Contabilidad

51
CAPITULO II
MARCO TERICO SOBRE SISTEMA CONTABLE Y LA TOMA DE
DECISIONES
1.
GENERALIDADES
En toda asociacin cooperativa o en cualquier otra empresa, de acuerdo a su

desarrollo y crecimiento, es imprescindible la utilizacin de registros contables
debidamente organizados. La cantidad de registros y el alcance del sistema
contable es determinado por el tamao, necesidades de informacin, la
complejidad y la organizacin de la cooperativa.
Los registros contables son bsicos para lograr una eficiente informacin
financiera, los cuales deben ser proporcionados por el SISTEMA CONTABLE; ya
que ste debe contribuir a salvaguardar los activos de la cooperativa, y as cumplir
con ciertos requisitos legales con instituciones que rigen a las cooperativas. Por
esta razn todo sistema contable debe ser diseado de acuerdo a los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC).
2.
SISTEMA CONTABLE
Un sistema contable consta de los documentos comerciales, diarios, mayores,

procedimientos y controles internos necesarios para producir estados financieros
confiables y otros informes contables. Los sistemas contables que se usan
comnmente van desde sistemas muy sencillos en los cuales los registros
contables se llevan manualmente hasta sistemas sofisticados en los cuales los
registros contables se llevan en discos magnticos. El sistema contable en una
52
empresa determinada debe disearse de acuerdo al tamao y a las necesidades

de informacin de la empresa.
Los procedimientos de registro ilustrados que existen hasta ahora, exigen el
registro de cada transaccin mediante un asiento en el diario general, y luego el
traslado de cada dbito y crdito del diario general a la cuenta correspondiente del
mayor. Ahora se debe enfrentar el problema prctico de acelerar este sistema
contable elemental, de tal manera que el departamento de contabilidad pueda
mantenerse al ritmo del flujo rpido de las transacciones de un negocio ms
grande.
En la estructuracin de un sistema contable, acorde a las necesidades de una
empresa se utilizan dos recursos: los diarios especiales y los mayores auxiliares.
Estos registros contables especializados se pueden ilustrar ms fcilmente en el
contexto de un sistema de contabilidad manual. No obstante, los diarios
especiales y los mayores auxiliares se pueden utilizar an con ms ventaja en los
sistemas contables computarizados.1 Un sistema contable efectivo, toma en
cuenta debida, el establecimiento de mtodos y registros que:
1) Identifican y registran todas las transacciones vlidas.
2) Describen oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para
permitir la adecuada clasificacin de las mismas, para incluirse en la
informacin financiera.
3) Cuantifican el valor de las operaciones de modo que se registre el valor
monetario adecuado en los Estados Financieros.
CONTABILIDAD, La Base para decisiones gerenciales, Editorial McGraw-Hill; Octava edicin,

Agosto de 1997, Autor: Robert F. Meigs; Pag. N 190 y 191.
53
4) Determinan el perodo en que las transacciones ocurren permitiendo registrarlas

en el perodo contable apropiado.
5) Presentan debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en
los Estados Financieros.
2.1.
SISTEMA:
CONCEPTOS
Es un conjunto de normas, principios y procedimientos que
ordenadamente
enlazados
entre
contribuyen
alcanzar
un
objetivo
determinado. La idea de sistema en su ms amplio y moderno concepto, se debe

a las contribuciones de dos cientficos, uno proveniente del campo de la Biologa,
Ludwig Von Bertalanffy y otro del rea socioeconmica, Kenneth Boulding.2 El
concepto de sistema parte de dos elementos crticos e interdependientes que son:
1) la existencia de un grupo de unidades definidas y,
2) la
interelacin
interconexin
entre
ellos.
Adems,
son
elementos
complementarios e indispensables para la existencia de un sistema, la

determinacin de propsitos u objetivos definidos y la totalidad o globalismo de
la situacin. Considerar la administracin como un sistema es reconocer que
toda institucin pblica o privada, es un organismo dinmico en el cada uno de
sus componentes tiene un papel importante que desempear y en el que el
funcionamiento de cada componente tiene reflejos en funcionamiento de los
dems. Por otro lado, cada componente separadamente y en conjunto,
constituye parte de una red de relaciones internas, dentro de la misma
institucin y de relaciones externas con el medio ambiente y otras instituciones.3
Salvador Osvaldo Brand, DICCIONARIO

ADMINISTRATIVAS, Pag. # 283.
DE
LAS
CIENCIAS
ECONOMICAS
54
CONTABILIDAD:
Es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica. Ya sea que

se este preparando un presupuesto para el hogar o la empresa, conciliando la
chequera, preparando la declaracin de Renta manejando una empresa, se
est trabajando con conceptos contables y con informacin contable.4
Es la tcnica de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en
trminos monetarios transacciones que son, en parte al menos, de carcter
financiero, as como de interpretar sus resultados.
SISTEMA CONTABLE:
Es el sistema que una empresa implanta en su departamento de contabilidad y

segn el cual se preparan los estados financieros. En el sistema se especifican
las funciones de los empleados de contabilidad, se describen los documentos a
utilizar en las transacciones contables; as como los libros y registros contables
que se han de establecer. Las grandes empresas deben Implantar sistemas
bien organizados y controlados estrictamente; de manera que garanticen que
no se produzcan prdidas por ineficiencia o robo y que puedan proporcionar la
informacin requerida cuando esta se solicite.5
Es un conjunto de reglas, principios, mecanismos, cuentas, procedimientos,
libros y registros de contabilidad; enlazados y relacionados entre s, de manera
Brand, Salvador Osvaldo; DICCIONARIO DE LA

ADMINISTRATIVAS, de la Universidad de El Salvador.
CIENCIAS
ECONOMICAS

Agosto de 1997, Autor: Robert F. Meigs; Pag. N 3.
Trminos y Procedimientos contables, Editorial Deusto Bilbao, Autor: Diane Houghton, Pg. 253.
55
que permiten analizar, comprobar, asentar y resumir las operaciones

practicadas, con el mnimo de esfuerzos y el mximo de precisin.6
El sistema contable, consiste en los mtodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de
una entidad; as como mantener la contabilizacin del Activo y Pasivo que le
son relativos.7
Es un conjunto de Normas y Procedimientos que se aplican en una empresa o
en un ramo de explotacin determinado. Comprende todo lo relativo al Plan de
Cuentas, comprobantes, Libros de contabilidad, rutinas de trabajo, Utilizacin
de mquinas, controles, Inventarios, preparacin de Balances, compilacin de
Estadsticas y en general cuanto sea necesario para el mejor funcionamiento
del Sistema Contable.8
2.2
IMPORTANCIA
A menudo se ha dado a la contabilidad el nombre de lenguaje de los negocios.

La gente que participa en el mundo de los negocios propietarios, gerentes,
banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los
conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio,
sea grande o pequea.
Vivimos en una era en que se explica todo. Aunque la contabilidad ha logrado su
progreso ms notable en el campo de los negocios la funcin contable es
importante en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar
6
Terminologa del Contador, Editorial Banca y Comercio/Mxico, 9 edicin, Autor: Mancera

Hnos. y Colaboradores.
Declaraciones Sobre Normas de Auditora, SAS 55, Pag.54, Autor: American Institute Public
Accountants.
Cholvis, Francisco; DICCIONARIO DE CONTABILIDAD, Ediciones Leconex, Buenos Aires,

Argentina, 1977, Pag. 424.
56
sus ingresos y egresos, y presentar una declaracin de Renta; para efecto del
pago de sus impuestos. A menudo, una persona debe proporcionar informacin
contable personal o social; para poder comprar cualquier bien; ya sea este
tangible o intangible, recibir una beca, obtener una tarjeta de crdito conseguir
un prstamo bancario. Las grandes compaas por acciones son responsables
ante sus accionistas, ante las instituciones de gobierno y ante el pblico en
general. El gobierno, los estados, las ciudades, y los centros educativos, deben
utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros.
La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio,
una universidad, una comunidad, un programa social, etc..
3.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO9
La estructura de control interno de una entidad, consiste en las polticas y

procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder
lograr los objetivos especficos de la entidad. Pese a que la estructura de control
interno podr incluir una amplia variedad de objetivos y polticas y procedimientos
relacionados, solo algunos de ellos talvez sean relevantes para una auditora de
Estados Financieros de la entidad.
Por lo general, los procedimientos de polticas relevantes a una auditora, se
refieren a la capacidad de la entidad de registrar, procesar, resumir e informar los
datos financieros.10 Sin embargo, otras polticas y procedimientos podrn ser
DECLARACIONES SOBRE NORMAS DE AUDITORIA, SAS N 78, Prrafos del 6 al 40.

Los trminos afirmaciones de los Estados Financieros y afirmaciones, se emplean a lo largo de esta
declaracin, para indicar las cinco categoras de las afirmaciones de la Gerencia que se incluyen en los
componentes de saldo de cuenta, clase de transaccin y revelacin de los Estados Financieros de acuerdo con
los prrafos 3 al 8 de la Declaracin de Normas de Auditora # 31, Evidencia Comprobatoria (AICPA,
Normas profesionales, vol. 1, AU sec. 326.03.08 ).
10
57
relevantes si se refieren a datos que emplea el auditor para aplicar los

procedimientos de auditora. Por ejemplo, las polticas y procedimientos referentes
a datos no financieros que el auditor emplea en procedimientos analticos, tales
como estadsticas de produccin, podrn ser relevantes en una auditora.
Por lo general, una entidad tiene polticas y procedimientos de la estructura de
control interno que no son relevantes a una auditora y por lo tanto, no tienen que
considerarse. Por ejemplo, polticas y procedimientos en relacin a la efectividad,
economa y eficiencia de ciertos procesos administrativos en la toma de
decisiones que, tales como fijar el precio apropiado para sus productos, o la
conveniencia de efectuar erogaciones para ciertos proyectos de investigacin y
desarrollo o publicidad; pueden ser importantes para la entidad, pero no suelen
relacionarse con la auditora de Estados Financieros.
El control interno, es un proceso afectado por el Consejo de Directores de la
entidad, gerencia y dems personal designado para proporcionar una razonable
seguridad en relacin con el logro de los objetivos de las siguientes categoras:11
a) Seguridad de la informacin financiera.
b) Efectividad y eficiencia de las operaciones y
c) Cumplimiento con las Leyes y regulaciones aplicables.
Para efectos de una auditora de Estados Financieros, la estructura de control
interno de una entidad consiste de los siguientes elementos:
11
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, A.C., Federacin de Colegios de

Profesionales, DECLARACIONES SOBRE NORMAS DE AUDITORIA, SAS 78, prrafo # 6,
Pag.97.
58
1) El ambiente de Control: Establece el tono de una organizacin, influyendo la

conciencia de control de la gente. Constituye el fundamento de los otros
componentes del Control Interno, proporcionando disciplina y estructura.
2) La Valoracin del Riesgo: Es la identificacin de la entidad y el anlisis de los
riesgos importantes para lograr los objetivos, formando una base para la
determinacin de como los riesgos deben ser manejados.
3) Las Actividades de Control: Lo constituyen las polticas y procedimientos que
ayudan a asegurar que las directrices de la Gerencia son llevadas a cabo.
4) La Informacin y comunicacin: Representan la identificacin, captura e
intercambio de la informacin en una forma y tiempo que permita a la gente
llevar a cabo sus responsabilidades.
5) La Vigilancia: Es un proceso que asegura la calidad del Control Interno sobre
el tiempo.
La divisin de la estructura de control interno en estos cinco elementos, facilita la
discusin de su naturaleza y la manera en que el auditor la considera en una
auditora. Sin embargo, la consideracin primordial del auditor, es si una poltica o
un procedimiento de la estructura de control interno, afecta las afirmaciones de los
Estados Financieros y no su clasificacin en alguna categora en particular.
3.1
EL AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control establece la forma de una organizacin influenciando la

conciencia del control de su gente. Es el fundamento de todos los otros
59
componentes del Control Interno, proveyendo disciplina y estructura. Los factores

del ambiente de control incluyen lo siguiente:
a) Valores de integridad y tica.
b) Compromisos de competencia.
c) Junta de Directores o participacin del Comit de Auditora.
d) Filosofa de la Gerencia y estilo de operacin.
e) Estructura organizacional.
f) Asignacin de autoridad y responsabilidad.
g) Polticas y prcticas de Recursos Humanos.
El auditor deber obtener un suficiente conocimiento del ambiente de control, para
entender la actitud de la gerencia y del Consejo de directores, conciencia y
acciones relacionadas al ambiente de control, considerando tanto la substancia de
los controles y su efecto colectivo. El auditor deber concentrarse en la substancia
de controles diferentes en su forma; porque los controles pueden estar
establecidos pero que no estn en accin. Por ejemplo, la gerencia puede
establecer un cdigo formal de conducta, pero actuar de una manera que perdone
las violaciones de tal cdigo.
Cuando se obtenga un entendimiento del ambiente de control, el auditor
considerar el efecto colectivo del mismo, sobre su resistencia y debilidad en
varios factores de control ambiental. La resistencia y debilidad de la gerencia,
pueden tener un efecto persuasivo sobre el control Interno. Por ejemplo, el control
de un gerente-dueo, puede mitigar una falta de segregacin de deberes en una
pequea compaa de negocios, o una activa e independiente junta de directores,
puede influenciar la filosofa y estilo de operacin de una experimentada gerencia,
a lo largo de sus actividades. Sin embargo, las polticas y prcticas de los recursos
humanos, dirigidos a travs de la componente contratacin de personal financiero
60
y contable, no puede aminorar una fuerte predisposicin de la alta gerencia para

subestimar las utilidades.
3.2
LA VALORACIN DEL RIESGO
Una valoracin del riesgo de una entidad, para propsitos de informacin

financiera, de su identificacin, anlisis e importantes riesgos de la gerencia en la
preparacin de los estados financieros, que estn razonablemente presentados de
conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Por ejemplo,
la valoracin del riesgo, puede sealar como la entidad considera la posibilidad de
las operaciones no registradas o no identificadas y el anlisis de las estimaciones
importantes registradas en los estados financieros. Los riesgos importantes para la
confiabilidad de la informacin financiera, tambin se refieren a eventos u
operaciones especficas.
Los riesgos importantes que afectan la informacin financiera, incluyen los eventos
externos e internos y circunstancias que puedan ocurrir y afecten adversamente a
la habilidad de la entidad, para registrar, procesar, resumir e informar de la
informacin financiera consistente con aseveraciones de la gerencia en los
estados financieros.12 Los riesgos podrn surgir o cambiar debido a circunstancias
tales como:
Cambios en el ambiente de operacin

Nuevo personal
Sistemas de informacin nuevos o reorganizados
Crecimiento rpido
Nuevas tecnologas
12
Estas aseveraciones estn discutidas en las Declaraciones sobre Normas de Auditora en el SAS
N31, Evidencia Comprobatoria (AICPA), Normas Profesionales, vol. 1, AU sec. 326.
61
Nuevas lneas, productos o actividades

Reestructuraciones de la corporacin
Operaciones forneas
Pronunciamientos contables.
El auditor deber obtener un conocimiento suficiente del proceso de valoracin de
riesgos de la entidad, para entender como la gerencia considera los riesgos
importantes, para los objetivos de la informacin financiera y decidir acerca de las
acciones para dirigir estos riesgos. Este conocimiento podra incluir el
entendimiento de como la gerencia identifica los riesgos, estima la importancia de
los mismos, valora la probabilidad de su ocurrencia y relaciona los mismos con la
La valoracin de los riesgos de una entidad, difiere de la consideracin del auditor
del riesgo de la auditora, en una auditora de estados financieros. El propsito de
la valoracin de los riesgos de una entidad, es el de identificar, analizar y manejar
los riesgos que afecten los objetivos de la misma. En una auditora de estados
financieros, la valoracin inherente de auditor y control del riesgo, para evaluar la
probabilidad de que importantes mal entendidos, pudieran ocurrir en los estados
financieros.
3.3
LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control son las polticas y procedimientos que ayudan a

asegurar que las actividades de la gerencia, se estn llevando a cabo. Ellas
ayudan a asegurar que las acciones de la gerencia, son tomadas para dirigir los
riesgos, para la realizacin de los objetivos de la entidad. El control de actividades
tiene varios objetivos y stos son aplicados a varios niveles organizacionales y
funcionales. Generalmente, las actividades de control que pudieran ser
62
importantes para una entidad, pueden ser catalogadas como polticas y

procedimientos que corresponden a lo siguiente:
Desarrollo de revisiones
Procesamientos de informacin
Controles fsicos
Segregacin de deberes
El auditor deber obtener un entendimiento de aquellas actividades de control
importantes, para la planeacin de la auditora. En vista de que el auditor obtiene
un entendimiento de los otros componentes, l o ella, es tambin probable que
obtengan conocimiento acerca de algunas actividades de control. Por ejemplo,
para obtener un entendimiento de los documentos registrados y los pasos del
procesamiento en el sistema de reporte de informacin financiera que pertenece a
la caja, el auditor probablemente estar de acuerdo con l, si las cuentas de
bancos estn conciliadas. El auditor deber considerar el conocimiento acerca de
presencia o ausencia de las actividades de control obtenidos del entendimiento de
otros componentes en la determinacin de si es necesario dedicar atencin
adicional, para obtener un entendimiento adicional de las actividades para planear
la auditora. Generalmente, la planeacin de la auditora, no requiere un
entendimiento de las actividades de control relativos a cada cuenta de balance,
clase de operacin y componentes de revelacin en los estados financieros o de
cada afirmacin importante a ellos.
3.3.1 REVELACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Este procedimiento trata sobre la revelacin de todas las polticas significativas de
contabilidad que han sido adoptadas en la preparacin y presentacin de estados
financieros.
63
El trmino estados financieros, comprende el Balance General, el Estado de

Resultados, el Estado de Composicin del Patrimonio, Flujo de efectivo y las notas
con material explicativo a los estados financieros que deben identificarse como
parte integral de los mismos. La gerencia de la empresa puede formular estados
financieros para su propio uso de diferentes maneras que se adaptan mejor para
fines de administracin interna. Cuando los estados financieros se emitan para
otras personas, tales como accionistas, acreedores, empleados, y el pblico en
general debern estar de acuerdo a normas internacionales de contabilidad.
Actualmente la comisin de normas internacionales de contabilidad reconoce
como fundamentales los siguientes supuesto contables:
a) Negocio en marcha: La empresa normalmente es considerada como una
operacin que continuar en el futuro predecible. Se supone que la empresa no
tiene intencin ni necesidad de liquidarse o de reducir sustancialmente la escala
de sus operaciones.
b) Consistencia: Se supone que las polticas contables son consistentes de un
perodo a otro.
c) Acumulacin: Se acumulan los ingresos y los costos, es decir, se les da
reconocimiento a la medida que se devengan u ocurren (y no cuando se recibe
y paga el efectivo) y se registran en los estados financieros a los cuales se
relacionan.
13
A) POLTICAS CONTABLES
13
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N 1, Primera reimpresin de la 5a.

edicin, Abril 1999; Pgina 76:77, prrafos 20:22.
64
La gerencia deber escoger y aplicar las polticas contables de una empresa de

modo que los estados financieros cumplan con todos los requisitos de cada norma
internacional de contabilidad aplicable y con la interpretacin del Comit
permanente de interpretaciones. Cuando no haya requisito especfico, la gerencia
deber
desarrollar
polticas
para
asegurar
que
los
estados
financieros
proporcionen informacin que sea:

a) Relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios; y
b) Confiable en cuanto que:
I. Representen fielmente los resultados y la posicin financiera de la empresa;
II. Reflejen la sustancia econmica de los sucesos y transacciones y no
meramente la forma legal;
III. Sean neutrales, o sea, libres de predisposicin;
IV.Sean prudentes; y
V. Sean completos en todos los aspectos de importancia relativa.
Las polticas contables son los principios bases, convenciones, reglas y prcticas
especficos adoptados por una empresa para preparar y presentar los estados
financieros.
En ausencia de una Norma Internacional de Contabilidad especfica y de una
interpretacin del Comit permanente de interpretaciones, la gerencia usa su juicio
para desarrollar una poltica contable que proporcione la informacin ms til a los
usuarios de los estados financieros de la empresa. Al establecer este juicio, la
gerencia considera:
a) Los requisitos y guas de las Normas Internaciones de Contabilidad que traten
temas similares y relacionados;
65
b) Las definiciones, criterios de reconocimiento y medicin para activos, pasivos,

ingresos y gastos expresados en el marco de conceptos de IASC, y
c) Los pronunciamiento de otros rganos establecedores de normas y las
prcticas industriales aceptadas, al grado, pero slo al grado en que stas sean
consistentes con los literales a) y b) antes citados.
An para el mismo objeto, existen muchas polticas contables en uso; es
necesario aplicar criterio para seleccionar y utilizar las que, en las circunstancia de
la empresa se adaptan mejor para presentar en forma adecuada su situacin
financiera y los resultados de las operaciones.
Tres consideraciones deben regir la eleccin y aplicacin que haga la gerencia de
las polticas de contabilidad apropiadas y la preparacin de los estados
financieros:
1) Prudencia: Muchas operaciones estn rodeadas de incertidumbre. Este hecho
debe reconocerse usando prudencia en la preparacin de los estados
financieros; sin embargo la prudencia no justifica la creacin de reservas
secretas y ocultas.
2) Substancia antes que forma: Las transacciones y otros acontecimientos
deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su substancia y realidad
financiera y no solamente con su forma legal.
3) Importancia relativa: Los estados financieros deben revelar todas las partidas
que son de suficiente importancia para efectuar evaluaciones o decisiones.
66
Los estados financieros deben ser claros y comprensibles. Se basan sobre

polticas contables que varan de una empresa a otra, tanto en un solo pas como
en diversos pases. La revelacin de las polticas contables significativas sobre los
cuales se basan los estados financieros, es por lo tanto necesaria para que sean
entendidos adecuadamente. La revelacin de esas polticas debe ser una parte
integral de los estados financieros; es til para los usuarios si todas ellas se
revelan en un lugar. Algunas veces se adopta un tratamiento equivocado o
inapropiado para partidas en los balances generales, estados de resultados o de
prdidas y ganancias o en otros estados. En cualquier caso, es necesaria la
revelacin del tratamiento adoptado, pero la revelacin no puede rectificar un
tratamiento equivocado o inapropiado.
VARIACIONES EN POLTICAS CONTABLES Y SU REVELACIN.
La tarea de interpretar los estados financieros se complica por la adaptacin de

diversas polticas en muchas reas de la contabilidad. No existe una sola lista de
polticas aceptadas a la cual pudieran referirse los usuarios, y la diversidad de
polticas de contabilidad que pueden adoptase actualmente, es susceptible de
producir juegos significativamente diferentes de estados financieros basados
sobre las mismas condiciones y los mismos acontecimientos.
Los siguientes son ejemplos de reas en las cuales existen diferentes polticas de
contabilidad, y que, por consiguiente, requieren revelacin del tratamiento elegido:
POLTICAS GENERALES:
1) Poltica de consolidacin,
2) Conversin de moneda extranjera incluyendo la disposicin que se d en las
ganancias y prdidas en cambios.
67
3) Poltica general de valuacin (costo histrico, poder adquisitivo general y valor

de reposicin).
4) Acontecimientos posteriores a la fecha del balance.
5) Arrendamientos, alquiler con opcin a compra, o transacciones en abonos e
inters relativo.
6) Impuestos,
7) Contratos a largo plazo,
8) Franquicias y licencias.
POLTICAS DE ACTIVOS:
1) Cuentas por cobrar,
2) Inventarios y el costo de venta relativo,
3) Activos depreciables y depreciacin,
4) cosechas,
5) Terrenos por urbanizar y costos de organizacin relativos,
6) Inversiones en compaas subsidiarias, compaas asociadas y otras
inversiones.
7) Investigacin y desarrollo,
8) Patentes y marcas,
9) Crdito mercantil.
POLTICAS DE PASIVOS Y PROVISIONES:
1) Garantas,
2) Compromisos y contingencias,
3) Costos de planes de pensiones y retiros,
Pagos por separacin.
68
POLTICAS DE PERDIDAS Y GANANCIAS:

1) Mtodos de reconocimiento de ingresos,
2) Mantenimiento, reparacin y mejoras,
3) Ganancias y prdidas al disponer de propiedades,
4) Contabilizacin de reservas legales u otras, incluyendo cargos y crditos
directos a descuentos de supervit.
Los estados financieros deben mostrar las cifras relativas del perodo anterior. Si
se hace un cambio en una poltica de contabilidad que tenga un efecto de
importancia, es necesario divulgar que se ha efectuado un cambio y cualificar sus
resultados. Un cambio en una poltica de contabilidad que pueda no causar un
efecto de importancia en el ao actual debe, de todas maneras ser revelado si
pudiera tener un resultado importante en aos posteriores.
Negocio en marcha, consistencia y acumulacin son supuestos contables
fundamentales. Cuando se siguen los supuestos contables fundamentales en los
estados financieros, no se requiere revelacin de tales supuestos. Si no se sigue
algn supuesto contable fundamental, ese hecho debe ser revelado junto con las
razones para ello.
La prudencia, la substancia antes que la forma, y la importancia relativa deben
regir la seleccin y la aplicacin de la polticas de contabilidad.
Los estados financieros deben incluir una revelacin clara y concisa de todas
las polticas contables significativas que se han usado.
La revelacin de las polticas contables significativas empleadas debe ser una
parte integral de los estados financieros y las polticas normalmente deben
revelarse en un lugar.
69
El tratamiento equivocado o inapropiado de partidas en los balances generales,

estados de resultados u otros estados no se rectifica por la revelacin de las
polticas de contabilidad usadas ni por notas o material explicativo.
Los estados financieros deben mostrar las cifras relativas del periodo anterior.
Debe revelarse el cambio en una poltica de contabilidad que tenga un efecto
importante en el periodo actual o que puede tenerlo en periodos posteriores, as
como las razones para ello. El efecto del cambio debe ser revelado y
cuantificado si es importante.
B)
14
INFORMACIN QUE DEBE REVELARSE EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
Debe revelarse toda la informacin importante que sea necesaria para hacer
claros y comprensibles los estados financieros.
Debe mostrarse el nombre de la empresa, el pas en el cual se constituy, la
fecha del balance general y el periodo cubierto por los estados financieros.
Debe darse una breve descripcin de la naturaleza de las actividades de la
empresa, la forma legal de sta y la moneda en la cual se expresan los estados
financieros, si estos datos no son evidentes de otra manera.
Si es necesario las cifras y clasificaciones de partidas en los estados financieros
deben complementarse con informacin adicional para aclarar su significado.
Las partidas significativas no deben incluirse con otras partidas o deducirse de
ellas sin identificacin separadas.
14

edicin, Abril 1999, pgina 132, prrafos 6:10 y 18.
70
Los estados financieros deben mostrar las cifras respectivas del periodo
anterior.
En el Balance General deben hacerse las revelaciones siguientes:
a) Restricciones a los derechos de propiedad sobre activos;
b) Garantas otorgadas con respecto a pasivos;
c) Los mtodos de establecer provisiones para planes de pensiones y retiros;
d) Activos y Pasivos contingentes, cuantificados si es posible;
e) Sumas comprometidas para futuras erogaciones capitalizables.
En el Estado de Resultados deber revelarse la informacin siguiente:
a) Ventas u otros ingresos de operacin;
b) Depreciacin;
c) Ingresos por intereses;
d) Productos de inversiones;
e) Gastos por intereses;
f) Impuesto sobre la renta;
g) Cargos extraordinarios;
h) Crditos extraordinarios;
i) Transacciones de importancia intercompaas;
j) Utilidad neta o prdida neta del periodo.
C) REVELACIONES DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA15
Los componentes principales de gasto (ingreso) por impuestos debern revelarse
separadamente.
15

edicin, Abril 1999, pgina 271:273, prrafos 79: 82.
71
Los componentes de gasto (ingreso) por impuestos pueden incluir:

a) Gasto (ingreso) por impuesto causado;
b) Cualesquiera ajustes reconocidos en el ejercicio por impuesto causado de
ejercicios anteriores;
c) El monto de gasto (ingreso) por impuesto diferido relacionado con el origen y
reversin de diferencias temporales;
d) El monto de gasto (ingreso) por impuesto diferido relacionado con cambios en
tasas para impuesto o la imposicin de nuevos impuestos;
e) El monto del beneficio que se origina de una prdida fiscal, crdito fiscal o
diferencia temporal de un ejercicio anterior no reconocidos previamente que se
usa para reducir el gasto por impuesto causado;
f) El monto del beneficio por una prdida fiscal, crdito fiscal, o diferencia
temporal de un ejercicio anterior no reconocido previamente que se usa para
reducir el gasto por impuesto diferido;
g) El gasto por impuesto diferido que se origina de la rebaja, o reversin de una
rebaja previa, de un activo por impuesto diferido.
72
h) El monto de gasto (ingreso) por impuesto relacionado con aquellos cambios en

las polticas contables y errores fundamentales que se incluyen en la
determinacin de utilidad o prdida neta.
Lo siguiente deber revelarse tambin por separado:
a) El impuesto causado y diferido agregado relacionado con partidas que se
carguen o acrediten a capital;
b) Gasto (ingreso) por impuestos relacionado con partidas extraordinarias
reconocidas durante el ejercicio;
c) Una explicacin de los cambios en la tasa de impuesto aplicable comparados
con el ejercicio contable previo;
d) El monto (y fecha de expiracin, si las hay) de las diferencias temporales
deducibles, prdidas fiscales no usadas, y crditos fiscales no usados para los
que no se reconoce ningn activo diferido en el balance;
e) El monto agregado de diferencias temporales relacionadas con inversiones en
subsidiarias, sucursales y asociadas e intereses y negocios conjuntos para los
que no se han reconocido pasivos por impuesto diferido.
Una empresa deber revelar el monto de un activo por impuesto diferido y la
naturaleza de la evidencia que soporta su reconocimiento, cuando:
a) La utilizacin del activo por impuesto diferido depende de utilidades gravables
futuras en exceso de utilidades que se originen de la reversin de las
diferencias temporales gravables existentes;
73
b) La empresa a sufrido una prdida ya sea en el ejercicio actual o en el

precedente en la jurisdiccin tributaria a la que se relaciona el activo por
impuesto diferido.
D)
REVELACIONES
SOBRE
LOS
EFECTOS
DE
LOS
PRECIOS
CAMBIANTES16
Las partidas que deben presentarse son:
a) El importe del ajuste o el importe ajustado de la depreciacin de propiedad,
planta y equipo;
b) El importe del ajuste o el importe ajustado de costo de ventas;
c) Los ajustes correspondientes a partidas monetarias, el efecto de prstamos, la
participacin en el capital contable cuando dichos ajustes se hayan considerado
al determinar la utilidad por el mtodo contable adoptado, y
d) El efecto en conjunto sobre resultados de los ajustes descritos en a) y b) y en
su caso c), as como tambin cualquier otra partida que refleje los efectos de los
precios cambiantes informados bajo el mtodo contable adoptado.
Al adoptarse un mtodo de costos actuales, debe revelarse en costo actual de
propiedad, planta y equipo e inventarios.
Las empresas deben describir los mtodos adoptados para computar la
informacin especificada en los dos prrafos anteriores, incluyendo el tipo de
cualquier ndice utilizado.
16

edicin, Abril 1999, pgina 355:356, prrafos 21: 26.
74
Es recomendable que las empresas incluyan revelaciones adicionales relativas a

la importancia de la informacin en las circunstancias en que se encuentra la
empresa. Por lo general resulta de utilidad la revelacin de cualquier ajuste a
provisiones para impuestos o saldos de cuentas de impuestos.
E) REVELACIN SOBRE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO17
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO: Son activos tangibles que:
a) Son retenidos por una empresa para ser usados en la produccin o

abastecimientos de bienes o servicios, para rentar a terceros o propsitos
administrativos; y
b) Se espera sean usados durante ms de un periodo.
Los estados financieros deben revelar, respecto de cada clase de propiedad,
planta y equipo:
a) Las bases de Cuantificacion usadas para determinar el valor bruto en libros.
Cuando se ha usado ms de una base, debera revelarse el valor bruto en libros
para la base de cada categora;
b) Los mtodos de depreciacin usados;
c) Las vidas tiles o las tasas de depreciacin usadas;
d) El valor bruto en libros y la depreciacin acumulada al principio y
fin del
periodo;
e) Una conciliacin del valor en libros al principio y fin del periodo, que muestre :
17
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N 16, Primera reimpresin de la 5a. edicin,

Abril 1999, pgina 375:377, prrafos 66:71.
75
Adiciones;
I.
Disposiciones;
II.
Adquisiciones a travs de consolidaciones de negocios;
III.
Aumentos o disminuciones resultantes de revaluaciones de acuerdo con

los
prrafos 30, 39, 40 y 60 de esta NIC;
IV.
Reducciones en el valor en libros de acuerdo con el prrafo 56 de esta NIC;
V.
Cantidades revertidas de acuerdo con el prrafo 59 de esta NIC;
VI.
Depreciacin;
VII.
Las diferencias netas por tipo de cambio originadas por la traslacin de los
estados
VIII.
financieros de una operacin extranjera; y
Otros movimientos.
Los estados financieros deben tambin revelar:

a) Si es que para determinar la cantidad recuperable de partidas de propiedad,
planta y equipo, han sido descontados los futuros flujos de efectivo esperados a
sus valores presentes;
b) La existencia y cantidades de restricciones sobre el ttulo y la propiedad, planta
y equipo dados en prenda como fianza por los pasivos;
c) La poltica contable para costos de restauracin relacionados a partidas de
propiedad, planta y equipo;
d) La cantidad de desembolso a cuenta de propiedad, planta y equipo en el curso
de construccin; y
e) La cantidad de compromisos para la adquisicin de propiedad, planta y equipo.
76
Cuando partidas de propiedad, planta y equipo son informadas en cantidades

revaluadas debe revelarse lo siguiente:
a) La base usada para revaluar los activos;
b) La fecha efectiva de la revaluacin;
c) Si intervino un valuador independiente;
d) La naturaleza de cualquier ndice usado para determinar el costo de reposicin;
e) El valor en libros de cada propiedad, planta y equipo que habra sido incluido en
el estado financiero si hubieran sido asentados los activos al costo menos
depreciacin; y
f) El supervit por revaluacin, indicando el movimiento por el periodo y
cualesquiera restricciones sobre la distribucin del saldo a los accionistas.
Los usuarios de los estados financieros tambin encuentran pertinente a sus
necesidades la siguiente informacin:
a) El valor en libros de propiedad, planta y equipo temporalmente ociosos;
b) El valor bruto en libros de cualquiera propiedad, planta y equipo totalmente
depreciados que estn an en uso;
c) El valor en libros de propiedad, planta y equipo retirados de uso activo y
retenidos para disposicin; y
d) Cuando se use el tratamiento punto de referencia, el valor justo de propiedad,
planta y equipo cuando ste sea materialmente distinto al valor en libros.
77
F) REVELACIONES SOBRE LOS INGRESOS.18

INGRESO: Es la entrada bruta de beneficios econmicos durante el periodo que se
originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, cuando estas

entradas dan como resultado aumentos en capital distintos a los que se derivan de
contribuciones de los propietarios del capital.
Toda empresa debe revelar:
a) Las polticas contables adoptadas para el reconocimiento del ingreso
incluyendo los mtodos adoptados para determinar la etapa de terminacin de
transacciones que impliquen la prestacin de servicios;
b) La cantidad de cada categora significativa de ingresos reconocido durante el
periodo incluyendo los ingresos originados por:
La venta de bienes;
La prestacin de servicios;
Intereses;
Regalas; y
Dividendos.
c) La cantidad de ingreso originado por intercambios de bienes y servicios
incluidos en cada categora significativa de ingreso.
Una empresa revela cualesquiera ganancias y prdidas contingentes de acuerdo
con NIC 10, Contingencias y Sucesos que ocurren despus de la fecha del
18

edicin, Abril 1999, pgina 414:415, prrafos 35:36.
78
balance. Las ganancias contingentes y prdidas contingentes pueden surgir por

costos de garantas, reclamaciones, multas o posibles extravos.
G) REVELACIN SOBRE COSTOS DE PRESTAMOS19
COSTOS DE PRESTAMOS: Son inters y otros costos incurridos por una empresa
en conexin con el prstamo de fondos.

Los estados financieros deben revelar:
a) La poltica contable adoptada para los costos de prstamos;
b) La cantidad de costos de prstamos capitalizada durante el periodo; y
c) La tasa de capitalizacin usada para determinar la cantidad de costos de
prstamos elegible para capitalizacin.
3.4
LA INFORMACIN Y COMUNICACIN
El sistema de informacin importante para los objetivos de la informacin

financiera, los cuales incluyen el sistema contable, consisten en los mtodos y
registros establecidos para contabilizar, procesar, sumarizar e informar de las
operaciones de la entidad (as como de los eventos y condiciones) para mantener
la contabilidad, para los relativos activos, pasivos y capital. La cualidad del sistema
generado de informacin, afecta a la habilidad de la gerencia para tomar
decisiones apropiadas, en el control de las actividades y para preparar informes
financieros confiables.
19

edicin, Abril 1999, pgina 618, prrafos 29.
79
La comunicacin incluye proporcionar un entendimiento de los papeles

individuales y responsabilidades correspondientes al control interno sobre la
El auditor deber obtener suficiente conocimiento del sistema de informacin,
importante para obtener la informacin financiera que comprende:
Las clases de operaciones de la entidad, que son importantes para los estados
financieros.
Como esas operaciones son iniciadas.
Los libros de la contabilidad, que soportan informacin y cuentas especficas de
los estados financieros involucrados en el proceso e informe de las

operaciones.
El proceso contable referente, desde el inicio de una operacin hasta su
inclusin en los estados financieros, incluyendo el significado electrnico (tales

como computadoras e intercambio
de informacin electrnica) usado para
transmitir, procesar, mantener y accesar informacin.

El proceso de informacin financiera es usado para preparar los estados
financieros de la entidad, incluyendo importantes estimaciones contables y

revelaciones.
Adems, el auditor deber obtener suficiente conocimiento del significado de los
usos de la entidad para comunicar el papel de
la informacin financiera,
responsabilidades y asuntos importantes relativos a la misma.
80
3.5
LA VIGILANCIA
Una responsabilidad importante de la gerencia, es establecer y mantener el control

interno. La gerencia vigila los controles para considerar si estn operando como se
estableci y que estn modificados en forma apropiada, para los cambios en las
condiciones.
La vigilancia es un proceso que valora la calidad del control interno, desarrollado
sobre el tiempo. Esto involucra la valoracin del diseo y operacin de los
controles, sobre unas bases de tiempo y tomando las necesarias acciones
correctivas. Este proceso se completa a travs de las continuas actividades,
evaluaciones por separado o por varias combinaciones de ambas. En muchas
entidades, los auditores internos o el personal, desarrollando similares funciones,
contribuye a la vigilancia de las actividades de una entidad. La vigilancia de las
actividades puede incluir el uso de informacin de comunicaciones de partes
externas, tales como reclamaciones de clientes y comentarios en general, que
pueden indicar problemas o reas importantes con necesidad de mejora.
El auditor deber tener suficiente conocimiento de los ms importantes tipos de
actividades que la entidad usa, para vigilar el control interno sobre la informacin
financiera, incluyendo cmo estas actividades son usadas para iniciar acciones
correctivas.
3.5.1 CARACTERSTICAS DE LOS NEGOCIOS PEQUEOS.20
El trmino negocio pequeo consiste en un negocio que tiene pocos empleados o

un bajo nivel de rotacin o de activos totales. Dichos negocios generalmente
muestran alguna o ambas de las caractersticas siguientes:
20
DECLARACION INTERNACIONAL DE AUDITORIA (DIA) N 5, aprobada por el Comit

Internacional de Prcticas de Auditora en marzo de 1989 y publicada en octubre del mismo ao;
prrafos N 2, 4:13.
81
Limitada segregacin de funciones; o
Predominio de los administradores principales o del propietario sobre todo los

aspectos esenciales del negocio.
A) LIMITADA SEGREGACIN DE FUNCIONES:
Un negocio pequeo tpicamente asigna ms escasos recursos a las funciones de

contabilidad financiera que los negocios mayores ya que puede no ser econmico
emplear a personas con habilidades especializadas en contabilidad. Aunque es
responsabilidad
de
la
administracin
asegurar
que
los
activos
sean
salvaguardados y que se mantenga un sistema de contabilidad apropiado, es

comn que los administradores de un negocio pequeo concentren sus esfuerzos
en las reas de operacin como venta y mercadeo.
Cuando los recursos para contabilidad son limitados hay dos posibles
consecuencias:
1) El mantenimiento de registros puede ser informal o inadecuado. Por lo tanto,
hay un mayor riesgo de que los estados financieros sean inexactos o
incompletos.
2) Ya que puede depositarse mayor confianza en que el auditor ayude a la
preparacin
de
los
registros
contables
estados
financieros,
los
administradores de negocios pequeos pueden asumir incorrectamente que

han sido revelados de su responsabilidad para informes exactos.
A causa de que un negocio pequeo tpicamente no tiene muchos empleados en
contabilidad con frecuencia no es factible segregar funciones entre diferentes
individuos al mismo grado que en otros negocios. Como resultado de la limitada
82
segregacin de funciones puede no ser posible apoyarse en el control interno para

detectar fraude o errores. Por ejemplo, el nmero de empleados en el negocio
pequeo puede crear un entorno donde el personal responsable de los registros
contables tambin tenga acceso a activos que sean fcilmente ocultados,
cambiados de lugar o vendidos. De modo similar, cuando hay pocos empleados,
puede no ser posible establecer un sistema de verificacin independiente del
trabajo de los mismos, con el resultado de que hay un mayor riesgo de que los
errores no sean detectados.
Ms an, a causa de la limitada segregacin de funciones, el uso de instalaciones
de computadoras en un negocio pequeo puede tener el efecto de aumentar el
riesgo de control. Por ejemplo, en un ambiente de microcomputadoras es comn
que los usuarios puedan desempear dos o ms de las siguientes funciones en el
sistema de contabilidad:
a) Iniciar y autorizar documentos fuente;
b) Alimentar datos al sistema;
c) Operar la computadora;
d) Cambiar programas y archivos de datos;
e) usar o distribuir datos de salida;
f) Modificar los sistemas operativos.
B)
PREDOMINIO
DE
LOS
ADMINISTRADORES
PRINCIPALES
DEL
PROPIETARIO.
Los administradores principales, o los propietarios de un negocio pequeo que

participen activamente en la administracin del negocio, pueden predominar sobre
la operacin de la entidad en todos los aspectos esenciales como los sistemas de
control interno y la produccin de estados financieros.
83
Esto puede tener algunas ventajas, ya que dicho predominio puede compensar los
procedimientos de control de otro modo dbiles. Por ejemplo, en casos donde hay
una limitada segregacin de funciones en el rea de compras y desembolsos de
efectivo, el control interno se mejora cuando los administradores principales o el
propietario personalmente firman todos los cheques. Cuando los administradores
principales o el propietario no estn involucrados, hay un mayor riesgo de que
pueda ocurrir fraude o error de empleados, y que no sean detectados.
La mayor desventaja de dicho predominio es que los controles internos pueden
ser violados. Los administradores principales o propietarios pueden tener la
oportunidad, a causa de su posicin, de violar los procedimientos prescritos. Por lo
tanto, el riesgo de fraude de la administracin es mayor. Por ejemplo, los
administradores principales o el propietario puedan dar directivas al personal para
que haga desembolsos que de otro modo no haran en ausencia de
documentacin de soporte.
Cuando los administradores principales o los propietarios predominan en la
operacin de la entidad podran ejercer una influencia que da como resultado
representaciones errneas de importancia relativa en los estados financieros. Sin
embargo, en todas las entidades es responsabilidad de la administracin asegurar
que los activos estn salvaguardados y establecer y mantener un sistema de
contabilidad que debera prever la compilacin ordenada de informacin financiera
y el anlisis apropiado para hacer posible que se preparen oportunamente estados
financieros confiables. As que, an en los negocios pequeos, el sistema de
contabilidad necesitar ser diseado de manera tal que brinde razonable certeza
de que:
84
Todas las transacciones y otra informacin contable que deberan registrarse

hayan sido en verdad registradas;
El fraude o error en el procesamiento de la informacin financiera, se har
evidente; y
Los activos y pasivos registrados en el sistema de contabilidad existen y estn
registrados a las cantidades correctas.
3.6
LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
Los controles internos se agrupan en dos clases principales: controles

administrativos y controles contables. Los controles contables son medidas que se
relacionan directamente con la proteccin de los activos o con la confiabilidad de
la informacin contable. Un ejemplo es el uso de cajas registradoras para originar
un registro inmediato para los ingresos de caja. Otro ejemplo es la poltica de
hacer un conteo fsico anual del inventario as sea que se emplee el sistema de
inventario permanente.
Los controles administrativos son medidas diseadas para mejorar la eficiencia
operacional: no tienen relacin directa con la confiabilidad de los registros
contables. Ejemplo de un control administrativo es el requisito de que los
vendedores viajeros, presenten informes para mostrar los nombres de los clientes
visitados cada da. Otro ejemplo es el requisito que pesa sobre los pilotos de las
aerolneas de tomarse exmenes mdicos anuales.21
21

85
En este texto se hace nfasis en los controles contables internos que son aquellos
que tienen relacin directa con la confiabilidad de los registros contables, estados
financieros y otros registros contables. Sin embargo hay que tener en cuenta que
los controles administrativos juegan tambin un papel importante en el xito de las
operaciones de una empresa.
3.7
RELACIN ENTRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL

SISTEMA DE CONTABILIDAD.22
El objetivo bsico de un sistema de contabilidad, es proveer informacin financiera

til. El objetivo del sistema de control interno es mantener a la empresa operando
de acuerdo con los planes y polticas de la gerencia. Estos dos sistemas estn
estrechamente relacionados; de hecho, cada uno depende considerablemente del
otro. El sistema de contabilidad depende de los procedimientos de control interno,
para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Por su parte, muchos de los
procedimientos de control interno hacen uso de los datos de contabilidad para
seguirle la pista a los activos y controlar el desempeo de cada uno de los
departamentos. La necesidad por un adecuado control interno explica la
naturaleza y la existencia misma de muchos registros, informes, documentos y
procedimientos contables. Por tanto el tema de control interno y el estudio de la
contabilidad van de la mano.
3.7.1 SISTEMA DE CONTABILIDAD Y DE CONTROL INTERNO
Los controles internos relacionados con el sistema de contabilidad estn dirigidos

a lograr objetivos como:
a) Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorizacin general o
especfica de la administracin.
22
NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIAs) N 6, Instituto Mexicano de

Contadores Pblicos A.C., 2a. Edicin, Mayo de 1995; prrafos N 13:20.
86
b) Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el

monto correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado, a
modo de permitir la preparacin de los estados financieros de acuerdo con un
marco de referencia para informes financieros indentificado.
c) El acceso a activos y registros es permitido slo de acuerdo con la autorizacin
de la administracin.
d) Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos
razonables y se toma la accin apropiada respecto de cualquiera diferencia.
3.7.2 LIMITACIONES INHERENTES DE LOS CONTROLES INTERNOS
Los sistemas de contabilidad y de control interno no pueden dar a la

administracin evidencia conclusiva de que se han alcanzado los objetivos a
causa de limitaciones inherentes. Dichas limitaciones incluyen:
El usual requerimiento de la administracin de que el costo de un control interno
no exceda de los beneficios que se espera sean derivados.
La mayora de los controles internos tienden a ser dirigidos a transacciones de
rutina ms que a transacciones que no son de rutina.
El potencial para error humano debido a descuido, distraccin, errores de juicio
y la falta de comprensin de las instrucciones.
La posibilidad de burlar los controles internos a travs de la colusin de un
miembro de la administracin o de un empleado con partes externas o dentro
de la entidad.
87
La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un control interno

pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la
administracin sobrepasando un control interno.
La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse inadecuados debido
a cambios en condiciones, y de que el cumplimiento con los procedimientos
pueda deteriorarse.
3.7.3 COMPRENSIN DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y DE
CONTROL INTERNO.
Al obtener una comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno

para planear la auditora, el auditor obtiene un conocimiento del diseo de los
sistemas de contabilidad y de control interno, y de su operacin. Por ejemplo, un
auditor puede desarrollar una prueba de rastreo, o sea, seguirle la pista a unas
cuantas transacciones por todo el sistema de contabilidad. Cuando las
transacciones seleccionadas son tpicas de las transacciones que pasan a travs
del sistema, este procedimiento puede ser tratado como parte de las pruebas de
control. La naturaleza y alcance de las pruebas de rastreo desarrolladas por el
auditor son tales que ellas solas no proporcionaran suficiente evidencia apropiada
de auditora para soportar una evaluacin de riesgo de control que sea menos que
alto.
La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos desempeados por el
auditor para obtener una comprensin de los sistemas de contabilidad y de control
interno variar segn, entre otras cosas:
1) El tamao y complejidad de la entidad y de su sistema de computacin.
2) Consideraciones sobre importancia relativa.
3) El tipo de controles internos implicados.
88
4) La naturaleza de la documentacin de la entidad de los controles internos

especficos.
5) La evaluacin del auditor del riesgo inherente.
Ordinariamente, la comprensin del auditor de los sistemas de contabilidad y de
control interno, que es importante para la auditora se obtiene a travs de
experiencia previa con la entidad y se complementa con:
a) Investigaciones con la administracin, personal de supervisin y otro personal
apropiado en diversos niveles organizacionales dentro de la entidad, junto con
la referencia a la documentacin, como manuales de procedimientos,
descripciones de puestos y diagramas de flujo;
b) Inspeccin de documentos y registros producidos por los sistemas de
contabilidad y de control interno; y
c) Observacin de las actividades y operaciones de la entidad, incluyendo
observacin de la organizacin de operaciones por computadora, personal de la
administracin, y la naturaleza del proceso de transacciones.
3.7.4 SISTEMA DE CONTABILIDAD
El auditor debera obtener una comprensin del sistema de contabilidad suficiente

para identificar y entender:
a) Las principales clases de transacciones en las operaciones de la entidad;
b) Cmo se inician dichas transacciones;
c) Registros contables importantes, documentos de soporte y cuentas en los
estados financieros; y
89
d) El proceso contable y de informes financieros, desde el inicio de transacciones

importantes y otros eventos hasta su inclusin en los estados financieros.
3.7.5 AMBIENTE DE CONTROL
El auditor debera obtener una comprensin del ambiente de control suficiente

para evaluar las actitudes, conciencia y acciones de directores y administracin,
respecto de los controles internos y su importancia en la entidad.
3.7.6 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
El auditor debera obtener una comprensin de los procedimientos de control

suficiente para desarrollar el plan de auditora. Al obtener esta comprensin el
auditor considerara el conocimiento sobre la presencia o ausencia de
procedimientos de control obtenido de la comprensin del ambiente de control y
del sistema de contabilidad para determinar si es necesaria alguna comprensin
adicional sobre los procedimientos de control.
Como los procedimientos de control estn integrados en el ambiente de control y
con el sistema de contabilidad, al obtener el auditor una comprensin del ambiente
de control y del sistema de contabilidad, es probable que obtenga tambin algn
conocimiento sobre procedimientos de control, por ejemplo, al obtener una
comprensin del sistema de contabilidad referente a efectivo, el auditor
ordinariamente se da cuenta de si las cuentas bancarias estn conciliadas.
Ordinariamente, el desarrollo del plan global de auditora no requiere una
comprensin de procedimientos de control para cada aseveracin de los estados
financieros en cada cuenta y clase de transaccin.
90
4.
CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD

4.1
BASE DE EFECTIVO
La forma ms sencilla de mantener un registro de las operaciones mercantiles en

una empresa, es registrarlas en el momento en que se produce un cambio en el
efectivo. Este es el sistema de contabilidad con base en el efectivo. Por ejemplo,
cuando un negocio vende productos o servicios a sus clientes, el ingreso que se
obtiene debera registrarse en el momento en que se recibiera el efectivo. Por
tanto, slo se deberan considerar como ingresos del periodo; las ventas de
contado, mientras que las ventas al crdito no se registraran hasta que el cliente
pagase la cuenta respectiva.
4.2
BASE DE ACUMULACIN
Un mtodo con ms sentido, y que se utiliza con mayor frecuencia, se denomina

sistema contable de acumulaciones. En este sistema se reconocen como
obtenidos los ingresos en el momento en que se devengan, sin tomar en cuenta
cuando se recibe el pago en efectivo. Una venta al crdito se considera un ingreso
devengado an cuando no se reciba el efectivo. Por otro lado, los gastos del
periodo se consideran pertenecientes al periodo, en el momento en que se incurre
en ellos; aunque no hayan sido pagados.
5.
CONCEPTOS QUE COMPONEN LA ESTRUCTURA BSICA DE LA

CONTABILIDAD.23
Hay una abundante cantidad de trminos en la literatura contable para denominar

los conceptos y las clases de los mismos que integran la teora de la contabilidad.
La profusin de la terminologa es un claro indicio de que no se ha logrado llegar a
23
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA); Instituto

Mexicano de Contadores Pblicos, AC, Novena edicin, Enero de 1994, Boletn A-1, prrafos
26:52.
91
un acuerdo entre los tratadistas y practicantes de la contabilidad en lo referente a

la estructura bsica de la teora contable. Esta estructura es una base susceptible
de ser modificada y adaptada o cambiada cuando se considere que entorpece el
avance de la contabilidad. La teora establecida en este boletn est compuesta
por varias clases de conceptos ordenados de acuerdo con su jerarqua, que son:
Los Principios,
Las Reglas particulares, y
El Criterio prudencial de aplicacin de las Reglas particulares.
El orden en que se presentan los conceptos que forman la estructura de la teora
de la contabilidad est basado en generalidad decreciente, que se da entre los
principios y las reglas particulares. El criterio prudencial de aplicacin se refiere a
las reglas particulares, ya que los principios son proposiciones de carcter ms
amplio que deben aplicarse en todos los casos.
5.1
PRINCIPIOS
DE
CONTABILIDAD
GENERALMENTE
ACEPTADOS
(PCGA).
Los principios de la contabilidad son conceptos bsicos que establecen la

delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las
operaciones y la presentacin de la informacin financiera cuantitativa por medio
de los Estados Financieros. Esto significa que los principios, nos dan lineamientos
necesarios para cuantificar las transacciones que se dan y como se deben
presentar en los Estados Financieros.
Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente econmico y a

sus aspectos financieros, son: la Entidad, la Realizacin y el Perodo contable.
92
Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las

operaciones del ente econmico y su presentacin, son: el Valor histrico
original, el Negocio en marcha y la Dualidad econmica.
El principio que se refiere a la informacin es el de: Revelacin suficiente.

Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos
generales del sistema son: Importancia relativa y Consistencia.
Existe una gran cantidad de principios contables, pero aqu estudiaremos los que
tienen mayor incidencia en informacin financiera; ellos son los siguientes:
1. Entidad
7. Periodo contable
2. Realizacin
8. Consistencia
3. Negocio en Marcha
9. Revelacin suficiente
4. Dualidad Econmica
10. Unidad monetaria y
5. Valor histrico original
11. Sustancia ms que forma
6. Importancia relativa
1)
Las
PRINCIPIO DE ENTIDAD
actividades
econmicas
son
realizadas
por
entidades
identificables
(empresas) que estn constituidas por recursos humanos, naturales, financieros,

tcnicos, de Capital; coordinados por una autoridad que toma decisiones
encaminadas a la consecucin de los fines de la entidad. Aqu es donde acta el
principio de la entidad en el sentido de que desde el momento que se constituye
una empresa como ente jurdico independiente, debe mantenerse as. Esto
93
significa que la personalidad de un negocio es independiente de la de sus

accionistas o propietarios y en sus estados financieros solo deben incluirse los
bienes, valores, derechos y obligaciones de la empresa como un ente econmico
independiente.
Podemos entonces decir que bsicamente el principio de la Entidad, lo que nos
dice es lo siguiente: Que no hay que confundir en ningn momento las
operaciones propias de la empresa con las que se realicen por sus socios o
dueos en beneficio particular de ellos. Por ejemplo: Si el seor Beltrn, es dueo
de una empresa y realiza compras de combustible para su auto de uso personal,
con dinero de su empresa, esta cantidad de dinero que el seor Beltrn utiliza
debe aparecer en una cuenta por cobrar que se llame anticipos a Utilidades
futuras; retiro de socios, o cualquier otro nombre de cuenta que identifique la
deuda del seor Beltrn, con su propia empresa. De ninguna manera estos gastos
deben aparecer como de la empresa, ya que si los incluimos como gastos de la
empresa; estaramos presentando resultados errneos, ya que los gastos de
operacin, estaran aumentados por gastos que no tuvieron nada que ver con el
funcionamiento de la empresa.
2)
PRINCIPIO DE REALIZACIN
Este nos dice que la contabilidad cuantifica en trminos monetarios las

operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad
econmica y ciertos eventos econmicos que la afectan. Estos eventos que
cuantifica la contabilidad, son considerados realizados por ella cuando:
a) Ha efectuado transacciones con otros entes econmicos.
b) Han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de sus
recursos o de sus fuentes.
94
c) Han ocurrido eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las

operaciones de sta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en
trminos monetarios.
Nos dice entonces el principio de Realizacin, que los eventos deben
contabilizarse en el momento en que se realicen, cuando ocurran, toda vez que
sean cuantificables. Ejemplo: Desde el momento que una empresa comienza a
operar, a tener relacin con otras entidades, o a sufrir transformaciones internas;
esto debe contabilizarse en ese momento en que ocurren.
3)
PRINCIPIO DE NEGOCIO EN MARCHA
Todas las empresas se considera que tendrn una existencia permanente, salvo
especificacin de lo contrario; por lo que las cifras de sus Estados Financieros
representarn valores histricos, o modificaciones de ellos, sistemticamente
obtenidos. Este principio desaparece cuando una empresa entra en proceso de
liquidacin, ya que desde ese momento se est diciendo que la empresa ya no
tendr ms existencia.
4)
PRINCIPIO DE DUALIDAD ECONMICA
Este principio se conoce tambin como principio de PARTIDA DOBLE. Esta

dualidad econmica est constituida de:
a) Los recursos de los que dispone la entidad para la realizacin de sus fines.
b) Las fuentes de dichos recursos.
En este principio se basan todos los registros de las transacciones contables, y
esta dualidad econmica nos establece que en contabilidad debe existir siempre
una igualdad. Ya en la ecuacin contable se puede apreciar la aplicacin de este
principio, puesto que a pesar de que las cuentas aumenten o disminuyan; siempre
95
se mantiene la igualdad. Este principio se define tambin as: NO EXISTE

DEUDOR SIN ACREEDOR PARA TODO CARGO DEBE EXISTIR UN ABONO
IGUAL.
5)
PRINCIPIO DE VALOR HISTRICO ORIGINAL
Segn este principio, todas las transacciones y eventos econmicos que la

contabilidad cuantifica deben registrarse; segn las cantidades de efectivo que se
eroguen al momento de efectuarse. Por ejemplo, si se compra una mquina
elctrica en oferta a un precio de 2,000.00; cuando su precio real en el mercado
es 3,000.00, esta adquisicin debe registrarse contablemente por el valor que
nos cost, que en este caso es de 2,000.00. Este principio es llamado tambin
PRINCIPIO DEL COSTO.24
6)
PRINCIPIO DE IMPORTANCIA RELATIVA
Este principio nos dice, que la informacin que aparece en los Estados
Financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de
ser cuantificados en trminos monetarios.
En base a este principio al momento de registrar una transaccin, se debe tratar
de equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos en relacin con los requisitos de
utilidad y finalidad de la informacin. Por ejemplo: si en una empresa se compra
un cesto para basura por el valor de 10.00, aunque este cumple con los
requisitos de ACTIVO FIJO, por el principio de IMPORTANCIA RELATIVA hay que
registrarlo como un gasto; ya que si lo registramos como un activo fijo nos
resultara ms costoso el control de ste que su propio valor de adquisicin, ya
que a todo bien de Activo Fijo; hay abrirle una tarjeta de identificacin y controlarlo
ao con ao con relacin al desgaste que se le calcula por el uso denominada
DEPRECIACIN.
24
A excepcin de las Revaluaciones.
96
7)
PRINCIPIO DEL PERIODO CONTABLE
Toda empresa necesita conocer los resultados de operacin y la situacin

financiera de ella, y como se presume que tiene una existencia continua; esto
obliga a que su vida se divida en perodos convencionales. Por este principio
todos los eventos y operaciones que se realicen en la empresa, se identifican con
el perodo en que ocurren. Toda la informacin contable, debe indicar claramente
el periodo a que se refiere. En general, podemos decir que los costos y gastos
deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha
en que se paguen. En nuestro pas este periodo contable, est determinado
legalmente por un ao; el cual est comprendido del 1 de Enero al 31 de
Diciembre de cada ao.
Apliquemos este principio en un ejemplo: Al finalizar el perodo contable ( 31 de
Diciembre de 1997 ) la empresa A tiene en su poder los recibos de Agua, Luz, y
Telfono sin pagarlos. Como estos servicios recibidos, pertenecen a ese perodo
contable; deben contabilizarse como gastos en el ao de 1997, sin importar que
los pagos se realicen en Enero de 1998; que ya sera otro perodo contable.
8)
PRINCIPIO DE CONSISTENCIA
Este principio nos dice que la informacin contable, que se registra en las
empresas debe ser siempre anotada aplicando los mismos criterios, reglas y
procedimientos, para que pueda servirnos; de comparacin un ao otro, y as
conocer su evolucin. Cuando en la empresa, sea necesario efectuar cualquier
cambio en los procedimientos que se utilizan en el registro contable; es necesario
poner una nota aclaratoria en los Estados Financieros, donde se indique el efecto
que ese cambio produce en las cifras contables. As por ejemplo:
Si una empresa, utiliza el mtodo de lnea recta para estimar la Depreciacin del
Activo Fijo; y decide cambiarlo por el de HORAS MAQUINA, debe indicar por
97
medio de una nota al final del Balance General; diciendo el porqu del cambio y el
efecto que ste genera en el estado financiero.
9)
PRINCIPIO DE REVELACIN SUFICIENTE
Este es llamado tambin PRINCIPIO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, porque

su esencia principal; consiste en que la informacin contable presentada en los
Estados Financieros, debe contener en forma clara y comprensible todo lo
necesario para que cualquier persona pueda juzgar los resultados de operacin y
la situacin financiera de la empresa.
Si se diera el caso de que los Estados Financieros, presentan alguna informacin
un poco confusa, de acuerdo a este principio debe ponerse una nota aclaratoria y
esto es lo que se llama: NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS; esto tambin
forma parte del principio de REVELACIN SUFICIENTE.
Segn este principio, los estados financieros deben presentar la informacin
financiera de la empresa, de manera que sea fcilmente entendible por cualquier
persona interesada en conocer la situacin de la empresa; aunque sta persona
no tenga muchos conocimientos contables.
10)
PRINCIPIO DE UNIDAD MONETARIA
Este principio nos establece, que todas las transacciones que realice la empresa;
deben ser registradas en moneda nacional, independientemente de que en la
operacin intervenga cualquier moneda extranjera. As, por ejemplo, si una
empresa compra mercaderas por el valor de $ 2,000.00; en los registros
contables, esa compra debe aparecer con un costo de 17,440.00, esto es si
consideramos que la empresa adquiri los dlares en un banco, al tipo de cambio
de 8.72 cada dlar.
98
11)
SUSTANCIA MS QUE FORMA
Este principio establece que la contabilidad financiera, hace nfasis en la

sustancia econmica de los eventos, aunque su forma legal puede diferir de la
sustancia econmica y sugiera un tratamiento diferente.
Generalmente la realidad econmica de los acontecimientos a contabilizar, est de
acuerdo con la forma legal; pero a veces la realidad y la forma difieren entre s.
Los contadores ponen nfasis en la realidad de los acontecimientos antes que en
su forma para que la informacin que suministran pueda reflejar mejor las
actividades econmicas que representa.
5.2
REGLAS PARTICULARES
Son la especificacin individual y concreta de los conceptos que integran los

Estados Financieros. Se dividen en: Reglas de valuacin y Reglas de
presentacin. Las primeras se refieren a la aplicacin de los principios y a la
cuantificacin de los conceptos especficos de los Estados Financieros. Las
segundas se refieren al modo particular de incluir adecuadamente cada concepto
en los estados financieros.
5.3.
CRITERIO
PRUDENCIAL
DE
APLICACIN
DE
LAS
REGLAS
PARTICULARES.
La medicin o cuantificacin contable no obedece a un modelo rgido, sino que

requiere de la utilizacin de un criterio general para elegir entre alternativas que se
presentan como equivalentes, tomando en consideracin los elementos de juicio
disponibles. Este criterio se aplica a nivel de reglas particulares. La operacin del
sistema de informacin contable no es automtica ni sus principios proporcionan
guas que resuelvan sin duda alguna cualquier dilema que pueda plantear su
aplicacin. Por esta relativa incertidumbre es necesario utilizar un juicio profesional
99
para operar el sistema y obtener informacin que en lo posible se apegue a los

requisitos mencionados en este boletn.
Este juicio debe estar temperado por la prudencia al decir en aquellos casos en
que no haya bases para elegir entre las alternativas propuestas, debindose optar,
entonces, por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento
que la decisin sea equitativa para los usuarios de la informacin contable.
6.
MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS
La valuacin del inventario es uno de los problemas ms interesantes y

ampliamente discutidos en la contabilidad es la valuacin del inventario. An
aquellos ejecutivos que tienen poco conocimiento de contabilidad se interesan en
varios mtodos de valuacin de inventarios, debido a que la valoracin del
inventario puede tener un efecto significativo en el reporte del ingreso neto. La
contabilizacin de los inventarios involucra la determinacin del costo del valor
corriente o del costo de reposicin. Una subvaloracin del significado del trmino
COSTO como se aplica a los inventarios, es la primera esencia en el tratamiento
de todo el problema en la valuacin del inventario.25
En las palabras del Comit sobre Procedimiento Contable, AICPA, la base
primaria de la contabilizacin del inventario es el costo, el cual ha sido definido
generalmente como el precio pagado o dado para adquirir un activo. Como se ha
aplicado a los inventarios, el costo significa en principio la suma de los
desembolsos aplicables y de los cargos directa e indirectamente incurridos en la
25

100
consecucin de un artculo para su uso o ubicacin en el sitio de venta26. Una

gran cantidad de preguntas interesantes surgen en la determinacin del costo del
inventario. Por ejemplo. seran considerados los gastos diferentes del precio de
factura de mercaderas compradas como parte del costo del inventario?. Si
artculos idnticos de mercaderas, son comprados a diferentes precios durante el
ao, cul de estos precios de compra representa el costo de los artculos que
permanecen en el inventario al final del ao?. Explicaremos a continuacin estas
preguntas que tienen relacin con la valuacin del inventario:
La inclusin de costos incidentales adicionales en el inventario, es una cuestin
esencial. Desde el punto de vista terico, el costo de un artculo del inventario
incluye el precio de factura, menos cualquier descuento, ms todos los gastos
necesarios para ubicar el artculo en el lugar apropiado y en condiciones para la
venta. Entre estos costos incidentales adicionales son importantes por ejemplo los
impuestos, transportes, el almacenaje, seguros de mercancas que estn siendo
embarcadas o almacenadas, y los costos de recepcin e inspeccin de
mercancas.
En la determinacin del costo del inventario final, algunas empresas agregan al
costo neto de la factura una parte razonable de los cargos por transporte
incurridos durante el ao. Sin embargo, en otras empresas, es usual y lgico
apreciar el inventario de fin de ao sin sumar el transporte o cualquier otro costo
incidental debido a que estos cargos no son de importancia en cantidad. Aunque
con esta prctica resulta un menor valor del inventario, el menor valor es tan
pequeo, que no afecta la utilidad o confiabilidad de los Estados Financieros. As,
la omisin del transporte y otros cargos incidentales del costo del inventario; a
menudo pueden ser justificados por los factores de conveniencia y economa. Los
26
Boletines de Terminologa e Investigacin Contables, (Accounting Research and Terminology

Bulletins), Edicin Final, (Nueva York): 1961, p.28
101
libros de contabilidad enfatizan conceptos tericos del costo y determinacin del

ingreso. En resumen, podemos decir que en teora una parte de los costos
incidentales en la adquisicin de mercancas; deben ser asignados a cada artculo
al final del ao en el inventario. Sin embargo, el gasto de computar, el costo de
esta forma usualmente arroja beneficios. Consecuentemente, estos costos
incidentales relacionados con la adquisicin de mercancas; usualmente son
tratados como gastos del perodo en el cual se han incurrido, ms que llevados
posteriormente a otro perodo contable por inclusin en el Balance General en el
inventario. As, el principio contable de materialidad puede algunas veces tener
prioridad sobre el principio de asociacin de costos e ingresos. Los mtodos de
valuacin de los inventarios son los siguientes:
6.1
DE ACUERDO A LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

(NIC)27
Los inventarios deben ser cuantificados al ms bajo de su costo y su valor neto de

realizacin. El costo de inventarios debe comprender todos los costos de compra,
costos de conversin y otros costos incurridos para traer los inventarios a su
presente locacin o condicin.
A) PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS FIFO)
Al utilizar este mtodo de valuacin, las adquisiciones o producciones ms

antiguas, son las que primero se venden; consecuentemente las existencias al
final del ao quedan registradas a los ltimos precios pagados y el costo de
ventas del perodo con los precios de las primeras compras.
27
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N 2, Instituto Mexicano de

Contadores Pblicos A.C., primera reimpresin de la 5a. Edicin, Abril de 1999, prrafos del N 6:7
y N 19:24 respectivamente.
102
El costo de inventarios de partidas que no son ordinariamente intercambiables y

de bienes o servicios producidos y segregados para proyectos especficos, debe
ser asignado usando la identificacin especfica de los costos individuales. La
identificacin especfica de costos significa que se atribuyen costos especficos a
partidas identificadas de inventario. Este es el tratamiento apropiado para partidas
que son segregadas para un proyecto especfico, independientemente de si han
sido compradas o producidas. Sin embargo cuando hay grandes nmeros de
partidas de inventario que son ordinariamente intercambiables, la identificacin
especfica no es apropiada porque la seleccin de partidas podra ser hecha para
obtener efectos predeterminados sobre la utilidad neta o prdida por el periodo.
El costo de inventarios distintos a los tratados en el prrafo anterior debe ser
asignado usando la frmula PEPS FIFO, primeras entradas primeras salidas o la
del costo promedio ponderado.
La frmula PEPS FIFO asume que las partidas de inventario que fueron
compradas primero son vendidas primero, y consecuentemente las partidas
remanentes en inventario al final del perodo son aquellas compradas o
producidas ms recientemente. Bajo la frmula del costo promedio ponderado, el
costo de cada partida es determinado a partir del promedio ponderado del costo
de partidas similares al principio de un periodo y el costo de partidas similares
compradas o producidas durante el periodo. El promedio puede ser calculado en
una base peridica, o al ser recibido cada embarque adicional, dependiente de las
circunstancias de la empresa.
B) ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (UEPS LIFO)
En este mtodo las ltimas adquisiciones o producciones, son las que primero se
venden; consecuentemente las existencias al final del ao quedan registradas a
103
los primeros precios pagados y el costo de ventas del perodo con los precios de
las ltimas compras.
El costo de inventarios, distinto de los tratados en el segundo prrafo del literal A),
debe ser asignado usando la frmula UEPS LIFO, ltimas entradas primeras
salidas. La frmula LIFO, asume que las partidas de inventario que fueron
compradas o producidas al ltimo, son vendidas primero, y consecuentemente en
las partidas remanentes en inventario al final del periodo son aquellas compradas
o producidas primero.
6.2
DE ACUERDO AL REGLAMENTO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA

(RISR).
El valor de los bienes se consignar en el inventario, utilizando cualesquiera de los

siguientes mtodos, a opcin del contribuyente, siempre que tcnicamente fuere
apropiado al negocio de que se trate, aplicando en forma constante y de fcil
fiscalizacin:28
a) Para las mercancas compradas en plaza o importadas:
COSTO DE ADQUISICIN, o sea el valor principal aumentado en todos los
gastos necesarios hasta que los gneros estn en el domicilio del comprador,
tales como fletes, seguros, derechos de importacin y todos los desembolsos
que tcnicamente son imputables al costo de las mercaderas;
COSTO SEGN ULTIMA COMPRA, es decir, que si se hubiere hecho compras de
un mismo artculo en distintas fechas y a distintos precios, la existencia total de
28
Art. 98 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta (ISLR) vigente.
104
estos bienes se consignar con el costo que hayan tenido la ltima vez que se
compraron;
COSTO O MERCADO, EL QUE SEA MAS BAJO, es decir, que comparado el
costo de adquisicin con el valor de mercado a la poca del inventario; al
artculo se le aplicar el que resulte menor;
COSTO PROMEDIO POR ALIGACIN DIRECTA, el cual se determinar
dividiendo la suma del valor total de las cinco ltimas compras entre la suma de
unidades que en ellas se hayan obtenido;
b) Los contribuyentes que elaboren mercaderas, aplicarn el costo de produccin
para los artculos elaborados y los artculos que a la fecha de liquidacin estn
semielaborados, sern valuados razonablemente de acuerdo con su estado de
elaboracin;
c) Las materias primas sern asignadas al costo de adquisicin. Cuando la
materia prima provenga de la explotacin hecha por el mismo contribuyente, el
costo se determinar sin considerar los gastos de exploracin y perforacin;
d) Para los frutos y productos agrcolas se determinar el costo sumando el
alquiler de tierras, el importe de fertilizantes, semillas, estacas o plantas; los
salarios y manutencin de peones, alquiler y pastaje de animales destinados a
los fines de explotacin; el importe de lubricantes, combustibles, y reparacin
de maquinarias, y todos los gastos que se hagan para la obtencin de los frutos
o productos hasta que estn en condiciones de venderlos; y
e) El ganado de cra ser consignado al precio que tenga al mayoreo y al contado
en el mercado de la regin. El ganado de engorde ser valuado optando o bien,
105
por el costo de adquisicin, o bien por el precio que tenga al mayoreo y al

contado en el mercado de la regin.
Art. 99.- El contribuyente no podr consignar en el inventario el valor de los
bienes por mtodos diferentes a los enumerados en el artculo anterior, sin no es
con la previa autorizacin de la Direccin General de Impuestos Internos y
siempre que se trate de un mtodo que a juicio de sta; aporte elementos de
apreciacin claros y adems fehacientes al alcance de la misma Direccin.
Art. 100.- La Direccin General, podr impugnar el inventario y adoptar el
mtodo que considere ms adecuado a la naturaleza del negocio.
Art. 101.- Adoptado un mtodo, el contribuyente no podr cambiarlo sin la
previa autorizacin de la Direccin General de Impuestos Internos.
7.
LOS SISTEMAS DE INVENTARIO
Definicin de Inventario: Uno de los activos ms grandes en las empresas de

ventas al por menor o al por mayor, es el inventario de mercancas. La venta de
estas mercancas con precios por encima del costo es la fuente principal de
ingresos. Para una empresa mercantil, el inventario consta de todos los bienes
propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio. En el balance
general, el inventario se relaciona inmediatamente despus de las cuentas por
cobrar; porque es justo a un paso adicional de la conversin en efectivo.
En las empresas manufactureras hay tres tipos principales de inventarios:
Materias primas, productos en proceso de manufacturacin y productos
terminados. Las tres clases de inventarios, se incluyen en la seccin del activo
corriente del balance general.
106
Para ampliar la definicin de inventario y ajustarla a compaas manufactureras,

tambin como compaas comerciales; podemos decir que inventario significa: La
suma de aquellos artculos tangibles de propiedad personal, los cuales (1) estn
disponibles para la venta en una operacin ordinaria comercial, (2) estn en un
proceso de produccin para tales ventas, (3) estn disponibles para el consumo
corriente en la produccin de bienes servicios disponibles para la venta29.
Las empresas comerciales continuamente compran y venden mercancas. El costo
de la mercanca vendida durante el ao, aparece en el estado de resultados como
una reduccin del ingreso por ventas netas. El costo de la mercanca que est
disponible para la venta al final del ao aparece en el Balance General, como un
activo denominado inventario.
El costo del inventario al final del ao puede determinarse relativamente fcil.
Estas mercancas estn realmente disponibles, por lo tanto pueden contarse y sus
costos unitarios pueden determinarse a partir de los registros contables.
Determinar el costo de las mercancas vendidas representa una tarea de mayor
reto, porque las mercaderas ya no estn disponibles. Para medir el costo de las
mercancas vendidas, se pueden utilizar dos enfoques o sistemas:
a) El sistema de inventario permanente o perpetuo.
b) El sistema de inventario peridico o analtico.
7.1
SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO
Las empresas que negocian mercancas de costo unitario alto, como automviles,
televisores, joyera fina, encuentran el sistema de inventario perpetuo eficiente.
Como el inventario es uno de los activos ms grandes en una empresa y que tiene
un rpido movimiento, se necesita un control interno fuerte. Un sistema de
29
AICPA, Accounting Research and Terminology Bulletins. Final edicion (New York: 1961) p.28.
107
inventario perpetuo diseado apropiadamente, puede proporcionar el ms riguroso

control interno posible sobre el inventario de mercaderas. El aspecto clave del
sistema de inventario perpetuo, es que los registros muestran continuamente el
valor del inventario disponible y el costo de las mercancas vendidas.
Las compaas que tienen registros contables computarizados con puntos de
ventas, estn en una buena posicin de llevar continuas actualizaciones de los
registros del inventario. Ejemplo: Se efecta la venta al contado de una televisin
por el valor de 5,000.00; cuyo valor de costo es 3,000.00, los registros quedan
de la siguiente manera:
03 DE NOVIEMBRE
Caja............................................................................... 5,000.00
Venta............................................................................................. 5,000.00
V/Contabilizacin de la venta al contado de un Televisor.
03 DE NOVIEMBRE
Costo de lo vendido...................................................... 3,000.00
Inventarios.................................................................................... 3,000.00
V/registro del costo de ventas de un Televisor y reducir el saldo del inventario, por
la venta efectuada.
CONTROL INTERNO: Un sistema de inventario perpetuo, tiene el potencial de
proporcionar un control interno excelente. Sin embargo, el hecho de que los

registros de inventario perpetuo estn en uso, no garantiza automticamente un
control interno riguroso. Tales concepto de control interno bsicos como la
subdivisin de funciones, el control de documentos por nmeros seriados, y la
separacin de la funcin contable de la custodia de los activos; son elementos
esenciales para cualquier sistema de inventario peridico o perpetuo.
108
continuacin se presenta un caso ilustrativo e hipottico de aplicacin de este

sistema:30
Par-Flite, un fabricante de equipo de golf mantuvo un inventario de varios miles de
juegos de palos de golf. Los palos fueron guardados en una bodega con ventanas
y puertas de hierro bajo la supervisin de John Adams, quien estuvo a cargo del
mantenimiento detallado por registros de inventario perpetuo de palos de golf en la
bodega. Otro empleado obtuvo la llave no autorizada y comenz a extraer gran
cantidad de palos. Adams descubri que las cantidades disponibles no
correspondan a los registros perpetuos que l mantena. Temeroso de que los
registros fueran notados por la gran diferencia, hizo numerosos cambios en los
registros; as que igualaran el nmero de palos de golf disponibles. El ladrn de
los palos contina haciendo su tarea causando grandes prdidas antes de que la
misma falta de inventarios llamara la atencin del gerente. Si la persona que
mantiene los registros, no ha sido responsable de la custodia fsica de la
mercanca, no habra incentivo u oportunidad para encubrir un faltante falsificando
los registros.
7.2
SISTEMA DE INVENTARIO PERIDICO O ANALTICO
La base del sistema de inventario peridico, es el conteo fsico de la mercancas

disponibles al final del perodo. Este procedimiento, llamado toma del inventario
fsico, es inconveniente y costoso. Por tanto, un inventario fsico por lo general se
toma solo al final del ao. De este modo, el sistema de inventario peridico se
ajusta a la preparacin de estados financieros anuales, pero no a la preparacin
de estados correspondientes a perodos contables ms cortos; como meses o
trimestres.31
30
CONTABILIDAD, La Base para decisiones gerenciales, Editorial McGraw-Hill; Octava edicin, Agosto de
1997, Autor: Robert F. Meigs; Pag. N 154 : 156.
31
CONTABILIDAD, La Base para decisiones gerenciales, Editorial McGraw-Hill; Octava edicin, Agosto de
1997, Autor: Robert F. Meigs; Pag. N 305.
109
Para determinar el costo de la mercanca vendida por el sistema del inventario

peridico, los registros contables deben mostrar (1) el costo del inventario al inicio
y al final del ao, (2) el costo de las mercancas compradas a lo largo del ao. A
partir de esta informacin, el costo de las mercancas vendidas durante el ao se
puede calcular como sigue:
Inventario al inicio del ao...............................................................
180,000.00
Mas: Compras..................................................................................
570,000.00
Costo de mercancas disponibles para la venta.............................
750,000.00
Menos: Inventario al final del ao....................................................
200,000.00
COSTO DE MERCANCAS VENDIDAS .............................................
550,000.00
En el ejemplo anterior, la empresa tena disponibles 180,000.00 de mercancas

al inicio del ao. Durante el ao compr 570,000.00 adicionales de mercaderas.
Por tanto, el costo total de las mercancas ofrecidas a los clientes para la venta
durante el ao; ascendi a 750,000.00. Al final del ao solo haban disponibles
200,000 en mercancas. En consecuencia, el costo de las mercancas vendidas
durante el ao fue de 550,000.00. En resumen, el sistema de inventario
peridico funciona de la siguiente manera:
1) Se toma un inventario fsico al final del ao para determinar el inventario final.
Este conteo fsico, tambin determina el inventario inicial; debido a que el
inventario final del ao anterior es el inventario inicial del ao en curso.
2) Las compras de mercancas durante el ao, se asientan en los registros
contables.
3) El inventario inicial se suma a las compras netas para determinar el costo de las
mercancas disponibles para la venta durante el perodo.
110
4) El costo del inventario final, se resta del costo de las mercancas disponibles
para la venta. La cifra resultante, representa el costo de las mercancas
vendidas durante el perodo.
El clculo del costo de las mercancas vendidas, es un concepto importante que
requiere de una cuidadosa atencin. Para tener un conocimiento completo de este
concepto, se requiere considerar la naturaleza de la cuentas y de los
procedimientos contables utilizados para determinar el costo de las mercancas
vendidas.
EL INVENTARIO INICIAL Y EL INVENTARIO FINAL: Las mercancas en existencia al
inicio de un periodo contable de denomina Inventario inicial; las mercancas en

existencia al final de un periodo se denomina Inventario final. Puesto que un nuevo
periodo contable comienza tan pronto como el anterior termina, el inventario final
de un periodo contable es el inventario inicial del siguiente periodo. Una empresa
que utiliza el sistema de inventario peridico, toma un inventario fsico al final de
cada periodo para determinar las mercancas en existencia. La toma del inventario
incluye tres pasos:
1) Se cuentan todas las mercancas disponibles.
2) Se multiplica la cantidad contada de cada artculo, por el costo unitario que
aparece en los registros contables.
3) Se suman los costos de las diferentes clases de mercancas para determinar el
costo total del inventario en existencia.
El valor resultante para el inventario final aparece como un Activo en el Balance
General, y tambin se usa para calcular el costo de las mercaderas vendidas
111
correspondientes al periodo. Al final de cada periodo contable, se hace un abono a

la cuenta Inventarios para suprimir el costo del inventario inicial y registrar con un
cargo, el costo del inventario final; el cual se determin a travs del conteo fsico.
(Estos asientos se hacen durante el proceso de cierre, y sern discutidos
posteriormente). Se observa que a lo largo del ao, la cuenta inventarios muestra
solamente el valor del inventario inicial. El saldo de esta cuenta no cambia hasta
que se registra el nuevo inventario final al terminar el ao. Es decir, en la cuenta
inventarios, no se hacen asientos para registrar los costos de las mercaderas
compradas y vendidas durante el perodo. Ejemplos:
Contabilizando las compras de mercancas, bajo el sistema de inventario
peridico, el costo de la mercadera comprada para la venta se registr
debitando una cuenta llamada COMPRAS, como se ilustra a continuacin:
03 DE NOVIEMBRE
Compras...................................................................... 10,000.00
Proveedores..................................................................... 10,000.00
V/compra de mercaderas a los proveedores A, B y C.
Contabilizando las Rebajas y Devoluciones sobre compras. Cuando la
mercanca comprada a los proveedores, se encuentra que no es satisfactoria,
las mercancas se pueden devolver, o se puede hacer una solicitud por una
rebaja en el precio. La devolucin de mercancas al proveedor se registra as:
Proveedores................................................................
1,200.00
Devoluciones y Rebajas sobre compras..........................
1,200.00
V/Reduccin del pasivo a proveedores A, B, y C; por el costo de las mercancas

devueltas.
112
Contabilizando el pago a proveedores, por medio de un asiento de DIARIO;

dentro del perodo de descuento:
Proveedores................................................................ 10,000.00
Descuentos sobre compras.............................................
200.00
Caja.................................................................................
9,800.00
V/Pago a los proveedores A, B, y C; por la compra del 03 de Noviembre., menos el

descuento en efectivo del 2%.
Contabilizando el costo de transporte en la compra de mercaderas:
Fletes sobre Compras.................................................
125.00
Caja.............................................................................................
125.00
V/Pago del costo del transporte de la mercanca comprada a los Hermanos Meja.
7.3
DIFERENCIAS ENTRE LOS SISTEMAS DE INVENTARIO PERMANENTE

Y PERIDICO32
En el sistema de inventario peridico constituye un medio
para valorar los
inventarios y determinar el costo de mercancas vendidas. Bajo este sistema, el

valor del inventario se determina al final de cada periodo contable a travs de un
conteo fsico, y el costo de la mercanca vendida se determina a travs de un
clculo. Este sistema es de amplio uso, especialmente en empresas que venden
productos de costo unitario relativamente bajo.
El sistema de inventario permanente, contrasta considerablemente con el sistema
de inventario peridico. Bajo el sistema de inventario permanente, la cuenta
32

113
inventario se mantiene continuamente actualizada; de all el nombre sistema de

inventario permanente. Bajo este sistema tambin se mantiene una cuenta de
mayor para mostrar el costo de las mercancas vendidas durante el periodo. La
cuenta inventario se carga por cualquier compra de mercancas. Cuando se vende
mercanca, se hacen dos asientos; el primero registra el ingreso por ventas (cargo
a Efectivo o Cuentas por cobrar, abono a ventas) y el segundo reduce el saldo de
la cuenta inventario y registra el costo de las mercancas vendidas (cargo a la
Cuenta Costo de mercancas vendidas, con abono a inventario).
El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por
empresas que venden artculos de valor unitario alto, como automviles,
computadores o muebles. Estas empresas realizan relativamente pocas
transacciones de venta en el da; por tanto, el registro del costo de cada venta es
un asunto fcil.
En una empresa que vende grandes cantidades de mercanca a bajo costo, el
registro del costo de cada transaccin de venta no es factible sin un sistema
computarizado. Por tanto, las empresas como almacenes de vveres, almacenes
por departamento y la mayora de comerciantes pequeos han usado
tradicionalmente el sistema de inventario peridico. Sin embargo, actualmente los
terminales de computador en el punto de venta hacen posible casi para todos los
negocios comerciales mantener un sistema de inventario permanente.
8.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN CONTABLE
La organizacin contable tiene sus elementos especficos, los cuales son:

8.1
PLAN DE CUENTAS
8.1.1 Catlogo de Cuentas.

8.1.2 Manual de Aplicacin de Cuentas.
114
8.1.3 Manual de Procedimientos Contables.

8.2
LA DOCUMENTACIN.
8.3
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.
8.4
LOS ESTADOS FINANCIEROS.
8.5
OTROS REPORTES.
8.1
PLAN DE CUENTAS
En nuestro pas existen disposiciones legales, que exigen a todo comerciante que
est obligado a llevar contabilidad debidamente organizada de acuerdo con alguno
de los sistemas generalmente aceptados en materia de contabilidad y aprobados
por quienes ejercen la funcin pblica de auditora;33 la implantacin de un
Sistema Contable para lo cual es necesario que ste vaya respaldado con un Plan
de Cuentas que est integrado por: el Catlogo de Cuentas, el Manual de
Aplicacin de Cuentas y el Manual de Procedimientos Contables.
Debido a la importancia que tiene cada uno de sus elementos para la organizacin
de un Sistema Contable; es necesario estudiar cada uno de ellos, los cuales se
describen a continuacin:
8.1.1
EL CATLOGO DE CUENTAS
Toda empresa independientemente de su tamao y volumen de operaciones,

debe contar con un Catlogo de Cuentas que se adapte a las circunstancias y
naturaleza de las operaciones; para tener un ordenamiento lgico en el registro de
las transacciones. La funcin principal de las cuentas, es clasificar y sumarizar el
volumen de operaciones detalladas y de informacin aprovechable en forma
monetaria; concisa y til. Es fundamental la clasificacin de las cuentas
atendiendo a su naturaleza. El catlogo de cuentas puede considerarse como la
33
Art. 435 del Cdigo de Comercio vigente.
115
estructura del sistema de contabilidad; sin embargo es un medio y no un fin por si

mismo. En la preparacin e implantacin de un catlogo de cuentas, juega papel
importante la experiencia y conocimientos tcnicos que debe poseer el profesional
a quien se le asigne esta actividad; quien debe tener presente que no solamente
se tiene por objetivo, el que exista una clasificacin adecuada de las diferentes
operaciones que se realizan en la empresa; sino que adems, cumpla con otras
funciones tales como:
a) Facilitar la preparacin de los informes y estados financieros.
b) Permitir una comparacin til entre periodos y con las cifras de otras
compaas.
c) Que contenga las cuentas necesarias para la presentacin correcta y adecuada
de los Activos, Pasivos, Patrimonio, Costos, Gastos, Ingresos y Cuentas de
Orden.
d) Clara identificacin de su contenido para efectos de control y anlisis.
El catlogo de cuentas, es una de los elementos de mayor importancia dentro de
la organizacin contable de una empresa; como es natural es una actividad muy
compleja; sin embargo, es necesario considerar ciertas medidas prcticas que
sirven de gua. En primer lugar es necesario preguntarse: De dnde vendr la
informacin?, Cul es la fuente fundamental?. De las respuestas que se
obtengan puede tomarse una decisin preliminar para saber si va a venir del
Sistema de Contabilidad (Mayor General, Mayores Auxiliares o detalle
justificativos, relativos a anlisis y resmenes) bien si va a venir de los
documentos o registros fundamentales de primera anotacin. Despus hay que
hacerse la pregunta siguiente: Qu registros bsicos y fuentes de informacin
116
estn disponibles?, para luego entonces decidir, que informacin se necesita de

las fuentes para:
Las cuentas,
Los informes financieros,
Otros reportes.
Una vez combinada la informacin necesaria, con la informacin disponible puede
desarrollarse un catlogo de cuentas ms o menos detallado.
8.1.1.1
CLASIFICACIN DE LA EMPRESA POR SU ACTIVIDAD
Para determinar los hechos u operaciones de las empresas, necesitamos

clasificarlas dentro de un grupo genrico, con el fin de precisar en que consisten
sus semejanzas y diferencias; ya que esto es bsico para la preparacin de un
catlogo de cuentas. La clasificacin es la siguiente: Industrial, Comercial, De
Servicios, Financieras, y Extractivas.
a) Empresa Industrial: Es aquel ente econmico que se dedica a la
transformacin de la Materia Prima, para la produccin de determinados bienes
por medio de la utilizacin de Maquinaria y la intervencin de la Mano de Obra;
hasta obtener un producto terminado; para satisfacer la demanda del mercado.
b) Empresa Comercial: Es aquel ente econmico que se dedica a la
comercializacin de bienes, con fin de satisfacer los gustos y preferencias del
consumidor, (Compraventa).
c) Empresa de Servicios: Es aquel ente econmico que se dedica a prestar
determinado servicio a la sociedad.
117
d) Empresa Financiera: Es aquel ente econmico en la que su funcin principal,

es la de comerciar con la recepcin de depsitos y la concesin de prstamos a
toda persona, empresa e institucin; para que pueda cumplir con sus
compromisos econmicos, administrativos y de operacin.
e) Empresa Extractiva: Es aquel ente econmico que se dedica, a la explotacin
de los recursos naturales con los que cuenta un pas o regin. Las empresas
extractivas, obtienen sus productos de la naturaleza; y estas son de dos clases:
1) Las que no han hecho inversin en activo agotable y cuyos productos requieren
poca transformacin, tales como: La agricultura, Horticultura, Pesca, Madera,
etc.
2) Las que han hecho inversin en activo agotable, y cuyos productos se realizan
beneficiados o n; entre ellos estn, empresas dedicadas a la extraccin de
minerales; como Petrleo, Piedra, Arena, Oro, Cobre, etc..
8.1.1.2
EL CICLO FINANCIERO DE LAS EMPRESAS
La semejanza fundamental de las distintas categoras de empresas enunciadas

anteriormente, consiste en que todas atraviesan el mismo ciclo financiero; el cual
constituye la primera base para la clasificacin de sus operaciones y que consiste
en:
1) Aportacin de capital propio para dedicarlo al negocio, que da lugar a la
creacin del capital.
2) Inversin del Capital en distintos bienes, cuyo giro es el objeto de la empresa y
que constituyen los Activos.
118
3) Obtencin de Capital ajeno para dedicarlo al negocio, cuando el capital propio

es insuficiente; a que nace el pasivo.
4) Obtencin de productos de las inversiones que se hayan hecho, los que
constituyen los ingresos.
5) Erogaciones por concepto de adquisicin de los factores productivos ( Materias
Primas, Mano de Obra y Gastos de Fabricacin ), que vienen a constituir el
grupo de cuentas de costos.
6) Erogaciones de gastos necesarios para la obtencin de los ingresos, los que
vienen a constituir los gastos.
7) Consideracin de los derechos y responsabilidades contingentes en que puede
incurrir la empresa y que determina el grupo de cuentas de orden.
8.1.1.3
SEMEJANZAS Y DIFERENCIAS BSICAS
Por regla general, todas las empresas en mayor o menor grado tienen: Activo
Circulante, Realizable, Fijo, Cargos Diferidos, Otros Activos; Pasivo Circulante,
Fijo, Crditos Diferidos, Otro Pasivos; Capital, Costos y Gastos de Operacin.
Entre las diferencias que podemos mencionar estn:
Las inversiones que en algunas empresas no se hacen, clases de Pasivo en que
no incurren y conceptos de ingresos que no perciben; porque las operaciones que
constituyen no lo justifican.
8.1.1.4
FACTORES DETERMINANTES DEL CATLOGO DE CUENTAS
En la preparacin de un Catalogo de cuentas, existen ciertos factores

determinantes que son: Legales, Financieros y Administrativos.
119
a) LEGALES: Los factores de carcter legal, tienen relacin con respecto a: Las
clasificaciones de cuentas que tienen que prepararse, atendiendo a ciertas
disposiciones legales; tales como las que seala el Cdigo de Comercio vigente
y la Ley de la Superintendencia de Sociedades y Empresas Mercantiles; el
mayor o menor grado de garanta de los crditos activos y pasivos; el tipo de
accin a seguir por falta de pago.
b) FINANCIEROS: Las consideraciones de carcter financiero, comprenden la
necesidad de establecer ndices de posicin y eficiencia financiera, tales como:
El mayor o menor grado de disponibilidad de los valores.
El mayor o menor grado de exigibilidad de los crditos.
Determinar el grado de eficiencia financiera, relacionando el concepto de
inversin con los resultados para determinar la tasa de rendimiento, as como el
costo de dicho rendimiento.
c) ADMINISTRATIVOS: Los factores de carcter administrativo, tienden a ser ms
variados, porque dependen del grado de control y anlisis que se quieran
establecer en la empresa; as por ejemplo:
I. Las cuentas por Cobrar, tomar una clasificacin ms amplia si la
administracin quiere tener un control mas especfico y detallado de las
operaciones que se realizan.
II. Las cuentas de Orden, en las que se registran el valor de las contingencias o
eventos en los cuales tenga que ver la empresa; tales como; Garantas, fianzas,
avales, otorgados a favor o en contra de la empresa.
120
8.1.1.5
VENTAJAS DEL CATLOGO DE CUENTAS
Una buena clasificacin de cuentas, adems de cumplir con las funciones

anteriormente anotadas; se traduce en las siguientes ventajas:
a) Constituye una norma escrita de carcter permanente, que limita errores de
clasificacin.
b) Sirve para unificar criterios de quienes lo manejan, tanto ms si la empresa se
ramifica en sucursales.
c) Facilita y hace posible la consolidacin de cifras de Sucursales y casa Matriz.
d) Constituye una gua, su manejo no necesita de alta especializacin contable;
por lo tanto, se traduce en economa de tiempo y dinero.
e) Ayuda a conservar cifras sobre una base consistente.
f) Facilita la denominacin mas exacta y descriptiva de las cuentas; puesto que lo
que se ha de usar corrientemente es un cdigo en vez del ttulo.
g) Ayuda a clasificar en una forma debida, las operaciones en cargos y abonos; ya
que obliga a tomar como referencia una cuenta determinada.
h) Se economiza mucho tiempo y espacio en los papeles primarios y en los Libros
de registro original.
8.1.1.6
OBJETIVOS DEL CATLOGO DE CUENTAS
a) Facilitar la elaboracin de los Estados Financieros, tales como:
121
El Balance General,
El Estado de Resultados,
El Flujo de Efectivo, y
El Estado de Cambios en el Patrimonio.
b) Llevar a cabo el Sistema Contable implantado, incluyendo el sistema de costos
para el caso de las empresas agroindustriales.
c) Reunir operaciones homogneas, para su fcil contabilizacin.
d) Agilizar el trabajo al auditor, en caso de Auditora.
e) Ayudar al agrupamiento de los distintos conceptos que integran el catlogo de
cuentas; utilizando smbolos, letras o nmeros. Lo cual permite y facilita, su
manejo y memorizacin.
8.1.1.7
SISTEMAS DE CODIFICACIN DEL CATLOGO DE CUENTAS
Hay varios sistemas de clasificacin y codificacin, siendo ellos: El numrico, el

Decimal, el Alfabtico, el Nemnico y finalmente el Combinado. Resulta que la
codificacin por medio del sistema alfabtico o nemnico, ofrece mayores
dificultades y por lo tanto; resulta ms prctico la utilizacin de la codificacin
numrica, por ser la ms amplia y flexible. Por ello es el sistema de codificacin
ms usado en la prctica, debido a que ofrece mayor amplitud y flexibilidad de
cuentas; el cual consiste en dividir grupos de cuentas y subcuentas; mediante una
numeracin prevista y organizada.
a) Numrico: Esta forma consiste en asignarle un nmero a cada cuenta,
debiendo hacerse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los
Estados Financieros. Ejemplo:
122
ACTIVO
11
ACTIVO CIRCULANTE
111
Caja
112
Bancos
113
Clientes
b) Decimal: Esta forma consiste en reunir las cuentas que tiene una empresa,
utilizando los nmeros decimales para cada grupo, debiendo hacer antes;
grupos de cuentas de acuerdo con las estructura de los Estados Financieros.
Ejemplo:
10
ACTIVO
1010 ACTIVO CIRCULANTE
101001
Caja
101002
Bancos
101003
Clientes
c) Alfabtico: Esta forma consiste en utilizar las letras del alfabeto para identificar
a cada cuenta; pero antes creando grupos de cuentas de acuerdo con las
estructura que deben presentar los Estados Financieros. Ejemplo:
ACTIVO
ACTIVO CIRCULANTE
Bancos
Caja
Clientes
d) Nemnico: En esta forma de clasificacin, se utilizan para las cuentas las letras
iniciales de las cuentas y subcuentas. Para el caso de que existan dos cuentas
123
o dos complementos con la misma letra inicial, se utilizar adems de la primera

letra; otra que le sirva de distribucin fcil y que forme parte del nombre de la
cuenta para su identificacin. Ejemplo:
A.
ACTIVO
A.C.
ACTIVO CIRCULANTE
A.C.C.Caja
A.C.B. Bancos
A.C.C.I.
Clientes
e) Combinado: Este es en el que se utilizan dos o ms formas de clasificacin de

las anteriormente mencionadas. Ejemplo: El numrico con el Alfabtico; el
numrico para cuentas de Balance y el Alfabtico para las subcuentas
respectivas, lo cual podra utilizarse con la cuenta de Bancos; de la manera
siguiente:
1
ACTIVO
11
ACTIVO CIRCULANTE
111
Caja
112
Bancos
112A
Agrcola Comercial, S.A.
112C
Cuscatln, S.A.
112H
Hipotecario
112S
Salvadoreo, S.A.
A continuacin se presenta un ejemplo de como puede ir estructurado el Catlogo

de Cuentas para una empresa determinada; utilizando el sistema numrico, por
ser el ms aplicado; el cual ya se explic anteriormente:
124
ESTRUCTURACIN PARA LAS CUENTAS DEL CATALOGO

I.
II.
III.
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS
CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS
CUENTA DE LIQUIDACIN
CUENTAS DE ORDEN
11
ACTIVO CIRCULANTE
12
ACTIVO FIJO
13
OTROS ACTIVOS
21
PASIVO CIRCULANTE
22
PASIVO FIJO
23
OTROS PASIVOS
31
CAPITAL CONTABLE
41
COSTOS Y GASTOS DE OPERACIN
51
PRODUCTOS
61
CUENTA DE CIERRE
71
VALORES DE ORDEN SALDO DEUDOR Y ACREEDOR
UN DGITO
: Representa al rubro principal de Balance.
DOS DGITOS
: Representan al rubro de agrupacin.
TRES DGITOS
: Representa a la cuenta de Mayor.
CINCO DGITOS
: Representa a la Subcuenta.
SIETE DGITOS
: Representa a la Sub-sub-cuenta
NUEVE DGITOS
: Representa a la Sub-sub-sub-cuenta
125
IV.
Los signos (R) (CR), identifican a las cuentas complementarias de Activo

y Pasivo; las cuales van colocadas despus de determinado cdigo e indica
que para el caso de las cuentas de Activo; su saldo es acreedor y para las
cuentas de Pasivo; su saldo es deudor.
ESTRUCTURANDO EL
ACTIVO CIRCULANTE, APLICANDO EL SISTEMA
NUMRICO:
1
ACTIVO
11
ACTIVO CIRCULANTE
111
CAJA
11101
Caja General
11102
Caja Chica
112
BANCOS
11201
Depsitos en Cuenta Corriente
1120101
Banco Agrcola Comercial
1120102
Banco Cuscatln
11202
Depsitos en Cuentas de Ahorro.
1120201
1120202
Banco Cuscatln.
11203
Depsitos a Plazo fijo.
1120301
1120302
Banco Cuscatln.
113
CUENTAS POR COBRAR
114(R)
ESTIMACIN PARA CUENTAS INCOBRABLES
115
DOCUMENTOS POR COBRAR
116
ACCIONISTAS
117
PRSTAMOS A ACCIONISTAS
118
INVENTARIOS, etc.
126
8.1.2 EL MANUAL DE APLICACIN DE CUENTAS

El Manual de Aplicacin de Cuentas, es un instructivo que explica con toda
claridad el funcionamiento de todas y cada una de las cuentas de mayor que
contiene el Catlogo de Cuentas, indicando cuando se cargan y cuando se
abonan; as como tambin la naturaleza del saldo de cada cuenta de mayor.
En el subtema anterior se seal la importancia y beneficio que tiene la
implantacin de un adecuado Catlogo de Cuentas; en este apartado corresponde
hablar especficamente del Manual de Aplicacin de Cuentas. En realidad no se
puede decir qu, el Catlogo de Cuentas y Manual de Aplicacin de Cuentas son
cosas distintas; sino que por el contrario son complementarios, el uno es
consecuencia del otro.
El Catlogo de Cuentas est integrado por una codificacin a la cual se le ha
asignado nombres, el Manual de Aplicacin de Cuentas es un complemento ya
que contiene las instrucciones y explicaciones escritas sobre la forma de como y
cuando se aplicarn dichos cdigos para el registro y control de las operaciones.
8.1.2.1 ELEMENTOS BSICOS DEL MANUAL DE APLICACIN DE CUENTAS
1) Un detalle de la estructuracin codificativa que compone las bases para el

Catlogo de Cuentas; enunciando en orden los rubros principales de balance,
los rubros de agrupacin, una explicacin del significado de los cdigos, de
acuerdo al nmero de caracteres de que estos se componen; y finalmente
indicar que las cuentas complementarias del Activo,
deben ir marcadas
seguidamente de las cuentas que valan, con los signos R o CR

separadas del lado del Pasivo.
127
2) El Catalogo de Cuentas con sus rubros principales de balance, rubros de

agrupacin y cuentas de mayor respectivamente; los cuales van acompaados
de sus cdigos en forma ordenada y sistemticamente; siguiendo a cada ttulo
la informacin adecuada y una explicacin clara sobre el uso de cada una de
las cuentas de Mayor, explicando cuando debe de cargarse y cuando debe
abonarse; y finalmente hacer referencia de la naturaleza del saldo de la cuenta.
3) Descripcin del Sistema Contable, que bsicamente comprende lo siguiente:
Datos generales de la Empresa.
Datos del Sistema Contable.
El mtodo de valuacin de inventarios que se utilizar.
El Sistema de Inventario que aplicar.
El Sistema de costos que se adoptar.
Datos de los registros contables y otros.
Las indicaciones de, si la contabilidad se llevar en Libros empastados y
foliados, en hojas separadas o en tarjetas.
La forma de operar la contabilidad, la cual puede ser manual, por proceso
mecanizado o computarizado.
Un detalle de todos los Libros, comprobantes o formularios contables, que se
usarn para llevar a cabo el registro de las operaciones de la empresa; con
muestras e instrucciones de cada uno ellos para su uso.
La forma de asentar las operaciones en los registros contables legalizados.
128
Los estados financieros que se elaborarn, tales como: Balance General,

Estado de Resultados, Flujo de Efectivo, Estado de composicin del patrimonio;
y otros estados que la administracin estime convenientes, los cuales de
acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC); deben
acompaarse de las polticas contables y notas a los Estados Financieros.
8.1.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
El Manual de Procedimientos contables, es un documento que contiene las
instruccciones esenciales para la ejecucin y utilizacin de las cuentas;
comprendidas en un Catlogo de Cuentas, al utilizar el documento que respalda
determinada
operacin
especfica;
conteniendo
ste
las
instrucciones
explicaciones escritas de los pasos a seguir para la ejecucin contable de cada

una de las operaciones que se dan en la empresa; en el cual se describe la
documentacin que se debe utilizar, la distribucin de frmulas a los diferentes
departamentos y la operacin contable indicando sus respectivos cdigos y
conceptos de cuentas; as como tambin el nombre de la cuenta debe cargarse y
cual debe abonarse definitivamente.
Con esto se garantiza el control interno impuesto por la gerencia y por
consiguiente la confiabilidad de las cifras que presenten los estados financieros.
8.2
LA DOCUMENTACIN
La documentacin de una empresa, puede ser interna, externa y mixta. La interna

tiene su origen dentro de ella y sirve nicamente para efectos de recoger
informacin de carcter interno; la externa se origina en las instituciones que de
alguna forma se relacionan con la empresa; y la mixta en la empresa con
ejemplares que se envan fuera de ella.
129
8.2.1 PROPSITO DE LOS DOCUMENTOS
La documentacin a travs de la cual se coordinan los hechos u operaciones

econmicas, tiene los propsitos siguientes:
a) Captar y controlar las operaciones.
b) Comprobar las operaciones.
c) Justificar las operaciones.
d) Informar sobre el movimiento de Activos de la empresa.
e) Servir como medio de contabilizacin o registro en los Libros contables.
a) Captar y controlar las operaciones: Consiste en tomar conocimiento de ellas
a travs de un documento que contenga los pormenores de las mismas.
b) Comprobar las operaciones: La comprobacin la constituye el mismo
documento, en el cual deben de quedar las firmas de autorizacin y otras firmas
de las personas que han participado en la operacin, como una evidencia de
haberse cumplido con los procedimientos de control establecidos.
c) Justificar las operaciones: La justificacin es la razn de ser de la operacin,
basada en las normas establecidas; una operacin, tendr plena validez si
cuenta con la aprobacin del funcionario responsable; siempre y cuando haya
actuado dentro de sus facultades.
d) Informar sobre el Movimiento de Activos de la Empresa: A travs de los
documentos se informa sobre el movimiento de activos de la empresa, a los
cuales es necesario que contengan las autorizaciones correspondientes para
efecto del control de los mismos.
130
e) Servir como medio de Contabilizacin o Registro en los Libros contables:

Como medio de contabilizacin, son aquellos documentos de los cuales se
toman los datos para hacer las anotaciones en los libros; si se usa el sistema de
plizas de Diario, se requiere formular otros documentos a los cuales se les
adjunta como comprobantes los documentos de donde se ha captado la
informacin. Existen otros documentos que solamente sirven de intermediarios;
no se puede ordenar el movimiento de Activos ni tampoco para contabilizar;
sino que su funcin es concretar o resumir las cifras de los documentos que
captan las operaciones. Son bsicos para la preparacin del documento que
servir para hacer los asientos; adems de que se logra una mayor eficiencia
en la preparacin de la informacin contable. Por ejemplo tenemos, que para
las ventas de mostrador hay que preparar notas de venta o facturas; resultara
contraproducente y adems compendioso registrarlas individualmente; no
obstante, resulta mas prctico hacer una sola anotacin mediante un resumen
que se prepara al final del da.
8.2.2
ESTABLECIMIENTO DE FORMULARIOS
En toda empresa, para establecer un formulario, debe hacerse un cuidadoso

estudio acerca de lo siguiente:
a) Cul ser su objetivo?
b) Verificar si est justificado.
c) Comprobar si no existe en la empresa otro formulario que cumpla parcialmente
la misma funcin, y por lo tanto, el nuevo documento venga a duplicar el
procedimiento de control.
d) El costo del formulario.
131
e) Verificar si la operacin que se va a controlar es rutinaria y constante; tal que

amerite su implementacin.
f) Revisar su operacin de origen. Trmites que deban darse a sus ejemplares; en
qu registro debe anotarse, cul ser su forma de archivo, el diseo de su
contenido, la forma y nmero de copias, por que medios ser llenado, clase de
papel, etc.
8.2.3
DISEO DE FORMULARIOS
Habindose determinado que los formularios son necesarios y costeables, el

siguiente paso es su diseo. Los formularios deben ser diseados por expertos,
jefes, o por el departamento de Organizacin y Mtodos (O y M), quienes por su
tcnica estn en actitud de conocer los datos que se requieren; sin embargo, en la
prctica se da que es un diagramador de formularios; quien en ltima instancia
concreta el trabajo, conforme a las especificaciones y requisitos esenciales que se
le han sealado. De modo que el modelo resultante, sea un formulario fcil de
escribir, de leer y d un aspecto agradable y profesional. El diseador de un
formulario, debe producir un modelo destinado a registrar, transmitir y extraer
informacin que materialice los objetivos perseguidos; obteniendo, sencillez y
eficiencia en los procedimientos operativos que se requieran para llenar los
espacios previstos; para asegurar la eficiencia visual, para la lectura, el uso, el
archivo y la localizacin del formulario.
Para el desarrollo de esta actividad, no es posible ni conveniente dar normas
concretas a todos los casos de estudio, pues es necesario tomar en cuenta que
cada pas y cada organizacin; deber estudiar su problema en particular, en base
a la disponibilidad de los medios tales como: Medios automticos de reproduccin,
equipos de impresin integrados y computadores electrnicos, mquinas de
132
oficina, caractersticas especiales o de elementos tales como encuadernaciones,

numeraciones, archivos, etc.
El objetivo fundamental en el diseo de los formularios, tal como se ha sealado
anteriormente; es facilitar la escritura y lectura del mismo y adems que sean
agradables y profesionales en su apariencia. Una lista tentativa de principios
especficos de diseo podran ser los siguientes:
a) Ttulo: Dar al formulario un nombre suficientemente descriptivo para indicar su
funcin.
b) Identificacin: A todo formulario debe asignrsele un smbolo de identificacin
que generalmente lo constituyen las dos primeras iniciales del Departamento de
origen; seguidas de numeracin consecutiva.
c) Secuencia: Acomodar los temas, de forma que la escritura vaya de izquierda a
derecha
de
arriba
hacia
abajo
y,
mientras
sea
posible
marcar
preferencialmente el uso de aquellos renglones que son ms frecuentes par

diferenciarlos de otros de uso mnimo; y de esa manera facilitar la bsqueda del
rengln por el usuario u operador que trabaje con el formulario.
d) Agrupar la informacin relacionada.
e) Se precisar cuales son los datos de carcter general (Encabezado o
Secciones) y cuales debern adoptar la forma de columnas.
f) Si el formulario debe contener, adems de columnas datos generales; se
considerar la conveniencia de que estos se consignen en un encabezado o se
133
divida la forma en dos partes: a la izquierda las columnas y a la derecha los datos
generales o viceversa.
g) Se determinar si es necesario, que el formulario contenga indicaciones para su
uso, ya sea al reverso o abajo de algunos renglones.
h) Si se utilizan copias, deber marcarse el departamento de destino.
i) Deben tenerse presentes los mrgenes que deba drseles, si a la izquierda o
arriba, segn sea la forma o necesidad del archivo.
j) Tambin debe tenerse presente, cuales copias deben llevar perforaciones para
desprenderlas de su bloc.
k) Es necesario imprimir espacios para constancia de trmites tales como:
Prepar, Revis, Aprob, Registr, Pas a auxiliares, etc..
l) Como medios de identificacin rpida, para su seleccin se puede asignar
papel de colores a las copias; imprimiendo los conceptos en colores o
marcando en los mrgenes superiores fajas de color.
m)Es conveniente prestar mucha atencin a la forma ms adecuada para la
elaboracin de los documentos: En bloc con o sin copias, en bloc o libros
empastados, empastados con talones que se escriban separadamente, en
libros con taln que se escriba simultneamente a la matriz. Si se emplear
papel carbn para copia el original contendr carbn en su reverso.
134
n) Planear el diseo de formas que utilice, cuando sea posible, medidas uniformes
de papel; adecundolos al equipo normal de archivo utilizado en la oficina.
o) El papel deber ser elegido considerando factores de uso y de costo, tales
como: apariencia, manipuleo previsto, nmero de copias a obtenerse en una
sola escritura, tiempo que se conservar y el uso especfico del formulario ya
sea interno o externo, etc..
8.2.4 LOS DOCUMENTOS MS COMUNES
Los documentos ms comunes, fuentes de informacin en las empresas; de

acuerdo a su ciclo financiero se clasifican principalmente as:
1) OBTENCIN DE CAPITAL
La escritura Social de Constitucin.
Certificado provisional de Acciones.
Certificado de Acciones.
Bono de socio fundador.
2) INVERSIN DE CAPITAL
Los presupuestos.
Los contratos de compraventa.
Los contratos de servicios.
Solicitud de precios.
Los pedidos
Tarjeta de inventario
Ingreso de Mercaderas.
Facturas por compras locales
135
Facturas por compras en el extranjero.

3) INGRESOS
Comprobante de Ingreso
Recibos de Caja
Nota de Crdito.
Nota de Dbito.
Informe de produccin.
Informe de ingreso de productos a bodega.
Facturas por ventas al consumidor final.
Comprobantes de crdito fiscal por ventas a contribuyentes.
Informes relacionados para el cobro de servicios, tales como contratos,
presupuestos, letras y pagars, como medios de cobro.
4) COSTOS Y GASTOS
Comprobante de Egreso
Comprobante de Crdito fiscal
Comprobante de Retencin
Facturas al consumidor final.
Comprobantes de crdito fiscal.
Contratos individuales de Trabajo
Recibos por servicios recibidos.
Tarjetas de control asistencia de empleados.
Planillas de sueldos.
5) MEDIOS DE MOVILIZACIN DE VALORES
Comprobante de Diario,
Orden de Compra,
136
Ficha de depsito,
Certificado de depsito,
Cheque,
Letra de cambio,
Pagar,
Tarjeta de depreciacin de Activo Fijo.
Informe de cobranzas, o acuse de recibo de documentos al cobro;
Nota de cargo,
Nota de abono,
Nota de Remisin,
Nota de despacho de almacn,
Requisicin de Materia Prima,
Informe de recepcin de almacn.
6) DOCUMENTOS DE CONTABILIZACIN ESPECFICOS
Pliza de importacin,
Cuentas por cobrar,
Cuentas por pagar,
Informe de Caja.
8.2.5 METODIZACIN DE LOS TRMITES
Toda clase de operaciones de la empresa debe ajustarse a trmites definidos, con

el objeto de crear rutina en las operaciones; para mayor facilidad de ejecucin por
parte del personal. En nuestro medio gran parte de la pequea y mediana
empresa; aunque han adoptado el sistema de sociedades, continan siendo de
tipo familiar y esto hace que la administracin sea orientada por los mismos
dueos; quienes confan en sus habilidades y experiencia en administrar.
137
Lo anterior ha tenido como consecuencia, que no se ha visto la necesidad de crear

instructivos o mtodos definidos sobre el uso de los principales documentos de
donde proviene la informacin contable. Es indudable que se obtienen muchas
ventajas al preparar instructivos, donde se definen los procedimientos a seguir
sobre el uso de los formularios; entre ellos podemos mencionar los siguientes:
1) La mayor facilidad de ejecucin por parte del personal.
2) Eficiencia por parte del personal al realizar su labor.
3) Economa para la empresa, debido a que se hace buen uso de los formularios.
4) Confiabilidad en la informacin que se obtiene en los documentos. Para un
mejor entendimiento de la metodizacin de los trmites previstos o
establecidos, es conveniente complementarlos con diagramas, los cuales
consisten en esquemas formados por varios smbolos o dibujos; tales como
crculos, flechas, rectngulos y otros; indicando las oficinas, documentos y
libros relacionados con el desarrollo de determinada operacin.
En la misma forma, tambin pueden prepararse diagramas para exponer el trmite
de todos y cada uno de los documentos que maneja la empresa; los cuales deben
contener:
a) Nombre del documento,
b) Nmero de ejemplares,
c) Operacin y Documento de origen,
d) En que consiste el trmite: tomar nota, registrar el documento, etc..
8.3
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
En nuestro medio, los libros de contabilidad estn compuestos por los Libros
Principales y los Libros Auxiliares, en donde los auxiliares son conocidos como
138
libros de primera entrada y los Principales; como libros de segunda entrada. Los
libros principales son exigidos por ley, en los cuales se registra la informacin
contable en forma resumida. En cambio los libros auxiliares no son obligatorios;
pero si necesarios para llevar a cabo el registro detallado y minucioso de todas las
operaciones resumidas que contiene cada uno de los registros efectuados tanto
en el Libro Diario, como el Libro Mayor que lleva la empresa.
8.3.1 OBJETO Y CLASIFICACIN DE LOS LIBROS
El objeto fundamental de los libros, es proveer los medios para realizar una
agrupacin de los hechos aislados que se captan a travs de la documentacin,
que de una u otra forma, tienen que ver con respecto a las operaciones de la
empresa.
En el comercio, los asientos de contabilidad son un registro del efecto de sucesos,
hechos, operaciones y cambios que ocurren y afectan al negocio monetariamente.
Se necesita algn registro de cada operacin. Las operaciones pueden ser
internas, con extraos; y los asientos generalmente se necesitan para registrar:34
Cambios de propiedad, incluyendo el efectivo.
Ingresos por venta de productos y servicios.
Remuneracin de empleados.
Cambios en obligaciones legales o financieras.
Cambios que ocurren con el tiempo peridicamente.
Muchas de las obras de contabilidad han clasificado los registros contables en tres
grupos: Comprobantes originales, Diarios y Mayores. Esta clasificacin no se
34
Manual del Contador Pblico, Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Tomo II, Cap.22. Pag.
# 749.
139
compagina con muchas de las eficientes prcticas modernas de contabilidad;

puesto que realmente el contabilizar operaciones, an en forma especializada,
involucra escritura y repeticin innecesarios. Una clasificacin ms exacta y
general pudiera ser:35
a) Registro de operaciones originales.
b) Resmenes y anlisis, y
c) Mayores.
Los pormenores, especialmente los detalles variables de cada operacin o
suceso; debern registrarse ntegramente en forma tal que se facilite su registro y
uso posterior. Despus estos registros bsicos, se sumarizan y analizan para
producir informacin, tanto para fines de control como para las cuentas de Mayor.
La clasificacin que a su vez se da a los libros de contabilidad, depende de dos
condiciones fundamentales:
1) Del lmite mnimo de anlisis y el lmite mximo de sntesis al que se pretende
llegar.
2) La necesidad de establecer medios de control que ofrezcan la seguridad de que
la sntesis de los hechos; es la consecuencia del anlisis de los mismos y que
exista coincidencia numrica entre ambos.
Para la sntesis contable, existen los libros principales u obligatorios y para el
anlisis estn los registros auxiliares que pueden tomar formas variadas;
dependiendo de la naturaleza de la empresa y del grado de anlisis que se
35
Manual del Contador Pblico. Ob. Cit. Pag. # 750.
140
pretenda obtener. En cuanto a la necesidad de establecer medios de control se

puede decir que entre los registros principales y auxiliares hay enlace entre la
sntesis y el anlisis contable; efectundose tal control as:
a) Acumulan clasificando y cuantificando, la documentacin contable.
b) La acumulacin descansa en la partida doble, pues los asientos comprenden
cargos y abonos.
c) Las cifras anotadas en los diarios, se trasladan al Libro Mayor, base de la
contabilidad sinttica.
d) En conclusin, la fuente de datos que son los documentos; es registrar con las
mismas cifras en los registros Principales y Auxiliares.
8.3.2 LOS LIBROS PRINCIPALES U OBLIGATORIOS
En nuestro pas existen disposiciones de carcter legal que sealan cuales son los
libros que toda empresa debe de llevar obligatoriamente para el registro de sus
operaciones y quienes estn obligados a autorizarlos36. El cdigo de comercio
vigente, establece lo siguiente:
Art. 435.- El comerciante est obligado a llevar contabilidad debidamente
organizada, de acuerdo con alguno de los sistemas generalmente aceptados en
materia de contabilidad y aprobados por quienes ejercen la funcin pblica de
auditora.
36
Art. 17, literales a) y b), LEY REGULADORA DEL EJERCICIO DE LA CONTADURIA,

Decreto N 828, vigente el 01 de Abril del ao 2000.
141
Los comerciantes debern conservar en buen orden la correspondencia y dems

documentos probatorios.
El comerciante debe llevar los siguientes registros contables: Estados
Financieros, Diario, Mayor; y los dems que sean necesarios por exigencias
contables o por ley. Los comerciantes podrn llevar la contabilidad en hojas
separadas y efectuar las anotaciones en el Diario en forma resumida y tambin
podrn hacer uso de sistemas electrnicos de cualquier otro medio tcnico
idneo para registrar las operaciones contables. Todo lo anterior lo har del
conocimiento de la oficina que ejerce la vigilancia del Estado
Art. 436.- Los registros deben llevarse en castellano. Las cuentas se
asentarn en moneda nacional. Toda contabilidad deber llevarse en el pas, an
la de las agencias, filiales, subsidiarias o sucursales de sociedades extranjeras. La
contravencin ser sancionada por la oficina que ejerce la vigilancia del Estado de
conformidad a su ley. Toda autoridad que tenga conocimiento de la infraccin,
est obligada a dar aviso inmediato a la oficina antes mencionada.
Art. 437.- Los comerciantes con activo inferior a cien mil colones llevarn
la contabilidad por si mismos o por personas de su nombramiento. Si el
comerciante no la llevare por si mismo, se presumir otorgado el nombramiento
por quien la lleve; salvo prueba en contrario. Sin embargo, los comerciantes cuyo
activo en giro exceda de cien mil colones, estn obligados a llevar contabilidad
por medio de contadores, bachilleres de comercio y administracin o tenedores de
libros, con ttulos reconocidos por el Estado, o por medio de empresas legalmente
autorizadas.
Art. 438.- Los registros obligatorios deben llevarse en libros empastados o
en hojas separadas, todas las cuales estarn foliadas, y sern autorizadas por el
Contador Pblico autorizado que hubiere nombrado el comerciante. Tratndose de
comerciantes sociales, ser el Auditor Externo quien autorizar los libros o
142
registros, debiendo el administrador designado en los estatutos, avalar dicha

autorizacin.
Las hojas de cada libro debern ser numeradas y selladas por el Contador Pblico
autorizado, debiendo poner en la primera de ellas una razn firmada y sellada en
la que se exprese el nombre del comerciante que las utilizar, el objeto a que se
destinan, el nmero de hojas que se autorizan y, el lugar y fecha de la entrega al
interesado.
La oficina que ejerce la vigilancia del Estado fiscalizar el cumplimiento de esta
obligacin, pudiendo sancionar las deficiencias que existieren contra el auditor, el
comerciante o sus administradores, segn el caso, todo de conformidad a la ley.
Art. 439.- Los comerciantes deben asentar sus operaciones diariamente y
llevar
su
contabilidad
con
claridad
en
orden
cronolgico
sin
blancos,
interpolaciones, raspaduras ni tachaduras, y sin presentar seales de alteracin.

Art. 446.- En el libro Diario se asentar como primera partida, el balance
que muestre la situacin econmica y financiera del comerciante al iniciar sus
operaciones; anotando las cuentas de activo, pasivo y capital. Se asentarn
inmediatamente despus en orden cronolgico; las partidas correspondientes a las
operaciones que haga el comerciante, por cuenta propia o ajena.
Cuando las necesidades del negocio lo requieran, el Diario y el Mayor, podrn
estar constituidos por varios registros siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por este cdigo. Tambin podrn llevarse el Diario y el Mayor en un solo
registro.
Adems de los libros que seala el artculo 435 del Cdigo de Comercio, son
obligatorios para las sociedades annimas los siguientes:
143
1) Libro de Actas para Junta Directiva. (Art. 40, Com.)

2) Libro de Actas para Junta General de Accionistas (Art. 40, Com.)
3) Libro de Accionistas (Art. 155, Com.)
4) Libro de Aumento y Disminuciones de capital, para las sociedades de capital
variable (Art. 312, Com.)
Con el carcter de obligatorios, tambin hay otros Libros para ciertos
comerciantes; los cuales son los libros siguientes:
a) Registro de agentes pendientes (Art. 388 Com.)
b) Registro del cierre de operaciones de Agentes intermediarios ( Art. 408, ordinal
II; Com.)
c) Registro de un libro encuadernado de compras, Gastos y ventas al contado y al
crdito para comerciantes con activo en giro menor de 100,000.00 (Art. 452,
Com.)
d) Registro de Ttulos nominativos de emisor (Art. 654, Com.)
e) Registro de socios en las Sociedades de Responsabilidad Limitada (Art. 113,
Com.)
f) Libro talonario nico de registro de los almacenes generales de depsito (Art.
846, Com.)
g) Libro de registro de socios de las Cooperativas (Art. 19, Com.)
A)
LIBRO DIARIO
El objeto de este libro es registrar en forma cronolgica todas las operaciones de

la empresa mediante las partidas contables que se preparan para ello. Tal como lo
seala el Artculo 446 del cdigo de comercio, la primera partida que debe
asentarse es el balance que muestre la situacin econmica y financiera del
comerciante al iniciar sus operaciones; seguirn despus los asientos que se
144
originen da por da de las operaciones que se realicen. Generalmente cada

asiento contable debe contener:
Fecha de la operacin, nmero correlativo de identificacin, cdigo de las cuentas
afectadas, nombre de las cuentas que deben afectarse, valores por los que deben
afectarse (cargos y abonos); adems de las columnas de cargos y abonos, debe
haber una columna parcial que se utiliza cuando una partida contiene varios
conceptos o subcuentas y es necesario separar sus valores para mayor
informacin.
B)
LIBRO MAYOR
El libro mayor es aquel en donde se sintetiza toda la informacin contable, los

asientos que se hacen en este libro se toman del Libro Diario, en el mismo orden
cronolgico, puesto que en el Diario se indican los cdigos, nombres de las
cuentas y valores que deben ser cargados o abonados.
A la operacin de trasladar los asientos del Libro Diario al Libro Mayor, se le
denomina mayorizar y se hace con el propsito de determinar los saldos de todas
las cuentas de mayor para obtener los estados financieros que consisten en:
Balance y Estado de Resultados a una fecha determinada. Cada asiento en el
Libro Mayor debe contener: fecha, cdigo y nombre de la contracuenta, nmero
del folio del Libro Diario de donde proviene el asiento y el valor.
Este libro puede adoptar dos formas; una de ellas es que puede llevarse a doble
folio, siendo la parte izquierda para anotar los cargos (Debe), y el lado derecho
para los abonos (Haber); en este sistema no se refleja el saldo de la cuenta; sino
la acumulacin de cargos y abonos registrados; para la obtencin del saldo de la
cuenta hay que hacer una resta de los saldos acumulados de cargos con relacin
a los abonos o viceversa, dependiendo de la naturaleza de la cuenta. Otra forma
consiste en llevar las cuentas de mayor, en una sola pgina; la que debe estar
145
provista principalmente de tres columnas: Una para los cargos, otra para los
abonos y una ltima columna destinada para anotar el saldo. Esta forma resulta
ms practica debido a que se obtiene el saldo cada vez que se hace un asiento
contable o puede determinarse inmediatamente despus de haber registrado
todas las partidas del da.
C)
LIBRO DE ESTADOS FINANCIEROS
Respecto a este libro, el artculo 442 del cdigo de comercio; seala que este libro
contendr:
1) Los balances generales ordinarios.
2) Los balances generales extraordinarios, ya que se practiquen por liquidacin
anticipada del negocio, suspensin de pagos o quiebra; por disposicin de la ley
o por voluntad del comerciante.
3) Resumen de los inventarios relativos a cada balance.
4) Resumen de las cuentas que se agrupen para formar los renglones del propio
Balance.
5) El estado de prdidas y ganancias relativo a cada Balance.
6) El estado de composicin del Patrimonio.
7) Cualquier otro estado que sea necesario para mostrar la situacin econmica y
financiera del comerciante.
146
8) La forma de como se haya verificado la distribucin de las ganancias o la

aplicacin de las prdidas netas.
El uso de este libro no es muy frecuente, el primer registro que en l se hace es el
Balance General, con el que la empresa inicia las operaciones y luego se vuelve a
utilizar cuando se asienta el Balance y Estado de Resultados al final de cada
ejercicio econmico; generalmente la anotacin en este libro es una vez por ao.
Adems de los Libro principales de los que se ha hablado anteriormente, toda
empresa necesita llevar LIBROS AUXILIARES denominados tambin registros de
operaciones originales o de primera entrada; de estos libros se obtienen los
anexos o informacin analtica que se adjuntan a los estados financieros, con lo
que se logra una mayor comprensin de las cifras que se presentan. Es
fundamental tener registradas correctamente las operaciones originales; esto no
se har automticamente. Debe establecerse responsabilidad en la organizacin y
debe haber comprobacin, pruebas y seguimiento. Una vez que la informacin se
registra ntegramente en el asiento original, el trabajo posterior con la informacin
en el sistema de contabilidad deber ser mecnico y rutinario.37
Todas las cuentas del Mayor, son de gran importancia; pero hay algunas que
presentan mayor complejidad en la composicin de su saldo, debido a la
disponibilidad o por la diversidad de subcuentas que la integran, razn por lo que
se hace necesario la implantacin de Auxiliares para facilitar el anlisis de las
mismas; entre ellas tenemos:
1) Efectivo: Registros auxiliares para el control de ingresos y egresos del efectivo.
2) Cuentas por Cobrar.
37
Manual de Contador Pblico. Ob. Cit. Pag.750
147
3) Documentos por Cobrar.

4) Clientes.
5) Activos Fijos y Depreciacin acumulada.
6) Proveedores.
7) Provisiones.
8) Cuentas por Pagar.
9) Documentos por Pagar.
10)Gastos de Ventas.
11)Gastos de Administracin.
12)Gastos Financieros, etc.
Estos registros tomarn variadas formas, las que dependern principalmente del
tamao de la empresa; as como del volumen de operaciones que se generen y
del grado de anlisis que se quiera obtener. Estos registros son de mucha utilidad
dentro de la organizacin, continuamente la administracin hace uso de ellos para
la operacin de cierta informacin que es bsica principalmente para:
1) Conocer la efectividad con que se recuperan sus crditos.
2) Comparar datos reales contra los presupuestos de: Ventas, Gastos de venta,
Gastos de administracin, Costos de produccin, etc.
3) Toma de decisiones.
Es importante que los registros auxiliares se mantengan actualizados con la
informacin; al final de cada mes o cuando se preparen los estados financieros,
las cifras de los auxiliares deben ser comparadas con las cifras que presenta el
Libro Mayor; con esta comparacin se obtendr la seguridad de que los asientos
contables han sido registrados correctamente. En caso de que haya diferencia
148
entre el saldo del Mayor con el Libro auxiliar, el procedimiento que se sigue es
examinar cada uno de los asientos en la cuenta errada; para verificar que las
anotaciones se hayan pasado correctamente en ambos libros.
8.4
LOS ESTADOS FINANCIEROS
En toda empresa se preparan y manejan una serie de informacin a travs de

reportes, resmenes, partidas contables, incluyendo hasta los registros contables;
todos de hecho, contienen informacin de carcter financiero; pero que tomados
en conjunto no es de mucha utilidad para los directores de la empresa, debido a
que no es posible formarse un criterio definido sobre la posicin y resultados de
las operaciones. Por esta razn se requiere la preparacin de estados financieros
en los cuales toda la informacin sea resumida, clasificada y concreta sobre los
hechos que se han originado durante un periodo determinado. Es a travs de los
estados financieros que se hace posible conocer la situacin econmica de una
empresa.
Es indiscutible la importancia que tienen los estados financieros para la gerencia,
en la toma de decisiones; de aqu surge la necesidad de que su preparacin sea
clara y oportuna. Son de gran importancia tambin para terceros, tales como:
Acreedores, Instituciones Financieras, Instituciones del gobierno que fiscalizan las
operaciones de la empresa, Accionistas y pblico en general.
Con relacin a los estados financieros que se publican, los que llegan al poder de
los accionistas y del pblico en general, deben ser preparados de tal forma que
reduzcan al mnimo las interpretaciones errneas por parte del lector. Se tiene
conocimiento de algunos instrumentos para la elaboracin y presentacin de los
estados financieros; al respecto el manual del contador pblico Tomo II, expone lo
siguiente:38 Los instrumentos para la elaboracin y presentacin de los estados
38
Manual de Contador Pblico. Ob. Cit. Paginas N 438 y 439.
149
financieros (adems de un lenguaje, un sistema numrico y un sistema monetario)

consiste en los principios de contabilidad; convencionalismos, reglas y conceptos
contables.
Podemos definir que el objeto fundamental de los Estados Financieros, es el de
informar a todos los interesados en conocer la situacin econmica y financiera de
una empresa; durante un perodo determinado. Las entidades contables, tienen la
responsabilidad y la obligacin de informar peridicamente; sus figuras financieras
a los diversos interesados a travs de los Estados Financieros bsicos que se
derivan de los registros contables. La responsabilidad de rendir informacin sobre
la entidad contable, descansa en su administracin.
Para que los estados financieros, cumplan con el propsito de informar sobre la
situacin financiera; los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de la
entidad contable, deben prepararse en base a un conjunto de normas para que la
informacin que presentan cumplan entre otros, con los requisitos de utilidad y
confiabilidad. La necesaria condensacin de cifras e informacin en los estados
financieros bsicos y el poco espacio disponible en los mismos, hace que
normalmente no sea posible informar sobre una serie de situaciones o
circunstancias que se han presentado en las empresas y que han quedado
reflejadas en las cifras presentadas; tampoco es factible explicar en el cuerpo de
los mismos estados financieros la descripcin de los principios, mtodos y
polticas contables utilizados en el proceso de acumulacin de la informacin, ni
en la seleccin y clasificacin de aquellas partidas o acumulaciones que han
justificado un lugar en los estados financieros. Esta informacin puede presentarse
en las notas a los estados financieros.
Los estados financieros bsicos presentan limitaciones en su elaboracin y en la
informacin que contienen; por lo tanto, es conveniente que estos estados sean
acompaados
adecuadamente
de
la
todas
informacin
aquellas
suficiente
partidas,
necesaria
situaciones,
que
explique
acontecimientos
150
circunstancias que se consideren necesarias para el conveniente anlisis e

interpretacin de la informacin financiera.
8.4.1 REVELACIONES GENERALES39
Los estados financieros se requieren entre otros fines para hacer evaluaciones y
tomar decisiones de carcter financiero. Los usuarios no pueden formarse juicios
confiables a menos que los estados financieros sean claros y comprensibles. La
informacin que se necesita para este propsito a menudo se extender ms all
del mnimo necesario para cumplir con los requerimientos legales de la localidad
de la compaia o de las autoridades reguladoras.
Debe revelarse toda la informacin importante que sea necesaria para hacer
claros y comprensibles los estados financieros.
Debe mostrarse el nombre de la empresa, el pas en el cual se constituy, la
fecha del Balance General y el perodo cubierto por los estados financieros.
Debe darse una breve descripcin de la naturaleza de las actividades de la
empresa, la forma legal de sta y la moneda en la cual se expresan los estados
financieros, si estos datos no son evidentes de otra manera.
Si es necesario las cifras y clasificaciones de partidas en los estados financieros
deben complementarse con informacin adicional para aclarar su significado.
Las partidas significativas no deben incluirse con otras partidas o deducirse de
ellas sin identificacin separada. Los estados financieros deben mostrar las
cifras respectivas del periodo anterior.
39
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N5, INSTITUTO MEXICANO DE

CONTADORES PUBLICOS A.C.; prrados 2, 6:10, 18 Primera reimpresin de la 5a. edicin, Abril de 1999.
151
En el Balance General, deben hacerse las revelaciones siguientes:

a) Restricciones a los derechos de propiedad sobre activos;
b) Garantas otorgadas con respecto a pasivos;
c) Los mtodos de establecer provisiones para planes de pensiones y retiros;
d) Activos y pasivos contingentes, cuantificados si es posible; y
e) Sumas comprometidas para futuras erogaciones capitalizables.
En el Estado de Resultados, deber hacerse las revelaciones siguientes:
a) Ventas y otros ingresos de operacin;
b) Depreciacin;
c) Ingresos por intereses;
d) Productos de inversiones;
e) Gastos por intereses;
f) Impuesto sobre la renta;
g) Cargos extraordinarios;
h) Crditos extraordinarios;
i) Transacciones de importancia intercompaas; y
j) Utilidad neta o prdida neta del periodo.
8.4.2 PROPSITO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS40
Los estados financieros son una representacin financiera estructurada de la

posicin financiera de, y las transacciones llevadas a cabo por una empresa. El
objetivo de los estados financieros de propsito general es proporcionar
informacin sobre la posicin financiera, desempeo y flujos de efectivo de una
empresa que sea til a un amplio rango de usuarios para tomar decisiones
40
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N1, INSTITUTO MEXICANO DE

CONTADORES PUBLICOS A.C.; prrados 5:7, Primera reimpresin de la 5a. edicin, Abril de 1999.
152
econmicas. Los estados financieros tambin muestran los resultados del manejo
de la gerencia de los recursos encomendados a ella. Para cumplir con este
objetivo, los estados financieros proporcionan informacin sobre los siguientes
elementos de una empresa:
a) Activos;
b) Pasivos;
c) Capital;
d) Ingresos y Gastos, incluyendo ganancias y prdidas;
e) Flujos de efectivo.
Esta informacin, junto con otra informacin en las notas a los estados financieros,
ayuda a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros de la empresa y, en
particular, la oportunidad y certeza de la generacin de efectivo y de equivalentes
de efectivo.
El consejo de Directores u otro rgano dirigente de una empresa, es responsable
por la preparacin y presentacin de sus estados financieros. Un juego completo
de estados financieros incluye los siguientes componentes:
a) Balance;
b) Estados de Resultados;
c) Una declaracin que muestre ya sea:
Todos los cambios en capital; o
Cambios en capital distintos a los que se originan de transacciones de capital
con los dueos y distribuciones a los dueos;
d) Estado de flujo de efectivo;
e) Polticas contables y notas explicativas.
153
8.5
OTROS REPORTES
Son documentos que contienen en forma ms detallada, los registros especficos

de carcter administrativo y financiero; de renglones presentados en los estados
financieros que la administracin o la gerencia desea verificar para planificar o
tomar decisiones; por ejemplo de la cartera de clientes, la base de datos que
alimenta a dichos registros, lmites de crdito, as como tambin el periodo de
cobranzas; y otros reportes gerenciales y de consulta como son: Manejo de
inventarios, Costos de produccin, Costos de mantenimiento, cartera de
proveedores, Activo fijo, presupuestos, Entrega y liquidacin de cosechas, hojas
de clculo financieras y fiscales etc.
9.
EL SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADO
Los conceptos de los Diarios especiales y los Mayores Auxiliares, se aplican a los
sistemas de contabilidad computarizados como tambin a los sistemas manuales.
En efecto, los Diarios especiales y las Mayores Auxiliares; operan mucho ms
fcilmente en los sistemas computarizados. Se ha hecho nfasis en que los dos
propsitos de los Diarios especiales consisten en reducir la cantidad de tiempo
destinado a escribir los asientos de diario y trasladarlos a las cuentas del Mayor.
En un sistema computarizado, el contador solamente requiere registrar los datos
necesarios para que el computador prepare los asientos de Diario. Toda la
escritura y el traslado a las cuentas del Mayor general y del Mayor Auxiliar, lo
maneja la mquina sin ningn esfuerzo humano adicional.41
41

Agosto de 1997, Autor: Robert F. Meigs; Pag. N 204 : 205.
154
9.1
REGISTRO DE LAS VENTAS AL POR MENOR
Los computadores reducen el trabajo. Los terminales en el punto de venta que

ahora se encuentran en muchos establecimientos de ventas al pormenor, reducen
significativamente el trabajo involucrado en la contabilizacin de las transacciones
de ventas. Muchos de estos terminales utilizan un explorador ptico u otro
dispositivo electrnico para leer en forma magntica las etiquetas codificadas
que van adheridas a la mercaderas. A medida que la mercadera pasa por el
explorador ptico, el cdigo es enviado instantneamente al computador. A partir
del nmero del cdigo, el computador es capaz de identificar el artculo que se
esta vendiendo, registrar el valor de la venta, y trasladar el costo del artculo de
una cuenta de inventario a la cuenta Costo de mercaderas vendidas. Si la
transaccin es una venta al crdito, el vendedor registra el nmero de la tarjeta de
crdito del cliente en la registradora electrnica. Este nmero permite que el
computador actualice en forma instantnea la cuenta del cliente en el Mayor
Auxiliar.
Observe que toda la contabilidad, se hace en forma automtica en el momento en
que el vendedor registra la venta. As pues, se puede registrar cualquier nmero
de transacciones y mayorizar sin necesidad de ningn trabajo manual. Al final de
cada da, el computador imprime un diario de ventas completo junto con los saldos
actualizados
de
las
cuentas
del
Mayor
general
del
Mayor
Auxiliar
correspondiente a las transacciones de venta.

9.2
VENTAJAS DE LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS
La ventaja principal del computador, es su increble velocidad. El tiempo requerido

para que un computador mayorice una transaccin o determine el saldo de una
cuenta; es de aproximadamente unas pocas millonsimas de segundo. Esta
155
velocidad origina varias ventajas comparativamente con los sistemas de

contabilidad manuales, como las siguientes:
1) Se pueden procesar en forma rpida y eficiente, grandes cantidades de datos.
Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por da.
Al procesar un volumen tan grande de datos, los computadores pueden ahorrar
gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable, incluyendo el
registro de transacciones, su traslado a las cuentas del Mayor y la preparacin
de registros contables; informes y reportes.
2) Se pueden tener actualizados los saldos de las cuentas. La velocidad con la
que un computador puede procesar los datos, permite que las empresas
mantengan actualizadas las cuentas del Mayor Auxiliar; los registros de
inventario permanente y la mayora de las cuentas del Mayor general.
3) Con un sistema computarizado, se puede llevar con mayor eficiencia el Diario
de ventas; que tambin se puede preparar con un sistema de contabilidad
manual. Con un sistema computarizado se puede llevar un Diario similar. Ms
an, el computador puede adems reordenar esta informacin para mostrar los
totales de las ventas diarias por Departamento de ventas, por vendedor y por
producto. Las consideraciones de tiempo y costo; hacen en prctica la
preparacin de esta informacin complementaria en un sistema de contabilidad
manual.
4) Se puede disponer de retroalimentacin instantnea a medida que van teniendo
lugar las transacciones. En los sistemas computarizados en lnea de tiempo real
(OLRT), el empleado que ejecuta una transaccin puede disponer de un
terminal en comunicacin directa con el computador. Por tanto, el empleado
156
tiene acceso inmediato a informacin contable til para ejecutar una transaccin
corriente.
Ejemplo: Las cajas registradoras electrnicas, actualmente disponibles en
muchos almacenes por departamentos constituyen terminales de punto de venta
que estn en comunicacin directa con el sistema computarizado del almacn.
Cuando un vendedor hace una venta al crdito a un cliente el cual utiliza tarjeta de
crdito del almacn, el vendedor registra el nmero de la tarjeta de crdito en el
terminal. El computador compara este nmero con la lista de tarjetas de crdito
canceladas o robadas y determina si la transaccin de venta hara que el saldo de
la cuenta del cliente sobrepasara su lmite de crdito preestablecido. Si cualquiera
de estos procedimientos indica que no se debe extender crdito al cliente, el
computador le notifica al vendedor no hacer la venta al crdito.
Se pueden tener procedimientos adicionales de control interno en un sistema
computarizado. La aprobacin de cada venta al crdito, descrita en el caso
ilustrativo anterior, constituye simplemente un ejemplo de un procedimiento de
control interno del cual pueden hacer uso las capacidades nicas del computador.
Tal procedimiento de control puede no ser prctico en un sistema manual,
especialmente si el Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar no se mantiene
permanentemente actualizado.
10.
LA TOMA DE DECISIONES
No puede decirse que exista un plan hasta que se haya tomado una decisin: un
compromiso de recursos, direccin o reputacin. Antes de eso slo se tienen
estudios de planeacin. Los gerentes ven a veces la toma de decisiones como su
trabajo central porque deben escoger continuamente lo que debe hacerse, quien
ha de hacerlo y cuando, donde y ocasionalmente incluso como se har. Sin
157
embargo, la toma de decisiones es slo un paso en la planeacin; aun cuando se

hace rpidamente y con muy poca reflexin o cuando incluye en la accin slo por
unos cuantos minutos. Tambin es parte de la vida cotidiana de todos. Un curso
de accin raras veces puede juzgarse en forma aislada ya que prcticamente cada
decisin debe ir aunada a otros planes. El estereotipo del magnate administrativo
que truena los dedos y oprime botones se desvanece, a medida que se hacen
claros los requerimientos de la investigacin y el anlisis sistemtico que
anteceden a una decisin.
10.1. CONCEPTOS
La toma de decisiones se define como seleccionar entre alternativas un curso de

accin; se encuentra en el ncleo de la planeacin.42
10.2
LA IMPORTANCIA Y LIMITACIONES DE LA TOMA RACIONAL DE

DECISIONES.
Al describir los pasos en la planeacin, en realidad se est considerando la toma

de decisiones como una parte principal de la planeacin. De hecho, una vez
conocidas una oportunidad y una meta, el ncleo de la planeacin es realmente el
proceso de la decisin. As, en este contexto, el proceso que conduce a la toma de
una decisin podra considerarse como: 1) Formulacin de premisas, 2)
Identificacin de alternativas, 3) Evaluacin de las alternativas en trminos de la
meta buscada y 4) Eleccin de una alternativa, es decir, tomar una decisin.
A)
RACIONALIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES
Se dice con frecuencia que la toma de decisiones eficaz debe ser racional. Pero
que es racionalidad? Cuando piensa o decide racionalmente una persona?.
42
Harold koontz, Administracin, Etorial McGaw-Hill; Novena Edicin, marzo de 1991, Pgina
N155.
158
Los seres humanos que actan o deciden racionalmente estn intentando

alcanzar alguna meta que no puede lograrse sin accin. Deben tener una
comprensin clara de los cursos alternativos mediante los cuales una meta puede
alcanzarse en la circunstancias y con las limitaciones existentes. Tambin han de
contar con la informacin y la habilidad para analizar y evaluar alternativas a luz
de la meta buscada. Y, por ltimo deben tener el deseo de llegar a la mejor
solucin al seleccionar la alternativas que satisfaga ms eficazmente el logro de la
meta.
B)
RACIONALIDAD LIMITADA
Un gerente debe conformarse con la racionalidad limitada. En otras palabras, las

limitaciones de tiempo, informacin y certidumbre limitan la racionalidad aunque
un gerente intente honestamente ser completamente racional. Como no podemos
ser completamente racionales en la prctica, los gerentes a veces permiten que
su aversin al riesgo (el deseo de ir a la segura). Interfiera con el deseo de llegar
a la mejor solucin en las circunstancias actuales. Aunque muchas decisiones
administrativas se toman con el deseo de pasarlas con tanta seguridad como sea
posible, la mayora de los gerentes si intentan tomar las mejores decisiones que
fueran dentro de los lmites de la racionalidad y a la luz de la magnitud y
naturaleza de los riesgos implcitos.
10.3
PASOS EN EL PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES
10.3.1 DESARROLLO DE ALTERNATIVAS
Suponiendo que sabemos cuales son nuestras metas y estamos de acuerdo en

las claras de planeacin, el primer paso en la toma de decisiones consiste en
desarrollar alternativas. Casi siempre hay alternativas para cualquier curso de
accin; de hecho, se parece haber
una sola forma de hacer las cosas, muy
probablemente sea una manera equivocada. Si nicamente podemos pensar en
159
un solo curso de accin, evidentemente no nos hemos puesto a pensar con

bastante empeo.
La habilidad de desarrollar alternativas a menudo es tan importante como
seleccionar correctamente entre ellas. Por otra parte, la ingeniosidad, la
investigacin y el sentido comn a menudo sacan a la luz tantas opciones que no
todas ellas pueden evaluarse adecuadamente. El gerente necesita ayuda en esta
situacin, y esta ayuda, as como la que se requiere para recoger la mejor
alternativa, se encuentra en el concepto del factor limitante o estratgico.
A)
EL PRINCIPIO DEL FACTOR LIMITANTE
Un factor limitante es algo que obstaculiza el logro de un objetivo deseado. Si se

reconocen los factores limitantes es una situacin dada, se puede estrechar la
bsqueda de alternativas a aquellas que superen a esos factores.
B)
DESCUBRIMIENTO DEL FACTOR LIMITANTE
Tal vez no sea fcil descubrir el factor o factores limitantes ya que stos a menudo
son oscuros. La bsqueda y el reconocimiento de los factores limitantes en la
planeacin nunca terminan. Para un programa en un momento dado, un
determinado factor puede ser decisivo, pero en un momento futuro y para un
decisin similar puede ser algo en la planeacin anterior careca relativamente de
importancia. As, una firma podra decidir adquirir nuevo equipo cuando el factor
limitante fuera la disponibilidad de capital, slo para que el factor se convirtiese en
la entrega o, ms tarde, en la capacitacin del personal que opera el equipo.
10.3.2
EVALUACIN DE ALTERNATIVAS
Una vez que se hayan encontrado alternativas apropiadas, el paso siguiente en la

planeacin consiste en evaluarlas y seleccionar aquella que contribuya mejor a la
obtencin de la meta. Este es el punto de la toma de decisin final, aunque
tambin de tomarse decisiones en los otros pasos de la planeacin: en la
160
seleccin de metas, en la seleccin de premisas crticas e incluso en la seleccin

de alternativas.
A)
FACTORES CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS
Cuando se comparan diversos planes para lograr un objetivo, estamos propensos

a pensar exclusivamente en los factores cuantitativos. Estos son factores que
pueden medirse en trminos numricos, como el tiempo o los diversos tipos de
costos fijos y de operaciones. Nadie cuestionara la importancia de este anlisis,
pero el xito de la empresa de empresa estara en peligro si se ignorasen los
factores intangibles o cualitativos. Los factores cualitativos o intangibles son
aquellos difciles de medir numricamente, como la calidad de las relaciones
laborales, el riego del cambio tecnolgico o el ambiente poltico internacional.
Para evaluar y comparar los factores intangibles en un problema de planeacin y
tomar decisiones se deben reconocer primero estos factores y determinar despus
si se les puede dar una medicin cuantitativa razonable. En caso negativo, se
deber averiguar lo ms posible acerca de ellos, talvez clasificarlos en trminos de
su importancia, comparar su probable influencia sobre el resultado con la de los
factores cuantitativos y llegar entonces a una decisin. Esta decisin puede dar un
peso predominante ha un solo intangible.
Tal procedimiento permite al gerente determinar el valor estadstico de las
decisiones administrativas que puedan cuantificarse con tanta exactitud como para
que el juicio sea innecesario. La toma de decisiones raras veces es sencilla. No
carece de justificacin el hecho que al ejecutivo de xito
se halla descrito
burlonamente como una persona que sabe adivinar.

B)
ANLISIS MARGINAL
En la evaluacin de las alternativas, se pueden utilizar las tcnicas del anlisis

marginal para comparar ingresos adicionales que surjan de costos tambin
161
adicionales. Cuando el objetivo sea el de maximizar las utilidades, la meta se

alcanzar, como ensea la economa elemental, cuando los ingresos y costos
adicionales sean iguales. En otras palabras, si los ingresos adicionales son
mayores que los costos adicionales en una cantidad ms grande, pueden
conseguirse ms utilidades produciendo ms. Sin embargo, en el punto donde el
volumen adicional cuesta ms que los ingresos adicionales, las utilidades sern
ms con un volumen ms pequeos. El anlisis marginal puede usarse para
comparar factores que no sean los costos y los ingresos.
C)
ANLISIS DE EFICACIA DE LOS COSTOS
Un mejoramiento, o una variacin del anlisis marginal tradicional, es al anlisis de

la eficacia de costos o de costos-beneficios. El anlisis de eficacia de los costos
busca la mejor proporcin entre beneficios y costos; esto significa, encontrar la
forma menos costosa de alcanzar un objetivo o bien conseguir el mayor valor por
ciertos gastos. De modo similar el anlisis de costos-beneficios tambin se refiere
a la razn entre los beneficios y los costos; a menudo no es posible sin embargo,
medir los beneficios de un programa con exactitud. As, es la tcnica de sopesar
alternativas que no puede reducirse adecuadamente a dinero o alguna otra
medida especfica, como en el caso del anlisis marginal normal, que es similar a
una forma tradicional del anlisis de costo-beneficio. En sus trminos ms
sencillos, el anlisis de eficacia de los costos es una tcnica para escoger el mejor
plan cuando los objetivos sean menos especficos que ventas, costos o utilidades.
A los objetivos no cuantificables se les puede dar algunas veces mediciones
bastante especficas de eficacia. As, en un programa con el objetivo general de
mejorar la moral del empleado, se puede medir la eficacia mediante factores tan
verificables como la rotacin de personal, el ausentismo o el volumen de quejas y
tambin puede complementar estas mediciones mediante aportaciones subjetivas
como el juicio de expertos.
162
Las principales caractersticas del anlisis de la eficacia de los costos son que nos
hace concentrarnos en los resultados de un programa, nos ayuda a comparar los
beneficios potenciales de cada alternativa con su costo potencial que nos obliga a
comparar despus las alternativas en trminos de las ventajas globales. Aunque la
decisin sobre eficacia de costos requiere los mismos pasos de cualquier decisin
de planeacin, sus principales caractersticas son las siguientes:
1) Los objetivos estn orientados normalmente al resultado final y rara vez son
exactos.
2) Las alternativas ordinariamente representan sistemas, programas o estrategias
totales para lograr los objetivos.
3) Las mediciones de eficacia deben ser pertinentes a los objetivos y estar
establecidas en trminos tan exactos como sea posible, aunque talvez algunas
no sean cuantificables.
4) Los estimados de costos pueden incluir costos no monetarios, as como
monetarios.
5) Los estndares de decisin, aunque definitivos, pero usualmente no tan
especficos como el costo o las utilidades, pueden incluir el logro de un objetivo
al costo mnimo, alcanzarlo con los recursos disponibles o proporcionar un
compromiso de costo por eficacia, particularmente a la luz de las exigencias de
otros programas.
163
10.3.3.
SELECCIN DE ALTERNATIVAS
Cuando se seleccionan alternativas, los gerentes pueden utilizar tres mtodos

bsicos: 1) experiencia, 2) experimentacin y 3) investigacin y anlisis.
A)
EXPERIENCIA
Recurrir a la experiencia probablemente desempea una parte ms importante de

la que merece en la toma de decisiones. Los gerentes experimentados creen, a
menudo sin darse cuenta, que las cosas que han logrado con xito y los errores
que han cometido son guas casi infalibles para el futuro. Esta actitud suele
acentuarse ms cuanto mayor experiencia haya tenido un gerente y ms alto haya
llegado en una organizacin.
En cierto modo, la experiencia es el mejor maestro. El mero hecho de que los
gerentes hayan alcanzado su posicin parece justificar sus decisiones del pasado.
Adems, el proceso de pensar a fondo los problemas, tomar decisiones y ver que
los programas tienen xito o fracasan revela buen juicio. Sin embargo, muchas
personas no aprenden de sus errores, y hay gerentes que nunca parecen tener la
madurez de juicio que requiere la empresa moderna.
No obstante, puede ser peligroso confiar en la experiencia pasada como gua de la
accin futura. En primer lugar, la mayora de la gente no recose las razones
implcitas de sus errores o fracasos. En segundo lugar, las lecciones de la
experiencia pueden ser completamente inaplicables a problemas nuevos. Las
decisiones acertadas deben evaluarse en relacin con los sucesos del futuro,
mientras que la experiencia pertenezca al pasado. Por otra parte, si se analiza
cuidadosamente la experiencia en vez de seguirla a ciegas y si se extraen de ella
las razones fundamentales de xito o del fracaso, puede ser til como una base
para el anlisis de decisin. Un programa exitoso, una compaa bien
administrada, una promocin de producto rentable o cualquier otra decisin que
164
resulte acertada aportar datos tiles para tal aplicacin. As como los cientficos
no dudan en basarse en las investigaciones de otros y seran verdaderamente
tontos si solamente las repitieran, tambin los gerentes pueden aprender mucho
unos de otros.
B)
EXPERIMENTACIN
Una forma obvia de escoger entre alternativas es probar una de ellas haber que
pasa. La experimentacin se usa a menuda en la investigacin cientfica. La gente
sostiene con frecuencia que se debera emplear ms en administracin y que la
nica manera en que un gerente puede estar seguro de que los planes sean
correctos es ensayar las diversas alternativas y ver cual es la mejor.
Es probable que la tcnica experimental sea la ms costoso de todas,
especialmente cuando un programa requiere grandes desembolsos de capital y
personal y cuando la firma no puede darse el lujo de probar vigorosamente varias
alternativas. Adems, despus de haber hecho un experimento, es probable que
su resultado todava sea dudoso ya probablemente el futuro no ser igual al
presente. Por lo tanto, esta tcnica deber utilizarse slo despus de considerar
otras alternativas. Por otra parte, hay muchas decisiones que no pueden tomarse
hasta que el experimento seale el mejor curso de accin. Ni experiencias
similares ni la ms cuidadosa investigacin pueden garantizar a los gerentes las
decisiones correctas. La experimentacin se usa de otras maneras. Una firma
puede probar un producto nuevo en algn mercado antes de venderlo a escala
nacional. Las tcnicas organizacionales a menudo se prueban en una oficina o
sucursal antes de ser aplicadas en una compaa entera. Un candidato a un
puesto ejecutivo puede ser sometido a prueba en el trabajo durante las vacaciones
del titular.
165
C)
INVESTIGACIN Y ANLISIS
Una de las tcnicas ms eficientes para seleccionar alternativas cuando estn en

juego decisiones importantes son la investigacin y el anlisis. Este enfoque que
significa resolver un problema al comprenderlo primero. Implica, por tanto, una
bsqueda de realizaciones entre las variables restricciones y premisas ms
crticas que tengan influencia sobre la meta buscada.
Para resolver un problema de planeacin, se debe dividir primero en sus partes
componentes y estudiar los diversos factores cuantitativos y cualitativos. Es
probable que el estudio y el anlisis sea mucho ms barato que la
experimentacin.
Un paso principal en el enfoque de investigacin y anlisis consiste en desarrollar
un modelo que simule el problema. Pero es probable que la ms til sea una
presentacin de las variables en una situacin de problema mediante trminos y
relaciones matemticas. Por lo tanto, si se puede conceptualizar un problema, se
habr dado un gran paso en su solucin. La ciencia fsicas se han basado desde
hace mucho tiempo en modelos matemticos para hacer esto, y es estimulante ver
que este mtodo se aplica a la toma de decisiones administrativas. Uno de los
enfoques ms completos de investigacin y anlisis de la toma de decisiones es la
investigacin de operaciones.
10.3.4
DECISIONES PROGRAMADAS Y NO PROGRAMADAS
Se puede marcar una distincin entre decisiones programadas y decisiones no

programadas. Una decisin programada, se aplica a problemas estructurados o
rutinarios. Las decisiones no programadas se usan en situaciones no
estructuradas, novedosas y mal definidas de una naturaleza no recurrente. La
mayora
de
las
decisiones
no
son
ni
completamente
programadas
completamente no programadas, sino una combinacin de ambas cosas.
ni
166
10.3.5 TOMA DE DECISIONES EN CONDICIONES DE CERTIDUMBRE,

INCERTIDUMBRE Y RIESGO.
Prcticamente todas la decisiones se toman en un ambiente de cierta

incertidumbre. Sin embargo, el grado variar desde seguridad relativa a gran
incertidumbre. Adems, hay ciertos riesgos implcitos en la toma de decisiones.
En una situacin de certidumbre, hay una certeza razonable acerca de lo que
suceder cuando se tome una decisin. La informacin es asequible, se
considera confiable y se conocen las relaciones de causa y efecto.
En una situacin de incertidumbre, en cambio, slo se cuenta con una escasa
base de datos, no se sabe si estos son confiables o no y tampoco si la situacin
puede cambiar o no. Adems, no se pueden evaluar las interacciones de las
variables.
En una situacin de riesgo es posible que se cuente con informacin objetiva,
pero puede ser que sea incompleta. Para mejorar la toma de decisiones se
pueden estimar las probabilidades objetivas de un resultado al usar. Por otra
parte puede utilizarse la probabilidad subjetiva, basada en el juicio y la
experiencia. Por fortuna hay cierto nmero de herramientas que ayudan a los
gerentes a tomar decisiones ms eficaces.
10.3.6
ENFOQUES MODERNOS EN LA TOMA DE DECISIONES.
Hay diversas tcnicas modernas para mejorar la calidad de la toma de decisiones

en las condiciones normales de incertidumbre. Entre las ms importantes se
cuenta con las siguientes:
1) Anlisis de riesgo, 2) rboles de decisin y 3) teora de la preferencia.
167
A)
ANLISIS DE RIESGOS
A todas las personas inteligentes que toman decisiones en condiciones de

incertidumbre les gusta conocer la magnitud y naturaleza del riesgo que corren al
escoger un curso de accin. Una de las deficiencias en el uso de los enfoques
tradicionales de la investigacin de operaciones para la resolucin del problema es
que muchos los datos empleados en un modelo son meramente estimaciones y
otros se basan en probabilidades. La prctica comn es que los especialistas de
staff o tengan los mejores estimados. Para dar una visin ms precisa del riesgo
se han desarrollado nuevas tcnicas. Prcticamente cualquier decisin se basa en
la interaccin de cierto nmero de variables importantes, muchas de las cuales
ofrecen un elemento de incertidumbre pero, tal vez, un grado bastante elevado de
probabilidad.
B)
ARBOLES DE DECISIN.
Una de las mejores maneras de analizar una decisin consiste en usar los
llamados rboles de decisin. Los rboles de decisin trazan en forma de rbol
los puntos de la decisin, los sucesos fortuitos y las probabilidades de los diversos
cursos que podran seguirse. Un problema comn ocurre en los negocios cuando
se lanza un producto nuevo.
El mtodo de rbol de decisin hace posible al menos las alternativas principales y
el hecho de que las decisiones subsecuentes pueden depender de sucesos
futuros. Al incorporar las probabilidades de diversos sucesos en el rbol, se puede
comprender tambin la verdadera probabilidad de que una decisin produzca los
resultados deseados. El mejor estimado puede resultar muy riesgoso. Una cosa
es segura : los rboles de decisin y las tcnicas similares si sustituyen a los
juicios amplios al concentrarse en los elementos importantes en una decisin,
sacando a la luz suposiciones que a menudo estn escondidas y revelando el
proceso de razonamiento mediante el cual las decisiones se toman en condiciones
de incertidumbre.
168
C)
TEORA DE LA PREFERENCIA.
La teora de la preferencia, o de la utilidad, como se basa en la nocin de que

variarn las actitudes individuales hacia el riesgo, ya que algunas personas
estarn dispuestas slo a correr riesgos menores que los indicados por las
probabilidades (contrarias al
riesgo) y otras desean correr mayores riesgos
(apostadores). Aunque de le llama aqu teora de la preferencia, esta tcnica se

denomina en sentido ms clsico teora de la utilidad. Las probabilidades
puramente estadsticas en cuanto a su aplicacin a la toma de decisiones, se
basan en la suposicin de que los tomadores de decisiones la seguirn.
10.3.7
EVALUACIN DE LA IMPORTANCIA DE UNA DECISIN
Los gerentes no slo deben tomar decisiones correctas; sino que tambin deben
adoptarlas cuando se necesiten y de la manera ms econmica posible, y deben
hacer esto con frecuencia; por eso es til contar con pautas para la importancia
relativa de las decisiones. Las decisiones de menor importancia no necesitan un
anlisis y una investigacin completos, e incluso se pueden delegar con
seguridad, sin poner en peligro la responsabilidad bsica de un gerente individual.
La
importancia
de
una
decisin
tambin depende del alcance de la
responsabilidad, de modo que aquello que prcticamente no tenga importancia

para el presidente de una corporacin puede ser sumamente importante para un
jefe de seccin.
Sin una decisin compromete la empresa a un gran desembolso de fondos o a un
programa importante de personal, como un programa para la evaluacin y la
capacitacin administrativa, o si el compromiso slo puede cumplirse en un
perodo largo deber ser sometida a la alta direccin para su estudio y aprobacin.
Algunos planes pueden cambiarse con facilidad, algunos tienen integrada la
posibilidad de un cambio futuro de direccin y otros implican una accin en la que
es difcil dar marcha atrs.
169
Es obvio que las decisiones que impliquen cursos inflexibles de accin deben
evaluarse mas cuidadosamente que las que puedan cambiarse con facilidad. Si
las metas y las premisas ofrecen bastante certidumbre, una decisin que apoye en
stas tienden a ser menos difcil y requieren menos juicios y anlisis que cuando
haya mucha incertidumbre.
Cuando las metas, insumos, restricciones y variables puedan medirse con
precisin, como insumos definidos en un taller de maquinaria de produccin, la
importancia de la decisin, si todo lo dems permanece constante, tiende a ser
menos que cuando los insumos son difciles de cuantificar, como en la fijacin de
precios de un nuevo producto de consumo o la decisin sobre su estilo. Cuando el
impacto de una decisin en las personas es grande, su importancia es elevada. El
error de un mdico en un hospital puede ser letal para el paciente. Nadie que tome
una decisin que afecte a otras personas puede permitirse ignorar las
necesidades de aquellos que acepten la decisin.
10.3.8
OTROS FACTORES EN LA TOMA DE DECISIONES
Hay otros factores que influyen en la toma de decisiones tales como:

1) Valores personales y cultura de la organizacin. En el modelo de la
planeacin estratgica, se ha visto que una variable importante que influye en la
direccin de la empresa se refiere a los valores personales, principalmente de
los gerentes de alto nivel. Sin embargo, los valores influyen en la toma de
decisiones en todos los niveles organizacionales, directivos y no directivos por
igual. Lo que es verdad para los individuos tambin es vlido para la
organizacin en su totalidad. As, el patrn de conducta, las creencias
compartidas y los miembros de una organizacin influyen en la toma de
decisiones.
170
2) Toma de decisiones en grupo. En las organizaciones modernas, las

decisiones las toman a menudo grupos de individuos, como son los comits o
los equipos.
3) Creatividad e innovacin. La toma de decisiones eficaz requiere creatividad e
innovacin.
10.3.9
SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES
Los sistemas de apoyo a las decisiones. Usan computadoras para facilitar el

proceso de toma de decisiones en tareas semiestructuradas. Estos sistemas estn
diseados no para reemplazar el juicio ejecutivo, sino para apoyarlo y hacer mas
eficaz el proceso de la toma de decisiones. El diseo de un sistema eficaz
requiere un conocimiento profundo de la forma en que los gerentes toman
decisiones.
La disponibilidad de minicomputadoras y microcomputadoras, as como redes de
comunicaciones, permite tener acceso y utiliza una gran cantidad de informacin a
un costo bajo. As, los sistemas de apoyo a las decisiones DSS les dan a los
gerentes una herramienta importante para la toma de decisiones bajo su propio
control.
Aunque hay similitudes entre los sistemas de informacin gerencial MIS, y en
estos sistemas,
tambin hay muchas diferencias. Tradicionalmente los
diseadores de MIS eran expertos tcnicos, pero los gerentes que tenan que
tomar las decisiones, slo tenan pocos conocimientos. En cambio, los sistema de
apoyo a las decisiones se concentra en el proceso de la toma de decisiones y en
los gerentes quienes, con la cooperacin de profesionales tcnicos, disean el
sistema adecuado para una posicin particular. Los gerentes que tienen acceso a
base de datos en estos sistemas pueden manipular datos y explorar la eficacia de
cursos alternativos de accin.
171
Estas y otras diferencias entre ambos tipos de sistemas se muestran a

continuacin:
MIS
DSS
1) Se concentra en tareas estructuradas y 1) Se concentra en tareas semiestructuradas

decisiones rutinarias (por ejemplo, uso de
que requieren juicio ejecutivo.
procedimientos, uso de reglas de decisin.

2) Hincapi en el almacenamiento de datos.
2) Hincapi en la manipulacin de datos.
3) Con frecuencia los gerentes solo tienen 3) Los gerentes tienen acceso directo a los
acceso indirecto a los datos.
datos.
4) Dependencia respecto a un experto en 4) Dependencia respecto al propio juicio del

computadoras.
gerente.
5) Posiblemente el gerente debe esperar su 5) Accedo directo a computadora y a datos.

turno para tener acceso a los datos.
6) El gerente del MIS no conoce bien la 6) El gerente conoce el ambiente de la decisin.

naturaleza de la decisin.
7) Hincapi en la eficiencia.
10.3.10
7) Hincapi en la eficiencia.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y LA TOMA DE DECISIONES.
Usualmente las decisiones no pueden tomarse, por supuesto, un ambiente de

sistema cerrado. Muchos elementos del ambiente de la planeacin se encuentran
fuera de la empresa. Adems, cada departamento o seccin de una empresa es
un subsistema de la empresa en su totalidad; los gerentes de estas unidades
organizacionales deben ser sensibles a las polticas y programas de otras
unidades organizacionales y de la totalidad de la empresa. Y, los seres humanos
172
dentro de la empresa son parte del sistema social, y su pensamiento y actitudes

deben tenerse en cuenta cuando un gerente tome una decisin.
Adems, aun cuando los gerentes construyen un sistema serrado como pueden
hacerlo con los modelos de decisin en la investigacin de operaciones, lo hacen
tan slo para tener un programa viable que resolver. Pero al hacer, realizan ciertas
suposiciones en cuanto a las fuerzas ambientales que influyen fuertemente en su
decisin, introducen datos en sus clculos como son o parecen ser en cualquier
momento y cambian la construccin de su modelo cuando factores y
acontecimientos fuera de sus fronteras as los requieran.
Decir que los gerentes tienen en cuenta los diversos elementos en el ambiente de
sistema de su problema no quiere decir que abdiquen a su papel como encargado
de tomar decisiones. Alguien debe seleccionar un curso de accin de entre las
alternativas, tomando en cuenta sucesos y fuerzas del ambiente de una decisin.
A menudo no es factible o aconsejable democratizar el proceso de la decisin, de
modo que para todas las decisiones se tome un voto de los subordinados o de las
numerosas personas que puedan tener algn inters inmediato o remoto en la
decisin. En algn momento a de tomarse una decisin.

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51

En toda asociacin cooperativa o en cualquier otra empresa, de acuerdo a su

Un sistema contable consta de los documentos comerciales, diarios, mayores,

empresa determinada debe disearse de acuerdo al tamao y a las necesidades

CONTABILIDAD, La Base para decisiones gerenciales, Editorial McGraw-Hill; Octava edicin,

4) Determinan el perodo en que las transacciones ocurren permitiendo registrarlas

Es un conjunto de normas, principios y procedimientos que

determinado. La idea de sistema en su ms amplio y moderno concepto, se debe

complementarios e indispensables para la existencia de un sistema, la

Salvador Osvaldo Brand, DICCIONARIO

Es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica. Ya sea que

Es el sistema que una empresa implanta en su departamento de contabilidad y

Brand, Salvador Osvaldo; DICCIONARIO DE LA

CONTABILIDAD, La Base para decisiones gerenciales, Editorial McGraw-Hill; Octava edicin,

que permiten analizar, comprobar, asentar y resumir las operaciones

A menudo se ha dado a la contabilidad el nombre de lenguaje de los negocios.

Terminologa del Contador, Editorial Banca y Comercio/Mxico, 9 edicin, Autor: Mancera

Cholvis, Francisco; DICCIONARIO DE CONTABILIDAD, Ediciones Leconex, Buenos Aires,

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO9

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NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N 5, Primera reimpresin de la 5a.

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N 12, Primera reimpresin de la 5a.

Los componentes de gasto (ingreso) por impuestos pueden incluir:

h) El monto de gasto (ingreso) por impuesto relacionado con aquellos cambios en

b) La empresa a sufrido una prdida ya sea en el ejercicio actual o en el

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N 15, Primera reimpresin de la 5a.

Es recomendable que las empresas incluyan revelaciones adicionales relativas a

a) Son retenidos por una empresa para ser usados en la produccin o

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD (NIC) N 16, Primera reimpresin de la 5a. edicin,

Adquisiciones a travs de consolidaciones de negocios;

Aumentos o disminuciones resultantes de revaluaciones de acuerdo con

prrafos 30, 39, 40 y 60 de esta NIC;

Reducciones en el valor en libros de acuerdo con el prrafo 56 de esta NIC;

Cantidades revertidas de acuerdo con el prrafo 59 de esta NIC;

financieros de una operacin extranjera; y

Los estados financieros deben tambin revelar:

Cuando partidas de propiedad, planta y equipo son informadas en cantidades

F) REVELACIONES SOBRE LOS INGRESOS.18

originan en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, cuando estas