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Descritivo Tcnico

A seguir, apresentamos a voc o SophiA Biblioteca, um sistema de gesto abrangente e eficiente, em


constante atualizao, que permite acesso rpido s informaes, otimizando inmeras tarefas da sua
biblioteca.

Facilidade de uso

Suporte tcnico

O SophiA requer apenas conhecimentos bsicos de


Windows para sua operao. A interface grfica foi
projetada
para
dispor
das
informaes
ergonomicamente, facilitando sua assimilao e
reduzindo o tempo de aprendizado de uso. No
necessria a abertura de mtiplas janelas para
operar o sistema, facilitando a visualizao e
localizao do bibliotecrio dentro do sistema. O
usurio ainda pode consultar o sistema de ajuda
online, presente no prprio software.

Adquirindo o SophiA Biblioteca para sua escola, voc


conta com o apoio de uma equipe preparada para
auxili-lo(a) a utilizar melhor todos os recursos que o
software lhe oferece e a resolver qualquer problema
referente ao programa. A Prima possui mais de 10
anos de experincia com sistemas de administrao
escolar e conta hoje com mais de 2.000 clientes no
Brasil e no exterior.

Adequao

Segurana

O SophiA um sistema configurvel que se adapta


a bibliotecas de diversos tipos e
portes.
Alm disso, pode ser
utilizado por vrias pessoas
simultaneamente, atravs de rede.
Desta forma, um colaborador pode
cadastrar um usurio na recepo,
enquanto outro pode emitir um
relatrio com estatsticas de
circulao, ao mesmo tempo.

Os dados armazenados no SophiA Biblioteca so


protegidos por senhas individuais. Assim, voc pode
definir as reas a que cada funcionrio ter acesso e
impedir que pessoas no autorizadas utilizem o
sistema.
O SophiA tambm dispe de recursos para realizar
back-ups peridicos dos dados, evitando perdas de
informaes.

Baixo custo de implantao


O SophiA um soluo de custo reduzido, acessvel
at mesmo a bibliotecas de pequeno porte.

Facilidade de instalao
A instalao do SophiA Biblioteca simples e
rpida, podendo ser feita pelo
prprio cliente.

Av. Adhemar de Barros, 566 Sala 208 Vila Adyana


CEP 12245-010 So Jos dos Campos SP
Telefones: (12) 3941.4658 e 0800.55.70.74
Fax: (12) 3941.4658
vendas@primasoft.com.br
www.primasoft.com.br

Descritivo
Cadastro do acervo
Devido s especificidades de cada tipo de material, dividimos o cadastro do acervo em 3 partes: cadastro de
obras, peridicos e legislaes.

Cadastro de Obras
Em Obras, possvel armazenar e acessar dados sobre itens em qualquer suporte de seu acervo (CD, Fita
de vdeo, hemeroteca etc. ) Tudo organizado de forma que voc tenha acesso s informaes de maneira
rpida e descomplicada. A visualizao das informaoes do registro normalizada de acordo com o AACR2
(Anglo American Cataloging Rules). Para acrescentar novos intens ou fazer alteraes, o SophiA dispe de
planilhas onde facilmente e rapidamente voc pode trabalhar. Possui busca simples e avanada.

Na parte inferior da tela, so registradas informaes sobre os exemplares, com o nmero de exemplares
referentes ao ttulo em destaque no grid, forma de aquisio, situao do exemplar, localizao dentre
outras informaes.
Acima, est o Grid com todas as obras encontradas para a pesquisa feita no acervo. Ao lado, a descrio do
item, indicado pela setinha no grid, visualizada segundo padres e normalizaes da biblioteconomia.
O SophiA tambm permite a associao de mdias como imagens, arquivos de udio ou at mesmo vdeos
a uma obra. Estas mdias podero ser acessadas pelos usurios da biblioteca no ato de consulta do
acervo, ilustrando e complementando as informaes sobre as obras.
Para o cadastro de mltiplos exemplares, no necessrio redigitar os dados. O SophiA realiza esta tarefa
automaticamente, poupando tempo e esforo.
possvel, tambm, cadastrar analticas de uma obra, descrevendo captulos e contedos recuperveis
pelo usurio. Alm disso, o sistema controla as reservas, criando uma lista de usurios interessados em
determinada obra.
Outro recurso do SophiA a possibilidade de diviso do acervo em mltiplas bibliotecas, atravs da
definio do local do exemplar.

Integrao SophiA e Marc-21 ( Mdulo MARC )


O SophiA permite a catalogao usando qualquer informao constante no padro MARC-21. O
Bibliotecrio tem a opao de trabalhar diretamente na planilha MARC-21, ou na planilha SophiA que
preenche automaticamente os campos e subcampos MARC, sem esforo por parte do bibliotecrio, para
futuro intercmbio de registros. Trabalhando em planilha MARC as informaes so automaticamente
acrescentadas nas planilhas SophiA tambm.
Relatrios gerados
Relatrios do MEC ( Opcional )
Aquisies por periodo.
Informaes de obras, ordenadas por autor, assunto ou ttulo;
Resumo de obras;
Etiquetas diversas, com ou sem cdigo de barras;
Relatrio Topogrfico;
Referncia bibliogrfica;
Informaes de exemplares, ordenados por ttulo, editora e coleo;
Seleo do relatrio de exemplares pela situao do exemplar (emprestados, disponveis, reservados);
Aquisies por perodo;
Tombos vagos (permite o reuso de tombos);
Exemplares tombados por perodo.

Cadastro de Peridicos
O Cadastro de Peridicos permite o cadastro e o acesso a dados sobre revistas, jornais, boletins e artigos
que eventualmente constem nestes materiais. Controle de assinaturas.

Ele controla nmeros e artigos de peridicos, armazenando para cada peridico seus nmeros sem
necessidade de redigitao. A apresentao dos nmeros de cada exemplar feita de forma bastante
amigvel, permitindo a visualizao cronolgica dos nmeros.
Para aquelas publicaes adquiridas por assinatura possvel especificar o nome e o cdigo de assinante,
o valor e o perodo de assinatura. Pode-se at imprimir um relatrio de assinaturas ordenado
cronologicamente.

Assim como no cadastro de obras, define-se tambm dados sobre a aquisio do exemplar.
As buscas por peridicos podem ser feitas com base em um dos critrios a seguir ou atravs de uma
combinao deles: nmero de tombo, dia de tombamento, data de aquisio do exemplar, localizao, ttulo,
editora, assuntos e autores de artigos da revista, etc.

Informaes cadastradas
Ttulo, subttulo, classificao, editora, not. autor, local de publicao, periodicidade, idioma, ISSN, tamanho,
prazo de emprstimo, assuntos abordados, nome do assinante do peridico, cdigo de assinante, valor
pago pela assinatura, perodo da assinatura, observaes, ano, volume e nmero da edio, nmero de
tombo, data de tombo e perodo de circulao.
Relatrios gerados
Informaes de peridicos, ordenadas por ttulo, periodicidade ou assinatura;
Etiquetas;
Informaes de nmeros (exemplares) de peridicos, ordenados por nmero, situao ou ttulo;
Seleo do relatrio de exemplares pela situao do exemplar (todos, emprestados, disponveis,
reservados);
Artigos do nmero.

Impresso de etiquetas de identificao


O SophiA tambm auxilia na confeco de etiquetas de identificao das obras. Voc define os dados que
devero constar nas etiquetas (cdigo de barras, classificao, nmero de tombo, not. autor, nmero de
seqncia, edio, volume, ttulo), o modelo de impresso e o tamanho da etiqueta. Ento, o SophiA obtm
os dados do sistema automaticamente, criando etiquetas de identificao com rapidez e eficcia.

Pode-se imprimir a etiqueta de uma obra especfica, de todos os exemplares de uma obra ou optar por
imprimir a etiqueta de todas as obras filtradas previamente, de uma s vez.

Cadastro de usurios
O cadastro de usurios permite que voc armazene e acesse informaes teis sobre os clientes da sua
biblioteca.

Na coluna do lado esquerdo da tela, voc seleciona um usurio especfico (ou realiza uma busca por nome).
Do lado direito, tem-se acesso aos dados pessoais do usurio, cadastrados previamente. Logo abaixo,

possvel visualizar a ficha de circulaes do freqentador, com o nmero de tombo das obras, previso e
data de entrega e data de emprstimo.
Uma das principais qualidades do SophiA a possibilidade de personalizao, permitindo ao software
atender as necessidades especficas das instituies. No cadastro de usurios, por exemplo, existem 9
campos e 4 tabelas que voc pode usar para armazenar outros dados que a sua biblioteca precisar.
Em Sanes, o operador do sistema tem acesso ao nmero de vezes que o usurio da biblioteca atrasou o
retorno de livros, pode aplicar multas e realizar o pagamento delas e at mesmo bloquear o usurio at uma
data definida. Assim, evita-se o emprstimo de obras aos alunos que sempre atrasam as devolues.
O Cadastro de Usurios tambm permite que voc associe uma imagem (foto) ao cadastro, permitindo ao
bibliotecrio uma rpida e acurada identificao dos usurios.

As informaes cadastradas no sistema podero ser utilizadas depois, na criao de carteirinhas para os
usurios da biblioteca.
Informaes cadastradas
Nome, tipo (aluno, estagirio, ex-aluno, funcionrio, ncleo de pesquisa avanada ou professor), cdigo,
endereo, bairro, telefone, cidade, CEP, e-mail, nmero do documento, sexo, data de nascimento, curso,
cargo, turma, multa acumulada, data de bloqueio e observaes.
Relatrios gerados
Informaes de usurios, em listagem (dados bsicos) ou formato ficha completa (todas as
informaes);
Ficha de circulao;
Etiquetas (identificao e endereamento);
Carteirinha.

Controle de Circulao
O Controle de Circulao do SophiA gerencia informaes relacionadas a emprstimos e devolues. Com
um clique do mouse, possvel visualizar todos os exemplares emprestados ou atrasados. Para os
atrasados, possvel emitir cartas de cobrana personalizadas e etiquetas de endereamento de maneira
fcil e rpida, com dados obtidos automaticamente do sistema.

O SophiA tambm permite o bloqueio de usurios por indisciplina ou por outros motivos, alm de gerar
recibos de emprstimo (em uma ou duas vias) e de pagamento de multas.
No ato de devoluo do exemplar, o SophiA automaticamente apresenta o nmero de dias em atraso, a
multa e o prazo de bloqueio.
Todo o processo de leitura de dados de usurios e dos exemplares pode ser simplificado e otimizado, com a
utilizao de uma leitora de cdigo de barras.
Para atender necessidades especficas de cada biblioteca, desnvolvemos o SophiA pensando nas
possiblidades de personalizao. Seguem os campos que podem ser configurados pelo bibliotecrio:
Prazo de devoluo de obras e peridicos. Possibilidade de controle individual de cada obra ou
peridico;
Nmero mximo de exemplares que podem ser retirados por tipo de usurio (os tipos so definidos pelo
bibliotecrio);
Prazo de carncia;
Utilizao de multas monetrias e bloqueios de emprstimo;
Definio dos valores de multa por tipo de usurio;
Definio do prazo de bloqueio por tipo de usurio;
Controle de bloqueio pode ser definido em funo dos dias de atraso.
Relatrios gerados:
Estatstica de circulao;
quem foram os X melhores leitores em um determinado perodo? X parametrizado pelo
bibliotecrio;
quais foram os X ttulos que mais foram retirados em um determinado perodo?;
Circulao de exemplares por situao: (todos, emprestados e atrasados);
Ordenao dos relatrios por nome do usurio, data de emprstimo e data prevista de devoluo;
Cartas de cobrana personalizadas (ttulo atrasados, tempo de atraso, etc.).

Relatrios
Um dos processos mais importantes porm mais demorados da administrao de uma biblioteca a criao
de relatrios. Com o SophiA, voc cria e imprime, em poucos segundos, relatrios completos que lhe daro
uma visao clara da situao da sua biblioteca.
Todos os relatrios gerados pelo SophiA podem ser enviados pela internet, atravs de e-mail ou
exportados para diversos formatos de documentos, como Word, Excel, HTML e TXT.

Estatsticas do acervo
O tamanho do acervo e estatsticas de circulao da biblioteca podem ser consultados a qualquer hora,
rapidamente. O SophiA realiza a contagem automtica de exemplares e ttulos.

Auditoria do sistema
O SophiA mantm registro de todas as operaes efetuadas pelos usurios do sistema, permitindo que o
supervisor facilmente identifique todas as operaes realizadas por um certo usurio no sistema ou quem
realizou determinada operao.

Introduo aos mdulos opcionais


Mdulo MARC (Bibliogrfico e autoridade)
MARC (Machine Readable Cataloging Format) um padro utilizado internacionalmente para
representao e comunicao de informaes bibliogrficas. Utilizando este padro, possvel realizar o
intercmbio de dados de acervo entre bibliotecas do Brasil e do mundo inteiro, alm de permitir a
exportao (gravao) e a importao (leitura) de registros bibliogrficos das maiores e mais importantes
bases de dados existentes.
O SophiA tanto importa (l e recebe) quanto exporta (grava e envia) registros bibliogrficos e de autoridades
em MARC-21, alternando entre os formatos SophiA e MARC com o toque de um boto. O sistema faz
automaticamente o relacionamento dos campos, realizando as alteraes no MARC quando estas forem
alteradas no formato SophiA e vice-versa.
O gerenciamento com tela hierrquica no formato MARC (tags e sub-campos) permite a visualizao e o
manuseio dos dados de forma extremamente simplificada, agilizando e facilitando o trabalho do
bibliotecrio.
A elaborao de novos registros em qualquer material disponvel no MARC pode ser feita atravs da criao
de templates (mscaras).
O mdulo MARC tambm controla as tabelas de idiomas e local de publicao permitindo ao bibliotecrio o
controle de sinnimos. Oferece ainda uma tabela completa de sinnimos, possibilitando o gerenciamento
de todos os nomes de tags e sub-campos conforme o interesse da biblioteca.

Mdulos Terminal de Consulta e Terminal Internet


Os mdulos Terminal de Consulta e Terminal Internet permitem aos usurios da biblioteca o acesso aos
dados do acervo, tanto pela rede normal de computadores quanto pela internet (via browser).
A busca pode ser efetuada por diversos campos, tais como ttulo, autores, assuntos, tipo de material (CD,
vdeo, etc.), assuntos e autores de artigos de peridicos, editora, coleo e localizao (biblioteca).
O terminal apresenta ao usurio o nmero de itens retornados pela busca, bem como as informaes gerais
da obra (ttulo, notao de autor, classificao, assunto, autor e o nmero de exemplares disponveis).
O usurio pode ordenar e agrupar o resultado da busca por qualquer dos campos acima (Ex: ordenar o
resultado por assunto ou agrupar por tipo de material).
Permite ainda selecionar uma das obras e apresentar os demais campos da obra e de seus exemplares
(tombo, assuntos, autores, resumo da obra, dentre vrios outros), alm de exibir a capa da obra.

Mdulo de Cadastro Intensivo


O mdulo de cadastro intensivo foi desenvolvido com a finalidade de acelerar o cadastramento do acervo,
atravs do preenchimento automtico dos itens das tabelas auxiliares, medida que estes forem sendo
digitados, reduzindo drasticamente o tempo de cadastro das obras.
O trabalho de cadastro do acervo, com a utilizao deste mdulo, pode ser dividido entre vrios operadores,
otimizando ainda mais o processo.

Mdulo Controle de Aquisies


O Mdulo Controle de Aquisies responsvel pelo cadastramento de pedidos de livros, com informaes
de ttulo, editora, autor, valor unitrio, moeda, dentre outros.
Ele gerencia o fluxo dos pedidos em 3 etapas:
Pedidos em formao;
Emitidos;
Recebidos.
Permite o registro de recebimento total ou parcial do pedido, efetuando o cadastro automatico no acervo dos
itens recebidos, incluindo as tabelas auxiliares.

Mdulo Jurdico
Este mdulo permite o cadastro de legislaes e se apresenta como uma aba na tela principal, entre
peridicos e usurios.
Este mdulo permite o cadastro de normas (tabela adicional) tais como legislao, decretos-lei, dentre
outros, o nmero da norma, datas de edio e publicao, ementa, autores e assuntos relacionados.
H ainda o controle de alteraes na norma, que permite a descrio e o relacionamento com documentos
externos, tais como pginas HTML, documentos Word, Excel, PDF, dentre outros. Como exemplo, tomemos
um decreto-lei que possui vrias alteraes editadas como medidas provisrias e outros, relacionados no
Dirio Oficial da Unio (DOU). Estas alteraes podem redirecionar diretamente pagina do DOU que
contm a alterao, ou um documento Word mantido no escritrio.
Os ttulos no grid esquerdo da tela apresentam as normas seguidas dos respectivos nmeros.
Este mdulo permite a busca por vrios campos do cadastro e altera o terminal de consultas verso rede
para permitir a busca por norma e nmero.

Mdulo Vocabulrio de Interface


Permite que o bibliotecrio renomeie todos os campos das telas e relatrios do sistema, adequando s suas
necessidades particulares. Esta configurao se estende a todos os mdulos do sistema, permitindo a
criao de um sistema totalmente personalizado.
Como exemplo, temos clientes que catalogam informaes de equipamentos e adequaram o SophiA
renomeando os campos da tela de obras.
Este mdulo permitiu a configurao do SophiA para os idiomas Ingls e Espanhol.

Mdulo Disseminao Seletiva da Informao


A funo do bibliotecrio cada vez mais est orientada disseminao da informao ao cliente.
O SophiA oferece, com o mdulo DSI (Disseminao Seletiva da Informao), uma poderosa ferramenta
para auxilila(o) nesta tarefa. A partir de um perfil do cliente, definido pelo mesmo no terminal de
consultas, o SophiA detecta os ttulos e peridicos recm cadastrados, determina quem so os leitores
interessados nestas obras, e envia um e-mail ao cliente informando da disponibilidade da obra.
Sua biblioteca poder oferecer mais um servio de maneira profissional com pouqussimo trabalho de sua
parte. O envio das informaes pode ser no formato de referncia bibliogrfica ou em formato texto
resumido.

Mdulo Cliente Z39.50


O SophiA implementa o protocolo Z39.50 em dois mdulos: no gerenciador e no terminal de consultas.
O protocolo no gerenciador permite que o bibliotecrio faa buscas de registros bibliogrficos em bases de
dados internacionais. Atravs de uma configurao de servidores Z39 e estando o micro ligado Internet,

possvel realizar pesquisas a partir do gerenciador, com uma interface amigvel. Os registros encontrados
so apresentados no formato MARC e o usurio poder facilmente importar estes registros para a base do
SophiA.
No terminal de consulta, o bibliotecrio poder habilitar seus clientes a pesquisarem em bases Z39,
permitindo que o cliente faa sugestes de aquisio com base nos registros encontrados. Por estar
totalmente integrado ao SophiA, o uso do protocolo Z39.50 ao bibliotecrio transparente e muito eficiente.

Mdulo Inventrio
Mdulo separado, em que o bibliotecrio registra os existentes em sua biblioteca (atravs da leitura por
cdigo de barras), e depois exporta essas informaes para o mdulo gerenciador.
Com estas informaes, o Sophia pode emitir relatrios do inventrio do sistema, com listagem de todos os
exemplares existentes na biblioteca, mas no cadastrados no sistema e de todos os exemplares
cadastrados no sistema, mas no localizados na biblioteca.

Mdulo Multi Bibliotecas


Indicado para redes de 2 ou mais unidades de bibliotecas. Permite trabalhar com uma mesma base de
dados bibliogrficos , diferenciando o acervo que est divido fisicamente em unidades distintas de
bibliotecas. As demais bibliotecas passam a ter os mesmos mdulos e licenas da primeira biblioteca,
reduzindo os custos para a implantao do SophiA Biblioteca das demais bibliotecas da rede.
Os exemplares ficam vinculados fisicamente a uma unidade de biblioteca e tal informao disponibilizada
para os usurios finais nos terminais de consulta e Web , permitindo que ele se dirija biblioteca onde o
livro se encontra.
Os perfis de acesso (permisses de trabalho no sistema) passam a ser configurados
permitindo vincular um usurio do sistema a uma unidade da rede de bibliotecas.

por biblioteca,

Relatrios do MEC e consultas ao acervo podem ser relizados considerando toda a rede de bibliotecas ou
pelo filtro de uma unidade da rede.
Ainda possvel configurar o sistema com polticas de emprstimo, sanes, multas, bloqueios, reservas
etc localmente por unidade de biblioteca, permitindo q ue cada biblioteca da rede mantenha caractersticas
particulares.

Mdulo CCN (catlogo coletivo nacional)


O catlogo coletivo nacional o conjunto de informao dos acervos de publicaes seriadas em C&T
existentes em unidades de informao brasileiras. Informa a situao (completa, incompleta, suspensa ou
corrente) da coleo correspondente cada ttulo, indicando a localizao fsica do documento, ou seja, em
qual biblioteca est.
O CCN tem como principais objetivos:

identificar e localizar publicaes seriadas em Cincia e Tecnologia, nacionais e estrangeiras,


disponveis para acesso pblico em instituies no Brasil;
estimular o intercmbio entre bibliotecas, atravs do sistema de comutao bibliogrfica;
facilitar a racionalizao da aquisio de publicaes seriadas, de recomposio de acervos e de
distribuio de duplicatas;
possibilitar a padronizao de entradas de ttulos;
fornecer informaes bibliogrficas sobre publicaes seriadas existentes no pas.

Atravs do Mdulo CCN do SophiA possvel, para as bibliotecas participantes da rede, enviar de forma
simples e automtica dados de coleo para o Ibict, bem como armazenar informaes exigidas pelo CCN
para ttulos de peridicos. (ttulo anterior, posterior, equivalente, qualificador do ttulo, cdigo CCN etc).
Permite ainda gerao de relatrio que permite visualizar de forma compacta coleo completa de
peridicos de cada biblioteca, seguindo o padro TTULO ANO VOLUME(NMEROS).

Configurao mnima exigida


A configurao mnima exigida para o servidor do SophiA Biblioteca um Pentium II 350 Mhz com 64 MB de
memria RAM, que possua o Windows 98 instalado.
O requisito bsico para as mquinas de consulta so: Pentium 166 Mhz, com 32 MB de memria RAM.

Algumas instituies que j utilizam o SophiA Biblioteca


Instituio
CIEE Cent.Integ.Empresa-Escola

Cidade
SO PAULO

UF
Contato
SP Lcia

DDD
11

Telefone
3089-8621

Faculdade de Belas Artes de So


So Paulo
Paulo

SP Leila

11

5576-7300

UNITAU (Universidade de Taubat)


Colgio Avila
Colgio Ave Maria
E.T.E. Jorge Street
Laboratrio Fleury - Bibliotec
Colgio Notre Dame de Campinas
FEATI
Pref. Municipal de Nova Odessa
Lobo DEa Adv. Associados
BADESC
Cent. Educ. Teol. Human. Logos
Colgio Madre Ceclia
Faculdade Santa Izildinha
Fundao Educacional Andradina
Faculdade Santo Amaro
Biblioteca Arbos
SESCOOP NACIONAL

SP
GO
SP
SP
SP
SP
PR
SP
SP
SC
SP
SP
SP
SP
SP
SP
DF

12
62
19
11
11
19
43
19
11
48
11
19
11
18
11
11
61

3635-5166
379-3381
3232-9933
4238-9510
5014-7490
3758-8300
546-1263
3466-2196
3167-1251
216-5034
3315-0986
3252-4033
6919-6376
3722-9600
5521-2400
4979-4470
325-6052

Taubat
MINAU
CAMPINAS
SO CAETANO DO SUL
SO PAULO
CAMPINAS
IBAITI
NOVA ODESSA
SO PAULO
FLORIANPOLIS
SO PAULO
CAMPINAS
SO PAULO
ANDRADINA
SO PAULO
SO PAULO
BRASLIA

Liana
Cida
Valquiria
Rosana
Andria
Snia
Maria das Dores
Josely
Vera
Marcio
Gilson
Rose
Noeli
Claudia
Marly
Daiane
Maria Viana

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