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Programa de Capacitacin

TABLA DE CONTENIDO

EXCEL..........................................................................................................................................................2
MANEJO DE LA VENTANA DE EXCEL................................................................................................2
BARRA DE HERRAMIENTA ESTNDAR .......................................................................................................3
BARRA DE HERRAMIENTA DE FORMATO...................................................................................................3
CREAR UN NUEVO LIBRO:..........................................................................................................................3
ABRIR UN LIBRO EXISTENTE:.....................................................................................................................4
GUARDAR UN LIBRO:.................................................................................................................................4
MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS.......................................................................................................4
MOVERNOS DENTRO DE LA HOJA DE CLCULO.........................................................................................5
MANEJO DE HOJAS Y LIBROS.............................................................................................................5
AGREGAR HOJA DE CLCULO...................................................................................................................5
ELIMINAR HOJA DE CLCULO...................................................................................................................6
COPIAR HOJA DE CLCULO.......................................................................................................................6
INTRODUCIENDO TEXTO............................................................................................................................7
INTRODUCIENDO NMEROS.......................................................................................................................7
TIPOS DE DATOS........................................................................................................................................8
FORMATO DE LAS CELDAS.........................................................................................................................9
FORMATO FECHA.......................................................................................................................................9
ALINEACIN EN UNA CELDA...................................................................................................................10
FORMATOS DE LAS FUENTES....................................................................................................................10
SELECCIN DE CELDAS............................................................................................................................11
CREACIN DE UNA LISTA PERSONALIZADA............................................................................................12
FORMATO.................................................................................................................................................12
AUTOFORMATO.......................................................................................................................................13
OPERACIONES BASICAS......................................................................................................................13
NIVEL DE PRECEDENCIA..........................................................................................................................14
REFERENCIAS.........................................................................................................................................14
REFERENCIA RELATIVA............................................................................................................................14
REFERENCIA ABSOLUTA..........................................................................................................................15
FUNCIONES BASICAS...........................................................................................................................15
FUNCION SUMA..................................................................................................................................16
FUNCION MAX....................................................................................................................................17
FUNCION MIN......................................................................................................................................17
FUNCION PROMEDIO.........................................................................................................................17
FUNCION CONTAR.SI.........................................................................................................................18
FUNCION CONTAR..............................................................................................................................18
FUNCION CONTARA...........................................................................................................................19
FUNCION HOY.....................................................................................................................................19
FUNCION SI..........................................................................................................................................19
GRFICOS................................................................................................................................................20
IMPRIMIR.................................................................................................................................................22
VISTA PRELIMINAR..................................................................................................................................23

Programa de Capacitacin

EXCEL
El programa Excel es la hoja de clculo del paquete Office de Microsoft.
Es una aplicacin para manipular datos y nmeros, constituido por una
matriz o grilla, formada por filas y columnas, que se utiliza para realizar
clculos matemticos para las distintas reas.
Para usar este programa -previamente instalado- podemos seguir la
siguiente rutina:

Inicio / Programas / Microsoft Excel.

MANEJO DE LA VENTANA DE EXCEL


Estructura de Excel
Cuando iniciamos el programa Excel encontramos la siguiente ventana :
Barra de titulo
Barra de menu

Barra de herramientas

Barra de formulas
celdas

Barra de
desplazamiento
hojas

Excel, presenta barras de herramientas tales como:

Excel Bsico

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El grfico anterior muestra la ventana de Excel, donde vemos muchos


elementos comunes a los programas de Microsoft:

Barra de mens, desde donde se seleccionarn los comandos.


Barras de herramientas, donde encontramos botones y listas
despegables que dan inicio a las rdenes ms comunes.
Barra de estado, la que nos muestra informacin sobre la planilla
de clculo que estamos usando.
BARRAS DE HERRAMIENTAS
Entre las Barras de Herramientas ms importantes encontramos: la
Barra Estndar, la Barra Formato y la Barra Dibujo.
Barra de Herramienta Estndar

Me permite guardar, abrir, imprimir, copiar, cortar, pegar, pasar


el corrector ortogrfico, auto suma, ordenar, etc.
Barra de Herramienta de Formato

Me
permite dar formato al texto como: cambiar el tipo de letra,
tamao, estilos, alineaciones, aumentar y disminuir decimales,
signo de monedas, etc.

Crear un nuevo libro:


Clic en el icono Nuevo :

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En la lnea de men clic en Archivo/Nuevo, aparece una ventana
de dilogo donde en la solapa general elegimos Libro y luego
Aceptar.

Abrir un libro existente:


Clic

en

el

icono

Abrir:

- En la lnea de men clic en Archivo/Abrir.


En ambos casos aparece una ventana de dilogo donde debemos
indicar
Unidad /Carpeta /Nombre de archivo y luego Aceptar.

Guardar un libro:
Si es la primera vez que lo guardamos hacemos:
-

Clic

en

el

icono

Guardar:

- En la lnea de men clic en Archivo/Guardar como.


En ambos casos aparece una ventana de dilogo donde debemos
indicar Unidad /Carpeta /Nombre de archivo y luego Aceptar.
Esta ltima accin
se debe realizar si deseamos guardar el trabajo con un nombre
distinto, o en una unidad o carpeta diferente, de lo contrario slo
basta con guardar ( o Archivo/Guardar).

MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS


Las planillas de clculos se componen de casillas rectangulares,
llamadas Celdas. En ellas escribiremos nmeros, palabras o

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frmulas.

Estas

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celdas se encuentran distribuidas

en

filas

(numeradas) y columnas (identificadas por letras). Los botones


que dan nombre a las filas y columnas se llaman cabeceras, las
que permiten una rpida identificacin de los elementos dentro de
la matriz. Para diferenciar una celda de otra debemos pensar en
letras (que representan columnas) y nmeros (que definen filas).

Cuadro de nombre

Selector ubicado en la celda B3, en el ngulo superior izquierdo, en el


Cuadro de nombres se indica la celda activa.
Movernos dentro de la hoja de clculo
Podemos desplazarnos dentro de una hoja de clculo de diferentes
maneras:
- Haciendo clic con el mouse en la celda deseada.
- Mediante las teclas de direccin.
- Escribiendo el nombre de celda en el Cuadro de nombres.
Recordemos que a veces necesitamos recurrir a las Barras de
desplazamiento para localizar alguna celda.
En la parte inferior de la ventana hay unas pestaas grises con el
nombre de las hojas incluidas en el libro en uso. La que est activa
se encuentra con fondo blanco.
Para activar una planilla slo basta hacer clic en la pestaa.
MANEJO DE HOJAS Y LIBROS
Cuando iniciamos Excel aparece un libro con tres planillas u hojas
en blanco (hoja1, hoja2, hoja3). Si es necesario podemos:

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Agregar Hoja de clculo
Para agregar una nueva hoja debemos dar clic derecho sobre
cualquiera de las hojas en la parte inferior del libro

Luego clic en Insertar y por ltimo clic en Hoja de Clculo.

Eliminar Hoja de clculo


Para eliminar una hoja de clculo del libro debemos dar clic derecho
sobre una de las hojas y luego clic izquierdo la opcin eliminar.

Copiar Hoja de clculo


Para copiar el contenido de una hoja de clculo debemos dar clic
derecho sobre una de las hojas y luego clic izquierdo la opcin Mover
o copiar

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Luego dar clic en el icono crear una copia y clic en aceptar.

Introduciendo texto
A pesar de que las planillas se especializan en el manejo de
nmeros, en muchas oportunidades ser til ingresar texto en las
celdas.
Ingrese el siguiente texto en nuestro primer trabajo:

1. Haga clic en una celda.


2. Luego escriba el texto.
Aparecer en la celda y en
la
barra de frmulas.
3. Para terminar
presionamos
Intro, Tab, alguna tecla de
direccin
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o hacemos clic en la prxima
celda.

Introduciendo nmeros
A la hora de ingresar un nmero activamos la celda y lo escribimos.
Se ubicar a la derecha.
Cuando el contenido de la celda es mayor que el ancho de la misma,
si es texto aparecer cortado y si es un nmero se ver una serie de
smbolos numerales (#). El contenido completo se puede ver en la
Barra de frmulas.

Para
resolverlo
podemos
modificar el ancho de la celda. Para esto hacemos un arrastre en el
borde derecho de la cabecera de la celda en cuestin. Si deseamos
ajustar el ancho de la celda al tamao del contenido en el borde
derecho de la cabecera, hacemos doble clic o empleamos el
comando Formato/Celdas, y en la solapa Alineacin activamos
Ajustar texto

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Tipos de Datos
Las celdas en una planilla de clculo pueden contener distintos tipos
de datos: nmeros, frmulas, texto, fechas, etc. Excel maneja cada
tipo de una manera diferente.

Formato de las celdas


A continuacin veremos las diferentes formas en que se puede
presentar un mismo nmero.
2532

nmero sin formato

2532,00 nmeros con dos decimales


2.532,00 nmeros con decimales y separador de miles
$ 2.532,00nmero con decimales, separador de miles y signo que
indica la
moneda.
2532% nmero porcentual
2,53E+03 nmero en notacin cientfica
Esto se logra cliqueando en los correspondientes botones de la
Barra de herramienta, Formato o en el men Formato /Celdas/
Nmero
2532
2532,00

Aumentar o disminuir decimales

2.532,00

Estilo millares

$ 2.532,00

Estilo moneda

2532%

Estilo porcentual

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Formato fecha
En algunas oportunidades, luego de introducir un dato numrico
obtenemos un resultado inesperado. Seguramente el formato de la
celda no es el adecuado, sobre todo si contiene una fecha, donde
los formatos varan como en el siguiente ejemplo:
05/01/2007
05-May-07

Las diferentes maneras de presentar

5 de Mayo de 2007

una fecha las obtenemos en

5-5-07 0:00

Formato/Celdas/Fecha

5-5-2007
Mayo-07
5-5-07
Alineacin en una celda
En una celda los nmeros naturalmente se alinean a derecha pero
esto se puede modificar mediante los botones de alineacin. Las
celdas con texto pueden justificarse, es decir, alinearse a izquierda y
derecha.

Formatos de las fuentes

Mediante

el

comando

Formato/Celdas/Fuente accedemos a
la ventana de dilogo que nos permite
cambiar la Fuente, el Estilo, Tamao
y Color.
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Una manera ms rpida de cambiar el formato de una o ms celdas


es emplear Barra de herramientas / Formato.

Tamao Cursiva

Borde
Tipo de
letra

negrita
subrayada

alineaciones

Seleccin de celdas
En ocasiones es importante seleccionar una fila, una columna o
toda la planilla. Esto se realiza muy sencillamente:

Al cliquear en la cabecera de la columna se selecciona la columna.


Si arrastramos a izquierda o derecha seleccionaremos varias
columnas.

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Cliqueamos en la cabecera de la fila para seleccionarla. Si
arrastramos seleccionamos varias filas.

Creacin de una Lista Personalizada


Una Lista personalizada se la utiliza para automatizar la edicin de valores repetitivos,
Excel trae varias listas personalizadas de manera predeterminada por ejemplo, los das
de la semana, los das del mes, entre otras, para poder disear una lista personalizada
debe tener el rango de datos tales como productos, clientes, beneficiarios, marcas de
vehculos, etc.
Luego ir al men herramientas/opciones y luego clic en la pestaa Lista Personalizada.

Clic en importar lista desde las celdas para seleccionar el rango donde se
encuentran los datos para mostrar en la lista
Importar.

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, luego debe dar clic en

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Para poder utilizar la lista en cualquier hoja de cualquier libro debe digitar el
nombre de algn dato de la lista y luego autor rellenar desde el ndice de la
celda.

FORMATO
Escribamos el siguiente cuadro de datos:
Calculemos:
1. El Sub-total, sabiendo que es Bsico * Premio.
2. El Total, sabiendo que es Sub-total + Bsico.
Para mejorar la presentacin del cuadro de datos es conveniente
trabajar
con el aspecto del mismo. El ttulo Sueldos - personal de la fbrica,
quedara mejor centrado entre las celdas del cuadro. Para esto
seleccionamos
las celdas desde A2 hasta F2 y presionamos el botn
Combinar y centrar. Queda de la siguiente forma:

A cada celda o conjunto de celdas le podemos poner borde, tramas


y alineacin en forma manual, pero tambin podemos recurrir a los

formatos preestablecidos por Excel a travs de Autoformato


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AutoFormato
Se encuentra en el men Formato opcin Autoformato
All podemos elegir dentro de una variedad de formas elaboradas.

OPERACIONES BASICAS
Las frmulas comienzan siempre con el signo =. Luego podemos
ponerle un nmero o una referencia a la celda. Esto ltimo es ms
conveniente, ya que al cambiar el contenido de la celda
automticamente cambia el resultado.

La frmula que usamos en la celda C8 suma el contenido de las


celdas superiores, como muestra la barra de frmulas.

Nivel de Precedencia
Tal como aprendimos en Matemtica, Excel realiza las operaciones
ordenadamente

de

izquierda

derecha,

primero

las

multiplicaciones y divisiones
(* / ), luego las sumas y restas (+ -). Para alterar esto podemos
emplear parntesis ( ).
Componentes de la barra de frmulas

Excel Bsico

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Cancelar: empleamos este botn para cancelar el proceso de
edicin.
Aceptar: cuando se realizan modificaciones en la Barra de
Frmulas
se presiona este botn para confirmarlas, o para aceptar las
frmulas.

REFERENCIAS
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja
de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los
valores o los datos que desea utilizar en una frmula
Referencia Relativa
Es una referencia posicional de una celda con respecto a la que
contiene la frmula y cuando se copia en otra posicin, modifica y
actualiza las posiciones.
Referencia Absoluta
Las referencias absolutas son referencias a celdas ubicadas en una
posicin especfica, delimitadas como si fuera un valor constante para
su uso en una frmula.
La forma para indicarle a Excel que se est trabajando con referencia
absoluta es presionando la tecla F4 sobre la celda en la frmula que
va a permanecer fija.

FUNCIONES BASICAS
Excel me permite realizar operaciones matemticas, estadsticas,
financieras, etc. y me facilita hacerlo de la siguiente manera:

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Me ubico en la celda en la cual deseo que me aparezca el

resultado

Doy

clic

en

el

Y me aparece la

botn de la barra de frmulas.


siguiente pantalla:

CATEGORA: Escojo el tipo de


categora

sean

financieras,

estas:

fecha

hora,

matemticas, lgicas, etc.

FUNCIN: me permite escoger la funcin del resultado que


deseo obtener tales cuales: mximo, mnimo, promedio, etc.

Clic en ACEPTAR.

Me aparece ahora una pantalla que me permite seleccionar el


rango de celdas de
las

cuales

obtener

deseo
un

resultado.

Despus

de

seleccionar

las

celdas

en

Clic

ACEPTAR.

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FUNCION SUMA
Mediante los siguientes pasos puedo realizar una suma de valores
ingresados.

Sombreo las celdas con los valores que deseo sumar.

Clic

en

el

botn

AUTO

SUMA

de

la

barra

de

herramienta Estndar.

Y de esta manera me aparece el resultado de la suma de los


valores de las celdas.

FUNCION MAX
La Funcin estadstica Max, se utiliza para determinar el valor mximo
o ms alto de un rango de datos.
Podemos utilizar esta funcin para determinar el producto de mayor
costo, el servicio con mayor nmero de visitas, etc. La forma de
utilizar esta funcin es la siguiente.

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FUNCION MIN
La Funcin estadstica Min, se utiliza para determinar el valor ms
pequeo de un rango de datos.

FUNCION PROMEDIO
La Funcin estadstica Promedio se utiliza para determinar la media
aritmtica de los nmeros, es til para la eliminacin de sesgos y
buscar el centro del rango de celdas especificado.
Ejemplo.:
Calcule el promedio de los valores 12,12 y 13, el resultado ser igual
a la suma de los valores dividido para el nmero de ellos en este caso
para 3.
=PROMEDIO(12;12;13) devolver 12,33333

FUNCION CONTAR.SI
Cuando existe una lista larga de artculos, con algunos de ellos
repetidos (por ejemplo, una lista de pedido, o el resumen de ventas) a
veces es necesario contar cuntas veces aparece determinado
producto en la lista.
Para ello se utiliza la funcin =CONTAR.SI(), cuando se desea contar
una lista basada en un criterio.

Rango. es el rango donde est la lista donde se buscar la


palabra o el texto a contar.
Texto_a_contar: aqu se ubica el criterio, se pueden utilizar
operadores como >, < o =. El texto a compara puede ser un
nmero, y en el caso de que vaya acompaado de un operador,
puede escribirse asi: ">200", o bien "<=F7" (si en F7 hubiera
un nmero)

Ejemplo.:

La lista de muebles se encuentra desde la celda D7 hasta la celda D18, el rango


por lo tanto es D7:D18.

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El texto_a_contar es Silla madera de pino, natural que se encuentra en la
celda D22.
La frmula que ponemos dice: =CONTAR.SI(D7:D18,D22)

FUNCION CONTAR
Se utiliza esta funcin para determinar el nmero de elementos
numricos que existen en un determinado rango de celdas.
=CONTAR(Rango)

FUNCION CONTARA
Se utiliza esta funcin para determinar el nmero de elementos de
texto que existen en un determinado rango de celdas.
=CONTARA(Rango)

FUNCION HOY
Se utiliza esta funcin para mostrar en la hoja de clculo de Excel la
fecha actual del sistema operativo.

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FUNCION SI
La funcin Si es de tipo lgico y se la utiliza para evaluar criterios es
decir realizar alguna accin que depende de alguna condicin.
Tiene 3 parmetros.

Prueba Lgica.- en este parmetro se especifica el criterio o condicin que debe de


incluir un valor antecedente un operador de comparacin (>,>=,<,<=,=) y un valor
consecuente es decir el valor contra el cual se compara.
Valor si verdadero.- si al evaluar la prueba lgica el resultado es verdadero aqu se
escribe la operacin a realizarse.
Valor si falso.- si al evaluar la prueba lgica el resultado es falso aqu se escribe la
operacin a realizarse.
Ejemplo:
Digite en A2 el valor 70 que es el valor promedio de calificaciones de un estudiante.
Si en A2 est el promedio, entonces necesito determinar el estado del alumno si el
promedio es mayor a 70 entonces debe mostrar la leyenda Aprobado, caso contrario
Reprobado, la frmula quedara de la siguiente manera.
=SI(A2>70, "Aprobado", "Reprobado")

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GRFICOS
Mostrar los resultados de nuestro trabajo se puede realizar en
diversas formas, una de ellas es el vaciado en grficos.
El representar los datos en forma grafica me permite compararlos,
observar sus cambios. Adems las graficas se pueden adecuar y
modificar para causar mayor impacto en quienes la reciben.
Seguimos los siguientes pasos:

Sombreo el rea de celdas de las cuales deseo obtener el


grafico.

Clic en el botn Asistente para

grficos

Y me aparece la siguiente
pantalla donde debo seguir
estos pasos:

En

la

pestaa

TIPO

ESTNDAR, dentro de TIPO


DE

GRFICOS:

puedo

seleccionar en que tipo de grafico deseo mostrar los datos.

SUBTIPO DE GRAFICO: me permite seleccionar modelos de


presentacin del tipo de grafico.

Clic en SIGUIENTE.

Me aparece otra pantalla. En

RANGO

DE

DATOS: me aparece el rango de las celdas a


procesar, y si no las he seleccionado puedo
hacerlo desde aqu,

SERIES EN: selecciono si deseo mostrar los


datos por filas o columnas.

Excel Bsico

Clic en SIGUIENTE.

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Me aparece la siguiente pantalla:

Esta pantalla me permite pestaas escribir titulo del


grafico, e informacin que se mostraran en los ejes del grafico. A la
vez que puedo visualizar como me esta quedando el grafico.

Clic en siguiente.

Me

aparece

la

siguiente pantalla.
Me

permite

seleccionar si deseo colocar


el

grafico

en

una

hoja

nueva, o como objeto del la hoja en la que esta trabajando.

IMPRIMIR
Cuando ya tenemos que presentar un documento debemos
imprimirlo, para ello seguimos los siguientes pasos:

Clic en el botn

de

la

barra

de

herramientas

el

documento procede a imprimirse en la impresora predeterminada


para imprimir los documentos.

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Al mandar a imprimir desde este botn, se imprimen todas las
pginas que tiene el documento, sin embargo tambin puedo
mandar a imprimir de otra forma donde puedo personalizar mis
impresiones, y lo hacemos de la siguiente manera.
Clic en el men ARCHIVO IMPRIMIR y me aparece la siguiente
pantalla:
IMPRESORA NOMBRE:

me

permite

seleccionar

la

impresora en con la cual voy a


trabajar en caso de haber mas
de una instalada.

INTERVALO DE PGINAS:
puede seleccionar que paginas
deseo imprimir.

COPIAS: Permite escribir el numero de copias que deseo de


una determinada pagina.

IMPRIMIR: Me permite imprimir la parte que he sombreado


de la hoja de clculo como una SELECCIN.

Cuando ya he escogido lo deseado clic en ACEPTAR.

Vista preliminar

Este comando abre una ventana en la que se puede ver al


documento tal
cual quedara impreso en una hoja, tambin se accede desde la
barra de
herramientas.

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Las opciones que presenta son:
Siguiente, pasa a la pgina siguiente.
Anterior, pasa a la pgina anterior.
Zoom, muestra una vista pequea que sirve para apreciar cmo
queda
distribuido el texto y los grficos en la hoja a imprimir.
Imprimir Configurar pgina, ya descripta.
Mrgenes,

permite

aumentar

disminuir

los

mrgenes

establecidos.
Saltos de Pgina, sirve para establecer saltos para la impresin.
Cerrar
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