2015

Carrera: Licenciatura en
Administracin y Gestin de
Pymes
Asignatura: Administracin
Activa
Unidad 3: Actividad 2,
Funciones y Actividades
Panadera Diana
Docente: Lic. Ma. Isabel Calvo
Fecha: 20 Marzo 2015
Mara Elena Leyva CastroAL12504391

Administracin Activa
Unidad 3. Funciones y Actividades
Mara Elena Leyva Castro-AL12504391
Actividad 2

PANADERIA DIANA
Introduccin

Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano

Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa resultan de suma importancia,
pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organizacin se refiere a la forma en la
que se estructuran dichas actividades conforme las condiciones de la empresa y los
recursos para alcanzar los objetivos planteados.
Revisaremos los elementos que se deben considerar al momento de organizar una empresa,
identificaremos el principio de organizacin en la empresa y etapas de esta para su
aplicacin en el desarrollo del proceso, mediante el uso de los principios bsicos de la
administracin activa.

Entidad social u organizacin informal

En esta entidad las personas interactan para alcanzar objetivos especficos. En esta
acepcin, la palabra organizacin indica cualquier iniciativa humana intencional,
emprendida para alcanzar determinados objetivos, un ejemplo claro de la organizacin
informal son las relaciones amistosas.
En la Panificadora Diana la organizacin es informal, derivado de que no eran considerados
aspectos como la capacitacin de su personal en la elaboracin de nuevos productos,
identificacin de una zona donde no hubiera una panadera y exista una necesidad no
atendida, no se garantiza y asegura la calidad de los insumos y productos a travs de buenas
prcticas de Manufactura., No se considera la creacin de un producto diferenciado y
definicin de lneas de autoridad.

Procesos de Panadera Diana

Las funciones ms comunes en este tipo de microempresas son:

Produccin
Planeacin de la produccin.
Organizacin de la produccin
Direccin de la produccin
Control de la produccin
Comercializacin
Contabilidad y finanzas
Personal
Compras

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Unidad 3. Funciones y Actividades
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Actividad 2
Operaciones diarias de la microempresa

Unidad

Para la elaboracin del pan biscocho o dans se requieren un conjunto de actividades

integradas,
continuas
y coordinadas.
1.
La libertad:
facultad
inherente a todo ser humano
Verificacin del programa de produccin:

Determinar la cantidad de materia prima necesaria y obtenerla de inmediato.

Revisin de la maquinaria:

Verificar necesidades de mantenimiento.

Efectuar reparaciones.
Verificar la limpieza en toda la maquinaria del proceso de elaboracin del pan.

Supervisin del personal:

Supervisar la asistencia del personal en los puntos claves del proceso supliendo las
ausencias.

Jornada de trabajo:

Por lo general se emplea un turno de 7.00 a.m. a 20 hrs. con una hora para los
alimentos (se ha sugerido dividir la elaboracin del pan en dos turnos).

En este lapso se efectan diversas supervisiones para asegurar la fabricacin

adecuada del producto y la continuidad del proceso.
Se debe llevar un control de la cantidad elaborada del producto para evaluar el
cumplimiento de las metas de produccin.

Limpieza de equipos:
Asear diariamente los equipos, utilizando: bactericida y detergente.
Los procesos formalizados de organizacin de una empresa tratan de realizar los
siguientes pasos lgicos, para factor del desarrollo de este trabajo mencionaremos
solamente:

Distribucin de funciones o unidades de actividad principales (divisin en

departamentos y funciones de apoyo).
Divisin de niveles (distribucin de responsabilidades y poderes formales para el
establecimiento de un organigrama).

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Actividad 2

Unidad

Podemos apreciar que Panadera Diana es una organizacin informal, derivado de que son
familiares
los que lafacultad
integran. Como
consecuencia
de esta
organizacin
1.
La libertad:
inherente
a todo
ser
humanoinformal, los canales
de comunicacin (canales informales) pueden funcionar de forma diferente, reafirmando la
formacin de lderes o jefes informales al margen de los jefes establecidos en la
organizacin formal.
El trabajo en el seno de una organizacin requiere, indiscutiblemente, la interaccin entre
los individuos. El surgimiento de esta organizacin informal suele deberse a:
La existencia de relaciones personales entre distintos miembros de la estructura
formal, no recogidos en la misma.
Por la aparicin de lderes espontneos, en aspectos que no tienen que ver con la
marcha cotidiana de la empresa.
Como consecuencia de la existencia de un ambiente reivindicativo en materias de diversa
ndole, en este tipo de organizacin, la informacin no oficial se transmite por el "a m me
han dicho"..."o el otro da"... que se transforman en rumores que tendrn mayor o menor
trascendencia segn sea la fuente que las emite por primera vez.

Personal, estructura, organizacin, direccin y control.

Abordaremos diversos temas que permitirn al microempresario dar solucin a las
siguientes interrogantes:
Qu funciones desempea el propietario en la micro y pequea empresa?
Cules son las actividades fundamentales de la microempresa?.

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Actividad 2

Unidad 1.

La

Cmo se definen los puestos necesarios para su operacin?

Tipos de estructuras organizacionales y cmo elegir la ms adecuada.
Cmo elaborar un programa efectivo y eficiente de capacitacin?.
Proceso
administrativo
una empresa
libertad:
facultad en
inherente
a todo ser humano

En tanto que las empresas medianas y grandes se pueden permitir la incorporacin de un

equipo especializado para cada rea, el jefe de una micro o de una pequea empresa se
ocupa al mismo tiempo de las funciones administrativas y operativas, y tiene que sacarlas
adelante a pesar de sus recursos limitados y de no ser un especialista en todas las reas del
negocio que dirige, cuestin que tampoco es fcil de lograr por razones del avance
tecnolgico (que cada vez es ms complejo).
Pero si bien se trata de funciones hasta cierto punto independientes, es probable que el
pequeo empresario deba asumirlas en su mayora. En tal caso, se recomienda la
contratacin de los servicios de especialistas que puedan prestarle ayuda en forma efectiva.
Cabe mencionar los siguientes:

Un asesor jurdico de buena reputacin y en funcin de sus recursos.

Un contador con las mismas caractersticas del anterior.
Un experto en comercializacin, sobre todo en la etapa de arranque.
Un consultor en procesos industriales y administracin.

En el caso particular de este giro, actualmente se cuenta con un organigrama lineal, esta
organizacin se fundamenta ms en la autoridad y la responsabilidad que en la naturaleza
de las habilidades, y se ejerce cuando la autoridad procede directamente de un nivel
superior y donde cada subordinado es responsable slo ante su superior jerrquico; es
decir, siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado y contina el
mando por escalas ininterrumpidas.
Panadera Diana est organizada y se muestra la conformacin de la siguiente manera:
1 Encargado de programar la produccin, en este caso es el Propietario y/o Gerente
(comprar los insumos en las cantidades y calidades requeridas, llevar un control de
los ingresos y gastos del negocio, as como coordinar con la parte autora de la
mnima administracin).
1 maestro panadero responsable de la produccin.
1 hornero encargado del horneado y terminado del pan artesanal.
1 persona encargada de las Finanzas, Contabilidad y Caja.

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Propietario
Unidad 1. La libertad: facultad inherente
a todo ser humano
(Gerente)

Maestro
Panadero

Hornero

Finanzas,
Contabilidad,
Caja

Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas:

A continuacin se sealan las reas funcionales y el bosquejo de dos organigramas

propuestos para una pequea empresa.
Los organigramas propuestos son de tipo Funcional, se basan en la naturaleza de las
actividades a realizar y se organiza especficamente por departamentos o secciones, de
acuerdo con los principios de la divisin del trabajo de las labores de una empresa, y
aprovecha la preparacin y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr
mayor rendimiento.
Esta organizacin funcional se aplica particularmente en pequeas, medianas y grandes
empresas, donde al frente de cada departamento est un jefe que tiene a su cargo una
funcin determinada y como superior de todos los jefes est un director o gerente que
coordina las tareas de aqullos conforme a la concepcin y propsitos de la empresa.
Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas:

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Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano

PropietarioGerente General

Encargado de programar la Produccin

Departamento de Finanzas, Encargado de comprar los

insumos en las cantidades y calidades requeridas, llevar un
control de los ingresos y gastos del negocio y pago de
nmina. Departamento de Produccin, produccin del pan
artesanal.

Subordinados, dos para el Departamento de Finanzas y

Ventas y dos para el Departamento de Produccin

Departamento
de Finanzas y
Ventas

Caja-Vendedor
menudeo

Departamento
de Produccin

Vendedor
mayoreo

Panificador

Hornero

Oficios Varios

Conformndose mediante la siguiente estructura:

1 Propietario y/o Gerente.
1 Encargado de Ventas al Menudeo y Mayoreo, cuenta con dos subordinados /CajaVendedor Menudeo/Vendedor Mayoreo
1
Encargado
de
la
produccin,
cuenta
con
tres
subordinados
/Panificador/Hornero/Oficios Varios
En el segundo proyecto de Organigrama, se tiene que:
2
PropietarioGerente General

Asesor Contable

Encargado de Ventas
al Mayoreo y
Menudeo

Encargado de
Produccin

Caja-Ventas
Menudeo

Panificador

Chofer-Entrega
ventas Mayoreo

Hornero

Encargado de
Mantenimiento y
Recursos Materiales

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Actividad 2

Conformndose mediante la siguiente estructura:

Unidad 1.
La 1libertad:
inherente
a programar
todo serlahumano
Propietariofacultad
y/o Gerente,
Encargado de
Produccin.

1 Asesor Contable, no necesariamente dentro de la plantilla fsica de la

microempresa, en este caso es el encargado de comprar los insumos en las
cantidades y calidades requeridas, llevar un control de los ingresos y gastos del
negocio y pago de nmina.
1 Encargado de Ventas al Menudeo y Mayoreo, cuenta con dos subordinados /CajaVentas Menudeo/Chofer- Entrega Ventas Mayoreo.
1 Encargado de la produccin, cuenta con dos subordinados /Panificador/Hornero.
1 Encargado de mantenimiento y recursos materiales.

Al establecer un sistema de organizacin, se deben observar los siguientes aspectos:

a) Tipo de empresa. Es decir, determinar el ramo de actividad a que se dedica:
industrial, comercial o de servicios.
b) Volumen de operaciones. Consiste en determinar los hechos y operaciones de la
empresa para conocer su complejidad.
c) Expansin e influencia territorial de sus actividades. Consiste en determinar la
magnitud en cuanto a desconcentracin territorial de las operaciones de la empresa.
Programa de capacitacin al personal del giro
Curso

Nmero de personal al que

habra que capacitar

Proceso productivo
Manejo de equipo
Control de calidad de materias primas y
producto terminado
Seguridad Industrial
Primeros Auxilios

3
3
4
3
2

Origen: Mi PyME, Guas Empresariales Panadera

Proceso administrativo de la empresa

Los componentes esenciales de las principales etapas del proceso administrativo en una
empresa son: Planeacin, organizacin, direccin y control.
Planeacin
La funcin de la planeacin busca influir en el futuro adoptando acciones predeterminadas
y lgicas en el presente, por lo que representa la esencia de una operacin efectiva.

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Actividad 2
Las actividades bsicas que involucra la planeacin son:

Unidad 1.

La

Elaboracin de la planeacin prospectiva

Determinacin de objetivos y metas generales y particulares para cada rea.
libertad: facultad inherente a todo ser humano
Preparacin de mtodos, estrategias, opciones, polticas y procedimientos.
Formulacin de programas y presupuestos que contribuyan a alcanzar los objetivos
y metas trazadas a corto y largo plazos.

Contempla cuatro etapas dentro de su marco metodolgico:

1. Normativa, etapa en donde se plantean dos situaciones: el tipo de futuro que se
desea alcanzar y definir la situacin de la empresa si se contina en la direccin
actual.
2. Definicional, conocimiento situacin actual de la empresa, de sus principales
caractersticas y de sus interacciones internas y externas.
3. Confrontacin estratgica y factibilidad, en base al futuro deseable seleccionado y la
Identificacin de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a
contrastar ambos polos con objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
4. Convergencia. Determinacin de los puntos de convergencia entre el futuro
deseado y la situacin actual y definicin de la orientacin global, as el futuro de la
empresa es alcanzable.
Organizacin
La organizacin contribuye a ordenar los medios para que los recursos humanos trabajen
en forma unida y efectiva en el logro de los objetivos generales y especficos de la empresa,
conlleva una estructura o marco que integra las diversas funciones de la empresa, de
acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relacin armnica.
La planeacin y la organizacin son funciones mediante las que no se logra materialmente
el objetivo; pero ordenan los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posicin
relativa de las actividades que la empresa habr de desarrollar.
La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias y asigna responsabilidades a
quienes deben desempearlas, las actividades bsicas relativas a la funcin de organizacin
son:
Asignacin de recursos (humanos, financieros, materiales), actividades (cmo),
responsables (quin), tiempos (cundo), determinacin de grados de especializacin y
divisin del trabajo (comercializacin, produccin, compras, personal), establecimiento de
jerarquas (relaciones de autoridad y responsabilidad), asignacin de funciones,
determinacin de tramos de control, diseo de la estructura organizacional, elaboracin de
manuales de organizacin, polticas y procedimientos, entre otros.

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Unidad 3. Funciones y Actividades
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Actividad 2
Direccin

Unidad

El propsito fundamental de esta funcin es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de

cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que las actividades en
1.
La libertad: facultad inherente a todo ser humano
conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.
Comprende las siguientes etapas:
1. Autoridad. Forma en que se delegan y ejercen las acciones durante el desarrollo de
las actividades y bsqueda de los objetivos y metas planeadas.
2. Comunicacin. Forma en que se establecen los canales de comunicacin y en que
sta fluye hacia el interior y exterior de la empresa.
3. Supervisin. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se plane y se
orden.
Actividades bsicas que comprenden la funcin de direccin son:
Determinacin de lo que debe hacerse (planeacin), establecimiento de cmo se llevarn a
cabo las actividades de la empresa (organizacin) y vigilancia de lo que debe hacerse
(control).
Control
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos
establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la
desviacin que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. El proceso de control
consta de cuatro pasos bsicos:
1. Sealar niveles medios de cumplimiento; es decir, establecer niveles aceptables de
produccin de los trabajadores, como cuotas mensuales de produccin para los operarios y
ventas para los vendedores.
2. Verificar el desempeo a intervalos regulares (da, semana, mes).
3. Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios reales respecto a los
establecidos.
4. Tomar medidas correctivas, como entrenamiento o mayor instruccin. De existir
variacin, continuar con la actividad.
Actividades bsicas que comprende el proceso de control son:
1. Establecer indicadores y estndares de control (ventas, costos, productividad,
competitividad, calidad),
2. Medir y evaluar lo realizado (anlisis de datos estadsticos, informes contables,
informes de produccin),
3. Comparar esto contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluacin
del funcionamiento,
4. Inspeccin y localizacin de fallas e implantar medidas correctivas (ajustes para
alcanzar lo planeado).

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Actividad 2
Conclusiones

Unidad 1. La libertad: facultad inherente a todo ser humano

Al haber realizado la investigacin de PANADERIA DIANA se puede concluir que la empresa

como problema genrico se detectaron problemas en la etapa de organizacin, debido a la
falta de Manuales Administrativos, ya que no se cuenta con una estructura organizacional
completamente definida, no est formalmente establecida ni por puestos, funciones o reasdepartamentos.
La administracin es un proceso que tiene por objeto la coordinacin eficaz y eficiente de
los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad, esta
abarca la aplicacin de un conjunto de funciones bsicas diferentes cada una de las otras,
tales como la planeacin, organizacin, direccin y control.
Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin o anlisis simplemente a partir de los criterios
de eficiencia clsica, es necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que
permiten una evaluacin integral, es decir, que involucren los distintos procesos y
propsitos que estn presentes en las organizaciones.

Referencias Bibliogrficas:
Bangs, D. H, Gua para la Planeacin de su Negocio, Ed. Promexa, Mxico, 1989.
Gua para la Formacin y el Desarrollo de su Negocio, Ed. Nacional Financiera Instituto
Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, Mxico, 1997.
Kast, Fremont E. y Rosenzweig, James E., Administracin en las Organizaciones, Ed. McGraw Hill,
Mxico, 1993.
Stoner, James A.F. y Wankel, Charles, Administracin, Ed. Prentice Hall, Mxico, 1993.
Werther, William B. y Davis, Keith, Administracin de Personal y Recursos Humanos, Ed. McGraw
Hill, Mxico, 1995.