PROCESO ADMINISTRATIVO
La administracin puede verse tambin como un proceso. Segn Henry Fayol, dicho proceso est
compuesto por funciones bsicas: planificacin, organizacin, direccin, coordinacin, control.
Planificacin: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de accin adecuado para lograrlos.
Organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas que trabajan juntas de manera
estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas especficas.
Direccin: Funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una
organizacin entera, con respecto a una tarea. A partir de la direccin, los administradores ayudan a las
personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las
metas de una empresa.
Coordinacin: Integracin de las actividades de partes independientes de una organizacin con el objetivo
de alcanzar las metas seleccionadas.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultneamente.
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn totalmente interrelacionados.
Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecucin del
mismo. Luego de la ejecucin (o tal vez en forma simultnea) se controla que la realidad de la empresa no
se aleje de la planificacin, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento.
Finalmente, del control realizado puede surgir una correccin en la planificacin, lo que realimenta el
proceso.
El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos.
Estudiando administracin las habilidades y conocimientos que desarrolles te permitirn detectar, prevenir y
corregir errores en la planeacin del trabajo de las personas.
Como administrador puedes ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser ms efectivos en su
trabajo.
El campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Pblicas y Privadas,
Despachos de Asesora y servicios como emprendedor independiente.
CIRCULOS DE CALIDAD
Es un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un rea de trabajo comn, y
que trabajan para el mismo supervisor, que se renen voluntaria y peridicamente, y son entrenados para
identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo,
recomendar soluciones y presentarlas a la direccin, y, si sta lo aprueba, llevar a cabo su implantacin.
Los crculos de calidad son un instrumento que utiliza la Direccin cuando su filosofa es participativa y
cree en el concepto de "calidad total", es decir, en la idea de que la calidad se mejora ininterrumpidamente
en el lugar de trabajo.
Se ha propuesto un mtodo para evaluar la receptividad de la organizacin basndose en tres niveles:
Nivel de mantenimiento. Hace referencia al grado de satisfaccin de la direccin con la forma en que la
organizacin opera actualmente. Una organizacin en crisis acepta el cambio en un esfuerzo por encontrar
una solucin a sus problemas, mientras que la organizacin que funciona satisfactoriamente es ms
probable que se resista a los esfuerzos de cambio que implican los crculos de calidad.
Nivel sinrgico. Se pretende medir la condicin que existe cuando los individuos han encontrado formas de
trabajar en armona. Las actitudes organizacionales positivas y la existencia de grupos de trabajo
armoniosos facilitarn el cambio.
Nivel ambiental. Hace referencia a la influencia que ejercen las fuerzas externas a la organizacin cuanto
mayores son las presiones ambientales externas, mayor es la probabilidad del cambio.
Los puntos focales de los crculos de calidad son:
La calidad. Se puede considerar como el gran objetivo de los crculos; los mercados son cada vez ms
competitivos y los clientes tienen un mayor nivel de educacin y exigencia lo que provoca que la calidad sea
una preocupacin central para la mayor parte de las empresas.
La Productividad. Los crculos pueden colaborar a incrementar la productividad en un sentido ms amplio y
en todas las reas de la empresa. Viene a ser la resultante de una correcta aplicacin del conjunto de los
recursos de la empresa, un ndice fiable de que todos los recursos estn bien dirigidos y administrados.
La mejora de costos. El conocimiento de los costos evita el despilfarro y la mala administracin de los
recursos. Los crculos de calidad pueden colaborar decisivamente a la hora de reducir los costos de todo
tipo: administrativos, comerciales, transportes, etc.
La motivacin. Gracias a los crculos de calidad se puede conseguir motivar de una forma constante a los
trabajadores, ofrecindoles oportunidades de participar en los objetivos de la empresa, y de sentirse
valorados por el trabajo bien hecho.
La integracin. Los crculos de calidad facilitan la ruptura de los compartimentos estancos, y hacen que sus
integrantes conozcan el trabajo de los dems y comprendan mejor sus necesidades y problemas.
La reorganizacin. Cuando la reorganizacin puede ser lenta en el tiempo, y no son necesarias decisiones
drsticas y urgentes, es una buena alternativa encomendar a los crculos el estudio de esta reorganizacin.
Las tcnicas principales y bsicas que se utilizan en este contexto son:
"Brainstorming" o generacin espontnea de ideas.
Esta es una tcnica donde se procura que los participantes den el mximo nmero de ideas sobre un tema
propuesto, importando no la calidad de las mismas sino su cantidad, y procurando que las ideas sean
originales y creativas.
Tcnicas de registro de la informacin, principalmente usando la hoja de registro y el muestreo.
Hoja de registro. Este instrumento permite al crculo organizar la informacin obtenida en un formato que
puede ser fcilmente entendido y analizado. En la parte izquierda se anotan los elementos, tems,
caractersticas o medidas a observar. La columna siguiente sirve para tabular; esto es, para anotar una
marca cada vez que se contraste el fenmeno correspondiente. La ltima columna se destina a las
frecuencias totales de cada tem.
Muestreo. Sirve para economizar al trabajar con una muestra representativa, en lugar de con toda la
poblacin de elementos.
Principios de los Crculos de Calidad
As pues, en la filosofa de los Crculos de Calidad se encuentran estos principios:
CALIDAD TOTAL
Los consumidores cada vez ms exigen mayor calidad en los productos y servicios, precios razonables y
excelencia en la atencin. Los efectos de la globalizacin obliga a las organizaciones a buscar estrategias
para adaptarse a la competencia.
En este entorno la Calidad Total se proyecta vigorosa como un nuevo sistema de gestin empresarial y
factor de primer orden para la competitividad.
Podemos decir que el concepto de calidad est tradicionalmente relacionado con la calidad del producto y
actualmente ha evolucionado identificndose con toda la actividad empresarial y con todo tipo de
organizaciones.
La calidad total o Total Quality Management (TQM) es un enfoque que busca mejorar la calidad y
desempeo, de forma de ajustarse o superar las expectativas del cliente. Esto puede ser logrado
integrando todas las funciones y procesos relacionados con la calidad en una compaa. TQM vigila todas
las medidas de calidad usadas por una empresa, incluyendo la calidad de gestin y desarrollo, control de
calidad de control y mantenimiento, mejora de la calidad y aseguramiento de la misma. Toma en cuenta
todas las medidas de calidad en todos los niveles e involucra a todos los empleados.
Que es la Calidad?
La calidad es la suma de los valores agregados que se incorporan al producto y/o servicio a lo largo del
proceso. Y que los clientes extraen de ellos, es el valor final a travs del cual los clientes satisfacen sus
necesidades y/o expectativas.
La calidad debe necesariamente, estar relacionada con el uso y el valor que satisface el requerimiento de
los clientes.
QUE ES CALIDAD TOTAL PARA EL CLIENTE?
La Calidad Total para el cliente, cuando el producto o servicio llega a satisfacer sus necesidades y
expectativas.
El cliente percibe y diferencia cuando existe hacia l un nfasis marcado en satisfacerlo permanentemente
en todos los detalles y valora econmicamente de bien o del servicio, y tambin verbalmente, la habilidad
que posee quien fabrica y/o le vendi el producto o el servicio. Entre los valores que ms influencian los
niveles de satisfaccin de los clientes se encuentran aquellos en los cules el rendimiento es igual o
superior a las expectativas creadas:
La Calidad del producto o servicio: Constituye, sin duda, un factor de peso importante, pero no es
el nico que le preocupa.
Precio justo: Los clientes rechazan los costos de la no-calidad y sentencian fuertemente que sean
trasladados a los precios los costos de las ineficiencias, que debe soportar el fabricante. El precio de venta
lo fija el mercado, los clientes; los que slo estn dispuestos a pagar un precio justo.
Servicio en menor costo: El tiempo es el factor competitivo de la dcada de los '90, revistiendo un
peso especfico tremendo a la hora de tomar la decisin, no obstante haber recibido complementariamente
otros beneficios adicionales, como seguridad, confiabilidad, entre otros. El tiempo es vida.
Seguridad y confiabilidad: Los clientes asumen como un factor esencial, la solvencia, la seguridad
que infunde no slo la institucin, sino tambin la marca. Ello requiere trabajo y esfuerzo continuo e
involucra a todos los niveles y personal de la firma, como as tambin a sus proveedores.
Mejora continua: El cliente exige hoy y siempre la mejor calidad, por lo que las empresas no deben
contentarse con la calidad de hoy y quedarse confiados que la competencia de los mercados internos o
externos no mejoran la calidad que actualmente brindan.
En otras palabras, la misin pone nfasis en la "actualidad" del negocio, en cambio la visin, en el futuro a
largo plazo de ste.
El propsito de la Visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin o al individuo para alcanzar el estado
deseable.
La Visin de la empresa es la respuesta a la pregunta, Qu queremos que sea la organizacin o quienes
queremos ser en los prximos aos?
OBJETIVOS:
Es un logro que nos proponemos en un plazo determinado.
El objetivo es (a diferencia de la Visin y Misin) cuantificable, necesita ser medido. Tiene que ser
enunciado especficamente y de forma positiva. Adems tiene un plazo de tiempo para su concrecin.
El Objetivo tiene que estar alineado en el tiempo con la Visin y en el marco con la Misin.
METAS:
Las metas son objetivos a corto plazo.
Tambin son cuantificables y medibles y pueden ser mensuales o hasta logros en el da a da.
Tambin tiene que estar alineado en el marco y en el tiempo con el objetivo.
TCTICA:
Es el da a da de la Estrategia.
La Estrategia tiene que ver con el logro de Objetivos, la Tctica tiene que ver con el logro de las Metas.
Ejemplo simple:
Objetivo: vender 3 autos en el mes de Abril, Mi Estrategia es: Generar empata y escucha activa con el
cliente.
Meta: Vender un auto hoy, Mi Tctica es: Adems de mostrarle el auto al cliente, le doy las llaves para que
lo testee.(poner a prueba)
La diferencia en la Estrategia y la Tctica, adems es que la Tctica se puede hacer sobre la marcha,
mientras que la Estrategia requiere de una mayor planificacin.
Enfoque Sistemtico
La Teora General de Sistemas est estrechamente relacionada con el trabajo del bilogo alemn Ludwig
Von Bertalanffy sobre los sistemas abiertos. Es una poderosa herramienta que permite la explicacin de los
fenmenos que suceden en la realidad mediante el anlisis de sus totalidades e interacciones internas y
externas.
El enfoque reduccionista del saber cientfico ha fraccionado la realidad para explicarla. Tiende a la
subdivisin, cada vez mayor, del todo, y al estudio particular de esas subdivisiones. El enfoque de sistemas
integra las partes hasta alcanzar una totalidad lgica o de una independencia o autonoma relativa con
respecto a la totalidad mayor de la cual forma parte.
Qu es un sistema?
Un sistema es una entidad que fundamenta su existencia y sus funciones como un todo mediante la
interaccin de sus partes. El comportamiento de los distintos sistemas depende de cmo se relacionen sus
partes, ms que de las propias partes. As, podemos comprender muchos sistemas diferentes sirvindonos
de los mismos principios.
Tipos de sistemas
Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologas para clasificarlos, de acuerdo con
ciertas caractersticas bsicas.
a. En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden ser fsicos o abstractos.
- Sistemas fsicos o concretos: compuestos de equipos, maquinaria y objetos y elementos reales. En
resumen, estn compuestos de hardware. Pueden describirse en trminos cuantitativos de desempeo.
- Sistemas abstractos: compuestos de conceptos que, muchas veces, slo existen en el pensamiento de
las personas.
b. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:
- Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, pues son hermticos a
cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen
en ste. No reciben ningn recurso externo ni producen algo para enviar afuera. En rigor, no existen
sistemas cerrados, en la acepcin precisa del trmino. Los autores han denominado sistema cerrado a
aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinista y programado y operan con muy
pequeo intercambio de materia y energa con el ambiente.
- Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente a travs de entradas (insumos) y
salidas (productos). Los sistemas abiertos intercambian materia y energa con el ambiente, continuamente.
Son eminentemente adaptativos, pues, para sobrevivir, deben readaptarse constantemente a las
condiciones del medio. Mantienen un juego recproco con las fuerzas del ambiente, y la calidad de su
estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos del sistema que se organiza, aproximadamente, a
una operacin adaptativa. La adaptacin es un proceso continuo de aprendizaje y auto organizacin.
Concebir las organizaciones desde este punto de vista equivale a aplicar el enfoque de sistemas, el cual
puede darnos una visin mental clara, aunque compleja, de la realidad. Para ilustrar con un ejemplo lo
anterior, comparemos con el enfoque de sistemas lo que podramos llamar pensamiento lineal.
PLANEACION ESTRATEGICA
Una buena estrategia debe:
Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.
Realizar una buena conexin entre el entorno y los recursos de una organizacin y competencia;
debe ser factible y apropiada
Ser capaz de proporcionar a la organizacin una ventaja competitiva; debera ser nica y sostenible
en el tiempo.
Dinmica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
Debe ser medible en trminos de su efectividad
La planeacin estratgica se puede definir como lo que algunos llaman el arte y ciencia de formular,
implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organizacin llevar a cabo sus objetivos.
Estrategia es la determinacin de los objetivos a largo plazo y la eleccin de las acciones y la asignacin
de los recursos necesarios para conseguirlos.
Debe ser pensada y realizada por los altos directivos de las empresas que son los que conocen y tienen un
nivel ms general de la empresa. Abarca a toda la empresa, por lo tanto todo el personal debe estar
comprometido para que la planeacin resulte un xito. La planeacin se proyecta a plazos durante los
cuales debe de estar en observacin para en caso de ser necesario hacer las correcciones pertinentes
durante el proceso, en caso de que lo requiera realizar las correcciones cuando se necesiten sin importar la
etapa en la que se encuentre, las correcciones darn ms certeza de poder conseguir una planeacin
estratgica.
Planificacin debe contener los objetivos, que es lo que se plantea y hacia dnde quiere llegar.
Cuestionarse como es que lograr hacer sus objetivos y aplicarlos de una forma correcta. Ser auto crticos
y estar abiertos a la creatividad y tener las ganas de aplicar nuevas ideas. Saber con qu recursos se
cuenta y cuales hacen falta y ante todo estar dispuesto al cambio. Saber quines integrarn el proceso y
que rol se les asignar dentro del mismo. Conocer la misin y visin de la misma Analizar a la competencia
mediante un FODA para una plantacin ms exitosa, fijar estrategias adecuadas a la empresa, tomar
decisiones relevantes para lograr transformaciones ms concretas y darle seguimiento para en caso de ser
necesario realizar las correcciones pertinentes
Vemos como se crean nuevos imperios empresariales en pocos aos pero tambin como otros caen y
derrumban la economa. El exceso de informacin un arma de doble filo y los beneficios viene solo para
quienes se detengan a pensar y planear estratgicamente. La planeacin estratgica es una herramienta
que debe tener todo ejecutivo e incluso todo ciudadano de hoy.