ESCOLA DE ADMINISTRAO
DEPARTAMENTO DE CINCIAS ADMINISTRATIVAS
Porto Alegre
2010
Porto Alegre
2010
Conceito Final:
Aprovado em ........ de ........................ de ................. .
BANCA EXAMINADORA
_______________________________________________
Prof. Dr. .......................................................... - UFRGS
_______________________________________________
Orientador Profa. Dra. Angela Freitag Brodbeck UFRGS
DEDICATRIA
5
Agradecimentos
6
RESUMO
7
LISTA DE ILUSTRAES
8
LISTA DE TABELAS
9
SUMRIO
1 Introduo ............................................................................................................. 11
1.1 Questo de Pesquisa ........................................................................................ 13
1.2 Objetivos ............................................................................................................ 13
1.2.1 Objetivo Geral: ................................................................................................ 13
1.2.2 Objetivos Especficos: ................................................................................... 14
1.3 Estrutura deste Trabalho .................................................................................. 14
2 Reviso Bibliogrfica ........................................................................................... 15
2.1 Tomada de Deciso ........................................................................................... 15
2.2 Sistemas de Informao ................................................................................... 17
2.2.1 Planejamento de Recurso de Empreendimento .......................................... 19
2.2.2 Gesto de Relacionamento com Clientes (CRM) ......................................... 21
2.2.3 Sistema de Informao Executivo (EIS) ....................................................... 22
2.2.4 Componentes dos Sistemas de Informao ................................................ 23
2.2.4.1 Banco de Dados .......................................................................................... 23
2.2.4.2 Processamento Analtico Online (OLAP) .................................................. 24
2.2.4.3 Extrao, Transformao e Carga (ETL) ................................................... 24
2.3 Business Intelligence (BI) ................................................................................. 25
2.3.1 Data Warehouse ............................................................................................. 28
2.3.2 Anlise de dados ............................................................................................ 29
2.3.3 Data Mining ..................................................................................................... 29
2.3.4 Business Performance Management (BPM) ................................................ 31
3 Procedimentos Metodolgicos ........................................................................... 32
3.1 Seleo da Empresa e participantes da pesquisa .......................................... 33
3.2 Coleta de dados ................................................................................................. 34
3.3 Anlise dos dados ............................................................................................. 35
4 Estudo de Caso .................................................................................................... 36
4.1 Caracterizao da Empresa.............................................................................. 36
4.2 Sistemas de Informao existentes na empresa ............................................ 37
4.3 Banco de Dados existentes na empresa ......................................................... 41
4.4 Relatrios de Informaes para Tomada de Deciso .................................... 43
5 Modelagem do BI .................................................................................................. 46
10
5.1 Vises de Anlise .............................................................................................. 46
5.1.1 Cubo de Faturamento .................................................................................... 46
5.1.2 Cubo de Despesa ........................................................................................... 49
5.1.3 Viso de Clientes ............................................................................................ 52
5.2 Datawarehouse .................................................................................................. 53
5.3 Tcnicas de datamining .................................................................................... 56
5.4 Business Performance Management ............................................................... 58
CONCLUSES, CONTRIBUIES E LIMITAES ............................................... 63
REFERNCIAS ......................................................................................................... 65
11
1 Introduo
engloba ferramentas,
arquitetura, bases de
dados, data
warehouse,
12
No setor supermercadista no diferente, novas tendncias aparecem
rapidamente, e, caso a organizao no se adapte ao novo cenrio, o consumidor
consegue facilmente encontrar o que deseja num concorrente, visto que se encontra
o produto em quase todo lugar.
A sociedade est evoluindo rapidamente e as empresas tm que acompanhar
esse avano para no serem abocanhadas pelo mercado. Para tanto de extrema
importncia para o supermercado manter os sistemas de informaes gerenciais
atualizados e eficientes, possibilitando um menor dispndio de recursos,
especialmente de tempo.
Tendo em vista o ambiente em que a empresa est inserida, torna-se
necessrio a busca por alternativas para auxili-la na tomada de deciso. Com isso,
a implementao de um sistema de Business Intelligence servir como um
acrscimo para a organizao enfrentar as foras competitivas existentes no
ambiente de negcios atual.
Em geral, as pequenas e mdias empresas no tm um sistema de tomada
de deciso claramente definido, dificultando assim a escolha mais acertada para o
prosseguimento dos negcios da organizao. A empresa em que vou realizar meu
estudo, assim como a maioria, no tem um sistema eficiente para tomada de
deciso. Por ser uma empresa de mdio porte e familiar, esse ponto nunca foi um
determinante para o seu sucesso.
O Supermercado Maccari uma empresa familiar que atua no ramo h 43
anos, comeando como um armazm da esquina e hoje conta com um faturamento
anual de, aproximadamente 14 milhes de reais. Como qualquer outra empresa, o
crescimento nem sempre planejado.
Tendo em vista a competitividade do ramo de atuao da empresa, torna-se
importante o desenvolvimento de novas tcnicas de tomada de deciso que
possibilitem sua competio com grandes empresas que esto tomando conta do
segmento, visto ela no dispor, atualmente, de um sistema de tomada de deciso
eficiente.
Enfim, este trabalho se prope a analisar o sistema de tomada de deciso
atual e buscar novas alternativas que possam trazer benefcios, tanto no curto como
tambm no longo prazo, em busca de um lugar mais slido no mercado atual. Para
tanto, ser analisada a possibilidade de implantar um sistema de BI na organizao
com base na bibliografia recente, referente ao assunto.
13
1.2 Objetivos
14
15
2 Reviso Bibliogrfica
16
5. Escolha da alternativa mais apropriada ao alcance dos objetivos;
6. Avaliao e comparao dessas alternativas;
7. Implementao da alternativa escolhida.
Cada etapa influencia as demais e todo o conjunto do processo. Pode ser que
as etapas no sejam seguidas risca. Quando h presso para uma soluo rpida,
uma soluo imediata, as etapas 3, 5 e 7 podem ser sintetizadas ou eliminadas.
Caso contrrio, sem existncia de presso, determinadas etapas podem ser
ampliadas ou desdobradas no tempo (CHIAVENATO, 1997).
Tomar decises complexas , de modo geral, uma das mais difceis tarefas
enfrentadas individualmente ou por grupos de indivduos, pois quase sempre tais
decises devem atender a mltiplos objetivos, e frequentemente seus impactos no
podem ser corretamente identificados. Os grupos que participam de decises,
complexas ou no, realizam processos sociais que transformam uma coleo de
decises individuais em uma ao conjunta (FRENCH, 1989).
Simon (1970) descreve que todo problema administrativo equivale a um
processo de deciso. Relata tambm que esses dois tipos no so mutuamente
exclusivos, mas representam dois pontos extremos, entre os quais existe uma gama
contnua de decises.
As decises, segundo Chiavenato (1997), possuem tipos ou extremos, ou
seja, classificam-se em programadas e no programadas.
17
o Nvel Estratgico em geral so as decises para dois a cinco anos;
o Nvel Ttico deciso para alguns meses a at dois anos;
o Nvel Operacional alguns dias ou alguns meses; e
o Nvel de despacho ou liberao deciso para algumas horas ou
alguns dias.
o Nvel de importncia dentro da organizao:
Altamente importantes;
o Importantes;
o Medianamente importantes;
o Pouco importantes;
o No importantes.
Estruturao:
o Estruturadas;
o No-estruturadas.
Previsibilidade:
o Rotineiras ou cclicas;
o No rotineiras ou acclicas;
o Inditas.
18
Processamento envolve processos de transformao que convertem
insumo em produto.
Sada envolve a transferncia de elementos produzidos por um processo
de transformao at seu destino final.
Segundo Turban, McLean e Wetherbe (2004), os sistemas de informao so
elaborados para facilitar a concretizao de determinados objetivos. Entre os
principais, figura a transformao de dados em informao e conhecimento, que
podem ser tanto insumos de um sistema, como resultado do mesmo.
Os sistemas de informao (SI) podem ser classificados de diferentes
maneiras: por nveis organizacionais, reas funcionais principais, tipo de suporte que
proporcionam e a arquitetura do SI. Porm, independentemente da forma em que
so classificados, a estrutura desses sistemas a mesma, cada um deles
composto de hardware, software, dados, procedimentos e pessoas (TURBAN,
MCLEAN e WETHERBE, 2004).
Tecnicamente, um sistema de informao pode ser definido como um
conjunto
de
componentes
interrelacionados
que
coletam
(ou
recuperam),
19
20
mdulos
adicionais,
tais
como:
Gerenciamento
da
Qualidade,
21
CRM Analtico
CRM Operacional
BSC
Cubos
Reports
ERP/ERM
Ger. Pedidos
Automao
Atendimento
SCM
Produo
Automao
Marketing
Sistema Mvel
De Vendas
Sistemas
Legados
Automao
Vendas
Atendimento
De Campo
P
R
O
C
E
S
S
A
M
E
N
T
O
Data Warehouse
Data Mart
Clientes
Data Mart
Atividades
Data Mart
Produtos
Aplicaes
Verticais
Categorias
Automao
de Marketing
Campanhas
Fax
Cartas
Interao Direta
Brown (2001)
Conferncia Web
E-Mail
(resp autom)
Voz
CRM Colaborativo
Figura 2 CRM
Fonte: Brown (2001)
22
Conforme o diagrama acima, Brown (2001) divide a tecnologia CRM em trs
segmentos: CRM operacional, CRM Analtico e CRM Colaborativo:
CRM operacional: Basicamente resume-se a funes empresariais tpicas,
envolvendo os servios ao consumidor, gerenciamento de pedidos, faturamento /
contabilidade, ou automao de marketing e vendas.
CRM
analtico:
Refere-se
captao,
armazenagem,
acesso,
23
segundo as preferncias dos executivos usurios do sistema, geralmente atravs de
interfaces grficas, facilitando o entendimento dessa informao.
Os especialistas em SI aproveitaram os avanos tecnolgicos para
desenvolver maneiras atraentes e de fcil utilizao para dotar os executivos das
informaes de que necessitam. Os EIS ainda enfrentam resistncia de certos
executivos, os custos so muito altos e possuem muitas falhas conhecidas e
divulgadas. Entretanto, seu uso est crescendo rapidamente. Eles tm se
disseminado entre as fileiras da administrao mdia a medida que mais executivos
passam a reconhecer sua viabilidade e benefcios (OBRIEN, 2001).
Um banco de dados pode ser definido como sendo uma coleo de dados
operacionais
inter-relacionados.
Estes
dados
so
armazenados
de
forma
24
como so armazenadas e mantidas as informaes (TURBAN, MCLEAN e
WETHERBE, 2004).
25
O termo Business Intelligence (BI) foi criado pelo Gartner Group em meados
da dcada de 1990. Contudo, seu conceito iniciou-se muito antes, com razes nos
sistemas de gerao de relatrios dos anos 1970. Durante esse perodo, os
sistemas de gerao de relatrios eram estticos, bidimensionais e no possuam
recursos de anlise. At meados dos anos 1990, surgiram inmeros novos recursos
como gerao de relatrios dinmicos multidimensionais, prognsticos e previses,
anlise de tendncias, detalhamento, acesso a status e fatores crticos de sucesso.
26
27
Turban et al. (2009) enfatiza que gerentes e executivos necessitam de
solues de BI para gerenciar melhor seus negcios. As empresas que no
conseguem implementar adequadamente essas solues se colocam em uma
situao de desvantagem competitiva. Para terem sucesso no ambiente de negcios
de hoje, as empresas devem:
Avaliar sua disponibilidade para enfrentar os desafios impostos por
essas novas realidades do mercado;
Ter uma abordagem holstica da funcionalidade do BI;
Fazer uso das prticas recomendadas e antecipar custos ocultos.
Para Williams e Williams (2003), os projetos de BI demonstram ter valor
agregado significativo para as organizaes. H cada vez mais evidncias de que as
iniciativas de BI se tornam uma obrigao estratgica. Devido a revoluo da Web e
a globalizao cada vez mais intensa, a capacidade de expedir mercadorias para
todo o mundo por meio de transportadoras prontamente disponveis, bem como o
comrcio eletrnico, est facilitando que os possveis concorrentes mandem seus
produtos e servios para mais clientes praticamente em qualquer lugar.
As organizaes hoje devem entender com ateno o que acontece em cada
aspecto de suas operaes, seu setor e seu ambiente de negcios e promover a
capacidade de melhorar constantemente os processos quando necessrios.
Williams e Williams (2003) ainda salienta que as empresas devem alterar ou adiantar
a estratgia a fim de permanecerem um passo frente das crescentes presses
competitivas, ou seja, devem ser versteis e geis.
Segundo Turban et al. (2009), o BI no pode ser simplesmente um exerccio
tcnico para o setor de tecnologia da informao da empresa, ele deve servir como
uma forma de mudar a maneira como a organizao conduz suas operaes de
negcio. Isso feito atravs da melhoria dos processos de negcios e da
transformao das tomadas de deciso em processos mais orientados aos dados.
Nos nveis de organizao e negcios, devem ser definidos objetivos estratgicos e
operacionais enquanto se consideram as habilidades disponveis na organizao
para se chegar a esses objetivos.
Gartner Inc. (2004) salienta que a alta administrao deve considerar as
questes de cultura organizacional em torno das iniciativas de BI e a formao de
entusiasmo para essas iniciativas e procedimentos. Uma das primeiras etapas do
processo para o alcance das melhores prticas de BI dentro da organizao
28
avaliar a organizao do sistema de informao, os conjuntos de habilidades das
possveis classes de usurios e se sua cultura receptiva a mudanas. A partir
dessa avaliao, a empresa pode preparar um plano de ao detalhado. Outra
questo crtica relativa implementao bem-sucedida da BI a integrao de
diversos projetos de BI entre si e com outros sistemas de TI na empresa e tambm
com os parceiros de negcio.
O BI composto por quatro grandes componentes:
Anlise de Dados;
Data Mining; e,
29
30
Data Mining usa tcnicas de estatsticas e redes neurais para descobrir o
comportamento dos clientes. Ele trabalha com os dados mais relevantes, para poder
mostrar informaes e mostrar tendncias mercadolgicas. Estas informaes so
mostradas atravs de grficos e planilhas, onde os consultores e donos de
empresas conseguem visualizar as informaes de forma simples (TURBAN et al.,
2009).
Segundo Turban et al. (2009), a minerao de dados inclui tarefas como
extrao
de
conhecimento,
arqueologia
de
dados,
explorao de
dados,
31
32
3 Procedimentos Metodolgicos
33
Para tanto, o mtodo utilizado ser de pesquisa-ao, que uma atividade
educacional orientada para a ao. Em certa medida, tentativa da pesquisa-ao foi
vista como uma abordagem que poderia resolver a tenso contnua entre o processo
de gerao de conhecimento e o uso deste conhecimento, entre o mundo
acadmico e o irreal, entre intelectuais e trabalhadores, entre cincia e vida.
As etapas desta pesquisa-ao contemplaram as fases delimitadas por
Thiollent (1997):
Fases da
Perodo de
Pesquisa-Ao
caso
Execuo
Fase exploratria
Compreender as necessidades de
Maro 2010
informao.
Realizar pesquisa bibliogrfica
Analisar o atual sistema, identificando
possveis falhas.
Fase principal
Maio 2010
Junho 2010
34
inserida no mercado atual, ainda h pontos de ineficincia que podem ser
minimizados.
Os participantes da pesquisa foram basicamente dois scios da empresa,
Jos e Gilmar Maccari. Ambos na faixa etria de 50 anos, o primeiro graduado em
Cincias Contbeis e Administrao, e o segundo graduado em Direito. Eles so
responsveis por praticamente toda gerencia da empresa, como: mix de produtos na
loja, compras de no perecveis, cadastro de produtos, alterao de preos,
gerenciamento de funcionrios, anlise de investimentos, reformas, entre outros.
35
ao se realizar estudos de
36
4 Estudo de Caso
dos
anos,
outros
dois
terrenos
foram
adquiridos,
ampliando
estabelecimento.
Atualmente, a empresa conta com uma rea de vendas de aproximadamente
1000 m com estacionamento prprio, 38 funcionrios e mais 12 membros da
famlia, sendo 8 scios, todos irmos. O faturamento anual de, aproximadamente,
14 milhes de reais. Segundo Super Hiper (abril, 2010), o Supermercado Maccari
ocupa a posio de nmero 271 no ranking nacional de supermercados, posio de
2009.
37
38
IntelliShop: o mais utilizado pelos usurios. nele que a atividade
bsica do supermercado baseada, onde so realizados os
cadastros de produtos, clientes, fornecedores, usurios, operadores,
emisso dos relatrios, emisso das notas fiscais, entre outras
inmeras funes. Para o sistema de tomada de deciso do
supermercado, esse sistema o nico necessrio, pois todas as
imformaes presentes no banco de dados pode ser acessada atravs
dele, portanto, nesse sistema que este trabalho foi focado.
Figura 4 IntelliShop
39
a modificao do cadastro dos produtos, podendo esse oramento ser
impresso diretamente na impressora fiscal, o cupom fiscal, ou ser
impressa a nota fiscal, no IntelliShop.
Figura 5 IntelliPDO
Figura 6 - IntelliCenter
40
IntelliData: esse sistema no possui interface para o usurio, s para
os programadores, serve para o gerenciamento do banco de dados,
que necessita de manuteno peridica. So processos longos,
geralmente realizados quando o supermercado no est em atividade.
Figura 7 IntelliData
41
Numa primeira anlise, o IntelliShop o nico desses sistemas que pode ser
considerado indispensvel para o negcio. Porm, um sistema depende do outro e,
todos esses sistemas juntos possibilitam o andamento das operaes da empresa.
42
Gera a partir destas movimentaes: relatrio de vendas por operador,
fechamento de caixa financeiro, relatrios estatsticos das vendas,
quantos clientes estou atendendo, qual a mdia de compra por cliente,
e assim por diante.
Abaixo esto relacionandas todas as tabelas que compem este banco de
dados, procurando dar uma idia aproximada de relacionamento entre elas.
Tabela: Relatrios de itens com maior e menor giro, lucro e mdias de vendas
Campos: cmv, produto vendido, entrada produto
43
44
cheques por cliente, controle de cartes e tickets, contas a
pagar/receber, fluxo de caixa.
45
46
5 Modelagem do BI
A anlise dos dados o ponto mais importante para grande parte das
empresas. Para que a anlise desses dados seja efetiva, necessrio que as
informaes apresentadas pelo sistema para os tomadores de deciso sejam
pertinentes, de fcil visualizao e detalhadas. Um dos grandes problemas da
organizao no a falta de informao, mas sim a maneira como ela exposta
para os administradores.
Para tanto sero propostos cubos de anlise, com vrias faces, que vo
ajudar a empresa na visualizao das informaes produzidas pelo sistema de
informao em operao. Essa nova feramenta ir auxiliar no processo de tomada
de deciso.
47
so os de valor mais acessvel. Com essa viso, pode-se ter uma idia do tipo de
cliente que frequenta a loja. Para uma melhor visualizao dessa face, segue uma
tabela.
Tabela 1 Faturamento por Produto
Jan/2010
Fev/2010
Mar/2010
Abr/2010
Mai/2010
Classe A
Classe B
Classe C
Jan/2010
Aougue
Alim. Em geral
Automotivos
Bazar
Bebidas
Cigarros
Ferragem
Fiambreria
Higiene
Hortifrutigranjeiros
Limpeza
Outros
Padaria
Pet
Sobreloja
Fev/2010
Mar/2010
Abr/2010
Mai/2010
48
A outra dimenso ser representada pelo faturamento por finalizador. Cada
cupom fiscal que emitido precisa ser finalizado com uma tecla referente ao tipo de
pagamento que foi realizado pelo cliente, todas as informaes necessrias para
essa viso j se encontram no banco de dados atual. Segue exemplo na tabela a
seguir.
Tabela 3 Faturamento por finalizador
Jan/2010
Fev/2010
Mar/2010
Abr/2010
Mai/2010
Carto crdito
Carto dbito
Cheque a prazo
Cheque vista
Contra vale
Dinheiro
Ticket (carto)
Ticket (papel)
Jan/2010
Check-out 1
Check-out 2
Check-out 3
Check-out 4
Check-out 5
Check-out 6
Check-out 7
Fev/2010
Mar/2010
Abr/2010
Mai/2010
49
Todos os dados necessrios para a elaborao desse cubo j se encontram
no banco de dados em operao. Todas as vendas podem ser consultadas de
maneiras muito semelhantes s propostas acima. Portanto, as necessidade de
informaes j esto supridas.
50
Tabela 5 Despesas por setor
Jan/2010
Fev/2010
Mar/2010
Abr/2010
Mai/2010
Aougue
Alim. Em geral
Automotivos
Bazar
Bebidas
Cigarros
Ferragem
Fiambreria
Geral
Higiene
Hortifrutigranjeiros
Limpeza
Outros
Padaria
Pet
Sobreloja
Outra dimenso a ser considerada neste cubo ser por origem da despesa,
onde esse valor gasto. Servir tambm para mostrar se essa despesa foi
necessria ou se pode ser cortada. Para tanto segue a tabela com as origens das
despesas.
51
Tabela 6 Origem das despesas
Jan/2010
Fev/2010
Mar/2010
Abr/2010
Mai/2010
gua
Funcionrios
Impostos
Informtica
Internet
Luz
Outras
Prod. avariados
Manuteno
Segurana
Taxas bancrias
Telefone
Jan/2010
Fev/2010
Mar/2010
Abr/2010
Mai/2010
Fixa
Varivel
52
5.1.3 Viso de Clientes
O ltima viso proposta neste estudo ser de clientes. Para uma organizao
como um supermercado, a carteira de clientes o maior ativo. muito difcil fidelizar
clientes, pois o servio ofertado muito semelhante em todos estabelecimentos.
muito fcil para o comprador ir at o concorrente para encontrar o produto
exatamente igual caso no esteja satisfeito com o servio prestado. Portanto, notase a importncia dessa viso, que pode antecipar tendncias dos compradores e
possibilitar ajustes na organizao.
Para uma boa avaliao da carteira de clientes do supermercado, no ser
proposto um cubo, pois ele seria muito restrito. Para a criao de cubos,
necessrio criar tabelas, que no so a melhor forma de expor essas informaes.
Sero propostos dashboards para a melhor visualizao dessas informaes. Esses
dados sero expostos de maneira clara e on-line, ou seja, a medida que novas
informaes so postas no banco de dados, as telas sero atualizadas.
A primeira viso ser o tipo de cliente atendido. O supermercado tem um
atacado que atende diversos estabelecimentos comerciais, como creches, pequenos
armazns, bares, escolas, entre outros, e essa face do cubo indicar qual a
importncia que esses clientes representam para o supermercado. Indicar tambm
em qual ponto mais vantajoso investir, nas empresas ou nas pessoas fsicas.
Outra visualizao pertinente para essa anlise ser clientes por bairro. Por
no ser um supermercado de grande porte e no ter filial, o cliente, geralmente,
local. O objetivo dessa viso mapear os clientes facilitando a realizao de aes
de marketing que tenham por objetivo tanto captar mais clientes como fidelizar os
clientes atuais.
O grande problema dessa viso a falta de informao. Nas demais vises, a
informao se encontra presente dentro da organizao. J nesse ponto, ser
necessrio ir mais adiante, buscar essas informaes junto aos clientes, com a
realizao de pesquisas. Para uma melhor visualizao das possibilidades dessa
viso, segue o exemplo:
53
Tabela 8 Clientes por bairro
5.2 Datawarehouse
54
IntelliShop devem ser inseridas pelo mesmo. Isso se deve para no aumentar os
custos com a criao de muitos datamarts, para acelerar o processo de inserso de
dados e tambm pela familiaridade que os usurios tem com esse sistema, tornando
mais fcil o treinamento. Por estarem trabalhando on-line, o DW buscar as
informaes no banco de dados a medida que for precisando.
O primeiro datamart a ser criado ser de clientes. Como o atual programa no
tem informaes sobre o mercado, sero realizadas pesquisas para suprir essa
informao, tanto externas, para clientes em potencial, como internas, para clientes
atuais. Para complementar as informaes sobre os clientes, ser necessrio extrair
informaes do banco de dados do sistema em funcionamento, visto que muitas
informaes j se encontram no banco de dados atual, como todas informaes
sobre clientes atendidos, principalmente as empresas, que requerem nota fiscal
especificada com todos os dados da empresa que est realizando a compra.
O datamart de clientes ser o mais difcil de ser criado e mantido. As
informaes presentes nesse banco de dados no tem uma fonte constante, e as
informaes contidas nele sofrem alteraes. Portanto, para manter esse banco de
dados atualizado, ser necessrio realizar pesquisas peridicas para no
comprometer todo o sistema de BI que dever ser implementado. As informaes
que devem estar presente nesse datamart so tipo de cliente, ticket mdio do
cliente, endereo do cliente, periodicidade de compra do cliente, mtodo de
pagamento, dbitos do cliente, clientes bloqueados, entre muitas outras informaes
que sero teis para a avaliao do negcio.
H tambm outra fonte de dados em relao a clientes. Existem muitas
organizaes que realizam pesquisas de mercado constantemente e que mantm
esses dados acessveis a outras organizaes. A Associao Gacha de
Supermercados uma dessas organizaes, da qual o supermercado associado.
Outra fonte de dados que pode ser interessante para a organizao so as
pesquisas realizadas por orgos pblicos como o Instituto Brasileiro de Geografia e
Estatstica. H ainda as pesquisas realizadas pelos fabricantes e fornecedores de
produtos que podem manter o banco de dados atualizado.
Outro datamart que deve ser criado ser o de despesas. Nenhuma
informao sobre despesas est armazenada no banco de dados atual, todas as
informaes devero ser inseridas pelos usurios. Como so nmeros, esses dados
no variam tanto como as informaes dos clientes, porm h a necessidade de
55
serem inseridos a medida que as despesas vo surgindo, de preferncia antes de
serem efetivadas, para dar a possibilidade de avaliao de sua necessidade pelos
administradores.
De acordo com o tipo de despesa, so necessrias informaes diferentes.
Nesse banco sero inseridas informaes como nome da despesa, quando foi
gasto, quanto foi gasto, setor da despesa, motivo do gasto, data de pagamento,
assim como todas as informaes necessrias para justificar o gasto. Esse datamart
ir alimentar, basicamente, o cubo de despesas.
Banco de
dados do
sistema
atual
DW do
sistema de
BI
Datamart
dos
Clientes
Datamart
das
despesas
Fontes
externas
56
na
organizao.
Sem
contar
toda
mercadoria
que
chega
ao
estabelecimento, que deve ser inserida no banco de dados. Toda essa informao
fica armazenada dentro do repositrio de dados de forma desorganizada, at que os
usurios solicitem ao sistema essas informaes que, atravs de consultas, so
organizadas e expostas aos usurios.
As tcnicas de datamining a serem utilizadas em qualquer aplicao
dependem da necessidade dos usurios, se a base de dados for suficientemente
grande, porm se as tcnicas de minerao de dados no forem adequadas, os
resultados no sero satisfatrios. Portanto a escolha dos mtodos de minerao de
dados muito importante para o sucesso do sistema de BI.
A primeira tcnica de dataminig que ser utilizada ser de visualizao. Por
ser um sistema novo, em que os usurios no esto adaptados aos novos mtodos
e o sistema ainda no dispor de informaes suficientes para mtodos mais
sofisticados, a visualizao se apresenta como um mtodo simples e de fcil
abstrao pelos usurios.
Filtragem
Para a visualizao, os usurios efetuaro filtragem de dados, buscando no
datawarehouse as informaes que os interessam. Por exemplo, pode-se criar as
faces do cubo de faturamento de acordo com a necessidade de tempo; pode ser
mensal, semestral, anual, e assim por diante. Com as telas criadas pelo sistema, os
57
usurios podem cruz-las com outras informaes dentro do banco de dados e
tomar as decises mais acertadas.
Associao
Outra tcnica que pode ser muito til, de acordo com o ramo da empresa, a
de associao. Nessa tcnica, so estabelecidas relaes entre itens que ocorrem
juntos em um determinado registro, ou seja, ela encontra itens que impliquem na
presena de outros na mesma transao. Por exemplo, 65 % dos consumidores que
compram o pruduto A e o produto B, compram junto o produto C.
Para um supermercado, essa tcnica pode ser muito til em diversos pontos.
Um ponto importante seria para o gerenciamento de categorias, como os produtos
devem ser posicionados para aumentar as vendas e, consequentemente, a
lucratividade. Outra aplicao interessante para a previso de vendas de
determinados produtos. Por exemplo, sabendo-se que 80% dos consumidores do
produto A compram junto o produto B, caso o produto A entre em promoo, as
vendas do produto B tendem a aumentar na proporo do aumento da venda do
produto A.
Classificao
A classificao outro mtodo de minerao de dados que pode ser aplicado
na empresa. A classificao consiste na anlise de dados histricos presentes num
banco de dados e a gerao automtica de um modelo que possa prever
comportamento futuro. Essa tcnica pode ser considerada muito til se somente
utilizada de um ponto de vista de faturamento, analisando a previso de demanda
para determinadas datas comemorativas.
Porm ela pode ser muito til tambm para prever vendas de alguns produtos
mais especificamente. Outra aplicao importante para essa tcnica na realizao
de promoes. Com esse mtodo, possvel identificar, com base no histrico de
transaes, possveis compradores para determinados itens, de acordo com faixa
etria e faixa de renda familiar.
Com o passar do tempo, novos dados sero inseridos no datawarehouse e
mtodos mais eficientes e inteligentes podero ser aplicados. Para o presente
estudo, esses seriam os mtodos mais recomendados de acordo com a bibliografia
pesquisada.
58
59
acima. Portanto, para calcul-lo pode-se utilizar qualquer uma das faces do cubo
proposto anteriormente.
A meta desse indicador deve ser anual, porm ele pode ser medido
mensalmente. Assim, os administradores podem acompanhar o andamento dessa
meta e promover medidas para alcan-la, antes do trmino do perodo.
Para explicitar melhor o sugerido, segue um exemplo de como esse indicador
poderia ajudar a aumentar os lucros da organizao, mostrando tambm a
rastreabilidade desse indicador. Os nmeros no so reais.
Digamos que a meta para o ano de 2010 seja aumentar o faturamento em 8%
em comparao com 2009. Como o faturamento de 2009 foi de 14 milhes de reais,
o objetivo alcanar 15 milhes e 120 mil reais. A evoluo desse objetivo pode ser
analisada a cada ms, conforme a tabela a seguir:
Tabela 9 Comparao do faturamento de 2009 e 2010
Janeiro
Fevereiro
Maro
Abril
Maio
Junho
Julho
Agosto
Setembro
Outubro
Novembro
Dezembro
Realizado 2009
Previsto 2010
Realizado 2010
Variao
R$ 1,002,000.00
R$ 1,082,160.00
R$ 1,090,000.00
0.72%
R$ 986,000.00
R$ 1,064,880.00
R$ 1,040,000.00
-2.34%
R$ 1,298,000.00
R$ 1,401,840.00
R$ 1,320,000.00
-5.84%
R$ 1,176,000.00
R$ 1,270,080.00
R$ 1,280,000.00
0.78%
R$ 1,287,000.00
R$ 1,389,960.00
R$ 1,350,000.00
-2.87%
R$ 1,144,000.00
R$ 1,235,520.00
R$ 1,230,000.00
-0.45%
R$ 1,003,000.00
R$ 1,083,240.00
R$ 1,030,000.00
-4.91%
R$ 1,167,000.00
R$ 1,260,360.00
R$ 1,098,000.00
R$ 1,185,840.00
R$ 1,240,000.00
R$ 1,339,200.00
R$ 1,149,000.00
R$ 1,240,920.00
R$ 1,450,000.00
R$ 1,566,000.00
R$ 14,000,000.00
R$ 15,120,000.00
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Tabela 10 Faturamento por setor do ms de maro de 2009 e 2010
Aougue
Alim. Em geral
Automotivos
Bazar
Bebidas
Cigarros
Ferragem
Fiambreria
Higiene
Hortifrutigranjeiros
Limpeza
Outros
Padaria
Pet
Sobreloja
Maro 2009
Maro 2010
Realizado
Previsto
Realizado
Variao
R$ 233,640.00
R$ 252,331.20
R$ 246,000.00
-2.51%
R$ 285,560.00
R$ 308,404.80
R$ 298,000.00
-3.37%
R$ 14,278.00
R$ 15,420.24
R$ 14,500.00
-5.97%
R$ 32,450.00
R$ 35,046.00
R$ 33,500.00
-4.41%
R$ 207,680.00
R$ 224,294.40
R$ 167,000.00 -25.54%
R$ 38,940.00
R$ 42,055.20
R$ 41,500.00
-1.32%
R$ 11,682.00
R$ 12,616.56
R$ 12,000.00
-4.89%
R$ 51,920.00
R$ 56,073.60
R$ 56,700.00
1.12%
R$ 77,880.00
R$ 84,110.40
R$ 83,900.00
-0.25%
R$ 103,840.00
R$ 112,147.20
R$ 109,000.00
-2.81%
R$ 71,390.00
R$ 77,101.20
R$ 77,000.00
-0.13%
R$ 19,470.00
R$ 21,027.60
R$ 20,700.00
-1.56%
R$ 84,370.00
R$ 91,119.60
R$ 90,900.00
-0.24%
R$ 38,940.00
R$ 42,055.20
R$ 41,800.00
-0.61%
R$ 25,960.00
R$ 28,036.80
R$ 27,500.00
-1.91%
R$ 1,298,000.00
R$ 1,401,840.00
R$ 1,320,000.00
-5.84%
guas
Refrigerantes
Cervejas
Vinhos
Sucos
Achocolatados
Destilados
Espumantes
Outras bebidas
Maro 2009
Maro 2010
Realizado
Previsto
Realizado
Variao
R$ 35,305.60
R$ 38,130.05
R$ 33,000.00 -13.45%
R$ 62,304.00
R$ 67,288.32
R$ 37,000.00 -45.01%
R$ 45,274.24
R$ 48,896.18
R$ 35,000.00 -28.42%
R$ 16,199.04
R$ 17,494.96
R$ 15,600.00 -10.83%
R$ 26,375.36
R$ 28,485.39
R$ 24,900.00 -12.59%
R$ 6,022.72
R$ 6,504.54
R$ 5,600.00 -13.91%
R$ 12,045.44
R$ 13,009.08
R$ 11,800.00
-9.29%
R$ 2,492.16
R$ 2,691.53
R$ 2,400.00 -10.83%
R$ 1,661.44
R$ 1,794.36
R$ 1,700.00
-5.26%
R$ 207,680.00
R$ 224,294.40
R$ 167,000.00 -25.54%
61
Como pode-se observar, todo o setor de bebidas est com problemas.
Entretanto, nota-se tambm que dois subsetores em especial esto muito abaixo da
mdia, os refrigerantes e as cervejas. A filtragem pode continuar no mesmo sentido,
buscando agora os produtos que esto apresentando a queda nas vendas, ou ento
pode-se filtrar as vendas por fornecedor. Com esses trs nveis de filtragem j foi
possvel mostrar como esse indicador pode ser rastreado.
Assim como possvel identificar os problemas, tambm interessante
analisar da onde vm os melhor indicadores. No exemplo acima, seria interessante
analisar o setor de fiambreria, que foi o nico a superar a meta para maro de 2010.
Em alguns casos, o problema pode ser em um setor inteiro, podendo ser mau
atendimento do funcionrio, m organizao na loja, mau atendimento dos
fornecedores, entre inmeros outros fatores, inclusive externos organizao, como
aumento da concorrncia, mudanas climatolgicas, entre outros.
Outro objetivo que ser proposto para a organizao ser diminuir
despesas. Para aumentar os lucros, no somente necessrio aumentar as
vendas, importante tambm reduzir as despesas. Para esse objetivo o indicador
de desempenho ser total de despesas, o qual pode ser calculado da seguinte
forma:
Total de Despesas = Despesas
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mltipla escolha, com perguntas simples e de rpida resoluo, para que o mesmo
no perca tempo com as respostas.
A anlise desse ndice dever ser constante. Conforme as informaes forem
inseridas no banco de dados, o indicador deve ser atualizado. Caso esse indicador
apresente problemas, uma das medidas para a melhora dele seria a modificao
das questes do formulrio, podendo direcionar o cliente a mostrar onde est o
problema.
63
empresa, obtendo uma viso das informaes para a tomada de deciso foi
atendido quando foram explicados os sistemas de informao existentes na
organizao, assim como os relatrios existentes para tomada de deciso;
64
de que este sistema serve somente para esta empresa especfica, apresentando as
caractersticas de ser uma empresa do setor supermercadista, de pequeno para
mdio porte, familiar e com um sistema de gesto em operao. Outro ponto
importante a falta de documentao dos processos. Grande parte das operaes
realizadas na empresa no tem nenhum registro, tornando difcil a implantao de
um sistema de BI. Uma outra limitao em relao aos usurios, visto que no tem
um conhecimento do sistema como uma ferramenta de auxilio gesto, e sim um
meio de realizar as vendas e estar de acordo com a legislao.
As sugestes de continuidade do trabalho podem ser seguidas em duas linhas:
internas e externas. Para uma continuidade interna, esse sistema de BI pode ser
ainda mais abrangente, sendo incorporado por toda a organizao, unificando
processos e tornando o controle mais eficiente, aumentando a rentabilidade. Para a
continuidade externa, na academia, esse projeto pode ser estendido para outros
setores da sociedade, ajudando outras organizaes a analisarem o comportamento
do negcio e tomarem decises de um modo mais acertado.
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REFERNCIAS
Sistemas de Informaes
66
TRIVIOS, A. N. S. Introduo Pesquisa em Cincias Sociais: a
Pesquisa Qualitativa em Educao. So Paulo: Atlas, 1997.
THIOLLENT, M. Pesquisa-ao nas Organizaes. So Paulo: Ed. Atlas,
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TURBAN, E.; MCLEAN, E.; WETHERBE, J. Tecnologia da Informao
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Alegre: Bookman, 2004.
TURBAN, Efraim; SHARDA, Ramesh; ARONSON, Jay E.; KING, David.
Business Intelligence - Um Enfoque Gerencial para a Inteligncia do Negcio.
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WILLIAMS, S., and WILLIAMS, N.. The Business Value of Business
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YIN, Robert K.. Estudo de caso: planejamento e mtodos. 3. ed. Porto
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