Gestin documental

y de archivos
R E S U M E N

D E L

P L A N

D E

N E G O C I O


AUTORES

COORDINACIN

EDITA

DISEO Y MAQUETACIN

(C) DE LA EDICIN

C.E.E.I Galicia, S.A (BIC GALICIA)

PROMOVE CONSULTORA, SLNE.
Roberto Vieites Rodrguez (C.E.E.I Galicia, S.A)
C.E.E.I GALICIA, S,A
gifestudio.com
Producciones khartum S.L.
C.E.E.I GALICIA, S.A (BIC GALICIA)

Santiago de Compostela, CEEI GALICIA, S.A. 2010

Quedan rigorosamente prohibidas, sin la autorizacin escrita de los titulares del Copyright, bajo las
sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio
o procedimiento, includas la reprografa y el tratamiento informtico y la distribucin de ejemplares
de ella mediante alquiler o prestamos pblicos.

NDICE
0 INTRODUCCIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1 ResumEN eJecutivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3 Proceso de prestacin dEL serviCIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4 EL mercado Y La competencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

4.1 Perfil de cliente y estimacin de ventas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

4.2 La competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

5 DAFO del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

6 LA comercializacin dEL serviCIo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
7 Localizacin dE La empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
8 Recursos humanos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
9 ResumEN dEL plan econmico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

9.1 Inversiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Financiacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.3 Ingresos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.4 Costes fijos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.5 Cuenta de resultados previsionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.6 Previsiones de tesorera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.7 Ratios del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21
22
23
24
25
26
27

10 Innovacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
11 Planificacin temporal dE LA pUEsta en marcha. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

0. Introduccin

BIC GALICIA presenta una coleccin de Modelos de Plan de Negocio destinada especialmente a emprendedores y tcnicos de apoyo a la creacin de empresas. Estos documentos son
el resultado de la utilizacin de muchos de los recursos que BIC GALICIA ha desarrollado para
apoyar la creacin y consolidacin de empresas, aplicados de forma prctica sobre una idea
empresarial concreta.
La redaccin de estos Modelos de Plan de Negocio se configur a partir de la recreacin de
un/os promotor/es y su idea empresarial, con un perfil ficticio, pero inspirado en las caractersticas medias del sector en el que estn enmarcados.
Cada modelo desarrolla un proyecto empresarial de forma ntegra, mostrando un anlisis de
la viabilidad tcnica, comercial, financiera y econmica de la futura empresa, con el objetivo
final de presentar un documento completo, que sin sustituir el trabajo especfico del emprendedor o de los tcnicos, le facilite informacin de inters y le sirva como ejemplo y referencia para
el desarrollo de su propio plan de negocio.

A lo largo del texto el lector encontrar notas ajenas al discurrir del mismo, estas notas, claramente diferenciadas, mencionan los recursos y herramientas de BIC GALICIA empleados en
la elaboracin de un apartado genrico o de un epgrafe concreto del proyecto. Su consulta
facilitar la adaptacin de los Modelos de Plan de Negocio a la situacin particular de cada emprendedor y/o ampliar informacin sobre conceptos fundamentales en la creacin, puesta en
marcha y consolidacin de una empresa.

Relacin de Herramientas y Recursos empleados para realizar los Modelos de

Plan de Negocio
En la elaboracin de esta coleccin se trabaj con varias de las herramientas y recursos que
BIC GALICIA pone a disposicin de emprendedores, tcnicos y empresarios, para la elaboracin
del Plan de Negocio, indicamos la relacin de estos recursos, su descripcin y la forma de aplicarlos sobre el proyecto empresarial, con el fin de facilitar que cualquier emprendedor pueda
adaptar los Planes de Negocio a sus propias circunstancias.
Todas las herramientas y recursos estn a disposicin de los usuarios en el Portal Web de BIC
GALICIA, en la direccin: www.bicgalicia.es

Guas de actividad empresarial.- Las guas de son una coleccin de trabajos de anlisis
cualitativo y estadstico sobre diferentes sectores y actividades econmicas en Galicia.
En el presente Modelo de Plan de Negocio se emple la siguiente Gua de actividad empresarial.

RESUMO DO PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

Gua n 71.- Empresas de gestin documental

Cmo aplicarlas.- El usuario deber buscar en el directorio de guas aquellas que estn relacionadas directa o indirectamente con su actividad. Una vez localizadas podr consultarlas y
seleccionar la informacin que sea de su inters, como el volumen de mercado en el sector, la
competencia, la normativa que regula el sector...para incorporarla a su plan de negocio. Tambin podr consultar las fuentes de informacin que se detallan en las Guas para profundizar
en el estudio y desarrollo de su propio proyecto.

Gua para la elaboracin de un plan de negocio.- Documento con un contenido especfico sobre los elementos fundamentales que debe recoger el plan de empresa. Su ndice, con
ligeras modificaciones, es la referencia seguida en este plan.
Cmo aplicarla.- La lectura completa de esta gua antes o durante la realizacin del plan de
empresa aportar al usuario un conocimiento prctico sobre cmo se estructura y cmo se elabora un plan de negocio.

Manuales para emprendedores.- Conjunto de publicaciones orientadas especialmente
a los emprendedores, est formada por:
- Recursos y herramientas para emprender. Expone de forma detallada los recursos y programas de apoyo a la creacin y consolidacin de empresas que ofrece Bic Galicia, adems de presentar los principales
organismos pblicos que trabajan en el campo del desarrollo socioeconmico y las
fuentes de informacin oficial.
- Trmites generales para la creacin de la empresa. Aborda los contenidos y aspectos relacionados con la puesta en marcha de la empresa, es decir, la eleccin de la forma jurdica y los trmites legales, administrativos y
mercantiles que es necesario conocer a la hora de pensar en crear una empresa.
- Cmo presentar un proyecto en pblico. Una presentacin empresarial puede tener como finalidad persuadir a la audiencia
para que financie un proyecto, compre un producto o servicio, participe en el proyecto...etc. Explicamos los elementos que forman parte de una buena presentacin:
Medios, fases y tcnicas bsicas.

Memofichas.- Compendio de informacin sobre aspectos legales, laborales, financieros, fiscales...etc relacionados con la creacin, puesta en marcha, gestin y consolidacin de una
empresa.
Cmo aplicarlas.- Las Memofichas facilitan tanto que el usuario encuentre de forma rpida
respuestas a dudas especficas como que se acerque de forma general a un tema vinculado a los
procesos de creacin, gestin y consolidacin de la empresa. La lectura de los numerosos ejemplos y el uso de la navegacin a travs de las fichas relacionadas mediante enlaces, optimiza los
resultados de esta herramienta.
Bic Proyecta y Simula.- Herramienta informtica para realizar el plan econmico y financiero del proyecto empresarial para sus primeros cinco aos de actividad.
RESUMO DO PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

Cmo aplicarlo.- Tras ejecutar el programa lo ms recomendable es trabajar con la opcin

del asistente activada hasta familiarizarse con la aplicacin. Siguiendo las indicaciones e introduciendo los datos econmicos del proyecto (inversin, financiacin, ingresos, costes variables
y costes fijos) se obtendr el informe econmico y financiero del mismo. El programa permite
elaborar y guardar un gran nmero de proyectos.

Manuales Prcticos de gestin.- Documentos que ofrecen informacin sobre aspectos
fundamentales en la gestin y consolidacin de la empresa desde un enfoque lo ms prctico
posible.
Cmo aplicarlos.- El usuario deber seleccionar y consultar los Manuales que le interesen en
funcin de la temtica de cada uno y de las caractersticas de su proyecto.
Recomendamos especialmente, por su inters, la consulta de los ejemplos prcticos que contienen algunos de los Manuales.

Gua bsica del autnomo y cuadernos del autnomo.-

Estn formados por una serie de documentos que explican elementos bsicos para el desarrollo de actividades empresariales y profesionales bajo el Rgimen Especial de Trabajadores
Autnomos.
Cmo aplicarlos.- En la Web autonomosgalicia.org podr encontrar la Gua Bsica y la
relacin de cuadernos, cuya temtica se centra en reas concretas de la gestin del negocio.
Cuentan adems con cuadernos especficos para los sectores de hostelera, comercio minorista,
construccin y profesionales liberales.
6

Procedimientos de Calidad para la mejora de la Gestin de las MicroPymes.- Documentos en los que se recogen una serie de procedimientos de gestin interna de las pymes,
tanto de tipo general como sectorial.
Cmo aplicarlos.- El usuario podr consultar en los procedimientos de tipo general o sectorial
aquellos que se ajusten a su proyecto. Una vez seleccionados su lectura ser de utilidad no slo
para la elaboracin del plan de negocio, sino como referente para su aplicacin prctica en la
futura gestin de la empresa.

Formacin para emprendedores y empresarios

BIC GALICIA a travs de su Portal en Internet: http://www.bicgalicia.es oferta una amplia
relacin de cursos y seminarios presenciales y on-line, orientados a emprendedores, empresarios
y tcnicos de promocin econmica, en los que se imparten conocimientos necesarios para el
anlisis de la idea de negocio, su puesta en marcha y la gestin y consolidacin de la empresa.

RESUMO DO PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

1. Resumen ejecutivo

El presente plan de negocio se realiza para analizar la viabilidad del proyecto empresarial
Xestidoc S.L., que supone la creacin de una empresa de Gestin documental que tendr como
actividad principal los servicios de custodia, digitalizacin, destruccin, formacin gestin documental y formacin.
Las promotoras de este proyecto son Mar Marias y Sabela Pea, ambas con experiencia en
el sector y que, tras varios aos trabajando por cuenta ajena, deciden unir sus conocimientos e
intereses para poder desarrollar un proyecto en comn.
Mar Marias es Diplomada en Biblioteconoma y documentacin por la Universidad de A Corua y Licenciada en Documentacin por la Universidad Oberta de Catalua. Tras un perodo de
trabajo como becaria en el Archivo de RTVG, su mayor experiencia parte de la empresa privada,
donde estuvo trabajando, primero 5 aos como consultora junior en gestin documental y, posteriormente, de Analista Programador y Analista Funcional en proyectos de gestin documental
durante 8 aos, en una empresa dedicada a las tecnologas de la informacin.
Sabela Pea, por su parte, es Diplomada en Ingeniera Informtica por la Universidad de A
Corua y cuenta con una dilatada experiencia en el mbito de las tecnologas de la informacin:
comenz su carrera profesional como tcnico en imagen y gestin documental en unos grandes almacenes, posteriormente desempe el puesto de responsable informtico en una gran
empresa durante 3 aos y, por ltimo, acumula ya una dcada de experiencia como jefa del
departamento de informtica de una gran empresa TIC, en la que se encargaba del desarrollo
de aplicaciones y gestin de bases de datos, desarrollo de proyectos informticos de gestin
documental y Destination Management Systems.
La oportunidad de negocio aparece porque a da de hoy es muy necesaria una correcta gestin de la informacin y el conocimiento, motivada fundamentalmente por la falta de espacio
fsico para su almacenamiento, el ahorro en tiempo de localizacin de la informacin y el cumplimiento de la legislacin vigente sobre proteccin de datos, la mejora de los procesos dentro
de la organizacin...etc
Segn un estudio de DBK, el mercado de servicios de gestin documental, incluyendo consultora, desarrollo e implantacin de aplicaciones, digitalizacin, recogida, custodia y destruccin
de documentos, alcanz los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17%
en 2006 y del 14% en 2007.
La ventaja competitiva frente a la competencia se centra en el perfil del cliente al que dirige
sus servicios y que presta un servicio de tipo integral y adaptado a cualquier tipo de gestin,
ya sea con sistemas avanzados de gestin empresarial (CRM, ERP, etc.) o empresas que todava basan la gestin en papel. Por otra parte, a la hora de implantar soluciones en la empresa
cliente, Xestidoc S.L. utilizar un sistema de proyecto piloto, instalando el proceso en un

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

solo departamento, para probar su operatividad, as como verificar el funcionamiento y poder

corregir errores.
La empresa se ubicar en una nave alquilada en el polgono de NOVO MILLADOIRO, a 5
minutos de Santiago de Compostela y con una posicin estratgica, ya que est prxima a las
vas de comunicacin que unen la capital con el resto de Galicia.
Los factores clave de xito para la empresa estn determinados por los siguientes elementos:
Localizacin inmediata de toda la informacin. Xestidoc S.L ofrecer un servicio de
gestin y almacenamiento de documentos en todos los formatos, con una organizacin eficaz, lo que permitir al cliente el ahorro mximo de espacio, tiempo y material.
Adaptabilidad: un mtodo no tiene por qu ser nico para todos los clientes, por
lo que Xestidoc S.L. propone un conjunto de principios, procedimientos y tcnicas
capaz de adaptarse a situaciones distintas.
Seguridad total de la documentacin: Todos los servicios de Xestidoc S.L, desde la
digitalizacin hasta la custodia, estn cubiertos con sistemas de seguridad (contra
incendios, inundaciones, tratamiento de papel, etc.) que eviten la prdida o dao.
Acceso remoto e inmediato. Se ofrecer una accesibilidad total por parte de la empresa cliente a la documentacin en custodia, es decir, podr consultar la documentacin en cualquier momento y desde cualquier lugar a travs del control de acceso
por usuario a los documentos.
8

Acceso selectivo, eficaz y descentralizado a la informacin, bien a travs de sistemas

de gestin o a travs de la pgina web de Xestidoc S.L, con un punto nico de acceso
y mltiples fuentes de informacin.
Workflow. A travs de este sistema se permitir la conexin entre distintas oficinas o
sucursales del cliente, permitiendo compartir la informacin de la empresa entre departamentos, proveedores y clientes, si es necesario, a travs de un acceso selectivo
a la informacin.
Servicios complementarios. Servicios de postventa de mantenimiento de aplicaciones informticas y de sistemas de gestin de informacin, as como la formacin
interna de los usuarios de la empresa encargados de estas tareas.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

Datos bsicos del Proyecto

El siguiente cuadro presenta de forma resumida las principales caractersticas del proyecto.
Cuadro.- Caractersticas de la empresa

Sector

Gestin documental

Actividad

Gestin documental

Forma Jurdica

Sociedad Limitada

Localizacin

Milladoiro Ames (A Corua)

Instalaciones

Nave de 400 m2

Equipos y maquinaria

Equipos informticos, software, mobiliario, mquina digitalizacin, mquina destructora-compactadora, carretilla elevadora, etc.

Personal y estructura organizativa

Dos promotoras, dos documentalistas, un transportista.

Cartera de Servicios

Digitalizacin, Destruccin, Custodia, Formacin

y gestin documental con asesora informtica.
9

Clientes

Empresas de ms de 50 empleados

Herramientas de Promocin

Web corporativa, videos de presentacin, Mailing, Vehculos rotulados, Cartelera y folletos.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

Los datos de inversin y los resultados econmicos bsicos se detallan en la siguiente tabla.
Cuadro.- Resumen de los datos econmicos y financieros

Concepto

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

Inversin total

73.300,00

5.000,00

5.000,00

2.300,00

7.000,00

Fondo de maniobra inicial

24.259,02

0,00

0,00

0,00

0,00

Recursos propios

38.000

0,00

0,00

0,00

0,00

Recursos ajenos

36.000

0,00

0,00

0,00

0,00

Previsin de ventas

145.650

164.330,84

185.444,61

218.403,22

246.793,60

Resultados estimados
despus de impuestos

15.439,02

26.925,58

25.455,86

33.836,77

52.222,74

Tesorera acumulada

6.389,64

59.195,77

85.367,95

126.566,79

182.690,64

10

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

2. Actividad de la empresa

La empresa Xestidoc S.L. ofrecer los servicios de:

- Gestin de informacin y documentacin:
Su finalidad es facilitar la organizacin, recuperacin y acceso a la informacin de forma sencilla, completa e integrada con todo tipo de contenidos (imgenes, fax, informes, archivos de
aplicaciones, formularios HTML, mensajes de correo electrnico, video, etc.).
- Asesora informtica
Este servicio proporciona a los usuarios aplicaciones para el uso, acceso y control de archivos
y contribuye a crear un sistema de gestin de las tecnologas de la informacin adecuado a la
identidad y actividad de cada cliente.
- Transporte y Custodia de documentacin:
La custodia consiste en el almacenaje de documentacin, previamente referenciada en cajas
adaptadas a tal efecto, conservando su soporte original, y colocadas de manera sistemtica en
las instalaciones de la empresa.
- Digitalizacin de documentos
Consiste en la obtencin de la imagen digital del documento fsico (papel) y la posterior grabacin de los datos requeridos para tener referenciado de forma unvoca el documento. Una
vez registrada dicha imagen se puede convertir ese documento, en tiempo real, nuevamente en
papel, tanto de forma parcial como total.
- Destruccin de documentacin:
La destruccin de documentacin consiste en la eliminacin de la informacin de cualquier
tipo de soporte fsico (papel, disquetes, CDs, DVDs, etc.) aplicable tanto por vencimiento del
plazo legal de vigencia, como por la confidencialidad de la informacin contenida en el mismo, una vez que esta no resulta de utilidad. Al final de este servicio, Xestidoc S.L. emitir un
certificado de destruccin de acuerdo con la ley vigente de Regularizacin del Tratamiento Automatizado de los datos de carcter personal, y a requerimiento del cliente tambin se emitir
certificado notarial.
- Formacin en tcnicas de gestin documental
Consiste en la imparticin de cursos de formacin en el rea archivstica al personal interno
de las empresas clientes, ofreciendo formacin a los empleados sobre el uso de la gestin web,
as como el tratamiento de la informacin y los procedimientos para la gestin de la documentacin.
Los precios ofertados y la estimacin de ventas para el primer ao son las siguientes:
RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

11

Cuadro.- Tarifas y unidades vendidas

Servicio

Tarifa (sin IVA)

Ventas unidades

1 /unidad

2.000

7 /caja

450

10 /caja/mes

100

Formacin

20 /hora

350

Gestin documental

45 /hora

2.700

Digitalizacin
Destruccin
Custodia

12

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

3. Proceso de prestacin del

servicio
Los procedimientos se segmentarn paso a paso para cada una de las lneas de servicio, en
este resumen indicamos a modo de ejemplo el proceso a seguir para el servicio de gestin de
informacin y documentacin
Gestin de informacin y documentacin:
1 Contacto con el cliente a travs de una visita comercial, por telfono o a travs de la
web de la empresa.
2 Fijacin de cita con el cliente para la definicin del proyecto. Es el momento en que
se identifican los problemas documentales del cliente y lo que se pretende conseguir
con el sistema de gestin documental.
3 Anlisis de la situacin. A partir de los objetivos marcados en la definicin del proyecto, se analizan los tipos y soportes de documentos generados, as como los procesos
de produccin, recepcin, almacenamiento, difusin, conservacin y preservacin de
la documentacin.
4 Realizacin del presupuesto. Aqu se evalan los costes del proyecto: alcance del
proyecto, el tiempo de desarrollo, el personal necesario, materiales, condiciones de
trabajo, etc.,
5 Diseo del proyecto: En el caso de aceptacin del presupuesto, se realiza la organizacin de esa gestin de la documentacin (organizacin y codificacin de la documentacin segn un orden preestablecido: clasificacin, descripcin y ordenacin), el desarrollo e implementacin de las herramientas informticas necesarias para asegurar
el acceso a los documentos, y garantizar la organizacin, conservacin y eliminacin
de los mismos.
6 Implantacin: Se realizar la implantacin del sistema de gestin documental por
fases, para poder comprobar su eficacia y detectar posibles errores.
7 Formacin de usuarios: Se formar al personal de la empresa cliente por reas, en
funcin de las tareas documentales que realicen y se elaborar un manual de procedimiento para el personal de la organizacin cliente.
La mayora de las necesidades de aprovisionamiento para la prestacin de los servicios sern
de material (cajas, CDs, disquetes, etiquetas, etc.) y consumibles de oficina (folios, archivadores, tinta de impresin, etc.), por lo que las compras de material se realizarn a mayoristas de la
zona. Su gestin y obtencin no presenta ninguna dificultad
En la actividad de Xestidoc S.L. el control de calidad se realizar sistemticamente en cada
una de las tareas desarrolladas. Destacamos la supervisin del desarrollo del software necesario
para el control y gestin de la documentacin en la empresa cliente.
Se establecer un procedimiento que describa la sistemtica a seguir para una correcta planificacin del desarrollo de una aplicacin de software y de las medidas de control a establecer
por el gabinete de programacin.
RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

13

4. El mercado y la competencia

4.1

Perfil de cliente y estimacin de ventas

Las caractersticas bsicas de los potenciales clientes de una empresa como la nuestra:
Entidades que acumulan archivos/documentacin histrica sin un lugar especfico
para ella.
Generan mltiples transacciones documentales, debido al elevado volumen de gestiones realizadas con sus clientes, proveedores, etc.
Tienen problemas internos de espacio porque estn situadas en zonas cntricas de las
ciudades, donde el precio del metro cuadrado es caro.
Invierte mucho tiempo en la bsqueda de documentacin, puesto que se encuentra
desordenada sin criterios de clasificacin, lo que supone un acceso difcil a la misma.
Generalmente, los documentos se encuentran en psimas condiciones ambientales,
con altos niveles de humedad, gran cantidad de polvo y sin circuito de renovacin
del aire, lo que puede provocar la degradacin de los documentos y la consecuente
prdida de informacin.

14

A continuacin, se muestra una relacin que contiene algunos de los principales clientes por
volumen de documentacin generada- de las empresas de gestin documental.
Archivos: Tienen un gran nmero de fondos documentales que hay que revisar, catalogar y clasificar para pasar a formar parte de los archivos histricos, o bien, ser
eliminados.
Bibliotecas: En la actualidad, las bibliotecas demandan ms servicios relacionados
con la implantacin de nuevas tecnologas de cara a la gestin interna de los fondos
bibliogrficos.
Centros de documentacin: Son entidades adscritas a organismos de naturaleza pblica o privada que funcionan como unidades de informacin especializada, cuya
finalidad es servir de referencia y ayuda documental a los profesionales o investigadores en un rea determinada.
Hospitales: La gran produccin de historiales clnicos, cuyo contenido debe ser tratado con rigurosa confidencialidad, exige el uso de los servicios de profesionales en
gestin documental.
Empresas que generen grandes volmenes de documentacin. Es en este grupo en
el que se centrar la labor comercial de la empresa, diferencindose as de la competencia que trabaja mayoritariamente con centros pblicos
- Compaas de seguros: Generan un gran volumen de documentacin que, a
efectos legales, debe ser archivada.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

- Banca: Manejan una gran cantidad de documentacin que debe ser custodiada durante perodos determinados, dependiendo de su tipologa. En este sentido, al estar situadas las oficinas y sucursales en zonas cntricas donde el coste
por metro cuadrado del suelo es elevado, es habitual que tengan externalizada
la gestin y custodia de la documentacin.
- Abogados, ingenieros y arquitectos: Son demandantes de diferentes servicios
ofertados desde las empresas de gestin documental, entre los que cabe destacar la microfilmacin de los planos, debido a su importante valor.
- Clnicas privadas: Producen gran cantidad de historiales clnicos, cuyo contenido debe ser tratado con rigurosa confidencialidad, y que ocupan demasiado
espacio.
- Empresas relacionadas con los medios de comunicacin (prensa, editoriales,
televisiones...
Cuadro.- Nmero de empresas en Galicia, 2009

Galicia

A Corua

Lugo

Ourense

Pontevedra

Servicios financieros

57

38

14

Seguros y fondos de
pensiones

35

13

15

Actividades auxiliares
a los servicios financieros y a los seguros

3.823

1.639

458

445

1.281

Actividades jurdicas y
de contabilidad

9.964

4.604

1.037

1.043

3.280

Servicios tcnicos de
arquitectura e ingeniera; ensayos y anlisis tcnicos

7.913

3.830

856

725

2.502

Actividades veterinarias

674

260

194

61

159

Actividades sanitarias

5.924

2.789

648

595

1.892

Medios de comunicacin

3.325

1.602

288

220

1.215

TOTAL

31.715

14.775

3.488

3.094

10.358

Fuente: IGE

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

15

4.2

La competencia

Existen muchas empresas que prestan alguno de los servicios que oferta Xestidoc SL, si bien
no son estrictamente empresas de gestin documental. Por otra parte, hay que sealar tambin
que existe un gran nmero de empresas de gestin documental que teniendo la sede en otra
comunidad autnoma, ofrecen sus servicios en Galicia.
A continuacin analizaremos la competencia en base a los servicios ofertados:
Custodia de documentacin: Existen muchas empresas de mudanzas que ofrecen el
servicio de guardamuebles para la custodia de documentacin.
Digitalizacin: Aqu podemos encontrar variedad de tipos de empresas, desde empresas que ofrecen software para digitalizar, empresas que ofrecen mquinas tipo
escner o empresas de informtica que incluyen este servicio en su cartera.
Destruccin: En este campo estaran las empresas de venta de maquinaria de destruccin de papel, que podran suponer una cierta competencia.
Gestin de documentacin: Este servicio incluye un tratamiento integral de la documentacin de la empresa, su anlisis, asesoramiento al cliente sobre el proceso a
seguir y las necesidades de software o sistemas.
En este campo ltimo campo, que recoge las empresas que son competencia directa de Xestidoc S.L. es donde encontramos menor nmero de empresas, detectando tan slo 9 empresas
en Galicia que presten una cartera de servicios integral. De estas 9 empresas de gestin documental, 5 se encuentran en la provincia de Pontevedra y 4 en A Corua.
16

La principal diferencia de Xestidoc S.L frente a la competencia ser, bsicamente, el tipo de

cliente al que va a destinar sus servicios, ya que, mientras la mayora de las empresas existentes
centran sus esfuerzos en clientes del sector pblico (archivos, bibliotecas, hospitales, etc.), Xestidoc S.L. dirigir sus servicios al sector privado.
Otra de las ventajas ser la prestacin de un servicio integral. En el anlisis de la competencia
se observa la existencia de muchas empresas que pueden ser competidoras en algn servicio,
pero hay pocas que realicen una gestin completa de la documentacin y que incorporen todos
los servicios en su cartera.
La personalizacin de los servicios ser otra caracterstica diferenciadora con respecto a
aquellas empresas que ofrecen una solucin estndar. Por ltimo se ofertar tambin un servicio postventa destinado a cubrir el mantenimiento del sistema y las posibles demandas de
mejora de los clientes.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

5. DAFO del proyecto

Se plantean en la siguiente tabla las principales amenazas y oportunidades que se presentan

para el desarrollo de la actividad en el sector, as como las ventajas y desventajas de la empresa
frente a la competencia.
Cuadro.- DAFO

DEBILIDADES

FORTALEZAS

Necesidad de una continua adaptacin tecnolgica en las herramientas informticas.

Capacidad de innovacin y adaptacin.

Reducido tamao empresarial.

Flexibilidad en los servicios.

Necesidad de ganarse la confianza de los

clientes.

Posibilidad de diferenciacin en cuanto al pblico objetivo.

Servicio integral, falta de especializacin.

Adecuacin a las necesidades reales del cliente.

Capacidad de realizar una gestin integral.
Experiencia y formacin de las promotoras.

AMENAZAS

OPORTUNIDADES

Desaparicin paulatina de la documentacin

en papel en la empresa privada y la Administracin.

Necesidad de las empresas de ahorro de tiempo, personal y espacio en la gestin de documentacin.

Personal propio de administracin de las organizaciones que se encargan de la gestin

documental.

Obligatoriedad de una gestin segura y confidencial de la informacin bajo la proteccin de la

Ley Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter
Personal.

Comercializacin de programas de gestin

documental.

Escasa competencia con servicios integrales.

Desconocimiento de la actividad.

Tendencia del sector empresarial a reducir costes

fijos y subcontratar servicios.

Temor de ciertas organizaciones (empresas) a

ceder su documentacin.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

17

6. La comercializacin del servicio

La empresa se denominar Xestidoc, S.L. donde se anan las dos palabras que definen la
actividad de Gestin Documental.
El logotipo estar compuesto por el nombre Xestidoc S.L. al lado de una carpeta de archivo
abierta en abanico, que recordar la funcin de la gestin y archivo de documentos. La imagen
de la carpeta y las letras Xesti estarn color naranja, mientras que la slaba doc ser de color
gris. El logotipo ir enmarcado en un fondo transparente y tendr un pequeo reflejo en la parte
inferior para transmitir innovacin y claridad en la lnea de las tendencias de diseo 2.0.
El logotipo se reproducir en cualquier tipo de aplicacin y publicidad, y en todo momento
figurarn los datos de localizacin de la empresa (direccin, telfono, correo electrnico y mapa
de situacin).
Los elementos en las acciones de promocin y publicidad sern los siguientes:
Web corporativa y vdeos de presentacin:

18

Mailing: Es otra herramienta de comunicacin tambin muy adecuada para este tipo
de empresas (permite ofrecer al cliente los servicios de forma personalizada pero sin
el coste de la visita comercial) y estar orientado a empresas susceptibles de requerir
nuestros servicios.
Papelera de la empresa, cartelera y folletos
Rtulo: ser instalado en la entrada de la empresa.
La responsabilidad de las distintas campaas promocionales y la publicidad recaer sobre
la promotora-gerente, que ir variando los canales y medios de promocin en funcin de los
resultados.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

7. Localizacin de la empresa

La empresa se ubicar en el polgono industrial NOVO MILLADOIRO del municipio de Ames,

a cinco minutos de Santiago de Compostela que, como capital de la comunidad es una de zona
con gran dinamismo econmico y concentracin de empresas.
Se alquilar una nave por un precio de 1.500 euros mensuales. La superficie es de 400 m2
distribuida en espacios diferenciados:
Zona de oficina: espacio de unos 50 m2 destinado a organizacin y digitalizacin de
documentos, impresiones, resolucin de consultas, etc. Adems, sera deseable habilitar una pequea zona acondicionada para la celebracin de reuniones.
Zona de custodia: contar con una superficie de aproximadamente 300 m2 destinada a la custodia y archivo de la documentacin. Este espacio estar dotado con los
equipos de seguridad necesarios, tales como extintores, cmaras de circuito cerrado,
cierres de seguridad en puertas y ventanas, etc.
Almacn: espacio de unos 40 m2 destinado a guardar el material de oficina y los diferentes soportes fsicos utilizados de la documentacin: papel, CDs, DVDs, etc.
Aseos higinico-sanitarios.
Se ha optado por esta ubicacin por la posicin geogrfica del municipio, en y sus comunicaciones por autoista con Corua, Vigo, Pontevedra y Ourense.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

19

8. Recursos humanos

Se crearn tres puestos de trabajo adems del de las promotoras del proyecto, todos ellos a
jornada completa: un transportista y dos documentalistas.
Las dos promotoras se encargarn de definir la estrategia y objetivos de la empresa. A efectos
de organizacin, la promotora Mar Marias, se encargar de la gestin econmico-financiera
y la relacin con bancos y clientes, es decir, elaborar facturas y dems documentos derivados
de la gestin empresarial, para lo que se coordinar con la otra promotora y se apoyar en la
aplicacin informtica utilizada a tal fin. Adems, se responsabilizar de formar y supervisar el
trabajo de gestin documental realizado por los documentalistas contratados.
La otra promotora, Sabela Pea, ser la responsable de la relacin con proveedores y aprovisionamientos, prestando especial atencin a la calidad e innovacin de la empresa. Se encargar, por otra parte, de la labor comercial, realizando visitas a clientes y analizando sus necesidades para poder ofrecer una propuesta de servicio ptima. Adems, ser la responsable del
diseo, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones informticas necesarias para los proyectos
de gestin documental.

20

Los documentalistas se encargarn de las tareas tcnicas de gestin de archivos y documentacin, digitalizacin, destruccin y resolucin de consultas relacionadas con la documentacin
en custodia. El perfil necesario para estos puestos ser el de personas con formacin especfica
en gestin documental o administracin, con experiencia en gestin de archivos y conocimientos de informtica, catalogacin y gestin administrativa.
El conductor tendr como tarea principal la de recogida y entrega de material o documentacin en la sede del cliente. Adems, se encargar de prestar apoyo en el rea de destruccin
cuando no se encuentre en servicio de transporte.
Cuadro.- Personal

CATEGORA PROFESIONAL

Tipo contrato

Salario Base

Promotora 1

15.000

Promotora 2

15.000

Documentalistas

Indefinido

14.000

Transportista

Indefinido

13.000

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

9. Resumen del plan econmico

Presentamos los principales indicadores del plan econmico de la empresa.

9.1

Inversiones

Se detallan las inversiones previstas para los cinco primeros aos de actividad.
Cuadro.- Resumen de las inversiones

CONCEPTO

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

INMOVILIZACIONES INMATERIALES

3.500,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Aplicaciones Informticas

3.500,00

0,00

0,00

0,00

0,00

18.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Acondicionamiento de locales

18.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

ELEMENTOS DE TRANSPORTE

12.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

MOBILIARIO Y ENSERES:

12.500,00

5.000,00

5.000,00

0,00

0,00

2.500,00

0,00

0,00

0,00

0,00

10.000,00

5.000,00

5.000,00

0,00

0,00

23.800,00

0,00

0,00

500,00

7.000,00

14.000,00

0,00

0,00

0,00

7.000,00

Equipos de transporte interno

(carretillas elevadoras, ...)

6.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Equipos de control

2.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Utillajes

1.800,00

0,00

0,00

500,00

0,00

3.500,00

0,00

0,00

1.800,00

0,00

73.300,00

5.000,00

5.000,00

2.300,00

7.000,00

13.194,00

900,00

900,00

414,00

1.260,00

CONSTRUCCIONES

Mesas, sillas y otros muebles

Armarios y estanteras
MAQUINARIA Y EQUIPOS:
Maquinaria

EQUIPOS INFORMTICOS
TOTAL
TOTAL IVA SOPORTADO

En el segundo y tercer ao de actividad, Xestidoc S.L. aumentar la inversin en mobiliario

y, al cuarto y quinto ao, de maquinaria, con la intencin de mejorar la calidad de los servicios.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

21

9.2

Financiacin

Se ha estimado que la estructura de la financiacin a largo plazo necesaria para el desarrollo

de la actividad presenta la siguiente composicin.
Cuadro.- Resumen de Financiacin

Concepto
Inversin
Fondo de maniobra

Importe
73.300
24.259,02

Recursos propios

38.000

Recursos ajenos

36.000

Total financiacin

74.000

% fondos propios

51,5%

Se solicitar un prstamo de 36.000 euros a una entidad financiera a travs del ICO, las condiciones de este programa establece un plazo de 7 aos para la devolucin y un tipo de inters
del 3,65% con dos aos de carencia.

22

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

9.3

Ingresos

Se presenta a continuacin los ingresos por lnea de servicios que oferta la empresa.
Cuadro.- Ingresos previstos

CONCEPTO

IMPORTE (EUROS)
Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

Digitalizacin

2.000,00

2.163,00

2.339,28

2.650,41

3.002,91

Destruccin

3.150,00

3.341,84

3.545,35

3.907,33

4.225,78

12.000,00

13.596,00

15.404,27

18.246,36

20.673,12

7.000,00

7.570,50

8.187,50

8.854,78

9.576,44

121.500,00

137.659,50

155.968,21

184.744,35

209.315,35

145.650,00

164.330,84

185.444,61 218.403,22

246.793,60

26.217,00

29.579,55

33.380,03

Custodia
Formacin
Gestin documental
TOTAL
TOTAL IVA REPERCUTIDO

39.312,58

44.422,85

Los incrementos de precio previstos para las distintas lneas de servicios sern del 3%.
Los costes variables son muy similares para todos los servicios y se han estimado entre un
2,5% y un 3% sobre el precio de venta. Bsicamente se refieren a la compra de materiales necesarios para la prestacin del servicio. Los pagos se harn a 30 das, vinculados a la percepcin
de ingresos.
23

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

9.4

Costes fijos

Presentamos el resumen de los costes fijos de la empresa.

Cuadro.- Costes fijos

CONCEPTO

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

SERVICIOS EXTERIORES

38.820,00

39.374,00

39.893,30

40.438,50

41.011,29

Alquileres

18.000,00

18.000,00

18.000,00

18.000,00

18.000,00

Reparaciones y mantenimiento

1.000,00

1.100,00

1.210,00

1.331,00

1.464,10

Servicios de profesionales
independientes

9.000,00

9.270,00

9.548,10

9.834,54

10.129,58

Publicidad, Promocin y Relaciones

Pblicas

1.800,00

1.800,00

1.800,00

1.800,00

1.800,00

Dietas y gastos de viajes

1.200,00

1.260,00

1.323,00

1.389,15

1.458,61

Seguros

2.500,00

2.500,00

2.500,00

2.500,00

2.500,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Material de oficina

1.900,00

1.900,00

1.900,00

1.900,00

1.900,00

Agua

800,00

800,00

800,00

800,00

800,00

Luz

1.200,00

1.200,00

1.200,00

1.200,00

1.200,00

Telfono

1.240,00

1.364,00

1.432,20

1.503,81

1.579,00

180,00

180,00

180,00

180,00

180,00

Correo y mensajera

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Otros suministros

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Tipo de IVA Soportado

18%

18%

18%

18%

18%

30 das

30 das

30 das

30 das

30 das

TRIBUTOS

5.596,34

9.438,69

8.962,69

11.770,65

17.914,06

Impuesto sobre beneficios

5.146,34

8.975,19

8.485,29

11.278,92

17.407,58

Tasas municipales (IAE, Basura, etc.)

450,00

463,50

477,41

491,73

506,48

Servicios bancarios y similares

24

Suscripciones y cuotas
profesionales

Periodo Medio Pago (das)

GASTOS DE PERSONAL (*)

71.930,64 74.088,56 96.065,17

117.840,38 121.375,59

GASTOS FINANCIEROS

1.314,00

1.314,00

1.237,59

1.066,92

889,93

Intereses de deudas

1.314,00

1.314,00

1.237,59

1.066,92

889,93

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

8.120,00

8.620,00

9.120,00

8.500,00

8.290,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Otros g.financieros (avales,

comisiones bancarias, ...)
AMORTIZACIONES
OTROS GASTOS DE GESTIN
COSTES DE ESTRUCTURA TOTALES

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

125.780,98 132.835,25 155.278,75 179.616,45 189.480,86

9.5

Cuenta de resultados previsionales

Se presenta a continuacin la cuenta de resultados previsionales de la empresa.

Cuadro.- Cuenta de resultados

CUENTA RESULTADOS

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

145.650,00

164.330,84

185.444,61

218.403,22

246.793,60

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

145.650,00

164.330,84

185.444,61

218.403,22

246.793,60

4.430,00

4.570,00

4.710,00

4.950,00

5.090,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

- GASTOS PERSONAL

71.930,64

74.088,56

96.065,17

117.840,38

121.375,59

- GASTOS
EXPLOTACIN

39.270,00

39.837,50

40.370,71

40.930,23

41.517,77

8.120,00

8.620,00

9.120,00

8.500,00

8.290,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

=RESULTADO DE
XPLOTACIN

21.899,36

37.214,78

35.178,74

46.182,61

70.520,25

+ INGRESOS
FINANCIEROS

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

- GASTOS
FINANCIEROS

1.314,00

1.314,00

1.237,59

1.066,92

889,93

=RESULTADO
FINANCIEROS

-1.314,00

-1.314,00

-1.237,59

-1.066,92

-889,93

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

20.585,36

35.900,78

33.941,15

45.115,69

69.630,32

5.146,34

8.975,19

8.485,29

11.278,92

17.407,58

RESULTADO DEL
EJERCICIO

15.439,02

26.925,58

25.455,86

33.836,77

52.222,74

CASH - FLOW

23.559,02

35.545,58

34.575,86

42.336,77

60.512,74

+ INGRESOS
+ SUBVENCIONES
EXPLOTAC.
= INGRESOS DE
EXPLOTACIN
- COMPRAS Y OTROS
COSTES VENTA
+/- VARIAC.
EXISTENCIAS

- AMORTIZACIONES
- DOTAC.
INSOLVENCIAS

- OTROS GASTOS
= RESULTADO ANTES
IMPTOS.
- IMPUESTOS

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

25

9.6

Previsiones de tesorera

La tesorera anual de la empresa se detalla en el siguiente cuadro.

Cuadro.- Tesorera anualizada

PRESUPTO. TESORERA

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

Pagos de las Inversiones en

Activos Fijos

73.300,00

5.000,00

5.000,00

2.300,00

7.000,00

Variacin Inmov. Financiero

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

14.322,25

16.159,20

18.235,39

21.476,32

24.268,04

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

- Cuentas a Pagar

10.417,87

34.515,37

37.785,87

46.957,53

57.306,01

= Capital Circulante

3.904,38

-18.356,17

-19.550,48

-25.481,21

-33.037,97

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

(Disminucin)/Aumento
C.Circulante

3.904,38

-22.260,55

-1.194,31

-5.930,73

-7.556,76

TOTAL FONDOS ABSORBIDOS

77.204,38

-17.260,55

3.805,69

-3.630,73

-556,76

9.594,02

35.545,58

34.575,86

42.336,77

60.512,74

MOVIMIENTO DE FONDOS

-67.610,36

52.806,13

30.770,17

45.967,50

61.069,50

+ Desembolsos Capital

38.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

+ Financ.Recibida a L.P.

36.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

+ Financ.Recibida a C.P.

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

- Devol. Financ. a L.P.

0,00

0,00

4.597,99

4.768,66

4.945,65

- Devol. Financ. a C.P.

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

= VARIACION TESORERA

6.389,64

52.806,13

26.172,18

41.198,84

56.123,85

+ Saldo Inicial Tesorera

0,00

6.389,64

59.195,77

85.367,95 126.566,79

6.389,64

59.195,77

85.367,95 126.566,79 182.690,64

+ Clientes y Deudores
+ Existencias

- Capital Circulante INICIAL

FONDOS GENERADOS
(Cash Flows)

26

= SALDO FINAL DISPONIBLE

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

9.7

Ratios del Proyecto

Se presentan a continuacin los ratios ms significativos sobre los resultados obtenidos.

Cuadro.- Ratios del proyecto

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

Rentabilidad econmica

3,8%

27,2%

21,8%

23,2%

27,4%

Margen sobre las ventas

2,3%

22,6%

19,0%

21,1%

28,6%

Rotacin del activo

1,70

1,20

1,15

1,10

0,96

Rentabilidad financiera

3,7%

40,6%

27,7%

26,9%

29,4%

Endeudamiento

0,91

0,54

0,34

0,21

0,12

Coste medio de la deuda

3,7%

3,7%

3,9%

4,0%

4,1%

Apalancamiento

2,18

2,06

1,75

1,59

1,44

Solvencia

1,99

2,18

2,74

3,15

3,61

Cuadro.- Grfico de rentabilidades

R. FINANCIERA

R. ECONMICA

45,0 %
40,0 %
35,0 %
30,0 %
25,0 %
20,0 %
15,0 %
10,0 %
5,0 %
0,0 %
(5 %)

27

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

EVOLUCIN DE LA RENTABILIDAD

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

10. Innovacin

Hoy en da lo habitual es que las empresas necesiten implantar sistemas informticos que
permiten la planificacin y el control de los procesos y los recursos: aplicaciones tipo MRP (Material Requirements Planning), ERP (Electronic Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) y SCM (Suply Chain Management). Dichas aplicaciones permiten controlar
los datos relativos a los procesos clave (comercial, ingeniera, compras, fabricacin, almacenes,
expediciones, facturacin, tesorera, contabilidad analtica, contabilidad financiera). Estos MRP,
ERP, CRM y SCM han tenido mucho xito en la mejora de las organizaciones, ya que facilitan la
sistematizacin de los procesos y permiten disponer de informacin en tiempo real que resulta
crucial para la gestin.
Para poder dar respuesta a las necesidades de las empresas en cuanto a gestin documental e
integrarla con estos sistemas, Xestidoc S.L. estar en disposicin de trabajar con diferentes sistemas operativos (Windows, Solaris, Linux, etc), servidores de aplicaciones (Tomcat, WebSphere),
plataformas (Documentum, Webpublisher, Ultimus, Vignette, FatWire, OpenCMS), Entornos
colaborativos (EMC, Vignette, Alfresco), sistemas ERM (Employee Relationship Management),
bases de datos (Oracle, PostgreSQL, Mysql, etc) y lenguajes de programacin (J2EE, JSP, XML,
XSL, Jphython, SQL, DQL).
28

En un entorno tan cambiante como el de las nuevas tecnologas, es necesario que Xestidoc
S.L. est al da en cuanto a las novedades tecnolgicas, por lo que realizar estudios peridicos
de las novedades en sistemas de gestin documental que la competencia ponga en el mercado
y, por supuesto, acudir a ferias sectoriales, jornadas y eventos. A continuacin mostramos las
de mayor inters:
Congreso de ANABAD, en Madrid. Congreso sobre Memoria y Tecnologa.
Seminario de Medidas de conservacin y mantenimiento de materiales documentales
en Madrid. Seminario organizado por la Fundacin Ciencias de la Documentacin.
Jornadas de Tratamiento y Recuperacin de Informacin en Legans (Madrid).
Mite en Santiago de Compostela. Certamen de las tecnologas de comunicacin e
informacin.
Galicia TIC. Foro de referencia sobre tecnologas de la informacin y comunicaciones
en Galicia.
SIMO en Madrid. Feria de Informtica, multimedia y comunicaciones.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental

11. Planificacin temporal de la

puesta en marcha
El listado de trmites que realizarn las promotoras son los habituales de una empresa y no
presentan ningn elemento especfico determinado por el tipo de actividad. Sern los siguientes:
Registro del dominio Web.
Constitucin de la Sociedad Limitada.
Declaracin previa al inicio de actividad.
Solicitud de prstamo a largo plazo.
Gestin de alquiler de local.
Solicitud de licencia de obra.
Acondicionamiento del local.
Contactos con proveedores.
Adquisicin de equipamiento
Seleccin de trabajadores.
Solicitud de licencia de apertura.
Adquisicin de equipamiento.
Solicitud de pedido a proveedores.

29

Inicio de campaa promocional de apertura.

Trmites laborales (alta de las promotoras y de los trabajadores, comunicacin de la
apertura del centro de trabajo y sellado de libros).
Inicio de la actividad.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

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