Automatizacion de Documentos PDF

Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica
Automatizacin de
documentos
Herramientas informticas para el personal de mando. Office2007
DGITI
2008
Contenido
Ahorrar tiempo con las plantillas..................................................................................................................................................... 4
Introduccin .................................................................................................................................................................................... 4
Objetivos ........................................................................................................................................................................................ 4
Acerca de este curso ..................................................................................................................................................................... 4
Aprovechar la eficacia de las plantillas .......................................................................................................................................... 4
Utilizar una portada de fax ya elaborada .................................................................................................................................. 5
Utilizar una agenda ya elaborada ............................................................................................................................................. 5
Buscar plantillas instaladas ...................................................................................................................................................... 5
Buscar plantillas en Office Online ............................................................................................................................................. 6
La fuerza especial de una plantilla ........................................................................................................................................... 6
Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes ......................................................................................................... 6
Ponga a prueba sus conocimientos ......................................................................................................................................... 7
Crear sus propias plantillas ............................................................................................................................................................ 7
Ventajas de crear una plantilla ................................................................................................................................................. 8
Preparar el contenido de una plantilla ...................................................................................................................................... 8
Guardar un archivo como plantilla ............................................................................................................................................ 9
Crear un documento basado en la plantilla .............................................................................................................................. 9
Modificar la plantilla ................................................................................................................................................................ 10
Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 10
Revisar documentos con Control de cambios y Comentarios de Word 2007 .......................................................................... 11
Introduccin .................................................................................................................................................................................. 11
Objetivos ...................................................................................................................................................................................... 11
Acerca de este curso ................................................................................................................................................................... 11
Control de cambios y Comentarios: conceptos bsicos .............................................................................................................. 11
Ver las revisiones ................................................................................................................................................................... 12
Insertar un comentario ............................................................................................................................................................ 12
Cmo saber lo que ha hecho cada revisor ............................................................................................................................. 13
La desactivacin del Control de cambios NO elimina las marcas de revisin ni los comentarios ......................................... 13
Aceptar o rechazar cambios y eliminar comentarios .............................................................................................................. 14
Control de cambios y Comentarios: conceptos ms avanzados ................................................................................................. 14
Ocultar temporalmente los cambios ....................................................................................................................................... 15
Ver un documento antes y despus ....................................................................................................................................... 15
Al ocultar las marcas de revisin NO se eliminan las marcas ni los comentarios.................................................................. 15
Comprobar si hay revisiones y comentarios ........................................................................................................................... 16
Elegir cmo se realiza el control de cambios ......................................................................................................................... 16
Usar la combinacin de correspondencia para enviar mensajes de correo electrnico personalizados a la lista de
direcciones de correo electrnico ................................................................................................................................................. 18
Configurar el documento principal del mensaje de correo electrnico ................................................................................... 19
Reanudar una combinacin de correspondencia ................................................................................................................... 19
Conectar el documento del mensaje de correo electrnico a la lista de direcciones ............................................................. 19
Elegir un archivo de datos ...................................................................................................................................................... 20
Respuestas a Ponte a prueba ........................................................................................................................................................ 27
Aprovechar la eficacia de las plantillas ........................................................................................................................................ 27

Crear sus propias plantillas .......................................................................................................................................................... 27
Control de cambios y Comentarios: conceptos bsicos .............................................................................................................. 28
Control de cambios y Comentarios: conceptos ms avanzados ................................................................................................. 29
Tarjetas de referencia rpida.......................................................................................................................................................... 30
Ahorrar tiempo con las plantillas .................................................................................................................................................. 30
Revisar documentos con Control de cambios y Comentarios de Word 2007 ............................................................................. 34
Bibliografa ....................................................................................................................................................................................... 37
Ahorrar tiempo con las

plantillas
Introduccin
Detngase un minuto antes de empezar a crear un documento de Word 2007 completamente desde cero.
Utilice como punto de partida una de las plantillas ya existentes y ricas en contenido. Word incluye un
gran nmero de plantillas, desde cartas y currculos hasta calendarios y folletos. Le van a ahorrar mucho
tiempo.
D un paso ms all y convierta un documento existente en una plantilla ajustada a sus necesidades.
Esto tambin le puede ahorrar tiempo.
Objetivos
Una vez finalizado este curso, sabr realizar las siguientes tareas:
Ahorre mucho tiempo utilizando las plantillas de Word y Office Online.
Cree su propia plantilla, ajustada a las necesidades de su negocio.
Acerca de este curso

Este curso incluye:
Dos lecciones autoguiadas y dos sesiones de prcticas para ensayar. Para las prcticas, se requiere Word
2007.
Una pequea prueba (sin puntuacin) al final de cada leccin.
Una tarjeta de referencia rpida que podr llevarse del curso.
Aprovechar la eficacia de las plantillas

Aunque ya haya trabajado con Word y se haya
familiarizado con los documentos de Word,
puede que las plantillas de Word no le sean tan
familiares. Qu es una plantilla y qu le aporta?
Una plantilla es un tipo de documento que ya
tiene contenido, como texto, estilos y formato;
diseo de pgina, como mrgenes e
interlineado; y elementos de diseo, como
colores especiales, bordes y acentos, que son
tpicos de los temas de Word.
Considere las plantillas como un punto de partida muy til. Por ejemplo, si celebra reuniones de trabajo
semanales y tiene que crear una y otra vez el mismo orden del da pero con pequeos cambios, se
acelerara en gran medida el trabajo si el documento ya incluyera gran parte de la informacin.
Para obtener algunos ejemplos y echar un vistazo a las numerosas plantillas que ya existen, vea Word y
Microsoft Office Online. Utilice esas plantillas para crear documentos imponentes y profesionales y para
ahorrar tiempo.
Utilizar una portada de fax ya elaborada

En su trabajo, tiene que enviar a menudo un fax
a otras compaas y siempre necesita una
portada. Podra crearla una y otra vez en Word,
perdiendo as mucho tiempo. O bien, podra
utilizar la portada de fax ya incluida en Word.
sta y otras plantillas se encuentran entre las
plantillas instaladas de Word. La imagen le da
un ejemplo. La plantilla est configurada de
modo que sea fcil de completar. Simplemente
rellene los espacios en blanco con la informacin necesaria, imprima la hoja y envela por fax. Incluso si
tiene que agregar o eliminar alguna parte de la portada, ya incluye el contenido esencial; no tiene que
crearla desde cero.
Utilizar una agenda ya elaborada

ste es otro ejemplo de cmo las plantillas de
Word pueden ayudarle. Imagnese que tiene
que crear una agenda para las reuniones
semanales de su equipo.
Antes de que empiece a elaborarla a partir de
una hoja en blanco, eche un vistazo a la
coleccin de plantillas disponibles en Microsoft
Office Online, a las que se puede vincular
directamente desde Word (le ensearemos
cmo hacerlo). Esta amplia y variada coleccin tiene diferentes categoras de plantillas. Algunas de las
ms populares son Agendas, Calendarios, Prospectos, Cartas y Currculos. Cada categora ofrece varios
tipos de plantillas.
En la imagen se muestran tres de las plantillas de agenda.
1.
2.
3.
Este ejemplo es sencillo, con reas de texto con formato que ayudan a rellenar la agenda.
O bien, puede optar por una plantilla totalmente finalizada con una apariencia ingeniosa y sobrescribir el
texto de ejemplo.
Esta plantilla profundiza un poco ms en el diseo de pgina y el formato, utilizando colores y tablas para
crear reas en un diseo de agenda complejo.
Simplemente, abra la agenda que desee y rellene la informacin necesaria.

Nota: Adems de las numerosas plantillas desarrolladas por Microsoft y disponibles en este sitio, hay
plantillas creadas por los clientes.
Buscar plantillas instaladas

Word incluye ms de 30 plantillas instaladas
para tipos de documento como cartas, faxes,
informes, currculos y entradas de blog. Para
buscarlas, siga este procedimiento:
1.
Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
2.
3.
4.
En la ventana Nuevo documento, haga clic en Plantillas instaladas.

Haga clic en una de las miniaturas para ver su vista previa a la derecha.
Cuando encuentre la plantilla que desee, haga clic en Crear.
Se abrir un nuevo documento basado en la plantilla. A continuacin, realice los cambios que desee.
Buscar plantillas en Office Online

Los pasos que hay que seguir para abrir plantillas del sitio Web de Office Online son muy similares. Tal y
como se muestra en la animacin, abra la ventana Nuevo documento, pero en este caso, fjese en el
rea situada debajo de Microsoft Office Online.
Haga clic en una de las categoras para ver las miniaturas de todas las plantillas disponibles. Al igual que
en el caso de las plantillas instaladas, se puede ver la vista previa de cada plantilla. Algunas categoras,
como Cartas, tienen subcategoras; por ejemplo, Acadmico, Empresa y Cartas de presentacin.
Para descargar una de las plantillas, seleccione la miniatura y haga clic en Descargar. Esto es todo. La
plantilla se abrir como un nuevo documento para que pueda agregar todos los elementos que desee y, a
continuacin, guardarlo.
La plantilla original no cambia sino que permanece en Office Online y se guarda una copia de la plantilla
en el equipo. Si desea volver a utilizarla, no hace falta volver a Office Online. Podr abrirla en Word desde
la carpeta Mis plantillas. Le ensearemos cmo hacerlo en la sesin de prcticas al final de la leccin.
La fuerza especial de una plantilla

Ya hemos mencionado que al abrir una plantilla,
se abre un nuevo documento basado en la
plantilla seleccionada. En realidad, se abre una
copia de la plantilla y no la plantilla propiamente
dicha.
Y en eso radica precisamente la fuerza especial
de las plantillas: se abre una copia de la
plantilla y se transmite todo su contenido a un
nuevo documento. El usuario trabaja con ese
nuevo documento, aprovechando todos los elementos incluidos en la plantilla y agregando o eliminando
lo que estime oportuno. Dado que el nuevo documento no es la propia plantilla, los cambios se guardan
en el documento y la plantilla conserva su estado original. Por consiguiente, una plantilla puede ser la
base de un nmero ilimitado de documentos.
Todos los documentos se basan en algn tipo de plantilla; las plantillas simplemente resides en un
segundo plano.
Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes

Las plantillas no slo se comportan de manera
un tanto diferente que los documentos sino que
tambin tienen un tipo de archivo distinto.
Si ha guardado un gran nmero de documentos
en Word, probablemente conozca los tipos de
archivo disponibles para guardar los archivos.
El formato estndar predeterminado es un tipo
de documento. Una plantilla es otro tipo de
archivo.
1.
Tal y como se muestra en el ejemplo 1: las plantillas se guardan como Plantilla de Word y tienen la
extensin .dotx al final del nombre de archivo. (En las versiones anteriores de Word, la extensin era .dot.)
2.
Tal y como se muestra en el ejemplo 2: los documentos se guardan como Documento de Word y tienen
la extensin .docx al final del nombre de archivo. (En las versiones anteriores de Word, la extensin era
.doc.)
Obtendr ms informacin en la segunda leccin, en la que va a guardar un documento como una

plantilla y ver de primera mano los pasos que hay que dar. De momento, simplemente recuerde que los
documentos y las plantillas son dos tipos de archivo distintos y se comportan de manera diferente.
Nota: Para ver la extensin como parte del nombre de archivo, es preciso cambiar una configuracin en
Microsoft Windows. En la sesin de prcticas y la Tarjeta de referencia rpida se describen los pasos
necesarios para realizar ese cambio.
Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern
privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn.
Qu diferencia significativa hay entre una plantilla y un documento?
a)
Contiene estilos.
b)
Contiene un tema de Word.
c)
Abre una copia de s misma como un nuevo documento.
En Word, cul es el primer paso para buscar plantillas de Word existentes?

a)
Hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, hacer clic en Nuevo.
b)
Hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Opciones de Word.
Una plantilla se difiere de un documento por su comportamiento y el tipo de archivo.

a)
Verdadero.
b)
Falso.
Ha trabajado con algunas plantillas en la sesin de prcticas. Qu elementos de contenido le han ayudado a completar
el documento?
a)
reas configuradas para que se rellenen con contenido nuevo pero con texto informativo para explicar qu y dnde
hay que escribir.
b)
Colores, tipo de fuente y un diseo con un borde de pgina o titulares.
c)
Un calendario desplegable que facilitaba mucho la seleccin de una fecha para el documento.
d)
Todo lo anterior.
Crear sus propias plantillas

sta es una situacin que le puede resultar
familiar: imagnese que utiliza una y otra vez
cierto documento, una factura, para facturar a un
cliente. Su contenido bsico es siempre el
mismo, pero algunos detalles cambian, como el
tipo de trabajo realizado y las fechas. Su mtodo
es abrir el documento de la factura, cambiar los
datos obsoletos y, a continuacin, guardar el
documento con otro nombre.
Le suena?
En efecto, utiliza el documento original como plantilla, aunque nunca lo haya convertido en una plantilla.
Y por qu no? Al convertir el documento de la factura en una plantilla, dispondr de un documento
maestro que puede utilizar como punto de partida y no tendr que deshacer el contenido obsoleto cuando
prepare una nueva factura.
Podr reforzar la plantilla con todos los elementos que siempre incluya en las facturas, incluidos
marcadores de texto que faciliten la insercin de nuevo texto. Despus, utilice siempre ese archivo de
plantilla como base para todas sus facturas.
Hay ms ventajas. Compruebe cules son y, despus, aprenda cmo guardar un archivo como plantilla,
buscarla, utilizarla y modificarla.
Ventajas de crear una plantilla

Utilizando el mismo ejemplo del documento de
factura, stas son algunas de las ventajas de
convertir el documento en una plantilla:
No hay que buscar en diversas versiones
del documento los cambios ms recientes
ya que todos estaran almacenados en la
plantilla.
Dado que una plantilla abre una copia de s
misma como un nuevo documento, no tiene que preocuparse de guardarla accidentalmente encima de
alguna de las facturas anteriores.
Podr modificar el contenido de la plantilla de manera que contenga slo la informacin que desee incluir
en cada factura. De este modo, no tendr que eliminar una y otra vez la informacin obsoleta, por lo que
se ahorrar tiempo y trabajo.
Al excluir la informacin obsoleta, se reduce la posibilidad de guardar y enviar accidentalmente una factura
con informacin no deseada.
La plantilla siempre estar en la misma ubicacin en Word, junto con todas las dems plantillas.
Echemos un vistazo al proceso de crear y utilizar una plantilla propia.
Preparar el contenido de una plantilla

Parte del proceso de creacin de una plantilla
es dejar o crear slo la informacin deseada.
ste es el contenido que desea que tenga cada
nuevo documento que se base en la plantilla.
Gran parte de lo que incluya en una plantilla
depende de sus preferencias y de los
pormenores del contenido.
Primero, abra el documento que desee utilizar
para crear la plantilla (en este caso, el
documento de la factura), o bien, abra un documento en blanco. stas son algunas de las acciones
tpicas que podra realizar despus:
1.
2.
3.
4.
No omitir el contenido que seguramente no va a sufrir ningn cambio en breve; por ejemplo, el logotipo, el
nombre y la direccin de su compaa. (Estos datos sern fciles de actualizar en la plantilla cuando sea
necesario.)
Insertar un comando Fecha y hora para el rea de fecha de la factura. De este modo, se insertar
automticamente la actual fecha en el nuevo documento.
Incluir reas de marcas de texto para la informacin que cambia en cada factura, como el nombre y la
direccin de la compaa a la que va dirigida la factura.
Dejar en blanco las reas que cambian en cada factura, como la descripcin del trabajo realizado, el
nmero de horas y el costo total.
Caractersticas de Word 2007 que se pueden agregar

Word 2007 incluye nuevos elementos que puede agregar a la plantilla. En la primera sesin de prcticas,
vimos el calendario que permite elegir fcilmente una fecha y el formato de texto que configura las reas
con texto informativo. La siguiente sesin de prcticas incluye un ejercicio adicional en el que se muestra
cmo agregar estas caractersticas. Sin embargo, no es preciso agregarlas para que la plantilla sea
bonita y funcional.
Guardar un archivo como plantilla

Hemos dicho que las plantillas tienen su propio tipo de archivo, distinto del archivo de documento. Por
consiguiente, para guardar un documento como plantilla, debe seleccionar el tipo de archivo Plantilla de
Word. A continuacin, gurdelo como una plantilla de confianza para que sea fcil de buscar y abrir.
Estos son los pasos que debe seguir:
1.
2.
, elija Guardar como y, a

continuacin, haga clic en Plantilla de
Word.
En el cuadro de dilogo Guardar como,
haga clic en Plantillas de confianza como
ubicacin en la que se va a guardar la
plantilla.
3.
A continuacin, asigne un nombre a la plantilla y haga clic en Guardar. Observe que, si ha configurado
Windows de modo que se muestren las extensiones de archivo, ver la extensin .dotx al final del nombre
de archivo. Esta extensin denota que se trata del tipo de archivo de plantilla de Word 2007 (a diferencia
del tipo de archivo de los documentos, cuya extensin es .docx).
Importancia de las plantillas de confianza Al ubicar la plantilla en Plantillas de confianza, se indica a

Word que es seguro abrirla incluso si la plantilla contiene macros u otro tipo de cdigo. Dado que las macros
pueden contener cdigo malintencionado, Word est alerta a la hora de abrirse documentos con macros. Si
la configuracin de seguridad de su equipo tiene el nivel recomendado, Word abrir cualquier archivo de
plantilla, pero deshabilitar las macros que contiene. Sin embargo, en el caso de las plantillas ubicadas en la
carpeta Plantillas de confianza, Word no deshabilita las macros ya que da por supuesto que los archivos
son seguros. Por lo tanto, asegrese de que los archivos que almacene en esta ubicacin procedan de un
origen de confianza.
Nota: Si utiliza Windows Vista, observe que la carpeta en la que va a guardar la plantilla se denomina
Plantillas en vez de Plantillas de confianza. No obstante, para Word tiene el mismo significado que la
carpeta Plantillas de confianza.
Crear un documento basado en la plantilla

Otra ventaja de guardar una plantilla en la carpeta Plantillas de confianza es que Word facilita en gran
medida su bsqueda.
1.
2.
3.
En la ventana Nuevo documento, haga clic en Mis plantillas.

Haga clic en la plantilla que desee.
Asegrese de que est seleccionada la
opcin Documento situada en la parte
inferior derecha, debajo de Crear nuevo
y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
(Esta es la configuracin predeterminada
porque Word supone que desea abrir la
plantilla como un documento que va a
completar y guardar.)
Sugerencia: Como puede ver, hay una opcin
en la ventana Nuevo para abrir la plantilla con el formato Plantilla. De este modo, se abre una copia de la
plantilla como plantilla, que se puede modificar y guardar como una nueva versin de la plantilla. Sin
embargo, si desea abrir directamente la plantilla original, por ejemplo, para modificarla, puede proceder de
manera diferente. Vea la siguiente seccin.
Modificar la plantilla
Qu sucede si una parte vital de la informacin incluida en la plantilla se vuelve obsoleta? Supongamos
que actualiza el logotipo de la compaa y desea que el nuevo logotipo aparezca en la plantilla. Este es el
procedimiento para abrir y modificar la plantilla:
1.
2.
3.

y, a continuacin, haga clic en Abrir.
Haga clic en la carpeta Plantillas de
confianza.
Seleccione la plantilla y haga clic en
Abrir.
En vez de abrirse una copia de la plantilla, se

abre la propia plantilla. Los cambios se realizan
y se guardan en el archivo de plantilla. A partir de ahora, cuando rellene una nueva factura basada en
esta plantilla, aparecer el nuevo logotipo.
Proteger las plantillas: Si ha creado una plantilla que van a utilizar otras personas de la compaa,
considere la posibilidad de proteger su contenido de modificaciones no deseadas. Por ejemplo, puede
configurar una contrasea que las dems personas deben conocer para poder modificar la plantilla. Para
obtener ms informacin sobre esta cuestin, vea la Tarjeta de referencia rpida al final del curso.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los
resultados de la prueba no se puntuarn.
Una de las diferencias entre un archivo de documento y un archivo de plantilla aparece en el nombre de archivo y, ms
concretamente, en la extensin del nombre de archivo (las letras que figuran detrs del punto). Cul es la extensin
para el nombre de un archivo de plantilla?
a)
.docx
b)
.dotx.
Para guardar un archivo como plantilla, se elige Guardar como en el men debajo del botn de Microsoft Office y, a
continuacin, en que opcin hay que hacer clic?
a)
Plantilla de Word
b)
Documento de Word
Por qu se deben guardar las plantilla en la carpeta Plantillas de confianza?

a)
Para poder buscarlas mediante el vnculo Mis plantillas en la ventana Nuevo documento.
b)
De este modo se protegen las plantillas contra las modificaciones realizadas por otras personas.
Para abrir la propia plantilla y modificarla, primero se hace clic en el botn de Microsoft Office. Qu se hace a
continuacin?
a)
Se hace clic en Nuevo y, a continuacin, en Mis plantillas.
b)
Se hace clic en Abrir y, a continuacin, en Plantillas de confianza.
Pregunta adicional: qu ficha de la cinta de opciones se utiliza para incluir un control Selector de fecha o Texto
enriquecido en la plantilla?
a)
La ficha Insertar.
b)
La ficha Vista.
c)
La ficha Programador.
Revisar documentos con

Control de cambios y
Comentarios de Word 2007
Introduccin
Suponga que tiene que revisar un documento antes de enviarlo a un grupo de empleados.
Si es preciso efectuar cambios, desear hacer revisiones que su jefe pueda ver para decidir despus si
se aceptan o se rechazan. Y es posible tambin que necesite escribir comentarios para explicar algunos
de los cambios. Ah es donde entra en funcionamiento Control de cambios y comentarios.
Tambin ser conveniente asegurarse de que cuando distribuya el documento final, ste no contiene
ninguna revisin o comentario. En ese momento es cuando ya se puede prescindir de la caracterstica
Control de cambios y Comentarios.
Objetivos
Una vez finalizado este curso, sabr realizar las siguientes tareas:
Utilice el Control de cambios cuando desee marcar documentos con revisiones.
Revise las marcas de revisin, y acptelas o rechcelas.
Inserte, vea, modifique y elimine los comentarios.
Revise los documentos para asegurarse de que no queda ninguna revisin o comentario en los
documentos que va a distribuir.
Acerca de este curso

Este curso incluye:
Dos lecciones autoguiadas y dos sesiones de prcticas para ensayar. Para las prcticas, se requiere Word
2007.
Una pequea prueba (sin puntuacin) al final de cada leccin.
Una tarjeta de referencia rpida que podr llevarse del curso.
Control de cambios y Comentarios: conceptos bsicos

Est revisando un documento de su jefe antes de enviarlo a toda la organizacin. Ve cambios que desea
realizar y que desea que su jefe tambin vea. Al activar el Control de cambios, Word inserta marcas que
muestran dnde se realizan eliminaciones, inserciones y cambios de formato.
En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en

Control de cambios. El fondo del botn Control de
cambios cambia de color, lo que indica que est activado;
cualquier cambio que realice se marcar como una revisin
hasta que desactive el Control de cambios haciendo clic de
nuevo en el botn.
Ver las revisiones

1.
2.
3.
Texto eliminado de un globo en el margen.

Texto insertado subrayado en el mismo color que el globo de texto eliminado.
Las lneas verticales del margen izquierdo indican cambios en las lneas donde se ha eliminado e
insertado texto.
Despus de activar el
Control de cambios,
trabaje en Word como lo
hace
normalmente.
Cuando inserte o elimine
texto, o mueva texto o
grficos, cada cambio
aparecer
con
un
marcado: marcas como
colores y lneas que
indican dnde est cada
revisin y de qu revisin
se trata.
Elimina el texto "con nuestro esfuerzo y las ideas claras". El texto eliminado se coloca en un globo en el
margen del documento. En el globo se muestra "Eliminado" para indicar por qu el texto est en el globo.
Una lnea de puntos une el lugar donde se elimin el texto con el globo, para que cualquiera pueda ver el
lugar en el que el texto fue eliminado.
Desea reemplazar "doce" por "nueve". Selecciona "doce" y escribe "nueve" encima (o simplemente
elimina "doce" y, a continuacin, escribe "nueve"). "Doce", el texto eliminado, se coloca en el globo en el
margen del documento. "Nueve", el texto que acaba de insertar, se subraya y se muestra en el mismo
color que el borde que rodea al globo del texto eliminado, lo que indica que el mismo revisor (usted) ha
eliminado e insertado texto. Obtendr ms informacin sobre el color de marcado ms adelante en esta
leccin.
Asimismo, aparece una lnea vertical en el margen izquierdo junto a cada frase con marcas de revisin.
Se trata de una seal adicional de que hay cambios en algunas frases.
Sugerencia: Si lo prefiere, el texto eliminado puede permanecer dentro del texto en lugar de en un globo
en el margen del documento. Ver cmo se hace en la prctica.
Insertar un comentario
Ha realizado algunas revisiones, pero le
gustara explicar tambin por qu elimin "doce"
en la primera frase. No hay problema: inserte un
comentario, que es una anotacin que puede
agregar al documento. Para ello, coloque el
cursor al final del texto que desea comentar,
"nueve" en este ejemplo. En la ficha Revisar,
en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo
comentario.
Un globo de comentarios aparece en el margen del documento. El texto para el que incluye el comentario,
"nueve", se resalta con el color de la revisin. Escriba el texto en el globo de comentarios.
Puede distinguir un globo de comentarios de un globo de texto eliminado mediante:
El fondo de color slido del globo de comentarios. Un globo de texto eliminado slo est coloreado
alrededor de su borde exterior.
La etiqueta "Comentario" en el globo.
Las iniciales del revisor en el globo, que indican quin hizo el comentario, junto con un nmero al lado de
las iniciales, que permite saber cuntos comentarios hay en el documento.
En la prctica ver cmo se modifica un comentario y cmo responder al comentario de otra persona.
Nota No tiene que activar el Control de cambios para insertar comentarios. Puede agregar comentarios
en cualquier momento.
Cmo saber lo que ha hecho cada revisor

1.
2.
3.
Vea quin realiz un comentario moviendo

el puntero del mouse (ratn) sobre el
comentario en el documento.
Un color para los comentarios de Pilar
Pinilla (PP).
Un color diferente para los comentarios de
Richard Bready (RB).
Cuando ms de una persona revisa un

documento, tal vez desee saber qu revisor
realiz cada cambio. Aqu ver cmo saber
quin hizo cada cambio.
Mueva el puntero sobre el texto insertado en el documento o sobre los globos de texto eliminado en el
margen del documento. Para cada revisin, aparecer Informacin en pantalla que muestra el nombre del
revisor y el tipo de la revisin, como "eliminado" o "insertado." La Informacin en pantalla muestra
tambin el texto eliminado o insertado.
Otra manera de distinguir un revisor de otro es mediante el color. Word asigna automticamente a cada
revisor un color de marcado, que ver en cuanto realice su primera revisin o escriba su primer
comentario. Por ejemplo, su color puede ser el azul y el color de otro revisor puede ser el verde. Para
buscar sus propios cambios o comentarios, buscara el marcado azul en todo el documento.
Como se indic en la ltima seccin, puede saber quin hizo los comentarios por las iniciales del revisor
en cada globo de comentarios.
La desactivacin del Control de cambios NO elimina las marcas de revisin ni los

comentarios
Quizs le interese saber que al desactivar el
Control de cambios, no se eliminan las marcas
de revisin (ni los comentarios).
Esto es lo que ocurre: todas las marcas de
revisin realizadas hasta el momento
permanecen en el documento, aunque el
Control de cambios est desactivado. Todas
las revisiones que realice a partir de entonces
no se marcarn como revisiones.
Para quitar las marcas de revisin, acptelas o rechcelas. Para quitar los comentarios, elimnelos. Ver
cmo se hace a continuacin.
Aceptar o rechazar cambios y eliminar

comentarios
1.
2.
3.
4.
Utilice el botn Aceptar para aceptar los

cambios de uno en uno o secuencialmente,
o para aceptar todos los cambios a la vez.
Utilice el botn Rechazar para rechazar los
cambios de uno en uno o secuencialmente,
o para rechazar todos los cambios a la vez.
Utilice el botn Anterior para revisar cada elemento hasta llegar al principio del documento.
Utilice el botn Siguiente para revisar cada elemento hasta llegar al final del documento.
Cuando hayan concluido las revisiones, alguien debe revisarlas y aceptarlas o rechazarlas. El revisor
puede trabajar con las revisiones de una en una o con todas a la vez, y puede leer los comentarios y
despus eliminarlos.
Para eliminar el marcado, utilice los botones Aceptar o Rechazar de la ficha Revisar, en el grupo
Cambios, o hace clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el documento para aceptar o rechazar
los cambios y eliminar los comentarios. Podr probar ambos mtodos en la sesin de prcticas.
Cuando se acepten o rechacen los cambios y se eliminen los comentarios, el marcado que indica los
cambios y los comentarios se quitar del documento. Los cambios aceptados pasarn a formar parte del
documento cuando se guarde.

Para eliminar las marcas de revisin, desactive el Control de cambios.
a)
Verdadero.
b)
Falso.
Qu ocurre cuando se desactiva el Control de cambios?

a)
Se eliminan las marcas de revisin y los comentarios.
b)
Se ocultan las marcas de revisin y los comentarios.
c)
Se detiene el seguimiento de las revisiones.
Para insertar un comentario, tiene que activar el Control de cambios.

a)
Verdadero.
b)
Falso.
La nica manera de aceptar o rechazar el texto insertado es hacer clic en los botones Aceptar o Rechazar en el grupo
Cambios de la ficha Revisar.
a)
Verdadero.
b)
Falso.
Como aprendi en la prctica, puede saber cundo se ha movido texto de un lugar a otro.
a)
Verdadero.
b)
Falso.
Control de cambios y Comentarios: conceptos ms avanzados

Suponga que est a punto de revisar un
documento con cambios realizados por Richard,
Kai y Pilar.
Desea ver primero las revisiones de Pilar. Sabe que puede buscar sus revisiones moviendo el puntero por
todos los cambios para ver su nombre o buscando su color de marcado. Pero se pregunta si puede ver
slo sus cambios sin tener que pasar por los de Richard y Kai. Esto puede ser til cuando se trabaja con
documentos grandes.
Siga con el curso y obtenga ms informacin sobre cmo trabajar con las marcas de revisin.
Ocultar temporalmente los cambios

Para ver slo los cambios de Pilar, puede ocultar temporalmente la informacin que no desea revisar de
momento (las revisiones de Richard y Kai).
En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas,
elija Revisoresy desactive la casilla de verificacin situada junto a Todos los revisores. Se ocultarn las
marcas de todos los revisores.
A continuacin, haga clic de nuevo en la flecha situada junto a Mostrar marcas, elija Revisores y haga
clic en la casilla de verificacin situada junto al nombre de Pilar para activarla. Se mostrarn las
revisiones y los comentarios de Pilar. Puede aceptar o rechazar sus revisiones y eliminar sus comentarios
conforme los lee o puede hacerlo despus.
Cuando termine, muestre los cambios de los otros revisores haciendo clic de nuevo en Mostrar marcas y
en Todos los revisores.
Una nota de advertencia La desactivacin de las casillas de verificacin del men Mostrar marcas no
elimina las marcas. Slo las oculta temporalmente. Obtendr ms informacin al respecto ms adelante en
esta leccin.
Ver un documento antes y despus

Cuando un documento tenga muchas revisiones
y comentarios, tal vez se pregunte cmo era el
documento antes de que se marcara para
revisin o como quedara si aceptara todos los
cambios o eliminara todos los comentarios.
Para ayudarle a evitar que distribuya sin darse
cuenta documentos con marcas de revisin y
comentarios, Word muestra automticamente
los documentos con las marcas visibles. En la
ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, Marcas mostradas finales es la opcin predeterminada del
cuadro Mostrar para revisin.
Para ver cmo era el documento antes de que se insertaran marcas de revisin y comentarios, haga clic
en la flecha del cuadro Mostrar para revisin y luego en Original.
Para ver cmo quedara el documento si se aceptaran todas las revisiones y se eliminaran los
comentarios, haga clic en la flecha del cuadro Mostrar para revisin y luego en Final. Recuerde que al
ocultar las revisiones y los comentarios stos no se eliminan. Despus de revisar el documento, haga clic
en Marcas mostradas finales para mostrar de nuevo las marcas de revisin y los comentarios.
Al ocultar las marcas de revisin NO se

eliminan las marcas ni los comentarios
Como se mencion anteriormente, al ocultar las
marcas de revisin (o los comentarios), no se
eliminan las marcas. Simplemente ver el
documento sin marcas de subrayado ni globos.
Si guarda y cierra un documento con marcas
ocultas, ver (y quizs tambin otras personas)
las revisiones y los comentarios cuando vuelva
a abrir el documento.
A continuacin, se indican algunas formas de saber si un documento contiene marcas de revisin ocultas
o comentarios antes de cerrarlo. Esto es especialmente importante si va a distribuir un documento.
En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas. Asegrese de que hay una
marca de verificacin junto a Comentarios, Entrada manuscrita (para las notas escritas a mano con un
Tablet PC), Inserciones y eliminaciones y Formato.
Elija Revisores en el men Mostrar marcas y asegrese de que hay una marca de verificacin junto a
Todos los revisores.
Las marcas de verificacin situadas junto a todos estos elementos de Mostrar marcas indican que todas
las marcas aparecern en el documento.
Comprobar si hay revisiones y comentarios

1.
2.
Utilice los botones del grupo Cambios

para aceptar o rechazar las marcas de
revisin o eliminar los comentarios.
Para saber si un documento contiene
marcas de revisin o comentarios ocultos,
haga clic en cualquier botn del grupo
Comentarios o Cambios. Si aparece este
mensaje, haga clic en Mostrar todo para
mostrar las revisiones y los comentarios.
La nica manera de eliminar las marcas de

revisin es aceptarlas o eliminarlas. La nica manera de eliminar los comentarios es eliminarlos o
rechazarlos. Despus de comprobar que se muestran todas las revisiones y comentarios, y antes de
distribuir un documento, haga lo que hacen los profesionales, automticamente y sin excepcin.
En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, utilice los botones (o el mtodo del men contextual
mencionado anteriormente) para buscar revisiones y comentarios por todo el documento.
Quite todos los cambios aceptndolos o rechazndolos y elimine todos los comentarios.
Sugerencia Otra manera de saber si un documento contiene marcas de revisin o comentarios ocultos
es hacer clic en alguno de los botones del grupo Comentarios o Cambios en la ficha Revisar. Si aparece
un mensaje en el que se indica que "Todos los comentarios y marcas de revisin estn ahora ocultos",
haga clic en Mostrar todo para mostrar las revisiones y comentarios.
Como ltimo paso, puede utilizar el Inspector de documento, que comprueba si hay marcas de revisin,
comentarios, texto oculto y otros datos personales. Vea la Tarjeta de referencia rpida para obtener
informacin sobre cmo utilizar el inspector.
Elegir cmo se realiza el control de

cambios
Le gustan los globos de comentarios y texto
eliminado, pero desea cambiar el ancho? O
quizs preferira que al insertar texto ste
apareciera con un subrayado doble en lugar de
con uno simple?
Tiene algunas opciones para el modo en que se
muestran las marcas de revisin y los comentarios. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga
clic en la flecha de Control de cambios. A continuacin, haga clic en Cambiar opciones de
seguimiento. Hay muchas opciones para elegir. Obtendr ms informacin sobre estas opciones en la
prctica incluida a continuacin.

La desactivacin de las casillas de verificacin del men Mostrar marcas no elimina los cambios.
a)
Verdadero.
b)
Falso.
Tiene un documento con inserciones y eliminaciones, cambios de formato y comentarios. Para ver slo las inserciones
y eliminaciones, en el men Mostrar marcas, desactiva las casillas de verificacin situadas junto a:
a)
Comentarios
b)
Inserciones y Eliminaciones.
c)
Comentarios y Formato.
Qu es lo ltimo que debe hacer antes de distribuir un documento?

a)
Comprobar los errores ortogrficos y gramaticales.
b)
Guardar el documento.
c)
Comprobar si hay revisiones y comentarios.
Aprendi en la prctica que es posible saber si hay revisiones y comentarios ocultos.

a)
Verdadero.
b)
Falso.
Puede ocultar las marcas para eliminar las marcas de revisin.
a)
Verdadero.
b)
Falso.
Usar la combinacin de
correspondencia para
enviar mensajes de correo
electrnico personalizados
a la lista de direcciones de
correo electrnico
Cuando desee enviar un mensaje de correo electrnico a los destinatarios de la lista de direcciones,
puede usar la combinacin de correspondencia para crear mensajes de correo electrnico. Cada mensaje
contiene el mismo tipo de informacin; sin embargo, el contenido de cada mensaje es nico. Por ejemplo,
en el mensaje de correo para los clientes, se puede personalizar cada mensaje para dirigirse a cada
cliente por su nombre. La informacin exclusiva de cada mensaje viene de las entradas de un archivo de
datos.
Adems, con la combinacin de correspondencia, cada mensaje de correo electrnico es un correo
independiente en el que cada destinatario es el nico destinatario de cada mensaje. Al contrario que en el
caso de los mensajes de correo electrnico a un grupo de destinatarios o destinatarios ocultos de la lnea
de la copia oculta (CCO) del mensaje.
Notas
Debe tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI. Las funcionalidades de la
interfaz de programacin de aplicaciones de mensajera (MAPI, Messaging Application Program Interface)
de Outlook permite que Microsoft Office Word y Microsoft Office Outlook compartan informacin al enviar el
mensaje de correo electrnico combinados.
Debe usar la misma versin de Outlook y Word. Si usa Microsoft Office Word 2007, tambin debe utilizar
Microsoft Office Outlook 2007.
No puede agregar destinatarios a la lnea CC (con copia). La combinacin de correspondencia no
proporciona ninguna forma de designar destinatarios secundarios. Cada destinatario recibe una copia del
mensaje si est en la lnea Para del mensaje.
El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1.
2.
3.
4.
5.
Configurar el mensaje de correo electrnico. El documento principal contiene el texto y los grficos que
son iguales en todos los mensajes. Por ejemplo, el logotipo de la empresa o el cuerpo del mensaje.
Conectar el documento del mensaje de correo electrnico con la lista de direcciones. La lista de
direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinacin de correspondencia; se trata de un
archivo que contiene las direcciones de correo electrnico desde donde se envan los mensajes.
Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Word genera un mensaje para cada direccin de correo
electrnico de la lista. Si desea generar mensajes slo para algunas direcciones de la lista de direcciones,
puede elegir las direcciones, o registros, que se van a incluir.
Agregar marcadores de posicin, denominados campos de combinacin de correspondencia, al
documento del mensaje de correo electrnico. Cuando realice la combinacin de correspondencia, los
campos se rellenan con la informacin contenida en la lista de direcciones.
Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia. Puede obtener una vista previa de cada
mensaje antes de enviar todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
SUGERENCIA Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia utilizando el panel de tareas
Combinar correspondencia, que le dirigir paso a paso por el proceso. Para utilizar el panel de tareas,
en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar
Combinar correspondencia y, a continuacin, en Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia. En el paso 1 del proceso, en Seleccione el tipo de documento, haga clic en
Mensajes de correo electrnico.
Configurar el documento principal del mensaje de correo electrnico

1.
Inicie Word.
De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, no estarn disponibles
los comandos del paso siguiente.
2.
3.
En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar
correspondencia.
Haga clic en Mensajes de correo electrnico.
Reanudar una combinacin de correspondencia

Si debe dejar de trabajar en una combinacin de correspondencia, puede guardar el documento principal
del mensaje de correo electrnico y reanudar la combinacin ms adelante. Word conserva la informacin
del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia,
Word vuelve al lugar donde estaba en este panel cuando reanude la combinacin.
1.
Cuando est listo para reanudar la combinacin, abra el documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutar un comando
SQL.
2.
Puesto que este documento est conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic
en S. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos,
podra hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.

3.
Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
Conectar el documento del mensaje de correo electrnico a la lista de direcciones

Para combinar la informacin del documento principal del mensaje de correo electrnico, debe conectarlo
a la lista de direcciones, que tambin se denomina origen de datos o archivo de datos. Si an no dispone
de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinacin de correspondencia.
NOTA Asegrese de que el archivo de datos incluye una columna para las direcciones de correo
electrnico. Ms avanzado el proceso la necesitar.
Elegir un archivo de datos

1.
En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en

Seleccionar destinatarios.
2.
Siga uno de estos procedimientos:
Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro
tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de dilogo
Seleccionar origen de datos.
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con nombre de un
libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta definida en la base
de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de dilogo
Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado
o elija Todos los archivos en la lista Tipo de archivo. En una combinacin de correspondencia se
pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:
Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila nica, para los que tenga instalado
un proveedor de o un controlador ODBC. Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este
tipo.
Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de
columna y las dems, datos.
Libretas de direcciones electrnicas:
o Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
o Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0
o Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI como, por
ejemplo, Outlook.
Un documento. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener ttulos y
las dems filas, los registros que desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado como
origen de datos.
Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados por marcas de
tabulacin o comas, y registros de datos separados por marcas de prrafo.
Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el
formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que
se puede utilizar posteriormente.
NOTA Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Word de forma independiente),
tambin puede utilizar Microsoft Query para crear una consulta (consulta: forma de buscar todos los
registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden
contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) y recuperar los
datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los
datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de
datos de Microsoft Access.).
Acotar la lista de destinatarios o de elementos

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar, en el documento
principal, la informacin contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Si el archivo de datos
incluye registros sin direcciones de correo electrnico, omtalas de la combinacin de correo electrnico.
De lo contrario, Word no podr terminar el proceso de combinacin.
Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de
datos, siga este procedimiento:
1.
En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinacin de correo, haga clic en Editar lista de
destinatarios.
2.
En el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia, siga uno de estos

procedimientos:
Seleccionar registros individuales Este mtodo resulta muy til si la lista es corta. Active las casillas de
verificacin junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los
destinatarios que desee excluir.
Si sabe que desea incluir slo unos cuantos registros en la combinacin, puede desactivar la casilla de
verificacin de la fila de encabezado y seleccionar slo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea
incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificacin de la fila de encabezado y despus desactive
las casillas de verificacin de los registros que no desee incluir.
Ordenar registros Haga clic en el ttulo de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se
ordena en orden alfabtico ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para
ordenar la lista en orden alfabtico descendente (de Z a A).
Si desea ordenar los datos de forma ms compleja, haga clic en la opcin Ordenar de Restringir lista de
destinatarios y elija sus preferencias de clasificacin en la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo
Filtrar y ordenar.
Filtrar registros Esta funcin resulta til si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la
combinacin. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificacin para incluir y excluir
registros.
Para filtrar los registros, siga este procedimiento:
1.
2.
En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.

En la ficha Filtrar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para
el filtro.
Por ejemplo, para generar un mensaje de correo electrnico nicamente para las direcciones que contengan
Australia como pas o regin, haga clic en Pas o regin en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista
Comparacin, y en Australia en la lista Comparado con.
3.
Para restringir an ms el filtro, haga clic en Y o en O y, a continuacin, elija ms criterios.
Por ejemplo, para generar mensajes de correo electrnico slo para las empresas de Munich, debera filtrar los
registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compaa no est en
blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinacin de correspondencia incluye todas las
direcciones de Munich as como todas las direcciones que incluyen un nombre de compaa,
independientemente de la ciudad.
NOTA Si ha instalado software de validacin de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de
dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia para validar las direcciones de los
destinatarios.
Agregar marcadores de posicin, denominados campos de combinacin de correspondencia, al

documento del mensaje de correo electrnico.
Despus de conectar el documento principal del mensaje de correo electrnico a la lista de direcciones,
est listo para escribir el texto del mensaje y agregar marcadores de posicin para saber dnde
aparecer la informacin nica en cada mensaje.
Los marcadores de posicin, como direcciones y saludos, se denominan campos de "combinacin de

correspondencia". Los campos de Word corresponden a los encabezados de columna del archivo de
datos que seleccione.
1.
2.
Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos agregados al
documento principal del mensaje de correo son los marcadores de posicin de estas categoras.
Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al realizar una combinacin de
correspondencia, Word genera un mensaje de correo electrnico por cada registro.
Si coloca un campo en el documento principal del mensaje de correo electrnico, indica que desea que
en esa ubicacin aparezca una determinada categora de informacin, como un campo o una direccin.
NOTA Cuando se inserta un campo de combinacin de correspondencia en el documento principal del

mensaje de correo electrnico, el nombre del campo siempre va comillas de combinacin ( ). Estas
comillas no aparecen en los mensajes de correo electrnico finales. Simplemente ayudan a distinguir el
texto normal de los campos en el documento principal del mensaje de correo electrnico.
Qu ocurre al realizar la combinacin

Al combinar, la informacin contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal del
mensaje de correo electrnico para crear el primer mensaje de correo electrnico. La informacin de la segunda fila del archivo
de datos reemplaza los campos para crear un segundo mensaje de correo electrnico, etc.
Trabajar con campos: ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna del archivo de datos al documento principal del mensaje de correo electrnico
como campo. De esta forma, tiene flexibilidad al disear los mensajes de correo electrnico. Por ejemplo:
Suponga que enva un mensaje de correo electrnico para notificar a las organizaciones locales que han
sido seleccionadas para ser incluidas en la gua urbana anual. Si su archivo de datos contiene una
columna Organizacin con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede
insertar el campo Organizacin, en lugar de escribir el nombre de cada organizacin individual.
Imagine que trimestralmente enva mensajes de correo electrnico a sus clientes informndoles de nuevos
productos y ofertas especiales. Con el fin de personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede
agregar una columna NotaPersonal al archivo de datos, en la que escribir notas como, por ejemplo "Sra.
Garca, este nuevo artculo es exactamente lo que estaba buscando". Si coloca un campo NotaPersonal
en el documento principal, puede incluir esas notas al final de algunos mensajes.
Los campos se pueden combinar y separar por signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear una
direccin, puede colocar los campos en el documento principal del mensaje de correo electrnico de esta
manera:
Nombre Apellidos
Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de direccin o lneas de saludo, Word
proporciona campos compuestos que agrupan entre s una serie de campos. Por ejemplo:
El campo Bloque de direcciones es una combinacin de varios campos que incluye el nombre, los
apellidos, la direccin, la ciudad y el cdigo postal.
El campo Lnea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de
cortesa elegido.
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podr
seleccionar un formato de nombre formal en la direccin (Sr. Javier Garca Saavedra). En el saludo,
podr optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos

Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que corresponda a todos los
elementos de direccin o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinacin de
correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.
Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la
ficha Correspondencia.
Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.
Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de
columna del archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo coincidir
automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no
pudo hacer coincidir los dems elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar
el campo Nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincide con el elemento
de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. Es correcto
que no coincidan los campos Tratamiento de cortesa, Identificador nico y Segundo nombre. No es
necesario que el mensaje de la combinacin de correo electrnico utilice todos los campos. Si agrega un
campo sin datos desde el archivo de datos, en el documento combinado este campo aparecer como
marcador de posicin vaco, normalmente una lnea en blanco o un campo oculto.
Escribir el contenido y agregar campos

1.
2.
En el documento principal del mensaje de correo electrnico, haga clic donde desee insertar el campo.
Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia:
3.
Agregue una de estas opciones:

Notas
No se pueden escribir los caracteres de los campos de combinacin ( ) manualmente ni utilizar el

comando Smbolo del men Insertar, sino que se debe utilizar la caracterstica de combinacin de
correspondencia.
Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, Word muestra los
cdigos de campo en lugar de los resultados de los campos; lo que no afecta a la combinacin, pero si
desea mostrar los resultados, haga clic con el botn secundario en el cdigo de campo y, a continuacin,
haga clic en la opcin Activar o desactivar cdigos de campo del men contextual.
Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de clculo, como Access y Excel, almacenan la informacin
escrita en las celdas como datos sin formato. El formato que se aplique en Access o Excel, como las
fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la informacin
de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tengan
aplicado.
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinacin de correspondencia
y, a continuacin, aplquele el formato que desee, de la misma manera que lo hara con cualquier otro tipo
de texto. Asegrese de que la seleccin incluya las comillas de combinacin ( ) a ambos extremos del
campo.
Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla
Una vez agregados los campos al documento principal del mensaje de correo electrnico, estar listo
para obtener una vista previa de los resultados de la combinacin. Cuando est satisfecho con la vista
previa, puede finalizar la combinacin de correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinacin
Puede obtener una vista previa de los mensajes de correo electrnico y realizar los cambios antes de
finalizar la combinacin.
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de
la ficha Correspondencia:
Haga clic en Vista previa de resultados.

Pase por cada mensaje de correo electrnico mediante los botones Prximo registro y Registro anterior
del grupo Vista previa de resultados.
Obtenga una vista previa de un documento especfico haciendo clic en Buscar destinatario.
NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la
ficha Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en
el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.
Finalizar la combinacin
Si piensa en que va a volver a usar el documento principal del mensaje de coreo electrnico, puede
guardarlo antes de enviar los mensajes finales de correo electrnico.
Guardar el documento principal del mensaje de correo electrnico
Recuerde que los mensajes de correo electrnico que enve son independientes del documento principal
del mensaje de correo electrnico. Es conveniente guardar el propio documento principal del mensaje de
correo electrnico si desea utilizarlo para otra combinacin de correspondencia.
Al guardar el documento principal del mensaje de correo electrnico, tambin guarda la conexin al
archivo de datos. La prxima vez que abra el documento principal del mensaje de correo electrnico, se
le pide que elija si desea que se vuelva a combinar la informacin del archivo de datos en el documento
principal del mensaje de correo electrnico.
Si hace clic en S, se abre el documento con la informacin del primer registro ya combinada.
Si hace clic en No, se rompe la conexin entre el documento principal del mensaje de correo electrnico y
el archivo de datos. El documento principal del mensaje de correo electrnico se convierte en un
documento normal de Word y los campos se reemplazan con la informacin del primer registro,
exclusivamente.
Enviar los mensajes de correo electrnico

1.
En la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, haga clic en Enviar
mensajes de correo electrnico.
2.
En el cuadro Para, seleccione el nombre del campo que almacena la direccin de correo electrnico de los
destinatarios.
En el cuadro Lnea Asunto, escriba una lnea de asunto para el mensaje.
En el cuadro Formato de correo, haga clic en HTML o Texto sin formato para enviar el documento como
el cuerpo del mensaje de correo electrnico o en Datos adjuntos para enviar el documento como archivo
de datos adjuntos.
3.
4.
NOTA Si enva el documento como mensaje de correo electrnico de texto sin formato, el mensaje no
incluir ningn tipo de formato ni grficos.
Respuestas a Ponte a
prueba
Aprovechar la eficacia de las plantillas
Qu diferencia significativa hay entre una plantilla y un documento?
a)
No es lo que estbamos buscando. Si bien una plantilla contiene estilos, esto no es lo que la convierte en algo nico.
Un documento tambin puede contener estilos que se utilizan slo en el documento. Intntelo con otra respuesta.
b)
No es lo que estbamos buscando. Si bien una plantilla contiene un tema de Word, esto no es lo que la convierte en
algo nico. Un documento tambin puede tener aplicado un tema propio. Intntelo con otra respuesta.
c)
Excelente respuesta. La plantilla sirve como punto de partida para un documento, que se puede personalizar segn
sea necesario. Una plantilla tiene una calidad universal que se puede adaptar en gran medida, por lo que se puede
utilizar repetidas veces para un determinado tipo de documento.
En Word, cul es el primer paso para buscar plantillas de Word existentes?

a)
Exacto. La ventana Nuevo documento, que se abre al hacer clic en Nuevo, incluye vnculos a las plantillas instaladas y
plantillas en lnea.
b)
No. Las opciones de Word incluyen configuraciones de la aplicacin, como el nombre de usuario y si se revisa la
ortografa mientras se escribe.
Una plantilla se difiere de un documento por su comportamiento y el tipo de archivo.

a)
Respuesta correcta. Una plantilla se difiere de un documento en que abre una copia de s misma en forma de un
nuevo documento. Asimismo, se guarda como un tipo de archivo denominado Plantilla de Word, que tiene la extensin
.dotx al final del nombre de archivo.
b)
No, esta afirmacin es cierta.
Ha trabajado con algunas plantillas en la sesin de prcticas. Qu elementos de contenido le han ayudado a completar
el documento?
a)
Es uno de los ejemplos, pero hay una respuesta mejor.
b)
c)
d)
Eso es. Cada uno de estos elementos incluidos en una plantilla ayuda a completar un documento basado en la
plantilla.
Crear sus propias plantillas

Una de las diferencias entre un archivo de documento y un archivo de plantilla aparece en el nombre de archivo y, ms
concretamente, en la extensin del nombre de archivo (las letras que figuran detrs del punto). Cul es la extensin
para el nombre de un archivo de plantilla?
a)
No es correcto. Esta extensin es para los archivos de documento.
b)
Excelente respuesta. Esta es la extensin para las plantillas de Word creadas en Word 2007.
Para guardar un archivo como plantilla, se elige Guardar como en el men debajo del botn de Microsoft Office y, a
continuacin, en que opcin hay que hacer clic?
a)
Exacto. Bravo.
b)
No. Con esta opcin no se guarda el documento como plantilla sino que se conserva el formato de documento.
Por qu se deben guardar las plantilla en la carpeta Plantillas de confianza?

a)
S. Es una razn de peso. Pero, tambin indica a Microsoft Word que no tiene que deshabilitar las macros incluidas en
las plantillas cuando abre las plantillas. Por este motivo, asegrese de que las plantillas guardadas en esta carpeta
sean de plena confianza.
b)
No. La carpeta Plantillas de confianza tiene una funcin muy especfica. Lea la anterior respuesta para obtener ms
informacin.
Para abrir la propia plantilla y modificarla, primero se hace clic en el botn de Microsoft Office. Qu se hace a
continuacin?
a)
No. Siga estos pasos si desea abrir un nuevo documento basado en la plantilla elegida. Hay otro mtodo para abrir la
propia plantilla.
b)
Esta respuesta es correcta. De este modo, se muestra la lista de todas las plantillas ubicadas en la carpeta y se puede
hacer clic en una plantilla para abrirla.
Pregunta adicional: qu ficha de la cinta de opciones se utiliza para incluir un control Selector de fecha o Texto
enriquecido en la plantilla?
a)
No. Si bien esta ficha incluye muchos otros elementos tiles, no contiene estos controles. Intntelo de nuevo.
b)
No. Si bien esta ficha contiene muchos otros elementos indispensables, no incluye estos controles. Intntelo de nuevo.
c)
Exacto. Para activar esta ficha, haga clic en el botn de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Word y active la
casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
Control de cambios y Comentarios: conceptos bsicos

Para eliminar las marcas de revisin, desactive el Control de cambios.
a)
No. Parece lgico, pero una vez marcada una revisin, permanece all hasta que se acepta o rechaza.
b)
Perfecto. Acepte o rechace las marcas de revisin para eliminarlas. Y observe el mensaje que aparece al final del
documento para indicarle que no hay ms marcas de revisin (ni comentarios).
Qu ocurre cuando se desactiva el Control de cambios?

a)
Parece lgico, pero desactivar no es lo mismo que eliminar. Intntelo de nuevo.
b)
No, puede seguir viendo las marcas de revisin y los comentarios despus de desactivar el Control de cambios. Qu
otra respuesta le parece probable?
c)
Exactamente. Todas las revisiones realizadas despus de desactivar el Control de cambios no se marcarn con
marcas de tachado o subrayado ni se incluirn en globos. Pero todas las revisiones ya creadas permanecern en el
documento hasta que las acepte o las rechace, y los comentarios permanecern hasta que los rechace o elimine.
Para insertar un comentario, tiene que activar el Control de cambios.

a)
No. No necesita el Control de cambios para insertar un comentario. El primer paso es colocar el cursor donde desea
insertar el comentario. A continuacin, en la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.
Tambin puede insertar un comentario presionando CTRL+ALT+M.
b)
Excelente. El Control de cambios no tiene que estar activado para insertar un comentario. Puede utilizar los
comentarios en cualquier momento, no slo al trabajar con marcas de revisin. En la ficha Revisar, en el grupo
Comentarios, haga clic en Nuevo comentario. Tambin puede insertar un comentario presionando CTRL+ALT+M.
La nica manera de aceptar o rechazar el texto insertado es hacer clic en los botones Aceptar o Rechazar en el grupo
Cambios de la ficha Revisar.
a)
No, hay otra opcin. Intntelo de nuevo.
b)
Correcto. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el texto insertado y, a continuacin,
hacer clic en Aceptar cambio o Rechazar cambio.
Como aprendi en la prctica, puede saber cundo se ha movido texto de un lugar a otro.
a)
Perfecto. El Control de cambios permite saber que el texto se ha movido y si se ha movido arriba o abajo en el
documento.
b)
No, el Control de cambios permite saber que el texto se ha movido y si se ha movido arriba o abajo en el documento.
Control de cambios y Comentarios: conceptos ms avanzados

a)
Excelente. Va bien encaminado. Al desactivar las casillas de verificacin se ocultan temporalmente las revisiones y los
comentarios, pero no se eliminan nunca los cambios.
b)
No, no va bien encaminado. Intntelo de nuevo.
a)
No, vuelva a intentarlo.
b)
No, es justo lo contrario de lo que debe hacer. Intntelo de nuevo.
c)
Correcto. Al desactivar estas dos casillas de verificacin, se ocultarn los comentarios y las revisiones de formato,
dejando slo las inserciones y eliminaciones.

a)
Eso debe hacerlo, pero tenamos otra cosa en mente. Intntelo de nuevo.
b)
Tambin debe hacer eso, pero hay algo ms. Vuelva a intentarlo.
c)
Excelente. Antes de distribuir un documento, compruebe siempre si hay revisiones o comentarios. Como ltimo paso,
puede utilizar el Inspector de documento.

a)
Perfecto. Si abre el Panel de revisiones, ste indicar "Filtradas" en la parte superior si hay revisiones o comentarios
ocultos en el documento. O, si hace clic en Siguiente o Anterior en el grupo Cambios, aparecer un mensaje en el que
se indica que hay cambios o comentarios ocultos en el documento.
b)
Word le permite saberlo. Si abre el Panel de revisiones, ste indicar "Filtradas" en la parte superior si hay revisiones
o comentarios ocultos en el documento. O, si hace clic en Siguiente o Anterior en el grupo Cambios, aparecer un
mensaje en el que se indica que hay cambios o comentarios ocultos en el documento.

a)
No, eso nunca es cierto. Al ocultar las marcas de revisin o los comentarios no se eliminan las marcas. Si guarda y
cierra un documento con marcas ocultas, usted (u otra persona) ver esas revisiones y comentarios cuando vuelva a
abrir el documento.
b)
Correcto. Al ocultar las marcas de revisin o los comentarios no se eliminan las marcas. Si guarda y cierra un
documento con marcas ocultas, usted (u otra persona) ver esas revisiones y comentarios cuando vuelva a abrir el
documento.
Tarjetas de referencia
rpida
a)
Excelente. Va bien encaminado. Al desactivar las casillas de verificacin se ocultan temporalmente las revisiones y los
comentarios, pero no se eliminan nunca los cambios.
b)
No, no va bien encaminado. Intntelo de nuevo.
a)
No, vuelva a intentarlo.
b)
No, es justo lo contrario de lo que debe hacer. Intntelo de nuevo.
c)
Correcto. Al desactivar estas dos casillas de verificacin, se ocultarn los comentarios y las revisiones de formato,
dejando slo las inserciones y eliminaciones.

a)
Eso debe hacerlo, pero tenamos otra cosa en mente. Intntelo de nuevo.
b)
Tambin debe hacer eso, pero hay algo ms. Vuelva a intentarlo.
c)
Excelente. Antes de distribuir un documento, compruebe siempre si hay revisiones o comentarios. Como ltimo paso,
puede utilizar el Inspector de documento.

a)
Perfecto. Si abre el Panel de revisiones, ste indicar "Filtradas" en la parte superior si hay revisiones o comentarios
ocultos en el documento. O, si hace clic en Siguiente o Anterior en el grupo Cambios, aparecer un mensaje en el que
se indica que hay cambios o comentarios ocultos en el documento.
b)
Word le permite saberlo. Si abre el Panel de revisiones, ste indicar "Filtradas" en la parte superior si hay revisiones
o comentarios ocultos en el documento. O, si hace clic en Siguiente o Anterior en el grupo Cambios, aparecer un
mensaje en el que se indica que hay cambios o comentarios ocultos en el documento.

a)
No, eso nunca es cierto. Al ocultar las marcas de revisin o los comentarios no se eliminan las marcas. Si guarda y
cierra un documento con marcas ocultas, usted (u otra persona) ver esas revisiones y comentarios cuando vuelva a
abrir el documento.
b)
Correcto. Al ocultar las marcas de revisin o los comentarios no se eliminan las marcas. Si guarda y cierra un
documento con marcas ocultas, usted (u otra persona) ver esas revisiones y comentarios cuando vuelva a abrir el
documento.
Ahorrar tiempo con las plantillas

Utilizar las plantillas instaladas con Microsoft Office Word 2007
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3.
4.
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

Haga clic en Plantillas instaladas.
Haga clic en la miniatura de la plantilla que desee utilizar. Junto a Crear nuevo, en la parte inferior
derecha de la ventana Nuevo documento, asegrese de que est seleccionada la opcin Documento.
Haga clic en Crear.
Utilizar las plantillas de Microsoft Office Online

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2.
Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

Debajo de Microsoft Office Online, haga clic en una categora.
Para algunas plantillas, aparecen subcategoras al hacer clic en una categora y hay que elegir una de esas
subcategoras.
3.
Haga clic en la miniatura de la plantilla que desee utilizar y, a continuacin, haga clic en Descargar.
Si aparece el mensaje Ventajas de Microsoft Office original, haga clic en Continuar. El sitio Microsoft
Office Online comprueba si su copia de Microsoft Office es original.
Para las plantillas creadas en Word 2003 o anterior Algunas de las plantillas de Office Online se
crearon en versiones anteriores de Word. Si elige una de estas plantillas, aparecer [Modo de
compatibilidad] en la barra de ttulo del documento basado en la plantilla. Cuando guarde el documento,
Word convertir el formato de archivo al de un documento de Word 2007. A veces, esa conversin cambia
la apariencia del documento. Si no desea correr ese riesgo, active la casilla de verificacin Mantener
compatibilidad con Word 97-2003 situada en la parte inferior de la ventana Guardar como. De este
modo, el documento conserva el formato configurado en una versin anterior de Word.
Guardar un documento como plantilla

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4.

, elija Guardar como y, a continuacin, haga clic en
Plantilla de Word.
En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza.
Windows Vista En el sistema operativo Windows Vista, esta carpeta se denomina Plantillas.
Escriba en Nombre de archivo el nombre de archivo que desee asignar a la plantilla (pero, no
sobrescriba la extensin de archivo, .dotx, si se muestra).
En el cuadro Guardar como tipo debe mostrarse Plantilla de Word (o Plantilla de Word (*.dotx) si ha
configurado el sistema operativo Microsoft Windows de modo que se muestren las extensiones de archivo).
(Puede configurar fcilmente Windows para que se muestren las extensiones de archivo siguiendo los pasos
que se describen al final de esta pgina.)
Importancia de las plantillas de confianza Al ubicar la plantilla en Plantillas de confianza, se indica a
Word que es seguro abrirla incluso si la plantilla contiene macros u otro tipo de cdigo. Dado que las macros
pueden contener cdigo malintencionado, Word est alerta a la hora de abrirse documentos con macros. Si
la configuracin de seguridad de su equipo tiene el nivel recomendado, Word abrir cualquier archivo de
plantilla, pero deshabilitar las macros que contiene. Sin embargo, en el caso de las plantillas ubicadas en la
carpeta Plantillas de confianza, Word no deshabilita las macros ya que da por supuesto que los archivos
son seguros. Por lo tanto, asegrese de que los archivos que almacene en esta ubicacin procedan de un
origen de confianza.
Otras sugerencias para guardar con formato de plantilla
Puede optar por otros tipos de archivo para guardar una plantilla. Si el archivo contiene macros, gurdelo
como una Plantilla habilitada con macros de Word (.dotm). O bien, puede guardarlo de modo que sea
compatible con las versiones anteriores de Word; para ello, gurdelo con el formato de archivo Plantilla de
Word 97-2003 (.dot).
Si desea guardar un documento existente como plantilla, hay un comando que abre una copia del
documento, por lo que no hay riesgo de realizar cambios no intencionados en el original. Para ello, haga
clic en el botn de Microsoft Office
y haga clic en Nuevo. En la ventana Nuevo documento, haga
clic en Nuevo a partir de existente. Seleccione el archivo, haga clic en Crear nuevo y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
Buscar y utilizar la plantilla

1.
2.
3.

y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
Haga clic en Mis plantillas. Busque su plantilla y seleccinela.
En el rea situada en la parte inferior derecha, debajo de Crear nuevo, la opcin seleccionada es
Documento. Esta suele ser la opcin deseada: un nuevo documento basado en la plantilla.
Sugerencia Si desea abrir una copia de la plantilla para adaptarla como una plantilla nueva, haga clic en
Plantilla.
4.
Haga clic en Aceptar.
Modificar la plantilla
En algn momento, desear realizar cambios en la propia plantilla. A continuacin se describe cmo
hacerlo.
1.
2.

y, a continuacin, haga clic en Abrir.
Haga clic en Plantillas de confianza, que es la primera carpeta a la izquierda.
Nota Esta carpeta se denomina Plantillas en Windows Vista.
3.
Busque la plantilla, seleccinela y haga clic en Abrir. O bien, haga doble clic en el archivo seleccionado
para abrirlo.
Sugerencia Tambin puede abrir directamente la plantilla haciendo clic en ella en la lista de archivos
usados ms recientemente, que aparece en la parte derecha de la ventana al hacer clic en el botn de
Microsoft Office.
Agregar reas de fecha y texto a una plantilla

A continuacin se describen algunos elementos que se pueden agregar a una plantilla para facilitar su
uso a la hora de crear documentos basados en ella. Estos elementos no son obligatorios para que el
documento sea una plantilla; son simplemente tiles.
Agregar un comando de fecha
Este comando inserta la fecha y la hora actuales en el documento cada vez que se abre el documento.
1.
2.
3.
4.
Site el cursor en el lugar donde desee insertar la fecha.

Haga clic en la ficha Insertar.
En el grupo Texto, haga clic en Fecha y hora.
Seleccione el tipo de formato que desee y haga clic en Aceptar.
Si desea cambiar el formato ms adelante, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el
comando de fecha del documento y haga clic en Editar campo.
Si el documento permanece abierto durante un tiempo y desea que el rea de fecha se actualice, haga clic
en ella y, a continuacin, en Actualizar.
Agregar controles de fecha y de texto
Hay diversos controles disponibles en la ficha Programador de Word 2007. Es preciso seleccionar una
opcin en Word para que se muestren la ficha y los controles.
Paso 1: mostrar la ficha Programador
1.
2.

y, a continuacin, haga clic en Opciones de Word.
Se muestran las opciones ms frecuentes en la parte superior de la ventana. Active la casilla de
verificacin situada junto a Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
Nota Si el documento se cre en una versin anterior de Word, necesitar convertirlo a un documento de
Word 2007 para poder obtener acceso a los controles de la ficha Programador. Puede:
Guardar el documento como un Documento de Word (a diferencia del antiguo formato

Documento de Word 97-2003). De este modo, obtiene una copia del documento con el nuevo
formato y una copia con el antiguo formato.
bien, convertir directamente el documento, sin que se guarde una versin con el antiguo
formato. Siga este procedimiento: haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin,
haga clic en Convertir. Aparecer un mensaje para indicar que se va a convertir totalmente el
documento; haga clic en Aceptar.
Paso 2: agregar los controles
1.
Para agregar un control de selector de fecha, en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic
en Selector de fecha.
2.
Para seleccionar un formato de fecha, seleccione el control de selector de fecha en el documento y, en la

ficha Programador, haga clic en Propiedades. Haga clic en cualquiera de los ejemplos de la lista situada
debajo de Mostrar la fecha as. Haga clic en Aceptar.
Para agregar un control de texto enriquecido, site el cursor en el lugar deseado dentro del documento. En
el grupo Controles, haga clic en Texto enriquecido.
3.
4.
5.
6.
Para agregar una etiqueta que identifique el control, mantenga seleccionado el control y, en el grupo
Controles, haga clic en Propiedades.
En el cuadro de dilogo Propiedades del control de contenido, escriba texto junto a Ttulo y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
Para cambiar el texto informativo ("Haga clic aqu para escribir texto"), deber activar el modo de diseo.
Para ello, haga clic en Modo Diseo, encima de Propiedades, en el grupo Controles.
Podr sobrescribir el texto informativo del control. Desactive el modo de diseo haciendo clic en el
correspondiente botn en la cinta de opciones.
Proteger partes de una plantilla

Puede agregar proteccin a controles individuales de una plantilla para ayudar a evitar que otros usuarios
eliminen o modifiquen un determinado control de contenido o grupo de controles, o bien, puede ayudar a
proteger todo el contenido de una plantilla mediante una contrasea.
Cambiar la forma en que aparece el nombre de usuario en Word
Algunas plantillas de Word estn configuradas de modo que incluyan automticamente su nombre de
usuario en un nuevo documento. Por ejemplo, se inserta automticamente su nombre en la lnea "De" de
una carta, donde debe figurar el nombre del remitente. Para crear su nombre de usuario en Word para
que las plantillas lo utilicen:
1.
2.
En la parte inferior de la ventana, haga clic en Opciones de Word.
Se mostrarn las opciones Ms frecuentes.

3.
Cambie el nombre situado junto a Nombre de usuario y haga clic en Aceptar.
Mostrar las extensiones de archivo

Para poder ver la diferencia entre el tipo de archivo de un documento y de una plantilla, configure el
Explorador de Windows de modo que muestre las extensiones de archivo.
1.
Haga clic en el botn Inicio, elija Todos los programas, elija Accesorios (o bien, haga clic en esta
opcin si es necesario) y, a continuacin, haga clic en Explorador de Windows. (Acceso directo: haga
clic con el botn secundario del mouse (ratn) en Inicio y, a continuacin, haga clic en Explorar).
En Microsoft Windows XP Professional: en el Explorador de Windows, haga clic en el men Herramientas
y, a continuacin, haga clic en Opciones de carpeta.
En Windows Vista: en el Explorador de Windows, haga clic en el botn Organizar y, a continuacin, haga
clic en Opciones de carpeta y de bsqueda.
2.
3.
Haga clic en la ficha Vista.

Debajo de Configuracin avanzada, busque Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo
conocidos y, a continuacin, haga clic en la casilla de verificacin para desactivarla. Haga clic en
Aceptar.
Revisar documentos con Control de cambios y Comentarios de

Word 2007
Realice revisiones en los documentos que otras personas pueden ver y agregue comentarios al
documento mediante Control de cambios y Comentarios de Microsoft Office Word 2007.
Activar y desactivar el Control de cambios
En la ficha Revisar en la parte superior de la ventana, haga clic en la parte superior del botn Control de
cambios para activar o desactivar el Control de cambios.
Puede agregar tambin un indicador de Control de cambios a la barra de estado situada en la parte
inferior de la ventana. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la barra de estado. Haga
clic en Control de cambios en el men Personalizar barra de estado. A continuacin, puede hacer clic
en Control de cambios en la barra de estado para activar o desactivar el Control de cambios.
Usar el Control de cambios
Cuando el Control de cambios est activado, todo el texto o los grficos eliminados, insertados o movidos
aparecern como marcas de revisin hasta que desactive el Control de cambios. Tenga en cuenta que al
desactivar el Control de cambios, no se eliminan las marcas de revisin ni los comentarios.
Insertar comentarios
En la ficha Revisar, haga clic en Nuevo comentario. Escriba su comentario. Tenga en cuenta que no
necesita activar el Control de cambios para insertar un comentario.
Para responder a los comentarios de otra persona, haga clic en su comentario, haga clic en Nuevo
comentario y, a continuacin, escriba su comentario. Para cambiar un comentario, haga clic dentro del
globo de comentarios y realice los cambios que desee.
Usar el men Mostrar marcas para seleccionar revisiones o comentarios para revisar
Puede ocultar temporalmente las marcas por tipo o por revisor. Recuerde que al ocultar las marcas
desactivando los elementos del men Mostrar marcas, no se quitan las marcas. Si guarda y cierra un
documento con marcas ocultas, esas marcas se mostrarn la prxima vez que se abra el documento.
En la ficha Revisar, haga clic en la flecha de Mostrar marcas
Para realizar las revisiones por tipo, desactive la casilla de verificacin situada junto al tipo de informacin
que no desea ver.
Para ocultar temporalmente las revisiones o comentarios de revisores y ver slo los de algunos revisores,
haga clic en la flecha de Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuacin, desactive la casilla de
verificacin situada junto a Todos los revisores.
Haga clic de nuevo en la flecha de Mostrar marcas, elija Revisores y active las casillas de verificacin
de los revisores cuyas marcas desea ver.
Para mostrar de nuevo todas las marcas, haga clic en Mostrar marcas y haga clic junto a cada elemento
del men que no tenga una casilla de verificacin. Para mostrar las marcas de todos los revisores, elija
Revisores y, a continuacin, haga clic en Todos los revisores.
Aceptar o rechazar marcas de revisin y eliminar comentarios

Puede aceptar o rechazar las marcas de revisin y eliminar los comentarios de uno en uno o todos a la
vez.
En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en la flecha de Aceptar
men, tiene la opcin de Aceptar todos los cambios del documento.
. En la parte inferior del
Si no desea aceptar el cambio, puede hacer clic en la flecha del botn Rechazar
opcin de Rechazar todos los cambios del documento.
. Tiene la
Tambin puede hacer clic en la flecha del botn Aceptar y hacer clic en Aceptar y mover al siguiente.
O puede hacer clic en la flecha del botn Rechazar
siguiente.
y hacer clic en Rechazar y mover al
Puede utilizar estos botones para eliminar comentarios o puede usar los botones del grupo Comentarios.
Recorra todo el documento hasta que haya quitado todas las marcas.
Buscar marcas ocultas
Puede olvidarse de que un documento contiene marcas de revisin y comentarios ocultos. Para
averiguarlo, haga clic en el botn Anterior
o Siguiente
del grupo Cambios en la ficha Revisar.
Si hay marcas ocultas, aparecer un mensaje que se lo indicar. Puede hacer clic en Mostrar todo y
despus aceptar o rechazar las marcas.
Otra manera de ver si hay marcas ocultas es utilizar el Panel de revisiones. En la ficha Revisar, en el
grupo Seguimiento, haga clic en Panel de revisiones
en la parte superior
. Si ste indica "(filtradas)"
, sabr que el documento contiene marcas ocultas.
Puede utilizar tambin el Inspector de documento para buscar marcas, ocultas o no. Haga clic en el
botn de Microsoft Office
, elija Preparar y, a continuacin, haga clic en Inspeccionar
documento. En el cuadro de dilogo Inspector de documento, haga clic en Inspeccionar. Revise los
resultados de la inspeccin. Si el Inspector de documento encuentra comentarios y marcas de revisin, se
le pedir que haga clic en Quitar todo junto a Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones.
Haga clic en Volver a inspeccionar o en Cerrar.
Ver las marcas de revisin y los comentarios de otra manera
En lugar de ver las eliminaciones y comentarios en el margen del documento, puede dejar el texto
eliminado en el documento, con una lnea que lo atraviese. Los comentarios se mostrarn en el Panel de
revisiones.
Haga clic en Globos en el grupo Seguimiento de la ficha Revisar y, a continuacin, haga clic en
Mostrar todas las revisiones en lnea.
Para escribir comentarios, coloque el cursor donde desea agregar el comentario. Haga clic en Nuevo
comentario en el grupo Comentarios. A continuacin, aparece el Panel de revisiones. Escriba su
comentario en el panel.
Sugerencia Si desea ver los cambios de formato mientras trabaja, o si le gustan los comentarios al
margen, haga clic en Mostrar slo comentarios y formato en los globos. A continuacin, aparecern
los globos, pero slo mostrarn comentarios y cambios de formato. El texto eliminado se mostrar en el
documento con lneas de tachado.
Cambiar las opciones del Control de cambios

Para cambiar las opciones, haga clic en la flecha del botn Control de cambios del grupo Seguimiento
en la ficha Revisar. A continuacin, haga clic en Cambiar opciones de seguimiento.
Cambie el ancho de los globos, desactive el control de formato, etc. Hay muchas opciones para elegir.
Bibliografa
Los contenidos de los materiales de la coleccin de Herramientas informticas para personal de mandos
Office 2007 fueron tomados y adaptados del sitio de Microsoft en la direccin:
http://office.microsoft.com/es-mx/training/FX100565003082.aspx .

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Judul Asli

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Aprovechar la eficacia de las plantillas ........................................................................................................................................ 27

Ahorrar tiempo con las

Acerca de este curso

Aprovechar la eficacia de las plantillas

Utilizar una portada de fax ya elaborada

Utilizar una agenda ya elaborada

Simplemente, abra la agenda que desee y rellene la informacin necesaria.

Buscar plantillas instaladas

Haga clic en el botn de Microsoft Office

En la ventana Nuevo documento, haga clic en Plantillas instaladas.

Buscar plantillas en Office Online

La fuerza especial de una plantilla

Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes

Obtendr ms informacin en la segunda leccin, en la que va a guardar un documento como una

Ponga a prueba sus conocimientos

Contiene un tema de Word.

Abre una copia de s misma como un nuevo documento.

En Word, cul es el primer paso para buscar plantillas de Word existentes?

Hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, hacer clic en Nuevo.

Hacer clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Opciones de Word.

Una plantilla se difiere de un documento por su comportamiento y el tipo de archivo.

Colores, tipo de fuente y un diseo con un borde de pgina o titulares.

Crear sus propias plantillas

Ventajas de crear una plantilla

Echemos un vistazo al proceso de crear y utilizar una plantilla propia.

Preparar el contenido de una plantilla

Caractersticas de Word 2007 que se pueden agregar

Guardar un archivo como plantilla

Haga clic en el botn de Microsoft Office

, elija Guardar como y, a

Importancia de las plantillas de confianza Al ubicar la plantilla en Plantillas de confianza, se indica a

Crear un documento basado en la plantilla

En la ventana Nuevo documento, haga clic en Mis plantillas.

Haga clic en el botn de Microsoft Office

En vez de abrirse una copia de la plantilla, se

Ponga a prueba sus conocimientos

Por qu se deben guardar las plantilla en la carpeta Plantillas de confianza?

Se hace clic en Nuevo y, a continuacin, en Mis plantillas.

Se hace clic en Abrir y, a continuacin, en Plantillas de confianza.

Revisar documentos con

Acerca de este curso

Control de cambios y Comentarios: conceptos bsicos

En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en

Ver las revisiones

Texto eliminado de un globo en el margen.

Cmo saber lo que ha hecho cada revisor

Vea quin realiz un comentario moviendo

Cuando ms de una persona revisa un

La desactivacin del Control de cambios NO elimina las marcas de revisin ni los

Aceptar o rechazar cambios y eliminar

Utilice el botn Aceptar para aceptar los

Ponga a prueba sus conocimientos

Qu ocurre cuando se desactiva el Control de cambios?

Se eliminan las marcas de revisin y los comentarios.

Se ocultan las marcas de revisin y los comentarios.

Se detiene el seguimiento de las revisiones.

Para insertar un comentario, tiene que activar el Control de cambios.

Control de cambios y Comentarios: conceptos ms avanzados

Ocultar temporalmente los cambios

Ver un documento antes y despus

Al ocultar las marcas de revisin NO se

Comprobar si hay revisiones y comentarios