El Sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control, es uno de los elementos ms

importantes en la gerencia social, puesto que garantiza el monitoreo y el

manejo integral de las actividades y los componentes de cualquier tipo de
inciativa de inversin y posibilita el logro de los objetivos planteados en la etapa
de formulacin del proyecto. Es por ello que durante los ltimos aos, distintas
entidades y organismos, se han preocupado por elaborar enfoques y marcos
sobre los cuales se pueda enfocar este tema, como elemento constitutivo de
los proyectos sociales.
Pero, antes de detenernos en el anlisis de sus principales caractersticas, es
conveniente conceptualizarlo y definirlo de forma profunda. Existen diferentes
referencias acerca del Sistema de Seguimiento, Evaluacin y control, veamos
algunas de ellas:
El sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control es una estrategia que ha
diseado la gerencia social que permite conocer la marcha del proyecto,
valorar el cumplimiento de los objetivos propuestos, proporcionar la informacin
suficiente y oportuna para la toma de decisiones, mejorar la marcha del
proyecto y sistematizar las experiencias propias del mismo.
En la misma lnea, la OIT define el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y
Control como una estrategia funcional que tiene como finalidad contribuir a
conocer la marcha del proyecto social, evaluar el nivel de cumplimiento y
propiciar la oportuna y suficiente informacin que permitan hacer correctivas al
proyecto y sistematizar sus experiencias
As mismo, el PMI, identifica el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control
como el anlisis continuo de los principales componentes del proyecto, el cual,
ofrece una idea acerca de la salud del mismo y proporciona informacin
oportuna sobre los posibles problemas, para tomar las acciones correctivas que
garanticen la ejecucin del proyecto".
Por su parte el Departamento Nacional de Planeacin, define el Sistema de
Seguimiento, Evaluacin y control como un proceso en el que se encuentran
integrados dos elementos centrales. El primero hace referencia al monitoreo, el
cual, trata de verificar si lo programado se cumple, el segundo se centra en la
evaluacin de los propsitos que pretende el proyecto y sus alcances
reales<!--[if !supportFootnotes]-->.

Es as como, el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control, se constituyen

en la herramienta bsica de la gerencia social para construir verdaderas
estructuras de medicin, que apoyen la formulacin y la ejecucin de los
proyectos que tienen como objetivo principal producir impactos en el corto
mediano y largo plazo dentro de una poblacin determinada.
De la misma forma, este sistema, tambin ha tenido un gran impacto en la
forma como las entidades pblicas realizan sus inversiones en diferentes
mbitos de la realidad social, puesto que los recursos escasos con los que
cuenta la administracin municipal, regional y nacional, deben ser invertidos en
la ejecucin de proyectos con un alto grado de eficiencia y eficacia en sus
impactos. Algo que slo puede ser garantizado mediante mecanismos como el

monitoreo,

el

seguimiento

la

evaluacin.

En sntesis, se puede afirmar que el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y

Control, es un instrumento de vital importancia para la gerencia del proyecto,
puesto que le permite conocer la marcha de las actividades y los componentes
del mismo, valorar el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos e
identificar y seleccionar la informacin que le posibilite tomar decisiones, aplicar
correctivos
y
sistematizar
experiencias.
Ahora bien, cuando se habla de los elementos del sistema de seguimiento,
evaluacin y control hay que tener en cuenta varias precisiones que ayudan a
clarificar su papel y su integralidad dentro del proyecto. Dentro de ellas
tenemos las siguientes:
El Seguimiento y el Control, se efecta durante la etapa de ejecucin de un
proyecto y no en otras etapas del ciclo de este. Es un procedimiento
sistemtico empleado para comprobar la eficiencia y efectividad del procesode
ejecucin de un proyecto para identificar los logros y debilidades y recomendar
medidas correctivas para optimizar los resultados deseados.
La evaluacin por su parte, es una valoracin y reflexin sistemtica sobre el
diseo, la ejecucin, la eficiencia, la efectividad, los procesos, los resultados (o
el impacto) de un proyecto en ejecucin o completado. Esta, tienen las
siguientes
caractersticas:

<!--[if !supportLists]-->Ocurre bsicamente durante todo el ciclo del proyecto y normalmente

involucra a personas no directamente ligadas operacionalmente con el proyecto.
La evaluacin se efecta durante todas las etapas del ciclo del proyecto, incluyendo varios aos
despus de completada la ejecucin, en el caso de evaluaciones de impacto y/o sustentabilidad.
Para ser efectiva, la evaluacin tiene que ser sistemtica, igual que el monitoreo.
La evaluacin pregunta si un proyecto est funcionando y si est funcionando en vista de los
resultados obtenidos.
La evaluacin requiere asignar tiempo para un trabajo especial y normalmente involucra la
participacin de profesionales especializados no asignados al proyecto, tal como en
evaluaciones anuales, evaluaciones intermedias o evaluaciones ex-post<!--[if !
supportFootnotes]-->.

Como se puede apreciar, el Monitoreo y la Evaluacin estn interrelacionados

pero no son sinnimos. Mientras que el monitoreo es un proceso continuo y
permanente (todos los das, semanas, meses en la ejecucin del proyecto), la
evaluacin se realiza en periodos establecidos, entre lapsos de tiempo ms
largos. El monitoreo es un proceso continuo de anlisis, observacin y
sugerencias de ajustes para asegurar que el proyecto est encarrilado a
alcanzar su objetivo. La evaluacin por su parte permite la formulacin de
conclusiones acerca de lo que se observa a una escala mayor, aspectos tales
como el diseo del proyecto y sus impactos, tanto los previstos como los no
previstos.

Un proyecto, cualquiera que sea su ndole, se divide en etapas o

fases secuenciales, compuestas de tareas y actividades interrelacionadas para
lograr un producto intermedio que garantice el cumplimiento del objetivo central
del mismo. A este proceso se le conoce como el ciclo de vida del proyecto.
Este ciclo de vida, generalmente inicia con la generacin y anlisis de la idea,
aspecto que corresponde a la fase en que se enuncia el proyecto, se plantean
sus caractersticas fundamentales y se lo evala, comienza con la idea y
termina con la decisin de ejecutarlo, postergarlo o abandonarlo. La etapa
siguiente es la de ejecucin en la que se realizan las actividades asociadas a la
inversin, tales como contratos, construcciones, compras de maquinarias y
equipos, adquisicin de permisos, etc<!--[if !supportFootnotes]-->.
Luego, tenemos la etapa de operacin, que corresponde al perodo de tiempo
durante el cual se implementa el proceso y las tareas necesarias para producir
regularmente el bien o servicio que constituye el objetivo del proyecto,
comienza con la puesta en marcha y termina cuando se pone fin a la vida til
econmica del proyecto, que corresponde a las actividades necesarias para
poner trmino a todos los compromisos que origin su ejecucin y operacin y
determinar el valor de liquidacin de los activos.

Otra clasificacin de este ciclo del proyecto es la que realiza Mario Garza, cuando
establece que un proyecto tiene un principio y un fin determinado. Esto supone una
serie de procesos intermedios que nos llevan de un estado a otro. A estos procesos junto
con la etapa de inicio y fin (o cierre) se le considera como el ciclo de vida del proyecto.
Est compuesto por los siguientes procesos:

INICIO
PLANEACIN
EJECUCIN

 CONTROL
CIERRE<!--[if !supportFootnotes]--><!--[endif]-->
En el INICIO se establece la visin del proyecto, el qu; la misin por cumplir y sus objetivos, la
justificacin del mismo, las restricciones y supuestos.
En la etapa de PLANEACIN se desarrolla un plan que nos ayude a prever el cmo cumpliremos los
objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto. Aqu se establecen las
estrategias, con nfasis en la prevencin en vez de la improvisacin.
En la etapa de EJECUCIN se implementa el plan, se hacen las contrataciones, se administran los
contratos, se integra el equipo de trabajo, se distribuye la informacin y se ejecuta el proyecto conforme lo
establecido.
En la etapa de CONTROL se compara lo ejecutado o real contra lo que se planeo (control), de no
identificar desviaciones, se continua con la ejecucin. Si se encuentran desviaciones, en equipo se
acuerda la accin correctiva (planeacin adicional), y luego se contina con la ejecucin, manteniendo
informado al equipo.

En la etapa de CIERRE se concluye y se cierran las relaciones contractuales

profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto as como para el
desarrollo de futuros proyectos. Por ltimo, se elaboran los documentos

Cuando se termina la vida til del proyecto, es conveniente realizar un examen

crtico de los diferentes aspectos del proyecto, observando los factores
positivos y negativos del mismo, con el fin de recoger informacin til para la
organizacin ejecutora o para otras entidades, que les permita valorar los
alcances y las posibilidades de los proyectos futuros.
En este tipo de evaluacin, a diferencia de la evaluacin ex-ante, en que se
trabaja con objetivos y metas a alcanzar segn las estimaciones existentes, se
utilizan datos reales, medidos en el transcurso del proyecto, con el fin de
analizar aspectos como la cobertura, la focalizacin, la eficacia, la eficiencia,
los efectos, el impacto y la relacin entre el costo-beneficio del proyecto.

En esencia, se busca valorar cuatro tipos de anlisis una vez concluidas las
actividades y el cronograma del proyecto. Los cuales se describen a
continuacin:
Los productos: entregas que hace el proyecto social al grupo y a la regin al
terminar una actividad y cumplir cada objetivo especfico o componente
propuesto.
El resultado: la situacin inmediatamente posterior al proyecto. Permite valorar
y evaluar si los propsitos y fines establecidos en el objetivo general para el
grupo y la regin se han cumplido.
El efecto: los aportes del proyecto social a la resolucin conjunta con otros
proyectos de los problemas del sector, rea o programa, dnde se encuentra
inmerso el proyecto, el grupo y la regin.
El impacto: las situaciones propiciadas y desencadenadas en las personas, en
el grupo y en la regin dnde se adelant el proyecto, as como en la sociedad
en general.

La gerencia social, ha establecido varios instrumentos para realizar el anlisis

de las variables internas y externas de los proyectos, el ms conocido es la
matriz DOFA. Esta herramienta le ofrece al gerente la posibilidad de identificar
acciones posibles e instrumentos para adecuarse a los escenarios posibles del
mercado, solucionar los problemas internos del proyecto y encontrar nuevas

oportunidades para el fortalecimiento del proyecto en el plano local e

internacional.
Esta matriz, est compuesta de cuatro variables, en las cuales se registra la
informacin de las variables externas (oportunidades y amenazas) e internas
(debilidades y amenazas) del proyecto, para realizar los cruces entre variables
y el anlisis posterior, en el que se tiene en cuenta :
El cruce en la matriz se realiza entre las variables internas y externas, para
mirar el equilibrio del proyecto en su conjunto y tomar las decisiones que
tengan mayor impacto en la superacin y el aprovechamiento de las
situaciones, los hechos y los fenmenos que afectan de una u otra forma
la iniciativa de inversin.
Las variables (fortalezas-oportunidades) FO se convierten en las estrategias
de crecimiento, son las resultantes de aprovechar las mejores
posibilidades que da el entorno y las ventajas propias, para construir una
posicin que permita la expansin del sistema o su fortalecimiento para
el logro de los propsitos del proyecto.
Las variables (debilidades-oportunidades) DO son un tipo de estrategias de
supervivencia en las que se busca superar las debilidades internas,
haciendo uso de las oportunidades que ofrece el entorno.
Las variables (fortalezas-amenazas) FA como las anteriores, son tambin
estrategias de supervivencia y se refiere a las estrategias que buscan
evadir las amenazas del entorno, aprovechando las fortalezas del
sistema.
Las variables (debilidades-amenazas) DA son estrategias que permiten ver
alternativas estratgicas que sugieren renunciar al logro dada una situacin
amenazante y dbil difcilmente superable, que expone al sistema al fracaso

Cuando una organizacin o entidad cualquiera se propone realizar un proyecto,

se interroga acerca de las caractersticas, las condiciones y la estructura del
contexto social en el que piensa intervenir, igualmente, en el momento que se

decide realizar el proyecto, tambin surgen dudas acerca de los proceso, los
componentes y las actividades. Estas cuestiones, se pueden resolver tan slo
con informacin de calidad y confiable, es decir, que responda a un proceso
juicioso,
controlado
y
verdico
de
recopilacin
de
datos.
En este sentido, se puede afirmar que, la recopilacin de informacin debe
obedecer a algunos criterios, de tal forma que esta sea confiable, oportuna y
eficiente para quien la utiliza. Algunos de estos criterios son:<!--[if !
supportLists]--><!--[endif]-->

Selectiva. Significa recoger nicamente datos que son verdaderamente pertinentes, teniendo en
cuenta los indicadores para cada objetivo del proyecto. No se debe recoger informacin
interesante pero que no est ligada al resultado que estamos midiendo.
<!--[endif]-->Guiada hacia resultados. Todos los datos que recogemos deben tener que ver con
los resultados (componentes, propsito, fin).
Efectiva en costo. Significa utilizar la menor cantidad de recursos para cumplir con el objetivo.
Hay varias maneras de recoger datos, pero unas son ms econmicas, rpidas y efectivas que
otras. La idea es recoger la informacin a un costo mnimo.
Imparcial. Significa que la informacin debe tener el menor sesgo posible.
Replicable. En el sentido que otros puedan utilizar los mismos mtodos y llegar a resultados
comparables. Tambin significa que los que recogen datos en varios lugares y en tiempos
diferentes utilizan mtodos consistentes (iguales).
<!--[endif]-->Especfica. Tiene que ver con selectivo. Los datos se aplican especficamente al
resultado que queremos medir. Debe haber una desagregacin adecuada de la informacin; esto
est relacionado tambin con los costos y la pertinencia de la informacin.
Oportuna. Los datos tienen que ser oportunos para que sirvan para la toma de decisiones.
Para algunos indicadores, los datos sern a nivel anual, mientras que para otros podrn
recogerse mensualmente o semestralmente; esto depende de quin necesita la informacin o
para qu se necesita la informacin. En todo caso, la oportunidad es vital para el buen desarrollo
del proyecto y su difusin.

Un indicador es una variable que mide un asunto, proceso o condicin. Su propsito es mostrar qu tan
bien o mal se est comportando un sistema. Si hay un problema, un indicador puede ayudar a determinar
las acciones para resolver tal situacin. En este sentido, se puede afirmar que en un proyecto, cualquiera
que sea su ndole, no basta con formular el indicador y medirlo, se debe realizar un proceso en el que se
pueda establecer, el comportamiento de la variable analizada, su avance, sus resultados parciales y su
contribucin
al
logro
del
objetivo
central
de
una
iniciativa
de
inversin.

Este proceso se conoce como la interpretacin de los indicadores, aspecto

importante para establecer los verdaderos resultados evidenciados en los

diferentes componentes del proyecto, saber cul es su situacin real y realizar

las proyecciones futuras. Algo que se consigue mediante la integracin de
las herramientas cualitativas y cuantitativas, las primeras ofrecen los datos
relevantes del proceso o situacin medible y la segunda establece su
comportamiento
y
avances
reales.
En esencia, se puede decir que la interpretacin de indicadores se realiza
mediante
el
siguiente
proceso:
<!--[if !supportLists]-->Se establecen los objetivos centrales del proyecto,
estos pueden ser institucionales, programticos, centrales y especficos.
<!--[if !supportLists]-->Se le otorgan variables a cada uno de los
objetivos, con el fin de categorizarlos e identificarlos.
<!--[if !supportLists]-->De estas variables salen los indicadores que se
van a medir durante el proyecto y se les otorga un atributo o calidad
especfica.
<!--[if !supportLists]--><!--[endif]-->Se establecen las unidades de medida
del indicador
<!--[if !supportLists]--><!--[endif]-->Se recopilan los datos obtenidos
mediante los instrumentos y tcnicas de recopilacin y de registro de la
informacin.
<!--[if !supportLists]-->Se realiza el proceso de interpretacin del
indicador, en el que se establecen los avances, los impactos y los
resultados de la variable analizada.
La interpretacin de los indicadores se convierte en el proceso culminante del
sistema de seguimiento, evaluacin y control del proyecto, en el cual se busca
encontrar causalidades que expliquen un proceso, actividad o componente,
para emitir juicios y comentarios profundos acerca del estado del proyecto y de
sus
posibilidades
en
el
futuro
inmediato.
Por ltimo, cabe anotar que la interpretacin de indicadores en la gestin de
proyectos se encuentra relacionada con las siguientes actividades:
Comparar el rendimiento real con el plan de gestin del proyecto.
Evaluar el rendimiento para determinar si est indicado algn tipo de accin
correctiva o preventiva, y luego recomendar dichas acciones cuando sea
necesario.

Analizar, efectuar el seguimiento y supervisar y asegurarse de identificar los

riesgos del proyecto, se informa sobre su estado y se estn ejecutando
los planes de respuesta al riesgo adecuados.
Mantener una base de informacin precisa y actualizada en lo que respecta
al producto o productos del proyecto y a su documentacin relacionada,
hasta su conclusin.
Proporcionar informacin para respaldar el informe del estado de situacin,
la medicin del avance y las proyecciones.
Suministrar proyecciones para actualizar la informacin del coste actual y
del cronograma actual.
Supervisar la implementacin de los cambios aprobados cuando y a medida
que stos se produzcan

La auditora e interventora de proyectos es una funcin que cumple una

persona natural o jurdica, externa al proceso, designada por la entidad
patrocinadora, para supervisar y controlar en forma eficaz y de manera
permanente todas las etapas del proyecto contratado, para hacer cumplir las
especificaciones tcnicas, tiempos, las actividades administrativas, legales,
financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidas en los
contratos de inversin.
Hay que clarificar que la interventora y la auditora de proyectos sociales tiene
una esencia diferente a la de los proyectos de obras civiles, dado que los
proyectos sociales generan bienes intangibles tales como tejido social,
participacin, inclusin, liderazgo, equidad, acompaamiento, impacto ambiental, etc., hacindose necesario establecer metodologas e instrumentos de
control y medicin en concordancia con las necesidades especficas de esta
clase de iniciativas.
La interventora y la auditora de proyectos sociales, nace en un proyecto que
se materializa con la celebracin de un contrato, siendo el interventor o
supervisor del proyecto, el responsable del contrato en su ejecucin, desarrollo
y liquidacin. Responde adems a la necesidad que tiene la administracin de
controlar que el proceso de celebracin (precontractual: diseo-planeacin-

gestin financiera, elaboracin de pliegos o instructivos, y del contrato), se

correspondan mutuamente en forma equilibrada y eficiente en aras de cumplir
con la finalidad u objetivos trazados originalmente.