Reviso/Verso: 01

PROCEDIMENTOS E DOCUMENTOS
PARA CONTABILIDADE

Data: 01/10/2008
Por: Ricardo
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Abaixo apresenta uma relao dos principais documentos para acobertar a contabilidade da
empresa, bem como orientaes e informaes teis:
Documentao para envio ao escritrio:
Notas Fiscais dos Fornecedores, Duplicatas dos pagamentos;
Notas fiscais de Despesas com material de escritrio, manuteno de equipamento, aluguel
imobilizado, relatrio de viagens, reformas, gua, luz telefone, internet, em fim, todos os
documentos financeiros;
Recibos de Salrio/estagirios devidamente assinados, Recibo de Aquisio do Vale
Transporte, Nota Fiscal do pagamento das Refeies, quando houver;
Pagamento de impostos FGTS, INSS, DARF-Simples, ISS, Sindicato entre outros:
Extratos Bancrio, emprstimos e ou financiamentos em nome da empresa;
Notas fiscais emitidas (estas devem ser entregues no incio do ms at o 2 dia til);
Despesas com viagem devem vir acompanhadas de um relatrio de despesas de viagem.
Se houver vendas a prazo, enviar Border de pagamento (relao de pagamentos) dos clientes
e ou pagamentos efetuados em carteira.
Orientaes teis:

Cheques: Os cheques emitidos devem vir acompanhados de cpia de cheque, ou

documentos similar, e do comprovante de pagamento, recibo, fatura ou nota fiscal.

Controle dos Cheques emitidos: Peo que me envie o movimento Bancrio em ordem
seqncia de cheques emitidos (com as despesas) e identificando se houve cheques
cancelados.

As Despesas e ou Materiais Consumo adquiridos a prazo: Devem ser enviadas ao escritrio a

1 Via da NF para que seja efetuada a proviso, mesmo que o pagamento seja em vrias
parcelas e se esta informao no estiver impresso na nf informe a forma e datas de
pagamentos:

Bloqueto Bancrio/Compras a prazo: Devem vir acompanhados de uma segunda via da nf

paga ou contenha anotao da referencia de qual nf, ou nfs, esta sendo quitada/paga,
explo : 1/3 , 2/3... ref. nf 1545 de 10.04.2003.

A aquisio de Bens para o Ativo Imobilizado (Equipamentos de Informtica, mesas,

cadeiras, entre outros), produtos, despesas e materiais de consumo, ou seja, despesas
para funcionamento da empresa as quais deveram ser acobertadas pela 1 VIA DA NOTA
FISCAL e se possvel junto com um recibo de quitao, no podendo ser substituda por
somente recibo, oramento ou coisa do gnero;

Reteno de INSS E OU IRRF: Quando da aquisio de servios de profissionais de

profisso regulamentada do tipo: corretores, construtoras, advogados, arquitetos, consultoria,
agncias de empregos, mo obra, treinamento entre outros, Observar se na Nota Fiscal esta
deduzindo IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) ou INSS Retido, pois a empresa
tomadora do servio (ou seja, Vocs) deve repassar esses valores aos rgos competentes e

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tambm esses valores so deduzidos do total dos servios. Na ocorrncia desses fatos entrar
em contato com a contabilidade Imediatamente, antes do incio do ms:

Contratao de Autnomos ou Profissionais Liberais: Caso a empresa contrate servios de

Autnomos e ou profissionais liberais esses tipos de servios devem ter as seguintes
situaes:
o Reter 11% de INSS, onde a empresa deduz esse percentual do valor a ser pago ao
Autnomo e recolhe ao INSS
o 5% ISS, se no houver Alvar de Autnomo, se for o caso apresentar cpia;
o Solicitar o Nr do PIS e ou do Registro junto ao INSS

Caso a sua empresa seja optante pelo Lucro Presumido ou Real (exceto optante pelo
simples) ter um encargo de 20% de INSS, sobre o servio, que ser pago no dia 02 do ms
seguinte ao servio prestado;

Canhotos de carto de crditos, recibo simples, oramentos, notas rasuradas: No so

aceitos para fins de comprovao de realizao de despesas, (somente se vier
acompanhado da NF);

Deve se evitar adquirir produtos, mercadorias, despesas e materiais de consumo,

imobilizado atravs de Cupom Fiscal, caso ocorra o mesmo deve obrigatoriamente vir
acompanhado de um recibo em nome da empresa ou vir impresso no prprio cupom o
nome e CNPJ da empresa;

Os documentos Contbeis, trabalhista e fiscal deveram ser entregues para a Contabilidade

sempre no comeo do ms, preferencialmente ate o dia 5 de cada ms.

Observao: No so aceitos pela legislao para fins de comprovao de aquisies e ou

despesas somente o recibo, notinhas simples, oramentos, canhotos de carto de crditos e Notas
Fiscais rasuradas