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Manual de Usuario Oficina Virtual COAA
Manual de Usuario
Oficina Virtual
COAA
COLEGIO OFICIAL DE ARQUITECTOS DE ASTURIAS
INDICE
1
REQUISITOS PREVIOS PARA EL USO DE LA OFICINA VIRTUAL ..............................................2
ACCESO A LA OFICINA VIRTUAL DEL COAA ..............................................................................3

2.1
Acceso a la Oficina Virtual .......................................................................................................3
2.2
2.3
Cerrar Sesin ...........................................................................................................................4

Modificacin de Datos Personales ...........................................................................................4
2.4
Cambio de Contrasea ............................................................................................................7
2.5
Registro de DNIe ......................................................................................................................7
BUSQUEDA DE TRMITES ......................................................................................................... 10
TRAMITACIN DE EXPEDIENTES DE VISADO ......................................................................... 12

4.1
Nuevo Expediente de Visado ................................................................................................ 12
4.2
Expediente de Visado ........................................................................................................... 13
4.2.1
Pestaa Datos Generales ............................................................................................. 14
4.2.2
Pestaa Emplazamientos .............................................................................................. 15
4.2.3
4.2.4
Participantes .................................................................................................................. 16
Documentacin .............................................................................................................. 20
4.2.5
Comunicaciones de Encargo/Fases .............................................................................. 26
4.3
Comunicacin de Encargo .................................................................................................... 26
4.3.1
Datos Generales ............................................................................................................ 27
4.3.2
4.3.3
Emplazamientos ............................................................................................................ 30
Participantes .................................................................................................................. 30
4.3.4
4.3.5
Documentacin .............................................................................................................. 31
4.3.6
Informes de Reparo ....................................................................................................... 33
4.4
Fases ..................................................................................................................................... 33
4.4.1
Datos Generales ............................................................................................................ 34
4.4.2
4.4.3
Emplazamientos ............................................................................................................ 35
Participantes .................................................................................................................. 35
4.4.4
4.4.5
Datos Tcnicos .............................................................................................................. 36

Documentacin .............................................................................................................. 40
4.4.6
4.4.7

Informes de Reparo ....................................................................................................... 40
INFORMES DE REPARO ............................................................................................................. 41
DESCARGA DE DOCUMENTOS VISADOS ................................................................................ 43
EL SELLO DEL VISADO ............................................................................................................... 45
FAQ ............................................................................................................................................... 46
1 REQUISITOS PREVIOS PARA EL USO DE LA OFICINA VIRTUAL

Para disponer de la funcionalidad completa de la Oficina Virtual del COAA, ser necesario registrar
el DNIe en la plataforma. Para ello, deben cumplirse los siguientes requisitos:
El DNI debe disponer de un chip donde se encuentra el certificado electrnico. En caso de que
no disponga de este chip, ser necesario solicitar cita en la Direccin General de la Polica en
persona o a travs de Internet (https://www.citapreviadnie.es) para proceder a su renovacin.
Si el DNI ya dispone del chip, ser necesario verificar que el certificado electrnico que
contiene est vigente. La vigencia de este certificado es de dos aos desde la fecha de emisin
del DNI o desde la renovacin del certificado. En el caso en que haya transcurrido ms tiempo,
ser necesario ir a la Polica para obtener un nuevo certificado. Algunas oficinas del a Polica
disponen de cajeros que permiten la renovacin sin necesidad de solicitar cita previa.
Disponer de un lector de tarjetas compatible con DNIe. Este lector debe conectarse al
ordenador (si no viene ya integrado en el mismo), generalmente mediante un puerto USB y
proceder a su instalacin. A continuacin insertar el DNIe en el mismo y verifica rque se ha
identificado correctamente en el sistema. Existe ms informacin en la pgina oficial de DNIe
(http://www.dnielectronico.es/).
Instalacin y verificacin del correcto funcionamiento de Java en el ordenador desde donde se

accede a la Oficina Virtual.
Instalacin de Adobe Acrobat.
2 ACCESO A LA OFICINA VIRTUAL DEL COAA

2.1
Acceso a la Oficina Virtual
Para acceder a la Oficina Virtual (en adelante OV), deber contar con un usuario y contrasea
proporcionado por el COAA para el acceso al portal web del colegio. Estos datos han sido enviados a
todos los colegiados del COAA mediante correo electrnico y postal a finales de Julio de 2014.
Existen dos formas de acceder a la OV:
A travs de un enlace desde el portal web del COAA (http://www.coaa.es) . En este caso, si
el colegiado ya se encuentra validado previamente en este portal, la OV no solicitar
nuevamente usuario y clave.
A travs de la OV en la direccin http://www.coaasturias.org. En este caso, se mostrar la

siguiente pgina.
Introducimos el nombre de usuario y contrasea que se nos ha facilitado y hacemos clic en

Validarse:
Si los datos son correctos, accedemos a nuestro escritorio personal en la OV para la gestin de
trmites con el COAA:
El colegiado podr buscar y revisar todos sus expedientes y trmites con el COAA as como modificar
sus datos personales.
2.2
Cerrar Sesin
Para desconectarnos de nuestra sesin en la OV, haremos clic en Desconectarse, opcin que
aparece en la parte superior derecha de la pantalla:
2.3
Modificacin de Datos Personales
Para la modificacin de los datos personales del colegiado, se acceder a la opcin Datos
Personales del apartado Mi Ficha.
Desde aqu, podremos acceder a nuestros datos personales y editarlos en el caso de que sea
necesario completarlos o ampliarlos. Para editarlos, en la parte inferior izquierda de la pgina
hacemos clic en el botn Editar:
En ese momento los campos de la pantalla Datos Generales aparecern en modo edicin y
podremos completar los datos que deseemos. Una vez hayamos finalizado haremos clic en el botn
Aceptar, que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla:
A continuacin si deseamos editar o completar algn dato referente a nuestra direccin,

seleccionaremos la pestaa Direccin y haremos clic en el botn Editar que aparece en la parte
inferior izquierda de la pantalla:
Al igual que en Datos Generales, la pantalla aparecer en modo editable. Cuando se termine de
completar los datos, haremos clic en Aceptar y quedarn actualizados:
Del mismo modo procederamos para la actualizacin de la informacin relativa a la formacin del
colegiado a travs de la pestaa Formacin.
2.4
Cambio de Contrasea
Desde la OV se ofrece la posibilidad de modificar la contrasea de acceso. Esta opcin aparece en el

men izquierdo de la web, en el apartado Mi Ficha:
Para cambiar la contrasea, nos pedir que introduzcamos la actual y a continuacin la nueva, dos
veces. Para terminar se hace clic en Cambiar Contrasea y el cambio se habr hecho efectivo.
Este cambio realizado tambin aplicar al portal web del COAA al estar los dos sistemas integrados.
2.5
Registro de DNIe
El registro del DNIe permite a los colegiados ampliar la funcionalidad disponible en la OV. Sin este
registro, no ser posible crear nuevos trmites ni modificar los ya existentes. nicamente se
permitira la actualizacin de los datos personales.
El registro de DNIe debe realizarse una nica vez durante la vigencia del certificado disponible en el
DNI. Si este caduca o se realiza la renovacin del DNI, ser necesario volver a registrarlo.
Para ello, debe introducir su DNIe en el lector de tarjeta y verificar que su ordenador ha reconocido
su certificado digital. Para ello, se mostrar una mensaje similar al siguiente:
Previamente al registro del DNIe, deber verificar que en el apartado Datos Personales la
informacin relativa a nombre, apellidos y nmero de DNI coinciden exactamente con los que
figuran en su documento de identidad. Si no es as, editar los datos y actualizar.
Para el registro del DNIe, deber hacer clic en la opcin Registrar DNIe, que aparece en el ltimo
apartado del men izquierdo de la pgina web:
Previamenet a pulsar el botn Registrar Certificado Electrnico es necesario e imprescindible

cumplir los requisitos descritos en la pgina. Una vez cubiertos, pulsamos el botn.
Aparecer la siguiente advertencia:
Seleccionamos No volver a mostrar esto para esta aplicacin o pgina web y hacemos clic en
Permitir.
Se abrir la siguiente ventana, donde seleccionaremos nuestro certificado y haremos clic en OK:
A continuacin nos devolver a la pgina inicial, donde veremos un mensaje en verde en la parte
inferior de la pantalla que dice Certificado Registrado. Esto nos indica que el proceso se ha
realizado con xito:
3 BUSQUEDA DE TRMITES
La OV nos ofrecer la posibilidad de realizar bsquedas de los trmites con el COAA en los que
seamos participantes.
Los criterios de bsqueda disponibles son los siguientes:
Tipo de Trmite: Por defecto Expediente de Visado.
Tipo de Fase: Desplegable con todas las fases existentes para un expediente. Podremos
seleccionar una.
Nmero: Podremos indicar el numero (identificador nico del COAA) del trmite a buscar si lo
conocemos.
Ao: El ao de creacin del trmite.
N en Sistema Antiguo: Nmero del trmite en el sistema informtico de visado anterior en caso
de que este sea previo a la implantacin de la OV.
Cdigo de Estudio: Nmero de identificacin que asigna el arquitecto al trmite.
Estado: Situacin del trmite en el flujo del proceso de tramitacin.
Con Informes de Reparo Pendientes: Trmites que tienen informes de reparo pendientes de
subsanar.
Emplazamiento: Datos relativos a la direccin de los emplazamientos definidos en el trmite.
10
Indicaremos la informacin necesaria y le daremos al botn Buscar. Los resultados se mostrarn

en un listado debajo de los criterios de bsqueda:
Los resultados se muestran de 10 en 10, en el caso de que existan ms de 10 trmites con los
criterios de bsqueda que hemos introducido, nos moveremos por las pginas de resultados del
men de navegacin situado en la parte inferior izquierda de los resultados.
Para entrar en el trmite que queramos, le daremos al botn Ver que se encuentra a la izquierda
del mismo.
11
4 TRAMITACIN DE EXPEDIENTES DE VISADO

4.1
Nuevo Expediente de Visado
Para generar un nuevo Expediente de Visado, le daremos a la opcin Nuevo Trmite del men
izquierdo de la pantalla:
Se abrir una ventana que nos mostrar seleccionada la opcin Expediente de Visado. Le daremos
Siguiente:
12
Nos pedir que indiquemos las fases que tiene el Expediente que estamos creando. Por defecto
aparecer marcada la fase F00 Comunicacin de Encargo:
Una vez marcadas las fases, le daremos Finalizar y automticamente nos llevar al nuevo
Expediente, donde podremos cumplimentar la informacin tanto del Expediente y la Comunicacin
de Encargo como la de las fases asociadas.
4.2
Expediente de Visado
La informacin de Expediente de Visado se encuentra distribuida en diferentes pestaas ordenadas

de forma lgica en funcin de su cumplimentacin. Estas pestaas son:
Datos Generales.
Emplazamientos.
Participantes.
Documentacin.
Comunicaciones de Encargo/Fases.
13
4.2.1
Pestaa Datos Generales
Para rellenar la informacin le daremos al botn Editar que veremos en la parte inferior izquierda
de la pantalla:
Los datos generales asociados a un Expediente son los siguientes:
Nmero: Este dato se cumplimentar automticamente. Es un nmero identificador nico del

Expediente, correlativo dentro de cada ao natural y que comenzar en uno. Por ejemplo,
25/2014 sera el trmite 25 del ao 2014.
Los expedientes de visado tendrn el subnmero (0) y todos los trmites y fases que se generen
a raiz de este tendrn el subnmero (1), (2) y as sucesivamente en el orden en el que se creen.
Por ejemplo, el expediente 25/2014(0) con las tres siguientes fases:
o
25/2014(1) F00 Comunicacin de Encargo.
25/2014(2) F01- Estudios Previos.
25/2014(3) F02 Anteproyecto.
14
N en Sistema Antiguo: Para los expedientes que se crearon previamente a la implantacin del
nuevo sistema de tramitacin electrnica, en este campo se mostrar el nmero que tenan en
el sistema informtico de visado anterior.
Tipo: En este caso Expediente de Visado, se cubrir por defecto.
Modo de Presentacin: Para los expedientes creados desde la Oficina Virtual ser Telemtico.
Estado: Se cumplimentar automticamente. Estado en el que se encuentra el expediente en

ese momento.
Cdigo de Estudio: Cdigo de identificacin del expediente usado internamente por el colegiado
en su estudio.
Denominacin del Trabajo: Nombre que identifica al proyecto
Tipos de Trabajo: Seleccionaremos las que sean necesarias del listado de opciones.
Tipo de Promocin: Seleccionar Pblico, Privado.
Tipologa: Seleccionar una o varias del listado.
Observaciones al Colegiado: Campo de texto libre para dar indicaciones.
Una vez cumplimentada la informacin, le daremos a Aceptar.

4.2.2
Pestaa Emplazamientos
En esta ventana podremos revisar el listado de emplazamientos asociados al Expediente.
4.2.2.1
NUEVO EMPLAZAMIENTO
Para crear un nuevo emplazamiento del proyecto le daremos Nuevo. Se abrir una ventana en la
que indicaremos la direccin del nuevo trabajo:
15
Dispondremos de un enlace Ayuda que nos permitir acceder a la sede del catastro para
identificar la referencia catastral del emplazamiento.
4.2.3
Participantes
Capturamos a continuacin la informacin relativa a los Participantes. Iremos a la pestaa

Participantes, donde veremos que por defecto nos ofrece al arquitecto que haya dado de alta el
Expediente:
16
Editaremos esta informacin para completar los detalles del arquitecto para este expediente
dndole al botn Editar:
Se abrir una ventana en la que completaremos la informacin necesaria y le daremos Aceptar.

4.2.3.1
NUEVO PARTICIPANTE
Si necesitamos aadir nuevos participantes, le daremos a la opcin Nuevo:
Se abrir una ventana en la que en primer lugar, indicaremos el perfil del participante que
queremos aadir.
17
Los perfiles asociados a un Expediente pueden ser:
Aparejador
Arquitecto Colegiado
Arquitecto Habilitado
Arquitecto Tcnico
Constructor
Encargante
Otros
Promotor
Representante
Sociedad Profesional
En el caso de Arquitectos Colegiado, Habilitados y Sociedades Profesionales, nos abrir la ventana

especfica para buscar entre los participantes de este tipo existentes en la base de datos del COAA:
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Le daremos al botn Buscador, se abrir una ventana en la que escribiremos el nombre y/o N de
Colegiado y le daremos a Buscar:
Nos cargar automticamente la informacin relativa al colegiado o sociedad profesional en la

ventana previa y podremos seguir cumplimentando el resto de informacin (Forma de Pago,
Funcin, %Facturacin y Firma):
En el caso de que estemos aadiendo un participante de otro tipo de perfil (por ejemplo un
Encargante), deberemos cumplimentar toda la informacin del mismo que se detalla a continuacin
y le daremos a Aceptar:
19
Siempre que demos de alta a un perfil que sea una persona jurdica, deberemos de indicar una
persona fsica que la representa.
4.2.4
Documentacin
Es posible adjuntar documentacin a las Comunicaciones de Encargo y Fases para su visualizacin y

verificacin por parte del COAA. Para ello, iremos a la pestaa Documentacin del trmite:
20
Le daremos al botn Nuevo Archivo en el caso de que solo queramos subir y firmar un Archivo en
ese momento:
Se abrir una ventana que nos permitir subir la documentacin en cada una de las diferentes
clasificaciones documentales disponibles.
El arbol de tipologa de documentos a subir que aparece inicialmente es diferente para cada tipo de
fase y expediente e indica los tipos de documentos que deben existir de manera obligatoria.
Es importante que los documentos estn correctamente clasificados ya que, si posteriormente se
van a visar, dependiendo de la carpeta donde se encuentre se les incrustar el sello de visado o no.
Una vez seleccionado el Tipo, le daremos a Examinar y seleccionaremos el documento a subir y por
ltimo le daremos a Ver y Firmar:
Es importante indicar que el lmite de tamao por fichero es de 15Mb.

Se abrir una ventana con el documento que estamos subiendo. En este punto, debemos tener
introducido el DNIe en el lector de tarjetas y proceder a Firmar y Adjuntar al trmite:
21
Se abrir una ventana en la que seleccionaremos al certificado con el que queremos firmar y le
daremos Ok:
Nos pedir la clave del DNIe, la introduciremos y le daremos Aceptar:
22
Una vez introducida, se mostrar un aviso emergente en la esquina inferior derecha de nuestra
pantalla, fuera de la OV, solicitando confirmacin para la firma. Daremos a Si.
En el caso de que queramos subir varios documentos en una nica operacin y firmarlos
posteriormente, le daremos a la opcin Subir Varios Archivos:
Se abrir una ventana en la que indicaremos en primer lugar el tipo de documentos que vamos a
subir, despus le daremos al Examinar y con la tecla Ctrl del teclado pulsada, marcaremos todos
los documentos a subir de nuestro ordenador y le daremos al botn Subir Archivos:
Nos aparecer una barra con el proceso de avance en la subida de documentos:
23
Una vez que se hayan subido todos los documentos, nos dar un mensaje de finalizacin:
Posteriormente, veremos una columna que nos indica los arquitectos que faltan por firmar, ya que
es necesario que todos los arquitectos que sean participantes de la entrada y tengan marcado
Firma en su ficha, firmen los documentos que se suban a los trmites.
Para firmarlos, existen dos opciones:
Firmar uno a uno mediante el botn Firmar que aparece a la derecha cada documento:
Se abrir una ventana con el documento, y seguiremos los mismos pasos que hemos indicado para
firmar en la subida de un solo documento:
24
Firmar varios archivos a la vez, utilizaremos el botn Firmar Archivos Seleccionados. Para
ello, previamente marcaremos la casilla situada al lado de los documentos que queremos
firmar.
Una vez que hemos pulsado en Firmar Archivos Seleccionados se mostrar una ventana de
seguimiento donde se podr visualizar el listado de archivos seleccionados y si ya se ha procedido a
su firma:
25
Para cada uno de estos archivos, se mostrar el mensaje emergente de confirmacin donde
deberemos indicar Si.
Una vez finalizado el proceso, se mostrar un mensaje confirmando el nmero de archivos firmados.
4.2.5
Comunicaciones de Encargo/Fases
Una vez cumplimentada la informacin del Expediente, iremos a la pestaa Comunicaciones de

Encargo/Fases para continuar cumplimentando la informacin, en este caso, la relativa a la
Comunicacin de Encargo que queremos enviar al COAA vinculada a este nuevo Expediente:
4.3
Comunicacin de Encargo
El acceso a los trmites de tipo Comunicacin de Encargo, se puede realizar desde la pestaa
Comunicaciones de Encargo/Fases del Expediente o desde el buscador de trmites, indicando en
el filtro Tipo de Fase el valor F-00 Comunicacin de Encargo, el nmero del mismo o cualquier
otra informacin que tengamos para buscarlo:
26
La informacin de la Comunicacin de Encargo se encuentra distribuida en diferentes pestaas

ordenadas de forma lgica en funcin de su cumplimentacin. Estas pestaas son:
Datos Generales.
Emplazamientos.
Participantes.
Documentacin.
Comunicaciones de Encargo/Fases.
Informes de Reparo.
4.3.1
Datos Generales
Dentro de la Comunicacin de Encargo, en la pestaa Datos Generales, tendremos la posibilidad de

ir al Expediente asociado a la comunicacin desde la opcin Ir al Trmite original.
Capturaremos desde la Comunicacin de Encargo la informacin relativa a la misma. Para ello, le
daremos al botn Editar que se encuentra en la parte inferior izquierda:
27
Los datos generales asociados a una Comunicacin de Encargo son los siguientes:
Nmero: Este dato se cumplimentar automticamente. Es el nmero identificador nico del

28
Tipo: En este caso F00 Comunicacin de Encargo, se cubrir por defecto.

ese momento.
en su estudio.
Nivel de Atencin: Normal o Urgente.
Denominacin del Trabajo: Nombre del proyecto.
Tipos de Trabajo: Seleccionar una o varias del listado.
Gestin de Cobro: Seleccionar Si o No.
Cliente AUTORIZA visado de documentos: Seleccionar Si o No.
Observaciones al Colegiado: Campo de texto libre para poner indicaciones.
29
4.3.2
Emplazamientos
En el caso de que se haya cumplimentado los Emplazamientos en el Expediente de Visado vinculado,

esta informacin aparecer por defecto en la Comunicacin de Encargo y las fases asociadas. Si
fuera necesario modificar estos datos, podremos hacerlo mediante el botn Editar.
Si este cambio se realiza en la Comunicacin de Encargo, todas sus fases vinculadas donde no se
hayan modificado estos datos, tomarn la nueva informacin.
4.3.2.1
NUEVO EMPLAZAMIENTO
Podremos aadir nuevos emplazamientos si fuera necesario con el botn Nuevo:
Ver informacin adicional en el apartado 4.2.2.

4.3.3
Participantes
En el caso de que se haya cumplimentado los Participantes en el Expediente de Visado vinculado,

esta informacin aparecer por defecto en la Comunicacin de Encargo y las fases asociadas. Si
fuera necesario modificar estos datos, podremos hacerlo mediante el botn Editar.
Si este cambio se realiza en la Comunicacin de Encargo, todas sus fases vinculadas donde no se
hayan modificado estos datos, tomarn la nueva informacin.
30
4.3.3.1
NUEVO PARTICIPANTE
4.3.3.2
Podremos aadir nuevos participantes si fuera necesario con el botn Nuevo:

4.3.4
Documentacin
Ver esta funcionalidad en detalle en el apartado 4.2.4.

4.3.5
Una vez cumplimentada la informacin, iremos a la pestaa Comunicaciones de Encargo/Fases y

le daremos al botn Firmar Comunicacin de Encargo.
Se abrir el texto de la Comunicacin de encargo que se generar automticamente en base a toda

la informacin que hemos introducido en el trmite.
31
Una vez hayamos comprobado que esta todo correcto, podremos firmar la Comunicacin de Encargo
mediante el DNIe que debe introducirse previamente en el lector de tarjetas.
Pincharemos en Firmar y Enviar y tras unos segundos se abrir una ventana para que
seleccionemos el certificado con el que vamos a firmar. Lo seleccionamos y marcamos OK.
32
Nos pedir el PIN de nuestro DNIe y daremos Aceptar:
En ese momento tanto el Expediente como la Comunicacin de Encargo se enviarn al COAA,

pasando a estar Abiertos, no siendo posible ya modificar los datos firmados.
En el caso de que haya ms arquitectos colegiados como participantes en el trmite con el campo
Firma marcado en su ficha, ser necesario que todos firmen el documento de la comunicacin de
encargo como hemos explicado en este punto. Una vez que haya firmado el ltimo, se enviar al
COAA.
En el caso de que realicemos algn cambio en la Comunicacin de Encargo, existe la posibilidad de
volver a generarla en la pantalla principal utilizando la opcin Regenerar Comunicacin de
Encargo:
4.3.6
Informes de Reparo
Ver esta funcionalidad en detalle en el apartado 5.
4.4
Fases
Para acceder a una fase de un Expediente podemos seguir los siguientes pasos:
Indicar su nmero o cualquier otro filtro en la opcin Buscador Trmites del men izquierdo.
Desde el Expediente o Comunicacin de Encargo asociados a travs de la pestaa Comunicaciones
de Encargo/Fases.
33
4.4.1
Datos Generales
En la pestaa Datos Generales capturaremos la informacin relativa a la fase. Para ello, podremos
bien copiar los datos ya introducidos previamente en la Comunicacin de Encargo asociada con el
botn Copiar Datos del Trmite de Comunicacin de Encargo o introducirlos manualmente
dndole al botn Editar que se encuentra en la parte inferior izquierda:
Los datos generales asociados a una Comunicacin de Encargo son los siguientes:
Nmero: Este dato se cumplimentar automticamente. Es el nmero identificador nico del

34
Tipo: Se cubrir automticamente con la tipologa de la fase.

ese momento.
en su estudio.
Nivel de Atencin: Normal o Urgente.
Denominacin del Trabajo: Nombre del proyecto.
Tipo de Trabajo: Seleccionar el que corresponda.
Nmero de Viviendas Afectadas: Un nmero mayor o igual que cero.
Visado Obligatorio: Seleccionar Si o No.
Observaciones al Colegiado: Campo de texto libre.
PEM: Presupuesto de ejecucin material en euros.

4.4.2
Emplazamientos
En el caso de que se haya cumplimentado los Emplazamientos en la Comunicacin de Encargo,

aparecern por defecto en las fases vinculadas. Si fuera necesario modificar estos datos, podremos
hacerlo mediante el botn Editar, aplicndose los cambios solo en la fase en el que nos
encontremos:
4.4.2.1
NUEVO EMPLAZAMIENTO
Podremos aadir nuevos emplazamientos si fuera necesario con el botn Nuevo.

4.4.3
Participantes
En el caso de que se haya cumplimentado los Participantes en la Comunicacin de Encargo,

aparecern por defecto en las fases vinculadas. Si fuera necesario modificar estos datos, podremos
35
hacerlo mediante el botn Editar, aplicndose los cambios solo en la fase en el que nos
encontremos:
4.4.3.1
NUEVO PARTICIPANTE
Podremos aadir nuevos participantes si fuera necesario con el botn Nuevo.

4.4.4
Datos Tcnicos
Cumplimentaremos la informacin de los Datos Tcnicos de la fase:
36
4.4.4.1
NUEVO DATO TCNICO
Para agregar una nueva fila en los Datos Tcnicos, le daremos a Nuevo y se habilitarn los campos
para introducir la informacin necesaria. Una vez hayamos introducido toda la informacin relativa
a este dato, le daremos a Aceptar:
Ser siempre necesario definir un Grupo y Subgrupo. En funcin de la seleccin realizada se

cumplimentar de forma automtica el Coeficiente asociado.
A continuacin es necesario indicar la Superficie corespondiente.
En funcin del Grupo y Subgrupo ser necesario definir la Correccin por Altura o la Repercusin por
emplazamiento.
Tambin se podr indicar para cada registro el Grado de Intervencin que aplica y si se trata de
Superficies Especiales Comunes.
Con todos estos datos, el sistema calcular automticamente el Valor Orientativo.
Podremos aadir tantas lneas de datos tcnicos como sea necesario.
37
Adicionalmente, dispondremos de un cuadro Otros presupuestos, donde podremos indicar otros

importes que se sumarn automticamente al Valor Orientativo:
En este apartado existir una ayuda en linea que nos dar acceso a un documento con las
aclaraciones para el clculo del CV. Daremos clic con el ratn sobre el mismo y se abrir en otra
ventana:
38
4.4.4.2
COPIAR DATOS TCNICOS DE UNA FASE A OTRA
Es posible adems copiar los datos tcnicos de una fase a otra, para ello, en la fase en la que
queremos copiar los datos, iremos a la pestaa Datos Tcnicos y le daremos a la opcin Copiar
39
Se abrir una ventana en la que debemos seleccionar la fase de la que queremos copiar, una vez
hecho, le daremos Aceptar.
Automticamente sobre la fase en la que estamos, se cargaran los datos tcnicos de la fase
seleccionada.
4.4.5
Documentacin
Ver esta funcionalidad en detalle en el apartado 4.2.4.

4.4.6
Una vez hayamos terminado de cumplimentar la informacin, iremos a la pestaa Comunicaciones

de Encargo/Fases y enviaremos la Fase al COAA mediante el botn Enviar Fase al COAA. Una vez
enviada para su tramitacin ya no ser posible modificar los datos introducidos.
4.4.7
Informes de Reparo
Ver esta funcionalidad en detalle en el apartado 5.
40
5 INFORMES DE REPARO
La OV permitir visualizar los informes de reparo enviados por el COAA relativos al proceso de
visado de una o varias fases de un Expediente. Para acceder a ellos existen dos vas:
Ir a la pestaa Informes de Reparo de la fase para la que nos hayan notificado que existen
incidencias.
En el buscador de trmites accesible desde el men izquierdo de la OV Buscar Trmites,
podremos buscar las fases sobre las que tenemos reparos pendientes. Para ello, marcaremos la
opcin de filtrado Con Informes de Reparos Pendientes junto con el resto de criterios de
bsqueda. Le daremos al botn Buscar:
Seleccionaremos una de las fases que aparezcan en el listado de resultados, la abriremos y

accederemos a la pestaa Informes de Reparo:
Podremos descargar el informe para ver que reparos nos han indicado desde el COAA pulsando el
botn Descargar. Se abrir un archivo PDF:
41
En ese momento podremos hacer las modificaciones en el expediente que sean necesarias, cambiar
la informacin capturada, corregir o aadir la archivos en la documentacin de la fase. Todo lo que
sea necesario en cada caso, teniendo en cuenta que en este momento toda la informacin que
hemos introducido previamente es editable.
Una vez hayamos terminado de hacer los cambios, podremos ir a la pestaa Informe de Reparos y
responder al COAA acerca informe que nos han enviado, pulsando al botn Responder. Se abrir
una ventana en la que indicaremos lo que consideremos necesario:
Una vez enviada la respuesta, volveremos a la pestaa Comunicaciones de Encargo/Fases y

daremos en Enviar COAA para volver a enviar la fase que ya hemos rectificado. Una vez hecho esto,
la fase se enviar al COAA para su tramitacin y ya no podremos modificar los datos nuevamente.
42
6 DESCARGA DE DOCUMENTOS VISADOS

Cuando el visado ha sido aprobado y se han visado los documentos necesarios para cada fase, desde
el COAA se enviar una notificacin indicando que se ha realizado el visado. En este punto y una vez
satisfechos todos los aspectos relativos al servicio de visado documental proporcionado por el COAA,
ser posible descargar los documentos visados desde la OV.
Para ello, entraremos en la fase de la que queremos descargar los documentos y accederemos a la
pestaa Documentacin:
Veremos los documentos subidos, la fecha en la que fueron Visados y podremos Descargar Versin
Visada de los mismos para desacargar uno a uno los archivos ya visados.
Existe tambin la posibilidad de descargar todos los documentos visados de una fase a la vez. Para
ello haremos clic en Descargar Todo, botn que aparece en la parte superior derecha de la
ventana Documentacin:
43
Una vez descargados los documentos en nuesto ordenador, veremos que en cada una de las hojas
del archivo visado figurar el sello del visado del COAA:
44
7 EL SELLO DEL VISADO

La documentacin visada ser sellada con una marca de agua en todas sus pginas. El Sello de
Visado incluye la fecha de Visado y el nmero de Expediente Colegial.
El sello queda por detrs de los textos y lneas (vectorizados), permitiendo la legibilidad de la
documentacin y del sello.
Sin embargo, cuando la documentacin incluye rasters (escaneados), el sello queda por detrs del
raster por lo que no es visible. Esto se debe tener en cuenta a la hora de crear los Archivos, como
por ejemplo el plano de situacin, por lo que se cumplir con la regla siguiente:
En todas las pginas de los Archivos a visar, se dejar un espacio de 9.00 x 3.00 cm reales en el
extremo inferior derecho de la pgina, que no podr ser ocupado por ningn elemento raster o
parte del mismo.
Asimismo, se evitar en esta zona una acumulacin de otros elementos incompatibles con la
legibilidad del Sello de Visado.
El COAA garantiza que la impresin de estos Archivos con la marca de agua de visado es aceptada
por las diferentes administraciones.
Por ahora no se prevee que las oficinas de supervisin de las administraciones acepten la mera
entrega de la documentacin en soporte informtico, por lo que habr que hacer las copias
impresas oportunas.
45
8 FAQ
Qu necesito para utilizar la Oficina Virtual?

Son necesarias dos cosas.
o
Por un lado, un usuario y clave para acceder a la Oficina Virtual. Este usuario y clave son los
mismos que los utilizados en la nueva pgina web del COAA y han sido suministrados a cada
colegiado mediante notificacin por correo electrnico y carta.
Por otro lado, se debe disponer del DNIe con certificado electrnico en vigor para poder
firmar la informacin y documentos a enviar al Colegio para su visado.
Debo conservar el token del sistema antiguo?

No. Ya no ser necesario utilizar el token ya que la autenticacin se realizar mediante usuario
y clave y la firma mediante el DNIe.
Cmo tengo que hacer para usar mi DNIe?

El DNI debe disponer de un chip donde se encuentra el certificado electrnico. En el caso de
que el DNI no tenga este chip, ser necesario solicitar cita en la Direccin General de la Polica
en persona o a travs de Internet (https://www.citapreviadnie.es) para proceder a su
renovacin.
En el caso en que el DNI ya disponga de chip, ser necesario verificar que el certificado
electrnico que contiene est vigente. La vigencia de este certificado es de dos aos desde la
fecha de emisin del DNI o desde la renovacin del certificado. En el caso en que haya
transcurrido ms tiempo, ser necesario ir a la Polica para obtener un nuevo certificado.
Algunas oficinas de la Polica disponen de cajeros que permiten la renovacin sin necesidad de
solicitar cita previa. Si no se dispusiera de ellos ser necesario solicitar cita.
Por otro lado, debemos disponer de un lector de tarjetas compatible con el DNIe. Este lector
debe conectarse al ordenador, generalmente mediante un puerto USB y proceder a su
instalacin. A continuacin insertar el DNIe
en el mismo y verificar que se ha identificado
correctamente en el sistema. Existe ms informacin en la pgina oficial de DNIe

http://www.dnielectronico.es/.
Finalizado este proceso, se debe acceder a la Oficina Virtual con usuario y contrasea y seguir
las instrucciones indicadas en el apartado Registrar DNIe.
Puedo utilizar otros certificados digitales como los de la Fabrica Nacional de Moneda y
Timbre (fnmt)?
No. El COAA ha tomado la decisin estratgica de utilizar exclusivamente el DNIe.
Cundo necesitar utilizar mi DNIe?

Para la consulta de la informacin de los distintos trmites no ser necesario la utilizacin del
DNIe. S ser necesario en los siguientes momentos:
o
En la firma y envo de las comunicaciones de encargo.
En la firma y envo de la documentacin asociada a cada uno de los expedientes y fases.
46
Tengo que aportar algn tipo de documentacin adicional o diferente en la Oficina Virtual
que en la presentacin en mostrador?
No ser necesario aportar ninguna documentacin adicional. De hecho, se eliminar la
necesidad de aportar la comunicacin de encargo ya que sta se generar de forma automtica
por la Oficina Virtual en funcin de los datos introducidos relativos al expediente o fase.
Cmo me notificar el COAA el estado de mi expediente?

Las notificaciones se continuarn realizando a la cuenta de correo electrnico que haya
indicado el colegiado al COAA.
Podr hacer algo ms en la Oficina Virtual aparte de presentar mis expedientes de visado?
En el momento de puesta en produccin de la Oficina Virtual se ofrecer al colegiado los
siguientes servicios:
o
Consulta de expedientes.
Visado electrnico.
Actualizacin de informacin del colegiado.
No obstante, este es solo el primer paso. Est previsto ampliar en los prximos meses el listado
de trmites online que permitirn a los arquitectos realizar numerosas gestiones con el COAA sin
necesidad de desplazarse.
Si cambio mi usuario o clave en la Oficina Virtual, tambin cambiarn para acceder a la

parte privada de la web del COAA?
S. La gestin del acceso a la parte privada de la web del COAA y a la Oficina Virtual est
completamente sincronizada.
47

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COLEGIO OFICIAL DE ARQUITECTOS DE ASTURIAS

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REQUISITOS PREVIOS PARA EL USO DE LA OFICINA VIRTUAL ..............................................2

ACCESO A LA OFICINA VIRTUAL DEL COAA ..............................................................................3

Cerrar Sesin ...........................................................................................................................4

Cambio de Contrasea ............................................................................................................7

Registro de DNIe ......................................................................................................................7

BUSQUEDA DE TRMITES ......................................................................................................... 10

TRAMITACIN DE EXPEDIENTES DE VISADO ......................................................................... 12

Pestaa Emplazamientos .............................................................................................. 15

Datos Generales ............................................................................................................ 27

Datos Generales ............................................................................................................ 34

Datos Tcnicos .............................................................................................................. 36

Comunicaciones de Encargo/Fases .............................................................................. 40

INFORMES DE REPARO ............................................................................................................. 41

DESCARGA DE DOCUMENTOS VISADOS ................................................................................ 43

EL SELLO DEL VISADO ............................................................................................................... 45

COLEGIO OFICIAL DE ARQUITECTOS DE ASTURIAS

Manual de Usuario Oficina Virtual COAA

1 REQUISITOS PREVIOS PARA EL USO DE LA OFICINA VIRTUAL

Instalacin y verificacin del correcto funcionamiento de Java en el ordenador desde donde se

Instalacin de Adobe Acrobat.

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Manual de Usuario Oficina Virtual COAA

2 ACCESO A LA OFICINA VIRTUAL DEL COAA

Acceso a la Oficina Virtual

A travs de la OV en la direccin http://www.coaasturias.org. En este caso, se mostrar la

Introducimos el nombre de usuario y contrasea que se nos ha facilitado y hacemos clic en

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Modificacin de Datos Personales

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A continuacin si deseamos editar o completar algn dato referente a nuestra direccin,

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Desde la OV se ofrece la posibilidad de modificar la contrasea de acceso. Esta opcin aparece en el

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Previamenet a pulsar el botn Registrar Certificado Electrnico es necesario e imprescindible

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Los criterios de bsqueda disponibles son los siguientes:

Tipo de Trmite: Por defecto Expediente de Visado.

Ao: El ao de creacin del trmite.

Cdigo de Estudio: Nmero de identificacin que asigna el arquitecto al trmite.

Estado: Situacin del trmite en el flujo del proceso de tramitacin.

Emplazamiento: Datos relativos a la direccin de los emplazamientos definidos en el trmite.

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Indicaremos la informacin necesaria y le daremos al botn Buscar. Los resultados se mostrarn

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4 TRAMITACIN DE EXPEDIENTES DE VISADO

Nuevo Expediente de Visado

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La informacin de Expediente de Visado se encuentra distribuida en diferentes pestaas ordenadas

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