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Comunicacin interna y externa

La comunicacin interna, son todas las actividades realizadas por la organizacin,


para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a travs del buen uso de
los diferentes medios de comunicacin existentes en la organizacin.
La comunicacin interna da lugar a:
Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y
estimulacin en las actividades laborales.
Poder conocer en gran medida a la organizacin y familiarizarse con ellas.
Reconocimiento del desempeo de los colaboradores
Fomentar el intercambio de informacin (comunicacin) en toda la organizacin.
La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo para
beneficio de toda la organizacin.
El clima organizacional es bsicamente en ambiente personal y de ndole fsico a
partir del cual se realizan las actividades empresariales.
La comunicacin externa, son todas las actividades realizadas por la organizacin,
cuyo propsito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo
de comunicacin se le conoce como relaciones pblicas.

Escenarios de la comunicacin organizacional


La comunicacin organizacional generalmente se puede presentar en los
siguientes tres escenarios (Andrade, 2005):
Escenario fsico. Dentro de este escenario se puede considerar el interno y
externo, y se consideran todos los elementos decorativos de la organizacin y

tambin los llamados informativos, por ejemplo: los smbolos de no pasar, slo
personal autorizado, etctera.
Escenario social. Este escenario incluye a la totalidad de factores que se
relacionan con las personas y adems de la interaccin existente entre las
mismas, como ejemplo de este escenario se puede considerar el empleo de
papeles de cada miembro dentro de una reunin laboral.
Escenario institucional. Relaciona los mensajes que la organizacin emite a sus
miembros, proveedores, clientes, y dems personas involucradas; ejemplos de
este tipo de comunicacin en este escenario son bsicamente: memorndums,
avisos en pizarra, publicidad, entre muchos ms.

Flujo de la comunicacin en la organizacin


Comunicacin descendente
Este tipo de comunicacin se presenta en los niveles jerrquicos altos y con
direccin especfica hacia los niveles de jerarqua inferior, generalmente esta
comunicacin se presenta en las organizaciones cuya autoridad es centralizada y
sumamente autoritaria. En cuanto a la comunicacin va escrita los medios ms
utilizados son:
Memorndum
Cartas
Informes
Manual de operaciones
Folletos
Reportes, entre muchas ms.

Comunicacin ascendente
A diferencia de la comunicacin ascendente, este tipo de comunicacin
organizacional se presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten
informacin a sus jefes. Es decir, esta informacin fluye de niveles inferiores a
niveles de jerarqua superior. Desgraciadamente el flujo de la informacin en esta
va de transmisin no siempre llega a los niveles ms altos de forma completa y
objetiva, ya que conforme va ascendiendo la informacin los receptores van
mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias
negativas o no esperadas por la gerencia o la administracin. Esto se presenta
comnmente en las organizaciones, cuando un operador no alcanza a cumplir las
metas, o existen problemas que afectan directamente la productividad, o generan
conflictos en la empresa; es en estas situaciones que los encargados de estas
reas de trabajo por temor, conveniencia, o respeto a los niveles superiores de
mando, no dan a conocer muchas veces datos reales de produccin, financieros, o
de desempeo.
La comunicacin ascendente es contraria a la descendente en el hecho de que
mientras la segunda es autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en
empresas cuyo ambiente y proceso de comunicacin permite la participacin de
los empleados y mantiene polticas democrticas para la intervencin de los
mismos. Los medios ms utilizados para latransmisin de la informacin de forma
ascendente son:
Reunin peridica
Entrevista personalizada
Crculo de Calidad
Va telefnica
A travs de encuestas

Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la


administracin).

Comunicacin cruzada
Dentro de este tipo de flujo de comunicacin se considera a la informacin de
direccin horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de jerarqua
dentro de la organizacin) y el conocido flujo diagonal (el flujo diagonal se
presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de comunicacin forman
parte de niveles jerrquicos diferentes y no establecen una relacin de
dependencia entre ellas).

La comunicacin escrita, oral y no verbal


Cada tipo de comunicacin tiene su funcin y ventaja dentro de la organizacin , y
es por este motivo que muchas veces las comunicaciones se emplean en grupo,
haciendo uso de las ventajas de cada una de ellas para la comunicacin y
complementarse entre ellas. Un ejemplo claro est en el caso de las conferencias,
donde se utiliza material escrito, videos, diapositivas, la exposicin del expositor;
todo con la finalidad de que los asistentes comprendan de mejor manera la
informacin que se les est proporcionando.

Comunicacin escrita
La comunicacin escrita se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos,
concretos y correctos, y podemos estar seguros que el mensaje que estamos
transmitiendo como emisores, el receptor lo va a entender, tal cual.
Algunos ejemplos de comunicacin escrita son (Prez & Candale, 2010):

Boletn interno. Maneja informacin especializada, para el interior y exterior de la


organizacin.
Memorndum. Es el medio ms usado, y ayuda al receptor (empleado) a
recordar instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organizacin.
Circular. Es un medio de comunicacin interno, un escrito en que la Gerencia
General o Departamental comunica a todo el personal o una parte de la
organizacin.
Convocatorias. Es un medio mediante el cual, la organizacin informa a sus
empleados, o a la comunidad, que existen vacantes para algn puesto laboral, o
bien se abre algn concurso de proyecto.
Encuesta a los empleados. Este medio de comunicacin tiene como propsito
conocer las opiniones de los empleados, sobre algn aspecto en cuestin.
La principal ventaja de la comunicacin escrita es el hecho de que
proporciona un registro, referencia y proteccin legal de lo que se comunica,
adems de promover la aplicacin uniforme de procedimientos y normas que
colaboran en la disminucin de los costos de comunicacin, y adems se puede
cuidar con anticipacin el contenido y contexto de la informacin a transmitir.
En cuanto a desventajas se refiere se puede considerar, el alto gasto en cantidad
de papeles para la realizacin oficial de un mensaje escrito, no generar una
retroalimentacin de inmediato y en muchas ocasiones suele manejarse mucho
tiempo para la notificacin de la recepcin y comprensin de la comunicacin
escrita.

Comunicacin oral
La comunicacin oral se presenta cuando se lleva a cabo una reunin de frente
entre dos o ms personas, este es el caso de la pltica de un administrador a su

personal y se puede presentar de manera formal o informal, as como puede estar


sujeta a planeacin o de forma espontnea.
La comunicacin oral aunque es altamente utilizada dentro de una organizacin, la
compresin de la informacin transmitida no siempre es la deseada y/o esperada,
debido a que influye de gran manera en la interpretacin que cada receptor le d a
la misma y del ambiente bajo el cual se est efectuando la comunicacin, estos
son muy comunes en la comunicacin informal, sales de tu departamento para
dirigirte a otra oficina, y saludas a alguien o le das una indicacin, este es un vivo
ejemplo de comunicacin oral.
Algunos ejemplos de la comunicacin oral son:
Conferencias. Se expone algn tema en particular.
Juntas y Asambleas. Se discute sobre algn tema en particular.
Videoconferencias. Nos comunicamos de un departamento a otro, que quiz se
encuentra en otra ciudad, con el fin de exponer la situacin de nuestra rea.
Servicio telefnico. Se comunica de un rea a otra por medio de llamadas, y
regularmente es para solicitar alguna informacin que se necesita para solucionar
un problema, o bien, complementar algn trabajo.
Comunicacin no verbal
Este tipo de comunicacin se utiliza de muchas maneras en la organizacin,
muchas veces como complemento de lo que se dice, un ejemplo es cuando en
una exposicin los asistentes se dan cuenta de las expresiones faciales y
corporales del expositor, y aunque se maneje como una comunicacin de apoyo,
muchas veces puede no ser as, como le transmitir inseguridad, falta de
conocimiento del tema o credibilidad.

Dentro de esta clasificacin tambin se puede considerar los medios visuales de


apoyo, los cuales tambin tienen como objetivo retroalimentar lo que se dice.
Algunos ejemplos de medios visuales son (Prez & Candale, 2010):
Murales. En ellos se maneja informacin motivacional para el empleado, estos se
deben colocar en puntos estratgicos de la organizacin, para que puedan ser
observados por los empleados.
Tabln de avisos. En ellos se colocan cuadros, grficos, etctera, y tiene por
objetivo sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algn aspecto en
cuestin.
Sealizacin. Mapa de las instalaciones, con el propsito que sepan ubicarse, y
hacia dnde dirigirse.

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