Anda di halaman 1dari 10

AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

Teori Berdasarkan Buku Arens


Payroll and personnel cycle meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran ke semua
pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi metode penentuan kompensasi. Siklus ini menjadi
penting karena berbagai alasan:
1. Gaji, upah dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan
komponen utama pengeluaran pada kebanyakan perusahaan.
2. Beban tenaga kerja merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan pada
perusahaan manufaktur dan konstruksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban upah yang
tidak semestinya dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material.
3. Penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah sumber daya
perusahaan karena inefisiensi atau pencurian melalui fraud.
Audit atas siklus penggajian dan kepegawaian meliputi:

Perolehan pemahaman atas struktur pengendalian intern.


Penetapan risiko pengendalian.
Pengujian atas pengendalian.
Pengujian substantif .
Prosedur analistis dan pengujian terinci atas saldo.

Perbedaan penting antara siklus penggajian & kepegawaian dengan siklus lain pada audit yang
umum:
1. Hanya ada satu golongan transaksi untuk penggajian.
2. Transaksi-transaksi lebih signifikan daripada akun-akun neraca terkait.
3. Pengendalian intern atas penggajian pada kebanyakan perusahaan umumnya efektif
meskipun pada perusahaan kecil.
Tujuan Audit atas Transaksi untuk Penggajian
Keberadaan : pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara
actual dilaksanakan oleh pegawai non fiktif.
Kelengkapan : transaksi penggajian yang ada telah dicatat dengan baik. Hal ini
penting karena ini termasuk ke dalam pengeluaran perusahaan yang tentunya akan
mempengaruhi tingkat
Akurasi: transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan
tingkat upah yang semestinya, pemotongan dihitung dengan semestinya.
Klasifikasi: transaksi penggajian diklasifikasi dengan memadai.
Tepat waktu : transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat.
Posting dan pengikhtisaran : transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk
penggajian dengan semestinya dan diikhtisarkan dengan semestinya.

Fungsi-fungsi dalam siklus, dokumen dan catatan terkait, dan pengendalian intern.
Siklus penggajian dan kepegawaian dimulai dengan merekrut pegawai dan berakhir dengan
pembayaran kepada pegawai atas jasa yang diberikan dan kepada pemerintah dan lembaga
lainnya atas pajak penghasilan dan kenikmatan pegawai yang terhutang. Pengendalian intern
yang paling penting dalam kepegawaian meliputi metode formal dalam memberitahu petugas
pengelola waktu dan penyiapan pembayaran gaji atas pegawai baru, otorisasi perubahan awal
dan periodik atas tarif pembayaran, dan tanggal pemutusan hubungan kerja. Wujud pengendalian
intern: pemisahan tugas dan penyelidikan yang memadai atas kompetensi dan kejujuran pegawai
baru.
A. Pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji.
Fungsi ini memiliki kepentingan utama dalam audit atas penggajian karena langsung
mempengaruhi beban gaji untuk periode tersebut. Tugas fungsi ini meliputi penyiapan:
Kartu absen: menunjukan jam berapa pegawai mulai dan selesai kerja.
Tiket waktu kerja: menunjukan pekerjaan khusus yang dilakukan pekerja pabrik untuk
waktu tertentu.
Laporan ikhtisar penggajian: dokumen yang dihasilkan oleh komputer yang
mengikhtisarkan penggajian untuk satu periode..
Jurnal penggajian: digunakan untuk mencatat cek gaji,
Buku induk penggajian: digunakan untuk mencatat setiap transaksi penggajian untuk

masing - masing pegawai.


Pengendalian intern: pengendalian yang memadai atas waktu dalam kartu absen
mencakup penggunaan pencatat waktu atau metode lain untuk menjamin bahwa pegawai
dibayar menurut jam kerja aktual.

B. Pembayaran Gaji
Penandatanganan dan distribusi cek aktual harus ditandatangani semestinya untuk mencegah
pencurian.
Cek gaji: jumlah cek= gaji kotor-pajak dan potongan lain (cancelled check).
Pengendalian intern: pengendalian atas cek mencakup pembatasan otorisasi
penandatanganan cek oleh pegawai yang berwenang yang tidak mempunyai akses
terhadappengelolaan waktu atau penyiapan pembayaran gaji, distribusi pembayaran gaji
oleh seorang yang tidak terlibat dalam fungsi penggajian lainnya, dan penyetoran
kembali gaji yang tidak diambil.
C. Penyiapan Surat Pemberitahuan dan Pembayaran Pajak
Penyiapan SPT yang cermat dan tepat waktu diperlukan untuk menghindari sanksi dan
tuntutan

pidana terhadap perusahaan.


SPT: formulir yang dikirim ke KPP untuk melaporkan jumlah PPh pegawai yang telah
dipotong selama setahun.
Pengendalian intern: dilakukan melalui seperangkat kebijakan yang didefinisikan
dengan baik yang mengindikasikan kapan setiap formulir harus diarsip.
Pengujian Pengendalian dan Pengujian atas Transaksi
Penggajian memiliki risiko salah saji material yang minimum meskipun penggajian seringkali
merupakan bagian yang signifikan dari total beban , dengan alasan:
Pegawai akan mengeluh kepada manajemen kalau kurang dibayar.
Seluruh transaksi penggajian seringkali seragam dan tidak komplek.
Di AS, transaksi penggajian secara ekstensif diaudit oleh pemerintah untuk pemotongan
PPh,
jaminan sosial, dan pajak pengangguran.
Pengendalian Intern, Pengujian atas Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas
Transaksi.
Penekanan pengujian atas pengendalian adalah karena:
Ketiadaan bahan bukti dari pihak ketiga yang independen.
Dalam kebanyakan audit, akun neraca untuk ini bersaldo kecil dan dapat diverifikasi
dengan relative mudah kalau auditor yakin bahwa transaksi penggajian dimasukan
dengan benar ke komputer dan SPT disiapkan dengan semestinya.
Pertimbangan-Pertimbangan mengenai Persediaan dan Penggajian Fiktif
Auditor memperluas prosedurnya dalam audit atas penggajian dalam kondisi dan situasi sbb:
Kalau penggajian secara signifikan mempengaruhi penilaian persediaan
Kalau auditor berkepentingan mengenai kemungkinan transaksi penggajian yang curang
secara material akibat struktur pengendalian intern yang lemah.
Pertimbangan lain: penyiapan Surat pemberitahuan pajak, pembayaran potongan pajak dan
potongan lainnya dengan tepat waktu, dan pengisian kembali akun gaji kecil.
Prosedur Analitis
Prosedur analitis diperlukan untuk mengetahui bidang yang memerlukan tambahan penyelidikan.
Prosedur analitis untuk penggajian dan kepegawaian:

Pengujian Terinci atas Saldo untuk Akun Kewajiban dan Beban


Dua tujuan utama dalam pengujian kewajiban yang berkaitan dengan penggajian (beban gaji
yang
masih harus dibayar) adalah:
Akrual dalam neraca saldo dinilai dengan memadai dan transaksi dalam siklus penggajian
dan
kepegawaian dicatat pada periode yang sesuai.
Untuk menjamin bahwa tidak terjadi kurang saji atau penghilangan akrual.

Case Study 9.2

TROSTON PLC PAYROLL SYSTEM


Berdasarkan Buku Gray-Manson
Latar Belakang
Banyak perusahaan yang menganggap payroll system dalam low risk area dalam kaitannya
dengan komponen komponen dalam financial statements. Konsekuensinya telah banyak
mengurangi audit work. Namun, penting untuk mengetahui tujuan dan control procedures untuk
payroll, karena disitulah area dimana outflow dari sumber daya keuangan dan area dimana
banyak terjadi fraud.
Overview Kasus
-

Troston plc adalah perusahaan manufaktur alat untuk rumah sakit dan klinik gigi serta
perakitan komponen dari produk.

Perusahaan memiliki 2 sektor pabrik : Component Manufacture dan Equipment Assembly.


Component Manufacture adalah tempat pembuatan dari komponen komponen alat
kesehatan gigi, sementara untuk perakitannya dilakukan pada Equipment Assembly

Memiliki 175 pekerja, dan pekerjanya tersebut diberikan upah berdasarkan waktu kerja
mereka, dengan tambahan overtime (diberikan 1,5 kali dari rate dasar), dan bonus group.

Standar waktu kerja per minggunya adalah 40 jam. Apabila pegawai melebih waktu kerja
tersebut maka akan mendapatkan tambahan upah yakni Overtime.

Waktu kerja dari pegawai direkam dan dihitung meggunakan personal encoded plastic card.
Personal encoded plastic card adalah kartu yang dikeluarkan oleh departemen HR, setiap
pegawai akan memasukkan kartu tersebut pada card reader dekat dengan kantor dalam
pabrik. Setiap pegawai memiliki kode no. sendiri dan menunjukkan pula di group mana
pegawai tersebut berada.

Card Reader dan data yang ada tersebut selalu dipantau setiap harinya oleh pihak yang
bertanggung jawab pada pabrik tersebut.

Kantor di pabrik tersebut akan mencetak waktu kerja pegawai, mengecek kembali
kewajarannya dan memasukkan datanya pada central computer system.

Bila terdapat Overtime maka harus melalui autorisasi dari kepala Production Control
Departement (PCD) dan dicatatkan dalam Overtime Authorization Forms ( OAFs). OAFs
akan dipegang oleh PCD dan rinciannya akan dimasukkan pada file overtime pada desktop
computer. File tersebut akan dimasukkan kedalam central computer payroll system setiap
harinya. Formulir Overtime dapat berasal dari PCD maupun kepala group.

Bonus dihitung berdasarkan perbedaan antara standard dan actual time pengerjaan untuk
setiap kumpulan component atau equipment yang dirakit.

BET (batch/equipment ticket) berisi detail mengenai berapa lama suatu peralatan dirakit
seharusnya. Laporan produksi setiap harinya dicatat oleh PCD. Actual time yang ada dicatat
oleh kepala group dan diparaf olehnya dan diparaf juga oleh pegawai.

Actual time dalam perakitan di tulis dalam BET, kemudian setiap penyelesaian batch/piece
dari perakitan akan diperiksa apakah kualitasnya memenuhi kualitas standar yang diinginkan.

Personnel Departement / HR department , setiap data pegawai disimpan secara soft copy
yakni pada computer master files dan hard copy. Master files akan diupdate oleh asistan pada
HR department berdasarkan pada :
Adanya kontrak baru yang artinya pegawai baru
Terdapat pekerja yang meninggalkan perusahaan
Formulir Wage Rate (perubahan rate)
Formulir Bonus Rate

Setiap dokumen di atas ditandatangani oleh kepala HR dept. dan direktur produksi mereview
file yang ada secara periodik. Dia yang menandatangani semua kontrak dengan pegawai.

Pada Wages Dept, terdapat 2 pegawai yang bertanggung jawab pada kepala akuntansi dan
independen dari HR dept. Mereka bertanggung jawab untuk membuat slip gaji berdasarkan
data yang ada pada central computer payroll system. Namun sebelumnya mereka melakukan
double checking terutama terkait exception report yakni seperti Overtime dan Bonus, serta
perubahan data personil atau pegawai yang ada diperusahaan. Untuk yang terkait overtime,
bonus baik penghitungan kerja, dan laporan produksi yang dijadikan dasar pembuatan payroll
dikirimkan kepada PCD untuk review kembali sedangkan adanya perubahan pegawai
direview oleh HR dept, kemudian keduanya akan menandatangani sebagai tanda persetujuan,
selanjutnya baru wages department akan memberikan persetujuannya juga melalui
penandatanganan. Pekerja di wages dept. ini mereview sekaligus menandatangani
(memberikan persetujuan). Kemudian central computer payroll system akan secara otomatis
membuat payroll dan bank transfer form. Pegawai wages dept akan mencocokkan kembali
antara bank transfer dan payroll baru diteruskan ke bagian akuntansi.

Bagian Akuntansi akan mereview kewajaran payroll dan bank transfer forms kemudian
memberikan paraf sebagai persetujuan. Kemudian dia menandatangani form bank transfer
dan melanjutkannya ke direktur untuk persetujuan (penandatanganan). Kemudian cashier
akan membawa form bank transfer ke bank.

T
C
e
h
a
lc
u
io
tfW
n
s T
g
e
h
rs
P
n
o
lT
W
e
h
a
sP
g
e
m
y
a
fn
to
W
g
s
FLOWCHART

Pertanyaan
1. Apakah tujuan dari wages system secara garis besar?
Tujuan secara garis besar dari wages system
Agar upah kerja yang dibayarkan dan biaya biaya terkait lainnya yang dikeluarkan
perusahaan kepada pegawainya benar diterima oleh orang yang seharusnya
Memastikan bahwa upah yang dibayarkan oleh perusahaan merupakan timbal balik
atas jasa yang diberikan karyawan demi kepentingan perusahaan
Memastikan bahwa akuntansi keuangan dan biaya mencatat dengan akurat, lengkap
dan valid dari upah produksi, termasuk alokasi yang tepat pada sistem biaya yang
digunakan untuk menentukan beban pendapatan, asset tidak lancer dan persediaan
perusahaan
Tujuan Audit Atas Wages System
Keberadaan : pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara
actual dilaksanakan oleh pegawai non fiktif.
Kelengkapan : transaksi penggajian yang ada telah dicatat dengan baik. Hal ini
penting karena ini termasuk ke dalam pengeluaran perusahaan yang tentunya akan
mempengaruhi tingkat
Akurasi: transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan
tingkat upah yang semestinya, pemotongan dihitung dengan semestinya.
Klasifikasi: transaksi penggajian diklasifikasi dengan memadai.
Tepat waktu : transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat.
Posting dan pengikhtisaran : transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk
penggajian dengan semestinya dan diikhtisarkan dengan semestinya.
2. Sebutkan pertanyaan pertanyaan kunci yang ada pada wages area?
Beberapa pertanyaan kunci wages system
Terkait Penentuan dan Penghitungan Waktu Kerja
Bisakah seseorang pegawai diberikan upah atas sesuatu yang dia tidak kerjakan?
Apakah terdapat supervisi pada pencatatan waktu kerja dari pegawai dalam hal ini
clock card ?
Apakah clock card di review dahulu oleh pihak yang bertanggung jawab sebelum
di teruskan ke wages departement?
Terkait data pegawai
Bisakah terjadi pembayaran upah pada pegawai fiktif?

Siapa yang bertanggung jawab atas pengawasan dan isue dari clock card yang
kosong?
Apakah terdapat pemeriksaan secara periodik atas payroll master file terhadap
pencatatan HR dept (menyangkut perubahan pegawai, bonus dan wages rate)?
Siapa saja yang dapat mengakses sistem master file dari payroll?
Terkait persetujuan slip gaji
Apakah terdapat seggregation duty pada tugas review dan approval dari slip gaji
yang dibuat?
Apakah terdapat double checking pada wages departement sebelum slip gaji
dibuat?
Terkait pembayaran slip gaji
Bisakah upah yang seharusnya dibayarkan tidak sesuai jumlahnya dengan yang
dibayarkan oleh bank?
Apakah terdapat rekonsiliasi bank?
Apakah pegawai yang menerima upah sesuai dengan slip gaji baik nama dan
nominal yang benar?
3. Review payroll system dari Troston PLC dan berikan komentar apakah strengths
dan waknesses dari sistem tersebut?
Strenghts
Clock card di supervisi dengan baik setiap harinya oleh factory office
Untuk exception reports seperti oevertime juga dilakukan pengawasan yang lebih
ketat yakni pengesahannya membutuhkan autorisasi dari head PCD
Setiap perubahan dan update yang terjadi langsung dimasukkan pada central
computer payroll system sehingga setiap data dapat terintegrasi
Setiap penentuan adanya overtime atau bonus selalu melalui autorisasi pihak yang
lebih berwenang dan sesuai dengan areanya.
Personnel departement selalu mengadakan update pada master file employee, yakni
jika terdapat new employee, keluarnya pekerja, rate baru untuk upah, dan bonus
Karyawan pada wages departement bertanggung jawab pada chief acct dan
independet dari HR dept.
Melakukan double checking, yakni pada wages departement, PCD dan HR dept
harus memberikan apporoval atas payroll (slip gaji)
Weaknesses

Tidak terdapat keterangan bahwa perusahaan melakukan rekonsiliasi bank atas


payrollnya
Seharusnya supporting document atas payroll ikut di attach ke bagian accounting
Jumlah pegawai wages dept yang kurang proporsional dengan kerja yang harus
ditanganinya yakni hanya 2 personil sementara menghandle pembuatan slip gaji
bagi 175 pekerja. (ditakutkan terjadi error atau kemudahan melakukan fraud)
Kedua pegawai wages dept mereview sekaligus menandatangani persetujuan.
Tidak disebutkan terkait bagaimana pemotongan pajak atas upah yang dibayarkan
padahal itu merupakan salah satu kewajiban perusahaan