PROCEDIMIENTO

FECHA

VERSI
N

CDIG
O

SELECCIN DE PROVEEDORES,
COMPRA DE PRODUCTOS Y
CONTRATACIN DE SERVICIOS

11-022015

001

PR-003

1. OBJETIVO
Definir la metodologa para efectuar la seleccin de proveedores,
adquirir productos y contratar servicios necesarios para el desarrollo
de nuestras actividades.
2. ALCANCE
Desde la identificacin de necesidad de un producto o servicio hasta
la inspeccin del mismo, pasando por la seleccin y evaluacin de
proveedores.
3. RESPONSABLES

Gerente o jefe de rea.

Jefe de logstica.
Analista de compras.
Analista de inventario.

4. DEFINICIONES
COMPRADOR:
Miembro de la organizacin a quien se le designa la compra de un
producto o la contratacin de un servicio.
USUARIO:
Miembro de la organizacin que requiere la compra o contratacin de
un producto o servicio.
SERVICIOS O PRODUCTOS NO CONFORMES:
Aquellos servicios o productos que no cumplen con la especificacin
del usuario.
PRODUCTO O SERVICIO CRTICO:
Aquellos que tienen una influencia directa en aspectos del sistema de
gestin (equipos mdicos, equipos de proteccin, etc.), y que se
encuentran listados en el formato Productos y servicios crticos.
5. DESCRIPCIN
5.1. DETERMINACION
CRTICOS

DE

LOS

SERVICIOS

PRODUCTOS

El Jefe de logstica en coordinacin con las reas de operaciones y

mantenimiento evalan los productos y servicios necesarios para la
realizacin de los procesos internos, identificando aquellos que se
consideren que puedan afectar al cliente o a los procesos.
Dichos productos y servicios se registrarn en el formato Productos y
servicios crticos por el Jefe de Logstica. Este formato ser

actualizado ante la identificacin o incorporacin de nuevos productos

o servicios crticos.
5.2. SELECCIN Y EVALUACION INICIAL DE PROVEEDORES
Los productos o servicios considerados como crticos sern adquiridos
o contratados de proveedores autorizados los cuales debern estar
indicados en el formato Productos y servicios crticos.
Los posibles proveedores sern evaluados segn lo descrito en la
Evaluacin inicial de proveedores. Los proveedores que alcancen
puntaje adecuado sern incluidos como proveedores autorizados en el
formato Productos y servicios crticos por el Gerente general.
5.3. EVALUACION DE DESEMPEO DE PROVEEDORES
Las observaciones generadas a los proveedores autorizados sern
registradas en la Evaluacin de desempeo de proveedores por el Jefe
de logstica o analista de compras.
De manera semestral el Analista de compras evala el desempeo los
proveedores autorizados teniendo en cuenta los campos requeridos
en la Evaluacin de desempeo de proveedores, mediante el cual se
determina su permanencia o no como proveedor autorizado.
Los proveedores que no hayan registrado observaciones durante el
periodo evaluado seguirn siendo considerados como proveedores
autorizados de manera automtica.
Aquellos proveedores que ya no sean adecuados sern retirados del
formato Productos y servicios crticos por el Jefe de logstica.
En caso un producto o servicio quede sin proveedores se deber
realizar una nueva seleccin y evaluacin inicial de proveedores.
5.4. SOLICITUD DE ADQUISICIN Y AUTORIZACIN
La solicitud de compra de productos o contratacin de servicios es
realizada por los usuarios quienes generan su pedido en el formato de
Requerimiento. En dicho formato deber indicar el producto o
servicio, cantidad, descripcin, entre otros.
La autorizacin de compra ser efectuada de acuerdo al costo de los
elementos a adquirir, segn el siguiente detalle:

Elementos que por el costo individual o volumen de compra no

superen los 5,000.00 dlares americanos o su equivalente en
nuevos soles, sern aprobados directamente por el Jefe de
logstica.
Elementos que por el costo individual o volumen de compra se
encuentren entre los 5,000.00 y los 10,000 dlares americanos,
deber contar con la autorizacin del Gerente correspondiente
donde se gener el Requerimiento.

Elementos que por el costo individual o volumen de compra

sean mayores a los 10,000 dlares americanos, deber contar
con la autorizacin del Gerente general.

5.5. VERIFICACIN EN ALMACN

Recibido el Requerimiento con la aprobacin respectiva, el Jefe de
logstica verifica la existencia de los productos solicitado en el Kardex
de almacn, en caso cuente con el producto y en la cantidad
necesaria se realizar la entrega del producto al solicitante.
En caso no se encuentre con el stock necesario o el elemento
solicitado sea nuevo el Jefe de logstica, analista de compras o
personal designado procede con la adquisicin de dicho elemento.
5.6. COMPRAS Y/O CONTRATACION
El Jefe de logstica verificar si los elementos solicitados se
encuentran en la Lista de productos o servicios crticos, de ser el caso
los elementos solicitados solo podrn ser adquiridos de los
proveedores autorizados indicados en dicho formato.
Para la compra o contratacin se deber solicitar al menos 02
cotizaciones, los cuales debern ser evaluadas por el Jefe de logstica,
en caso de que la adquisicin contenga elementos de alta
complejidad se solicitar la revisin y validacin del rea solicitante.
5.7. INSPECCION PRODUCTOS
Los productos adquiridos sern inspeccionados por el Analista de
compras o Analista de inventarios y de ser necesario por el usuario
solicitante, comparando las caractersticas del producto con las
especificaciones indicadas en la Solicitud de adquisicin.
De existir diferencias entre la solicitud de adquisicin y el producto
adquirido se internar el producto en el almacn en la seccin de
Producto no conforme para evitar el uso no intencionado del mismo,
posteriormente se proceder a su cambio o devolucin.
5.8. INSPECCIN DE SERVICIOS
Los servicios contratados sern inspeccionados durante su
cumplimiento por el solicitante, en caso de no cumplirse las
especificaciones dadas en la Solicitud de adquisicin deber
coordinarse con el proveedor para el levantamiento de las
observaciones
6. REGISTROS
NOMBRE DEL
REGISTRO

RESPONSABLE
DEL REGISTRO

TIEMPO
MNIMO DE
CONSERVACIN

DISPOSICIO
N FINAL

FR-007
Productos y
servicios crticos

Jefe de logstica

ltimo vigente

Reciclaje

FR-008
Evaluacin
inicial de
proveedores

Jefe de logstica

ltimo vigente

Reciclaje

FR-009
Evaluacin de
desempeo de
proveedores

Jefe de logstica

01 ao

Reciclaje

FR-010
Requerimiento

Analista de
Compras

01 ao

Reciclaje

7. REVISIN Y APROBACIN
REVISADO
POR

APROBADO
POR

Firma

Firma

Apellidos y nombres

Apellidos y nombres

8. CONTROL DE CAMBIOS
Versin
01

Cambios realizados
Versin inicial

Fecha
11-02-2015