Filtrar tabla dinmica segn valor de celda

Cuando tienes varias tablas dinmicas y necesitas aplicar un filtro a todas ellas al mismo
tiempo en base al valor de una celda te das cuenta que no existe una manera fcil de hacerlo
en Excel. Hoy analizaremos una alternativa para filtrar una tabla dinmica segn el valor
de una celda.
Antes de continuar, debo aclarar que los filtros de informe son la opcin ms sencilla para
filtrar una tabla dinmica ya que podemos elegir los datos que deseamos visualizar. Sin
embargo, hay ocasiones en las que una frmula de Excel inserta un valor en una celda por
el cual queremos filtrar una tabla dinmica o simplemente porque el usuario desea ingresar
el texto manualmente. Cualquiera que sea el caso, ser necesario utilizar cdigo VBA para
filtrar la tabla dinmica en base al valor de dicha celda.
Como primer ejemplo utilizaremos una tabla dinmica que muestra la lista de estados con
sus respectivos montos de ventas de los ltimos dos aos. Cada estado pertenece a una
regin (Norte, Sur, Este, Oeste) que est presente como el filtro de informe de la tabla
dinmica, pero no utilizaremos dicho filtro de informe sino que aplicaremos el filtro a la
tabla dinmica en base al valor de la celda F1.

Filtrar tabla dinmica segn valor de celda

El cdigo que utilizaremos detecta cualquier cambio en la celda F1 y posteriormente se

realiza la actualizacin de los datos de la tabla dinmica.
1
2 Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
3
4 If Not Intersect(Target, Range("F1")) Is Nothing Then
5
'En base al campo Region de la Tabla dinmica1:
6
With PivotTables("Tabla dinmica1").PivotFields("Region")
7
8
'Limpiar todos los filtros
.ClearAllFilters
9
10
'Filtrar por el valor de la celda F1
11
On Error Resume Next
12
.CurrentPage = Range("F1").Value
13
14
End With
15 End If
16
17 End Sub
18
La coleccin PivotTables nos permite acceder a los campos de una tabla dinmica. En
nuestro ejemplo nos interesa el campo Region para el cual se limpia cualquier filtro antes
de aplicar uno nuevo basado en el valor de la celda F1. El resultado de esta macro es el
siguiente:

Al ingresar el valor Norte en la celda F1 la macro aplicar el filtro a la tabla dinmica y

puedes notar que el filtro de informe tambin cambia automticamente al valor Norte.
En cuanto a los posibles errores que se pudieran presentar, nuestra macro considera
aquellos casos en los que ingresamos una Region no vlida en la celda F1, o si simplemente
dejamos la celda en blanco, ya que con la lnea de cdigo On Error Resume Next se captura
el error y se limpia el filtro.

Macro para filtrar todas las tablas dinmicas

Como segundo ejemplo crear una tabla dinmica diferente en otra hoja y modificar la
macro anterior para filtrar todas las tablas dinmicas del libro de acuerdo al valor de la
celda F1. El cdigo de la macro es el siguiente:
1
2
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
3
4 If Not Intersect(Target, Range("F1")) Is Nothing Then
5
6
Dim hoja As Worksheet
Dim td As PivotTable
7
8
'Recorrer todas las hojas del libro
9
For Each hoja In ThisWorkbook.Worksheets
10
11
'Recorrer las tablas dinmicas de la hoja
12
For Each td In hoja.PivotTables
13
14
'En base al campo Region de la tabla dinmica:
With td.PivotFields("Region")
15
16
'Limpiar todos los filtros
17
.ClearAllFilters
18
19
'Filtrar por el valor de la celda F1
20
On Error Resume Next
21
.CurrentPage = Range("F1").Value
22
End With
23
24
Next td
25
Next
26
End If
27
28 End Sub
29
30
A diferencia del primer ejemplo, en esta macro utilizamos la coleccin
ThisWorkbook.Worksheets para recorrer todas las hojas del libro y de esa manera acceder a
todas las tablas dinmicas. Al ingresar un valor en la celda F1 se aplicar el filtro
correspondiente a la tabla dinmica de la hoja actual:

Adems, si cambiamos a la hoja del primer ejemplo, notars que tambin se ha aplicado el
mismo filtro a la tabla dinmica:

Observa que el filtro de informe muestra el valor Sur aunque la celda F1 est vaca, pero
eso no importa porque el filtro se ha aplicado considerando la celda F1 de la otra hoja. Lo
nico que es necesario para que esta macro funcione correctamente es que todas las tablas
dinmicas deben incluir el campo por el cual se est filtrando, que en nuestro ejemplo es el
campo Region.
Las macros que hemos creado te ayudarn a filtrar una tabla dinmica por el valor de
una celda e inclusive podrs aplicar dicho filtro a todas las tablas dinmicas de un libro si
as lo requieres. Descarga el libro de trabajo utilizado en este artculo y contina probando
los filtros.
Por ltimo debo decir que, si en lugar de utilizar el valor de una celda, deseas filtrar varias
tablas dinmicas con un solo filtro de informe, te recomiendo leer el artculo Cmo vincular
tablas dinmicas por un filtro de informe donde encontrars otra alternativa de solucin.

Punto de equilibrio en Excel

El punto de equilibrio de cualquier negocio est determinado por el nivel de ventas
necesario para cubrir los costos totales de produccin. Es de vital importancia conocer este
punto de equilibro ya que nos ayudara a determinar la rentabilidad de un negocio.
Qu sucede en el punto de equilibrio?
Cuando una empresa est en el punto de equilibrio no se obtienen beneficios, es decir, la
empresa no gana dinero pero tampoco pierde dinero sino que solamente se han recuperado
los gastos de operacin y los costos de fabricacin del producto.
Si la empresa conoce de antemano este punto de equilibrio, podr determinar con certeza el
nivel de ventas necesario para cubrir todos los gastos y comenzar a obtener ganancias. Por
el contrario, si las ventas realizadas no alcanzan el punto de equilibrio, la empresa tendr
prdidas monetarias.
Frmula del punto de equilibrio
La frmula para calcular el punto de equilibrio es la siguiente:

Los costos fijos son aquellos que debemos cubrir independientemente de que el negocio
funcione como lo es la renta de las oficinas, el pago de servicios como la energa elctrica o
telefona, etc. Este tipo de costos los conocemos como fijos porque no importa si vendemos
o no productos, sern gastos que tendremos que cubrir.
Los costos variables se refieren principalmente a las materias primas utilizadas en la
produccin de los artculos que venderemos. Estos costos son variables porque dependen de
la cantidad de productos a fabricar ya que entre mayor sea la produccin, mayor sern los
costos de las materias primas. Para dejar en claro el uso de la frmula del punto de
equilibrio haremos un ejemplo utilizando Excel.
Ejemplo de punto de equilibrio en Excel
Una compaa fabricante de almohadas ha fijado el precio de cada una en $60. El costo
variable por cada almohada es de $20 y los costos fijos de la empresa ascienden a $40,000.
Cuntas almohadas deber vender la empresa para cubrir los costos totales?

Para obtener el punto de equilibrio en Excel aplicamos la frmula de la siguiente manera:

El resultado es el valor 1000, lo que significa que llegaremos al punto de equilibrio al

vender mil almohadas con lo cual habremos cubierto todos los costos. Una manera de
comprobarlo es calculando las utilidades y para ello podemos utilizar la siguiente frmula:
=B2*B4 - (B3*B4) - B1

En primer lugar calculamos el monto de las ventas (B2*B4) y restamos el costo variable de
las unidades producidas (B3*B4) para finalmente restar los costos fijos (B1). Como es de
esperarse, la utilidad en el punto de equilibrio es cero ya que la empresa no obtendr
ganancias ni perdidas:

Ahora que ya tenemos el punto de equilibrio podemos representarlo grficamente, pero

para eso ser necesario generar los datos para crear el grfico de Excel.
Grfico del punto de equilibrio en Excel
La tabla que crearemos tendr 4 columnas que sern: Unidades, Ventas, Costos y
Utilidades. La columna Unidades representa la cantidad de unidades producidas y la
columna Ventas ser dicha cantidad de unidades multiplicada por el precio unitario.

La columna Costos es la suma de los costos fijos ms los costos variables correspondientes
a las unidades producidas y el clculo se hace con la siguiente frmula:

Finalmente las utilidades son la diferencia entre las ventas y los costos. Con nuestros datos
listos ser suficiente con insertar un grfico de lneas para obtener el siguiente resultado.

Una vez que hemos creado el grfico del punto de equilibrio en Excel podemos darnos
cuenta fcilmente que justamente en la marca de las 1000 unidades suceden dos cosas
importantes:
1. La lnea de Ventas y Costos se intersectan y a partir de ese punto las
ventas son mayores.
2. La lnea de Utilidades cruza el eje horizontal indicando que a partir de las
1000 unidades vendidas comenzaremos a tener una ganancia en el
negocio.
Es as como hemos aprendido un poco ms sobre el punto de equilibrio y la manera en que
podemos calcularlo con Excel adems de crear un grfico que nos permita visualizar
rpidamente dicho punto. Ahora descarga el libro de trabajo y comienza a calcular el punto
de equilibrio para tu negocio de manera que puedas conocer las ventas necesarias para
obtener ganancias.
Cmo multiplicar horas por dinero en Excel
Tal vez te ha sucedido que llega el momento del pago a los empleados de la empresa y
tienes lista la informacin en Excel con las horas trabajadas durante la semana. Ya has
calculado el total de horas a pagar y solo hace falta la multiplicacin por la tarifa
establecida, sin embargo solo obtienes montos incorrectos.

Cmo se hace la multiplicacin de horas por dinero en Excel? Todo indicara que es un
clculo muy sencillo pero por ms que lo intentas solo consigues datos errneos. En la
siguiente imagen podrs darte cuenta a lo que me refiero.

La celda C9 tiene la frmula =C7*C8 que es la multiplicacin del total de horas trabajadas
por la tarifa indicada. El resultado debera ser $4,050 pero en su lugar tenemos solo
$168.75 que es un monto incorrecto.
Si analizamos las celdas involucradas en el clculo nos damos cuenta que la tarifa por hora
es simplemente el valor numrico 100. Por otro lado la celda C7 hace la suma del rango
C2:C6 y la nica peculiaridad es que tiene aplicado un formato personalizado para
desplegar correctamente la suma de horas y minutos:

Cul de los dos valores es el culpable del error? Definitivamente no es el valor numrico
de la tarifa por hora, as que el problema debe ser ocasionado por la suma de horas.
Las horas en Excel son decimales
El problema con la multiplicacin de tiempo por dinero es que las horas en Excel no son
en realidad lo que parece. Para darnos cuenta del valor real de la celda C7 basta con aplicar
el formato General a dicha celda:

Las 40 horas y 30 minutos que inicialmente desplegaba la celda C7, son en realidad el valor
numrico 1.6875 y es la razn por la cual el monto a pagar calculado en la celda C9 nos
devuelve como resultado el monto $168.75.
Al trabajar con datos de tiempo en Excel vemos desplegadas las horas y minutos tal como
los conocemos, pero su valor real es un nmero decimal entre 0.0, para las 00:00:00 horas,
y hasta 0.99999999 que representa las 23:59:59 horas. Eso quiere decir que el valor entero
1 significa un da completo de 24 horas y por tal motivo el valor de la celda C7 significa
que tenemos 1 da entero y 0.6875 de otro da.
Multiplicar horas por dinero en Excel
Para resolver este problema del valor decimal de las horas ser suficiente con agregar la
multiplicacin por 24 de manera que se haga la conversin del valor decimal a la cantidad
correcta de horas. Observa cmo al incluir esta multiplicacin en la frmula de la celda C9
obtenemos el resultado correcto:

Ahora ya sabes cmo multiplicar horas por dinero en Excel de manera que puedas
calcular y pagar correctamente a cada empleado por las horas trabajadas en la empresa.

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Calcular horas trabajadas entre dos fechas

en Excel
Es muy fcil obtener los das laborables en Excel pero en ms de una ocasin necesitars
calcular las horas trabajadas entre dos fechas y no existe una funcin en Excel que
pueda hacer eso de manera automtica.
Seguramente encontrars muchas alternativas para resolver este problema, pero la
alternativa que yo utilizo implica el uso de la funcin DIAS.LAB que ser de gran ayuda en
este clculo. La solucin supone que tenemos los siguientes datos en nuestra hoja:

En primer lugar tenemos el Horario laboral que indica la hora de entrada y la hora de salida
que tomaremos en cuenta para nuestro clculo. En segundo lugar tenemos dos celdas que
contienen una fecha y una hora indicando la fecha de inicio y la fecha final del clculo.
De esta manera, en nuestro ejemplo, calcularemos las horas trabajadas entre el 08 de
noviembre a las 8:15 y el 14 de noviembre a las 18:25 considerando un horario de trabajo
de 8:00 a 18:00 horas.
Es importante mencionar que al no tener el horario trabajado para los das intermedios,
consideraremos un horario de trabajo completo, es decir, desde las 8:00 y hasta las 18:00
horas. Por ejemplo, para el da 09 de noviembre consideraremos 10 horas de trabajo.

Obtener los das laborables

El primer paso ser obtener los das laborables con un horario completo entre ambas fechas.
Este clculo lo haremos con la funcin DIAS.LAB de la siguiente manera:
=DIAS.LAB(B5, B6) - 2

La funcin DIAS.LAB calcula los das laborables entre ambas fechas, que en este caso son
5, pero hago una resta de 2 porque deseo excluir los extremos ya que para esos das har un
clculo especial. Una vez que tengo los das laborables puedo obtener las horas fcilmente
haciendo una multiplicacin por las horas totales en el horario laboral:
=(DIAS.LAB(B5,B6) - 2) * (B3-B2)

Esta frmula nos da el total de las horas trabajadas en los das laborables que se encuentran
entre la fecha de inicio y la fecha final. Observa lo que sucede si aplico esta frmula en los
datos de nuestra hoja:

La celda D8 muestra un total de 30 horas que es el total de horas laborables de 3 das. Es

importante mencionar que la celda tiene el formato personalizado [hh]:mm el cual nos
permite mostrar el total de horas tal como lo observas en la imagen anterior.

An no llegamos al resultado final porque todava nos falta sumar las horas trabajadas
durante el da inicial y tambin sumar las horas de la fecha final.

Calcular las horas trabajadas al inicio

Ya que para el da inicial tenemos la hora exacta en que se comienza a trabajar haremos un
clculo diferente. Para obtener las horas trabajadas en el da inicial utilizar la siguiente
frmula:
=B3 - RESIDUO(B5,1)

Para poder explicar lo que hace la funcin RESIDUO debemos recordar que las fechas en
Excel son nmeros. Al aplicar esta funcin a la fecha de inicio obtendr solamente las horas
de manera que pueda hacer una resta con la celda B3 la cual est indicada tambin en horas.
El resultado de esta frmula es 09:45 que son las horas trabajadas durante el primer da y es
un nmero que deseo sumar a la frmula que habamos comenzado a elaborar:
=(DIAS.LAB(B5,B6) - 2) * (B3-B2) + B3 - RESIDUO(B5,1)

Observa el resultado de aplicar esta frmula a nuestros datos:

Calcular las horas trabajadas al final

Por ltimo calcularemos las horas trabajadas en el da final y de igual manera utilizar la
funcin RESIDUO para obtener las horas:
=RESIDUO(B6,1) - B2

Esta frmula considera los 25 minutos excedentes en el da final por lo que el resultado es
de 10:25 horas. Solo resta sumar este resultado a nuestra frmula principal:

=(DIAS.LAB(B5,B6) - 2) * (B3-B2) + B3 - RESIDUO(B5,1) + RESIDUO(B6,1) B2

Con esta frmula podemos entonces calcular el total de horas trabajadas entre dos fechas
tomando en cuenta las horas de la fecha inicial y final. Observa el resultado:

Tips adicionales
En el resultado final he dejado los minutos, pero es posible hacer un redondeo para tener
una cantidad exacta de horas. Para tener ms informacin sobre cmo redondear las horas
consulta el siguiente artculo: Cmo redondear horas en Excel.
La funcin DIAS.LAB considera, de manera predeterminada, los das sbado y domingo
como el descanso semanal pero podramos utilizar la funcin DIAS.LAB.INTL en caso de
tener algn da de descanso diferente. Adems, con cualquiera de las dos funciones puedes
tener una lista de das festivos que desees omitir del clculo.

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La funcin DIAS.LAB en Excel

La funcin DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el nmero de das laborables entre
dos fechas determinadas. La funcin DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de
das de vacaciones que sern excluidos de los das laborables contabilizados.

Sintaxis de la funcin DIAS.LAB

A continuacin una descripcin de los argumentos de la funcin DIAS.LAB:

Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarn a contar

los das laborables.

Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilizacin de das

laborables.

Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que sern excluidas del
calendario de das laborables.

La funcin DIAS.LAB contabiliza los das laborables de lunes a viernes y excluye los fines
de semana (sbado y domingo).

Ejemplos de la funcin DIAS.LAB

En el siguiente ejemplo podrs observar el nmero de das laborables que existen entre el 1
de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.

Con este resultado puedes comprobar que se han excluido los sbados y los domingos.
Ahora incluir una lista de das de vacaciones de la siguiente manera:

Observa que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado

Vacaciones. En seguida modificar la funcin DIAS.LAB para que considere los das de
vacaciones.

La funcin deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver
reflejado en el resultado final.
Si por alguna razn llegamos a colocar en la lista de das de vacaciones la fecha de un
sbado o de un domingo esos das no surtirn ningn efecto porque la funcin DIAS.LAB
no contabiliza esos das. Observa en el siguiente ejemplo cmo he agregado a la lista de
das de vacaciones un par de fechas que corresponden a un sbado (18/02/2012) y un
domingo (19/02/2012) y sin embargo el resultado de la funcin DIAS.LAB no cambia
respecto al ejemplo anterior:

Observa que para este ltimo ejemplo no utilic el nombre Vacaciones en el tercer
argumento de la funcin sino que coloqu explcitamente la referencia para el rango B3:B7.
Esto nos confirma que podemos utilizar ambos mtodos al momento de especificar la lista
de das de vacaciones.

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versin 2010 y nos permite
contar los das laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar los das
de la semana que necesitamos considerar como fines de semana adems de los das de
vacaciones.

La sintaxis de la funcin DIAS.LAB.INTL

La funcin DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar
adecuadamente la manera en como deseamos contar los das laborables.

Fecha_inicial (obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los das laborables.

Fecha_final (obligatorio): Fecha final del conteo de das laborables.

Fin_de_semana (opcional): Nmero que especifica el da o das que sern

considerados como el fin de semana.

Das_no_laborables (opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los

das no laborables.

Si no especifica el argumento de Fin_de_semana la funcin DIAS.LAB.INTL har el

clculo de das laborables suponiendo un fin de semana de sbado y domingo.

Establecer un fin de semana personalizado

El tercer argumento de la funcin DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los das de la
semana que sern considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo especificar
que el fin de semana est formado slo por el da domingo debo escribir la funcin de la
siguiente manera:
=DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11)

El nmero 11 en el tercer argumento de la funcin har que se consideren slo los

domingos como el fin de semana. Observa el resultado de la funcin recin escrita.

A continuacin muestro la lista completa de nmeros vlidos para el tercer argumento de la

funcin DIAS.LAB.INTL:

Considerar das no laborables

Para agregar una lista de das no laborables a la funcin DIAS.LAB.INTL podemos crear
un rango con la lista de fechas que deseamos que no sean contadas. En el siguiente ejemplo
especificar un fin de semana de viernes y sbado y adems agregar tres fechas como das
no laborables en el rango B3:B5:

La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel es una funcin muy flexible que seguramente se

adaptar adecuadamente a la manera en cmo necesites realizar el clculo de los das
laborables.
Das laborables con Excel
La funcin DIAS.LAB nos ayuda a obtener el total de das laborables entre dos fechas, sin
embargo tiene un inconveniente y es que asume que los das de fin de semana son el sbado
y el domingo. Qu hacer si queremos considerar das de fin de semana diferentes?
La funcin DIAS.LAB
Primero comprobar lo que he dicho. As que utilizar la funcin DIAS.LAB para calcular
los das laborables del mes de enero del 2011. Observa el siguiente ejemplo.

Efectivamente existen 21 das laborables en el mes de enero considerando los sbados y

domingos como fin de semana. Pero si quisiera tomar como das de descanso el viernes y el
sbado el nmero de das laborables del mes sera diferente. Para obtener el resultado
deseado utilizar la funcin DIAS.LAB.INTL.
La funcin de Excel DIAS.LAB.INTL
La funcin DIAS.LAB.INTL permite especificar los das del fin de semana que deseo
utilizar. Observa cmo al introducir la frmula Excel me permite seleccionar el fin de
semana adecuado:

Al elegir los das viernes y sbado como el fin de semana a considerar, el resultado de das
laborables para el mes de enero del 2011 cambia a 22 das.

Varios pases del medio oriente tienen un fin de semana establecido en los das viernes y
sbado, lo cual ha sido una de las razones por las que se ha introducido la funcin
DIAS.LAB.INTL en Excel.
Aunque es poco probable que ests leyendo este artculo desde alguno de estos pases, es
ms probable que alguna vez tengas algn trato comercial con alguno de ellos o
simplemente la compaa donde laboras desea hacer un clculo de das laborables
utilizando algn da de la semana en especial.
Tiempo en Excel
En el artculo anterior mencion cmo las fechas son un nmero entero con el cual Excel
realiza los clculos correspondientes a fechas. De manera similar, las horas del da tienen
un nmero asignado que permite trabajar con operaciones de tiempo.
A diferencia de las fechas donde cada da tiene asignado un nmero entero, las horas de un
da son representadas por un valor decimal que va desde 0, que representa las 0:00:00 horas
y hasta 0.99999999 que representa las 23:59:59 horas.

Valor decimal de una hora

De igual manera que con una fecha, con tan solo cambiar el formato de la celda que
contiene la informacin podremos conocer el valor decimal asignado a una hora especfica.

IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la funcin TIEMPO es

ahora la funcin NSHORA y la funcin VALHORA tiene ahora el nombre
HORANUMERO.
La funcin TIEMPO
Si por alguna razn tienes los datos de la hora, el minuto y el segundo por separado, puedes
utilizar la funcin TIEMPO para obtener un dato de tipo Hora. Observa el siguiente
ejemplo.

Al especificar la hora debes utilizar un nmero entre 0 y 23, es decir, utilizar el formato de
24-horas. Otro dato interesante sobre esta funcin es que si especificas un nmero de
minutos o segundos mayor a 59 se har una conversin automtica, es decir, si especifico
90 minutos, Excel lo entender como 1 hora y 30 minutos:

La funcin VALHORA
Es posible que en ocasiones intercambies informacin con terceros y te enven informacin
sobre la hora del da pero en formato texto. Aun as puedes utilizar la funcin de Excel
VALHORA para convertir dicho texto al tipo de dato Hora.

Si el resultado se muestra como un nmero decimal recuerda que solamente es cuestin de

cambiar el formato de la celda al tipo Hora para que se despliegue adecuadamente.
La funcin AHORA
Ya que hemos cubierto el tema tanto de fechas como de horas en Excel puedo explicarte un
poco mejor la funcin AHORA. Esta funcin obtiene el nmero de serie de la fecha y hora
del reloj interno de tu equipo justo en el instante en que se llama la funcin.
Si aplicamos el formato General a la celda que utiliza la funcin AHORA podramos ver el
valor numrico que utiliza Excel para describir el instante de tiempo actual.

Puedes observar que la celda tiene la combinacin de da y hora por lo que la parte entera
del nmero representa al da, y los decimales representan la hora.
Ya que la funcin AHORA se actualiza cada vez que recalculamos una hoja de Excel, ser
suficiente con pulsar la tecla F9 para ir cambiando el valor numrico asignado a un instante
en el tiempo.
Fechas en Excel

Excel almacena una fecha como si fuera un nmero entero. Al utilizar un sistema como
ste, Excel puede sumar, restar y comparar fcilmente las fechas sin necesidad de hacer
alguna conversin ni clculo especial.
Por ejemplo, la fecha 1/1/2000 est representada por el nmero de serie 36526 y la fecha
05/10/2000 tiene asignado el valor 36804. Como puedes imaginar, al realizar una operacin
con fechas se utiliza su nmero de serie para facilitar las operaciones.
El primero y ltimo da de Excel
Excel reconoce todas las fechas posteriores a 1/1/1900. Es por eso que el primer da del ao
1900 tiene asignado el nmero 1. Por el contrario, el ltimo da que Excel reconoce es el
31/12/9999 el cual tiene asignado el nmero 2958465.
Valor numrico de una fecha
Es realmente sencillo conocer el valor numrico de una fecha, solamente cambia el formato
de la celda que contiene una fecha a un formato General y Excel desplegar su valor
numrico.

La funcin FECHA
Finalmente mencionar la funcin FECHA la cual nos ayuda a obtener el nmero de serie
que le corresponde a una fecha dados el da, el mes y el ao.

Esta funcin es de gran utilidad para convertir datos a un formato fecha en caso de que
tengas el da, mes y ao en columnas separadas. Una vez convertidos al tipo de dato
adecuado se podrn hacer operaciones con las fechas sin dificultad alguna.
Sumar valores entre dos fechas
La funcin SUMAR.SI nos permite sumar valores que cumplen con cierta condicin. Si
necesitas sumar valores entre dos fechas la condicin especificada en la funcin ser de
gran relevancia para obtener el resultado deseado.
Supongamos la siguiente tabla de datos:

Quiero sumar los valores que estn entre las fechas 4 de enero de 2011 y 10 de enero de
2011. Antes de escribir la frmula explicar el razonamiento que hay detrs de ella. El
resultado final lo obtendr al realizar una resta de dos sumas, es decir, sumar todos los
valores que sean menores o iguales al 10 de enero de 2011 y a ese resultado le restar la
suma de los valores menores al 4 de enero de 2011. Te confundi mi explicacin? Observa
la siguiente imagen:

La columna A en azul ilustra las filas que se sumarn con la primera frmula, es decir,
aquellos valores que sean menores o iguales al 10 de enero de 2011. La columna B en rojo
son las filas que se sumarn en la segunda operacin y que se restarn del primer resultado
para obtener el total deseado el cual est ilustrado por las filas marcadas en verde en la
columna B.
La funcin SUMAR.SI y la funcin FECHA
La primera frmula es la siguiente:
=SUMAR.SI(A1:A14,"<="&FECHA(2011,1,10),B1:B14)

La segunda frmula queda como sigue:

=SUMAR.SI(A1:A14,"<"&FECHA(2011,1,4),B1:B14)

Al hacer la resta de ambas obtengo el resultado deseado:

La funcin FECHA juega un papel importante en la condicin especificada porque a travs

de ella podemos obtener el valor adecuado para realizar la comparacin. Este ejemplo lo
divid en varias celdas (y frmulas) para poder explicar adecuadamente el procedimiento,
sin embargo puedes hacer todo el clculo en una sola celda.

Funcin Excel SUMAR.SI

Categora: Matemticas y trigonomtricas
Nombre en ingls: SUMIF

Qu hace?
Suma los valores de un rango siempre y cuando cumplan con las condiciones especificadas.

Sintaxis
SUMAR.SI(rango, condicin, [rango_suma])

rango (Obligatorio): El rango de celdas a las que se le aplicar la condicin de

suma.

condicin (Obligatorio): La condicin que se debe de cumplir para ser tomado en

cuenta para la suma.

rango_suma (Opcional): El rango de celdas que ser sumado. Si es omitido se

sumarn los valores del primer argumento.

Ejemplos
SUMAR.SI(A1:A5,>3) = Suma los valores en A1:A5 que sean mayores a 3
SUMAR.SI(A1:A5,>3,B1:B5) = Suma los valores en B1:B5 siempre y cuando los
valores en A1:A5 sean mayores a 3

La funcin SUMAR.SI en Excel

La funcin SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con
un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir
en la operacin.

Sintaxis de la funcin SUMAR.SI

La funcin SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicar a continuacin.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado.

Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern
incluidas en la suma.

Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea
omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como nmero, texto o expresin. Si es un

nmero har que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho nmero. Si el
criterio es una expresin podremos especificar alguna condicin de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condicin en
cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que
tiene valores numricos. Todos estos casos quedarn ms claros con los siguientes
ejemplos.

Ejemplos de la funcin SUMAR.SI

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar
todas las celdas que contienen el nmero 5.

Recuerda que la funcin SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el
nmero 5, de lo contrario el resultado habra sido 2. La funcin SUMAR.SI encuentra las
celdas que tienen el nmero 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la
condicin establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el nmero 10 como
resultado.
Ahora cambiar la condicin a una expresin y sumare aquellas celdas que sean menores a
3. Observa el resultado de esta nueva frmula.

Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la funcin SUMAR.SI el
cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En
el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un
vendedor especfico.
Para obtener el resultado colocar el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al
texto en la celda F1. El tercer argumento de la funcin contiene el rango C2:C20 el cual
tiene los montos que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la funcin SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que
pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas. Podra modificar un poco esta frmula para
obtener las ventas de un mes especfico. Observa el resultado de esta adecuacin en la celda
F5:

Sumar y contar con varias condiciones en Excel

Una pregunta que recibo frecuentemente es cmo sumar y contar con varias condiciones
en Excel. Cuando ests en esta situacin nuestra reaccin es utilizar las funciones
SUMAR.SI y CONTAR.SI pero pronto nos damos cuenta de que no son el camino
correcto.
Si tienes Excel 2007 o una versin superior, entonces puedes utilizar la funcin
SUMAR.SI.CONJUNTO y la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO, de lo contrario puedes
utilizar alguno de los mtodos que presento a continuacin.
Limitaciones de SUMAR.SI y CONTAR.SI
Las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI no nos ayudan a sumar y contar con varias
condiciones en Excel porque solo pueden contener una sola condicin. Observa la
siguiente tabla de datos:

La funcin SUMAR.SI funciona correctamente si quiero conocer las ventas del mes de
Enero para lo cual puedo utilizar la siguiente frmula:
=SUMAR.SI(A2:A12, "Enero", D2:D12)

Si quiero contar el nmero de ventas en el mes de Marzo utilizo la siguiente frmula:

=CONTAR.SI(A2:A12, "Marzo")

Sin embargo, cmo puedo sumar las ventas del mes de Enero de la regin Norte? A
continuacin veremos dos alternativas para sumar con varias condiciones en Excel.
Sumar con varias condiciones utilizando SUMA
La primera alternativa para sumar con varias condiciones es utilizar la funcin SUMA.
Observa con detenimiento la siguiente frmula:
=SUMA((A2:A12="Enero") * (B2:B12="Norte") * D2:D12)

Antes de explicar esta frmula debo decir que para que funcione correctamente debemos
utilizarla como una frmula matricial por lo que despus de introducirla en la barra de
frmulas debemos pulsar la combinacin de teclas Ctrl + Mayus + Entrar.
En la formula anterior encontrars que las condiciones se encuentran encerradas entre
parntesis. La condicin (A2:A12=Enero) ser verdadera solamente cuando el valor de la
columna A tenga el valor Enero. De la misma manera, la condicin (B2:B12=Norte)
ser solamente verdadera precisamente cuando la celda de la columna B tenga el valor
Norte.
El resultado de ambas condiciones es multiplicado y recordando la lgica binaria sabemos
que al multiplicar verdadero por verdadero obtendremos como resultado un valor verdadero
(uno). Si cualquiera de los factores de la multiplicacin es falso obtendremos un valor falso
(cero) como resultado.
De esta manera, solo en caso de que ambas condiciones sean verdaderas (igual a uno)
obtendremos un valor diferente a cero al realizar la multiplicacin por la columna D. Si
cualquier condicin es falsa, la columna D ser multiplicada por cero y no tendr efecto
alguno en la suma total. Observa el resultado de aplicar la frmula antes descrita:

Sumar con varias condiciones utilizando SUMAPRODUCTO

Si conoces la manera en que opera la funcin SUMAPRODUCTO, te habrs dado cuenta
de que opera de manera similar a la frmula que acabamos de revisar. Es por ello que
tambin podemos sumar con varias condiciones en Excel utilizando la funcin
SUMAPRODUCTO.
=SUMAPRODUCTO((A2:A12="Enero")*1, (B2:B12="Norte")*1, D2:D12)

Observa que las condiciones son las mismas que en la frmula anterior. La nica diferencia
es que hacemos la multiplicacin de cada condicin por 1 para asegurar que tendremos
valores numricos. Observa el resultado de esta funcin:

Contar con varias condiciones utilizando SUMA

Aunque parezca raro, podemos contar con varias condiciones en Excel utilizando la
funcin SUMA. La frmula para lograrlo es la siguiente:
=SUMA((A2:A12="Enero") * (B2:B12="Norte"))

Esta frmula es parecida a la primera que revisamos con la diferencia de que no estamos
haciendo la tercera multiplicacin por la columna D. Esta funcin contar las celdas que
cumplen con ambas condiciones. Observa el resultado:

Para que esta frmula funcione debemos pulsar la combinacin de teclas Ctrl + Mayus +
Entrar ya que debe ser una frmula matricial.
Contar con varias condiciones utilizando SUMAPRODUCTO
Te podrs imaginar que tambin podemos utilizar la funcin SUMAPRODUCTO para
contar con varias condiciones. Esta es la frmula:
=SUMAPRODUCTO((A2:A12="Enero")*1, (B2:B12="Norte")*1)

El resultado de esta frmula es el esperado:

Limitaciones de este mtodo

La nica limitacin que tienen los mtodos expuestos en este artculo es que no es posible
sumar y contar con varias condiciones bajo la misma columna. Es decir, no podemos
poner dos condiciones para una sola columna, como por ejemplo sumar las ventas de Enero
y Febrero. Estas son dos condiciones para una misma columna.
En un caso como este, la mejor opcin es utilizar dos veces la funcin SUMAR.SI de la
siguiente manera:
=SUMAR.SI(A2:A12, "Enero", D2:D12) + SUMAR.SI(A2:A12, "Febrero", D2:D12)

Frmulas matriciales en Excel

Las frmulas matriciales en Excel son una herramienta muy poderosa. Pero debo
advertirte que es un concepto de Excel avanzado pero estoy seguro que con un poco de
prctica pronto ser sencillo utilizarlas fcilmente.
Qu es una frmula matricial?
Una formula matricial en Excel es una frmula que trabaja con matrices de datos. Las
frmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.
Dos tipos de frmulas matriciales
Podemos catalogar a las frmulas matriciales en Excel en dos tipos. El primer tipo son
aquellas frmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una operacin sobre ellos y
como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este tipo de frmulas hace una
suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las serie de datos y arroja un nico
resultado en una sola celda.

El segundo tipo de frmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos pero
el resultado es colocado en dos o ms celdas.
Frmulas matriciales con un valor nico como resultado
En su forma bsica la funcin =FILA(A1:A5) regresar el valor 1 porque es el nmero de
fila de la primera celda del rango. Sin embargo, si esta funcin se introduce como frmula
matricial trabajar entonces con los valores {1, 2, 3, 4, 5} que son todos los nmeros de
filas de las celdas pertenecientes al rango especificado.
Seguramente te estars preguntando Cmo se introduce una frmula matricial? La
respuesta es muy sencilla, en lugar de pulsar la tecla Entrar despus de introducir la frmula
debemos pulsar la combinacin de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. Eso ser suficiente para
indicar a Excel que estamos utilizando una frmula matricial y podrs identificarla de
inmediato porque se colocarn unos smbolos de corchete {} alrededor de la frmula.
Probemos con el ejemplo que estamos analizando.

Observa cmo en la barra de frmulas se muestran los smbolos de corchete alrededor. Pero
el resultado de la funcin es 1 cmo sabemos si efectivamente se est trabajando con el
arreglo de datos {1, 2, 3, 4, 5}? Para realizar esta comprobacin utilizar la funcin SUMA
de la siguiente manera:

Con el resultado de la celda A1 comprobamos que la funcin fila est utilizando el arreglo
de datos {1, 2, 3, 4, 5} ya que si sumas cada uno de los elementos de la matriz de datos
obtenemos el valor 15. Observa la diferencia en el resultado si no utilizamos la frmula
matricial:

Ya que en esta frmula no tenemos los corchetes alrededor sabemos que no es una frmula
matricial y por lo tanto la funcin FILA solamente regresar el valor 1 y no habr ningn
otro valor con el cual sumarlo, por lo tanto el resultado final es tambin 1.

Debes de recordar que despus de editar una frmula matricial siempre debes volver a
pulsar la combinacin de teclas Ctrl + Mayus + Entrar de lo contrario se convertir en
una frmula normal.
Frmulas matriciales con un arreglo como resultado
El segundo tipo de frmula matricial es aqul que nos da como resultado un arreglo de
valores. En el ejemplo anterior nuestra funcin matricial nos regresaba un solo valor que
colocamos en la celda A1 y que era la suma de todos los elementos del arreglo. Utilic la
funcin SUMA para comprobar que efectivamente la funcin FILA estaba considerando la
matriz de datos {1, 2, 3, 4, 5}.
Sin embargo existe otra manera de realizar esta comprobacin y es hacer que la funcin
FILA muestre su resultado dentro de un arreglo de celdas. La nica condicin para que
esto funcione adecuadamente es que debo seleccionar primeramente el rango de celdas
donde se colocar la matriz de resultados de la frmula matricial.
Seleccionar el rango de celdas C1:C5, introducir la frmula =FILA(A1:A5) y pulsar la
combinacin de teclas Ctrl + Mayus + Entrar. El resultado ser el siguiente:

Observa cmo los resultados se extienden sobre al arreglo de celdas colocando un elemento
del arreglo de valores en cada una de ellas. La relacin entre las celdas de esta matriz de
resultados es tan fuerte que si intentas modificar alguno de sus valores Excel mostrar un
mensaje:

Las funciones matriciales en Excel son tiles porque nos ayudan a realizar operaciones
que no son posibles con las frmulas normales. Aunque parecen complicadas de utilizar al

principio pronto comprobars que con un poco de prctica comprenders perfectamente su

funcionamiento.

INICIO

FUNCIONES

ACERCA

Frmulas de matriz en Excel

Quieres llegar a ser un usuario avanzado de Excel? Entonces debes aprender a utilizar las
frmulas de matriz en Excel. Antes de pasar a un ejemplo te explicar lo qu es una
matriz. El trmino matriz se refiere a una coleccin de datos que se encuentran en una
columna o fila de Excel.

Frmulas de matriz en Excel

Las frmulas de matriz en Excel son las que nos permitirn realizar clculos sobe varios
elementos que pertenecen a una matriz. Pero antes de que te parezca ms complicada la
explicacin te mostrar un ejemplo. Considera los siguientes datos:

Nuestra intencin ser multiplicar los valores de la columna B por los valores de la
columna C y el resultado lo colocaremos en la columna D. El ejemplo es muy sencillo pero
me ayudar a demostrarte la funcionalidad bsica de las frmulas de matriz en Excel, as
que pon mucha atencin.
Ahora selecciona el rango de celdas D2:D11 y en la barra de frmulas ingresa la siguiente
funcin pero NO oprimas Entrar:

=B2:B11*C2:C11

Antes de oprimir cualquier tecla lee esto con atencin. Una vez que has escrito la frmula
debers oprimir la combinacin de teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. Oprimir esa
combinacin de teclas es muy importante. Despus de hacerlo Excel mostrar el siguiente
resultado:

Observa cmo la frmula ha sido rodeada por {} (llaves). Eso indica que estamos haciendo
uso de una frmula de matriz en Excel. Mientras tanto, toda la columna D se llen de los
resultados esperados. Puedes observar el gran potencial de este tipo de frmulas? Con una
sola frmula pudimos multiplicar toda la columna C por los datos de la columna D.

Editar una frmula de matriz

Por ltimo dir que no servir de mucho escribir manualmente las llaves que envuelven a
una frmula de matriz si no que ser necesario que oprimas siempre la combinacin de
teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. De hecho, cuando editas una frmula de matriz en
Excel las llaves desaparecern y tendrs que volver a oprimir la misma combinacin de
teclas para incorporar los cambios realizados.
Transponer una matriz de datos
En el artculo Cambiar de filas a columnas mostr como utilizar el comando Pegar >
Transponer para cambiar los datos de una fila a una columna de manera que se muestren
como encabezados de columna. Ahora veremos cmo ese mismo comando lo podemos
utilizar para transponer rangos de celdas en Excel.
Cmo transponer un rango
Para iniciar con este ejemplo debo seleccionar el rango de celdas que ser transpuesto y
copiarlo al Portapapeles. Posteriormente hacer clic derecho sobre la celda destino y
seleccionar el comando Transponer dentro de las Opciones de pegado.

El resultado de la accin ser el siguiente:

Si lo nico que deseas hacer con la matriz es intercambiar la informacin de filas a

columnas o viceversa, entonces lo hemos logrado. Pero si deseas que ambas matrices
permanezcan referenciadas entre ellas entonces debemos transponerlas de una manera
diferente.
Qu es una matriz transpuesta referenciada?

El hecho de que la matriz transpuesta sea referenciada quiere decir que cualquier
modificacin de los datos en la matriz original se ver reflejada en la matriz transpuesta.
Observa el siguiente ejemplo en donde al editar la celda A4 se actualiza automticamente la
celda G1.

Este comportamiento solamente lo podemos lograr utilizando la funcin TRANSPONER.

La funcin TRANSPONER en Excel
En lugar de utilizar la opcin de pegado especial para transponer nuestra matriz, podemos
utilizar la funcin TRANSPONER para tener una matriz transpuesta referenciada. El
procedimiento es el siguiente. Comenzamos por seleccionar el rango de celdas destino el
cual deber ser del tamao inverso que el rango origen es decir, si mi rango origen es de 2
columnas por 4 filas (24), el rango destino que debo seleccionar ser de 4 columnas por 2
filas (42). Una vez seleccionado el rango destino introducimos la funcin TRANSPONER
utilizando el rango origen como argumento de la funcin de la siguiente manera.

Al terminar no pulses la tecla Entrar como normalmente lo haramos sino que debemos
ingresar la combinacin de teclas Ctrl + Mays + Entrar. Esta combinacin de teclas nos
ayudar a aplicar la frmula sobre todos los elementos de la matriz y con esto tendremos
nuestra matriz transpuesta referenciada:

Cualquier cambio realizado en la matriz origen se ver reflejado en la matriz transpuesta

y de esa manera estaremos seguros de que los datos son consistentes e idnticos en ambas
matrices.

Funcin Excel TRANSPONER

Categora: Bsqueda y referencia
Nombre en ingls: TRANSPOSE

Qu hace?
Convierte un rango de celdas vertical en un rango horizontal o viceversa.

Sintaxis
TRANSPONER(rango)

rango (obligatorio): El rango de celdas que se desea transponer.

Ejemplos
TRANSPONER(A1:A5) = Convierte la fila A1:A5 en columna. Debe utilizarse como
frmula de matriz.
La funcin SUMAPRODUCTO con rangos de distinta orientacin
La funcin SUMAPRODUCTO nos ayuda a sumar los productos de dos rangos con la
nica condicin de que ambos rangos sean del mismo tamao y que tengan la misma
orientacin, es decir, que ambos sean horizontales o verticales.
Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, la funcin SUMAPRODUCTO se encargar de
multiplicar la cantidad vendida de cada producto por su precio y finalmente realizar la suma
de todos los resultados.

En este caso, ambos rangos tienen el mismo tamao y la misma orientacin, es decir ambos
son columnas (horizontales). Pero qu sucede si por alguna razn quiero realizar esta
misma operacin y alguno de los rangos tiene una orientacin diferente?
En el siguiente ejemplo puedes observar que los precios de los productos estn organizados
a lo largo de una misma fila.

Con los datos organizados de esta manera sera imposible utilizar la funcin
SUMAPRODUCTO ya que los rangos tienen orientacin diferente. Sin embargo, podemos
hacer uso de otra funcin de Excel para cambiar la orientacin de uno de los rangos.
La funcin TRANSPONER en Excel
La funcin TRANSPONER transformar un rango vertical en un rango horizontal, que es
precisamente lo que necesitamos para poder utilizar la funcin SUMAPRODUCTO en el
caso descrito anteriormente.
En la siguiente imagen podrs observar que al aplicar la funcin TRANSPONER al rango
vertical, que es el rango que contiene los precios, la funcin SUMAPRODUCTO devolver
el resultado correcto:

Debes notar que en la barra de frmulas se muestran dos llaves {} rodeando a la frmula y
que indican que he utilizado la funcin SUMAPRODUCTO como una frmula matricial.
Estas llaves son colocadas automticamente por Excel al pulsar la combinacin de teclas
CTRL+MAYUS+ENTRAR al terminar de introducir la frmula. Si para este ejemplo no
utilizamos la funcin SUMAPRODUCTO como una funcin matricial, Excel devolvera
un error de tipo #VALOR!
De esta manera hemos utilizado la funcin SUMAPRODUCTO con dos rangos de distinta
orientacin con ayuda de la funcin TRANSPONER y sin la necesidad de modificar la
estructura de los datos en nuestra hoja. Por supuesto, siempre existe la opcin de que
acomodes los datos manualmente para que tengan la misma orientacin y as no tener la
necesidad de utilizar funciones adicionales.

La funcin SUMAPRODUCTO en Excel

La funcin SUMAPRODUCTO en Excel son dos funciones en una ya que nos ayuda a
realizar la multiplicacin de los valores pertenecientes a las matrices proporcionadas para
obtener su producto y posteriormente hace la suma de todos esos productos.

Sintaxis de la funcin SUMAPRODUCTO

La funcin SUMAPRODUCTO recibe como argumentos las matrices que deseamos
multiplicar y posteriormente sumar:

Matriz1 (obligatorio): La primera matriz que deseamos incluir para que sus
componentes sean multiplicados y despus sumados.

Matriz2 (opcional): Matrices adicionales a incluir en la operacin de multiplicacin

y suma.

Es importante mencionar que las matrices que se proporcionen como argumentos deben
tener las mismas dimensiones o de lo contrario la funcin SUMAPRODUCTO devolver
el error #VALOR!.

Ejemplos de la funcin SUMAPRODUCTO

Para entender claramente lo que la funcin SUMAPRODUCTO hace con las matrices que
se proporcionan como argumentos veamos los siguientes ejemplos.
Si pasamos como argumento solamente una matriz, la funcin SUMAPRODUCTO
solamente sumar cada uno de los elementos de dicha matriz.

En realidad, la funcin SUMAPRODUCTO hace una multiplicacin de cada elemento por

el valor 1 y como el producto seguir siendo el mismo nmero, entonces tendremos como
resultado la suma de todos los elementos de la matriz. Ahora observemos lo que sucede
cuando tenemos dos matrices.

Para entender lo que est haciendo la funcin SUMAPRODUCTO desglosar las

operaciones de la siguiente manera (observa que obtendr el mismo resultado):

Con esta ilustracin podemos entender que internamente la funcin SUMAPRODUCTO

multiplica cada elemento de las matrices y suma todos los resultados para obtener el total.
Es por eso que la funcin SUMAPRODUCTO es considerada una funcin muy importante
de Excel porque nos permite hacer en un solo paso lo que tendramos que hacer en dos.

Matrices de dos o ms dimensiones

En los ejemplos anteriores hemos utilizado matrices que son de una sola dimensin, es
decir, matrices que estn formadas por una sola columna. Pero qu pasara si paso como
argumento una matriz de dos o ms dimensiones? Observa lo que sucede:

Lo que sucede es lo siguiente. La funcin SUMAPRODUCTO multiplica en primer lugar

los valores de la columna A con los valores de la columna D y tenemos un resultado de 3
para cada multiplicacin. Ya que son tres filas se hace la suma de cada multiplicacin y
tenemos un total de 9.

La segunda operacin que realiza la funcin SUMAPRODCUTO es multiplicar los

valores de la columna B con los valores de la columna E y cada multiplicacin da como
resultado un 8. Al sumar los tres resultados tenemos el total de 24. Finalmente la funcin
SUMAPRODUCTO suma los resultados ambas operaciones 9 + 24 = 33.

Caso prctico de la funcin SUMAPRODUCTO

Es muy comn entre los usuarios de Excel tener una hoja con el listado de productos, su
precio unitario y las unidades vendidas durante un mes. Podemos optimizar la manera de
obtener el total de ventas del mes utilizando la funcin SUMAPRODUCTO.

Contar con SUMAPRODUCTO

La funcin SUMAPRODUCTO nos puede ayudar a contar elementos cuando necesitamos
aplicar ms de una condicin. Este era un truco muy utilizado antes de la llegada de la
funcin CONTAR.SI.CONJUNTO, es decir, en los tiempos de Excel 2003.
Para este ejemplo supongamos que deseo contar a los alumnos que tienen una calificacin
entre 80 y 90. Una alternativa sera utilizar la funcin CONTAR.SI pero tendra que usarla
ms de una vez para obtener primero los alumnos con calificacin mayor a 80, despus
obtener los alumnos con calificacin mayor a 90 y entonces realizar una resta.
Contar con varias condiciones usando SUMAPRODUCTO
El mismo resultado lo podemos obtener haciendo uso de la funcin SUMAPRODUCTO.
Observa el siguiente resultado:

Lo primero que debo explicar para entender la frmula utilizada es que cuando multiplicas
el valor VERDADERO por VERDADERO el resultado ser uno. Por el contrario si
multiplico el valor FALSO por VERDADERO el resultado ser cero. Esto lo podemos
comprobar con la siguiente tabla:

Regresando al anlisis de la frmula utilizada para realizar la cuenta, observa que la

funcin SUMAPRODUCTO verifica si el valor es mayor o igual a ochenta y el resultado

de dicha validacin ser VERDADERO o FALSO y ese resultado ser multiplicado por la
validacin que har del mismo valor para saber si es menor o igual a 90.
Al final tendremos una multiplicacin entre valores VERDADERO y FALSO que me darn
como resultado el nmero cero o el nmero uno para cada registro. Solo aquellos que
cumplen con ambas condiciones tendrn ambos valores VERDADERO y por lo tanto
tendrn asignado el valor uno.
Al final la funcin SUMAPRODUCTO hace la suma de todas las multiplicaciones
realizadas y devuelve el resultado que equivaldr a la cuenta de los registros que cumplen
con las condiciones establecidas.
Promedio ponderado
El da de hoy mostrar cmo sacar provecho de la funcin SUMAPRODUCTO. A travs de
esta funcin podremos calcular el promedio ponderado de las edades de los empleados de
una empresa.
Supongamos la siguiente tabla de datos:

Calcular el promedio ponderado

La columna A indica la edad y la columna B el nmero de empleados que tiene dicha edad.
Una primera alternativa para solucionar nuestro problema es multiplicar cada edad por el
nmero de empleados correspondientes colocando el resultado en la columna C.
Posteriormente obtener la suma total de la columna C y dividirlo por el total de empleados.
Te pareci complicada mi explicacin? A continuacin muestro la solucin descrita.

Aunque esta alternativa resuelve el problema, lo podemos hacer mucho mejor utilizando la
funcin SUMAPRODUCTO.
Promedio ponderado con la funcin SUMAPRODUCTO
La funcin SUMAPRODUCTO nos ayuda a multiplicar matrices, que para nuestro ejemplo
significa que nos ayudar a hacer la multiplicacin de la columna A por la columna B y
obtener la suma de los productos. La funcin a utilizar es la siguiente:
=SUMAPRODUCTO(A2:A10,B2:B10)

Solamente faltar dividir este resultado por el total de empleados para obtener el mismo
promedio que en la primera opcin.

Como puedes observar, el uso de la funcin SUMAPRODUCTO redujo el trabajo necesario

para calcular el promedio ponderado y nuestra hoja de Excel tiene un aspecto mucho ms
limpio.

Funcin Excel SUMAPRODUCTO

Categora: Matemticas y trigonomtricas
Nombre en ingls: SUMPRODUCT

Qu hace?
Multiplica dos o ms matrices y devuelve la suma de los productos.

Sintaxis
SUMAPRODUCTO(matriz1, [matriz2], )

matriz1 (Obligatorio): Primera matriz que se desea multiplicar y posteriormente

sumar.

matriz2 (Opcional): Segunda matriz que se desea multiplicar y posteriormente

sumar.

Ejemplos
SUMAPRODUCTO(A1:A10, B1:B10) = Multiplica cada celda de la columna A por su
correspondiente de la columna B y suma cada resultado.

La funcin SUMAPRODUCTO con rangos de distinta orientacin

La funcin SUMAPRODUCTO nos ayuda a sumar los productos de dos rangos con la
nica condicin de que ambos rangos sean del mismo tamao y que tengan la misma
orientacin, es decir, que ambos sean horizontales o verticales.
Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, la funcin SUMAPRODUCTO se encargar de
multiplicar la cantidad vendida de cada producto por su precio y finalmente realizar la suma
de todos los resultados.

En este caso, ambos rangos tienen el mismo tamao y la misma orientacin, es decir ambos
son columnas (horizontales). Pero qu sucede si por alguna razn quiero realizar esta
misma operacin y alguno de los rangos tiene una orientacin diferente?
En el siguiente ejemplo puedes observar que los precios de los productos estn organizados
a lo largo de una misma fila.

Con los datos organizados de esta manera sera imposible utilizar la funcin
SUMAPRODUCTO ya que los rangos tienen orientacin diferente. Sin embargo, podemos
hacer uso de otra funcin de Excel para cambiar la orientacin de uno de los rangos.

La funcin TRANSPONER en Excel

La funcin TRANSPONER transformar un rango vertical en un rango horizontal, que es
precisamente lo que necesitamos para poder utilizar la funcin SUMAPRODUCTO en el
caso descrito anteriormente.
En la siguiente imagen podrs observar que al aplicar la funcin TRANSPONER al rango
vertical, que es el rango que contiene los precios, la funcin SUMAPRODUCTO devolver
el resultado correcto:

Debes notar que en la barra de frmulas se muestran dos llaves {} rodeando a la frmula y
que indican que he utilizado la funcin SUMAPRODUCTO como una frmula matricial.
Estas llaves son colocadas automticamente por Excel al pulsar la combinacin de teclas
CTRL+MAYUS+ENTRAR al terminar de introducir la frmula. Si para este ejemplo no
utilizamos la funcin SUMAPRODUCTO como una funcin matricial, Excel devolvera
un error de tipo #VALOR!
De esta manera hemos utilizado la funcin SUMAPRODUCTO con dos rangos de distinta
orientacin con ayuda de la funcin TRANSPONER y sin la necesidad de modificar la
estructura de los datos en nuestra hoja. Por supuesto, siempre existe la opcin de que
acomodes los datos manualmente para que tengan la misma orientacin y as no tener la
necesidad de utilizar funciones adicionales.
Calcular el promedio ponderado en Excel
Para calcular el promedio ponderado en Excel podemos utilizar varios mtodos, uno de
ellos es utilizar funciones matriciales. Otro mtodo que funciona perfectamente es utilizar
la funcin SUMAPRODUCTO.
Definicin de promedio ponderado

Antes de continuar djame dar una definicin de promedio ponderado. Todos sabemos que
un promedio se obtiene de sumar todos los valores y dividirlos entre el nmero total de
valores. La diferencia con un promedio ponderado es que a cada valor se le asignar una
ponderacin y por lo tanto algunos valores influirn ms en el resultado que otros.
Ejemplo de promedio ponderado
Para dejar claro este concepto hagamos el siguiente ejemplo. La empresa Financiera Excel
S.A. ha vendido 10,000 acciones en un solo da. Se vendieron 4000 acciones a un precio de
$575, 3500 acciones a un precio de $585, 2000 acciones a $595 y 500 acciones a un precio
de $600. Cul es el precio promedio ponderado de las 10,000 acciones?
Lo primero que debemos hacer es determinar el peso relativo de cada lote de acciones, lo
cual es muy fcil de obtener con tan solo dividir la cantidad de acciones de cada lote entre
el total de acciones. En el siguiente ejemplo ya he dado formato de porcentaje a dicha
divisin:

Para obtener el precio promedio ponderado de las acciones debemos multiplicar el precio
de cada lote por su ponderacin y sumar los resultados.

En lugar de hacer cuatro operaciones de multiplicacin (D2:D5) y una suma (D6) te

mostrar cmo hacer el mismo clculo en una sola frmula.
Promedio ponderado con funciones matriciales
Un mtodo para calcular el promedio ponderado en Excel es utilizar funciones
matriciales. Para hacerlo debemos utilizar la siguiente frmula:

=SUMA(B2:B5*C2:C5)

La nica condicin es que, en lugar de pulsar la tecla Entrar para ingresar esta frmula,
debemos mantener apretadas las teclas CTRL + MAYS y entonces pulsar la tecla Entrar.
El resultado que obtenemos es el siguiente:

Promedio ponderado con la funcin SUMAPRODUCTO

El segundo mtodo que podemos utilizar para calcular el promedio ponderado en Excel
es la funcin SUMAPRODUCTO. Esta funcin toma como argumentos los dos rangos que
sern multiplicados y posteriormente sumados:
=SUMAPRODUCTO(B2:B5,C2:C5)

Observa cmo el resultado que obtenemos con la funcin SUMAPRODUCTO es el mismo

que en los dos casos anteriores.

Ahora ya conoces diferentes mtodos para calcular el promedio ponderado en Excel.

Frmulas de matriz en Excel
Quieres llegar a ser un usuario avanzado de Excel? Entonces debes aprender a utilizar las
frmulas de matriz en Excel. Antes de pasar a un ejemplo te explicar lo qu es una

matriz. El trmino matriz se refiere a una coleccin de datos que se encuentran en una
columna o fila de Excel.
Frmulas de matriz en Excel
Las frmulas de matriz en Excel son las que nos permitirn realizar clculos sobe varios
elementos que pertenecen a una matriz. Pero antes de que te parezca ms complicada la
explicacin te mostrar un ejemplo. Considera los siguientes datos:

Nuestra intencin ser multiplicar los valores de la columna B por los valores de la
columna C y el resultado lo colocaremos en la columna D. El ejemplo es muy sencillo pero
me ayudar a demostrarte la funcionalidad bsica de las frmulas de matriz en Excel, as
que pon mucha atencin.
Ahora selecciona el rango de celdas D2:D11 y en la barra de frmulas ingresa la siguiente
funcin pero NO oprimas Entrar:
=B2:B11*C2:C11

Antes de oprimir cualquier tecla lee esto con atencin. Una vez que has escrito la frmula
debers oprimir la combinacin de teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. Oprimir esa
combinacin de teclas es muy importante. Despus de hacerlo Excel mostrar el siguiente
resultado:

Observa cmo la frmula ha sido rodeada por {} (llaves). Eso indica que estamos haciendo
uso de una frmula de matriz en Excel. Mientras tanto, toda la columna D se llen de los
resultados esperados. Puedes observar el gran potencial de este tipo de frmulas? Con una
sola frmula pudimos multiplicar toda la columna C por los datos de la columna D.
Editar una frmula de matriz
Por ltimo dir que no servir de mucho escribir manualmente las llaves que envuelven a
una frmula de matriz si no que ser necesario que oprimas siempre la combinacin de
teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. De hecho, cuando editas una frmula de matriz en

Excel las llaves desaparecern y tendrs que volver a oprimir la misma combinacin de
teclas para incorporar los cambios realizados.

Funcin Excel FECHA

Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: DATE

Qu hace?
Obtiene el nmero de serie que representa a la fecha especificada.

Sintaxis
FECHA(ao, mes, da)

ao (Obligatorio): Nmero que representa el ao de la fecha.

mes (Obligatorio): Nmero que representa el mes de la fecha.

da (Obligatorio): Nmero que representa el da de la fecha.

Ejemplos
FECHA(2010,6,25) = 40354
FECHA(2011,3,30) = 40632
ltimo da del mes
Frecuentemente necesitamos calcular el ltimo da del mes en Excel, ya sea para calcular
los das faltantes o para tomar esa fecha como base para algn clculo. En esta ocasin
mostrar dos mtodos para obtener dicha fecha.
La funcin FECHA
El primer mtodo es utilizando la funcin FECHA la cual permite obtener el nmero de
serie de una fecha determinada. Supongamos que tenemos la fecha 19 de Julio de 2011 y
queremos saber el ltimo da del mes. Podemos utilizar la funcin de la siguiente manera:
=FECHA(2011, 7 + 1, 0)

Pon especial atencin al segundo parmetro de la funcin que indica el mes. Julio es el mes
7 y es por eso que observas el nmero 7, pero estoy sumando 1 mes adicional lo cual dara
el mes 8 (Agosto). La razn de sumar 1 es porque en el tercer parmetro colocar el valor 0
(cero) y lo explico a continuacin.

Al especificar el da cero del mes ocho estar pidiendo a Excel la fecha 0 de Agosto del
2011, lo cual identificar de inmediato como una fecha invlida, pero en lugar de indicar un
error Excel interpreta el da cero como el da anterior al 1 de Agosto del 2011 y por lo tanto
me dar como resultado el ltimo da del mes de Julio que es el mes anterior.

La funcin FIN.MES
El segundo mtodo es mucho ms directo que el anterior ya que la funcin FIN.MES ha
sido diseada especficamente para este fin. Para obtener el ltimo da del mes de una
fecha especificada podemos utilizar la funcin FIN.MES de la siguiente manera:
=FIN.MES(FECHA(2011,7,19), 0)

El primer parmetro de la funcin FIN.MES es una fecha por lo que vuelvo a utilizar la
funcin FECHA para obtener el valor adecuado a partir del nmero de ao, mes y da. El
segundo parmetro es el nmero de meses que deseas aadir a la fecha especificada. El
resultado es el siguiente.

Recuerda que la funcin devuelve el nmero de serie de la fecha y Excel no da el formato

adecuado de manera predeterminada por lo que necesitars dar explcitamente el formato de
fecha a la celda.

Funcin Excel FIN.MES

Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: EOMONTH

Qu hace?
Obtiene el nmero de serie del ltimo da de mes.

Sintaxis
FIN.MES(fecha_inicial, meses)

fecha_inicial (obligatorio): Fecha inicial de la cual se obtendr el fin de mes.

meses (obligatorio): Meses a sumar o restar de la fecha inicial antes de obtener el

fin de mes.

Ejemplos
FIN.MES(A1, 0) = Obtiene el ltimo da del mes de la fecha en A1
FIN.MES(A1, 3) = Suma 3 meses a la fecha en A1 y obtiene el ltimo da de ese mes
Determinar fechas especficas en Excel
En esta ocasin revisaremos diferentes mtodos para determinar ciertas fechas especficas
en Excel como determinar el nmero de da del ao, conocer el ltimo da el mes, as como
otras fechas que pueden ser de utilidad al trabajar con Excel.
Calcular los das transcurridos en el ao
Si la celda B1 contiene la fecha 12 de junio del 2012 y necesito saber los das del ao que
han transcurrido hasta ese da lo puedo hacer con la siguiente frmula:
=B1 - FECHA(AO(B1),1,0)

Observa como la frmula devuelve el nmero 164 que es justamente el nmero de das
transcurridos:

Si deseas calcular el nmero de das que faltan para el final de ao podemos utilizar la
siguiente frmula:
=FECHA(AO(B1),12,31) - B1

La frmula nos devolver los das que existen entre el fin de ao y nuestra fecha:

Determinar la fecha del domingo pasado

Para conocer la fecha del domingo anterior a una fecha proporcionada podemos utilizar la
siguiente frmula:
=B1 - RESIDUO(B1 - 1, 7)

Observa el resultado de la frmula para una fecha determinada:

Es importante mencionar que el resultado de la fecha ser un valor numrico y debers

aplicar el formato de fecha correspondiente. Esta misma frmula funciona para encontrar
otros das de la semana con tan solo cambiar el nmero que es restado en el primer
argumento de la funcin RESIDUO.
Para este ejemplo se hizo la resta del nmero 1 para obtener la fecha del domingo anterior,
pero si deseo obtener la fecha del lunes anterior debo utilizar el nmero 2:
=B1 - RESIDUO(B1 - 2, 7)

Para obtener la fecha del martes anterior debo restar el nmero 3 y as sucesivamente hasta
llegar al nmero 7 que obtendr la fecha del sbado anterior.
Determinar el ltimo da del mes
Para obtener el ltimo da del mes podemos utilizar la funcin FECHA pero con un
pequeo truco que ser incrementar el nmero del mes en 1 y utilizar el da 0 (cero). El da
cero del mes siguiente ser el ltimo da del mes actual.
=FECHA(AO(B1), MES(B1) + 1, 0)

Observa cmo se calcula el ltimo da del mes en base a una fecha especificada en la celda
B1.

Haciendo una pequea variacin a esta frmula podemos obtener el nmero total de das
del mes en cuestin ya que hemos obtenido el ltimo da del mes podemos saber el nmero
de das de un mes con la ayuda de la funcin DIA:
=DIA(FECHA(AO(B1), MES(B1) + 1, 0))

Para mostrar el resultado adecuadamente debemos dar un formato de celda de nmero:

Calcular el nmero de semana en Excel

Todos sabes que un ao consiste de 52 semanas as que para cualquier da del ao
podramos calcular el nmero de semana en Excel. Sin embargo este clculo no es tan
directo como parece y en seguida mostrar algunas complicaciones que podemos encontrar.
La funcin NUM.DE.SEMANA
Para calcular el nmero de semana en Excel podemos utilizar la funcin
NUM.DE.SEMANA la cual pareciera que nos resuelve nuestros problemas pero debemos
de tomar en cuenta algo muy importante al utilizar este mtodo. La funcin
NUM.DE.SEMANA considera que la primera semana del ao siempre es aquella donde se
encuentre el da 1 de Enero y adems de manera predeterminada toma como inicio de
semana el da domingo.
Un ejemplo que ilustra claramente el comportamiento de la funcin NUM.DE.SEMANA es
el siguiente. El 1 de enero del 2011 fue sbado, as que podemos probar el comportamiento
de la funcin para este da.

Observa como a partir del da 2 de enero del 2011 comienza la segunda semana del ao
para la funcin NUM.DE.SEMANA. Sin embargo podemos indicar a la funcin el da de la
semana que deseamos tomar como el primer da de la semana a travs del segundo
argumento de la funcin. Observa cmo Excel muestra las opciones para este argumento:

Si especifico el nmero 2 para el segundo argumento entonces estar indicando el da lunes

como el inicio de la semana y los resultados sern diferentes.

Con este cambio en la frmula indicando que la semana comienza en lunes puedes observar
que el da 2 de enero del 2011 an pertenecer a la primera semana del ao.
El nmero de semana ISO
De acuerdo a la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), una semana
comienza en lunes y termina en domingo. Adems la primera semana del ao es aquella que
contiene el primer jueves del ao.
De acuerdo a esta definicin y al ejemplo que hemos mostrado hasta ahora sobre el ao
2011 podemos saber que el da 1 y 2 de enero (sbado y domingo) no pertenecen a la
primera semana del ao sino que la semana inicia con el da lunes 3 de enero del 2011.
Frmula de Ron de Bruin
Ron de Bruin es un profesional de Excel que escribi y public en su blog una frmula para
calcular el nmero de semana ISO de cualquier fecha. La frmula propuesta por Ron utiliza
los nombres de las funciones de Excel en ingls pero he realizado la traduccin utilizando
funciones en espaol:
=ENTERO((A2-FECHA(AO(A2-DIASEM(A2-1)+4),1,3)+DIASEM(FECHA(AO(A2DIASEM(A2-1)+4),1,3))+5)/7)

Si utilizamos esta funcin en nuestro ejemplo podremos observar cmo se cumplen

adecuadamente las condiciones de la primera semana ISO en las fechas de enero del 2011:

En la imagen superior puedes observar los resultados de la funcin NUM.DE.SEMANA,

con inicio de semana en domingo y en lunes, as como los resultados de la frmula de Ron
de Bruin. Si lo deseas puedes descargar el libro para hacer ms comparaciones de fechas y
calcular el nmero de semana.
Calcular la edad con Excel
Calcular la edad con Excel puede llegar a ser un poco complicado porque los clculos no
solo dependen del ao sino tambin del da actual. La solucin se complica cuando te das
cuenta que es necesario considerar los aos bisiestos.
En esta ocasin presentar tres maneras diferentes de calcular la edad con Excel. Todas las
frmulas asumen que la celda A2 contiene la fecha nacimiento y que la celda B2 tiene la
fecha actual que es calculada por la funcin HOY.

Calcular la edad dividiendo los das

El primer mtodo obtiene la diferencia en das entre ambas fechas y el resultado lo divide
entre 365.25. Este ltimo nmero es porque cada cuatro aos tenemos un ao con 366 das
(bisiesto) por lo que 365.25 es el promedio de los cuatro aos. La funcin ENTERO
eliminar los decimales del resultado.

La desventaja de este mtodo es que no es muy exacto y tiene problemas serios cuando
intentas calcular la edad con Excel de nios. Por ejemplo, para un nio que tenga
exactamente 1 ao de edad cumplido obtendremos el resultado 0 (cero) por haber realizado
la divisin entre 365.25.
Calcular la edad con la funcin FRAC.AO
La funcin FRAC.AO devuelve la fraccin de un ao a partir del nmero total de das que
existen entre dos fechas. Observa el resultado:

De igual manera he utilizado la funcin ENTERO para remover los decimales del
resultado.
Calcular la edad con la funcin SIFECHA
La funcin SIFECHA es el mtodo ms exacto para calcular la edad con Excel. Para
obtener los aos de diferencia entre dos fechas utilizamos el argumento y en la funcin:

As que solamente elige el mtodo que te parezca ms adecuado para calcular la edad con
Excel e implemntalo.
La funcin SIFECHA
La funcin SIFECHA es una funcin en Excel a la cual no tenemos acceso desde el
catlogo de funciones y sin embargo ha estado presente en las ltimas 7 versiones del
programa incluyendo la versin 2010 de Excel.
Esta funcin nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y adems nos permitir
elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser das, meses o aos. La
sintaxis de la funcin SIFECHA es la siguiente:
=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)

El primero y segundo argumentos son fechas en donde la fecha1 tiene que ser menor que
fecha2. Dicho de otra manera, la fecha2 debe ser la fecha ms reciente. Si estos parmetros
se especifican al revs, entonces obtendremos un error del tipo #NUM!
El tercer argumentos de la funcin SIFECHA es de suma importancia porque es donde
especificaremos la unidad de medicin de tiempo que deseamos utilizar. A continuacin la
tabla de posibles valores para este tercer argumento:
Valor

Significado

Descripcin

Das

Nmero de das entre la fecha1 y la fecha2

Meses

Nmero de meses entre la fecha1 y la fecha2

Aos

Nmero de aos entre la fecha1 y la fecha2

yd

Das excluyendo aos

Nmero de das entre la fecha1 y la fecha2

donde ambas fechas tienen el mismo ao.

ym

Meses excluyendo aos

Nmero de meses entre la fecha1 y la fecha2

donde ambas fechas tienen el mismo ao.

md

Das excluyendo meses y

aos

Nmero de das entre la fecha1 y la fecha2

donde ambas fechas tienen el mismo mes y el
mismo ao.

Ejemplo de la funcin SIFECHA en Excel

A continuacin muestro un ejemplo de uso de la funcin cuando tenemos ambas fechas en
diferentes aos:

Si las fechas que vas a comparar tienen el mismo ao, puedes utilizar los argumentos yd y
ym:

El ltimo argumento md es utilizado en caso de que tengas dos fechas tanto del mismo mes
como del mismo ao. Aunque existen varias alternativas de argumentos para la funcin,
recomiendo utilizar los argumentos [d, m, y] porque son los que funcionan correctamente
sin importar el ao o mes de las fechas.
Por ltimo debo mencionar que si ests utilizando la versin en ingls de Excel, encontrars
esta funcin con el nombre DATEDIF y su funcionamiento es exactamente igual al
mostrado en este artculo.
El uso de la funcin SIFECHA es de gran utilidad especialmente para obtener las
diferencias en meses o aos entre dos fechas ya que dicho clculo requiere de mucha
pericia para ejecutarlo correctamente debido a las diferencias en el nmero de das que
tiene cada mes del ao.
Calcular el tiempo transcurrido
Calcular la diferencia entre dos fechas en Excel es algo muy sencillo. En este artculo
mostrar cmo calcular ese tiempo transcurrido entre ambas fechar y presentar el resultado
en diferentes unidades de tiempo como aos, meses, semanas, etc.

Supongamos que tenemos la fecha de nacimiento de una persona y queremos calcular el

tiempo que ha vivido hasta el da de hoy. Observa la siguiente imagen:

Tiempo transcurrido en das

Puede observar que la lnea que se encuentra sombreada es la de los das transcurridos y la
razn principal es porque esa es la operacin ms sencilla de todas. Para obtener la cantidad
de das entre dos fechas es suficiente con realizar una resta entre ambas. En este ejemplo la
frmula utilizada es:
=B3-B2

Excel regresar el tiempo transcurrido en das utilizando decimales y por motivos de

presentacin se los he removido, sin embargo t puedes dejar el formato con decimales si
as lo deseas.
Calcular las horas, minutos y segundos
El siguiente paso natural es calcular las horas, lo cual es sumamente sencillo una vez que
tengo el nmero de das. Solamente debo multiplicar el resultado en das por 24:
=A8 * 24

Y una vez que tengo las horas puedo obtener los minutos haciendo una multiplicacin por
60 que es la cantidad de minutos en una hora:
=A9 * 60

Finalmente, y como has de suponer, para obtener los segundos multiplico el resultado
anterior de nuevo por 60:

=A10 * 60

De esa manera obtengo los segundos transcurridos entre ambas fechas.

Tiempo en semanas
Como puedes observar el clculo de das es la parte central para el resto de clculos y las
semanas no son la excepcin ya que las podemos obtener fcilmente realizando una simple
divisin:
=A8 / 7

Das laborables
El clculo de das laborales entre dos fechas ya no lo podemos realizar con una simple
operacin aritmtica, pero afortunadamente existe la funcin DIAS.LAB la cual realiza el
clculo por nosotros, solamente es necesario especificar ambas fechas como los argumentos
de la funcin y Excel nos devolver el resultado correcto:
=DIAS.LAB(B2, B3)

Meses y aos
Obtener los meses es una tarea un tanto ms complicada, porque los meses no tienen la
misma cantidad de das. Lo mismo sucede con los aos ya que tenemos los aos bisiestos
los cuales tienen un da adicional.
Sin embargo Excel provee de una funcin que nos ayuda con este clculo, pero debo
advertirte que sta no es una funcin tradicional, de hecho no la podrs encontrar en la
documentacin de Excel y sin embargo la podremos utilizar. La funcin es conocida como
la funcin SIFECHA y aunque en este artculo no entrar en los detalles de sta funcin
observa cmo me ayuda a obtener los meses transcurridos entre dos fechas:

De una manera similar, esta funcin obtiene los aos transcurridos:

Espera el siguiente artculo donde hablar con mucho ms detalle sobre la funcin
SIFECHA la cual ha permanecido oculta por mucho tiempo y an sigue presente en Excel
2010.
Determinar una fecha de vencimiento en Excel
Tengo una columna de datos con fechas de inicio de contratos y una segunda columna con
la duracin de cada uno de ellos. Necesito una tercera columna que calcule la fecha de
vencimiento del contrato.
Duracin en das

Si la columna de duracin est en das, entonces el clculo es muy sencillo porque

solamente necesito sumar ambas columnas para obtener la fecha de vencimiento.

Duracin en meses
Por el contrario, una duracin en meses nos obliga a utilizar algunas funciones para obtener
el resultado correcto. La primera funcin que utilizaremos ser la funcin FECHA, la cual
nos ayuda a obtener una fecha en base a un nmero de ao, mes y da. Considera la
siguiente frmula:
=FECHA(2011, 12, 14)

Con esta frmula obtendremos una fecha para el 14 de diciembre del 2011. Esta funcin
ser clave para calcular la fecha de vencimiento de nuestro ejemplo porque es
precisamente el segundo parmetro de la funcin (los meses) donde haremos la suma de la
duracin del contrato para obtener la fecha de vencimiento correcta. Iremos paso por paso.
El primer parmetro de la funcin FECHA es el ao por lo que utilizar la funcin AO
para extraer el ao de la fecha de inicio de la siguiente manera:

El segundo paso en este procedimiento es extraer el mes de la fecha inicio utilizando la

funcin MES y adems sumarle el nmero de meses de la duracin. Esto har que Excel
sume los meses necesarios que necesitamos para llegar a la fecha de vencimiento.

El paso final ser extraer los das de la fecha de inicio con la funcin DIA.

Excel har los clculos adecuados por nosotros y nos devolver la fecha de vencimiento al
transcurrir el nmero de meses especificado.

Es importante notar que la funcin FECHA ajusta automticamente el ao en caso de que

sea necesario. En nuestro ejemplo, al sumar 2 meses a la fecha 30 de diciembre del 2011
forzosamente tendra que dar como resultado una fecha en el ao 2012 y Excel hace el
clculo correctamente.
Duracin en aos
En caso de que tuviera la duracin del contrato en aos, entonces debo hacer un
procedimiento similar al anterior solo que la suma de la duracin se debe incluir en el
primer argumento de la funcin FECHA que es el parmetro para el ao.
Sumar filas alternas
Si por alguna razn tienes la necesidad de sumar filas alternas en tu hoja de Excel puedes
utilizar el mtodo que describo en este artculo el cual se basa en las funciones SUMAR.SI,
RESTO y FILA.
IMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la funcin RESTO regresa
su nombre a RESIDUO.
Criterio para sumar filas alternas
Comenzaremos por agregar a los datos una nueva columna que ser el criterio para saber si
el dato se sumar o no. Con la funcin FILA obtenemos el nmero de la fila en la que nos
encontramos y si a ese nmero le aplicamos la funcin RESTO podemos saber si estamos
en una fila par o impar. La frmula queda de la siguiente manera:
RESTO(FILA(celda),2)

Si la fila es par entonces el valor que regresar la funcin RESTO es cero, por el contrario,
si la fila es impar la funcin RESTO regresar un uno. Esta frmula la aplicamos para todos
nuestros datos y tenemos algo como lo siguiente:

Frmula para sumar filas alternas

Por ltimo utilizaremos la funcin SUMAR.SI para sumar aquellos elementos que estn en
una fila impar (color azul), lo cual implica que el valor de la columna de criterio debe ser
uno. La frmula que utilizaremos en nuestro ejemplo es:
SUMAR.SI(B1:B10,1,A1:A10)

Recueda que el primer argumento de la funcin SUMAR.SI indica el rango de las

condiciones, el segundo parmetro es el valor que deber tener la condicin para ser
considerada en la suma y finalmente el rango donde se encuentran los datos a sumar.
Consulta ms informacin sobre las funciones que utilizamos en esta ocasin: FILA,
RESTO, SUMAR.SI

Funcin Excel FILA

Categora: Bsqueda y referencia

Nombre en ingls: ROW

Qu hace?
Obtiene el nmero de la fila de la celda especificada.

Sintaxis
FILA([celda])

celda (opcional): La celda de la que deseas conocer el nmero de fila. Si este valor
se omite se da por supuesto que se refiere a la celda en la que se est utiliando la
funcin FILA.

Ejemplos
FILA(B1) = 1
FILA(D5) = 5

La funcin FILA en Excel

La funcin FILA en Excel nos devuelve el nmero de la fila que ocupa la referencia que
proporcionemos como argumento. Si omitimos el argumento, la funcin FILA supondr
que nos referimos a la celda donde se encuentra actualmente.

Sintaxis de la funcin FILA

La funcin FILA en Excel tiene solamente un argumento que es la referencia a una celda o
un rango de celdas.

Ref (opcional): la celda o el rango del que deseamos conocer el nmero de fila.

Ejemplos de la funcin FILA

El primer ejemplo que haremos de la funcin FILA ser utilizar la funcin sin argumentos.
Observa la siguiente imagen donde he colocado la frmula en la celda C3:

Ya que la celda C3 se encuentra en la fila nmero 3 de nuestra hoja, la funcin FILA nos
devolver el nmero 3. Por el contrario, si indicamos como argumento de la funcin FILA
una referencia a cualquier otra celda de nuestra hoja, entonces obtendremos como resultado
la fila que ocupa la celda indicada en el argumento.
En la siguiente imagen puedes observar que en la misma celda C3 utilizo la funcin FILA
pero como argumento he especificado la referencia E5 por lo que la funcin me devuelve
el nmero 5 que indica la fila de la celda E5:

As mismo podemos indicar a la funcin FILA que deseamos conocer la fila de un rango
de celdas. En este caso, la funcin FILA nos devolver el nmero de fila que ocupa la
primera fila del rango.

Resaltar filas alternas

Muy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se dificulta
distinguir la informacin que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar en la lectura se
puede resaltar el fondo de las filas alternas con un color especial de manera que pueda
distinguirse la informacin entre filas diferentes. Por supuesto que puedes alcanzar este
formato utilizando el funcionamiento implcito de las tablas, pero si quieres probar una
opcin diferente contina leyendo.
Crear la regla de formato condicional
En primer lugar debers seleccionar los datos a los que dars formato.

Ve a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional selecciona la opcin Nueva regla lo

cual mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.

Frmula para resaltar filas alternas

IMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la funcin RESTO regresa
su nombre a RESIDUO.
Selecciona la opcin Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato y
en el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera coloca la
siguiente funcin:
=RESTO(FILA(),2)=0

Lo que sta frmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicar un formato
diferente. En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato
diferente entonces la funcin deber ser:
=RESTO(FILA(),2)=1

Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente
funcin:
=RESTO(COLUMNA(),2)=0

Una ventaja de este mtodo es que podras resaltar cada 3 filas, solamente utiliza la
siguiente frmula:
=RESTO(FILA(),3)=0

Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botn
Formato y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Para este ejemplo
elegiremos un color de relleno diferente.

Despus haz clic en el botn Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el
cuadro de dilogo Editar regla de formato. Los datos que haban sido seleccionados
recibirn el formato de acuerdo a la regla recin creada.

Ahora ya conoces un truco interesante del formato condicional para resaltar filas alternas
en Excel. Obtn ms informacin sobre la funcin RESTO.

Numerar filas automticamente en Excel

Para numerar filas automticamente en Excel tenemos dos alternativas: utilizar el
controlador de relleno o utilizar la funcin FILA. A continuacin te mostrar ambos
mtodos.

Nmeros consecutivos en Excel

Antes de aprender a generar nmeros consecutivos en Excel debemos aprender lo que es
el Controlador de relleno. El controlador de relleno es el pequeo cuadro negro que est
ubicado en la esquina inferior derecha de la celda activa. Observa la siguiente imagen:

Cuando colocas el puntero del ratn sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a
una cruz negra. El controlador de relleno es de mucha utilidad para generar nmeros
consecutivos en Excel y para hacerlo debemos seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona la primera celda que tendr un nmero y escribe el valor inicial. Por
ejemplo el nmero 1.
2. En la celda inferior escribe el siguiente valor de la serie lo cual establecer un
patrn de nmeros a seguir. Escribe por ejemplo el nmero 2.
3. Selecciona ambas celdas y arrastra el controlador de relleno hacia abajo hasta llegar
al nmero que deseas.
Observa la siguiente animacin que dejar claro este procedimiento:

A medida que vamos arrastrando el controlador de relleno, Excel va insertando valores de

acuerdo al patrn previamente establecido. Es por eso que es importante establecer al
menos los dos primeros nmeros de manera que Excel identifique adecuadamente el patrn
a seguir. Por ejemplo, si en las primeras dos celdas coloco los nmeros 2 y 4 al numerar las
filas con el controlador de relleno obtendremos una serie de nmeros diferente a la anterior:

Numerar filas con la funcin FILA

Otro mtodo que podemos utilizar para numerar filas automticamente en Excel es a
travs de la funcin FILA. Este mtodo mostrar siempre el nmero de la fila de cada celda
por lo que siempre tendremos un incremento lineal. Para este mtodo tambin utilizamos el
controlador de relleno para copiar la misma frmula hacia abajo. Observa la siguiente
animacin:

Una ventaja de utilizar la funcin FILA es que la podemos combinar fcilmente con una
cadena de caracteres para generar nmeros consecutivos alfanumricos.

Inclusive la funcin FILA nos puede ayudar a generar cdigos de nmeros consecutivos
muy especficos como 000-001, 000-002, etc. Estos nmeros pueden ser de mucha utilidad
para indicar cdigos de productos o nmeros de orden de compra. Para obtener este tipo de
numeracin de filas debemos utilizar la siguiente frmula:
=TEXTO(FILA(), "000-000")

Observa el resultado de esta frmula:

Actualizar numeracin automticamente

El problema a resolver el da de hoy es el siguiente. Tengo una lista de empleados y quiero
enumerarlos comenzando por el 1 y hasta el final de la lista, pero si elimino un empleado
se contrata uno nuevo, al agregarlo a la lista quiero que el nmero se actualice
automticamente. Otro cosa a considerar es que los nombres de los empleados no estn en

celdas contiguas sino que estn divididos por una fila que indica el departamento. Observa
la siguiente imagen:

Tienes alguna idea de cmo resolver esto?

Numerar filas automticamente en Excel
La solucin es muy sencilla si utilizamos la funcn CONTARA ya que podemos saber el
nmero de celdas NO vacas en la columna de nombres de empleados. Para que esto
funcione es importante que los nombres de los departamentos de la compaa estn en otra
columna (en este ejemplo estn en la columna A). Ahora te mostrar la frmula que realiza
el conteo:

Pon especial atencin al signo $ que aparece en la frmula, porque esa es la clave para la
solucin. El signo $ identfifica a la referencia absoluta e indica que aunque copiemos la
frmula a otro lugar siempre se comenzar a contar a partir de la fila 2 de la columna B. En
otras palabras, el signo $ fija la fila para que no se autoincremente al copiar la frmula. Al
autorellenar las celdas de la columna A obtengo el comportamiento esperado:

Observa como la frmula de la celda A6 comienza a contar a partir de la celda B$2 y hasta
la celda actual. Puedes copiar la frmula a los datos de abajo y seguirn manteniendo la
referencias adecuadas:

Ahora observa lo que sucede al eliminar o agregar una fila:

Contar celdas no vacas

Es muy comn pensar que la funcin CONTAR nos ayudar con el recuento del nmero de
celdas de un rango, pero no siempre es as, la funcin CONTAR solamente contabiliza
aquellas celdas que contienen un valor numrico. Observa el siguiente ejemplo:

La celda C11 tiene la frmula CONTAR(C1:C10) y muestra el valor 10 porque todas las
celdas del rango tienen un valor numrico y por lo tanto son incluidas en la cuenta. Sin
embargo la celda D11, que tiene la frmula CONTAR(D1:D10) muestra el valor 3, que es
la cantidad de celdas que tienen un valor numrico.
Diferencia entre CONTAR y CONTARA
Si necesitas realizar el conteo de todas las celdas que no estn vacas, entonces debes
utilizar la funcin CONTARA. Esta funcin contabilizar todas las celdas sin importar el
tipo de datos que contengan. Observa cmo al cambiar la funcin CONTAR por
CONTARA en el ejemplo anterior obtengo el nmero esperado:

Recuerda, si deseas contar celdas con valor numrico puedes utilizar la funcin CONTAR,
pero si necesitas contar celdas que contienen una mezcla de tipos de datos (numricos,
texto, fecha) asegrate de utilizar la funcin CONTARA.

Funcin Excel CONTAR

Categora: Estadsticas
Nombre en ingls: COUNT

Qu hace?
Cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros.

Sintaxis
CONTAR(valor1, [valor2], )

valor1 (obligatorio): Primer celda a considerar o el rango donde se desea contar.

valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos.

Ejemplos
CONTAR(A1:A5) = Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que contienen nmeros
Contando celdas en Excel
Excel provee de algunas funciones que nos ayudan a contar celdas que cumplen con
ciertas condiciones, como el total de celdas que contienen un valor, o contar la cantidad de
celdas que contienen nmeros o contar las celdas en blanco.
La funcin CONTARA
Esta funcin hace un recuento de aquellas celdas que no estn vacas dentro de un rango
especificado. Por ejemplo, considera el siguiente caso:

Dentro del rango A1:A10 existen 3 celdas que estn vacas por lo que la funcin
CONTARA regresa el valor 7, que corresponde al nmero de celdas que no estn vacas.
La funcin CONTAR
La funcin CONTAR regresa la cantidad de celdas dentro de un rango que contienen
nmeros. Supongamos el siguiente ejemplo:

A diferencia del ejemplo anterior, en esta ocasin todas las celdas estn llenas pero no todas
tienen un valor numrico por lo que la funcin CONTAR regresa el valor 5 que es el
nmero de celdas dentro del rango que tienen un valor numrico.
La funcin CONTAR.BLANCO
La ltima funcin que mencionar en esta ocasin es la funcin CONTAR.BLANCO la
cual cuenta las celdas que estn vacas dentro de un rango. Esta funcin regresa el nmero

opuesto al regresado por la funcin CONTARA. Observa con detenimiento el siguiente

ejemplo el cual es el mismo que para la funcin CONTARA solo que ahora utilizando la
funcin CONTAR.BLANCO:

Observa cmo ahora la funcin regresa el valor 3 que es el nmero de celdas en blanco. Las
tres funciones mencionadas en esta ocasin pertenecen a la categora de funciones
Estadsticas y seguramente las encontrars tiles en ms de una ocasin.

Funcin Excel CONTARA

Categora: Estadsticas
Nombre en ingls: COUNTA

Qu hace?
Cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas.

Sintaxis
CONTARA(valor1, [valor2], )

valor1 (obligatorio): Primera celda o rango donde se desea contar.

valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos.

Ejemplos
CONTARA(A1:A5) = Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que no estn vacas

Nombres de rango dinmicos

Excel nos permite poner nombres a los rangos de celdas de manera que los podamos
identificar adecuadamente al usarlos en nuestras frmulas, pero en esta ocasin te mostrar
cmo hacer que ese nombre se refiera a un grupo de celdas que va en aumento.
Al definir un nombre de rango comenzamos por seleccionar los datos y posteriormente
asignarles un nombre. En la siguiente imagen puedes observar que he asignado el nombre
MiTabla al rango de celdas A1:A3:

Si agrego un nuevo dato por debajo del rango definido no se incluir de manera automtica:

Sera necesario redefinir el nombre del rango para incluir la nueva celda. Sin embargo,
podemos hacer que un nombre de rango est definido por una frmula y de esa manera
actualizar automticamente los datos que deben ser incluidos.
Rangos dinmicos con DESREF
Para lograr este objetivo utilizaremos la funcin DESREF que nos permite crear una
referencia a un rango. Esta es la sintaxis de la funcin:
DESREF(ref, filas, columnas, [alto], [ancho])

La sintaxis de la funcin DESREF nos indica que el primer argumento debe ser la celda
inicial sobre la cual se basar la referencia. En base a los datos del ejemplo anterior,
colocar como primer argumento la celda A1 que es la primera celda con datos. El segundo
y tercer argumento de la funcin nos permiten especificar cuantas filas y columnas nos
moveremos de la celda inicial. En nuestro ejemplo no queremos movernos de esa celda,
as que estos parmetros sern siempre cero.

El cuarto y quinto argumento son el alto y ancho de la referencia que queremos crear y aqu
es donde viene la parte interesante porque queremos decir a Excel que deseamos todas las
celdas que tienen un contenido. Para lograr nuestro cometido debemos utilizar la funcin
CONTARA, la cual nos ayuda a contar las celdas que no estn vacas. Para contar las filas
que no estn vacas utilizo la siguiente funcin:
=CONTARA($A:$A)

Y para contar las columnas que no estn vacas:

=CONTARA($1:$1)

Con los parmetros ya definidos podemos decir que utilizaremos la funcin DESREF de la
siguiente manera suponiendo que los datos se encuentran en la Hoja1:
=DESREF(Hoja1!$A$1, 0, 0, CONTARA(Hoja1!$A:$A), CONTARA(Hoja1!$1:$1))

Esta frmula siempre nos devolver el rango que incluye las celdas que tienen un valor y
que son adyacentes a la celda A1.
Editar el nombre de rango
Ahora solo resta modificar la definicin del nombre de rango MiTabla para que utilice esta
frmula. Para ello debo ir a la ficha Frmulas y oprimir el botn Administrador de
nombres, se mostrar el nombre de rango previamente definido y en el cuadro de texto de la
parte inferior se deber reemplazar su definicin por la frmula anterior:

Con esta nueva definicin del rango MiTabla no importarn las filas que agreguemos ya
que siempre sern consideradas en el rango. En el siguiente ejemplo, puedes observar
cmo voy agregando nuevos valores en la columna A y son considerados automticamente
en la suma de la celda D5:

Asignar nombres a celdas o rangos

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a
un rango pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los
represente adecuadamente.
Asignar un nombre a un rango de celdas
Estos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la compresin de la
misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes
pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignars un nombre y haz clic en el cuadro
Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de frmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn
Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el
cuadro de dilogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el
botn Aceptar.
Utilizar un nombre en una frmula
Como ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una frmula para
que observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la
barra de frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro
de tus frmulas para facilitar tu trabajo.
Cmo actualizar una lista desplegable en Excel
Para actualizar una lista desplegable en Excel podemos utilizar frmulas que nos
ayudarn a detectar cualquier cambio en el rango sobre el cual se basa nuestra lista
desplegable y por lo tanto se actualizarn automticamente sus elementos.
Supongamos la siguiente lista de productos que ser incluida dentro de un control de lista
desplegable:

Crear frmula para detectar rango

El primer paso es crear una frmula que identificar el rango donde se encuentran las
celdas que contienen los elementos de nuestra lista. Para ello utilizar la funcin DESREF
la cual devuelve como resultado una referencia a un rango de celdas en base a ciertos
parmetros de configuracin. Comenzar por escribir la frmula de la siguiente manera:
DESREF(A2,

El primer argumento de la funcin DESREF indica la celda donde iniciar el rango de los
elementos de la lista. Los siguientes dos argumentos de la funcin DESREF permiten
especificar el nmero de celdas que deseamos movernos a partir de la celda inicial. Ya que
no deseo tener un desfasamiento de la celda A2 escribimos la frmula de la siguiente
manera:
DESREF(A2, 0, 0,

El cuarto argumento de la funcin DESREF nos permite indicar el alto del rango y por lo
tanto es importante utilizar una funcin que nos indique el nmero adecuado de elementos
de la columna A. Para esto utilizar la funcin CONTARA que cuenta el nmero de celdas
no vacas dentro de un rango. Observa con detenimiento la manera en que utilizo la funcin
CONTARA como el cuarto argumento de la funcin DESREF:
DESREF(A2, 0, 0, CONTARA(A:A) - 1)

La funcin CONTARA tiene el argumento A:A que indica que debe tomar en cuenta toda la
columna A. De acuerdo a nuestro ejemplo, la columna A tiene 4 celdas no vacas que
incluyen el ttulo, por esta razn debo restar uno al resultado de la funcin CONTARA para
que me devuelva el nmero real de elementos en la columna.
De esta manera la funcin DESREF nos ayuda a obtener el rango de celdas que contienen
los elementos que formarn parte de nuestra lista desplegable en Excel. Este rango es
totalmente dinmico ya que si agregamos un nuevo elemento o eliminamos alguno otro se
devolver el rango de elementos adecuado.
Crear la lista desplegable en Excel
Ahora que ya tenemos la frmula que nos devolver el rango de celdas adecuado podemos
iniciar con la creacin de la lista desplegable. Selecciona el comando Datos > Herramientas
de datos > Validacin de datos. Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos y en la

pestaa Configuracin selecciona la opcin Lista y en el cuadro de texto origen pega la

frmula que acabamos de construir en los pasos anteriores:

Al pulsar el botn Aceptar se habr creado una nueva lista desplegable en Excel cuyos
elementos son los enlistados en la columna A:

Actualizar la lista desplegable en Excel

Para actualizar los valores de la lista desplegable ser suficiente con agregar un nuevo
elemento en la columna A para que sea incluido automticamente dentro de la lista
desplegable.

Lo mismo suceder si eliminamos algn elemento de la columna A ya que ser excluido de

la lista desplegable. La nica condicin es que todos los valores de la columna A sean
contiguos, es decir, que no existan celdas en blanco entre ellos.
Lista para validacin de datos en Excel
Validar la informacin que introduces en Excel es de suma importancia para prevenir
cualquier interpretacin equivocada al momento de analizar los datos. Afortunadamente
Excel tiene una funcionalidad que nos permite validar los datos al momento de ingresarlos.
Lista desplegable en Excel
Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir un
valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:

Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde deseas que
aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validacin
de datos:

Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers seleccionar la

opcin Lista:

En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable

separados por coma:

Al hacer clic en el botn Aceptar se vern reflejados los cambios en la celda:

Lista desplegable con valores en un rango

Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel y
especificar el rango en el cuadro de dilogo Validacin de datos y de esta manera tener una
lista desplegable con los valores extrados de dicho rango:

No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar esta funcionaldiad a tus hojas de
Excel, recuerda que una lista desplegable te evitar muchos problemas al permitir el
ingreso de valores previamente validados.
Lista de validacin y funcin BUSCARV
Las listas de validacin nos ayudan a controlar el tipo de informacin ingresada en nuestra
hoja de clculo. Si combinamos esta funcionalidad con la funcin BUSCARV podemos
crear una tabla que cargue informacin adicional.
Tengo la siguiente informacin sobre diferentes archivos Excel que se encuentran en un
servidor de la Intranet.

Necesito crear una tabla donde al seleccionar el nombre de uno de los archivos se muestren
sus datos especficos as como un vnculo directo a su ubicacin en la red. Para crear este
tipo de tabla debemos seguir los siguientes pasos.
Crear la lista de validacin
Primero debemos crear la lista de validacin con los nombres de los archivos. Si no
recuerdas cmo crear una lista de validacin consulta el artculo: Lista para validacin de
datos en Excel.

El siguiente paso es muy importante porque es donde obtendremos el valor de las dems
columnas de acuerdo al valor seleccionado en la lista de validacin y para ello utilizaremos
la funcin BUSCARV.
Buscando valores con la funcin BUSCARV
Despus de seleccionar un valor de la columna Archivo se debern llenar automticamente
el resto de columnas de la tabla. As que empezar por mostrar el Tamao del archivo
seleccionado.

Recuerda que los datos se encuentran en el rango de celdas AA1:AE7 por lo que a la
funcin BUSCARV le pido encontrar el valor de la celda A2 dentro dicho rango de datos y
que como resultado devuelva el valor de la segunda columna que es precisamente la
columna Tamao. El ltimo argumento de la funcin indica que la coincidencia en el
nombre del archivo tiene que ser exacta.
De la misma manera puedo crear la frmula para las otras columnas de la tabla. Observa la
frmula para obtener el nombre del Autor.

La funcin es prcticamente la misma y solamente cambia el tercer argumento que es el

nmero de columna dentro del rango de datos que necesito me regrese la funcin.
La ltima columna necesita un trato especial porque quiero crear un hipervnculo de
manera que cuando se haga clic sobre l se abra el archivo desde su ubicacin en la red. Es
por eso que la misma funcin BUSCARV la coloco dentro de la funcin
HIPERVINCULO de la siguiente manera:

Con esto han quedado configuradas todas las columnas pero nos hace falta algo muy
importante. Seguramente te has fijado que al cargar una lista de validacin aparece sin
ningn valor seleccionado.

Para este caso todas nuestras frmulas devuelven un error porque no encuentran un valor
vaco dentro de la lista de nombres de archivo. La solucin es utilizar la funcin
SI.ERROR para mostrar un mensaje diferente al error #N/A.

Captura de errores con la funcin SI.ERROR

El uso de la funcin SI.ERROR para capturar los errores es muy sencillo, solamente
debemos incluir el resultado de la funcin BUSCARV como el primer argumento de la
funcin y el segundo argumento nos permite especificar el texto a mostrar en caso de
obtener un error.

En este ejemplo he colocado un guion medio - como el texto a mostrar en caso de que
exista un error.
Finalmente sugiero crear una tabla de manera que al insertar una nueva fila se cree
automticamente la lista de validacin junto con las frmulas de las dems columnas.

Si lo deseas puedes descargar el archivo de trabajo.

Funcin Excel DESREF

Categora: Bsqueda y referencia
Nombre en ingls: OFFSET

Qu hace?
Devuelve una referencia a una celda o un rango de celdas que ha sido desplazada en base a
otra referencia dada.

Sintaxis
DESREF(ref, filas, columnas, [alto], [ancho])

ref (obligatorio): Referencia en la que se basa la desviacin.

filas (obligatorio): Nmero de filas hacia abajo (positivo) o hacia arriba (negativo)
de la celda superior izquierda del resultado.

columnas (obligatorio): Nmero de columnas hacia la derecha (positivo) o hacia la

izquierda (negativo) de la celda superior izquierda del resultado.

alto (opcional): El nmero de filas (alto) que se desea que tenga la referencia
devuelta.

ancho (opcional): El nmero de columnas (ancho) que se desea que tenga la

referencia devuelta..

Ejemplos
DESREF(A1, 4, 1) = Devuelve el valor de la celda B5

La funcin DESREF en Excel

La funcin DESREF en Excel nos devuelve una referencia a un rango de celdas que ha
sido desplazado respecto a otra referencia que hemos especificado Suena complicado?
Vaya que es complicado explicar, pero la funcin DESREF es uno de esos tesoros
escondidos de Excel.

La funcin DESREF y los Boy Scouts

Despus de pensar cmo explicar mejor la funcin DESREF he recordado un juego que
tenamos en los Boy Scouts cuando estbamos aprendiendo a utilizar la brjula. El juego
consista en encontrar el tesoro escondido siguiendo las instrucciones dadas:
1. Colocarse en el rbol marcado con la banda amarilla
2. Caminar 50 pasos hacia en Norte
3. Caminar 35 pasos al Oeste
4. Encontrars el tesoro debajo de una piedra.

Si seguamos las instrucciones correctamente entonces encontrbamos el tesoro escondido

justamente en la ubicacin indicada. Pero qu tienen que ver los Boy Scouts con la
funcin DESREF en Excel? Imagina que podemos dar a Excel un conjunto de
instrucciones para que encuentre el tesoro dentro de una hoja:
1. Colocarse en la celda B5
2. Moverse 50 filas hacia abajo
3. Moverse 35 columnas a la derecha
4. Devolver la referencia de la celda donde te encuentres
Podemos hacer que Excel siga estos pasos utilizando la funcin DESREF. Los pasos
anteriores sern seguidos al utilizar la siguiente frmula:
=DESREF(B5, 50, 35)

Con esta frmula Excel nos devolver la referencia a la celda AK55 ya que a partir de la
celda B5 se mover 50 filas hacia abajo y 35 columnas a la derecha.

Sintaxis de la funcin DESREF

Con la analoga previamente hecha ser ms sencillo explicar el detalle de la funcin
DESREF en Excel y su sintaxis.

Ref (obligatorio): La referencia a la celda o rango donde se iniciar el

desplazamiento.

Filas (obligatorio): El nmero de filas a moverse. Si el valor es positivo se mover

hacia abajo y si es negativo se mover hacia arriba.

Columnas (obligatorio): El nmero de columnas a moverse. Si el valor es positivo

se mover hacia la derecha y si es negativo se mover a la izquierda.

Alto (opcional): El nmero de filas que deseamos que nos devuelva como resultado.

Ancho (opcional): El nmero de columnas que deseamos que nos devuelva como
resultado.

De esta manera, para indicar a la funcin DESREF que necesitamos desplazarnos 5 filas
hacia abajo y 3 columnas a la derecha a partir de la celda A1 utilizaremos la siguiente
frmula:
=DESREF(A1, 5, 3)

Notas importantes sobre la funcin DESREF

Algo muy importante que debo decir sobre la funcin DESREF en Excel es que si el
primer argumento de la funcin es una referencia a una sola celda entonces la funcin nos
devolver de manera la referencia a una sola celda. Observa la siguiente imagen:

Ya que la funcin DESREF nos devuelve la referencia a la celda C4 es posible mostrar su

valor en la celda C7. Ahora considera lo siguiente, si en lugar de especificar una sola celda
como el primer argumento de la funcin proporcionamos un rango, entonces nos daremos
cuenta que la funcin DESREF devuelve una referencia a un rango y no podremos mostrar
su resultado sino que obtendremos un error:

El error no est en la funcin DESREF sino al intentar desplegar su resultado en la celda

C7 cuando en realidad nos est devolviendo una referencia a un rango. Para este ejemplo
especfico la funcin DESREF devuelve la referencia C3:C4 y lo puedo demostrar
utilizando la funcin SUMA sobre el resultado de la funcin DESREF:

Observa que no he cambiado la funcin DESREF sino que solamente apliqu la funcin
SUMA al rango de celdas devuelto por la funcin. En este ejemplo la funcin SUMA hace
la operacin SUMA(C3:C4) que es precisamente el resultado mostrado en la celda C7. Por
esta razn es que frecuentemente observars que la funcin DESREF es utilizada en junto
con otras funciones.
Ya te has dado cuenta tambin que si el primer argumento es una referencia a una sola
celda, la funcin DESREF devolver tambin una sola celda. Pero si el primer argumento
es un rango de celdas entonces obtendremos tambin una referencia a un rango de celdas.

Ejemplos de la funcin DESREF

Ya hemos visto varios ejemplos de la funcin DESREF en Excel, solo mostrar algunos
ejemplos adicionales para dejar ms claro el uso de la funcin. En el siguiente ejemplo
coloco en el segundo argumento de la funcin un nmero negativo que har un
desplazamiento de filas hacia arriba:

Ahora quiero mostrarte otro ejemplo pero utilizando el cuarto y quinto argumento de la
funcin DESREF. Ya sabemos que al indicar una referencia a una sola celda en el primer
argumento de la funcin DESREF obtendremos como resultado la referencia a una sola
celda. Este comportamiento lo puedes modificar si utilizas el cuarto y quinto argumento de
la funcin. En la siguiente frmula estoy indicando a la funcin DESREF iniciar en la celda
A4 y desplazarse hacia arriba y a la derecha.
=SUMA(DESREF(A4, -2, 2, 3, 2))

Aunque he especificado una sola celda de inicio tambin estoy indicando a la funcin que a
partir de la celda destino encontrada me devuelva en total 3 filas y dos columnas. En la
siguiente imagen puedes observar el rango devuelto con un fondo de color rojo:

Usos prcticos de la funcin DESREF

A continuacin mencionar algunos usos prcticos de la funcin DESREF en Excel. Para
cada uno de ellos podrs leer un artculo con informacin adicional sobre el uso de la
funcin.

Crear un rango dinmico. Excel nos permite asignar un nombre a un rango de

celdas para despus hacer referencia a ellas. Sin embargo, si necesitamos aumentar
o disminuir el tamao de dicho rango necesitamos editar continuamente el nombre y
su rango asociado. Este problema lo podemos solucionar utilizando la funcin
DESREF. Consulta el artculo Nombres de rango dinmicos.

Actualizar una lista desplegable. Las listas desplegables, que forman parte de la
validacin de datos en Excel, se basan en un rango de datos. Si creamos un rango
dinmico sobre el cual se base la lista desplegable, entonces lograremos que la lista
se actualice automticamente. Lee ms al respecto en el artculo Cmo actualizar
una lista desplegable en Excel.

Actualizar listas dependientes. Si tenemos dos listas y deseamos que las opciones
de una dependan de la seleccin de otra entonces podemos utilizar la funcin
DESREF para crear dicha dependencia. Lee ms al respecto en el artculo Cambiar
valores de una lista basados en la seleccin de otra lista.

As como algunas otras funciones de Excel, la funcin DESREF no es de mucha utilidad si

la usamos sola, pero si la combinamos con algunas otras funciones nos ayudar a
implementar muy buenas soluciones en Excel.
Actualizacin de una tabla dinmica
Una tabla dinmica no se actualiza de manera automtica. Es decir, sin importar que
hayamos modificado la informacin a la tabla de datos sobre la cual est basada una tabla
dinmica, sta ltima no se actualizar por si sola.
Para poder actualizar los datos de una tabla dinmica es necesario pulsar el botn
Actualizar para refrescar los datos. Pero el problema es mayor si la fuente de datos tiene
nuevas filas o columnas porque tendremos que actualizar tambin el origen de datos de la
tabla dinmica para considerar las nuevas celdas.
En esta ocasin presentar un mtodo con el cual podemos facilitar el proceso de
actualizacin de los datos de una tabla dinmica si la creamos basada en un rango
nombrado.
Rangos dinmicos
El primer concepto que debemos recordar es que podemos crear un nombre de rango cuya
referencia se actualice automticamente al colocar filas o columnas nuevas a una tabla de
datos. Ese comportamiento lo logramos con la funcin DESREF. Si no recuerdas como
hacer esto puedes consultar el artculo Nombres de rangos dinmicos.
Una vez que hemos logrado tener un nombre de rango dinmico, lo nico que nos hace
falta es crear una tabla dinmica basada en ese nombre de rango.
Tablas dinmicas basadas en nombres de rangos

Suponiendo que ya has creado el nombre de rango dinmico, podemos ahora crear una
tabla dinmica basada en dicho nombre. Para ello debemos seguir los siguientes pasos.
Oprime el botn Tabla dinmica de la ficha Insertar y se mostrar el cuadro de dilogo
Crear tabla dinmica. En el cuadro de texto Tabla o rango introduce el nombre del rango
dinmico previamente creado.

Si no recuerdas el nombre exacto del rango puedes oprimir la tecla F3 y se mostrar el

listado de nombres existentes y de los cuales debers elegir uno.

Al pulsar el botn Aceptar se crear una tabla dinmica basada en el nombre de rango
especificado. De esta manera tenemos una tabla dinmica que est basada en un rango que
se actualiza automticamente cuando insertamos una nueva lnea o columna.
Si los datos aumentan o disminuyen ya no tendrs que actualizar el origen de la tabla
dinmica si no solamente pulsar el botn actualizar para tener disponible la nueva
informacin dentro de la tabla dinmica.
Cambiar origen de datos de una tabla dinmica
Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de ubicacin y
ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos pasos
muy sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se
encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te

permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has
especificado.

Funcin Excel COINCIDIR

Categora: Bsqueda y referencia

Nombre en ingls: MATCH

Qu hace?
Busca un valor dentro de una lista y regresa la posicin relativa del valor dentro del rango.

Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado, rango, [tipo_de_coincidencia])

valor_buscado (obligatorio): Valor que se buscar en el rango

rango (obligatorio): El rango de celdas con los valores.

tipo_de_coincidencia (opcional): Indica si ser una coincidencia exacta

aproximada. Si se omite se toma como aproximada.

Ejemplos
COINCIDIR(Excel, A1:A10, 0) = Encuentra Excel en la columna A y regresa la
posicin dentro de la lista donde fue encontrado el valor

La funcin COINCIDIR en Excel

La funcin COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango
de celdas y nos devuelve su posicin. En otras palabras, la funcin COINCIDIR nos
ayuda a obtener el nmero de fila que ocupa el elemento buscado.

Sintaxis de la funcin COINCIDIR

La funcin COINCIDIR tiene tres argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la bsqueda.

Tipo_de_coincidencia (opcional): Un nmero que indica el tipo de coincidencia en

la bsqueda.

El Tipo_de_coincidencia especificado en la funcin tendr un efecto en la manera en que se

hace la bsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la
funcin COINCIDIR:

1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual

al valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.

0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al

valor buscado. La matriz de bsqueda puede estar en cualquier orden.

-1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o

igual que el valor buscado. La matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera
descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la funcin COINCIDIR se utilizar de

manera predeterminada el valor 1.

Ejemplos de la funcin COINCIDIR

Comenzar con un ejemplo de una bsqueda exacta con la funcin COINCIDIR. Para ello
tengo una lista de valores en la columna A y utilizar la siguiente frmula:

=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)

Observa el resultado de la frmula:

La funcin COINCIDIR nos devuelve el nmero 5 que es precisamente la posicin que

ocupa el valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)

En primer lugar debemos saber que el valor JOX no est dentro de la lista as que no
habra una coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la funcin estoy
indicando que deseo hacer una bsqueda aproximada. Observa el resultado:

La funcin COINCIDIR devuelve el nmero 9 porque es el elemento que contiene al

menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia
encontrada.

Notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR

Algunas notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR son las siguientes:

La funcin COINCIDIR no hace diferencia entre maysculas y minsculas.

Cuando la funcin COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolver el

tipo de error #N/A.

Funciones de bsqueda y referencia en Excel

Las funciones de bsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro
de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la bsqueda. Tambin nos ayudan
a obtener informacin de referencia de las celdas.
Consulta la sintaxis de cada funcin haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIN

INGLS

DESCRIPCIN

AREAS

AREAS

Devuelve el nmero de reas

de una referencia. Un rea es
un rango de celdas contiguas o
una nica celda.

BUSCAR

LOOKUP

Busca valores de un rango de

una columna o una fila o desde
una matriz.

HLOOKUP

Busca en la primera fila de una

tabla o matriz de valores y
devuelve el valor en la misma
columna desde una fila
especificada.

BUSCARV

VLOOKUP

Busca un valor en la primera

columna de la izquierda de una
tabla y luego devuelve un valor
en la misma fila desde una
column especificada. De forma
predeterminada, la tabla se
ordena de forma ascendente.

COINCIDIR

MATCH

BUSCARH

Devuelve la posicin relativa

de un elemento en una matriz,
que coincide con un valor dado

en un orden especificado.
COLUMN

Devuelve el nmero de
columna de una referencia.

COLUMNS

Devuelve el nmero de
columnas en una matriz o
referencia.

OFFSET

Devuelve una referencia a un

rango que es un nmero
especificado de filas y
columnas de una referencia
dada.

ADDRESS

Crea una referencia de celda

en forma de texto una vez
especificados los nmeros de
fila y columna.

ELEGIR

CHOOSE

Elige un valor o una accin de

una lista de valores a partir de
un nmero de ndice.

FILA

ROW

Devuelve el nmero de fila de

una referencia.

FILAS

ROWS

Devuelve el nmero de filas de

una referencia o matriz.

HYPERLINK

Crea un acceso directo o salto

que abre un documento
guardado en el disco duro, en
un servidor de red o en
Internet.

COLUMNA
COLUMNAS

DESREF

DIRECCION

HIPERVINCULO

IMPORTARDATOSDINAMICOS GETPIVOTDATA

Extrae datos almacenados en

una tabla dinmica.

INDICE

INDEX

Devuelve un valor o referencia

de la celda en la interseccin
de una fila y columna en
particular, en un rango
especificado.

INDIRECT

Devuelve una referencia

especificada por un valor de
texto.

RTD

Recupera datos en tiempo real

de un programa compatible
con automatizaciones COM.

INDIRECTO

RDTR

TRANSPONER

TRANSPOSE

Devuelve un rango vertical de

celdas como un rango
horizontal, o viceversa.

Funcin COINCIDIR explicada

La funcin COINCIDIR busca un valor dentro de una lista y regresa la posicin donde ha
encontrado el valor especificado. Voy a aprovechar el mismo ejemplo de la publicacin
anterior para explicar la funcin COINCIDIR.
Ejemplo de la funcin COINCIDIR
En el ejemplo tengo una lista de empleados que contiene el nmero de empleado y su
nombre. Si quiero saber en qu posicin se encuentra el empleado 45362 solamente debo
utilizar la funcin COINCIDIR:

En la celda D1 he colocado el nmero de empleado que deseo encontrar. Y los parmetros

de la funcin son los siguientes:
Parmetros de la funcin COINCIDIR
El primer parmetro de la funcin COINCIDIR es el valor buscado, que en el ejemplo es
el valor que he colocado en la celda D1. El segundo parmetro es la matriz donde se
buscar el valor y que es el rango de mi lista de valores A1:A10. El ltimo parmetro indica
el tipo de coincidencia que deseas. Para el ejemplo he puesto el valor 0 que significa que
necesito una coincidencia exacta.
El resultado es un nmero entero, el cual indica la posicin en donde la funcin ha
encontrado el valor especificado. Debes considerar que la funcin regresa la posicin de la
primera aparicin del valor, es decir, si el valor buscado est repetido dentro de la lista la
funcin regresara la posicin del primer elemento que encuentre sin importar que existan
ms elementos.

Para encontrar la posicin de otro elemento solamente debo cambiar el valor buscado y la
funcin COINCIDIR obtendr su posicin:

Seleccionar celdas con error

Al estar trabajando con frmulas de Excel es muy comn obtener algn error. El poder
seleccionar rpidamente dichas celdas te permitir eliminarlas o editarlas para poder
mostrar la informacin adecuada.
Por ejemplo, en un artculo anterior mostraba cmo comparar dos listas utilizando la
funcin COINCIDIR. Cuando esta funcin no encuentra alguno de los elementos mostrar
el error #N/A. En el siguiente ejemplo podrs observar dos listas de clientes. La lista del
mes de Julio y la lista del mes de Agosto.

Voy a comparar los clientes de Agosto con los de Julio de manera que aquellos que no estn
en la primera lista sern mis clientes nuevos. Para ello utilizar la funcin COINCIDIR.

Observa cmo para aquellos elementos que son encontrados la funcin devuelve la posicin
de la lista donde se encontr y por el contrario si no se encuentra el elemento devuelve el
error #N/A.
Seleccionar celdas con error en Excel
Para cambiar rpidamente el texto de stas celdas con error debes seleccionar la columna y
despus ir a la ficha Inicio y dentro del men Buscar y seleccionar hacer clic sobre Ir a
Especial lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

Asegrate de que la opcin Celdas con frmulas est seleccionada y que la caja de
seleccin Errores est marcada. Al aceptar los cambios Excel seleccionar las celdas con
error.

Para quitar el mensaje de error coloca la leyenda CLIENTE NUEVO en la barra de

frmulas. Para que el cambio se aplique de una sola vez para todas las celdas debers
oprimir la combinacin de teclas CTRL+Entrar al terminar de introducir el texto.

Todas las celdas con el mensaje de error habrn sido reemplazadas con la nueva leyenda.
Errores en frmulas Parte 1
Seguramente Excel te ha mostrado alguna vez un mensaje de error mientras trabajas. Los
errores son los mensajes que aparecen dentro de una celda antecedidos del smbolo #. A
continuacin analizaremos cada uno de los errores en Excel y la manera de solucionar el
problema.

Error ##########
Si observas una celda llena de smbolos # lo que Excel est tratando de decir es que el
contenido de esa celda no cabe dentro de ella.
Solucin: Ajusta el ancho de la columna y el mensaje desaparecer de inmediato.
Error #DIV/0!
El error se produce cuando ests dividiendo un valor entre cero.

Solucin: Remover la divisin entre cero.

Error #N/A
Este error significa que Excel no encuentra el valor al que se est refiriendo. Es decir, el
valor no est disponible. Este tipo de error es muy comn al utilizar la funcin BUSCARV.
Solucin: Utiliza la funcin ESERROR para atrapar el error: =SI(ESERROR(BUSCARV()),
VALOR NO ENCONTRADO, BUSCARV())

Error #NOMBRE?
La razn ms comn por la que se genera este error es el haber escrito mal el nombre de
una funcin. Tambin se produce por escribir mal un rango nombrado.
Solucin: Asegrate de haber escrito el nombre de la funcin correctamente as como todos
los rangos nombrados que utilices en las funciones.
En una siguiente publicacin continuaremos con la revisin de los errores de Excel.
Errores en frmulas Parte 2
Los errores que a veces Excel nos muestra al utilizar una frmula son algo que nos ha
sucedido a todos. En esta ocasin continuaremos con la revisin de cada uno de ellos. En la
publicacin anterior revisamos los primeros cuatro tipos de errores y ahora es el momento
de revisar los siguientes tipos de error:

Error #NULO!
Este error es poco comn, pero generalmente es consecuencia de haber especificado
incorrectamente un rango. Una frmula que regresar este tipo de error es la siguiente:
=SUMA(A1:A5 B1:B5)

El error se produce porque olvid colocar el separador (,) entre los rangos especificados.
Solucin: Asegrate de que has especificado correctamente los rangos dentro de la frmula.
Error #NUM!

Hay ocasiones en que los clculos en Excel son muy exhaustivos y las frmulas llegan a
calcular valores mucho ms grandes que las capacidades de Excel y es cuando obtienes un
error de este tipo.
Solucin: Verifica que no ests llamando repetitivamente a las funciones y que generen un
nmero demasiado grande.
Error #REF!
Este es uno de los errores ms comunes de Excel y sucede cuando una celda trata de
referenciar otra celda que no puede ser encontrada porque se ha eliminado. Por ejemplo,
escribe la siguiente frmula:
=SUMA(D3:D5, E3:E5,F3:F5)

Posteriormente elimina la columna E. Inmediatamente se mostrar este tipo de error.

Solucin: Verifica que los rangos a los que hace referencia la frmula an existan o de lo
contrario realiza los ajustes necesarios.
Error #VALOR!
Es generado por utilizar argumentos de tipo texto cuando en realidad la funcin espera
valores numricos. Considera la siguiente funcin:
=SUMA("a", "b")

La funcin SUMA regresar este tipo de error porque los argumentos no nos numricos.
Solucin: Verifica que los tipos de datos de los argumentos son los adecuados, en especial
los argumentos que esperan un valor numrico.
Con esta publicacin hemos terminado de revisar los tipos de errores que puedes llegar a
encontrar en Excel. La prxima vez que encuentres un error tendrs una mejor idea de
cmo solucionar el problema.
Comparar listas en Excel
Este es un problema muy comn entre los usuarios de Excel por la necesidad de comparar
los datos de dos columnas y saber cules elementos estn presentes en ambas listas y cules
de ellos no lo estn.
Supongamos los siguientes datos que contienen claves de productos donde solamente la
LISTA2 ha sido ordenada alfabticamente.

La funcin COINCIDIR en Excel

Necesito saber cules elementos de la LISTA2 estn presentes en la LISTA1, por lo que en
la columna D colocar la siguiente frmula:
=COINCIDIR(C2,$A$2:$A$21,0)

El segundo parmetro de la funcin COINCIDIR es la matriz que define a la LISTA1 por lo

que est especificada como una referencia absoluta de manera que cada elemento de la
LISTA2 sea comparado con la misma matriz. El tercer argumento con valor cero indica que
se realizar una bsqueda exacta del texto. El resultado es el siguiente:

La funcin regresar la posicin del elemento de la LISTA1 donde haya encontrado una
coincidencia o de lo contrario regresar el valor #N/A indicando que no hay coincidencia
alguna. Para dar una mejor presentacin al resultado utilizar la funcin ESERROR de
manera que pueda determinar si el valor regresado por la funcin es un error:
=ESERROR(COINCIDIR(C2,$A$2:$A$21,0))

Ahora los elementos que tienen el valor VERDADERO son aquellos para los cuales la
funcin COINCIDIR regres un error y por lo tanto son aquellos valores que no se
encuentran en la LISTA1. Para ser congruentes con la peticin inicial de identificar los
valores de la LISTA2 que se encuentran en la LISTA1 har uso de la funcin SI para
terminar de dar un formato adecuado a la respuesta. Complementar la funcin de la
siguiente manera:
=SI(ESERROR(COINCIDIR(C5,$A$2:$A$21,0)), "", "ENCONTRADO")

El resultado final de comparar las listas se encuentra en la columna D en donde aquellos

elementos de la LISTA2 que estn presentes en la LISTA1 tendrn el valor
ENCONTRADO.

Funcin Excel ESERROR

Categora: Informacin
Nombre en ingls: ISERROR

Qu hace?
Verifica si el valor de una celda tiene error o no.

Sintaxis
ESERROR(valor)

valor (obligatorio): El valor que se desea verificar.

Ejemplos
ESERROR(1/0) = VERDADERO
ESERROR(0/1) = FALSO

La funcin ESERROR en Excel

La funcin ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un error y nos
devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor evaluado puede ser una celda o una
frmula cuyo resultado ser evaluado.

Sintaxis de la funcin ESERROR

Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.

Ejemplos de la funcin ESERROR

La funcin ESERROR evala el valor de una celda para saber si contiene alguno de los
errores de Excel. Observa la siguiente imagen que contiene todos los errores posibles en
Excel y a su lado el resultado de la funcin ESERROR.

Slo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la funcin ESERROR devolver
el valor VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un
error y por lo tanto la funcin ESERROR devuelve el valor FALSO.

Utilizando las funciones ES

Existe un tipo de funciones especiales en Excel que conozco como las funciones ES.
Estas funciones son del tipo Informacin y ejecutan la misma tarea: evaluar una celda y
devolver como resultado el valor falso o verdadero.
Cada una de estas funciones hace una prueba sobre el valor de la celda y determina si
cumple con ciertas condiciones y entonces regresa el resultado adecuado. Son once
funciones las que pertenecen a esta clasificacin y todas requieren solamente de un
argumento.

ES.IMPAR evala si el valor de una celda numrica es impar.

ES.PAR evala si el valor de una celda numrica es par.

ESBLANCO evala si una celda est vaca.

ESERR evala si el valor de una celda contiene un error diferente a #N/A

ESERROR evala si el valor de una celda contiene un error incluyendo a #N/A

ESLOGICO evala si el valor de una celda es un valor VERDADERO o FALSO.

ESNOD evala si el valor de una celda contiene especficamente un error #N/A

ESNOTEXTO evala si el valor de una celda contiene un dato diferente a un texto.

ESNUMERO evala si el valor de una celda contiene un dato de tipo nmero.

ESREF evala si el valor especificado como argumento es una referencia vlida.

ESTEXTO evala si el valor de una celda contiene un dato de tipo texto.

Las funciones ES son de gran utilidad para validar los datos y combinadas con otras
funciones pueden ayudar en gran manera con el manejo de errores en Excel. Conoce ms
detalles de estas funciones en la seccin Funciones de informacin.
Funciones de informacin
Las funciones de informacin de Excel son tiles para obtener informacin acerca de las
hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicacin dentro de la hoja, ,su formato, el
tipo de valor que contiene una celda inclusive si la celda tiene el valor de error.
Encuentra el detalle y ejemplos de cada funcin haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIN

INGLS

DESCRIPCIN

CELDA

CELL

Devuelve informacin acerca del formato,

ubicacin o contenido de la primera celda, segn
el orden de lectura de la hoja, en una referencia.

ES.IMPAR

ISODD

Devuelve VERDADERO si el nmero es impar.

ES.PAR

ISEVEN

Devuelve VERDADERO si el nmero es par.

ESBLANCO

ISBLANK

Comprueba si se refiere a una celda vaca y

devuelve VERDADERO o FALSO.

ESERR

ISERR

Comprueba si un valor es un error (excepto

#N/A) y devuelve VERDADERO o FALSO.

ESERROR

ISERROR

Comprueba si un valor es un error (incluyendo

#N/A) y devuelve VERDADERO o FALSO.

ESLOGICO

ISLOGICAL

Comprueba si un valor es un valor lgico

(VERDADERO o FALSO) y devuelve
VERDADERO o FALSO.

ESNOD

ISNA

Comprueba si un valor de error es #N/A y

devuelve VERDADERO o FALSO.

ESNOTEXTO

ISNONTEXT

Comprueba si un valor no es texto y devuelve

VERDADERO o FALSO.

ESNUMERO

ISNUMBER

Comprueba si un valor es un nmero y devuelve

VERDADERO o FALSO.

ESREF

ISREF

Comprueba si un valor es una referencia y

devuelve VERDADERO o FALSO.

ESTEXTO

ISTEXT

Comprueba si un valor es texto y devuelve

VERDADERO o FALSO.

INFO

INFO

Devuelve informacin acerca del entorno

operativo en uso.

Convierte valores no numricos en nmeros,

fechas en nmeros de serie, VERDADERO en 1
y cualquier otro en 0 (cero).

NOD

NA

Devuelve el valor de error #N/A

TYPE

Devuelve un entero que representa el tipo de

datos de un valor: nmero = 1; texto = 2; valor
lgico = 4; valor de error = 16; matriz = 64.

TIPO

TIPO.DE.ERROR ERROR.TYPE

Devuelve un nmero que coincide con un valor

de error.

Manejo de errores en Excel

Los errores en Excel son comunes cuando trabajamos con frmulas, pero existen
diferentes mtodos para tratar con cada uno de ellos de manera que podemos tomar una
decisin adecuada al momento de detectar alguno de ellos.
Una razn por la que generalmente deseamos tratar con los errores de Excel es porque
deseamos desplegar un mensaje personalizado en lugar de permitir que Excel muestre sus
cdigos de error. En cualquier caso, el primer paso que debemos dar es conocer si un valor
es efectivamente un error.
Funciones de informacin de errores
Existen algunas funciones de informacin que nos permiten saber si un valor es
efectivamente un error. Las funciones que nos ayuda en esta tarea son: la funcin ESNOD,
la funcin ESERR y la funcin ESERROR. Cada una de estas funciones es diferente y a
continuacin explicar las diferencias entre ellas.
La funcin ESNOD solamente detecta los errores de tipo #N/A. La funcin ESERR detecta
todos los errores de Excel excepto el error de tipo #N/A. Finalmente la funcin ESERROR
detecta todos los errores de Excel. Observa a continuacin una tabla comparativa de cada
una de estas funciones.

Este ejemplo comprueba que la nica diferencia entre la funcin ESERR y ESERROR es la
evaluacin que cada una hace sobre el tipo de error #N/A.
Decidir sobre un error en Excel
La mancuerna perfecta para las funciones de informacin de errores es la funcin SI a
travs de la cual podremos decidir la accin a tomar en caso de que exista un error.
Considera la siguiente frmula:
=SI(ESERROR(A1), "Error", A1)

Esta frmula evala el valor de la celda A1 y en caso de que contenga un error desplegar
el mensaje Error de lo contrario mostrar el valor de la celda A1.

De esta manera podemos saber cuando una celda contiene un error y en base a ello tomar
una decisin.
La funcin SI.ERROR
La combinacin de frmulas que acabo de mostrar para el manejo de errores en Excel ha
sido muy comn entre los usuarios y es por eso que a partir de la versin 2007 se incluy la
funcin SI.ERROR la cual es un excelente remplazo para la combinacin de la funcin SI
y la funcin ESERROR. Observa cmo puedo remplazar la frmula del ejemplo anterior:
Opcin 1: SI(ESERROR(A1), "Error", A1)
Opcin 2: SI.ERROR(A1, "Error")

El resultado de ambas funciones ser el mismo, pero ser ms rpido introducir la segunda
frmula la cual utilizar la funcin SI.ERROR.

Es una buena prctica implementar un estrategia de manejo de errores en Excel de manera

que las personas que consulten la informacin no sean distrados ni confundidos por los
cdigos de error que devuelve la aplicacin al encontrar un error.

La funcin ESNOD en Excel

La funcin ESNOD en Excel nos ayuda a saber si una celda contiene el error #N/A. Este
tipo de error indica que Excel no ha encontrado el valor especificado, es decir tenemos un
valor No Disponible (N/A = Not Available).

Sintaxis de la funcin ESNOD

Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de
error #N/A.

Ejemplos de la funcin ESNOD

En la siguiente imagen puedes observar en la columna A una serie de valores diferentes. La
celda A1 contiene un texto, la celda A2 un nmero, la celda A3 es una celda vaca.

Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y solamente la celda A8 contiene
el tipo de error #N/A. Ahora en la columna B utilizar la funcin ESNOD para evaluar los
valores de la columna A. Observa el resultado a continuacin:

De esta manera comprobamos que la funcin ESNOD regresar el valor VERDADERO

solo en caso de encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy prctico de la funcin
ESNOD es para saber si el resultado de otra funcin es especficamente el error #N/A.
Observa la siguiente frmula:
=ESNOD(BUSCARV("valor", D1:G14, 4))

En este ejemplo estoy utilizando la funcin ESNOD para saber si la funcin BUSCARV
regresa un error del tipo #N/A.

La funcin ESERR en Excel

La funcin ESERR en Excel es una de las funciones de Informacin que nos permiten
saber si el valor de una celda o el resultado de una frmula es alguno de los errores de
Excel.

Sintaxis de la funcin ESERR

Valor (obligatorio): El valor que se desea comprobar.

La funcin ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el
error #N/A en cuyo caso devolver el valor FALSO.

Ejemplos de la funcin ESERR

A continuacin podrs observar que en la columna A tengo todos los errores que son
generados por Excel. En la columna B he utilizado la funcin ESERR para evaluar el
contenido de cada una de las celdas.

Es importante que observes cmo la funcin ESERR comprueba adecuadamente todos los
errores devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve
el valor FALSO. Debes tener muy en cuenta esta peculiaridad de la funcin ESERR al
momento de utilizarla en la validacin de errores en tu hoja de clculo de Excel.

La funcin SI en Excel
La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite evaluar una
condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para
tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.

Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos especificar
valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el

resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el

resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin

es FALSO.

La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o tambin
puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto,

nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se ejecutar de
acuerdo al resultado de la Prueba_lgica.

Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus
calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin SI desplegar un
mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje
de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La funcin que utilizar ser la
siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una funcin como prueba lgica

Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita la
funcin SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado VERDADERO o
FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin ESNUMERO la cual evala el
contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor
numrico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la
columna A efectivamente tenga un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una funcin como valor de regreso

Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar el valor
de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda
de la columna A contenga un valor numrico se le sume el valor que colocar en la celda
D1. La funcin que me ayudar a realizar esta operacin es la siguiente:
=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")

Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar en caso de
que la prueba lgica sea verdadera. Observa el resultado de esta frmula:

Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la misma manera
podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso de que el resultado de la
prueba lgica fuera falso.

Funcin SI anidada
La funcin SI es una de las funciones ms utilizadas en Excel. Lo que sta funcin hace es
probar si una condicin es verdadera falsa. Si la condicin es verdadera entonces la
funcin hace alguna cosa, y si la condicin es falsa entonces se hace otra cosa diferente.
Explicacin de la funcin SI anidada
Una funcin SI anidada es cuando una segunda funcin SI se coloca dentro de la primera
de manera que pruebe alguna condicin adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la
flexibilidad de la funcin al ampliar el nmero de posibles resultados a probar.
Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a nmeros
de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a A entonces el valor ser 5,
pero si la celda es B entonces el valor ser 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente
funcin SI anidada:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))

El resultado ser el siguiente:

Qu pasara si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una
C debemos colocar el valor 20. La funcin SI anidada ser la siguiente:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20)))

Una funcin SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solucin a tu problema
pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad.
Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegars ni a la
mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lgica empleada en todas esas
funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.
Evitar desplegar errores #N/A

Un error #N/A significa que Excel no ha encontrado el valor al que se est tratando de
hacer referencia porque no est disponible. Las letras N y A provienen de las iniciales en
ingls para Not Available que traducido es No disponible.
Ocultar errores #N/A en Excel
La mejor manera de evitar desplegar este tipo de errores en nuestras hojas de Excel es
evaluando el resultado que nos devuelva una frmula. Dicha evaluacin la podemos
realizar con la funcin ESERROR. Esta funcin nos ayuda a saber si el resultado es un
error. Observa el siguiente ejemplo.

La celda A1 contiene un error del tipo #N/A y la celda A2 hace uso de la funcin
ESERROR para evaluar el contenido de la celda A1. El resultado es verdadero porque
efectivamente la celda A1 contiene un error.
El siguiente paso es utilizar la funcin SI de manera que podamos decidir qu hacer en caso
de que encontremos un error. Para este ejemplo voy a especificar que se imprima una
cadena vaca en caso de que se encuentre un error.

La funcin SI nos permite especificar qu hacer en caso de que se encuentre un error, que
en este caso ser imprimir una cadena vaca. En caso contrario he especificado que se
imprima el mismo valor de la celda A1. Observa lo que sucede cuando la celda A1 no tiene
un error.

Es la misma frmula utilizada anteriormente solo que como la celda A1 no contiene un

error, se muestra entonces el valor de la celda.

Con esta tcnica simple puedes evitar que dentro de tus reportes se desplieguen celdas con
error y tener una mejor presentacin. Es muy comn tener este tipo de errores cuando
utilizamos la funcin COINCIDIR o la funcin BUSCARV (VLOOKUP), en el artculo
Comparar listas en Excel puedes observar cmo utilizo la misma tcnica para evitar
desplegar celdas con error.
Existe otra alternativa, en mi opinin menos efectiva, pero que te ayuda a eliminar los
valores de las celdas que contienen error despus de haber hecho los clculos. Lee los
detalles en el artculo Seleccionar celdas con error.

Funcin Excel SI
Categora: Lgicas
Nombre en ingls: IF

Qu hace?
Evala una condicin y devuelve un valor si la condicin es verdadera y otro valor si la
condicin es falsa.

Sintaxis
SI(condicin, [si_verdadero], [si_falso])

condicin (obligatorio): Condicin que se evaluar para saber si es verdadera o

falsa.

si_verdadero (opcional): Valor que se devolver si la condicin es verdadera.

si_falso (opcional): Valor que se devolver si la condicin es falsa.

Ejemplos
SI(1<2, Excel, Total) = Excel
SI(1>2, Excel, Total) = Total
Utilizar BUSCARV en lugar de SI anidado
Cuando tienes varias funciones SI anidadas se complica el manejo de una frmula. Sin
embargo podemos replantear el problema para solucionarlo con la funcin BUSCARV. Este
mtodo reducir considerablemente la cantidad de funciones utilizadas.

Considera el siguiente ejemplo. Una empresa har una exportacin de productos hacia
Alemania y necesita remplazar el color de cada producto por su nombre en alemn. La tabla
de equivalencia de colores es la siguiente:

Funcin SI anidada
Algunos podran decidir utilizar la funcin SI anidada para encontrar el color equivalente
para cada producto. El problema con esta opcin es que tendremos una frmula demasiado
complicada:
=SI(E2=A2,B2,SI(E2=A3,B3,SI(E2=A4,B4,SI(E2=A5,B5,SI(E2=A6,B6,SI(E2=A7,B7,
SI(E2=A8,B8, SI(E2=A9, B9, SI(E2=A10, B10, SI(E2=A11, B11))))))))))

Observa cmo la frmula anterior funciona correctamente:

Aunque esta frmula funciona correctamente, no es la mejor opcin ya que entre mayor sea
el nmero de colores mayor ser el nmero de funciones SI anidadas. Una mejor alternativa
es utilizar la funcin BUSCARV.
La funcin BUSCARV
Con la funcin BUSCARV la frmula se simplifica, porque la funcin nos permite realizar
una bsqueda directa sobre la tabla de equivalencias. De esta manera la frmula que
resuelve nuestro problema queda como sigue:
=BUSCARV(E2, A2:B11,2)

Observa el resultado:

La simplicidad de esta frmula nos evita tener errores al escribir una frmula con muchas
funciones SI anidadas. Otra ventaja de este mtodo es que aunque la tabla de equivalencia
de colores crezca, la frmula se mantiene prcticamente igual. Solamente tendramos que
modificar el segundo argumento de la funcin BUSCARV el cual indica el rango de celdas
donde se encuentra la tabla de equivalencias.
La funcin BUSCARV en Excel
La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos,
es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos
buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la
bsqueda dentro de un directorio telefnico.
Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio
telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.
Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces
obtener el nmero correcto.
Crear una tabla de bsqueda
Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en
nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera
vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin
BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta
encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros
datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de
manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir
como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en
la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna
en blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de
bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV.
Sintaxis de la funcin BUSCARV
La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la

primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en
comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor
buscado. Excel no har diferencia entre maysculas y minsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos

los datos donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV

encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolver como
resultado la columna que indiquemos en este argumento. El
Indicador_columnas es el nmero de columna que deseamos obtener
siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir,

puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin
BUSCARV realizar una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda
aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o
que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda que la
primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera
ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCARV

Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene
informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente
manera:
=BUSCARV(

3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una

coma (,) para concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,

4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos

sin incluir los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos
A2:B11. Una vez especificada la matriz de bsqueda debo introducir una
coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,

5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin

BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la
celda E1. Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por
lo tanto la columna Telfono es la columna nmero 2. De igual manera

finalizo el tercer argumento con una coma (,):

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que

deseo hacer una bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la funcin recin descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar
su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el
resultado automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la

funcin BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que
concuerde con el valor buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de

la tabla obtendremos un error de tipo #REF!

Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV

regresar un error de tipo #VALOR!

Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta,

pero no encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error
de tipo #N/A.

La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que

dediques tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho
provecho de esta funcin.
Cargar valores de lista dinamicamente
En esta ocasn mostrar un mtodo sencillo para poder cargar datos a una lista de
validacin de manera dinmica. Este mtodo te puede ayudar en caso de que inicialmente
quieras mostrar solamente algunos elementos de la lista y slo en caso de que el usuario
seleccione la opcin Ver Todo se cargue la lista completa de elementos:

La funcin SI para cargar dinmicamente

La solucin es muy sencilla y se logra utilizando la funcin SI. Solamente sigue los
siguientes pasos: Selecciona la celda donde estar la lista validada y selecciona el comando
Validacin de datos dentro de la ficha Datos, lo cual mostrar el cuadro de dilogo
correspondiente:

Selecciona el criterio de validacin Lista y en el campo de texto Origen coloca la siguiente

frmula:
=SI($A$1="Ver Todo",$D$2:$D$11,$C$2:$C$5)

Esta funcin har todo el trabajo. Si la celda A1 tiene el valor Ver Todo cargar la lista
completa que se encuentra en el rango D2:D11, de lo contrario cargar el rango C2:C5 que
es la versin corta de nuestra lista.

Obtener iniciales de nombres

Es muy comn tener listas en Excel con nombres de personas y en ocasiones el obtener las
iniciales puede ser de utilidad. Para obtener las iniciales de un nombre he utilizado algunas
funciones de Excel como SI, LARGO, SUSTITUIR, ENCONTRAR, IZQUIERDA, MED y
las he combinado para obtener la funcionalidad requerida.
IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la funcin MED cambia de
nombre a EXTRAE.

Extraer las iniciales de un nombre

Suponiendo la siguiente lista de nombres:

La frmula de la celda B1 es la siguiente:

=SI(LARGO(A1)- LARGO(SUSTITUIR(A1, " ", "")) = 0, IZQUIERDA(A1, 1),
SI(LARGO(A1)-LARGO(SUSTITUIR(A1, " ", "")) = 1, IZQUIERDA(A1, 1) &
MED(A1, ENCONTRAR(" ", A1) + 1, 1), SI(LARGO(A1)-LARGO(SUSTITUIR(A1, " ",
"")) = 2, IZQUIERDA(A1, 1) & MED(A1, ENCONTRAR(" ", A1) + 1, 1) & MED(A1,
ENCONTRAR(" ", A1, ENCONTRAR(" ", A1) + 1) + 1, 1), IZQUIERDA(A1, 1) &
MED(A1, ENCONTRAR(" ", A1) + 1, 1) & MED(A1, ENCONTRAR(" ", A1,
ENCONTRAR(" ", A1) + 1) + 1, 1) & MED(A1, ENCONTRAR(" ", A1, ENCONTRAR("
", A1, ENCONTRAR(" ", A1) + 1) + 1) + 1, 1))))

La frmula ha sido pensada para nombres que se componen de mximo cuatro palabras. Si
agregas una quinta palabra la frmula no la tomar en cuenta y desplegar solamente las
iniciales de las primeras 4 palabras.

Bono por ventas

El da de ayer mostr un ejemplo de cmo calcular las ventas para cada representante. El
da de hoy te mostrar una manera muy sencilla de saber si el representante es merecedor
de un bono por ventas.
Generalmente para otorgar un bono se establece un objetivo mnimo de ventas. Para nuestro
ejemplo tendremos un objetivo de $25,000 y el cual he colocado en una de las celdas de la
hoja de clculo:

Para saber si cada representante ha alcanzado el objetivo utilizar la funcin Y para poder
realizar la comparacin entre el total de ventas alcanzado y el objetivo establecido. La
comparacin es muy sencilla, si las ventas realizadas son mayores que el objetivo, entonces
el representante merece el bono por ventas. Para el caso de Andrs, la frmula a utilizar es
la siguiente:
=Y(F2>$F$7)

Dentro de la funcin he colocado la comparacin necesaria, es decir, le estoy preguntando a

la funcin si el total de ventas de Andrs es mayor que el objetivo. El resultado es el
siguiente.

El resultado es correcto, y ya que he establecido una referencia absoluta para la celda que
contiene la cantidad objetivo ($F$7) entonces puedo copiar fcilmente la frmula para los
dems representantes.

Este comportamiento tambin lo puedes obtener utilizando la funcin SI, solamente que
para el caso de dicha funcin debes especificar los valores que se deben mostrar en caso de
que el valor sea falso o verdadero.

Funcin Excel Y
Categora: Lgicas
Nombre en ingls: AND

Qu hace?
Regresa el valor VERDADERO si todos los parmetros son verdaderos regresa FALSO si
alguno de los parmetros es falso.
Sintaxis
Y(valor_lgico1, [valor_lgico2], )

valor_lgico1 (obligatorio): Primera condicin a probar.

valor_lgico2 (opcional): Condiciones adicionales a probar.

Ejemplos
Y(VERDADERO, VERDADERO) = VERDADERO
Y(VERDADERO, VERDADERO, FALSO) = FALSO
La funcin Y en Excel
La funcin Y en Excel es una funcin lgica que nos permitir evaluar varias expresiones
lgicas y saber si todas ellas son verdaderas. Ser suficiente con que cualquiera de las
expresiones sea falsa para que el resultado de la funcin tambin sea FALSO.
Sintaxis de la funcin Y
Los argumentos de la funcin Y en Excel son los siguientes:

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la

funcin.

Valor_lgico2 (opcional): Expresiones lgicas a evaluar, opcional hasta un

mximo de 255.

La funcin Y solamente regresar el valor VERDADERO si todas las expresiones lgicas

evaluadas son verdaderas. Bastar con que una sola expresin sea falsa para que la funcin
Y tenga un resultado FALSO.
Ejemplos de la funcin Y
Observa la siguiente frmula y te dars cuenta de que todas las expresiones son verdaderas:
=Y(5=5, 1<3, 8>6)
Ya que todas las expresiones son verdaderas, la funcin Y devolver tambin el valor
VERDADERO.

Ahora agregar una cuarta expresin que ser falsa: 7<>7. Observa cmo ser suficiente
para que la funcin Y devuelva el valor FALSO:

Argumentos de la funcin Y
Cada un de los argumentos de la funcin Y puede ser una expresin lgica como en los
ejemplos anteriores pero tambin puede ser una funcin de Excel que devuelva un valor
FALSO o VERDADERO.
Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresin lgica con la funcin
ES.PAR y la funcin ES.IMPAR las cuales evalan un nmero para indicarnos si es par o
impar respectivamente.

Ya que tanto la expresin lgica como las funciones son evaluadas como verdaderas,
entonces la funcin Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar
solamente el argumento de la funcin ES.IMPAR con el nmero 6 (en lugar de 5), causar
que la funcin Y nos devuelva el valor FALSO.

Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lgicas sean
verdaderas, la funcin Y en Excel ser una excelente opcin para hacerlo.

Funciones lgicas
Las funciones lgicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de
una funcin decidiremos si ejecutar o no cierta accin requerida.
Encuentra el detalle y ejemplos de cada funcin haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIN
FALSO

INGLS DESCRIPCIN
FALSE Devuelve el valor lgico FALSO.
Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por
NO
NOT
FALSO.
Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y
O
OR
devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO si todos
los argumentos son FALSO.
Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si
SI
IF
se evala como VERDADERO y otro valor si se evala como
FALSO.
Devuelve un valor si la expresin es un error y otro valor si no
SI.ERROR
IFERROR
lo es.
VERDADERO TRUE
Devuelve el valor lgico VERDADERO.
Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y
Y
AND
devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO si alguno
de los argumentos es FALSO.
Condiciones mltiples en Excel

Alguna vez has tenido que verificar que se cumplan condiciones mltiples en Excel? Es
decir, para que cierta cosa suceda debes evaluar varias condiciones y en base al resultado de
todas ellas debers tomar una decisin.
Por ejemplo, supongamos una tabla de datos donde existe informacin sobre los alumnos
de un curso de Excel.

La evaluacin del curso consiste en entregar tareas, realizar un proyecto y aprobar un

examen. Para cada uno de los alumnos se indica si ha cumplido satisfactoriamente con cada
requisito. Ahora bien, para aprobar el curso un alumno deber cumplir con todos y cada una
de los requisitos. Cmo podremos saber si esta regla se cumple para cada uno de ellos?
La funcin Y
Utilizando la funcin Y podemos evaluar condiciones mltiples en Excel que deben
cumplirse obligatoriamente. Es decir, solamente para aquellos casos donde cada condicin
sea verdadera la funcin Y regresar un valor verdadero. Bastar que solo un valor sea falso
para que todo el resultado sea falso. Observa la siguiente funcin.

Como puedes observar, la funcin Y puede evaluar mltiples expresiones y solamente

cuando cada una de ellas sea verdadera regresar como resultado el valor verdadero. Por el
contrario observa el resultado para Gabriela donde solamente la columna Proyecto es falsa
pero suficiente para ocasionar que todo el resultado sea falso.
La funcin O

Ahora supongamos que las reglas de evaluacin del curso han cambiado y de ahora en
adelante para aprobar el curso es suficiente con entregar tareas o con entregar el proyecto o
aprobar el examen. Bueno, este ejemplo es ficticio porque no conozco alguna escuela que
permita algo as, verdad? Pero supongamos por un instante que es posible. Para este caso
bastar que cualquiera de las tres columnas sea verdadera para aprobar el curso.
Este tipo de comparacin la podemos realizar utilizando la funcin O. Esta funcin
regresar el valor verdadero al tener solo un argumento verdadero. Solamente en el caso de
que todos los argumentos sean falsos, entonces regresara el valor falso. Observa el
resultado para nuestro ejemplo.

Ya que todos los alumnos tienen al menos un valor verdadero entonces todos estn
aprobados.
Tanto la funcin Y como la funcin O nos ayudan a evaluar condiciones mltiples en
Excel lo cual ser de gran utilidad para tomar decisiones correctas al momento de estar
analizando nuestros datos.
La funcin O en Excel
La funcin O es una de las funciones lgicas de Excel y como cualquier otra funcin
lgica solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de haber evaluado
las expresiones lgicas que se hayan colocado como argumentos.
Sintaxis de la funcin O
La funcin O en Excel nos ayudar a determinar si al menos uno de los argumentos de la
funcin es VERDADERO.

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la

funcin.

Valor_lgico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones

lgicas a evaluar con opcionales hasta un mximo de 255.

La nica manera en que la funcin O devuelva el valor FALSO es que todas las
expresiones lgicas sean falsas. Si al menos una expresin es verdadera entonces el
resultado de la funcin O ser VERDADERO.
Ejemplos de la funcin O
Para comprobar el comportamiento de la funcin O haremos un ejemplo sencillo con la
siguiente frmula:
=O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)

Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones vers que todas son falsas y por lo
tanto la funcin O devolver el valor FALSO. Observa el resultado:

Como mencion anteriormente, la funcin O devolver un valor VERDADERO si al

menos una de las expresiones lgicas es verdadera. En nuestro ejemplo modificar
solamente la primera expresin para que sea 1=1 de manera que tenga la siguiente frmula:
=O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)

Esto deber ser suficiente para que la funcin O devuelva un valor VERDADERO:

Funciones como argumento de la funcin O

Podemos utilizar funciones como argumentos de la funcin O siempre y cuando devuelvan
VERDADERO o FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones
ESNUMERO y ESTEXTO para evaluar el tipo de dato de las celdas B1 y B2.

Ya que la celda B1 es un nmero la funcin ESNUMERO regresa el valor VERDADERO.

Por otro lado la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la funcin
ESTEXTO devuelve el valor VERDADERO. En consecuencia la funcin O tambin
regresa el valor VERDADERO. Ahora intercambiar los valores de las celdas B1 y B2 de
manera que tanto la funcin ESNUMERO como la funcin ESTEXTO devuelvan FALSO.

No olvides que la funcin O en Excel siempre devolver VERDADERO excepto cuando

TODAS las expresiones lgicas evaluadas sean falsas.
Enumerar grupos

Tengo una lista de facturas de nuestra empresa en donde una de las columnas es el nombre
del cliente. Necesito asociar un valor numrico a cada cliente en una nueva columna de
manera que todos los registros del cliente tengan ese mismo nmero.
Supongamos los siguientes datos de facturas:

Ahora insertar una nueva columna llamada Grupo y ordenar los datos por la columna
Cliente de la siguiente manera:

Ahora que la informacin est ordenada por cliente insertar el valor 1 en la celda A2 ya
que necesito establecer el primero de los valores. Para la celda A3 utilizar la siguiente
frmula: SI(C3=C2,A2,A2+1)
Antes de mostrar el resultada explicar un poco ms sobre la frmula. Lo que estoy
indicando a Excel es que si el nombre del cliente es el mismo que la fila anterior, entonces
el nmero de grupo ser el mismo que el de la fila anterior, de lo contrario el nmero de
grupo ser el de la fila anterior ms uno. Observa el resultado para la celda A3:

Lo nico que resta por hacer es copiar la frmula hacia abajo para obtener el resultado
deseado.

Observa cmo para cada cambio de cliente se hace tambin un cambio en el nmero de
grupo.
Antes de hacer cualquier cosa con los datos debo hacer algo importante con la columna
Grupo. Ya que en este momento los valores dependen de una frmula debo eliminar dicha
dependencia porque en caso de reordenar los datos se perder el nmero de grupo asignado.
Solamente debo copiar las celdas de la columna y hacer un pegado especial de los valores
de manera que la frmula se remueva y el nmero de grupo quede permanente para cada
registro.
Formato condicional en grficos de columna
Excel nos permiten modificar el formato de las reas de un grfico de acuerdo a nuestras
necesidades, pero qu sucede si necesito cambiar continuamente el color de las barras del
grfico que representen el valor mximo y mnimo?
Supongamos la siguiente tabla de datos y el grfico asociado.

Lo que deseo hacer es aplicar un formato condicional al grfico dando un color verde a
la columna que tenga el valor mximo y un color rojo a la columna con el valor mnimo.
Aunque dicha configuracin la podra hacer manualmente y cambiar el color de la barra
correspondiente, se puede convertir en una tarea que nos consuma tiempo valioso
especialmente si los datos cambian constantemente. Es por eso que sera mejor automatizar
este procedimiento.
Definir datos pare el formato condicional
La clave para alcanzar nuestro objetivo es utilizar series de datos auxiliares las cuales me
ayudarn a obtener el resultado deseado. En primer lugar agregar una nueva columna
llamada Mximo y colocar en cada celda la siguiente frmula:
=SI(B4=MAX($B$2:$B$13), B4, NOD())

Observa cmo esta frmula regresa el error #N/A en todos los casos excepto cuando el
valor sea efectivamente el mximo del rango.

Ahora crearemos una frmula idntica para la columna D pero utilizando la funcin MIN
de manera que obtengamos el valor mnimo del rango. Observa el resultado:

Agregar una ltima columna que tendr todos los valores que no son error en las columnas
anteriores y para ello utilizar la siguiente frmula:
=SI(Y(ESNOD(C2), ESNOD(D2)), B2, NOD())

Esta funcin compara las columnas C y D para saber si ambas tienen un error en cuyo caso
se obtiene el valor de la columna B.

Crear grfico de columna con formato condicional

Crearemos el nuevo grfico de columna utilizando las columnas recin creadas con la nica
condicin de seleccionar el tipo de grfico de columna apilada.

La razn por la cual elegir un grfico de columna apilada es porque estamos graficando
varias series de datos pero deseamos dar la apariencia de que es uno solo grfico de
columna. Observa el resultado.

Con esto hemos aplicado un formato condicional en grficos de columna en Excel. Los
colores de las series Mximo y Mnimo los ajust manualmente pero esa configuracin se
hace solo por una vez. Al momento en que los valores de las ventas cambien, el grfico
identificar automticamente los nuevos valores mximos y mnimos y los desplegar con
el color respectivo.
Crear un grfico circular con subgrfico
Cuando tienes un grfico circular con varios puntos de datos con un valor menor al 5% se
hace difcil distinguir esos sectores dentro del grfico. Por esta razn Excel ofrece la
alternativa de crear un subgrfico que representar mejor dichos valores.
En la siguiente imagen puedes observar cmo los valores para los pases Ecuador,
Venezuela, Guatemala y Costa Rica son difciles de visualizar en el grfico ya que tienen
los porcentajes ms bajos.

Para que estos sectores pequeos del grfico puedan ser visualizados de una mejor manera
podemos crear un subgrfico que tendr el objetivo de dar una visin aumentada de los
sectores ms pequeos.

En el grfico circular de la izquierda, que es el grfico principal, podemos observar un

sector con un porcentaje del 6% el cual tiene asociado el grfico circular de la derecha,
que es conocido como subgrfico, y que muestra el desglose de la informacin.
Crear un grfico circular con subgrfico
La creacin de este tipo de grfico es muy sencilla. Solamente selecciona la tabla de datos
tal como lo hacemos para crear cualquier tipo de grfico.

En la ficha Insertar, dentro del grupo Grficos, pulsa el botn Circular y selecciona la
opcin Grfico circular con subgrfico circular.

Personalizar el subgrfico circular

Excel nos permite personalizar el subgrfico de manera que podamos indicar el nmero de
elementos mostrados en l. En el ejemplo anterior, el subgrfico mostraba 4 elementos,
pero puedo configurarlo para que muestre 3 elementos.
Para hacer esta configuracin haz clic derecho sobre el grfico y selecciona la opcin Dar
formato a series de datos y en la seccin Opciones de serie observars una opcin llamada
Segundo trazado contiene ltimos:

Modifica el nmero de valores mostrados y el subgrfico se adaptar a la nueva

configuracin:

Tambin podemos hacer el ajuste del subgrfico por porcentaje, es decir, indicar que el
subgrfico contenga aquellos elementos que estn por debajo del porcentaje indicado. Por
ejemplo, para que el subgrfico muestre aquellos valores que tienen menos del 10%
debemos seleccionar la opcin Valor del porcentaje y en la parte inferior especificar el
porcentaje requerido:

Excel ajustar el grfico circular de manera que todos aquellos sectores que tienen un
valor menor al 10% formarn parte del subgrfico.

Grfico de anillos
Los grficos de anillos nos permiten mostrar los datos como un porcentaje del total, en ese
sentido son similares a los grficos de circulares (grficos de pie). Con estos grficos
podemos fcilmente enfocar nuestra atencin en el tamao de cada seccin del anillo.
Grfico de anillos en Excel

Aunque los grficos de anillos son similares a los grficos circulares se diferencian porque
pueden contener ms de una serie de datos. Cada serie de datos que se trace agregar un
nuevo anillo al grfico. El grfico mostrado en la imagen anterior representa una sola serie
de datos, en el siguiente ejemplo muestro el efecto sobre el grfico al especificar dos series
de datos:

En este ejemplo el anillo de datos interior representa la serie del ao 2010 y el anillo
exterior la serie datos del 2011. Cada nueva serie de datos que se agregue ir aadiendo un
anillo exterior al grfico.
Aunque los mltiples anillos podran ser una caracterstica nica de este tipo de grficos
debes tener cuidado en no sobre utilizarlos o de lo contrario tus grficos sern difciles de
entender con tantos anillos juntos.
Grfico de anillos seccionado
El primer tipo de grfico de anillos es el mostrado en las imgenes previas. El segundo tipo
es conocido como grfico de anillos seccionado el cual enfatiza la contribucin de cada
una de las partes al darles un espacio entre cada una de ellas.

Inserta un grfico de anillos en tu hoja de Excel seleccionndolo desde la ficha Insertar en

el grupo Grficos, al pulsar el botn Otros.

Tipos de grficos en Excel

Elegir entre los diferentes tipos de grficos en Excel para mostrar la informacin
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la informacin de
una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar la interpretacin
correcta a los datos.
Tipos de grficos ms utilizados
Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:
Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de
los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos
de barra, donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras
aparecen en el eje vertical.

Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos
en un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los
grficos de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las
cantidades de cambio como lo hacen los grficos de rea.

Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de
pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos

en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y
pirmides.

Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del
tiempo. Un grfico de rea es similiar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las
lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los
valores que lo que puede hacer un grfico de lnea.

Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos
ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.

Existen otros tipos de grficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los
analizaremos en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los
tipos de grficos ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho
de cada uno de ellos.
Grficos de burbuja
Los grficos de burbuja nos permiten mostrar tres dimensiones de datos en un grfico de
dos dimensiones. El grfico de burbuja es una variacin del grfico de dispersin en
donde los puntos son reemplazados por burbujas.
El tamao de las burbujas es lo que representa la tercera dimensin de datos en el grfico.
Las burbujas se grafican de acuerdo a los valores de X y de Y mientras que su tamao ser
proporcional al tercer valor. Los grficos de burbuja son frecuentemente utilizados para
presentar informacin financiera ya que los diferentes tamaos de las burbujas enfatizan
adecuadamente los diferentes valores financieros.
Grfico de burbuja en Excel
Para crear un grfico de burbuja debemos dar un formato adecuado a nuestros datos. En
primer lugar debemos tener una tabla de datos con tres columnas y asegurarnos de que el
orden sea el siguiente: valores x, valores y, valores z (tamao de burbuja).

Posteriormente debemos ir a la ficha Insertar y seleccionar el botn Otros que se encuentra

dentro del grupo Grficos y entonces seleccionar la opcin Burbuja.

Excel tomar los datos de la tabla y crear el grfico de burbuja correspondiente:

Es este grfico de burbuja tenemos el nmero de productos desplegado en el eje horizontal,

las ventas en el eje vertical y el porcentaje de mercado est representado por el tamao de
las burbujas. Es muy fcil con este grfico identificar de inmediato la burbuja ms grande,
la cual respresentar el mayor porcentaje de mercado, mientras que ser evidente la
ubicacin de la burbuja con el menor tamao.
Grfico de burbuja con efecto 3-D
Cuando creamos un grfico de burbuja podemos tambin elegir la opcin de tener un
grfico con efecto 3-D. Compara el resultado al cambiar el tipo de grfico del ejemplo
anterior por un grfico con efecto 3-D:

Grficos de dispersin
Los grficos de dispersin tambin son conocidos como grficos XY y su funcin
principal es la de mostrar la relacin que existe entre los valores numricos de diferentes
series de datos sobre los ejes de coordenadas XY.
Considera la siguiente tabla de datos de temperaturas en grados Celsius donde la primera
columna tiene la hora del da, la segunda columna la temperatura prevista y la tercera
columna la temperatura real.

Grficos de dispersin en Excel

Para crear el grfico de dispersin selecciona la tabla de datos y en la ficha Insertar dentro
del grupo Grficos selecciona el botn Dispersin y posteriormente la opcin Dispersin
solo con marcadores.

Excel insertar el grfico de dispersin en la hoja el cual ser similar al mostrado en la

imagen de arriba. A parte de este tipo de grfico de dispersin con marcadores se
encuentran aquellos que utilizan lneas. Por ejemplo, tomando la misma tabla de datos, un
Grfico de Dispersin con lneas rectas y marcadores se ver de la siguiente manera:

Algunos podran argumentar que este tipo de grfico de dispersin es similar a un grfico
de lneas y aunque de primera vista parecieran idnticos existen algunas diferencias
importantes entre ellos.
Usar grfico de dispersin o grfico de lnea
Los grficos de dispersin se utilizan generalmente para comparar valores numricos
como datos estadsticos, cientficos y de ingeniera. La razn por la que se utilizan para este
tipo de datos es porque un grfico de dispersin tiene ms opciones en cuanto a la escala
del eje horizontal como por ejemplo el poder utilizar una escala logartmica.

Adems el grfico de dispersin permite ajustar las escalas independientes de los ejes lo
cual ser de gran ayuda para revelar mayor informacin sobre los valores mostrados en el
grfico.
Como regla general, si tienes una tabla de datos numricos con informacin cientfica o
estadstica considera utilizar un grfico de dispersin para poder analizar al mximo los
datos.
Graficar funciones matemticas en Excel
Un grfico de Excel es una buena alternativa para desplegar la informacin de una funcin
matemtica o trigonomtrica. En esta ocasin mostrar dos tcnicas para graficar
funciones de una y dos variables.
Graficar funciones matemticas de una variable
Para este ejemplo graficar la funcin Y = SEN(X) con la condicin de mostrar los valores
calculados para X desde -5 hasta +5 con incrementos de 0.5. Observa el resultado en la
siguiente grfica:

Las columnas A y B contienen los valores para X y para Y respectivamente. Por ejemplo, la
celda B2 tiene la frmula =SENO(A2). De esta manera, para cada valor de X de la columna
A, se calcula el valor de Y en la columna B.
El grfico utilizado es un grfico de Dispersin con lneas rectas y marcadores. Para dar
una vista similar a la que observas en la imagen superior debes hacer lo siguiente:

Agregar lneas de divisin secundarias para los ejes horizontal y

vertical. Para agregar estos ejes debes seleccionar el grfico y en la ficha
Presentacin pulsar el botn Lneas de la cuadrcula y para cada eje
seleccionar la opcin Lneas de divisin principales y secundarias.

Mover las etiquetas del eje. De manera predeterminada el grfico tendr

las etiquetas a un lado cada eje, pero si deseas moverlas por fuera de las
lneas de divisin debes pulsar el botn Ejes, seleccionar cualquiera de los
ejes primarios y posteriormente la opcin Ms opciones del eje que es la
ltima de las opciones del men. Se mostrar el cuadro de dilogo Dar
formato a eje en donde debers cambiar el valor para Etiquetas del eje y
seleccionar la opcin Bajo.

Para tener un grfico de mayor exactitud ser suficiente con agregar ms valores a la
columna A y adems reducir los incrementos entre un valor y otro.
Graficar funciones matemticas de dos variables
Tambin podemos graficar funciones que utilicen dos variables como por ejemplo la
siguiente funcin:
Z = COS(X) * SEN(Y)

Para graficar esta funcin tendr las siguientes condiciones: Se graficarn 16 valores de X
en un rango de 0 a 3 con incrementos de 0.20 y se graficarn 16 valores de Y en un rango
de 2 a 5 con incrementos de 0.20. Observa el resultado en la siguiente imagen:

El tipo de grfico de Excel utilizado es un grfico de Superficie 3D el cual puedes encontrar

al pulsar el botn Otros en el grupo Grficos de la ficha Insertar.

Antes de crear el grfico debes de asegurarte de tener la tabla de datos adecuada de manera
que el cruce entre una columna (X) y una fila (Y) tenga el resultado para Z utilizando la
funcin definida. Por ejemplo, la celda C3 del ejemplo tiene la siguiente frmula:

=COS(C1)*SENO(A3)

Por ltimo recuerda que entre ms valores se proporcionen, mayor detalle y exactitud
tendrs al momento de graficar funciones matemticas en Excel.
Grfico de mximos y mnimos
Es muy fcil crear un grfico de mximos y mnimos en Excel. La creacin se basa en un
grfico de rea con algunas modificaciones para dejar en claro la banda de mximos y
mnimos dentro del grfico. En primer lugar debes preparar tus datos de la siguiente
manera:

Mximos y mnimos con grfico de rea

Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar
una lnea que los distinga. Selecciona la tabla con los datos listos e inserta un grfico de
rea:

El nuevo grfico se vera como el siguiente:

Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar datos de la
ficha Diseo:

Se mostrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos:

Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda del
grfico y tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el siguiente:

Ocultar la serie Mnimo

Ahora haremos que el color de relleno de la serie Mnimo sea blanco. Para eso debes hacer
clic derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la opcin Dar formato a serie
de datos. Eso mostrar el cuadro de dilogo Formato de serie de datos, y en la seccin
Relleno selecciona la opcin Relleno slido y el color blanco.

En este momento tendrs un grfico como el siguiente:

El grfico de mximos y mnimos

Para tener nuestro grfico de mximos y mnimos iguala los colores de relleno de las
series Mximo y Promedio, pero toma una consideracin especial con esta ltima, para la
serie Promedio agrega un borde de lnea slida.

Finalmente el grfico de mximos y mnimos se ver de la siguiente manera:

Ejemplo de casilla de verificacin en Excel

Las casillas de verificacin permiten al usuario seleccionar un valor, o desmarcarlo, con
tan solo hacer clic sobre la casilla. A continuacin veremos un ejemplo de uso del Control
ActiveX casilla de verificacin en Excel.
El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasin es el siguiente. Cierta empresa
organizadora de eventos necesita crear un formato en Excel para capturar el nombre de los
asistentes a su prximo congreso.
En este formato se desea tener una casilla de verificacin que indicar si la persona cuenta
con una membresa en cuyo caso el costo del evento ser diferente. De esta manera, al
seleccionar la casilla de verificacin necesitamos modificar el costo del evento para cada
asistente. Observa la siguiente imagen.

En la celda B3 tenemos el costo normal del evento y en la celda B4 el costo del evento con
membresa. Las casillas de verificacin estn bajo la columna Miembro y el precio del
evento se muestra bajo la columna Costo. En caso de seleccionar la casilla de verificacin
el valor del costo deber modificarse por el valor de la celda B4.
Vincular casilla de verificacin a una celda
El primer paso ser vincular la casilla de verificacin a una celda. Para ello abrimos las
propiedades de cada control y especificamos la celda a la que quedar vinculada en la
propiedad LinkedCell.

En la imagen superior puedes notar que el control ChecBox1 ha quedado vinculado a la

celda E8. De la misma manera hacemos para los otros controles vinculndolos a celdas
diferentes. En la siguiente imagen puedes ver que todas las cajas de verificacin han
quedado vinculadas a una celda:

Cuando una casilla de verificacin est seleccionada, la celda vinculada mostrar el valor
VERDADERO, de lo contrario mostrar el valor FALSO. De hecho, si modificas
directamente el valor de la celda vinculada entre FALSO y VERDADERO, vers tambin
reflejado el cambio en la casilla de verificacin sin necesidad de que hayas hecho clic sobre
el control.
Crear frmula utilizando celda vinculada
Ya que las celdas vinculadas nos avisan si la casilla de verificacin est o no seleccionada,
las podemos utilizar para crear una frmula que determine el costo que se debe seleccionar.
La frmula a utilizar en la celda C8 es la siguiente:
=SI(E8, $B$4, $B$3)
La funcin SI nos ayuda a validar si la celda vinculada tiene un valor FALSO o
VERDADERO. Si es FALSO, entonces se mostrar el precio normal (B4), pero si es
verdadero quiere decir que la casilla de verificacin est seleccionada y por lo tanto
debemos mostrar el precio de membresa (B5). Observa el resultado de la frmula cuando
la casilla de verificacin est seleccionada:

Ejemplo de casillas de verificacin

Finalmente ocultar la columna E para que no se vean las celdas vinculadas y colocar la
frmula de suma en la celda C11 para mostrar el costo total. Observa el comportamiento de
la columna Costo y la suma total al momento de seleccionar las casillas de verificacin.

Casilla de verificacin en VBA

Una casilla de verificacin es un control ActiveX que podemos utilizar para permitir que
un usuario marque una opcin y por lo tanto poder conocer sus preferencias al verificar
dicho valor en cdigo VBA.
El control ActiveX casilla de verificacin
Para insertar este control debemos ir al comando Insertar y seleccionar la opcin Casilla de
verificacin (Control ActiveX).

Despus de dibujar este control tendrs el siguiente resultado:

Propiedades de una casilla de verificacin

La primera propiedad que desearas modificar de una casilla de verificacin ser su
propiedad Caption que es la que almacena el texto desplegado dentro del control ActiveX.
Por ejemplo, si deseo que el control muestre el texto Mayor de edad debo hacer el
cambio de la siguiente manera:

La otra propiedad de una casilla de verificacin que tal vez quieras modificar ser la
propiedad Value que de manera predeterminada tendr el valor False lo cual indica que el
control se mostrar desmarcado. Si deseas que el control se muestre marcado de manera
predeterminada, debes poner el valor True en la propiedad Value:

Valor de una casilla de verificacin

Una casilla de verificacin nos dir su ha sido seleccionada o no, es decir, nos devolver
un valor FALSO o VERDADERO. Para leer este valor debemos acceder a la propiedad
Value del control de la siguiente manera:
Private Sub CheckBox1_Click()
Range("C4").Value = CheckBox1.Value
End Sub

Esta lnea de cdigo coloca el valor de la casilla de verificacin en la celda C4. De esta
manera, al seleccionar la casilla de verificacin obtendr el siguiente resultado:

Para validar en VBA si la casilla de verificacin tiene un valor u otro podemos utilizar un
cdigo como el siguiente:
If CheckBox1.Value = True Then Range("C4").Value = 1
If CheckBox1.Value = False Then Range("C4").Value = 0

La primera lnea valida si el control ActiveX tiene un valor verdadero y de ser as coloca el
nmero 1 en la celda C4. Si la casilla de verificacin no ha sido seleccionada (falso)
entonces colocar el nmero cero en la celda C4.
Cmo comparar dos listas en Excel
Una tarea muy comn es comparar dos listas en Excel para conocer las semejanzas o las
diferencias entre ambas listas. Aunque ya he publicado otros artculos sobre este tema, en
esta ocasin utilizar el Formato condicional para hacer dicha comparacin.
Comparar dos listas con formato condicional
Vamos a suponer las siguientes dos listas en Excel:

El primer ejemplo ser conocer los elementos de la Lista 2 que estn presentes en la Lista 1
y para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de datos B2:B11

2. En la ficha Inicio pulsamos el botn Formato Condicional y seleccionamos
la opcin Nueva regla.
3. Dentro de la lista de tipos de regla seleccionamos la opcin Utilice una
frmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. En el cuadro de frmula colocamos lo siguiente: =COINCIDIR(B2,
$A$2:$A$11, 0) > 0
5. Hacemos clic en el botn Formato y seleccionamos un color de relleno.
Al momento de aplicar esta regla de formato condicional obtenemos el siguiente resultado:

Puedes observar que las celdas de la Lista 2 que tienen el fondo de color verde son
precisamente aquellos valores que tambin estn presentes en la Lista 1. Es evidente que las
celdas que no tienen el fondo de color verde son las que no forman parte de la Lista1 sin
embargo vamos a hacer el ejemplo de ese caso en particular.
Nuestro segundo ejemplo es conocer los elementos de la Lista 2 que no estn en la Lista 1.
En este segundo ejemplo seguimos los mismos pasos que en el ejemplo anterior pero
utilizamos la siguiente frmula: =ESERROR(COINCIDIR(B2, $A$2:$A$11, 0)).

Observa el resultado de aplicar esta regla de formato condicional:

En este segundo ejemplo, las celdas que tienen el fondo de color son aquellos valores de la
Lista 2 que no estn presentes en la Lista 1. Con ambos ejemplos hemos analizado los dos

casos posibles: encontrar los valores de la Lista 2 que son similares a los de la Lista 1 y
tambin encontrar aquellos que son diferentes.
Si quieres hacer las comparaciones tomando como referencia la Lista1 los pasos sern los
mismos que en los ejemplos anteriores a excepcin de que iniciaremos seleccionando el
rango de la Lista 1 y que debemos cambiar las frmulas utilizadas en la regla de formato
condicional de la siguiente manera:

Para encontrar valores de la Lista 1 que estn presentes en la Lista 2:

=COINCIDIR(A2, $B$2:$B$11, 0) > 0

Para encontrar valores de la Lista 1 que no estn en la Lista 2:

=ESERROR(COINCIDIR(A2, $B$2:$B$11, 0))

Comparar dos listas utilizando frmulas

Otro mtodo que ya he presentado con anterioridad para comparar dos listas en Excel es
utilizar solamente frmulas de Excel. Para conocer ms detalle de este mtodo consulta el
artculo Comparar listas en Excel.
Comparar dos listas con la consolidacin de datos
Un tercer mtodo que puedes utilizar para comparar dos listas en Excel es a travs de la
consolidacin de datos. La ventaja de este mtodo es que no solamente puedes comparar
dos listas sino que se puedes comparar tres o ms listas. Lee todo el detalle sobre este
mtodo en el artculo Comparar listas consolidando datos.
Cualquiera de los tres mtodos que he presentado hoy te ayudar a comparar dos listas en
Excel y conocers fcilmente sus similitudes y diferencias.

Formato condicional en Excel

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en
base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente especfico o un color
de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder
identificarlas fcilmente en pantalla. Esta es una serie de artculos que te ayudar a
comprender mejor este concepto.
1. Fundamentos de formato condicional
2. Resaltar celdas con formato condicional
3. Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos
4. Reglas superiores e inferiores para analizar datos
5. Resaltar fines de semana con formato condicional
6. Resaltar filas alternas
7. Buscar valores usando formato condicional
8. Borrar reglas de formato condicional
Con la lectura de estos artculos tendrs una mejor idea sobre el formato condicional en
Excel lo cual mejorar tus habilidades con la herramienta y estars en el camino correcto
para convertirte pronto en un usuario avanzado.
Fundamentos de formato condicional
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un
formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se
puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor
negativo.
Razn para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por
eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente
el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

Cmo se aplica el formato condicional?

Debes selccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer
clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato
se aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato
condicional en Excel est siempre basado en una regla que posteriormentre se podr editar
si as lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir
en dos grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo

valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).

Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad

porque puedes aplicar un formato especial utilzando una frmula donde
podrs aplicar una lgica ms compleja. Por lo mismo es un poco ms
complicado de aprender, pero una vez que lo hagas ser muy intuitivo de
utilizar.

Por ahora estudia estos conceptos bsicos y en los siguiente das analizaremos algunas de
las opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.
Resaltar celdas con formato condicional
En el artculo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este
tema y en esta publicacin aprenderemos sobre la primera de las opciones de men de
formato condicional: Resaltar reglas de celdas.

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla
de formato condicional especificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo
solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional
La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el
formato especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el
formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo
valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcin Entre
muestra un cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango
de valores a buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que
mejor se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta
regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.

Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos los
valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de

formato condicional adecuada.
Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos
En esta ocasin veremos cmo aplicar formato condicional a aquellas celdas que son nicas
en nuestra lista de datos por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas
que se repiten.
Fomato condicional a valores duplicados
En primer lugar debers seleccionar el rango de datos al cual se le aplicar el formato
condicional:

Despus debers ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato
Condicional y posteriormente desplegar el men Resaltar reglas de celdas y elegir la
opcin Duplicar valores.

Se mostrar el cuadro de dilgo Duplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados
excepto el da Sbado porque es el nico de toda la lista que no se repite:

Formato condicional a valores nicos

Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los
valores nicos de nuestros datos y en este caso significar que solamente la celda del da
Sbado quedar con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha
Inicio en el grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuacin en
Administrar reglas.

Eso mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.

En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la
regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botn Editar regla lo cual mostrar el
cuadro de dilogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona
la opcin nico dentro de la lista desplegable.

Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicar la nueva regla
sobre los datos dejando solamente al da Sbado con un formato especial por ser el nico
valor que no se repite.

El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de Microsoft Excel que te

ayudar a presentar adecuadamente los datos.
Reglas superiores e inferiores para analizar datos
Despus de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora
analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato
condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y
dentro de la opcin Reglas superiores e inferiores.

Reglas superiores e inferiores de formato condicional

La regla 10 superiores te permitir resaltar de manera inmediata las celdas que contengan
los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de dilogo de esta
regla es el siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de
los 10 superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla 10
inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor
dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de
indicar un nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar.
Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el

formato condicional se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas
son 2 celdas. El cuadro de dilogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un 20%

para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicar a 4 celdas. La regla
10% de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el
valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato
condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recin
calculado. Al no tener nign argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente
solicta el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionar todas las celdas que tengan un valor inferior
al promedio. Tambin puedes consultar el artculo Resaltar celdas con formato condicional
para conocer ms sobre otras reglas de formato condicional.
Resaltar fines de semana con formato condicional
Cuando ests creando un calendario de proyecto un reporte a veces es de utilidad resaltar
los das que son fines de semana. Eso lo puedes hacer fcilmente y rpido aplicando una
regla de formato condicional. En primer lugar debers tener listos los datos:

Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha Inicio haz clic sobre Formato
condicional y selecciona la opcin Nueva regla:

Regla de formato condicional para fines de semana

Esto mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato y debers seleccionar la opcin
Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato:

En el cuadro de frmula debers colocar la siguiente frmula:

=DIASEM(A1, 2) > 5

Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el
botn Formato y en la seccin Relleno selecciona el color de tu preferencia para marcar los
fines de semana:

Finalmente la regla de formato queda de la siguiente manera:

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se
resaltarn con el color previamente definido:

Consulta ms informacin sobre la funcin DIASEM

Funcin Excel DIASEM
Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: WEEKDAY
Qu hace?
Obtiene el da de la semana de una fecha especificada.
Sintaxis
DIASEM(fecha,[tipo])

fecha (obligatorio): La fecha de la que se desea conocer el da.

tipo (opcional): Determina el tipo de valor que se devolver. Si tipo = 1

[Domingo = 1, Sbado = 7], si tipo = 2 [Lunes = 1, Domingo = 7]

Ejemplos
DIASEM(31/01/2011) = 2 con Domingo como primer da
DIASEM(31/01/2011, 2) = 1 con Lunes como primer da
La funcin DIASEM en Excel
La funcin DIASEM en Excel nos devuelve el nmero que identifica a un da de la
semana, es decir, nos regresa un nmero entre 1 y 7 el cual indicar qu da de la semana
corresponde a una fecha determinada.
Sintaxis de la funcin DIASEM
La funcin DIASEM tiene dos argumentos

Nm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el

da de la semana.

Tipo (opcional): Nos permite configurar el da asignado como primer da de

la semana.

El segundo parmetro de la funcin es opcional pero nos permite configurar la manera en

que la funcin identifica los das de la semana. Por ejemplo, si especificamos el nmero 2
para este argumento, la funcin DIASEM devolver el nmero 1 en caso de que la fecha
especificada sea lunes.
En base al nmero especificado en el segundo argumento ser la numeracin de los das. A
continuacin la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:

En caso de que se omita el argumento Tipo la funcin asumir el valor 1 y regresar el

nmero 1 al encontrar un da domingo y el nmero 7 para un da sbado. Para las versiones
anteriores a Excel 2010 solamente estn disponibles los valores 1, 2 y 3 para el argumento
Tipo.
Ejemplos de la funcin DIASEM
Para conocer el da de la semana que corresponde a la fecha 14/02/2012 podemos utilizar
la funcin DIASEM de la siguiente manera:

Ya que no hemos especificado el segundo argumento de la funcin, Excel asume que el

nmero 1 es para el da domingo y por lo tanto el 14 de febrero del 2012 que es martes
tendr asignado el nmero 3. Si ahora utilizo el segundo argumento de la funcin para que
asigne el nmero 1 al da lunes entonces la respuesta de la funcin deber cambiar. Observa
el resultado:

De acuerdo a la tabla de valores del argumento Tipo puedes observar que al poner el valor 2
estoy indicando a la funcin que el lunes tendr asignado el nmero 1 y por lo tanto ahora
la funcin DIASEM nos da como resultado un 2 bajo esta nueva configuracin que
corresponde al da martes.

Mostrar el nombre del da

Como hemos visto, la funcin DIASEM devuelve el nmero de da de la semana
(Domingo = 1, sbado = 7), pero es posible obtener el nombre del da si utilizamos el
formato personalizado dddd para una celda que contenga la fecha original. Para nuestro
ejemplo he copiado la fecha de la celda B1 a la celda B3 y he aplicado el formato de la
siguiente manera:

La funcin DIASEM nos ayudar a conocer fcilmente el da de la semana que

corresponde a cualquier fecha especificada.
Partes de una fecha
Las funciones DIA, DIASEM, MES y AO nos ayudan a obtener una parte de la fecha que
se especifica como argumento. Todas estas funciones se encuentran dentro del grupo de
funciones de fecha y hora.
La funcin DIA
Esta funcin obtiene el nmero de da especificado en una fecha. El dato regresado es
siempre un nmero entre 1 y 31. Por ejemplo, observa el resultado al introducir la siguiente
frmula:

La funcin DIA despliega precisamente el nmero 5 que es el da del mes especificado en

la fecha.
La funcin DIASEM
En ocasiones deseamos saber el da de la semana a la que se refiere una fecha especfica.
Por ejemplo, utilizando la misma fecha del ejemplo anterior utilizando la funcin DIA.SEM
obtenemos el siguiente resultado:

La funcin regresa el valor 4 porque es el valor entero que representa al da mircoles ya

que de manera predeterminada Excel toma al domingo como el primer da de la semana y al
sbado asigna el nmero 7.
La funcin MES
Para obtener el nmero de mes especificado en una fecha utilizamos la funcin MES. La
funcin siempre regresar un valor entre 1 y 12.

La funcin AO
Finalmente tenemos la funcin AO la cual obtiene el ao de la fecha especificada.

Al trabajar con aos en Excel debes tener cuidado ya que siempre que quieras hacer
referencia a un ao del sigo XXI debes especificar los 4 dgitos, de lo contrario recibirs un
nmero que seguramente no esperabas. Observa el siguiente ejemplo donde en lugar de
especificar el ao 2011 he especificado solamente 11:

El trabajo con fechas es muy importante en Excel y debes conocer las funciones adecuadas
que te ayudarn a trabajar con este tipo de datos.
Extraer informacin de una fecha
El uso de fechas en Excel es muy frecuente y seguramente en ms de una ocasin
necesitars extraer informacin especfica de una fecha como el da, el mes o el ao. La
funcin TEXTO nos ofrece una alternativa para obtener dicha informacin.
Mostrar el mes de una fecha
Supongamos la siguiente columna de fechas donde la primera tarea ser obtener el mes de
cada una y presentarlo como una cadena de texto. La funcin utilizada en la columna B es
la siguiente:
TEXTO(A1, "m")

Efectivamente obtengo el nmero del mes de cada fecha. Ahora observa lo que sucede si
utilizo la misma funcin pero en el segundo argumento colocar dos letras m de la
siguiente manera:
TEXTO(A1,"mm")

La diferencia con el resultado anterior es que ahora todos los meses son mostrados con dos
dgitos poniendo un cero inicial en caso de requerirlo. En la siguiente imagen puedes
observar lo que sucede si en el segundo parmetro de la funcin TEXTO coloco tres, cuatro
y hasta cinco letras m.

Mostrar el da de una fecha

De la misma manera que en el ejemplo anterior podemos obtener informacin del da.
Observa cmo utilizando la funcin TEXTO y especificando el segundo parmetro como la
letra d podemos obtener informacin sobre el da.

Encuentro mucho beneficio en saber que la funcin TEXTO nos ayuda a identificar
especficamente el nombre del da ya que de esta manera se puede hacer un anlisis de la
informacin de acuerdo a das especficos de la semana.
Mostrar el ao de una fecha
Finalmente, para el ao solamente existen 2 posibles alternativas que son obtener el ao en
el formato de dos dgitos o en el formato de cuatro dgitos.

El trabajo con fechas es muy importante y conocer la posibilidad que nos ofrece la funcin
TEXTO para trabajar con este tipo de datos ser de gran utilidad.
Funcin Excel DIA
Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: DAY
Qu hace?
Regresa el da del mes de una fecha.
Sintaxis
DIA(fecha)

fecha (obligatorio): La fecha de la que se desea conocer el da.

Ejemplos

DIA(31/01/2012) = 31
DIA(HOY()) = Da actual
La funcin DIA en Excel
La funcin DIA en Excel nos devuelve el nmero de da de una fecha y que estar
expresado como un nmero entero entre 1 y 31. La funcin DIA tiene solamente un
argumento que es el nmero de serie de la fecha a analizar.
Sintaxis de la funcin DIA

Nm_de_serie (obligatorio): La fecha de Excel que ser analizada para

extraer el nmero de da.

Ejemplos de la funcin DIA

Para ejemplificar el uso de la funcin DIA observa la siguiente frmula:
=DIA("05/08/2012")

El argumento de la funcin indica la fecha 5 de Agosto del 2012 por lo que el resultado de
la funcin ser 5 que es el nmero de da. La funcin DIA tambin puede tomar como
argumento una fecha que se encuentre almacenada en otra celda:

La funcin DIA y los nmeros de serie

Las fechas en Excel son realmente nmeros de serie que identifican a cada uno de los das a
partir del 1 de Enero de 1900 el cual tiene asignado el nmero 1 y a partir de ah la cuenta

progresiva. Por ejemplo, el 5 de agosto el 2012 tiene asignado el nmero de serie 41126 y si
pasamos dicho nmero como argumento de la funcin DIA obtendremos como resultado el
nmero 5:

Obtener el nombre del da

La funcin DIA nos regresa solamente el nmero de da de la fecha proporcionada pero en
ocasiones necesitamos saber el nombre del da de la semana, es decir, saber si el da
corresponde a un domingo, lunes, martes, etc.
Para conocer el nombre del da de una fecha determinada podemos utilizar la funcin
TEXTO de la siguiente manera:

La funcin DIA en Excel siempre nos devolver el nmero de da de la fecha especificada.

Funcin Excel MES
Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: MONTH
Qu hace?
Regresa el mes de una fecha especificada.
Sintaxis
MES(fecha)

fecha (obligatorio): La fecha de la que se desea obtener el mes.

Ejemplos
MES(31/01/2011) = 1
MES(AHORA()) = Mes actual

La funcin MES en Excel

La funcin MES en Excel nos permite obtener el nmero de mes de una fecha
proporcionada. La funcin MES devolver un nmero entero entre 1, que representa el mes
de enero, y 12 que representa al mes de diciembre.
Sintaxis de la funcin MES

Nm_de_serie (obligatorio): La fecha de la cual deseamos conocer el mes.

Ejemplos de la funcin MES

En la siguiente frmula he especificado la fecha 15 de marzo del 2012 como argumento de
la funcin MES:
=MES("15/03/2012")

La funcin MES devolver el nmero 3 que corresponde al mes de marzo. El resultado

ser consistente independientemente del formato que se haya utilizado para la fecha. Por
ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he colocado la misma fecha en la
celda A1 pero con un formato de fecha diferente:

La funcin MES devolver el nmero 3 al establecer como argumento el valor de la celda

A1.
Obtener el mes actual
Si queremos una formula que siempre nos devuelva el mes actual podemos utilizar la
funcin MES junto con la funcin HOY de la siguiente manera:

=MES(HOY())

Esta formula regresar el nmero del mes actual de acuerdo a la fecha establecida en tu
computador.
Obtener el nombre del mes
Si deseas mostrar en una celda el nombre del mes en lugar de su nmero, podemos utilizar
la funcin TEXTO dando un formato especial a una fecha. En la siguiente imagen puedes
observar que en la celda B1 aplico el formato mmmm a la fecha de la celda A2:

A diferencia del formato que podemos dar con la funcin TEXTO, la funcin MES en
Excel siempre nos devolver el valor numrico del mes de la fecha que indiquemos como
argumento. Este nmero ser de mucha utilidad en caso de querer hacer algn clculo entre
fechas.
Frmulas nombradas
Como seguramente sabes, Excel nos permite asignar un nombre a una celda o a un rango de
celdas, pero esa misma funcionalidad la podemos utilizar para asignar un nombre a
cualquier frmula de manera que nos sea ms familiar.
Supongamos que tienes un reporte de Excel donde continuamente necesitas obtener el
nmero del mes actual y para ello ocupas la siguiente frmula:

La funcin HOY regresa la fecha actual y la funcin MES obtiene el nmero del mes
actual. Para crear una frmula nombrada que podamos utilizar en nuestro Libro debemos
ir a la ficha Frmulas y pulsar el botn Asignar nombre.

Se mostrar el cuadro de dilogo Nombre nuevo y es ah donde podremos asignar un

nombre para nuestra funcin.

En el cuadro de texto Nombre colocaremos el nombre con el que deseamos identificar

nuestra frmula y en el cuadro de texto Hace referencia a colocaremos la frmula. Para
probar que Excel reconoce este nuevo nombre podemos utilizarlo en cualquier celda de
nuestra hoja.

Mejorando la frmula
Podemos mejorar un poco nuestra frmula nombrada y hacer que devuelva el nombre del
mes actual en lugar del nmero. Para ello debo ir a la ficha Frmulas y pulsar el botn
Administrador de nombres.

Selecciono el nombre y pulso el botn Editar para abrir el cuadro de dilogo Editar nombre
donde modificar la frmula de la siguiente manera:

Al utilizar el nombre MesActual dentro de una celda obtendremos el nombre del mes
actual.

Calcular el trimestre de una fecha en Excel

Es muy comn que las empresas organicen la informacin financiera por trimestres. En
ocasiones tenemos un listado en Excel que contiene solamente fechas y debemos calcular
el nmero de trimestre para cada una de ellas.
La frmula mgica para calcular el trimestre de una fecha es la siguiente:
=REDONDEAR.MAS(MES(A1)/3,0)

Esta frmula obtiene el mes de la fecha (en la celda A1) con la funcin MES y lo divide
entre 3. El resultado de la divisin es finalmente redondeado hacia arriba con la funcin
REDONDEAR.MAS.
Comprobacin de la frmula
Para comprobar que esta frmula es correcta para cualquier mes del ao haremos la
siguiente prueba. En la columna A he colocado una lista de 12 fechas para los diferentes
meses del ao y en la columna B he utilizado la funcin MES para obtener el nmero de
mes de cada fecha.

Ahora en la columna C har la divisin entre 3 de cada uno de los nmeros de mes tal como
lo indica la frmula propuesta al principio:

Finalmente en la columna D har el redondeo de los valores de la columna C. Debes notar

que al utilizar la funcin REDONDEAR.MAS colocar el nmero cero como el segundo
argumento de la funcin de manera que el resultado no devuelva decimales.

Observa cmo cada mes tiene asignado el nmero de trimestre adecuado. De esta manera
podemos estar seguros de que la frmula propuesta al inicio de este artculo funcionar
correctamente para calcular el trimestre de una fecha.

Redondear en Excel
Las funciones REDONDEAR, REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS son de
gran utilidad al momento de redondear nmeros en Excel. Estas funciones pertenecen a la
categora Matemticas y Trigonomtricas.
Funcin REDONDEAR en Excel
Utilizamos la funcin REDONDEAR para trabajar con los decimales de cualquier
nmero. A diferencia de cuando se aplica un formato a la celda para desplegar ms o menos
decimales, la funcin REDONDEAR efectivamente modifica el valor almacenado por
Excel. La sintaxis de la funcin redondear es la siguiente:
REDONDEAR(nmero, nm_decimales)
La funcin solamente requiere de dos argumentos, el primero de ellos el nmero que
deseamos redondear y en segundo lugar la cantidad de decimales que necesitamos.
Considera las siguientes ejemplos:

=REDONDEAR(3.1416, 0). Regresar el valor 3, ya que estamos indicando

cero como la cantidad de decimales que necesitamos.

=REDONDEAR(3.1416, 3). Regresar el valor 3.142 al haber especificado

3 decimales.

Funcin REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS

Estas funciones tienen los mismos argumentos que la funcin REDONDEAR y la
diferencia es que REDONDEAR.MAS siempre redondea el nmero especificado hacia
arriba y la funcin REDONDEAR.MENOS hace el redondeo hacia abajo. En la siguiente
imagen puedes observar la diferencia que existe entre cada una de las tres funciones al
aplicar el redondeo al valor de la contante matemtica PI.

Cada funcin aplica un redondeo diferente aun cuando se ha solicitado la misma cantidad
de decimales. Observa cmo el resultado de la funcin REDONDEAR a veces concuerda
con el resultado de REDONDERAR.MAS y a veces concuerda con el resultado de
REDONDEAR.MENOS.

La prxima vez que necesites redondear en Excel sabrs que existen tres funciones que
pueden ayudarte a obtener el resultado deseado.
La funcin REDONDEAR en Excel
La funcin REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un nmero a una cantidad de
decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un nmero
positivo, negativo o cero.
Sintaxis de la funcin REDONDEAR
La funcin REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:

Nmero (obligatorio): El nmero que va a ser redondeado.

Nm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea

redondear.

Ejemplos de la funcin REDONDEAR

En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizar la funcin REDONDEAR con diferentes
valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.

Cuando el segundo argumento de la funcin REDONDEAR es mayor a cero entonces el

nmero se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como
segundo argumento, entonces se redondear hacia el nmero entero ms prximo. Por el
contrario, si especificamos un nmero negativo, entonces la funcin REDONDEAR hace
el redondeo hacia la izquierda del separador decimal.
Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.

Debes recordar que la funcin REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a
partir del nmero 5, de lo contrario el redondeo ser realizar hacia abajo. Considera los
siguientes ejemplos:
REDONDEAR(4.845,2) = 4.85
REDONDEAR(4.844,2) = 4.84

Funciones para redondear

Frecuentemente tenemos la necesidad de redondear nmeros y hace ya algunos artculos
que escrib sobre el redondeo en Excel con las funciones REDONDEAR,
REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS, pero en esta ocasin hablar sobre otras
funciones para redondear en Excel.
Funcin ENTERO
La funcin ENTERO nos permite especificar un nmero real y har un redondeo al
nmero entero inferior ms prximo. Algunos ejemplos son los siguientes:
ENTERO(5.835) = 5
ENTERO(8.999) = 8

Si tienes Excel en ingls, la funcin equivalente es la funcin INT.

Funcin TRUNCAR
La funcin TRUNCAR remueve la parte fraccionaria de un nmero. De manera opcional
podemos especificar la precisin numrica que necesitamos es decir, el nmero de
decimales a dejar. Analicemos un ejemplo con PI que sabemos es el nmero 3.141592654

TRUNCAR(PI()) = 3
TRUNCAR(PI(), 2) = 3.14
TRUNCAR(PI(), 4) = 3.1415

Para la versin de Excel en ingls el equivalente es la funcin TRUNC.

Funcin REDONDEA.IMPAR y REDONDEA.PAR
La funcin REDONDEA.IMPAR redondea un nmero hacia el prximo entero impar. Por
ejemplo:
REDONDEA.IMPAR(2) = 3
REDONDEA.IMPAR(2.5) = 3
REDONDEA.IMPAR(3) = 3

Por el contrario, la funcin REDONDEA.PAR redondear hacia el prximo entero par.

Compara los resultados con los de la funcin anterior.
REDONDEA.PAR(2) = 2
REDONDEA.PAR(2.5) = 4
REDONDEA.PAR(3) = 4

Los equivalentes de ambas funciones en ingls son la funcin ODD para redondear a
nmero impares y la funcin EVEN para redondear a nmeros pares.
Funcin REDOND.MULT
La funcin REDOND.MULT redondea un nmero hacia el mltiplo ms cercano del valor
especificado. Por ejemplo, para redondear 10.4 y 10.5 al mltiplo ms cercano de 3
escribimos:
REDOND.MULT(10.4, 3) = 9
REDOND.MULT(10.5, 3) = 12

Esta funcin redondea hacia arriba si el residuo de la divisin del nmero entre el mltiplo
es mayor o igual a la mitad del valor del mltiplo. En el ejemplo anterior, el residuo de 10.4
entre 3 es de 1.4 que es menor a la mitad de 3 y por lo tanto se redondea hacia el mltiplo
inferior de 3 que es 9. En el segundo ejemplo el residuo es de 1.5 que es igual a la mitad de
3 y por ello se redondea hacia el mltiplo superior que es 12. El equivalente en la versin
en ingls de Excel es la funcin MROUND.
Funcin Excel AO
Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: YEAR
Qu hace?
Regresa el ao de la fecha especificada.
Sintaxis

AO(fecha)

fecha (obligatorio): La fecha de la que se desea conocer el ao.

Ejemplos
AO(31/01/2012) = 2012
AO(HOY()) = Ao actual
La funcin AO en Excel
La funcin AO en Excel devuelve el nmero de ao de una fecha que sea especificada
como argumento de la funcin. De esta manera, el nico argumento de la funcin es la
fecha de la que deseamos conocer el ao.
Sintaxis de la funcin AO

Nm_de_serie (obligatorio): La fecha de la que ser devuelto el ao.

La funcin AO devolver un nmero entero que se encontrar en el rango 1900-9999 ya

que Excel utiliza un sistema de fechas basado en el ao 1900 donde la fecha ms antigua es
el da 1 de enero de 1900.
Ejemplos de la funcin AO
Podemos especificar la fecha como una cadena de texto en el argumento de la funcin
AO y obtendremos de regreso el nmero de ao:

De igual manera podemos especificar una fecha que se encuentre en alguna otra celda y que
tenga un dato de fecha.

Obtener la diferencia en AOS

Si tienes dos fechas y deseas conocer la diferencia en aos que existe entre ambas fechas
podemos utilizar la funcin AO de la siguiente manera:
=AO(B1) AO(A1)

Esta frmula obtendr el ao de cada una de las fechas y posteriormente realizar la resta:

La funcin AO en Excel regresar siempre el ao de la fecha que hayamos especificado.

Buscar valores usando formato condicional
Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como
el catlogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa
gran cantidad de informacin es indispensable encontrar los datos precisos en todo
momento.
Buscar en Excel con formato condicional
En esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una
hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el cuadro
de bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo entontrar en los
datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben
seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la
opcin Nueva regla:

Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato:

Frmula para encontrar valores

Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato.
En la caja de texto coloca la siguiente frmula, que explicar en un instante:
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))

Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a las
celdas que cumplan la regla.

La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con las
celdas que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin
ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos
valores utilic la funcin MINUSC que los convierte en minsculas antes de hacer la
comparacin de manera que la bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas.
Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el formato se aplique a todas las
celdas cuando la celda $B$2 est vaca.
Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que
introduzcas en las celda de bsqueda:

Consulta ms informacin sobre las funciones de Excel utilizadas en esta publicacin:

ENCONTRAR, MINUSC, Y
Funcin Excel ENCONTRAR
Categora: Texto
Nombre en ingls: FIND
Qu hace?
Encuentra la posicin de un texto dentro de otro texto y regresa la posicin del caracter
donde se encontr. Hace distincin entre maysculas y minsculas.
Sintaxis
ENCONTRAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [nm_inicial])

texto_buscado (obligatorio): El texto que se quiere encontrar.

dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto en donde se va a buscar.

nm_inicial (opcional): El nmero de caracter donde inicia la bsqueda. Si

se omite entonces la bsqueda iniciar desde el primer caracter.

Ejemplos
ENCONTRAR(o, hola) = 2
ENCONTRAR(h, hola) = 1
La funcin ENCONTRAR en Excel
La funcin ENCONTRAR en Excel nos devuelve la posicin inicial de una cadena de
texto, o de un carcter, dentro de otra cadena de texto. La funcin ENCONTRAR hace
diferencia entre maysculas y minsculas.
Sintaxis de la funcin ENCONTRAR
La funcin ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:

Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carcter que se

desea encontrar.

Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la

bsqueda.

Nm_inicial (opcional): Indica la posicin de la cadena Dentro_del_texto

donde se comenzar la bsqueda. El primer carcter siempre es el nmero
1. Si se omite este argumento se supone que se realizar una bsqueda
desde la primera posicin.

Si el Texto_buscado es contrado, entonces la funcin ENCONTRAR regresa un nmero

que indicar la posicin donde se encontr. Si no se encuentra ninguna coincidencia la
funcin ENCONTRAR regresar el error #VALOR!
Ejemplo de la funcin ENCONTRAR
A continuacin podrs observar una serie de ejemplos de la funcin ENCONTRAR que
nos ayudarn a dejar claro su uso. Cada una de las funciones buscar un carcter especfico
dentro del texto de la columna A. Observa los resultados:

El primer ejemplo nos muestra la siguiente frmula:

=ENCONTRAR("T", A2)

Esta frmula encontrar la primera ocurrencia de la letra T (mayscula) que se encuentra

en la primera posicin y por lo tanto el resultado es 1. Como haba mencionado
anteriormente, la funcin ENCONTRAR es sensible a maysculas y lo comprobamos con
el segundo ejemplo:
=ENCONTRAR("t", A3)

Al buscar la letra t (minscula), obtenemos como resultado la posicin 4 aun cuando se

ha iniciado la bsqueda desde el primer carcter lo cual no indica que la bsqueda hace
diferencia entre maysculas y minsculas.
El tercer ejemplo hace una bsqueda de la letra i:
=ENCONTRAR("i", A4)

Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras i, pero la funcin
ENCONTRAR regresa la posicin de la primera, que es la posicin nmero 9. Sin
embargo, en el ltimo ejemplo utilizamos el tercer argumento de la funcin ENCONTRAR:
=ENCONTRAR("i", A5, 10)

Con el tercer argumento estoy indicando a la funcin ENCONTRAR que inicie la

bsqueda a partir de la posicin 10, que es la letra g, y por lo tanto me regresa la posicin
de la segunda letra i.

Errores comunes con la funcin ENCONTRAR

Si la funcin ENCONTRAR regresa el error #VALOR! es probable que tengas alguno de
los siguientes problemas:

Si olvidamos que la funcin ENCONTRAR hace diferencia entre

maysculas y minsculas podemos obtener el error #VALOR! porque la
funcin no encontrar coincidencias.

Al utilizar el tercer argumento de la funcin, que indica la posicin inicial de

la bsqueda, debemos tener cuidado de no especificar un nmero que sea
mayor a la longitud de la cadena o de la contrario obtendremos el error
#VALOR!

Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR

Las palabras encontrar y hallar son sinnimos, sin embargo cuando hablamos de la funcin
ENCONTRAR y la funcin HALLAR nos damos cuenta de que son funciones muy
similares pero que tienen una diferencia peculiar.
Las funciones ENCONTRAR y HALLAR
Ambas funciones pertenecen al grupo de las funciones de texto y devuelven la posicin
inicial donde se encuentra un texto buscado dentro de otra cadena de texto. Inclusive la
sintaxis de las funciones es prcticamente idntica:
ENCONTRAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [nm_inicial])
HALLAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [nm_inicial])

Puedes observar que las funciones tienen el mismo nmero de argumentos y adems todos
los argumentos se refieren a lo mismo: texto_buscado es el texto o palabras que deseamos
buscar, dentro_del_texto es el texto principal donde realizaremos la bsqueda y
nm_inicial es un parmetro opcional que nos indica el carcter donde se iniciar la
bsqueda.
Entonces, si ambas funciones son tan parecidas Por qu Microsoft decidi incluir ambas?
Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR
Vamos a encontrar la diferencia entre ambas funciones con un ejemplo muy sencillo. En la
siguiente imagen puedes observar que tengo la misma cadena en la celda A1 y A2. Y para
ambas buscar la palabra excel solo que para una utilizar la funcin HALLAR y para la
otra utilizar la funcin ENCONTRAR.

La funcin HALLAR encuentra que la palabra excel comienza en la posicin 1 de la

cadena, sin embargo la funcin ENCONTRAR nos devuelve un error #VALOR!
indicando que no ha encontrado dicha palabra. La diferencia entre ambas funciones es sutil
pero importante de recordar: La funcin ENCONTRAR es sensible a maysculas y
minsculas mientras que la funcin HALLAR no lo es.
Para comprobar que efectivamente la funcin ENCONTRAR es sensible a maysculas
cambiar las frmulas para buscar la palabra Excel con la letra E como mayscula.
Observa los nuevos resultados:

Ahora ya lo sabes. La nica diferencia entre las funciones ENCONTRAR y HALLAR es

que la funcin ENCONTRAR es sensible a maysculas y minsculas.
Separar una cadena de texto
En diversas ocasiones me he encontrado en la necesidad de seperar una cadena de texto en
base a un caracter intermedio. Por ejemplo, las claves de productos de una compaa
podran estar formadas de la siguiente manera:

Separar texto con funciones de Excel

La clave de un producto est dividida en tres secciones que estn separadas por el guin
medio -. Cada seccin tiene un significado especial para la compaa, por eso te han
pedido que separes en diferentes columnas los valores que estn divididos por el guin
medio. Cmo puedes lograr esto? Una alternativa es utilizando las funciones
IZQUIERDA, MED, DERECHA, ENCONTRAR y LARGO.
IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la funcin MED cambia de
nombre a EXTRAE.

Utilizamos la funcin ENCONTRAR para ubicar la posicin del guin medio y apartir de
esa informacin extraemos las secciones. El primer guin medio lo encontramos con la
siguiente frmula:
ENCONTRAR("-",A2)

Para encontrar el segundo guin medio utilizamos tambin la funcin ENCONTRAR pero
hacemos uso del tercer parmetro de la funcin que indica la posicin en donde debe
comenzar a buscar, que en este caso es la posicin del primer guin medio ms uno:
ENCONTRAR("-",A2,B2+1)

Una vez obtenida la posicin de los guiones medios procedemos a extraer las cadenas de
texto que nos interesan. La primer seccin la extraemos con la funcin IZQUIERDA:
IZQUIERDA(A2,B2-1)

Observa que el nmero de caracteres a extraer es la posicin del primer guin medio menos
uno. Para extraer la segunda seccin utilizamos la funcin MED:
MED(A2,B2+1,C2-B2-1)

En esta frmula ponemos como posicin inicial el primer guin medio ms uno y los
caracteres a extraer los obtenemos de restar la posin del segundo guin medio menos la
posicin del primer guin y adems le restamos uno. Finalmente la ltima seccin la
obtenemos con la funcin DERECHA:
DERECHA(A2,LARGO(A2)-C2)

En esta ltima funcin el nmero de caracteres a extraer lo obtenemos de restar la posicin

del segundo guin medio de la longitud total del texto que se obtiene con la funcin
LARGO. Finalmente tenemos el resultado deseado:

Consulta ms informacin sobre las funciones mencionadas en esta publicacin:

IZQUIERDA, MED, DERECHA, ENCONTRAR, LARGO
Funcin Excel IZQUIERDA
Categora: Texto
Nombre en ingls: LEFT
Qu hace?
Obtiene caracteres a la izquierda de una cadena de texto de acuerdo al nmero de caracteres
especificados.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto, [nm_de_caracteres])

texto (obligatorio): La cadena de texto de donde se extraern los caracteres

de la izquierda.

nm_de_caracteres (opcional): Nmero de caracteres a obtener. Si se

omite se calcula como 1.

Ejemplos
IZQUIERDA(Excel Total, 5) = Excel
IZQUIERDA(Excel Total) = E
La funcin IZQUIERDA en Excel
La funcin IZQUIERDA en Excel forma parte de las funciones de texto de la herramienta
y nos ayuda a obtener un nmero determinado de caracteres ubicados a la izquierda de una
cadena de texto de acuerdo a la cantidad de caracteres especificados.
Sintaxis de la funcin IZQUIERDA
La funcin IZQUIERDA en Excel tiene solamente dos argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto de la cual se obtendrn los

caracteres de la izquierda.

Nm_de_caracteres (opcional): La cantidad de caracteres que sern

extrados de la cadena de texto.

Si se omite el segundo argumento, la funcin IZQUIERDA asumir que solamente

deseamos el primer carcter de la izquierda de la cadena de texto.
Ejemplo de la funcin IZQUIERDA
Hagamos un ejemplo sencillo con la funcin IZQUIERDA. En la celda A1 tengo el texto
ExcelTotal.com y en la celda B1 colocar la siguiente frmula:
=IZQUIERDA(A1)

El resultado de esta funcin ser el siguiente:

Recuerda que si no utilizamos el segundo argumento de la funcin IZQUIERDA, se

regresar solamente el primer carcter de la cadena por lo que en este caso solamente veo el
carcter E en la celda B1.
Ahora utilicemos el segundo argumento de la funcin IZQUIERDA y remplazar la
frmula de la celda B1 con la siguiente:

=IZQUIERDA(A1, 5)

Estoy pidiendo a la funcin IZQUIERDA me devuelva los primeros cinco caracteres de la

izquierda de la cadena de texto ubicada en la celda A1 y el resultado es el siguiente:

Para la funcin IZQUIERDA la primera letra de la cadena de texto ser el carcter uno de
manera que en nuestro ejemplo el quinto carcter es la letra l y obtenemos la palabra
Excel como resultado de la frmula anterior.
Frecuentemente vers a la funcin IZQUIERDA siendo utilizada con otras funciones de
Excel tratando de encontrar o comparar cadenas de texto. Por esta razn debes tener
siempre presente la utilidad de esta funcin para poder hacer uso de ella eficientemente.
Extraer contenido de una celda en Excel
En ocasiones necesitamos extraer contenido de una celda de Excel para utilizarlo en alguna
otra frmula o simplemente porque simplemente necesitamos una parte de la cadena de
texto contenida en la celda.
Extraer caracteres al inicio o al final
Si necesitas extraer un nmero determinado de caracteres que se encuentran al inicio o al
final de una cadena de texto podemos utilizar la funcin IZQUIERDA o la funcin
DERECHA. Observa el siguiente ejemplo que extrae los primeros 5 caracteres de la cadena
de texto en A1:

En este ejemplo utilice la funcin IZQUIERDA pero puedo utilizar la funcin DERECHA
para extraer los ltimos 4 caracteres de la misma cadena:

Extraer caracteres intermedios

Si por el contrario, necesitas extraer slo una parte que se encuentra en medio de la cadena
de texto, podemos utilizar la funcin EXTRAE que nos permite indicar la posicin inicial
dentro de la cadena donde se iniciar la extraccin y adicionalmente la cantidad de
caracteres que deseamos extraer.
En el siguiente ejemplo podrs observar que he extrado la palabra una especificando a la
funcin EXTRAE que inicie en la posicin 14 y obtenga solamente 3 caracteres.

Para poder utilizar la funcin EXTRAE es indispensable conocer la posicin inicial donde
comenzar la extraccin y su longitud en caracteres.
Las tres funciones mencionadas: IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE son las funciones
con las cuales podemos extraer contenido de una celda en Excel y a partir de estas
funciones bsicas podemos hacer combinaciones con otras funciones para otros usos como
los que menciono a continuacin.
Extraer la primera palabra
Para extraer la primera palabra de una celda utilizamos la funcin IZQUIERDA junto con
la funcin ENCONTRAR que nos permitir encontrar la posicin del primer espacio en
blanco lo cual delimita la primera palabra. La frmula utilizada es la siguiente:
=IZQUIERDA(A1,ENCONTRAR(" ",A1) -1)

El primer argumento de la funcin ENCONTRAR es una espacio en blanco y al resultado

devuelto le resto el nmero 1 para poder obtener la longitud correcta de caracteres de la
primera palabra. Observa el resultado:

Extraer la ltima palabra

Para poder extraer la ltima palabra la situacin se complica porque es necesario encontrar
el ltimo espacio y a partir de ah tomar los caracteres de la derecha. Pero para simplificarte
el trabajo, esta es la frmula que obtiene el resultado adecuado:
=ESPACIOS(DERECHA(SUSTITUIR(A1," ",REPETIR(" ",LARGO(A1))),LARGO(A1)))

Esta frmula devolver el resultado correcto en nuestro ejemplo:

Extraer la n-sima palabra

Si lo que necesitas es extraer algn nmero de palabra especfica puedes utilizar la
siguiente frmula:
=ESPACIOS(EXTRAE(SUSTITUIR(A1," ",REPETIR(" ",LARGO(A1))), (D81)*LARGO(A1)+1, LARGO(A1)))

En esta frmula el nmero de palabra se encuentra en la celda D8 por lo que si quiero

obtener la segunda palabra debo colocar el valor 2 en dicha celda. Observa el ejemplo:

Contar palabras en Excel

Si ests en la necesidad de contar palabras en Excel este artculo puede ser de ayuda ya
que en esta ocasin revisaremos un mtodo para contar las palabras que existen dentro de
una celda.
Contar el nmero de palabras en una celda
Supongamos que en la celda A1 tienes un texto y deseas saber el nmero de palabras que
contiene dicha celda.

Para alcanzar nuestro objetivo utilizaremos 3 funciones: ESPACIOS, SUSTITUIR y

LARGO.
Remover los espacios dobles
La funcin ESPACIOS es de mucha ayuda en esta tarea porque remover todos los espacios
dobles que puedan existir entre las palabras. Adems remover cualquier espacio al inicio o
final del enunciado. Esta frmula la utilizar cada vez que necesite referirme al contenido
de la celda A1 de la siguiente manera: ESPACIOS(A1)
Una vez aplicada la funcin ESPACIOS tendr la seguridad de que absolutamente todas las
palabras estn separadas por solo un espacio en blanco lo cual har mi tarea ms sencilla.

Contar los caracteres del enunciado

Ahora ya s los beneficios de la funcin ESPACIOS y la utilizar junto con la funcin
LARGO para contar el nmero de caracteres del enunciado de la celda A1:

Contar caracteres sin considerar espacios

En un segundo clculo utilizar la funcin SUSTITUIR para remover los espacios en
blanco y volver a contar el nmero de caracteres.

Observa cmo vuelvo a utilizar la funcin ESPACIOS para garantizar que solo exista un
solo espacio entre cada palabra y despus remuevo todos los espacios con la funcin
SUSTITUIR. El nmero total de caracteres me lo da de nuevo la funcin LARGO.
Contar palabras en Excel es contar los espacios
Hemos llegado prcticamente al final del clculo porque contar palabras en Excel es casi
lo mismo que contar los espacios que existen dentro de un enunciado. Esta deduccin es
muy simple ya que cada palabra est siempre antecedida por un espacio, por lo que al
contar los espacios estar muy cerca de conocer el nmero total de palabras.
La nica palabra que no est antecedida por un espacio es la palabra inicial y es por eso que
el nmero de palabras de un enunciado ser su nmero de espacios ms uno. En nuestro
ejemplo, la resta de las frmulas que hemos calculado hasta ahora me dar el nmero de
espacios dentro del enunciado:

El nmero total de palabras en el enuncuado de la celda A1 ser el nmero de espacios mas

uno.

Si quieres realizar el mismo clculo pero en una sola celda, sin necesidad de ocupar varias
celdas como en el ejemplo, es suficiente con utilizar la siguiente frmula que agrupa todos
los conceptos revisados en este artculo:
=LARGO(ESPACIOS(A1)) - LARGO(SUSTITUIR(ESPACIOS(A1), " ", "")) + 1

Solamente sustituye las referencias a la celda A1 por la celda que contiene el enunciado del
cual deseas conocer el nmero de palabras.
Contar caracteres con Excel
En esta ocasin mostrar cmo contar caracteres con Excel ya sea que se refiera a contar
todos los caracteres dentro de una celda o a contar el nmero de apariciones de un solo
carcter dentro de una celda.
Contar todos los caracteres en una celda

Para obtener el nmero total de caracteres dentro de una celda podemos utilizar la funcin
LARGO.

Debes de tener claro que para la funcin LARGO los espacios cuentan como caracteres.
Contar las apariciones de un carcter especfico
Supongamos que para la cadena de texto del ejemplo anterior deseo contar las apariciones
de la letra e. Para lograr este objetivo utilizar la funcin LARGO y tambin la funcin
SUSTITUIR.
La funcin SUSTITUIR la utilizar para crear en memoria una copia de la cadena de texto
pero que no tenga la letra e. De esta manera puedo obtener la diferencia entre ambas
cadenas y saber cuntas veces aparece la letra e en la cadena original.

Es importante mencionar que la funcin SUSTITUIR hace una copia de la cadena de texto
en memoria por lo que nunca se hace una sustitucin real en la celda. Otra cosa importante
a notar en este ejemplo es que la funcin SUSTITUIR hace diferencia entre maysculas y
minsculas por lo que la letra E de la palabra Excel no est siendo contabilizada.
Una alternativa para este ltimo punto puede ser utilizar la funcin MINUSC para convertir
todas las letras en minsculas antes de hacer la sustitucin:

De esta manera podemos conocer las veces que una letra aparece en una cadena de texto sin
importar si es mayscula o minscula.

Contar apariciones de una cadena de texto

Ahora supongamos que deseo conocer el nmero de veces que aparece una cadena de texto
dentro de una celda. A diferencia del caso anterior, donde era solamente un carcter, para
encontrar el nmero de veces que aparece una cadena debo agregar una divisin a la
frmula.
Por ejemplo, si deseo saber las veces que aparece la cadena de texto en debo utilizar la
siguiente frmula:

La divisin realizada al final es necesaria para considerar el tamao en caracteres de la

cadena de texto que est siendo buscada.
Funcin Excel LARGO
Categora: Texto
Nombre en ingls: LEN
Qu hace?
Obtiene el nmero de caracteres de un texto.
Sintaxis
LARGO(texto)

texto (obligatorio): El texto del que se desea conocer la longitud.

Ejemplos
LARGO(Microsoft) = 9
LARGO(Excel) = 5
La funcin LARGO en Excel
La funcin LARGO en Excel pertenece al grupo de funciones de texto y solamente tiene
un argumento que es una cadena de texto y como resultado nos devuelve el nmero de
caracteres de dicha cadena.
Sintaxis de la funcin LARGO

Texto (obligatorio): La cadena de texto cuya longitud deseamos conocer.

Es importante mencionar que la funcin LARGO contar tambin los espacios.

Ejemplo de la funcin LARGO
En el siguiente ejemplo, la funcin LARGO cuenta el nmero de caracteres de la cadena
de texto de la celda A1:

Si la celda A1 estuviera vaca, sera equivalente a tener una cadena de texto vaca por lo que
la funcin LARGO devolver el valor cero:

Ahora observa lo que sucede cuando incluyo espacios en las cadenas de texto. En la
siguiente imagen puedes observar que he colocado espacios al inicio y fin de las cadenas de
texto de las celdas A2 y A3. Tambin puedes observar que en la celda A4 he colocado un
espacio entre cada una de las letras.

La funcin LARGO en Excel nos ayudar a obtener la longitud de cualquier cadena de

texto que especifiquemos como argumento.
Funcin Excel SUSTITUIR
Categora: Texto
Nombre en ingls: SUBSTITUTE
Qu hace?
Sustituye un texto por otro en la cadena de texto especificada.
Sintaxis
SUSTITUIR(texto, texto_original, texto_nuevo, [nm_de_instancia])

texto (obligatorio): El texto en donde se realizar la sustitucin.

texto_original (obligatorio): El texto que se quiere sustituir.

texto_nuevo (obligatorio): El texto por el que se reemplazar el

texto_original.

nm_de_instancia (opcional): El nmero de instancia/aparicin que se

sustituir.

Ejemplos
SUSTITUIR(abcdef, ef, efgh) = abcdefgh
SUSTITUIR(ExcelExcelExcel, Excel, Microsoft, 2) = ExcelMicrosoftExcel
Remover espacios en blanco
Tengo una columna con nombres de productos. Estos nombres estn formados en su
mayora por varias palabras, el problema es que tienen espacios al inicio y al final de la
cadena de texto y en ocasiones tienen dos o ms espacios en blanco entre cada palabra.
Para tener una mejor idea del problema he construido la siguiente hoja de Excel para
ilustrarlo mejor:

Como puedes observar existen espacios en blanco al inicio y al final de cada cadena de
texto y en algunas celdas existen varios espacios en blanco entre algunas palabras. Algunas
personas podran pensar en utilizar la funcin SUSTITUIR para deshacerse de los espacios
en blanco pero existe una desventaja para este caso en especial.
Desventaja de la funcin SUSTITUIR
Aunque la funcin SUSTITUIR removera los espacios que aparecen al principio y al final
de cada palabra, tambin eliminara todos los espacios entre cada palabra y perderamos el
significado de cada una de las cadenas de texto haciendo prcticamente imposible recuperar
la informacin original. Observa el resultado de aplicar esta tcnica:

La funcin SUSTITUIR remueve absolutamente todos los espacios en blanco de una

cadena de texto. Sin embargo existe una segunda alternativa que es la ms adecuada.
La funcin RECORTAR

IMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la funcin RECORTAR

cambia su nombre a ESPACIOS.
Existe una manera muy simple de quitar los espacios en blanco que se encuentran al inicio
y final de una cadena de texto y es utilizando la funcin RECORTAR. Y por si fuera poco,
esta misma funcin detecta aquellos lugares en donde existen dos o ms espacios en blanco
y los reduce a uno solo. Observa el comportamiento de la funcin RECORTAR en el
mismo ejemplo propuesto anteriormente:

Los espacios han sido removidos de manera adecuada y solamente se ha dejado un solo
espacio en blanco entre cada una de las palabras.
Reemplazar asteriscos en Excel
Alguna vez has intentado reemplazar un asterisco en Excel? Esto puede ser peligroso
porque puedes eliminar toda la informacin de la hoja. Es importante que sepas la razn por
la que sucede esto en Excel.
El asterisco es un carcter comodn
El asterisco (*) es un carcter comodn de Excel que significa TODOS los caracteres. Por
ejemplo, en la siguiente lista de palabras reemplazar la cadena de texto BA* por # :

Observa el resultado despus de realizar la sustitucin:

La cadena de texto BA* significa la combinacin de las letras BA seguidas de

CUALQUIER cantidad y tipo de caracteres, es por eso que Excel hizo el reemplazo sin
importar que haya encontrado la combinacin de letras BA al inicio, en medio o al final
de una palabra.
Ahora comienzas a darte cuenta de lo peligroso que puede ser utilizar el caracter * en un
reemplazo. Si alguna vez llegas a especificar solamente * en el cuadro de bsqueda y lo
reemplazas con una cadena vaca entonces se borrar el contenido de todas las celdas.

Buscar y reemplazar un asterisco

Para poder reemplazar adecuadamente un asterisco debes anteponer una tilde ~, de esta
manera Excel sabr que no ests utilizando el asterisco como caracter comodn sino como
si fuera cualquier otro caracter.

Con los parmetros de la imagen anterior Excel reemplazara efectivamente un asterisco

por una cadena vaca, es decir, los eliminar de los textos de las celdas.
Esta misma solucin la debes aplicar en caso de que quieras hacer un reemplazo del
smbolo ? ya que tambin es un caracter comodn que representa una sola letra, pero si no
se antepone la tilde Excel har el reemplazo de todas las letras por una cadena vaca. La
manera correcta de hacer el reemplazo es similar a la del asterisco:

Debes tener mucha precaucin al usar los comodines de Excel dentro de una bsqueda o un
reemplazo. Recuerda que los comodines son el asterisco (*) y el signo de interrogacin (?)
y que debes anteponer una tilde (~) antes de usarlos en un reemplazo.
Funcin Excel MED
Categora: Texto
Nombre en ingls: MID
Qu hace?
Extrae cierto nmero de caracteres de una cadena de texto.

Sintaxis
MED(texto, posicin_inicial, nm_de_caracteres)

texto (obligatorio): Cadena de texto que tiene los caracteres que se desean
extraer.

posicin_inicial (obligatorio): Posicin del primer caracter.

nm_de_caracteres (obligatorio): Nmero de caracteres a extraer a partir

de la posicin inicial.

Ejemplos
MED(Microsoft, 6, 4) = soft
MED(Excel, 3, 3) = cel
Tabla de comparacin con smbolos
Una tabla de datos puede entenderse y visualizarse mejor si reemplazamos los datos por
pequeos grficos (smbolos) que nos ayuden a comprender la informacin con tan slo dar
un vistazo. Para este ejemplo tengo una tabla de datos que contiene las calificaciones de
varios proveedores previamente evaluados. Estas calificaciones van del 1 al 25. Observa
cmo es difcil visualizar los puntos fuertes y dbiles de cada proveedor en la tabla:

Tabla comparativa con smbolos

Para mejorar la visualizacin reemplazar los nmeros por un smbolo que me ayudar a
entender mejor los datos. El resultado ser el siguiente:

Para alcanzar esta visualizacin debes seguir los siguientes pasos: En una celda vaca
agregar los smbolos que utilizar, y para ello debes hacer clic sobre el comando Smbolo
que se encuentra en la ficha Insertar:

Este comando abre el cuadro de dilogo Smbolo y elegiremos la fuente Wingdings 2

Busca los smbolos que se muestran encerrados en un recuadro e insrtalos en el siguiente

orden:

Frmula para conversin de datos

IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la funcin MED cambia de
nombre a EXTRAE.
Para este ejemplo, los smbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de datos se
encuentra en el rango B2:G5. Es importante tener estas referencias de celda en mente para
insertar el primer smbolo que representar el valor de la celda B2 y que lo har con la
siguiente frmula:

=MED($A$8,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1)

En esta frmula puedes notar varias cosas importantes. En primer lugar la funcin
MULTIPLO.INFERIOR ayuda a convertir el dato de la celda B2 en un dato con valor entre
1 y 5 que permitir a la funcin MED seleccionar el smbolo adecuado de los que se
encuentran en la celda A8.Recuerda que estos smbolos los estar insertando en celdas
diferentes a las celdas que contienen los datos originales.
Es probable que observes en un inicio las celdas vacas, pero ser suficiente con que
cambies el tipo de fuente de las celdas para que sean de tipo Wingdings 2 y muestren el
smbolo que corresponde. Al autollenar el resto de las celdas con esta frmula tomarn los
valores adecuados. Finalmente puedes darle el tamao apropiado a los smbolos y colores
adecuados.
Funcin Excel DERECHA
Categora: Texto
Nombre en ingls: RIGHT
Qu hace?
Obtiene caracteres a la derecha de una cadena de texto de acuerdo al nmero de caracteres
especificados.
Sintaxis
DERECHA(texto, [nm_de_caracteres])

texto (obligatorio): La cadena de texto de donde se extraern los caracteres

de la derecha.

nm_de_caracteres (opcional): Nmero de caracteres a obtener. Si se

omite se calcula como 1.

Ejemplos
DERECHA(Excel Total, 5) = Total
DERECHA(Excel Total) = l
La funcin DERECHA en Excel
La funcin DERECHA en Excel nos devuelve la ltima letra o carcter de una cadena de
texto. Tambin podemos indicar a la funcin DERECHA que nos devuelva un nmero
especfico de caracteres del final de la cadena de texto.
Sintaxis de la funcin DERECHA

Texto (obligatorio): La cadena de texto que contiene los caracteres que

deseamos extraer.

Nm_de_caracteres (opcional): El nmero de caracteres que deseamos

extraer.

Algunas observaciones importantes sobre la funcin DERECHA son las siguientes. Si no

se especifica el nmero de caracteres, entonces la funcin devolver solamente el ltimo
carcter de la cadena de texto. Si por el contrario, el nmero de caracteres especificado
excede la longitud de la cadena de texto, entonces se devolver el texto completo.
Ejemplo de la funcin DERECHA
Ahora hagamos un ejemplo con la funcin DERECHA para dejar en claro su
funcionamiento. Con la siguiente frmula extraer el ltimo carcter de la cadena de texto
de la celda A1:
=DERECHA(A1)

Observa el resultado de esta frmula:

Tal como lo esperbamos, la funcin DERECHA devuelve el ltimo carcter de la cadena

de texto ya que al omitir el segundo argumento la funcin supone que deseamos un solo
carcter. Obtendremos el mismo resultado si utilizamos la siguiente frmula:

=DERECHA(A1, 1)

Si por el contrario necesito extraer ms de un carcter, entonces debo especificar la

cantidad exacta en el segundo argumento de la funcin DERECHA:
=DERECHA(A1,4)

Esta frmula nos devuelve los ltimos 4 caracteres del texto de la celda A1:

Por ltimo probar que al especificar un nmero de caracteres mayor a la longitud de la

cadena de texto simplemente obtendr como resultado la misma cadena de texto:

Observa que como segundo argumento he colocado el valor 100 que excede por mucho la
longitud de la cadena de texto de la celda A1 y por la tanto la funcin DERECHA
devuelve la cadena de texto completa.
La funcin EXTRAE en Excel
La funcin EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena
de texto. Lo nico que debemos proporcionar es el nmero de caracteres que deseamos
extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.
Sintaxis de la funcin EXTRAE
La funcin EXTRAE tiene 3 argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer

los caracteres.

Posicin_inicial (obligatorio): El nmero de la posicin que ocupa el primer

carcter que deseamos extraer. El primer carcter del Texto tiene siempre
la posicin nmero 1.

Nm_de_caracteres (obligatorio): El nmero de caracteres que se van a

extraer del Texto a partir de la posicin inicial.

Ejemplo de la funcin EXTRAE

Para probar la funcin EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero
ilustrativo en el cual extraer la palabra Archivo 5 del contenido de la celda A1.

1. En la celda B1 comenzamos introduciendo la frmula:

=EXTRAE(
2. Ya que el primer argumento de la funcin es la cadena de texto, har clic
sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda:
=EXTRAE(A1,
3. El segundo argumento de la funcin es la posicin inicial de la palabra
Archivo 5 dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta posicin es la

nmero 4.
=EXTRAE(A1,4
4. El ltimo argumento es el nmero de caracteres que deseo extraer que son
9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carcter y de
esta manera tengo la frmula final:
=EXTRAE(A1,4,9)
De esta manera la funcin EXTRAE nos da el resultado esperado:

La funcin EXTRAE y las fechas

Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la funcin EXTRAE con datos de tipo fecha
con la intencin de obtener informacin del da, del mes o del ao. Sin embargo estos
intentos siempre resultarn en un error ya que las fechas en Excel son un nmero el cual
tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solucin para extraer las
partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AO.
Dividir texto en columnas
En esta ocasin te mostrar cmo separar el texto de una celda en diferentes columnas, es
decir, colocar cada palabra del texto en una columna diferente. En primer lugar debes
seleccionar la celda:

Posteriormente en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos debes hacer clic
sobre el comando Texto en columnas:

Convertir texto en columnas en Excel

Se mostrar el asistente para convertir texto en columnas:

De manera predeterminada aparecer seleccionada la opcin De ancho fijo, ahora debes

hacer clic en Siguiente para ir al paso 2:

En el paso 2 del proceso podemos observar cmo Excel ha detectado los espacios en
nuestro texto. Haz clic en Siguiente para ir al ltimo paso:

Lo ms importante de este ltmo paso es colocar la celda Destino, que es la celda a partir
de la cual Excel pondr la primer palabra. En este ejemplo seleccion la celda $B$1. Al
hacer clic en el botn Finalizar notars de inmediato la cadena de texto dividida:

Separar palabras de varias celdas

Como segundo ejemplo, si tienes una lista de datos que necesitas dividir ser suficiente con
seleccionar todos los datos:

De igual manera hars clic sobre el comando Texto en columnas, solo que ahora en la
primera pantalla del asistente Excel sugerir la opcin Delimitados, pero eso no cambiar
en mucho las cosas as que solo haz clic en el botn Siguiente para ir al paso 2 en donde
debers asegurarte que la opcin Espacio est seleccionada como Separador:

Al dar clic en Siguiente se presentar la ltima pantalla del proceso y solamente debers
seleccionar la celda Destino a partir de la cual debern colcarse los datos. Al hacer clic en el
botn Finalizar obtuve los resultados esperados:

Funcin Excel MINUSC

Categora: Texto
Nombre en ingls: LOWER
Qu hace?
Convierte un texto en minsculas.
Sintaxis
MINUSC(texto)

texto (obligatorio): El texto que se convertir a minsculas.

Ejemplos
MINUSC(EXCEL) = excel
MINUSC(Total) = total
Maysculas y minsculas en Excel
Existen algunas funciones en Excel que te ayudarn a aplicar formato de maysculas
minsculas a textos de manera fcil y rpida. Revisaremos estas funciones con un ejemplo
sencillo. En la celda A1 colocar el valor excel total:

Primera letra en mayscula

Ahora har uso de la funcin NOMPROPIO para colocar la primera letra de cada palabra
en mayscula. La frmula queda de la siguiente manera:
=NOMPROPIO(A1)

El resultado al aplicar esta frmula en la celda B1 es el siguiente:

Convertir a maysculas
Para transformar todas las letras en maysculas de la celda B1 y utilizar la funcin
MAYUSC aplicando la siguiente frmula:
=MAYUSC(B1)

Con esta frmula, la celda C1 tendr el siguiente resultado:

Convertir a minsculas

Finalmente har uso de la funcin MINUSC para convertir de nuevo todas las letras en
minsculas. La frmula a utilizar ser la siguiente:
=MINUSC(C1)

Este es el resultado final:

Funciones de texto
Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los
espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas ms que te
permitirn manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.
Encuentra el detalle y ejemplos de cada funcin haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIN

INGLS

DESCRIPCIN
Devuelve el carcter especificado por el nmero de
CARACTER
CHAR
cdigo a partir del juego de caracteres establecido en
su PC.
Devuelve el nmero de cdigo del primer carcter del
CODIGO
CODE
texto del juego de caracteres usados por su PC.
CONCATENAR CONCATENATE Une varios elementos de texto en uno solo.
Redondea un nmero al nmero especificado de
DECIMAL
FIXED
decimales y devuelve el resultado como texto con o
sin comas.
Devuelve el nmero especificado de caracteres del
DERECHA
RIGHT
final de una cadena de texto.
Devuelve la posicin inicial de una cadena de texto
ENCONTRAR FIND
dentro de otra cadena de texto.
Quita todos los espacios del texto excepto los espacios
ESPACIOS
TRIM
individuales entre palabras.
Devuelve los caracteres del centro de una cadena de
EXTRAE
MID
texto, dada una posicin y longitud iniciales.
Devuelve el nmero de caracteres en el cual se
HALLAR
SEARCH
encuentra un carcter en particular o cadena de texto,
leyendo de izquierda a derecha.
Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente
IGUAL
EXACT
iguales y devuelve VERDADERO o FALSO.
IZQUIERDA
LEFT
Devuelve el nmero especificado de caracteres del

principio de una cadena de texto.

Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de
LARGO
LEN
texto.
LIMPIAR
CLEAN
Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.
MAYUSC
UPPER
Convierte una cadena de texto en letras maysculas.
Convierte todas las letras de una cadena de texto en
MINUSC
LOWER
minsculas.
Convierte un nmero en texto usando formato de
MONEDA
DOLLAR
moneda.
Convierte una cadena de texto en maysculas o
minsculas, segn corresponda; la primera letra de
NOMPROPIO PROPER
cada palabra en mayscula y las dems letras en
minscula.
REEMPLAZAR REPLACE
Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.
REPETIR
REPT
Repite el texto un nmero determinado de veces.
Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una
SUSTITUIR
SUBSTITUTE
cadena.
Comprueba si un valor es texto y devuelve el texto si
T
T
lo es, o comillas dobles si no lo es.
Convierte un valor en texto, con un formato de
TEXTO
TEXT
nmero especfico.
TEXTOBAHT BAHTTEXT
Convierte un nmero en texto (baht).
Convierte un argumento de texto que representa un
VALOR
VALUE
nmero en un nmero.
Borrar reglas de formato condicional
Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable
que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier
formato condicional aplicado a los datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el
formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opcin
Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas
seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes
estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya
que se borrarn todos y cada uno de ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato
y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas
que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opcin
Administrar reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige
la regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el
botn Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como
estaban siendo aplicadas sobre los datos.
Cambiar valores de una lista basados en la seleccin de otra lista
Supongamos que tienes una lista de departamentos de tu empresa y cada departamento
tiene una serie de proyectos. Necesitas colocar dos listas, la primera con los departamentos
de la empresa y que la segunda cargue solamente los proyectos del departamento
seleccionado. Cmo haces eso en Excel?
Listas dependientes en Excel
La solucin para tener listas dependientes en Excel es en utilizar la funcin DESREF y
COINCIDR para determinar el rango adecuado a utilizar. Vamos a asumir que tenemos los
siguientes datos:

En la columna C tendr la lista de departamentos. En la columna E estn en listados todos

los proyectos con su departamento correspondiente (en la columna D).
La primer lista validada es muy fcil de crear porque solamente se deben seleccionar los
valores del rango C1:C3

Para la segunda lista es donde se har uso de las funciones que permitirn seleccionar un
rango especfico de acuerdo al valor de la primera lista. La frmula que se debe colocar es
la siguiente:
=DESREF(E1, COINCIDIR(A1,D1:D12,0) - 1, 0, CONTAR.SI(D1:D12, A1), 1)

Parmetros de la funcin DESREF

La funcin DESREF toma como base la celda E1 ya que ah empieza la lista de proyectos
por lo tanto la celda E1 es el primer parmetro de la funcin. El segundo de parmetro de la
funcin DESREF indica la fila donde empezar el rango y por eso se usa la funcin
COINCIDR para encontrar la fila donde aparece el departamento que se seleccion en la
primer lista.
El tercer parmetro es la columna del rango, pero al necesitar que sea la misma columna
colocamos el valor cero. El cuarto parmetro especifica cuntas filas hacia abajo tendr el
rango, por lo que usamos la funcin CONTAR.SI para determinar cuntos proyectos
pertenecen al departamento previamente seleccionado. El ltimo parmetro son las
columnas que se incluirn en el rango que en este caso ser solamente una, que es
precisamente la lista de proyectos.
El cuadro de dilogo de Validacin de datos para la segunda lista queda como sigue:

Con este ltimo paso hemos creado nuestras listas dependientes en Excel. Al momento de
seleccionar un valor de la primera lista que contiene un departamento se llenarn
automticamente los proyectos correspondientes en la segunda lista validada:

Consulta ms informacin sobre las funciones utilizadas en esta publicacin: DESREF,

COINCIDIR, CONTAR.SI
Combinar BUSCARV y COINCIDIR
La funcin BUSCARV es de gran utilidad para buscar valores dentro de una tabla y hoy
les mostrar cmo podemos mejorar la bsqueda utilizando la funcin COINCIDIR la
cual nos permitir asociar una lista de validacin de datos a la funcin BUSCARV.
Empezaremos por definir nuestra tabla de datos que tendr en la columna A la lista de libros
de Excel que estn a la venta y los montos para cada mes en las columnas subsecuentes.

Si deseo conocer las ventas del libro Excel en 24 Horas para el mes de Marzo puedo
utilizar la siguiente frmula:
=BUSCARV("Excel en 24 horas", A5:F14, 4, FALSO)

Al colocar esta frmula en la celda E1 obtengo el resultado esperado:

La frmula me da el resultado correcto, pero Qu sucede si ahora necesito las ventas del
mes de Enero? Y despus las ventas del mes de Febrero?
Crear una lista de validacin
Para evitar la edicin de la funcin BUSCARV cada vez que necesitamos un dato diferente
podemos crear una lista de validacin con las posibles opciones para los meses. La lista de
validacin la creamos desde la ficha Datos y el botn Validacin de datos.

Para este ejemplo he colocado la lista de validacin en la celda B1. Para poder utilizar esta
lista dentro de la funcin BUSCARV debo utilizar la funcin COINCIDIR la cual
buscar el valor seleccionado en la lista y lo comparar con la matriz A4:F4.

Observa que he remplazado el tercer argumento de la funcin BUSCARV con la funcin

COINCIDIR de la siguiente manera: COINCIDIR(B1, A4:F4, 0). El resultado de la
funcin COINCIDIR me dar el nmero de columna que corresponde al mes seleccionado
en la lista de la celda B1.
ltima mejora a la funcin BUSCARV
Una pequea mejora que an podemos hacer es agregar otra lista de validacin con los
nombres de los libros y utilizar dicho valor en el primer argumento de la funcin
BUSCARV.

De esta manera al seleccionar un valor diferente de cualquiera de las listas obtendremos el

resultado correspondiente obtenido por la funcin BUSCARV. Si lo deseas puedes
descargar el libro de trabajo.
Buscar por dos criterios en Excel
Existen diferentes maneras de buscar un valor dentro de un rango pero en esta ocasin
revisaremos una alternativa para buscar un valor en base a dos criterios, es decir, en base al
valor de dos columnas encontraremos el valor de una tercera columna.
Supongamos que tengo una tienda de telfonos celulares y la lista de precios est
organizada de la siguiente manera:

Lo que deseo buscar es el precio de un equipo telefnico en base a su Marca y su Modelo.

Para ello colocar los valores que busco dentro de las celdas B1 y B2:

En base a estos dos criterios necesito encontrar el precio correspondiente. Lo primero que
voy a hacer es nombrar algunos rangos dentro de la tabla que contiene los datos de manera
que la frmula sea ms simple de entender. Los rangos nombrados sern los siguientes:

Buscar valor por dos criterios

Para alcanzar mi objetivo har uso de las funciones COINCIDIR e INDICE y las
combinar para tener una sola frmula que me dar el resultado adecuado. Es importante
notar que la frmula que voy a utilizar debe ser una frmula matricial por lo que despus de
ingresarla en la barra de frmulas se debe pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS
+ ENTRAR.
La frmula que mostrar el precio en base de a los dos criterios de Marca y Modelo es la
siguiente:
{=INDICE(Precios,COINCIDIR(B1&B2,Marcas&Modelos,0))}

Observa el resultado de colocar esta frmula en la celda B3:

Primero explicar el objetivo de la funcin COINCIDIR. Esta funcin concatena el

contenido de las celdas B1 y B2 para posteriormente buscar ese texto dentro de un arreglo
que contiene todas las Marcas y Modelos tambin concatenados. El nmero 0 de la funcin
COINCIDIR indica una coincidencia exacta. El resultado ser la posicin (nmero de
rengln) donde se encuentre la coincidencia.
Una vez que conozco la posicin de los valores que coinciden el siguiente objetivo es traer
el precio por lo que la funcin INDICE me ayuda a obtener ese dato con tan solo
especificar el rango de Precios y el nmero de fila como su segundo argumento que es
precisamente el resultado de la funcin COINCIDIR.
Una mejora que se puede realizar a este ejemplo es crear listas desplegables para la Marca
y para el Modelo y por supuesto colocar una validacin para la frmula recin escrita de
manera que muestre un mensaje ms amigable cuando no encuentre coincidencias.
Listas dependientes
En esta ocasin mostrar una tcnica para crear listas dependientes en Excel de la
seleccin de otra lista. Para comprender mejor este artculo debes saber cmo crear listas
para validacin de datos y tambin conocer la funcin INDIRECTO.
Empezar por crear una lista de pases del mundo. En base a la seleccin que se realice en
dicha lista tendr una segunda columna que mostrar las ciudades ms importantes del pas
seleccionado.

En una segunda hoja de Excel he creado tambin las listas de ciudades que se desplegarn
para cada pas.

El siguiente paso es muy importante porque a cada rango de ciudades le pondr el nombre
del pas al que pertenecen.

Es importante que el nombre del rango tenga el mismo nombre tal y como aparece en la
lista de pases. Una vez nombrados todos los rangos de acuerdo al pas al que pertenecen
puedo crear las listas de validacin de datos para las ciudades.
Selecciona las celdas que contendrn las listas de ciudades y ve al comando Validacin de
datos en donde elegiremos la opcin Lista y en el recuadro Origen especificaremos la
siguiente frmula.

Al aceptar los cambios Excel mostrar un mensaje de advertencia diciendo que el origen
evala un error lo cual quiere decir que en ese momento no hay seleccin alguna de un pas
y por lo tanto no se puede hacer una seleccin apropiada de ciudades. Todo est listo.
Cuando selecciones un pas de la primera columna, automticamente se mostrar la lista de
ciudades correspondientes a dicho pas.

Las listas dependientes en Excel son de gran utilidad para validar adecuadamente los
datos que son ingresados en una hoja. Recuerda que entre mejor calidad tengas en los datos
mejor ser el anlisis y evaluacin que podrs hacer de ellos.
Funcin Excel INDIRECTO

Categora: Bsqueda y referencia

Nombre en ingls: INDIRECT
Qu hace?
Obtiene el valor de una celda cuya referencia es especificada como texto.
Sintaxis
INDIRECTO(ref, [a1])

ref (obligatorio): Referencia a la celda que contiene el nombre (texto) de la

celda de la cual se desea obtener el valor

a1 (opocional): Si es falso se interpreta como una referencia F1C1 de lo

contrario se interpreta como referencia A1

Ejemplos
INDIRECTO(A1) = valor contenido en la celda A1
INDIRECTO(A1) = valor de la celda especificada en A1
La funcin INDIRECTO en Excel
La funcin INDIRECTO en Excel nos ayuda a obtener una referencia a una celda o a un
rango de celdas. Puedes utilizar esta funcin para crear una referencia que no cambiar aun
cuando se inserten filas o columnas a la hoja de Excel.
La funcin INDIRECTO tambin puede ser utilizada para crear una referencia a partir de
una letra y un nmero dando forma a la direccin de la celda de la cual deseamos obtener la
referencia.
Sintaxis de la funcin INDIRECTO
La funcin INDIRECTO tiene dos argumentos.

Ref (obligatorio): Es la referencia especificada como una cadena de texto.

A1 (opcional): Valor lgico que indica el tipo de referencia especificada: A1

(verdadero) o F1C1 (falso).

En caso de omitir el argumento A1, la funcin INDIRECTO supondr que la referencia es

de tipo A1.
Bloquear referencia a una celda
En el siguiente ejemplo puedes observar en la celda C1 la frmula =A5 y en la celda C2 la
frmula =INDIRECTO(A5).

Ambas celdas muestran el valor de la celda A5, pero ahora observa lo que sucede al insertar
una nueva fila por arriba de la fila 5.

El valor 500 ahora se encuentra en la celda A6 y Excel actualiz automticamente la

frmula de la celda C1 que ahora es =A6. Sin embargo, la celda C2 muestra el valor 0
(cero) porque la funcin INDIRECTO sigue regresando la referencia a la celda A5 que
ahora est vaca.
Si necesitas hacer referencia siempre a la misma celda sin importar que se inserten o
eliminen filas o columnas, entonces la funcin INDIRECTO ser adecuada para dicho
propsito.
Crear una referencia a partir de texto
Es posible hacer una referencia con la funcin INDIRECTO utilizando los valores
contenidos en otras celdas. En el siguiente ejemplo, la celda B1 indica la columna y la
celda B2 indica la fila que formarn la direccin de la celda a la que haremos referencia. La
funcin INDIRECTO une ambos valores y regresa el valor de la celda D7:

Sera suficiente con especificar la letra E en la celda B1 para que la funcin INDIRECTO
muestre el valor 608 el cual pertenece a la celda E7.
Ya que el argumento de la funcin INDIRECTO es de tipo texto podemos formar la
direccin de una celda combinando texto y el valor de alguna otra celda. Por ejemplo,

podemos modificar la frmula anterior para fijar la columna C y tomar el valor de la fila
especificado en la celda B2:
=INDIRECTO("C" & B2)

Observa el resultado de utilizar la funcin INDIRECTO de esta manera:

Crear una referencia a otra hoja

Ya que hemos observado que podemos concatenar diferentes valores para formar el
argumento de la funcin INDIRECTO hagamos un ltimo ejemplo para construir
referencias a celdas que se encuentran en otra hoja. Primero observa los valores que tengo
en las Hoja2 y Hoja3 de mi libro de Excel:

En la Hoja1 he armado una tabla con los encabezados Hoja, Columna y Fila que me
ayudarn a especificar el valor de la celda que deseo obtener. Observa con atencin cmo
se arma la cadena de texto dentro de la funcin INDIRECTO:

En esta tabla, la funcin INDIRECTO de la celda D5 es equivalente a tener

=INDIRECTO(Hoja3!C4) solo que hemos formado el argumento concatenando los
valores ubicados en otras celdas.
Convertir una lista en una tabla
En una ocasin recib un archivo de Excel que tena los datos organizados en una lista, es
decir, en la misma columna vena el nombre, por debajo el apellido, en la tercera lnea el
nmero de telfono y en la cuarta el correo electrnico.
Era algo difcil de creer que alguien pudiera tener organizada la informacin de esta
manera, pero era un hecho que tena que convertir esa columna de datos en una tabla que
fuera mucho ms funcional en Excel. La lista de datos era algo similar a lo siguiente:

La informacin de cada persona est repartida en cuatro filas as que la clave para resolver
este problema es aprovechar el hecho de que la informacin de todas las personas viene
siempre en ese nmero de filas. Si conozco la fila que contiene el nombre de la persona
entonces puedo saber que las siguientes 3 filas tendrn informacin relacionada.
La funcin FILA

La primera funcin que utilizar para convertir la lista en una tabla ser la funcin FILA.
Esta funcin me permite saber la fila de la celda actual de manera que si estoy en la celda
C1 obtendr como resultado el valor 1:

En la columna C colocar todas celdas que tienen los nombres de las personas que son las
celdas A1, A5 y A9. As que para la columna C me interesa descubrir una manera de
obtener los nmeros: 1, 5 y 9 que son las filas de la columna A donde est almacenada la
informacin y para ello utilizar la siguiente frmula:

Explico un poco ms esta frmula. El nmero de fila actual es multiplicado por cuatro
porque es el nmero de filas que componen la informacin de una persona en la columna A.

De esta manera cuando estoy en la celda C1 obtendr el valor 4, en la celda C2 el valor 8 y

en la celda C3 el valor 12. Estos nmeros indican la ltima celda de la informacin de cada
persona en la columna A, pero si resto el nmero 3 obtendr el nmero de fila donde est su
nombre que son los valores: 1, 5, 9.
La funcin INDIRECTO
El obtener el nmero de fila de la columna A donde se encuentra la informacin es
importante porque servir como parmetro para la funcin INDIRECTO. la funcin
INDIRECTO me permite obtener el valor de una celda especificando su direccin en
formato de texto. Observa cmo utilizo esta funcin e la celda D1 para obtener el valor de
la celda A1:

Si quisiera obtener el nombre de la siguiente persona (Bernardo) utilizara la funcin como

INDIRECTO(A5) y para la ltima persona como INDIRECTO(A9). Espero que
comiences a ver el patrn de nmeros que ya habamos obtenido con la frmula FILA: 1, 5,
9.
Agregando ahora la funcin INDIRECTO a la columna C puedo obtener el nombre de cada
una de las personas de la siguiente manera:

Convertir filas en columnas

Como has visto he extrado la informacin para la primera columna de mi tabla que
contendr los nombres de las personas. Para obtener la informacin de las dems columnas
de la tabla debo seguir un proceso sumamente sencillo. Lo nico que debo cambiar a la
frmula es el nmero que se resta al final. Para la columna C todas las frmulas restan el
nmero 3, as que para la columna D que tendr los apellidos debo restar el nmero 2:

Para la tercera columna de datos de la tabla debemos hacer un cambio similar al anterior.
Para obtener las filas que tienen el nmero telefnico en la columna A debo restar el
nmero 1 al final de las frmulas de la columna E:

Y para la ltima columna que contendr los correos electrnicos ya no ser necesario
realizar una resta. Solo para ilustrar mejor este ejemplo he dejado especificado el nmero
cero para el nmero restado al final de la frmula:

De esta manera he convertido una lista de datos en una tabla que ser de mucha ms
utilidad para trabajar con la informacin en Excel.
Crear una referencia con texto

La funcin INDIRECTO podra parecerte poco importante y probablemente pienses que no

encuentras algn uso especial para ella, sin embargo en esta ocasin mostrar algunos
ejemplos de sta funcin que pueden ayudarte.
La funcin INDIRECTO nos ayuda a obtener el valor de una celda al especificar su
direccin como una cadena te texto. Observa el siguiente ejemplo:

La celda C2 muestra el valor de la celda A5 porque la celda C1 especifica esa direccin de

celda. Basta con cambiar el valor de la celda C1 por otra direccin (por ejemplo A9) para
que la celda C2 cambie el valor que despliega.

Con este ejemplo simple puedes ver que con el valor de la celda C1 tenemos el control del
valor que se despliega en la celda C2. Es por eso que la funcin se llama INDIRECTO,
porque en lugar de que la celda C2 haga referencia directamente a una celda de la columna
A lo hace indirectamente a travs del valor de otra celda, que en este ejemplo es la celda
C1.

Fijar la columna de la referencia

Ahora supongamos que yo s que siempre har referencia a la columna A, entonces puedo
modificar un poco el argumento de la funcin INDIRECTO para que dependa solamente de
la fila. Observa con detenimiento esta variacin:

Ya que la funcin INDIRECTO espera una cadena de texto con la direccin de la celda o
rango puedo fijar la columna A y solamente pegar el valor de la celda C1 que contendr el
nmero de fila que deseo. Ahora solo es cuestin de cambiar el nmero de la fila para
obtener un valor diferente.

Hacer referencia a un rango por su nombre

Otro beneficio de la funcin INDIRECTO es que puedes hacer referencia a un nombre de
rango. Por ejemplo, supongamos que tengo las ventas de cada mes de mis productos:

He nombrado el rango de cada columna de mes y en la celda F1 colocar el nombre del

rango que deseo sumar. La celda F2 har uso de la funcin INDIRECTO para mostrar la
suma del mes especificado.

Con la funcin INDIRECTO puedes hacer referencia a otra celda o rango sin saber
previamente la direccin exacta. Pronto descubriremos algunos beneficios adicionales de
sta funcin.
Referencias dinmicas en Excel
En esta ocasin te mostrar cmo crear referencias dinmicas en Excel hacia celdas que
se encuentran en otro libro. Dichas referencias se crearn en base a la seleccin de una lista
desplegable y al uso de la funcin INDIRECTO.
Para este ejemplo tengo un libro de Excel con las ventas de varias tiendas de una empresa.
Los datos estn repartidos en diferentes hojas que tienen el nombre de cada una de las
tiendas:

Todas las hojas estn formadas por dos columnas: La columna A que contiene el nmero de
cada factura y la columna B que muestra el total de cada factura:

Necesito crear una nueva hoja de Excel donde pueda obtener el total de ventas de cada
tienda con tan solo elegir su nombre de una lista desplegable:

Crear la lista desplegable

El primer paso es crear una lista desplegable con los nombres de cada una de las hojas. Es
importante que cada elemento de la lista sea exactamente igual al nombre de las hojas del
libro porque formar parte de la referencia.

Crear la referencia dinmica en Excel

Con una referencia tradicional podramos obtener el total de ventas de la Tienda A con la
siguiente frmula:
=SUMA('Tienda A'!B:B)

Lo nico que debemos hacer es remplazar el nombre de la hoja con el valor seleccionado de
la lista de la siguiente manera:
=SUMA(INDIRECTO("'" & A2 & "'!B:B"))

Para este ejemplo en especfico he colocado una comilla sencilla () alrededor de la celda
A2 porque el nombre de las hojas contiene un espacio. Observa el resultado de esta
frmula:

De esta manera hemos creado nuestras referencias dinmicas en Excel.

Referencias 3D

Una referencia nos ayuda a identificar una celda o rango de celdas y de esta manera
podemos indicar a Excel el lugar exacto donde buscar los valores o los datos que deseamos
utilizar. Hoy hablar de manera especial de las referencias 3D en Excel.
Referencias de celdas tradicionales
Para comprender mejor el beneficio de las referencias 3D, hagamos un ejemplo utilizando
referencias de celdas de la manera tradicional. Supongamos que tengo un libro de Excel
con 12 hojas, una para cada mes del ao y dentro de cada hoja, en la celda B2, tengo el dato
del total de ventas del mes.

Ahora deseo crear una nueva hoja que tendr la suma de las celdas B2 de todas las hojas.
Para obtener esta suma podra sumar cada una de las celdas B2 de todas las hojas de la
siguiente manera:

Con esta frmula obtendr la suma adecuada, sin embargo me tardar algunos segundos en
construir la formula y probablemente cometer algn error al introducirla. Para evitar
cualquier problema, podemos hacer esta misma suma de una manera mucho ms rpida
utilizando una referencia 3D.
Crear una referencia 3D en Excel

Cuando deseamos utilizar la misma celda de varias hojas podemos crear una referencia
3D. Para nuestro ejemplo la referencia 3D para las celdas B2 de todas las hojas de los
meses la formamos de la siguiente manera:
ENE:DIC!B2

La referencia 3D indica a Excel que debe considerar todas las hojas de Excel comprendidas
entre la hoja ENE y la hoja DIC y tomar el valor de la celda B2 de todas ellas. Al indicar
esta referencia como el argumento a la funcin SUMA obtendremos el resultado deseado:

En este ejemplo he utilizado una referencia 3D para indicar una sola celda, sin embargo las
referencias 3D tambin se pueden utilizar con rangos de celdas.
Referencias estructuradas
En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar nuestros
clculos, pero si tienes una tabla puedes referirte a los datos a travs de un estilo de
referencia conocido como referencia estructurada.
Este estilo de referencia es del agrado de muchas personas porque les parece ms intuitivo
que simplemente especificar la direccin de una celda o de un rango. Para poder utilizar las
referencias estructuradas en Excel se debe comenzar por darle un nombre a la tabla de
datos, lo cual se hace directamente en el cuadro nombre de la tabla que se encuentra en la
ficha Diseo dentro de la seccin de fichas Herramientas de tabla.

Si quisiramos obtener el total de la columna Ventas podramos utilizar la funcin SUMA

de la siguiente manera:
SUMA(D2:D10)

Sin embargo, al utilizar una referencia estructurada puedo realizar la suma como se
observa:

Al comenzar a especificar el nombre de la tabla recin creada Excel detecta su existencia y

la muestra como una opcin para la frmula. As que solamente acepta la sugerencia para
poder continuar.
Despus de especificar el nombre de la tabla viene un paso importante, que es especificar la
columna Ventas. Para poder hacer referencia a dicha columna debo ingresar un corchete [
el cual nos dar acceso a los miembros de la tabla. Observa cmo inmediatamente despus
de introducir el corchete Excel muestra las posibles opciones dentro de las cuales aparecen
las columnas de la tabla.

Solamente resta elegir la columna Ventas y cerrar el corchete as como el parntesis de la

funcin suma para obtener el resultado deseado.

La frmula funcionar correctamente incluso si se agrega un nuevo registro o una nueva

columna a la tabla de datos.
Referencias absolutas y relativas
Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de
trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una
frmula. Pero Cul es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias
relativas?
Referencias relativas en Excel
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para
ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la
siguiente:

=C1*2

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar

de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a

C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.
Referencias absolutas en Excel
Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando
Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de
columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la
frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que
en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse
automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer
siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la
referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia
sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera:
=$C$1*2

Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene
hacia $C$1. Es decir, an cuando se halla copiado la frmula a filas diferentes la referencia
dentro de la frmula permaneci constante. Es importante que entiendas la diferencia entre
estos dos tipos de referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel.

Referencias a otras celdas

En esta ocasin mostrar cmo hacer una referencia a otra celda al escribir una frmula.
La referencia puede ser a una celda dentro de la misma hoja o en otra hoja del mismo libro,
e incluso una referencia a una celda de otro libro.
Beneficios de las referencias
Al utilizar referencias dentro de una frmula ganas dinamismo y flexibilidad ya que los
valores utilizados dentro de la frmula estn almacenados dentro de alguna celda. Si se
cambia el valor constante de la celda, entonces el resultado de la frmula asociada se
actualiza al mismo tiempo.
Referencias a celdas en la misma hoja
Este es el tipo de referencia ms conocido y utilizado. Para crear una referencia a una celda
en la misma hoja es suficiente con especificar su direccin. Observa el siguiente ejemplo
de la celda A1 haciendo referencia a la suma de las celdas B1 y C1.

Referencias a celdas en otra hoja

Si los valores que deseas utilizar se encuentran en una hoja diferente a la actual entonces la
referencia a esa celda debe ser antecedida por el nombre de la hoja de la siguiente manera:

Primero se coloca el nombre de la hoja seguido por el signo de exclamacin (!) y

posteriormente la direccin de la celda. En caso de que el nombre de la hoja contenga
espacios, entonces deber de encerrarse entre comillas simples antes del signo de
exclamacin, por ejemplo:
='Reporte de ventas'!A1

Referencias a celdas en otro libro

Tambin puedes hacer referencia a una celda que se encuentre en otro libro. Para ello, se
deber insertar el nombre del libro antes del nombre de la hoja y deber estar encerrado por
corchetes. Ambos debern estar encerrados por comillas simples:
='[Libro2.xlsx]Hoja1'!A1

El libro referenciado debe estar previamente guardado en disco duro y en la misma carpeta
que el archivo con el que se trabaja, de lo contrario se debe especificar la ruta completa del
libro que se desea utilizar tal como se observa en la imagen de ejemplo.
Funcin BUSCARV sobre dos tablas de bsqueda
La funcin BUSCARV nos permite buscar un valor en una tabla, pero en ocasiones los
datos los tenemos distribuidos en ms de una tabla. En esta ocasin te mostrar cmo
utilizar la funcin BUSCARV sobre dos tablas de bsqueda.
En nuestro ejemplo analizaremos el caso de una institucin financiera que ha establecido
una nueva regla para otorgar crditos a sus clientes. La empresa otorgar dos tipos de
crditos de acuerdo al plazo ya sea de 24 meses o de 36 meses. Dependiendo del plazo
acordado y el monto del mismo se cobrar una comisin al cliente.

El plazo del crdito es la variable que determina la tabla de comisiones que debemos
utilizar. En base a dicho valor es que tomaremos la decisin sobre cul tabla utilizar y para
ello utilizaremos la funcin SI.
BUSCARV sobre dos tablas

La funcin SI nos ayudar a obtener la tabla adecuada de acuerdo al valor del plazo. En el
siguiente ejemplo, puedes observar los datos de un cliente que desea solicitar un crdito a
24 meses y un monto de $25000.00:

Para obtener el valor de la comisin debemos utilizar la tabla ubicada en el rango A3:A7.
Considera la siguiente frmula de Excel:
=SI(B11=24, $A$3:$B$7, $D$3:$E$7)

Esta frmula evaluar el valor de la celda B11 y en caso de ser igual a 24 regresar el rango
de la tabla de 24 meses, de lo contrario regresar el rango de la tabla de 36 meses. Ahora
incluyamos esta frmula como el segundo argumento de la funcin BUSCARV:
=BUSCARV(C11, SI(B11=24, $A$3:$B$7, $D$3:$E$7), 2)

La funcin SI proveer el rango de la tabla adecuada donde se deber buscar el valor de la

celda C11 por la funcin BUSCARV. Observa que esta funcin obtiene el valor adecuado:

De igual manera obtendremos un resultado adecuado si agregamos otro cliente que solicite
un crdito con un plazo a 36 meses:

Con solo copiar la celda hacia abajo tenemos el resultado adecuado para el plazo y los
montos indicados para el nuevo cliente.
BUSCARV sobre mltiples tablas
Ahora bien, qu pasa si tengo ms de una tabla donde necesito utilizar la funcin
BUSCARV? Podramos sentirnos tentados a utilizar una funcin SI anidada para poder
decidir el rango de la tabla adecuado, pero te recomiendo otra solucin y es crear una tabla
de equivalencias intermedia.

Supongamos que ahora la empresa decide agregar dos nuevos plazos en los crditos
otorgados para 12 meses y 48 meses. Para saber la tabla adecuada a utilizar crearemos una
tabla de equivalencias entre los plazos en meses y los rangos de cada tabla.

Utilizaremos tambin la frmula BUSCARV para decidir el rango adecuado de la tabla que
debemos utilizar para obtener el valor de la comisin. La frmula es la siguiente:
=BUSCARV(C25, INDIRECTO(BUSCARV(B25, $A$18:$B$21, 2)), 2)

Observa que tambin utilizo la funcin INDIRECTO para transformar el texto devuelto por
la funcin BUSCARV en una referencia real que pueda ser utilizada por la otra funcin
BUSCARV. En la siguiente imagen puedes observar el resultado correcto de esta frmula:

A continuacin dejo un vnculo donde podrs descargar el libro de Excel que contiene este
ejemplo. En la Hoja1 encontrars el ejemplo de la funcin BUSCARV sobre dos tablas de
bsqueda y en la Hoja2 el ejemplo de la funcin BUSCARV sobre mltiples tablas de
bsqueda.
El argumento Ordenado de la funcin BUSCARV
La funcin BUSCARV tiene un argumento conocido como el argumento Ordenado que es
un valor lgico, es decir verdadero o falso, el cual indica a la funcin BUSCARV si debe
realizar una bsqueda exacta o una bsqueda aproximada.
Buscando el valor exacto

Cuando buscamos un valor entre nuestros datos queremos saber si existe una coincidencia
exacta, razn por la cual la mayora de las veces el argumento Ordenado de la funcin
BUSCARV es especificado como falso. El argumento Ordenado es el cuarto argumento de
la funcin:
=BUSCARV("VALOR",A1:D20,2,FALSO)

En caso de que la funcin BUSCARV no encuentre el resultado exacto nos devolver un

error #N/A lo cual es una gran ventaja ya que podremos saber si el valor buscado tiene o
no una coincidencia exacta entre nuestros datos.
Bsqueda aproximada
Pareciera entonces que nunca sera necesario especificar el argumento Ordenado como un
valor verdadero. Sin embargo, existen algunos casos en donde es de mucha utilidad realizar
una bsqueda aproximada.
En el siguiente ejemplo tengo una tabla de Excel que contiene los rangos de porcentajes de
calificaciones y su equivalencia en letras. Lo que necesito hacer es, dada una calificacin en
porcentaje, encontrar su equivalente en letra. Observa cmo la bsqueda aproximada me
ayuda a encontrar la calificacin equivalente.

Es precisamente en un caso como ste, en donde necesitamos encontrar un valor entre un

rango de datos, que el argumento Ordenado ser de gran ayuda al especificarlo como

verdadero. Como puedes observar en el ejemplo, el porcentaje 87 no aparece entre los

valores de la primera columna del rango por lo que Excel hace una bsqueda aproximada y
devuelve el valor correcto.
Ya que el valor predeterminado de argumento Ordenado es verdadero podemos omitirlo y
de igual manera obtendremos el resultado adecuado.

Ejemplo de la funcin INDICE

La funcin INDICE nos ayuda a encontrar una celda en base a su posicin dentro de un
matriz. Por posicin me refiero al nmero de fila y de columna de la celda que deseamos
localizar.
Resulta que uno de nuestros proveedores externos me ha entregado la informacin de
ventas de los productos que ellos ayudan a distribuir en un archivo de Excel como el
siguiente:

En esta tabla tenemos los productos en la parte superior como ttulos de columnas y los
meses del ao como ttulos de filas. El desafo es que dentro de nuestra empresa utilizamos
un archivo de Excel como el siguiente:

Utilizamos los meses del ao como ttulos de columna y los productos como ttulos de fila.
Un requisito adicional es que necesitamos dejar una referencia dinmica hacia los datos de
la primera tabla de manera que si alguna cifra cambia se actualice automticamente en el
segundo formato.
Asignar nombres a rangos
Para facilitar este trabajo primero nombrar los rangos del primer formato. El primer
nombre ser para el rango de los productos que abarca las celdas B1:F1

De la misma manera asignar el nombre Meses al rango A2:A4 y el nombre Ventas al rango
B2:F4.
Creacin de la frmula
Una vez creados los nombres comenzar con la definicin de la frmula que me ayudar a
pasar los datos del primer formato al segundo. Para lograr mi objetivo har uso de la
funcin COINCIDIR y de la funcin INDICE. La funcin que utilizar es la siguiente:
=INDICE(Ventas, COINCIDIR(D$1, Meses, 0), COINCIDIR($C2, Productos, 0))

La funcin INDICE necesita como primer argumento el rango donde realizar la bsqueda
(Ventas) y despus el nmero de fila, que en este caso lo obtengo con la funcin
COINCIDIR que buscar la coincidencia entre los meses de ambas tablas. El ltimo
argumento de la funcin INDICE es la columna y de nuevo utilizo la funcin COINCIDIR

para encontrar la coincidencia en el nombre del producto. Observa cmo funciona

adecuadamente la frmula para la primera de las celdas del segundo formato:

Tambin pon atencin a las referencias especificadas dentro de la funcin COINCIDIR,

he fijado ya sea la columna o la fila de manera que no haya problema al momento de copiar
la frmula hacia otras celdas. Observa a continuacin cmo se llenan adecuadamente el
resto de las celdas al copiar la frmula:

De esta manera, cuando se modifique alguna cantidad en la primera tabla, se ver reflejado
automticamente en la segunda tabla la cual tiene el formato adecuado.
Funcin Excel INDICE
Categora: Bsqueda y referencia
Nombre en ingls: INDEX
Qu hace?
Devuelve el valor de la celda que se encuentra en la interseccin de una fila y una columna
dentro de una matriz especificada.
Sintaxis
INDICE(matriz, nm_fila, [nm_columna])

matriz (obligatorio): Rango de celdas que compone la matriz donde se har

la interseccin.

nm_fila (obligatorio): Fila de la matriz que contiene el valor buscado.

nm_columna (opcional): Columna de la matriz que contiene el valor

buscado.

Ejemplos
INDICE(A2:E10, 2, 6) = Valor en la interseccin de la segunda fila y la sexta columna del
rango.
INDICE(A2:E10, 5, 1) = Valor en la interseccin de la quinta fila y la primera columna del
rango.
La funcin INDICE en Excel
La funcin INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una
matriz especificando el nmero de fila y columna. Esta funcin tiene dos formas de uso: de
forma matricial y de forma de referencia.
Forma matricial de la funcin INDICE
En su forma matricial, la funcin INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de la
celda que se encuentra justamente en el cruce de la fila y de la columna que hayamos
especificado. La sintaxis de la funcin INDICE es la siguiente:

Matriz (obligatorio): El rango de celdas que conforma nuestra tabla de

datos.

Nm_fila (opcional): El nmero de fila de la celda que contiene el valor que

necesitamos.

Nm_columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la

Matriz consta de una sola columna, de lo contrario debe especificarse el
nmero de columna de la celda buscada.

Tanto el Nm_fila como el Nm_columna comienzan con el nmero 1 que indica la primera
fila o la primera columna de nuestra matriz. Ambos argumentos deben indicar una celda
vlida dentro de la matriz o de lo contrario recibiremos un error del tipo #REF!.
Ejemplo de la funcin INDICE en su forma matricial
Observa la siguiente tabla de datos que contiene los montos de venta de varios productos
correspondientes a diferentes meses del ao.

En la celda D12 tengo la funcin INDICE que me ayuda a obtener el valor de la celda que
se encuentra en la fila 3 y en la columna 2 de la matriz (B2:E9) lo cual corresponde a las
ventas del Producto 3 en el mes de Febrero.
Es importante que observes que los nmeros de fila y de columna que se pasan como
argumentos a la funcin INDICE no son los nmeros de fila y de columna de la hoja de
Excel sino de la matriz que se especifica como primer argumento de la funcin.
Forma de referencia de la funcin INDICE
La segunda forma de uso de la funcin INDICE en Excel es similar a la anterior pero con
la diferencia de que en lugar de especificar una sola matriz podemos indicar ms de una
matriz. Bajo esta forma, la funcin INDICE tiene una sintaxis un poco diferente que el
mtodo anterior:

Ref (obligatorio): La referencia a las matrices que tienen los datos.

Nm_fila (obligatorio): El nmero de fila de la celda que deseamos obtener.

Nm_columna (opcional): El nmero de columna de la celda a obtener.

Nm_rea (opcional): Ya que Ref puede tener especificados varios rangos

como A1:C6, A8:C11 entonces Nm_rea indicar cual de los rangos se
debe utilizar.

Si Nm_fila y Nm_columna indican una celda fuera de la matriz recibiremos un error del
tipo #REF!.
Ejemplo de la funcin INDICE en su forma de referencia
He modificado un poco el ejemplo anterior para explicar este uso de la funcin INDICE.
Observa que en este ejemplo tengo dos matrices que contienen los datos: C3:F6 y C8:F11.
Puedo especificar a la funcin INDICE ambas matrices y con el argumento Nm_rea
indicar cual de los dos rangos utilizar. La funcin buscar el valor ubicado en la fila 3 y
columna 2:

Al utilizar la primera matriz obtengo el valor del Producto 3 (Categora A) y el mes de

Febrero. Ahora observa lo que sucede cuando cambio solamente el valor del argumento
Nm_rea con el valor 2:

Ahora la funcin INDICE utiliza la segunda matriz (C8:F11) y obtiene el valor del
Producto 3 (Categora B) para el mes de Febrero y todo con solo modificar el argumento
Nm_rea.

Ejemplo de botn de opcin en Excel

El botn de opcin en Excel nos permite dar al usuario la posibilidad de elegir una sola
opcin dentro de un grupo de opciones que son excluyentes. No existe un lmite en la
cantidad de botones de opcin que podemos presentar al usuario.
Ejemplo de botn de opcin
En esta ocasin mostrar cmo podemos utilizar el botn de opcin (Control ActiveX) y
leer la seleccin del usuario. Supongamos que deseo presentar una lista de rangos de edad
de las cuales el usuario elegir solamente el rango de edad al que pertenece.

El primer paso para poder leer la seleccin del usuario ser asignar una celda asociada a
cada uno de los botones de opcin. Esta configuracin la hacemos en la propiedad
LinkedCell de cada uno de los controles.
Para este ejemplo, el primer botn de opcin lo asoci a la celda D1, el segundo botn a la
celda D2 y as sucesivamente. Observa cmo al ir seleccionando un botn de opcin
diferente los valores del rango D1:D5 van cambiando:

Leer el resultado del botn de opcin

Ya que estamos colocando el valor de cada botn de opcin en el rango D1:D5 puedes leer
el resultado de cada control directamente del rango y tomar alguna decisin en caso de que

su valor sea FALSO o VERDADERO. Otra posibilidad es utilizar una frmula para
conocer la posicin del control que tiene el valor VERDADERO. Para ello utilizar la
funcin COINCIDIR de la siguiente manera:
=COINCIDIR(VERDADERO, D1:D5,0)

Con esta frmula estoy indicando que deseo saber la posicin del valor VERDADERO
dentro del rango D1:D5. El tercer argumento de la funcin, que es un cero, indica que
deseo una coincidencia exacta. Observa cmo la frmula, que he colocado en E1, devuelve
la posicin adecuada al ir seleccionando un botn de opcin diferente.

De esta manera con slo evaluar el resultado de la celda E1 podrs saber cual de los
botones de opcin ha sido seleccionado.
Botn de opcin en VBA
Un botn de opcin es un control ActiveX que nos permitir seleccionar una sola opcin
dentro de un grupo de botones de opcin. A diferencia de las casillas de verificacin, los
botones de opcin dependen uno del otro.
El botn de opcin en Excel
Para insertar un botn de opcin hacemos clic en el comando Insertar de la ficha
Programador.

Un solo botn de opcin no hace mucho sentido, as que siempre agregamos dos o ms
botones de opcin para permitir que usuario haga una seleccin de cualquiera de ellos.

Una vez que se ha agregado un segundo botn de opcin podrs notar que al seleccionar
uno de ellos se desmarcarn todos los dems.
La propiedad Caption
De manera predeterminada Excel colocar el botn de opcin con un nombre como
OptionButton1. Para cambiar este texto debemos editar la propiedad Caption del botn de
opcin.

El botn de opcin en VBA

Para saber si un botn de opcin ha sido seleccionado podemos acceder a su propiedad
Value de la siguiente manera:
Private Sub OptionButton1_Click()
If OptionButton1.Value = True Then MsgBox ("Has seleccionado la opcin
Hombre")
End Sub

La propiedad Value es la que nos indica si el control est seleccionado, en cuyo caso, la
propiedad ser igual a True. Para este ejemplo, al validar que el botn de opcin est
seleccionado, se mostrar un cuadro de dilogo con un mensaje sobre la opcin
seleccionada.
Funcin Excel CONTAR.SI
Categora: Estadsticas
Nombre en ingls: COUNTIF
Qu hace?
Cuenta las celdas de un rango que cumplen con la condicin especificada.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango, condicin)

rango (obligatorio): El rango de celdas a las que se le aplicar la condicin

para considerar su cuenta.

condicin (obligatorio): La condicin que se debe cumplir para ser incluido

en la cuenta.

Ejemplos
CONTAR.SI(A1:A5, >5) = Cuenta las celdas que tengan un valor mayor a 5
CONTAR.SI(B1:B5, excel) = Cuenta las celdas que tengan el valor excel
La funcin CONTAR.SI en Excel
La funcin CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar el nmero de celdas de
un rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas
celdas cumple la condicin es considerada dentro de la cuenta.
Sintaxis de la funcin CONTAR.SI
Solamente existen dos argumentos para la funcin CONTAR.SI que son lo siguientes:

Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean

contar.

Criterio (obligatorio): La condicin que determinar las celdas que sern

contadas.

El criterio puede ser un nmero o una expresin que indicar la condicin a cumplir, por
ejemplo: 55, >26, VERDE. El criterio no har diferencia entre maysculas y
minsculas. La funcin CONTAR.SI solamente permite especificar una sola condicin, en
caso de necesitar aplicar varias condiciones se puede utilizar la funcin
CONTAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo de la funcin CONTAR.SI

Tengo una lista de artculos y cada uno tiene asociado su color. Ahora necesito contar el
total de artculos que son de color azul y para ello utilizar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(B2:B11, "azul")

Al aplicar esta frmula a los datos de la columna B obtengo la cuenta correcta:

Puedes observar que el segundo argumento de la funcin CONTAR.SI est todo en

minsculas mientras que las celdas de la columna B tienen la primera letra en maysculas,
sin embargo el valor Azul es considerado dentro de la cuenta por lo que comprobamos
que la condicin no es sensible a maysculas y minsculas.
Recuerda que la funcin CONTAR.SI nos permitir contar el nmero de celdas dentro de
un rango que cumplan con el criterio que se haya especificado en el segundo argumento de
la funcin.
La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel
La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite contar los elementos de un
rango que cumplen con los criterios definidos. Esta funcin nos permite especificar hasta
127 criterios.
Sintaxis de la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO
La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos obligatorios y los dems
opcionales.

Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado con el

Criterio1.

Criterio1 (obligatorio): El criterio con que se evaluar el Rango_criterios1.

Rango_criterios2 (opcional): El rango de celdas que ser evaluado con el

Criterio2.

Criterio2 (opcional): El criterio que evaluar el Rango_criterios2.

A partir del Rango_criterios2, todos los argumentos son opcionales y se permiten hasta 127
rangos y criterios a evaluar por la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO. Cada rango
especificado debe tener la misma cantidad de filas (o columnas) que los anteriores.
Ejemplo de la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO
Para ejemplificar el uso de la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO haremos un ejemplo muy
sencillo. Tengo una lista de personas (hombres y mujeres) que estn en un rango de edad
entre los 15 y los 25 aos de edad.
La primera cuenta que necesito hacer es la de conocer el nmero total de hombres y har
dicha cuenta con la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre")

El resultado de esta frmula lo puedes observar en la celda F1 de la siguiente imagen:

Contar valores con ms de una condicin

El verdadero potencial de la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO es cuando necesitamos
especificar ms de un criterio en nuestra cuenta. Por ejemplo, si en la lista anterior necesito
contar los hombres mayores de 18 aos puedo utilizar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre", C2:C16, ">18")

El resultado se muestra en la celda F2 de la siguiente imagen:

Cuando necesites contar elementos en Excel utilizando mltiples criterios, la funcin

CONTAR.SI.CONJUNTO ser de mucha utilidad.
Contar condicional
La funcin CONTAR.SI es una funcin estadstica que nos permite contar las celdas de un
rango que cumplen con cierta condicin. Esta funcin utiliza solamente dos argumentos, el
primero siendo el rango y el segundo argumento la condicin.
Detalles de la funcin CONTAR.SI en Excel
La sintaxis de la funcin CONTAR.SI es la siguiente:
CONTAR.SI(rango, criterio)

El argumento rango indica el rango de celdas sobre el que se har el recuento condicional.
El argumento criterio es la condicin que deber cumplir el valor de una celda del rango
para ser considerado en la cuenta. El criterio se puede expresar como un nmero, como una
expresin o un texto que indica las celdas que se debern contar.
Un nmero como criterio
Cuando se especifica un nmero como criterio no se debe encerrar entre comillas. Por
ejemplo, en un rango de celdas llamado tabla_datos deseamos contar las celdas que
contienen el valor 3 podemos utilizar la funcin de la siguiente manera:

=CONTAR.SI(tabla_datos, 3)

Una expresin como criterio

Si queremos utilizar una expresin como criterio, debemos encerrar la expresin entre
comillas dobles. Supongamos que deseamos contar las celdas que tienen un valor mayor a 3
entonces podemos utilizar la funcin de la siguiente manera:
=CONTAR.SI(tabla_datos, ">5")

Un texto como criterio

Si deseamos contar las celdas que sean iguales a un texto es suficiente con especificarlo
entre comillas dobles. Es importante mencionar que la condicin no es sensible a
maysculas y minsculas por lo que la condicin verde ser lo mismo que VERDE.
=CONTAR.SI(tabla_datos, "verde")

Contar celdas nicas

Este es un ejemplo sencillo sobre cmo puedes contar celdas que contienen valores nicos
dentro de una lista. Es decir, de todos los valores de una lista cuntos son los que aparecen
una sola vez?
Y para solucionar este problema utilizar la funcin CONTAR.SI. Esta funcin nos permite
establecer un rango y una condicin para saber si el elemento se debe contar. Pero observa
el comportamiento peculiar de esta funcin al establecer como condicin el mismo rango
especificado.

Al colocar el mismo rango en ambos parmetros de la funcin, Excel calcula el nmero de

veces que aparece dicho elemento dentro de la lista. Para nuestro ejemplo los elementos
que nos interesan son los marcados como 1 ya que son los que aparecen solamente una
vez. Si vuelvo a hacer uso de la funcin CONTAR.SI sobre el rango de la columna B puedo
especificar que se contabilicen solamente aquellos que son igual a 1.

Esta es solo una alternativa para contar celdas nicas en Excel.

Contar repeticiones dentro de una lista
En ocasiones es de gran ayuda saber el nmero de veces que un elemento aparece dentro de
una lista. Esto se puede lograr de una manera muy sencilla a travs de la funcin
CONTAR.SI. Esta funcin cuenta el nmero de celdas que cumplen con el criterio
especificado.
Contar repeticiones en Excel
Supongamos la siguiente lista:

Si me interesa saber cuntas veces aparece el da domingo, puedo utilizar la funcin

CONTAR.SI de la siguiente manera:
CONTAR.SI(A1:A25, "Domingo")

La funcin contar el nmero de veces que se repite el valor y mostrar el resultado. Puedo
cambiar el parmetro Domingo para colocar una referencia a una celda de manera que
pueda dejar la frmula como:
CONTAR.SI($A$1:$A$25,C1)

De esta manera puedo colocar los nombres de la semana en una columna y aplicar
fcilmente la frmula para cada uno de ellos obteniendo el resultado adecuado:

Consulta ms informacin sobre la funcin CONTAR.SI.

Filtrar valores nicos
A veces es necesario conocer los valores nicos que existen dentro de una columna de
datos. Para lograr este objetivo puedes aplicar un filtro en Excel para ocultar temporalmente
los valores duplicadoss. En primer lugar debers seleccionar el rango de celdas sobre el que
deseas aplicar el filtro.
Filtrar lista con valores repetidos

Una vez que tienes seleccionado el rango de datos, debes ir a la ficha Datos, dentro del
grupo Ordenar y filtrar hacer clic en Avanzadas

Aparecer el cuadro de dilogo Filtro avanzado, asegrate de seleccionar la opcin Filtrar

la lista sin moverla a otro lugar y activa la casilla de verificacin Slo registros nicos y
haz clic en Aceptar.

Lista con valores nicos

Observars que la lista de datos se contrae y solamente muestra los valores nicos. Los
datos originales no han sido afectados, solamente se ha aplicado un filtro sobre ellos.

Para ver de nuevo los datos originales debers remover el filtro haciendo clic sobre el botn
Borrar de la seccin Ordenar y filtrar.

Ya hemos logrado filtrar los datos pero el filtro que aplicamos esconde las celdas de los
valores repetidos en los datos originales. Qu pasa si deseas que los registros nicos se
copien a otra columna? Si logramos que los valores nicos se muestren en un lugar
diferente entonces nuestros datos originales quedarn intactos.
Valores nicos en otro lugar
Para lograr esto debes hacer una seleccin diferente en el cuadro de dilogo Filtro
Avanzado donde debers seleccionar la opcin Copiar a otro lugar y posteriormente en el
cuadro Copiar a debers escribir la referencia de la celda a donde se copiarn los registros
nicos.

Esta opcin har que tengas una copia de los valores nicos de tus datos en otra columna.

Los valores nicos encontrados no son ordenados bajo ningn criterio, solamente son
mostrados de acuerdo al orden en que son encontrados por Excel dentro del rango de celdas
especificado.
Contar valores nicos en Excel
En ocasiones necesitamos contar valores nicos en Excel de manera que podamos
conocer la cantidad exacta de entradas que no se repiten dentro de un rango. Para resolver
este problema har uso de las frmulas matriciales.
Supongamos que nos ha llegado un archivo de Excel que tiene la lista consolidada de varias
personas con su ciudad de origen.

Ahora me han pedido que cuente las diferentes ciudades de la lista, es decir obtener el
nmero de ciudades nicas de la columna B. Para este ejemplo lo podra hacer visualmente,
pero si tengo una lista con miles de registros la tarea se puede complicar.
Contar valores nicos en un rango
Para realizar la cuenta de valores nicos en Excel podemos utilizar la siguiente frmula
matricial:
{=SUMA(1/CONTAR.SI(B2:B10, B2:B10))}

Recuerda que para que una frmula sea matricial debemos pulsar las teclas CTRL +
MAYS + ENTRAR justo al terminar de introducir la frmula lo cual har que Excel
coloque los corchetes alrededor de la frmula. Observa el resultado de aplicar esta frmula
en el ejemplo:

La nica desventaja de esta frmula es que dejar de funcionar adecuadamente si una celda
est vaca y obtendremos un error #DIV/0! como resultado.

Para resolver este problema podemos utilizar la funcin SI.ERROR de manera que nuestra
frmula siga funcionando. Esta es la frmula a utilizar:
=SUMA(SI.ERROR(1/CONTAR.SI(B2:B10, B2:B10), 0))

Observa el resultado al utilizar esta frmula sobre el rango que contiene una celda vaca:

De esta manera hemos eliminado el error #DIV/0! y hemos logrado contar valores nicos
en Excel an dentro de un rango con celdas vacas.
Evitar duplicados en Excel

En algunos artculos he sugerido mtodos para remover duplicados de una lista, sin
embargo a veces necesitamos aplicar algunas medidas preventivas para no introducir
duplicados al momento de capturar la informacin.
Supongamos que utilizar la columna A de una hoja de Excel para capturar los cdigos de
diversos productos. Para lograr que Excel me notifique en el momento en que introduzca un
valor duplicado puedo utilizar la funcionalidad de Validacin de datos.
Evitar duplicados con Validacin de datos en Excel
Para aplicar dicha validacin debo seleccionar primero toda la columna A que ser donde se
realizar la captura y posteriormente hacer clic en el botn Validacin de datos que se
encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos y debers seleccionar la opcin

Personalizada y colocar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(A:A,A1)=1

La frmula introducida har que cada vez que ingresemos un cdigo de producto en la
columna A se haga un recuento del nmero de veces que aparece dicho valor. La condicin
indica que solamente se permitirn los valores que aparezcan una sola vez as que, si dicho
valor aparece por segunda ocasin Excel mostrar un mensaje de advertencia.

Es importante mencionar que este mtodo de validacin funciona solamente cuando

realizamos la captura manual de los datos, pero si copiamos un valor proveniente de otra
celda y lo pegamos Excel no aplicar la validacin.
Quitar valores duplicados
Es muy comn tener una lista de valores y querer quitar los valores duplicados. Para ello
podemos utlizar el comando Quitar duplicados pero debes recordar que al hacerlo, los
valores duplicados de la lista sern eliminados de manera permanente. Es por eso que debes
tener cuidado al momento de aplicar este procedimiento.
Remover valores duplicados
Al momento de remover los valores duplicados slo se afecta el rango de celdas
seleccionado por lo que el primer paso es seleccionar el rango de celdas sobre el cul se
aplicar la accin.

En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos, haz clic sobre el comando
Quitar duplicados.

Aparece el cuadro de dilogo Quitar duplicados y en la seccin Columnas puedes

seleccionar una o ms columnas de datos. Para seleccionar todas las columnas rpidamente
puedes hacer clic en Seleccionar todo. Para quitar la seleccin de las columnas haz clic en
Anular seleccin. El comando se ejecutar sobre aquellas columnas que estn

seleccionadas. Asegrate de marcar la caja de seleccin Mis datos tienen encabezados en

caso de que tus datos los tengan.

Finalmente haz clic en Aceptar y Excel mostrar un mensaje indicando la cantidad de

valores duplicados que han sido quitados y la cantidad de valores nicos que permancen.

Finalmente debes hacer clic en el botn Aceptar para terminar con la operacin y podrs
observar el resultado.

Si lo que deseas es slamente filtrar los valores sin eliminarlos de la lista, consulta el
siguiente artculo Filtrar valores nicos
Encontrar mayores de edad
En muchos pases la mayora de edad se obtiene al cumplir 18 aos. Si tienes un listado con
una gran cantidad de datos personales, entre ellos la edad, y necesitas contar las personas
mayores de edad puedes utilizar la opcin que describo a continuacin.
Un primer mtodo es ordenar los datos por la columna edad y contabilizar manualmente los
registros de las personas que sean mayores a 18 aos, pero si la lista es demasiado grande o
si el resultado de dicha cuenta ser utilizado posteriormente en algn otro clculo, entonces
lo mejor ser utilizar una frmula. Para este ejemplo considerar la siguiente tabla de datos:

Contar mayores de edad en Excel

Para contar los registros que cumplen con la condicin de mayora de edad utilizar la
funcin CONTAR.SI de la siguiente manera:
=CONTAR.SI(D2:D16,">18")

El primer argumento de la funcin es la matriz que especifica los valores de la columna

Edad los cuales sern comparados y contabilizados si cumplen con la condicin de mayora
de edad que es el segundo argumento de la funcin. El resultado es el siguiente:

Utilizando esta misma tabla de datos y la funcin CONTAR.SI podramos contabilizar la

cantidad de mujeres y hombres. Haciendo uso de la columna C podemos identificar a las
mujeres de la siguiente manera:
=CONTAR.SI(C2:C16,"F")

Para el caso de los hombres solamente debemos cambiar la condicin para que el valor sea
igual a M.

Funcin Excel CONTAR.BLANCO

Categora: Estadsticas
Nombre en ingls: COUNTBLANK
Qu hace?
Cuenta las celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis
CONTAR.BLANCO(rango)

rango (obligatorio): El rango de celdas donde se contarn las celdas en

blanco.

Ejemplos
CONTAR.BLANCO(A1:A20) = Nmero de celdas en blanco en el rango A1:A20
Funcin Excel RESTO
Categora: Matemticas y trigonomtricas
Nombre en ingls: MOD
Qu hace?
Obtiene el residuo de la divisin de dos nmeros.
Sintaxis
RESTO(nmero, divisor)

nmero (Obligatorio): Nmero del cual quieres obtener el residuo.

divisor (Obligatorio): Nmero por el cual se va a dividir.

Ejemplos
RESTO(8,5) = 3
RESTO(5,8) = 5
Ventas por representante
En el ejemplo del da de hoy tengo una tabla de datos que muestra el nmero de factura, el
representante de ventas y el total de la factura. Necesito saber el total de ventas para cada
uno de los representantes.
Los datos con los que trabajaremos son los siguientes.

La funcin SUMAR.SI en Excel

Para obtener la suma de las ventas de cada representante utilizar la funcin SUMAR.SI
con la cual podr sumar todos los registros correspondientes a cada persona. Esta funcin
tiene 3 argumentos, el primer de ellos indica el rango de datos en donde se buscar el valor,
el segundo argumento es precisamente el valor a buscar y por ltimo el tercer argumento es
el rango de datos que contiene los valores a sumar. Por ejemplo, para sumar las ventas
realizadas por Andrs puedo emplear la siguiente frmula:
=SUMAR.SI($B$2:$B$21,"Andrs",$C$2:$C$21)

La funcin SUMAR.SI buscar todos los registros de la columna B que sean iguales a
Andrs y sumar el valor que le corresponde de la columna C. Observa el resultado al
aplicar la frmula anterior, pero sustituyendo la cadena de texto Andrs por una
referencia de celda.

En este ejemplo, para el segundo parmetro de la funcin, he especificado la direccin de la

celda que contiene el valor Andrs que es la celda E1. Ya que tenemos referencias
absolutas en ambos rangos de la funcin, solamente debo copiar la frmula hacia abajo para
conocer las ventas de los dems representantes.

La funcin SUMAR.SI nos permite establecer un criterio para realizar sumas

condicionadas, as como en este ejemplo la hemos utilizado para obtener las ventas totales
de cada representante de ventas.

Funcin Excel AHORA

Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: NOW

Qu hace?
Obtiene la fecha y hora actual.

Sintaxis
AHORA()

Ejemplos
AHORA() = La fecha y hora actual
Funcin Excel TIEMPO
Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: TIME
Qu hace?
Obtiene el nmero de serie que representa la hora especificada.
Sintaxis
TIEMPO(hora, minuto, segundo)

hora (obligatorio): Nmero que representa la hora.

minuto (obligatorio): Nmero que representa los minutos.

segundo (obligatorio): Nmero que representa los segundos.

Ejemplos
TIEMPO(7,35,40) = 0.316435185
TIEMPO(21,7,18) = 0.880069444
Funcin Excel VALHORA
Categora: Fecha y hora
Nombre en ingls: TIMEVALUE
Qu hace?
Convierte un texto en un nmero de serie para una hora.
Sintaxis
VALHORA(texto_de_hora)

texto_de_hora (obligatorio): Cadena de texto que representa una hora.

Ejemplos
VALHORA(7:35:40) = 0.316435185
VALHORA(21:07:18) = 0.880069444
Sumar horas y minutos en Excel

Sumar horas y minutos en Excel no es una tarea simple, es necesario aplicar algunos
trucos para poder hacerlo de la manera adecuada. Si eres de las personas que suma primero
los minutos y luego los convierte en horas, entonces este consejo ser para ti.
Sumar horas y minutos en Excel
El problema principal se presenta cuando tenemos que sumar varias celdas que contienen
horas y minutos ya que por cada 60 minutos debemos agregar 1 a la suma de horas y es
entonces cuando la suma de horas y minutos se complica. Supongamos que tenemos un
rango de celdas con las horas y minutos que ha trabajado una persona durante una semana
en la empresa:

Para poder hacer el pago de honorarios debo realizar la suma correcta del tiempo. A
continuacin te mostrar el mtodo ms sencillo para sumar horas y minutos en Excel. En
la celda B7 utilizar la funcin SUMA para realizar la suma de todos los elementos.
Observa cmo la celda muestra una hora que no corresponde con la suma correcta.

Para desplegar la suma de tiempo correcta debes hacer clic derecho sobre la celda B7 y
seleccionar la opcin Formato de celdas e ir a la seccin Nmero y posteriormente a la
opcin Personalizado para finalmente elegir el formato [h]:mm:ss.

Si no encuentras este tipo de formato, entonces debes capturarlo en el cuadro de texto Tipo.
Observa que este formato coloca el smbolo para las horas entre corchetes lo cual ser
importante para mostrar el resultado adecuado de nuestra suma. Al terminar haz clic en
Aceptar y observa el resultado.

Con esto hemos aprendido a sumar horas y minutos en Excel sin la necesidad de realizar
operaciones adicionales sino solamente modificando el formato de la celda que muestra la

suma de horas y minutos. Tambin puedes aplicar un truco similar al momento de sumar
minutos y segundos en Excel.
Sumar minutos y segundos
Has tenido la necesidad de sumar minutos y segundos en Excel? Esta operacin no es
muy intuitiva, pero en esta ocasin te mostrar cmo dar formato a este tipo de datos y
hacer operaciones bsicas con ellos.
Para expresar minutos y segundos en una celda, la informacin debe introducirse utilizando
el formato hh:mm:ss. Este formato nos permite mostrar la cantidad exacta de horas,
minutos y segundos. Si deseas introducir el valor de 320 minutos y 55 segundos debes
hacerlo de la siguiente manera: 0:320:55
Es importante colocar el cero inicial para que Excel interprete los datos de minuto y
segundo correctamente. Al introducir esta informacin en Excel obtenemos el siguiente
resultado:

Observa como Excel convierte los nmeros ingresados a un nmero decimal.

Formato de celda para minutos y segundos
Para tener la informacin con el formato que necesitamos debemos hacer clic derecho
sobre la celda y seleccionar la opcin Formato de celdas y dentro de la seccin
Personalizada colocar el siguiente valor en el cuadro de texto para Tipo: [mm]:ss

Al aceptar los cambios Excel mostrar el valor de la celda con el formato que necesitamos:

De la misma manera puedes dar formato a una lista que contenga informacin de minutos y
segundos y posteriormente hacer la suma como si fuera cualquier otro tipo de datos.

La ventaja de utilizar este mtodo es que al momento de sumar los segundos, Excel aadir
automticamente un minuto por cada 60 segundos que se sumen. Esta converisin la
tendramos que hacer manualmente en caso de tener los minutos y los segundos en
columnas separadas.

Formato de celdas personalizado

A travs del formato de celdas personalizado puedes dar la apariencia que necesitas a tus
datos numricos sin la necedidad de editar celda por celda para dar la apariencia que
necesitas.
Por ejemplo, si en tu hoja de Excel tienes una columna que contendr un nmero de folio y
necesitas que ese nmero siempre sea de 5 dgitos, entonces necesitas que Excel convierta
el valor 1 por 00001, y el valor 2 por 00002 y as sucesivamente.
En realidad t no quieres introducir todos los caracteres para cada uno de los folios sino
solamente introducir el valor 1 y que Excel presente el formato adecuado. Eso es posible
a travs del formato de celdas personalizado. Trabajaremos en ese ejemplo a
continuacin.

Formato personalizado a una celda

Introduce el valor 1 en la celda A1. Haz clic derecho sobre la celda y selecciona la
opcin Formato de celdas.

Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas donde debers hacer clic en la

categora Personalizada.

Sobre la caja de texto Tipo introduce el valor 00000.

Al hacer clic sobre Aceptar la celda A1 que tena el valor 1 se mostrar en pantalla
como 00001.

Si copias este formato de celda a toda tu columna, tendrs el comportamiento deseado en

todos tus datos.

Recuerda que puedes copiar in formato de celdas con el botn Copiar formato que se
encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.

Cdigos de formato personalizado

Existen otras opciones de formato personalizado que puedes utilizar:
Valor
1
1
11.1
55385040
28/01/2011

Formato personalizado
000
N000
000.00
00-00-00-00
dddd-dd-mmmm-aaaa

Presentacin
001
N001
011.10
55-38-50-40
viernes-28-enero-2011

Debes considerar que aunque Excel cambia el formato en pantalla de los datos, su valor no
es afectado. As que si tienes el valor 1.2345 y le das formato a la celda para que se vea
como 1.23, al momento de hacer clculos con esa celda Excel tomar el valor 1.2345

Sumar y contar celdas por color de

formato condicional
Hace algunos meses publique el artculo Operaciones con colores en Excel y de inmediato
recib preguntas sobre la posibilidad de utilizar dichas funciones para evaluar los colores
aplicados a una celda a travs del formato condicional.
Las funciones creadas en ese artculo evalan la propiedad Interior.Color que tiene cada
una de las celdas en Excel, sin embargo, el formato condicional no utiliza dicha propiedad
sino que tiene su propia versin para almacenar el color de fondo de una celda. Por esa
razn no es posible utilizar dichas funciones para evaluar colores establecidos a travs de
una regla de formato condicional.
As que hoy crearemos una nueva funcin VBA (UDF) para sumar y contar celdas por
color de formato condicional. Pero antes de iniciar con el cdigo hablaremos un poco
sobre los objetos y propiedades que debemos evaluar para obtener el color de fondo
proveniente de un regla de formato condicional.

La coleccin FormatConditions
Primero debemos recordar que un mismo rango de celdas en Excel puede estar sujeto a
varias reglas de formato condicional al mismo tiempo, as que para guardar esa lista de
formatos condicionales se cre la coleccin FormatConditions en VBA la cual enumera
todas las reglas de formato condicional aplicadas en un rango.
Para comprender el funcionamiento de esta coleccin haremos un ejemplo. Considera la
siguiente lista de nmeros en el rango A1:A10 donde he aplicado una regla de formato
condicional que resalta en color rojo los valores mayores a 750.

Ahora insertar un botn de comando ActiveX en la misma hoja y colocar el siguiente

cdigo VBA en su evento Click:
1 Private Sub CommandButton1_Click()
MsgBox Range("A1:A10").FormatConditions.Count
2
End
Sub
3
La nica lnea de cdigo ejecutada se encargar de mostrar el valor de la propiedad Count
de la coleccin FormatConditions la cual contiene el recuento de las reglas de formato
condicional para el rango indicado. Al hacer clic sobre el botn de comando se mostrar el
siguiente mensaje:

El mensaje nos indica que el rango A1:A10 tiene una sola regla de formato condicional.
Ahora crear una segunda regla para el mismo rango que resaltar de color verde todas las
celdas con un valor menor a 250. Una vez creada la regla de formato condicional, volver a

pulsar el botn de comando y el nmero mostrado en el mensaje habr aumentado debido a

la nueva regla creada:

Es as como la coleccin FormatConditions nos permite obtener informacin sobre las

reglas de formato condicional aplicadas a un rango de celdas. Ahora centraremos nuestra
atencin a una propiedad especfica de dicha coleccin.

La propiedad FormatCondition.Interior.Color
Cada regla de formato condicional almacena el estilo que aplicar a las celdas que cumplan
con las condiciones establecidas y especficamente el color de relleno se almacena en la
propiedad Interior.Color. Para demostrar el valor de esta propiedad agregar un nuevo
botn de comando con el siguiente cdigo:
1Private Sub CommandButton2_Click()
For i = 1 To Range("A1:A10").FormatConditions.Count
2
MsgBox "Regla " & i & vbLf & _
3
"Color: " &
4Range("A1:A10").FormatConditions(i).Interior.Color
5
Next i
End
Sub
6
El cdigo anterior recorre todos los elementos de la coleccin FormatConditions y para
cada elemento mostrar un mensaje con el nmero de regla y su color de relleno que est
almacenado en la propiedad Interior.Color. Al pulsar el botn obtengo el siguiente
resultado:

El color devuelto ser un valor entre 0 y 16777215 que corresponde a una de las
combinaciones de colores primarios (rojo, verde y azul) que se pueden formar en Excel. Si
quieres saber un poco ms sobre los colores en Excel consulta el artculo Evaluar el color
de fondo de una celda.
Los colores mostrados con el cdigo anterior son los colores pertenecientes a cada una de
las reglas de formato condicional y no el color de una celda especfica. Para conocer el
color de formato condicional aplicado a una celda ser necesario encontrar la regla que se
cumple sobre dicha celda para entonces obtener el color correspondiente.

Macro para obtener el color de una celda

El desafo ms grande al crear una macro para obtener el color de una celda es descubrir la
regla de formato condicional que est activa. Para eso utilizamos un bucle For Next que
recorrer toda la coleccin de formatos haciendo una evaluacin de cada regla para
descubrir si est activa.
1
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3
4
5
6
7
8

Function COLORFC(Celda As Range) As Long

'Indicar si la relga de formato condicional est activa
Dim ReglaActiva As Boolean
'Recorrer todas las reglas de formato condicional para la celda
indicada
For i = 1 To Celda.FormatConditions.Count
'Evaluar la regla FormatConditions(i)

With Celda.FormatConditions(i)
9
1
'Si la regla est basada en el valor de la celda
0
If .Type = xlCellValue Then
11
1
'Identificar el operador de la regla y evaluar si est activa
2
Select Case .Operator
Case xlBetween:
ReglaActiva = Celda.Value >=
1
3 Evaluate(.Formula1) _
And Celda.Value <= Evaluate(.Formula2)
1
Case xlNotBetween:
ReglaActiva = Celda.Value <=
4 Evaluate(.Formula1) _
1
Or Celda.Value >= Evaluate(.Formula2)
Case xlEqual:
ReglaActiva = Evaluate(.Formula1) = Celda.Value
5
Case xlNotEqual:
ReglaActiva = Evaluate(.Formula1) <>
1
Celda.Value
6
Case xlGreater:
ReglaActiva = Celda.Value > Evaluate(.Formula1)
1
Case xlLess:
ReglaActiva = Celda.Value < Evaluate(.Formula1)
7
Case xlGreaterEqual: ReglaActiva = Celda.Value >=
1 Evaluate(.Formula1)
Case xlLessEqual:
ReglaActiva = Celda.Value <=
8
Evaluate(.Formula1)
1
End Select
9
2
'Si la regla es una expresin (Frmula)
ElseIf .Type = xlExpression Then
0
2
Application.ScreenUpdating = False
1
Celda.Select
2
ReglaActiva = Evaluate(.Formula1)
2
Range(ActiveCell.Address).Select
2
Application.ScreenUpdating = True
3
End If
2
4
'Devolver el color si la regla est activa
2
If ReglaActiva Then
5
COLORFC = .Interior.Color
2
Exit Function
6
End If
2
End With
7
2 Next i
8
2 End Function
9
3
0
3
1
3
2
3

3
3
4
3
5
3
6
3
7
3
8
3
9
4
0
4
1
4
2
4
3
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4
5
4
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4
7
4
8
4
9
Las primeras lneas de cdigo se encargan de recorrer todas las reglas de formato
condicional para la celda proporcionada. La primera validacin importante es sobre la
propiedad Type que nos permite saber el tipo de regla que estamos analizando, ya sea del
tipo xlCellValue o del tipo xlExpression. Es importante mencionar que existen ms tipos de
reglas de formato condicional, de hecho la enumeracin XlFormatConditionType contiene
14 tipos diferentes, pero solamente los dos tipos mencionados anteriormente tienen una
manera de ser evaluados desde VBA. Por esta razn la funcin COLORFC considera en
primer lugar las reglas de formato condicional que evalan directamente el valor de una
celda.

El cuadro de dilogo anterior muestra precisamente la lista de reglas de formato

condicional que son del tipo xlCellValue y que por lo tanto sern reconocidas por nuestra
funcin. Ahora hagamos una prueba con los datos de ejemplo para ver cmo la funcin
COLORFC devuelve el color aplicado a cada celda de acuerdo a la regla de formato
condicional activa. Recuerda que las reglas creadas resaltan de rojo las celdas con un valor
superior a 750 y de color verde los valores menores a 250.

Nuestra funcin VBA funciona correctamente al devolver el cdigo de color adecuado para
cada celda. El otro tipo de reglas consideradas en la funcin COLORFC son aquellas

basadas en una expresin, que generalmente son las reglas basadas en una frmula que
contiene funciones de Excel. Pero debo darte una mala noticia, esta opcin solo funcionar
si tenemos Excel en ingls. Y a continuacin explico por qu.

Al momento de crear una regla de formato condicional que utilice una funcin de Excel,
colocaremos su nombre en castellano. Dicha frmula se almacenar en una propiedad de la
regla de formato condicional y al momento de evaluarla desde VBA la cadena de texto
contendr el nombre de la funcin en espaol lo cual ocasionar un error ya que VBA
solamente entiende las funciones de Excel por su nombre en ingls. An as he dejado esta
funcionalidad porque existe un porcentaje de usuarios que utilizan Excel en ingls y ellos
podrn obtener el color de las celdas que utilicen reglas de formato condicional basadas en
frmulas.
Despus de todas estas aclaraciones (que eran necesarias), tenemos una funcin que nos
devolver el color aplicado a una celda desde una regla de formato condicional, as que
ahora solo debemos utilizarla para sumar o contar celdas por color.

Sumar por color de formato condicional

Para sumar por color de formato condicional crear una nueva funcin VBA de la siguiente
manera:
1 Function SUMARPORCOLORFC(CeldaColor As Range, Rango As Range) As Double
2
3 Dim Celda As Range

4
5 Dim Total As Double
Dim Color As Long
6
7 Color = COLORFC(CeldaColor)
8
9 For Each Celda In Rango.Cells
If COLORFC(Celda) = Color Then
10
Total = Total + Celda.Value
11
End If
12 Next Celda
13
14 SUMARPORCOLORFC = Total
15
16 End Function
17
El primer argumento de la funcin es una celda que contiene el color por el cual deseamos
sumar, as que una de las primeras acciones es obtener dicho color con la funcin
COLORFC. Posteriormente se har un recorrido por todo el rango de celdas para sumar el
valor de aquellas que tengan el mismo color. Observa cmo trabaja nuestra funcin con los
datos de ejemplo:

La funcin devuelve correctamente la suma de las celdas A1 y A9 que son las que tienen el
mismo color que la celda A1 que ha sido indicada como el primer argumento de la funcin.

Contar por color de formato condicional

Si en lugar de sumar deseamos contar las celdas que tienen un mismo color, ser suficiente
con modificar la funcin anterior para que en lugar sumar el valor de la celda se sume el
valor 1 por cada celda con el color indicado. El cdigo de esta nueva funcin es el
siguiente:

1
2 Function CONTARPORCOLORFC(CeldaColor As Range, Rango As Range) As Integer
3
4 Dim Celda As Range
Dim Total As Integer
5 Dim Color As Long
6
7 Color = COLORFC(CeldaColor)
8
9 For Each Celda In Rango.Cells
If COLORFC(Celda) = Color Then
10
Total = Total + 1
11
End If
12Next Celda
13
14CONTARPORCOLORFC = Total
15
16End Function
17
Al utilizar esta funcin con los mismos datos de ejemplo podrs observar que la funcin
CONTARPORCOLORFC nos devuelve el valor 2 que corresponde a las celdas con el
mismo color que la celda A3:

Descarga el libro de trabajo para comenzar a sumar y contar celdas por color de formato
condicional en tus propios libros de trabajo. Solo recuerda que las funciones creadas en
este artculo validarn solo las reglas de formato condicional basadas en el valor de la
celda. Tambin recuerda que podrs evaluar reglas basadas en frmulas solamente si tienes
una versin en ingls de Excel.
Sumar por colores en Excel

Ya que las celdas de Excel pueden tener un color de relleno, es posible que en alguna
ocasin te veas en la necesidad de sumar el contenido de celdas de acuerdo a su color.
Existen dos opciones para realizar este tipo de suma.
Ordenar por color y sumar
Desde la versin de Excel 2007 es posible ordenar las celdas de una columna por color. El
primer paso es agregar un filtro a la tabla que contiene los datos y posteriormente
seleccionar la opcin Ordenar por color para elegir el color deseado.

Los datos de la tabla se organizarn de manera que las celdas que tienen el color
seleccionado quedarn como las primeras filas.

De esta manera podra utilizar la funcin SUMA y su argumento sera el rango de celdas
del color azul.
=SUMA(B2:B4)

Aunque este procedimiento resuelve mi problema de sumar por colores en Excel, podra
crear una macro que me ayude a sumar rpidamente por colores sin la necesidad de agregar
un filtro a la tabla ni de ordenarla por el color deseado.
Sumar por colores con VBA
Para lograr esta suma utilizando VBA debemos crear un nuevo mdulo y una funcin como
la siguiente:

Podemos utilizar esta funcin en la hoja de Excel de la siguiente manera:

Observa cmo el primer argumento de la funcin indica la celda que contiene el color que
deseo sumar, que en este caso es el color azul de la celda B4, y el segundo argumento
indica el rango que deseo considerar en la evaluacin.
Para sumar un color diferente ser suficiente con cambiar el primer argumento de la
funcin indicando la celda que contiene el nuevo color. A continuacin hago la suma de las
celdas con el color verde:

Puedes descargar el archivo de trabajo para hacer las pruebas en tu propio equipo.
Evaluar el color de fondo de una celda
Como sabes, las celdas de Excel pueden tener un color de fondo y generalmente elegimos
un color para diferenciar las celdas ya sea porque han alcanzado algn valor mximo,
porque la fecha est prxima, etc. Pero es posible evaluar el color de fondo de una
celda?
La funcin SI para evaluar el color
De manera intuitiva elegira la funcin SI para pedirle que verifique el color de una celda,
de manera que si tiene un color rojo de fondo, entonces me devuelva el valor Crtico.
Sera una frmula como la siguiente:
=SI(ColorFondoIgual(A1, "Rojo"), "Crtico")

En Excel no existe una funcin que nos devuelva el color de fondo de una celda, el nombre
ColorFondoIgual lo he inventado en este momento, pero podemos recurrir a VBA para
construir dicha funcin de manera que obtengamos el resultado deseado. En el resto de este
artculo nos dedicaremos al desarrollo de una funcin que nos permita evaluar el color de
fondo de una celda y te sorprenders de lo sencillo que ser.

Los colores en Excel

Antes de continuar con la creacin del cdigo de nuestra macro necesito clarificar un poco
sobre los colores en Excel. Si alguna vez has estudiado sobre teora de colores sabrs que
cualquier color es una composicin de los tres colores primarios: rojo, verde y azul.
En las pantallas de los ordenadores cada pxel tiene una mezcla de estos colores y por lo
tanto puede ser descrito con un cdigo RGB (Red, Green, Blue) en donde cada valor puede
ser un nmero entre 0 y 255.
Hagamos una prueba para dejar ms claro este tema. En la ficha Inicio haz clic en el botn
Color de relleno y selecciona la opcin Ms colores.

Una vez que se muestre el cuadro de dilogo Colores selecciona Personalizado. Observars
que hay una paleta de colores y que el Modelo de color se encuentra seleccionado como
RGB y justamente debajo encontrars la combinacin de color Rojo, Verde y Azul del color
actualmente seleccionado.

Si seleccionas un color diferente de la paleta de colores observars que los valores para
Rojo, Verde y Azul cambian su valor.

Para este ejemplo, el color verde que he seleccionado puede ser descrito por el cdigo RGB
(69, 199, 103).

Es importante que sepas que si ya tienes una celda con un color de fondo definido y abres
esta misma seccin Personalizado podrs ver los valores RGB para el color de la celda
seleccionada. Recuerda este consejo porque es la manera en cmo puedes conocer
fcilmente el cdigo RGB del color de fondo de una celda.
La funcin RGB en VBA
Ahora que tenemos ms claro el tema de los colores y de su cdigo RGB debes saber que
existe una funcin en VBA llamada RGB. Esta funcin recibe como argumentos los valores
de color rojo, verde y azul y nos devuelve un nmero entero asignado a dicho color en
Excel.
RGB(69, 199, 103)

Como ya lo dije previamente, cada color tiene asignado un cdigo RGB, pero tambin tiene
asignado un nmero entero nico, entre 0 y 16777215 que es la cantidad de colores
soportados por Excel 2010. De esta manera, la funcin RGB anterior nos devolver el valor
6801221.
En la siguiente seccin te quedar claro porqu es de utilidad este nmero entero que nos
devuelve la funcin RGB.
La propiedad Color de una celda
Cada celda en Excel tiene la propiedad Color donde tiene almacenado su color de fondo.
De esta manera, si queremos saber el color de fondo de una celda puedo utilizar el
siguiente cdigo VBA:
Range("A1").Interior.Color

Como resultado obtendr el nmero entero nico asignado al color de fondo de la celda A1.
Cdigo VBA para evaluar el color de fondo
Si quiero saber si el color de fondo de una celda es igual a un color preciso, es suficiente
con comparar la propiedad Color de la celda con el color en cuestin y eso es precisamente
lo que hace la siguiente funcin VBA que he creado:

Esta funcin tiene 4 argumentos que describo a continuacin:

Celda: La celda que contiene el color de fondo que deseo evaluar.

Rojo: El valor Rojo del cdigo RGB del color con el que se comparar la
celda.

Verde: El valor Verde del cdigo RGB del color con el que se comparar la
celda.

Azul: El valor Azul del cdigo RGB del color con el que se comparar la
celda.

La funcin devuelve VERDADERO si el color de fondo de la celda es el mismo que el

color descrito por los argumentos Rojo, Verde y Azul.
Evaluando el color de fondo de una celda
Al inicio de este artculo propuse que al encontrar una celda con un color de fondo rojo se
mostrara el mensaje Crtico. Sabiendo que el color rojo tiene un cdigo RGB (255, 0, 0)
he utilizado la funcin VBA recin creada de la siguiente manera:

Como puede observar, la funcin ColorFondoIgual es utilizada como el primer argumento

de la funcin SI de manera que sea la que determine si el color de la celda corresponde al
cdigo RGB proporcionado. En caso de que sea verdadero se despliega el mensaje
Crtico y en caso contrario se muestra el mensaje Normal.
Si quisiera evaluar otro color diferente solo debo cambiar los argumentos de la funcin
ColorFondoIgual proporcionando los valores del cdigo RGB del nuevo color. En el
siguiente ejemplo evalo el color verde en lugar del rojo:

Ejemplos adicionales
Este artculo se ha extendido ms de lo planeado, as que te invito a descargar el libro de
trabajo donde encontrars dos ejemplos adicionales.

ColorFondoIgual-anidado: En este ejemplo utilizo una funcin SI anidada

para decidir el mensaje a desplegar dependiendo el color de fondo de una
celda. Si la celda es de color rojo se muestra Crtico, si es de color
amarillo se muestra Inestable y si no es ninguna de las dos anteriores se
muestra Normal.

ColorFuenteIgual: Para el segundo ejemplo he incluido una nueva funcin

llamada ColorFuenteIgual que en lugar de evaluar el color de fondo de una
celda evala el color de la fuente. El uso de esta funcin es similar, pero al
revisar el cdigo vers que en lugar de evaluar la propiedad Interior.Color
de la celda se evala la propiedad Font.Color la cual indica precisamente el
color de la fuente.

Los ejemplos los encontrars en diferentes hojas del libro y el cdigo de ambas funciones
est dentro del Mdulo que forma parte del proyecto VBA.
Cmo usar el formato condicional en Excel
El formato condicional nos permite dar formato a las celdas cuyo contenido cumple con
las reglas que hayamos definido. En esta ocasin mostrar cmo a travs de mltiples
reglas podemos identificar visualmente la informacin de nuestra hoja de Excel.
Supongamos una lista de vendedores donde cada uno de ellos tiene asociado el monto de
ventas alcanzado en el ltimo mes.

La Direccin General desea tener un reporte donde visualmente puedan identificar a

aquellos vendedores que no alcanzaron la cuota mnima de ventas ($5,000) y tambin
desean ver a los mejores 3 vendedores resaltados en un color diferente.
Adicionalmente a este par de reglas ser necesario identificar a los vendedores que estn
por arriba del promedio de ventas. De esta manera las reglas de formato condicional que
sern implementadas sern las siguientes:
1. Color rojo: Cuota de venta menor a $5,000
2. Color azul: Vendedores por arriba del promedio
3. Color verde: Los mejores 3 vendedores
Todo comienza por seleccionar el rango de celdas que contiene los valores a ser evaluados
que para este ejemplo es el rango B2:B21. Posteriormente podemos iniciar con la creacin
de las reglas de formato condicional.
Implementar las reglas de formato condicional

La primera regla de formato condicional la creamos pulsando el botn Formato

condicional de la ficha Inicio, posteriormente la opcin Resaltar reglas de celdas y
finalmente la opcin Es menor que.

La segunda regla la podemos implementar seleccionando de nuevo el botn Formato

condicional y dentro de la opcin Reglas superiores o inferiores debemos seleccionar la
opcin Por encima del promedio.

Ya que dentro de la lista de opciones de formato disponibles no hay una opcin para el
color de fondo azul, es necesario seleccionar la opcin Formato personalizado para
establecer el color de fondo adecuado.
Finalmente para crear la regla que especifique los 3 mejores vendedores vuelvo a pulsar el
botn Formato condicional y dentro de la opcin Reglas superiores o inferiores selecciono
la opcin 10 superiores, solo que en lugar de dejar la configuracin para los 10 superiores
la modifico para que sean solo los 3 superiores:

Finalmente elijo el color de relleno adecuado para que Excel aplique la regla de formato.
Despus de haber aplicado las tres reglas de formato condicional, la hoja de Excel se ver
de la siguiente manera:

El formato condicional nos da las herramientas necesarias para aplicar un formato especial
a un grupo de celdas de manera que podamos identificarlas fcilmente. Las celdas tomarn
su formato de acuerdo a las reglas que hayan sido definidas.

Operaciones con colores en Excel

Excel no tiene ninguna funcin que nos permita conocer, ni establecer, el color de relleno
de una celda y sin embargo es muy comn que necesitemos contar o sumar las celdas que
tienen el mismo color de fondo.
Ya que no podemos utilizar ninguna funcin existente ser necesario crear nuestra propia
funcin (UDF) con cdigo VBA de manera que podamos realizar operaciones con colores
en Excel. Pero antes de iniciar con el cdigo hablar un poco sobre la propiedad
Interior.Color de una celda.

La propiedad Interior.Color
A partir de Excel 2007 tenemos millones de colores disponibles para elegir el color de
relleno de una celda. Dicha informacin es almacenada en la propiedad Interior.Color y es

posible crear nuestra propia funcin para obtener dicho valor. Considera el siguiente
cdigo:
1 Function OBTENERCOLOR(celda As Range) As Long
2
3 OBTENERCOLOR = celda.Interior.Color
4
5 End Function
Esta funcin devolver el valor de la propiedad Interior.Color de la celda que hayamos
especificado como argumento. En la siguiente imagen puedes observar el comportamiento
de la funcin:

Aunque este ha sido un ejemplo muy sencillo, la funcin OBTENERCOLOR que

acabamos de crear ser de gran utilidad para comprobar que dos celdas tienen
efectivamente el mismo valor para la propiedad Interior.Color ya que, al existir millones de
colores, es posible ver en pantalla colores muy parecidos pero que en realidad tienen
valores diferentes por lo que Excel los tratar como colores diferentes.

Sumar por el color de relleno

Para sumar por el color de relleno de una celda ser necesario evaluar la propiedad
Interior.Color y todas las celdas que tengan el mismo valor debern ser sumadas. El cdigo
de nuestra funcin ser el siguiente:
1 Function SUMARPORCOLOR(celdaColor As Range, rango As Range)
2
resultado almacena la suma total
3 'Variable
Dim resultado
4 Dim celda As Range
5
6 For Each celda In rango
'Compara la propiedad Interior.Color
7
If celda.Interior.Color = celdaColor.Interior.Color Then
8
resultado = resultado + celda.Value
9
End If
10 Next celda
11
12 SUMARPORCOLOR = resultado

13
14
15 End Function
16
Cada vez que encontramos una coincidencia en el valor de la propiedad Interior.Color la
variable resultado hace la suma del valor de la celda y as obtenemos la suma total. Observa
el comportamiento de esta funcin:

En este ejemplo sumamos las celdas que tienen el mismo color de la celda D1 y que son las
celdas A3 y A5 por lo que obtenemos como resultado un 5 para la suma.

La propiedad Interior.ColorIndex
Como lo mencion anteriormente, las versiones anteriores a Excel 2007 no tenan los
millones de colores que tenemos disponibles hoy en da. De hecho, Excel 2003 tena una
paleta de 56 colores y dicho nmero se almacenaba en la propiedad Interior.ColorIndex que
an est disponible pero que tiene la limitante de los 56 colores.
Puedes consultar un ejemplo que utiliza la propiedad Interior.ColorIndex en el artculo
Sumar por colores en Excel y vers que la funcin VBA propuesta en dicho artculo es muy
similar a la funcin que acabamos de crear con la nica diferencia de que se compara la
propiedad Interior.ColorIndex en lugar de Interior.Color.

Contar por el color de relleno

Ya que hemos creado la funcin para sumar, ahora crearemos otra funcin que nos permita
contar por el color de relleno de una celda. El cdigo ser muy similar al de la funcin
anterior:

1
2 Function CONTARPORCOLOR(celdaColor As Range, rango As Range)
3
4 'Variable resultado almacena la cuenta total
Dim resultado
5 Dim celda As Range
6
7 For Each celda In rango
'Compara la propiedad Interior.Color
8
If celda.Interior.Color = celdaColor.Interior.Color Then
9
resultado = resultado + 1
10
End If
11 Next celda
12
13 CONTARPORCOLOR = resultado
14
15 End Function
16
El nico cambio en esta funcin respecto a la anterior se encuentra en la lnea 10 que en
lugar de sumar el valor de la celda, simplemente suma el valor uno para llevar la cuenta de
las celdas con el mismo color de relleno. En la siguiente imagen puedes observar el
resultado de utilizar esta funcin al contar las celdas que tienen el mismo color que la celda
D1:

Evaluar el color de relleno

Ya sabemos cmo sumar y contar por colores, pero si lo que necesitas es evaluar el color de
relleno de una celda para tomar una decisin, entonces debemos utilizar la funcin SI
haciendo una comparacin de los colores para saber si son iguales. Una alternativa es
utilizar la primera funcin desarrollada en este artculo de la siguiente manera:

Para cada celda de la columna A obtenemos el valor de la propiedad Interior.Color y lo

comparamos con el valor de la segunda celda. De esta manera podemos tomar una decisin
en caso de que los colores sean iguales o diferentes.
Otra alternativa es utilizar una funcin que desarroll en un artculo anterior la cual permite
comparar el color de relleno de una celda con los valores RGB de cualquier color y
devolver falso o verdadero para indicarnos si ambos colores son iguales. Para conocer ms
sobre esa funcin consulta el artculo Evaluar el color de fondo de una celda donde adems
encontrars otros ejemplos como el de comparar el color de la fuente de una celda.
De esta manera hemos aprendido cmo hacer operaciones con colores en Excel en
aquellos casos en los que necesitemos sumar, contar o evaluar los colores de relleno de las
celdas. Puedes descargar el libro de trabajo utilizado en este artculo y reutilizar las
funciones que hemos creado para seguir trabajando con colores en Excel.
Filtros en Excel
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos
criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con informacin
y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. Cmo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sera
una tarea muy difcil de lograr si no tuviramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Cmo crear filtros en Excel

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos
dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botn Filtro se colocarn flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros.

El comando Filtro tambin podrs seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar
> Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual
insertar los filtros adems de aplicar un formato especial a los datos.
Cmo usar los filtros en Excel
Para filtrar la informacin debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,
mostrarn una lista de valores nicos con una caja de seleccin a la izquierda de cada uno.

Una opcin que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos
valores que deseamos visualizar en pantalla. Tambin podemos utilizar la opcin
(Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen
anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrar solamente las filas con
dicho nombre.

Al pulsar el botn Aceptar se ocultarn las filas que no cumplen con el criterio de filtrado
establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para
indicarnos que hemos aplicado un filtro. Adems, los nmeros de fila de Excel se muestran
en un color diferente indicndonos que existen filas ocultas.
Filtrar por varias columnas
Si queremos segmentar an ms los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias
columnas. En el ejemplo anterior filtr las filas pertenecientes a Hugo, pero si adems
necesito saber las que pertenecen a la regin Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas
opciones dentro del filtro de la columna Regin:

Al aceptar estos cambios se mostrarn solamente las filas que cumplen ambos criterios.
Observa que ambas columnas habrn cambiado sus iconos para indicarnos que se ha
aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros
datos y entre ms criterios de filtrado apliquemos mucha mayor ser la segmentacin de
datos que obtendremos.
Cmo quitar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y
seleccionar la opcin Borrar filtro de Columna donde Columna es el nombre de la
columna que hemos elegido. Esta accin eliminar el filtro de una sola columna, pero si
tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola

accin, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos >
Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores nicos de la cual
podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se
muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una bsqueda. Por ejemplo, en la
siguiente imagen he colocado la palabra este en el cuadro de bsqueda y como resultado
se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha
palabra:

Cuando tenemos una lista muy grande de valores nicos y no podemos identificar
fcilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de bsqueda

para encontrar los valores que necesitamos. Tambin es posible utilizar caracteres
comodines como el asterisco (*) o el smbolo de interrogacin (?) tal como si hiciramos
una bsqueda aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de
bsqueda.
Filtros de texto en Excel
Adems de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se
detecta el tipo de dato texto, se mostrar una opcin de men llamada Filtros de texto como
la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir
configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opcin Comienza
por se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Si colocamos la letra a en el cuadro de texto junto a la opcin comienza por, entonces

Excel mostrar solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra
a.
Filtros de nmero en Excel
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numricos, nos
permitir utilizar filtros especficos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en
la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitir utilizar los Filtros de nmero para
mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son
superiores al promedio.
Filtros de fecha en Excel
Las fechas son el tipo de dato que ms opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo
muestra la siguiente imagen:

Excel nos permitir filtrar las fechas por das especficos como hoy, maana o ayer e
inclusive por perodos de tiempo ms largos como semanas, meses, trimestres o aos con
tan solo seleccionar la opcin adecuada.
Filtrar por color en Excel
No podamos pasar por alto y dejar de hablar de la opcin de Filtrar por color que nos
ofrece Excel. Para que esta opcin se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un
color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el
color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla
de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la
columna Total.

Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna
Total se mostrar habilitada la opcin Filtrar por color y dentro de ella podr elegir alguno
de los colores presentes en la columna.

Filtro avanzado en Excel

Aunque los filtros en Excel nos ofrecen una amplia gama de posibilidades para segmentar
la informacin, es posible realizar un filtrado mucho ms avanzado si utilizamos el Filtro
avanzado. Si quieres leer un poco ms al respecto, te recomiendo leer el siguiente artculo:
Filtro avanzado en Excel.
Tablas en Excel
Las tablas no son ms que un conjunto de filas y columnas que contienen datos
relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son una
herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.
Qu es una tabla en Excel?
Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe
que la informacin contenida en ellas est relacionada. La primera fila de una tabla siempre
contendr los encabezados de columna y el resto de las filas contendrn los datos. El
utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se har cargo de los detalles del manejo de
las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitir enfocarte
ms en el anlisis de los datos.
Cmo crear una tabla

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de celdas que
contiene los datos y pulsar el botn Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.

El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable as que a continuacin mencionar

7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.
1. Cambiar fcilmente el estilo de una tabla
Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrs elegir alguno para
aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la
tabla y cambia su estilo seleccionado la opcin adecuada dentro del grupo Estilos de tabla
que se encuentra dentro de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla.

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opcin Nuevo
estilo de tabla para crear un nuevo estilo.
2. Resaltar filas alternas de una tabla
Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicar un fondo especial a las filas impares. Si por
alguna razn no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la opcin
Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.

3. Filtrar y ordenar datos de la tabla

Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, as como
opciones de ordenamiento para cada columna.

4. Referencias estructuradas de una tabla

Una de las ventajas ms importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar las
referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las
cuales hacen uso del nombre de la tabla as como de los nombres de las columnas para
hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan
automticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.
5. Crear columnas calculadas fcilmente
Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras ser muy sencillo crear columnas
calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

6. Fila de totales de una tabla

Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de seleccin Fila de
totales:

Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operacin que
deseamos aplicar.

7. Imprimir una tabla

Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la
combinacin de teclas CTRL + P y posteriormente, en la seccin de Configuracin,
seleccionar la opcin Imprimir la tabla seleccionada.

Estas son solo algunas de las caractersticas y beneficios de las tablas en Excel que
demuestran que son intuitivas, fciles de usar y que adems nos proveen de mucha
funcionalidad sin tanta complejidad. La prxima vez que organices tus datos en Excel
considera utilizar una tabla.

Utilizando referencias absolutas y relativas

En Excel puedes especificar tres tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas. Al
utilizar el tipo de referencia adecuado nos aseguramos de que al copiar la frmula a una
nueva ubicacin seguir funcionando adecuadamente.
Si tienes una frmula que hace referencia a otras celdas y copiamos esa frmula a otra
ubicacin, Excel actualizar automticamente las referencias de la frmula para adecuarlas
a la nueva ubicacin. Considera el siguiente ejemplo.

La celda C1 hace la suma de A1 y B1. Observa lo que sucede si copiamos el contenido de

la celda C1 y lo pegamos en la celda C2.

Excel ha sido tan inteligente que ha supuesto que la frmula de la celda C2 debe sumar los
valores de A2 y B2. Si volvemos a copiar la frmula y pegarla en la celda C3 obtendremos
la frmula: =A3 + B3.

Referencias relativas
Cuando copiamos frmulas Excel utiliza el tipo de referencia relativa que es el
comportamiento predeterminado. Este tipo de referencia se adapta al contexto de la nueva
celda cambiando las referencias de acuerdo a la nueva ubicacin. Sin embargo, en algunas
ocasiones no queremos tener este comportamiento sino que queremos hacer referencia
siempre a una celda especfica sin importar que copiemos la frmula a otra ubicacin y para
ello necesitamos utilizar las referencias absolutas.

Referencias absolutas
Para fijar la columna o fila de una referencia utilizamos el signo $ y lo colocamos antes de
la letra de la columna o del nmero de fila de la referencia. As por ejemplo podemos tener
una referencia absoluta que fija tanto la columna como la fila, por ejemplo: $A$1

Referencias mixtas
Las referencias mixtas son aquellas donde solamente se fija la columna ($A1) o solamente
se fija la fila(A$1).

Atajo para crear referencias absolutas y mixtas

Una manera muy sencilla de crear una referencia absoluta es editar la frmula y posicionar
el cursor sobre la referencia relativa que deseamos convertir en referencia absoluta.
Posteriormente debemos presionar la tecla F4 lo cual insertar el signo $ tanto para la
columna como para el nmero de fila.
Si pulsas dos veces la tecla F4 observars que Excel solamente inserta el signo $ para la
fila y si pulsas la tecla F4 tres veces se crear una referencia mixta con la columna fija. Al

pulsar una cuarta vez la tecla F4 se removern todos los signos $ y tendremos de nuevo una
referencia relativa.
A continuacin una tabla que te ayudar a recordar este tipo de referencias.
Referencia Ejemplo Descripcin
La columna y la fila pueden cambiar al momento de copiar la
Relativa
=A1
frmula.
Absoluta =$A$1 Ni la columna ni la fila pueden cambiar.
Mixta
=$A1
La columna no cambia, solamente la fila puede cambiar.
Mixta
=A$1
La fila no cambia, solamente la columna puede cambiar.
Bsquedas aproximadas en Excel
Cuando tenemos grandes cantidades de datos podemos tener dificultades para encontrar la
informacin que necesitamos. El cuadro de dilogo Buscar y remplazar tiene una
caracterstica especial que muchos pasan por alto.
Palabras diferentes por una sola letra
Te ha sucedido que no recuerdas como se escribe el nombre de una persona? Por su puesto
que si. Recuerdas muy bien que su apellido es Vsquez o ser Vzquez?
Cuando tienes duda sobre un carcter especfico dentro de una palabra puedes remplazarlo
por un caracter comodn de manera que Excel busque tanto Vsquez como Vzquez. Este
caracter comodn es el smbolo ? y para realizar la bsqueda simplemente debes
sustituir la letra sobre la cual tienes duda con el smbolo ? de la siguiente manera:

Esta bsqueda encontrar tanto Vsquez como Vzquez y podrs entonces decidir cul de
los dos resultados es el adecuado.

Palabras diferentes por varias letras

Si el problema no es una letra sino que son varias letras entonces tenemos otra opcin que
es utilizar el smbolo *. Con este caracter comodn podemos remplazar varias letras a la
vez y de esta manera podramos buscar todas las palabras que terminan en cin de la
siguiente manera:

El smbolo * le dice a Excel que no importan las letras que sean, ni la cantidad que sean,
mientras tanto y sean precedidas por cin.
El cuadro de dilogo Buscar y remplazar soporta el uso de dos caracteres comodines:

? remplaza un solo caracter.

* remplaza cualquier nmero de caracteres.

Los caracteres comodines pueden ser colocados en cualquier posicin dentro de una
palabra: al inicio, en medio o al final, lo nico que harn ser sustituir una letra o un grupo
de letras.
Estos caracteres comodines tambin funcionan con valores. Por ejemplo, la bsqueda *5
devolver todas los valores numricos que terminen en 5. Por el contrario, una bsqueda

como 8?3 encontrar todos los nmeros de tres dgitos que empiecen con 8 y terminen con
3.
Buscar un caracter comodn
Ahora la pregunta natural es Cmo hago para encontrar una palabra que contiene un
carcter comodn?
Supongamos que necesito encontrar una celda cuyo valor es *ADA*. Si coloco esta frase
en el cuadro de dilogo de bsqueda traer como resultado todas las palabras que
contengan las letras ADA.

Para indicar a Excel que deseo buscar el smbolo * y que no lo deseo utilizar como
caracter comodn, debo anteponer el smbolo ~ (tilde). De esta manera, para encontrar
las celdas que tengan el valor *ADA* debo realizar la bsqueda de la siguiente forma:

De igual manera podemos anteponer el smbolo ~ si queremos buscar un texto que

contenga el smbolo ?.
Buscar informacin
El comando Buscar es una herramienta muy poderosa que nos ayuda a encontrar texto y
valores dentro de una hoja de Excel. Podemos limitar los resultados obtenidos al especificar
criterios adicionales en la bsqueda.
Sigue estos pasos para encontrar algn dato especfico. Haz clic en la ficha Inicio y pulsa el
botn Buscar y seleccionar y elige la opcin Buscar.

Bsqueda rpida en Excel

Dentro del cuadro de texto Buscar especifica el texto que deseas encontrar y pulsa el botn
Buscar siguiente.

De inmediato Excel mover la hoja a la celda donde ha encontrado el texto especificado. Si

por el contrario Excel no encuentra ninguna celda con ese contenido mostrar el mensaje
Microsoft Excel no encuentra los datos de la bsqueda.
Opciones de bsqueda en Excel
Si deseas proporcionar criterios de bsqueda adicionales, entonces debes pulsar el botn
Opciones y el cuadro de dilogo se expandir permitindote ser ms especfico en la
bsqueda:

Dentro de: Nos permite indicar si la bsqueda ser dentro de la hoja o en

el libro completo.

Buscar: Podemos elegir una bsqueda por filas o por columnas.

Buscar dentro de: Selecciona si deseas buscar en las frmulas de cada

celda o en sus valores que es lo que vemos desplegado en cada celda.
Tambin puedes realizar una bsqueda en los comentarios de las celdas.

Coincidir maysculas y minsculas: Marca esta opcin si deseas que la

bsqueda concuerde con maysculas y minsculas.

Coincidir con el contenido de toda la celda: Excel encontrar aquellas

celdas que coinciden en su totalidad con el texto buscado.

Finalmente pulsa el botn Buscar siguiente para encontrar la siguiente coincidencia o

pulsa el botn Buscar todos para obtener una lista completa de los resultados de la
bsqueda.
Caracteres comodn en Excel
Opcionalmente puedes utilizar caracteres comodn en tu bsqueda. Utiliza el smbolo ?
(signo de interrogacin) para indicar un solo carcter desconocido. Por ejemplo, al
especificar el trmino de bsqueda Gr?cia se encontrarn las palabras Gracia y Grecia.

Otro caracter comodn que podemos utilizar es el smbolo * (asterisco) para indicar varios
carateres desconocidos. Por ejemplo, al especificar una bsqueda como ante* se
encontrarn todas las palabras que comiencen con ante sin importar lo que siga. Esto
retornar resultados de bsqueda como anterior, antebrazo, antecedente, anteriormente,
antesala, etc.
Filtro avanzado
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los
criterios que deseas aplicar a la informacin. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado y en esta ocasin te mostrar cmo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la
misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su
ubicacin no es de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn Avanzadas que se encuentra en el grupo
Ordenar y filtrar. Se mostrar el cuadro de dilogo Filtro avanzado.

Observa cmo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que
contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botn
Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, as que el filtrado avanzado ha sido exitoso.

Pero ahora tengo un desafo mayor Cmo podra hacer para especificar condiciones para
una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la informacin de las personas que
tienen apellido Hernndez y que adems pertenecen al departamento de Finanzas. Para
filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca tambin las celdas que contienen el
criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar el filtro avanzado
adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente he especificado una sola condicin por columna, pero ahora deseo agregar a los
resultados del filtro la informacin del departamento de Informtica. Para ello solamente
agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas con
apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del departamento
de Informtica sin importar el apellido que tengan.

Como podrs observar, es factible especificar una condicin por cada fila del rango de
criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
Filtrar registros de una tabla
Existe una caracterstica en Excel conocida como Autofiltrar que permite esconder los
regitros de una tabla de Excel excepto aquellos que deseamos ver. Al filtrar los registros

de una tabla slo estamos mostrando un subconjunto de los datos y de esa manera tenemos
una mejor visibildiad de los mismos para realizar un buen anlisis.
Filtrar datos en Excel
El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros que
no cumplen con los criterios especificados. Para aplicar un filtro sobre los datos de una
tabla siguie los siguientes pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el comando
Ordernar y Filtrar que se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio y dentro de
las opciones mostradas selecciona Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados de cada columna.

Si ya habas dado formato a los datos como tabla previamente, entonces estas flechas de
filtrado ya estaban presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que
deseas filtrar y Excel desplegar una lista que incluye cada uno de los valores nicos de la
columna.

Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de seleccin de la opcin (Seleccionar
todo). Esto limpir todas las cajas de seleccin permitindote seleccionar slamente las
opciones que ests interesado ver:

Filtrar por varios criterios o columnas

Puedes seleccionar mltiples cajas de seleccin para filtrar por varios criterios. Al hacer clic
en el botn Aceptar Excel desplegar slamente los datos que cumplen son la seleccin
realizada. Tambin puedes aplicar filtros en varias columnas a la vez, solamente repite los
pasos que acabamos de revisar para cualquier otra columna.

Podrs notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el cono de flecha de filtrado
es reemplazado por un cono de filtro.

Remover un filtro
Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el cno de filtro de la columna deseada y
seleccionar la opcin Borrar filtro

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo tiempo
puedes hacer clic en el comando Ordernar y filtrar y seleccionar la opcin Borrar

Filtrar nmeros en Excel

Excel provee mltiples opciones para filtrar datos numricos como filtrar los valores
superiores o inferiores, filtrar los valores que son mayores o menores a un nmero
especfico, etc. Ya hemos visto cmo filtrar registros de una tabla y cmo Excel coloca
automticamente flechas de filtrado para cada columna.
Filtros de nmero en Excel
Pero existe una opcin de men especial para las columnas que son numricas y que
revisaremos a continuacin. Haz clic sobre el icono de filtrado de una columna de datos

numricos y selecciona la opcin de men Filtros de nmero. Observa las opciones

disponibles:

Primero probaremos la opcin Diez mejores. Esta opcin muestra el cuadro de dilogo
Autofiltro de las diez mejores

En la primera lista de seleccin podrs decidir si deseas obtener los valores superiores o
inferiores. En la segunda opcin puedes especificar el nmero de elementos que deseas
observar (desde 1 hasta 500). En la ltima lista de seleccin eliges si deseas filtrar los
elementos o filtrar por su porcentaje. Un ejemplo de porcentaje podra ser obtener los 10
clientes superiores por el porcentaje de ventas. Una vez que has especificado los valores
adecuados haz clic en Aceptar y Excel desplegar los registros que cumplen con el criterio
especificado.
Otra de las opciones de Filtros de nmero es filtrar por Superior del promedio o Inferior
del promedio. Estas opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicar el

filtro automticamente. Por ltimo podrs observar que el resto de los filtros posibles se
puede realizar a travs del cuadro de dilogo Autofiltro personalizado

A travs de este cuadro de dilogo podrs hacer comparaciones como: Igual a, mayor que,
menor que, entre, etc. Slamente debes especificar la condicin que necesitas y podrs
filtrar nmeros en Excel.
Cmo restar en Excel
Cuando comenzamos a utilizar las hojas de clculo es normal preguntarnos cmo realizar
las operaciones aritmticas ms elementales como sumar y multiplicar, pero estoy seguro
que cuando eras principiante en Excel te preguntaste en ms de una ocasin cmo restar en
Excel.
La funcin RESTA en Excel?
Una de las primeras funciones que aprendemos a utilizar en Excel es la funcin SUMA, as
que es prcticamente inevitable razonar que: Si existe una funcin para sumar, seguramente
debe existir una funcin para restar. Sin embargo, despus de hacer una bsqueda
exhaustiva, todo usuario que comienza en Excel se entera de que la funcin RESTA no
existe.
A muchos les parece extrao que no exista una funcin para restar en Excel, pero todo
comienza a hacer ms sentido cuando nos damos cuenta de que podemos restar nmeros
utilizando la funcin SUMA. Lo nico que debemos hacer es utilizar valores negativos y
dejar que la funcin se encargue de realizar la operacin aritmtica. Considera como
ejemplo la siguiente frmula:
=SUMA(10, -3)

En esta frmula he colocado el valor -3 como segundo argumento de la funcin SUMA y

por lo tanto al realizar el clculo obtendr el resultado de la operacin diez menos tres:

Ya que la funcin SUMA nos permite indicar valores numricos o referencias, entonces
tambin es posible restar el valor de varias celdas de la siguiente manera:

Observa que he especificado valores negativos en las celdas B1 y C1 y por lo tanto la

funcin SUMA en realidad estar haciendo una resta de dichos nmeros. De esta manera
podemos concluir que al no existir la funcin RESTA en Excel, podemos utilizar la funcin
SUMA siempre y cuando indiquemos los valores negativos.
El operador aritmtico para la resta
Una segunda alternativa que tenemos para restar en Excel es utilizar directamente el
operador aritmtico para la resta que es el guion medio (-). Este operador lo podemos
utilizar ya sea con valores numricos o con referencias de celdas. Observa cmo resto el
valor de las celdas B1 y C1 al valor de la celda A1 utilizando este operador:

A diferencia del ejemplo anterior que utilizaba la funcin SUMA, en esta ocasin los
valores de todas las celdas son positivos y el operador se encarga de hacer las restas
correspondientes. Son los operadores los que nos permiten utilizar Excel como si fuera una
calculadora, por ejemplo, podemos escribir frmulas como la siguiente para mezclar
operaciones de suma y resta:
=A1+B1-C1-D1

Tambin es posible mezclar el operador de resta con la funcin SUMA para restar un
conjunto de nmeros a otro. En la siguiente imagen hago la suma de todos los costos de una
empresa y el resultado lo resto a los ingresos para obtener la utilidad bruta.

Si quieres saber un poco ms sobre los operadores aritmticos en Excel consulta el artculo:
Tipos de operadores en Excel.
Restar con la funcin IM.SUSTR
La funcin IM.SUSTR est presente desde la versin de Excel 2007 y es utilizada para
restar dos nmeros complejos, pero la verdad es que son muy pocas las personas que hacen
operaciones con este tipo de nmeros.
Lo nico que debemos saber es que un nmero complejo est formado por un nmero real y
un nmero imaginario. Los nmeros que hemos utilizado hasta ahora en este artculo son
reales, as que esta funcin puede ayudarnos perfectamente a restar en Excel, pero
debemos recordar que solo nos permitir restar dos nmeros a la vez. Observa la siguiente
imagen donde hago uso de esta funcin:

La celda C1 muestra correctamente el resultado de la operacin 10 menos 3. La nica

peculiaridad del resultado es que el nmero 7 est alineado a la izquierda, lo cual nos indica
que Excel lo ha identificado como una cadena de texto. Esto se debe a que los nmeros
complejos son representados en Excel como cadenas de texto, as que debes tener eso en
cuenta si alguna vez decides utilizar la funcin IM.SUSTR para hacer una resta en Excel.
Ahora ya conoces los diferentes mtodos que tenemos para restar en Excel. El ms
utilizado de todos es el operador de resta y probablemente en alguna ocasin te encontrars
a la funcin SUMA haciendo clculos con nmeros negativos pero lo que es menos usual,
pero posible, es el uso de la funcin IM.SUSTR para hacer restas en Excel.
Funcin Excel SUMA

Categora: Matemticas y trigonomtricas

Nombre en ingls: SUM
Qu hace?
Devuelve el subtotal de una lista de valores aplicando la operacin indicada.
Sintaxis
SUMA(nmero1, [nmero2], )

nmero1 (Obligatorio): Primer nmero (o rango de celdas) a considerar en

la suma.

nmero2 (Opcional): Nmeros (o rangos de celdas) adicionales a sumar. Se

pueden especificar hasta 255 nmeros adicionales.

Ejemplos
SUMA(1,3,4) = 8
SUMA(A1:A5) = Suma de los valores en el rango A1:A5
Sumar celdas de distintas hojas
Para sumar celdas de distintas hojas en Excel debemos poner especial atencin a las
referencias de las celdas que vamos a utilizar de manera que la funcin SUMA devuelva los
resultados adecuados.
Referencias a celdas de otras hojas
En primer lugar debemos recordar que para crear una referencia a una celda de otra hoja
debemos hacerlo colocando el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamacin (!) y
posteriormente la direccin de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A1
Sumar celdas de diferentes hojas
Si quiero sumar todas las celdas A1 de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3 puedo tener una frmula
como la siguiente:

Con esta frmula hemos sumado los valores de todas las celdas A1 de la Hoja1 a la Hoja3.
De esta manera podemos especificar la direccin exacta de todas las celdas que deseamos
sumar.

Sumar la misma celda en distintas hojas

En el ejemplo anterior sumamos la celda A1 de todas las hojas y especificamos las tres
direcciones de la celda A1. Sin embargo existe un mtodo abreviado para estos casos.
Cuando necesitamos sumar la misma celda en varias hojas podemos utilizar el siguiente
mtodo abreviado en la frmula:

En este caso los dos puntos (:) separan los nombre de la primera hoja y de la ltima hoja
que vamos a incluir seguidos del signo de exclamacin (!) y la direccin de la celda que se
sumar en cada una de las hojas.
Este mtodo es muy til cuando tienes que sumar la misma celda de muchas hojas porque
evita introducir la direccin de cada una de las celdas. Por ejemplo, si deseamos sumar la
celda B5 de las Hoja1 hasta la Hoja15 la frmula ser: SUMA(Hoja1:Hoja15!B5)
Sumar un rango en distintas hojas
As como podemos sumar una misma celda en diferentes hojas, tambin podemos sumar un
rango en distintas hojas. La nomenclatura es similar.

Esta frmula regresar la suma del rango A1:A3 en todas las hojas desde la Hoja1 hasta la
Hoja3.
Las tcnicas que hemos revisado pueden ser aplicadas a otras funciones, as que puedes
hacer esta misma prueba con otras funciones como PROMEDIO, MAX, MIN.
Referencias a otras celdas
En esta ocasin mostrar cmo hacer una referencia a otra celda al escribir una frmula.
La referencia puede ser a una celda dentro de la misma hoja o en otra hoja del mismo libro,
e incluso una referencia a una celda de otro libro.
Beneficios de las referencias

Al utilizar referencias dentro de una frmula ganas dinamismo y flexibilidad ya que los
valores utilizados dentro de la frmula estn almacenados dentro de alguna celda. Si se
cambia el valor constante de la celda, entonces el resultado de la frmula asociada se
actualiza al mismo tiempo.
Referencias a celdas en la misma hoja
Este es el tipo de referencia ms conocido y utilizado. Para crear una referencia a una celda
en la misma hoja es suficiente con especificar su direccin. Observa el siguiente ejemplo
de la celda A1 haciendo referencia a la suma de las celdas B1 y C1.

Referencias a celdas en otra hoja

Si los valores que deseas utilizar se encuentran en una hoja diferente a la actual entonces la
referencia a esa celda debe ser antecedida por el nombre de la hoja de la siguiente manera:

Primero se coloca el nombre de la hoja seguido por el signo de exclamacin (!) y

posteriormente la direccin de la celda. En caso de que el nombre de la hoja contenga
espacios, entonces deber de encerrarse entre comillas simples antes del signo de
exclamacin, por ejemplo:
='Reporte de ventas'!A1

Referencias a celdas en otro libro

Tambin puedes hacer referencia a una celda que se encuentre en otro libro. Para ello, se
deber insertar el nombre del libro antes del nombre de la hoja y deber estar encerrado por
corchetes. Ambos debern estar encerrados por comillas simples:
='[Libro2.xlsx]Hoja1'!A1

El libro referenciado debe estar previamente guardado en disco duro y en la misma carpeta
que el archivo con el que se trabaja, de lo contrario se debe especificar la ruta completa del
libro que se desea utilizar tal como se observa en la imagen de ejemplo.
Calcular las ventas acumuladas
Las ventas acumuladas del ao no son ms que la suma de las ventas de los meses
anteriores hasta la fecha actual, es decir, una suma acumulada. Un concepto bsico y muy
fcil de implementar en Excel.
Sumas acumuladas en Excel
Supongamos los siguientes datos de ventas mensuales:

Insertar una nueva columna y har uso de la funcin SUMA para crear la siguiente
frmula:

Observa detenidamente el rango de la funcin SUMA, porque lo estoy escribiendo de

manera que al copiar la frmula hacia abajo obtenga la suma acumulada automticamente.
En primer lugar estoy indicando a la funcin que sume un rango que siempre comenzar en
la celda B2 y terminar en la celda actual. Es por eso que he colocado el smbolo $ junto
al nmero 2 para fijar la fila y que no se auto incremente aun cuando copie la frmula hacia
abajo. Para el caso especfico de la celda C2 el rango inicia y termina en la misma celda,
pero al copiar la frmula hacia abajo obtendremos el resultado esperado:

La celda C13 muestra claramente cmo la frmula mantuvo la referencia a la celda inicial
B$2 y realiz la suma hasta la fila correspondiente, que en este caso es la fila 13. Los datos

estn correctos por ejemplo, para el mes de febrero la columna Acumulado muestra la suma
de las ventas de enero y febrero. Para el mes de marzo muestra la suma de las ventas de los
primeros 3 meses del ao. Es de esperarse que la ltima celda de la columna Acumulado
muestre la suma de todos los meses del ao.
Lo ms importante al realizar sumas acumuladas es establecer adecuadamente el rango de
suma haciendo buen uso de las referencias absolutas y relativas en Excel.
Calcular el promedio acumulado
Ahora comprueba que has aprendido bien el concepto y agrega una nueva columna para
mostrar el promedio de ventas acumulado:

Tip: Debes utilizar la funcin PROMEDIO

Funcin Excel PROMEDIO
Categora: Estadsticas
Nombre en ingls: AVERAGE
Qu hace?
Obtiene el promedio de los nmeros especificados.
Sintaxis
PROMEDIO(nmero1, [nmero2], )

nmero1 (obligatorio): Este parmetro puede ser un nmero tambien

puede ser un rango de celdas que contiene el conjunto de nmeros a
promediar.

nmero2 (opcional): A partir del segundo nmero los parmetros son

opcionales. De igual manera puedes colocar un nmero u otro rango de
celdas de donde la funcin obtendr ms valores a promediar.

Ejemplos
PROMEDIO(73, 52, 87, 13, 39) = 52.8
Analizando nmeros con Excel
Excel 2010 incluye funciones estadsticas que nos ayudan a analizar los nmeros
contenidos en nuestras hojas de clculo. Funciones como PROMEDIO, MAX, MIN son de
las funciones estadsticas ms utilizadas en Excel.
Las tres funciones tienen la misma sintaxis, la cual especifica que los parmetros de la
funcin deben ser la lista de nmeros que se desea evaluar. Cada una de estas funciones
acepta como mximo 30 nmeros en su lista de parmetros aunque se puede hacer uso de
rangos para evitar cualquier complicacin por esta limitante. A continuacin un ejemplo
sobre cmo utilizar estas funciones estadsticas.

Las funciones MAX y MIN obtienen los valores mximos y mnimos del rango
especificado. La funcin PROMEDIO calcula la media aritmtica, es decir, suma todos los
valores de las celdas especificadas y divide ese valor entre el nmero de elementos
sumados. La funcin PROMEDIO es equivalente a la siguiente frmula:
=SUMA(B1:B10)/CONTAR(B1:B10)

La funcin SUMA obtiene el total de los valores y la funcin CONTAR, que es otra
funcin estadstica, determina la cantidad de valores en el rango. Con estas funciones
podrs realizar un anlisis bsico, pero importante, de los nmeros contenidos en tus hojas
de Excel.
Funcin Excel MAX
Categora: Estadsticas
Nombre en ingls: MAX
Qu hace?
Encuentra el valor mximo de una lista de nmeros.
Sintaxis
MAX(nmero1, [nmero2], )

nmero1 (obligatorio): El primero de los valores a evaluar. Tambin puede

ser un rango.

nmero2 (opcional): A partir del segundo nmero los parmetros son

opcionales. De igual manera puedes colocar un nmero o un rango de
celdas.

Ejemplos
MAX(1, 2, 3) = 3

La funcin MAX en Excel

La funcin MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor
mximo de un conjunto de valores que puede ser una lista de nmeros ubicados en uno o
varios rangos de nuestra hoja de Excel.
Sintaxis de la funcin MAX

Nmero1 (obligatorio): El primer nmero de la lista o el rango de celdas

que contiene los nmeros a evaluar.

Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o un rango de celdas

con nmeros adicionales a incluir en la evaluacin.

Podemos especificar un mximo de 255 nmeros en la funcin MAX en caso de enlistarlos

directamente como argumentos pero podemos especificar rangos de celdas como
argumentos de la funcin que a su vez pueden contener varios nmeros que sern
evaluados.
La funcin MAX considera nmeros negativos y el cero, por lo que dentro de una lista de
nmeros negativos el valor mximo podra ser el cero. Observa el siguiente ejemplo:

Ejemplos de la funcin MAX

En el ejemplo anterior pudiste observar que podemos especificar los nmeros directamente
en la funcin MAX, sin embargo de esta manera solamente podramos tener hasta 255
nmeros. Para aumentar la cantidad de nmeros que podemos incluir debemos colocarlos
en un rango de celdas y especificar dicho rango como argumento de la funcin.

De la misma manera podemos indicar varios rangos para obtener el valor mximo de todos
ellos. Observa que en el siguiente ejemplo los rangos proporcionados a la funcin MAX
son de diferente tamao y no existe problema alguno para obtener el resultado correcto:

El mayor de una columna con la funcin MAX

La funcin MAX nos permite obtener fcilmente el nmero mayor de toda una columna
utilizando la siguiente frmula:

=MAX(A:A)

De esta manera he especificado a la funcin MAX que tome en cuenta todas las celdas de
la columna A.

El comando Autosuma en la ficha Inicio

Otra manera de acceder a la funcin MAX en Excel es utilizar el comando Autosuma que
se encuentra en la ficha Inicio. Este mtodo funciona de la siguiente manera, en primer
lugar seleccionamos el rango de celdas que deseamos evaluar (M1:M10) y posteriormente
desplegamos el men del botn Autosuma para seleccionar la opcin Mx.

Excel insertar la funcin MAX y como argumento colocar el rango seleccionado

previamente. En este ejemplo la funcin MAX en insertada en la celda M11 que es justo
por debajo del rango seleccionado:

La funcin MAX en Excel ser de gran ayuda cada vez que necesitemos encontrar el valor
mximo de un grupo de nmeros.
La funcin MIN en Excel

La funcin MIN en Excel nos devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Los
argumentos de la funcin MIN pueden ser los nmeros, las celdas o los rangos que
contienen los valores que deseamos evaluar.
Sintaxis de la funcin MIN

Nmero1 (obligatorio): El primer nmero a considerar o la celda o rango

que contiene los nmeros.

Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o la celda o rango que

contiene valores adicionales a considerar.

A partir del segundo argumento todos los dems sern opcionales y hasta un mximo de
255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255
nmeros en la funcin MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de nmeros
mayor.
Al realizar la evaluacin de los nmeros especificados la funcin MIN tomar en cuenta
tambin los nmeros negativos y el cero.
Ejemplos de la funcin MIN
A continuacin mostrar algunos ejemplos utilizando la funcin MIN para dejar en claro
su funcionamiento. Para el primer ejemplo, utilizar la funcin MIN especificando los
nmeros que deseo evaluar como argumentos de la funcin:

La funcin MIN devuelve el nmero ms pequeo de la lista especificada. Ahora bien,

har este mismo ejemplo pero ahora tomando los nmeros de un rango de celdas:

El resultado es el mismo que el anterior solo que en este ejemplo solamente estamos
utilizando un solo argumento de la funcin MIN para obtener el valor mnimo de una lista
de diez nmeros que se encuentra en un rango.
Ya que la funcin MIN acepta como argumentos rangos de celdas que contienen una lista
de nmeros, entonces podemos evaluar varias listas de nmeros y obtener el valor mnimos
de todas ellas. A continuacin observa cmo son evaluados tres rangos de celdas para
obtener el valor mnimo:

El valor regresado por la funcin MIN es el nmero 4 que se encuentra en la celda E8. De
esta manera puedes observar que la cantidad de nmeros evaluados por la funcin MIN es
prcticamente ilimitada. La nica restriccin que tenemos es que podemos especificar hasta
255 rangos como argumentos de la funcin.
Excluir ceros de la funcin MIN
En ocasiones nos encontramos con una lista de nmeros que contiene ceros pero
necesitamos encontrar el valor mnimo mayor a cero. Para ello podemos utilizar la funcin
MIN junto con la funcin SI para agregar una condicin:
=MIN(SI(A1:A10>0, A1:A10))

Lo importante de esta frmula es que debe ser utilizada en forma matricial por lo que
debers pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR al terminar de
introducirla. Observa en el siguiente ejemplo cmo la funcin MIN devuelve el valor 4 en
lugar del valor cero.

La funcin MIN en Excel siempre nos ayudar a obtener el valor mnimo de una lista de
valores.
Mostrar el mximo y mnimo en un grfico
En esta ocasin har una variacin del artculo Formato condicional en grficos de columna
de manera que podamos mostrar los valores mximo y mnimo en un grfico de lneas.
Nuestra intencin es tener marcadores dinmicos para dichos valores.
Suponiendo que los valores originales de las ventas del ao pasado se encuentran en la
columna B, he creado un par de series de datos auxiliares las cuales me dirn el valor
mximo y mnimo de la lista.

La funcin de la columna Mximo es la siguiente:

=SI(B4=MAX($B$2:$B$13), B4, NOD())

La funcin de la columna Mnimo ser similar y solo cambia por el uso de la funcin MIN:
=SI(B11=MIN($B$2:$B$13), B11, NOD())

Crear el grfico de lneas

El siguiente paso es crear el grfico de lneas utilizando todas las columnas. Es importante
decir que a primera vista no observars los puntos mximo y mnimo:

Crear los marcadores de mximo y mnimo

Para poder mostrar los puntos mximo y mnimo necesitamos seleccionar cada serie para
modificar sus propiedades. La manera ms sencilla es ir a la ficha Presentacin, que se
encuentra dentro de la ficha contextual Herramientas de grficos. Dentro del grupo
Seleccin actual debemos elegir de la lista la opcin Serie Mximo.

Inmediatamente despus debemos pulsar el botn Aplicar formato a la seleccin lo cual

abrir el cuadro de dilogo Formato de serie de datos.

En las Opciones de marcador selecciona la opcin Integrado y elige un Tipo de marcador,

as como un tamao apropiado. Al pulsar el botn cerrar observars el marcador de
Mximo en el grfico.

Realiza este mismo procedimiento para la Serie Mnimo y obtendrs un grfico de lneas
como el siguiente:

Resaltar el diez por ciento mayor

Se hizo un ejercicio de evaluacin a varias personas y tengo una lista de puntos alcanzados
por cada uno de ellos. Ahora necesito resaltar los registros que se encuentran dentro del
diez por ciento mayor de todos los puntajes.
La regla es la siguiente. Si el puntaje mayor fue 1,000 puntos quiero saber cules puntajes
son mayores a 900. Este problema lo resolver utilizando formato condicional pero primero
definir la frmula a utilizar.
Frmula para obtener el diez por ciento mayor
Dentro de una lista de puntajes puedo obtener el valor ms alto con la funcin MAX y una
vez que tengo ese valor puedo multiplicarlo por .90 para obtener ese puntaje mnimo que
deben tener las celdas que me interesa resaltar. La frmula sera la siguiente:
MAX(A$1:A:$20) * 0.9

Por ejemplo, si de una lista de 20 resultados el puntaje mayor es 1,000, dicho valor lo
obtendr fcilmente con la funcin MAX, posteriormente lo multiplicar por .90 y obtendr
el valor 900. Ahora solo tendra que resaltar las celdas que tengan un valor mayor a 900.
Formato condicional al diez por ciento mayor
El cuadro de formato condicional se ve de la siguiente manera. Pon especial atencin al
cuadro de frmula:

Una vez aceptados los cambios Excel resaltar las celdas mayores a 900 con el color azul.
Estos son los resultados.

Este formato condicional servir para cualquier lista de puntajes independientemente del
puntaje mayor. Observa esta lista de puntajes diferentes.

En esta lista el puntaje mayor es 973 por lo que se resaltan las celdas mayores a 875.70.
Es probable que la frmula utilizada en este ejemplo no sea de utilidad para muchos, pero
puedes utilizar cualquier frmula que resuelva tu necesidad y de esa manera hacer uso de
todo el potencial que tiene el Formato condicional de Excel.
Grfica de barras dentro de una celda
Una grfica de barras puede dar un significado especial a los datos en Excel ya que permite
visualizar adecuadamente la tendencia de los mismos.
De la misma manera que en el artculo Grfica de pastel dentro de una celda, en esta
ocasin mostrar un comportamiento similar pero con una grfica de barras que estar
dentro de una celda de Excel.
Descargar la fuente para grficos de barras

El primer paso es descargar la fuente que nos ayudar a mostrar el minigrfico. Una vez
que hayas descargado la fuente debes instalarla en tu equipo (Clic aqu si no recuerdas
cmo instalar una fuente). Esta fuente tiene una representacin de barra para cada nmero
entre el 0 y el 9 por lo que debemos adecuar nuestros datos para que tengan un valor en
dicho rango y puedan ser representados por una barra. Supongamos la siguiente tabla de
datos:

Normalizar datos para grfico de barras

Para normalizar la informacin se puede aplicar la siguiente frmula a cada celda:
=REDONDEAR(da_semana/MAX(todos_das)*9,0)

La frmula obtiene el valor mximo del rango de todos los das de la semana para un
producto y lo utiliza como divisor para las ventas de un solo da. Se multiplica por 9 porque
es el rango que necesito para utilizar la fuente adecuada. En un ejemplo concreto, la
frmula para las ventas del domingo del Producto A que se encuentra en la celda C3 ser la
siguiente:
=REDONDEAR(C3/MAX($C$3:$I$3) * 9,0)

Esta frmula se debe repetir para todas las dems celdas para obtener el siguiente resultado:

Ahora que los datos ya estn normalizados, debo concatenar cada uno de los valores en las
columnas J a la P y colocarlas en un nueva celda utilizando la funcin CONCATENAR. El
resultado es el siguiente:

El resultado de la columna Q son los datos base para cada una de las barras. Slo resta
cambiar el tipo de fuente de la columna Concatenado a bargraph que es la fuente que
instalamos al principio:

Con este ltimo cambio tendrs el resultado deseado.

Finalmente puedes ocultar las columnas con los datos normalizados y dar formato a las
celdas de la columna Concatenado para tener una presentacin adecuada los minigrficos.
Funcin Excel MIN
Categora: Estadsticas
Nombre en ingls: MIN
Qu hace?
Encuentra el valor mnimo de una lista de nmeros.
Sintaxis
MIN(nmero1, [nmero2], )

nmero1 (obligatorio): El primer nmero a evaluar.

nmero2 (opcional): El segundo nmero a evaluar y hasta 255 nmeros

opcionales.

Ejemplos
MIN(1, 2, 3) = 1
La funcin MIN en Excel
La funcin MIN en Excel nos devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Los
argumentos de la funcin MIN pueden ser los nmeros, las celdas o los rangos que
contienen los valores que deseamos evaluar.
Sintaxis de la funcin MIN

Nmero1 (obligatorio): El primer nmero a considerar o la celda o rango

que contiene los nmeros.

Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o la celda o rango que

contiene valores adicionales a considerar.

A partir del segundo argumento todos los dems sern opcionales y hasta un mximo de
255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255
nmeros en la funcin MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de nmeros
mayor.
Al realizar la evaluacin de los nmeros especificados la funcin MIN tomar en cuenta
tambin los nmeros negativos y el cero.
Ejemplos de la funcin MIN
A continuacin mostrar algunos ejemplos utilizando la funcin MIN para dejar en claro
su funcionamiento. Para el primer ejemplo, utilizar la funcin MIN especificando los
nmeros que deseo evaluar como argumentos de la funcin:

La funcin MIN devuelve el nmero ms pequeo de la lista especificada. Ahora bien,

har este mismo ejemplo pero ahora tomando los nmeros de un rango de celdas:

El resultado es el mismo que el anterior solo que en este ejemplo solamente estamos
utilizando un solo argumento de la funcin MIN para obtener el valor mnimo de una lista
de diez nmeros que se encuentra en un rango.
Ya que la funcin MIN acepta como argumentos rangos de celdas que contienen una lista
de nmeros, entonces podemos evaluar varias listas de nmeros y obtener el valor mnimos
de todas ellas. A continuacin observa cmo son evaluados tres rangos de celdas para
obtener el valor mnimo:

El valor regresado por la funcin MIN es el nmero 4 que se encuentra en la celda E8. De
esta manera puedes observar que la cantidad de nmeros evaluados por la funcin MIN es

prcticamente ilimitada. La nica restriccin que tenemos es que podemos especificar hasta
255 rangos como argumentos de la funcin.
Excluir ceros de la funcin MIN
En ocasiones nos encontramos con una lista de nmeros que contiene ceros pero
necesitamos encontrar el valor mnimo mayor a cero. Para ello podemos utilizar la funcin
MIN junto con la funcin SI para agregar una condicin:
=MIN(SI(A1:A10>0, A1:A10))

Lo importante de esta frmula es que debe ser utilizada en forma matricial por lo que
debers pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR al terminar de
introducirla. Observa en el siguiente ejemplo cmo la funcin MIN devuelve el valor 4 en
lugar del valor cero.

La funcin MIN en Excel siempre nos ayudar a obtener el valor mnimo de una lista de
valores.
Tipos de operadores en Excel
Los operadores son un elemento bsico de las frmulas en Excel. Un operador es un
smbolo que representa una determinada operacin. En esta ocasin haremos una revisin
detallada de todos los tipos de operadores en Excel as como su precedencia, es decir, el
orden en que se realizan las operaciones.
Descarga el archivo utilizado en esta leccin
Podemos clasificar las frmulas de Excel en cuatro grupos principales:
1. Frmulas aritmticas

2. Frmulas de comparacin
3. Frmulas de texto
4. Frmulas de referencia
Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los
clculos y operaciones especficas de cada grupo. A continuacin enlistar los operadores
de cada grupo.
1. Operadores aritmticos
Las frmulas aritmticas son las ms comunes y combinan nmeros, referencias de celda,
funciones y operadores aritmticos para realizar clculos matemticos. La siguiente tabla
muestra los operadores aritmticos de Excel:

Aunque el porcentaje no es un operador aritmtico, Excel le da un tratamiento como

operador ya que al ingresar un smbolo de porcentaje despus de un nmero provocar que
Excel realice una divisin entre 100 de manera automtica.
2. Operadores de comparacin
Los operadores de comparacin nos permiten comparar dos o ms nmeros o cadenas de
texto. Si el resultado de la comparacin es positivo, obtendremos como resultado en valor
lgico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A
continuacin tenemos la lista de operadores de comparacin:

Los operadores de comparacin son muy utilizados con las funciones lgicas de Excel que
nos permiten ejecutar una accin al cumplirse la condicin establecida.
3. Operadores de texto
Las frmulas de Excel tambin pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador
de concatenacin para unir el valor de dos cadenas de texto.

4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o ms referencias de celda para
crear una sola referencia.

Recuerda que si tu sistema tiene la configuracin regional de Espaa, entonces el operador

de unin ser el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.
Precedencia de operadores en Excel
Cuando creamos frmulas que contienen ms de un operador, ser necesario conocer el
orden en que dichas operaciones sern calculadas por Excel. Por esta razn existe un orden
de precedencia que determina la manera en que Excel hace los clculos:

Si tenemos una frmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel
realizar los clculos de izquierda a derecha.
Cmo controlar el orden de precedencia
La nica manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en
Excel es utilizando parntesis. Al colocar parntesis alrededor de un clculo estaremos
diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho clculo y por lo tanto se
realizar primero. En la siguiente imagen puedes observar cmo se modifica el resultado de
una frmula al incluir parntesis.

Cuando existen parntesis dentro de una frmula, Excel comenzar los clculos con el
parntesis que tenga el mayor nivel de anidacin. Y si dentro de un mismo parntesis
existen varios operadores, entonces se aplicarn las reglas de precedencia antes vistas. De
esta manera los parntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los clculos es
una frmula de Excel.
Material adicional
Si quieres leer un poco ms sobre el operador de interseccin consulta el artculo El
operador de interseccin de Excel.
Frmulas en Excel

Las frmulas en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la
manera de realizar un clculo. Todas la frmulas en Excel deben iniciar con el smbolo
igual (=) o de lo contrario Excel interpretar la frmula como un simple texto.
Decarga el archivo utilizado en esta leccin.
Las frmulas en Excel siempre estn formadas por una combinacin de los siguientes
cinco elementos:
1. Operadores: Los operadores son los smbolos que representan las
operaciones como la suma (+), la resta (-), la multiplicacin o la divisin (/).
2. Valores: Las frmulas trabajan con valores los cuales pueden ser
numricos o de texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados
por dobles comillas.
3. Parntesis: Los parntesis nos ayudan a controlar el orden en que se
evalan las expresiones dentro de una frmula.
4. Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una frmula
podemos indicar la referencia de la celda que contiene el valor que
deseamos incluir en el clculo.
5. Funciones: Una funcin es un procedimiento que ya est incorporado en
Excel y que realiza un tipo de clculo especfico. Algunos ejemplos de
funciones son: SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc.
Cmo ingresar frmulas en Excel
Para ingresar una frmula ser suficiente con introducir el smbolo igual (=) en la barra de
frmulas y Excel sabr que hemos comenzado a introducir una frmula. Para aquellas
frmulas en Excel que contienen referencias de celda existen tres maneras de indicar
dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratn.

Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos

responsables de colocar la direccin correcta de cada celda o de lo
contrario obtendremos un mensaje de error.

Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar
referencias de celda dentro de las frmulas es utilizando las flechas del
teclado. Cuando llega el momento de indicar una referencia dentro de una
frmula, en lugar de escribir la referencia, nos movemos con la flechas del
teclado sobre la celda que deseamos incluir en la frmula y Excel insertar
la referencia en la frmula.

Con el ratn: Tambin podemos introducir una referencia utilizando el ratn

con solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la frmula.

Sin importar el mtodo que utilices para ingresar una frmula ser necesario pulsar la tecla
Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botn Introducir de la barra de frmulas. Si por el
contrario quieres cancelar la introduccin de la frmula puedes hacer clic en el botn
Cancelar de la barra de frmulas o simplemente pulsar la tecla Esc.
Cmo editar las frmulas en Excel
Si por alguna razn debes hacer cambios a tu hoja de Excel ser probable que necesites
modificar tus frmulas. Tambin es comn que despus de realizar algn cambio en la hoja,
nuestra frmula enve un error por lo que se har necesario editar la frmula para corregir el
problema. Para editar frmulas en Excel tenemos dos mtodos:

Edicin sobre la celda: Podemos modificar una frmula directamente en la

celda si entramos en el modo de edicin de Excel ya sea haciendo doble
clic sobre la celda o pulsando la tecla F2.

Edicin en la barra de frmulas: Podemos editar una frmula haciendo

clic sobre ella para convertirla en la celda activa e ir directamente a la barra
de frmulas para hacer las modificaciones necesarias.

Una vez que termines de hacer la edicin de una frmula debes pulsar la tecla Entrar, o
pulsar el botn Introducir de la barra de frmulas, para que Excel vuelva a realizar el
clculo tomando en consideracin las modificaciones.
Las frmulas en Excel son el corazn de la herramienta. Es importante que te familiarices
pronto con su uso ya que son el ingrediente principal para obtener el mximo provecho de
Excel.
El operador de interseccin de Excel
El operador de interseccin de Excel es poco conocido pero es de gran utilidad para
encontrar una celda que sea comn entre dos rangos. El operador de interseccin es un
espacio en blanco que se coloca entre los dos rangos que deseamos evaluar.
Encontrar la interseccin de dos rangos
Considera la siguiente tabla donde he colocado nmeros aleatorios. De color verde podrs
identificar el rango A1:B3 y de color azul el rango B3:C5. La celda B3 tiene un fondo de
color gris que significa que dicha celda pertenece a ambos rangos.

Si quisiera encontrar la interseccin de dos rangos utilizando una frmula puedo utilizar el
operador de interseccin de la siguiente manera:
=A1:B3 B3:C5

Debes notar el espacio en blanco que se encuentra entre ambos rangos. Al colocar esta
frmula en Excel obtendr el valor de la interseccin:

Con esta frmula podemos entender fcilmente el comportamiento del operador

interseccin de Excel.
Sumar la interseccin de dos rangos
Ahora mostrar cmo podemos utilizar el operador de interseccin dentro de la funcin
SUMA para sumar el valor de todas las celdas que se encuentra en la interseccin de dos
rangos. La frmula que utilizar es la siguiente:
=SUMA(A1:B3 B2:C5)

En la siguiente imagen puedes observar esta frmula y comprobar el resultado es

efectivamente la suma de las celdas B2 y B3 que son la interseccin entre ambos rangos:

Encontrar la interseccin entre una fila y una columna

Considera la siguiente tabla de datos que contiene la informacin de ventas de cada uno de
los vendedores a lo largo de un ao:

Si quisiera encontrar las ventas para Hugo en el mes Junio podra utilizar algunas funciones
de Excel para obtener el resultado correcto:
=INDICE(A1:D13, COINCIDIR("Junio", A1:A13,0), COINCIDIR("Hugo", A1:D1,
0))

Observa cmo la frmula nos devuelve el resultado esperado:

Sin embargo, este mismo resultado lo podemos obtener de una manera mucho ms simple
utilizando el operador de interseccin de Excel con la siguiente frmula:
=B1:B13 A7:D7

Observa el resultado de dicha frmula en la siguiente imagen:

De esta manera puedes encontrar fcilmente la interseccin entre una fila y una columna
en Excel utilizando el operador de interseccin.
Funcin Excel IM.SUSTR
Categora: Ingeniera
Nombre en ingls: IMSUB
Qu hace?
Devuelve la resta de dos o ms nmeros complejos.
Sintaxis
IM.SUSTR(nm_complejo1, [nm_complejo2], )

nm_complejo1 (obligatorio): El primer nmero complejo a restar.

nm_complejo2 (opcional): El segundo nmero complejo a restar y hasta un

mximo de 255 nmeros.

Ejemplos
IM.SUSTR(4+3j, 2+5j) = 2-2j
IM.SUSTR(3+4i, 5-3i) = -2+7i