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EL MEMORANDO

En la correspondencia el memorndum es la comunicacin breve que se utiliza


para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre comn de este
escrito es memorndum, pero se acepta el trmino memorando. En plural el
trmino es memorndums, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se
debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
La mayora de las oficinas oficiales, ordenan la impresin de su formato en tamao
media carta. En l aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en
la parte central superior del papel. Su redaccin es sencilla y breve, slo se anota
el asunto cuando el texto es extenso, la fecha esa puede escribir abreviada; no
lleva vocativo, se usa la despedida Atentamente, es interno. Algunos de los
asuntos rutinarios que se tratan el memorndum pueden ser las indicaciones de
tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo,
anotacin de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el
da, etc.

ORIGEN ETIMOLOGICO
La palabra Memorndum es un cultismo reciente que nos llega del latn. Significa
Algo que hay que recordarse, se refiere a una nota escrita, menos formal que
una carta. Memorndum tiene la misma raz que memoria.
El sufijo ndum es un participio verbal que marca obligacin, por lo que
memorndum significa lo que debe recordarse. En castellano un memorndum
puede ser bastante formal y se utiliza, por ejemplo en lenguaje diplomtico. La
palabra no viene directamente del latn si no que es un prstamo a travs del
ingls, como todos los latinismos crudos: referndum, ultimtum, frum, etc. Est
documentado en castellano desde 1824.

NORMAS

Los mrgenes laterales se fijan de 1 pulgada, segn estn preestablecidos


por el programa de procesamiento de palabra/texto.

Verticalmente se comienza a escribir en la lnea 10.

Si el memorando contiene una lista que no est numerada, cada lnea debe
sangrarse cinco espacios del margen izquierdo.

Si por el contrario, contiene una lista numerada y est utilizando el estilo


bloque, la misma puede escribirse comenzando en el margen izquierdo.
Cuando se le enva la comunicacin a varias personas, sus nombres se
deben escribir en lneas separadas, en orden alfabtico o en orden de
rango.
Si el memorando se dirige a muchas personas, se escribe Lista de
distribucin. Los nombres de las personas que deben aparecer en esa
lista, se escriben al final del memorando en orden alfabtico por apellido.
Se escriben despus de las iniciales de identificacin y sangrados cinco
espacios.

Memorandos de ms de un pliego
El encabezamiento de la segunda pgina y de las subsiguientes se hace igual al
formato de la segunda pgina de la carta comercial:

Se deja 1 pulgada del borde superior. La segunda pgina y las


subsiguientes se escriben en papel sin membrete.

Se escribe el nombre del destinatario, el nmero de la pgina y la fecha.


Esta informacin puede escribirse en el estilo vertical o en el horizontal.
Estos estilos se pueden usar tanto para el modelo tradicional como para el
simplificado.

PARTES

Membrete: El memorando, por lo general, viene impreso en el papel oficial


de la empresa o agencia gubernamental. El membrete contiene el nombre
completo de la empresa, la direccin fsica y postal (si son diferentes), el
nmero de telfono, el nmero de fax, la direccin de correo electrnico y el
logo (diseo artstico que identifica la empresa).

Destinatario: El destinatario es la persona a quien se dirige el memorando.


El nombre del destinatario no debe abreviarse a menos que ste as lo
acostumbre. Debe incluir el ttulo del puesto o cargo que ocupa, el cual
puede escribirse debajo del nombre, o al lado separado por una coma.

Remitente: La lnea de remitente (DE:) contiene el nombre de la persona


que enva el memorando y se ubica a dos espacios verticales despes de la
lnea del destinatario.

Fecha: La lnea de la fecha se ubica a dos espacios verticales debajo de la


lnea del remitente. La forma correcta para escribir la fecha en espaol es:
14 de marzo de 200_. Debe recordarse que, en espaol, las fechas no
terminan en punto.

Lnea de asunto: La lnea de asunto se usa para destacar el tema principal


del memorando. Generalmente, se escribe la palabra asunto en letras
maysculas slidas (ASUNTO), en el margen izquierdo. Esta lnea se
escribe a dos espacios debajo de la fecha.

Cuerpo o texto: El cuerpo o texto es el mensaje del remitente al


destinatario. El texto se empieza a escribir a dos espacios debajo de la
lnea de asunto. Debe ser corto, aunque hay memorandos de dos pliegos.
El texto se presenta en prrafos escritos a espacio sencillo; sin embargo,
cuando el mensaje es corto, se recomienda un interlineado a doble espacio.

Iniciales de identificacin: Las iniciales de identificacin de la persona que


mecanografa el memorando deben escribirse para distinguirla de la
persona que firma. Las iniciales se escriben en letras minsculas. Se
ubican en el margen izquierdo, a dos lneas despus del texto.

Lnea de Por conducto de: La lnea de Por conducto de se abrevia con P/C.
Se ubica entre la lnea del destinatario (A) y la del remitente (DE).

Anejo o anexo: La lnea de anejo indica que el memorando va acompaado


de otros documentos. Se coloca a dos lneas verticales despus de las
iniciales de identificacin. Se escribe la palabra Anejo o Anexo en el
margen izquierdo. La primera letra de Anejo siempre va en mayscula.

Copia: La lnea de copia indica que se le enviar copia de ese memorando


a otra persona. No se escribe la palabra completa, sino que se usa la
abreviatura c. Actualmente, no se acostumbra a escribir el punto despus
de la abreviatura. Se deja un espacio antes de escribir el nombre de la
persona a quien se le enva la copia.

Ejemplo:
MEMORANDO

BOSCONIA-CESAR., 16 DE MARZO DEL 2015

PARA:ANGIE MANOTAS RAMBAL


DE:
Recursos humanos
ASUNTO: Llamado de atencin

A travs de este comunicado, informamos a la seora Angie Manotas, empleada


de la Alcalda Municipal, de las repetidas faltas que ha cometido en su sitio de
trabajo. En nuestra institucin manejamos un horario laboral que comienza a las 8
A.M. razn por la cual siempre hacemos un llamado a nuestros empleados para
que se puedan presentar con 15 minutos de anticipacin para poder prever
cualquier inconveniente que se pueda presentar durante su movilizacin hasta su
sitio de trabajo.
En esta institucin consideramos de vital importancia la puntualidad como valor de
nuestros empleados.

Atentamente,

ALEJANDRO ROMERO ACUA


Director de Recursos Humanos

LA CARTA

Se denomina carta a un medio de comunicacin escrito, que costa de un emisor


y receptor generalmente este escrito circula en un sobre cerrado.
Las caractersticas del texto contenido en la carta pueden variar segn las
intenciones del emisor. As, es posible encontrarse con estilos distintos. As, el
estilo puede ser informal, para relacionarse con los afectos, o formal, para el
tratamiento de asuntos comerciales, pblicos u oficiales.

.ORIGEN ETIMOLOGICO
Proviene del latn charta y litterae que significan respectivamente hoja de papel
papiro y letras del alfabeto, literatura, correspondencia. El espaol tom el
latinismo charta y el francs (lettre), ingls (letter) e italiano (lettera) el latinismo
litterae.
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
Formal: si se trata de asuntos oficiales, pblicos o de negocios;
Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial
que ambos entiendan;
Familiar: que podra ser un derivado de la anterior, con la nica diferencia
de que sta es especficamente para familiares.
Extremadamente formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el
receptor. Adems, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe ponerse:
Seor/Seora (su cargo. Ej.: Directora de la Institucion) Don/Doa (Nombre y
Apellido).
Caractersticas psicolgicas
Posee una actitud corts y amable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reaccin favorable a los intereses del remitente.
Hay un receptor y un emisor.
Caractersticas formales
Es larga y precisa.
Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.
Busca dar informacin completa.
Caractersticas lingsticas
Utiliza frases largas.

Recurre a un vocabulario exacto y corts.....


Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia las
palabras.
Utiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los prrafos.

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los
siguientes elementos:
Encabezado: nombre, direccin y fecha del lugar y dia al que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas.
Exposicin del asunto, con los temas pertinentes.
Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
Firma clara
La carta tambin se compone de:

Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la


escribe (remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la carta
Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien
se dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposicin del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresin de cortesa que da trmino a la carta.
Antefirma: razn social o denominacin de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rbrica.
Referencias finales: iniciales, maysculas y minsculas respectivamente, de
la persona que dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las
personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se
hacen al calce y antes de las referencias finales.
Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
Remitente: es quien enva la carta.

EJEMPLO:

Bosconia Cesar, Enero 16 de 2015


Seores:
ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA.
E.S.D
Ref: Solicitud Expedicin de plizas de manejo.
Cordial Saludo,
JHON SALVADOR GONSALEZ BARRAZA , en mi condicin de Presidente del
Honorable Concejo Municipal de Bosconia-Cesar y en uso de mis atribuciones
legales y reglamentarias, de forma muy respetuosa me dirijo a ustedes con el
objeto de solicitar se efectu a la mayor brevedad posible la expedicin de las dos
plizas de manejo a nombre de JHON SALVADOR GONSALEZ BARRAZA
identificado con cedula de ciudadana N 1.063.953.570 de Bosconia Cesar y
renovar la pliza de YIRIS YIRUBA CARO MONTES identificada con cedula de
ciudadana N 1.064.109.932 de La Jagua de Ibirico Cesar como Secretaria
General de la corporacin ; por valor de CINCO MILLONES DE
PESOS($5.000.000).
Monto a manejar es CIENTO OCHENTA Y TRES MILLONES SETECIENTOS
CUARENTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO PESOS
CON TREINTA Y DOS CENTAVOS ($183.744.654.32). Respecto de la partida
presupuestal que por ley corresponde
a la Honorable Corporacin que
represento.
Agradeciendo la atencin prestada al presente.
Cordialmente,

JHON SALVADOR GONSALEZ BARRAZA


Presidente.
Honorable Concejo Municipal de Bosconia-Cesar.