Transacciones Mercantiles

1. Definicin de Transacciones mercantiles

El valor patrimonial de la empresa en marcha es cambiante - a las diversas
operaciones financieras y comerciales que se realizan a diario. A esas
operaciones, en contabilidad, se les denomina transacciones y se definen como
la ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o ms personas
celebran un convenio que, de alguna manera, afecta los valores que integran el
patrimonio. Unas originaron cambios de un activo por otro activo; otras
originan cambios tanto en el activo como en el pasivo; o cambios en el activo y
el capital.
2. Tipos de Documentos Mercantiles
Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y
complejos como las propias operaciones, pero aqu solo se explicarn los que
ms comnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificacin:
Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las
compras, como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la
organizacin interna de la empresa. El departamento encargado de la
compras ha de recibir aviso de las mercancas que necesiten l, o los
departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de
compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita
la adquisicin de las mercancas en las cantidades que dichos
documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez
consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar
la orden de compra a aqul que ofrezca, como es natural, las
condiciones ms favorables. En caso de que las mercancas sean
recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la
condicin acordada hubiera sido que el pago sea al contado, o bien se
registra una obligacin a su favor, si hubiera establecido que el pago
fuera a crdito, siempre utilizando como base para la anotacin en los
libros la factura expedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al
principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:
Solicitud de compra, El departamento de compras, de no existir ste,
quien haga sus veces, actuar de acuerdo con una solicitud por escrito
aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente
alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo
el Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la
adquisicin de artculos que se destinan a la reventa.
Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio
toda adquisicin autorizada por la empresa. Si est tiene un
departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una
hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una
simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su
subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al
representante del proveedor.
La factura, Consiste en una relacin detallada de las mercancas
compradas, debe contener los nombres y domicilios tanto del vendedor
como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del
embarque y las cantidades, descripcin y precios de las mercancas.

Las notas de debito, Si las mercancas llegan averiadas son de calidad

inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn artculo, es
preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.
Comprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la
venta de mercancas pueden ser ms muy simples o ms complicados,
segn sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas
de pequeas de venta al por menor no se hace mas registro que el de
ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor
importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket,
el cual se entrega a el cliente.
Comprobantes de operaciones bancarias, Los cheques han ocupado
el lugar del dinero efectivo en las operaciones ms importantes que
requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen
considerarse a los cheques como numerario. Cuando una empresa hace
uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado
dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depsitos
pueden estar constituidos en gran parte por cheque de sus clientes.
La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una
orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la
orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento
mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crdito
a otra (el librado) comprometindose esta ltima a pagar el importe
sealado a la fecha de vencimiento acordada. Como documento
mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede
transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la
letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad
financiera al descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el
importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de
cobrrsela al librado llegada la fecha del vencimiento.

3. Presentacin de Documentos Mercantiles:

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la
operacin se realiza, y su objetivo es el de certificar entendimientos que
existen entre las dos partes que ha afectado un convenio. Puede ser el ticket
que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que
ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas
pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en
uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as
una gran parte de responsabilidades de discrepancia futuras por partes de los
interesados. La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha
creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para
impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan
en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno
para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen
elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas,
identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o
disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una
solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo
establecido.

DOCUMENTOS NEGOCIABLES
Los documentos mercantiles negociables sustituyen al dinero en efectivo; en
consecuencia son negociables. Estos son: Letras de Cambio, Pagars y
Cheques.
La Letra de Cambio
Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la
cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad
de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el
librador) concede un crdito a otra (el librado) comprometindose esta ltima a
pagar el importe sealado a la fecha de vencimiento acordada. Como
documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede
transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra.
Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al
descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra
antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobrrsela al librado llegada
la fecha del vencimiento. Segn el artculo 410 a 485 del Cdigo de Comercio:
Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona el Librador
emite y ordena a otra el Librado que acepte pagar y pague, en cierto plazo,
a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de dinero que se determina
en la Letra de Cambio. En otros trminos, es una orden que se da a una
persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado
plazo. Requisitos que debe llenar una letra de cambio segn el artculo 410 del
Cdigo de Comercio:
a. La denominacin de la "Letra de Cambio" o "nica de Cambio" expresada en
el mismo texto del ttulo y en el mismo texto del ttulo y en el mismo idioma
empleado en la redaccin del documento. Tambin puede usarse la clusula "a
la orden". Con esto se busca mayor claridad en el documento y evitar
confusiones.
b. Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir
que no est sometida a condicin alguna y que la cantidad sea expresada con
precisin en la moneda que se va a pagar. Si la cantidad se expresa en
nmeros y letras y existe disparidad, valdr la cantidad expresada en letras. Si
se expresa en nmeros y hay diferencia, valdr la cantidad menor.
c. El nombre del que debe pagar: librado, girado u obligado directo. No
necesariamente su firma. La ausencia del nombre del librado determina la
nulidad del ttulo. En caso de empresa, debe mencionarse el nombre exacto,
porque de otra manera es nula.
d. Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cundo
deber ste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deber presentrsele al
cobro. Para ello debe indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o
fecha de pago. Si el vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera
"a la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la letra y esta
devenga intereses moratorios.
En cuanto al vencimiento, la letra de cambio puede ser:
A da fijo.
A cierto plazo de la fecha.
A la vista.
A cierto trmino vista.
Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas.

a. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerar

como lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de
est.
b. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago
beneficiario.
c. La fecha y lugar donde la letra fue emitida. Si no se indica el sitio se
considerar como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del
librador.
d. La firma del que gira la letra librador, girador, emitente . Este requisito es
indispensable para la validez de la letra de cambio.
Casos:
a. El librador, el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas.
b. El librador y el librado pueden ser una misma persona.
c. El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y
beneficiario seran la misma persona.
Segn el artculo 419 del Cdigo de Comercio, toda letra de cambio aunque no
sea girada expresamente a la orden, es transmisible por medio de endoso. Este
debe ser puro y simple y toda condicin a la cual aparezca subordinado, se
considerar no escrita. El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al
portador" segn el artculo 420. El endoso transmite todos los derechos
derivados de la letra de cambio y es vlido aunque no se designe el
beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legtimo de la misma.
De acuerdo al artculo 433 la aceptacin se expresa por la palabra "acepto" o
equivalente. Debe estar firmada por el librado. Su simple firma puesta en la
cara anterior de la letra equivale a su aceptacin. El pago de una letra de
cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garanta se puede
prestar por un tercero an por un signatario de la letra. Se expresa por medio
de las palabras "bueno por aval" y debe estar firmada por el avalista. Este se
obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y
cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y
contra los garantes del mismo.
El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el da en que es
pagadera en uno de los dos das laborables que le siguen. La negativa de
aceptacin o de pago debe constar por medio de un documento autntico o
protesto por falta de aceptacin o por falta de pago. Todas las acciones
derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante, prescriben a los tres
aos, contados desde la fecha del vencimiento. Sintetizado lo expuesto se
puede decir que una letra de cambio vlida es aquella que cumple con todos
los requisitos exigidos por la ley, en este caso el artculo 410 del Cdigo de
Comercio, y que crea una serie de obligaciones y derechos entre el librador, el
librado y el beneficiario. Es ms, si posteriormente la letra de cambio se
transmite mediante endoso y se garantiza por medio de un aval, tambin
quedarn ligados por derechos y obligaciones el endosante, el endosatario y el
avalista. Es necesario recordar que el librador tiene una obligacin, que es la
de garantizar el pago de la letra. En otros trminos, que si la letra no es pagada
por el librado que acepto pagarla, el librador tendr que cancelar la letra en
razn de encontrarse "obligado en regreso". Esta ltima obligacin no puede

ser excluida por el librador: la Ley lo prohbe terminantemente. Por su parte, el

librado no tiene obligacin de aceptar la letra, pero una vez que la acepta,
asume definitivamente la obligacin de pagarla y no puede eximirse de dicha
obligacin.
El Pagar
Es un documento de crdito en virtud del cual una persona promete
formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un ttulo
valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una
persona el emisor se compromete a pagar a otra persona el beneficiario
una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente.
Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden
transmitir a un tercero. Los pagars pueden emitirlos individuos particulares,
empresas o el estado.
Segn el artculo 486 al 488: Es una promesa o compromiso unilateral de pago
escrito, en virtud del cual una persona natural o jurdica se obliga a pagar a
otra a su orden, una cierta suma de dinero en una fecha determinada.
De acuerdo al artculo 486, los pagares deben contener:
a. La fecha de emisin y firma del documento.
b. La cantidad en nmero y letras.
c. La poca de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.
d. La persona a quien a cuya orden debe ser pagado.
e. La expresin de si es por valor recibido y en que especie por valor en
cuenta.
Al pagar se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas
para las letras de cambio:
a. Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos: a da fijo, a cierto
plazo de la fecha, a la vista y a cierto trmino vista.
b. Lo relativo al endoso.
c. Los trminos para la presentacin, cobro protesto.
d. Lo referente al aval.
e. Lo relativo al pago y al por intervencin.
f. Lo concerniente al protesto.
g. Los trminos de la prescripcin.
El portador de un pagar protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar
de los responsables:
a. El valor de la obligacin.
b. Los intereses desde la fecha de protesto.
c. Los gastos del protesto.
d. Los intereses de estos desde la demanda judicial.
e. Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.
Diferencia Entre Letra de Cambio y Pagar
Entre la letra de cambio y el pagar, son muy pocas las diferencias que entre
ellas existen, ya que incluso segn la legislacin venezolana, el Art. 487 del
Cdigo de Comercio, establece que las mismas disposiciones para las letras de
cambio son aplicables al pagar; sin embargo, hemos encontrado dos
diferencias, a saber:

El cheque
Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta.
Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que
ste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al
portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a un ttulo de crdito
que permite al librador disponer, en favor de una determinada persona o del
simple portador del ttulo, de fondos que tenga disponibles en un banco. El
cheque deber contener: la denominacin de cheque inserta en el texto mismo
del ttulo, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero,
el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha
de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisin del cheque,
la firma del que lo expide, al que se denomina librador.
El librador o tenedor de un cheque podr solicitar al banco (librado) que preste
su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad de ste y la
existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador. El cheque puede ser
librado para que se pague a persona determinada, con o sin clusula 'a la
orden' o 'no a la orden'; puede tambin ser librado para que se pague al
portador.
El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradicin; el cheque
extendido a favor de una persona concreta, con o sin la clusula 'a la orden', es
transmisible por medio de endoso. El endoso deber ser total, puro y simple;
deber, adems, escribirse en el cheque y ser firmado por el endosante. El
endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un
cheque podr garantizarse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte
de su importe. Esta garanta podr ser prestada por un tercero o por el librador.
El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mencin contraria se reputa no
escrita. El librado podr exigir, al pago del cheque, que ste sea entregado con
el "recib" del portador. Se presumir pagado el cheque que despus de su
vencimiento se hallare en poder del librado.
El Talonario de Cheques
Para efectuar un pago mediante cheque, primero se llena el talonario para as
tener control de a quien se le emiti el cheque y por cuanto se lo emiti. El
talonario contiene los siguientes datos:
1. Nmero de Cheque
2. Cantidad del Cheque
3. Fecha
4. A quien se le emiti
5. Propsito o motivo por el cual se extendi
6. Saldo anterior
7. Cantidad depositada 8. Total 9. Menos la cantidad del cheque 10. Saldo
disponible
Principales Causas por las Cuales un Cheque Puede Ser Rechazado por
el Banco
1. Cuando se ha borrado o repasado lo escrito
2. Cuando la cuenta del banco no tiene fondos suficientes
3. Cuando la Firma no concuerda con la firma registrada en la entidad bancaria.

4. Necesidad de la Documentacin Mercantil

La Necesidad de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas
especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y
conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones
mercantiles. An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre
dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que
permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de
dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera
como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo
mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido
no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
5. Ecuacin Contable de las transacciones Mercantiles
Conocida tambin como frmula fundamental de la contabilidad, est
compuesta por los siguientes elementos:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
6. Cambios de la Ecuacin Contable Como Consecuencia de las
Transacciones Mercantiles.
Transacciones Mercantiles: es todo intercambio econmico que realiza la
empresa con terceras personas. Ejemplos: compras, ventas, prstamos,
recaudos, pagos entre otros. Las transacciones comerciales tienen efectos
sobre la ecuacin contable en trminos de aumentos y disminuciones de los
elementos que la componen. Observe lo que ocurre con los elementos de la
ecuacin contable en la siguiente transaccin mercantil
Se establece un negocio mediante aportes en efectivo realizados por
los propietarios.
El dinero que recibe la empresa afecta el ACTIVO, el cual aumenta.
Los aportes que recibe la empresa afecta el PATRIMONIO, el cual aumenta.
Compra mercancas a crdito
La mercanca que recibe la empresa afecta el ACTIVO que aumenta.
La empresa contrae una deuda que afecta el PASIVO que aumenta.
Consigna el dinero en el banco
El dinero depositado en el banco afecta el ACTIVO: bancos aumentndolo.
El dinero que sale de la empresa afecta el ACTIVO: caja disminuyndolo.
Nota: todo el dinero que recibe la empresa por cualquier concepto, afecta un
activo que se denomina CAJA

7. Teora de la Partida Doble

La partida Doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los
efectos que producen las operaciones en los diferentes elementos del balance,
de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el Activo y la suma del
Pasivo con el Capital.
Cuando se modifica el importe de la cuenta de Activo, se produce otra
modificacin por la misma cantidad en el mismo Activo; en el Pasivo o en el
Capital Contable. Pese a los cambios producidos se conserva la igualdad del
Estado de Situacin Financiera; esto es, en todos los casos, el Activo sigue

siendo igual a la suma del Pasivo ms el Capital. Dicha igualdad se basa en la

Ecuacin Contable fundamental; esta es:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Ahora bien, la modificacin en los elementos de Situacin Financiera por la
misma cantidad que toda transaccin produce, otorga su fundamento al
Principio Contable de Dualidad Econmica o Partida Doble, por virtud de la cual
toda transaccin efectuada tiene una causa, la que a su vez produce un efecto,
existiendo una compensacin numrica entre la una y el otro.