3.

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Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, esmomento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:

La empresa que identifiqu es Crditos Orbe S. A. y seleccion la unidad

de correspondencia.
Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la
distribucin de un documento?
Inicialmente en el proceso de recepcin se hace una verificacin y se
identifica que tipo de correspondencia se est recibiendo y se determina
si es una comunicacin interna o externa, el destinatario, rea, serie
documental, etc.
Luego se procede a radicar o firmar como recibido cada uno de los
documentos por parte de la persona encargada y autorizada para esta funcin.

Si el tipo documental no necesita ser radicado se sella con fecha, nota

RECIBIDO y logo de la empresa. En caso contrario se tiene un sello
especial con fecha, hora, N radicado, funcionario que recibe y logo de la
empresa. Se sella , se ingresa a una planilla de Excel donde se lleva el
control del consecutivo de radicacin, se toma el nmero asignado y se
llenan los datos manualmente que tiene el sello anteriormente
mencionado (esto se hace tanto en el original como en las copias del
documento).
Ahora se hace el registro de la correspondencia en el sistema:

Se diligencia la planilla de Excel llamada CONTROL RECEPCION DE

DOCUMENTOS digitando todos los campos necesarios.
Si el documento recibido tiene sello y consecutivo de radicado se
termina de llenar los datos de la planilla en Excel llamada RADICACIN
de donde tomamos el consecutivo de radicado que escribimos en el
sello.
Todos los documentos se ubican fsicamente en la bandeja de recibidos.
Distribucin de documentos: La persona encargada de la distribucin
de correspondencia internamente toma los documentos de la bandeja
recibidos y los clasifica por rea y/o dependencia, los registra
manualmente en la planilla CONTROL ENTREGA DE DOCUMENTOS y
los ingresa en el folder (acorden) que tiene bolsillos marcados y
divididos por rea.

Se dirige a cada una de las reas y/o dependencias, le realiza la entrega

de los documentos al destinatario y/o autorizado para recibir y le hace
firmar como constancia de recibido en el campo destinado de la planilla
CONTROL ENTREGA DE DOCUMENTOS (es necesaria la firma para la
entrega de cada uno de los documentos).
Por ltimo se digitaliza la planilla o los documentos con firma de recibido
y se enva por correo electrnico a cada uno de los remitentes.

- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o

externa.
En esta empresa la comunicacin se genera tanto interna como
externamente. Para ello existe el rea de Comunicaciones que controla
todos los comunicados externos e internos que se generan y envan a los
correspondientes destinatarios por diferentes medios (correos,
publicaciones en cartelera, correo electrnico, redes sociales,
publicidad).
Tambin hacen seguimiento a los procedimientos y trmites de los
documentos desde su produccin y/o recepcin hasta que cumplan su
ciclo vital.
Algunos ejemplos de comunicacin interna:
-

Circulares informativas
Correos electrnicos dando la bienvenida a los nuevos empleados
Reconocimientos a empleados
Volantes con ejercicios para realizar las pausas activas
Modificaciones en horarios y/o procedimientos

Algunos ejemplos de comunicacin externa:

-

Estados de cuenta enviados a los clientes

Publicidad promocional
Instructivos para interpretar la nueva factura
Facturas a clientes, cada mes

- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en

la empresa determinada mencione cules son los pasos a
seguir para llegar a su destino?
Para que una comunicacin interna llegue a su destino tomaremos el
ejemplo de una circular informativa dirigida a todos los empleados del
rea comercial, los pasos son los siguientes:
-

El rea de comunicaciones genera (produce) la circular, le asigna

su correspondiente consecutivo e incluye fecha, nombre
destinatario, dependencia, cargo, direccin, ciudad y la
informacin (cuerpo del mensaje que se quiere informar)
suministrada por la gerencia comercial.
Los documentos son entregados al rea de correspondencia
El rea de correspondencia realiza el proceso de recepcin donde
verifica que los documentos estn correctos. Deben contener
fecha, destinatario con datos completos, serie documental, asunto,
contenido, firma remitente y anexos (si los tiene) en este ejemplo
se recibe slo una copia (la original del documento) ya que el
remitente informa que la copia del documento ser enviada va
correo electrnico.
Se procede con la radicacin de cada documento, se ingresa a la
planilla CONTROL ENVO DE DOCUMENTOS
Se ubica en la bandeja de despacho
Ahora se ingresa al aplicativo de Servientrega, se ingresan los
datos del destinatario se imprime la gua, se ingresa el documento
en el sobre, se cierra y se le ingresa la gua en el bolsillo que tiene
el sobre para esto, se imprime el manifiesto de despachos, se le
entregan los sobres al courrier de Servientrega y se hace firmar el
manifiesto como prueba de entrega de la empresa transportadora.
Al da siguiente se puede realizar seguimiento a las entregas
ingresando en la pgina de Servientrega el nmero de gua del
despacho.

- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la

informacin obtenida en esta actividad.

Cordial saludo,
ELIZABETH HIGINIO SALAZAR