En los pases europeos y publicaciones de la FAO se usa el tamao de papel A4, que es el que
tiene MS Word por defecto, ya que supone que todos los que hablan espaol viven en Espaa.
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Para definir una parte del documento que tenga mrgenes y orientacin diferente
al resto del documento, lo que se hace es seleccionar con el puntero un prrafo,
cuadro o figura. En seguida se modifican algunas propiedades de la pgina y se
indica a MS Word que esto no se aplicar a todo el documento, sino tan solo a lo
que est seccionado, lo que automticamente constituir una nueva seccin. Los
pasos a seguir en la cinta del men principal se ilustran en la siguiente figura.
Note que hay dos formas para aadir secciones al documento: insertar un salto de
seccin o modificar las propiedades de pgina de un prrafo, cuadro o figura
seleccionado. Ahora ya existen dos secciones. Sin embargo, todos los cambios
que se hagan a los mrgenes, orientacin de pgina, encabezados, pies de
pgina, numeracin de pgina y numeracin de notas a pies de pgina afectarn
de la misma manera a todas las secciones. Por ejemplo, si se desea poner
numeracin tipo romano, ste estilo se repite automticamente en todas las
secciones, lo cual es indeseable. Para resolver este inconveniente, se debe
indicarle a MS Word que la seccin con numeracin tipo arbigo no heredar las
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propiedades de la seccin anterior, lo que quiere decir que no est ligada o
vinculada a la anterior.
Para desvincular una seccin de otra, se debe hacer doble clic con el puntero
donde est localizado el nmero de pgina. De esa forma se muestran las
propiedades de la seccin. Luego hay que hacer clic en el icono Vincular al
anterior y luego en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina.
Una vez que se han desvinculado las secciones ya se puede aplicar un estilo de
numeracin diferente para cualquier seccin del documento. Las instrucciones a
seguir en la cinta del men principal son estas: Insertar / Nmero de pgina
/ Formato del nmero de pgina.
2. Aplicacin de estilos
2.1. Texto general
El texto general del documento debe tener un tipo de letra comn (Arial, Calibri,
Cambria o Times New Roman) de 12 puntos, alineacin completa (justificada) y con
espacio superior e inferior de 12 puntos. En los trabajos acadmicos se prefiere usar
interlineado de 1.5, pero visualmente es mejor uno de 1.25 porque facilita la lectura.
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Para facilitar la edicin del documento se recomienda hacer uso de los estilos de
prrafo (tambin llamados tags o etiquetas) disponibles en Microsoft Word. Para
ello, seleccione el prrafo al que se desea aplicar el formato, vaya a la casilla de
estilos en la cinta de iconos del men principal y elija uno, tal y como se muestra
en la siguiente figura (en color rojo). El estilo para el texto general del documento
se llama Normal (cuadro ms grande).
Para cualquier prrafo que debe tener una apariencia diferente del texto general del
documento (ttulos, ttulo de cuadros, ttulo de figuras, contenido de las celdas de
cuadros, texto de nota al pie de pgina, etc.) se debe hacer clic en el icono sealado
con el cuadro pequeo o tambin el valo. Una vez que uno se acostumbra a utilizar
estilos para cada tipo de prrafo, este procedimiento facilita mucho la elaboracin de
los documentos, garantiza uniformidad del texto y mejora su apariencia.
Tama
Espacio
Posicin
Estilo de
Alineaci
Sangra
o de la
superior e
de la
la fuente
n
francesa
fuente
inferior (pts)
numeracin
Ttulo 1
18
Negrita
24 / 18
Centrada 1.
Ttulo 2
14
Negrita
18 / 12
Izquierda
Ttulo 3
12
Negrita
cursiva
12 / 12
Izquierda
Ttulo 4
12
Negrita
12 / 12
Izquierda a)
Ttulo 5
12
12 / 12
Izquierda
Cuadro
10
18 / 3
Izquierda
N/A
N/A
Figura
10
3 / 18
Izquierda
N/A
N/A
10
Normal
6/6
Izquierda
N/A
0.35 cm
8-9
Normal
3/3
Izquierda
N/A
0.35 cm
8-9
Normal
3 / 18
Izquierda
N/A
1.25 cm
8-9
Normal
3/3
Izquierda
N/A
1.25 cm
Negrita
cursiva
Negrita
cursiva
Negrita
cursiva
0.0 cm
1.2.
1.2.3.
0.5 cm
1.0 cm
0.0 cm
a1)
En los cuadros y figuras es conveniente colocar primero el texto de las notas antes que la fuente.
En las figuras se recomienda que las notas y la fuente se coloquen antes que el ttulo de la figura.
0.5 cm
Arreglo de cuadros
El ttulo de los cuadros deber estar en letra, negrita de tamao 10, alineacin
centrada, sin sangra de prrafo, color azul, con 18 puntos de espacio superior y 3
puntos de espacio inferior. El uso de las letras maysculas se debe limitar a la
letra inicial del prrafo y en nombres propios. Se le debe aplicar el estilo Cuadro.
Hacerlo as permitir elaborar una lista de cuadros en forma automtica. El texto
de las celdas deber estar en letra con 10 puntos, sin espacio adicional entre
prrafos, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Cuadro 2. Ejemplo de cmo mostrar los cuadros
Ttulo columna 1
Contenido de la fila 1
Contenido de la fila 2
Contenido de la fila 3
Total de las filas
Nota:
Ttulo columna 2
12,500
3,500
24,600
Ttulo columna 3p
24%
10%
12%
Cifras preliminares.
Con el fin de dar uniformidad y facilitar la construccin del cuadro, siga estas
recomendaciones. La cabecera del cuadro se alinea al centro, no es con letra
negrita sino cursiva (para que no resalte ms que el ttulo del cuadro). En cuanto
al contenido de las dems celdas se les aplicar el estilo Celda_Izquierda (se
debe hacer clic en la barra de estilos). Las celdas que contienen nmeros van
alineadas a la derecha (usar el estilo Celda_Derecha), a excepcin de los
porcentajes sencillos que se alinean al centro (estilo Celda_Centro).
Respecto a la fuente u origen de los datos del cuadro, se debe usar el estilo
Fuente, con letra de 8-9 puntos, y con espacio superior e inferior de 3 puntos. Las
notas que acompaan al cuadro tambin son de 8-9 puntos y con espacio superior
e inferior de 3 puntos. El estilo de las notas aclaratorias es Nota.
Respecto al grosor de las lneas exteriores o bordes del cuadro, asegurarse que
estas sean de 3/4 o 1/2 puntos. Las lneas interiores deben tener punteado suave
y con 1/4 de punto de grosor, segn lo muestra la siguiente figura (es la segunda
opcin). Para modificar el borde o lneas se selecciona el cuadro, se presiona el
botn derecho del puntero y se elige la opcin Propiedades de la tabla y
luego Bordes y sombreado.
En caso de que el cuadro sea muy grande, se puede reducir el tamao de la letra
de las celdas a 9 puntos. Tambin se puede usar un tipo de letra Narrow. Si aun
as no cabe el cuadro, se puede acomodar la pgina en forma horizontal. Si
todava no cabe, debern modificarse los mrgenes de la pgina o enviar ese
cuadro a los anexos.
Otra forma de optimizar el espacio disponible para los cuadros es reduciendo la
distancia entre las lneas y el texto de los cuadros. Para modificar los mrgenes se
selecciona el cuadro, se presiona el botn derecho del puntero y se elige la opcin
Propiedades de la tabla y luego Opciones, reduciendo el valor de 0.19 a
0.1 cm, pero mayor de 0.0 para que el texto no se pegue a las lneas del cuadro.
En ocasiones, en los cuadros hay filas con diferente altura, como el siguiente, lo
cual perjudica la apariencia y desperdicia espacio:
Una solucin es aplicar el mismo estilo de prrafo a todas las celdas a fin de
eliminar los espacios sobrantes (antes y despus). Si no mejora, es posible forzar
la altura de la fila al mnimo. Para ello se selecciona la tabla, se presiona el botn
derecho del puntero, se elige Propiedades de la tabla / Fila, se marca
la casilla Especificar alto y se asegura que sea el Mnimo. Otras veces es
suficiente con desmarcar la casilla de Tamao / Especificar alto.
9
100
Productores nuevos
Productores de seguimiento
Adopcin ( % )
75
50
20
0
Empadre Mejoracontrolado miento
gentico
Flushing
Suplementacin
Creep
feeding
Para que la figura no flote sobre el texto hay que tratarla como prrafo; es decir,
que est en lnea o fluya junto con el texto. De lo contrario, parte de las figuras
invadir los mrgenes o tendr partes invisibles. Para evitar este problema se
debe seguir el siguiente procedimiento: seleccionar la figura, pulsar el botn
derecho del puntero y seleccionar Ajustar texto / En lnea con el
texto.
Por otra parte, la opcin Pegado especial que se localiza en el men Inicio (o
al pulsar el botn derecho del puntero) ofrece varias opciones interesantes para
copiar y pegar imgenes.
10
11
300
Importaciones
250
3,000,000
200
2,000,000
150
Importaciones
1,000,000
100
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
50
0
2000
2002
2004
2006
2008
2010
Una herramienta til para trabajar con figuras es usar la rueda de color. Esta
rueda presenta el color blanco en el centro y en las orillas los colores obscuros. La
idea es usar colores que contrasten o se distingan claramente unos de otros. Esto
aplica tambin cuando existe texto colocado enfrente de alguna figura.
Para el caso concreto de la figura anterior, se debe buscar en la rueda de color un
fondo cuyo color sea opuesto al color del texto (pudiendo ser blanco con azul o
azul con blanco) que permita el contraste de los elementos de la figura.
Para acceder a la rueda de color se debe poner el puntero en cualquier parte de la
figura, hacer clic con el botn derecho del puntero y elegir Formato de la
imagen / Relleno / Relleno slido / Color de relleno / Ms colores.
A continuacin se selecciona la pestaa Estndar y se elige el color de fondo
que contraste o sea opuesto al objeto que est al frente. Este mismo principio
aplica cuando hay imgenes en blanco y negro o con tonos de gris.
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Algo que representa un reto es colocar varias figuras juntas (en panel) sin que se
muevan. Lo mejor es hacer una tabla y colocar ah as figuras En lnea con el
texto. A continuacin se aplica el estilo Celda_Centro (si aplica) y se numeran
las celdas como (a), (b), (c) y (d), segn se muestra a continuacin.
Elegir uno de los estilos de citacin para citar artculos, libros, captulos en
libros, sitios web, clips de vdeo, recortes de peridico, charlas, etc.
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A continuacin se pone el ejemplo para citar un libro para cuatro estilos de citacin
(APA, Chicago, Harvard y MLA). Considere el libro de Horacio Santoyo, Pablo
Ramrez y Murari Suvedi, titulado Manual para la evaluacin de programas de
desarrollo rural, publicado en 2000.
APA: Santoyo, C. V. H., Ramrez, P., & Suvedi, M. (2000). Manual para la
evaluacion de programas de desarrollo rural. Mxico: INCA Rural.
Harvard: Santoyo Corts, V. H., Ramrez, P., & Suvedi, M. (2000). Manual
para la evaluacion de programas de desarrollo rural. Mxico, INCA Rural.
MLA: Santoyo, Corts V. H, Pablo Ramrez, and Murari Suvedi. Manual para
la evaluacion de programas de desarrollo rural. Mxico: INCA Rural, 2000.
Ahora se pone el ejemplo para citar un artculo en una revista para cuatro estilos
de citacin (APA, Chicago, Harvard y MLA). Considere un artculo de Michael
Porter, que apareci en la revista Harvard Busines Review en 2011.
APA: Porter, M. E., & Kramer, M. R. (2011). Creating shared value. Harvard
Business Review, 89(1/2), 62-77.
MLA: Porter, Michael E., and Mark R. Kramer. Creating Shared Value.
Harvard Business Review 89.1/2 (2011): 62-77. Business Source Complete.
Web. 3 Feb. 2012.
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A continuacin se ilustra el procedimiento para construir una tabla de contenido
automtica para las figuras. Los pasos a seguir en la cinta del men principal son:
Referencias / Tabla de contenido. Aunque es posible elegir la tabla
automtica 1 y 2, as como la forma manual, es mejor la opcin Insertar tabla
de contenido, localizada al final del cuadro de dilogo porque permite ms control.
De ese modo se puede indicar cuntos niveles tendr dicha tabla de contenido (por
defecto tres), as como diversos elementos relativos a la apariencia o formato
(Personal, Clsico, Elegante, Sofisticado, Moderado, Formal y Sencillo). Adems, se
podr indicar qu estilos se utilizarn (por ejemplo los cuadros y figuras).
Para ello se siguen las instrucciones anteriores: Referencias / Tabla de
contenido / Insertar tabla de contenido / Opciones. Observe que por
defecto estn llenadas con nmeros progresivos las casillas correspondientes a
los primeros tres ttulos. Lo que debe hacerse es escribir el nmero 1 en el estilo
Figura y borrar manualmente el contenido de los espacios asignados para los
ttulos.
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sobre-escribir la tabla ya existente. Si se decide no remplazarla, la nueva lista se
colocar debajo de la ya existente.