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Jan-Mar 2010

Intellectus

5S: METODOLOGIA E IMPLANTAO


5S: Methodology and Implantation
Adriano da Silva CATUNDA
Faculdade Politcnica de Campinas
Jlio MARIANO
Faculdade Politcnica de Campinas
Pamela Regina Barbosa da SILVA
Faculdade Politcnica de Campinas
Sylma Carvalho MAESTRELLI
Faculdade Politcnica de Campinas
Faculdade de Jaguariuna
Virglio Ferreira Marques dos SANTOS
Faculdade Politcnica de Campinas
Resumo: O presente artigo descreve uma metodologia de implantao de um
programa 5S na faculdade Policamp, alm de tratar de parte de um trabalho
que est sendo desenvolvido, para gerenciar melhorias. Este trabalho procurou
evidenciar os benefcios,mesmo com o programa estando em um processo
inicial.
Palavras chave: 5S; Organizao.
Abstract:This study describes a methodology for implementation of 5S
program at the Policamp University, and it is a part of a work that is being
developed to manage improvements. This search intend to show the work
benefits, even the program being at the inicial process.
Keywords: 5S, Organization.
INTRODUO
Introduzir programas de qualidade passou a ser a estratgia de muitas
empresas na busca de se diferenciar, ou seja, agregar valor aos produtos
atravs da qualidade a fim de buscar vantagens competitivas.

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Esse cenrio de constantes mudanas, alta competitividade e a


necessidade de atender ao consumidor de maneira adequada, com produtos e
servios, tem sido fator fundamental para a insero de tais programas.
O programa 5S, considerado o passo inicial para a implantao de
programas de qualidade. A nomenclatura 5S significa os cinco sensos que so
abordados. (Campos, 1992). Ela se baseia nas iniciais de cada senso escrito
em japons. As palavras so SEIRI (Seleo), SEITON (Ordenao), SEISO
(Limpeza), SEIKETSU (padronizao) e SHITSUKE (disciplina). (Ishikawa,
1986).
A grande virtude do programa, alm de ser uma introduo para outros
programas de qualidade, est na mudana de comportamento dos funcionrios
envolvidos e a busca de um ambiente de trabalho agradvel. Sendo assim, as
empresas tm visto no programa uma forma de integrao dos funcionrios e
padronizao das atividades, por isso ele tem sido amplamente difundido.
(Osada, 1992).
O objetivo desse trabalho foi descrever a metodologia 5S aplicada na
implantao do programa 5S na faculdade Policamp, alm de evidenciar os
benefcios.
OS 5S
Surgiu no Japo na dcada de 1950 e foi aplicado aps a 2 Grande
Guerra, com a finalidade de reorganizar o pas quando vivia a chamada crise
da competitividade (ANVISA. O Mtodo 5S).
A adoo do Programa 5S foi um dos fatores da recuperao das
empresas japonesas e da implantao da Qualidade Total no pas. Demonstrou
ser to eficaz que at hoje considerado o principal instrumento de gesto da
qualidade e da produtividade utilizado no Japo. As empresas japonesas
consideram indispensvel aplicao do Programa 5S para a plena
consolidao

do

gerenciamento

pela

Qualidade

Total

de

seus

empreendimentos.
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A filosofia dos 5S tem como alvo a simplificao do ambiente de


trabalho, a reduo do desperdcio, a eliminao de atividades que no
acrescentam valor, o aumento da segurana e a obteno de um maior nvel
de eficincia da qualidade. uma filosofia profunda, mas de prticas simples,
que promove o crescimento contnuo das pessoas e, portanto a melhoria das
organizaes. Impulsiona o trabalho de equipe e promove uma cultura em que
se valoriza o que de positivo tm as diferentes opinies dos profissionais, na
medida em que encara a equipe como um conjunto de pessoas com aptides
complementares, que esto comprometidas com um propsito comum por
cujos resultados so mutuamente responsveis, utilizando parmetros de
desempenho e mtodos estruturados.
A filosofia dos 5S um compromisso de melhoria integral do ambiente e
das condies de trabalho e no apenas uma simples campanha de limpeza,
como pode parecer aos menos avisados.
A aplicao dos 5S requer dedicao e compromisso para que as
prticas da resultantes perdurem em longo prazo e acabem por se tornar num
estilo de vida no trabalho, apreciado por todos os profissionais que trabalham
nesse ambiente, pelos seus clientes e fornecedores e pelos novos colegas que
se vo integrando. No s os trabalhadores se sentem melhor no seu local de
trabalho, como toda a organizao se torna mais produtiva e competitiva.
Todos os que praticam esta filosofia, que vem sendo aplicada no mundo inteiro,
so unnimes em salientar os excelentes resultados obtidos e a sua grande
utilidade.
Qualquer servio de sade poder encontrar benefcios decorrentes da
aplicao dos princpios da filosofia dos 5S (ou filosofia 5S), porque um local
sujo e desorganizado no adequado para trabalhar, conduz disperso e
no valorizao da informao e propcio ocorrncia de acidentes.
Utilizando a filosofia 5S e aplicando os seus princpios prticos obtm-se uma
melhor definio do espao, um ambiente mais ordenado, uma reduo
significativa do tempo de execuo da atividade e um acesso mais fcil aos
materiais e equipamentos.
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SEIRI: SEPARAR O QUE NECESSRIO DO QUE NO NECESSRIO


Separar os materiais que tm utilidade dos que no tm. Os materiais
que tm utilidade sero aqueles que se mantm no mbito do local de trabalho
e os inteis podem ser eliminados, armazenados ou disponibilizados a outras
unidades. O propsito deste S ter somente o que til e na quantidade
correta. O hbito de guardar, armazenar e acumular aquilo que de momento
no nos serve, com a idia de que um dia pode ser necessrio, uma atitude
comum em muitos locais de trabalho.
No incio, o que se vai acumulando pode ser em pequena quantidade e
pode parecer que no nos perturba o trabalho, mas longo prazo esta situao
vai-se agravando e acaba por afetar de fato o trabalho do dia-a-dia. O acumular
de papis e/ou materiais atinge propores tais que, em certas ocasies, no
encontramos aquilo que necessitamos, ou quando o encontramos no est em
condies de ser utilizado. Esta fase ajuda a refletir sobre quais os elementos
que realmente usamos, a identificar os que so teis e necessrios, que vamos
manter, e a identificar e separar os que no nos servem e que vamos eliminar
armazenar temporariamente ou dar.
Benefcios

Favorece um maior sentido de classificao, um menor cansao


fsico e uma maior facilidade operativa.

Evita a compra de materiais e componentes em duplicado.

Previne que materiais e produtos armazenados possam ser


danificados.

Os elementos inteis que se vo acumulando criam dificuldade


acrescida no trabalho dirio: dificultam as atividades cotidianas,
dificultam a identificao dos materiais necessrios, criam situaes
que favorecem acidentes, ocupam muito espao.

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Procedimento

Separar dentro do local de trabalho as coisas que realmente servem


das que no servem, criando dois tipos de materiais: os necessrios
e os no necessrios.

Colocar os materiais necessrios devidamente identificados e


arrumados em local prprio (caixotes, caixas, gavetas, etc.).

Classificar o material desnecessrio. Identificar o destino que vai ser


dado

cada

material

considerado

desnecessrio:

eliminar,

armazen-lo ou do-lo.
SEITON: SITUAR CADA COISA NO SEU LUGAR
Identificar todos os materiais que se tenha decidido armazenar, tanto os
que se usa com maior frequncia quanto os demais. Desta forma, qualquer
pessoa que venha a utilizar um determinado material poder encontr-lo
facilmente, us-lo e rep-lo no mesmo local de forma eficaz e rpida. O
propsito deste S ter um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar.
Aps separar e eliminar o material intil, preciso centrar nos materiais
que realmente so teis e necessrios. Devem ser estabelecidos critrios de
arrumao destes materiais, definidos procedimentos para fazer uso deles
mais facilmente e criada uma metodologia de recolocao do dito material no
seu lugar de origem. Organizar consiste na procura contnua da eficcia.
uma questo de quo rpido podemos obter aquilo de que
necessitamos e quo rpido podemos recoloc-lo (devolv-lo) novamente no
seu lugar prprio. Para poder realizar uma boa arrumao dos materiais de
trabalho deve ser criado previamente um sistema de identificao, para que
todos chamem as coisas pelo mesmo nome e para que cada coisa tenha um
lugar designado.
Benefcios

Facilita o acesso rpido a todos os materiais e elementos


necessrios para a realizao dos diferentes processos de trabalho.

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Melhora a informao no local de trabalho de modo a evitar erros e


aes potencialmente perigosas alm de liberar espao.

Facilita-se o asseio e a limpeza que podem realizar-se com maior


facilidade e segurana.

Proporciona um ambiente de trabalho mais agradvel.

Atravs de uma apresentao esttica mais cuidada do ambiente de


trabalho

transmite-se

uma

idia

de

ordem,

de

sentido

de

responsabilidade e de compromisso com a qualidade.

A clara demarcao de todas as zonas, aumenta a segurana no


local de trabalho.

Procedimento

Dar a todos os artigos e materiais uma designao concreta que


todos devem conhecer.

Dispor de um lugar apropriado, indicado com exatido e conhecido


por todos para cada elemento utilizado no local de trabalho de rotina.

Dispor de lugares identificados para armazenar o material ou


elementos que se utilizam com pouca freqncia ou que no se
utilizaro no futuro prximo.

Facilitar a identificao visual dos diferentes elementos e do seu


estado (por exemplo: material disponvel, carrinho de materiais,
protocolos, etc.).

Identificar e marcar todos os sistemas de suporte ou auxiliares dos


processos principais (por exemplo: tubos de ar comprimido, sala de
rouparia etc.).

Aumentar o conhecimento sobre os equipamentos e materiais por


parte dos trabalhadores que os usam.

S E I S O: SENSO DE LIMPEZA
Manter o local de trabalho limpo, identificando as fontes de sujeira e
fazendo o reconhecimento dos pontos difceis de limpar, segregando os
materiais danificados e encontrando as solues para eliminar as causas que
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criam estas situaes. O propsito conseguir um ambiente e um local de


trabalho agradveis.
O objetivo desta fase no impressionar visualmente, mas sim obter um
ambiente ideal onde se possa trabalhar com gosto. Est, alm disso,
relacionada com o bom funcionamento dos equipamentos, instrumentos e
materiais e com a capacidade de prestar servios de qualidade. Exige que seja
feita uma avaliao e identificao das fontes de sujeira e contaminao, um
recenseamento dos pontos difceis de limpar e do material danificado para que
posteriormente se possam tomar medidas corretivas no sentido de elimin-los,
bem como no sentido de se manter o local de trabalho limpo e em bom estado.
O esforo para suprimir as fontes de sujeira e contaminao aumenta o
conhecimento sobre o ambiente de trabalho, sobre os materiais que nos
rodeiam e sobre os instrumentos que temos de usar.
Todo este processo requer certo investimento em tempo e dinheiro j
que criam-se novas necessidades como, por exemplo: novos arranjos, novos
recursos (incluindo os de limpeza), alm de um incremento da manuteno.
O senso de limpeza tem de ser integrado no trabalho cotidiano, de forma
que os materiais e o ambiente que nos rodeiam estejam sempre preparados
para o seu uso adequado. preciso assumir a limpeza como uma tarefa de
todos, sem criar distines entre o pessoal. Todos devem limpar ou guardar o
material quando acabam de usar.
Benefcios

Favorece que algo especfico que se necessite em dado instante


esteja pronto a ser usado.

Diminui a tenso, o stress e elimina a sujeira diminuindo o risco de


acidentes.

Facilita a identificao de falhas e imperfeies aumentando a


eficincia da equipe.

Diminui o desperdcio de materiais e de energia.

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Desenvolve no pessoal um bom sentido de propriedade e melhora a


qualidade do servio.

Procedimento

Identificar as fontes de sujeira, pontos difceis de limpar, materiais


danificados.

Identificar quais as causas que produzem estas situaes.

Tratar de procurar uma soluo que elimine, isole ou diminua estas


causas.

Avaliar se so as solues adequadas. No caso de se verificar que


no so, reavaliar, e procurar uma nova soluo. Aplicar e avaliar
novamente.

SEIKETSU: SENSO DE SADE E HIGIENE


Diferenciar um funcionamento normal de outro que irregular. O
propsito descobrir funcionamentos defeituosos por simples observao
direta.
Seiketsu a metodologia que nos permite manter os ganhos alcanados
com os trs primeiros S. Se no existe um processo para preservar os ganhos,
possvel que o ambiente de trabalho volte a ter novamente elementos inteis
e se perca a limpeza alcanada com as aes anteriores.
A eficcia desta fase conseguida quando todos conhecem os critrios
daquilo que regular (conforme) e os critrios pelos quais podemos afirmar
que algo est irregular, bem como quando sabemos o que fazer e como
executar as vrias aes para solucionar tal irregularidade. Com esta fase
conseguimos verificar se existe algum material sem serventia, se cada coisa
est ou no no seu lugar e se conseguimos eliminar ou diminuir as fontes de
sujeira.

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Benefcios

O bem-estar do pessoal aumenta quando se cria o hbito de manter


impecvel o local de trabalho e de forma permanente.

Ao faz-lo, adquire-se um melhor conhecimento e interao na


equipe.

Os tempos de realizao das atividades melhoram aumentando


assim a produtividade.

Facilita-se o desempenho dos trabalhadores aumentando assim a


sua segurana.

Evitam-se danos para a sade dos trabalhadores e riscos para os


consumidores ou clientes.

Melhora-se a imagem da organizao, tanto interna quanto


externamente.

Eleva-se o nvel de satisfao e motivao do pessoal em relao ao


trabalho.

Procedimento

Colocao de avisos que ajudem as pessoas a evitar erros nas


atividades do seu local de trabalho.

Sinalizaes de perigo, advertncias, limitaes de velocidade, etc.


(por exemplo, zonas de no-fumantes e etc.).

Elaborar informaes ou instrues sobre equipamentos e mquinas


a fim de evitar seu uso inadequado.

Efetuar a manuteno preventiva de mquinas e equipamentos.

Sempre manter as instrues e procedimentos para a realizao do


trabalho.

SHITSUKE: SENSO DE AUTODISCIPLINA


Criar a vontade de fazer as coisas como se supe que devam ser feitas.
Desenvolver bons hbitos para manter um bom ambiente de trabalho. O
propsito institucionalizar e manter bons hbitos.

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Shitsuke ser a fase mais difcil de alcanar e implementar. O ser


humano resiste por natureza mudana e muitas organizaes acabam por se
voltar a encontrar num ambiente de trabalho sujo poucos meses aps ter
tentado implementar o 5S. Por outro lado, os lderes no empregam por vezes
os mtodos mais adequados para desenvolver os bons hbitos nas pessoas ou
falham a dar o exemplo necessrio. Shitsuke trata-se de converter em rotina as
melhorias alcanadas com os 4S anteriores. Este quinto S o melhor exemplo
de compromisso com a Melhoria contnua.
Benefcios

Cria-se uma cultura de sensibilidade, respeito e cuidado pelos


recursos da organizao.

Os bons costumes so uma forma de conseguir mudanas de


hbitos nocivos.

Seguem-se padres estabelecidos e existe uma maior sensibilizao


e respeito entre as pessoas.

Aumenta-se a motivao para trabalhar.

O cliente sente-se mais satisfeito j que os nveis de qualidade sero


superiores devido ao respeito aos procedimentos e normas prestabelecidos.

O local de trabalho torna-se mais atrativo.

Procedimento

Respeitar as normas e padres estabelecidos para conservar o local


de trabalho impecvel.

Realizar o autocontrole pessoal e respeitar as normas que


regulamentam o funcionamento da organizao.

Compreender a importncia do respeito pelos demais e pelas normas


em cuja elaborao se participou direta ou indiretamente.

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Treinar a cada dia a autodisciplina.

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REGISTRO FOTOGRFICO DO SETOR ANTES DO PROGRAMA 5S


necessrio o registro fotogrfico do setor antes da implantao do
programa 5S, ou seja, a situao anterior, como na Figura 1.

Disposio inadequada dos Materiais

Localizao Inadequada dos Equipamentos


Figura 1. Registro fotogrfico do setor antes do programa 5S.

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A AUDITORIA 5S
A auditoria tem por objetivo executar um exame cuidadoso e sistemtico
a fim de averiguar se as atividades desenvolvidas esto de acordo com o que
foi planejado e/ou estabelecido previamente.
Como Planejar a Auditoria

Definir o programa de auditoria.

Agendar a data.

Preparar o plano de auditoria.

Passos Para a Execuo

As Auditorias Internas devem ser conduzidas por Auditores Internos


ou Externos qualificados atravs de treinamento adequado. Os
Auditores devem ser independentes da atividade ou rea que est
sendo auditada.

Os auditores devem checar todos os cincos sensos implantados de


acordo com o mtodo 5S.

Qualquer no conformidade encontrada deve ser acordada entre os


auditores e auditados. Toda a no conformidade deve ser anotada
com mximo de detalhe para a elaborao do relatrio final.

Emisso do Relatrio de Auditoria


Os auditores devem relatar todas as no conformidades encontradas na
auditoria. O relatrio deve ser enviado para o responsvel da rea e para a
coordenao geral.
Solicitao de Ao Corretiva
Os auditores devem enviar juntamente ao relatrio de no conformidade,
o relatrio de melhorias para os itens que ficaram abaixo do esperado.
importante que todas as aes possuam responsveis e prazos para sua

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concluso, lembrando que os responsveis pelas reas auditadas devem


devolver ao coordenador o relatrio devidamente preenchido.
Passos Para o Acompanhamento das Aes Corretivas

O coordenado deve acompanhar a implantao e os resultados das


aes corretivas propostas.

Aps todas as Aes corretivas serem tomadas o auditor novamente


vai a todas as reas auditadas com o Ckeck List para dar nota sobre
a implantao do 5S seguindo os critrios de avaliao.

Aps a checagem e dadas s devidas notas para cada setor, cria-se


um quadro que deve ser colocado em um lugar onde todos possam
ver. Neste quadro ser colocado cada setor e a nota que cada um
recebeu no Senso avaliado, dessa forma todos sabero o que ainda
falta melhorar.

BONIFICAO
O processo de bonificao consiste em oferecer prmios para equipes
ou setores que cumpriram alguma meta estabelecida ou realizaram alguma
melhoria que pode ser utilizada como exemplo pelas demais pessoas.
Processo de Bonificao
O setor Atendimento ao Professor da Faculdade Policamp se em todas
as auditorias mantiver as melhores notas poder ganhar um prmio e ter o seu
setor divulgado no portal da faculdade, como o setor que apresentou melhor
desempenho no programa 5S.
Tambm ser criado um quadro onde ser divulgado a todos os
funcionrios qual foi o melhor setor e o pior.

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O CHECK-LIST
usado na auditoria para verificar como esta o cenrio atual do local ao
qual ser implantado o programa 5S. Com ele possvel traar um plano de
ao e visualizar as melhorias que podero ser feitas.
Critrio de Avaliao da Auditoria

Quanto maior a porcentagem de itens com nota 5 estar reprovada.

Quanto menor a porcentagem de itens fora com nota 3 esta aprovado


condicionalmente (verificar oportunidades de melhoria nos itens).

Quanto mais itens obtiverem nota 1 estaro aprovados.

Observao: Os setores que obtiverem a pontuao mxima (100)


tero disponvel como base o Relatrio de Melhorias e depois de
tomadas s aes corretivas, serem submetidos a uma nova
avaliao.

PLANO DE AO
O Plano de Ao um documento de nvel ttico, onde so detalhadas
as aes a serem desenvolvidas anualmente para efetivao do Programa.
O MARKETING DE DIVULGAO DO 5S
Na primeira etapa do programa foram reunidos lderes de cada setor que
ir receber o programa 5S. O programa foi apresentando bem como os
benefcios que 5S proporcionaria.
Aps realizao da auditoria no setor verificamos a importncia de uma
maior e melhor divulgao do programa, para isso foram criados cartazes
informativos sobre o programa explicado cada etapa. A prxima etapa ser a
criao de um quadro, onde todos possam visualizar como a rea est naquele
momento em relao ao 5S.

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RESULTADOS E DISCUSSO
Espera-se da implantao do programa 5S a melhoria do setor de
atendimento ao professor, bem como a manuteno dos resultados
conseguidos. O setor se encontra com problemas de organizao dos materiais
e dos equipamentos. Aps a implantao acredita-se que haver melhora
considervel na rapidez dos servios prestados aos professores graas
otimizao dos espaos e melhor acomodao dos equipamentos.
CONSIDERAES FINAIS
Implantar o programa 5S em uma ambiente de trabalho; seja ele
prestador de servio ou produtor de bens de consumo uma tarefa bastante
complexa, que exige organizao e cooperao de todas as pessoas.
Atravs do trabalho e esforo conjunto foi possvel diagnosticar os
principais problemas que envolvem a implantao do programa 5S em uma
instituio de terceiro grau e elaborar uma srie de sugestes para a melhoria
desses ambientes e conscientizao dos colaboradores.
REFERNCIAS BILIOGRFICAS
ANVISA. O Mtodo 5S. Disponvel em: <www.anvisa.gov.br> Acesso em 10/08/2008.
CAMPOS, V. F. Qualidade Total: Padronizao de empresas. Belo Horizonte:
Fundao Cristiano Otoni, 1992.
ISHIKAWA, K. TQC Total Quality Control: Estratgia e Administrao da
Qualidade. So Paulo: IMC, 1986.
OSADA, T. Housekeepng. 5S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke; So Paulo:
Atlas, 1992.

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