Anda di halaman 1dari 30

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS
PENYELENGGARAAN SPIP
SUB UNSUR
OTORISASI ATAS TRANSAKSI DAN
KEJADIAN YANG PENTING
(3.7)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009
TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern


Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan
Keuangan

dan

Pembangunan

(BPKP)

sesuai

dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang


Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Pembinaan ini
dimaksudkan untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem
pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/
pimpinan

lembaga,

gubernur,

dan

bupati/walikota

sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing.


Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi :
1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
2. sosialisasi SPIP;
3. pendidikan dan pelatihan SPIP;
4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan
unsur-unsur SPIP yaitu:
1. lingkungan pengendalian;
2. penilaian risiko;
3. kegiatan pengendalian;
4. informasi dan komunikasi; dan
5. pemantauan pengendalian intern.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,


BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan
SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa
saja yang harus dibangun dan dilaksanakan dalam rangka
penyelenggaraan SPIP. Lebih lanjut pedoman teknis tersebut
dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masingmasing sub unsur pengendalian yang memberi petunjuk teknis
mengenai bagaimana langkah-langkah harus dilaksanakan dalam
menjalankan sub unsur SPIP.
Pedoman ini dimaksudkan untuk dijadikan pedoman teknis
penyelenggaraan sub unsur Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian
yang Penting pada unsur Kegiatan Pengendalian. Pedoman ini
disusun dengan tujuan agar tersedia standar acuan yang memberi
arah

bagi

instansi

pemerintah

pusat

dan

daerah

dalam

menyelenggarakan sistem pengendalian intern pada sub unsur


Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting.

Pedoman

teknis ini juga dimaksudkan sebagai acuan bagi instansi pemerintah


untuk menciptakan atau membangun infrastruktur yang harus ada
dalam penerapan sub unsur dimaksud. Dalam penerapannya,
pedoman ini dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing
instansi, yang dapat meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas
instansi tersebut.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

ii

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,


masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat
diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009


Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

iii

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR

................................................................

DAFTAR ISI ...............................................................................

iv

BAB I

BAB II

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................

B. Sistematika Pedoman .............................................

GAMBARAN UMUM
A. Pengertian ...............................................................

B. Tujuan dan Manfaat .................................................

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ..................

D. Parameter Penerapan .............................................

BAB III LANGKAH PENERAPAN SUB UNSUR OTORISASI


ATAS TRANSAKSI DAN YANG PENTING
A. Tahap Persiapan .......................................................

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 14


C. Tahap Pelaporan....................................................... 17
BAB IV PENUTUP

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

iv

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Instansi

pemerintah

harus

menetapkan

kebijakan-

kebijakan dan prosedur-prosedur untuk meminimalkan risiko,


sehingga membantu memberi keyakinan yang memadai
bahwa telah diterapkan kegiatan pengendalian yang relevan
dan

tepat untuk meminimalkan risiko. Salah satu kategori

yang merupakan sub unsur kegiatan pengendalian adalah


otorisasi atas transaksi dan kejadian penting.
Guna mencegah berbagai risiko yang mungkin timbul dari
pelaksanaan transaksi atau kejadian penting, harus dilakukan
otorisasi sehingga hanya transaksi dan kejadian yang valid
yang

dijalankan

sesuai

kehendak

manajemen.

Seluruh

transaksi dan kejadian penting yang terjadi harus mendapat


persetujuan

dari

pejabat

yang

memiliki

kewenangan.

Di samping menandakan keabsahan dokumen, persetujuan


pejabat tersebut menandakan bahwa transaksi yang terjadi
benar-benar terkait dengan hak dan kewajiban instansi yang
bersangkutan.
Pedoman ini bertujuan untuk memberikan acuan teknis
dalam mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan
prosedur terkait otorisasi atas transaksi dan kejadian yang
penting

pada instansi pemerintah. Penerapan pedoman ini

hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing


instansi,

baik

pemerintah

pusat

maupun

pemerintah

provinsi/kabupaten/kota sesuai dengan fungsi, sifat, tujuan


dan kompleksitasnya.
3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

B. Sistematika Pedoman
Sistematika penyajian Pedoman Teknis Otorisasi atas
Transaksi dan Kejadian yang Penting adalah sebagai berikut :
Bab I

Pendahuluan
Bab ini menguraikan latar belakang perlunya
pedoman ini dan sistematika pedoman.

Bab II

Gambaran Umum
Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan,
parameter penerapan, serta peraturan terkait.

Bab III

Langkah-Langkah Penyelenggaraan
Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu
dilaksanakan dalam menyelenggarakan subunsur
otorisasi atas transaksi dan kejadian yang
penting,

terdiri

dari

tahap

persiapan,

pelaksanaan, dan pelaporan.


Bab IV

Penutup
Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal
penting yang perlu diperhatikan kembali dan
penjelasan atas penggunaan pedoman ini.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

BAB II
GAMBARAN UMUM

A. Pengertian
Kegiatan

pengendalian

merupakan

kebijakan

dan

prosedur yang disusun untuk memberikan keyakinan bahwa


petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan.
Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa
tindakan

yang

diperlukan

telah

dilaksanakan

untuk

mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Untuk itu,


kegiatan pengendalian harus dikembangkan pada kegiatan
pokok instansi pemerintah dan didasarkan pada hasil
penilaian risiko yang telah dilakukan. Hal ini juga berlaku bagi
otorisasi sebagai salah satu sub unsur dari kegiatan
pengendalian. Kebijakan dan prosedur terkait otorisasi harus
dikembangkan atas kejadian dan transaksi penting dalam
instansi pemerintah.
Otorisasi adalah pelaksanaan kewenangan oleh pejabat
tertentu di lingkungan pemerintah untuk mengizinkan atau
tidak mengizinkan suatu tindakan di dalam lingkungan
birokrasi pemerintah yang berakibat pada perubahan, baik
yang secara hukum mengikat maupun yang tidak mengikat
instansi pemerintah tersebut. Hal ini memberi makna bahwa
otorisasi

hanya

berwenang

dan

dapat

dikeluarkan

dikeluarkan

dalam

oleh

pejabat

bentuk

yang

dokumen

persetujuan, serta memiliki dampak bagi transaksi maupun


pelaku transaksi itu sendiri.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

Otorisasi pada prinsipnya dimaksudkan untuk meyakini


hanya transaksi dan kejadian sah yang dijalankan sesuai
dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen. Mengotorisasi
dan menjalankan transaksi atau kejadian penting hanya boleh
dilakukan

oleh

pegawai

yang

ditunjuk

dalam

lingkup

kewenangannya.
Prosedur otorisasi harus didokumentasikan dan secara
jelas

dikomunikasikan

Prosedur

otorisasi

kepada

harus

pimpinan

meliputi

kondisi

dan

pegawai.

khusus

dan

persyaratan yang menjadi dasar otorisasi dibuat. Mengikuti


ketentuan otorisasi berarti pegawai bertindak sesuai dengan
arahan dan dalam batasan yang ditetapkan oleh manajemen.
Otorisasi yang secara spesifik memuat kondisi dan
syarat

otorisasi

dikomunikasikan

secara

jelas

kepada

pimpinan dan pegawai instansi pemerintah, dan adanya


persyaratan otorisasi yang sejalan dengan arahan dan dalam
batasan yang ditetapkan oleh ketentuan peraturan perundangundangan dan ketentuan pimpinan instansi pemerintah.
Terdapat dua jenis otorisasi yang umumnya dilakukan
dalam instansi pemerintah, yaitu:
a. Otorisasi umum, yaitu otorisasi yang bersifat menyeluruh
yang

diterapkan

pada

tatanan

organisasi

dimana

manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk diikuti.


b. Otorisasi khusus, yaitu otorisasi yang berhubungan
dengan transaksi individual yang bersifat lebih spesifik.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

Oleh karena itu, kebijakan dan prosedur yang dibangun


juga harus disesuaikan dengan lingkup otorisasi yang dicakup.
Pada tingkatan otorisasi umum yang mencakup tatanan
seluruh organisasi, kebijakan dan prosedur otorisasi bersifat
umum. Setiap instansi pemerintah memiliki kebijakan dan
prosedur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting
yang bersifat umum dan khusus bergantung pada karakteristik
dan sifat barang/jasa yang dihasilkan.
Transaksi dan kejadian yang penting dalam instansi
pemerintah terkait dengan pengelolaan keuangan negara
adalah kejadian yang timbul dalam penyelenggaraan tugas
dan fungsi instansi pemerintah yang berdampak pada
penerimaan
(APBN/APBD).

dan

pengeluaran

Transaksi

dan

keuangan

kejadian

yang

negara
penting

dimaksud, terutama terdapat antara lain dalam pengelolaan


SDM, pengelolaan uang dan barang/jasa, serta pengelolaan
utang/piutang. Contoh kejadian penting adalah:
a. Penggantian manajemen pemerintahan selama tahun
berjalan;
b. Kesalahan manajemen terdahulu yang telah dikoreksi oleh
manajemen baru;
c. Komitmen atau kontinjensi yang tidak dapat disajikan pada
neraca;
d. Penggabungan atau pemekaran entitas tahun berjalan;
e. Kejadian yang mempunyai dampak sosial, misalnya adanya
pemogokan yang harus ditanggulangi pemerintah.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

B. Tujuan dan Manfaat


1. Tujuan
Tujuan

dari

penerapan

subunsur

otorisasi

atas

transaksi dan kejadian yang penting adalah:


a. terimplementasikannya prinsip bahwa pimpinan instansi
pemerintah menetapkan dan mengomunikasikan syarat
dan ketentuan otorisasi kepada pegawai;
b. terwujudnya pengendalian yang dapat memberikan
keyakinan bahwa hanya transaksi dan kejadian yang
valid yang diproses dan dientri;
c. terwujudnya pengendalian yang dapat memberikan
keyakinan bahwa transaksi dan kejadian signifikan yang
dientri

adalah

hanya

yang

telah

diotorisasi

dan

dilaksanakan hanya oleh pegawai, sesuai dengan


lingkup otoritasnya.
2. Manfaat
Manfaat yang dapat diperoleh organisasi dengan
menerapkan subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian
yang penting adalah :
a. Adanya tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan;
b. Adanya pengendalian atas aktivitas-aktivitas;
c. Tidak terjadinya duplikasi tugas dan dokumen;
d. Adanya wewenang untuk melakukan pekerjaan;
e. Tidak terjadinya pemborosan yang dilakukan;
f. Adanya instruksi yang jelas; dan
g. Adanya upaya dukungan dalam penjagaan mutu produk
dan layanan.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait


1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara.
2. Undang-Undang

Nomor

Tahun

2004

tentang

Perbendaharaan Negara.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang
Pengelolaan Keuangan Daerah.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang
Standar Akuntansi Pemerintahan.
D. Parameter Penerapan
Penerapan otorisasi atas transaksi dan kejadian yang
penting terlihat dari adanya parameter sebagai berikut :
1) Terdapat

pengendalian

untuk

memberikan

keyakinan

bahwa hanya transaksi dan kejadian yang valid diproses


dan dientri, sesuai dengan keputusan dan arahan pimpinan
instansi pemerintah.
2) Terdapat pengendalian untuk memastikan bahwa hanya
transaksi dan kejadian signifikan yang dientri adalah yang
telah diotorisasi dan dilaksanakan hanya oleh pegawai
sesuai dengan lingkup otoritasnya.
3) Otorisasi yang secara spesifik memuat kondisi dan syarat
otorisasi dikomunikasikan secara jelas kepada pimpinan
dan pegawai instansi pemerintah.
4) Terdapat persyaratan otorisasi yang sejalan dengan arahan
dan dalam batasan yang ditetapkan oleh ketentuan
peraturan perundang-undangan dan ketentuan pimpinan
instansi pemerintah.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

BAB III
LANGKAH PENERAPAN
SUB UNSUR OTORISASI ATAS TRANSAKSI
DAN KEJADIAN YANG PENTING

Penerapan subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang


penting pada dasarnya ditandai dengan adanya suatu kebijakan dan
prosedur tentang tingkatan otorisasi. Pentingnya kebijakan dan
prosedur

ini

harus

dipahami

oleh

seluruh

personil

dan

terimplementasi secara efektif dalam instansi pemerintah.


Dalam bab ini, penerapan tersebut dikelompokkan dalam
tiga tahap utama, yaitu:
1. Tahap persiapan, merupakan penerapan yang ditujukan untuk
memberikan pemahaman yang lebih baik atau kesadaran, serta
pemetaan kebutuhan penerapan SPIP.
2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil
pemetaan, yang meliputi tahap pembangunan infrastruktur,
internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan.
3. Tahap

pelaporan,

merupakan

tahap

pelaporan

kegiatan

penyelenggaraan SPIP
Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya
dapat

dilakukan

secara

bersamaan

dengan

pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/ subunsur lainnya. Langkah-langkah nyata


dalam tiap tahapan implementasi dan beberapa contoh akan
diuraikan pada bagian berikut ini.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

A. Tahap Persiapan
Tahap persiapan merupakan tahap awal dalam penerapan
SPIP, yang berisikan berbagai kegiatan untuk mempersiapkan
penyelenggaraan SPIP yang lebih terarah dan efektif. Kegiatan
pada tahap ini adalah sebagai berikut:
1. Penyiapan Peraturan, Rencana Kegiatan, dan SDM
Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan
pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian
atau lembaga (K/L) dan pemerintah daerah (Pemda).
Berdasarkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP,
selanjutnya

instansi

pemerintah

membuat

rencana

penyelenggaraan, yang antara lain memuat:


a. jadwal pelaksanaan kegiatan;
b. waktu yang dibutuhkan;
c. dana yang dibutuhkan; dan
d. pihak-pihak yang terlibat.
Berdasarkan peraturan tersebut, selanjutnya instansi
pemerintah membentuk Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP
(disingkat Satgas SPIP), yang diberi tugas untuk mengawal
pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapan
kebijakan,

serta

praktik

pendelegasian

wewenang

dan

tanggung jawab yang tepat. Satgas SPIP harus dipilih


di

antara

pegawai

yang

kompeten

dan

memahami

pengendalian intern serta risiko kegiatan instansi. Untuk itu,


anggota Satgas SPIP terlebih dahulu diberi pelatihan tentang
SPIP, khususnya subunsur terkait, agar dapat melaksanakan
tugas dengan baik.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

10

2. Pemahaman (Knowing)
Tahap pemahaman merupakan langkah membangun
pemahaman yang sama tentang otorisasi atas transaksi dan
kejadian yang penting. Tahap ini bertujuan untuk membangun
kesadaran (awareness building), yang meliputi segala usaha
untuk

membangun kesadaran dan keyakinan terhadap

pentingnya kejelasan otorisasi atas suatu transaksi dan


kewenangan yang dimiliki pejabat dan seluruh pegawai
instansi pemerintah, sesuai dengan jenjang kepentingannya
dalam suatu organisasi setelah diidentifikasinya risiko yang
terkait dengan kegiatan otorisasi tersebut.
Memberikan pemahaman secara mendalam kepada
seluruh personil mengenai konsep otorisasi, serta fungsinya
sebagai

salah

satu

subunsur

dalam

unsur

kegiatan

pengendalian sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60


Tahun 2008. Langkah pengomunikasian pentingnya otorisasi
atas transaksi dan kejadian yang penting dapat dilakukan
melalui sosialisasi awal, baik secara terpisah atau bersamaan
dengan sosialisasi sub unsur SPIP lainnya.
PP SPIP juga mensyaratkan instansi pemerintah untuk
meyakinkan diri bahwa otorisasi yang secara spesifik memuat
kondisi dan syarat otorisasi telah dikomunikasikan secara jelas
kepada pimpinan dan pegawai instansi pemerintah. Untuk
memenuhi

hal

tersebut,

instansi

pemerintah

dapat

memberikan pemahaman dengan beberapa pendekatan


kegiatan antara lain:

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

11

a. Sosialisasi tentang pentingnya pengamanan transaksi dan


kejadian yang penting, melalui proses otorisasi serta kondisi
dan syarat otorisasi. Sosialisasi dapat dilakukan melalui
media komunikasi seperti ceramah, diskusi, seminar, rapat
kerja, dan fokus grup.
b. Website, media ini memiliki cakupan yang lebih luas, dengan
tujuan

transparansi

kepada

pemangku

kepentingan.

Pemuatan pedoman dan kebijakan otorisasi dalam website


instansi

pemerintah

merupakan

bagian

dari

proses

membangun kesadaran akan pentingnya otorisasi atas


transaksi dan kejadian yang penting.
c. Akses

ke

jaringan,

misalnya

dengan

menggunakan

password yang harus dijawab dengan benar oleh pegawai,


sebelum masuk ke dalam jaringan sebagai alat bantu
melaksanakan prosedur otorisasi.
Pemilihan media tersebut harus disesuaikan dengan
kebutuhan, misalnya tidak semua kebijakan terkait otorisasi
perlu diketahui oleh pihak lain secara luas. Jika informasi
tersebut hanya untuk diketahui oleh pihak internal, tidak perlu
menggunakan website, tetapi cukup menggunakan jaringan
internal instansi.
3. Pemetaan (Mapping)
Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, baik di level
pimpinan maupun setiap pegawai terhadap otorisasi yang
tepat, maka perlu dilakukan pemetaan atas keberadaan
kebijakan dan prosedur sehubungan dengan otorisasi atas
kejadian dan transaksi penting yang tepat. Selain pemetaan
atas keberadaan kebijakan dan prosedur, pada tahap ini juga
3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

12

dilakukan pemetaan atas penerapan dari kebijakan dan


prosedur tersebut. Melalui pemetaan ini akan diketahui kondisi
yang ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau
diperbaiki (area of improvement) guna membangun SPIP yang
memadai.
Pemetaan terhadap subunsur otorisasi atas transaksi
dan kejadian yang penting dilakukan untuk memotret hal-hal
sebagai berikut:
a. Subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang
penting telah didukung oleh peraturan dan juga kebijakan
yang ada di instansi pemerintah masing-masing antara lain:
1) Kebijakan tentang kewenangan pemberian otorisasi atas
transaksi dengan jumlah tertentu.
2) Kebijakan

tentang

kewenangan

untuk

pemberian

otorisasi atas kejadian yang penting.


3) Kebijakan tentang batasan transaksi dan kejadian
penting yang dapat dientri.
b. Peraturan/kebijakan yang ada dimaksud telah sesuai
dengan dengan ketentuan sebagaimana diuraikan dalam
Bab 2 point C.
c. Subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang
penting telah memiliki standard operating procedure (SOP)
atau pedoman antara lain:
1) Pedoman tentang pelaksanaan otorisasi atas transaksi
dengan jumlah tertentu.
2) Pedoman mengentri transaksi atau kejadian penting
yang telah diotorisasi.
3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

13

3) Pedoman pertanggungjawaban pelaksanaan otorisasi


atas transaksi dengan jumlah tertentu.
4) SOP atau pedoman tentang subunsur otorisasi atas
transaksi dan kejadian yang penting dimaksud di atas
telah sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang ada,
misalnya pedoman tentang pelaksanaan otorisasi atas
transaksi dengan jumlah tertentu telah sesuai dengan
kebijakan tentang kewenangan pemberian otorisasi
dengan jumlah tertentu.
5) Kegiatan pelaksanaan otorisasi atas transaksi dengan
jumlah tertentu telah dilaksanakan sesuai dengan SOP
atau

pedoman

dimaksud,

misalnya

pelaksanaan

otorisasi atas transaksi dengan jumlah tertentu telah


dilaksanakan oleh personil yang memiliki kewenangan
tersebut atau pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan
kewenangan tersebut.
B. Tahap Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga kegiatan besar, yaitu:
membangun

infrastruktur

(kebijakan

pedoman)

berdasarkan

hasil

dan

prosedur,

pemetaan,

serta

kemudian

menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah


dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi
atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan dan
perbaikan terus menerus terhadap otorisasi yang baik agar
sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

14

1. Membangun Infrastruktur (Norming)


Pembangunan infrastruktur dilakukan setelah tahap
pemetaan. Pembangunan infrastruktur

dilaksanakan melalui

penyusunan kebijakan dan prosedur sesuai dengan hasil


identifikasi

risiko.

Dengan

mempertimbangkan

tujuan

pengendalian dan area risiko, maka kebijakan dan prosedur


yang diperlukan dalam membangun kegiatan pengendalian
subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting
antara lain :
a. Kebijakan dan prosedur tentang kewenangan otorisasi atas
transaksi dan kejadian penting mencakup otorisasi umum
dan otorisasi khusus.
b. Kebijakan dan prosedur tentang akses atas transaksi dan
kejadian yang penting.
c. Kebijakan dan prosedur tentang proses penyebaran
kewenangan otorisasi umum dan khusus kepada seluruh
pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan.
d. Kebijakan

dan

prosedur

tentang

dokumentasi

atas

transaksi dan kejadian penting yang divalidasi.


2. Internalisasi (Forming)
Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk menjadikan
infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari yang akan tercermin dalam penyelesaian pekerjaan dan
pengambilan keputusan dalam instansi pemerintah.
Langkah-langkah internalisasi yang perlu dilakukan
adalah sebagai berikut:

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

15

a. Mengadakan sosialisasi untuk membangun kesadaran agar


kebijakan dan prosedur yang sudah dibangun dapat
terimplementasi sebagaimana mestinya.
b. Memberikan pengarahan secara rutin tentang pentingnya
otorisasi atas transaksi sebelum diproses dan dientri.
c. Membahas dalam rapat-rapat rutin tentang pelaksanaan
otorisasi atas transaksi dan kejadian penting.
d. Melaksanakan

kebijakan

dan

prosedur

yang

sudah

dibangun dalam kegiatan operasional dan pengambilan


keputusan sehari-hari.
3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Pengembangan berkelanjutan dilakukan untuk memantau
penerapan kebijakan dan prosedur terkait otorisasi atas
transaksi dan kejadian yang

penting, serta melakukan

penyempurnaan kebijakan dan prosedur terkait dalam hal


diperlukan. Bentuk kegiatan pengembangan berkelanjutan
terkait otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting
antara lain berupa:
a. Pemantauan
Pemantauan dilakukan untuk mendapatkan umpan balik
(feedback) atas penerapan kebijakan dan prosedur otorisasi
atas transaksi dan kejadian yang penting.
b. Evaluasi berkala
Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh dari
pemantauan yang telah dilakukan, dengan mengacu pada
ketentuan/peraturan yang berlaku pada instansi pemerintah,
serta dilakukan perbaikan secara terus menerus, khususnya
apabila tujuan dari penerapan kebijakan dan prosedur
otorisasi

atas

transaksi

dan

kejadian

yang

penting

belum/tidak tercapai.
3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

16

Langkah-langkah

yang

harus

dilakukan

dalam

pengembangan berkelanjutan antara lain:


a. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan pemantauan
dan

evaluasi

perlu

didokumentasikan

agar

mudah

dilakukan dalam penelusuran kembali.


b. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau
atau memiliki mekanisme pemantauan (built-in monitoring).
c. Dilakukan

evaluasi/assessment

terhadap

efektivitas

penerapan SPI secara berkala.


Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diperoleh areaarea yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk
mengembangkan dan meningkatkan sistem secara lebih lanjut.
C. Tahap Pelaporan
Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan
penyelenggaraan

subunsur

perlu

didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang


tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan
penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:
1. Pelaksanaan kegiatan:
a. Pemahaman,

yang

mencakup

kegiatan

sosialisasi

(ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup)


mengenai pentingnya penerapan otorisasi atas transaksi
dan kejadian yang penting yang efektif;
b. Hasil

pemetaan

infrastruktur

dan

penerapan,

yang

mencakup:

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

17

1) Pentingnya penerapan otorisasi atas transaksi dan


kejadian yang penting yang efektif menurut persepsi
pegawai dan bagaimana penerapannya;
2) Persiapan

penyusunan

kebijakan,

pedoman,

serta

mekanisme otorisasi atas transaksi dan kejadian yang


penting yang efektif;
3) Masukan

atas

rencana

tindak

yang

tepat

untuk

internalisasi penerapan otorisasi atas transaksi dan


kejadian yang penting yang efektif
c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang mencakup :
1) Penyusunan kebijakan, pedoman, serta mekanisme
otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting.
2) Kebijakan, pedoman, serta mekanisme atas penyediaan
dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana otorisasi
atas transaksi dan kejadian yang penting
d. Penerapan sistem pengendalian intern dalam kegiatan
otorisasi

atas

transaksi

dan

kejadian

yang

penting

di lingkungan instansi pemerintah masing-masing. Melalui


proses internalisasi, kegiatan validasi atas suatu transaksi
sudah menjadi kebiasaan yang dilaksanakan secara
berjenjang, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki
pegawai tersebut.
e. Pengembangan berkelanjutan, yang mencakup kegiatan
pemantauan, usaha meningkatkan kualitas otorisasi atas
transaksi dan kejadian yang penting, baik kepada internal
dan eksternal yang efektif, serta usaha meningkatkan
kualitas sarana komunikasi.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

18

2. Hambatan kegiatan
Apabila ditemukan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan
otorisasi

atas

transaksi

dan

kejadian

penting

yang

menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut,


agar

dijelaskan

penyebab

atau

akar

permasalahannya.

Hambatan kegiatan antara lain dapat disebabkan oleh personil


atau kebijakan dan prosedur yang kurang tepat.
3. Saran
Saran

diberikan

berkaitan

dengan

adanya

hambatan

pelaksanaan kegiatan otorisasi atas transaksi dan kejadian


penting dan dicarikan saran pemecahan masalah untuk tidak
berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian
tujuan. Saran yang diberikan agar yang realistis dan benarbenar dapat dilaksanakan, misalnya saran terkait dengan
penyempurnaan prosedur entri transaksi yang sudah diotorisasi.
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan
atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode
sebelumnya.
Dokumentasi
penyusunan

ini

laporan

merupakan
berkala

bahan

dan

dukungan

tahunan

bagi

(penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum


Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi
tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan
kepada

pimpinan

instansi

pemerintah

sebagai

bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP


di instansi pemerintah yang bersangkutan.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

19

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

20

BAB IV
PENUTUP
Kegiatan pengendalian yang berkaitan dengan otorisasi atas
transaksi dan kejadian yang penting dibangun oleh instansi
pemerintah sesuai dengan hasil penilaian risiko yang dilakukan.
Dari hasil penilaian risiko yang dilakukan, diperoleh gambaran
area risiko yang perlu dibangun pengendaliannya. Oleh karena itu,
perlu dibangun

pemahaman bersama melalui sosialisasi dengan

media yang ada tentang pentingnya otorisasi atas transaksi dan


kejadian yang penting. Selanjutnya, dilakukan pemetaan guna
mengetahui kebijakan dan prosedur otorisasi yang belum ada dan
yang sudah ada tetapi masih harus disempurnakan dibandingkan
dengan yang seharusnya tersedia, sehingga diperoleh gambaran
kebijakan dan prosedur yang perlu disempurnakan ataupun
dibangun untuk meminimalisasi area risiko.
Pembangunan infrastruktur dan untuk pelaksanaan dan
penerapannya menjadi komitmen bersama instansi pemerintah dan
dilaksanakan

dengan konsisten, yaitu melalui kebijakan dan

prosedur, sedangkan pengembangan berkelanjutan merupakan


langkah agar penerapan kebijakan dan prosedur otorisasi termonitor
secara kontinu, sehingga setiap kelemahan dapat dirumuskan
rencana tindak yang tepat.
Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan dalam
menciptakan dan melaksanakan sistem pengendalian intern,
khususnya pada unsur kegiatan pengendalian dengan sub unsur
otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting di lingkungan
instansi pemerintah.
3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

21

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan


mendasar minimal yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi
pemerintah, namun tidak mengatur secara spesifik bagi instansi
tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan
lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil sesuai dengan
kebutuhan

organisasi,

dengan

tetap

mengacu

dan

tidak

bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.


Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik sistem
pengendalian intern, pedoman ini perlu dan akan disesuaikan
secara terus menerus.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

22