Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
ESPECIFICACIN CURRICULAR
ORGANIZACIN Y SISTEMAS
horas
Trabajo Acompaado
Trabajo Independiente
42
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Competencias a desarrollar
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
INDICE.
Pg.
Programa instruccional
Introduccin
Unidad II DIAGRAMACIN
Definicin
Objetivos
Tcnicas para formular diagramas
Clasificacin de los diagramas
Caractersticas de los diagramas..
Definicin
Objetivos
Tipos de organigramas
Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en los
organigramas.
Criterios para la elaboracin de organigrama.
Organizacin y Sistemas
Unidad V FLUJOGRAMAS
Definicin
Caractersticas de los flujogramas
Tipos de flujogramas
Simbologa de los flujogramas
Diseo y elaboracin de flujogramas
Recomendaciones para el uso y aplicacin
Unidad VI FORMULARIOS
Definicin
Objetivo
Diseo del formulario
Consideraciones para la elaboracin del formulario
Sistema de control de formularios
Referencias
Organizacin y Sistemas
PROGRAMA INSTRUCCIONAL
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar la unidad curricular el estudiante estar en capacidad de abordar el
diseo, control y mejoramiento de los procesos de un organizacin aplicando los principios
generales de organizacin y sistemas, de una manera sistemtica, racional y ordenada
SINOPSIS DE CONTENIDO
UNIDAD I
ORGANIZACIN Y SISTEMA.
1)
2)
3)
4)
5)
Origen, antecedentes
Definicin.
Naturaleza de las funciones de la unidad de Organizacin y Sistemas.
Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Sistemas.
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
Unidad II DIAGRAMACION
1)
2)
3)
4)
5)
Definicin
Objetivos
Tcnicas para formular diagramas
Clasificacin de los diagramas
Caractersticas
4) Tipos de organigramas
5) Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama
6) Criterios para la elaboracin de organigrama
UNIDAD IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Norma.
Procedimiento
Caractersticas de los procedimientos
Clasificacin de los Procedimientos
Descripcin de los procedimientos.
Redaccin.
Diagramacin de los procedimientos
UNIDAD V FLUJOGRAMAS
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Definicin
Caractersticas de los flujogramas
Tipos de flujogramas
Simbologa de los flujogramas
Diseo y elaboracin de flujogramas
Recomendaciones para el uso y aplicacin de los flujogramas
UNIDAD VI FORMULARIOS
1)
2)
3)
4)
5)
Definicin
Objetivo
Diseo del formulario
Consideraciones para la elaboracin del formulario
Control de formularios
Ventajas
Desventajas
Clasificacin de los manuales administrativos
Tipos de manuales
Procedimiento general para elaborar manuales administrativos
4) Formulacin de recomendaciones
5) Implantacin
6) Seguimiento, evaluacin y control
Estrategias Metodolgicas
Exposicin del profesor-asesor
Dinmica grupal sincrona.
Estrategia de evaluacin
La evaluacin de las competencias adquiridas por el participante se har a nivel
terico-reflexivo como parte de las actividades de esta unidad curricular y, a nivel
de aplicacin, en el eje longitudinal Proyecto II.
La calificacin definitiva de esta unidad curricular estar distribuida de la siguiente
manera:
Actividad evaluativa
Porcentaje
20%
35%
30%
15%
Organizacin y Sistemas
INTRODUCCIN
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con
sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar
unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual
no alcanzara realizar.
Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas. La cooperacin
entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin, y sta existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente.
Este modulo instruccional ha sido concebido para servir de apoyo a los
participantes, ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos
necesarios para comprender y utilizar tcnicas que permitan lograr mejores
resultados en el rea de organizacin y sistemas.
El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y
distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y sistemas, para
comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual
trabaja y las caractersticas que debe contener los analistas del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y S, para poder
destacar la mejor ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y
teniendo en cuenta la coordinacin y las normativas de dicho rgano.
El contenido, ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al
lector informacin til, sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad
los tpicos principales del rea. Consta de ocho unidades, en la primera se aborda
el estudio de organizacin y sistemas, concepto, Origen, antecedentes, Naturaleza
de la carrera, funciones Caractersticas de los analista de Organizacin y
Sistemas, Perfil y Definicin de trminos propios del rea.
En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramacin
entre ellos: Definicin, Caractersticas, Utilidad, Criterios fundamentales para su
elaboracin y Tipos de diagramas.
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
OBJETIVOS ESPECFICOS
1) Definir Organizacin y Sistemas.
2) Identificar las caractersticas bsicas de Organizacin y sistemas.
3) Diferenciar la naturaleza de las funciones que puede desempear
Organizacin y Sistemas en una Organizacin.
4) Determinar la necesidad de una oficina de organizacin y sistemas en
una organizacin dada.
Organizacin y Sistemas
ORGANIZACIN Y SISTEMAS
La Oficina de Organizacin y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia
General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura
organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misin institucional.
Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales
de Organizacin y Sistemas, Normas y Procedimientos as como Formularios e
Instructivos implantados con miras a la simplificacin, agilizacin y/o actualizacin
de los procesos administrativos y operativos que as lo requieran.
Esta oficina, tiene como funcin principal planificar, supervisar, coordinar y
controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, as mismo, tiene
la responsabilidad de la seleccin de paquetes preprogramados o de su desarrollo
(junto a la Red de Computacin), prueba e instalacin, contemplando el desarrollo
de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.
Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organizacin y sistemas es
vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o
departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento
y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando
como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa
de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de
una manera ms rpida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin
influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de
la empresa.
ORIGEN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y
hacer ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparicin del
Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del
proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la
instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la administracin.
Este perodo se caracteriza por la confusin manifiesta ya que se confundi la
funcin de Organizacin y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y
con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el
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Organizacin y Sistemas
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Unidad II DIAGRAMACIN
1)
Definicin
2)
Objetivos
3)
4)
5)
Caractersticas
Organizacin y Sistemas
OBJETIVOS ESPECFICOS.
1) Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organizacin con
diagramas y mapas de proceso.
2) Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse
en una organizacin.
3) Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organizacin
4) Aplicar la diagramacin para resumir en forma ordenada operaciones,
formatos y mtodos de trabajo.
Organizacin y Sistemas
DIAGRAMACIN
La representacin a travs de grficos es para la profesin de sistemas lo que
un sistema numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje
abreviado que permite entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo
relativamente cortos.
Definicin
correctos y completos. Una vez recopilada toda la informacin, hace uso del
diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformar la enorme
mezcla de detalles sin conexin en un sencillo mapa-ruta que seala en su
totalidad los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a travs del cual el analista refleja el
procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de
perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigacin, ahora empieza a
marcar el rumbo; principal y contribuye sealando las reas con necesidades de
perfeccionamiento.
Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del
mejor camino para la accin futura, constituyen el valor fundamental en el usa de
diagramas.
Diseo de diagramas de procedimiento.
Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el
punto crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos
nuevos, el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados
en la fase del inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los
caminos de perfeccionamiento que antes fueron sealados. Las reas en las que
se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarn
minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el
sistema propuesto se convertirn en las bases para los proyectos finales alrededor
de los cuales se centrar la representacin administrativa.
Presentacin de los diagramas.
La fase de presentacin del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de
diagramas o grficas escogidos y ejecutados con el propsito de explicar a la
gerencia o administracin cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu
manera debe mejorarse. En este punto los efectos del anlisis de los sistemas son
presentados en su totalidad. La gerencia posterior a la revisin del anlisis
presentado, determinara la aceptacin o el rechazo del plan que se propone. La
decisin puede basarse en detalles pequeos, por ejemplo,. Si el especialista en
sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propsito de la organizacin o
su proyeccin en el futuro, dar indicios de falta de conocimiento, y esto podr ser
tomado por la administracin como seal de que el estudio ha sido conducido de
manera poco seria. Esta conclusin debilitar la confianza en la presentacin total.
TCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS
Planeacin y evaluacin.
Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial
de planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso. En lo que
respecta a los diagramas, la planeacin es la etapa en la que se decide cules se
adaptarn mejor a la asignacin y realizacin de los fines que se desean alcanzar
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Organizacin y Sistemas
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Organizacin y Sistemas
1) Definicin
2) Objetivos
3) Tipos de organigramas
4) Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama
5) Criterios para la elaboracin de organigrama
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OBJETIVOS ESPECFICOS
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ORGANIGRAMAS
Dentro de una Organizacin, los organigramas constituyen la representacin
grafica de la estructura, en ella, se pone de manifiesto la relacin formal existente
entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales
de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia todas las
organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo,
requieren un marco de actuacin para funcionar. Este marco est constituido por
la estructura orgnica, que es la divisin ordenada y sistemtica de sus unidades
de trabajo de acuerdo con el objeto de su creacin.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador,
a travs de los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada
servicio, puede entenderse como el mtodo ms sencillo para expresar la
estructura, jerarqua e interrelacin de los rganos internos de una organizacin
en trminos concretos y accesibles.
Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin
embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques
considerados al momento de su preparacin. Por ello es importante tener una
base de informacin homognea, que permita dar cohesin a este tipo de
recursos.
DEFINICIN DE ORGANIGRAMA.
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Por su mbito:
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.
Particulares: Solo muestran una rea particular de la estructura en la
organizacin.
Por su contenido:
Integrales. Es la representacin grafica de todas las unidades administrativas
de una organizacin.
Funcionales. Involucra las principales funciones que tienen asignadas, ademas
de las unidades y sus interrelaciones.
De puestos, plazas y unidades. Reflejan las necesidades en cuanto a puestos
de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad.
Por su presentacin:
Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada.
Horizontales Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo.
Mixtos. Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficacin.
De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad
de integrar un mayor nmero de unidades en espacios mas reducidos.
DISEO
Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentacin de
un organigrama, entre ellos se consideran.
Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la
conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.
Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del
organigrama.
Dimensin. Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener
dimensiones semejantes.
Organizacin y Sistemas
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan
especializacin y correlacin.
Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.
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Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza
medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
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Organizacin y Sistemas
la
organizacin
no
posee
organigrama,
considere
las
pautas
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OBJETIVOS ESPECFICOS.
1) Definir norma y procedimiento
2) Sealar las principales caractersticas que deben considerarse al momento
de elaborar un procedimiento.
3) Distinguir los distintos tipos de procedimientos segn los criterios
establecidos para su clasificacin.
4) Describir correctamente un procedimiento administrativo
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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de
reconocer la importancia que tiene en la organizacin mantener al da una serie
de documentos que enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos
productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos
cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados, ya que permiten que la
empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueos o accionistas
principales estn presentes permanentemente.
Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, se requiere un control de gestin bsico para hacer el seguimiento y
aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de
produccin no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintona.
Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el
mercado. Esto ltimo es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los
esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe
adaptarse a continuos cambios generados por la dinmica.
La importancia de la implementacin de normas y procedimientos se ve
reflejado en la reduccin del tiempo ocioso, optimizacin de los procesos
administrativos, mejorar la interaccin entre los diferentes equipos de trabajo de la
empresa, obteniendo finalmente una reduccin de costos, mejoramiento en la
capacidad de reaccin de la empresa ante el mercado, una estructura
organizacional mas gil, entre otros tantos beneficios.
A continuacin se explica en que consiste la norma para una organizacin.
NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su
ejecucin, o antes, son orientaciones o guas que fijan los lmites previamente
definidos por la direccin general en las polticas, para la accin y la bsqueda de
los objetivos organizacionales.
Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de
las polticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de
los objetivos o como una concepcin general destinada a dirigir las acciones que
se van a realizar.
La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de
conexin que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o
previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa,
la fecha en la cual se elabora, as como las acciones y responsables.
El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas especficas, necesarias para el buen desempeo
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se repiten, facilitando as su
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procedimientos
cuyas
Ejemplo:
Procedimiento: Solicitud de suministro.
Procedimiento: Enlatado de alimentos.
Procedimiento: Elaboracin de nminas.
Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una
misma problemtica.
Ejemplo:
Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnologa) en
este caso el contrato es elaborado por la institucin antes sealada, pero luego
debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para su aprobacin y firma y
luego ste lo remite nuevamente a la institucin.
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REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la
intencin es brindar informacin clara y precisa, de tal manera que permita al
lector extraer rpidamente y sin falsas interpretaciones la informacin contenida en
el manual.
Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar
las siguientes recomendaciones.
1) Emplear frases claras y cortas.
2) Utilizar nicamente terminologa tcnica imprescindible.
3) Tono formal.
4) Evitar ambigedades.
5) Uniformidad en el estilo.
Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera
exitosa la elaboracin del manual. En consecuencia se recomienda como
referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guin teatral, ya que
en stos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones
en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con xito los
objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo
un procedimiento interno de un departamento, o por una seccin o departamento,
si el proceso tiene lugar entre varios.
A continuacin se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la
parte relativa a Reposicin de bienes de cambio.
Ejemplo de un procedimiento de elaboracin de documentos
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LOGO DE LA
EMPRESA
ELABORACION DE DOCUMENTOS
MGC_PYD_0275
01
ORGANIAZCIN Y SISTEMAS
OBJETIVO:
Elaborar toda la documentacin de la empresa INVERSIONES DECORA SUEOS, C.A. de
manera estandarizada a fin de garantizar la eficacia de los procesos administrativos de la misma.
RESPONSABILIDADES:
L a Unidad de Organizacin y Sistemas es la responsable de la elaboracin, actualizacin,
distribucin y control de toda la documentacin de la empresa Inversiones Decora Sueos, C.A.
NORMAS:
1.- El analista de organizacin y sistemas debe recolectar la informacin sobre el proceso a
elaborar en conjunto con el dueo del proceso o experto en el rea.
2.- El analista de Organizacin y sistemas debe elaborar en borrador el procedimiento solicitado y
entregar al dueo del proceso para su aprobacin, antes de su emisin.
3.- Todo documento elaborado debe estar ajustado de acuerdo a los establecido en el
procedimiento Criterios para la elaboracin de documentos, Cod, MGC_PyD_ 00356.
Elaborado Por
Revisado por
Autorizado por:
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Unidad Solicitante
Jefatura de la Unidad
ACCIONES.
1.- Llena formato Solicitud de Elaboracin, Emisin,
Actualizacin de Documentos, Cod. MGC_......
2.- Entrega formato a la Unidad de Organizacin y
sistemas, copia y original.
3.- Recibe formato MGC , firma en seal de recibido y
entrega copia a la unidad solicitante.
4.- Procede a levantar la informacin, de acuerdo al rea
sealada en la solicitud, en conjunto con el experto en el
rea.
5.- Elabora borrador de procedimiento y lo lleva a la unidad
solicitante para su revisin, correccin y /o aprobacin
6.- Recibe borrador de documento y.
realiza las correcciones, si las hay
Si no hay correcciones, aprueba documento
elaborado
7.- Entrega documento al analista de organizacin y
sistemas para su normalizacin, autorizacin, copia y
distribucin
8.- Recibe procedimiento aprobado por el experto:
Realiza correcciones, si las hay
Si no hay correcciones, asigna cdigo y registra en
el Control Lista Maestra de Documento, Cod.
MGC_Py D 00034
9.- Saca original y entrega al jefe de la unidad para su
autorizacin.
10.- Recibe documento elaborado, revisa y firma.
11.- Entrega al analista de organizacin y sistemas para
su respectiva copia y distribucin.
12.Recibe documento autorizado, saca las copias
necesarias, coloca sello de copia controlada.
13.- Distribuye copias a las unidades solicitantes
14.- Archiva original en el manual Documentos de la
Empresa Inversiones Decora Sueos, C. A
Fin
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y solicite a un trabajador o
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UNIDAD V FLUJOGRAMAS
1) Definicin
2) Caractersticas De Los Flujogramas
3) Tipos De Flujogramas
4) Simbologa De Los Flujogramas
5) Diseo Y Elaboracin De Flujogramas
6) Recomendaciones para el uso y aplicacin de los flujogramas
Organizacin y Sistemas
OBJETIVOS ESPECFICOS.
1) Definir que es un flujograma.
2) Caractersticas de los flujogramas.
3) Tipos de flujogramas.
4) Conocer la simbologa mas utilizada en la elaboracin de un flujograma.
5) Aplicar
correctamente
las
pautas
tcnicas
recomendadas
para
elaboracin de un flujograma.
Organizacin y Sistemas
la
FLUJOGRAMAS
Las organizaciones precisan recursos tcnicos que les permitan ubicar
mediante un diagrama y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar
a cabo sus funciones en forma lgica y consistente.
En consecuencia un Flujograma es la representacin grfica de hechos,
situaciones, movimientos o relaciones, por medio de smbolos, tambin se
conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, estos grficos
ilustran la sucesin de operaciones que implican movimiento, desplazamiento o
curso de todo tipo, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe,
materiales, personas o recursos, son de gran importancia para toda empresa y
persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la representacin de
procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo en sus diferentes
versiones.
DEFINICION
El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa grficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su
secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin
adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida e tiempo empleado etc.
(Gmez C.1997).
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REPRESENTA
Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser
accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona informacin.
Actividad. Describe las funciones que desempean las personas
involucradas en el procedimiento.
Documento. Representa un documento en general que entre, se
utilice, se genere o salga del procedimiento.
Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se
debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas.
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i. Siempre resultar mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala
mediante un smbolo cualquiera dentro de un crculo, en la pgina donde se
interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocar en otra pgina
como sigue.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
El analista experto adoptar su propio mtodo al momento de elaborar un
flujogramas o diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes
pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que,
segn se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar smbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plstico con
los smbolos recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada
pgina; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
e. Cada pgina debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la
grfica, la flecha (de revisin, si la hay), el autor y el nmero de pginas.
f. Cuando las lneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar
conectores para reducir su nmero.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las lneas de flujo que aparecen entrando
en un smbolo sean las menos posibles, lo mismo se harn con las lneas que salen.
i. Escribir en los smbolos, usando el menor nmero posible de palabras.
RECOMENDACIONES PARA EL USO
Y APLICACIN DE LOS FLUJOGRAMAS
1. La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada con frases
breves y sencillas
2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
3. El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.
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4. El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los
conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al smbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.
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UNIDAD VI FORMULARIOS
1) Definicin
2) Objetivo
3) Diseo Del Formulario
4) Consideraciones Para La Elaboracin Del Formulario
5) Control De Formularios
6) Sistema De Control De Formularios
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OBJETIVOS ESPECIFICOS.
1) Valorar la importancia del empleo de formas en una organizacin.
2) Conocer los aspectos metodolgicos para manejar efectivamente las
formas.
3) Conocer los criterios tcnicos para analizar disear y controlar formas.
4) Analizar los aspectos prioritarios con el fin de convertir el manejo de las
formas en una ventaja competitiva para una organizacin.
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FORMULARIOS
Actualmente, en la mayora de las tareas realizadas por el hombre, se emplean
formularios, stos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y
transmitir informacin que es de suma importancia en la realizacin efectiva de
los actos de cada unos de los miembros de la organizacin, dentro y fuera del
rea de trabajo.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son
funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se
les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en
el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los
procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra
parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se
puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y
control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una
adecuada sistematizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias
que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y
almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin.
DEFINICIN.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
informacin variable, el cul tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a
la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo
cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y
que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel
que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de
informacin y el grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un
instructivo.OBJETIVO:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Representan un vehiculo de transmisin de datos e informacin organizacional
sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos.
Objetivos especficos
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ultimo,
dar valor legal a determinadas transacciones.
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
las
copias
del
impreso
para
hacer
posible
su
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Organizacin y Sistemas
ORGANIZACIN Y SISTEMAS
JEFATURA DE OY S
inicio
Llena formato
Solicitud de Emisin
de Documentos
Solicitud de
Emisin de
documentos
Entrega solicitud al
analista de
organizacin y
sistemas
Solicitud de
Emisin de
documentos
Levanta informacin
con la ayuda del
experto
Elabora borrador del
documento
Lo enva al experto
para su revisin
Revisa
procedimiento
Recibe
procedimiento y
lo normaliza
Revisa y firma
procedimiento
Hay
correcciones
Entrega al jefe de
unidad de O y S
para su autorizacin
Entrega documento
al analista para su
copia y distribucin
1/2
Firma y entrega al
analista para su
normalizacin
Recibe documento,
saca copias necesarias
y distribuye
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UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD DE ORGANIZACIN
Y SISTEMAS
2/2
Recibe documento
autorizado
Documento
autorizado
Saca N copias
necesarias
copias
original
Distribuye copias,
archiva original
Recibe
documento
Archivo
Copias
Documento
Fin
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Ejemplo de formulario:
FECHA DE
REQUISITO
DOCUMENTO
CDIGO
IMPLANTACIN
OBSERVACIONES
Cod. F-GC-0001
Versin:
ELABORADO POR:
REA DE
INCUMBENCIA
REVISADO POR
AUTORIZADO POR:
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Analista responsable:___________________________________________________
Departamento: ________________________________________________________
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OBJETIVOS ESPECFICOS
1) Definir que es un Manual Administrativo.
2) Establecer diferencias entre los Manuales Administrativos ms conocidos.
3) Entender en que medida los manuales administrativos fortalecen la
comunicacin y la coordinacin en una organizacin.
4) Valorar la importancia que tienen los manuales de organizacin, de
procedimientos y de calidad para una organizacin.
5) Emplear adecuadamente las normas generales para la elaboracin de
Manuales Administrativos.
6) Elaborar un Manual Administrativo.
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MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada para atender
adecuadamente la dinmica organizacional.
En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para
su formulacin, sino aportar elementos de juicio tiles a toda persona o instancia
encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen por
objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos
vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de
Ia empresa.
Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los
miembros de la organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
Definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene:
La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros
de la organizacin
Los procedimientos a travs de los cuales esas Actividades son cumplidas.
Segn Franklin F (2004)
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y
sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que
desempee mejor su tarea.
Ventajas
Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales
1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil
reunir.
2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada
momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el
trmite a travs del tiempo.
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Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
General:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
Especifico:
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TIPOS DE MANUALES
Aunque todos los manuales son tiles para la organizacin, los ms
representativos por su uso y bondades son los de organizacin, porque sientan las
bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en
forma operativa las funciones; y los de calidad porque consignan el sistema que
una organizacin debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios, en
consecuencia a continuacin se explicaran detalladamente cada uno de ellos.
Manual De Organizacin
Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las
diferentes unidades orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el
Reglamento de Organizacin y Funciones; As mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgnica.
Objetivos del manual de organizacin
a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, delimitando la
naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos,
dentro de la institucin.
c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones,
ubicacin dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones
formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinacin).
e. Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los procedimientos
administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificacin Administrativa.
Describe la Organizacin Formal de la Empresa asignando:
Funciones Bsicas
Responsabilidad
Caractersticas, y
Especificaciones de la Posicin.
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De Alta Direccin
De Direccin
De consulta
De Lnea
De Apoyo
De Asesora,
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De Control
De descentralizacin
Grado de responsabilidad
Canales de coordinacin
Experiencia laboral
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Manual de procedimientos.
Para Silvia R. El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de
instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo
de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas.
Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as
como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores,
etc.)
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los
miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
Objetivos y Alcance
Glosario
ndice Temtico.
Manual de calidad
Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para
lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la
empresa. En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura
organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
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Identificacin
1. Logotipo de la organizacin.
2. Nombre de la organizacin.
3. Nombre del manual.
4. Numero de procedimientos.
5. Nivel de revisin y/o aplicacin.
6. Titulo del procedimiento.
7. Fecha de revisin.
8. rea responsable de manejar el procedimiento.
9. Lugar y fecha de elaboracin.
10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
11. Numero de pginas.
12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa
responsable de elaborar la forma.
ndice O Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que
constituye el cuerpo del documento.
Alcance.
Introduccin.
Objetivos generales
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3. rentabilidad.
4. El liderazgo en el mercado.
5. El desarrollo del capital humano
Estructura organizacional.
Responsabilidades.
Definiciones.
Lista de distribucin
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Marco Introductorio
a. Identificacin: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
sealados;
responsables de su elaboracin; y
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Cuerpo Principal
Normas de trmite.
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los
procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos
aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
informacin requerida;
informacin a contener;
Cursogramas.
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Procedimientos, formularios.
g) Instructivos.
5. Ordene y clasifique la informacin recabada.
6. Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere:
Estructura, Funciones, Normas y Procedimientos.
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Unidad VIII.
Metodologa de simplificacin del trabajo
1) Planteamiento Del Problema
2) Recoleccin De Los Datos
3) Anlisis De Los Datos
4) Formulacin De Recomendaciones
5) Implantacin
6) Seguimiento, Evaluacin Y Control
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OBJETIVOS
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Organizacin y Sistemas
Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo
generan.
Definir el problema
Precisar en que consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro
de la organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos,
materiales, financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente,
situacin econmica, poltica, social del pas etc.).
Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la
investigacin del problema.
Alcance.
Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es
toda la organizacin.
Profundidad.
Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos,
servicios etc.)
Actividades.
Aqu deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.
Recursos.
Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la
investigacin desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
En relacin a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalzables, teniendo en cuenta las
limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada
dependencia.
RECOLECCIN DE DATOS.
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Propsito
Lugar
Qu se hace?
Sucesin
Persona
Cantidad
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Qu cantidad de
trabajo realiza?
Dnde se hace?
Cundo
hace?
se
Por qu se hace
all?
Por qu se hace
entonces?
Por qu lo hace
esa persona?
Por qu se hace
de ese modo?
Qu constante
es el trabajo?
Qu otra cosa
podra hacerse?
En que otro
lugar
podra
hacerse?
Cundo
hacerse?
Qu
persona
hacerlo?
otra
podra
De que otro
modo
podra
hacerse?
Qu
deber
hacerse?
Dnde debera
hacerse?
Cundo debera
hacerse
o
realizarse?
Quin debera
hacerlo?
Cmo debera
hacerse?
Cunto cuesta?
Qu
tiempo
tomar
realizarlo?
Qu es lo que
hace?
Cmo se esta
realizando?
Cunto
necesita?
Para
hace?
qu
se
Medios
podra
Estn
comprendidos
todos?
Por
qu
es
necesario
este
paso?
Dnde debera
realizarse
este
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se
paso?
1) FORMULACIN DE RECOMENDACIONES.
Luego de culminar la etapa de anlisis de datos, se deben formular alternativos
de solucin al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo
siguiente:
a. Poner en practica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la
participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin.
c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y
negativas del mismo.
d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
e. No perder de vista el objetivo del estudio.
f. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad.
g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan
dificultad para la modificacin e implantacin de los sistemas o procedimientos
racionalizados.
h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantacin.
i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solucin del problema.
Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes
aspectos:
a. Eliminacin de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo
de formularios, registros o informes; eliminacin de tareas y movimientos
intiles, disminucin de la carga de trabajo de cada puesto, eliminacin de
equipos obsoletos. Etc.
b. Incorporacin de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a travs de la
estructura orgnica, en la normativa o producto del aumento en la planta.
c. Combinacin del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o
procedimiento.
d. Codificacin de los procesos, y operaciones que puedan motivar la modificacin
de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de
trabajo.
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BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
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