STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGELOLAAN SURAT KELUAR

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA BANDA ACEH

SUBBAG TATA USAHA
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Jln. Mohd. Jam No. 29 Telp. 27259 - 22907 Fax. 22907

Banda Aceh (Kode Pos 23243)
2014

DUR

AR

ANDA ACEH

7 Fax. 22907
)

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
SOP PERSURATAN DINAS

Dasar Hukum :
Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian
Agama

1
2
3

Keterkaitan
Bagian Tata Usaha
Arsiparis
Unit yang terlibat

Peringatan
Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola
dengan baik

Kualifikasi Pelaksana
1
2
3
4
Peralatan/Perlengkapan

Pencatatan

Definisi:
Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistr
yang berkepentingan

Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
N DINAS

03.01.02.04
30 Maret 2010
1 April 2010
Kepala MAN Negara

Kualifikasi Pelaksana
Jenis Surat
Distribusi Surat
Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat
Dokumen yang digunakan
Peralatan/Perlengkapan

Pencatatan dan Pendataan

ngkat Madrasah dan pendistribusiannya pada orang/unit

Prosedur Pengelolaan Surat Ma

Pelaksana
No.

Kegiatan

Meneriman surat masuk

Menyerahkan surat kepada Kaur Tata

Usaha

Menyerahkan surat untuk dipilih dan

diberi kode surat (penting dan biasa)
dilampiri blangko disposisi

Mencatat Hal surat dalam lembar disposisi

dan meneruskannya kepada Kepala
Madrasah

Menyortir, memilah, dan mencatat surat

sesuai kode dari disposisi

Menerima, memaraf dan mengembalikan

kartu kendali

Menyimpan kartu kendali putih

Mengantar surat kepada Kepala Madrasah

Membaca dan memahami maksud isi

surat

10

Merespon/mengambil keputusan/tindak
lanjut

11

Membuat disposisi langsung kepada yang

berkepentingan

12

Mendistribusikan surat sesuai lembar

disposisi

13

Mengarsipkan surat dan menyimpan kartu

kendali kuning

Kamad

14

Mengembalikan surat yang tidak

jelas/salah alamat

Prosedur Pengelolaan Surat Masuk administrasi kepegawaian

Pelaksana
Kasubbag

Mutu Baku
pelaksana

Persyaratan/
Perlengkapan

Waktu

10 Menit

10 Menit

10 Menit

10 Menit

1 Hari

10 Menit

10 Menit

10 Menit

1 Hari

1 Hari

1 Hari

1 Hari

10 Menit

Kondisional

Output

Diterimanya surat
Kaur TU menerima
surat

Kodefikasi surat
Terlaksananya
pencatatan hal surat

Surat tersortir
Paraf pada kartu
kendali
Tersimpannya kartu
kendali
Kamad menerima
surat

Terbacanya surat
Kamad memberi
respon

Disposisi kamad

Surat terdistribusi
Terarsipnya surat
dan kartu kendali

Keterangan

Surat salah/ alamat

tidak jelas terkirim
kembali

Prosedur Pengelolaan Surat Ke

Pelaksana
No.

Kegiatan

Menerima dan
menindaklanjuti
memo/nota/disposisi

Meneruskan kepada Kaur

TU/pelaksana untuk
mengkonsep surat keluar

Memproses Penerbitan Surat

sesuai petunjuk Kepala
Madrasah

Memberi paraf

Memeriksa dan
menandatangani surat

Mencatat dan melakukan

penomoran surat

Memasukan surat ke amplop

Mengirim surat ke alamat

tujuan surat langsung / via
pos

Menyimpan copy surat

sebagai arsip

Kamad

Kasubbag

elolaan Surat Keluar administrasi kepegawaian

ana

Mutu Baku
pelaksana

Output

Persyaratan/
Perlengkapan

Waktu

Disposisi pada surat

masuk, memo/nota
atasan

10 Menit

Diterimanya disposisi
pada surat masuk,
memo/nota atasan

1 Hari

Konsep surat keluar

1 Hari

Surat

10 Menit

Paraf

1 Hari

Surat ditanda-tangani

Buku agenda keluar

atau kartu kendali

10 Menit

Pencatatan dan
penomoran surat

Amplop surat

5 Menit

Surat siap dikirim

Perangko

Kondisional

Surat terkirim

10 Menit

Tersimpannya arsip surat

surat keluar

Keterangan

Flow Chart Pengelolaan Surat Masuk administrasi kepe

Mulai

MENERIMA DAN MENYERAHKAN SURAT KEPADA KAUR

TU

MEMILAH DAN MEMBERI KODE SURAT DAN

MELAMPIRI BLANGKO DISPOSISI

MENCATAT DALAM LEMBAR DISPOSISI DAN

MENERUSKAN KEPADA KAMAD

MERESPON/MENGAMBIL KEPUTUSAN/ TINDAK

LANJUT/DISPOSISI

MENYORTIR, MEMILAH, DAN MENCATAT SESUAI

KODE DAN DISPOSISI KAMAD

MENGARSIPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT

DAN MENYIMPAN KARTU KENDALI

MENGEMBALIKAN SURAT YANG TIDAK JELAS/SALAH

ALAMAT

Mulai

inistrasi kepegawaian

Flow Chart Pengelolaan Surat Masuk administrasi kepe

Mulai

MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA

DISPOSISI

KONSEP SURAT KELUAR

MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR

MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT

MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT

MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP

MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT TUJUAN SURAT

LANGSUNG/VIA POS

MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP

Mulai

inistrasi kepegawaian