INFORME DE PROCESOS

Presento en este documento los procedimientos administrativos de la

empresa Grecia & Atenas SAC que son de mi conocimiento hasta el momento.
I.

IMPRESIN DE CARNETS
a. Actores: El administrativo, el sistema Zebra, mquina Murdoch.
b. Pre condiciones:
1.
La computadora de donde se imprimen los carnets debe
star prendida
2.
La mquina de Murdoch (Impresora d carnts debe
estar prendida.
3.
Deben haber carnets en blanco dentro de la mquina
Murdoch.
4.
Se debe haber hecho el Excel de los alumnos con los
campos correspondientes.
c. Flujo bsico:
1.
El administrativo seleciona el cono del programa Zebra
que se encuentra en la parte inferior en la barra de tareas.
2.
Aparecer el sistema Zebra.
3.
El administrativo hace clic en Archivo de la barra de
mens.
4.
El administrativo hace clic en la opcin FOTOCHEK
ALUMNOS CON TUTOR.
5.
El sistema Zebra muestra en pantalla la parte frontal del
modelo del carnet.
6.
El administrativo hace clic en la opcin Base de Datos
7.
El administrativo hace clic en la opcin Conectar
8.
El sistema muestra una pantalla con dos opciones para la
impresin de carnets.
9.
El administrativo seleccin la segunda opcin: Software
para tarjetas y hace clic en siguiente.
10. En la siguiente pantalla, el administrativo selecciona la opcin
base de datos con tutor.xlsx y hace clic en actualizar.
11.
El administrativo hace clic en la opcin Siguiente las
veces que aparezca.
12.
El sistema muestra en una tabla los datos que se
encuentran en el archivo base de datos con tutor.xlsx
13.
El administrativo ubica en dicha tabla y selecciona el
alumno haciendo clic sobre su nombre del cual se imprimir el
carnet.
14.
El administrativo selecciona la opcin Archivo de la
barra de mens.
15.
El administrativo pulsa la opcin Imprimir
16.
El administrativo hace clic en la opcin Imprimir Frente.
17.
El administrativo hace clic en la opcin Imprimir.
18.
La mquina Murdoch imprime el frente del carnet,
dejando en blanco la otra parte del carnet.

19.
Despus de que la mquina Murdoch imprime el frente
del carnet, el administrativo recoge dicho carnet.
20.
El administrativo abre la tapa de la mquina Murdoch.
21.
El administrativo abre el compartimiento azul deslizndolo
hacia la derecha
22.
El administrativo coloca el carnet al filo izquierdo del
compartimiento azul de manera volteada y haciendo que la parte
blanca del carnet mire hacia la izquierda.
23.
El administrativo cierra la tapa del compartimiento azul.
24.
La mquina Murdoch automticamente desliza dicho
compartimiento hacia la izquierda.
25.
Se repite los pasos 14 y 15.
26.
El administrativo hace clic en la opcin Imprimir
Reverso.
27.
La mquina Murdoch imprime el reverso del carnet.
28.
Se ha impreso el carnet del respectivo alumno.
d. Post condiciones:
1.
Se ha impreso el carnet de un alumno.
2.
Dicho carnet, al momento de pasar por la lectora ptica,
servir para que se mande el correo de asistencia al padre de
familia.
e. Flujos alternativos:
No hay cinta para imprimir
18.1
El sistema muestra el mensaje OUT OF RIBBON.
18.2
El administrativo comunica a la persona responsable que
no hay cinta para imprimir.
18.3
La persona responsable hace las gestiones para comprar
cinta.
18.4
Una vez llegada la cinta al colegio, se regresa al paso 15.

II.

COLGADO DE TEMAS A LA PLATAFORMA INTELLECTVS

a. Actores: Digitador, programa Page Maker, sistema FTP, programa
doPDF v7/v8, intranet.
b. Pre condiciones:
1.
Tener los siguientes Excel: excel_materias,
excel_materias_csv_x_csv (x es el grado 1, 2, 3, 4 o 5), MALLA
GENERAL (de los CDS), malla Pamer.
2.
El digitador debe tener la plantilla de base de Intellectvs.
3.
Saber el espacio fsico de los CDs codificados.
4.
El digitador debe estar capacitado en el diseo del
material a producir, as como en el manejo de los excels con los
que se trabajarn.
5.
La computadora donde se trabaje debe tener instalado el
programa Page Maker.
6.
Se debe tener los cdigos de cada uno de los tems (Lnea
de tiempo, teora, material de apoyo, etc.)
c. Flujo bsico:
ETAPA 1: PLANTILLA
1.
El digitador abre los siguientes excels: MALLA GENERAL y
malla Pamer.
2.
El digitador ubica en malla Pamer el tema que va a
realizar en el programa Page Maker.
3.
Una vez ubicado el tema, el digitador ubica en MALLA
GENERAL el mismo tema y toma nota del cdigo (nmero) que
se encuentra al costado del tema.
4.
El digitador va al espacio fsico donde se encuentran los
CDs y ubica el CD con el cdigo que apunt en el paso anterior.
5.
El digitador mete el CD en la computadora donde trabaja.
6.
Una vez ledo el CD, el digitador abre un explorador de
Windows.
7.
El digitador busca y ubica el archivo Page Maker que tiene
el nombre del tema que ubic en la MALLA GENERAL.
8.
El digitador abre el archivo.
9.
El digitador abre la plantilla base de Intellectvs (que se
encuentra en Page Maker).
10.
El digitador, capacitado en la plantilla de Intellectvs, entra
en la actividad de pasar la informacin del Page Maker ubicado en
el CD a la plantilla base de Intellectvs, cuidando de cada detalle
(tildes, colores, fuente y tamao de letra, etc.)
11.
El digitador guarda en la carpeta correspondiente el
archivo Page Maker que ha producido con el nombre del tema.

12.
El digitador sombre en la malla Pamer de color amarillo el
tema que ha realizado.
ETAPA 2: TRANSFORMADO
1. El digitador debe ubicarse en el archivo Page Maker que ha
producido de acuerdo a la plantilla base.
2. El digitador hace clic en la opcin Archivo de la barra de
mens.
3. El digitador hace clic en la opcin Imprimir.
4. Page Maker muestra la ventana para configurar la impresin.
5. El digitador, en las opciones de impresora, selecciona la opcin
doPDF v7/v8.
6. El digitador pulsa el botn Ajustes.
7. Page Maker muestra la ventana Ajustes.
8. El digitador seleccin la opcin A4 de la lista desplegable de
opciones del tipo de papel.
9. El digitador pulsa la opcin Aceptar.
10.
El digitador pulsa el botn Colores.
11.
El digitador selecciona el botn de radio Compuesta.
12.
El digitador slecciona el botn de radio Color/Grises.
13.
El digitador pulsa el botn Imprimir.
14.
Page Maker muestra una ventana de confirmacin.
15.
El digitador pulsa el botn Imrprimir doc..
16.
Page Maker muestra una ventana de ubicacin de archivo.
17.
El digitador pulsa el botn Browse.
18.
Page Maker abre una ventana de explorador de Windows.
19.
El digitador ubica la carpeta donde guardar el archivo
pdf.
20.
El digitador debe escribir el nombre del archivo de esta
manera:
TEMA_(Nmero_de_Semana)_(Nombre_del_tema)_(Item) (Se
entiende por tem: Lnea de tiempo, Teora, Apndice, etc.
21.
El digitador pulsa el botn aceptar.
22.
El digitador seleccin el botn de radio Pginas.
23.
El digitador escribe las pginas que va a transformar en el
siguiente formato : 1-(ltima pgina de todas las pginas que
va a transformar)
24.
El digitador pulsa el botn Imprimir.
25.
Page Maker, con el complemento doPDF, genera el
archivo pdf.
26.
El digitador cierra el archivo pdf generado.
27.
El digitador, en el Page Maker, elimina las pginas que
acaba de transformar, menos la pgina 1.
28.
Se repite los pasos 2 al 27 has que se transforme todos
los tems.
ETAPA 3: CODIFICADO

10.
11.

1.
El digitador abre los excels: excel_materias y
excel_materias_csv_x.csv
2.
EL digitador se dirige a la pestaa de su grado en
excel_materias.
3.
El digitador busca y ubica el tema que ha producido
anteriormente.
4.
El digitador toma nota del cdigo asignado a ese tema.
5.
El digitador se dirige a excel_materias_csv_x.csv
6.
El digitador, en la primera columna, pone el cdigo del
tema.
7.
El digitador, en la siguiente columna, pone el cdigo del
tem.
8.
El digitador, en la siguiente columna, pone el nombre del
archivo pdf que ha generado, escribiendo al final .pdf. Esto se hace para
cada pdf generado.
9.
El digitador guarda el archivo como formato xlsx.
El digitador guarda el archivo en formato CSV (delimitado por comas).
El digitador cierra los dos excels.
ETAPA 4: COLGADO
1. El digitador abre un explorador de Windows.
2. El digitador ingresa a la direccin ftp.intellectvs.com.pe.
3. El sistema ftp mostrar una ventana para ingresar con ciertos
datos.
4. El sistema ingresar el usuario archivos y la clave
502aga2014INTELL.
5. El sistema ftp mostrar los archivos que se encuentran en la
carpeta ftp.
6. El digitador ingresa a la carpeta materias.
7. El digitador copia, en esa carpeta, el archivo
excel_materias_csv_x as como los pdfs que ha generado y
codificado en dicho excel.
8. El digitador abre un navegador de internet.
9. El digitador ingresa a la pagina www.intelelctvs.com.pe/intranet
10.El intranet muestra las opciones de CURSOS Y MATERIAS que
esta por grado.
11.El digitador hace clic en la opcin de su grado.
12.El intranet muestra el contenido del archivo
excel_materias_csv_x.
13.El digitador va hasta el final de la pgina web.
14.El digitador pulsa el botn Agregar materias.
15.El intranet muestra el mensaje Agregado Correctamente.
d. Post Condiciones:
1.
Se ha generado un archivo Page Maker con el tema.
2.
Se ha generado los pdfs de cada tem del tema.
3.
Se ha codificado el tema.
4.
Se ha colocado el excel de codificado y los pdfs en la
carpeta ftp.

5.
Se ha colgado los temas en la plataforma Intellectvs.
6.
El pdf generado debe aparecer en cuanto se ingrese con
un usuario a la plataforma Intellectvs.
e. Flujos Alternativos:
ETAPA 1: No se encuentran vnculos.
10.1 El digitador cierra todos los archivos abiertos de Page Maker.
10.2 Se regresa al paso 8.
ETAPA 1: No hay tema.
3.1 El digitador sombre de color rojo en el archivo malla Pamer el tema
que no se ha encontrado en el archivo MALLA GENERAL.
3.2 Se regresa al paso 1.
ETAPA 4: No se muestra el contenido de
excel_materias_csv_x
12.1 El digitador ubica dicho excel y lo copia al escritorio.
12.2 El digitador copia dicho excel del escritorio a la carpeta materia.
12.3 El digitador se dirige al navegador que estaba abierto.
12.4 El digitador pulsa el botn para ir una pgina atrs.
12.5 Se regresa al paso 11.

III.

LECTURA Y ENVO DE FICHAS PTICAS DEL ETI

a. Actores: El administrativo, el tutor, la lectora ptica, programa Scan
Tools.
b. Pre condiciones:
1.
Se debe haber llevado a cabo un ETI.
2.
Los tutores deben haber revisado que cada ficha est
correctamente llenada.
3.
Se debe haber creado una carpeta para guardar las
lecturas.
c. Flujo bsico:
1.
El tutor sube al AGA con las fichas pticas (previamente
revisadas).
2.
El tutor entrega las fichas pticas al administrativo
encargado de leerlas.
3.
Se repiten los pasos 1 y 2 hasta que todos los tutores
hayan entregado sus fichas.
4.
El administrativo prende la computadora blanca al
costado de la lectora.
5.
La computadora pide una clave para iniciar sesin.
6.
El digitador ingresa la clave magdalena2014.
7.
La computadora muestra el escritorio.
8.
El digitador hace doble clic en el cono Scan Tools.exe.
9.
El programa Scan Tools muestra su interfaz.
10.
El digitador hace clic en el filtro de la lista desplegable
Tipo de ficha ptica.
11.
El digitador seleccin la opcin PAMER CATLICA 601.
12.
El digitador hace clic en la opcin Configure de la barra
de mens.
13.
Scan Tools muestra una lista desplegable.
14.
El digitador selecciona la opcin Path.
15.
Scan Tools muestra una ventana con tres cuadros de texto
editables y tres botones.
16.
El digitador hace clic en Data.
17.
Scan Tools abre una ventana de Windows.

18.
El digitador se ubica en la carpeta donde guardar las
lecturas. Dicha carpeta debe tiener el formato: ETI (Nmero de
ETI). Ejm.: ETI 3.
19.
El digitador pulsa el botn Aceptar.
20.
El digitador hace clic en la opcin Data de la barra de
mens.
21.
El digitador hace clic en la opcin New.
22.
Scan Tools muestra un cuadro para ingresar el nombre de
la data.
23.
El digitador escoge un grupo de fichas pticas
pertenecientes a un saln.
24.
El digitador ingresa el nombre de acuerdo al formato:
(Grado) (NOMBRE DE SALN) Ejm.: 2 MARISELA.
25.
El digitador pulsa el botn OK.
26.
El digitador prende la lectora ptica.
27.
El digitador coloca las fichas pticas en el espacio
correspondiente de manera que las respuestas miren para arriba.
28.
El digitador hace clic en la opcin SCAN del Scan Tools.
29.
Cualquier mensaje que muestre Scan Tools, el digitador
debe hacer clic en OK o Aceptar segn lo que muestren las
opciones.
30.
La lectora ptica lee las fichas pasndolas una por una
haciendo que se muestre el proceso de lectura en la pantalla de la
computadora.
31.
Una vez terminada la lectura, Scan Tools muestra un
mensaje.
32.
El digitador hace clic en la opcin Stop.
33.
La lectora se reinicia.
34.
Scan Tools cierra la ventana del proceso de lectura.
35.
El digitador retira las fichas pticas ledas.
36.
El digitador pone las fichas pticas en un lugar fsico
determinado.
37.
Se repiten los pasos del 21 al 36 hasta que se lean las
fichas de todos los salones.
38.
Una vez ledas todas las fichas pticas, el digitador abre el
TeamViewer de la computadora desde donde se ley las fichas.
39.
El digitador abre el TeamViewer de otra computadore
desde donde enviar las lecturas.
40.
El digitador conecta las dos computadoras va
TeamViewer.
41.
El digitador se dirige a la carpeta donde se guard las
lecturas.
42.
El digitador comprime la carpeta ETI (Nmero de ETI).
43.
El digitador copia la carpeta comprimida desde la
computadora blanca a aquella desde donde enviar las lecturas
va correo.

44.
El digitador, en la computadora donde enviar el correo,
ingresa a un correo electrnico.
45.
El digitador prepara un sencillo e-mail a
mzamudio@pamer.edu.pe y a califaciones@pamer.edu.pe
indicando que se estn enviando las lecturas del ETI. Este correo
debe ser con copia a mchungan@pamer.edu.pe
46.
El digitador adjunta las lecturas del ETI.
47.
El digitador, habiendo llenado todos los datos, enva el
correo a las personas correspondientes.
48.
El digitador apaga la lectora ptica.
d. Post Condiciones:
1.
Se deben haber generado las lecturas del respectivo ETI
en formato.sdf que se abre con un bloc de notas.
2.
Se debe haber enviado las lecturas a los correos
correspondientes.
e. Flujos alternativos:
LA LECTORA SE DETUVO: THICKNESS ERROR
30.1 La lectora detiene y atrapa dos o ms fichas pticas.
30.2 Scan Tools muestra una ventana con tres opciones.
30.3 El digitador saca las fichas pticas atrapadas por la lectora.
30.4 El digitador vuelve a colocar las fichas para que sean ledas, de
preferencia, ponindolas en distintos sitios.
30.5 El digitador pulsa el botn Resume de la ventana que mostr
Scan Tools.
30.6 Se regresa al paso 31.
LA LECTORA SE DETUVO: OTROS ERRORES
30.1 La lectora deja pasar una ficha pero ya no sigue leyendo.
30.2 Scan Tools muestra una ventana con tres opciones.
30.3 El digitador saca la ficha ptica que no se pudo leer.
30.4 El digitador revisa la ficha.
30.5 El digitador evala si se puede corregir algn encontrado en la
ficha. Si es as, se corrige, caso contrario, se separa esa ficha.
30.6 Si se corrige la ficha, el digitador recoge todas las fichas leas de
ese saln. Caso contrario, se separa dicha ficha no leda, pero igual se
recoge todas las fichas leas de ese saln
30.7 El digitador coloca las fichas de nuevo en el lugar para ser ledas.
30.8 El digitador se ubica en la carpeta donde se hizo la ltima
lectura.
30.9 El digitador ubica y borra el achivo (Grado) (NOMBRE DE
SALN).dat y (Grado) (NOMBRE DE SALN).sdf.
30.10 El digitador hace clic en la opcin Stop de la ventana del Scan
Tools.
30.11 Se regresa al paso 28.

IV.

IMPRESIN DE CERTIFICADOS
a. Actores: El administrativo, el generador de certificados.
b. Pre condiciones:
1.
Se debe tener el certificado solo con las firmas
correspondientes de Direccin y Secretara.
2.
Se debe haber configurado la plantilla en el generador de
certificados.
3.
Se debe tener todas las notas correspondientes del
alumno del cual se emtir el certificado.
4.
Se debe tener la partida de nacimiento o el DNI del
alumno para digitar el nombre exacto.
c.