Oficio mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms de
un destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el
nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y
el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve,
adems, para agilizar el proceso que dure la documentacin.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas
o despachos simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal.
Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel
o jerarqua.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante lo cual es importante recordar que:
1. el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se
Nombre de Ao
Lugar y fecha
Numeracin
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el
nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Referencia
Cuerpo o texto
Despedida
Firma y posfirma
Iniciales
Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con letras
maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el
documento.
Anexo
Aqu
se
indica
la
documentacin
que
se
como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
adjunta
al
oficio,
Distribucin
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones de los
estndares y ayuda a corregirlas. En resumen, el control facilita el logro de los
planes, los cuales no se logran por si solos. Estos orientan a los gerentes en el
uso de los recursos para cumplir con meta especfica, despus se verifican las
actividades para verificar si se ajustan a los planes.
Por lo general, las actividades de control se relacionan con la medicin del logro.
Algunos medios de control, como el presupuesto de gastos, los registros de
inspeccin y los registros de las horas laborales perdidas, son generalmente
conocidos. Cada uno mide y muestra si los planes funcionan bien. Si persisten las
desviaciones se aplica la correccin. Pero que se corrige? Las actividades, a
travs de las personas. Forzar los acontecimientos para que se ajusten a los
planes significa identificar a las personas que tienen la responsabilidad de los
resultados que difieren de la accin planeada y despus dar los pasos necesarios
para mejorar el desempeo. As, los resultados se controlan al controlar lo que
hacen las personas.
Los controles deben basarse en los planes claros, su propsito es evaluar
actividades y comprender acciones para asegurar que se realizan los planes y las
correcciones; ello da lugar a disear las metas y objetivos verificables
de carcter cualitativo y cuantitativo.
El control es una arte de trabajar con ms personas sobre las que se ejerce
autoridad. William R. Van Dersal (1972:13) indica varios principios:
1. Que es importante que cada subordinado comprenda en forma clara lo
que se espera de el.
2. Que los subordinados deben ser guiados en la ejecucin de las tareas.
3. Que el coordinador siempre reconozca una buena labor.
4. Que hay necesidad de hacer una critica constructiva
5. Que hay que dar al individuo la oportunidad de demostrar que puede
aceptar mayores responsabilidades mediante una capacitacin.
En toda supervisin educativa, direccin educativa, se desarrollan tres etapas, que
son: planeamiento, seguimiento y control.
El control es la tercera fase de la labor de la supervisin y acta sobre la base de
los resultados de los trabajos realizados, a fin de prevenir desviaciones, efectuar
rectificaciones y aun alteraciones que adopten mejor accin de la escuela a las
necesidades del educando y de la comunidad.
El control
Definicin de Madlock. "Es la medicin de los resultados actuales y pasados, en
relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir,
mejorar y formular nuevos planes.
Control de direccin:
Seguimiento estrecho y reforma de la actividad organizativa, utilizacin de
recursos con objeto de asegurar la consecucin de los estndares previstos y la
ejecucin de los planes establecidos.
Registro
Es el ordenamiento de informacin recopilada, donde estrictamente se fijan los
resultados de las operaciones de una institucin.
Registro record
Vocativo.
Contenido o cuerpo del oficio.
Despedida.
Firma y cargo de quien enva.
Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.
El oficio es un instrumento que se utiliza para dirigirse a otras personas de menor
rango o mayor rango o viceversa.
Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar
el Director del plantel educativo, para dirigirse a los subalternos de la
empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de
Educacin, supervisores Educativos, Capacitadores tcnico pedaggicos,
Capacitadores tcnico administrativos y viceversa.
Ejemplo de oficio:
MINISTERIO DE EDUCACIN
DIRECCIN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIN
GUATEMALA C. A.
Oficio No. DDEG-25-2008.
Ref. FCR/Pivaral
Guatemala, 21 de mayo de 2008.
Lic. Mynor Estrada Bolaos
Coordinador del Sector Oriente
Departamento de Guatemala.
Distinguido Licenciado Estrada Bolaos
La presente tiene el objetivo de informarle que usted, ha sido designado para
participar en la Conferencia Mundial de la Educacin para la Paz, que se realizara
en la Universidad de Salamanca, Espaa, del 1 al 14 de septiembre del presente
ao, por lo que puede ingresar sus documentos a la Unidad de Relaciones
Publicas de esta Dependencia Ministerial, lo mas pronto posible.
Es necesario que nos presente el tema a disertar en tan magno evento, por lo que
tambin deber proporcionarnos a mas tardar el 28 de septiembre, copia de los
temas que usted escoger, as como el material necesario para proporcionar a los
participantes en el mismo.
Lo anterior con el fin de preparar con oportunidad, las carpetas para su
conferencia y el viaje que la Unesco le concede.
Aprovecho de nuevo la oportunidad para felicitarle y ratificarle mis saludos
y respeto.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Director Departamental de Educacin
Cc. archivo
Estructura de una carta comercial
I. Encabezamiento
1. Membrete
2. Fecha
a) Tratamiento y ttulo del destinatario
b) Nombres y apellidos del destinatario
3. Direccin
4. Asunto o referencia c) Seas
5. Lnea de atencin d) Lugar de destino
6. Saludo
II Cuerpo de la carta
7. Introduccin
8. Ideas fundamentales o asuntos de la carta
9. Despedida
10. Ante firma
11. Firma a) Firma autgrafa
b) Reproduccin de la firma
c) Cargo, posicin u otros datos del firmante.
III. Otros elementos
12. Iniciales identificadores del que redacto, firmo o escribi la carta.
13. Visado
14. Anexos, inclusos, adjuntos.
15. Post-scriptum. (Post data)
16. Nota Bene
17. Vale
18. Indicadores de copias
19. Continuacin en la pgina siguiente, segunda, terceras, etc. Paginas. (5:11)
A continuacin se presentan los diferentes estilos de cartas que se utilizan
comnmente en el medio oficial:
Carta estilo bloque extremo y puntuacin Standard
Guatemala, 7 de agosto de 2008
Seora Directora
Colegio de Ciencias Comerciales
5. Avenida 2-24 zona 1
Apreciable Directora:
Es un gusto, dirigirme a usted con el propsito de felicitar a su tan distinguido
Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor,
promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante
para el conocimiento y la globalizacin.
Importante es tambin agradecerles por la colaboracin y el empeo puesto de
manifiesto, para que las mismas se adapten al currculo y toda ayuda ser bien
recibida por este despacho.
Agradeciendo su desinteresado apoyo,
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Departamental
Carta estilo semibloque y puntuacin abierta
Guatemala, 7 de mayo de 2008
Seora Directora
Colegio de Ciencias Comerciales
5. Avenida 2-24 zona 1
Apreciable Directora:
Es un gusto, dirigirme a usted con el propsito de felicitar a su tan distinguido
Centro Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor,
Ejemplo
MINISTERIO
DE
EDUCACIN
DIRECCIN
DEPARTAMENTAL COORDINACIN SECTOR NORTE
---DINACIN SECTOR NORTE, MUNICIPIO DE CHINAUTLA, GUATEMALA,
VEINTITRS
DE
MAYO
DE
DOS
MIL
OCHO.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ASUNTO: MILDRED ESPERANZA GARCA PREZ, Director de la Escuela
Nacional Urbana Mixta de la Colonia Santa Faz, Municipio de Chinautla,
Departamento de Guatemala, solicita: Incremento en cuota para aporte de
limpieza y seguridad, para el establecimiento en mencin para el ao dos mil
nueve, por la cantidad de Q. 3.00 por cada alumno que se inscriba en el
establecimiento, ante la comisin de finanzas de esta escuela, adjunto doce folios
como constancia de ingresos y gastos realizados durante el semestre de enero a
junio dos mil siete.
PROVIDENCIA No. 240- 5, 2008.
Analizada la solicitud, y sobre la base del acuerdo ministerial No. 185 artculos
Nos. 12, 13, y 16: se autoriza el incremento a la cuota extraordinaria por un monto
de Q.3.00 (tres quetzales exactos) destinada para la seguridad y limpieza del
establecimiento para el ciclo escolar dos mil nueve, quedando bajo el control de la
comisin de finanzas, el buen uso del mismo, realizando una asamblea para
comunicarlo a los padres de familia, previo al cierre del ciclo escolar dos mil ocho.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Coordinador Sector Norte Guatemala
Cc. Archivo
Providencia administrativa
Es la razn consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica
el trmite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del cumplimiento de
una disposicin legal.
La providencia se escribe con los siguientes objetivos:
Solicitar antecedentes
Ratificar
Escuchar a otra persona
Solicitar pruebas
Enviar a archivo.
Los elementos que conforman la providencia son:
Nombre de la oficina Administrativa
Fecha (escrita en letras),
Asuntos objetivos
Nmero de la providencia,
Objetivo de la misma
Firma del funcionario que la enva.
Aplicacin
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una peticin recibida. Es
necesario que en la providencia se mencione de cuantas hojas tiles consta el
expediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con
maysculas. A continuacin se presenta un ejemplo de la providencia
administrativa:
MINISTERIO DE EDUCACIN
DIRECCIN DEPARTAMENTAL, GUATEMALA
COORDINACIN TCNICO ADMINISTRATIVA
SECTOR NORTE
----VISIN EDUCATIVA No. 128-05. GUATEMALA, VEINTITRS DE MAYO DE
DOS
MIL
OCHO
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ASUNTO: ELIA CARMINA SOTO VILLASOL, de 30 aos de edad, guatemalteca,
vecina del municipio de Chinautla, Profesora de enseanza Media y Catedrtica
del Instituto Rubn Daro del municipio de Chinautla, jornada matutina; solicita
autorizacin para creacin y funcionamiento de la academia de computo
"Tecnologa y diseo" en jornadas, matutina, vespertina y nocturna, con sede en la
126 calle final Jocotales.
PROVIDENCIA No. 128-2008 18-2401.
Atentamente pase el presente expediente a la seccin de control Acadmico de la
Unidad de Desarrollo de la Direccin Departamental de Educacin del
Departamento de Guatemala, para que se sirva emitir el dictamen
correspondiente, adjunto 25 folios.
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Educativo
Cc. Archivo
Informe
Es la comunicacin escrita que da a conocer el resultado de una
revisin, investigacin o estudio de un asunto. Este puede ser:
De estudio o de una consulta solicitada,
Informe Memorando,
Informe formulario,
Carta Informe, o
Informe formal.
Informe memorndum o memorando
La palabra memorando o memorando, procede directamente del latn
Memorndum, Que quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria.
La significacin que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con las
cosas que se debe recordar, es la de libreto o agenda donde se apuntan las cosas
que uno tiene que acordarse.
Sus caractersticas son: en la parte central superior de la hoja, lleva escrita en
maysculas, la palabra "Memorndum, o memorando" y a la izquierda se anota
con la palabra "para", (debiendo anotar ac el destinatario. Continuando debajo de
esta con la palabra "de" (el nombre del funcionario u oficina de donde emana el
Memorndum), seguidamente se coloca la palabra "asunto" (anotar en forma
breve el motivo del mismo) y "fecha", (en la cual se escribe dicho Memorndum).
Se utiliza dentro de la misma dependencia, de jefes a subalternos y de subalternos
a jefes. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el nmero
correspondiente con las iniciales de la autoridad y fecha en la esquina superior
derecha.
Su redaccin se caracteriza, adems de ser breve, por estar desprovista de frases
de cortesa o rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma. nicamente se
anotan las iniciales de quien lo enva, manuscritas, ya sea despus de su nombre,
en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por referirse a asuntos
generalmente de poca importancia. No requiere necesariamente contestacin.
Es un documento que representa una cierta economa de papel y tiempo, dadas
las dimensiones de 21 a 22 centmetros de base por 14 a 15 centmetros de altura,
algo as como la mitad de una hoja de papel tamao carta, por lo que se le
denomina tambin "media carta".
Ejemplo
Memorandum
No. TESO 120-2008
PARA: Personal del Departamento de Tesorera.
DE: Fredy Cardona Recinos
Tesorero
ASUNTO: Periodo autorizado para almuerzo.
FECHA: Guatemala, 3 de septiembre de 2008.
Por instrucciones de la Decanatura de esta Facultad, a partir de la presente fecha,
todo el personal deber observar que el periodo de almuerzo autorizado en la
Universidad de San Carlos de Guatemala es de 45 minutos, segn lo establece el
Estatuto de relaciones Laborales entre la Universidad y sus trabajadores. Por lo
que esta jefatura aplicar las sanciones que correspondan para tal efecto.
Cc. Archivo
Correlativo
Informe formulario
Se utiliza cuando debe darse la misma informacin, cada cierto tiempo.
Ejemplo
Informe mensual de actividades realizadas
Mes: mayo ao: 2008 Fecha del informe: mayo 8/2008
Nombre: Juan Prez Galicia. Proyecto: presupuesto 2009
CONSIDERANDO:
Que es necesario completar la legislacin social de Guatemala estableciendo,
adems del cdigo de Trabajo de la Ley Orgnica del Instituto guatemalteco
de Seguridad social, una ley de Servicio Civil que permita la realizacin y
desarrollo de los principios contenidos en los artculos 118, 119, 120, 121 y 122 de
la constitucin Poltica de la Republica de Guatemala y que regule las relaciones
de la administracin Publica con sus trabajadores;
CONSIDERANDO:
Que es urgente mejorar la administracin Pblica estableciendo un sistema
tcnico armnico, dinmico y eficiente de la administracin de personal a su
servicio, para garantizar al pas el desempeo econmico y efectivo de la albor
institucional del gobierno, en beneficio de todos los sectores nacionales;
CONSIDERANDO:
Que los objetivos y principio de la Ley de Servicio civil deben ser: garantizar a la
nacin la eficiente operacin de los servicios pblicos, afirmar y proteger
la dignidad de los trabajadores del Estado; remunerar el correcto desempeo de
cada cargo publico en forma justa y decorosa, establecer que a igual trabajo
desempeado en igualdad de condiciones, eficiencia y antigedad, corresponda
igual salario, estabilizar el desempeo de los distintos puestos de la
Administracin Publica mediante la eliminacin de factores de preferencia
puramente personal de los respectivos nombramientos, ascensos y despidos;
propiciar que la administracin publica invierta sus recursos econmicos en forma
ordenada y cuidadosa en el pago de servicios personales, manteniendo estos
gastos dentro del mnimo compatible con las necesidades del pas; y en especial
reconocer que la relacin de trabajo de los empleados del Estado constituye una
funcin publica, cuyo acertado desempeo es fuente de deberes
y derechos especiales;
CONSIDERANDO:
Que todo lo anterior es factible si se crea una institucin especializada que aplique
y administre esta importante reforma social y desarrollo progresivamente las
tcnicas que se requieren,
POR TANTO:
En uso de las facultades que le confiere el inciso 1.del articulo 170 de la
constitucin Poltica de la republica y con fundamento en los artculos 120 y II
transitorio , de la misma,
DECRETA:
La siguiente:
LEY DE SERVICIO CIVIL
Titulo I
CAPITULO NICO
DISPOSICIONES GENERALES
Articulo 1. .
Articulo 2. etc.
Articulo X. VIGENCIA. El presente decreto entrara en vigor el da primero de enero
de mil novecientos sesenta y nueve.
Pase al Organismo ejecutivo para su publicacin y cumplimiento.
8. Autorizacin de servicios.
9. Acuerdo de las carreras a servir.
10. Horario de clases de un solo nivel educativo.
11. Material didctico a utilizar (listado).
12. Anteproyecto educativo.
13. Antecedentes del prospecto (no impreso).
14. Cuotas a cobrar por el servicio educativo, por grado.
15. Estudio de mercado y modelo de investigacin.
16. Certificacin de las condiciones fsicas del edificio o inmueble.
17. Certificacin del centro de salud.
18. Constancia de ubicacin
19. Presentacin de expedientes en flder de color verde.
MINISTERIO DE EDUCACIN
DIRECCIN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIN. GUATEMALA.
Requisitos para formar un expediente previo a la autorizacin de
Funcionamiento de colegios privados.
Nombre del propietario:___________________________________________
Lugar para recibir notificacin:__________________________________
Nombre del establecimiento:______________________________________
Direccion:_________________________________________________________
Jornadas
Matutina _______vespertina _______doble ________nocturna________
Plan fin de
Semana ____nivel_____ preprimaria ______primario _____bsico_____
Diversificado_________.
Hoja de anlisis de autorizacin de funcionamiento de academia
de mecanografa o computacin.
1. Providencia del supervisor educativo.
2. Certificado de la visita ocular realizada por el supervisor educativo,
mismo que debe contener dictamen favorable o no favorable, firmado y
sellado.
3. Solicitud de autorizacin de servicios educativos, dirigida al director
departamental de educacin de Guatemala por el propietario, expresando
claramente el nombre y cursos solicitados.
4. Jornada matutina cursos solicitados_______________________
5. Jornada plan fin de semana cursos solicitados.____________
6. Fotocopia de cedula de vecindad del propietario. No._____ extendida
en____________________________________________________
7. Compromiso del director que se ceir a las leyes y dems disposiciones
emanadas
de
las
autoridades
del
Mineduc._____________________________________________________
____
8. Comprobantes de las calidades del director tcnico, del administrativo o
del tcnico administrativo.
9. Documentos a presentar
Curriculum profesional
Curriculum profesional
Curriculum profesional
a. Propsito
b. Nmero mximo de alumnos por aula.
c. Valor de la cuota mensual.
d. Servicios que ofrece.
17. Cuota de inscripcin y mensualidades acordes a los servicios y el rea
geogrfica donde est ubicado.
Presentar estudios de mercado (ofertas y demandas de los servicios educativos
que prestar).
Nota: la cuota de inscripcin deber ser hasta un 50% ms que la cuota mensual.
Curso bsico de enero a octubre e inscripcin________________
Mensualidad_______________________________________________________
Cursos libres de enero a noviembre e inscripcin_____________
Mensualidad_______________________________________________________
18. Certificacin de las condiciones fsicas del edificio extendida por el
ingeniero o arquitecto colegiado.________
19. Certificacin que el edificio rene las condiciones sanitarias mnimas
para funcionar y tarjeta de salud de todo el personal extendida por
autoridades del ministerio de salud pblica y asistencia social. Si no la
obtiene a tiempo puede ingresar el expediente sin ella y entregarla cuando
la tenga. No se le emitir resolucin hasta que no complete su
expediente.___________________________________________________
________
Nombre del o la analista_____________________________________
Fecha del anlisis_____________________________________________ (8:1-22)
Matrcula Escolar
Una matrcula escolar sirve para darle el derecho a un estudiante del nivel medio,
a permanecer en una institucin educativa, por un ao lectivo, en cualquiera de
sus ciclos: bsico o diversificado, debe cumplirse para inscribirse en los centros de
enseanza oficiales o particulares. Una matrcula tiene el valor actual de Q5.95
regulado ltimamente por la Contralora General de Cuentas por impuestos al
fisco, originalmente fue creado su valor por Q1.50 Acuerdo Gubernativo No. 102783 8-12-1983.
Depende cual sea el trmite a hacer, as ser tambin la matrcula utilizar. Puede
ser para darle validez a recuperacin de asignaturas, una inscripcin
extempornea, una inscripcin normal. Legalizacin de promocin interrumpida,
evaluaciones extraordinarias y por suficiencia, por omisiones en expediente,
deposiciones por extravi.
Categoras de la matrcula escolar
Matrcula ordinaria, matricula extempornea, matricula extraordinaria, matricula
digitalizada.
Matrcula escolar digitalizada.
Esta matricula digitalizada va dirigida a Directores y Directoras de
establecimientos de educacin Media Pblicos y Privados as mismo a
Coordinadores de Direcciones Departamentales; proveniente de Licda. Floridalma
Meza Palma Viceministro Tcnica de Educacin, con el asunto informacin para
cdigo personal de fecha nueve de octubre de dos mil siete del Mineduc Circular
No. 012-2007 Digecober.
Se iniciar un proceso para identificar a l@s estudiantes de todo el pas con un
cdigo personal, que se utilizar para el registro de la matrcula 2008.
La primera fase de este proceso, consiste en la identificacin de estudiantes del
Nivel Medio (ciclos bsicos y diversificado), razn por la cual estamos requiriendo
el envo de la nmina de los estudiantes que utilizaron en el presente ciclo escolar,
`para el pago de la matrcula escolar digitalizada.
Para facilitar el envo de esta informacin, puede dejarla en el formato en el que la
halla elaborada y enviarla por correo electrnico a las direcciones
siguientes. codigopersonal@mineduc.gob.gt y codigopersonal@gmail.com en el
cuerpo del mensaje es necesario que indique el nombre del centro educativo y el
cdigo correspondiente.
Ejemplo
Contrato de servicios
Es un convenio suscrito entre una persona profesional y la empresa que requiere
de sus servicios. El contrato temporal de servicios es por un tiempo indicado.
Los elementos que lo conforma n son: Referencia del nmero de contrato,
identificacin de la empresa, fecha de inicio del contrato, nombre
y datos personales de la persona que dirige la empresa. (Contratante), nombre
y datos personales de la persona que prestara los servicios profesionales.
(Contratado), clusulas del contrato as: objeto del contrato, valor del contrato,
plazo del contrato, prohibiciones, terminacin del contrato, controversias,
aceptacin del contrato, cumplimiento del contrato, cierre del contrato con firmas
de quien dirige y el que prestara los servicios, podr constar de un adeudo
indicando ratificacin de firma ante un abogado, quien pegar timbres de ley.
Para la realizacin de un contrato, es necesario obtener una pliza de fianza
administrativa, autorizada por el gobierno, con base al salario y tiempo aceptado
con el equivalente al 10% del valor total de los servicios contratados, en
las instituciones o empresas bancarias
que
prestan
dicho servicio como
el Banco G y T continental.
Currculum Vitae
Conjunto de datos relativos a la situacin personal, profesional o laboral del
candidato a un trabajo, Currculum Vitae literalmente su expresin latina significa
"la carrera de la vida".
Elementos que forman un Currculum Vitae:
Datos generales personales, nombre, lugar de nacimiento y fecha, numero de
cedula
de
vecindad,
telfonos
de
residencia
y
mvil, educacin universitaria, educacin media, educacin no formal, afiliaciones,
experiencia docente, libros publicados, temas escritos en revistas, peridicos, etc.,
Sostenibilidad.
Poltica equidad,
componentes,
rea, programa,
actividades
realizadas, evidencias del logro.
De igual manera las polticas de interculturalidad, calidad/excelencia,
democratizacin, sostenibilidad, llevan los mismos componentes, rea
programa, actividades realizadas y evidencias de logro.
Instructivo para la memoria de labores
La memoria de labores deber tener:
I. Aspecto administrativo: En este aspecto se anotaran las actividades
realizadas que se relaciones con la coordinacin, direccin, ejecucin
y control de los recursos fsicos, financieros, institucionales y humanos que
intervienen en el hecho educativo.
II. Aspecto Tcnico Pedaggico: En este aspecto se anotaran las
actividades
relacionadas
con
la docencia,
por
ejemplo:
planes, programas y proyectos docentes, capacitacin al personal docente
en servicio, adecuacin curricular, supervisin, evaluacin del rendimiento
escolar y orientacin escolar.
III. Aspecto proyeccin comunitaria: En este aspecto se anotaran las
actividades
realizadas
con
fines
de
proyeccin
e interaccin escuela/comunidad que hayan contribuido a promover
su desarrollo y mejoramiento. (programas, proyectos, etc.)
IV. Aspecto cultural, cvico y deportivo: En este aspecto se anotaran las
actividades de carcter cultural, cvico y deportivo que hayan llevado a cabo
durante el ciclo escolar.
Esta memoria de labores debern ser entregada en hoja tamao oficio siguiendo
el siguiente esquema horizontal.
Notificacin
Notificar es informar al interesado de una gestin administrativa, lo resuelto
respecto a ella; ya sea que la resolucin sea definitiva o en caso contrario, se le
indicara el procedimiento a seguir, ejemplo:
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
NOTIFICACIN
Guatemala, 25 de septiembre de 2008 Enviada a las diez horas A.M.
12 Avenida "A" 1-27 zona 2, Barrio Moderno, Ciudad de Guatemala
Seora: Maria Antonia Ros Marroqun (f)_________________________
Recibido
Por_______________________________
(f)________________________
Nombre de la persona que recibe
Notificado por:___________________________________________________
Nombre de la persona que notific
Puesto o cargo:___________________________________________________
Telegramas urgentes
Son aquellos que se depositan con la condicin de que sean transmitidos
urgentemente a su destino.
Telegrama a cobrar
Las lneas llenas verticales indican a la autoridad sobre las unidades inferiores.
Las lneas llenas horizontales indican la especializacin y correlacin.
Las lneas punteadas o discontinuas son empleadas para indicar relacin de
coordinacin o asesora.
Requisitos
Deben ser claros.
Uniformidad en la confeccin de los organigramas, ya que conducira a una
acertada interpretacin y buen empleo de los mismos.
La actualizacin es importante para que el organigrama muestre e informe
lo que sucede y los cambios dentro de la organizacin.
Beneficios
Se destaca el ordenamiento que debe existir en toda empresa.
Se destacan las anormalidades que puedan existir en el funcionamiento de
una empresa y su organizacin.
Muestra una forma Grfica y fcil de interpretar la estructura organizativa de
una empresa.
Formas de presentacin
Se pueden presentar en cinco formas diferentes que son:
Verticales, horizontales, circulares, escalares y de trazado mixto.
Organigrama vertical
Su forma se asemeja a la de una pirmide, ya que sus unidades se desplazan
jerrquicamente en direccin descendente.
Organigrama horizontal
Son una modalidad de los verticales, describen la estructura de una empresa de la
izquierda a la derecha, ubicando los niveles superiores al lado izquierdo,
desplazndose los niveles inferiores hacia la derecha.
Organigrama circular
Los niveles jerrquicos estn presentados por medio de crculos concntricos con
una direccin que va desde adentro hacia fuera, siendo los crculos internos los
principales niveles jerrquicos y en cuyo alrededor se concentran los otros crculos
que representan los otros niveles de organizacin en funcin de su importancia.
Organigrama escalar
Son pocos usados, muestra la estructura jerrquica de una organizacin,
utilizando mrgenes o sangra.
Organigrama trazado mixto
Resulta de la combinacin de varios criterios de ramificacin. Eliminan la dificultad
que presentan los verticales que sufren un ensanchamiento exagerado en sus
ramificaciones cuando se trata de graficas de una estructura compleja y de gran
magnitud.