Anda di halaman 1dari 6

Definisi Pengadaan Obat

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang


dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan
lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian
dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
II.6 Siklus Pengadaan Obat
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan
dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga
yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima.
Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan,
penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan,
penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak,
pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat,
pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan
informasi penggunaan obat.
Gambar Siklus Pengadaan Obat
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan
jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin
serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
II.7 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan
Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan
salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan
racikan puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1
bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat
mengalami kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama
ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian
yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif
seharusnya :
Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin

Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui


Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam
waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun
kekurangan persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius
dan kualitas
Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang
aman untuk mencapai total lebih rendah.
II.8
Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat
Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik
dari pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi
pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18
Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa
Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di
setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori
metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2.
a.
b.
c.
3.
4.
5.
II.9

Produksi
Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
Obat untuk penelitian
Kerjasama dengan pihak ketiga
Sumbangan
Lain-lain
Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah
Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk
melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO
9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai
pemasok produk obat.
II.10 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan
Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup
aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar
formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan
menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati

prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.


e. Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah
ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan
kebutuhan nyata
Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa
kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat
expired
Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan
program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan
harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres
nomor 18 tahun 2000
Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu
dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat,
pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam
setiap dokumen
Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme
laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan,
kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan
target setidaknya setahun sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di
pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi

. Definisi Pengadaan Obat


Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di
Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang
diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari

manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.


2.2.1 Siklus Pengadaan Obat
Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan
tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga
yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima.
Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan
atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan
status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat,
pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan
informasi penggunaan obat.
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan
jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin
serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
2.2.2 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan
Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan
racikan puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
Pembelian tahunan (Annual Purchasing), Merupakan pembelian
dengan selang waktu satu tahun
Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing, Merupakan pembelian
dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6
bulan
Pembelian tiap bulan,
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat
mengalami kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama
ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian
yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif
seharusnya :
Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam
waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun
kekurangan persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan
kualitas
Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman

untuk mencapai total lebih rendah.


2.2.3 Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat
Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari
pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi
pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18
Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa
Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di
setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori
metode pengadaan barang dan jasa, yaitu :
1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain
2.2.4 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit,
adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk
melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO
9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai
pemasok produk obat.
2.2.5 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan
Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup
aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium
Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan
menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati
prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.
e. Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah
ditandatangani

f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan


kebutuhan nyata
Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa
kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan
program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan
harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres
nomor 18 tahun 2000
Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian Fungsi
Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu
dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat,
pemilihan suplier dan pelelangan
j. Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam
setiap dokumen
Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme
laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan,
kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal
l. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target
setidaknya setahun sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di
pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi