CONTROL DE CAMBIOS

El control de cambios es una actividad paralela al desarrollo del proyecto

que responde a eventos que surgen del mismo, sea por requerimientos propios del
usuario o por mejoras o correcciones detectadas por el mismo equipo
del proyecto.
Se describe de manera independiente de las dems fases de la metodologa pues
puede ser aplicada indistintamente a proyectos en marcha o proyectos ya
implementados, y porque es necesario resaltar su importancia y no relegarla como
una actividad posterior al desarrollo, sino reconocerla como una actividad que
debe estar definida, presente y es crtica desde el inicio del proyecto.
Esta actividad debe estar acordada con el cliente como una de las primeras tareas
de la metodologa. Dado que los proyectos son hechos de manera planeada, es
necesario acordar con los clientes un nivel de tarifas de antemano para evitar
conflictos entre partes.
A continuacin se detallan los pasos relacionados con el Control de Cambios:
Solicitud de Cambio
El cliente deber solicitar formalmente el cambio indicando la siguiente
informacin en un documento:

Solicitante / Cargo
Fecha de solicitud
Nivel de urgencia del cambio
Importancia del cambio
Descripcin del cambio
Solicitud de Correccin

Ante el descubrimiento de un error o anomala, ste deber ser reportado

formalmente, describiendo la siguiente informacin en un documento:

Nombre de quien realiza el reporte:

Fecha de Reporte
Grado de importancia del proceso involucrado
Circunstancias que condujeron al error
Frecuencia del error

Priorizacin de Atencin
El Jefe del Proyecto registrar la solicitud y evaluar el grado de urgencia e
importancia, de acuerdo a la realidad del proyecto en el instante de la solicitud y la
disponibilidad de recursos, asignando una fecha para la evaluacin de la solicitud.
El resultante ser un documento, el cual contendr la siguiente informacin:

Nmero de solicitud
Solucin alterna
Nivel de urgencia
Nivel de importancia
Fecha de evaluacin
Tcnico asignado

Anlisis de Impacto
El Jefe del Proyecto deber hacer una proyeccin sobre el impacto de implantar el
cambio, para lo cual debe completar la informacin especificando lo siguiente:

Esfuerzos de implantacin requeridos

Horarios para implementar los cambios (si el sistema est en produccin)
Horarios de detenimiento del sistema (si est en produccin)
Fecha posible de inicio
Fecha posible de trmino
Alteraciones en el cronograma general del proyecto (si est en desarrollo)

Propuesta de Cambio
El Gerente har la evaluacin econmica y evaluar el impacto en el cronograma
general, determinando el costo del cambio segn los recursos y tiempos
especificados.
Independientemente del costo a incurrirse, el Gerente evaluar la aplicacin de un
descuento parcial o total sobre la tarifa por el cambio a efectuarse, de acuerdo a la
naturaleza del cambio y/o anomala.
Cualquiera sea la decisin del gerente, deber emitir una propuesta de cambio al
cliente, indicando todos los pormenores al cliente, y determinar en caso de existir
un error, no se cotizar econmicamente el cambio, pero se comunicar al cliente
la evaluacin y el impacto del mismo, como sustento de los posibles cambios al
cronograma y aplicativo. Esto dar lugar al documento propuesta de cambio
que contendr:

Solicitud de Cambio o Correccin

Anlisis de Impacto
Presupuesto de Implementacin
Propuesta
Aprobacin

El documento anterior deber ser firmado y aceptado formalmente por el Lder

usuario, o quien tenga poder de decisin sobre los aspectos funcionales
y econmicos del proyecto. La aprobacin deber consignar:

Fecha de Aprobacin Funcional

Nombre del aprobador funcional
Firma del aprobador funcional
Fecha de aprobacin tcnica
Nombre del aprobador tcnico
Firma del aprobador tcnico

Actualizacin al Cronograma
El Jefe del Proyecto proceder con el documento de propuesta de cambio, a
modificar el cronograma detallado de la fase vigente y el cronograma general del
proyecto, remitiendo una copia al Gerente del Proyecto y otra copia al Lder
usuario.