Anda di halaman 1dari 30

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS
PENYELENGGARAAN SPIP
SUB UNSUR
PENCATATAN YANG AKURAT DAN TEPAT
WAKTU ATAS TRANSAKSI DAN KEJADIAN
(3.8)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009
TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern


Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan
Keuangan

dan

Pembangunan

(BPKP),

sesuai

dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang


Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan
salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas
sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/
pimpinan

lembaga,

gubernur,

dan

bupati/walikota

sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing.


Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:
1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
2. sosialisasi SPIP;
3. pendidikan dan pelatihan SPIP;
4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan
unsur-unsur SPIP, yaitu:
1. lingkungan pengendalian;
2. penilaian risiko;
3. kegiatan pengendalian;
4. informasi dan komunikasi; dan
5. pemantauan pengendalian intern.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,


BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan
SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa
saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka
penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan
ke

dalam

pedoman

teknis

penyelenggaraan

masing-masing

subunsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan


acuan

langkah-langkah

yang

perlu

dilaksanakan

dalam

penyelenggaraan subunsur SPIP.


Pedoman

Teknis

Penyelenggaraan

SPIP

Subunsur

Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan


Kejadian pada unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan
yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah
dalam

menyelenggarakan

subunsur

tersebut,

dan

dapat

disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang


meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.
Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat
diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009


Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

ii

DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR .................................................................

DAFTAR ISI ...............................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ..........................................................

B. Sistematika Pedoman ...............................................

BAB II GAMBARAN UMUM


A. Pengertian .................................................................

B. Tujuan dan Manfaat ..................................................

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ..................

D. Parameter Penerapan ..............................................

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN


A. Tahap Persiapan ....................................................... 11
B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 15
C. Tahap Pelaporan ...................................................... 18

BAB IV PENUTUP

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

iii

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

iv

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan-kebijakan
dan prosedur-prosedur untuk meminimalkan risiko, sehingga
membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa

telah

diterapkan kegiatan pengendalian yang relevan dan tepat untuk


meminimalkan risiko. Guna mencegah dan mendeteksi berbagai
penyimpangan yang mungkin timbul dari pelaksanaan transaksi
atau kejadian, harus dilakukan pencatatan yang akurat dan tepat
waktu.
Pencatatan yang akurat dan tepat waktu akan membantu
memastikan tercapainya tujuan instansi pemerintah karena akan:
(a) mampu mengurangi peluang bagi petugas terkait untuk
memanipulasi transaksi; (b) memastikan bahwa transaksi telah
diklasifikasikan dengan tepat; dan (c) memastikan ketepatan
waktu

pencatatan

transaksi.

Dengan

dilaksanakannya

pencatatan yang akurat dan tepat waktu, instansi pemerintah


akan memperoleh manfaat berupa peningkatan nilai manfaat
informasi atas transaksi.
Oleh

karena

itu,

kebijakan

dan

prosedur

harus

dikembangkan guna memberikan arah dan memastikan bahwa


kegiatan pencatatan telah dilakukan secara akurat dan tepat
waktu.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

Pedoman ini merupakan jabaran lebih rinci dari Pedoman


Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman ini bertujuan
untuk memberikan acuan teknis dalam mengembangkan dan
melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait pencatatan
transaksi dan kejadian yang penting pada instansi pemerintah.
Penerapan

pedoman

ini

hendaknya

disesuaikan

dengan

karakteristik masing-masing instansi, baik pemerintah pusat


maupun pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sesuai dengan
fungsi, sifat, tujuan dan kompleksitasnya.
B. Sistematika Pedoman
Sistematika penyajian pedoman teknis penyelenggaraan
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan
Kejadian ini, sebagai berikut:
Bab I

PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman,
tujuan, dan ruang lingkup, serta sistematika pedoman.

Bab II GAMBARAN UMUM


Bab ini menguraikan pengertian, tujuan dan manfaat,
peraturan perundang-undangan terkait, serta parameter
penerapan.
Bab III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN
Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu
dilaksanakan
Pencatatan
Transaksi

dalam
yang

dan

menyelenggarakan

Akurat

Kejadian,

dan
yang

Tepat
terdiri

sub

unsur

Waktu

atas

dari

tahap

persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.


3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting
yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas
penggunaan pedoman ini.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

BAB II
GAMBARAN UMUM

A. Pengertian
Kegiatan pengendalian intern, merupakan kebijakan dan
prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya
arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko
yang

telah

Pengalaman

diidentifikasi
empiris

di

selama

proses

lapangan,

penilaian

menunjukkan

risiko.
bahwa

terjadinya penyimpangan, kecurangan, atau bahkan korupsi,


salah satu penyebabnya adalah adanya penundaan pencatatan
atas transaksi dan kejadian. Terlebih lagi, jika penundaan
pencatatan dilakukan dalam waktu yang cukup lama akan
menimbulkan peluang yang lebih besar terjadinya manipulasi
transaksi/kejadian,

yang

pada

gilirannya

akan

dapat

menimbulkan kerugian keuangan negara/daerah.


Menurut

Kamus

Besar

Bahasa

Indonesia,

transaksi

diartikan sebagai persetujuan jual beli (perdagangan) antara dua


pihak. Transaksi bisa juga diartikan pelunasan (pemberesan)
pembayaran (seperti di bank), sedangkan

kejadian dapat

diartikan sebagai suatu peristiwa yang benar-benar terjadi.


Adapun akurat berarti teliti, seksama, cermat, tepat benar.
Pencatatan transaksi

dikatakan akurat

apabila

telah

diklasifikasikan dengan layak dan dikelompokkan dengan benar.


Pengklasifikasian

secara

layak

dan

pencatatan

telah

dilaksanakan atas keseluruhan siklus transaksi/kejadian yang


meliputi otorisasi, inisiasi, pemrosesan, dan pengklasifikasian
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

dalam catatan ringkas. Pengklasifikasian yang layak atas setiap


transaksi dan kejadian mencakup pengorganisasian yang baik
atas dokumen asli, catatan-catatan ringkas dan dokumen lain
yang mendukung penyusunan laporan.
Oleh karena itu, harus ada standar pengelompokan data
kode atau bagan perkiraan standar. Bagan Perkiraan Standar
adalah daftar perkiraan buku besar yang ditetapkan dan disusun
secara sistematis untuk memudahkan perencanaan, pelaporan
anggaran, pembukuan, dan pelaporan keuangan pemerintah.
Pencatatan dikatakan tepat waktu apabila transaksi/
kejadian segera dicatat sehingga tetap terjaga relevansi nilainilai serta kegunaannya bagi manajemen dalam mengendalikan
operasi dan mengambil keputusan
Adapun lingkup Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu
atas Transaksi dan Kejadian, meliputi:
a. Transaksi

dan

kejadian

yang

menyangkut

akuntansi

keuangan;
b. Transaksi dan kejadian yang menyangkut akuntansi dan
pengelolaan barang milik Negara; dan
c. Transaksi dan kejadian operasional lainnya.
Pengertian dari pencatatan yang akurat dan tepat waktu
atas seluruh kejadian dan transaksi adalah pencatatan yang
memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
a. Pencatatan yang didukung dengan bukti-bukti yang valid,
andal, dan relevan;
b. Pencatatan yang lengkap dan terhindar dari kesalahan
penulisan, misalnya besaran jumlah, nilai, tanggal, dan
sebagainya;
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

c. Pencatatan

yang

dalam

proses

menaati/mengikuti sistem-prosedur

pelaksanaannya

pencatatan yang telah

ditetapkan.
Transaksi dan kejadian harus diklasifikasikan dengan tepat
dan segera dicatat sehingga terjaga relevansinya, bernilai, dan
berguna bagi manajemen dalam mengendalikan operasi dan
mengambil keputusan. Seluruh transaksi dan kejadian harus
dicatat dan dilaporkan dengan benar dan tepat waktu, yaitu
dilakukan pencatatan segera setelah transaksi terjadi. Hal ini
sangat penting karena penundaan pencatatan, apalagi dalam
waktu yang cukup lama, akan menimbulkan peluang yang lebih
besar bagi petugas terkait untuk memanipulasi transaksi
tersebut. Pengendalian yang efektif atas ketepatan waktu
pencatatan transaksi perlu dilakukan, antara lain melalui
pengecekan secara mendadak di lapangan. Kegiatan inspeksi
mendadak

ini

dilakukan

dalam

rangka

pengawasan/

pengendalian untuk tujuan preventif, detektif, dan korektif.


Untuk kelancaran dan efektivitas penyelenggaraan kegiatan
pengendalian melalui pencatatan yang akurat dan tepat waktu
tersebut, perlu dituangkan dalam bentuk kebijakan pimpinan
secara tertulis, yang dilengkapi uraian prosedur yang harus
dilaksanakan.
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan
Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian adalah untuk
menjamin tersedianya informasi yang relevan dan terpercaya
untuk pengambilan keputusan.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

Manfaat penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat


waktu atas transaksi dan kejadian, adalah:
a. Terciptanya klasifikasi dan pencatatan yang tepat untuk
seluruh siklus transaksi atau kejadian, yang mencakup
otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir
dalam pencatatan ikhtisar.
b. Terlaksananya pencatatan atas transaksi dan kejadian yang
diklasifikasi dengan tepat dan dicatat

dengan segera

sehingga tetap relevan, bernilai, dan berguna bagi jajaran


pimpinan dalam mengendalikan kegiatan dan mengambil
keputusan.
c. Adanya pengendalian melalui verifikasi yang tepat atas
transaksi dan kejadian, mencakup organisasi dan informasi
pada dokumen sumber, serta pencatatan ikhtisar sebagai
pelaporan.
d. Tersedianya data/informasi yang akurat dan relevan sebagai
bahan pelaporan.
e. Pelaporan yang andal dan valid sebagai bahan pengambilan
keputusan manajemen.
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait
Peraturan tentang penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat
dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian yang dapat
dijadikan acuan antara lain:
1. Undang-Undang

Nomor

Tahun

2004

tentang

Perbendaharaan Negara;

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar


Akuntansi Pemerintahan;
3. Peraturan

Pemerintah

Nomor

Tahun

2006

tentang

Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;


4. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah;
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006
tentang

Pedoman

Pengelolaan

Keuangan

Daerah,

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam


Negeri Nomor 59 Tahun 2007.
D. Parameter Penerapan
Parameter

penerapan

keberhasilan

pelaksanaan

penyelenggaraan sub unsur ini, terdapat beberapa parameter


penerapan, yaitu:
1) Transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan
dicatat dengan segera sehingga tetap relevan, bernilai, dan
berguna

bagi

pimpinan

instansi

pemerintah

dalam

mengendalikan kegiatan dan dalam pengambilan keputusan.


2) Klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan untuk
seluruh siklus transaksi atau kejadian yang mencakup
otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir
dalam pencatatan ikhtisar.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

10

BAB III
LANGKAHLANGKAH PENERAPAN
Dalam bab ini, penerapan sub unsur Pencatatan yang Akurat
dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian tersebut, ditempuh
melalui tahapan sebagai berikut:
1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang
ditujukan untuk penyiapan peraturan, SDM, dan rencana
penyelenggaraan; memberikan pemahaman atau kesadaran
yang lebih baik; serta pemetaan kebutuhan penerapan.
2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas
pemetaan,

yang

meliputi

pembangunan

infrastruktur

dan

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan.


3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap melaporkan kegiatan.
Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat
dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan penyelenggaraan
unsur/sub unsur lainnya.
Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu
dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan Pencatatan yang
Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian.
A. Tahap Persiapan
1. Penyiapan

Peraturan,

Sumber

Daya

Manusia,

dan

Rencana Penerapan
Tahap

ini

dimaksudkan

untuk

menyiapkan

peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,


3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

11

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan


penyelenggaraan SPIP yang diterbitkan, selanjutnya instansi
pemerintah membuat rencana penyelenggaraannya, yang
antara lain memuat:
a) Jadwal pelaksanaan kegiatan;
b) Waktu yang dibutuhkan;
c) Dana yang perlu dianggarkan; dan
d) Pihak-pihak yang perlu dilibatkan.
Berdasarkan peraturan tersebut, perlu ditetapkan Satuan
Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas
untuk

mengawal

termasuk

pelaksanaan

penerapan

penyelenggaraan

pelaksanaan

SPIP,

penyelenggaraan

pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan


kejadian. Satgas tersebut terlebih dahulu diberikan pelatihan
tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agar dapat
menyelenggarakannya pada instansi yang bersangkutan.
2. Pemahaman (Knowing)
Tahap pemahaman ini, diawali dengan pengomunikasian
pentingnya Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas
Transaksi dan Kejadian, dalam rangka penyediaan informasi
yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan keputusan.
Pengomunikasian dapat dilakukan secara terpisah ataupun
bersamaan dengan sosialisasi SPIP.
Untuk memenuhi hal tersebut, instansi pemerintah dapat
memberikan pemahaman melalui sosialisasi, pendidikan dan
pelatihan (diklat), pelatihan di kantor sendiri (PKS), dan
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

12

sebagainya. Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk


melakukan pencatatan yang akurat, tepat waktu, bebas dari
kesalahan serta didukung dengan bukti yang valid, dan
relevan.
Pengabaian dalam penyelenggaraan pencatatan yang tertib,
kurang memerhatikan pencatatan transaksi akuntansi dengan
rapi dan benar atau akurat, tentunya menghasilkan informasi
yang menyesatkan bagi proses pengambilan keputusan.
Bahkan, bukan tidak mungkin buruknya penyelenggaraan
pencatatan atas transaksi dan kejadian dapat pula memicu
terjadinya

penyelewengan

organisasi.

Penundaan

dalam

yang

tidak

pelaporan

keuangan

semestinya

dalam

pencatatan, akan menghasilkan informasi yang kehilangan


relevansinya.
Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu
atas Transaksi dan Kejadian, haruslah dilakukan dalam praktik
operasional sehari-hari.
3. Pemetaan (Mapping)
Setelah dilakukan pemahaman kepada pegawai, diperlukan
suatu pemetaan terhadap pemahaman yang diterima seluruh
pegawai dan pemetaan terhadap keberadaan infrastruktur
pencatatan yang akurat dan tepat waktu dalam bentuk
kebijakan dan prosedur. Pada instansi pemerintah, perlu
dilakukan

pemetaan

atas

penyelenggaraan

sub

unsur

pencatatan yang akurat dan tepat waktu di lingkungan


kerjanya, untuk mendapatkan informasi antara lain:
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

13

a. Seberapa jauh pemahaman pentingnya penyelenggaraan


Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi
dan Kejadian, dan bagaimana penerapannya saat ini.
Pemetaan ini menjadi masukan kepada pimpinan instansi
pemerintah atas seberapa jauh pemahaman bahwa
pencatatan

yang

akurat

dan

tepat

waktu

sangat

berpengaruh pada informasi yang bermutu, andal, dan


relevan.
b. Peraturan/kebijakan yang melandasinya.
c. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai
dengan ketentuan di atasnya.
d. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman untuk
menyelenggarakan peraturan tersebut.
e. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman
mengenai praktik pencatatan dimaksud telah sesuai
dengan peraturan yang ada.
f. Pelaksanaan kegiatan untuk menyelenggarakan bagian
atau turunan dari sub unsur pencatatan dimaksud, dengan
menggunakan

pedoman

atau

SOP

di

atas,

serta

dokumentasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan telah


dilakukan secara memadai.
Hasil pemetaan atas keberadaan dan penerapan kebijakan
dan prosedur akan memberikan informasi terkait kondisi yang
ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki
(areas of improvement) guna membangun SPIP yang
memadai.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

14

B. Tahap Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga kegiatan besar, yaitu:
membangun

infrastruktur

pedoman)

berdasarkan

(kebijakan
hasil

dan

prosedur

pemetaan,

serta

kemudian

menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah


dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi
atau penerapan ini berjalan, perlu dilakukan pemeliharaan dan
perbaikan terus menerus terhadap pencatatan yang baik agar
sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.
1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)
Berdasarkan hasil pemetaan, dapat diketahui infrastruktur
yang perlu dibangun atau ditingkatkan (area of improvement).
Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan
kebijakan dan prosedur yang bertujuan agar kegiatan
pengendalian berupa Pencatatan yang Akurat dan Tepat
Waktu atas Transaksi dan Kejadian dapat diterapkan, yaitu
sebagai berikut:
a. Menetapkan

kebijakan-kebijakan

pimpinan

yang

mendukung penyelenggaraan pencatatan, misalnya petugas


pencatatan tidak boleh merangkap tugas dan fungsi sebagai
petugas penyimpan dan mengeluarkan persediaan.
b. Menetapan sistem/prosedur (SOP) tentang Pencatatan
yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
secara tertulis yang memadai dan mampu menampung
seluruh kegiatan sebagai panduan bagi para pelaksana.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

15

c. Menetapkan

prosedur

pengecekan

atas

kebenaran

pencatatan dan membandingkannya dengan pengecekan


fisik yang dilakukan oleh petugas independen.
d. Menetapkan

mekanisme

penyimpanan

bukti/dokumen

sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan.


e. Menetapkan
data/informasi

standar

waktu

dalam

yang

dihasilkan

dari

menghasilkan
suatu

proses

pencatatan.
f. Menetapkan kompetensi personil yang terkait dengan
pencatatan atas setiap transaksi dan kejadian yang akan
digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.
g. Menyusun kegiatan pengecekan/reviu internal yang melekat
pada sistem pencatatan secara periodik sehingga catatan
yang satu dapat dipakai untuk mengecek kebenaran catatan
yang lain.
h. Menyusun formulir yang akan digunakan untuk dokumentasi
pencatatan setiap transaksi dan kejadian.
i. Menetapkan mekanisme perbaikan bilamana diketemukan
adanya kesalahan dalam pencatatan.

2. Internalisasi (Forming)
Internalisasi

adalah

suatu

proses

untuk

mewujudkan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari. Perwujudannya tercermin dalam konteks seberapa jauh
proses

internalisasi

memengaruhi

pimpinan

instansi

pemerintah dalam pengambilan keputusan dan memengaruhi


perilaku para pegawai dalam pelaksanaan kegiatan.
Langkah-langkah internalisasi, adalah sebagai berikut:
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

16

a. Membangun kesadaran akan risiko tidak dilaksanakannya


Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi
dan

Kejadian

melalui

kegiatan

sosialisasi

terhadap

kebijakan dan prosedur yang telah disusun;


b. Memberikan pengarahan secara rutin tentang pentingnya
pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan
kejadian;
c. Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi dan kejadian
secara tepat waktu dan terus menerus, sesuai dengan
pedoman yang telah ditetapkan.
3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Pengembangan berkelanjutan dilakukan untuk memantau
penerapan kebijakan dan prosedur terkait dengan sub unsur
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan
Kejadian, yang dilaksanakan melalui:
a. Pemantauan
Pemantauan dilakukan untuk mendapatkan umpan balik
(feed-back) atas penerapan kebijakan dan prosedur
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi
dan Kejadian.
b. Evaluasi Berkala
Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh dari
pemantauan yang telah dilaksanakan, untuk dilakukan
perbaikan secara terus-menerus, khususnya apabila tujuan
dari penerapan kebijakan dan prosedur pencatatan yang
akurat dan tepat waktu tersebut belum/tidak tercapai.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

17

C. Tahap Pelaporan
Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan
penyelenggaraan

sub

unsur

perlu

didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang


tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan
penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:
1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:
a. Kegiatan

pemahaman,

antara

lain

seperti

kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan


fokus grup) mengenai pencatatan yang akurat dan tepat
waktu atas transaksi dan kejadian.
b. Kegiatan

pemetaan

infrastruktur,

yang

keberadaan

antara

lain

dan

berisi:

penerapan
1)

pemetaan

penerapan pengendalian atas pencatatan yang akurat dan


tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) masukan atas
rencana

tindak

yang

tepat

untuk

menyempurnakan

kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada, baik


pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi.
c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi:
1) kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat
waktu atas transaksi dan kejadian, 2) penyusunan kebijakan
dan prosedur pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan
sosialisasi kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat
dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) kegiatan
yang

memastikan

informasi

dan

seluruh

memahami

pegawai
kebijakan

telah
dan

menerima
prosedur

pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan


kejadian.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

18

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain


berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan
prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas
transaksi dan kejadian, 2) masukan bagi pimpinan instansi
pemerintah untuk menyatakan asersi bahwa Teknologi
Informasi (TI) telah dikelola dengan baik.
2. Hambatan kegiatan
Apabila ditemukan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan
yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan
tersebut, agar penyebabnya dijelaskan.
3. Saran
Saran

diberikan

berkaitan

dengan

adanya

hambatan

pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan


masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna
peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar
realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan
atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode
sebelumnya.
Dokumentasi
penyusunan

ini

laporan

merupakan
berkala

dan

bahan

dukungan

tahunan

bagi

(penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum


Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi
tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan
kepada

pimpinan

instansi

pemerintah

sebagai

bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP


di instansi pemerintah terkait.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

19

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

20

BAB IV
PENUTUP

Penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas


transaksi

dan

pemerintah

kejadian

merupakan

secara
hal

berkelanjutan

yang

mutlak

oleh

dalam

instansi
kegiatan

pengendalian dalam penerapan SPIP, diawali dengan langkah


dalam

membangun

kesadaran

terhadap

arti

penting

penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu,


memperkuat komitmen, serta dukungan semua tingkat pimpinan
dan seluruh pegawai instansi pemerintah.
Pembangunan

infrastruktur

untuk

pelaksanaan

dan

penerapannya harus menjadi komitmen bersama dalam instansi


pemerintah

dan

dilaksanakan

dengan

konsisten.

Sementara

pengembangan berkelanjutan merupakan langkah yang diperlukan


agar

secara

kontinu

penyelenggaraan

pencatatan

tersebut

termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat


dirumuskan rencana tindak yang tepat.
Komitmen dan konsistensi pelaksanaan penyelenggaraan
pencatatan yang baik oleh pimpinan dan segenap pegawai instansi
pemerintah akan dapat menunjang keandalanan penyampaian
informasi

yang

dibutuhkan

untuk

meningkatkan

pelayanan

masyarakat dan kepentingan stakeholders.


Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan acuan praktis
bagi pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan
melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

21

kegiatan pengendalian dengan sub unsur Pencatatan yang Akurat


dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian di lingkungan instansi
yang dipimpinnya.
Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik dalam
penerapan

sistem

pengendalian

intern,

pedoman

ini

dapat

dievaluasi dan disempurnakan secara terus-menerus di kemudian


hari.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

22