MATERIAL PARA EL CURSO

PRCTICO 2005

CASOS DE ESTUDIO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE ADMINISTRACION

CATEDRA: ORGANIZACION Y METODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRACTICA N 1
TEORIA DE LA ORGANIZACION FORMAL. DEPARTAMENTALIZACION.
ASIGNACION DE ACTIVIDADES. TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION FORMAL.
ASPECTOS COMPORTAMENTALES DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL.
Objetivos de Aprendizaje:
Al estudiar los temas de esta clase terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Identificar los elementos que componen la Organizacin Formal y sus relaciones
conceptuales.
Comprender y aplicar el concepto de departamentalizacin y de asignacin de actividades.
Describir la tipologa de las organizaciones de acuerdo a las relaciones formales
Analizar las actitudes de los recursos humanos en los procesos de cambio
URUCUER S.A. - Caso de Estudio
1. URUCUER S.A. es una importante empresa de produccin y venta de artculos de cuero,
que goza de gran prestigio en el mbito nacional e internacional. En sus comienzos,
URUCUER S.A. solamente abasteca al mercado interno. Su Gerente General, el Sr. Javier
Snchez, comenz a exportar en el ao 1980, con gran xito. Posteriormente detect la
existencia de un nicho de mercado para las prendas de lana, que resultaban
complementarias a su lnea de artculos de cuero. La distribucin de los productos siempre
estuvo tercerizada.
La empresa se constituy inicialmente con una estructura muy reducida. En la medida que
URUCUER S.A. fue creciendo y desarrollndose, la misma fue ajustndose paulatinamente.
El rea de Produccin en primer lugar y la de Ventas en segundo lugar, fueron objeto de
procesos de racionalizacin que permitieron adecuarlas a las exigencias de las actividades
que cumplen. Actualmente URUCUER es una mediana empresa que cuenta con cerca de
70 empleados.
2. Actualmente el Gerente General, Javier Snchez, motivado por los resultados exitosos
obtenidos, ve la necesidad de continuar el proceso de ajuste de la estructura organizativa de
la empresa. En particular, se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las
actividades que cumple el Departamento de Administracin y Finanzas, rea que, por otra
parte, es la nica que an no ha sido efectivamente racionalizada.
Snchez le solicit a Walter Da Silva, Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas
su opinin al respecto y recibi como respuesta el siguiente informe:
Fecha: 2 de mayo de 2005
A: Gerente General
DE: Jefe de Departamento de Administracin y Finanzas
Asunto: Reorganizacin del Departamento de Administracin y Finanzas
Atento a vuestra solicitud, cumplo en elevar a su consideracin el planteo realizado en la
reunin mantenida el da 15 del corriente.
Como usted recordar, URUCUER S.A. fue adaptando paulatinamente su estructura
organizativa a las nuevas exigencias planteadas por su crecimiento y desarrollo. Dicho
proceso involucr las reas de Produccin y de Ventas, las que han sido objeto de procesos
de mejoramiento administrativo y han incrementado, consecuentemente, su productividad y
eficiencia.
Creo oportuno y necesario encarar de inmediato un proceso similar en el Departamento de
Administracin y Finanzas, ya que su funcionamiento no es el adecuado y los resultados de
su trabajo no son los esperados. Ello es producto, a mi entender, del cmulo de actividades
que dicho Departamento cumple, que como usted podr apreciar son de lo ms variadas y
heterogneas.

Para precisar la realidad me permito transcribir las actividades que actualmente cumple el
Departamento de Administracin y Finanzas:
1. Emitir rdenes de compra.
2. Controlar el listado de horas extras del personal.
3. Pedir cotizaciones de precios a los proveedores.
4. Atender la portera.
5. Efectuar pagos a los proveedores.
6. Registrar los pagos a los proveedores.
7. Controlar las licencias por enfermedad.
8. Registrar los movimientos financieros en el Libro de Caja.
9. Mantener actualizado el Registro de Proveedores.
10. Realizar arqueos para controlar los movimientos de Caja.
11. Mantener relaciones con las instituciones financieras.
12. Efectuar liquidaciones de sueldos.
13. Cobrar las facturas por ventas.
14. Realizar tareas de mensajera.
15. Registrar y controlar la asistencia del personal.
16. Realizar los presupuestos financieros.
17. Ejecutar tareas de mantenimiento del edificio.
Nuestra idea, de ser compartida por usted, es departamentalizar el Departamento de
Administracin y Finanzas y asignar las actividades que hoy cumple a las unidades que se
creen bajo su dependencia.
3. La estructura de URUCUER S.A. est compuesta por:
Un Directorio, integrado por 3 miembros, del que depende una Gerencia General.
La Gerencia General es asesorada por una unidad de Marketing y otra de Diseo
Productos y es apoyada por una Secretara de Gerencia.
De la Gerencia General dependen 3 Departamentos: Fabricacin, Ventas
Administracin y Finanzas.
Del Departamento de Fabricacin dependen 3 Secciones: Calzados, Lanas y Cuero.
Del Departamento de Ventas dependen 3 Secciones: Montevideo, Interior y Exterior.
El Gerente General y los Jefes de Fabricacin y de Ventas integran un Comit que
rene quincenalmente para coordinar, bsicamente, la produccin y comercializacin
los artculos de la empresa.

de
y

se
de

4. El organigrama actual de URUCUER S.A. es el siguiente:

URUCUER S.A.
Organigrama actual

Fecha: 02/05/2005
Hecho por: Walter Da Silva.
Jefe Depto Administracin y Finanzas

DIRECTORIO
DIRECCIN

GERENCIA
GENERAL

MARKETING
SECRETARIA

GERENCIA GENERAL

DISEO DE
PRODUCTOS

COMITE
COORDINAC.

DEPARTAMENTO
ADMINISTR.
Y FINANZAS

FABRICACION

VENTAS

SECCION
CALZADO

LANAS

CUERO

MONTEVIDEO

INTERIOR

EXTERIOR

5. La estructura del personal de la empresa es la siguiente:

Unidad

DIRECTORIO

GERENCIA GENERAL

Dotacin
1 Presidente
1 Vicepresidentes
1 Vocal
1 Gerente General

SECRETARIA DE GERENCIA
GENERAL

1 Jefa de Secretara
1 Auxiliar Administrativa

MARKETING

1 Jefe de Marketing
1 Analista de Marketing

DISEO DE PRODUCTOS

DEPARTAMENTO DE
FABRICACION

1 Diseador
1 Auxiliar Administrativa
1 Jefe Departamento de Fabricacin
1 Subjefe Departamento de Fabricacin
1 Jefa de Seccin Calzado
9 Operarios Seccin Calzado
1 Jefa Seccin Lanas
12 Operarios Seccin Lanas
1 Jefe Seccin Cuero
7 Operarios Seccin Cuero

1 Jefe Departamento de Ventas

1 Subjefe Departamento de Ventas
1 Auxiliar Administrativo
1 Jefe Seccin Ventas Montevideo
DEPARTAMENTO DE VENTAS
1 Auxiliar Administrativo Ventas Montevideo
3 Vendedores Montevideo
1 Jefe Seccin Ventas Interior
1 Auxiliar Administrativo Ventas Interior
3 Vendedores Interior
1 Subjefe Seccin Ventas Exterior
2 Auxiliares Administrativos Ventas Exterior
1 Auxiliar Administrativo-enlace con la empresa
distribuidora de los productos
DEPARTAMENTO
DE 1 Jefe Departamento Administracin y Finanzas
ADMINISTRACION Y FINANZAS
7 Auxiliares Administrativos

6. La empresa carece de manuales de procedimientos, si bien se est analizando la

implementacin de sistemas computarizados para el rea de Personal, lo que llevar a que
prximamente se redacten algunos procedimientos escritos. En este sentido, se pretende
mejorar sustancialmente, entre otros, el procedimiento de control de asistencia del personal
y la informacin que sustenta la liquidacin de haberes. Dicho procedimiento resulta hoy en
da muy engorroso ya que implica el cumplimiento de una serie de operaciones manuales control de tarjetas, registro de las faltas, registro de las horas extras, anotacin de las
llegadas tarde y clculo de horas trabajadas-.

SE SOLICITA:
1) IDENTIFICAR dentro de la organizacin administrativa de URUCUER S.A los siguientes
elementos de la organizacin formal:
a) la estructura organizativa;
b) los rganos y sus respectivas funciones y actividades;
c) los cargos.
d) puestos y tareas;
e) los procedimientos de trabajo;
f) las operaciones;
g) los sistemas administrativos.
h) niveles jerrquicos;
i) mtodos de trabajo;
j) relaciones formales.

2) IDENTIFICAR el tipo de organizacin formal de URUCUER S.A.

3) IDENTIFICAR los criterios de
organizativa de URUCUER S.A.

departamentalizacin

utilizados

en

la

estructura

4) EFECTUAR la departamentalizacin del Departamento de Administracin y Finanzas,

considerando las actividades que cumple actualmente y FUNDAMENTAR los
criterios utilizados.
5) ASIGNAR las actividades que actualmente cumple el Departamento de Administracin y
Finanzas a las unidades creadas como producto de la departamentalizacin efectuada en
el punto 4.
6) EXPRESAR la funcin del Departamento de Administracin y Finanzas, una vez
cumplida la departamentalizacin y la respectiva asignacin de actividades.
7) ANALIZAR la actitud frente al cambio del Jefe de Departamento de Administracin y
Finanzas, e IDENTIFICAR el rol de Gerente General..

BIBLIOGRAFIA:
- PINI, Jos:
Teora y diseo organizacional. Doc. N 1. Oficina de Apuntes CECEA.
- PINI, Jos:
Departamentalizacin. Doc. N 7. Oficina de Apuntes CECEA.
- GONZALEZ, Soraya: Tipologa de la organizacin formal. Doc. N 20. Oficina de Apuntes
CECEA. 2005
-Penengo, Miguel y
Perez Bravo, Manuel Aspectos Comportamentales del Cambio Organizacional. Editorial
Tcnica. Montevideo. 2000
- Apuntes de clase.

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN

CATEDRA: ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRACTICA No 2
METODOLOGA DE LOS PROCESOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO
SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL
Objetivos de aprendizaje:
Al estudiar los temas de esta clase terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Conocer y aplicar aspectos de la metodologa de los procesos de mejoramiento
administrativo.
Conocer los requisitos que debe reunir un analista de OYS
Conocer y aplicar el concepto de calidad y las etapas de evolucin de dicho concepto.
Relacionar dicho conceptos con OYS
SHOWTIME S.A. Caso de Estudio
La empresa Showtime S.A. gira en el ramo de fabricacin y venta de artculos de cotilln y
accesorios para fiestas en general. Comenz como una empresa familiar y en los ltimos
tres aos tuvo un crecimiento importante en su volumen de actividad, incrementando tanto
su produccin y sus ventas que se realizan en el saln de la empresa o mediante envos de
encomiendas, como la dotacin de personal, que pas de 8 a 25 personas en el mismo
lapso.
Actualmente, el Directorio de la empresa est integrado por Adriana Festi como Presidenta
y su hermano Atilio como Vicepresidente. La Gerencia Comercial est a cargo del Sr. Jos
Zito. Existe desde hace un ao una Gerencia de Administracin a cargo del Cr. Juan Alegre.
La Gerencia de Produccin est a cargo del Sr. Luis Viera.
ltimamente se han producido reiteradas devoluciones de los pedidos entregados por fallas
en la fabricacin. Tambin han aumentado las quejas de los clientes por incumplimiento de
las fechas de entrega pactadas originalmente. Esta circunstancia es atribuda por Adriana al
crecimiento demasiado rpido de la empresa en los ltimos aos, que no ha dado
posibilidad de adecuar la estructura organizativa de la empresa: es necesario aumentar el
control de los artculos terminados. Los nuevos empleados no son como los de antes. Hay
que controlar todo lo que hacen. Por ello propuso a su hermano contratar a un consultor
externo con el objetivo de analizar la estructura organizativa y las funciones de los distintos
rganos de la empresa. Atilio estuvo de acuerdo con la propuesta, aunque en su opinin:el
problema no radica solo en la estructura y en aumentar el control de los productos
terminados. Hay que tratar que no se produzcan errores. Tambin sera importante
acercarse al cliente y ver cules son los motivos de queja y lo que realmente aprecia.
Adriana y Atilio, solicitaron la presentacin de una propuesta a tres firmas consultoras y al
T.A. Pedro Pomi, amigo de ambos. El T.A. Pomi, recin egresado de la EDA, realiz cursos
de Administracin y Computacin en UTU. No posea experiencia previa en trabajos
similares. Present su propuesta luego de una breve entrevista que mantuvo con los
Directores.
En su propuesta estableca que el objetivo del trabajo sera estudiar la estructura
organizativa, y todos los aspectos necesarios para garantizar un funcionamiento eficaz y
eficiente de la empresa Estableca un plazo de tres meses para la ejecucin del trabajo y
fijaba sus honorarios de acuerdo al sueldo que ganaba un amigo, que ocupa el cargo de
tcnico en administracin en un Ministerio.
El Directorio analiz las propuestas y opt por contratar al T.A. Pomi, cuya oferta era ms
conveniente desde el punto de vista econmico.

Pedro Pomi comenz de inmediato su tarea, para lo cual elabor un cuestionario escrito que
distribuy entre todos los integrantes de la empresa. Su entusiasmo era muy grande, ya que se
trataba de su primer trabajo. El cuestionario elaborado por el T.A. Pomi es el siguiente:

CUESTIONARIO Conteste por favor en hoja aparte

-Nombre:
-Cargo:
-Nombre de su jefe directo:
-Nombre de sus subordinados directos:
-Detalle las tareas que realiza
-Cules son las principales decisiones que toma solo?
-Integra algn comit de coordinacin?
-A quin o quienes brinda asesoramiento?
-Cules son los principales problemas que enfrenta para realizar su trabajo

-Edad:

Luego de haber procesado los datos de los cuestionarios contestados, el TA Pomi entrevist
a dos de los Gerentes de la empresa.
El Gerente de Produccin, Sr. Luis Viera, manifest: Tengo problemas con las
importaciones de materia prima y tambin con las compras en plaza, ya que el Cr. Alegre
compra algunas cosas que no me sirven para mis planes de fabricacin y no me compra
otras que s necesito. ... el mantenimiento de algunos equipos no es el adecuado y eso me
genera retrasos por roturas en los mismos.
En la otra entrevista el Sr. Zito, Gerente Comercial, mencion lo siguiente: Estamos
fabricando artculos que hace tiempo que el mercado no compra y eso me genera
problemas importantes en plaza... Estamos teniendo una creciente demanda del exterior
pero no tengo tiempo para atenderla adecuadamente, ya que coordinar 10 vendedores en
todo el pas me resulta bastante complicado.
Frente a esta ltima entrevista, el TA Pomi resolvi analizar la distribucin del trabajo en el
Departamento Saln de Exhibicin y Ventas. Para ello solicit al Sr. Zito que elaborara una
lista de actividades del Departamento y una lista de tareas de cada uno de los empleados.
Con la informacin recabada en los cuestionarios y entrevistas y el cuadro elaborado,
present su informe a la direccin de la empresa.

SE SOLICITA:
1. EXPRESAR el concepto de calidad. ANALIZAR su evolucin en el mbito de la teora de la
administracin.
- qu opina de la posicin de Adriana con relacin a este concepto?. Fundamente su
respuesta
- qu opina de la posicin de Atilio con relacin a este concepto?. Fundamente su
respuesta
2. EXPLICAR las diferencias y semejanzas entre los conceptos de OYS y Calidad Total
3. Si usted fuera contratado como Analista de O y S para analizar la estructura organizativa de
Showtime S.A.: EXPLICAR las etapas metodolgicas que seguira para realizar dicho trabajo.
4. ANALIZAR las etapas metodolgicas cumplidas por el TA Pomi para realizar su trabajo,
explicando los aciertos y errores que cometi en cada etapa.
5. EXPLICAR si el T.A. Pomi tiene el perfil profesional y personal adecuado para la realizacin
del trabajo.

BIBLIOGRAFA
-Penengo, Miguel

Metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo. Edit.

Tcnica SRL. Montevideo.1997.

-Apuntes de clase

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE ADMINISTRACION

CATEDRA: ORGANIZACION Y METODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRACTICA N 3
ANALISIS Y DISEO DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS.
Objetivos de aprendizaje:
Al estudiar los temas de esta clase terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Diagramar organigramas
Analizar estructuras organizativas
Efectuar un anlisis preliminar de funcionamiento
Formular propuestas de estructuras organizativas en forma creativa
Analizar comparativamente diversas propuestas de estructura
PANCITOS S.A. - Caso de Estudio
La empresa Pancitos S.A. gira en el ramo de produccin, venta y distribucin de pan
congelado. Es propiedad de Carlos Porteo, quien se desempea como Gerente General y
Presidente del Directorio, el cual integra junto a su esposa Juanita Somma.
La empresa fue fundada en 1996 e inicialmente importaba los productos desde Brasil y los
venda directamente al pblico desde un pequeo local en el barrio La Blanqueada. A medida
que el negocio fue prosperando y los hbitos de los consumidores cambiaron, Carlos Porteo
percibi claramente la oportunidad que le brindaba el mercado y extendi sus actividades
tambin a la produccin. Finalmente en febrero de 1999 cerr el local de venta al pblico y se
dedic a producir y distribuir el pan congelado en cadenas de supermercados y comercios
minoristas de Montevideo y del Interior.
En la actualidad la empresa cuenta con 55 funcionarios que se distribuyen en los
Departamentos de:
Produccin (Gerente: Ing. Luis Masa)
Ventas (Gerente: Sr. Gonzalo Murialdo)
Administracin (Gerente: Cra. Pilar Martnez)
Del Departamento de Produccin dependen tres Secciones: Fbrica, Empaquetado y
Etiquetado. La Seccin Fbrica cuenta con 1 Jefe y 18 Operarios; la Seccin Empaquetado
cuenta con 1 Jefe y 3 Operarios y la Seccin Etiquetado cuenta con 1 Jefe y 5 Operarios.
Del Departamento de Ventas depende la Seccin Ventas a Supermercados y Minoristas,
integrada por 1 Jefe, 4 Auxiliares Administrativos, 2 Vendedores y 3 choferes.
Del Departamento de Administracin dependen cuatro Secciones Contabilidad, Tesorera,
Centro de Cmputos y Suministros.
En la Seccin Contabilidad trabajan 2 Auxiliares Contables, quienes realizan la registracin de
las operaciones de la empresa, as como diversos trmites en oficinas pblicas. La jefatura de
Seccin est vacante por lo que son supervisados directamente por el Gerente de
Administracin.
La Seccin Tesorera cuenta con un Jefe, quien realiza tareas de cobranza en la empresa y la
facturacin. Asimismo existen 3 Cobradores que salen a la calle a realizar la cobranza.
La Seccin Centro de Cmputos cuenta con 4 integrantes: el Jefe, un Ingeniero de Sistemas,
quien ha desarrollado los diferentes sistemas que se utilizan en la empresa y asesora a los
usuarios y 3 Auxiliares Administrativos quienes realizan indistintamente tareas de respaldo,
liquidacin de remuneraciones, autorizacin de licencias y mantenimiento de los legajos del
personal.

La Seccin Suministros se encarga de realizar las compras en plaza de materias primas,

materiales y tiles de oficina y la contratacin de las empresas encargadas del mantenimiento
de las maquinarias y la limpieza respectivamente. Est integrada por 1 Jefe y 2 Auxiliares de
Compras.
Carlos Porteo se encarga directamente de las importaciones de materias primas, as como del
control del control de las empresas contratadas para el mantenimiento de las maquinarias de
produccin y la limpieza.
Desde hace algunos meses Porteo viene percibiendo problemas internos que se van
agudizando. Entre otras cosas, ha detectado que, si bien la ventas de pan congelado han
aumentado, la cobranza disminuye cada mes.
Preocupado por la situacin, decide contratar a un Licenciado en Administracin para que
realice un diagnstico de la estructura organizativa y de los principales problemas de
funcionamiento de la empresa. En la primera reunin que mantiene la Licenciada en
Administracin Juliana Marn con el Gerente General, los Gerentes de Departamento y el Jefe
de Tesorera se desarrolla el siguiente dilogo:
Gerente General: Cada vez es ms difcil tomar decisiones. Cuando solicito un informe de
cobranza al Jefe de Tesorera, siempre se demora al menos una semana en brindrmelo y ni
les digo si solicito informes a Contabilidad. Adems, sistemticamente, las cifras brindadas por
ambas Secciones no coinciden.
Gerente de Administracin: El problema es que los Cobradores durante los ltimos seis
meses no entregan los recibos de cobranza en forma diaria para contabilizar, hay veces que
demoran ms de una semana. Cuando intento realizar algn arqueo para control, el Jefe de
Tesorera me dice que me quede tranquila que l los controla.
Jefe de Tesorera: Los clientes han aumentado mucho, sobre todo en el Interior y los
Cobradores no dan abasto con la cobranza, en especial a los clientes minoristas. Aunque yo
indiqu que las giras de cobranza en el interior no deben durar ms de una semana, es
imposible de cumplir. Por eso he solicitado a los cobradores que depositen la cobranza en el
Banco de la Localidad en que se encuentren y me informen telefnicamente los importes. Eso
me permite tener el saldo de Caja y Bancos al da.
Gerente de Ventas: Los Vendedores que tenemos no pueden visitar en tiempo a todos los
clientes. Adems he recibido muchas quejas de clientes del Interior que la mercadera les ha
llegado con retraso por problemas con los vehculos que se encargan de la distribucin.
Tambin muchas veces solicito un pedido urgente a Produccin y nunca lo pueden cumplir en
fecha.
Gerente de Produccin: As no se puede trabajar! Yo realizo planes de produccin de
acuerdo a los que me indica mi experiencia. Hace tiempo que no recibo los pronsticos de
ventas. Y luego sucede que los vendedores solicitan pedidos urgentes directamente a los
operarios de Fbrica. Adems hace ms de un mes que una de las mquinas principales para
el congelado est rota y no han venido a repararla.
Gerente General: Licenciada, le solicitamos ayuda para funcionar mejor. Lo que afecta al buen
funcionamiento de la empresa, nos afecta a todos. Mis tareas, son unas cuantas: planificar,
realizar las importaciones, encargarme del control de las empresas contratadas para el
mantenimiento y la limpieza....analizar la cobranza, tratar de captar nuevos clientes... cada vez
estoy ms horas en la empresa y tengo menos tiempo. Ac tengo una hoja de un Manual de
Organizacin y Funciones que me facilit un amigo. Lo aplican en su empresa. Me gustara que
nosotros tuviramos uno igual, que cada Gerencia y Departamento sepa las funciones a
cumplir.
La hoja del manual que el Gerente General mostr en la reunin, contena la siguiente
informacin:

NOMBRE DE LA UNIDAD: CAPACITACIN

DEPENDE DE: RECURSOS HUMANOS
SUPERVISA A:
No tiene unidades dependientes
FUNCIN:
Promover el desarrollo de los conocimientos, aptitudes y actitudes del personal con el fin de
contribuir al logro de los objetivos estratgicos y operativos de la empresa.
ACTIVIDADES:
1. Definir las necesidades de formacin y capacitacin del personal de la empresa.
2. Formular y ejecutar el Plan de Capacitacin y sus programas de formacin
3. Disear, programar, ejecutar y controlar el desarrollo de los cursos que integran el Plan de
Capacitacin.
4. Evaluar los resultados del Plan de Capacitacin y su impacto en los usuarios internos y
externos
5. Disear y mantener actualizada la base de informacin referida a los conocimientos del
personal; analizar permanentemente la informacin recabada y formular los indicadores de
gestin correspondientes.
6. Seleccionar, capacitar y actualizar instructores internos.
Y as continu la reunin durante toda una tarde, en la que
aumento.

los problemas siguieron en

Suponiendo que usted es el Licenciado en Administracin contratado:

SE SOLICITA:
1. GRAFICAR la estructura organizativa actual de Pancitos S.A.
2. ANALIZAR las fallas y las fortalezas estructurales de Pancitos S.A.
3. FORMULAR, GRAFICAR y FUNDAMENTAR una propuesta de estructura organizativa
para Pancitos S.A., con el fin de superar las fallas y potenciar las fortalezas
estructurales detectadas en el punto 2.
4. DISEAR las hojas del Manual de Organizacin y Funciones describiendo la funcin y
las actividades de dos de las Unidades que integran la propuesta de estructura
organizativa por Ud realizada.
BIBLIOGRAFIA:
- PINI, Jos:
- PINI, Jos:
- XAVIER, Jorge

Teora y diseo organizacional. Doc. N 1. Oficina de Apuntes CECEA.

Departamentalizacin. Doc. N 7. Oficina de Apuntes CECEA.
Las comisiones como instrumento organizacional. Doc. N 10. Oficina
de Apuntes CECEA.
- GONZALEZ, Soraya Tipologa de la organizacin formal. Doc. N 20. Oficina de Apuntes
CECEA.
- PINTOS, Gabriela:
Los Manuales Administrativos. Doc. N 16. Oficina de Apuntes CECEA.
-GARBARINO, Daniel
PINTOS, Gabriela
Anlisis de estructuras organizacionales. Doc. No. 19. Oficina de
Apuntes CECEA.
- Apuntes de clase.

10

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN

CTEDRA ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRCTICA No 4
ANALISIS Y DISEO DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
DEPARTAMENTALIZACIN. TCNICAS DE DIAGRAMACIN
Objetivos de aprendizaje:
Al finalizar los temas de esta clase terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Graficar, a travs de un organigrama, la estructura organizativa de una empresa.
Analizar estructuras con espritu crtico.
Disear estructuras organizativas en forma creativa y acorde con los objetivos
organizacionales.
Analizar comparativamente diversas propuestas de estructura organizativa.
CASO DE ESTUDIO - COLCREN S.A.
COLCREN S.A. fabrica diversos productos cosmticos, que vende y distribuye en plaza y
exporta. La empresa ocupa a ms de 100 personas.
Su estructura organizativa se representa por el siguiente organigrama:

Directorio

Gerente
General
Direccin

Gerencia

Produccin

Control
Calidad

Cremas

Administracin

Ventas

Exportaciones

Jabones

Plaza

Contabilidad

Finanzas

Personal

ServiciosG
rales.

Departamento

Depsito
Seccin

Sector

Montevideo

Farma-cias

Supermercados

Interior

Norte

Sur

Este

Cada vez que el Ing. Ral Anselmi, Gerente de Produccin de COLCREN S.A. ve este
organigrama, manifiesta que el mismo es incompleto y con errores. Javier Lema, Gerente de
Administracin, considera que ms que incompleto, est desactualizado.

11

Algunas de las situaciones que, a juicio de ambos Gerentes no estn contempladas en el

organigrama, son las siguientes:

Hace algunos aos, el Cr. Pea, Jefe del Departamento de Contabilidad, manifest la
conveniencia de contar con una auditora externa que garantizara mediante un dictamen
independiente, la exactitud de los Estados Contables de la firma. Con ese fin se contrat a
la conocida firma internacional Audit & Co..
El Gerente de Ventas cuenta con el asesoramiento especializado de un Licenciado en
Marketing y dos analistas que conforman la Unidad de Marketing.
Desde hace tres aos, el Ing. Qum. Lanza, apoyado por dos estudiantes de qumica, se
hizo cargo del Departamento de Control de Calidad. Sus actividades principales se orientan
a garantizar que los productos de la empresa se elaboren con materias primas de calidad
adecuada y que las distintos departamentos cumplan con los procedimientos de fabricacin
pre-establecidos. El Departamento de Control de Calidad asesora a la Gerencia de
Produccin.
El Departamento Jabones cuenta con un Jefe y est integrado por tres secciones:
Fabricacin (1 jefe de Seccin y 20 operarios), Envasado (el cargo de jefatura se encuentra
vacante y cuenta con 12 operarios) y Depsito (1 Jefe y 15 operarios). A su vez, el
Departamento Cremas est tambin integrado por dos secciones, llamadas Produccin de
Cremas (1 Jefe y 12 operarios) y Envasado de Cremas (1 jefe y 5 operarios). La seccin
Depsito est a cargo de la custodia y almacenamiento de todas las materias primas y
productos terminados de la empresa.
De la Gerencia de Administracin depende la Seccin Compras, integrada por 1 Jefe y 3
auxiliares. Dicha Seccin se encarga de la compra de materias primas para los procesos
productivos, el resto de las compras corresponde a artculos de oficina y papelera y
representan el 5 % del total de su actividad.
El Gerente de Ventas est asistido por 1 Secretaria, la Sra. Rosita.
El Departamento de Exportaciones est integrado por 1 sola persona, la Sra. Alma Surez.
La Seccin Montevideo est integrada por 1 Jefe y 2 vendedores que colaboran
directamente con l. De esta Seccin dependen el Sector Farmacias, integrado por 1
Encargado y 3 vendedores y el Sector Supermercados (1 Encargado y 2 vendedores)
La Seccin Ventas Interior est integrada por 1 Jefe y 12 vendedores. En los hechos, la
antigua divisin de esta Seccin en tres sectores no est funcionando y los 12 vendedores
dependen directamente del jefe de Seccin.
La Seccin Contabilidad est integrada por 1 jefe y 4 auxiliares. Es asesorada en aspectos
fiscales por el Estudio Barcos&Asociados.
La Seccin Finanzas est integrada por 1 Jefe, 2 Auxiliares y el Tesorero.
La Seccin Personal est integrada por 1 jefe y 2 Auxiliares.
La Seccin Servicios Generales tena a su cargo la limpieza del local, la vigilancia y la
realizacin de reparaciones menores. Todos estos servicios se tercerizaron y actualmente
el nico personal del Departamento es la Sra. Juanita, prxima a jubilarse.
La distribucin de los productos que fabrica y vende se realiza a travs de una firma
externa: MILATOGUI S.A.

El Gerente de Produccin considera que Compras debera ser un Departamento y no una

Seccin, ya que la correcta seleccin de las materias primas es una actividad de gran
importancia para el xito del proceso productivo. El Gerente de Ventas est de acuerdo en este
aspecto, pero indica que la razn bsica por la cual debera ser un Departamento es que
Compras maneja informacin que es considerada confidencial por la empresa.

12

SE SOLICITA:
1. NUMERAR Y EXPLICAR los errores de diagramacin existentes en el organigrama que se
presenta.
2. IDENTIFICAR los criterios de departamentalizacin utilizados en el organigrama
presentado. Asimismo, analizar crticamente dicho organigrama y expresar si el mismo
contempla los requisitos formales de presentacin.
3. EXPRESAR qu condiciones deben darse para utilizar estos criterios de
departamentalizacin para la Gerencia de Ventas y FUNDAMENTAR su respuesta.
4. EXPRESAR en qu casos usted aconsejara utilizar el criterio de departamentalizacin por
producto en el primer nivel. JUSTIFICAR su respuesta.
5. ELABORAR el nuevo organigrama de COLCREN SA, tomando en consideracin los
cambios estructurales producidos en la organizacin.
6. En el organigrama elaborado por Ud en el punto anterior, IDENTIFICAR las distintas
relaciones formales que vinculan los rganos de COLCREN S.A.
7. IDENTIFICAR los niveles jerrquicos de la empresa.
8. ANALIZAR la opinin de ambos Gerentes con referencia a la Seccin Compras. Est Ud.
de acuerdo con ellos? FUNDAMENTAR la respuesta.
BIBLIOGRAFA:
PINI, Jos
Teora y Diseo organizacional. Doc. No 1. Oficina de Apuntes. CECEA
PINI, Jos
Departamentalizacin. Doc. No 7. Oficina de Apuntes. CECEA
GARBARINO, Daniel y
PINTOS, Gabriela
Anlisis de estructuras organizativas. Doc No 19. Oficina de Apuntes.
CECEA.
Apuntes de clase

13

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE ADMINISTRACIN

CATEDRA: ORGANIZACIN Y METODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRCTICA No 5
ANLISIS Y DISEO DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
Objetivos de aprendizaje:
Al finalizar los temas de esta clase -terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Graficar, a travs de un organigrama, la estructura organizativa de una empresa.
Fortalecer el anlisis de estructuras organizativas
Integrar aspectos estructurales y operativos (de funcionamiento) de las organizaciones
FOLDER SA.- Caso de Estudio (*)
La empresa FOLDER SA produce diversos artculos que comercializa en el pas y en el
exterior. Su Directorio est integrado por el Sr. Fabin Castro, la Sra Amelia Gmez y el Ing.
Martn Viera, quien ocupa el cargo de Presidente. Como Presidente del Directorio, tiene
amplios poderes de administracin y representa a FOLDER SA.
De la Presidencia dependen la Gerencia de Administracin y la Gerencia de Ventas. Tambin
dependen directamente de la Presidencia dos Departamentos: Compras y Control de Calidad y
cuatro Secciones que tienen a su cargo el proceso productivo: Corte, Galvanizado, Pintura y
Moldes. La Presidencia es asesorada en asuntos comerciales e investigacin de mercados por
una unidad especializada en Marketing que est integrada por un Analista en Marketing y un
Auxiliar Administrativo.
De la Gerencia de Administracin dependen dos Departamentos: Personal y Contadura y la
Seccin Depsito y Expedicin. El Departamento de Personal tienen a su cargo la seleccin de
personal, el control de horarios y la liquidacin y pago de salarios; tambin coordina las
actividades de las empresas externas de seguridad y de limpieza, ambas contratadas. El
Departamento de Contadura tiene a su cargo los registros contables, la facturacin, la
cobranza, los pagos a proveedores y los trmites ante los bancos y organizaciones pblicas. La
Gerente de Administracin da instrucciones directas al Jefe del Departamento de Compras en
los aspectos financieros de su gestin.
De la Gerencia de Ventas dependen dos Departamentos: Ventas e Informtica. El
Departamento de Ventas est integrado por un Jefe, 16 Vendedores y dos Auxiliares
Administrativos. Su funcin es comercializar la produccin de la empresa en plaza (Montevideo
y Litoral del pas) y en el exterior. Del Departamento de Informtica dependen tres Secciones:
Desarrollo, Mantenimiento de Sistemas y Costos. La Seccin Desarrollo tiene a su cargo la
programacin y desarrollo de nuevas aplicaciones informticas y el mantenimiento de la pgina
web de la empresa. La Seccin Mantenimiento de Sistemas tienen a su cargo la resolucin de
problemas informticos que se presentan en los programas y equipos, el mantenimiento de la
seguridad informtica y el respaldo de la informacin. La Seccin Costos se ocupa del clculo
de los costos de produccin que se efecta mediante un programa especialmente diseado a
esos efectos.
Los Gerentes de Administracin y de Ventas junto con el Presidente del directorio se renen
semanalmente con el fin de coordinar diversos aspectos de la gestin de la empresa.
Ultimamente estas reuniones se han vuelto conflictivas. Aurora Lima, Gerente de
Administracin, ha solicitado que se contrate ms personal para su rea. El Presidente
entiende que no es necesario.
-No!, responde el Presidente a los pedidos de Aurora Lima. Ac hay que poner ms voluntad
y capacitarse, como hacen todos!. Hace dos aos estabas agobiada de trabajo y decidimos
que el Departamento de Compras dependiera directamente de m; luego fue el tema de los
costos que te planteaba tantos problemas y desde entonces se hizo cargo la gente de
informtica. Cada vez tienes menos trabajo e insistes es que quieres ms gente!

14

En la ltima reunin, la Gerente de Ventas inform que un Vendedor detect irregularidades

con la cuenta corriente de un cliente. Investig y encontr errores y omisiones en la facturacin
y registracin efectuadas por el Departamento de Contadura.
Luego de la reunin, de la cual Aurora se fue amenazando con su renuncia, el Presidente
coment a PilaSierra, Gerente de Ventas:
-Si quiere que renuncie! Yo me hago cargo de todo lo referente a la produccin, t tienes las
ventas y toda la informtica y hacemos las cosas bien. Aurora lo nico que sabe es pedir ms
personal!. Si renuncia, contratamos un Contador.
-No voy a defenderla, a m tambin me molesta que pase todo el tiempo protestando, expres
Pilar Sierra. Pero estamos teniendo problemas. Logramos aumentar las exportaciones, hemos
consolidado las ventas y estamos pensando en expandirnos a otros departamentos del interior
del pas. Pero junto con las ventas aumentaron los problemas. El Jefe del Departamento de
Ventas me explic que no tiene tiempo para atender a todos los Vendedores. Las reuniones
generales con ellos no resultan efectivas ya que los problemas que le plantean son muy
distintos. Tambin el Jefe del Departamento de Informtica me inform que le ha perdido la
pista al nuevo programa de compras y se estn alejando del cronograma previsto. El Jefe de la
Seccin Desarrollo se queja que la Jefa de Compras continuamente solicita cambios a los
programadores que dependen de l sin consultarlo.
-Yo tambin veo que hay problemas, agreg el Presidente. Hace das que apenas voy a la
Fbrica. Sin embargo, la produccin sigue saliendo bien. He hablado mucho con los cuatro
Jefes de Seccin, en especial de las tareas de supervisin que tienen a su cargo y de los
resultados que espero de ellos y de la empresa en su conjunto. Los estimulo para que tomen
decisiones y as la gente responde.
-ltimamente he tenido quejas de varios clientes sobre atrasos en las entregas, dijo Pilar
Sierra. Pasamos los pedidos a depsito y Expedicin y son ellos los que demoran las entregas.
-Otra vez Aurora!, dijo el Presidente. Hace tiempo que no se rene con la gente de
Produccin, permite que la gente de Depsito y Expedicin reciba los pedidos sin verificar si
hay stock. Incluso cuando hay stock, no se por qu, demora la distribucin al cliente.

SE SOLICITA:
1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de FOLDER SA.
2. ANALIZAR las fallas y las fortalezas organizativas de FOLDER SA.
3. FORMULAR Y FUNDAMENTAR recomendaciones que le permitan a FOLDER SA
superar las fallas y potenciar las fortalezas analizadas en el punto anterior.
ELABORAR el organigrama de la nueva estructura organizativa.

(*) Primera revisin 2003

BIBLIOGRAFA:
Idem a la indicada para Clase Prctica N4

15

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE ADMINISTRACION

CATEDRA: ORGANIZACION Y METODOS ADMINISTRATIVOS

ANALISIS Y DISEO DE LA DISTRIBUCION DEL TRABAJO.

BACO S.A. - Caso de Estudio (*)
1. La empresa BACO S.A. se dedica a la compra y venta de vinos nacionales y extranjeros.
Se trata de una empresa que en los ltimos 3 aos experiment un sensible incremento en
su nivel de actividad. Las ventas se han duplicado - tanto en Montevideo como en el Interiory cada vez resulta ms dificultoso responder a una exigente demanda de los clientes.
2. Preocupados por las dificultades para atender dicha demanda, los Directores de BACO S.A.
se renen a estudiar la situacin. El Director Julio Miranda indica que, a su criterio, los
problemas fundamentales se vinculan con la falta de capacitacin del personal de
Administracin, rea en la cual se producen las mayores dificultades operativas. Al igual que
la Directora Alicia Rodrguez, entiende que debera revisarse toda la organizacin ya que
los problemas operativos son permanentes y de no corregirse en breve correremos el
riesgo de perder mucha clientela. En particular, se muestran muy preocupados por los
permanentes atrasos que se producen en los informes que elabora la Seccin Registracin
del Departamento de Contadura.
En base a lo conversado en la reunin y a las inquietudes planteadas, los Directores
deciden contratar a la Lic. Alicia Mir, Consultora externa especializada en Organizacin y
Sistemas, a quien encomiendan el estudio de la distribucin del trabajo en la Seccin
Registracin.
3. Para estudiar la distribucin del trabajo en la Seccin Registracin del Departamento de
Contadura, la Consultora efectu el relevamiento de las actividades de dicha Seccin, as
como de las tareas que realizan los empleados asignados a ella. De esta forma logr
conocer que:
Las actividades que la Seccin Registracin tiene a su cargo son:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Registrar los comprobantes de ingresos y egresos.

Realizar cierres contables mensuales.
Efectuar las liquidaciones para el Banco de Previsin Social.
Facturar las ventas realizadas.
Cobrar las facturas.
Realizar arqueos de caja.
Efectuar clculos de costos.
Llevar cuentas corrientes de acreedores y deudores.

Los cargos, las tareas de los empleados de la Seccin y los porcentajes de tiempo
dedicados a cada una son las siguientes:
Jefa (Sylvia)
a)
b)
c)
d)

Supervisa el personal (30%).

Cobra facturas (20%).
Calcula costos (25%).
Realiza arqueos de caja (25%).

Auxiliar (Carlos)
a) Registra los comprobantes de ingresos (50%).
b) Realiza las liquidaciones para el Banco de Previsin Social (20%).
c) Cobra facturas (30%).

16

Auxiliar (Mabel)
a)
b)
c)
d)
e)

Realiza los cierres mensuales de la contabilidad (20%).

Supervisa las liquidaciones efectuadas por Carlos (20%).
Confecciona facturas (20%).
Cobra facturas (25%).
Lleva las cuentas corrientes de los clientes (15%).

Auxiliar (Susana)
a) Cobra facturas (100%).
Auxiliar (Pedro)
a) Supervisa la facturacin (50%).
b) Modifica las facturas cuando encuentra errores (30%).
c) Cobra facturas (20%).

SE SOLICITA:
1. CONFECCIONAR el Cuadro de Distribucin del Trabajo de la Seccin Registracin del
Departamento de Contadura de BACO S.A.
2. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa estudiada en el curso, el Cuadro de Distribucin
del Trabajo y DESCRIBIR las fallas que se detecten en el mismo.
3. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que, de acuerdo a su opinin,
podran ser tiles para eliminar las fallas que describi y, de esa manera, poder mejorar el
trabajo de la Seccin Registracin.

BIBLIOGRAFIA:
- PALAMARCHUK, Alicia

Cuadro de Distribucin de Tareas. Doc. N 2. Oficina de

Apuntes CECEA.

- Apuntes de clase.

(*) El tema Anlisis y Diseo de la Distribucin del Trabajo, Unidad Temtica 13, ser estudiado
en sus aspectos tericos y prcticos los das los das jueves 26 y martes 31 de mayo de
2005, de 9.10 a 10.30h.
.

17

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN

CTEDRA: ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRACTICA N 6
ANALISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO.
Objetivos de aprendizaje:
Al estudiar los temas de esta clase terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Diagramar procedimientos administrativos
Analizar crticamente procedimientos y determinar sus fallas
Elaborar propuestas creativas para la mejora de procedimientos
PERDOMO S.A. - Caso de Estudio (1 parte)
PERDOMO S.A. es una empresa que fabrica, distribuye en plaza y exporta diversas autopartes
y repuestos. El Directorio de la firma nombr a Federico Beckman, uno de sus integrantes,
como Gerente General. De la Gerencia General dependen tres Gerencias: Produccin, Ventas
y Administracin.
En la actualidad la empresa cuenta con 80 funcionarios que se distribuyen en las diferentes
Gerencias. De la Gerencia de Produccin
dependen dos Departamentos: Fbrica y
Empaquetado.
De la Gerencia de Ventas dependen tres Departamentos: Ventas, Depsito y Envos.
De la Gerencia de Administracin dependen 5 Departamentos: Compras, Contabilidad,
Tesorera, Personal y Facturacin.
La recesin del mercado y la creciente competencia han puesto en evidencia algunas
carencias que, en pocas de auge, pasaban desapercibidas. A juicio del Sr. Beckman, la
Gerencia de Administracin presenta serias deficiencias en su gestin. En especial, el
Departamento de Facturacin ha sido blanco de numerosas crticas por parte de Ventas, de
Produccin y de la propia Tesorera, debido a que existen constantes diferencias en el
momento de controlar el stock de mercaderas. Para solucionar estos problemas el Gerente
General, de comn acuerdo con la Gerente de Ventas decidi que el Departamento de
Facturacin pase a depender de la Gerencia de Ventas.
Mauricio Ribeiro, el Gerente de Administracin se opone firmemente a este cambio.

Los problemas no se solucionan cambiando un Jefe por otro. Los problemas de

facturacin se solucionan mejorando procedimientos ineficaces y ya obsoletos -dice-.

Mauricio explica que, mientras los Departamentos de Contabilidad, Personal y Finanzas

disponen de un equipamiento informtico adecuado y un software adquirido recientemente, el
Departamento de Facturacin contina trabajando con equipos y programas ya obsoletos.
Alicia Flores, Gerente de Ventas, concuerda con l en que el programa est desactualizado.

El programa necesita mejoras. Pero existen problemas que no se resuelven mediante

un simple cambio de programa. Si automatizamos procedimientos con fallas
administrativas lo que hacemos es informatizar los errores y los problemas se
mantendrn.

En definitiva, se decidi relevar algunos de los procedimientos de facturacin y emisin de

Notas de Crdito a efectos de proceder a su mejora.
El resultado del relevamiento realizado es el siguiente:
1. Procedimiento de Facturacin de Ventas al Interior:

18

Paso
Responsable
1
Auxiliar de Facturacin
2

Auxiliar de Facturacin

Auxiliar de Facturacin

4
5

Auxiliar de Facturacin
Auxiliar de Facturacin

Gerente de Ventas

Auxiliar de Facturacin

8
9

Auxiliar de Depsito
Auxiliar de Depsito

10
11

Auxiliar de Depsito
Auxiliar de Facturacin

12

Auxiliar de Facturacin

Descripcin
Recibe el pedido del cliente por correo electrnico o
telfono con indicacin de articulo y cantidad solicitada
Ingresa el pedido al computador detallando: nombre del
cliente, artculo, cantidad pedida.
Por sistema, verifica que exista stock suficiente de cada
artculo.
Emite la Factura en cuatro vas, mediante el sistema.
En caso de no existir stock suficiente de algn articulo,
le envia un e-mail al Gerente de Ventas
Se hace cargo del aviso al cliente de lo que no existe
en stock mediante una rutina predefinida.
Remite las vas 1, 2 y 3 de la Factura al Departamento
Depsito y guarda en una bandeja la va 4.
Con las 3 vas de la Factura, prepara el pedido.
Remite el pedido preparado, acompaado de las vas 1
y 3, al Departamento Envos, que se hace cargo de su
entrega al cliente.
Remite la va 2 de la Factura al Auxiliar de Facturacin.
Al final de cada da, remite la va 4 de la Factura a
Contadura.
Archiva la va 2 de la Factura

2. Procedimiento de Emisin de Notas de Crdito:

Las notas de crdito se emiten en caso de existir diferencia entre lo facturado y lo entregado
al cliente El procedimiento de Emisin de Notas de Crdito es manual, ya que en su
momento la empresa no adquiri el correspondiente mdulo del sistema informtico. Si bien
el Sr. Beckman no duda que este procedimiento debe informatizarse a la brevedad,
actualmente se sigue con los mtodos antiguos, de acuerdo a las palabras del Gerente
General.
Paso
Responsable
1
Auxiliar de Envos

Auxiliar de Envos

Auxiliar de Envos

Auxiliar de Facturacin

Auxiliar de Facturacin

Auxiliar de Facturacin

Auxiliar de Facturacin

Descripcin
Se comunica telefnicamente con el cliente para
coordinar la entrega y, en la fecha indicada, enva el
pedido con las vas 1 y 3 de la Factura.
Al momento de entregar la mercadera al cliente, el
auxiliar verifica que coincida lo entregado con lo
detallado en la factura
- Si no hay diferencia entrega la via 1 al cliente
- Si existe diferencia entrega la via 1 al cliente y
deja constancia de la diferencia en la via 3 de
la factura
Una vez por semana remite la va 3 con las
observaciones al Auxiliar de Facturacin
Una vez a la semana, los das viernes el Auxiliar de
Facturacin extrae del archivo la va 3 de las Facturas
de la semana, que contienen anotaciones de
diferencias de stock
Verifica con la cuenta corriente del cliente que se lleva
en el sistema, el estado de crdito del mismo.
Si el cliente no dispone de crdito suficiente, se
encuentra atrasado en los pagos o presenta algn
informe adverso, remite la va 3 de la Factura a
Tesorera.
Si el cliente dispone de crdito y est al da, emite una
Nota de Crdito en 2 vas. En la Nota de Crdito consta
el nombre del cliente, la fecha, as como las cantidades
correspondientes y el monto total.

19

Auxiliar de Facturacin

9
10

Auxiliar de Facturacin
Auxiliar de Contabilidad

11

Auxiliar de Envos

12

Auxiliar de Tesorera

13

Auxiliar de Contabilidad

14

Auxiliar de Contabilidad

La primer va de la Nota de Crdito la remite a la

Seccin Envos, para ser enviada al cliente
La segunda va la remite a Contabilidad.
Recibe las Notas de Crdito que archiva por orden
alfabtico.
Mensualmente extrae del archivo las Notas de Crdito,
las ensobra y las enva por correo al cliente.
Cada vez que se recibe una Factura correspondiente a
un cliente que no dispone de crdito, se comunica
telefnicamente con el cliente para avisarle que la Nota
de Crdito no se emitir hasta que regularice su
situacin. La va 3 es archivada por orden cronolgico.
Una vez al mes, dicho archivo se enva a Contadura
para su depuracin.
Registra en el sistema contable la Nota de Crdito, en
el subprograma Ingreso de Comprobantes Manuales,
ingresando: tipo de comprobante, nmero de cliente,
nmero de comprobante, fecha de operacin, rubros y
montos.
Una vez a la semana, ejecuta mediante una rutina de
actualizacin de archivos, mediante la cual se generan
las modificaciones pertinentes en el stock y las cuentas
corrientes. Cuando el comprobante se emite por el
sistema (como es el caso de la Factura), las
modificaciones se generan en forma automtica.

SE SOLICITA:
1. DIAGRAMAR, mediante el mtodo adecuado, el procedimiento de Emisin de Notas
de Crdito de Perdomo S.A.
2. ANALIZAR detalladamente dicho procedimiento y EXPLICAR las fallas que detecte.
3. ANALIZAR detalladamente el procedimiento de Facturacin de Ventas al Interior y
EXPLICAR las fallas que detecte.
4. REALIZAR una propuesta, en forma literal, para mejorar ambos procedimientos y
FUNDAMENTAR la misma.

BIBLIOGRAFIA:
- Penengo, Miguel
-

Diagrama de anlisis de procedimientos. Doc. N 3. Oficina de

Apuntes CECEA.

Apuntes de clase.

20

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN

CTEDRA: ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRACTICA N 7
ANALISIS Y DISEO DE PORTADORES DE INFORMACION.
Objetivos de aprendizaje
Al estudiar los temas de esta clase terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Explicar los aspectos formales y funcionales a considerar para el diseo de formularios
Disear formularios
PERDOMO S.A. - Caso de Estudio (2 parte)
El Gerente General y la Gerente de Ventas de PERDOMO S.A. propusieron al Directorio y ste
aprob, incorporar una nueva modalidad de ventas, a travs de una pgina web. La Gerente
de Ventas estima que el crecimiento de la modalidad de negocios B2B (ver informacin
complementaria al final de la pgina) ser exponencial.
Con la pgina web se persiguen dos objetivos: en primer lugar, informar con referencia a las
caractersticas de la empresa y su lnea de productos y, en segundo lugar, poder captar
pedidos de clientes habituales o nuevos. A estos efectos, Perdomo SA ofrece a sus clientes un
catlogo de autopartes y repuestos donde consta: nombre del artculo, cdigo, descripcin y
precio unitario, que es actualizado semanalmente.
SE SOLICITA:
1. DISEAR el formulario a incluir en la pgina web, a efectos de captar pedidos de clientes
actuales o nuevos.
2.
DISEAR el formulario Nota de Crdito para el procedimiento Emisin de Notas de
Crdito de PERDOMO S.A. estudiado en la clase anterior y EXPRESAR los atributos
funcionales y formales que debe contemplar.
BIBLIOGRAFIA:
- Gerpe, Sara y
GamboggiI, Andrs:

Soportes de informacin: los formularios hoy. Doc No. 18. Oficina de

Apuntes. CECEA, 2002.

- Apuntes de clase.
INFORMACIN COMPLEMENTARIA:
A travs de Internet han surgido nuevas formas comerciales, que pueden clasificarse en
funcin a las partes que interactan.
B2B (Business to Business): corresponde a negocios efectuados entre dos empresas, a
travs de internet, anunciando sus productos mediante pginas web dirigidas
especialmente a empresas.
B2C (Business to Consumer): en este caso se trata de empresas que venden productos o
servicios a los consumidores, a travs de internet, anunciando sus productos mediante una
pgina web.
E - Government: se refiere bsicamente a la posibilidad de efectuar trmites o
transacciones por internet entre los ciudadanos y las distintas dependencias pblicas.
Customer to Business: en este caso actan una empresa y un cliente, pero la relacin es
distinta ya que el que ofrece es el cliente. Por ej.: una persona que busca determinado bien
y a travs de internet ofrece una cantidad de dinero por el mismo, de esta forma si existe
alguna empresa interesada en dicha oferta, se concreta el negocio.
Customer to Customer: se conoce ms por las subastas en internet, donde un consumidor
ofrece a otro productos y servicios, sin mediar una empresa en la transaccin.

21

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE ADMINISTRACION

CATEDRA: ORGANIZACION Y METODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRACTICA N 8
ANALISIS Y DISEO DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO.
ANALISIS Y DISEO DE DISPOSICION DE OFICINAS.
Objetivos de aprendizaje:
Al estudiar los temas de esta clase terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Reforzar el anlisis y diseo de procedimientos administrativos
Aplicar los principios de la tcnica de anlisis y diseo de disposicin de oficinas
Apreciar la importancia de la tcnica de anlisis y diseo de disposicin de oficinas y su
vinculacin con los procedimientos administrativos
Desarrollar la capacidad creativa aplicando los conceptos tericos
Apreciar la variedad de propuestas validas
PERDOMO S.A. - Caso de Estudio (3 parte)
En PERDOMO S.A. existen, asimismo, quejas de los empleados generadas a causa de
demoras en la gestin de las licencias, llevadas a cabo por el Departamento de Personal que
depende de la Gerencia de Administracin. El mismo est integrado por un Jefe y 2 auxiliares
El Programa de Sueldos no contempla todas nuestras particularidades -explica el Jefe de
Personal-. A va de ejemplo, no contempla la posibilidad de obtener das de licencia
adicionales por estudios o por haber realizado gestiones para la empresa en el exterior.
Ambos aspectos son contemplados en nuestro convenio laboral.
Agobiado por las quejas, el Jefe de Personal quiso estudiar en detalle el procedimiento y
encarg el relevamiento del mismo. No obstante insisti en expresar: Pensar que en este
mundo de las telecomunicaciones, de la informtica y de los avances tecnolgicos, nosotros
seguimos trabajando a pedal....
La informacin relevada es la siguiente:
Procedimiento de Solicitud y Tramitacin de Licencias
1) El empleado solicita al Jefe de su Unidad la licencia reglamentaria. Una vez autorizada
verbalmente por el Jefe correspondiente, completa el formulario de licencia (FL) en 3 vas
con los siguientes datos: nombres y apellidos, nmero de empleado, cargo, oficina en la
cual se desempea, cantidad de das solicitados, fecha a partir de la cual solicita el
usufructo de licencia y firma.
2) Posteriormente, el Jefe del empleado solicitante firma las 3 vas de FL y las remite al
Departamento de Personal.
3) Un Auxiliar Administrativo del Departamento de Personal (Sr. Lpez) sella y firma las 3 vas
de FL. El FL/0, lo entrega al Jefe del Departamento. Archiva juntos los FL /1/2 por nmero
de empleado.
4) El Jefe del Departamento firma el FL/0 y lo entrega al Auxiliar Administrativo (Sr. Ferreira).
5) El Auxiliar Administrativo Ferreira busca en el fichero de licencias -archivo computarizado,
ordenado alfabticamente por apellido- la ficha del empleado solicitante y verifica el saldo
disponible de su licencia. Si la cantidad de das solicitados supera el saldo disponible,
anota en el FL/0 dicho saldo y lo devuelve a la oficina solicitante para que el empleado y su
Jefe reconsideren la solicitud teniendo en cuenta la disponibilidad de das. Cierra el
archivo.
Es poltica de la empresa que solamente el Gerente General, en casos excepcionales,
puede autorizar adelantos de usufructo de licencia an no generada.
6) Si el saldo de licencia disponible es suficiente para cubrir la solicitud, registra en la ficha del
empleado los das de licencia solicitados (fechas y total de das), calcula el nuevo saldo e
imprime un listado, en dos vas, L/0/1 con el detalle de fechas, cantidad de das

22

disponibles, cantidad de das solicitados, total usufructuado hasta el momento (acumulado

del presente ao) y el nuevo saldo. Graba la informacin y cierra el archivo.
7) Entrega el FL/0 y las dos vas del listado al Jefe del Departamento.
8) El Jefe del Departamento de Personal firma el FL/0 y el L/0/1, engrapa los 3 ejemplares y
los entrega al Auxiliar Administrativo Lpez.
9) Cuando recibe el FL/0 y el L/0/1, el Auxiliar Administrativo Lpez retira del archivo las
correspondientes FL/1/2 y procede de la siguiente manera: archiva alfabticamente FL/0
con L/0 y enva FL/1/2 y L/1 a la oficina del empleado solicitante.

10) Un Auxiliar de dicha oficina archiva alfabticamente FL/1 y L/1 y entrega al empleado
solicitante FL/2.
El Departamento Personal funciona actualmente en un local que comparte con los
Departamentos Contadura y Tesorera. Hace 15 das el Gerente General resolvi que se
acondicionara una pequea habitacin contigua para ser ocupada por dicho Departamento. La
representacin a escala de dicha habitacin y el mobiliario a utilizar es el siguiente:

V
E
N
T
A
N
A

2 escritorios:
2 sillas
(Sr Lpez y Sr Ferreira)

1 escritorio de Jefe
y 1 silla

1 armario para archivos

1 mesa de computadora

Se adjunta el Cursograma del procedimiento de Solicitud y Tramitacin de Licencias realizado.

SE SOLICITA:
1) ANALIZAR el referido procedimiento y EXPLICAR las fallas que se detecten en el
mismo.
2) DIAGRAMAR, en el plano de la habitacin, la ubicacin del mobiliario del Departamento
de Personal y FUNDAMENTAR la propuesta (la diagramacin debe realizarse en funcin
del procedimiento descrito, teniendo especialmente en cuenta los principios de
disposicin de oficinas).
3) EXPLICAR la relacin existente entre las tcnicas de Anlisis y Diseo de
procedimientos y Anlisis y Diseo de Disposicin de Oficinas.
BIBLIOGRAFIA:
- Penengo, Miguel
- Palamarchuk, Alicia
- Apuntes de clase.

Diagrama de anlisis de procedimientos. Doc. N 3. Oficina de

Apuntes CECEA.
Disposicin de oficinas. Doc. N 5. Oficina de Apuntes CECEA.

23

SOLICITUD Y TRAMITACION DE LICENCIAS - PROCEDIMIENTO ACTUAL

OFICINA SOLICITANTE

JEFE DPTO

AUX. ADM. LOPEZ

AUX. ADM. FERREIRA

(A)

(C)
(B)

3
1

FL/0/1/2
Licencia
autorizada?

FL/0

Fichero
licencias

Sella y firma
FL/0/1/2
SI

FL/0
Ficha

Func. completa
formulario
4

FL/1/2
Firma
Nmero de
funcionario

FL

FL/0
Saldo
disp.
licencia?

NO

FL/1/2
2

SI
Jefe firma

Anota saldo
en FL/0

8
6

Firma
FL/0 y L/0/1

FL/0/1/2

Registra licencia
en Ficha
Ficha

L//0/1 FL/0

(B)

FL/1/2 - L/1
10

FL/0
a of.solicit.

L/0
FL/0

FL/2 al funcionario
solicitante

Calcula
nuevo
saldo

FL/1 - L/1
Alfabtico
funcionario
L/1
FL/1

L/0
1

Alfabtico
FL/0 - L//0/1
Ficha

24

(C)

(A)

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN

CTEDRA DE ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRCTICA No 9
Objetivos de aprendizaje:
Al finalizar los temas de esta clase -terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Fortalecer el anlisis de los procedimientos administrativos
Fortalecer el anlisis y diseo de portadores de informacin
Comprender el impacto de los procesos de cambio en el comportamiento de las
organizaciones
Conocer el proceso de anlisis y diseo de sistemas de informacin
CODOGA SRL.- Caso de estudio (*)
CODOGA SRL es una empresa uruguaya, creada en el ao 1998 con el objetivo de brindar el
servicio de retiro y traslado de residuos contaminantes (cartuchos de tinta, tonner, pilas,
desechos y fluidos txicos,entre otros) a las industrias del pas. En sus inicios, el propietario,
Sr. JC Waste y su hijo Marcelo adquirieron un camin de importantes dimensiones con una
caja de carga, donde se colocan contenedores para brindar este servicio, llevando los residuos
para su tratamiento a la empresa Tratamientos Totales del Este S.A. (TTESA). Con el paso del
tiempo, y con la aparicin de una conciencia ambiental en la sociedad, el trabajo comenz a
aumentar y la familia Waste debi incorporar nuevos empleados, vehculos y recorridos.
Actualmente cuenta con una Unidad de Transporte, a cargo del Ingeniero Sucta, integrada por
16 choferes y por ocho vehculos y una Unidad Comercial compuesta por 4 administrativos
supervisados por el Contador Gamberoni que est al frente de la misma. El Ingeniero Sucta
est a cargo de la supervisin del retiro y transporte de los residuos. Los administrativos
desarrollan todas las tareas vinculadas a la recepcin de solicitudes de servicios, facturacin y
registracin indistintamente.
Los organismos de contralor y regulacin encargados de la gestin ambiental acaban de
aprobar una norma que exige a las empresas del ramo identificar en forma permanente el tipo
de residuos retirados, su volumen, fecha y lugar de retiro as como fecha y lugar de entrega
para su tratamiento. Ante esta exigencia, los Waste citan a una reunin al Encargado
Comercial y al Encargado de Transporte donde plantean la necesidad legal que los materiales
transportados tengan una continua identificacin (trazabilidad) desde su retiro hasta su entrega.
Durante la reunin, se da el siguiente intercambio de opiniones:
Ing. Sucta:
"Es necesario que nuestra empresa conozca exactamente el volumen de cada
material transportado, su origen y su destino, eso se llama trazabilidad!. Para eso es necesario
capturar la informacin en el momento de retiro de los residuos. Se arregla fcil con una
terminal porttil que pueden manejar los propios camioneros.
Cr. Gamberoni: "Estoy de acuerdo con la necesidad de conocer el volumen transportado y de
tener la seguridad que todo lo que se retira llega a la planta de tratamiento, pero todos
sabemos que la formacin de nuestros choferes no es suficiente como para poder manejar una
terminal porttil, que es una especie de computadora manual sumamente delicada, adems del
trabajo que efectan que es 100% operativo, de fuerza y con residuos peligrosos. Muchos de
ellos apenas terminaron la escuela y fueron contratados por su condicin de choferes
profesionales. Adems no es necesario gastar en terminales porttiles. La Unidad Comercial
puede tener el control de la informacin sin tener que invertir en esa tecnologa."
JC Waste:
"Adems el equipo y software que soporta esto debe importarse de USA, est
tarifado en dlares americanos y en la actual situacin del pas y de nuestros clientes, se nos
hara imposible ajustar el valor de nuestro servicio"
Cr. Gamberoni: "Por ese motivo yo haba pensado crear un formulario de retiro y traslado,
hecho en papel y ah registrar todos los datos que actualmente exigen los organismos de
contralor, como por ejemplo: nombre de la empresa, volumen de residuos retirados, cantidad
de contenedores utilizados (baldes con tapa hermtica). Adems se pueden obtener las firmas
de los responsables de la empresa, que permitan cumplir con los requerimientos legales."
Ing. Sucta;
"Yo creo que el uso de un formulario activo es lo ms adecuado a los tiempos
que corren y no seguir utilizando formularios de papel. Un Ingeniero de TTDESA , me mand

25

por mail informacin de un programa que permite facturar al mismo tiempo. No olviden que los
clientes se quejan cada vez ms de la demora en el retiro de los residuos y de errores de
facturacin"
Marcelo Waste: "Justamente, estuvimos charlando con mi padre y ya que existe posibilidad de
mejorar la calidad de la informacin, hacer mas confiable la facturacin y al mismo tiempo
mejorar la atencin al cliente, nos gustara que Ud. Ingeniero con el Cr. Gamberoni nos
presenten por escrito el Procedimiento de Retiro, Traslado y Facturacin actual, para luego
seguir conversando. Seguramente llegaremos a un acuerdo; quizs, le demos la razn.
Procedimiento de Retiro, Traslado y Facturacin presentado por el Ing.Sucta y el Cr.
Gamberoni:
1. Administrativo (Comercial): Recibe telefnicamente solicitud de servicios por parte de los
clientes. Registra en un cuaderno nombre del cliente, direccin telfono, volumen de
residuos a retirar y cantidad de contenedores necesarios.
2. Administrativo (Comercial): Confecciona Nota de Pedido (NP) en original y dos copias.
Registra nombre del cliente, domicilio, telfono, volumen de residuos a retirar y cantidad de
contenedores necesarios. Enva NP(0,1) a Transporte y archiva NP(2) por orden numrico
3. Ing Sucta (Transporte): Calcula el importe del servicio solicitado y lo registra en NP(0,1).
Para ello consulta el precio por contenedor en el Listado de Precios que le proporciona
mensualmente el Cr. Gamberoni. Enva NP(1) a Comercial. Archiva transitoriamente NP(0)
por orden numrico.
4. Administrativo (Comercial): Emite Factura (F) en original y 3 vas. Contabiliza la factura
en la cuenta corriente del cliente. Enva F(0,1,2) a Transporte. Archiva F(3) por orden
alfabtico.
5. Ing Sucta (Transporte): Se comunica telefnicamente con el cliente y acuerda la fecha de
retiro de los residuos. Registra en Planilla de Solicitudes (PS), dejando constancia de la
fecha acordada, cantidad de contenedores necesarios, nmero e importe de la factura.
Archiva transitoriamente F(0,1,2).
6. Ing Sucta (Transporte): En la fecha indicada entrega F(0,1) y NP(0) al Camionero
indicandole que concurra al domicilio indicado por el cliente a fin de dar cumplimiento a la
solicitud.
7. Camionero (Transporte): Al momento de retirar los residuos verifica que los contenedores
utilizados coincidan con los indicados en NP(0).
- Si no hay diferencia entrega F(0) y NP(0) al cliente.
- Si existe diferencia entrega F(0) y NP(0) al cliente y adems deja constancia de la
diferencia en F(1).
8. Camionero (Transporte): Traslada los residuos a la planta de Tratamiento TTESA, y al
regresar devuelve F(1) a Transporte.
9. Ing Sucta (Transporte): Enva F(1) a Comercial.
10. Administrativo (Comercial): Verifica si existen anotaciones en F(1) que impliquen
diferencias en el importe de la Factura.
- Si no existen diferencias entre los contenedores solicitados y los utilizados, archiva F(1)
por orden numrico.
- Si existen diferencias emite Factura complemento Fc(0,1,2,3 ) o Nota de Crdito NC
(0,1,2,3) segn corresponda. Enva Fc(0) o NC(0) al cliente. Archiva Fc(1) o NC(1) por
orden alfabtico. Anula Fc(2) o NC(2). Utiliza Fc(3) o NC(3) para registrar importe en la
cuenta corriente del cliente. Archiva Fc(3) y NC(3) por orden alfabtico.
11. Administrativo (Comercial): Mensualmente registra F(1) y, de corresponder, Fc(1) o
NC(1) en Libro Ventas mensuales.
SE SOLICITA:
1) ANALIZAR el Procedimiento de Retiro, Traslado y Facturacin presentado por el Ing.
Sucta y el Cr. Gamberoni y DETALLAR las fallas del mismo. Numerar cada falla.
2.1) EXPRESAR: a- el objetivo de la etapa de Anlisis de Formularios, b- las interrogantes que
debe plantearse el Analista de OYS para efectuar dicho anlisis y para elegir el tipo de
formulario adecuado.
2.2) EXPLICAR las principales diferencias al disear un formulario activo respecto al diseo de
un formulario tradicional.
3) DISEAR el formulario de retiro y traslado sealado por el Cr. Gamberoni y EXPRESAR
brevemente los atributos funcionales y formales que debe contemplar.

26

4) EXPLICAR y FUNDAMENTAR , desde el punto de vista comportamental:

a.cul sera la estrategia ms apropiada para introducir el cambio que representara
utilizar el formulario activo sugerido por el Ing Sucta?,
b.qu fuerzas impulsoras y restrictivas podran surgir?
5) EXPLICAR las etapas de la metodologa para analizar y disear sistemas de informacin
para el caso que sea de inters contar con uno en CODOGA SRL.
6) EXPRESAR qu mtodo de diagramacin utilizara para representar el procedimiento de
Retiro, Traslado y Facturacin preparado por el Ing.Sucta y el Cr. Gamberoni.
FUNDAMENTAR su respuesta; DIAGRAMAR Y EXPLICAR los smbolos bsicos del mismo.

(*) Segunda Revisin 2003

BIBLIOGRAFIA:
-Idem a la indicada para las clases prctica 6 y 7
-Messina, Mara: Los sistemas de informacin computarizados. Doc. No 21. Oficina de
Apuntes. CECEA.2005.
-Prez, Walter: Aspectos organizacionales del diseo de sistemas de informacin. Doc.n15.
Oficina de Apuntes CECEA

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN

CATEDRA: ORGANIZACION Y METODOS ADMINISTRATIVOS
CLASE PRACTICA N 10 Y 11
INTEGRACION CONCEPTUAL.
Objetivos de aprendizaje:
Al estudiar los temas de esta clase terico y prctico- el estudiante debe ser capaz de:
Analizar crticamente procedimientos y elaborar propuestas para su mejora.
Comprender el impacto de los procesos de cambio en el comportamiento de las
organizaciones
Analizar crticamente la metodologa para el diseo e implantacin de un procedimiento
Valorar el rol de los recursos humanos en el proceso de cambio
Explicar la estructura bsica de un Informe de OYS
Integrar con una visin de conjunto, las distintas tcnicas de OYS estudiadas en el curso
LAQUIFA S.A. - Caso de Estudio
LAQUIFA S.A. es una empresa netamente nacional que tiene 50 aos de permanencia en el
mercado de elaboracin y comercializacin de medicamentos a farmacias. Es una PYME de
40 personas en total, que naci, creci y se mantiene como una empresa familiar. A su frente
existe un Directorio integrado por su fundador Sergio Gutirrez y sus hijos Oscar y Rosa.
Sergio Gutirrez (70 aos) es Qumico Farmacutico y posee una larga trayectoria en el
mercado. Oscar (42 aos) es Licenciado en Administracin y Rosa (39 aos) es Maestra.
Del Directorio dependen la Gerencia General que ocupa Oscar y la Direccin Tcnica a cargo
de Sergio.
De la Direccin Tcnica dependen dos Departamentos: Produccin (20 empleados, incluido el
Jefe) y Calidad (3 empleados, incluido el Jefe). Del Departamento de Produccin dependen
cuatro Sectores: Fabricacin (10 empleados, incluido el Encargado), Mantenimiento (3
empleados, incluido el Encargado), Depsito (2 empleados, incluido el Encargado) y
Expedicin (4 empleados, incluido el Encargado). El Sector Mantenimiento tiene a su cargo el
cuidado de los equipos de produccin.
Por disposicin legal, la Direccin Tcnica tiene la responsabilidad tcnica de toda la
elaboracin de medicamentos. Sergio se ocupa, adems, de supervisar directamente a los
empleados del Departamento de Calidad en la realizacin de los controles de calidad sobre los
medicamentos producidos. Tambin se ocupa de las importaciones de materias primas para la
produccin y da instrucciones al personal del Departamento de Ventas.
De la Gerencia General dependen tres Departamentos: Ventas, Distribucin y Administracin.
El Departamento de Ventas cuya jefatura se encuentra vacante desde hace dos aos, est
integrado por 5 vendedores. El Departamento de Distribucin cuenta con una flota de 3
vehculos y est integrado por 3 choferes y el Jefe respectivo. El Departamento de
Administracin est integrado por 2 personas, (1 Jefe y 1 auxiliar).
El Directorio cuenta con el apoyo de una Secretara, integrada por una Jefa y dos auxiliares y
una unidad asesora en temas financiero-contables, que tiene un contador part-time y dos
auxiliares.
Oscar supervisa directamente a los Vendedores y visita personalmente a los principales
clientes. Viaja continuamente al exterior para asistir a ferias relacionadas con la industria del
medicamento.
Al frente de la administracin se encuentra Rosa Gutirrez quien concurre a la empresa
solamente dos veces por semana.

28

LAQUIFA S.A. contrata los servicios de una microempresa que elabora para ella 4 de los 10
medicamentos de mayor venta de su stock. La supervisin de la calidad de dicha produccin
se realiza por muestreo, conjuntamente por Sergio y Oscar.
Hace algunos meses se vienen detectando problemas en los tiempos de entrega de los
medicamentos a los clientes. Estos se quejan que los pedidos demoran en ser entregados, que
los vendedores se los prometen para una fecha que casi nunca se cumple y que, cuando se
pregunta a los vendedores o al Departamento de Administracin, les responden que eso es
asunto de Produccin, que ellos no saben qu pasa y que no pueden hacer nada.
Frente a las reiteradas quejas de los clientes, Sergio consult a los Encargados de los Sectores
Fabricacin, Depsito y Expedicin, quienes sealaron que en Produccin existen varios
problemas:
-

Cuando llegan pedidos de medicamentos que no existen en stock, Sergio demora

en realizar las solicitudes de importacin de materias primas, por lo que se enlentece la
produccin de los mismos.
La propuesta reiterada de realizar una encuesta para conocer la opinin de los
clientes sobre la calidad de los medicamentos y los servicios de entrega fue desestimada
por el Director Tcnico en varias oportunidades.
La microempresa contratada, que elabora para LAQUIFA S.A. los medicamentos
de mayor venta, generalmente entrega lo solicitado con una semana de retraso.
No se realiza una planificacin de las importaciones que asegure existencias
razonables de materias primas, por lo que frente a pedidos urgentes puede atrasarse la
produccin al no contarse con la materia prima necesaria.
Algunos lotes de medicamentos, dados por aceptables por el Departamento de
Calidad, son devueltos por los clientes por no cumplir con los requisitos solicitados.
En los ltimos meses, se han detectado problemas con los equipos de produccin. Los
bienes de uso afectados a la produccin son de cierta antigedad y no hubo nuevas
inversiones en los ltimos 7 aos. La produccin habitual requiere al menos el 80% de la
capacidad instalada en funcionamiento.
Mientras tanto el Jefe del Departamento de Produccin solicit una reunin con Rosa.
Siempre hay algn equipo fuera de servicio, las reparaciones demoran ms de lo debido,
las cadas de los equipos han sido una constante. La semana pasada estuvimos
trabajando al 50% -dijo-.

Preocupada por la situacin, Rosa decidi contratar a su prima Ana, estudiante de la Carrera
de Licenciado en Administracin-Contador, a fin de redisear la estructura organizativa de la
empresa y efectuar una revisin a fondo del proceso de reparacin de equipos.
Ana inici las tareas con mucho entusiasmo. Distribuy un cuestionario entre todo el personal y
mantuvo numerosas reuniones con Rosa. Sergio (Director Tcnico) fue entrevistado una vez y
Oscar (Gerente General), que estaba de viaje, no fue entrevistado.
Con la informacin obtenida, Ana realiz una propuesta de una nueva estructura, que plasm
en un nuevo organigrama y un Manual de Organizacin y Funciones.
El nuevo organigrama propuesto por Ana es el siguiente:
DIRECTORIO

DIRECCIN

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA
GENERAL
ASESORIA
CONT.-FIN.

DEPARTAM.

SECTOR

ADMINISTRACION

COMER-CIAL

VENTAS

DISTRIBUCI
N

DIRECCIN
TECNICA

TESORERIA

CONTA- 29
DURIA

PRODUCCION

CONTROL
CALIDAD

FABRICA

MANT. Y
REPARACIONES

DEPOSITO

En este nuevo esquema de organizacin, Oscar, Rosa y Sergio Gutirrez mantienen los cargos
que desempeaban anteriormente.
Las restantes unidades administrativas, sin perjuicio de los cambios propuestos en los niveles
jerrquicos y en las lneas de dependencia, mantienen la misma integracin de personal. El
cargo de Jefe del Departamento Comercial permanece vacante. Ana sugiere para dicho cargo
la contratacin de un profesional especializado en Marketing.
Por otro lado para realizar la revisin del proceso de reparacin de equipos, Ana entrevist a
todos los empleados del Sector Mantenimiento y Reparaciones su Jefe; Sr. Juan Mante; al
Tcnico Electricista (con ms de 20 aos de experiencia); al Tcnico Mecnico; a los dos
Operarios de Mantenimiento y al Ayudante.
De las entrevistas Ana extrajo informacin importante para detallar el procedimiento vigente
de reparacin de equipos y rpidamente lo redact en forma literal de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.
8.
9.

10.
11.
12.

13.

El Ayudante del Sector Mantenimiento y Reparaciones recibe por telfono el pedido de

Produccin para reparar un equipo, y anota dicho pedido en un pizarrn de novedades.
Cuando el Tcnico Mecnico del Sector est libre, va a la planta de Produccin y revisa
el equipo cuya reparacin se solicit.
Emite el formulario Orden de Trabajo (OT), en una nica va, registrando: diagnstico
preliminar efectuado, estimacin horas hombre y repuestos necesarios.
Entrega la OT a Juan Mante, quien, de acuerdo a los trabajos solicitados, decide si se
efectuar en forma interna o se asignar a una empresa externa.
Si se asigna a terceros, anota en la OT el nombre de la empresa a la que se asignar
el trabajo y se la entrega al Jefe de Produccin para su seguimiento.
Si la reparacin se realiza en forma interna, de acuerdo a los trabajos previstos
establece la fecha de inicio de los trabajos y la fecha prevista de entrega del equipo, que
anota en la OT.
Pregunta al Jefe de Depsito si existen los repuestos en stock. Si hay stock, solicita al
Jefe que le sean enviados.
Si no hay repuestos en stock, solicita a Tesorera los fondos necesarios para
comprarlos y firma un Vale a Rendir por el importe recibido.
Juan Mante adquiere el repuesto y deja el formulario OT en una bandeja de Solicitudes
pendientes, hasta la fecha en la cual se efectuar la reparacin. Guarda en su escritorio la
Boleta por la compra de los repuestos y el dinero sobrante, si hubiere.
Finalizada la reparacin Juan registra en la OT la cantidad de horas insumidas
discriminadas por empleado.
Avisa telefnicamente al Jefe del Departamento de Produccin que el equipo fue
reparado.
Entrega la OT al Ayudante del Sector Mantenimiento, quien las archiva en un bibliorato
de Reparaciones por mes por orden cronolgico de fecha prevista de entrega.
A fin de mes Juan rinde los vales por compra de repuestos, entregando el dinero
sobrante y los comprobantes de compra.

Rosa se entusiasm con la propuesta y, descontando la aprobacin de su hermano Oscar, que

continuaba de viaje, la aprob y decidi ponerla en prctica. Imprimi copias del nuevo
organigrama, del manual y del procedimiento y las distribuy entre el personal, notificndoles el
cambio.
SE SOLICITA:
1. ANALIZAR la estructura organizativa propuesta
2. ANALIZAR crticamente el procedimiento de reparacin de equipos de LAQUIFA S.A.
3. FORMULAR las recomendaciones para eliminar las fallas analizadas. En particular,
FUNDAMENTAR las 5 recomendaciones que a su criterio son ms significativas para la
racionalizacin del procedimiento.
4. En funcin a las recomendaciones realizadas, Usted cambiara la estructura del
Departamento de Produccin?. En un caso u otro FUNDAMENTAR.

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5. DETERMINAR la estructura bsica del informe que debera presentar Ana con motivo
del anlisis y formulacin de recomendaciones del procedimiento de reparacin de
equipos.
6. ANALIZAR crticamente la metodologa seguida para el diseo del procedimiento de
reparacin de equipos y EXPLICAR en que fase se encuentra el cambio iniciado desde
el punto de vista comportamental. Qu diferencia hay entre la metodologa para disear
e implementar una estructura y de la de disear e implementar un procedimiento.
7. IDENTIFICAR Y ANALIZAR las fuerzas impulsoras y de resistencia al cambio que
pueden influir en la implantacin de la nueva estructura aprobada por Rosa.
8. EXPLICAR, con una visin de conjunto, las relaciones existentes entre las distintas
tcnicas estudiadas en el curso.

BIBLIOGRAFIA:
-Garbarino, Daniel y
Pintos, Gabriela
-Penengo, Miguel

Anlisis de estructuras organizativas. Doc. No 19. Oficina de Apuntes.

CECEA. 2004
Metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo. Edit.
Tcnica S.R.L., Montevideo, 1997.
Teora y diseo organizacional. Doc. N 1. Oficina de Apuntes CECEA.
Departamentalizacin. Doc. N 7. Oficina de Apuntes CECEA.

- Pini, Jos
- Pini, Jos:
- Penengo , Miguel;
Prez Bravo, M Aspectos Comportamentales del Cambio Organizacional. Edit. Tcnica.
S.R.L.. Montevideo, 2000.
Apuntes de clase

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