Makalah

Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Makalah ini disusun untuk memenuhi
tugas perkuliahan Komunikasi Bisnis
Dosen Pengampu Mata Kuliah
Ari Irawan, SE, MM

oleh:
1. Dienanta Yulia Wardani
2. Poppy Dermawan
3. Rissa Affulaila Nurfitria

(145030207111051)
(145030201111097)
(145030201111101)

Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis

Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang
Tahun Akademik 2014/2015

PEMBAHASAN
A. Pemahaman Proses Komposisi
Proses komposisi pesan-pesan bisnis adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
dan merevisi pesan-pesan bisnis yang akan dibuat oleh suatu perusahaan. Proses
komposisi meliputi tiga tahap,yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan terdapat tiga tahapan yang perlu diperhatikan, yakni
mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran atau media yang
akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih
ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Kemudian
disusun dan diatur sebaik mungkin agar si penerima pesan mudah memahaminya.
3. Revisi
Setelah menyusun paragraf, pesan-pesan harus ditelaah kembali dari sisi
substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur
kalimat yang digunakan , dan bagaimana tingkat pemahamannya. Jika belum
sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus merevisi seperlunya.
B. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan komunikasi. Hal penting sebelum menyampaikan pesan-pesan,
diantaranya apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktu itu sudah tepat, apakah
tujuannya dapat diterima organisasi tersebut. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama
Anda harus menentukan tujuan yang jelas dan diukur, sesuai dengan tujuan
organisasi.
1. Mengapa Tujuan harus Jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan Anda mencapai tujuan yang
dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi
akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain:
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Pesan-pesan harus dipikirkan terlebih dahulu. Jika pesan tersebut memiliki
pengaruh yang besar, pesan segera disampaikan ke pihak yang bersangkutan.

Sebaliknya jika pesan yang akan disampaikan diduga memiliki pengaruh yang
kecil kepada audiens sebaiknya penyampaian ditahan dulu.
b. Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik dalam menanggapi audiens, komunikator
perlu mempertimbangkan motif-motif para audiens. Tanpa mengetahui motif
audiensnya, komunikator tidak akan dapat menaggapi mereka dengan baik.
Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan
bila harapan mereka tidak sesuai atau sejalan.
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatka isi pesan. Isi pesan
harus memuat informasi yang relevan dengan pencapaian tujuan yang
ditetapkan, agar penyampaian pesan mencapai sasaran yang dikehendaki.
d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
pesan sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi
bisa berupa lisan atau tulisan.
2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi, melakukan persuasi,
dan melakukan kolaborasi.
a. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan bisnis kepada pihak lain. Untuk menyampaikan pesan bisnis
perusahan menggunakan media komunikasi. Media komunikasi yang
digunakan pun ergantung pada kebijakan perusahaan.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini
sering dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan
orang lain.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja
sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui komunikasi bisnis
suatu perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan
domestik maupun perusahaan-perusahaan asing. Kerja sama bisnis di belahan
dunia dewasa ini relative mudah seiring pekembangan teknologi komunikasi.

3. Cara Menguji Tujuan

Untuk menguji apakah tujuan telah ditetapkan dengan baik atau belum, perlu
dilakukan pengujian tujuan dengan empat pertanyaan berikut ini.
a. Apakah tujuan tersebut realistis?
Tujuan yang realistis berarti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak
disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti
kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.
b. Apakah waktunya tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya mempertimbangkan
masalah ketepatan waktu.
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu
pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Penyampaian pesan-pesan bisnis hendaknya sesuai dengan kebijakan
organisasi.
C. Analisis Audiens
Langkah berikutnya dalam berkomunikasi dalam dunia bisnis adalah memperhatikan
audiens yang akan dihadapi.
1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Mengembangkan suatu profil audiens memang bukan permasalahan yang mudah,
Terlebih jika audiens adalah orang-orang yang belum dikenal. Berikut adalah cara
mengembangkan profil audiens.
a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Materi dapat dikemas dalam sebuah

laporan

sederhana

kemudian

dipresentasikan kepada para audiens yang jumlanya kecil. Sedangkan audiens

yang jumlahnya banyak, materi dikemas dalam bentuk makalah dengan gaya
pengorganisasian dan penulisan yang lebih formal.
b. Siapa audiensnya
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil
keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah yang
berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.
c. Reaksi Audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang

didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
d. Tingkat pemahaman audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
e. Hubungan komunikator dengan audiens
Audiens yang belum mengenal komunikator harus dapat diyakinkan sebelum
penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan
meyakinkan

akan

membuat

audiens

termotivasi

untuk

menyimak

pembicaraan, sehingga pesan tersampaikan dengan baik.

2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens.
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
Cobalah menggali keinginan audiens dengan melakukan pertanyaan ulang
yang lebih spesifik untuk menghindari keragu-raguan.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.
Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi
kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan
menimbulkan kesan baik karena audiens memperoleh informasi yang lebih
luas dari harapannya.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5W + 1H
(Who, What, Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat.
Dalam bisnis, ketetapan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum
membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, oerhitungan
matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Di antara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada
gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasinal Audiens
1. Mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan
dapat diterima audiens dengan mudah.

2. Menggunakan pendekatan berupa argument yang rasional dan pendekatan

emosi audiens.
D. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan ide pokok.
Ide pokok dapat memotivasi orang-prang untuk melakukan apa yang diinginkan
dengan menggabungkan tujuan pengiriman pesan dengan tujuan mereka.
1. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai
kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut
akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.
Beberapa tekniknya adalah sebgai berikut:

Storytellers Tour
Dengan menggunakan tape recorder. Anda mendengarkan dan menelaah

pesan-pesan yang disampaikan dan menemukan ide-ide pokoknya.

Random List
Dengan menulis segala sesuatu yang ada di pikiran Anda, kemudian susun

menjadi kelompok-kelompok, dan temukan butir ide yang penting.

CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet
Memecahkan masalah dengan menggunakan lembar kerja yang akan
membantu menjelaskan hubungan antara temua (findings), kesimpulan

(conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan.

Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik untuk menentukan ide pokok. Biasanya

menggunakan 5W+1H.
Question and Answer Chain
Menggunakan pendekatan dari sisi perspektif audiens.
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi kepada audiens hendaknya menggunakan kata-kata yang
singkat agar audiens memperhatikan komunikator. Ide-ide pokok yang
disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
E. Seleksi Saluran dan Media
a. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam
bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung
(tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi
bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis

dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed
back).
b. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat,
memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan
hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

KESIMPULAN
Perencanaan pesan-pesan bisnis adalah suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Proses perencanaan pesan-pesan bisnis diantaranya adalah
sebagai berikut:
A.
B.
C.
D.

Pemaham proses komposisi

Penentuan tujuan
Analisis audiens
Penetuan ide pokok
E. Seleksi saluran dan media