MOOC SolPro Modulo3

Objetivos
Al finalizar este vdeo seris capaces de usar

la matriz de responsabilidades para:
Tcnicas para la mejora de procesos:

Matriz de responsabilidades
Mostrar lista de actividades/tareas

Asignar
g
responsabilidades
p
y fechas
Comprobar el grado de avance del trabajo de
grupo
Juan A. Marin-Garcia
Julio J. Garcia-Sabater
Julien Maheut
Maria Valero-Herrero
Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)
Qu necesitamos
Matriz de responsabilidades
Crear una lista de tareas

Tormenta de idea o cualquier otro mtodo
Nombres de las personas que pueden participar

El equipo
Personas externas que pueden necesitarse en un
momento dado
Elegir el formato de la tabla o matriz

Asignar personas y fechas a las tareas
Leyenda:
P: responsabilidad
principal
+: ms que otros
iguales
C: colabora
I: Suministra
informacin a los
dems
Actividades
JRG
PLG
MDL
FGT
Fecha
Formacin para uso de

tcnicas
07/11 al 05/12
Creacin de grupos
14/11
Definir el proyecto de
mejora
Toma de datos
Analizar datos
Proponer alternativas
21/11
Seleccionar alternativas
I-C
28/11
Redactar documento
Preparar presentacin
En funcin de capacidad y disponibilidad

14 al 21/11
21/11
05/12
Total P
05/12 y 19/12
Total C
Otro formato
Tarea
Pri
Fecha
Cierre
Responsable
Estado
Ahora debis ser capaces de

Crear una matriz de responsabilidades para
vuestros proyectos
Objetivos
.

Diagrama de procesos
Para qu sirve hacer diagramas de

procesos
Modalidades de diagramas de proceso
Smbolos
Ejemplos
Julien Maheut
Para qu sirve hacer un diagrama de procesos
Tener una imagen facilita

La comprensin
Comunicacin
Anlisis de las situacin
Identificacin de reas de mejora (VA/NVA)
Describir lo que pasa en realidad y no lo que se
supone que pasa
Tipos
Diagrama de flujo
Diagrama de carriles (diagramas de uso)
Otros tipos relacionados
Diagrama de flujo de procesos
VSM
SICOP
Diagrama
g
de spagueti
p g
((work-flow))
Smbolos del diagrama de flujo (ANSI, American National Standards Institute)
Ejemplo curso 02-03. diagrama de flujo
Inicio o fin
Actividad/tarea
Decisin
Espera (dos opciones)
Direccin del flujo
D
Documento
t
Continua en otra pgina
Ejemplo de diagrama de flujo
Diagramas de carriles o diagramas de uso
En ingles
ingles, Deployment
Deployment Diagram
Diagram o Swim
SwimLane Diagram
Es una combinacin del diagrama de flujo
clsico con una tcnica de x-columnas
x columnas
(departamentos, personas, fechas, tiempo)
Introduce informacin adicional que se puede
usar para los anlisis posteriores
Deusa 2002)
Un ejemplo
Otro ejemplo
Fuente: http://en.wikipedia.org/wiki/Swim_lane
Cierre

.
Crear diagramas de flujo

Diagrama de flujo de procesos
Julien Maheut
Objetivos
Diferenciar el
el diagrama de flujo de
procesos de otros diagramas de flujo
Conocer los smbolos
Ver ejemplos
Protocolo de trabajo comn a todos los diagramas
Identificar el proceso
Recogida de datos sistemtica
R
Representar
t llos d
datos
t grficamente
fi
t
Comentar la representacin grfica
Comentar el diagrama delante de todo el equipo
para
Matizar o completar fases
Ver diferentes visiones del problema o de la situacin
Descubrir ineficiencias y marcar puntos de mejora
En qu se diferencia
Hoja Toma de datos DFP-ASME
Prioridad de esta representacin

p
Lista exhaustiva de tareas o etapas
Diferenciar operaciones del resto de tipo de tareas
Cuantificar esperas (tiempo)
(tiempo), transportes (distancia)
(distancia), inspecciones
(tiempo) y almacenes (piezas)
Paso previo para un VSM o un anlisis VA/NVA
Smbolos usados (ASME -American

American Society of Mechanical Engineers)
Operaciones: transformacin de caractersticas del producto o servicio

Espera: no se puede realizar la siguiente accin prevista por alguna causa
Transporte: se mueve o desplaza
d
l
Inspeccin: se examina para verificar cantidad, calidad, caractersticas
Almacn: se guarda o protege de un traslado no autorizado
C bi d operacin e inspeccin, inspeccin durante almacenaje
Combinado:
Toma de datos (iii)
Otro ejemplo
Fuente:
http://www.monografias.com/
trabajos37/procesadorafrutas/procesadorafrutas4 shtml
frutas4.shtml
Cierre

.
Crear diagramas de flujo de procesos

Diagrama SIPOC
Julien Maheut
Objetivos
Diferenciar el
el diagrama SIPOC
SIPOC de otros
diagramas de flujo
Ver ejemplo
En qu se diferencia
Prioridad de esta representacin

Aade al diagrama de flujo clsico la
i f
informacin
i relativa
l i a:
Proveedores
Entradas
Salidas
Clientes
Smbolos usados (ANSI diagrama

diagrama de flujo)
Diagrama SICOP- Ejemplo
Cierre

Crear diagramas SIPOC
Objetivos
Saber en qu consiste el
el diagrama causa
efecto
Ver ejemplo

Diagrama Causa-Efecto
Julien Maheut
Diagrama de espina de pescado

Categorias bsicas
La
L gente
t
La organizacin/polticas
Influencias externas
El edificio
Maquinaria
Los recursos
Procedimientos
Materiales
Dinero
Dinero
Capacidad
Calidad
Tiempo
Interferencias personales
Diagrama de espina de pescado
Tema
Diagrama de Causa-efecto
6 Por qu?
Preguntar el porqu de lo obvio

Nos ayuda a encontrar las causas ltimas
(complementa al diagrama de Espina de pescado)
Por qu ocurre?
Respuesta: B
s
slo
o po
por B?
Respuesta: s
Y por qu B?
Respuesta: por C
Solo
S l por C?
Tambin por D y por E
Y porqu C?
Y Por qu D?

Cierre

.
Crear diagramas causa-efecto

Toma de datos
Julien Maheut
Objetivos
Resaltar la importancia de tomar datos para

poder decidir mejor
Ver plantillas para toma de datos
Importancia de la toma de datos
Si no medimos solo especulamos

Sin datos el resto de tcnicas apenas son tiles
Cada
C
tcnica ayuda a concretar con ms detalle el
problema, por lo tanto, es posible que tengan que
recogerse n
nuevos
e os datos en diferentes momentos
Recoger datos consume tiempo y recursos
Conviene hacerlo de forma progresiva para corregir los
errores o dificultades que surjan con los primeros datos.
Planificacin de la toma de datos
Tenemos
claro por qu queremos tomar datos? Qu
preguntas
g
nos
van a ayudar a responder?
Qu datos? (definiciones operativas de los datos, e indicadores a
construir con los datos: cuando mdirlos, cmo, con qu unidades)
Datos de archivo o nuevos datos?
?
Cmo los recogeremos? (sed creativos para hacerlo poco costoso)
Procedimiento
C
Cuntos
d
datos, cada
d cunto
tiempo,
i
qu
d
das/horas
/h
Hojas de observacin, cmo vamos a anotar los datos
Cmo vamos a procesar los datos
C
Comprobad
b d que l
ls plantillas
l till u h
hojas
j d
de clculo
l l d
donde
d iintroduciremos
t d i
llos
datos nos permitirn hacer fcilmente los anlisis que necesitamos
Anticipad los posibles problemas y dadles alternativas de solucin
Ms tareas previas

Quin se encargar?
g
Familiarizado con el proceso
Que pueda hacerlo (mximosdedicar 15 por turno a recoger e
introducir datos))
Que no sean penalizados por detectar defectos o mal
funcionamiento
Que sienta q
que estos datos sern tiles p
para mejorar
j
su trabajo
j
Las personas que toman datos deben formarse

Consultarles para el diseo de las plantillas de toma de datos
Practicar la toma de datos en experiencias piloto supervisadas
Explicar cmo se almacenarn y procesarn (para que sepan las
consecuencias de no seguir el protocolo)
Ahora podemos tomar datos!!!

Las hojas de control

Rama A
Da
A.
1
A.
2
Rama C
Rama B
A.
3
B. B.
1 2
B.
3
Ejemplo toma de datos (rea FTT)
B.
4
B.
5
C.
1
C. C. C.
2 3 4
Cierre

.
Realizar la toma de datos para la mejora de

procesos

Diagrama de pareto
Julien Maheut
Objetivos
Mostrar el aspecto de un diagrama de

pareto
Saber construirlo en Excel y en GoogleDocs
Diagrama de pareto
Causa de insatisfaccin del
Ti
Tiempo
que tta
15
Cobrarles cua
140
Coste
4
Desorientacio
10
Errores de com
89
Errores de for
54
Retrasos sobr
12
50%
45%
40%
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
Serie1
Cobrarles Errores de
Errores de Tiempo que
cuando no comunicaci
forma
tarda
toca
n
43%
27%
17%
5%
Retrasos
sobre el
tiempo
Desorienta
cion
Coste
4%
3%
1%
Pasos generales para construirlo

Estructura de datos
que necesitamos
Operativa en Excel
Partiendo de la tabla de datos ya

y
ordenada
Las causas en la
primera columna
ordenadas
d
d d
de mayor
a menor frecuencia
La frecuencia de
aparicin de cada
causa
El % de esa
frecuencia sobre el
total
El % acumulado
Seleccionar las columnas (CTRL

para columnas no adyacentes)
Insertar grfico de barras
Seleccionar serie de datos en %
B
Botn
t derecho
d
h d
de ratn
t y cambiar
bi ell
tipo de grafco a lnea
Formato a serie de grficos
Eje secundario
Seleccionar el eje secundario

Formato del eje
Min=
Mi 0
0; M
Max= 1
Operativa en Google Docs
Seleccionar la categoria y frecuencua

Grafico de barras
Edicion avanzada
Aadir intervalo (solo la columna de % sin
categoras)
para p
poder elegir
g lineas
GRAFICO COMBINADO p
Personalizar marcar en qu eje cada serie de
datos
Para editar los lmites del eje, entro en edicion
rapida, pincho en el eje y cambio los valores max
y min en tanto p
por uno,, p
por lo q
que 100% es 1
Para cambiar la cantidad de valores en el eje,
pincho en edicion rpida en la zona del grfico
(las lineas divisorias) y marco el numero de
divisiones que quiero para el eje izq y eje
derecho
Mas info:
http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl
=en&answer=2451203
Cierre

Realizar un diagrama de pareto
Objetivo
En este video os voy a mostrar tres mtodos

sencillos para priorizar listas de cosas
Mtodos sencillos para priorizar problemas,
causas, alternativas o ideas
J
Juan
A
A. Marin-Garcia
M i G i
Juan A. Marin-Garcia (2015)
Como priorizar cosas
Se puede aplicar a problemas, a causas, o a las ideas para

evitar
i llas causas
Pasos:
Identificar los criterios y las escalas de puntuacin en cada
criterio
it i
Obtener los datos para valorar cada alternativa respecto a los
criterios
Directo si valoramos intuitivamente

Consultar registros
Obtener datos que no existen en los registros
Contrastar con otras fuentes
Procesar los datos y mostrarlos de manera grfica

Lista ordenada si tenemos una dimensin o resumimos mltiples criterios
en una sola dimensin
Diagrama PACE si tenemos dos dimensiones
Ejemplo de Decisin
Priorizar esta serie de problemas indicando el

orden en el que nos interesa abordarlos:
a)) Errores en la administracin de medicamentos
b) Gestin de turnos del personal
c) A los pacientes les resulta difcil orientarse en el
edificio
difi i
d) No se consiguen altas antes de las 12h
e) Es difcil transmitir protocolos asistenciales al personal
no adscrito al servicio
Prioridad
IImportancia
t
i
ALTA
Actuar pronto
Comprobar
Eliminar
A
C
Importancia
BAJA
Existe Kpi
No existe Kpi
Por ejemplo: estos criterios de decisin
i.
Importancia del problema
ii.
0= no importante 5= muy importante
Existencia de indicadores (Kpis) asociados al problema
0= no existe ningn indicador 5= hay al menos un indicador o

conjunto de indicadores perfectamente relacionado con el problema (si
se realizan acciones o conductas que resuelven el problema el valor del
indicador se modifica en el sentido adecuado).
iii. Autoridad
0 lla d
0=
decisin
i i d
de iimplantar
l t acciones
i
no d
depende
d d
de m nii d
de nadie
di
cercano 5= la decisin de implantar depende exclusivamente de
m
iv. Rendimiento
QU
OCURRE SI TENGO MS
DE
DOS CRITERIOS?
Versin sencilla con mltiples criterios

1. Las alternativas en cada fila, los criterios de decisin en las columnas
2. Se fija el peso de cada uno de los criterios
3. Se valora cada alternativa (de 0 a 5 en cada uno de los criterios)
ii
iii
iv
Ponderado
% 30%
Peso
5x0,3
Errores en la administracin de medicamentos
4x0,3
Gestin de turnos del personal
A los p
pacientes les resulta difcil orientarse en el edificio 2x0,3
3x0,3
No se consiguen altas antes de las 12h
15%
20%
35%
100%
2x0,15
3x0,15
1x0,15
5x0,15
3x0,20
2x0,20
0x0,20
2x0,20
5x0,35
2x0,35
3x0,35
4x0,35
4,15
2,75
1,80
3,45
Es difcil transmitir protocolos asistenciales al personal

2x0,15
3x0,20
1x0,35
2,15
Alternativas
Leyenda
L
d criterios:
it i
i. Importancia del problema
ii. Existencia de indicadores (Kpis)
iii Autoridad
iii.
iv. Rendimiento
0= con mucho esfuerzo/inversin se lograrn una mejoras pequeas

5=con poco esfuerzo/inversin se pueden lograr unas grandes
mejoras.
3x0,3
Cierre
En este video hemos visto:

Cmo priorizar un conjunto de ideas cuando:
Tenemos un nico criterio
Tenemos dos criterios
Tenemos mltiples criterios y sabemos el peso que queremos
darle a cada uno de ellos en la decisin.
Objetivo
Mtodo de comparacin pareada para

priorizar problemas, causas, alternativas o
ideas
En este video os voyy a mostrar una de las mltiples

p
versiones de comparacin pareada para priorizar una
listas de cosas (no ms de 7-8)
Cundo tenemos mltiples criterios (pero menos de 5) y
no sabemos de antemano qu peso darle a cada uno de
los criterios
Usaremos:
Una versin con comparacin pareada (con escala de 1 a 5)
J
Juan
A
A. Marin-Garcia
M i G i
Hayy otras versiones de escalas (p

(por ejemplo
j p Saatyy desde 1/9 a
9) que son ms potentes pero ms complejas
Y versiones AHP, ANP, Fuzzi que nos permitiran valorar

ms cantidad de cosas con ms cantidad de criterios
Pasos necesarios para la versin de Comparacin Pareada
En la comparacin pareada en lugar de puntuar directamente

(l criterios
(los
i i o llas alternativas),
l
i
) que es tomar unas pocas
decisiones muy complicadas o complejas cada una de ellas
lo que hacemos es comparar parejas (de criterios o de
alternativas)
Se toman muchas decisiones, pero muy sencillas cada una de ellas
1. Llenar la matriz de comparacin pareada entre criterios
1= el criterios i es mucho MENOS importante que el criterio ii

1
5= el criterios i es mucho MAS importante que el criterio ii
2. Para cada criterios de decisin llenar la matriz de

p
p
pareada entre alternativas
comparacin
1= La alternativa a es, respecto al criterio, mucho peor que

la alternativa b
5= La alternativa a es, respecto al criterio, mucho mejor que
la alternativa b
Usando estos criterios de decisin
i.
Ejemplo de Decisin
Priorizar esta serie de problemas indicando el

orden en el que nos interesa abordarlos:
a)) Errores en la administracin de medicamentos
b) Gestin de turnos del personal
c) A los pacientes les resulta difcil orientarse en el
edificio
difi i
d) No se consiguen altas antes de las 12h
e) Es difcil transmitir protocolos asistenciales al personal
Paso 1. peso de los criterios
Importancia del problema
ii.
1= no importante 5= muy importante
Existencia de indicadores (Kpis) asociados al problema
1= no existe ningn indicador 5= hay al menos un indicador o

conjunto de indicadores perfectamente relacionado con el problema (si
se realizan acciones o conductas que resuelven el problema el valor del
indicador se modifica en el sentido adecuado).
iii. Autoridad
1 la
1=
l d
decisin
i i d
de iimplantar
l t acciones
i
no d
depende
d d
de m nii d
de nadie
di
cercano 5= la decisin de implantar depende exclusivamente de
m
iv. Rendimiento
1= con mucho esfuerzo/inversin se lograrn una mejoras pequeas

5=con poco esfuerzo/inversin se pueden lograr unas grandes
mejoras.
Preferencia de las alternativas para criterio 1
Resultados
Cierre
En este video hemos visto:

Cmo usar una escala de comparacin pareada para crear
una lista ordenada de alternativas (no muchas) en funcin de
varios criterios (ms de 2 y menos de 5)
P
Para saber
b ms
((valorar
l
ms
alternativas
lt
ti
o ms
criterios):
MARIN-GARCIA, Juan A.; ARAGONS BELTRN, Pablo;
GARCA MELN,
MELN Mnica.
Mnica Consistencia intra e inter evaluador
e al ador
de la comparacin pareada en la evaluacin de la
competencia de innovacin de estudiantes universitarios.
g Papers
p
on Operations
p
Management,
g
v. 5,
WPOM-Working
n. 2, p. 24-46, 2014. ISSN 1989-9068. Available at:
<http://polipapers.upv.es/index.php/WPOM/article/view/3220>.
Date accessed: 11 Mar. 2015.
doi:http://dx doi org/10 4995/wpom v5i2 3220
doi:http://dx.doi.org/10.4995/wpom.v5i2.3220.

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Objetivos

Al finalizar este vdeo seris capaces de usar

Tcnicas para la mejora de procesos:

Mostrar lista de actividades/tareas

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Crear una lista de tareas

Nombres de las personas que pueden participar

Elegir el formato de la tabla o matriz

Formacin para uso de

En funcin de capacidad y disponibilidad

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Ahora debis ser capaces de

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Tcnicas para la mejora de procesos:

Para qu sirve hacer diagramas de

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Para qu sirve hacer un diagrama de procesos

Tener una imagen facilita

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Smbolos del diagrama de flujo (ANSI, American National Standards Institute)

Ejemplo curso 02-03. diagrama de flujo

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Ejemplo de diagrama de flujo

Diagramas de carriles o diagramas de uso

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Ahora debis ser capaces de

Crear diagramas de flujo

Tcnicas para la mejora de procesos:

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Protocolo de trabajo comn a todos los diagramas

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Hoja Toma de datos DFP-ASME

Prioridad de esta representacin

Smbolos usados (ASME -American

Operaciones: transformacin de caractersticas del producto o servicio

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Toma de datos (iii)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Ahora debis ser capaces de

Crear diagramas de flujo de procesos

Tcnicas para la mejora de procesos:

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Prioridad de esta representacin

Smbolos usados (ANSI diagrama

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Diagrama SICOP- Ejemplo

Ahora debis ser capaces de

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Tcnicas para la mejora de procesos:

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Diagrama de espina de pescado

Diagrama de espina de pescado

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Preguntar el porqu de lo obvio