Technology Consulting

Reduccin significativa y
sostenible de costes de TI
Cmo recortar costes y mejorar
la eficiencia al mismo tiempo

Reduccin significativa y sostenible de costes de TI

La situacin econmica actual requiere un

enfoque estratgico de reduccin de costes de
TI. Las compaas ms eficientes son aquellas
que reducen costes a largo plazo mejorando el
rendimiento de TI al mismo tiempo, mediante
la orientacin del gasto hacia el crecimiento
del negocio y la creacin de nuevas
capacidades de TI.
Michael Nieves and Stephen Page

La actual crisis econmica global est

provocando que las compaas siten
de forma indita la reduccin de
costes como un objetivo prioritario
y estn demandando soluciones
innovadoras y prcticas contrastadas
para este fin. Como es previsible,
una buena parte de los esfuerzos de
reduccin de costes se centran en TI,
ya que se trata de un centro de costes
significativo y que est presente en casi
todas las actividades del negocio.
Esta situacin preocupa a los CIOs,
porque la mayora de ellos ya han
realizado durante estos ltimos aos
un importante esfuerzo para rebajar
los costes. La mayora de los CIOs
han realizado el trabajo fcil y, a
pesar de que estos esfuerzos han
contribuido a mejorar la cuenta de
resultados, el panorama ha cambiado lo
suficiente como para mirarlo desde una
perspectiva nueva que favorezca una
reduccin de costes drstica y sostenible
en el tiempo.

Hay dos reas que histricamente

(y a menudo errneamente) reciben
recortes presupuestarios en tiempos
de dificultad econmica: las partidas
discrecionales y la inversin orientada al
crecimiento del negocio. Seguramente
estas medidas contribuyen a contener
los costes en el corto plazo y, de
hecho, pueden ser bastante efectivas
a nivel de departamento o proyecto,
donde desde esa perspectiva, es sencillo
identificar iniciativas ya planificadas
y candidatas a ser canceladas. Pero
en el caso del gasto discrecional, de
media, slo representa una quinta
parte del presupuesto total de TI.
Con bastante frecuencia, los recortes
realizados nicamente sobre partidas
discrecionales pueden tener efectos
colaterales que deterioran la calidad del
servicio de TI y la aportacin de valor
al negocio. Esto puede provocar una
reduccin de la demanda de servicios
de TI con el consecuente recorte de la
inversin (ver Figura 1).

Los recortes realizados sobre

partidas discrecionales pueden
tener efectos colaterales que
deterioran la calidad del servicio
de TI y la aportacin de valor al
negocio.

Figura 1. Enfoque tradicional (y frecuentemente errneo) en recesin econmica: cancelacin de proyectos de TI y negocio,
lo que aumenta el gap de capacidades.

Enfoque Reactivo
Hoy?
Perodo
de Recesin

Gasto
Total TI
Crecimiento del Negocio
Gasto
Discrecional

Gasto
No-discrecional

Gasto en TI

Costes Operacionales
Resultado de decisiones pasadas

Tiempo

Capacidades TI

Gap de Capacidades

Capacidades Existentes

Tiempo

Reduccin significativa y sostenible de costes de TI

El camino a seguir: un enfoque

sostenible para recortar costes
Cmo proceder cundo las demandas
de reduccin de costes son cada vez
mayores? Desde el punto de vista de
Accenture, las organizaciones ms
eficientes siguen tpicamente un enfoque
integral (ver Figura 2) que produce
ahorros tanto de manera inmediata
como de manera permanente. El valor
diferencial de este enfoque reside en
que va ms all del consecuente ahorro
de costes, sentando las bases para el
crecimiento e innovacin tras el cambio
de ciclo econmico. Nuestro enfoque
est formado por tres pasos:

2. Optimizar: se trabaja para realizar

las operaciones actuales de manera
ms eficiente, mejorando el uso
de activos (hardware y software) y
descatalogando componentes no
esenciales y, por lo tanto, reduciendo
los costes de TI de forma duradera.

1. Minimizar: en primer lugar, se

identifican las oportunidades de
reduccin de costes ms claras e
inmediatas. Esta etapa proporciona
resultados rpidos y maniobrabilidad
mientras aumenta la confianza de
la organizacin en la reduccin de
costes esperada.

En este tipo de proyectos Accenture

comienza definiendo la visin objetivo
del presupuesto de TI, comprimiendo las
partidas no discrecionales y, a la vez,
aumentando sustancialmente la inversin
discrecional. El punto clave es que el gasto
discrecional, lejos de verse reducido, se vea
incrementado en proporcin (ver Figura 3).

3. Rediseo: por ltimo, se introducen

los cambios estructurales en un nuevo
y ms eficiente modelo operativo de
TI, lo que proporciona importantes
mejoras en los costes de personal,
ahorros derivados de la industrializacin
de procesos, empleo de tecnologas
transformacionales adicionales y nuevas
estrategias en la direccin de personas.

Figura 2. Las organizaciones de alto rendimiento siguen un enfoque estratgico para reducir sus costes de TI

Foco en
I. Minimizar
oportunidades
prioritarias de
reduccin de costes
Foco en mejorar el uso de
activos y reducir el coste
unitario por transaccin

II. Optimizar

Foco en un nuevo modelo operativo ms eficaz

y ms eficiente

Escala de ahorro de costes

III. Redisear

El trabajo tambin est enfocado en

aislar y eliminar costes ocultos de TI
aquellos activos de TI (hardware y
software) mantenidos y operados por
otros departamentos diferentes a TI y
despus colaborar con los responsables de
las unidades de negocio para gestionar la
demanda de servicios de TI de manera ms
efectiva en costes. Sin duda, este enfoque
es ambicioso, pero asegura de manera
prctica que la reduccin de costes y
el alto rendimiento son alcanzables en
el largo plazo. Los beneficios de este
enfoque son sustanciales: el resultado
es una reduccin de costes de hasta
cuatro veces mayor que con un enfoque
tradicional.

El resultado de este enfoque

es una reduccin de costes de
hasta cuatro veces mayor que
con un enfoque tradicional.

Veamos con mayor detenimiento en

qu consisten las tres etapas de una
reduccin de costes significativa y
sostenible.
Minimizar: estabilizar los patrones de
gasto de TI
Una buena manera de comenzar a
identificar oportunidades de ahorro
es localizar costes ocultos de TI
que con el paso de los aos han ido
desplazndose hacia el negocio,
convirtindose en costes operacionales
con escaso o nulo valor. Accenture
aplic esta tcnica internamente
cuando, en un proceso de puesta
a punto de la funcin de TI a nivel
global, fueron descatalogadas ms de
200 aplicaciones en todo el mundo,
ahorrando a Accenture ms de 12
millones de dlares.

Otro ejemplo reciente es el de una

empresa del sector consumo que
descubri una cantidad inusual de
costes ocultos en sus operaciones. Esta
compaa ya haba realizado con xito
un proceso de reduccin de costes de
TI, pero con la ayuda del equipo de
Accenture fue posible identificar que
ciertas unidades de negocio disponan
de su propio presupuesto de TI. Se
gastaban alrededor de 60 millones de
dlares al ao en iniciativas de TI de las
cuales el CIO no saba nada, incluyendo
salarios de 89 informticos que
formaban parte de la nmina de estas
unidades de negocio. El CIO reclam
los 60 millones de dlares, racionaliz
los servicios de TI de estas unidades de
negocio y se consigui reducir su gasto
de TI a la mitad. Esta compaa ahorr
30 millones de dlares (ver: Reduccin
estratgica de costes de TI en accin).

El punto clave es que el gasto

discrecional, lejos de verse
reducido, se vea incrementado
en proporcin.

Figura 3. Conseguir una reduccin de costes significativa y sostenible es difcil sin abordar el gasto de TI no discrecional.

Capex - Gasto discrecional

Innovacin TI
Crecimiento del negocio
Modernizacin tecnolgica
Opex- Gasto no discrecional
Reducciones directas de coste
Servicios generales- Iniciativas de mejora de la eficiencia
del espacio fsico y lugar de trabajo
Tecnologa - Virtualizacin, estandarizacin,
aprovisionamiento inteligente
Operaciones - Organizacin, procesos, herramientas,
modelo de contratacin de personal, reduccin de costes
indirectos
Virtualizacin del puesto de trabajo
Cloud Computing & SaaS (software as a service)

Transformacin tpica del presupuesto

Actual

Objetivo

20%

40%

Discrecional

Discrecional

80%
No

Discrecional

60%
No

Discrecional

Reduccin de costes del presupuesto de TI

Reduccin significativa y sostenible de costes de TI

Optimizar: ejecutar las operaciones de
manera ms eficiente
La siguiente fase consiste en realizar
cambios permanentes en el gasto de
TI (y tambin en las capacidades de TI)
con efectos tanto dentro de TI como
en el negocio. Este cambio que el CIO
necesita liderar ante direccin general
puede ser visto en comparacin en los
dos cuadros de la figura de abajo (ver
Figura 4).

Una iniciativa de virtualizacin

de servidores genera unos
ahorros que pueden ser
empleados para redisear el
modo en que los servidores son
gestionados, proporcionando un
ahorro recurrente en los costes
de operacin.
Los esfuerzos internos de Accenture
para optimizar su informtica han
demostrado los beneficios de realizar
una redefinicin metdica del gasto
de TI. Aprovechando las eficiencias
en coste y economas de escala que
ofrece Internet, Accenture fue capaz de
unificar la plataforma de mensajera y
de colaboracin. Se inici un proyecto
a 3 aos para la migracin de cerca de
80.000 buzones de correo electrnico en
48 pases. A los 9 meses, cerca de 1.000
usuarios eran migrados al da en una de
las ms grandes y cortas migraciones de
plataforma de correo electrnico jams
realizadas. Adems se instalaron nuevas
capacidades que permitieron el acceso
al correo desde dispositivos mviles.

El diagrama de la derecha sugiere

una alternativa al enfoque reactivo
de reduccin de costes basado en el
recorte del gasto discrecional descrito
anteriormente. Con una redefinicin
meticulosa de este gasto es posible
redirigir el gasto operacional no
discrecional para generar ms valor al
negocio. Por ejemplo, una iniciativa de
virtualizacin de servidores genera unos
ahorros que pueden ser empleados para
redisear el modo en que los servidores
son gestionados, proporcionando un
ahorro recurrente en los costes de
operacin. Sin una reinversin de este
tipo, el efecto que genera la virtualizacin
suele ser menos duradero.

Adicionalmente, Accenture lanz,

durante esta migracin de correo
electrnico, un nuevo repositorio
para la gestin del conocimiento que
reemplaz al sistema existente y que
mejor considerablemente la bsqueda
y acceso a la informacin de nuestros
consultores, permitiendo a stos
disponer de ms tiempo para atender a
nuestros clientes.
Muchas compaas lderes se han
percatado del potencial recorte de
gasto existente en la consolidacin de
los centros de proceso de datos (CPD)
y del retorno recurrente que genera.
Hoy en da el CPD est mucho mejor
equipado para escalar que en el pasado
debido a que las herramientas y el
software de virtualizacin actual han
evolucionado bastante. En cualquier caso,
la apuesta por el mundo virtual requiere
reforzar los mecanismos de gobierno.
Aprovechar el potencial de la tecnologa
de virtualizacin requiere que el CIO sea
capaz de ejercer control y mando sobre
estos recursos tan flexibles para conseguir
la migracin de aplicaciones y datos en los
nuevos entornos virtualizados.

Figura 4. Una alternativa para el recorte reactivo de costes de TI sobre el gasto discrecional

Enfoque Reactivo

Enfoque Estratgico
Hoy?

Perodo
de Recesin

Perodo
de Recesin

Gasto
Total TI

Gasto
Total TI

Crecimiento del Negocio

Gasto
Discrecional

Gasto
No-discrecional

Crecimiento del Negocio

Gasto en TI

Gasto en TI

Costes Operacionales
Resultado de decisiones pasadas

Costes Operacionales
Resultado de decisiones pasadas

Tiempo

Capacidades TI

Tiempo

Capacidades TI
Gap de Capacidades
Gap de Capacidades

Capacidades Existentes

Capacidades Existentes

Tiempo

Tiempo

Al mismo tiempo, el CPD es uno de

los objetivos principales sobre los que
dirigir los esfuerzos para satisfacer las
prioridades medioambientales de la
compaa (Ver El poder de lo verde). No
obstante, sta es slo una oportunidad
entre muchas. El departamento de TI puede
realizar una aportacin real y demostrable
en trminos medioambientales en una
amplia gama de reas. Dicha contribucin
abarca desde el cambio de los hbitos de
trabajo hasta un mayor uso de impresoras
multifuncin, desde la reduccin de los
viajes de negocios, gracias a la utilizacin
de herramientas de colaboracin, hasta
iniciativas de reduccin y reciclaje de papel.

cambio y con buena relacin con

las reas de negocio que se vern
principalmente afectadas por la
reduccin de costes de TI. Esto enva
el mensaje a la organizacin de que
se trata de una iniciativa seria que
cuenta con el compromiso de la
direccin y ayuda a que el cambio
penetre en reas que previamente
eran consideradas intocables.

Accenture recomienda seguir

una serie de principios rectores
en aquellas compaas con
objetivos de reduccin de costes
de TI de gran envergadura, donde
es clave la experiencia en el
liderazgo de grandes proyectos
de cambio.
Accenture dispone de la
experiencia y metodologa
necesaria para ayudar a los CIOs
en este proceso de reduccin de
costes.

Por supuesto, cuanto ms ambicioso

sea el cambio propuesto, mayor ser la
resistencia de la organizacin y mayor
ser la necesidad de esponsorizacin por
parte de la direccin.
Es importante comenzar estableciendo
una conciencia de urgencia en la
organizacin y un comit ejecutivo
que lidere la iniciativa, formado
idealmente por directivos con la
posicin necesaria para impulsar el

El poder de lo verde
Una nueva e interesante oportunidad
es la Agenda Verde, que se centra
en reducir el consumo de energa y
las emisiones de dixido de carbono.
Por ejemplo, en un operador de
telecomunicaciones, como parte
de la definicin de la estrategia de
evolucin del CPD, Accenture identifico
oportunidades de reduccin en el
consumo de energa del CPD de un 12%
anual aproximadamente, posponiendo
as en unos tres aos la necesidad de
crear un nuevo centro. Esta mejora de
eficiencia reducir al mismo tiempo los
costes ms importantes asociados con
la prestacin del servicio tecnolgico
y la gestin de las instalaciones. En
el caso de un cliente del sector de los

medios de comunicacin, Accenture

dirigi la implantacin de un programa
de racionalizacin y normalizacin de
CPDs que evitar la emisin de unas
54.000 toneladas de CO2. Para lograrlo
consolid varias instalaciones de CPDs
en dos centros de almacenamiento
de ltima generacin, y redujo el
nmero de infraestructuras a travs de
la migracin hacia una arquitectura
virtualizada.

Reduccin significativa y sostenible de costes de TI

Redisear: asumir cambios sustanciales
Durante esta fase la organizacin de TI
reflexiona sobre cmo evolucionar hacia
modelos de prestacin de servicio ms
eficientes en coste. La clave est en
disponer de la capacidad para implantar
cambios estructurales que generan
importantes mejoras en el presupuesto
disponible y en los costes de personal
(ver: Reduccin estratgica de costes
de TI en accin).
Este es el caso de una firma global
de banca de inversin que acometi
una transformacin del rea de TI con
el objetivo de conseguir un ahorro
significativo de costes. La informtica
de la que dispona estaba excesivamente
deslocalizada, fruto de un proceso de
expansin internacional acompaado de
un importante crecimiento orgnico y
de una fuerte orientacin al cliente. As,
por ejemplo, los clientes de Singapur
eran atendidos exclusivamente por los
sistemas de informacin de Singapur.
Este esquema funcion adecuadamente
durante varios aos, pero con un coste
importante. La compaa tena ahora
que aumentar el control sobre las

herramientas y procesos estandarizados

a nivel de grupo que sirvieran como base
para reducir costes sin perder eficiencia
operativa.
Tras implementar diferentes
optimizaciones se alcanzaron los
beneficios esperados, incluyendo
economas de escala, mayor calidad
de servicio, menor riesgo y un control
de costes ms ajustado. Sin embargo,
el banco tambin quera maximizar
las ventajas del modelo local a nivel
de conocimiento y relacin con el
cliente. Esto abri un debate interno
sobre cul deba ser el modelo
operativo futuro de la entidad: qu
debera permanecer centralizado y qu
descentralizado. Accenture ayud en
este punto realizando un rediseo de su
TI aplicando ITILv3 para crear una nueva
estrategia de operaciones de TI. ITILv3
es la ltima versin de ITIL, un conjunto
de conceptos y polticas para gestionar
la infraestructura de TI, el desarrollo y
las operaciones. Este cambio del modelo
operativo implic cambios en el modelo
organizativo (roles y responsabilidades).
Bajo el nuevo modelo operativo se

centralizaron ciertos componentes de

gestin del servicio, mientras otros
fueron descentralizados (incluyendo
la responsabilidad global sobre
determinadas reas).
Este enfoque permiti a la compaa
preservar sus capacidades en la relacin
con los clientes a nivel local a la vez
que se conseguan economas de
escala globales, mtodos de trabajo
estandarizados, herramientas integradas
y mayor gobierno sobre el conjunto.
Otra ventaja es que, al basar el modelo
operativo en un estndar de la industria
como ITIL, la compaa se posicion
mejor para conseguir mayores ahorros
en el gasto de TI mediante la aplicacin
de estrategias de sourcing estndar.
Ahora, con una clara tendencia de
reduccin de costes y a partir de su
posicin actual, los CIOs estn muy bien
posicionados para establecer un marco
de trabajo que garantice una reduccin
de costes significativa, duradera y
sostenible en el tiempo, a la vez que
mejoran el servicio al negocio.

Un ejecutivo de la talla del CIO cuenta

con una posicin excelente para
encontrar oportunidades de carcter
econmico en la coyuntura actual. Hoy
en da, el CIO tiene ms palancas, ms
herramientas y ms oportunidades para
diferenciar su aportacin al negocio.
Hay que actuar sin demora. La
necesidad de actuacin es imperativa.

Reduccin significativa y sostenible de costes de TI

Caso de estudio: Reduccin

estratgica de costes de TI en accin
Una firma lder del sector financiero
puso en la prctica esta metodologa de
3 pasos (minimizar, optimizar, redisear)
dando como resultado ahorros de 450
millones de euros en su gasto de TI.
Como en el caso de otras compaas, la
reduccin de costes de TI vino motivada
a partir de la fusin con otra entidad
financiera.
En un mercado altamente competitivo
como el financiero, esta compaa se
enfrentaba a una importante presin
sobre los mrgenes, una complejidad
de retos regulatorios y una fusin
bastante compleja. Al mismo tiempo,
esta firma se encontraba en medio
del lanzamiento de su propio banco
comercial. Las operaciones de TI no se
encontraban en la mejor posicin para
ayudar: ineficiencias, una estructura
de costes por encima de la media del
sector, limitadas inversiones con los
consecuentes descensos a niveles
insospechados en calidad, innovacin,
etc.
La entidad decidi reaccionar rpidamente
para minimizar el gasto en TI,
consolidar el nmero de proveedores
y estabilizar un presupuesto de TI que,
hasta el momento, haba estado poco
controlado.
Al final de la primera fase el equipo
de transformacin haba empezado a
acometer los principales cambios en los
sistemas, obteniendo unas eficiencias en
costes por valor de ms de 40 millones
de euros. Los diferentes mainframes de
la compaa se agruparon en un nico
centro, se fusionaron 3 unidades de TI
independientes y se racionalizaron las
funciones de TI tales como compras y
gestin de proveedores.
En la fase de optimizacin, el equipo
concentr sus esfuerzos en la
industrializacin de los procesos. Al
mismo tiempo se impuls una iniciativa
de unificacin de estructuras de TI,
como la estandarizacin del puesto de

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trabajo y de servidores, no slo para

recortar los costes de mantenimiento y
de provisin, sino tambin para permitir
la implementacin de un modelo de
prestacin de servicio y provisin de
sistemas alineado con las mejores
prcticas de la industria. El equipo
de transformacin de TI tambin se
hizo cargo de liderar los proyectos
crticos para el negocio, tales como la
banca comercial, una nueva solucin
de CRM y una solucin de broker
on-line, esencialmente a travs de la
modernizacin de aplicaciones y la
descatalogacin de las soluciones ms
costosas de mantener.
Ya en la fase de rediseo, la compaa
volc los ltimos esfuerzos en la puesta
en marcha de un modelo de gobierno
encargado de proteger e incrementar la
inversin discrecional y de garantizar
que el modelo operativo de TI se
mantuviera alineado con la estrategia
de negocio. Se crearon diferentes
grupos de gobierno para mantener la
continuidad de los modelos definidos,
como por ejemplo, un comit de TI
con cada una de las reas de negocio
cliente o un comit de calidad de
servicio encargado de monitorizar el
cumplimiento de los acuerdos de nivel
de servicio establecidos.
Al final del proyecto el presupuesto de
TI inicial de 508 millones de euros se
vio reducido en un 30%, duplicando
el porcentaje dedicado a inversin
discrecional y, por lo tanto, aumentando
la capacidad para el crecimiento del
negocio y la innovacin tecnolgica.
Los ahorros acumulados en los aos
siguientes fueron de 450 millones de
euros. El nuevo rea de TI est ahora
mucho ms alineada con los objetivos
del negocio y cuenta con la flexibilidad
necesaria para responder a las nuevas
demandas. Los niveles de satisfaccin
con TI han aumentado, tanto entre
clientes de negocio como internamente
en el personal interno de TI.

Es importante recordar que existen

modelos para mantener y mejorar el
papel de TI dentro de la organizacin.
Por ejemplo, una metodologa de gestin
de proyectos asegura el cumplimiento
de los hitos, de los objetivos de calidad
y de costes, mediante revisiones
mensuales de supervisin y seguimiento.
En la nueva organizacin de TI existe
un mapa completo de competencias
profesionales para 400 empleados y se
est implantando uno de los mejores
sistemas a nivel mundial en gestin
del rendimiento de las personas. En
poco tiempo, el departamento de TI de
esta entidad financiera no slo estar
trabajando ms eficazmente, sino que,
adems, lo har de manera ms intensa
y sobre los aspectos ms importantes.

El programa de transformacin
de TI fue diseado para que se
financiara con los ahorros que
se esperaban generar y para
que contara con el firme apoyo
de la direccin general, lo cual
impuso una dinmica de trabajo
necesaria para la consecucin de
los objetivos.
Al final del proyecto, el
presupuesto de TI se vio
reducido en un 30%, duplicando
el porcentaje dedicado a
inversin discrecional.
Una metodologa de gestin
de proyectos asegura el
cumplimiento de los hitos, de
los objetivos de calidad y de
costes, mediante revisiones
mensuales de supervisin y
seguimiento.

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Sobre Accenture
Accenture es una compaa global
de consultora de gestin, servicios
tecnolgicos y outsourcing. Combinando
su experiencia, sus capacidades en
todos sectores y reas de negocio, y
su investigacin con las compaas
de ms xito del mundo, Accenture
colabora con sus clientes para ayudarles
a convertir sus organizaciones en
negocios y administraciones pblicas
de alto rendimiento. Con ms de
186.000 personas trabajando en ms
de 120 pases, la compaa obtuvo
una facturacin de 23.390 millones de
dlares durante el ao fiscal finalizado
el pasado 31 de agosto de 2008. La web
de Accenture es www.accenture.es

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