
Definicin Ordenar, diccionario de la real academia de la lengua espaola,
http://lema.rae.es/drae/?val=ordenar
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http://digital.csic.es/bitstream/10261/75302/1/curso_archivos_CSIC_2013.pdf
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http://es.slideshare.net/archivossenacdb/agrupaciones-documentales-2012-bosco
Glosario archivo AGN, tipologa documental
http://glosarioarchivoagn.blogspot.com/p/glosario-archivo-agn.html,
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Disposicin
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http://intranet.oncomedic.com:85/wiki/index.php/Proceso_de_Disposici%C3%B3n_
Final_de_los_Documentos#ARCHIVO_DE_GESTI.C3.93N
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