Unidad 1. Empezar a trabajar con Project.

(I)
1.1. Introduccin
Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar,
personal, negocios, construccin, arte lo principal en ellos es tener un
objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a
concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en
cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de
proyecto.
OBJETIVO, COSTO y DURACIN.
Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.
Costo: Todo lo que costar llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos,
alquileres).
Duracin: Este es un punto muy importante ya que con este se determinar
cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.
1.2. Microsoft Office Project 2007
Es una aplicacin que nos ofrece las herramientas necesarias para la
administracin de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar
seguimiento a todas las actividades que antes anotbamos en un papel.
Podemos introducir toda la informacin en tablas y tener una visin general de
las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos
hacer una modificacin en los datos ingresados todo se recalcular de forma
automtica.
En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft
Office 2007, Project no tiene la cinta de opciones ni el botn MO (Microsoft
Office Boton, el botn redondo en la parte superior izquierda) sino que sigue
manteniendo los mens caractersticos de las versiones anteriores.
1.3. Acceder al programa
Se accede siguiendo la ruta bsica de todos los programas de la familia
Microsoft.
La ruta es:
Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office
Project 2007

1.4. Entorno de trabajo

1.5. Algunas funciones que deberamos saber antes de comenzar...

1.6. Visualizar cambios
Cuando modificamos algn dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de
comienzo de una tarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y
modificadas, Project sombrea en color celeste las celdas de la tabla que se ven
afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las
repercusiones de los cambios que efectuamos.
Por defecto, esta funcin est activa pero podemos activarla/desactivarla
desde es men Ver Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado.

1.7. Vistas y tablas.

Para un mejor manejo de la informacin Project nos ofrece diversas vistas. La
vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en
otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos y
otras ms que iremos utilizando a lo largo del curso.
Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra informacin, la
tabla predeterminada es Entrada.
Cambiar vistas y tablas.
Las vistas las podemos cambiar desde la barra de vistas o desde el
men Ver.

La opcin Ms vistas abre un cuadro de dilogo en el cul tenemos mayor

cantidad de vistas.
El botn Nueva nos da la opcin de crear una Vista nica o una Vista
combinada.

La vista nica nos permite definir varios criterios a nuestro gusto.

La vista combinada es muy til por que nos permite ver de una vez informacin
que tendramos cambiado de vistas.

Nota: Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta
se sumar a las ya existentes en el cuadro de dilogo Ms vistas para estar
disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada.
1.8. Mostrar y/u ocultar columnas
En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto,
pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto
es muy til ya que nos permite trabajar cmodamente teniendo los datos
cuando los necesitemos.
Mostrar columnas.
1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la
derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botn derecho.
2. En el men desplegable seleccionar Insertar columna.

O
1. En el men Insertar hacer clic en Columna.

En ambos casos aparecer el cuadro de dilogo Definicin de columna.

1. Campo Nombre de campo:

Al desplegar las opciones aparecern todas las columnas que podemos
insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos.
2. Campo ttulo:
Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo
en este campo.
3. Campos Alinear ttulos y Alinear datos:
En el men desplegable aparecen las opciones de alineacin izquierda, centro
y derecha.
4. Campos Ancho y Ajuste perfecto:
Ancho me
permite
personalizar
el
ancho
de
columna
perfecto establece el ancho de acuerdo con la columna ms ancha.

y Ajuste

Si est tildada la opcin Ajustar texto al encabezado se ajusta el texto a la

lnea siguiente.
Ocultar columnas
1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic
con el botn derecho.
2. En el men desplegable seleccionar Ocultar columna.
O
1. Seleccionar la columna a ocultar.
2.En el men Edicin hacer clic en Ocultar columna.
En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algn dato stos no se
perdern, lo que si se perder es el ttulo si es que lo hemos puesto.
1.9. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto.

Por defecto, Project empieza la programacin del proyecto a partir de una

fecha de comienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se
programe a partir de una fecha de fin.
Para ello, antes de comenzar:
1. Ir al men Proyecto Informacin del proyecto

2. En el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, en el

recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha de fin del proyecto.

1.10. Comencemos...
Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la gua del proyecto o
hacindolo a travs de las funciones que se encuentran dentro de los mens.

En este curso utilizaremos la gua ya que esto nos permitir comenzar de

manera ms organizada.

Definir la fecha de comienzo del proyecto.

Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la
fecha en la cul comenzar nuestro proyecto, este paso es muy importante ya
que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada.

*1. Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrir un calendario

donde marcaremos el da en que comenzar el proyecto, ntese que encerrada

en un crculo rojo se encuentra la fecha en la cul estamos al momento de

empezar la programacn del proyecto.
Una vez seleccionada iremos al paso 2 del asistente. En este paso es donde
debemos especificar si el proyecto va a ser colaborativo, para ello debemos
tener el Project Server y el Project Web, en este curso no nos dedicaremos a
stos as que optaremos por la opcin No y seguiremos adelante con el
asistente.

En el ltimo paso guardamos y finalizamos.

Definir perodos laborables.
Siguiendo con el panel de la Gua del proyecto iremos al segundo link Definir
perodos laborables generales. Lo que aqu definiremos sern los das que
trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que das sern laborables y en que
horarios. En base a ste calendario se definir el proyecto.
Nota: Ms adelante veremos que podremos definir calendarios ms
especficos, por ejemplo definir un calendario para un recurso una tarea en
particular.

Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados:

(Ntese que segn por el calendario que optemos la vista previa del calendario
cambiar; en azul se marcan los das y horas laborables y en amarillo las de
descanso).
Estndar: ste calendario muestra los das y horarios de trabajo tradicionales.
De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso.
24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso.
Turno noche: ste muestra una programacin desde el lunes por la noche
hasta el sbado por la maana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de
descanso.
Una vez elegido el calendario pasaremos al paso 2.

En este paso elegimos los das que vamos a trabajar tildando o destildando los
das laborables. Tambin elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por
Project o si lo cambiaremos. En este ltimo caso se abrir (ms abajo) una
serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada da.

Vayamos ahora al paso 3.

En este paso podremos cambiar el calendario pero para un da o un perodo
especfico del calendario estndar. Por ejemplo establecer un feriado y/o un da
en el cul trabajaremos en un horario diferente.

Al hacer clic se abre el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral.

Una vez que hayamos marcado el da en el calendario y le hayamos puesto un

nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el
botn Detalles para especificar los detalles de dicha excepcin.

Ahora pasemos al paso 4.

En este paso definimos la cantidad de horas que tendr cada da, cada semana
y la cantidad de das por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque
stos no sean exactos.
En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un
grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que
acabamos de definir.
Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y
finalizar.

Unidad 2. Tareas (I)

Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos
comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos ser de utilidad
el panel as que lo cerraremos.
2.1. Ingresar tareas
En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o
eventos, slo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duracin.
La duracin de las tareas puede ser en das (d), horas (h), minutos (m),
semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5
das.
Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duracin se representa
por medio de una barra y comienza el da en que definimos como fecha de
comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos
una tarea que dura tres das pero justo comienza un viernes y nosotros nos
basamos en el calendario estndar, la barra marcar una duracin de cinco
das. Hay que tener en cuenta que el da laboral es de 8 hs. de lunes a viernes
por lo que al sbado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea
lo cul veremos ms adelante.

2.2. Duracin estimada y duracin real.

Cuando creamos una tarea, Project asigna a sta una duracin estimada de 1
da, se identifica con un signo de interrogacin cerrado. Cuando modificamos
ese valor el signo de interrogacin desaparece, con ello estamos diciendo que
esa duracin es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es
de gran ayuda cuando no sabemos bien cul va a ser la duracin de dicha
tarea, una vez que confirmemos dicha duracin sacamos el signo y listo.
2.3. Duracin transcurrida

Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la

cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duracin como
transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 das de
secado.
Tan slo debemos agregar la 't' al final de la duracin. Quedar de esta
manera: 2dt
2.4. Hitos
Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algn lugar de nuestro
proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con
una duracin cero, esto har que la tarea se muestre automticamente como
hito.

2.5. Tareas repetitivas

A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones.
Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si
estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas
regulares en el momento adecuado.
Ingresar una tarea repetitiva.
1.Ir al men Insertar Tarea repetitiva.
2.Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde especificaremos nombre e
intervalos de repeticin.

En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunin con una duracin de 4 hs.,

la misma se repite cada dos das laborales. Observar el indicador (figura de la
columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cul quiere decir que si se
despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las
siguientes imgenes).

2.6. Modificar datos de tareas

Para modificar el nombre de una tarea podemos:
Situarnos sobre ella y escribir.
En la barra de funcin modificar lo que deseemos.
Para modificar la duracin podemos:
Situarnos sobre ella y escribir.
Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda.
Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogoInformacin de
la tarea.
Podemos acceder a el desde:
Situndonos sobre la tarea y yendo al men Proyecto Informacin de la
tarea.
Haciendo doble clic sobre la tarea.
Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del men la opcin Informacin de
la tarea.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems
funciones de este cuadro.

2.7. Eliminar una tarea.

Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna
numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcin Eliminar tarea. El
resto se reacomoda.

2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas.

Nos debemos situar en la tarea que quedara debajo de la nueva, clic con el
botn derecho y luego Nueva tarea ir al men Insertar Nueva tarea. Se
crear la fila para ingresar el nombre y dems datos de la misma.
2.9. Tareas de resumen y subtareas.
Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas
que compartan las mismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa
bajo una tarea de resumen.
Una tarea de resumen es una tarea que est compuesta por
las subtareas. La informacin de sta; duracin, fecha de inicio y fin, etc se
obtendr de sus subtareas.

En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangra, pudindose

establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen
en color negro y la barra con un formato diferente.
En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:

Aplicar sangras.
Para ello debemos:
1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas.
2.
En
la
barra
de
herramientas
hacer
clic
en Aplicar
Sangra. Automticamente se le aplica una sangra a las tareas seleccionadas
y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.
Sacar sangras.
Para ello debemos:
1. Seleccionar las subtareas.
2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra.

Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las
subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre
como desde los signos +- de la barra de herramientas.
2.10. Tarea de resumen del proyecto
La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra
oculta.
Para mostrarla debemos ir al men Herramientas Opciones en la
pestaa Vista tildar la opcin Mostrar tarea de resumen de proyecto.
Nuestro proyecto se ver as:

Ntese que se aplica una sangra a todo el proyecto, el indicador de fila es el

nmero 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris. Tener activa
esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendr los
datos generales de todo el proyecto.
2.11. Vincular tareas
Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que
por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen.
Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este
paso marcar cul es la tarea antecesora y cul la predecesora.
Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes segn lo
necesitemos:
Fin Comienzo
Cuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea predecesora.

Comienzo Fin
El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo Comienzo
Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin Fin

Ambas tareas finalizan juntas.

Ntese que en todas las imgenes desde la primer tarea sale la flecha para
terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la
predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la
predecesora.
Como vincular tareas.
1. Seleccionar la tarea antecesora.
2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras.
3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la lnea
que une las tareas.
5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculacin y Aceptar.

Desvincular tareas.
1. Seleccionar las tareas a desvincular.
2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Desvincular tareas.
2.12. Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto.
Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos
establecer un tiempo de posposicin o adelanto segn necesitemos. Esto har
que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido.

Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar
cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro
se manchara con la pintura fresca, necesitaramos un tiempo antes de colgar
el cuadro.
Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto.
1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas.
2.En el cuadro de dilogo que aparece establecer el tiempo, si es de
posposicin el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo.
Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad
de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duracin.

2.13. Dividir tareas

Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino
que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duracin pera va a ejecutarse
en diferentes etapas.
Como dividir una tarea.
1.En la barra de Herramientas activar el botn Dividir tarea.

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt

hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la
fecha en que se quiere reanudar la tarea.
La tarea quedar de esta forma.

2.14. Tareas crticas

Una tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que el proyecto en
general se retrase.
A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de
ser crticas.

2.15. Ruta crtica

La ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran la finalizacin
del proyecto. Podramos decir que la ruta est formada por las tareas ms
importantes o a las que deberamos prestarle ms atencin.
Para visualizar la ruta crtica debemos abrir la vista
seguimiento, desde la barra de vistas o desde el men Ver.

Gantt

de

En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en
color rojo.

2.16. Tipos de tareas

Project nos permite definir tres tipos de tareas:
Tareas de unidades fijas, tareas de duracin fija y tareas de trabajo fijo,
depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se
ajuste a nuestras necesidades.
Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project.
Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo,
cualquier cambio que pueda suceder en la duracin o en el trabajo de la tarea
no afecta a la cantidad de recursos asignados.

Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija la
duracin de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la
asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duracin de la
misma.
Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la
cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo,
cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la
duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma.
El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula:
TRABAJO = DURACIN * UNIDADES
2.17. Cambiar el tipo de tarea.
1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.
2. En el cuadro
pestaa Avanzado.

de

dilogo Informacin

de

la

tarea ir

la

3. En Tipo de tarea desplegar el men y seleccionar el tipo que queramos.

2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo.

Una tarea que est condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo,
esta opcin esta activa de manera predeterminada.

Activar o desactivar la opcin condicionada por el esfuerzo.

1. Hacer doble clic sobre la tarea.
2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado.
3. Tildar o destildar la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.

2.19. Delimitaciones de tarea.

Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restriccin ya sea en la
fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no
finalice despus de una fecha determinada.
Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada
o inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del
tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha
de comienzo o fecha de fin.
Fecha lmite: Ponemos una fecha lmite cuando una tarea debe completarse si
o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la
programacin de la tarea y tampoco es una delimitacin. Si nos pasamos de la
fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nos avisar.
2.20. Tipos de delimitacin
Lo ms tarde posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las
fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de
programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin

predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del
proyecto.
Lo antes posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las
fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de
programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin
predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de
comienzo del proyecto.
No finalizar antes del: Esta delimitacin moderada indica la fecha ms
cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar
antes de la fecha indicada.
No finalizar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no
puede finalizar durante o antes de la fecha indicada.
Debe finalizar el : Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta
en la que debe finalizar una tarea.
Debe comenzar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta
en la que debe comenzar una tarea.
No comenzar antes del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea no
puede comenzar antes de la fecha indicada.
No comenzar despus del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea
no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada.
Introducir una fecha lmite y/o una delimitacin a una tarea
1. Doble clic sobre la tarea
2. En el cuadro
pestaa Avanzado.

de

dilogo Informacin

de

la

tarea ir

la

3. En los campos Fecha lmite y Tipo de delimitacin introducir los datos

necesarios.

Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programacin del proyecto, por eso es

recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas.
Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con
fecha de fin las delimitaciones flexibles sern las inflexibles para un proyecto
programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones
inflexibles.
2.21. Prioridad.
Podemos establecer mediante un nmero la prioridad de una tarea ante las
dems tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea
con prioridad 0 la menos importante y 1000 la ms importante.
Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas
iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente
necesario. Esta funcin es muy til para resolver las sobreasignaciones que
veremos ms adelante.
Como cambiar la prioridad a una tarea.
1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Informacin de la tarea.
2. En la pestaa General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.

Unidad 3. Recursos (I)

En este captulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son
quienes llevan acabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y
materiales.
3.1. Tipos de recursos
Project 2007 divide los recursos en tres categoras:
Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que
realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o das) que
es el que se utilizar para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y
alquileres de maquinas.
Recursos de tipo material: vveres y otros elementos consumibles que se
utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel,
CDs, etc.
Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por
ejemplo: una comida, un viaje, etc.
3.2. Hoja de recursos
La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en
el proyecto.
La podemos activar desde el men Ver Hoja de recursos o desde la barra
de vistas.

3.3. Ingresar recursos.

1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso.

2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso.
3. Etiqueta de material: Aqu especificamos la unidad de medida del recurso.
Slo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para
tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea.
4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos
utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar ms
columnas en una vista. Por defecto Project pone la primer letra del nombre
pero podemos cambiarlas.
5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por
ejemplo: albailes, torneros.
6. Capacidad mxima: Aqu se establece la disponibilidad del recurso para el
proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del
100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del
tiempo deberamos bajar a 50% la capacidad mxima de dicho recurso.
Modificar datos de recursos
Para modificar los datos de un recurso nos situamos
correspondiente y hacemos el cambio que deseemos.

en

la

celda

Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogo Informacin

del recurso.
Podemos acceder a ella desde:
Situndonos sobre el recurso y yendo al men Proyecto Informacin del
recurso.
Haciendo doble clic sobre el recurso.
Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del men la opcin Informacin del
recurso.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems
funciones de este cuadro de dilogo.
Eliminar un recurso.
Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna
numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcin Eliminar
recurso. El resto se reacomoda.

Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.

Nos debemos situar en el recurso que quedara debajo del nuevo, clic con el
botn derecho y luego Nuevo recurso ir al men Insertar Nuevo
recurso. Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos del mismo.
3.4. Tipo de reserva.
Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o
propuesto, la incorporacin al proyecto es una tentativa. Por defecto los
recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva.
Para ello:
1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso.
2. En el cuadro de dilogo Informacin del recurso, cambiar el estado
mediante el recuadro Tipo de reserva:.

3.5. Disponibilidad de recursos

Puede suceder que un recurso no est disponible de igual forma a lo largo de
todo el proyecto. Por ejemplo, que est disponible a partir de una fecha
determinada hasta una fecha, tambin que entre un perodo determinado
tenga una capacidad de trabajo menor o mayor cualquier combinacin (de
este tipo) posible.
Para ingresar estos datos, debemos:
1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar la disponibilidad. Se
abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso.
2. En la primer lnea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por
defecto: NOD en Disponible desde, esto significa que est disponible desde
la fecha de comienzo del proyecto y NOD enDisponible hasta que est
disponible hasta el final del proyecto y tambin en Unidades el valor que
ingresamos en la hoja de recursos. En esas lneas cambiaremos las fechas y si
es necesario el porcentaje de unidades.

En la imagen, el recurso Pedro estar disponible desde el comienzo del

proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volver a estar
disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalizacin del proyecto, pero al 50%
de su capacidad mxima.
Nota: Slo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.
3.6. Calendario de recursos.
De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro
proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un
ejemplo de ello sera si tenemos un recurso que tenga sus feriados
independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos,
personales, etc).
Como establecer un calendario para un recurso en particular:
1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar el calendario. Se abrir
el cuadro de dilogo Informacin del recurso.
2. Hacer clic en el botn Cambiar el calendario laboral.

3. Se abrir el mismo cuadro de dilogo que cuando modificamos el calendario

para el proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y
tambin que podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de
nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondera el calendario Turno
de noche.

Unidad 4. Asignacin (I)

En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas.

4.1. Asignar recursos a una tarea
Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos
asignrselo a las tareas.
Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos:
1. Pararnos sobre la tarea a la cul le asignaremos el/los recursos.
2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

3. Aparecer el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a
cabo la tarea.
Observen que al asignar ms de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la
duracin de sta cambia, esto se debe a la programacin que le asignemos
y al tipo de tarea. Tambin puede suceder que si vamos a la hoja de recursos
algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos
estn sobreasignados. Estos temas los veremos ms adelante.
Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duracin de las
tareas, pero s en los costos.
En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de
Gantt cuando le hemos asignado recursos:

4.2. El campo unidades del cuadro de dilogo Asignar recurso.

Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro
de dilogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas
unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea.Los
recursos de tipo Costo no tienen unidades.
Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de
cemento, Juan trabajar el 65% de su capacidad mxima en esa tarea y Pedro
lo har al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

4.3. El cuadro de dilogo Asignar recurso

Si quisiramos podramos ingresar recursos directamente desde este cuadro de
dilogo, stos aparecern en la hoja de recursos.
En la siguiente imagen se describen las dems funciones de este cuadro de
dilogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en

cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el
calendario, ya que stos pueden demorar la finalizacin de la tarea asignada.

Unidad 5. Costos (I)

En este capitulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor
muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del
factor econmico.
5.1. Tipos de costo
Tenemos tres tipos de costos:
Determinado por Tasa:
Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estndar y
la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.
Determinado por Uso:
Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se
utilice el recurso.
Costo Fijo:
Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duracin o el trabajo elaborado
se establece un costo en el que el recurso no interviene.
5.2. Ingresar costos
Ingresar un costo fijo:
1.Cambiar a la tabla Costos mediante el men Ver Tabla:---- Costo.

2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que

queramos ingresar un costo fijo.

3. Observar la columna Acumulacin de costos fijos que veremos ms

adelante en este captulo.
Ingresar un costo de tasa estndar y hora extra.
En la vista Hoja de recursos:

1. En la columna Tasa estndar en la celda correspondiente al recurso que

queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que
ingresemos es por hora.
2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que
queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la
tasa estndar que el valor que ingresemos es por hora.
3. Para los recursos de tipo material slo ingresaremos el valor en el
campo Tasa estndar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.

Ingresar un costo por uso:

En la vista Hoja de recursos:
1. En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente.

Ingresar un costo a un recurso de tipo costo:

Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena
puede haber salido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por
eso el costo se ingresa una vez asignado el recurso a una tarea.
Para ello debemos:
1. Asignar el recurso a una tarea.
2. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el men
Ver.
3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los
recursos que componen la tarea.

4. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrir el cuadro de

dilogo Informacin de la asignacin.
5. En la ficha general, ingresar el valor en el recuadro Costo.

5.3. Acumulacin de costos.

La acumulacin de costos es determinar como se pagaran los mismos, esto es,
si al comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea
(prorrateo). Tener en cuenta que esto influir en el seguimiento econmico del
proyecto.
Para ello:
En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de
acumulacin que necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean.

5.4. Diferentes tasas de costo.

Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, stas pueden ser de dos
maneras:
Diferentes tasa de costo en perodos diferentes.
Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.

Establecer diferentes tasas de costo en perodos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar las tasas de costo. Se
abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso.
2. La pestaa Costos tiene una tabla donde la primer fila est reservada para
los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos
hecho).
3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario
para que marquemos la fecha a partir de la cul este recurso se va a regir por
una tasa diferente.
4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos
ingresar el nmero directamente un porcentaje del costo de la fila de arriba.
Por ejemplo, si a partir de esa fecha el recurso va a tener un costo de un 15%
ms, slo deberemos escribir +15% (si fuera menos escribiramos -15%),
Project har los clculos correspondientes, siempre basndose en la fila
superior.

Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se
abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso.

2. En la pestaa Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la

pestaa A, pero podemos definir otras tasas en las pestaas B, C, D y E.
Observar que tambin podemos definir en cada una distintos costos para
distintas fechas.

3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la
tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una
tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas.
4. Buscar la tarea en la cul queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre
el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Informacin de la
asignacin.
5. En el cuadro de dilogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar
el men y elegir la tabla por la cul se regirn los costos de este recurso en
esta tarea.

5.5. Horas extras.

El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace
que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cules horas de un
recurso asignado a una tarea son horas extras.
Aplicar horas extras.
1. Abrir la vista Uso de recursos.
2. Agregar la columna Trabajo de horas extras.
3. Buscar el recurso al cul le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la
columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que
cantidad de las horas que nos muestra la columnaTrabajo son horas extras. Es
decir, no estamos agregando ms horas a la tarea sino que estamos diciendo
que del total de horas de la tarea, X cantidad son horas extras. Obviamente
esto va a influir en los costos del proyecto.

Unidad 6. Sobreasignacin y redistribucin (I)

6.1. Sobreasignacin y redistribucin de recursos.

La sobreasignacin de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas
mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable,
tanto, das que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.
Cuando esto sucede, Project nos avisa colocndonos una advertencia en la
columna Indicadores en la Hoja de recursos aparecer el/los recursos
sobreasignados en color rojo.
6.2. Como resolver las sobreasignaciones.
La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cul
est asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las
sobreasignaciones.
Tambin en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar
nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos.
Tambin Project nos ofrece una funcin para redistribuir los recursos
ajustando a gusto ciertos parmetros.
Vista Uso de recursos.
En la imagen vemos que Pedro, el recurso que est en rojo (sobreasignado),
trabaja, no slo ms horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada
dos tareas en los mismos das. Podemos resolver la sobreasignacin colocando
horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y
poniendo un recurso que est disponible, etc.

Filtrar antes de asignar.

Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar
aquellos que estn disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.
Para ello:

1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de dilogo Asignar

recurso.

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en

cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos
eligiendo que recursos ver segn el criterio elegido.
3. Si tildamos la opcin Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos
mostrar los recursos que estarn disponibles para la tarea seleccionada.
Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todava ms tildando esta opcin,
por lo cul tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un
filtro y s marcar esta opcin procurar destildar Filtrar por:

4. El botn Ms filtros nos abre un cuadro de dilogo con ms criterios de

filtrado, el botn Nuevo de este cuadro de dilogo nos permite, mediante
instrucciones lgicas, crear nuestros propios filtros.

Redistribuir recursos.

Project nos ofrece una herramienta para la redistribucin de recursos.

Para activarla debemos ir a Herramientas Redistribuir recursos

Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas,

segn los criterios que establezcamos en este cuadro de dilogo.

*1 Redistribucin:
Automtica: Project redistribuye los recursos apenas se produzca una
sobreasignacin (no lo recomiendo) segn los criterios que determinemos ms
abajo.
Manual:Slo se redistribuyen
botn Redistribuir ahora.

los

recursos

cuando

presionemos

el

Buscar sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro

aparecen las opciones minutos, horas, das, semanas y meses. Este es un
punto muy importante por que aqu definimos el criterio de la sobreasignacin.
Por ejemplo, elegimos como criterio Por semanas y tenemos un recurso que
est sobrepasado en horas uno o ms das pero el total de horas no pasa de las
horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso del asistente
cuando comenzamos), entonces Project no lo toma como un recurso
sobreasignado.
Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir: Si ya hemos
redistribuido antes y queremos seguir manteniendo estos valores, destildar la
opcin.
*2 mbito de la redistribucin de Nombre del proyecto:
Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto en un intervalo de fechas
determinadas.

*3 Resolver sobreasignaciones:
Orden de redistribucin: Segn la opcin seleccionada Project va a
redistribuir los recursos.
Slo identificador Project retrasa las tareas a partir de los nmeros de
identificador ms altos antes de considerar otros criterios.
Estndar Es la opcin predeterminada. Una tarea con ms tiempo de demora
se retrasa primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo
posterior, tambin tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que
hayamos definido a las tareas.
Prioridad, estndar
Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estndar.
Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible Si tildamos
esta opcin evitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser
que las tareas tengan mucho margen de demora no se ver un cambio
significativo despus de la redistribucin.
La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales Esta opcin
permite que la redistribucin haga ajustes cundo un recurso trabaja en una
tarea sin tener en cuenta los dems recursos que trabajan en la misma tarea.
Es una configuracin general para todas las tareas. Si deseamos esta opcin
para no todas las tareas podemos agregar la columna Redistribuir
asignaciones a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que
deseemos.

La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante Permite

que la redistribucin divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si
deseamos esta opcin para no todas las tareas podemos agregar la
columna Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y elegir si/no para las
tareas que deseemos.

Redistribuir tareas con recursos propuestos Si esta opcin est tildada,

Project puede utilizar para la redistribucin un recurso que est propuesto, no
confirmado.
Una vez establecida la configuracin de la redistribucin a nuestras
necesidades, si establecimos el tipo Manual al principio para que Project
redistribuya, deberemos hacer clic en el botn Redistribuir ahora, si
elegimos el modo Automtico cada vez que tengamos algn recurso
sobreasignado Project redistribuir teniendo en cuenta estos criterios.
Nota: No siempre se pueden redistribuir los recursos todos los recursos, pero
Project nos avisar por medio de un cuadro de dilogo los recursos que no
pudo redistribuir para que lo hagamos nosotros manualmente.

6.3. Vista Gantt de redistribucin

Podemos activar la vista Gantt de redistribucin para ver de manera grfica
como Proyect redistribuy las tareas. En color verde se ven las tareas antes de
redistribuir. Para aplicar la vista debemos ir al men Ver Mas vistas
Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar.

Unidad 7. Seguimiento (I)

Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto,
(tareas recursos, costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del
proyecto genera informacin de lo que en realidad est pasando; cuanto se
estn completando las tareas como habamos previsto, cunto nos est
costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los materiales, etc.
La regularidad en que capturemos los datos reales depender del seguimiento
que queramos darle.
7.1. Lnea de base y plan provisional
La lnea de base (plan previsto) me permite capturar toda la informacin
del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo.
Guarda duracin, costos, fechas de inicio y finalizacin, asignaciones y recurso
del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos
estos datos servirn como punto de referencia para los cambios que se irn
dando conforme el proyecto avanza.
El plan provisional es como una lnea de base pero ms resumido, slo
guarda fechas de comienzo y de fin de tareas.
Guardar una lnea base y/o plan provisional.
Para
abrir
el
cuadro
de
dilogo
debemos
men Herramientas Seguimiento Establecer lnea base

ir

al

Se abrir el cuadro de dilogo Establecer lnea de base.

1* Lnea de base: Para guardar una lnea de base esta opcin debe estar
tildada. Podemos guardar hasta 11 lneas de base por cada proyecto.
Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta
opcin. Al igual que la lnea base podemos guardar hasta 11 planes
provisionales.
2* Podemos guardar tanto lneas de base como planes provisionales para todo
el proyecto para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar
esta opcin se habilitan otras opciones adicionales.
Resumir lneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las
tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos
optar por: Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas
seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la
lnea de base o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los
cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la lnea
de base seleccionada.
Nota: Una vez guardada la lnea de base los datos guardados pasan a
ser datos previstos son los datos en el momento en el que se guard la
lnea de base Y datos reales, son los datos con la informacin real del
progreso segn la informacin de seguimiento que vayamos incorporando.

7.2. Borrar una lnea de base y/o plan provisional.

Nos puede ser til borrar un plan lnea base para tener disponibilidad en caso
de que se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar informacin que
ya no se utilizar.
Para ello debemos ir al men Herramientas Seguimiento Borrar lnea
de base

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la opcin Borrar plan previsto podemos desplegar el men y elegir que

lnea de base deseamos borrar (si es que hemos guardado ms de una).
En la opcin Borrar plan provisional, lo mismo pero para borrar un plan
provisional.

Y en el campo Para podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que
hayamos seleccionado previamente.
7.3. Agregar datos a una lnea de base y/o plan previsto
Si luego de guardar la lnea de base o plan provisional hemos hecho algn
cambio que deseamos que estn dentro del plan previsto slo tenemos que
repetir los pasos que dimos al guardar la lnea o el plan y cuando nos pregunte
si deseamos reemplazar los datos diremos que s.
7.4. Comparar el plan previsto con el plan real
Para ver la informacin que se guard en la lnea de base y la informacin real,
debemos ir al men Proyecto Informacin del proyecto hacer clic en el
botn Estadisticas.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo que nos muestra los datos guardados
(datos previstos) y los datos reales del avance del proyecto.

7.5. Gantt de seguimiento

Tambin podemos ver estos datos de manera grfica activando la vista Gantt
de seguimiento, desde la barra de vista o desde el men Ver.

Las barras negras son las lneas de base y las que estn sobre ellas son las
tareas reales. En la imagen, stas coinciden por que el proyecto en tiempo real
todava no ha comenzado.
7.6. Gantt de varias lneas de base.
Si hemos guardado ms de una lnea de base y queremos verlas de manera
grfica, debemos activar la vista Gantt de varias lneas de base, para ello
debemos ir al men Ver Ms vistas en el cuadro de dilogo buscar la
vista y Aplicar.

Las barras se muestran como una lnea, la primer lnea de base guardada ser
la barra superior, la que sigue la segunda y as sucesivamente. Si nos situamos
con el mouse sobre las lneas aparece un cartel con la informacin de la lnea
de base a la que pertenece.

7.7. Tareas con margen de demora.

La demora indica cuanto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la
fecha de fin del proyecto.
Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la
vista Gantt detallado, la misma se encuentra dentro del cuadro de
dilogo Ms vistas del men Ver. Abrir la tabla Programacin.

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de

demora total, la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el
valor 0. En el diagrama lo marca con una lnea delgada al final de la barra de
tarea, tambin nos indica cul es el margen, como por ejemplo, el de la tarea
9.

Unidad 8. Actualizacin del progreso de las tareas (I)

Cuando estamos creando el proyecto, lo hacemos con anticipacin por lo cul
cuando guardamos la lnea de base ste todava no ha comenzado, es por ello
que lo llamamos "plan previsto".
Project calcula automticamente la programacin (duracin, dependencias
entre tareas, limitaciones, etc.) y los costos. Pero otros datos que vamos
introduciendo a lo largo del proyecto, Project no los calcula sino que debemos
darle nosotros la orden.
8.1. Actualizar el proyecto segn la programacin.
Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo.Para ello
debemos:
Abrir el men Herramientas Seguimiento Actualizar proyecto

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

1* Actualizar trabajo completado al: Aqu escribiremos la fecha con

respecto a la cul actualicemos el proyecto. Por defecto se muestra la fecha
actual.
Project calcula: las tareas con fecha de finalizacin menor a la ingresada son
tareas ya finalizadas, si la fecha de comienzo es posterior stas todava no
comenzaron y las tareas con fecha de comienzo anterior y fecha de finalizacin
posterior son tareas en curso.
2* Por porcentaje completado o Slo al 0% o al 100%: La primer opcin
mostrar el porcentaje exacto en que se haya completado la tarea, por
ejemplo, 0% , 22%, 33%, 100% y la segunda opcin si no se complet mostrar
0%, sin importar cuanto se haya completado y si est completa mostrar
100%.
3* Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de:
Suponiendo que por alguna razn el proyecto se ha detenido, podemos marcar
este suceso en este recuadro, todo lo que debemos hacer es ingresar la fecha
en que recomenzar el mismo.
Project recalcula el avance de la siguiente manera:
* La tareas que no hayan comenzado sern reprogramadas con la fecha de
comienzo que hayamos ingresado pero se les aplicar a dichas tareas una
delimitacin "No comenzar antes del".
* A las tareas que se encuentren en progreso Project les programa la duracin
restante para que empiecen en la fecha especificada. Cuando se reprograman
estas tareas Project establece los campos "Detener" y "Reanudar".
4* Para: Proyecto completo o Tareas seleccionadas. Al igual para otras
funciones podemos actualizar las tareas para todo el proyecto o para aquellas
que hayan sido seleccionadas previamente.

8.2. Ver en forma grfica el progreso de las tareas

As es como se ve el diagrama de Gantt luego de actualizar el proyecto.
Observar que las tareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro
que indica el progreso de las mismas.

El Gantt de de seguimiento nos muestra el progreso de las tareas siempre

con las barras de la lnea de base por debajo. Al final de cada barra nos
muestra el porcentaje completado. Observar que las tareas que ya estn
completas tienen un tilde en la columna de Indicadores.

8.3. Otros mtodos para actualizar el progreso de las tareas.

Actualizar tareas
Si necesitamos hacer un seguimiento ms detallado del progreso de las tareas
podemos hacerlo mediante el cuadro de dilogo Actualizar tareas.

Para
abrirla
debemos
desplegar
men Herramientas Seguimiento Actualizar tareas

el

Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estn habilitadas
si la actualizacin va a ser para una tarea sin comenzar, una tarea en curso o
un grupo de tareas.
1* % completado: Aqu podremos introducir el porcentaje completado de la
tarea o las tareas seleccionadas. Esta misma informacin la podemos introducir
desde el cuadro de dilogo Informacin de la tarea en la pestaa General.
Duracin real y Duracin restante: Aqu podemos introducir el tiempo real
que necesita la tarea para completarse. Si la tarea ya se complet debemos
ingresar las horas o das que se necesitaron para completarse y si an no est
completa ingresar las horas o das ya trabajadas, tambin podemos introducir
lo que resta para completarse en el cuadro Duracin restante. Project
actualizar la duracin programada y la duracin restante para que coincida
con la duracin real que hemos ingresado.
2* Seccin Estado real
Comienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los dos campos,
stas tienen prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadros
anteriores. Por ejemplo, si ingresamos que una tarea se ha completado el 65%
e ingresamos una fecha de fin real Project establecer que la tarea ya se ha
completado al 100%.
3* Seccin Estado actual
Comienzo y Fin: Muestra la fecha en que se ha programado la tarea, si
estamos actualizando varias tareas a la vez, estos cuadros se mostrarn
vacos.
Botn Notas: Podemos ingresar una nota de tarea, si la tarea ya tuviera una
nota desde aqu podemos modificarla o leerla.
Actualizar el progreso de las tareas mediante el trabajo de recursos.
Para introducir el porcentaje completado del trabajo de una tarea, debemos
abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt.

Para ello ir al men Ver Tabla: Trabajo.

En la columna % de trabajo compl. introducir el porcentaje.

Introducir el porcentaje completado del trabajo de una asignacin.

Para ello, debemos ir a la vista Uso de tarea, abrir el cuadro Informacin de

la
asignacin del
recurso
asignado
a
la
tarea
y
en
la
pestaa Seguimiento introducir el valor en el recuadro % de trabajo
completado.

Nota: Observar que las dems opciones son similares a las del cuadro de
dilogo "Actualizar tarea".
Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el
trabajo restante completado.
Para ello debemos abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt.
Ir al men Ver Ms tablas Trabajo.
En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que se han
completado de la tarea. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo
haremos en la columna Restante.
Observar que segn la columna en la que introducimos un valor Project
calcular nuevamente las dems columnas.
Si en la tarea hay varios recursos asignados, el valor introducido se repartir de
manera uniforme entre los recursos.

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el

trabajo restante completado de una asignacin.
Para ello debemos ir a la vista Uso de tarea y abrir la tabla Trabajo

En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que ha completado el

recurso en esa tarea. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo
haremos en la columna Restante.
Observar que segn la columna en la que introducimos un valor Project
calcular nuevamente las dems columnas.

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real

completado de una asignacin por perodos de tiempo.
Supongamos que un recurso cumple horas de trabajo pero no en los das
asignados sino que por alguna razn lo hace en otro perodo de tiempo, para
establecer ese cambio en el proyecto debemos:
En la vista Uso de tarea, teniendo
a Formato Detalles Trabajo Real.

abierta

la

tabla Trabajo ir

Observar que la fase temporal ahora nos muestra cada fila dividida en dos
campos Trab. y Trab. real.
El recurso Felipe de la tarea 9 ha cumplido 2hs. de trabajo un da antes de
lo estipulado, al ingresar dicho dato las columnas correspondientes se han
recalculado.

Si actualizamos el proyecto y vamos a la vista Gantt de seguimiento vemos

el cambio en la tarea. En este caso no trajo ningn problema pero podra haber
pasado que se retrase el proyecto, se sobreasigne algn recurso, etc.

Unidad 9. Filtrar, agrupar y ordenar (I)

En este captulo vamos a ver como podemos trabajar de manera ms cmoda

y eficiente.
9.1. Filtros.
Al igual que en otras utilidades del paquete Office, podemos filtrar la
informacin con el objeto de ver slo aquella que nos interesa.
Segn en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes.
Para aplicar un filtro ir al men Proyecto Filtro para: podemos elegir entre
las distintas opciones de filtro segn nos convenga.

Si aplicamos algn filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que
hay una opcin de filtro que dice Todas las tareas, Todos los recursos,
etc segn en la vista en que estemos.
Ms filtros
En este cuadro de dilogo tenemos ms opciones para el filtrado.

Slo tenemos que elegir uno y Aplicar.

Si en vez de Aplicar presionamos el botn Resaltar, se mostrarn todos los
datos pero los que cumplan el criterio elegido se mostrarn de otro color.
Si presionamos el botn Nuevo vamos a poder crear un filtro con criterios
personalizados.

En este cuadro de dilogo debemos especificar las instrucciones que deberan

mostrarse cuando se aplica el filtro creado.

9.2. Ordenar

Esta funcin nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero
ordenados segn un criterio. Para ello desde el men Proyecto Ordenar se
mostrarn criterios para el orden de los datos. El orden por defecto es Por
identificador.

La opcin Ordenar por nos abre el siguiente cuadro de dilogo.

Por medio de este cuadro de dilogo podemos seleccionar hasta tres niveles de
orden, decidir si la lista la queremos en orden ascendente o descendente e
indicar si los datos se deben volver a enumerar segn el nuevo orden que
estemos definiendo.

9.3. Agrupar
Por ltimo, podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios. Para ello
debemos elegir una opcin desde el men Proyecto Agrupar por:

La opcin Ms grupos me permite elegir entre otros criterios que no estn

en el men.

Al igual que en las opciones que vimos anteriormente el botn Nuevo me

permite crear grupos personalizados.

La opcin Personalizar Agrupar por: nos permite revisar o modificar un

grupo existente, crear un grupo nuevo, crear grupos dentro de grupos y elegir
el color, el tipo de fuente y la trama de los grupos.

Unidad 10. Informes (I)

En este capitulo veremos las distintas posibilidades que nos ofrece Project
cuando queramos ver o imprimir los informes que nos proporciona.
10.1. Informes visuales.
Los informes visuales muestran los datos del proyecto en informes de tabla
dinmica de M. O. Excel y en vistas de diagrama dinmico de M. O. Visio
Professional. Este tipo de informes ofrecen una solucin ms gil que los
informes bsicos.
Para ver los informes debemos ir al men Informe Informes visuales

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo Informes visuales: Crear informe.

Por medio de este cuadro de dilogo podemos ver, crear y guardar un informe.
Seccin Mostrar plantillas de informe creadas en: Segn la opcin que
tengamos tildada y si tenemos ambos o alguno de los programas instalados, se
mostrarn las plantillas predefinidas.
Pestaas de plantillas de informe: Cada pestaa muestra la plantilla de
informe de la categora seleccionada para la aplicacin seleccionada (Excel y/o
Visio). Haciendo un solo clic sobre el nombre de una plantilla podemos ver en el
cuadro Muestra.
Seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe: Si
desplegamos el men encontraremos los diferentes niveles de datos (das,
semanas, meses, trimestres y aos) en que podemos ver la informacin de los
informes.

Incluir plantillas de informe desde: Si tildamos esta opcin se activar el

botn Modificar que nos permite buscar la ubicacin en donde tengamos las
plantillas.
Botn Plantilla nueva Me permite crear una nueva plantilla, debo elegir que
aplicacin utilizar (Excel o Visio) al igual que los tipos de datos y los campos.

Botn Editar plantilla Me permite editar una plantilla ya creada.

Botn Administrar plantilla Se abre un cuadro de dilogo del Explorador de
Windows que muestra todas las plantillas. stas estn de forma
predeterminada en la carpeta Microsoft Office\Templates\1033. Podemos
abrirlas, eliminarlas, cambiarles el nombre, etc.
El botn Guardar datos abre el cuadro de dilogo Informes visuales:
Guardar datos de informes, por medio de ste podemos guardar los datos
de informe del proyecto, personalizar los campos utilizados como parte de los
datos y guardar la base de datos de informes.

El botn Ver abre la aplicacin que contiene el informe.

10.2. Informes bsicos.

Los informes, al igual que los informes visuales, muestran los datos del
proyecto.
Para acceder a ellos debemos ir al men Informe Informes

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la misma vemos las seis categoras en que se dividen los informes que nos
ofrece Project. Cuando abrimos una categora se abre un cuadro de dilogo que
nos muestra los informes de dicha categora.

Con el botn Seleccionar abrimos la plantilla que hayamos marcado y con el

botn Modificar se abre un cuadro de dilogo en el que podemos modificar el
formato del texto del informe.

10.3. Copiar imagen

Esta opcin me permite capturar la imagen que estamos viendo en pantalla.
Para abrirla debemos ir a Informes Copiar imagen

Se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para que es la imagen
que queremos capturar.

Unidad 11. Configurar Project (I)

En este captulo vamos a ver y/o cambiar las preferencias que controlan la
apariencia y el funcionamiento de Project. Slo vamos a detallar las que tienen
que ver con lo visto a lo largo del curso.
Tener en cuenta que algunas opciones son globales y otras slo para el
proyecto activo.
11.1. Opciones de Project
Para configurar Project a nuestras necesidades debemos abrir el cuadro de
dilogo Opciones que se encuentra dentro del men Herramientas.

1.1. Pestaa General

1* Opciones generales de Microsoft Office Project.

Abrir ltimo archivo al inicio: si tildamos esta opcin cuando abramos
Project se va a abrir el ltimo archivo que hayamos estado utilizando, si
dejamos la opcin destildada se abrir un nuevo proyecto en blanco.
Solicitar informacin de proyecto al crear nuevos proyectos: Si tildamos
esta opcin cada vez que abramos un nuevo proyecto aparecer el cuadro de
dilogo Informacin del proyecto.
Activar autofiltro en los proyectos nuevos: Si tildamos est opcin cuando
empecemos un nuevo proyecto, cada columna va a tener de forma
predeterminada el autofiltro.
Archivos usados recientemente: Segn el nmero que ingresemos en el
cuadro van a ser los la cantidad de archivos que se mostrarn al final del men
"Archivo".
Nombre de usuario: Aparece por defecto el que ingresamos al instalar
Project, pero podemos cambiarlo desde este recuadro.

Deshacer niveles: Segn el nmero ingresado en este recuadro es la

cantidad de veces que podremos volver atrs con el botn "Deshacer".
Botn Opciones de servicio: En este curso no vemos ningn tema que tenga
relacin con los cambios que podemos hacer con el cuadro de dilogo que se
abre al presionar este botn.
2* Asistente para planeamiento.
En sta seccin podemos configurar el asistente para planeamiento.
Consejos del asistente para el planeamiento: Si desactivamos esta opcin
el asistente no aparecer en ningn proyecto.
Las tres opciones que siguen me permiten elegir que tipo de consejos deseo
recibir activando o desactivando la casilla de verificacin.
3* Opciones generales para [Nombre del proyecto].
Lo que configuremos aqu slo ser aplicado en el proyecto en el que estemos.
Agregar recursos y tareas de forma automtica: Si esta casilla est
desactivada y por ejemplo, desde el cuadro de dilogo Informacin de la
tarea queremos asignar un recurso, que no hemos ingresado previamente en
la hoja de recurso, Project nos avisar de que ste no est en el fondo de
recursos (hoja de recursos) y nos dar opciones para solucionarlo; si la casilla
est tildada directamente los agrega. Cuidado! Por que puede pasar que
ingresemos un nombre mal escrito, si esta casilla est activa lo tomar como
un nuevo recurso.
Tasa estndar predeterminada y Tasa predeterminada para horas
extras: Si desea cambiar la tasa, lo puede hacer desde estos recuadros.
Botn Predeterminar: Los cambios que hagamos en esta seccin slo sern
para el proyecto abierto, si deseamos mantener estos cambios para todos los
proyectos debemos presionar este botn.

1.2. Pestaa Vista

1* En la primer seccin podemos elegir la vista predeterminada al abrir el

proyecto, el tipo de calendario, por defecto tenemos el calendario Gregoriano
(12 meses) si deseramos otros calendarios debemos instalarlos y el formato
de fecha que utilizaremos para todos los proyectos.
2* Seccin Mostrar.
En esta seccin podemos elegir que elementos de la interfaz de Project 2007
deseamos mostrar u ocultar.
3* Seccin Opciones de vinculacin entre proyectos para [Nombre del
proyecto].
Estas opciones son para cuando vinculamos nuestro proyecto con otro externo,
tema que no est dentro del curso.
4* Seccin Opciones de moneda para [Nombre del proyecto]
En esta seccin definiremos que moneda utilizaremos en el proyecto, como as
tambin en que posicin, cuantos decimales mostraremos y a que pas
pertenece la misma.
5* Seccin Opciones de esquema para [Nombre del proyecto].

En esta seccin podemos configurar como se mostrarn las tareas. Podemos

elegir entre mostrar o no las tareas de resumen, si cuando definimos una tarea
como subtarea sta se muestre con sangra (Aplicar sangra al nombre), si
mostraremos los smbolos + y cuando tenemos tareas de resumen (Mostrar
smbolos de esquema), si mostraremos todas las tareas con nmeros de
esquema y si mostraremos o no la tarea de resumen del proyecto.
1.3. Pestaa Edicin

De esta pestaa slo prestaremos atencin a la seccin Opciones de vista de

las unidades de tiempo para [Nombre del proyecto].
Desde aqu podemos cambiar las etiquetas para los valores de tiempo si es que
no nos resultan cmodas las ya definidas por Project.
Presionando el botn Predeterminar los cambios se aplicarn a todos los
proyectos.
1.4. Pestaa Calendario.

Desde esta pestaa podemos configurar las opciones de calendario para el

proyecto en que estamos trabajando. Que da comienza la semana, que mes el
ao fiscal, el horario de entrada y salida de la jornada laboral y el ltimo
conjunto de opciones se refiere a la cantidad de hs. laborales por da, cantidad
de horas semanales y de das laborales por mes. Estas opciones son las que
hay que tener en cuenta en la "redistribucin".
1.5. Pestaa Programacin.

En esta pestaa podemos establecer entre otras cosas, en que formato mostrar
las asignaciones de recursos. Que tipo de tarea es el predeterminado, cuando
comienzan las nuevas tareas, y en que formato de tiempo las mostraremos y
otras opciones de cmo sern las nuevas tareas que ingresemos. La
opcin Dividir tareas en curso es muy importante que est tildada si
deseamos que cuando redistribuyamos los recursos sobreasignados con la
herramienta que nos ofrece Project sta pueda dividir las tareas necesarias.
1.6. Pestaa Clculo.

1* Seccin Opciones de clculo para Microsoft Office Project.

En esta seccin podemos definir si el clculo va a ser automtico o manual.
Project calcula automticamente costos y fechas, si no queremos que esto
suceda debemos elegir la opcin Manual y cuando queramos hacer los
clculos debemos abrir esta pestaa y presionar el botn Calcular
ahora. Tambin podemos elegir si queremos calcular slo el proyecto en el que
estamos trabajando o si todos los proyectos abiertos.
2* Seccin Opciones de clculo para [Nombre del proyecto].
Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso: Si
esta opcin est tildada cuando estamos haciendo el seguimiento del proyecto
y actualizamos el progreso de las tareas automticamente se actualiza el
estado de los recursos asignados a dicha tarea. Lo mismo viceversa, si
actualizamos el estado de un recurso se actualiza el estado de la/las tarea/s a
la cul est asignado.
Retrasar el fin de las partes completadas despus de la fecha de
estado a la fecha de estado: Cuando una tarea, por alguna razn, comienza
antes de lo programado y justo ingresamos una fecha de estado (fecha a la
cul queremos ver el progreso del proyecto) y la tarea estaba programada para
empezar despus de dicha fecha, si esta opcin est tildada, la parte

completada de la tarea se retrasa el fin a la fecha de estado. Si la opcin est

destildada, la parte completada finaliza como se ha programado.
Y retrasar el comienzo de las partes restantes a la fecha de
estado: Cuando tildamos la opcin anterior tambin podemos elegir entre
activar o no esta opcin. Si esta activa la parte restante de la tarea se retrasa
el comienzo a la fecha de estado, y si est desactivada, la parte restante de la
tarea se establece que finalice como lo hemos programado.
Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de
estado a la fecha de estado: Esta opcin es la contraria a la anterior, o sea
que es para las tareas que han comenzado luego de la fecha de estado pero
estaban programadas para que lo hagan antes. Si la casilla est activa la parte
restante se adelanta al inicio de la fecha de estado. Si est desactiva se inicia
como la hemos programado.
Y adelantar el fin de las partes completadas a la fecha de
estado: Cuando tildamos la opcin anterior tambin podemos elegir entre
activar o no esta opcin. Si esta activa, la parte completa de la tarea se
adelanta para finalizar en la fecha de estado, si no, la parte completada de la
tarea finaliza como la hemos programado.
Las modificaciones de los costos totales se extienden a la fecha de
estado: Si esta tildada esta opcin Project distribuye uniformemente los costos
a la fecha de estado. Por ejemplo: Por ejemplo, si tenemos una tarea de 4 das,
el costo total de la misma es de $400 a la fecha de estado se han completado
dos das de dicha tarea, Project calcula un valor de $100 por cada da de la
tarea.
Calcular los proyectos insertados como tareas de resumen: Si la opcin
est tildada cuando insertamos un proyecto ste se toma como una tarea de
resumen.
Microsoft Office siempre calcula los costos reales: Esta opcin est
tildada de manera predeterminada y establece que Project calcule
automticamente los costos en funcin de las tasas de recursos, los costos por
uso y los costos fijos.
Acumulacin predeterminada de costos fijos: desde aqu podemos
cambiar el mtodo de acumulacin predeterminado.
Las tareas son crticas si la demora es igual o menos a XX
das: Podemos establecer cul es el tiempo de demora mximo que puede
tener una tarea para que sea crtica.
El botn Predeterminar permite que los cambios hechos en esta seccin sean
efectivos para todos los proyectos.
1.7. Pestaa Guardar

En esta pestaa podemos elegir con que extensin se van a guardar de

manera predeterminada los archivos, al igual que la ubicacin.
En la seccin Autoguardar podemos activar la opcin Guardar cada
XX para que se vayan guardando automticamente los cambios en un
determinado tiempo. Con esta opcin se activan otras opciones de guardado.
1.8. Pestaa Interfaz

En esta pestaa tenemos varias opciones para activar o desactivar funciones

que queremos ver o no en la interfaz del proyecto.
1.9. Pestaa Seguridad

En
la seccin
Opciones
de
privacidad
de
[Nombre
del
proyecto] podemos elegir si queremos que al guardar el archivo se eliminen
todos los datos del cuadro "Propiedades" del archivo. Esto ayudara a proteger
nuestra privacidad.
En la seccin Formato heredado podemos elegir entre como debe
reaccionar Project al encontrarse con extensiones de archivo que no sean las
predeterminadas para Project.