DOCUMENTACION

COMERCIAL BSICA

Documentacin Comercial Bsica

Contenidos que abordaremos:

Concepto de documento.
Introduccin
Clasificacin.

Documentos
Comerciales

Relacionados con la compra venta.

Relacionados con el pago.

INTRODUCCIN

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Qu son los documentos comerciales?

Los documentos
comerciales son
todos los
comprobantes
extendidos por
escrito

En los que se deja

constancia de las
operaciones que
se realizan en la
actividad mercantil

Estos son de vital importancia para mantener un

apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compaa o empresa.

de acuerdo con los

usos y costumbres
generalizadas y
las disposiciones
de la ley.

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Misin que cumplen los documentos comerciales

Veamos a continuacin porqu son importantes estos documentos!

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin,
o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio .
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los
asientos de contabilidad.

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Cmo se clasifican los documentos contables?

Externa

Son las copias que conserva el comerciante de documentos que

enva a otras personas y de los que utiliza dentro de su propia
empresa para una mejor organizacin y control

Interna

Son los comprobantes recibidos de otras personas

Desde el punto de
vista de quin recibe
o emite la
documentacin

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Cmo se clasifican los documentos contables?

Documentos que se archivan y
generan registracin

Factura
Nota de Dbito
Nota de Crdito
Ticket
Recibo

Desde el punto de
vista de
documentacin
que se registra y
archiva:

Pagar
Cheque
Nota de Crdito Bancaria
Orden de Compra
Nota de Venta
Documentos que slo se archivan

Remito
Resumen de Cuenta

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Slo se registran los documentos comerciales?

Adems de los documentos comerciales se registran:

Los instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y
privados (contratos de arrendamiento, depsito).
Y cualquier comprobante que sea respaldo de una
registracin contable, es fuente de informacin (planillas
de sueldos, informes, etc.).

DOCUMENTOS
COMERCIALES

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Cules son los documentos comerciales relacionados con la

compra venta?
En las siguientes placas se detallan las caractersticas de
cada uno!

Orden de
Compra o Nota
de Pedido

Remito

Nota de Venta

Nota de Dbito

Factura

Nota de Crdito

Resumen de
Cuenta

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Orden de Compra
Concepto
Se utiliza para recibir pedidos de los clientes.
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de
compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operacin
y debern extenderse como mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que
lo suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al vendedor.
Quin lo confecciona? Comprador.
Para quin es el Original? Vendedor.
Para quin es el Duplicado? Comprador.
Modelo: Para ver el modelo te invitamos a descargarlo desde el material interactivo.

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Nota de Venta
Concepto
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las
mercaderas que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de
entrega, forma de pago y dems condiciones de la operacin, por la que toma a su
cargo el compromiso de entregarle la mercadera que se detallan en la misma, y el
comprador se obliga a recibirlas.
Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operacin en los
trminos establecidos.
Es emitida por duplicado (el original para el vendedor y el duplicado para el
comprador) y este documento no origina registros contables.
Quin lo confecciona? Vendedor
Para quin es el Original? Vendedor
Para quin es el Duplicado? Comprador
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Remito
Concepto
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos.
En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.
Sirve de base para la preparacin de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente;
el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en
poder del vendedor y se destina a la seccin facturacin para que proceda a la emisin de la
factura.
Por ltimo el triplicado permanece en la seccin depsito para constancia de las mercaderas
salidas. Se extiende, como mnimo, por duplicado; aunque es prctica generalizada hacerlo por
triplicado para que al transportista tambin le quede una constancia de la operacin realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin
valores.
Quin lo confecciona? Vendedor.
Para quin es el Original? Comprador (puede haber un triplicado para el transportista) .
Para quin es el Duplicado? Vendedor (luego de la firma por parte del comprador).

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Factura
Concepto
Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para
el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilizacin queda registrado su
compromiso de pago.
Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador
y el duplicado queda para el vendedor y con l se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada
y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.
En primera instancia, el tipo de factura a utilizar en cada transaccin depender de la condicin
ante el IVA del emisor y del receptor:

Quin lo confecciona? Vendedor.

Para quin es el Original? Comprador.
Para quin es el Duplicado? Vendedor.
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Nota de Dbito
Concepto
Es la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que
la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la
facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.
Por ejemplo el vendedor comunica al comprador que adeuda intereses.
Quin lo confecciona? Vendedor.
Para quin es el Original? Comprador.
Para quin es el Duplicado? Vendedor.
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Nota de crdito
Concepto
Es el documento que el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la
acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la
misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin.
Ejemplo: el comprador devuelve mercaderas y en lugar de devolverle el dinero tiene
un crdito a favor.
Quin lo confecciona? Vendedor.
Para quin es el Original? Comprador.
Para quin es el Duplicado? Vendedor.
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Resumen de cuenta
Concepto
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la
finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen
de Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
Quin lo confecciona? Vendedor.
Para quin es el Original? Comprador.
Para quin es el Duplicado? El vendedor se queda con la ficha de los deudores
porque el resumen de cuenta no tiene duplicado.
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Cules son los documentos comerciales

relacionados con el pago?
En las siguientes placas se detallan las caractersticas de
cada uno!

Recibo

Pagar

Boleta de
Depsito

Cheque

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Recibo
Concepto
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el
que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de la
deuda.
Este documento tiene importancia:
Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
Contable: para quien lo confeccion es una constancia de los ingresos de fondos, y
para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.
Quin lo confecciona? El que cobra.
Para quin es el Original? El que paga.
Para quin es el Duplicado? El que cobra.
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Pagar
Concepto
Refleja una promesa escrita de pago por la cual una persona (emisor) se compromete
a pagar a otra persona (el beneficiario) una cierta suma de dinero en una fecha
acordada.
Los pagares pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir
a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado.
Quin lo confecciona? El que debe pagar (deudor).
Para quin es el Original? Acreedor.
Para quin es el Duplicado? Deudor.
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Boleta de depsito
Concepto
Es el documento que el banco entrega a sus clientes declarando haber recibido
dinero, cheques u otros valores en calidad de depsito en cuenta corriente.
Quin lo confecciona? El depositante en el formulario que otorga el banco.
Para quin es el Original? Banco.
Para quin es el Duplicado? El que deposita.
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Cheque
Concepto
Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en cuenta corriente o autorizacin para girar en descubierto.
Qu significa autorizacin para girar en descubierto?
Significa librar cheques sin tener los fondos suficientes, previa autorizacin del banco.
Quin lo confecciona? El que paga.
Para quin es el Original? El beneficiario quien lo entrega o deposita en el banco
para su cobro.
Para quin es el Duplicado? El firmante tiene un taln que especifica el nmero de
cheque y a quien se lo entrega.
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Ejercitacin

Antes de finalizar, te proponemos unos ejercicios para que practiques lo

que has visto

Mucha suerte!

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1 - El jefe de Anala le recuerda que durante su ausencia deber controlar la
mercadera que ingrese y deber dejarse una constancia del documento que
firme.
Podras ayudar a Anala e indicar cul es este documento?
Remito.
Factura.
Pagar.
Nota de Crdito.
2 Le han encargado a Jorge emitir un documento escrito, para entregar al
proveedor de insumos informticos, en el cul se comprometen a pagarle el
saldo en un plazo de 60 das.
Podras indicarle a Jorge que documento debe confeccionar?
Remito.
Factura.
Pagar.
Nota de Crdito.

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3 - Cul es el principal documento de la operacin de compraventa con el
cul queda concretada y concluida la operacin?
Remito.
Factura.
Pagar.
Nota de Crdito.

4 El jefe de Gerardo le ha encargado devolver un celular que adquiri el fin

de semana ya que no funciona y solicitar la documentacin necesaria para
elegir otro celular en otro momento. Qu documento deber solicitar
Gerardo?
Remito.
Factura.
Pagar.
Nota de Crdito.

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Hemos llegado al final de ste recorrido, donde hemos conocido

qu son los documentos comerciales, cmo se clasifican, los
distintos documentos que existen as como las caractersticas de
cada uno de ellos.

Hasta pronto!