Capitulo6 Administracionsinpapeles

La administracin sin papeles
Captulo 6: La administracin sin papeles
Contenido
1
Administracin sin papeles .......................................................................... 4
El Portafirmas electrnico ............................................................................ 6
La Gestin de documentos electrnicos .................................................... 10
Los procesos internos ................................................................................ 14
Documento y expediente electrnico ......................................................... 17
El documento electrnico........................................................................... 18
El expediente electrnico ........................................................................... 26
La conservacin del documento electrnico .............................................. 30
Administracin sin papeles
1.1 Concepto de la Administracin sin papeles

En la definicin de la Administracin electrnica de la Comisin Europea se
menciona la modernizacin de la gestin administrativa, a travs del uso de la
tecnologa, en el sentido de plantear la mejora de los servicios pblicos y de los
procesos democrticos.
Sin embargo, no slo tiene que contemplar las relaciones con el ciudadano,
sino tambin la modernizacin correspondientes al Back Office. En el mismo
concepto de la administracin electrnica est inherente la sustitucin de
soporte papel, en la gestin administrativa, por el soporte electrnico, concepto
que se puede llamar Administracin sin papeles.
Este objetivo sugiere dos ideas completar la gestin de los procedimientos, que
se relacionan con el entorno externo, enteramente electrnica y realizar toda la
gestin interna completamente electrnica. En un caso los destinatarios sern
los ciudadanos y en segundo caso los empleados pblicos.
La Administracin sin papeles tendr por objeto la eliminacin o al menos
la minimizacin del uso del papel en todos los procesos internos con el
consiguiente beneficio para el medio ambiente y para la organizacin.
Dentro de la organizacin ya se utilizan una variedad de tecnologas y sistema
de informacin como el correo electrnico, la ofimtica, las aplicaciones de
gestin de recursos humanos, servicios de gestin de incidencias,
videoconferencia.
Pero an hay muchos procesos que se basan en papel. Implantar el concepto
de Administracin sin papeles, en una organizacin con una cultura burocrtica
que ha utilizado y utiliza el papel en todas sus actividades, en la cual no se
permite asumir riesgos y no se fomenta la innovacin, es sin duda una tarea
difcil de implantar.
2.1 Los elementos claves

Hay varias razones para avanzar hacia la administracin sin papeles: la
simplificacin de los procesos internos, la proteccin del medio ambiente, el
aumento de la calidad del trabajo y la reduccin de costes internos.
Hay muchas ventajas minimizar la intervencin humana que conlleva la
automatizacin en la gestin interna: disminuyen los errores provenientes de

esta intervencin. Hay ms probabilidades de traspapeleo y de caducidad de
plazos utilizando el correo tradicional o la manipulacin del papel que utilizando
una gestin documental.
El cambio hacia la administracin sin papeles supondr un esfuerzo de
adaptacin proporcional al cambio cultural necesario y a la resistencia al
cambio de los empleados y directivos y tambin existirn factores de
incertidumbre, como los cambios polticos, a tener en cuenta durante la
transicin.
En el centro de este cambio cultural se sita el uso extensivo en la
organizacin de la firma electrnica y la confianza en los documentos
electrnicos. Hay diferencias importantes entre los documentos electrnicos y
los de soporte al papel que desconciertan a los empleados pblicos y altos
cargos en el uso de la firma. Una de las diferencias es la grafa, en un
documento firmado electrnicamente no es un elemento indispensable, otra
son las diferentes tipos de firma (simple, avanzada, reconocida), el sistema de
firma es traspasable, y finalmente existen diferentes formatos de documento
firmado que condicionan las anteriores.
La grafa se sustituye por la informacin del firmante y aunque en formato PDF
se puede incluir una firma digitalizada sta no tiene valor jurdico.
Por otro lado, no todas las firmas en los procesos administrativos tienen la
misma relevancia jurdica (es diferente la firma en un recib o en una
sentencia judicial). La firma realizada con el DNI electrnico es una firma
reconocida y equivalente a la manuscrita, pues cumple con las condiciones de
seguridad definidas en la normativa actual de firma electrnica, como son que
la clave privada no puede extraerse del chip criptogrfico y que la firma se
realizad en el dispositivo seguro de creacin de firma. En base a la relevancia
del documento debe determinarse qu tipo de firma ser necesaria y
suficiente.
Tambin hay similitudes que parecen que se olvidan cuando aparece la palabra
electrnico: un documento firmado no debe ser modificado, la fecha de
documento as como la calidad del firmante estn manifestados en el contexto
del documento y el cambio de soporte invalida la firma (un error comn es el
de imprimir o manipular el documento firmado electrnicamente, y por
consiguiente invalidar la firma).
El artculo 19 de la LAECSP manifiesta que la identificacin y autenticacin de
ejercicio de la competencia de la Administracin Pblica, cuando utilice medios
electrnicos, se realizar mediante firma electrnica del personal a su servicio.
La firma electrnica confiere al documento determinadas caractersticas como
integridad y no repudio, pero la firma no tiene el mismo significado en todo los
casos.
Por ello es fundamental la formacin en el manejo y gestin de la firma y los

documentos electrnicos. Familiarizar a los empleados pblicos con el uso de

la firma electrnica es la clave del xito, de ah la importancia de la formacin
para disminuir el temor ante la complejidad.
Debilidades
Fortalezas
Desconfianzadeempleadosantelos
documentosyfirmaelectrnicos
DesconocimientodigitaldelosAltos
cargos
Ningunaexperienciaenarchivo
electrnico
Sedisponedelasherramientasyservicios
necesarios
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Losempleadosapoyansupuestaenmarcha
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Amenazas
Oportunidades
Lasunidadesdegestintienenuna
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Recortespresupuestarios
Procesodesimplificacinlento
Laadministracinsinpapelesahorracostesa
laorganizacin
Esunavanceenlaestandarizacinde
procesos
Aumentalaproductividad
Como herramientas centrales en la administracin sin papeles destacan el

portafirmas electrnico y el sistema de gestin documental.
El Portafirmas electrnico
Un elemento caracterstico de la administracin burocrtica es el documento.

Prcticamente todas las gestiones y las relaciones de la administracin con el
ciudadano se materializan en documentos. En muchos casos, estos
documentos incluyen una firma que acredita la voluntad de una persona bien
para dar su autorizacin o consentimiento o acreditar el conocimiento del
contenido. Tambin dependiendo de las diferentes actuaciones en el proceso,
la firma puede realizarse en calidad de el cargo que ocupa, o representante
de otra persona.
Actualmente la fecha, la voluntad y la calidad se proporcionan en el contexto
del documento sin que la firma sea diferente. En el mundo electrnico se
pueden dar varias posibilidades:
El contexto proporciona estos datos

Se utiliza un certificado de empleado pblico que lleva informacin de
la organizacin a la que pertenece y, opcionalmente, del cargo.
Se incluye junto a la firma o una marca de tiempo o un sellado de
tiempo dependiendo de los requisitos del documento.
El primer caso es igual que lo que sucede en el contexto papel. En el segundo,

el certificado de empleado pblico provee al funcionario de un sistema de firma
electrnica que identificase de forma conjunta al titular, a la organizacin en la
que presta servicios y, en su caso, al puesto de trabajo o cargo. Todos estos
datos se incluyen en la firma electrnica.
En el tercero, se trata de acompaar a la firma electrnica la fecha en la que
fue realizada. En la mayora de los procedimientos basta con que sea la fecha
oficial (la del Real Observatorio de la Armada) sin que sea necesario que est
certificada por un tercero (caso de sello de tiempo)1.
Por otro lado, aunque los documentos administrativos normalmente estn
firmados por una sola persona en el ejercicio de su competencia, existen
documentos que requieren ms de una firma. En este caso los firmantes cofirman al mismo nivel, como es el caso de las actas o convenios; o bien
secuencialmente como el caso de la aprobacin del gasto, que requiere la firma
de conformidad del interventor antes que la de aprobacin por el subsecretario.
El Portafirmas electrnico debe facilitar a los empleados pblicos firmar
cualquier documento electrnico, con las condiciones que se requieran.
La funcin del portafirmas es reunir en un mismo espacio personal, asignado a
cada usuario, los diferentes documentos electrnicos a firmar
independientemente del procedimiento en el que se han creado o la aplicacin
que los gestiona. El firmante visualiza, todos los documentos sin tener que
acceder a diferentes aplicaciones de gestin.
Para ello, la aplicacin de portafirmas electrnico ofrece conectores (Web
Service) a las aplicaciones que mediante su invocacin remiten los documentos
que, en el diseo del procedimiento, se han determinado que debe firmar una
persona fsica.
De esta forma la firma del documento se integra en los flujos de tramitacin de
la organizacin y el firmante consulta en su carpeta a todos los documentos
que tienen que firmar procedentes de diferentes sistemas de informacin. Los
documentos firmados son reintegrados a las aplicaciones para continuar con la
tramitacin. Evidentemente el portafirmas avisa la firmante con mensaje de
correo electrnico o SMS de que tienen en su carpeta documentos para firmar.
La Gua de sellado de tiempo detalla las diferencias entre la marca de tiempo o el sellado de tiempo e
incluye sugerencias de cuando utilizar una u otra.
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debe incluir un cdigo de verificacin de documento2.
2.1.1 Soluciones basadas en el Portafirmas electrnico
Implementar la firma en movilidad en base a la aplicacin de portafirmas es
relativamente sencillo y til.
Uno de los problemas de los mviles es que
los navegadores Web de los dispositivos
mviles no cuentan con complementos
capaces de realizar las operaciones
criptogrficas necesarias para realizar la
firmar electrnica. Los sistemas operativos
mviles impiden, por motivos de seguridad,
otras formas comunes de comunicacin
entre JavaScript y las funcionalidades de
criptografa.
Por otra parte el entorno de los mviles y tablets es muy dinmico, poco
estable a lo que se aade la variante de versiones de sistemas operativos e
incompatibilidades entre los distintos fabricantes.
Para un entorno controlado, es decir una organizacin, la firma en
apoyada en un aplicacin de portafirmas es relativamente asequible.
fases
La firma en fases significa que la aplicacin de firma electrnica se compone de

dos partes: una parte mvil + una parte de servidor
Existen dos alternativas:
La aplicacin manda al mvil el resumen hash y esta pequea parte de
la firma se hace en el telfono y posteriormente se completa el paquete
de firma en el servidor.
El certificado de firma del empleado se custodia en un dispositivo HSM
del organismo, protegido por una clave/PIN, para que solo lo pueda
utilizar su propietario. La firma se realiza en el HSM, no en el mvil.
En cualquier de las dos alternativas el portafirmas es la aplicacin base para
controlar las fases de la firma.
En la seccin de documentos electrnicos, se trata el tema de la validez de las copias.
La Gestin de documentos electrnicos
Sin duda, que las administraciones trabajen internamente con los documentos
electrnicos significar un impulso real a la adopcin del documento
electrnico, un respaldo a su validez a todos los efectos, eliminando, en lo
posible, los flujos paralelos en papel.
Dentro del Esquema Nacional de Interoperabilidad se ha definido la Norma
tcnica de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
NTI - Poltica de gestin de documentos electrnicos
Es una Norma que marca las directrices en cualquier organizacin para la
implantacin prctica de una poltica de gestin documental general, identificando
los requisitos y procesos de gestin de documentos en el mbito de la
administracin electrnica y desde el punto de vista funcional.
Determinacin de roles de usuarios del sistema
Gobernanza del propio sistema
Mecanismos de administracin de tablas o diccionarios de datos
Mecanismos de trazabilidad y auditabilidad
Recursos de formacin para usuarios
Esquema de metadatos globales de la organizacin
Independientemente del sistema de gestin de documentos que utilice cada

organismo, debe definir una poltica de gestin de documentos dentro del
marco normativo existente. La poltica debe contemplar cuatro grandes
bloques:
La estrategia
Las reglas
La tecnologa
Las personas
10

A menudo se hace hincapi en el aspecto tecnolgico de la Gestin
documental olvidando otros dos aspectos, que son tambin sustanciales para
el xito de una poltica de gestin documental: el estratgico y el operativo.
Hoy en da la gestin de documentos tiene un importante componente
estratgico, que trata del contexto de la organizacin y procesos de negocio.
Las normas que sientan las bases de un sistema de gestin de documentos
desde una perspectiva integral son las UNE-ISO 15489-1:2006 Informacin y
documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades e UNEISO/TR 15489-2:2006 Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
Parte 2: Directrices. La primera establece el marco general y de definiciones
de la gestin de documentos, mientras que la segunda desciende a los
aspectos ms prcticos necesarios para la implantacin de un sistema. Esta
norma recomienda la adopcin de un enfoque sistemtico, una visin global de
la gestin documental y la formulacin explcita de una poltica de gestin
documental.
Para ayudar a las organizaciones en la gestin documental, se han publicado
dos nuevas normas UNE relativas a sistemas de gestin para documentos: la
UNE-ISO 30300 sobre fundamentos y vocabulario, y la UNE-ISO 30301 de
requisitos. Estas normas han incorporado toda la experiencia adquirida en la
implementacin de las buenas prcticas establecidas por la Norma UNE-ISO
15489-1 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1:
Generalidades. Esta norma internacional especifica los requisitos que debe
cumplir un Sistema de Gestin para los Documentos. Trata del desarrollo y la
implementacin de una poltica y objetivos de gestin documental y facilita
informacin sobre la medicin y supervisin de sus resultados. Posteriormente
saldrn las normas ISO 30302, una gua de implementacin del sistema de
gestin para los documentos; y la ISO 30304, una gua para la auditora del
sistema de gestin para documentos 3
Fuente Carlota Bustelo Presidenta del AEN/CTN 50/SC1 Gestin documentos y aplicaciones Convenor
del ISO/ TC 46/SC11 WG9 Sistemas de Gestin para los Documentos. Requisitos
11
Un punto importante es establecer los procesos para crear y controlar

documentos que concretan la poltica y los objetivos de la organizacin en
materia de gestin documental.
El objetivo es definir los documentos que deben ser creados en los
procedimientos, los metadatos sobre el contenido, la tipologa documental, la
estructura, el formato, los calendarios de conservacin y establecer las
condiciones de uso para mantener la autenticidad, integridad, y disponibilidad
de los documentos. Todo ello constituye las reglas y la operativa.
Es habitual que las administraciones tengan definidos los procedimientos pero
con la introduccin de las tecnologas y de la gestin documental, esos
procedimientos deben ser revisados o rediseados para obtener la mxima
eficacia y eliminar procesos que no aportan valor. Por ello, un enfoque de la
organizacin basado en procesos (process approach) facilitar la
implementacin de un sistema de gestin documental.
En cuanto a las tecnologas interesa diferenciar los sistemas administrativos,
basados en el modelo relacional, y los sistemas documentales, basados en el
modelo textual. El modelo relacional gestiona datos y sirve para gestionar
documentos muy estructurados, como suelen ser los administrativos, pero es
ineficiente para gestionar no estructurados. Aunque cueste asimilarlo muchos
de los documentos administrativos hoy en da estn desestructurados como
datos en bases de datos relacionales o no constituyen un nico fichero.
12

Los sistemas documentales manejan campos de extensin variable;
diccionarios de indexacin; un sistema de recuperacin basado en el lgebra
de Boole y herramientas complementarias de recuperacin basado en
comparaciones, truncamientos, proximidad, etc. Un software de gestin
documental (Enterprise Content Management) maneja la gestin,
conservacin, publicacin de documentos electrnicos (ya sean documentos
escaneados o que se haya creado originalmente en digital).
Cuando se disea el modo en el que se va a trabajar con los documentos
electrnicos, se debe tener presente que lo importante es el contenido, (los
datos y documentos electrnicos) y no el continente, pues los documentos que
producimos hoy por medios electrnicos debern ser accesibles en el futuro y
tanto las tecnologas como los soportes tienen un plazo de obsolescencia.
Cualquier sistema de gestin documental que se use en la administracin debe
estar alineado con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y la Norma
tcnica de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
Finalmente, adems de informar y formar a la organizacin, se deberan definir
y asignar las responsabilidades y las competencias vinculadas con la gestin
de documentos de modo que no quepa duda de quin es el responsable de
tomar las medidas oportunas.
3.1.1 El ciclo de vida y el anlisis
Implantar un sistema de gestin de documentos-e y digitalizacin para toda la
organizacin exige hacer al menos un anlisis del proceso e implantar una
serie de polticas que cubran el ciclo de vida completo del documento. El
anlisis es importante para unificar la gestin de documentos fsicos y
electrnicos y la segunda para asegurar la interoperabilidad en materia de
gestin de documentos-e y expediente-e conforme a las normas ENI.
Adems, la Ley 11/2007 en su artculo 34 c) fija la necesidad de que la
aplicacin de medios electrnicos a la gestin de los procedimientos, vaya
precedida de un anlisis en el que se considere especialmente:
La previsin de medios e instrumentos de participacin, transparencia e
informacin.
La metodologa para el anlisis previo de la situacin a la hora de realizar un

proyecto documental est recogida en la UNE-ISO/TR 26122:2008 IN
Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de trabajo para la gestin
de documentos. Este informe da una orientacin sobre el anlisis de los
procesos de trabajo desde el punto de vista de la creacin, incorporacin y
control de documentos.
Identifica dos tipos de anlisis denominados:
a) anlisis funcional (la descomposicin de funciones en procesos) base
del cuadro de clasificacin de los documentos y
13

b) anlisis secuencial (el estudio del flujo de tramitacin).
En cuanto a la interoperabilidad se aplicarn a aquellos documentos y

expedientes que van a intercambiarse con otras organizaciones. Por ello,
pueden disearse componentes de gestin interna y componentes de
interoperabilidad que cumplan con los requisitos impuestos por las NTI del ENI.
Componentes modulares para la identificacin de documento, construccin

del expediente electrnico y foliado. Este software permitir:
Identificar unvocamente los documentos electrnicos

Asociar los metadatos al documento de acuerdo con el tipo
documental y el ciclo de vida
Remitir expedientes a otros organismos segn el formato definido en
la NTI,
Poner a disposicin del ciudadano un expediente o documento segn
el formato definido en la NTI,
Asociar los metadatos al expediente electrnico segn la serie
documental
Los procesos internos
Si se construye la administracin sin papeles no pueden olvidarse los procesos

internos de la organizacin. Aquellos procedimientos cuyo destinatario y
usuario, no son los ciudadanos sino los propios empleados pblicos.
De entre ellos, son destacables los procedimientos de gestin de Recursos
humanos y gestin de la contratacin a proveedores. Los dos procedimientos
son grandes candidatos a estandarizar los procesos, compartir las aplicaciones
y recursos y reutilizar soluciones.
14
3.1 La Gestin de la contratacin.

Los contratos pblicos son un mbito donde puede resultar especialmente
ventajosa la utilizacin de las TIC. Las operaciones tradicionales de
contratacin pblica son largas y dilatadas, en las que intervienen muchos
actores consumiendo muchos recursos. La utilizacin de las TIC en estos
procesos reduce los tiempos da cada proceso, estandariza las operaciones y
permite un control de todos los pasos.
El procedimiento administrativo de contratacin exige la conexin con otros
sistemas externos, como los sistemas de intervencin, catlogo de patrimonio,
etc.
La Administracin General del Estado ya cuenta con una Plataforma de
Contratacin del Estado que proporciona, a los operadores econmicos, la
informacin de los expedientes de contratacin a travs de internet. Da
cumplimiento al artculo 309 de la ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos
del Sector Pblico.
Sistema de Tramitacin de Expedientes de Contratacin: Permitir llevar

a cabo mediante medios electrnicos la tramitacin de los expedientes
de contratacin segn el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las
Administraciones Pblicas y el nivel de personalizacin requerido por el
MAP
Interfaces de conexin: A travs de ellas se habilitar un dilogo
transparente entre los diferentes sistemas tanto internos como externos
que participan en el proceso de la Licitacin y Contratacin Pblica
Electrnica
4.1 Los procesos de administracin de Recursos Humanos

La gestin de recursos humanos se ha definido como la ciencia y la prctica
que se ocupan de la naturaleza de las relaciones de empleo y del conjunto de
decisiones, acciones y cuestiones vinculadas a dichas relaciones (Ferris,
Rosen y Barnum 1995). Actualmente, se centra en descripcin y anlisis de
puestos, la seleccin de personal, la evaluacin del desempeo, la formacin y
el desarrollo de la carrera profesional, as como la participacin directa de los
trabajadores y la comunicacin.
Un Sistema de Administracin de Personal (SAP) es el conjunto de normas y
procedimientos sistemticamente ordenados, que permiten la aplicacin de las
disposiciones en materia de administracin pblica de personal. En general el
sistema debe cubrir todos los procesos de la vida laboral de un empleado:
15
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plicacin en cada casso, o para su destrucccin reglamentaria.
17

El ciclo vital de un documento es un concepto clsico de la archivstica
moderna. La teora del ciclo vital de los documentos fue expuesta por primera
vez por la Administracin norteamericana como resultado de los trabajos
llevados a cabo por la Comisin Hoover, creada por el presidente Truman en
1947 para buscar solucin al problema de la conservacin de enormes masas
de documentos generados en el pas tras la Segunda Guerra Mundial. Dicho
informe, publicado en 1949, fue difundido por Posner y por Schellenberg en su
obra Archivos modernos. Principios y tcnicas, publicada en 1956.
Varios aos ms tarde, en 1962, la teora del ciclo vital lleg a Europa.
Tradicionalmente se han considerado tres edades establecidas en atencin al
valor que los documentos van adquiriendo desde su creacin, a la frecuencia
de uso de los mismos y a su vigencia administrativa. Esta teora adaptada al
documento electrnico podra concretarse en:
Primera edad: se corresponde con la circulacin y tramitacin de los asuntos
iniciados. Comprendera desde la captura y su incorporacin al sistema de
gestin documental hasta la finalizacin del procedimiento.
Segunda edad: finalizado el procedimiento, los documentos, o el expediente
referente a un asunto, deben conservarse estando disponibles para su
consulta.
Tercera edad: el documento adquiere valor permanente por su valor
administrativo, jurdico, histrico o de investigacin, de manera que su uso
estar derivado de su valor cultural o de investigacin. Su conservacin ser
definitiva.
Los documentos que no pasan a la tercera edad son eliminados en la fase de
seleccin o expurgo.
Para cada una de estas fases se aplicarn diferentes medidas de seguridad y
de conservacin.
El documento electrnico
La Ley 11/2007 define el documento electrnico como informacin de cualquier

naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un
formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado4.
Mientras que un documento electrnico administrativo est asociado a una
unidad de las Administraciones Pblicas y debe incorporar firmas electrnicas
en alguna de las modalidades recogidas en el Ley.
Esta definicin se mantiene sin cambios en la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad
de la Informacin.
18

Los documentos electrnicos, al igual que los datos y otras informaciones y
servicios gestionados con las tecnologas de la informacin, debern cumplir
los requerimientos que se establecen en el art. 1 de la Ley 11/2007:
asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la
confidencialidad y la conservacin de los datos. Es as, ya que la autenticidad e
integridad de los documentos debern poder ser demostradas ante los
tribunales y organismos supervisores.
Derivado de la Ley 11/2007 y del RD 4/210 del Esquema Nacional de
Interoperabilidad, se han elaborado diferentes Normas Tcnicas de
Interoperabilidad (NTI) que aseguran los aspectos operativos de la
interoperabilidad entre las Administraciones Pblicas y con el ciudadano. Una
de estas normas es la del documento electrnico publicada por resolucin de
19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio).
NTI - Documento electrnico
El objeto de la norma es establecer los componentes del documento electrnico,
contenido, en su caso, firma electrnica y metadatos, as como la estructura y
formato para su intercambio.
La Norma recoge:
Formatos del catlogo de estndares admisibles
Metadatos mnimos obligatorios y complementarios a contemplar.
Aplicacin de firma electrnica y Cdigo Seguro de Verificacin (CSV).
Estructuras y esquemas XML determinados para el intercambio de los
documentos.
En dicha norma se considera el documento electrnico de forma funcional o

conceptual como una unidad con distintas dimensiones: contenido, contexto y
estructura.
1. El contenido, como el conjunto de datos en los que se sustancia la
informacin del documento.
2. El contexto, como modulador del contenido del documento y que facilitan
su localizacin y comprensin (organismo productor, acto administrativo,
fecha, etc.).
3. La estructura, como las reglas de representacin de acuerdo con las que
se comunica el contenido de un documento, su contexto administrativo y
documental, su autor, firma, etc.
La contextualizacin del documento contribuye a la comprensin del
documento, tanto durante el trmite, como una vez acabado el mismo, y
durante todo el tiempo que deba conservarse. Para poder realizar
adecuadamente las actividades de contextualizacin, se requiere haber
analizado e identificado previamente los documentos. La existencia de
estructuras preestablecidas en las que los documentos de una organizacin
puedan ser clasificados, facilita en gran medida dicho trabajo y la posterior
gestin documental. La contextualizacin se plasma en una informacin
adicional que se conoce como metadatos.
19
La NTI - Documento electrnico define los metadatos mnimos obligatorios para

los documentos electrnicos. Los metadatos especficos de cada sistema o
aplicacin de negocio, deben ser establecidos y adoptados por cada entidad.
Existen diversas iniciativas para la normalizacin de los esquemas de
metadatos. Puede servir como gua la UNE-ISO 23081 (2008) Metadatos para
la gestin de documentos. Iniciativas que pueden servir como referencia son
METS (metadata encoding and transmisin standard), como solucin para los
objetos de una biblioteca digital; o DUBLIN CORE (UNE-ISO 15836),
principalmente usado para la descripcin de pginas Web
En el caso de documento electrnicos

firmados, los sistemas de firma para el
ciudadano son los establecidos en los
artculos 14, 15 y 16 de la Ley 11/2007, y
para la Administracin los establecidos en
artculos 18 y 19 de la Ley 11/2007. La firma
electrnica basada en certificados, ser
conforme a lo establecido en la Poltica de
firma de las Administraciones o de la
AGE o la que corresponda.
Una firma es uno de los componentes que
indican, en principio, que un documento es autntico, de modo que tal vez
convenga definir tambin qu se entiende por autenticidad, desde el punto de
vista organizativo: la confiabilidad de un documento como tal documento; esto
es, la cualidad de un documento de que es lo que pretende ser y de que est
libre de fraude o corrupcin
autenticidad definida en ISO 15489: un documento autntico es aqul del que
se puede probar: a) que es lo que afirma ser; b) que ha sido creado o enviado
por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado; y c) que ha sido
creado o enviado en el momento que se afirma
autenticidad es slo uno de los tres componentes que garantizan la confiabilidad, siendo los
otros dos la fiabilidad, que se obtiene examinando la completitud y el procedimiento de
creacin de los documentos; y la exactitud, que se obtiene examinando la medida en que un
documento es preciso, correcto, verdadero y pertinente10.
La firma se realiza a efectos de aceptar la responsabilidad, aprobar, o validar

todo o parte de su contenido.
Cada organizacin es responsable de la gestin y conservacin de las firmas
electrnicas asociadas al documento, con independencia de que stas
hubiesen sido realizadas por el ciudadano, la propia organizacin u otra
organizacin.
La gua de aplicacin de la Norma Tcnica de interoperabilidad para el
documento electrnico constituye un documento completo de referencia para la
implementacin de la norma.
20
5.1 Copias y conversin del documento electrnico

El interesado tambin podr entregar documentos en papel, salvo en aquellos
procedimientos en que por sus caractersticas se haya establecido la forma
electrnica como nica va. Para que el organismo gestor pueda realizar la
tramitacin electrnica, estos documentos tendrn que someterse a un proceso
de digitalizacin. Los documentos digitalizados adquirirn la condicin de
copias autnticas aplicando las disposiciones que establece la LAECSP en su
art. 30.
La NTI de Digitalizacin de Documentos y la NTI de Procedimientos de copiado
autntico y conversin entre documentos electrnicos fueron aprobadas en la
Resolucin de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio).
NTI - Digitalizacin de documentos

Tiene por objeto establecer los requisitos a cumplir en la digitalizacin de
documentos en soporte papel o en otro soporte no electrnico susceptible de
digitalizacin a travs de medios fotoelctricos. Contempla los requisitos a cumplir
para la digitalizacin de documentos en soporte papel por parte de las
administraciones.
Trata los formatos y estndares aplicables, los niveles de calidad, las condiciones
tcnicas y los metadatos asociados al proceso de digitalizacin.
En la digitalizacin de un documento para la generacin de un documento

electrnico se contempla:
a) La imagen electrnica.
b) Los metadatos mnimos obligatorios.
c) Si procede, firma de la imagen electrnica.
La imagen electrnica es el resultado de la digitalizacin y representar el

aspecto y contenido del documento en el soporte origen, con la suficiente
fidelidad e integridad. Estas exigencias son establecidas por cada organizacin
segn la normativa aplicable en cada caso. Por ello la puesta en marcha de los
procesos de digitalizacin y copia de documentos depende tambin de la
organizacin y de la tecnologa aplicada.
En este sentido, la gua de aplicacin de la Norma Tcnica de interoperabilidad
para la digitalizacin de documentos constituye un documento completo de
referencia para la implementacin de la norma.
21

A la imagen digitalizada se le asocian los metadatos mnimos obligatorios
definidos en la NTI de Documento Electrnico. Se podrn asignar metadatos
complementarios referidos al proceso de digitalizacin que se aplicarn, en su
caso, de acuerdo con lo previsto en la NTI de Poltica de Gestin de
Documentos Electrnicos.
Si procede se firmar la imagen digitalizada de acuerdo con la normativa y
poltica de firma. Hoy por hoy, hay soluciones en las que se aplica al
documento la firma electrnica reconocida de un empleado pblico (Orden
ITC/1475/2006, de 11 de mayo, sobre utilizacin del procedimiento electrnico
para la compulsa de documentos en el mbito del Ministerio de Industria,
Turismo y Comercio) y otras se aplica de forma automatiza por el sistema de
digitalizacin con la firma del sello de organismo. En este ltimo caso, se
propone la homologacin de software de digitalizacin que creara copias
autnticas (Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan
determinadas disposiciones sobre facturacin telemtica y conservacin
electrnica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de
noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturacin).
La imagen resultado de la digitalizacin de un documento en soporte papel es
una copia y por tanto su eficacia depender de las condiciones que se le
apliquen para garantizar la integridad y fidelidad con el original.
Sea electrnico o no, un documento original goza de eficacia por s slo,
mientras que una copia, entendida como una reproduccin del original, tiene la
eficacia que se le otorgue dependiendo de las caractersticas que le apliquen y
del grado de aproximacin al original.
En este sentido, se define una copia autntica como un nuevo documento,
expedido por una organizacin con competencias atribuidas para ello, con valor
probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente en sus
efectos al documento original.
En el soporte papel entre el original y la copia hay diferencia, pero en el
soporte electrnico, si no hay cambio de formato, no existe tal diferencia. De
ah el esfuerzo de la Ley 11/2007 por regular los requisitos de validez y eficacia
de las copias. El RD 1671/2009 define cual es la validez jurdica de los
documentos electrnicos y sus copias, que se completa en la NTI de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos
electrnicos.
NTI - Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos

electrnicos
Establece las reglas aplicables para la generacin de copias electrnicas
autnticas, copias papel autnticas de documentos pblicos administrativos
electrnicos y la conversin de formato de documentos electrnicos.
22
La ad
peles
El in
nteresado tambin puede
p
soliccitar copias de los documento
d
os electrn
nicos.
En el
e caso de copias au
utnticas en
e papel de
d docume
entos electtrnicos, la
a NTI
slo establece
e las cond
diciones pa
ara aquellas cuyo documento
d
o origen es
e un
docu
umento pblico admiinistrativo electrnico
e
o, atendien
ndo a lo esstablecido en el
puntto 5 del arttculo 30 de
e la Ley 11
1/2007.
ORIGINAL COPIA
CONDIC
CIONES
Sin camb
bio de formato es un orig
ginal.
Con cam
mbio de forma
ato es copia autntica si cumple las
condicion
nes: conserv
vacin del do
ocumento original, autoriz
zado
por firma
a electrnica, identificaci
n de copia e
en los metad
datos.
Original emitido
e
por las APP. Cop
pias autnticcas si se cum
mple
los reque
erimientos lo
o previsto en el artculo 46
6 de la Ley
30/1992..
Original emitido
e
por los ciudadanos. Copia au
utntica si la
digitaliza
acin es con calidad, firm
mada digitalm
mente y con
indicaci
n de copia en
e los metadatos.
Copia im
mpresa con validez
v
jurdiica si lleva ccdigo de
verificaciin que perm
mita contrasta
ar la autenticcidad en la BD
B del
organism
mo emisor.
La ltima
columna de la tabla mue

estra el res
sultado de la copia d
desde un punto
p
de vista
v
de valor jurdico:
a En el primer
a.
p
caso
o tanto el origen com
mo el doccumento ge
enerado tienen
naturale
eza electr
nica.
Si no exxisten diferrencias de
e formato ni
n de conte
enido entre
e el docum
mento
original y la copia, el resulta
ado es un original co
on el mism
mo valor jurrdico
n
identificarlo como co
opia.
sin ser necesario
En el ca
aso de cop
pia con ca
ambio form
mato se con
nsiderar ccopia aut
ntica
si cump
ple con las condicio
ones estab
blecidas en el artcu
ulo 43 del RD
1671/20
010 de: ser autorizad
da mediantte firma ele
ectrnica, que incluy
ya en
el metad
dato <esta
ado de elab
boracin> el
e valor co
opia electr
nica aut
ntica
con cambio de formato y conserrvar el orriginal en poder de
d la
adminisstracin.
b Para ge
b.
enerar una
a copia ele
ectrnica autntica de un doccumento origen
en un soporte
s
no electrnicco (como el
e papel) ser
s
necessario aplica
ar un
proceso
o de digitallizacin y tener
t
en cu
uenta los siguientes
s
requisitos: que
la copia
a sea fide
edigna y completa
c
de
d acuerd
do con loss requisitos de
digitalizacin esta
ablecidos en el prrocedimiento; que ssea autorizada
mediantte firma electrnica
e
y que inc
cluya en el
e metada
ato <estado de
elaboracin> el valor
v
cop
pia electr
nica autntica de documento
o en
papel. Sustituir al
a papel en
n todos los
s casos y ante
a
todas las instanc
cias.
c Para ob
c.
btener una
a copia au
utntica en
n soporte papel de un docum
mento
adminisstrativo ele
ectrnico, ser nece
esario que el docum
mento obte
enido
23
La ad
peles
sea co
ompleto y fidedigno
o y su impresin incluya u
un cdigo
o de
verificaccin que permita
p
co
ontrastar la
a autenticcidad de la
a copia co
on el
original (o copia autntica) en los arrchivos ele
ectrnicos del organ
nismo
emisor.
Si bien
b
no estn
e
reco
ogidas en la Norma
a de Proc
cedimiento
os de cop
piado
autntico y conversi
n entre documen
ntos electtrnicos, existen otras
mod
dalidades posibles
p
co
omo la copia compuls
sada o la copia
c
parcial conform
mada.
e
po
or copia compulsad
c
da de un documento la copia confrontada
a con
Se entiende
el original, en la que se hace co
onstar la coincidenc
c
cia formal con el mismo,
med
diante la co
orrespondie
ente diligen
ncia.
La copia com
mpulsada tendr la misma validez que el o
original en el
proccedimiento concreto de que se trate, sin que en ningn ca
aso acrediite la
aute
enticidad de
el documento origina
al.
Copia compulsada con la imagen
n
digital obte
enida por la Administracin
La copia
c
comp
pulsada de
e un origen
n en soporte no elecctrnico se
e realiza por
p la
adm
ministracin
n con los re
equisitos para
p
generrar una copia autnttica del sop
porte
no electrnico.
e
.
Podrra requerrirse la co
ompulsa de
d una co
opia digita
alizada ap
portada po
or el
ciudadano, en ese caso la adminisstracin po
odra solicittar el cotejjo del original y
firma
arlo con el sello de rgano para
a obtener una
u copia compulsad
c
da.
pia parcial conforma

ada
Cop
En algunos casos
c
el ciudadano
o requiere
e copia de
d algunos docume
entos
adm
ministrativoss cuyo orig
gen puede
e ser o no electrnico
o (aunque tanto la no
orma
como la gua solo hablan de exxtracto de documenttos electr
nicos tam
mbin
de darse el caso de
d una co
opia digita
alizada que no sea completa
a por
pued
eliminacin de
e datos).
La copia ele
ectrnica se har por la administrracin y ser firm
mada
electtrnicamen
nte, incluyendo en el
e metadato
o <estado de elaborracin> el valor
cop
pia electrn
nica parcial autntica
a.
En to
odos los ca
asos, es esencial
e
tra
abajar con el conceptto de documento u objeto
nico
o, evitand
do realizarr copias electrnicas
e
s del mismo as co
omo identtificar
unvvocamente el docum
mento. Ess por ello
o que la gestin d
documenta
al se
convvierte en un elemento
o clave en los proyec
ctos de Administraci
n electrn
nica.
24

6.1 El ciudadano presenta documentos a la Administracin
Si el procedimiento se inicia ante la Administracin competente a travs del
registro electrnico, el ciudadano puede, junto a la solicitud presentar
documentos electrnicos adicionales. Esto plantea a la entidad dos cuestiones
qu formatos de documentos se admiten y qu formato de firma se utiliza?
Los formatos admitidos por la entidad debern ajustarse a los establecidos en
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares, sin perjuicio
de que cada organismo pueda admitir otros formatos de acuerdo con las
necesidades especficas que en cada caso se planteen y deber informar en la
sede u oficina virtual.
Adems, la aplicacin de presentacin deber aplicar la firma del ciudadano a
todos los documentos individualmente aparte de a la solicitud de acuerdo a la
Poltica de firma electrnica basada en certificados.
En los procedimientos que as lo establezcan se utilizar una marca de tiempo
o bien un sello de tiempo que garantiza el momento exacto en que esta firma
se produce. La plataforma @firma resuelve tanto la firma como el sellado de
tiempo si se necesita, estando registrada como autoridad de sellado de tiempo.
El interesado tambin podr entregar documentos en papel, salvo en aquellos
procedimientos en que por sus caractersticas se haya establecido la forma
electrnica como nica va. Estos documentos se someten a un proceso de
digitalizacin para obtener una copia electrnica autentica o compulsada con
total eficacia en el procedimiento.
Todos los documentos electrnicos deben tener un conjunto de metadatos
asociados que permitan su identificacin y contextualizacin. Es en esta fase
en la que se deben asociar los metadatos obligatorios: rgano, fecha de
captura, origen, formato, tipo documental, tipo de firma; y otros de negocio:
identificador de procedimiento, datos del remitente, n de registro, la fecha y
hora de registro, serie documental, etc.
7.1 La Administracin emite documentos al ciudadano
En el proceso administrativo la Administracin emite documentos hacia los
interesados: copias de documentos, notificaciones, etc. Los documentos
electrnicos sern puestos a disposicin del ciudadano a travs de la sede
electrnica e irn firmados con un sello de rgano o con la firma personal de un
funcionario.
Para facilitar al ciudadano la gestin de los documentos electrnicos deben
proporcionarse, al menos, tres funcionalidades:
25
Un sistema de verificacin de firma de los documentos
Un visor de dichos documentos
Si van a ser impresos, un cdigo de verificacin de documentos junto a

la informacin de los firmantes.
El expediente electrnico
La Ley 11/2007 trata el expediente electrnico en el art. 32.1, estableciendo en

primer lugar el concepto de expediente electrnico como el conjunto de
documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo,
cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan.
Esto significa que el expediente administrativo est vinculado al procedimiento
y que puede estar constituido por documentos de muy diversas
caractersticas:
Objetos tales como los conceptualizamos en el mundo en papel: PDF,

Word, etc.
Datos estructurados: en bases de datos, en formato XML
Informaciones asociadas a los documentos: datos o metadatos, firmas,

sellos de tiempo, registros de transmisin
Documentos electrnicos grficos, audiovisuales, sonoros
Diligencias relativas a la presentacin de pruebas en soporte electrnico.
La formacin y gestin de los expedientes electrnicos, la relacin entre las

aplicaciones que permiten la tramitacin por medios informticos y los
documentos asociados al procedimiento son elementos claves para hacer
posible la adaptacin a la Ley. Estos puntos implican la necesidad de definir
cmo se forma un expediente electrnico para transmitirlo entre sistemas con
26

objeto de facilitar una copia tanto a la administracin como para ponerlo a
disposicin del ciudadano.
La NTI del Expediente electrnico en la que se tratan estas cuestiones con ms
detalle, se aprueba en la Resolucin de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de
julio).
NTI - Expediente electrnico
El objetivo de la norma es establecer la estructura y el formato del expediente
electrnico, ndice electrnico, as como las especificaciones de los servicios de
remisin y puesta a disposicin.
La Norma aporta los siguientes requisitos:
Aplicar la composicin de stos a partir de: documentos electrnicos,
directamente, agrupados en carpetas o como parte de otro expediente
anidado al primero; un ndice electrnico, la firma de este ndice y los
metadatos mnimos obligatorios y complementarios del expediente.
El ndice electrnico, que debe reflejar la fecha de generacin del ndice, la
distribucin de anidamiento de documentos en expedientes, y, para cada
documento electrnico, su identificador, su huella digital, la funcin resumen
utilizada para su obtencin y, opcionalmente, la fecha de incorporacin al
expediente y el orden del documento dentro del expediente.
Estructuras y esquemas XML determinados para el intercambio de los
expedientes.
Los componentes de un expediente electrnico son:

a) Documentos electrnicos.
b) ndice electrnico
c) Firma del ndice electrnico por la Administracin, rgano o entidad
actuante de acuerdo con la normativa aplicable.
d) Metadatos del expediente electrnico.
Los documentos electrnicos podrn incluirse en un expediente electrnico
bien directamente como elementos independientes, bien dentro de una carpeta,
entendida sta como una agrupacin de documentos electrnicos creada por
un motivo funcional, o bien como parte de otro expediente, anidado en el
primero.
El ndice electrnico recoger una lista ordenada del conjunto de documentos
electrnicos que componen el expediente en un momento dado y, si es el caso,
su disposicin en carpetas o expedientes. Este ndice electrnico, garantizar
la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre
que sea preciso.
27
La ad
peles
La firma
f
del ndice electrnico garantiza la autenticidad e integridad
d del
conttenido del ndice, y por exten
nsin, de los docum
mentos que
e conforma
an el
expe
ediente ele
ectrnico as como de
e su estruc
ctura.
Los metadatoss constituyyen un con
njunto de datos que
e proporcio
ona contex
xto al
f
del expediente
e
e, contribuyyendo al vvalor proba
atorio
conttenido, estructura y firma
de ste
a lo la
argo del tiempo. Pod
drn incluiir particula
aridades prrocedimen
ntales
de cara
c
a faciliitar su gestin.
La gua
g
de aplicacin
a
de la No
orma Tcn
nica de in
nteroperab
bilidad parra el
expe
ediente ele
ectrnico constituye
c
u docume
un
ento completo de refferencia pa
ara la
implementaci
n de la norma.
8.1 Formacin
F
n de exped
dientes ele
ectrnicos
s
Los expediente
es sean de
e oficio o a instancia
a de parte,, generalm
mente se in
nician
mento. En el
e mbito electrnico
e
o, el acto equivalente
e
e a la ape
ertura
con un docum
a carpeta, ser asig
gnar los metadatos
m
correspon
ndientes all expedien
nte, y
de la
pode
er asociar con vncullos indisolu
ubles los distintos
d
do
ocumentoss electrnic
cos a
este expedientte. La crea
acin del expediente
e
electrnicco desde e
el comienzo del
proccedimiento puede simplificar
s
el proce
eso de contextualizzacin de
e los
docu
umentos mediante
m
t
cnicas de herencia de metad
datos.
e
e electrnicco implica que ste no se pu
uede altera
ar. El
El cierre del expediente
meccanismo de
e cierre tiene que impedir la inc
clusin de un nuevo documentto en
el mismo
m
Si se
e produjessen modificcaciones, o del mism
mo se derivvasen acciones
relaccionadas, habra que crear un
n nuevo expediente
e
e electrnicco asociad
do al
prim
mero.
La generacin
g
n de los exxpedientess electrnic
cos est estrechame
e
ente ligada
a con
la trramitacin electrnicca, por lo
o que la relacin entre
e
la trramitacin, los
docu
umentos que
q
compo
onen el expediente
e
y sus metadatos
m
es un tem
ma a
conccretar en cada proced
dimiento. Cada
C
proce
edimiento define:
28
a) Los documentos que componen el expediente

b) Los metadatos requeridos a nivel de expediente.
c) Los requisitos para garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad y
confidencialidad.
d) La conservacin del expediente y los documentos.
La generacin del ndice de un expediente, en el entorno electrnico, es un
concepto natural pues es una relacin de los documentos que lo componen en
el orden en el que se han sucedido las actuaciones administrativas. El ndice
electrnico reflejar, al menos:
La fecha de generacin,
Identificador, huella digital y hash de cada documento electrnico
Estructura de carpetas.
La firma del ndice electrnico por la entidad productora, se realizar mediante

los sistemas de firma previstos en los artculos 18 19 de la Ley 11/2007, de
22 de junio.
Es importante recalcar que la NTI de expediente electrnico aplica a su uso con

carcter obligatorio en aquellos escenarios en los que los expedientes hayan
de ser intercambiados o puestos a disposicin de otro organismo de las
administraciones pblicas o del ciudadano. Por tanto, los sistemas de gestin
interna de las entidades, no tienen por qu construir sus expedientes
electrnicos obligatoriamente de esta manera.
En cualquiera de los casos, los sistemas de gestin contemplarn el ciclo de
vida del expediente electrnico: inicio, tramitacin y cierre. La formacin del
expediente tiene lugar en las fases de apertura y tramitacin. Concluida la
tramitacin, el expediente se cierra y pasa a conservacin, transferencia o
eliminacin segn corresponda. Igualmente han de contemplarse utilidades de
consulta de expedientes.
29

8
La conservacin del documento electrnico
La conservacin o preservacin se define como los procesos y operaciones

realizadas para garantizar la permanencia intelectual y tcnica de documentos
autnticos a lo largo del tiempo (UNE_ISO 15489-1 punto 3).
La conservacin de la documentacin administrativa es una obligacin de las
Administraciones, siendo esencial para el ulterior control de las actuaciones
administrativas, la garanta de los derechos de los ciudadanos contenidos en
los mismos, y la preservacin del patrimonio documental.
Los archivos histricos, juegan un papel esencial en la conservacin de los
documentos a largo plazo. Los archivos histricos son las instituciones
responsables de la custodia, conservacin y tratamiento de los fondos
pertenecientes al patrimonio histrico documental espaol que sean reflejo de
la trayectoria de la administracin estatal a lo largo de la historia o que resulten
altamente significativos por su valor histrico, su singular importancia o su
proyeccin internacional.
La archivstica define el documento de archivo como: una informacin
registrada que se produce o recibe en el marco de la gestin de una actividad
institucional o personal y que engloba el contenido, el contexto y la estructura,
sirviendo de prueba a la actividad que le ha dado origen 5.
A su vez, los documentos se agrupan en expedientes por el tema, actividad o
asunto6 al que se refieren.
No toda la documentacin que se genera en una actividad administrativa es
susceptible de ser conservada a largo plazo. Eso depender del valor cultural,
histrico o de investigacin que tenga y del contexto: el ente productor, el
procedimiento en el cual es creado el documento y el fondo documental al que
pertenece el documento.
La obligacin de conservar los documentos est directamente relaciona con el
derecho y la posibilidad de consultarlo, lo que implica que el documento debe
poder ser localizado, recuperado, presentado e interpretado cuando el usuario
lo necesita.
De acuerdo con la legislacin, el almacenamiento de los documentos
electrnicos ha de hacerse en sistemas que permitan garantizar la seguridad,
el acceso, la disponibilidad y la conservacin de dichos documentos. Pero en
este entorno, el acceso, la disponibilidad y la legibilidad de los documentos
5
Gua para la Gestin Archivstica de documentos electrnicos del Consejo Internacional de Archivos.
Comit sur les documents electroniques. Guide pour la gestion archivistique des documents lectroniques. Paris: CIA,
1997. p 24.
6
Fuente de la versin castellana de ISAD (G) (ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica:
Adoptada por el Comit de Normas de Descripcin, estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999/ [Versin espaola de
Asuncin Navascus Benlloch].- 2 ed. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000.) (N. del T.)
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electrnicos depende de los medios tcnicos disponibles para garantizar que
los documentos puedan ser interpretados ms all de la obsolescencia de los
soportes y de las aplicaciones informticas.
En este sentido, el papel que tiene el archivo electrnico en la conservacin de
los documentos electrnicos respecto del archivo convencional difiere en
algunos aspectos:
El primero a tener en cuenta es la obsolescencia de los soportes en los

que se almacenan los documentos y que puede obligar a hacer una
migracin de soporte
En segundo lugar las aplicaciones o sistemas con los que se gestionan

los datos y documentos y que puede hacer necesario un conversin de
formato.
El tercero es la problemtica de la conservacin de la firma. Cualquier

conversin de formato invalida la firma o su conservacin. Con el tiempo
los certificados caducan y, aunque la firma sea vlida si no se han
conservado la informacin de la validez del certificado no pueden
validarse.
En este punto hay dos soluciones: obligar a los PSC a guardar un histrico de
las listas de revocacin o generar una firma longeva o de larga duracin. Esto
se consigue incluyendo en la firma todos los certificados de la cadena de
confianza y el resultado de la comprobacin de validez de los mismos en el
momento en el que se realizo la firma, as como por ejemplo al ir refirmando y
actualizando los sellos de tiempo de forma regular.
El proceso de refirmado se realiza para evitar la inseguridad que puede
producirse por la evolucin tecnolgica. Es decir ir refirmando siempre con
algoritmos criptogrficos seguros en cada momento.
Por ejemplo, es muy probable que la conservacin de la firma electrnica que
valida el pago de una compra en un supermercado sea necesaria para el
comprador slo hasta que se sale del supermercado, y para el vendedor slo
hasta que el banco del comprador hace eficaz el pago. En este caso no sera
necesario hacer un afirma longeva.
Sin embargo, puede que sea necesario conservar la firma electrnica que
valida un testamento o un proyecto urbanstico durante veinte, treinta,
cincuenta o cientos de aos, dependiendo, no slo de necesidades
organizativas y legales, sino tambin individuales y sociales. En este caso los
certificados caducaran dentro de este periodo y por ellos es necesario hacer
un afirma longeva.
La conservacin es una funcin ms del Sistema de Gestin Documental de la

organizacin. La preservacin debe abordarse antes o en la creacin del
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documento, no cuando se transfiere al archivo histrico y debe aplicarse a lo
largo del ciclo de vida del documento.
Un aspecto diferente del archivado en papel es que, en el entorno electrnico,
no es necesario mover el expediente o documento desde el almacenamiento
de gestin, al archivo central y al intermedio. La misma funcin se realiza sin
ms que cambiar la propiedad y los permisos de acceso.
Existe tambin la necesidad de mantener el valor probatorio de los

documentos, o lo que tambin se denomina como el mantenimiento de las
evidencias electrnicas. La veracidad del documento deber poder ser
demostrada ante los tribunales cuando stos lo requieran. Segn los tipos de
documentos y su valor probatorio se determinarn las estrategias de
conservacin
Los documentos electrnicos se custodiarn con los adecuados controles que
formarn parte de la poltica de conservacin y migracin. El sistema de
gestin de los documentos contemplar las funcionalidades que permitan ligar
los documentos con sus calendarios de conservacin y disposicin de forma
automatizada. Cualquier accin que se realice sobre los documentos debe
registrarse.
Sin embargo, la eliminacin deber ser autorizada por las comisiones
calificadoras y ajustada al marco reglamentario dejando registro de la
eliminacin.
Otra consideracin importante respecto a la incorporacin de documentos
internos ser la toma de decisiones respecto a la firma: qu documentos
administrativos deben ir firmados, cules requieren firma avanzada, si utilizar
firma longeva y cmo conservar estas firmas.
NTI - Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin
Esta Norma, se ha tratado ya en el captulo de firma electrnica, tiene por objeto
establecer el conjunto de criterios comunes en relacin con el reconocimiento de las
firmas electrnicas.
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9.1 Conversiones y migraciones

Un documento disponible es aqul que puede ser localizado, recuperado,
presentado e interpretado cuando el usuario lo necesita.
Debe ser legible para lo que se deben poner los medios tcnicos necesarios
para garantizar que los documentos estn en soportes que pervivan, y puedan
ser interpretados ms all de la obsolescencia de las aplicaciones informticas.
En este sentido se orientan las recomendaciones para el empleo de estndares
universalmente adoptados y cdigo abierto
Debe estar tcnicamente disponible, lo que significa que las aplicaciones
y medios informticos que permiten el acceso funcionen correctamente,
para prestar unos servicios multicanal 24 horas el da y 7 das a la
semana.
Problema de obsolescencia
Hoy en da no se ha establecido cul es el mejor mtodo de conservacin de
los documentos electrnicos, y existen muchos grupos y pruebas trabajando en
tcnicas como la migracin, emulacin y el refreshment entre otros mtodos
de conservacin. Sin embargo, la conversin es uno de los mtodos ms
utilizados.
Aunque en algunos contextos se utilizan como sinnimos, existen diferencias
entre la conversin y la migracin.
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La migracin es el proceso por el que unos determinados datos o

documentos electrnicos son traspasados a otros soportes o
aplicaciones de forma que sigan estando disponibles.
La conversin es el proceso de cambio de formato para evitar la
obsolescencia y la no dependencia de la tecnologa de creacin.
Cualquier proceso de conversin, adems de asegurar la autenticidad e

integridad de los documentos, debe constar de las siguientes fases:
planificacin, pruebas, conversin y validacin. Todas ellas deben quedar
documentadas incluyendo informes de error, comprobaciones, etc.
Las tendencias actualmente ms aplicadas son:
a)
Para
documentos
electrnicos:
crear
transformaciones
o
presentaciones de los formatos propietarios originales de los
documentos. Por la gratuidad del software de acceso y la poltica de
muchas empresas del sector de hacer abiertos sus formatos y
convertirlos en normas ISO, el formato PDF(A) (ISO 19005),
especialmente pensado para conservacin a largo plazo, se ha
convertido en uno de los ms usados en las estrategias de
conservacin. El PDF(A) elimina toda dependencia tecnolgica de
elementos externos, por lo tanto, puede ser ledo fuera del contexto que
lo produce. Sin embargo, el PDF(A) no alcanza a resolver la
problemtica de documentos complejos o por ejemplo de los planos. En
cualquier caso, la ventaja del uso de formatos abiertos (ISO 32000
PDF, ISO 26300 ODF, ISO 24517 PDF(E) ) es que, al estar
publicadas sus especificaciones, cualquiera puede generar una
aplicacin que sea capaz de leerlos.
b)
Para datos en aplicaciones: crear ficheros XML que puedan gestionarse

fuera de la aplicacin originaria cuando se necesiten. Esta
aproximacin tambin puede utilizarse para los metadatos que deben
acompaar a cada documento.
En ningn caso se podr autorizar la eliminacin ni se podr proceder a la

destruccin de documentos de la Administracin General del Estado o de sus
Organismos pblicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y
obligaciones de las personas fsicas o jurdicas o no hayan transcurrido los
plazos que la legislacin vigente establezca para su conservacin. (Real
Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre).
En el caso de que se plantee la conservacin del contenido de los documentos
en soporte distinto al original, debern observarse los requisitos establecidos:
a)
b)
Que el soporte original carezca de valor histrico, artstico o de otro

carcter relevante que aconseje su conservacin y proteccin.
b. Que en el soporte original no figuren firmas u otras expresiones
manuscritas o mecnicas que confieran al documento un valor especial
34

o que supongan el contenido esencial del documento por su valor
probatorio de derechos y obligaciones.
La UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin

basada en documentos, proporciona una gua prctica metodolgica para la
conservacin y recuperacin a largo plazo de la informacin electrnica
autntica basada en documentos, cuando el perodo de conservacin excede la
expectativa de vida de la tecnologa (hardware y software) utilizada para crear y
mantener la informacin.
Los archivos histricos son las instituciones responsables de la custodia,
conservacin y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histrico
documental espaol que sean reflejo de la trayectoria de la administracin
estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente
significativos por su valor histrico, su singular importancia o su proyeccin
internacional.
35
Sitios de referencia
Esquema Nacional Interoperabilidad
http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2010-1331
Normas tcnicas de interoperabilidad
http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pa
geLabel=P60215901274203521811&langPae=es
Portafirmas
geLabel=PAE_PG_CTT_General&langPae=es&iniciativa=2
03
P@C - Portafirmas Administrativo Comn
geLabel=PAE_PG_CTT_General&langPae=es&iniciativa=2
03
UNE-ISO/TR 18492:2008
http://www.aenor.es/
36

Capitulo6 Administracionsinpapeles

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La administracin sin papeles

Captulo 6: La administracin sin papeles

Administracin sin papeles .......................................................................... 4

El Portafirmas electrnico ............................................................................ 6

La Gestin de documentos electrnicos .................................................... 10

Los procesos internos ................................................................................ 14

Documento y expediente electrnico ......................................................... 17

El expediente electrnico ........................................................................... 26

La conservacin del documento electrnico .............................................. 30

La administracin sin papeles

Administracin sin papeles

1.1 Concepto de la Administracin sin papeles

2.1 Los elementos claves

La administracin sin papeles

Por ello es fundamental la formacin en el manejo y gestin de la firma y los

La administracin sin papeles

Como herramientas centrales en la administracin sin papeles destacan el

Un elemento caracterstico de la administracin burocrtica es el documento.

La administracin sin papeles

El contexto proporciona estos datos

El primer caso es igual que lo que sucede en el contexto papel. En el segundo,

La administracin sin papeles

La firma en fases significa que la aplicacin de firma electrnica se compone de

En la seccin de documentos electrnicos, se trata el tema de la validez de las copias.

La administracin sin papeles

La Gestin de documentos electrnicos

Independientemente del sistema de gestin de documentos que utilice cada

La administracin sin papeles

La administracin sin papeles

Un punto importante es establecer los procesos para crear y controlar

La administracin sin papeles

La metodologa para el anlisis previo de la situacin a la hora de realizar un

La administracin sin papeles

En cuanto a la interoperabilidad se aplicarn a aquellos documentos y

Componentes modulares para la identificacin de documento, construccin

Identificar unvocamente los documentos electrnicos

Los procesos internos

Si se construye la administracin sin papeles no pueden olvidarse los procesos

La administracin sin papeles

3.1 La Gestin de la contratacin.

Sistema de Tramitacin de Expedientes de Contratacin: Permitir llevar

4.1 Los procesos de administracin de Recursos Humanos

La administracin sin papeles

La Ley 11/2007 define el documento electrnico como informacin de cualquier

La administracin sin papeles

En dicha norma se considera el documento electrnico de forma funcional o

La administracin sin papeles

La NTI - Documento electrnico define los metadatos mnimos obligatorios para

En el caso de documento electrnicos

La firma se realiza a efectos de aceptar la responsabilidad, aprobar, o validar

La administracin sin papeles

5.1 Copias y conversin del documento electrnico

NTI - Digitalizacin de documentos

En la digitalizacin de un documento para la generacin de un documento

La imagen electrnica es el resultado de la digitalizacin y representar el

La administracin sin papeles

NTI - Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos

columna de la tabla mue

pia parcial conforma

La administracin sin papeles

La administracin sin papeles

Un sistema de verificacin de firma de los documentos

Un visor de dichos documentos