La Correcta Elaboración de Las Invitaciones Oficiales PDF

Curso de Protocolo Oficial y Ceremonial del Estado
De la Repblica de Guatemala.
La Correcta elaboracin de las Invitaciones Oficiales.

La tarjeta de invitacin Oficial, cuando est diseada correctamente, por s misma y sin
palabras dice a qu clase de evento se est convocando.
Las invitaciones impresas con elegante sobriedad indican que se trata de un evento
formal y las que se presentan con diseos artsticos en colores, son ms informales.
Invitacin formal con tarjeta: se mandan a imprimir, en especial en tinta negra, sobre
cartulina de alta calidad blanco o beige, la invitacin consta de dos partes: el texto
propiamente dicho y los anexos.
El escudo de armas de la Repblica de Guatemala, debe de ir en escudo de agua,
solamente los Sres. Presientes de los Tres Poderes del Estado, lo pueden usar en
dorado.
El texto: Para que tengan la formalidad se redactan en tercera persona, quin invita,
motivo de la invitacin, lugar, fecha y hora.
Estos ltimos datos, por ir dentro del texto, se escriben con palabras y no con nmeros.
Los nombres de las personas que invitan deben aparecer completos
Oscar Rafael Berger Perdomo
Presidente de la Repblica
Las formulas:
Tiene el gusto de invitar

Tiene el honor de invitar
Se complace en invitar
Se especifica el motivo:
En honor de.....
Para despedir a....
Para presentar a....
Para dar la bienvenida.
Los anexos se escriben al pie de la tarjeta, incluyen datos como el tipo de agasajo.
En las tarjetas formales, es de rigor el R.S.V.P. (del francs Rpondez s il vous plait) esto
quiere decir que se debe llamar para confirmar o no la asistencia.
Cuando la direccin es poco conocida, es de gran ayuda incluir un pequeo plano de
ubicacin en hoja anexa.
Servicios Profesionales de Protocolo

Capacitacin en Protocolo Oficial, Ceremonial de Estado, Internacional y Diplomtico.
E-mail: protocologuatemala@yahoo.es / protocologt@gmail.com / Tel. 5653-0010.-

Invitacin a la Cena ofrecida en Honor de los Excmos. Sres. Presidentes de los Poderes
Legislativos Visitantes, en ocasin de la Inauguracin del Perodo Legislativo 2004-2008
del Honorable Congreso de la Repblica.
Oscar Rafael Berger Perdomo

Presidente de la Repblica
Se complace en invitar a usted a la cena de gala que ofrecer en Honor de los Excelentsimos. Seores.
Presidentes de los Poderes Legislativos visitantes, en ocasin de la Inauguracin del Periodo
Legislativo dos mil cuatro dos mil ocho del Honorable Congreso de la Repblica, el da mircoles
catorce de enero a las veinte horas con treinta minutos, en el Comedor Principal de Casa Presidencial.
Guatemala, Enero del dos mil cuatro.
Caballeros:
Damas:
Militares:
Traje Formal Oscuro

Traje de Calle Oscuro
Guerrera de Temporada


Invitacin a la Recepcin ofrecida por el Sr. Ministro de Relaciones Exteriores de la

Repblica, en Honor del Excmo. Sr. Secretario de Relaciones Exteriores de los Estados
Unidos Mexicanos durante su Visita Oficial
Jorge Briz Abularach
Ministro de Relaciones Exteriores
Tiene el Honor de invitar a usted a la cena de gala que ofrecer en Honor del Excelentsimo Seor
Luis Enrique Derbez Bautista, Secretario de Relaciones Exteriores de los Estados Unidos
Mexicanos en ocasin de su Visita Oficial a la Repblica de Guatemala
El da martes trece de enero a las diecinueve horas en la Suite Real del Hotel Quinta Real
Guatemala, Enero del dos mil cuatro
Caballeros: Traje Formal Oscuro
Damas: Traje de Cocktail
Militares:
Hotel Quinta Real

Kilmetro 9 Carretera Interamericana
Ruta a El Salvador.
S.R.C. al 348-0400


Invitacin Semiformal: Las tarjetas de invitacin con lneas o monogramas resaltados en

color impresas en cartulinas de tonalidades pastel y que llevan letras de molde con tinta
de algn color diferente al negro pierden su estricta formalidad. Muchos de estos diseos
tienen una bonita presentacin y se pueden usar cuando el evento es semiformal.
Invitacin a la Recepcin ofrecida por el Sr. Presidente del Honorable Congreso de la
Repblica, en Honor de las Honorables Delegaciones Parlamentarias visitantes.
Carlos Humberto Hernndez Rubio

Presidente en Funciones del Honorable Congreso de la Repblica
Tiene el Honor de invitar a

_________________________________________________________________
A la Recepcin que ofrecer en ocasin de la visita de las Honorables Delegaciones Oficiales
Visitantes participantes en la Inauguracin del Periodo Legislativo 2004-2008.
El da martes 13 de enero a las 19:00 horas en el Jardn Real del Hotel Quinta Real
Guatemala, Enero del 2004
Hotel Quinta Real
Kilmetro 9 Carretera Interamericana
Ruta a El Salvador.
Caballeros:
Damas:
Traje Formal Oscuro

Traje de Cocktail
Militares:


Invitacin Informal: Estas no tienen ms lmite que el buen gusto y la fantasa del anfitrin.
Se pueden utilizar tarjetas que vienen semi impresas, con lneas en blanco para ser
rellenadas por el anfitrin.
El Ministro De Salud Pblica y Asistencia Social

Tiene el Honor de invitar
a_____________________________________________________,
En ocasin de:
___________________________________________________________________________
El da _________________________a las ______________en el
___________________________________________________________________________
Guatemala, ______________ del 200___.-
El Lenguaje de las siglas:

Tampoco es ocioso, para rematar este apartado, explicar el significado de las siglas que
aparecen con frecuencia en las invitaciones. Advierto que el francs ha sido
tradicionalmente la lengua de la diplomacia y del protocolo, por lo que no debe
extraarnos que se encuentren con frecuencia expresiones en este idioma en las frmulas
de invitacin u otras comunicaciones de cortesa. Las abreviaturas corresponden a
formulas oficiales de etiqueta.
Me voy a limitar a dar la interpretacin de las ms usuales:
S.R.C.
Se ruega contestacin.
R.S.V.P.
(Response s il vous plat)
Responda por favor
P.M.
(Pour Memoire)
Para confirmar


Como recordatorio de una invitacin

que ya se ha cursado verbalmente.
P.R.
(Pour remercie)
Para dar gracias

Se pone ms en los tarjetones para
agradecer una invitacin que en
la invitacin misma.
P.F.
(Pour flicitier)
P.F.N.A.
Para felicitar.
Para felicitar por Ao Nuevo.
P.P.C.
(Pour prendre cong)
Para despedirse.
P.F.C.
(Pour faire connaissance)
Para presentarse.
Para presentarnos. Llegamos a
nuevo destino y queremos hacerlo,
darnos a conocer.
Ciertamente no son muchas las personas que hacen el caso debido de estas
indicaciones. Lo normal es que desde las Secretaras se llame por telfono una y otra vez
para tratar de confirmar la presencia de los invitados.
De todos modos, la confirmacin telefnica no exime a los invitados de hacerla por
escrito, si as se ha solicitado.
Las Tarjetas de Presentacin personales.
Nuestra tarjeta de presentacin es tambin la de la institucin oficial que representamos,
por eso sta debe ser sencilla y de buena calidad, de tamao estndar (3.5 pulgadas x 2
pulgadas) y en un material fuerte. Sencilla, porque en la sencillez est la elegancia; de
buena calidad porque la calidad expresa la importancia de la dependencia oficial y de
quien la representa. De tamao estndar para que quepa cmodamente en los portatarjeteros y de material fuerte para que no maltrate al manipularla.
Tenga siempre su tarjeta actualizada y en perfectas condiciones. Evite hacerse tarjetas en
formas extraas o con ilustraciones muy llamativas pues son difciles de guardar y poco
elegantes.
Por ms llamativa que sea su tarjeta, es usted y su desempeo lo que cuenta para
distinguirse en su rama de trabajo.
La tarjeta debe estar cuidadosamente diseada y ntidamente redactada con la
informacin precisa. En ella debe aparecer:
El Escudo de Armas de la Repblica de Guatemala (*)


En grabado en relieve de Directores Generales a Ministros o Secretarios

Impreso los dems empleados autorizados.
El nombre del Ministerio o Secretara de Estado
El grado acadmico y nombre
Cargo que desempee
La direccin del Ministerio o Secretaria de Estado
El nmero de telfono
El numero de facsmile
El correo electrnico
Cmo y cundo usar la tarjeta?
Nuestra tarjeta de presentacin y la forma en que la empleamos contribuye a definir
nuestro estilo profesional, es importante ser oportunos y actuar con naturalidad y
seguridad al entregarla. La idea es que la persona a quien la damos quede con el deseo
de comunicarse con nosotros.
Al unirse a un grupo de personas desconocidas, no reparta su tarjeta como quien reparte
hojas de informacin.
Esto lo (a) hace ver como ansioso(a) de vender algo; espere a ser debidamente
presentado(a) y tener la oportunidad de cambiar impresiones.
Es posible que despus de un rato la conversacin gire sobre asuntos de trabajo de
mutuo inters y, una vez en territorio comn, espontneamente empezar el intercambio
de tarjetas.
Si en un grupo hay una persona que a usted le interesa conocer, busque un amigo mutuo
que le haga el favor de presentarlos y, despus de hablar un rato, dirija la conversacin a
un tema que le brinde la oportunidad de darle su tarjeta.
No se presente ni a un alto funcionario de gobierno ni a un ejecutivo de alta jerarqua con
el propsito de darle su tarjeta y ofrecerle sus servicios, por el contrario, espere a ser
debidamente presentado(a) y dle tarjeta slo si se la pide.
Si en una reunin de carcter social entre gente de negocios entabla usted conversacin
con una o varias personas y el tema de esa conversacin lo permite, puede aprovechar la
oportunidad para ofrecer su tarjeta, pero debe hacerlo con mucha discrecin pues en
realidad se no es el mejor ambiente para intercambiar tarjetas de negocios.
Durante una comida, aunque sea de negocios, no debe dar su tarjeta a nadie, Debe
esperar hasta haber terminado de comer y haberse levantado de la mesa.


Ministerio de Gobernacin
Licenciado
Jos Carlos Gmez Snchez
Vice-Ministro de Seguridad
6ta Avenida 4-64 zona 4; Guatemala C.A. Tel. 502- 361-5929/32
Fax. 362-0237 Jvillacortaa@migob.gob.gt
Notas verbales
Estas se elaboran en hojas de tamao 5 pulg. X 7 pulg., en formato de nota verbal,
Es una nota que originalmente es una gestin verbal, pero actualmente alterna casi en
iguales condiciones con la nota firmada y puede no referirse a una previa conversacin ni
ser entregada personalmente.
El texto se inicia con el nombre del funcionario de gobierno y cargo que ostenta, en el
curso de la comunicacin se usa la tercera persona de los verbos y al final del texto no va
firmada estampndose en ella slo el sello correspondiente.
El Escudo de Armas de la Repblica de Guatemala, puede ir al centro o a su derecha, y
deber ir gravado en relieve o no, segn sea el caso.
Pueden ser usadas para dar agradecimientos, felicitaciones, condolencias, y dirigida al
Cuerpo Diplomtico.


Mara Antonieta del Cid de Bonilla

Ministra de Finanzas Pblicas.
Tarjeta para Felicitar

La tarjeta de felicitacin se utiliza en toda aquella circunstancia en la que haya una
conmemoracin, aniversario de un pas, una distincin, o cualquier acontecimiento familiar
de relevancia.
Se escribe en la parte inferior derecha las iniciales p.f. (para felicitar)
Tarjeta de Condolencia
En lo relativo al envo de tarjetas de condolencia se utiliza el mismo procedimiento que
para las tarjetas de felicitacin. Las iniciales p.c. (para condolencias).


Andrea Alejandra Ortiz Sosa

Ministra de Relaciones Exteriores
Por este medio, se une al dolor de la familia Andrade, por la prdida
de su apreciado hijo el Licenciado Carlos Andrade.
Al mismo tiempo ruega al Creador que llene sus corazones
de mucha resignacin y tranquilidad.
Guatemala, noviembre del 2002
p.c.
Andrea Alejandra Ortiz Sosa

Ministra de Relaciones Exteriores
Por este medio, agradece al Seor Ministro de Economa la
invitacin al almuerzo y se complace en confirmar su asistencia.
Guatemala, abril del 2002.

p.c.


Frases de cortesa
Para una carta oficial y formal:
Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle sus respetos.
Aprovecha esta ocasin para ofrecerle el testimonio de su consideracin y estima.
Agradecindole la atencin a la presente, hago propicia la ocasin para manifestarle
nuestra consideracin y estima.
Aprovecha con gusto esta ocasin para significarle el testimonio de su consideracin ms
distinguida.
Los superiores jerrquicos por el de AGRADO o GUSTO; y as puede principiarse la
redaccin despus del tratamiento de Seor Gobernador, Seor Alcalde. Los trminos de
introduccin pueden ser los siguientes:
Tengo el gusto de dirigirme a usted y de manifestarle:
Tengo el gusto de dirigirme a usted para manifestarle:
Tengo el agrado de dar respuesta ------------------------Tengo el agrado de dirigirme a usted para --------------Doy respuesta al atento oficial de usted -----------------He tenido el gusto de recibir el atento oficio de usted
Tuve el gusto de recibir --------------------------------------Con el atento oficio de usted recib -----------------------En la correspondencia entre Ministros, Diplomticos y otros altos funcionarios de igual
categora entre s, y tambin cuando un militar se dirige a otro de mayor jerarqua aunque
no sea su Jefe debe ponerse Tengo el honor.
Los sellos, por razones de esttica, el sello de la Jefatura de la respectiva Dependencia,
debe ponerse de lado izquierdo de la firma
Es importante tener presente que las providencias, en todos los casos, se pone MEDIA
FIRMA del Jefe de la Dependencia que dicta la resolucin, y a continuacin de sta ir la
del Secretario (Firma completa), o de la persona que acta con ese carcter.
Se entiende por media firma, el apellido o apellidos, ya sean completos los dos o
solamente completo el primero y la inicial del segundo, es decir, en la forma que use el
interesado sus apellidos.
Advertencia, existe la errnea creencia de que la firma entera es cuando se escribe el
nombre y apellidos con todas sus letras, y que la media firma para superiores debe llevar
las iniciales del nombre y todas las letras del apellido o apellidos, y que en cambio para
los subalternos, la media firma es slo el apellido; lo cual, como ya se dijo, es impropio


La firma puede ser:

COMPLETA: Todas las letras o slo la inicial o iniciales del nombre; pero s con todas las
letras del apellido o apellidos. Se puede poner, tambin solamente la inicial del segundo
apellido, o sea en la misma forma que el interesado escribe su apellido.
MEDIA FIRMA: Slo el apellido o apellidos, o bien el primer apellido y la letra inicial del
segundo, pero sin ninguna letra inicial del nombre o nombres.
Toda persona que funja como oficinista debe saber y tener presente que es un principio
de derecho administrativo el que, en cuanto al trmite de los expedientes al valor de las
pruebas, a los trminos, incidentes, recusaciones, o impedimentos, alegatos y dems, que
pueden ocurrir, rigen en lo administrativo las reglas generales de procedimientos para los
asuntos civiles, atemperados al carcter ejecutivo de aquellos asuntos y siempre que no
exista ley especial que regule la tramitacin.
Por disposiciones del orden jurdico y civil, en su caso los secretarios tiene la facultad de
autorizar con su firma las providencias, resoluciones y diligencias que se dicten por los
titulares; certificar la identidad y autenticidad de las copias comunes y fotostticas y los
documentos y pasajes de los autos que tengan a su cargo.
Las firmas en los telegramas se pondrn en la misma forma que en los oficios, es decir,
para superiores jerrquicos, funcionarios civiles y personas particulares, firma entera; y
para personal subalterno media firma.
El Departamento del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores, en Memorndum
nmero 89 de fecha Agosto de 1958, estableci el tratamiento en las notas dirigidas a
funcionarios tanto nacionales como extranjeros, resolviendo entonces que de conformidad
con la prctica y armonizada con frmulas adoptadas internacionalmente, se ha dejado
sin uso las expresiones: De usted..., atento servidor, seguro servidor, por lo que
debern usarse las siguientes frmulas:
Presidentes de Organismos del Estado
Vlgome de la oportunidad para presentar (reiterar) a usted las seguridades de mi

respetuosa consideracin.
Ministros y Secretarios de Estado
Aprovecho la oportunidad para expresar (reiterar) a usted las seguridades de mi

distinguida consideracin.
Embajadores, Ministros Plenipotenciarios, Subsecretarios
Expreso (Reitero) a usted las seguridades de mi distinguida consideracin.


Directores Generales, Encargados de Negocios, Cnsules Generales, Cnsules
Expreso (Reitero) a usted mi estima y consideracin.
Otros Funcionarios y Particulares
Expreso (Reitero) a usted mi consideracin, o: Atentamente (segn su importancia).

FUNCIONARIOS EXTRANJEROS
CANCILLERES
Vlgome de la oportunidad para expresar (renovar, reiterar) a Vuestra Excelencia el

testimonio de mi alta estima y consideracin ms distinguida.
EMBAJADORES
Vlgome de la oportunidad para expresar (reiterar) a Vuestra Excelencia las seguridades

de mi consideracin ms alta y distinguida.
MINISTROS PLENIPOTENCIARIOS
Vlgome de la oportunidad para expresar (reiterar) a Vuestra Excelencia las seguridades

de mi consideracin ms distinguida.
ENCARGADOS DE NEGOCIOS
Aprovecho la oportunidad para expresar (reiterar) a Vuestra Seora las seguridades de

mi consideracin muy distinguida.
CNSULES GENERALES, CNSULES
Aprovecho la oportunidad para expresar (reiterar) a Vuestra Seora la seguridad de mi

consideracin distinguida
VICECNSULES
Aprovecho la oportunidad para expresar (reiterar) a Vuestra Seora los sentimientos de

mi consideracin.
En los vocativos se tomara en cuenta que la correspondencia oficial se dirige al
funcionario y no al militar ni al profesional civil. De tal manera, la forma es as:
Seor Presidente:
Seor Jefe del Gobierno:


Seor Ministro:
Seor Viceministro:
Seor Director:
Seor Comandante:
Cuando se dirige a las personas mencionadas anteriormente en correspondencia
particular, entonces cambia la forma, porque en esos casos se dirige a la persona que se
halla en el desempeo de algn cargo. El vocativo tendr que ser dirigindose a la
identificacin de la persona, as:
Seor General:
Seor Coronel:
Seor Capitn:
Seor Licenciado
Seor Doctor:
Seor Contador:
Seor Profesor:
Seor Bachiller:
Cuando ese funcionario a quien nos dirigimos es conocido (amigo), debemos tener el
cuidado de cambiar el vocativo en la forma relacionada, por cualesquiera de los siguientes
entre otros.
Distinguido amigo:
Apreciable amigo:
Estimado:
En este caso puede usarse cualquier forma similar, de acuerdo con el grado de amistad y
confianza que exista.


ESTILO DE CARTA OFICIAL:
Ministerio de Economa
Repblica de Guatemala, C.A.
Guatemala, 23 de Julio del 2002
Excelentsimo Seor Embajador:
__________________________________________________________________
________________________________________________________________________
____________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
______________________________________________________
Hago propicia la ocasin para manifestar al Excelentsimo Seor
Embajador el testimonio de mi ms alta consideracin y respeto.
Licda. Edna Marroqun
Ministra de Economa
Excelentsimo Seor
Don Pedro Antonio de Barras
Embajador de la Repblica de Per
en Guatemala.


Estilo de Nota Empresarial

Guatemala, 11 de noviembre del 2002
Licenciado
Antonio Banderas
Gerente
Grupo TACA
Estimado Licenciado Banderas:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Atentamente,
Licda. Edna Marroqun J.
Gerente


Cmo rotular los sobres

Los sobres de las invitaciones formales deben ser manuscritos con tinta negra y letra y
estilo tradicional. Los nombres y apellidos se escriben completos.
El sobre personaliza la invitacin.
Si la invitacin es por pareja, Seor Hctor Meja y Seora.
Si es para el grupo familiar completo Seor Hctor Meja, Seora e hijos
Los miembros de la familia que no vivan bajo el mismo techo se envan por separado.
Los ttulos permanentes de las personas: universitarias o militares, se escriben antes del
nombre.
Los ttulos transitorios como Director de Obras Pblicas, Fiscal General de la Nacin,
Presidente de la Repblica, se escriben despus del nombre.
Si la nota o invitacin se dirige a una mujer, debe preferirse el seora o seorita, sin
importar su estado civil.
En los sobres dirigidos a personas de mayor edad, que adems gozan de reconocido
respeto, se aade la palabra Don o Doa.
Seor
Licenciado Francisco Prez
Gerente Casa Automotor
3 calle 2-33 Zona 9, Edif. Marfil
Guatemala
Seor Licenciado
Carlos Antonio Barrutia
Fiscal General de la Nacin
Su Despacho.


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El Lenguaje de las siglas:

(Response s il vous plat)

Responda por favor

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Como recordatorio de una invitacin

Para dar gracias

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La firma puede ser:

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