TRABAJO FINAL

INTEGRANTES:
- BELTRN BUTRN, LUIS
- CAILLAUX ARIAS, FIORELLA
- NUEZ TOLENTINO, FRANCK
- PORTALINO CHAPOAN, FIORELLA
- RODRIGUEZ VIZCARRA, PAUL
- VELA CIEZA, JEAN PAUL
TEMA:
PLAN DE TRABAJO DEL EDIFICO CITY
CURSO:
PLANIFICACIN Y CONTROL DE OBRAS
PROFESOR:
ING. ARTURO ENRIQUE PEAHERRERA DEZA
SECCIN:
CI 81

2014

Contenido
1. OBJETIVO................................................................................................................................................3
1.1. ESTRUCTURA:.................................................................................................................................3
2. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.......................................................................................4
2.1 DESCRIPCIN:..................................................................................................................................5
2.1.1 TRABAJO INCLUIDO:...............................................................................................................6
2.1.2 TRABAJO NO INCLUIDO:........................................................................................................7
2.1.3 RESTRICCIONES:......................................................................................................................7
2.1.4 SUPOSICIONES:.........................................................................................................................8
2.2 WBS:....................................................................................................................................................8
3. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO........................................................12
3.1 PERSONAL DEL PROYECTO:.......................................................................................................13
3.1.1 GERENTE DE PROYECTO:.....................................................................................................13
3.1.2 INGENIERO RESIDENTE........................................................................................................13
3.1.3 INGENIERO SUPERINTENDENTE DE CAMPO...................................................................14
3.1.4 JEFE DE OFICINA TCNICA..................................................................................................14
3.1.5 JEFE DE CONTROL DE CALIDAD........................................................................................15
3.2 REGIMEN LABORAL:....................................................................................................................15
4. GESTIN DE TIEMPO DEL PROYECTO...........................................................................................16
4.1 CONSIDERACIONES USADAS PARA LA PLANIFICACIN:...................................................16
4.2 RATIOS O ESTIMADOS USADOS PARA EL CLCULO DEL TIEMPO:..................................16
4.3
FUENTES DE ESTIMADOS:...................................................................................................16
4.4 ESTIMACIN DE LA SECUENCIA LGICA:..............................................................................17
4.5 CONSIDERACIONES DE PRODUCTIVIDAD USADOS PARA EL CLCULO DEL TIEMPO:
.................................................................................................................................................................17
4.6 PRINCIPALES VARIACIONES QUE PUEDEN EXISTIR:...........................................................17
4.7 LISTA DE HITOS Y SUBHITOS DE CONTROL:..........................................................................17
4.8 RUTA CRTICA DEL CRONOGRAMA:.........................................................................................18
4.9 REPORTE DEL PROGRAMA FINAL:............................................................................................18
4.10 HISTOGRAMA DE PRINCIPALES AREAS Y ENTREGABLES:...............................................18
4.11 CURVA S DE PRINCIPALES AREAS Y ENTREGABLES:.........................................................18
4.12 FUENTES DE INFORMACIN DEL CRONOGRAMA:.............................................................18
4.13 PLAN DE ARRANQUE DEL PROYECTO:..................................................................................19
4.14 PLAN DE MOVILIZACIN:.........................................................................................................19
5. GESTIN DE COSTOS DEL PROYECTO...........................................................................................20
6. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO..............................................................21
6.1 IDENTIFICACIN DE STAKEHOLDERS:....................................................................................21
6.2 PLAN DE COMUNICACIONES:...................................................................................................22
6.3 DISTRIBUCIN DE INFORMACIN:..........................................................................................29
7. GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO.................................................................................29
8. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO..................................................................30
8.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES:...........................................................................................30
8.1.1 PLAN DE CONTRATOS:..........................................................................................................31
8.1.2 TIPO DE CONTRATACIN:...................................................................................................31
8.1.3 ENUNCIADO DEL TRABAJO RELATIVO A LA ADQUISICIN:.......................................32
8.1.4 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES:......................................................................................32
8.1.5 ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES:................................................................................35
9. ANEXOS.................................................................................................................................................30
9.1 ANEXO 1: CRONOGRAMA............................................................................................................39
9.2 ANEXO 2: RUTA CRITICA.............................................................................................................50
9.3 ANEXO 3: HISTOGRAMA..............................................................................................................54
9.4 ANEXO 4: CURVA S........................................................................................................................55
9.5 ANEXO 5: CALCULO DE DURACIONES.....................................................................................56

PLAN DE TRABAJO
1. OBJETIVO
El plan de trabajo es un documento Vivo que describe cmo ser ejecutado el
proyecto y representa la forma como el equipo de proyecto esta pensando que
enfrentar el proyecto en ese momento, a travs de estrategias y tcticas que
sern usadas en el avance del proyecto y en la mitigacin de riesgos, los
objetivos se resumen a continuacin:

Proveer de una declaracin clara de los objetivos del proyecto

incluyendo los lineamientos y polticas del proyecto City.

Definir las estrategias y tcticas con las que se enfrentar la

materializacin del proyecto.

Proveer una lnea base de control que permita monitorear el

cumplimiento de los objetivos del proyecto.

1.1. ESTRUCTURA:
El Plan de trabajo incluye los siguientes aspectos:
GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO:
Muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto
incluya todo (y nicamente) el trabajo requerido para ser
completado exitosamente. Esta gestin incluye: Recopilar los
requisitos, definir el alcance, crear la estructura de desglose del
trabajo (WBS), verificar el alcance y controlar el alcance.
GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO:
Describe los procesos involucrados en la planificacin, adquisicin,
desarrollo y gestin del equipo del proyecto. Esta gestin incluye:
Desarrollar el plan de recursos humanos, adquirir el equipo del
proyecto, desarrollar el equipo del proyecto, gestionar el equipo del
proyecto.
GESTIN DE TIEMPO DEL PROYECTO:
3

Se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la

conclusin a tiempo del proyecto. La gestin incluye: Definir las
actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos para
las actividades, estimar la duracin de las actividades, desarrollar el
cronograma y controlar el cronograma.
GESTIN DE COSTOS DEL PROYECTO:
Describe

los

procesos,

involucrados

en

planificar,

estimar,

presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el

proyecto dentro del presupuesto aprobado. Esta gestin incluye:
Estimar los costos, determinar el presupuesto y controlar los costos.
GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO:
Identifica los procesos involucrados en garantizar que la generacin,
recopilacin, distribucin, almacenamiento y disposicin final de la
informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Esta gestin
incluye: Identificar a los Interesados, planificar las comunicaciones,
distribuir

la

informacin,

gestionar

las

expectativas

de

los

interesados e informar el desempeo.

GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO:
Describe los procesos involucrados en la identificacin, anlisis y
control de los riesgos para el proyecto. Esta gestin incluye:
Planificar la gestin de riesgos, identificar los riesgos, realizar
anlisis cualitativo de riesgos, realizar anlisis cuantitativo de
riesgos, planificar la respuesta a los riesgos, dar seguimiento y
controlar los riesgos.
GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO:
Describe los procesos involucrados en la compra o adquisicin de
productos, servicios o resultados para el proyecto. Esta gestin
incluye: Planificar las adquisiciones, efectuar las adquisiciones,
administrar las adquisiciones, cerrar las adquisiciones.

2. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

2.1 DESCRIPCIN:
El proyecto Edificio City comprende el diseo y la construccin de un edificio
multifamiliar, cuya finalidad es ejecutar la obra con los ms altos estndares de
calidad y seguridad estructural, ganando as la confianza del cliente,
entregndole la obra en los plazos pactados y con la mejor solucin de
ingeniera y construccin. El proyecto se encuentra ubicado en la Av. Arequipa
N1480 y 1492 Esq. Con JR. Manuel Ascencio Segura N163-171, Urb. Santa
Beatriz, Cercado de Lima.

FIGURA 1: VISTA EN PLANTA DE LOS ESTACIONAMIENTOS

FIGURA 2: VISTA EN PLANTA DEL PISO TPICO

2.1.1 TRABAJO INCLUIDO:
Una breve descripcin del alcance incluido se presenta a continuacin:
El proyecto tiene como alcance desarrollarse considerando los parmetros
urbansticos y arquitectnicos, respetando las normas que lo rigen, el
Reglamento Nacional de Edificaciones vigente y los parmetros municipales
vigentes.
El proyecto plantea la construccin una torre en forma de L, que tiene un rea
construida de 12,816 m2. La torre consta de 10 pisos con 112 departamentos
en total, asimismo cuentan con 2 stanos que albergan 40 estacionamientos.
Ambas torres cuenta con sus respectivas reas comunes que consisten en sala
de nios, lounge y gimnasio. Asimismo cuenta con un depsito por
departamento y estacionamiento para visitas. La entrada y salida vehicular se
ha independizado una de otra a fin de facilitar el trnsito, tanto interno como
externo.
Por otro lado, se realizarn las obras necesarias en lo que respecta a la
seguridad y eficiencia de la construccin, entre las que se encuentran : cerco
6

provisional de obra, almacn de obra, servicios higinicos, proteccin de

viviendas vecinas, vigilancia de obra, instalacin provisional de agua y luz; y
tpico.

2.1.2 TRABAJO NO INCLUIDO:

Una breve descripcin del alcance No incluido se presenta a continuacin:

Se realizarn a los trabajos de estructuras, arquitectura, instalaciones

elctricas y sanitarias que se encuentran en los planos entregados
por el cliente, cuyas partidas estn detalladas en el presupuesto.

Slo se entregar lo mencionado en el apartado anterior, no se

incluirn trabajos que no figuren en el presupuesto.

Si se desea realizar cualquier modificacin que se quiera realizar o

agregar, va a ser considerada como adicional, el cual representar un
aumento en el costo del proyecto, el mismo que ser asumido por el
cliente.

No est incluida la instalacin de los equipos elctricos ni otros

sistemas que no estn mencionados en el presupuesto como el de
alarmas contra incendio y robo. Solo se dejaran puntos de salida
para futuras conexiones.

2.1.3 RESTRICCIONES:

Es posible tener complicaciones con viviendas vecinas, ya sea por

fisuras causadas durante la construccin o por los ruidos generados
por la maquinaria en operacin del proyecto.

El lugar donde se efectuar la excavacin est rodeado por 2 calles

con alta circulacin de vehculos y peatones.

El plazo de entrega est sujeto al tiempo planificado con sus

respectivas holguras del proyecto.

2.1.4 SUPOSICIONES:
7

Se espera no tener problemas con los trmites legales y municipales

(licencias y permisos respectivos).

Se espera que en el tiempo de plazo del proyecto no existan

variaciones considerables respecto a los precios de los recursos a
emplear

Se espera no tener problemas respecto a cambios climticos bruscos

Se espera no tener adquisiciones de materiales tardas, debido a una

mala comunicacin con el proveedor.

Se espera cumplir con todas las normas se seguridad y control

requeridas, para no recibir amonestaciones y tener que parar la obra.

2.2 WBS:
Se define al WBS o Estructura de Desglose de Trabajo a la organizacin o
agrupamiento de actividades del proyecto orientado a entregables, permitiendo
as definir el alcance total del trabajo a ejecutar y facilitando el proceso de
integracin del tiempo, recursos y calidad dentro de los planes del proyecto.
Cada nivel descendiente representa un

incremento en el

detalle de la

definicin del trabajo del proyecto.

El WBS se ha sido estructurado de la siguiente manera:

10

Se tomaron las siguientes consideraciones:

Cada elemento del WBS representa un nico entregable. Los

entregables incluyen tanto a entregables finales como a entregables
intermedios requeridos para llegar al resultado deseado.

Todos los entregables son nicos y distintos entre s. As se asegura

que no se dupliquen y generen confusiones en algunos procesos.

Se deber asignar, cada paquete de trabajo, a algn grupo del

proyecto o en caso contrario darlo a subcontratos.

11

Cada elemento del WBS que se haya subcontratado externamente,

se deber controlar y monitorear para asegurar el avance adecuado
del proyecto.

3. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

La estructura organizacional del proyecto se detalla en el organigrama
presentado a continuacin. Cada puesto propuesto en el organigrama tendr
una funcin especfica pero todos trabajarn en equipo con una coordinacin
muy estrecha, mediante reuniones diarias entre las diferentes reas de la
organizacin.
Este organigrama refleja los puestos principales necesarios y requeridos para
el cumplimiento correcto de las condiciones contractuales, cabe resaltar la
importancia que para nuestra empresa tiene la seguridad de personal cuyo
directo responsable es el presidente del directorio.
ORGANIGRAMA
Gerente
General

Departame
nto de
Seguridad

Recursos
Humanos

Administraci
n

Gerente
Administrati
vo

Contabilidad

Proyectos

Comercial

12

3.1 PERSONAL DEL PROYECTO:

Nuestra Organizacin cubre las posiciones siguientes:
3.1.1 GERENTE DE PROYECTO:
La Gerencia del Proyecto ser desarrollada por un Ingeniero con amplia
experiencia en obras civiles, ser la mxima autoridad de la empresa y en la
ejecucin del proyecto Edificio Multifamiliar City.
Dentro de sus principales responsabilidades est:

Representar a la empresa ante el cliente.

Llevar a cabo los trabajos de acuerdo a las polticas de seguridad,

calidad y medio ambiente.

Poner a disposicin de la obra con la suficiente anticipacin, los

recursos y subcontratos y/o servicios ms importantes, necesarios
para la obra.

Es responsable por el nivel de calidad y cumplimiento de la ejecucin

del proyecto.

3.1.2 INGENIERO RESIDENTE

La Construccin estar a cargo de un Ingeniero con amplia experiencia en la
construccin de edificaciones; ser responsable de dirigir y organizar los
trabajos en el campo de forma de coordinar bajo la responsabilidad del Gerente
del Proyecto con las obras de responsabilidad de terceros.
Para la ejecucin de los trabajos el gerente de construccin tendr a su cargo:

Un Ingeniero Superintendente con especialidad en movimiento de

tierras.

El Ingeniero residente reportar al Gerente de Proyecto e interactuar

con ste durante los das de descanso.

13

14

3.1.3 INGENIERO SUPERINTENDENTE DE CAMPO

Ingeniero con especialidad en movimiento de tierras y Obras Civiles, ser el
responsables de la produccin en campo de los trabajos y de que los trabajos
se lleven a cabo dentro de los estndares de seguridad y calidad. Deber
organizar y planificar las actividades de todo el Proyecto para optimizar el uso
de los recursos en las diversas reas de trabajo
Este ingeniero ser asistido directamente por:

Un ingeniero de movimiento de tierras para el turno noche

Dos supervisores de campo encargados de un frente especfico de

trabajo cada uno.

3.1.4 JEFE DE OFICINA TCNICA

Ser el responsable por el funcionamiento de la Oficina Tcnica de la Obra.
Las funciones de la oficina tcnica sern: la programacin y el control diario del
avance de los trabajos, el control de los costos del Proyecto, la elaboracin de
las valorizaciones, la evaluacin de los costos para los trabajos adicionales.
Responde por el control y distribucin de toda la documentacin tcnica
utilizada en la obra, elaboracin de las informaciones "como construido" para el
Cliente, y detalle de los procedimientos de construccin.
Este Ingeniero, para cumplir con sus objetivos, ser asistido por:

01 Ingeniero de Planeamiento

01 Ingeniero de Control de Costos

02 Asistentes de Oficina

03 controladores de equipos

15

3.1.5 JEFE DE CONTROL DE CALIDAD

Es el responsable de la Gestin de Calidad en la organizacin, encargado de la
elaboracin e implementacin del Plan de Calidad, supervisar y preparar las
auditorias de calidad a las obras para controlar su cumplimiento.
Es responsable de calificar que el producto final atienda a las especificaciones
del Proyecto, normas tcnicas y directrices contractuales aplicables.
Deber planificar y coordinar todas las actividades de Control de Calidad,
incluyendo la programacin de los servicios de inspeccin, anlisis y
aprobacin de informes de inspeccin y pruebas, control del desempeo de
procesos, medicin y ensayos, como as tambin mantendr al da la
informacin referente a la situacin de las inspecciones y pruebas.
Reporta operacionalmente al gerente de Proyecto y funcionalmente a la
organizacin de gestin de la empresa.

3.2 REGIMEN LABORAL:

La jornada de trabajo establecida es de 8 horas por da de lunes a sbado.

16

4. GESTIN DE TIEMPO DEL PROYECTO

4.1 CONSIDERACIONES USADAS PARA LA PLANIFICACIN:
a) CONSTRUCCIN:
Se considera para la ejecucin de los trabajos un (01) Frente de trabajo;
as mismo todas las condiciones climticas y de seguridad asociada a
los trabajos han sido analizadas en los rendimientos propios de las
actividades.
4.2 RATIOS O ESTIMADOS USADOS PARA EL CLCULO DEL TIEMPO:
Para el proceso de clculo del tiempo de las actividades se han utilizado tres
mtodos: Juicio Experto, Estimaciones paramtricas (mtricas de Produccin) y
cotizaciones de Proveedores de equipos.
4.3 FUENTES DE ESTIMADOS:
a) JUICIO DE EXPERTOS:
En la estimacin de la duracin de las actividades que no contemplan
mtricas de productividad como los procesos de compras, pruebas; El
equipo del proyecto integrado por profesionales internos y asesores
externos, aportaron informacin referente de los plazos de ejecucin,
teniendo en cuenta proyectos similares.
b) ESTIMACIN PARAMTRICA: (MTRICAS DE PRODUCCIN)
En las actividades donde las mtricas de productividad son posibles de
ser calculadas y son parte del sustento del Presupuesto, la estimacin
de las duraciones fue determinada cuantitativamente multiplicando la
cantidad de trabajo a realizar por el ratio de productividad.
c) COTIZACIONES DE PROVEEDORES:
En la determinacin de los plazos de Expediting de ascensores se
utilizaron las cotizaciones emitidas por los proveedores, agregndose los
tiempos no incluidos segn juicio de Experto.

17

4.4 ESTIMACIN DE LA SECUENCIA LGICA:

Las actividades de la estructura del programa se han secuenciado con el fin de
crear un programa alcanzable y realista. Las caractersticas del proyecto
definen la secuencia lgica.
Las relaciones entre actividades se caracterizan por los tipos de dependencia
entre ella:

Dependencia Absoluta: Son inherentes a la naturaleza del trabajo,

condicionadas por limitaciones fsicas. Denotan la obligacin de que
una actividad debe seguir a otra, sin poder adelantar su ejecucin
hasta que la anterior est terminada. Deben ser las primeras en ser
identificadas.

Dependencia Relativa: Definida por el grupo de trabajo, en donde se

establece la secuencia de actividades que no tienen necesariamente
un orden absoluto.

4.5 CONSIDERACIONES DE PRODUCTIVIDAD USADOS PARA EL

CLCULO DEL TIEMPO:
Los rendimientos promedios de las actividades de construccin (sustento del
presupuesto), han sido calculados en base a jornales de 8 horas. As mismo se
ha elegido el calendario 6x1. El cual es aplicado a las actividades de Estudio,
Permisos y Licencias donde las duraciones estn ligadas a labores de oficina
con das laborables de lunes a viernes.
4.6 PRINCIPALES VARIACIONES QUE PUEDEN EXISTIR:
Las principales variaciones que pueden existir en el proyecto han sido
reflejadas en las siguientes restricciones asumidas en la elaboracin del
cronograma:
4.7 LISTA DE HITOS Y SUBHITOS DE CONTROL:
Para el control de proyecto se establecen los siguiente Hitos:

18

4.8 RUTA CRTICA DEL CRONOGRAMA:

Se define con la ruta de las actividades que determinan la terminacin
temprana del proyecto. La ruta crtica puede cambiar a medida que las
actividades se adelantan o retrasan de lo programado. La ruta crtica para el
presente proyecto se define como las actividades con holgura menor a 2 das
adems de aquellas que por los posibles cambios del proyecto puedan
convertirse en crticas, en este segundo caso el equipo del proyecto fue el
responsable de determinar cules actividad puede ser considerada como
crticas. La ruta Crtica del Cronograma se muestra en el Anexo N02.

4.9 REPORTE DEL PROGRAMA FINAL:

El Reporte Final del cronograma se muestra en el Anexo N01.
4.10 HISTOGRAMA DE PRINCIPALES AREAS Y ENTREGABLES:
El Histograma de Recursos de la Construccin se muestra en el Anexo N03.
4.11 CURVA S DE PRINCIPALES AREAS Y ENTREGABLES:
La curva de Construccin se muestra en el Anexo N04.
4.12 FUENTES DE INFORMACIN DEL CRONOGRAMA:
a) JUICIO DE EXPERTO:
Se cont con el aporte del siguiente ingeniero: Ing. Enrique Peaherrera
Deza.
b) MTRICAS DE PRODUCTIVIDAD:
Las mtricas de productividad corresponden a los anlisis de costos
sustento del presupuesto
19

4.13 PLAN DE ARRANQUE DEL PROYECTO:

Todas las actividades correspondientes a la construccin del edificio City se
ejecutarn en conformidad a los planos emitidos y a las especificaciones
tcnicas proporcionados por la oficina tcnica.
Se ejecutarn los trabajos de cortes y rellenos en forma simultnea de manera
de optimizar recursos y compensar los cortes con rellenos para alcanzar los
niveles de cimentacin indicados en los planos.
Permanentemente se llevarn a cabo las actividades para mitigar el impacto
ambiental, las cuales consisten en el control de polvo, de ruidos, de humos de
los equipos, mantenimiento de los accesos y el manejo del botadero.
4.14 PLAN DE MOVILIZACIN:
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL:
Esta gestin se realizar desde la oficina principal para la contratacin de la
mano de obra calificada priorizando al personal con experiencia en este tipo
de obras, as mismo se contratar, desde la oficina de obra, todo el personal
no calificado procedente de las localidades anexas al lugar de los trabajos
Antes de iniciar cualquier actividad de ejecucin en campo realizaremos las
coordinaciones necesarias para habilitar las facilidades de oficinas, almacenes
y talleres entregadas por el cliente en obra, as mismo se realizarn las
coordinaciones para disponer del servicio de campamento y comedores para el
personal en las instalaciones en el rea de terreno de ubicado en la Av.
Arequipa N1480 y 1492 Esq. Con JR. Manuel Ascencio Segura N163-171,
Urb. Santa Beatriz, Cercado de Lima.
PREPARACIN DEL EQUIPO
Los equipos destinados para la obra pasarn una revisin tcnica y se
pondrn a punto antes de la movilizacin al sitio de los trabajos.
La movilizacin de equipos pesados, como tractores y excavadoras ser
usando traylers cama baja, debidamente escoltados.

20

Los volquetes, cisternas, camiones, buses para el personal y camionetas se

movilizarn por sus propios medios.
TOPOGRAFA (TRAZO Y REPLANTEO PRELIMINAR Y ACOMPAAMIENTO
DE EJECUCIN):
Como primera actividad se har el levantamiento topogrfico del terreno
existente, se solicitar autorizacin a la Municipalidad Metropolitana de Lima
y se solicitar la lnea base topogrfica validada. Este trabajo servir para una
mejor estimacin de las cantidades del proyecto y as revisar el programa de
obra Propuesto.
Inicialmente se identificar todos los puntos de referencia y lnea base
existente, y se har el levantamiento horizontal y vertical, respecto a los hitos
mostrados en los planos.
Se trazar y delimitar el rea de trabajo.
5. GESTIN DE COSTOS DEL PROYECTO

21

6. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

6.1 IDENTIFICACIN DE STAKEHOLDERS:
Este proceso consiste en identificar a todas las personas impactadas por el
proyecto y evaluar su participacin o grado de influencia sobre el mismo.
La importancia de este proceso que debe realizarse al inicio de la planificacin,
determina muchas veces el xito o el fracaso de los proyectos que en muchos
casos se han visto truncados por la aparicin de un Stakeholders no
identificado o cuya influencia no haba sido evaluada. Por esta razn este
proceso es un documento vivo que deber ser revaluado cada vez que se
detecte alguna nueva influencia importante de parte de algn stakeholders,
este proceso pertenece tambin al proceso integrado de cambios.
A continuacin presentamos la primera evaluacin de los stakeholders del
proyecto.

22

6.2 PLAN DE COMUNICACIONES:

Es el proceso de definir las necesidades de informacin de los interesados.
Una planificacin incorrecta de las comunicaciones conducir a problemas
tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicacin de
informacin sensible a una audiencia equivocada o falta de comunicacin con
algunos de los interesados involucrados.
El presente plan, permitir establecer un mecanismo de reglamentacin a ser
adoptada durante la ejecucin del proyecto con el fin de definir en forma clara y
precisa los requerimientos de informacin de todos los involucrados en el
proyecto y como esas necesidades van a ser satisfechas durante la
planificacin, ejecucin, control, cierre e integracin del presente proyecto.
Es importante determinar quines son los principales involucrados, que
informacin es mas relevante para ellos, cuando se les debe informar, con que
23

frecuencia y de qu forma, con qu documento. Muchas decisiones a ser

adoptadas durante la ejecucin del proyecto dependern del nivel y del
contenido de los informes que fluyen en el proyecto, los cuales deben de estar
bien definidos y organizados a fin de no caer en problemas de falta de
comunicacin o comunicacin inapropiada.
La informacin que se le alcanzar a los stakeholders mencionados incluyendo
periodos se detalla a continuacin.
Planeamiento de ejecucin del proyecto.
Actualizacin del plan del proyecto.
Reporte durante la Etapa de Ingeniera
o

Reporte Semanal

Reporte Mensual Flash

Reporte Mensual

Reporte durante la Etapa de Construccin y Cierre.

o Reporte Diario
o Reporte Semanal
o Reporte Mensual Flash
o Reporte Mensual

REPORTE DURANTE LA ETAPA DE INGENIERA:

INFORMACIN

DEFINICIN

Reporte

El

rea

Semanal

Control

CONTENIDO

FORMATO

de El alcance de este reporte cubre Formato

de las actividades relevantes de la Nativo

Proyectos emitir semana que concluy el mes Word/Excel

un

reporte anterior a la fecha del reporte. El distribuido por

semanal
propietario

al contenido del presente programa correo

los ser:

lunes antes de
las 10:00 am. El

electrnico

Actividades relevantes de la
semana
24

reporte

deber

ser

Asuntos HSEC (MASSC)

por
subprograma y

Trabajo

por Contrato.

o disciplinas)

ejecutado

en

la

semana por reporte (por reas

Trabajo

Planeado

para

la

prxima semana (Por reas

por disciplinas)

Progreso (adelanto y atraso

versus lnea base)

tems

crticos/

reas

de

preocupacin

Acciones Clave

KPIs y estadsticas clave

Asunto

pendiente

semana

anterior
Reporte

El

Mensual Flash

Control

de

rea

de
Proyectos emitir

un
Reporte
Mensual
al

Flash

una
de

03

ejecutado

en

el

va

correo

electrnico

Trabajo

planeado

para

el

hbil

Progreso (Adelanto y atraso

versus lnea base)

emitido al tercer
del

tem

crticos/reas

de

Preocupacin

cierre de fin de
mes

Trabajo

disciplinas)

pginas y ser
da

formato nativo

prximo periodo (por reas o

extensin
mxima

Asuntos HSEC (MASSC)

Word

disciplinas)

reporte

tendr

En

periodo del reporte (por rea o

Propietario.

Este

Resumen ejecutivo

Acciones Clave

KPIs y estadsticas Clave

25

Reporte
Mensual

de La finalidad de este reporte es En

Word
Control
de complementar el Reporte Flash formato nativo
Proyectos emitir con cifras y valores precisos.
va
correo
El

rea

un

Reporte
Resumen Ejecutivo (esta seccin electrnico

Mensual

al ser en ingls)

propietario. Este
Asuntos HSEC (estadsticas,
reporte no tendr
resumen de incidentes)
limitacin
de
pginas y ser Trabajo planeado en el periodo
emitido

como

mximo

al

de

reporte

(por

reas

disciplinas)

dcimo das del

mes siguiente.

tems

crticos/reas

de

preocupacin
Costos

(planeado,

pronstico,

real

tendencias,

desviaciones)

Curvas de Costos (flujos de

caja y compromisos)

Cronograma

(planeado,

pronsticos,

real,

tendencias,

desviaciones)

Curvas

de

Progreso

(comparativo con lnea base)

Curvas

de

Personal

(histogramas)

KPIs y estadsticas clave

Registro Fotogrfico (de ser el

caso)

REPORTE DURANTE LA ETAPA DE CONSTRUCCIN Y CIERRE:

INFORMACIN

DEFINICIN

CONTENIDO

FORMATO
26

Reporte Diario

El

Jefe

de El

objetivo

es

registrar Word

con

Supervisin emitir diariamente los eventos HSEC, apoyo

un reporte diario del principales
da

de

ocurrencias, Excel de ser

anterior antes principales frentes de trabajo y necesario,

de las 10:00 am. al actividades

de

construccin, formato

grupo de control de recursos utilizados y cualquier nativo

va

proyecto y Lder de otra informacin

correo

cada subprograma.

electrnico

Control

de

Proyectos del EPM

revisar y emitir
informe

diario

al

cliente en formato
PDF por correo.
Reporte Semanal

El rea de Control
de

Proyectos

emitir un reporte
semanal
al

propietario
los
lunes antes de las
10:00

am.

Actividades relevantes de la En
Word
semana
formato
nativo

Asuntos HSEC (MASSC)

Trabajo

ejecutado

en

la

semana por reporte (por reas

domingo previo de

Trabajo

la fecha de emisin

prxima semana (Por reas

El reporte deber

por disciplinas)

ser

por

subprograma y por
Contrato.
El

incluir

el

desembolso

facturacin del mes

por

los

servicios

Planeado

para

la

Progreso (adelanto y atraso

tems

crticos/

reas

de

preocupacin

del

pronstico

electrnico.

versus lnea base)

reporte

semanal del mes

deber

ltimo

correo

o disciplinas)

al

Acciones Clave
KPIs y estadsticas clave
Cronograma

va

contractual

actualizado a la fecha (Barras

27

realizados

Gant)

ejecutados en mes

Cronograma resumen de los

por los contratistas

contratos en ejecucin

del construccin. La
fecha
emitir

lmite

para

Cronograma 3 semanas en
adelante (3-week look ahead

esta

Schedule)

informacin es el
30 de cada mes o

Curvas

el ltimo da hbil

contrato/contratista

del mes y debe ser

consolidados

considerada en el

progress curves)

reporte mensual

de

Reporte

progreso

por
y

(Overall

de

Principales

comodities de obra (progreso

real vs planeado)

Curvas de H-H e histogramas

de Manpower planeados y
reales

Reporte semana de equipos

Cronograma

de

equipos

(Programado y Real)

Reporte semanal de personal

Cronograma

de

personal

(Programado y Real)

Reporte de contratacin local

(Mano de Obra Calificada y
No Calificada)

Reporte

de

Compras/Adquisiciones
Locales
Reporte Mensual El rea de Control

Resumen ejecutivo

En

Flash

Asuntos HSEC (MASSC)

formato

de

Proyectos
emitir un Reporte

Word

nativo
28

va

Mensual Flash
Propietario.

al
Este

Trabajo

ejecutado

el correo
periodo del reporte (por rea o electrnico

reporte tendr una

disciplinas)

extensin

mxima
de 03 pginas y

Trabajo

ser

disciplinas)

emitido

al

tercer da hbil del

cierre de fin de mes

planeado

en

para

el

prximo periodo (por reas o

Progreso (Adelanto y atraso

versus lnea base)

tem

crticos/reas

de

Preocupacin

Reporte Mensual

Acciones Clave

KPIs y estadsticas Clave

El rea de Control La finalidad de este reporte es En

de

Formato

Proyectos complementar el Reporte Flash Word

con

emitir un Reporte con cifras y valores precisos.

apoyo

Mensual

hojas Excel y

al

propietario.

Este

reporte no tendr
limitacin
pginas

de
y

emitido

ser
como

1. Resumen

Ejecutivo:

Breve

descripcin que explique la

situacin general del SubProgramas que estn a cargo
1.1 Principales

da

progreso por cada rea)

mes

P6,

en

idioma
castellano,

y ser
(incluir distribuido en

logros

del

Primavera

actividades

mximo al dcimo

del

de

mes

siguiente.

copia fsica y
electrnica.

1.2 Temas de preocupacin y

Riesgos Identificados
1.3 Actividades previstas para
el siguiente periodo
1.4 Control de Hitos y KPIs
establecidos, plan vs actual.
2. Asuntos HSEC
29

2.1 Estadsticas Clave: Nmero

de

Personas,

horas

acumuladas , horas del mes e

indicadores HSEC
3. Ingeniera de Detalle
3.1 Actividades principales en el
periodo
3.2 Curvas de progreso general y
por disciplinas
3.3 Cronograma actualizado
3.4 Estadstica de documentacin
emitida

por

revisiones

planeadas y real
3.5 Reporte

de

control

de

documentos (que incluya un

listado de lo emitido a la
fecha y en el periodo en
formato Excel por revisiones).

6.3 DISTRIBUCIN DE INFORMACIN:

En este proceso es necesario establecer como se distribuir la informacin
entre los stakeholders.
PLAN DE REUNIONES:
Establecidas a lo largo de todo el proyecto indistintamente de la fase en la que
nos encontremos.
REUNIONES SEMANALES:
Reunin interna del equipo de proyecto:

30

Reunin establecida los das Jueves, participan de la misma todos los

integrantes del equipo de proyecto, tiene por objeto informar al equipo de lo
acontecido durante la semana. La informacin que circula es registrada en un
acta de reunin.
Reuniones con el Owner Team
Reuniones establecidas para los das lunes, participan del mismo control de
proyectos del proyecto y del Owners Team. El objetivo de la misma es
coordinar semanalmente los avances de la gestin con el cliente. La
informacin que circula es registrada en un acta de reunin.
Reuniones con Contratistas
Reuniones establecidas para los das Mircoles, participan el equipo de
proyecto y el contratista correspondiente. El objetivo de esta reunin es
coordinar tocarlos diferentes problemas que se han suscitado en la semana y
su seguimiento. La informacin que circula es registrada en un acta de reunin.

7. GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

La identificacin y evaluacin de riesgos se realizan en diversas instancias:
En cada etapa y fase de los Sub-proyectos, existen requerimientos y objetivos
especficos, los cuales han sido identificados en el programa del proyecto y se
controlar durante la ejecucin del mismo. Se elaborar la matriz de riesgos
donde se considera los aspectos siguientes:
Riesgos externos
Tcnicos
Contractuales
Financieros
Contratistas o terceras partes
Humanos o de Recursos Humanos
Otros

31

Las desviaciones o incumplimiento de estos requerimientos deben generar

acciones correctivas para cumplir con lo establecido. De la misma forma, si el
impacto de la desviacin o incumplimiento de este requerimiento es crtico para
el proyecto, la gerencia debe tomar parte para asegurar su cumplimiento.
El Registro de Riesgo, sern actualizados junto con el Informe mensual y como
resultado de otras iniciativas o actividades que permitan identificar riesgos y
oportunidades durante el desarrollo del proyecto.
8. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
La Gestin de Las Adquisiciones reconoce 4 procesos los cuales son:
1. Planificar las Adquisiciones.
2. Efectuar las Adquisiciones.
3. Administrar las Adquisiciones.
4. Cerrar las Adquisiciones.
Bajo este marco estableceremos las estrategias y lineamientos para poder
hacer la Gestin de las Adquisiciones.

8.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES:

Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las
decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e
identificar posibles proveedores. Identifica qu necesidades del proyecto
pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la
adquisicin de productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del
proyecto, y qu necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo
del proyecto.
Se establece que prioritariamente se manejarn los Contratos de Ingeniera y
Construccin con los proveedores existentes, los cuales han brindado servicios
similares y poseen el expertise necesario para lograr

el producto con la

calidad requerida.
8.1.1 PLAN DE CONTRATOS:
32

Para la contratacin de la Ingeniera y construccin se ha establecido

inicialmente grupos de contratacin en base a Entregables estableciendo lo
siguiente:

8.1.2 TIPO DE CONTRATACIN:

El riesgo compartido entre el Proyecto y el proveedor est determinado por el
tipo de contrato. Si se prev utilizar un tipo de contrato diferente al de precio
fijo, corresponde al equipo del proyecto justificar su uso, esta justificacin se
dar en el momento de originar la requisicin del servicio o al convocar el
concurso.
Para la Gestin de Contratos tanto de Ingeniera como Construccin se
establecer de manera inicial las siguientes modalidades de contratacin:

Precios Unitarios

Suma Alzada

Time and Materials

Para establecer el Plan de contratacin se ha establecido en funcin a los

requerimientos de proveedores en funcin al tiempo de ejecucin de los
diversos entregables del Proyecto.
8.1.3 ENUNCIADO DEL TRABAJO RELATIVO A LA ADQUISICIN:
El enunciado del Trabajo se establecer de las siguientes maneras:
EN LA ETAPA DE INGENIERA:
Inicialmente se establecer e identificar los requerimientos de ingenieras
complementarias o definitivas para los diversos Entregables del Proyecto.
33

EN LA ETAPA DE CONSTRUCCIN:
Una vez concluida la Ingeniera de detalle, se establecer las mtricas
correspondientes a la Construccin, se indicarn los plazos e Hitos para estos
trabajos, as como los estndares y normas a cumplir durante su ejecucin.
Esta ingeniera de detalle compuesta por Planos, documentos de memoria
descriptiva, listado de equipos etc. Ser parte del enunciado del trabajo a
adquirir.
DOCUMENTOS DE LA ADQUISICIN:
Los documentos de adquisicin para los proveedores sern los utilizados por la
Organizacin, as como el procedimiento de emisin de los mismos. Entre
estos documentos podemos mencionar los siguientes:

Solicitud de informacin (RFI)

Invitacin a licitacin (IFB)

Solicitud de propuesta (RFP),

Solicitud de presupuesto (RFQ), Etc.

8.1.4 EFECTUAR LAS ADQUISICIONES:

Para Efectuar las Adquisiciones emplearemos las siguientes herramientas
usadas en la Organizacin para la estandarizacin y evaluacin de las Ofertas.
a) BASES DE LICITACIN:
En este documento contiene la descripcin exacta del enunciado del
trabajo y los alcances del mismo, este documento ser entregado a los
oferentes para su evaluacin y consultas, las cuales sern contestadas
de manera abierta a todos los postores.
En las Bases de Licitacin deben figurar claramente los siguientes
alcances

El enunciado del trabajo o los entregables

La lnea base del cronograma

34

Los informes de desempeo

Perodo de ejecucin

Los roles, responsabilidades y obligaciones del Cliente y Postor, tales

como contratacin de personal de la zona y empresas de la zona.

Lugar de desempeo del vendedor

Condiciones de pago

Lugar de entrega o sitio de los trabajos.

Los criterios de inspeccin y aceptacin

Las garantas

Los lmites de responsabilidad

Retenciones

Sanciones

Incentivos

Seguro y las fianzas de ejecucin

La aprobacin de los subcontratistas subordinados

El tratamiento de solicitudes de cambio

b) CONFERENCIAS DE OFERENTES:
Despus de haber cursado las invitaciones a los Postores y de asistir a
la visita de obra, se establecer una Conferencia de Oferentes de
manera de asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de
manera clara y uniforme la necesidad de adquisicin (requisitos tcnicos
y contractuales), y que ningn oferente reciba tratamiento preferencial
Las respuestas a las preguntas pueden ser incorporadas en los
documentos de la adquisicin en forma de enmiendas e incluidas en el
documento de respuestas a consultas. Para que haya equidad, los
postores deben tener especial cuidado en asegurar que todos los
posibles vendedores escuchen cada una de las preguntas de los dems
vendedores

potenciales

particulares,

as

como

cada

respuesta

proporcionada por el comprador.

c) TCNICAS DE EVALUACIN DE PROPUESTAS:

35

Para la evaluacin de propuestas se conformar una comisin integrada

por miembros del Equipo de Proyecto, los cuales verificarn que los
requerimientos tcnicos y hayan sido contemplados en las propuestas.
La propuesta tendr dos partes, la tcnica y la econmica.
Para poder evaluar la propuesta econmica se tendr el estimado de los
costos (Documento Interno) este estimado debe ser calculado en base al
enunciado de los trabajos, de manera de poder comparar las ofertas.
Es dable la verificacin de las referencias financieras de los postores
para poder determinar su solvencia econmica que podra dar cierta
garanta a los trabajos contratados a estos postores.
d) JUICIO DE EXPERTOS:
El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de
los vendedores. La evaluacin de las propuestas puede ser realizada
por un equipo multidisciplinario de revisin con experiencia en cada una
de las reas cubiertas por los documentos de la adquisicin y el contrato
propuesto.

Esto

puede

incluir

conocimientos

especializados

en

disciplinas funcionales tales como ingeniera, diseo, estudios de pre

factibilidad, y fabricacin.

e) NEGOCIACIN DE ADQUISICIONES:
Las negociaciones aclaran la estructura, los requisitos y otros trminos
relativos a las compras, para que se logre establecer un acuerdo mutuo
antes de firmar el contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los
acuerdos

obtenidos.

Los

temas

cubiertos

deberan

incluir

las

responsabilidades, la autoridad de efectuar cambios, los trminos y la

legislacin aplicables, los enfoques tcnicos y de direccin comercial, los
derechos de propiedad exclusiva, el financiamiento del contrato, las
soluciones tcnicas, el cronograma general, los pagos y el precio. Las
negociaciones se cierran con un documento contractual que puede ser
realizado por ambas partes, la compradora y la vendedora.
f) ADQUISICIONES DIRECTAS:
36

En determinados casos, por condiciones de espacio o especialidad en

algn trabajo se efectuaran compras directas de servicios o materiales,
esta modalidad se denomina SOLE SOURCE, la cual deber estar
debidamente sustentada segn los procedimientos establecidos por la
Organizacin.

8.1.5 ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES:

Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en administrar las
relaciones contractuales con los proveedores seleccionados para brindar un
determinado servicio, de manera de velar por el cumplimiento de las
obligaciones del vendedor y comprador.
La Administracin de las Adquisiciones monitorea el desempeo del proveedor
e inicia el control de cambios respectivo en caso sea necesario.
Esta supervisin contractual del proveedor garantiza que se cumpla con los
requisitos de adquisicin y que el comprador respete las obligaciones
contractuales para con el proveedor.
Administrar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin
financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al proveedor. Esto
asegura que se cumplan las condiciones de pago definidas en el contrato y que
la compensacin del proveedor se corresponda con su avance, segn lo
establecido en el contrato. Una de las consideraciones principales a tener en
cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una estrecha
relacin entre los pagos efectuados y el trabajo realizado.
El proceso Administrar las Adquisiciones revisa y documenta de qu manera se
est desempeando o se ha desempeado un proveedor basndose en el
contrato y establece acciones correctivas cuando sean necesarias. Esta
revisin del desempeo puede utilizarse para medir la competencia del
proveedor para llevar adelante trabajos similares en futuros proyectos. Tambin
se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se debe confirmar que un
proveedor no est cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuando el
comprador

contempla

adoptar

acciones

correctivas.

Administrar

las

Adquisiciones incluye gestionar la finalizacin anticipada del trabajo contratado

37

(por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la clusula de

rescisin del contrato.
Para Administrar las Adquisiciones usaremos la siguiente documentacin pero
que no estar limitada a:
Bases de Licitacin.
Contrato y adendas al mismo.
Plan de Adquisiciones
Informe de desempeo del proveedor.
Gestin de medio ambiente y seguridad del proveedor.
Solicitud de cambio aprobado.
Cuaderno de Obra o reportabilidad definida en el contrato.
Correspondencia Oficial.

Consolidado de requisiciones, ordenes de servicio, rdenes de

compra y contratos

Para la Administracin de las Adquisiciones usaremos algunas tcnicas y/o

procedimientos que a continuacin describo:

a) SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL CONTRATO:

Para gestionar los cambios nos remitiremos a los procedimientos y
lineamientos establecidos en este documento.
b) REVISIONES DEL DESEMPEO DE LAS ADQUISICIONES
Para establecer el desempeo del proveedor nos remitiremos al control
de plazo, cumplimientos de documentacin de control y seguridad, as
como al performance en seguridad y medio ambiente
c) SISTEMAS DE PAGO
Se establecer un formato para la elaboracin de los EDP (estados de
Pago), las fechas de presentacin de los EDP y pago de los mismos se
38

establecern de manera particular para cada proveedor, dependiendo de

su contrato.
Para la gestin de adelantos se ha definido que no se podrn atender en
menos de 10 das.
Todo pago ser documentado por el proveedor segn lo requerido por el
Departamento de Finanzas del Proyecto, el cual alcanzar un check list
de documentacin necesaria a presentar por el proveedor, de manera de
emitir

la

conformidad

de

servicio,

segn

procedimiento

de

la

organizacin.
d) CONTROL DE SOLICITUDES DE COMPRA
Se establecer un formato para el seguimiento de las solicitudes de
compra, de manera de determinar los gastos comprometidos y las
gestiones de compra que se encuentran en proceso.

8.1.6 CERRAR LAS ADQUISICIONES

Para el Cierre de las Adquisiciones estableceremos dos modalidades
POR RESOLUCIN DE CONTRATO:
Para cerrar una Adquisicin en caso resolucin de contrato, se har de
acuerdo a lo establecido en el contrato.
Esta puede darse por conveniencia o incumplimiento de cualquiera de
las partes.
POR FIN DE SERVICIO:
39

Para cerrar la adquisicin se verificarn que los entregables estn de

acuerdo a los criterios de aceptacin, para esto se convocar al
Comprador para verificar estos criterios, de existir observaciones el
proveedor estar en la obligacin de levantar estas observaciones,
cuando estas observaciones estn levantadas se citar nuevamente al
Comprador para una nueva inspeccin.
Durante el tiempo de levantamiento de observaciones hasta la entrega
de conformidad final de servicio, el proveedor tendr la custodia del
entregable.
Una vez obtenida el acta de recepcin de obra o la conformidad final de
servicio el proveedor podr liberar las garantas comprometidas segn
contrato.
De existir alguna discrepancia en el cierre de la Adquisicin se podr
someter a conciliacin o arbitraje segn lo estipulado en el contrato.

40